Tài sản cố định với việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định

ết bằng chữ) không Đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 11 tháng 11 năm 2002 Ngày 11 tháng 11 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Biểu số 12: Biên bản thanh lý TSCĐ Giảm do điều chuyển nội bộ: ngày 5/11/2002, giám đốc Công ty Hoá chất mỏ ra quyết định điều chuyển xe ô tô Mazda 323 Familia biển số 29M- 0593 (nguyên giá: 313.808.500 đồng, giá trị hao mòn luỹ kế tính đến thời điểm giao nhận xe là 135.111.993 đồng) về Xí nghiệp Hoá chất mỏ Bắc Cạn. Ngày 10/11/2002 việc giao nhận TSCĐ được tiến hành. Tổng Công ty Than Việt Nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công ty Hoá chất mỏ Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số 2611/QĐ-KTAT Ngày 5 tháng 11 năm 2002 Quyết định của giám đốc Công ty Hoá chất mỏ V/v điều động xe ô tô Mazda 323 biển số 29M-0593 về Xí nghiệp HCM Bắc Cạn quản lý và sử dụng Giám đốc Công ty Hoá chất mỏ Căn cứ quyết định 204 NL/tccb-lđ ngày 1/4/1995 của Bộ Năng Lượng về việc thành lập lại Công ty Hoá chất mỏ Căn cứ theo đề nghị của ông Giám đốc Xí nghiệp Hoá chất mỏ Bắc Cạn, ông trưởng phòng Kỹ Thuật an toàn Công ty Quyết định Điều 1: Điều động xe ô tô du lịch Mazda 323 biển số 29M-0593 từ văn phòng Công ty về Xí nghiệp HCM Bắc Cạn quản lý và sử dụng, kể từ ngày ban hành quyết định. Ông trưởng phòng KTAT Công ty, Giám đốc XNHCM Bắc Cạn có trách nhiệm tổ chức giao nhận xe theo quy định ban hành. Điều 2: Các ông: Giám đốc xí nghiệp Hoá chất mỏ Bắc Cạn, Kế toán trưởng Công ty, trưởng phòng KTAT, trưởng phòng KTTCTK, trưởng phòng TK&ĐT Công ty căn cứ quyết định thi hành. Nơi nhận Giám đốc Công ty Như điều 2 Lưu VP Biểu số 13: Quyết định điều động xe Mazda 323 Biên bản bàn giao TSCĐ Căn cứ quyết định số 02611 ngày 5/11/2002 của Giám đốc Công ty Hoá chất mỏ về việc điều động xe ô tô Mazda 323 Familia biển 29M- 0593 từ văn phòng Công ty về Xí nghiệp Hoá chất mỏ Bắc Cạn Hôm nay, ngày 10 tháng 11 năm 2002 tại văn phòng Công ty Hoá chất mỏ, chúng tôi gồm: 1/ Bên giao: Công ty Hoá chất mỏ Ông Bùi Ngọc Cây - Phó Giám đốc Công ty Ông Trần Ngọc Dũng - Chánh văn phòng Công ty Ông Nguyễn Tiến Dũng - Cán bộ phòng KTAT Công ty Ông Nguyễn Văn Nguyên - Lái xe 2/ Bên giao: Xí nghiệp Hoá chất mỏ Bắc Cạn Ông Nguyễn Tuấn Anh- Lái xe XN HCM Bắc Cạn theo giấy giới thiệu số 122 ngày 10/12/2002 của Giám đốc Xí nghiệp. Đã tiến hành giao nhận xe ô tô du lịch Mazda 323 Familia biển số 29M-0593. 1. Tình trạng: Các trang thiết bị đầy đủ, hoạt động tốt Các phụ tùng đồ nghề đầy đủ: Kích quay tay Bánh xe dự phòng Đồ nghề: 2 cle, 1 kìm, 1 vặn vít 2. Các giấy tờ đi kèm: Giấy đăng ký xe, Giấy chứng nhận bảo hiểm, Sổ lưu hành. Biên bản được lập thành bốn bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ hai bản Đại diện bên giao Đại diện bên nhận Biểu số 14: Biên bản bàn giao xe Mazda 323 Sau khi tiến hành thanh lý và giao nhận TSCĐ, kế toán tiến hành huỷ thẻ TSCĐ của tài sản này và phản ánh nghiệp vụ phát sinh trên sổ kế toán. Hạch toán chi tiết tài sản cố định Căn cứ vào các chứng từ tăng giảm TSCĐ kế toán ghi các sổ chi tiết tài sản cố định: Sổ chi tiết tài khoản 211, 212: cũng được mở cho từng tháng và từng quý, dùng để theo dõi số dư, các phát sinh Nợ/Có của TK 211 trong kỳ. Đối với trường hợp mua xe Mazda 29S- 2798 ở trên, do phải qua thời gian lắp đặt, tập hợp chi phí trước khi sử dụng nên giá mua, các chi phí khác như phí, lệ phí, phí đăng kiểm được tập hợp vào TK 241 (2411) trong tháng 10, sang tháng 11, kế toán mới kết chuyển ghi bút toán tăng TSCĐ (ghi Nợ TK 211). Công ty Hoá chất mỏ Sổ chi tiết tài khoản Cơ quan Văn phòng Công ty Tháng 11 năm 2002 Dư Nợ đầu kỳ: 6.648.339.781 Dư Có đầu kỳ: Phát sinh Nợ: 872.702.339 Phát sinh Có: 1.202.149.539 Dư Nợ cuối kỳ: 6.318.892.581 Dư Có cuối kỳ: TK 211- TSCĐ hữu hình Đơn vị: đồng Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Có 07/11 2195 Tăng xe Mazda 29S-2798 2411 438.072.800 10/11 2611 Đc xe Mazda 323 về Bắc Cạn 1361 178.696.507 10/11 2611 Điều chuyển khấu hao xe Mazda 323 về Bắc Cạn 214 135.111.993 11/11 2215 Thanh lý máy vi tính AT 486 214 21.700.668 11/11 2215 Thanh lý máy vi tính SX/50 Hz 214 21.049.900 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 15: Sổ chi tiết TK 211 Sổ chi tiết TSCĐ và khấu hao TSCĐ (biểu số 16): được mở cho từng tháng và từng quý, và mở riêng tại từng đơn vị thành viên vừa dùng để phản ánh nguyên giá TSCĐ có trong kỳ, vừa dùng để phản ánh khấu hao phải trích của các TSCĐ. Các sổ chi tiết này được ghi hàng ngày dựa trên các chứng từ TSCĐ và các chứng từ có liên quan khi có các biến động phát sinh liên quan Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ: được ghi vào cuối tháng dựa trên số liệu từ sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết TK 211, 212. Công ty hoá chất mỏ Cơ quan Văn phòng Công ty Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ Tháng 11 năm 2002 Đơn vị tính: đồng S T T Tên TSCĐ Nguyên giá Phân theo nguồn hình thành Ngân sách Bổ sung Vay A TSCĐ tăng trong kỳ 872.702.339 I Do đầu tư mua sắm 872.702.339 1 Xe Mazda 29S- 2798 438.072.800 438.072.800 II Do điều động Công ty 0 III Do điều chỉnh nguyên giá 0 B TSCĐ giảm trong kỳ 1.202.149.539 I Do thanh lý, nhượng bán 1 Máy tính AT 486 21.700.668 21.700.668 2 Máy tính SX/50 Hz 21.049.900 21.049.900 III Do điều động 1 Điều chuyển xe 29M-0593 313.808.500 313.808.500 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 17: Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ Hạch toán tổng hợp tài sản cố định Tài khoản sử dụng: các tài khoản sử dụng để phản ánh TSCĐ (211, 212, 213, 241) tại Công ty được mở chi tiết giống như quy định của Bộ Tài chính. Ngoài ra, do đặc điểm về bộ máy quản lý của Công ty nên các nghiệp vụ mang tính cấp phát, điều chuyển chiếm một tỷ lệ lớn. Vì vậy, để phản ánh nghiệp vụ này, kế toán còn mở chi tiết các TK 3361- Phải trả nội bộ về vốn cố định và TK 136 – “Phải thu nội bộ” gồm 2 tiểu khoản: TK 1361- Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc dùng ở Công ty để phản ánh nghiệp vụ cấp phát vốn kinh doanh cho các đơn vị thành viên TK 1368- Phải thu nội bộ khác: dùng ở cả Công ty và các đơn vị trực thuộc. Hạch toán các nghiệp vụ biến động TSCĐ Nghiệp vụ mua xe ô tô Mazda 626 