Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho tại xí nghiệp chế biến lươmg thực 1 trực thuộc công ty xuất nhập khẩu An Giang

hàng tồn kho so với doanh thu (5)/(1) 4,4% 4,6% Qua bảng tính trên ta thấy, trong năm 2005 hàng tồn kho quay được 21 vòng/năm, và đến năm 2006 giảm chỉ còn 20 vòng. Chỉ tiêu này phản ánh nếu doanh nghiệp rút ngắn được chu kỳ sản xuất kinh doanh, sản xuất hoặc thu mua sản phẩm hàng hóa đến đâu bán hết đến đó, hàng tồn kho giảm. Do đó, sẽ làm cho hệ số vòng quay hàng tồn kho tăng và như vậy sẽ làm rủi ro về tài chính của Công ty giảm và ngược lại. Đồng thời, khi hệ số vòng quay hàng tồn kho tăng lên, thời gian sản phẩm hàng hóa nằm trong kho ngắn lại sẽ làm giảm chi phí bảo quản, giảm được hao hụt. Do đó làm tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp. Nhưng ở đây vòng quay hàng tồn kho đã bị giảm 1 vòng, điều này là không tốt từ đó kéo theo thời gian hàng tồn kho nằm chờ trong kho sẽ tăng lên. Cụ thể, thời hạn tồn kho bình quân đã tăng từ 17 ngày (năm 2005) lên 18 ngày (năm 2006). Có nghĩa là số ngày hàng tồn kho chuyển thành doanh thu đã tăng lên sẽ làm cho thời gian thu hồi vốn chậm, khả năng sinh lời giảm, chi phí cho việc bảo quản lưu kho cũng tăng lên. Nguyên nhân của sự giảm số vòng quay này là do doanh số bán ra của năm 2006 giảm so với năm 2005 do tình trạng tạm dừng xuất khẩu như đã nêu trên. Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu năm 2005 chiếm 4,4% trên tổng doanh thu, năm 2006 tăng lên một chút 4,6% so với doanh thu. Tỷ lệ này cho ta biết tồn kho trong kỳ so với doanh thu là bao nhiêu. Và như vậy tồn kho trên doanh thu càng thấp càng tốt. Chứng tỏ trong kỳ sản phẩm bán ra nhiều, tồn kho thấp. Năm 2006 tỷ lệ thành phẩm tồn kho so với doanh thu tăng 0,2%. Điều này là không tốt. Do doanh số bán năm 2006 giảm so với năm 2005 (15%), mặc dù trị giá hàng tồn kho cũng giảm nhưng chỉ giảm 11% (tốc độ giảm của doanh thu nhiều hơn mức độ giảm của hàng tồn kho) đã làm cho tỷ lệ này tăng lên. Tóm lại: Qua chương này đã cho ta biết được quy trình nhập xuất gạo tại Xí nghiệp diễn ra như thế nào, cùng sự luân chuyển chứng từ giữa các khâu. Các hoạt động này đều được tổ chức thực hiện chặt chẽ, khá tốt. Bên cạnh đó cung cấp thêm cho người đọc những thông tin về tình hình nhập xuất hàng tồn kho tại Xí nghiệp. Hệ thống kiểm soát tồn kho đang đựoc áp dụng là hệ thống tồn kho liên tục, hệ thống này giúp các nhà quản lý luôn nắm bắt đựơc trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào. Mặt khác, chương này còn giúp người đọc hiểu về tình hình luân chuyển hàng tồn kho của Xí nghiệp qua các chỉ tiêu tồn kho như: số vòng quay hàng tồn kho, thời hạn tồn kho bình quân… đây là các chỉ số rất cần thiết mà khi nói đến hàng tồn kho chúng ta cần phải biết đến. @&? Chương 5: THIẾT LẬP MÔ HÌNH QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO C hương 4 chúng ta đã tìm hiểu về quy trình quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp cũng như các quy trình luân chuyển chứng từ giữa các khâu. Tất cả đều được tổ chức khá tốt. Tuy nhiên, tại Xí nghiệp chưa có mô hình quản trị hàng tồn kho nào cả. Vì vậy, ở chương này chúng ta sẽ đi tìm hiểu các đặc điểm của Xí nghiệp để từ đó xem có thể thiết lập nên mô hình quản trị hàng tồn kho nào phù hợp với ngành nghề của Xí nghiệp, để góp phần nâng cao thêm hiệu quả quản lý hàng tồn kho cũng như tiết kiệm chi phí tồn kho. 5.1. Cơ sở vận dụng mô hình 5.1.1. Đặc điểm sản phẩm Xí nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng gạo, nếp, tấm … trong đó gạo là chủ yếu. Như chúng ta biết, gạo là mặt hàng mang tính thời vụ, thường vào các vụ mùa nguồn cung rất lớn so với mức cầu. Vì vậy không thể đợi đến lúc có đơn đặt hàng của khách hàng mới tiến hành mua vào. Như thế sẽ không đảm bảo đủ lượng hàng cung cấp kịp thời và giá mua có thể cao hơn, đôi khi mất cơ hội ký kết hợp đồng do không có hàng cung cấp ngay, mất đi cơ hội thu lợi nhuận. Cho nên vào vụ mùa Xí nghiệp sẽ mua vào liên tục. Vì vậy tồn kho đối với mặt hàng này là không thể tránh khỏi, và nhất là vào lúc cao điểm của mùa vụ, Xí nghiệp sẽ phải tồn kho một lượng hàng lớn chỉ có vậy vào những lúc trái mùa mới có hàng cung cấp cho thị trường. 5.1.2. Đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp. Tại Xí nghiệp, sản phẩm mua vào là gạo nguyên liệu và các loại gạo thành phẩm 5%, 10%, 15%, 20%... Loại sản phẩm mua vào này (gọi là gạo hàng hóa) sẽ được theo dõi tồn kho trên tài khoản 1561. Do đặc điểm gạo nguyên liệu không thể tồn kho lâu, sẽ dễ dẫn đến ẩm móc và hư hỏng. Nên khi mua vào gạo nguyên liệu sẽ được đổ hộc trực tiếp để lau bóng cho ra các loại gạo thành phẩm. Còn nếu mua vào là gạo thành phẩm sẽ được chất xếp vào kho và tùy theo nhu cầu sẽ xuất lau bóng thành từng loại gạo thích hợp. Các loại gạo hàng hóa đã qua lau bóng này sẽ được theo dõi tồn kho trên tài khoản 155. Lúc này tồn kho gạo hàng hóa 1561 sẽ chuyển sang trạng thái tồn kho gạo thành phẩm 155. Như vậy sản phẩm mua vào và sản xuất ra không thay đổi hẳn về chất mà chỉ có sự thay đổi về lượng. Nhưng do nhu cầu quản lý, nên cùng một loại gạo vẫn được theo dõi tồn kho trên hai tài khoản, nên không thể tách biệt là tồn kho nguyên liệu mua vào hay tồn kho thành phẩm. Bởi vì nguyên liệu mua vào cũng vốn là thành phẩm. Chính vì vậy đề tài nghiên cứu mô hình tồn kho ở đây không thể phân biệt là quản trị tồn kho nguyên liệu hay thành phẩm mà là nghiên cứu tồn kho cho cả hai loại mua vào và sản xuất ra được theo dõi trên tài khoản 155 và 1561. Ngoài ra, tại Xí nghiệp cũng có tồn kho phụ phẩm như: cám, tấm 2, tấm 3 nhưng loại này là không đáng kể nên tồn kho loại này có thể bỏ qua để đơn giản hóa trong việc tính toán và thu thập số liệu. Mặt khác, sản phẩm mua vào tại Xí nghiệp có nhiều loại với giá cả cũng không có sự chênh lệch lớn lắm. Nên nếu tính sản lượng đơn hàng tồn kho tối ưu cho từng loại thì rất khó khăn và cũng không cần thiết. Bởi kế hoạch thu mua trong năm của Xí nghiệp là bao nhiêu tấn gạo thành phẩm, chứ không có kế hoạc thu mua cụ thể từng loại gạo cho nên, việc tính toán sản lượng đơn hàng tối ưu chung cho các loại cũng phù hợp với tình hình của Xí nghiệp. 