Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu phiên bản sử dụng tại Trung tâm giáo dục thường xuyên

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CƠ SỞ DỮ LIỆU PHIÊN BẢN SỬ DỤNG TẠI TT GDTX HàNội, tháng 12/2017 2 MỤC LỤC A. GIỚI THIỆU CHUNG ..................................................................................................... 4 1. Giới thiệu Phần mềm Cơ sở dữ liệu toàn ngành về giáo dục mầm non và giáo dục phổ thông ........................................................................................................................... 4 2. Giới thiệu Phần mềm CSDL toàn ngành phân hệ GDTX ............................................. 5 3. Hướng dẫn đăng nhập ................................................................................................... 6 B. QUY TRÌNH CÁC BƯỚC SỬ DỤNG PHẦN MỀM ..................................................... 8 C. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHẦN ........................................ 9 PHẦN I. NHẬP DỮ LIỆU ................................................................................................... 9 1. Thông tin trường ........................................................................................................... 9 1.1 Hồ sơ trường ............................................................................................................ 9 2. Lớp học ....................................................................................................................... 10 2.1 Hồ sơ lớp học ......................................................................................................... 10 2.2 Nhập lớp học từ excel ............................................................................................ 11 3. Giáo viên ..................................................................................................................... 13 3.1 Hồ sơ cán bộ, giáo viên ........................................................................................ 14 3.2 Nhập danh sách cán bộ, giáo viên từ excel ............................................................ 17 3.3 Tìm kiếm hồ sơ cán bộ, giáo viên .......................................................................... 19 PHẦN II. KIỂM TRA DỮ LIỆU ....................................................................................... 20 4.1 Thống kê lớp học ................................................................................................... 20 4.2 Thống kê giáo viên ................................................................................................ 20 4.2.1 Thống kê CBQL theo dân tộc, giới tính ............................................................. 20 4.2.2 Thống kê CBQL theo trình độ đào tạo ............................................................... 20 4.2.3 Thống kê CBQL theo trình độ đào tạo, dân tộc, giới tính .................................. 20 4.2.4 Thống kê giáo viên theo môn dạy....................................................................... 20 4.2.5 Thống kê giáo viên theo trình độ đào tạo ........................................................... 21 4.2.6 Thống kê CBQL, giáo viên, nhân viên ............................................................... 