Elegance- biển 29S-2798 Tháng 10: kế toán tập hợp giá mua, chi phí trước khi dùng vào TK 241: Bút toán 1 – phản ánh giá mua, chi phí mua Nợ TK 241 (2411): 438.072.800 Có TK 331: 437.788.500 Có TK 111: 134.300 (Phí dịch vụ đăng kiểm) Có TK 111: 150.000 (phí, lệ phí) Bút toán 2: phản ánh nguồn tài trợ Nợ TK 331: 437.788.500 Có TK 341: 437.788.500 Sang tháng sau, khi việc lắp đặt và mọi thủ tục đã hoàn tất, TSCĐ được đưa vào sử dụng, kế toán ghi tăng TSCĐ Nợ TK 211 (2114): 438.072.800 Có TK 241 (2411): 438.072.800 Nghiệp vụ thanh lý TSCĐ Phản ánh nghiệp vụ thanh lý máy vi tính AT 486: Nợ TK 214 (2141) : 21.700.668 Có TK 211 (2115): 21.700.668 Phản ánh nghiệp vụ thanh lý máy vi tính SX/50 Hz: Nợ TK 214 (2141): 21.049.900 Có TK 211 (2115): 21.049.900 Nghiệp vụ điều chuyển xe ô tô Mazda 29M-0593 cho Bắc Cạn Nợ TK 1361- Bắc Cạn: 178.696.507 Nợ TK 214 (2141): 135.111.993 Có TK 211 (2114): 313.808.500 Sổ tổng hợp sử dụng trong hạch toán TSCĐ là: Sổ NKCT số 9: tại Công ty Hoá chất mỏ, NKCT số 9 không chỉ được dùng để theo dõi cả các phát sinh Có trong kỳ mà cả các phát sinh Nợ cũng được theo dõi tại đây. Sổ NKCT được mở hàng tháng và được mở riêng cho từng TK 211, 212, 241. Số liệu trên NKCT số 9 được dùng làm căn cứ để ghi sổ cái các TK 211, 212, 241 (biểu số 18: Sổ NKCT số 9- TK 211 TSCĐ hữu hình). Ngoài ra, các phát sinh liên quan đến TSCĐ còn được tập hợp từ các NKCT có liên quan khác như NKCT số 1, 2, 5, 10 Sổ cái TK 211, 212, 241: cuối tháng, từ số liệu tổng hợp trên NKCT số 9, kế toán vào sổ cái các tài khoản trên. Sau khi đối chiếu tổng phát sinh trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ, số liệu trên 2 sổ này được dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính (biểu số 19: Sổ cái TK 211 TSCĐ hữu hình) Hạch toán khấu hao tài sản cố định Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định Tại Công ty Hoá chất mỏ, kế toán khấu hao được áp dụng theo Quyết định 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ và theo quyết định 1706/QĐ-KTT ngày 9/12/2002 của Tổng Công ty Than về duyệt mức khấu hao năm 2002 cho Công ty Hoá chất mỏ. Theo đó, khấu hao được tính theo nguyên tắc tròn tháng và theo phương pháp đường thẳng (khấu hao đều): Mức khấu hao trung bình hàng năm của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ Thời gian sử dụng (năm) Mức khấu hao trung bình tháng của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ Số năm sử dụng x 12 tháng Số KH phải trích trong kỳ = Số KH đã trích kỳ trước + Số KH tăng trong kỳ - Số KH giảm trong kỳ Ví dụ: trường hợp mua xe ô tô Mazda 626 Elegance biển số 29S- 2798 ngày 14/10/2002. TSCĐ được đưa vào sử dụng tháng 11 năm 2002 nên đến tháng 12 kế toán mới bắt đầu trích khấu hao cho tài sản này. Mức KH 1 tháng = 438.072.800 6 năm x 12 tháng = 6.084.344 (đồng) Trường hợp điều chuyển xe ô tô Mazda 29M-0593 ngày 10/11/2002 cho XNHCM Bắc Cạn, đến tháng 12 kế toán mới thôi trích khấu hao. Mức KH 1 tháng = 313.808.500 6 năm x 12 tháng = 4.358.451 (đồng) Tại Công ty Hoá chất mỏ, công ty thống nhất việc tính toán đăng ký mức trích khấu hao hàng năm với cục Quản lý vốn và TSCĐ tại doanh nghiệp, sau đó có văn bản gửi từng đơn vị thành viên để trích. Chứng từ khấu hao tài sản cố định Chứng từ để làm cơ sở hạch toán khấu hao TSCĐ là “Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ” (bảng phân bổ số 3). Bảng này được lập vào cuối tháng và được lập riêng tại từng đơn vị thành viên trực thuộc Công ty. Do khấu hao được tính theo nguyên tắc tròn tháng nên bảng phân bổ số 3 tháng 11/2002 được lập dựa vào số khấu hao TSCĐ đã trích tháng 10 và dựa vào biến động TSCĐ từ tháng 10. Công ty Hoá chất mỏ Cơ quan Văn phòng Công ty Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Tháng 11 năm 2002 S T T Chỉ tiêu Thời gian SD (năm) Nơi sử dụng Toàn cơ quan TK 642-CPQLDN Nguyên giá Số khấu hao I Số KHTSCĐ tháng trước 6.900.173.109 212.735.330 212.735.330 II Số KH tăng tháng này 0 0 0 III Số KH giảm tháng này 251.833.328 5.731.966 5.731.966 IV Số KH trích tháng này 6.648.339.781 207.003.364 207.003.364 1 Nhà cửa, vật kiến trúc 82.164.873 82.164.873 2 Máy móc thiết bị 7.183.023 7.183.023 3 Phương tiện vận tải 80.558.846 80.558.846 4 Dụng cụ quản lý 37.096.622 37.096.622 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người lập bảng Kế toán trưởng Biểu số 20: Bảng phân bổ số 3- tháng 11 Với các TSCĐ tăng, giảm trong tháng 11 thì đến tháng 12 kế toán mới tiến hành trích hoặc thôi trích khấu hao. Vì vậy, khấu hao trích cho các TSCĐ trên chỉ được phản ánh tại bảng phân bổ số 3 bắt đầu từ tháng 12. Công ty Hoá chất mỏ Cơ quan Văn phòng Công ty Bảng tính và phân bổ KHấu hao TSCĐ Tháng 12 năm 2002 S T T Chỉ tiêu Thời gian SD (năm) Nơi sử dụng Toàn cơ quan TK 642-CPQLDN Nguyên giá Số khấu hao I Số KHTSCĐ tháng trước 6.648.339.781 207.003.364 207.003.364 II Số KH tăng tháng này 872.702.339 10.172.546 10.172.546 1 Xe Mazda 29S-2798 6 438.072.800 6.084.344 6.084.344 III Số KH giảm tháng này 1.202.149.539 38.544.909 38.544.909 1 Xe Mazda 29M- 0593 6 318.808.500 4.358.451 4.358.451 IV Số KH trích tháng này 6.318.892.581 178.631.001 178.631.001 1 Nhà cửa, vật kiến trúc 2 Máy móc thiết bị 3 Phương tiện vận tải 4 Dụng cụ quản lý Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Người lập bảng Kế toán trưởng Biểu số 21: Bảng phân bổ số 3- tháng 12 Hạch toán chi tiết khấu hao tài sản cố định Dựa vào các chứng từ tăng giảm TSCĐ và chứng từ khấu hao TSCĐ, kế toán hàng ngày phản ánh các nghiệp vụ tăng giảm, khấu hao TSCĐ vào sổ chi tiết TSCĐ và sổ chi tiết tài khoản: Sổ chi tiết TSCĐ và khấu hao TSCĐ (như đã trình bày trong phần hạch toán chi tiết biến động TSCĐ). Sổ chi tiết tài khoản 214: được mở cho từng tháng và từng quý, dùng để theo dõi số dư, phát sinh Nợ/Có của TK 214 trong kỳ. Công ty Hoá chất mỏ Sổ chi tiết tài khoản Cơ quan Văn phòng Công ty Tháng 11 năm 2002 Dư Nợ đầu kỳ: Dư Có đầu kỳ: 4.161.208.699 Phát sinh Nợ: 1.126.009.254 Phát sinh Có: 207.003.364 Dư Nợ cuối kỳ: Dư Có cuối kỳ: 3.242.202.809 Tài khoản 214- Hao mòn TSCĐ Đơn vị: đồng Ngày Chứng Từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Có 10/11 2611 Điều chuyển khấu hao xe Mazda 29M-0593 về Bắc Cạn 2114 135.111.993 11/11 2215 Thanh lý máy vi tính AT 486 2115 21.700.668 11/11 2215 Thanh lý máy vi tính