5.1.3. Đặc điểm thị trường cung ứng Xí nghiệp được đặt tại thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang, nằm trong khu vực ĐBSCL. Hàng năm khu vực này sản xuất ra một lượng lúa rất lớn chiếm khoảng một phần hai lượng lúa cả nước. Trong đó An Giang được biết đến là tỉnh có sản lượng lúa dẫn đầu khu vực. An Giang nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa cận xích đạo, với hai mùa rõ rệt: mùa mưa từ tháng năm đến tháng mười một với gió mùa tây nam và mùa khô từ tháng mười hai đến tháng tư với gió mùa đông bắc. Là một tỉnh ở vị trí đầu nguồn sông Cửu Long có sông Tiền và sông Hậu chảy qua. Hai nhánh sông này hàng năm đưa lượng phù sa bồi đắp cho đồng ruộng An Giang ngày thêm màu mỡ. Điều này, không những giúp cho An Giang trong những năm qua sau khi giữ phần đủ dùng trong nước, đã xuất khẩu một khối lượng gạo tương đối lớn ra nước ngoài mà còn là nơi hoạt động lý tưởng cho các Xí nghiệp trong việc thu mua sản xuất lúa gạo. Thị trường cung ứng đầu vào của Xí nghiệp là các vùng trong tỉnh như: Mỹ Hòa Hưng, Chợ Mới, Thoại Sơn, Châu Thành, Châu Phú… Ngoài ra, còn mua từ các tỉnh lân cận của khu vực như: Cần Thơ, Kiên Giang, Đồng Tháp, Sóc Trăng... Các nơi này có thị trường lúa gạo dồi dào, hàng năm đã cung cấp cho Xí nghiệp một lượng hàng hóa rất lớn, lượng hàng này do chính các bạn hàng thương lái đem đến tận Xí nghiệp để bán và cứ như thế Xí nghiệp thu mua vào liên tục. Do đặc thù của sản phẩm mang tính thời vụ và mua vào liên tục như thế tại Xí nghiệp không có một mô hình tồn kho nào. 5.1.4. Đặc điểm thị trường tiêu thụ Sản phẩm của Xí nghiệp được tiêu thụ thông qua ba kênh: xuất khẩu trực tiếp, cung ứng, ủy thác xuất khẩu. Trong đó chủ yếu là xuất khẩu trực tiếp. Châu Á là thị trường xuất khẩu truyền thống và tiêu thụ số lượng lớn trong tổng số lượng gạo hàng năm của Xí nghiệp. Thị trường Châu Phi đứng vị trí thứ hai trong tiêu thụ, các thị trường còn lại là Châu Đại Dương và Châu Âu. Trong năm 2006 Xí nghiệp đã mở rộng được thị trường Dubai, Poland, … Các thị trường này hàng năm tiêu thụ khoảng 72% sản lượng gạo của Xí nghiệp. Đây vốn là các thị trường khó tính, và để tạo được uy tín, thắt chặt quan hệ trong mua bán với các đối tác này đòi hỏi Xí nghiệp phải luôn có sẵn một lượng tồn kho để đáp ứng kịp thời. Bảng 5.1: Bảng cơ cấu thị trường xuất khẩu ĐVT: tấn Thị trường SL Tỷ lệ / SL Châu Á 36.188 47,74% Châu Phi 33.650 44,39% Châu Đại Dương 2.430 3,20% Châu Mỹ 2.150 2,84% Châu Âu 1.391 1,83% Tổng cộng 75.808 100% Biểu đồ 5.1: Thị trường xuất khẩu Bảng 5.2: Bảng cơ cấu hình thức tiêu thụ Hình thức tiêu thụ Số lượng (tấn) Tỷ lệ Xuất khẩu trực tiếp 60.850 68% Uỷ thác 22.876 26% Cung ứng 5.937 7% Tổng cộng 89.663 100% Biểu đồ 5.2: Hình thức tiêu thụ 5.2. Xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho Sơ đồ 5.1: Quy trình quản trị hàng tồn kho Xuất (KCS) (6) KCS Máy lau bóng (2) Gạo thành phẩm Kho (1) Lên hàng Gạo nguyên liệu Gạo TP (3) (4) (5) Đấu trộn Bán Bộ phận thu mua Bộ phận thu mua kiểm tra mua hàng vào. Sau đó, khi lên hàng KCS sẽ kiểm tra lại xem có đúng với mẫu không. Các loại gạo khác nhau sẽ được sắp xếp lưu kho hoặc phải qua công đoạn lau bóng (đối với gạo nguyên liệu) rồi mới nhập kho. Cuối cùng là xuất đấu trộn rồi bán hoặc xuất bán theo yêu cầu của khách hàng. Qua từng khâu đều được KCS kiểm tra lại cẩn thận. Khi nghiên cứu về mô hình tồn kho chúng ta cần giải đáp hai câu hỏi trọng tâm là: - Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu? - Khi