21 4.2.7 Thống kê kết quả đánh giá giáo viên theo chuẩn ............................................... 21 4.2.8 Thống kê kết quả đánh giá giáo viên theo luật viên chức .................................. 21 PHẦN III. BÁO CÁO SỐ LIỆU GDTX ............................................................................ 22 3 1. Báo cáo đầu năm ......................................................................................................... 22 1.1 Báo cáo thống kê giáo dục GDTX đầu năm học (Biểu 5-GDTX-ĐN) ................. 22 1.2 Gửi báo cáo đầu năm lên Sở GD&ĐT ................................................................... 22 PHẦN IV: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG.................................................................................. 24 1. Hệ thống ...................................................................................................................... 24 1.1 Quản lý nhóm người dùng ..................................................................................... 24 1.2 Phân quyền nhóm người dùng phần mềm ............................................................. 24 1.3 Phân quyền nhóm người dùng menu ..................................................................... 25 1.4 Quản lý danh sách người dùng .............................................................................. 25 4 A. GIỚI THIỆU CHUNG 1. Giới thiệu Phần mềm Cơ sở dữ liệu toàn ngành về giáo dục mầm non và giáo dục phổ thông Phát triển giáo dục và đào tạo luôn là quốc sách hàng đầu của đất nước. Để có những chính sách tốt về giáo dục thì việc thống kê, tổng hợp được thông tin quản lý giáo dục một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời là vô cùng cấp thiết trong công tác quản lý giáo dục. Để thực hiện được yêu cầu này, Bộ GDĐT đã xây dựng và đưa vào sử dụng thống nhất (miễn phí) trên toàn ngành (trường, Phòng, Sở và Bộ GDĐT) phục vụ công tác quản lý ngành hệ thống phần mềm “Cơ sở dữ liệu toàn ngành về giáo dục mầm non và giáo dục phổ thông” (gọi tắt là CSDL MN-PT). Hiện tại, CSDL MN-PT đã xây dựng 4 phân hệ CSDL chính gồm: - CSDL về trường học; - CSDL về lớp học; - CSDL về đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên ngành GDĐT; - CSDL về học sinh. Trong kế hoạch đến năm 2020, Bộ GDĐT sẽ tiếp tục xây dựng triển khai các phân hệ CSDL còn lại gồm: - CSDL về cơ sở vật chất và thiết bị trường học; - CSDL về tài chính, đầu tư cho GDĐT; - CSDL về giáo dục dân tộc; - CSDL về phổ cập giáo dục, chống mù chữ; - Khi đó, toàn ngành GDĐT sẽ tập trung chỉ sử dụng MỘT hệ thống phần mềm CSDL thống nhất phục vụ công tác quản lý ngành. CSDL MN-PT được sử dụng trực tuyến trên mạng Internet, đồng bộ, thống nhất ở tất cả các nhà trường (mầm non, tiểu học, THCS, THPT, GDTX) để nhập dữ liệu cơ sở; sử dụng tại các Phòng GDĐT, Sở GDĐT và Bộ GDĐT phục vụ công tác tổng hợp, thống kê và khai thác thông tin phục vụ quản lý giáo dục. Để sử dụng được phần mềm CDL MN-PT này, mỗi đơn vị sẽ được cấp một tài khoản (Account) sử dụng. Tài khoản của đơn vị sẽ do đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp 5 cung cấp. Máy tính phải được kết nối Internet (tối thiểu sóng 3G), và do cán bộ kỹ thuật có kỹ năng cơ bản về CNTT trực tiếp sử dụng phần mềm. Tài liệu này sẽ hướng dẫn cách quản lý, sử dụng phân hệ CSDL MN-PT cấp trường GDTX (bản dành cho trường GDTX sử dụng). 