SX/50 Hz 2115 21.049.900 30/11 Trích khấu hao tháng 11/2002 6424 207.003.364 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 22: Sổ chi tiết tài khoản 211 Hạch toán tổng hợp khấu hao tài sản cố định Tài khoản sử dụng: TK 214- Hao mòn TSCĐ. TK này được chi tiết làm 3 tiểu khoản: TK 2141- Hao mòn TSCĐ hữu hình TK 2142- Hao mòn TSCĐ thuê tài chính TK 2143- Hao mòn TSCĐ vô hình TK 009- Nguồn vốn khấu hao cơ bản. TK ngoài bảng cân đối kế toán này dùng để theo dõi việc trích lập, sử dụng vốn khấu hao cơ bản trong kỳ. Sổ tổng hợp sử dụng để hạch toán khấu hao TSCĐ: Bảng kê số 4, 5, 6: tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Thực tế tại Văn phòng Công ty, các chi phí phát sinh chỉ có chi phí bán hàng và chi phí QLDN mà thường xuyên là chi phí QLDN. Vì vậy, trong số đó, kế toán chỉ sử dụng bảng kê số 5, 6 . Số liệu trên cột ghi Có TK 214 được lấy từ Bảng phân bổ số 3, kế hoạch trích trước hoặc phân bổ chi phí trả trước. Số liệu trên các bảng kê này sau khi khoá sổ cuối tháng được dùng để ghi vào NKCT số 7. Công ty Hoá chất mỏ Bảng kê số 5 Cơ quan Văn phòng Công ty Tập hợp: - Chi phí đầu tư XDCB (TK 241) - Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) Tháng 11 năm 2002 S T T Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ 142 214 Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng chi phí thực tế NKCT số 5 TK 642- Chi phí QLDN - Chi phí khấu hao TSCĐ 207.003.364 Cộng Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 23: Bảng kê số 5 NKCT số 7: được ghi vào cuối tháng dựa trên số liệu tổng hợp từ bảng kê số 5, 6. Phát sinh Có của TK 214 được phản ánh trên cột ghi Có TK 214, đối ứng Nợ với các TK chi phí như 641, 642, 2413 Công ty Hoá chất mỏ Nhật ký chứng từ số 7 Cơ quan Văn phòng Công ty Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh Ghi Có các TK: 142, 214, 241 Tháng 11 năm 2002 S T T Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ 142 214 Các TK phản ánh ở các NKCT khác Tổng cộng chi phí NKCT số 5 642 207.003.364 Phần II: chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố Tháng 11 năm 2002 Stt Tên các TK chi phí sản xuất kinh doanh Yếu tố chi phí sản xuất, kinh doanh Tổng cộng chi phí Khấu hao TSCĐ Cộng TK 642 207.003.364 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Biểu số 24: NKCT số 7 Sổ cái TK 214 (biểu số 25): được ghi vào cuối tháng dựa trên số liệu tổng hợp từ NKCT số 7 (phát sinh Có), từ các NKCT khác liên quan như NKCT số 9 (phát sinh Nợ). Hạch toán nghiệp vụ liên quan đến vốn khấu hao cơ bản Như đã trình bày, một trong những ảnh hưởng trực tiếp của bộ máy quản lý doanh nghiệp tới công tác tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty Hoá chất mỏ chính là việc phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan đến việc điều chuyển, cấp phát TSCĐ gắn với đó là các nghiệp vụ liên quan đến việc thu hồi, cấp phát vốn khấu hao cơ bản cho các đơn vị cấp dưới và nộp vốn khấu hao cơ bản lên cấp trên (Tổng Công ty Than Việt Nam). Theo quy định, Công ty quản lý tập trung nguồn vốn khấu hao cơ bản. Định kỳ (thường là hàng quý) các xí nghiệp phải nộp vốn khấu hao cơ bản này về Công ty, sau đó Công ty mới tiến hành sử dụng, phân phối nguồn vốn này (cấp lại cho các xí nghiệp hoặc nộp ngân sách, cấp trên với những TSCĐ thuộc vốn ngân sách) Tài khoản sử dụng: Để hạch toán nguồn vốn khấu hao cơ bản, kế toán sử dụng tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán TK 009- Nguồn vốn khấu hao cơ bản và các TK: TK 1361- Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc được sử dụng tại Văn phòng Công ty để hạch toán cấp phát, thu hồi vốn khấu hao của các đơn vị thành viên. TK 1368- Phải thu nội bộ khác. TK 3361- Phải trả nội bộ về vốn cố định phản ánh vốn khấu hao cơ bản phải nộp Ngân sách hoặc cấp trên. TK 411- Nguồn vốn kinh doanh cũng để hạch toán tình hình cấp phát, thu hồi vốn khấu hao của cấp dưới hoặc nộp vốn khấu hao lên cấp trên và các nghiệp vụ biến động nguồn vốn kinh doanh khác. Sổ sách kế toán sử dụng Sổ sách được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến vốn khấu hao cơ bản cũng bao gồm: Sổ chi tiết TK 009, 411, 136 (1361, 1368), 3361 NKCT số 10 Sổ cái các TK trên Sau đây là một số mẫu sổ: Công ty Hoá chất mỏ Cơ quan Văn phòng Công ty Sổ chi tiết tài khoản Quý IV/ 2002 Dư Nợ đầu kỳ: Dư Có đầu kỳ: Phát sinh Nợ: Phát sinh Có: Dư Nợ cuối kỳ: Dư Có cuối kỳ: TK 009- Nguồn vốn khấu hao cơ bản Đơn vị tính: đồng Ngày tháng Số CT ty Diễn giải Phát sinh Nợ Có 14/10 Mua 2 máy bơm nước hố nổ Dewatering 644.776.800 15/10 Thu KH quý IV- Quảng Ninh 160.114.284 15/10 Thu KH quý IV- Sơn La 37.210.659 30/11 Trích khấu hao tháng 11/2002 207.003.364 30/12 Nộp KHCB quý IV lên TCT Than 81.189.750 Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 26: Sổ chi tiết TK 009 Công ty Hoá chất mỏ Cơ quan Văn phòng Công ty Sổ chi tiết tài khoản Quý IV/ 2002 Dư Nợ đầu kỳ: Dư Có đầu kỳ: 21.356.633.522 Phát sinh Nợ: 121.843.496 Phát sinh Có: 2.354.310.453 Dư Nợ cuối kỳ: Dư Có cuối kỳ: 23.589.100.479 TK 411- Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị tính: đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Có 15/10 Thu KH quý IV- Quảng Ninh 1361 160.114.284 15/10 Thu KH quý IV- Sơn La 1361 37.210.659 30/12 Nộp KHCB quý IV/2002 lên Tổng Công ty Than 3361 81.189.750 Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 27: Sổ chi tiết TK 411 Dựa vào các sổ sách liên quan đến vốn khấu hao TSCĐ, cuối năm tài chính, kế toán tại từng đơn vị lập Báo cáo trích và sử dụng khấu hao cơ bản (biểu số 28) nộp lên Công ty. Dựa vào các báo cáo này, kế toán sẽ tập hợp số liệu và lập báo cáo cho toàn Công ty để nộp lên Tổng Công ty Than. Nhìn vào Báo cáo trích và sử dụng khấu hao cơ bản năm 2002, ta thấy vốn khấu hao cơ bản sử dụng trong năm 2002 lớn hơn số trích lập, cộng với số luỹ kế từ các năm trước đã làm cho số dư cuối kỳ của vốn khấu hao cơ bản nhỏ hơn không. Và nhiệm vụ đặt ra cho Công ty trong thời gian tới là phải tìm được nguồn tài trợ (có thể do Ngân sách cấp xuống hoặc nguồn vốn vay) để bù đắp số thâm hụt về vốn khấu hao này. Hạch toán sửa chữa tài sản cố định Thủ tục và chứng từ kế toán Cũng giống như trường hợp mua sắm mới, đầu tư TSCĐ, khi phát sinh nhu cầu sửa chữa lớn TSCĐ, đầu tiên bộ phận quản lý sử dụng phải có công văn đề nghị lên Giám đốc Công ty, Giám đốc sẽ giao nhiệm vụ cho tổ tư vấn về giá của Công ty (là các trưởng phòng: Kỹ thuật an toàn, Kế toán tài chính, phòng Thiết kế và đầu tư) đảm nhiệm việc giám định tình trạng kỹ thuật của TSCĐ hiện tại và lựa chọn nhà thầu sửa chữa. Sau các phòng trên phải có “Tờ trình” lên Giám đốc Công ty, trong tờ trình phải nêu lên giá trị dự toán của công trình (kèm theo Bảng tổng hợp giá trị dự toán). Căn cứ vào đây, Giám đốc Công ty mới có quyết định chính thức về việc phê duyệt dự toán công trình sửa chữa. Riêng trường hợp sửa chữa nhỏ TSCĐ, các phòng ban tự quyết định việc sửa chữa tài sản khi cần thiết. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán sửa chữa TSCĐ là: Hợp đồng sửa chữa Tờ trình về dự toán sửa chữa lớn TSCĐ Bảng tổng hợp giá trị dự toán Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành Bảng tổng hợp giá trị quyết toán công trình sửa chữa lớn hoàn thành Ví dụ: nghiệp vụ sửa chữa nhà kho Công ty (từ ngày10/11/2002 đến 25/11/2002) do Công ty Xây dựng Duệ Đông nhận thầu. Đầu tiên, ngày 7/11/2002, thủ trưởng cơ quan Văn phòng Công ty gửi Tờ trình số 640/TT-VP lên Giám đốc Công ty Hoá chất mỏ về việc xin duyệt dự toán sửa chữa TSCĐ công trình nhà kho Công ty. Ngày 10/11/2002, hội đồng tư vấn về giá của Công ty họp và gửi Tờ trình về việc thẩm định thủ tục dự toán sửa chữa TSCĐ lên Giám đốc Công ty, đồng thời gửi kèm Bảng tổng hợp giá trị dự toán công trình sửa chữa nhà kho Công ty. Công ty Hoá chất mỏ cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Phòng KTAT, KTTC, TK&ĐT Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2002 Tờ trình V/v thẩm định thủ tục dự toán sửa chữa TSCĐ Tên công trình: sửa chữa nhà kho Công ty Căn cứ kế hoạch sửa chữa TSCĐ đã được Công ty phê duyệt Căn cứ Tờ trình 640/TT-VP ngày 7/11/2002 của Văn phòng Công ty Hoá chất mỏ V/v xin phê duyệt dự toán sửa chữa nhà kho Công ty Sau khi 3 phòng đã kiểm tra xem xét hồ sơ dự toán sửa chữa công trình nói trên, chúng tôi nhận thấy: Về thủ tục: phù hợp với quy định hiện hành của Công ty Về khối lượng: khối lượng được thực hiện đưa vào sửa chữa phù hợp với Biên bản giám định trong hồ sơ dự toán Về giá trị: các phòng đã kiểm tra xin đề nghị 53.819.218 đồng (giá đã bao gồm thuế GTGT 5%). Kính trình Giám đốc Công ty phê duyệt giá trị dự toán sửa chữa công trình là: Năm mươi ba triệu, tám trăm mười chín nghìn, hai trăm mười tám đồng Phòng KTTC Phòng TK&ĐT Phòng KTAT Biểu số 29: Tờ trình về việc thẩm định thủ tục dự toán sửa chữa TSCĐ Sau đó, Công ty Hoá chất mỏ và Công ty Xây dựng Duệ Đông tiến hành ký kết hợp đồng. Khi công trình hoàn thành bàn giao, các bên tổ chức giao nhận, nghiệm thu công trình và tiến hành thanh lý hợp đồng. Lúc này, hội đồng giá của Công ty phải trình Bảng tổng hợp giá trị quyết toán lên Giám đốc xin xét duyệt. Khi đó, kế toán mới tiến hành ghi sổ phản ánh nghiệp vụ sửa chữa này. Bảng tổng hợp giá trị quyết toán Công trình: sửa chữa nhà kho Công ty Nội dung Hệ số Thành tiền I. Chi phí trực tiếp 1. Chi phí nguyên vật liệu 34.063.474 x 1,02 34.744.743 2. Chi phí nhân công theo đơn giá 3.292.018 x 2,01 x 1,05 6.947.804 3. Chi phí máy thi công theo đơn giá 2.756.238 x 1,13 3.114.549 Tổng cộng 44.807.096 II. Chi phí chung CP nhân công x 58% 4.029.726 Tổng cộng I + II 48.836.822 III. Thuế GTGT 5% 2.441.841 IV.Giá trị quyết toán sau thuế I + II + III 51.278.663 Biểu số 30: Bảng quyết toán công trình sửa chữa nhà kho Công ty Hạch toán chi tiết sửa chữa tài sản cố định Công ty Hoá chất mỏ Sổ chi tiết tài khoản Đơn vị: Văn phòng Công ty Tháng 11 năm 2002 Dư Nợ đầu kỳ: 0 Dư Có đầu kỳ: Phát sinh Nợ: 863.117.539 Phát sinh Có: 863.117.539 Dư Nợ cuối kỳ: 0 Dư Có cuối kỳ: Tài khoản 241: Xây dựng cơ bản dở dang Đơn vị: đồng Tiểu khoản 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ Ngày Số CT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Có 25/11 Chi phí sửa chữa nhà kho 331 48.836.822 25/11 Kết chuyển chi phí sửa chữa nhà kho 142 48.836.822 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 31: Sổ chi tiết TK 241 Từ các chứng từ về sửa chữa TSCĐ, hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới sửa chữa TSCĐ, kế toán phản ánh vào các sổ chi tiết: Sổ chi tiết TK 241- tiểu khoản TK 2413 “Sửa chữa lớn TSCĐ” (biểu số 30) : sổ được mở cho từng tháng, dùng để theo dõi số dư, phát sinh Nợ/Có của tài khoản 241. Sổ chi tiết xây dựng cơ bản dở dang-TK 241: mở cho từng quý, dùng để theo dõi từng công trình đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm TSCĐ, sửa chữa lớn TSCĐ trên các chỉ tiêu dở dang đầu năm, thực hiện trong kỳ, luỹ kế từ đầu năm, số giảm trong kỳ, dở dang cuối kỳ (Sổ chi tiết xây dựng cơ bản dở dang được trình bày trong biểu số 32) Bảng tổng hợp sửa chữa lớn TSCĐ: được mở cho từng quý, cũng được sử dụng vào việc theo dõi các công trình sửa chữa lớn trên các chỉ tiêu số dư đầu kỳ, số thực hiện trong kỳ, số dư cuối kỳ Công ty Hoá chất mỏ Cơ quan Văn phòng Công ty Bảng tổng hợp sửa chữa lớn TSCĐ Quý iv/2002 Stt Tên công trình Số dư đầu kỳ Số thực hiện trong kỳ Công trình đã hoàn thành Số dư cuối kỳ Sửa chữa nhà kho Công ty 0 48.836.822 48.836.822 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 33: Bảng tổng hợp sửa chữa lớn TSCĐ Hạch toán tổng hợp sửa chữa tài sản cố định Với trường hợp sửa chữa lớn nhà kho Công ty, đây là việc sửa chữa mang tính phục hồi được tiến hành ngoài kế hoạch. Vì vậy, toàn bộ chi phí sửa chữa này được tập hợp vào TK 142 (1421)- Chi phí trả trước để phân bổ cho nhiều kỳ kế toán. Chi phí sửa chữa này được phân bổ trong 6 tháng liên tiếp tính từ tháng 11 năm 2002. Chi phí của mỗi tháng: 48.836.822 6 tháng = 8.139.470 đồng Kế toán sẽ ghi sổ nghiệp vụ này như sau: Bút toán 1: tập hợp chi phí sửa chữa khi công việc hoàn thành Nợ TK 241 (2413): 48.836.822 đồng Nợ TK 133: 2.441.841đồng Có TK 331: 51.278.663 đồng Bút toán 2: kết chuyển chi phí sửa chữa hoàn thành Nợ TK 142 (1421): 48.836.822 đồng Có TK 241 (2413): 48.836.822 đồng Bút toán 3: kết chuyển chi phí trả trước tính vào chi phí kinh doanh tháng 11/2002. Nợ TK 642: 8.139.470 Có TK 142 (1421): 8.139.470 Tại Công ty Hoá chất mỏ, kế toán không mở riêng sổ tổng hợp trong hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ mà các phát sinh liên quan đến TK 2413- Sửa chữa lớn TSCĐ được phản ánh tại các sổ khác nhau. Bảng kê số 5: tập hợp chi phí sửa chữa lớn được phản ánh tại dòng ghi Nợ TK 2413, ghi Có TK liên quan. Bảng kê số 6: các phát sinh Có TK 2413 được tập hợp từ cột ghi Nợ TK 1421, 335 đối ứng với TK 2413. NKCT số 7: tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh trong đó có chi phí sửa chữa lớn. Cơ sở để ghi vào NKCT này là các bảng kê số 5, 6. Sổ cái tài khoản 241: dùng chung cả ba tiểu khoản 2411, 2412, 2413 Việc phản ánh chi phí sửa chữa TSCĐ vào sổ NKCT số7, bảng kê số 5 giống như hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ. Đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản cố định Phân tích tình hình biến động tài sản cố định Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch 1. Nguyên giá TSCĐ đầu năm 69.650.407.055 79.484.142.880 9.833.735.825 2. Nguyên giá TSCĐ cuối năm 79.484.142.880 90.741.677.312 11.257.534.432 3. Nguyên giá TSCĐ bình quân 74.567.274.968 85.112.910.096 10.545.635.128 4. Nguyên giá TSCĐ tăng trong năm 10.565.353.006 12.681.319.155 2.115.966.149 5. Nguyên giá TSCĐ tăng trong năm do đầu tư, đổi mới 10.565.353.006 12.681.319.155 2.115.966.149 6. Nguyên giá TSCĐ giảm trong năm 731.617.181 1.423.784.723 692.167.542 7. Nguyên giá TSCĐ giảm do cũ, lạc hậu 622.391.891 853.556.389 231.164.498 8. Hệ số tăng TSCĐ (8)= (4) / (3) 0,142 0,149 0,007 9. Hệ số giảm TSCĐ (9)= (6) / (3) 0,010 0,017 0,007 10. Hệ số đổi mới TSCĐ (10)=(5) / (2) 0,133 0,140 0,007 11. Hệ số loại bỏ TSCĐ (11)= (7) / (1) 0,009 0,011 0,002 Biểu số 34: Bảng phân tích tình hình chung về sử dụng TSCĐ TSCĐ của doanh nghiệp trong năm 2002 có mức biến động tăng, giảm với quy mô lớn hơn nhiều so với năm 2001. Điều đó không chỉ thể hiện ở chênh lệch giữa chỉ tiêu nguyên giá TSCĐ tăng, giảm trong năm giữa hai năm mà còn thể hiện qua các hệ số tăng (giảm) TSCĐ và hệ số đổi mới (loại bỏ) TSCĐ giữa 2 năm qua. Các chỉ tiêu nguyên giá TSCĐ tăng, giảm; hệ số tăng (giảm) TSCĐ và hệ số đổi mới (loại bỏ) TSCĐ năm 2002 đều lớn hơn so với năm 2001. Đồng thời, khi phân tích hệ số đổi mới TSCĐ giữa 2 năm, ta thấy năm 2002 hệ số này là 0,14 lớn hơn 0,007 so với năm 2001 (là 0,133); hệ số loại bỏ TSCĐ năm 2002 lớn hơn 0,002 so với năm 2001 thể hiện Công ty đã tích cực trong việc đầu tư, đổi mới trang thiết bị. Tuy nhiên, khi phân tích tình hình chung về sử dụng TSCĐ dựa trên cả 2 chỉ tiêu nguyên giá và giá trị hao mòn thì hệ số hao mòn TSCĐ năm 2002 tương đối cao và lớn hơn so với năm 2001 (có nghĩa hệ số còn sử dụng được năm 2002 nhỏ hơn so với năm 2001): Chỉ tiêu 2001 2002 1. Nguyên giá TSCĐ 79.484.142.800 90.741.677.312 2. Giá trị hao mòn 47.953.598.853 58.289.264.546 3. Giá trị còn lại (3)= (1) – (2) 31.530.543.947 32.452.412.766 4. Hệ số hao mòn TSCĐ (4)= (2)/ (1) 60,33% 64,24% 5. Hệ số còn sử dụng được (5)= (3) / (1) 39,67% 35,76% Biểu số 35: Bảng tính hệ số hao mòn, hệ số còn sử dụng được TSCĐ Điều đó đòi hỏi trong những năm tới Công ty cần tích cực đổi mới TSCĐ, loại bỏ những tài sản đã cũ, lạc hậu, mạnh dạn loại bỏ những TSCĐ không đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật. Việc đổi mới TSCĐ càng được thực hiện nhanh chóng thì năng suất, hiệu quả lao động sẽ càng tăng cao. Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch Số tuyệt đối % 1.Nguyên giá bình quân TSCĐ 74.567.274.928 85.112.910.056 10.545.635.128 14,1 2. Doanh thu thuần 426.071.035.518 605.285.031.065 179.213.995.547 42,1 3. Lợi nhuận gộp 72.202.379.814 107.794.792.861 35.592.413.047 49,3 4. Sức sản xuất của TSCĐ (4) = (2) / (1) 5,714 7,112 1,398 24,5 5. Sức sinh lợi của TSCĐ (5) = (3) / (1) 0,968 1,266 0,298 30,8 6. Suất hao phí TSCĐ (6) = (1) / (2) 0,175 0,141 -0,034 -19,4 Biểu số 36: Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ Qua bảng phân tích trên, ta nhận thấy so với năm 2001, nguyên giá TSCĐ bình quân, doanh thu thuần, lợi nhuận gộp năm 2002 của Công ty không ngừng tăng lên qua các năm, điều đó chứng tỏ hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được tăng lên. Một minh chứng cụ thể là qua các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng TSCĐ của doanh nghiệp: Sức sản xuất của TSCĐ: năm 2001 là 5,714 có nghĩa là một đồng nguyên giá bình quân TSCĐ đem lại 5, 714 đồng doanh thu thuần; sang đến năm 2002, một đồng nguyên giá đem lại 7,112 đồng doanh thu thuần, tăng lên 1,398 đồng (tức 24,5%) so với năm trước Sức sinh lợi của TSCĐ: năm 2001 là 0,968, có nghĩa một đồng nguyên giá bình quân TSCĐ đem lại 0,968 đồng lãi gộp; sang đến năm 2002, một đồng nguyên giá đem lại 1,266 đồng lãi gộp, tăng lên 0,298 đồng (tức 30,8%) so với năm trước. Hai chỉ tiêu trên năm 2002 tăng so với năm 2001 là do: hai chỉ tiêu doanh thu thuần và lợi nhuận gộp năm 2002 tăng lên lần lượt với tỷ lệ 42,1% và 49,3% so với năm 2001, lớn hơn tốc độ tăng nguyên giá bình quân TSCĐ (là 14,1%) rất nhiều. Cũng chính vì vậy mà suất hao phí TSCĐ của năm 2002 giảm đi 19,4% so với năm trước đó. Suất hao phí TSCĐ: năm 2001 là 0,175, có nghĩa để có 1 đồng doanh thu thuần cần có 0,175 đồng nguyên giá TSCĐ; đến năm 2002, cũng để tạo ra1 đồng doanh thu thì chỉ cần 0,141 đồng, giảm 0,034 đồng so với năm trước. Phần iII: Hoàn thiện hạch toán Tài sản cố định tại Công ty Hoá chất mỏ Nhận xét chung Trải qua chặng đường phát triển gần 40 năm, Công ty Hoá chất mỏ ngày càng phát triển về mọi mặt, trong đó có trang thiết bị, cơ sở vật chất trong Công ty. Cơ sở vật chất kỹ thuật không ngừng được bổ sung và phát triển. Chính vì vậy mà công tác quản lý, sử dụng và hạch toán TSCĐ tại Công ty Hoá chất mỏ chiếm một vị trí rất quan trọng. Qua thời gian thực tập, được tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Hoá chất mỏ trong đó có tổ chức hạch toán TSCĐ, tôi đã đánh giá được những ưu điểm nổi bật cũng như mặt còn hạn chế trong Công ty này. Sau đây là một số đánh giá cụ thể: Ưu điểm Tổ chức bộ máy và công tác kế toán nói chung Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán hỗn hợp phù hợp với đặc điểm của Công ty: quy mô sản xuất kinh doanh lớn và có rất nhiều các đơn vị thành viên đóng tại nhiều địa phương khác nhau, phân tán rộng trong cả nước trong đó có một số đơn vị chưa có đầy đủ điều kiện về tổ chức quản lý và kinh doanh một cách tự chủ. Điều đó sẽ giúp cho kế toán Công ty thuận lợi trong công tác của mình Các nhân viên kế toán đều có trình độ cao, công việc được phân công phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi người. Hơn nữa, trình độ kế toán của Công ty không ngừng được nâng cao do Công ty luôn tạo điều kiện cử nhân viên đi học nâng cao trình độ, thường xuyên mở các lớp huấn luyện ngắn hạn khi có những thay đổi về chế độ kế toán. Với một quy mô hoạt động lớn, với nhiều đơn vị thành viên đóng tại nhiều địa bàn trên cả nước nên công tác kế toán tại phòng kế toán của Công ty phải xử lý rất nhiều nghiệp vụ phát sinh tại Công ty và các thông tin kế toán chuyển từ các đơn vị thành viên chuyển lên, nhiều nghiệp vụ phức tạp phát sinh, nhưng với một doanh nghiệp có trình độ quản lý và trình độ kế toán cao, trang bị máy móc trợ giúp công việc kế toán rất hiện đại như tại Công ty Hoá chất mỏ, kế toán trong Công ty luôn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ (trong đó có nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ) được phản ánh một cách đầy đủ kịp thời vào sổ kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ. Việc bảo quản, lưu giữ chứng từ, sổ sách được thực hiện theo đúng quy định. Cách tổ chức sổ khoa học. Trong Công ty, việc hạch toán kế toán được thực hiện nhiều trên máy tính, điều này sẽ giúp giảm nhẹ công việc của kế toán viên và số liệu được tính toán một cách chính xác. Tổ chức công tác kế toán tài sản cố định TSCĐ được quản lý khoa học, chặt chẽ. Điều đó biểu hiện cụ thể qua việc quản lý tốt hồ sơ TSCĐ, mỗi TSCĐ đều có một bộ hồ sơ riêng; việc quản lý được giao trách nhiệm cho từng bộ phận sử dụng. Khi phát sinh các sự kiện liên quan đến TSCĐ như nhu cầu mua sắm, điều chuyển, thanh lý nhất là với các TSCĐ có giá trị lớn, trình tự được thực hiện đúng thủ tục và chặt chẽ. Đặc biệt, hàng năm vào cuối cùng của năm tài chính (ngày 31 tháng 12), kế toán ở Công ty cũng như ở tất cả các đơn vị đều phải lập Báo cáo kiểm kê TSCĐ trên cơ sở kiểm kê thực tế TSCĐ hiện có tại đơn vị. Báo cáo này sau khi lập cho toàn Công ty phải nộp lên Tổng Công ty Than. Mặc dù các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ phát sinh nhiều nhưng luôn được kế toán viên luôn phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác và đúng với chế độ quy định. Đồng thời, việc phản ánh các nghiệp vụ về TSCĐ luôn được gắn với các nghiệp vụ liên quan đến hình thành TSCĐ đã giúp cho việc quản lý tốt TSCĐ theo nguồn hình thành. Điều này cũng được thể hiện ngay trong cách phân công công việc trong phòng kế toán- kế toán phần hành TSCĐ được kiêm luôn kế toán đầu tư xây dựng cơ bản và nguồn vốn. Việc tổ chức sổ: cách mở sổ, ghi sổ, đối chiếu, chuyển sổ được thực hiện đúng với quy định và luôn đảm bảo tính khoa học, logic. Nhược điểm Qua thời gian thực tập, tìm hiểu về công tác kế toán trong Công ty, bên cạnh những ưu điểm, tôi thấy vẫn còn một số vấn đề còn tồn tại. Cụ thể: Với hình thức sổ nhật ký chứng từ như hiện nay, mặc dù có ưu điểm là việc kiểm tra đối chiếu sổ rất chặt chẽ, hạn chế được tới mức tối đa những sai sót trong quá trình hạch toán kế toán, song lại có nhược điểm là số lượng sổ sách rất lớn, cho dù có sự trợ giúp của máy tính nhưng công việc của kế toán viên vẫn rất phức tạp. Kế toán phải mất nhiều thời gian, công sức để đối chiếu, kiểm tra sổ. Mặt khác, với hình thức sổ nhật ký chứng từ, việc áp dụng kế toán máy sẽ khó khăn hơn các hình thức sổ khác vì số lượng sổ sách theo hình thức này là rất lớn, một phần mềm máy tính không thể thiết kế được tất cả các loại sổ sử dụng được, có nhiều loại sổ sách kế toán đòi hỏi kế toán viên phải tự tập hợp, kết chuyển số liệu và tự chuyển sổ giống như thực hiện kế toán thủ công. Cách đánh số thẻ TSCĐ còn chưa hợp lý. Ví dụ, tại Công ty, kế toán thường đánh số theo thứ tự 1,2, 3Cách đánh này sẽ gây nhiều khó khăn trong việc quản lý cũng như việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến từng TSCĐ vì qua đó không thể cung cấp thông tin về loại TSCĐ, thời gian bắt đầu sử dụng trong khi số lượng TSCĐ trong Công ty là rất lớn. Điều đó dẫn đến việc quản lý và theo dõi hạch toán Cách phân loại TSCĐ còn chưa thống nhất, mà cụ thể là việc phân loại TSCĐ là vô hình. Trong Công ty, hiện nay chỉ có hai loại TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất và trang Web. Tuy nhiên, kế toán Công ty lại thường xếp các TSCĐ vô hình này vào các nhóm thuộc TSCĐ hữu hình. Quyền sử dụng đất được gộp chung vào nhóm nhà cửa, vật kiến trúc (TK 2112) và trang Web của Công ty được đưa vào nhóm thiết bị dụng cụ quản lý (TK 2115). Đồng thời, các sổ kế toán không phản ánh rõ TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD và TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi. Điều đó cũng sẽ gây khó khăn cho việc quản lý cũng như hạch toán TSCĐ. Phương pháp hạch toán khấu hao TSCĐ còn chưa hợp lý. Hiện nay, TSCĐ trong toàn Công ty được áp dụng theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp này đơn giản dễ tính toán nhưng lại không phản ánh đúng chi phí khấu hao bỏ ra trong quá trình sử dụng, có nghĩa nó không phản ánh đúng tỷ lệ giữa chi phí khấu hao bỏ ra với lợi ích thu được từ việc sử dụng TSCĐ. Những năm đầu máy móc thiết bị còn mới, giá trị sử dụng lớn, vì thế lợi ích tạo ra trong sản xuất kinh doanh lớn hơn. Những năm sau đó, do hao mòn hữu hình làm giá trị sử dụng của tài sản giảm nên rõ ràng lợi ích đem lại không thể bằng so với trước. Phương pháp này càng không thích hợp với các TSCĐ có hao mòn vô hình nhanh, những TSCĐ cần thiết phải thu hồi vốn sớm, hay những tài sản hoạt động không thường xuyên, liên tục. Mặc dù quy định của Bộ Tài chính là khấu hao TSCĐ được tính theo nguyên tắc tròn tháng nhưng trong hạch toán TSCĐ, vẫn có một số TSCĐ mới đưa vào sử dụng kế toán đã trích khấu hao ngay trong tháng đó hoặc một số TSCĐ giảm trong tháng, thì kế toán cũng giảm việc trích khấu hao ngay trong tháng. Theo như quy định chung tại Công ty Hoá chất mỏ, khấu hao được tính theo tháng. Tuy nhiên, có những trường hợp đến cuối quý kế toán mới tiến hành trích khấu hao cho cả ba tháng. Điều này sẽ gây nên sự biến động lớn về chi phí trong kỳ kế toán. Kế toán mở “Sổ chi tiết TSCĐ và khấu hao TSCĐ” dùng chung cho tất cả các loại TSCĐ. Sổ được thiết kế theo mẫu riêng của Công ty có ưu điểm là theo dõi được cụ thể nguồn hình