2. Giới thiệu Phần mềm CSDL toàn ngành phân hệ GDTX Đây là phần mềm dành cho trường GDTX sử dụng, dùng để nhập (báo cáo) dữ liệu lên Sở GDĐT, đồng thời nhà trường có thể tự in các báo cáo phục vụ công tác báo cáo – thống kê (gồm các biểu báo cáo theo quy định của Bộ). Để có thể sử dụng được phần mềm này, mỗi trường sẽ được Sở GDĐT cấp địa chỉ và tài khoản để đăng nhập và thao tác dữ liệu. Bạn có thể ghi vào ô dưới đây để tiện ghi nhớ: Địa chỉ trang truy cập Tài khoản quản trị Mật khẩu Mã đơn vị (Nếu không nhận được tài khoản hãy gọi tổng đài hỗ trợ: 1900.4740) Cơ sở dữ liệu ngành giáo dục và đào tạo phân hệ GDTX bao gồm 3 phần mềm:  PM1. Quản lý giáo dục GDTX: Quản lý thông tin nhà trường, lớp học; quản lý hồ sơ giáo viên, Tổng hợp các báo cáo về hồ sơ trường, lớp, giáo viên.  PM2. Báo cáo số liệu GDTX: Tự động tổng hợp số liệu thống kê giáo dục nhà trường, làm căn cứ giám sát, phân tích, đánh giá tình hình phát triển của , phục vụ công tác xây dựng quy hoạch và đề ra chính sách quản lý giáo dục, đào tạo cho nhà trường. Phần mềm cho phép số liệu được gửi trực tuyến lên Sở GD, Bộ GD quản lý một cách đồng bộ, thống nhất và linh hoạt thay vì gửi File số liệu như trước đây.  PM3. Quản trị hệ thống: Hỗ trợ phân quyền đến từng chức năng chi tiết cho từng nhóm người dùng đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý: kiểm soát trách nhiệm, quyền hạn truy cập CSDL của mỗi cá nhân trong công tác quản lý tại nhà trường. 6 3. Hƣớng dẫn đăng nhập Bƣớc 1: Mở trình duyệt web firefox 3.5 trở lên (hoặc Internet Explorer 7.0, Chrome). Bƣớc 2: Đăng nhập theo địa chỉ được cung cấp Chọn đúng phân hệ dành cho cấp học GDTX. Bƣớc 3: Giao diện đăng nhập vào hệ thống hiển thị, người dùng nhập thông tin Tài khoản và lựa chọn thông tin của đơn vị tại hộp chọn Thông tin đơn vị. Sau khi cập nhật xong thông tin đơn vị, người dùng nhập mã xác nhận vào ô Nhập mã xác nhận. Bƣớc 4: Kích chọn nút [Đăng nhập]. Đăng nhập thành công giao diện hiển thị như sau: 7 8 B. QUY TRÌNH CÁC BƢỚC SỬ DỤNG PHẦN MỀM CÁC BƢỚC SƠ ĐỒ NỘI DUNG THỰC HIỆN Bước 1 Các trường chuẩn bị thu thập các thông tin, dữ liệu để chuẩn bị nhập vào phần mềm, gồm: - Thông tin về Hồ sơ trường - Danh sách các Lớp học - Hồ sơ cán bộ, giáo viên Bước 2 Sử dụng các chức năng của phần mềm để nhập các thông tin về: Trường, Lớp, cán bộ vào CSDL Có thể nhập dữ liệu trực tiếp từng hồ sơ trên giao diện của phần mềm hoặc sử dụng công cụ nhập từ file excel Bước 3 Kiểm tra tính đúng đắn của các dữ liệu đã nhập vào. - Nếu số liệu đúng đắn thì thực hiện tiếp bước 4 báo cáo số liệu. - Nếu số liệu sai thì quay về bước 2 nhập liệu để chỉnh sửa và bổ sung. Bước 4 -Các biểu mẫu báo cáo đầu năm (cuối năm) được tổng hợp khi kích nút “Lấy dữ liệu từ hệ thống”. - In các báo cáo phục vụ công tác quản lý của nhà trường khi kích nút “In báo cáo” - Gửi báo cáo, dữ liệu lên Sở GDĐT: Để gửi toàn bộ báo cáo của Trường lên Sở GDĐT theo quy định, kích nút “Gửi dữ liệu” Chuẩn bị dữ liệu Nhập dữ liệu Báo cáo số liệu Kiểm tra dữ liệu 9 C. HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHẦN PHẦN I. NHẬP DỮ LIỆU Mô tả: Chức năng nhập liệu được thực hiện sau khi chuẩn bị đầy đủ các dữ liệu về hồ sơ trường, lớp, cán bộ, giáo viên. Sau đây là hướng dẫn các Nhà trường cách nhập dữ liệu vào CSDL MN-PT: 1. Thông tin trƣờng 1.1 Hồ sơ trƣờng Mô tả: Chức năng này giúp nhà trường cập nhật đầy đủ thông tin của nhà trường. Cập nhật thông tin hồ sơ trƣờng: Hiện tại, hệ thống đã có những thông tin cơ bản cho từng nhà trường. Mỗi trường phải kiểm tra lại thông tin của trường, nhập và lựa chọn bổ sung thêm các thông tin như: Thông tin của Hiệu trưởng, SĐT, số Fax, website,.. lựa chọn thông tin tương ứng về khu vực, chính sách vùng,.. và các thông tin khác. Các bƣớc thực hiện nhƣ sau: Bước 1: Kích vào danh mục 1. Thông tin trƣờng chọn mục 1.1 Hồ sơ trƣờng Bước 2: Cập nhật thông tin hồ sơ trường o Tên trường: Kiểm tra tên trường phải khớp với tên được ghi trên giấy quyết định thành lập trường. o Loại hình, loại trường: Kích chọn loại hình của trường chính xác. Ví dụ trường công lập thì sẽ chọn loại hình là Công lập. o Loại trường: Kích chọn loại trường chính xác. Ví dụ đối với trường phổ thông thì sẽ chọn loại trường là Phổ thông. o Hiệu trưởng: Nhập đầy đủ tên hiệu trưởng o Số điện thoại hiệu trưởng: Nhập số điện thoại của hiệu trưởng o Huyện, xã: Chọn huyện, xã theo vị trí của trường. 10 o Điện thoại: Nhập số điện thoại của nhà trường. o Email: Nhập thông tin email nhà trường hợp lệ. Thông tin email này liên quan đến việc cung cấp tài khoản và mật khẩu, vì vậy cần phải khai báo chính xác. o Website: Nhập thông tin website của nhà trường. o Khu vực: Chọn khu vực của trường o Chính sách vùng: Chọn chính sách vùng của trường (nếu có) o Các thông tin đạt chuẩn quốc gia, vùng đặc biệt khó khăn, có chi bộ Đảng, . Tích chọn nếu trường có. Bước 3: Kích nút Cập nhật để hoàn thành. Lưu ý: Những trường thông tin có [..] màu đỏ là những thông tin bắt buộc, người dùng phải nhập liệu đầy đủ. 2. Lớp học Mô tả: Chức năng lớp học cho phép nhà trường khai báo và quản lý danh sách lớp học của năm học hiện tại. Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập hồ sơ lớp học: - Cách 1: Nhập trực tiếp hồ sơ lớp học vào phần mềm - Cách 2: Nhập từ file excel 2.1 Hồ sơ lớp học Mô tả: Đây là cách khai báo trực tiếp từng hồ sơ lớp học vào phần mềm. Các bƣớc thực hiện: Bước 1: Kích vào danh mục 2. Lớp học/2.1 Quản lý lớp học. Bước 2: Chọn Loại lớp, khối và kích nút [Thêm mới]. 11 Bước 3: Nhập và tích chọn đầy đủ các thông tin lớp học. - Loại lớp: Chọn đúng loại lớp là Bổ túc THPT, Bổ túc THCS hay Phổ cập giáo dục tiểu học. - Mã lớp: Nhập mã lớp viết liền không dấu. Để tiện theo dõi, nên đặt mã lớp trùng với tên lớp. - Tên lớp: Nhập chính xác tên lớp trong trường. **Lƣu ý: Khi tạo tên lớp để tiện cho việc sắp xếp nên để tên lớp là “10A” thay vì “Lớp 10A”. - Hình thức học tập: Chọn đúng loại hình thức học tập. - Đào tạo, bồi dưỡng: Chọn đúng loại chương trình đào tạo, bồi dưỡng đã được khai báo sẵn. - Hướng nghiệp, dạy nghề: Chọn loại hướng nghiệp, dạy nghề. Ví dụ: Nông lâm, tin học ứng dụng - Tích chọn thông tin Bán trú nếu có. Bước 4: Kích nút [Ghi] để hoàn tất. 2.2 Nhập lớp học từ excel Mô tả: Chức năng này giúp nhà trường nhập nhanh danh sách lớp học từ file excel vào CSDL MN-PT. Các bƣớc thực hiện: Để thực hiện được chức năng này, bạn phải tải file mẫu danh sách lớp học về máy tính, rồi tổ chức nhập thông tin lớp học vào file excel này, cuối cùng, tải dữ liệu từ file excelvào CSDL. Các bước thực hiện như sau: Truy cập vào mục 2.2 Nhập lớp học từ excel. Bƣớc 1: Tải file mẫu excel 12 Bƣớc 2: Nhập đầy đủ thông tin trên file excel Trên file mẫu excel, gồm đầy đủ các trường thông tin liên quan đến lớp học. Nhập đầy đủ thông tin lớp học vào file excel, đặc biệt những cột có màu đỏ (thông tin bắt buộc phải nhập). - Mã loại lớp: Nhập mã loại theo quy định của phần mềm. Ví dụ Bổ túc THCS. - Mã lớp: Nhập mã lớp viết liền không dấu. Để tiện theo dõi, nên đặt mã lớp trùng với tên lớp. - Tên lớp: Nhập chính xác tên lớp trong trường. ** Lƣu ý: Khi tạo tên lớp để tiện cho việc sắp xếp nên để tên lớp là “10A1” thay vì “Lớp 10A1”. - Hình thức học tập: Nhập loại hình thức học tập. Ví dụ Vừa làm vừa học - Đào tạo bồi dưỡng, Hướng nghiệp dạy nghề: Nhập theo danh mục hệ thống đã quy định sẵn. - Mã giáo viên chủ nhiệm: Dựa vào Mã giáo viên phần mềm sinh ra khi khai báo hồ sơ giáo viên tại mục 3.1. Lưu ý: Khai báo chính xác thông tin lớp học và không có sự trùng lặp giữa các lớp học. Bƣớc 3: Tải file excel lớp học lên phần mềm 13 Thực hiện tải file excel và cập nhật theo các bước trong hình. Tải thành công file excel lớp học, người dùng vào lại mục 2.1 Quản lý lớp học để kiểm tra lại. ** Lƣu ý: Đối với trường hợp hệ thống báo lỗi khi cập nhật lớp học từ excel, ví dụ hình ảnh báo lỗi: Trường hợp này thầy cô kích vào nút [Xem chi tiết] để tải file excel báo chi tiết nội dung lỗi. 3. Giáo viên Mô tả: Chức năng này cho phép nhà trường nhập thông tin giáo viên, nhân viên và cán bộ quản lý trong nhà trường lên CSDL MN-PT. Hệ thống hỗ trợ 2 cách nhập hồ sơ cán bộ: - Cách 1: Nhập trực tiếp từng cán bộ 14 - Cách 2: Nhập danh sách cán bộ từ file excel 3.1 Hồ sơ cán bộ, giáo viên Mô tả: Đây là cách nhập thông tin trực tiếp của từng hồ sơ cán bộ vào CSDL MN- PT. Các bƣớc thực hiện: Bước 1: Kích vào danh mục: 3. Giáo viên\ 3.1 Hồ sơ cán bộ, giáo viên Bước 2: Trên màn hình hiển thị, kích nút [Thêm mới]. Bước 3: Nhập thông tin của giáo viên: Thông tin cá nhân; Vị trí việc làm, TCCD; Phu cấp; Đào tạo, bồi dưỡng; Đánh giá phân loại. Cách nhập các thông tin như sau: a. Thông tin cá nhân: - Họ tên: Nhập đầy đủ họ tên theo thông tin ghi trong giấy khai sinh. - Ngày sinh: Nhập theo ngày sinh ghi trong giấy khai sinh. - Giới tính: Chọn một trong các giá trị Nam, Nữ - Trạng thái CB: Chọn trạng thái cán bộ tương ứng với thông tin giáo viên đang công tác hoặc chuyển trường, hoặc nghỉ hưu. Mặc định là đang làm việc - CMTND/TCC: Nhập theo giấy chứng minh nhân dân được cấp gần nhất (hoặc thẻ căn cước nếu có) - Email: Nhập địa chỉ email, lưu ý email phải đúng định dạng và duy nhất. - Điện thoại: Nhập số điện loại, lưu ý nhập dữ liệu kiểu số. - Số sổ BHXH: Nhập theo Số sổ bảo hiểm xã hội chính. - Dân tộc: Chọn dân tộc theo thông tin ghi trong giấy khai sinh. Mặc định là dân tộc Kinh. 15 - Tôn giáo: Chọn tôn giáo đang theo. Giá trị mặc định là “Không theo tôn giáo nào” - Quê quán: Cho phép cập nhật tuần tự từ Tỉnh/Thành phố, Quận/huyện, Phường/Xã, địa chỉ. Sau khi chọn Tỉnh/Thành phố thì Quận/huyện thuộc Tỉnh sẽ hiển thị tương ứng. - Là đoàn viên, là đảng viên: Tích chọn nếu có. b. Vị trí việc làm, TCCD (Tiểu chuẩn chức danh) - Vị trí việc làm: chọn loại vị trí phụ trách của cán bộ, giáo viên - Nhóm chức vụ: Hiển thị theo loại vị trí việc đã chọn trên. - Hình thức hợp đồng: Chọn loại hình thức hợp đồng đã ký kết với đơn vị công tác có tham gia đóng bảo hiểm - Ngày tuyển dụng, cơ quan tuyển dụng: Ghi ngày đầu tiên và đơn vị có tham gia đóng bảo hiểm xã hội. - Nghề nghiệp khi được tuyển dụng: Ghi nghề nghiệp trước khi được tuyển dụng đi làm việc, ví dụ Sinh viên, học sinh, công nhân, kế toán... - Ngạch/hạng: Căn cứ theo Quyết định lương đang hưởng, chọn tên ngạch trong danh sách. - Mã số: Hiển thị theo thông tin Ngạch/hạng đã chọn ở trên. - Nhiệm vụ kiêm nhiệm: Tích chọn nhiệm vụ kiêm nhiệm trong danh sách nếu có. - Số tiết thực dạy trên tuần: Nhập tổng số tiết giáo viên dạy trên tuần. - Số tiết kiêm nhiệm trên tuần: Nhập tổng số tiết giáo viên dạy kiêm nhiệm trên tuần - Các thông tin Đã tập huấn kĩ năng sống, dạy học sinh khuyết tật học hòa nhập, dạy 1 buổi/ngày, dạy 2 buổi/ngày, chuyên trách đoàn đội: Tích chọn nếu có. c. Phụ cấp 16 - Mức phụ cấp thu hút nghề (%): Nhập % phụ cấp thu hút của cán bộ - Mức phụ cấp thâm niên (%): Nhập % phụ cấp thâm niên - Mức phụ cấp ưu đãi nghề (%): Nhập % phụ cấp ưu đãi nghề - Bậc lương: Chọn bậc lương cán bộ đang được hưởng d. Đào tạo, bồi dƣỡng - Kết quả bồi dưỡng thường xuyên: Chọn kết quả bồi dưỡng cao nhất trong danh sách hiển thị - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Chọn trình độ chuyên môn cao nhất trong danh sách hiển thị - Trình độ lý luận chính trị: Chọn trình độ lý luận cao nhất. - Trình độ quản lý giáo dục: Chọn trình độ quản lý giáo dục cao nhất - Ngoại ngữ: Chọn tên ngoại ngữ chính trong danh sách và trình độ ngoại ngữ tương đương, điểm ngoại ngữ tương ứng với trình độ có điểm. Đối với cán bộ có 2 ngoại ngữ trở lên thì nhập thêm thông tin ngoại ngữ và trình độ vào bảng quá trình. - Trình độ tin học: Chọn trình độ tin học cao nhất. - Chuyên ngành: Chọn chuyên ngành đào tạo cao nhất e. Đánh giá phân loại 17 - Kết quả chuẩn nghề nghiệp - Đánh giá viên chức - Giáo viên dạy giỏi: Chọn cấp cao nhất và của năm hiện tại. - Khen thưởng: Căn cứ theo Quyết định hình thức cao nhất, năm khen thưởng Bước 4: Kích nút [Ghi] để hoàn tất. - Để sửa thông tin giáo viên bạn kích biểu tượng hình cây bút tương ứng với giáo viên cần sửa - Để xóa thông tin giáo viên, bạn tích ô vuông trắng trước tên giáo viên cần sửa và tích nút Xóa giáo viên. 3.2 Nhập danh sách cán bộ, giáo viên từ excel Mô tả: Hệ thống hỗ trợ chức năng nhập nhanh hồ sơ giáo viên từ excel. Các bƣớc thực hiện: Người dùng tải file mẫu excel về máy tính, nhập liệu trực tiếp vào file này và tải lên hệ thống. Định dạng file excel theo yêu cầu sau: 18 Trên file mẫu excel, gồm các trường thông tin cơ bản liên quan đến giáo viên, người dùng xem qua cách nhập dữ liệu tại từng cột đã khai báo mẫu. - Nhập đầy đủ thông tin đặc biệt những cột có màu đỏ (thông tin bắt buộc phải nhập) - Một số thông tin liên quan đến danh mục như: Giới tính, Trạng thái CB, Dân tộc, Tôn giáo, Tỉnh, Huyện, Xã: Cần nhập chính xác theo các thông tin danh mục đã khai báo tại các sheet (GIOI_TINH, TRANG_THAI_CB, DAN_TOC, TON_GIAO, TINH). - Phông chữ: Times new Roman, của bảng Unicode dựng sẵn. Lưu ý: Khai báo chính xác thông tin giáo viên và không có sự trùng lặp giữa các giáo viên. Tải và đồng bộ File excel lên phần mềm: Các bƣớc thực hiện: Bước 1: Kích vào danh mục 3.Giáo viên/3.2 Nhập danh sách cán bộ, giáo viên từ excel Bước 2: Kích nút [Chọn tệp] để chọn file Excel trên máy tính. Bước 3: Kích nút [Tải lên]. Bước 4: Kích nút [Cập nhật] và xác nhận nhập danh