thành TSCĐ. Tuy nhiên trong Công ty có rất nhiều TSCĐ nên việc sử dụng chung sổ này sẽ khó khăn trong việc theo dõi, quản lý, hạch toán các loại TSCĐ. Hơn nữa, trong kết cấu của sổ không nêu được các thông tin liên quan đến TSCĐ như số chứng từ, ngày tháng ghi tăng, giảm TSCĐ và lý do giảm. Điều đó sẽ dẫn tới sự kém chặt chẽ trong quản lý. Ví dụ như trường hợp điều chuyển xe Mazda biển số 29M-0593 về Xí nghiệp Hoá chất mỏ Bắc Cạn hay nghiệp vụ thanh lý máy vi tính, trong sổ chi tiết tháng 11 vẫn có các TSCĐ này nhưng đến tháng 12 trong sổ không phản ánh các TSCĐ này nữa mà kế toán lại không nêu rõ lý do. Tại Công ty Hoá chất mỏ, khối lượng TSCĐ đầu tư mua sắm mới bằng vốn khấu hao cơ bản chiếm một tỷ lệ lớn (như vậy có nghĩa vốn khấu hao giảm do sử dụng là rất lớn). Trong khi vốn khấu hao tăng trong năm tài chính (chủ yếu là do trích khấu hao) lại không đủ bù đắp cho số đã sử dụng đã dẫn tới tình trạng giá trị của vốn khấu hao của các năm luôn nhỏ hơn không. Điều đó thể hiện sự kém năng động của Công ty trong việc huy động các nguồn tài trợ để đầu tư, đổi mới cơ sở vật chất. Sổ NKCT số 7, theo như quy định của Bộ Tài chính chỉ sử dụng để theo dõi các phát sinh Có của các TK 211, 212, 213 nhưng tại công ty, sổ này được thiết kế dùng để theo dõi cả các số dư đầu kỳ, phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối kỳ. Như vậy là không đúng với quy định. Một số kiến nghị Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ tại Công ty Hoá chất mỏ Công ty có thể đặt riêng một chương trình kế toán sử dụng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình hoặc chuyển đổi hình thức sổ theo hình thức nhật ký chung hoặc chứng từ ghi sổ. Vì hai hình thức sổ trên, khi áp dụng kế toán máy có thể phù hợp với mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp. Cách đánh số thẻ TSCĐ: nhìn chung yêu cầu lớn nhất của việc đánh số này phải khoa học, giúp cho việc quản lý, hạch toán TSCĐ trên sổ sách được dễ dàng. Nhất là hiện nay trong toàn Công ty đang áp dụng mạng máy tính hệ thống chương trình kế toán, kế toán phải “mã hoá danh mục TSCĐ” để việc đánh số TSCĐ thống nhất trong toàn Công ty. Sau đây tôi xin nêu ra một đề nghị về cách đánh số TSCĐ. Đầu tiên: kế toán quy ước lấy các chữ cái đặt cho từng nhóm TSCĐ. Cụ thể trong Công ty có 6 loại TSCĐ: STT Nhóm TSCĐ Ký hiệu 1 Nhà cửa, vật kiến trúc A 2 Máy móc thiết bị B 3 Phương tiện vận tải C 4 Dụng cụ quản lý D 5 Quyền sử dụng đất E 6 Phần mềm máy tính F Biểu số 37: Ký hiệu các nhóm TSCĐ Ví dụ, trường hợp Công ty mua xe ô tô Mazda biển số 29S -2798 ngày 14/10/2002. TSCĐ này thuộc nhóm phương tiện vận tải, bắt đầu được đưa vào sử dụng từ tháng 11. Trước đó, trong tháng 11 cũng có một xe ô tô khác được đưa vào sử dụng. Vậy kế toán sẽ đánh số thứ tự xe Mazda 626 này là 02. Nhóm TSCĐ Năm đưa vào sử dụng Tháng đưa vào sử dụng Số thứ tự Mã số (số thẻ TSCĐ) C 02 11 02 C021102 Biểu số 38: Cách đánh số thẻ TSCĐ 3. Kế toán phải thống nhất trong việc phân loại TSCĐ. Quyền sử dụng đất, phần mềm máy tính phải được xếp vào TSCĐ vô hình. TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi nên được ghi rõ ràng trong các sổ kế toán để thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý. 4. Để phản ánh đúng chi phí khấu hao bỏ ra trong quá trình sử dụng, có nghĩa phản ánh đúng tỷ lệ giữa chi phí khấu hao bỏ ra với lợi ích thu được từ việc sử dụng TSCĐ, kế toán nên lựa chọn phương pháp tính khấu hao cho phù hợp với từng loại TSCĐ. Ví dụ với nhà cửa, vật kiến trúc, quyền sử đất hao mòn hữu hình cũng như hao mòn vô hình chậm, kế toán có thể vẫn áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. Với các loại TSCĐ là máy móc thiết bị, phương tiện vận tải có hao mòn hữu hình nhanh và dụng cụ quản lý (nhất là các loại máy tính điện tử, các thiết bị tin học điện tử), phần mềm máy tính có hao mòn vô hình nhanh thì kế toán nên áp dụng phương pháp khấu hao nhanh để có thể sớm thu hồi vốn sớm. Kế toán cần tuân thủ nguyên tắc tròn tháng khi tính khấu hao và nên trích khấu hao cho từng tháng. Nếu có mở sổ chi tiết liên quan đến khấu hao theo quý thì số liệu sẽ được tổng hợp từ các sổ chi tiết tháng. Do số lượng TSCĐ trong Công ty là lớn, kế toán nên mở sổ chi tiết TSCĐ cho từng loại TSCĐ và sổ được thiết kế theo mẫu sau: Sổ chi tiết TSCĐ Loại TSCĐ: Thángnăm. Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Tháng năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguồn hình thành NG TSCĐ Số năm sử dụng Luỹ kế đến đầu tháng Số khấu hao tháng Luỹ kế đến cuối tháng Chứng từ Lý do giảm TSCĐ SH NT SH NT Cộng Biểu số 39: Mẫu sổ chi tiết TSCĐ Công ty cần tích cực hơn trong việc huy động các nguồn tài trợ khác nhau để đổi mới, trang bị cơ sở vật chất trong Công ty. Các TK 211, 212, 213 có thể được phản ánh riêng trên từng trang sổ NKCT số 9 như tại Công ty Hoá chất mỏ nhưng phải mở đúng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính và chỉ dùng để theo dõi phát sinh Có của từng tài khoản trong tháng. Các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, trước hết Công ty cần tổ chức thực hiện việc quản lý, sử dụng và tổ chức hạch toán TSCĐ theo đúng chế độ quy định của Nhà nước, sửa đổi những điểm còn hạn chế trong Công ty tổ chức hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán TSCĐ nói riêng. Đồng thời, Công ty nên chú trọng tới các vấn đề sau: Lựa chọn đúng đắn phương án đầu tư TSCĐ Đây là một trong những nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả sử dụng TSCĐ. Như đã trình bày, một trong các nhược điểm trong công tác tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty Hoá chất mỏ là sự thiếu năng động trong việc huy động các nguồn tài chính để đầu tư, đổi mới TSCĐ. Hiện nay, có nhiều phương án đầu tư hiệu quả mà Công ty chưa tiến hành áp dụng. Một trong những phương án đầu tư đó là hình thức “đi thuê tài sản”. Có hai loại thuê TSCĐ: Thuê hoạt động: hình thức này có ưu điểm là bên thuê không phải chịu trách nhiệm về việc bảo trì, bảo dưỡng tài sản thuê cũng như không phải gánh chịu các rủi ro liên quan đến tài sản thuê nếu như không phải do lỗi của mình. Đồng thời, khi không có nhu cầu sử dụng hoặc khi TSCĐ này trở nên lạc hậu về kỹ thuật hoặc có các rủi ro khác, bên thuê có quyền chấm dứt hợp đồng thuê trước thời hạn quy định. Thuê tài chính: đây là hình thức đầu tư TSCĐ còn rất mới mẻ ở nước ta và có ít các doanh nghiệp áp dụng. Đây thực chất là hình thức thuê vốn trung và dài hạn có nhiều ưu điểm: trước hết, bên thuê không cần thiết phải có tài sản thế chấp như trong trường hợp vay vốn (bằng tiền) của các cơ sở tín dụng. Thứ hai, bên thuê không phải huy động tập trung tức thời một lượng vốn lớn để đầu tư TSCĐ mà tiền phải trả cho bên cho thuê (bao gồm tiền gốc và tiền lãi) được trả làm nhiều kỳ. Ưu điểm này càng tỏ ra hữu hiệu với các doanh nghiệp có nguồn lực tài chính hạn hẹp Việc lựa chọn đúng đắn phương án đầu tư TSCĐ vừa giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí, vừa tận dụng được các nguồn lực của mình phục vụ cho nhiều nhu cầu khác nhau trong doanh nghiệp và kết quả cuối cùng là nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Đầu tư TSCĐ hợp lý về cơ cấu: đây là một biện pháp đi đôi với việc lựa chọn phương án đầu tư TSCĐ. Doanh nghiệp phải biết đầu tư những TSCĐ theo đúng nhu cầu thực tế của mình và được phân bổ hợp lý cho các đối tượng sử dụng nhằm tránh tình trạng có nhiều tài sản thừa không cần sử dụng nhưng lại thiếu những TSCĐ mà doanh nghiệp đang có nhu cầu sử dụng hay tránh tình trạng ở nhiều bộ phận (phòng ban, phân xưởng) tài sản bị bỏ không trong khi ở các bộ phận khác lại thiếu phương tiện sản xuất, kinh doanh. Tổ chức quản lý chặt chẽ TSCĐ: nhằm tránh tình trạng mất mát, hư hỏng TSCĐ một cách không đáng có. Đồng thời, nếu việc quản lý được tổ chức khoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt được từng TSCĐ về hiện trạng kỹ thuật, thời gian sử dụng và công suất thực tế để từ đó có các biện pháp bảo dưỡng, duy tu, nâng cấpmột cách kịp thời. Có các biện pháp sử dụng hợp lý và triệt để về số lượng, thời gian và công suất của máy móc thiết bị và các TSCĐ khác. Đồng thời tổ chức trang bị TSCĐ nói chung và thiết bị sản xuất nói riêng trên một công nhân sản xuất một cách hợp lý nhằm đáp ứng “đủ” nhu cầu sử dụng tránh tình trạng “thừa” hoặc “thiếu” các phương tiện sản xuất. Công ty Hoá chất mỏ, quy trình sản xuất sản phẩm là theo dây chuyền tự động hoá. Vì vậy, để nâng cao năng suất làm việc của máy móc thiết bị, Công ty cũng phải tổ chức đào tạo nâng cao trình độ tay nghề cho người lao động (trong đó có các cách thức sử dụng, vận hành máy móc thiết bị). Bên cạnh việc tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ, kế toán đồng thời phải tổ chức tốt việc phân tích tình hình sử dụng và đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ để Công ty có những quyết định quản lý chính xác, kịp thời nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Kết luận Với vai trò là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ có ảnh hưởng to lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải biết cách sử dụng các nguồn lực tài chính một cách có hiệu quả nhất. Đó là yêu cầu rất lớn đặt ra không chỉ cho riêng Công ty Hoá chất mỏ mà còn là yêu cầu với mọi đơn vị tổ chức kinh doanh. Bí quyết dẫn tới thành công của Công ty Hoá chất mỏ hiện nay một phần chính là nhờ việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính của mình, trong đó có việc sử dụng hiệu quả TSCĐ. Chúng ta cùng hy vọng Công ty sẽ ngày càng hoàn thiện về bộ máy quản lý, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác hạch toán kế toán đặc biệt là công tác tổ chức hạch toán TSCĐ để đạt được mục tiêu chung đã đề ra là xây dựng Công ty Hoá chất mỏ “An toàn- ổn định- Phát triển- Hiệu quả” và để Công ty luôn là một trong những doanh nghiệp mạnh của cả nước. Thời gian thực tập tại Công ty Hoá chất mỏ đã giúp cho em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế, đồng thời quá trình thực tập thực tế cũng giúp em học hỏi được nhiều điều bổ ích từ sự vận dụng linh hoạt chế độ kế toán cho phù hợp với đặc điểm riêng của từng đơn vị. Tuy đã có nhiều cố gắng, song với kiến thức còn hạn chế nên bài Luận văn tốt nghiệp này không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các cán bộ kế toán để bài luận văn này thực sự được hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Hữu Đồng, các cán bộ phòng Kế toán tài chính và ban lãnh đạo Công ty Hoá chất mỏ đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này tài liệu tham khảo Quy trình hạch toán kế toán tại Công ty Hoá chất mỏ- Phòng Kiểm toán và phòng Kế toán tài chính biên soạn- 1999 Quyết định số 1027/QĐ- KTTCTK ngày 6/6/2001 của Tổng Công ty Than Việt Nam về quy trình hạch toán kế toán tại Công ty Hoá chất mỏ Các quyết định TSCĐ, chứng từ, sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các tài liệu khác của Công ty Hoá chất mỏ Hệ thống kế toán doanh nghiệp Vụ chế độ kế toán, NXB Tài chính 1995 Giáo trình “Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính”- TS. Nguyễn Văn Công- NXB Tài chính, 2003. Giáo trình “Kế toán quốc tế” –PGS.TS. Nguyễn Thị Đông, PGS.TS. Nguyễn Minh Phương- NXB Thống kê, 2002. Giáo trình “Tổ chức hạch toán kế toán”- PGS.TS. Nguyễn Thị Đông- NXB Tài chính, 1996 Giáo trình “Phân tích hoạt động kinh doanh”- Khoa Kế toán- Kiểm toán, trường ĐHKTQD- NXB Thống kê 2001. “Chuẩn mực kế toán quốc tế”- NXB Bộ Tài chính Giáo trình “Lý thuyết hạch toán kế toán”- PGS.TS. Nguyễn Thị Đông- NXB Tài chính 1996. Quyết định 166/1999/QĐ- BTC ngày 30/12/1999 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng TSCĐ. Quyết định 149/2001/QĐ- BTC ngày 30/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành 4 chuẩn mực kế toán Thông tư 89/2002/TT- BTC ngày của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện kế toán 4 chuẩn mực theo QĐ 149/2001/QĐ- BTC Và một số tài liệu khác có liên quan. Mục lục Lời mở đầu Các từ viết tắt sử dụng trong chuyên đề 1. TSCĐ : Tài sản cố định 2. Tslđ : Tài sản lưu động 3. SXKD : Sản xuất kinh doanh 4. PGĐ : Phó Giám đốc 5. Khcb : Khấu hao cơ bản 6. Kh : Khấu hao 7. Tct : Tổng Công ty 8. Qldn : Quản lý doanh nghiệp 9. cpqldn : Chi phí quản lý doanh nghiệp 10. Xn : Xí nghiệp 11. Xn hcm : Xí nghiệp Hoá chất mỏ 12. NKCT : Nhật ký chứng từ 13. Cbcnv : Cán bộ công nhân viên 14. TK : Tài khoản 15. Bs : Bổ sung 16. Ktcb : Kỹ thuật cơ bản 17. Scl : Sửa chữa lớn 18. đc : Điều chuyển 19. cp : Chi phí 20. Xdcb : Xây dựng cơ bản 21. ktat : Kỹ thuật an toàn 22. Kttc : Kế toán tài chính 23. TK&Đt : Thiết kế và đầu tư