sách. Hệ thống thông báo nhập danh sách giáo viên thành công, để kiểm tra lại danh sách giáo viên vừa nhập người dùng chọn tới mục 3.1 Hồ sơ cán bộ, giáo viên. 19 3.3 Tìm kiếm hồ sơ cán bộ, giáo viên Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường tìm kiếm hồ sơ giáo viên dựa trên một số các thông tin như Họ tên giáo viên, mã giáo viên, giới tính, dân tộc, hình thức tuyển dụng, ... Các bƣớc thực hiện: Bước 1: Kích vào danh mục:3. Giáo viên\3.3 Tìm kiếm hồ sơ giáo viên Bước 2: Nhập thông tin tìm kiếm vào 1 hoặc các trường dữ liệu tương ứng Bước 3: Kích nút [Tìm kiếm]. 20 PHẦN II. KIỂM TRA DỮ LIỆU Mô tả: Chức năng này giúp nhà trường kiểm dò thông tin đã nhập trong phần I để đảm bảo dữ liệu khi gửi lên Sở GDĐT đầy đủ và chính xác. Để làm việc này, nhà trường cần in các biểu thống kê và thực hiện kiểm dò số liệu. 4.1 Thống kê lớp học Mô tả: Chức năng này giúp thống kê các tiêu chí về lớp học đã nhập trên phần mềm. 4.2 Thống kê giáo viên 4.2.1 Thống kê CBQL theo dân tộc, giới tính Mô tả: Chức năng này hỗ trợ trường thống kê các tiêu chí về cán bộ quản lý trong nhà trường theo dân tộc, giới tính theo tổng số, dân tộc, nữ dân tộc. 4.2.2 Thống kê CBQL theo trình độ đào tạo Mô tả: Chức năng này giúp nhà trường thống kê các tiêu chí về cán bộ quản lý trong nhà trường theo trình độ đào tạo từ sơ cấp, trung cấp đến tiến sĩ khoa học theo tổng số, dân tộc, nữ dân tộc. 4.2.3 Thống kê CBQL theo trình độ đào tạo, dân tộc, giới tính 4.2.4 Thống kê giáo viên theo môn dạy 21 4.2.5 Thống kê giáo viên theo trình độ đào tạo Mô tả: Chức năng này giúp nhà trường thống kê các tiêu chí về cán bộ trong nhà trường theo trình độ đào tạo từ sơ cấp, trung cấp đến tiến sĩ khoa học theo tổng số, dân tộc, nữ dân tộc. 4.2.6 Thống kê CBQL, giáo viên, nhân viên Mô tả: Chức năng này giúp nhà trường thống kê các tiêu chí về cán bộ trong nhà trường theo tổng số, dân tộc, nữ dân tộc. 4.2.7 Thống kê kết quả đánh giá giáo viên theo chuẩn 4.2.8 Thống kê kết quả đánh giá giáo viên theo luật viên chức 22 PHẦN III. BÁO CÁO SỐ LIỆU GDTX Mô tả: Phần mềm Báo cáo số liệu được thực hiện khi hoàn thiện các hồ sơ trường, lớp, giáo viên. Giúp nhà trường thực hiện tổng hợp báo cáo số liệu đầu năm, cuối năm và gửi trực tuyến lên Sở GD thông qua phần mềm. 1. Báo cáo đầu năm Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường tổng hợp toàn bộ các mẫu biểu báo cáo số liệu giáo dục đầu năm học và gửi dữ liệu báo cáo lên Sở GD. Hiện tại trong kỳ báo cáo này, thầy cô thực hiện tổng hợp báo cáo tại mục 1.1 Báo cáo thống kê giáo dục GDTX đầu năm học (Biểu 5-GDTX-ĐN). 1.1 Báo cáo thống kê giáo dục GDTX đầu năm học (Biểu 5-GDTX-ĐN) Các bƣớc thực hiện: Bước 1:Kích vào danh mục 1.Báo cáo đầu năm học/ 1.1 Báo cáo thống kê giáo dục GDTX đầu năm học (Biểu 5-GDTX-ĐN) Bước 2:Lựa chọn biểu báo cáo theo các tab (1.Học sinh, 2.Cán bộ nhân sự, 3.Cơ sở vật chất) Bước 3: Kích nút [Lấy dữ liệu từ hệ thống] để hệ thống tổng hợp số liệu từ dữ liệu đã nhập trong phần mềm Quản lý giáo dục GDTX Bước 4: Kiểm tra số liệu đã tổng hợp. 1.2 Gửi báo cáo đầu năm lên Sở GD&ĐT Sau khi thực hiện kiểm tra lại các mẫu biểu báo cáo, trường thực hiện gửi số liệu báo cáo lên Sở GD&ĐT Các bƣớc thực hiện: 23 Bước 1: Kích danh mục 1.3 Gửi báo cáo đầu năm lên Sở GD&ĐT Bước 2: Kích nút [Gửi dữ liệu]. Hệ thống xác nhận ngày gửi và trạng thái gửi. Ghi chú quá trình tổng hợp dữ liệu Hoàn thành quá trình gửi dữ liệu tại bản trường, Sở Giáo dục thực hiện kiểm tra dữ liệu và các báo cáo trường gửi. - Đối với dữ liệu đã chính xác, cán bộ Sở giáo dục sẽ duyệt số liệu trường gửi lên. - Đối với dữ liệu chưa chính xác, cán bộ Sở giáo dục sẽ thực hiện từ chối dữ liệu. Khi đó hệ thống trên bản trường hiển thị thông báo: “SGD thông báo: Báo cáo số liệu đầu năm của trường gửi lên thống kê chưa chính xác. Nhà trường vui lòng kiểm tra lại số liệu”. Thầy cô cần kiểm tra lại dữ liệu và thực hiện gửi lại. - Đến hạn nộp báo cáo hoặc báo cáo đã được duyệt, cán bộ Sở giáo dục thực hiện khóa số liệu. Khi đó hệ thống trên bản trường hiển thị thông báo “Chức năng gửi dữ liệu lên Sở GD đã bị khóa do quá hạn gửi dữ liệu! Vui lòng gửi yêu cầu mở khóa đến Sở Giáo dục”. Đối với trường hợp này, nếu cần mở khóa thì thầy cô kích nút [Gửi yêu cầu mở khóa] và nhập yêu cầu để cán bộ Sở giáo dục tiếp nhận yêu cầu và xử lý yêu cầu. 24 PHẦN IV: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 1. Hệ thống Mô tả: Chức năng quản trị hệ thống cho phép nhà trường tạo nhóm người dùng (cho phép nhiều người cùng sử dụng để giảm tải việc nhập dữ liệu) và phân quyền cho nhóm người dùng phần mềm tại từng menu: Khóa số liệu, tạo các truy cập nhanh, tìm kiếm hồ sơ học sinh, 1.1 Quản lý nhóm ngƣời dùng Mô tả: Chức năng này giúp nhà trường tạo ra nhóm quản trị theo các mức độ, giới hạn sử dụng các chức năng trên phần mềm. Các bƣớc thực hiện: Bước 1: Kích vào danh mục 1. Hệ thống/1.1 Quản lý nhóm ngƣời dùng. Bước 2: Kích nút Thêm mới để nhập mã nhóm, tên nhóm. Bước 3: Kích Thêm để lưu dữ liệu. 1.2 Phân quyền nhóm ngƣời dùng phần mềm Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường phân quyền khối quản lý cho nhóm người dùng đã được tạo ra từ mục 1.1. Các bƣớc thực hiện: Bước 1: Kích vào danh mục 1. Hệ thống\1.2 Phân quyền nhóm ngƣời dùng phần mềm. Bước 3: Kích Ghi để lưu dữ liệu. 25 1.3 Phân quyền nhóm ngƣời dùng menu Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường phân quyền từng chức năng chi tiết cho nhóm người dùng menu. Các bƣớc thực hiện: Bước 1: Kích vào danh mục 1. Hệ thống\ 1.3 Phân quyền nhóm ngƣời dùng menu. Bước 2: Chọn Nhóm quyền, chọn phần mềm cần phân công và tích chọn từng chức năng trên menu sử dụng phần mềm. Bước 3: Kích Ghi để lưu dữ liệu. 1.4 Quản lý danh sách ngƣời dùng Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường quản lý người dùng theo tên đăng nhập. Các bƣớc thực hiện: Bước 1: Kích vào danh mục 1. Hệ thống/ 1.4 Danh sách ngƣời dùng. Bước 2: Kích nút Thêm mới, nhập đầy đủ thông tin người dùng: Tên đăng nhập, tên hiển thị, mật khẩu, nhóm quyền, Bước 3: Kích Thêm để lưu dữ liệu. 26 TRÂN TRỌNG CẢM ƠN! Thông tin hỗ trợ: 1. Hỗ trợ kỹ thuật sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu toàn ngành, liên hệ hotline 19004740, email: csdl.mnpt@moet.edu.vn./. 2. Hỗ trợ nghiệp vụ về quản lý đội ngũ và điền phiếu thông tin, liên hệ ông Đinh Văn Phương, chuyên viên Cục Nhà giáo và Cán bộ quản lý giáo dục, số điện thoại: 0243.6230702, email: dvphuong.cng@moet.gov.vn. 3. Hỗ trợ về thông tin triển khai phần mềm cơ sở dữ liệu toàn ngành, liên hệ ông Nguyễn Hoài Nam, chuyên viên Phòng Chính sách CNTT, Cục CNTT, số điện thoại: 0243.8695712 (máy lẻ 208), email: nhnam@moet.gov.vn. 27