nào thì tiến hành đặt hàng? Như vậy, xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho có nghĩa là chúng ta sẽ tính toán để tìm ra sản lượng đơn hàng tối ưu Q*. Để tìm ra sản lượng đơn hàng tối ưu này, có nhiều mô hình tồn kho để áp dụng. Và tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp, đặc điểm ngành nghề sản phẩm… mà áp dụng mô hình tồn kho thích hợp. Các mô hình tồn kho đó là: - Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng. Mô hình này thường được áp dụng đối với những hàng tồn kho có chi phí tồn trữ cao. Chẳng hạn như trường hợp của những nhà bán lẻ xe hơi và phụ tùng. - Mô hình tồn kho có khấu trừ theo sản lượng. Áp dụng trong trường hợp khi mua một lượng hàng đủ lớn nhà cung cấp sẽ áp dụng chính sách giảm đơn giá đối với lượng hàng đó để tăng doanh số bán hàng. Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua. Nếu mua với số lượng lớn thì sẽ được hưởng giá thấp. Nhưng lượng dự trữ sẽ tăng lên và do đó chi phí tồn kho sẽ tăng. Khi đó cần tính toán phải đặt lượng hàng là bao nhiêu để hưởng được giá chiết khấu với chi phí tồn kho là thấp nhất. - Mô hình tồn kho có dự trữ an toàn. Mô hình này được áp dụng trong trường hợp xảy ra khả năng thiếu hụt về hàng tồn kho. Để giảm bớt khả năng thiếu hụt này là duy trì một lượng tồn kho tăng thêm gọi là lượng tồn kho an toàn. - Mô hình EOQ (Mô hình sản lượng đơn hàng kinh tế). - Mô hình POQ. Đối với Xí nghiệp chế biến lương thực 1 chuyên kinh doanh về mặt hàng gạo là sản phẩm mang tính thời vụ, nó không thích hợp để sử dụng ba mô hình đầu. Bởi hàng hóa mua vào tất cả sẽ được đưa vào kho chứ không có dạng dự trữ để lại nơi cung ứng. Nhà cung ứng hay nói khác hơn là các bạn hàng thương lái cũng không khấu trừ theo sản lượng dù mua nhiều hay ít, cũng không xảy ra thiếu hụt về hàng tồn kho. Vì lúc nào Xí nghiệp cũng có sẵn một lượng tồn kho và dưạ vào lượng tồn kho đó Công ty phân bố số lượng bán choXí nghiệp trong khả năng của Xí nghiệp . Đối với mô hình EOQ là mô hình đơn giản và được sử dụng phổ biến nhất. Tuy nhiên, trong từng trường hợp của Xí nghiệp vừa nhập hàng vào sản xuất vừa tiêu thụ hàng nên mô hình POQ là thích hợp nhất. Sản lượng tối ưu Q* của mô hình này được tính như sau: Để xác định được Q* trên, chúng ta cần tìm giá trị của từng tham số. Ở đây, chúng ta sẽ đi tìm Q* của năm 2006 theo số liệu quá khứ của năm 2006. 5.2.1. Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho (D) - Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho D là số lượng xuất bán trong năm. - Lượng xuất bán trong năm 2006 là: 89.663 tấn thành phẩm. 5.2.2. Nhu cầu sử dụng tồn kho hàng ngày (d) d = D: Lượng sản phẩm bán ra trong năm n: Số ngày làm việc trong năm (trong một năm Xí nghiệp làm việc 300 ngày) d = = 299 tấn thành phẩm/ngày 5.2.3. Mức độ sản xuất (P) P chính là công suất sản xuất của nhà máy: P = 800 tấn nguyên liệu/ngày. Theo định mức thông thường tại Xí nghiệp thì 1 tấn gạo hàng hóa mua vào (gọi chung là gạo nguyên liệu) qua sản xuất sẽ cho ra 0,84 tấn gạo thành phẩm. Như vậy tỷ lệ hao hụt từ gạo nguyên liệu cho ra gạo thành phẩm là 16%. Như vậy: P = 800 x (1-16%) = 672 tấn thành phẩm/ngày 5.2.4. Chi phí tồn trữ hàng tồn kho: Ctt = QTB x H Tồn kho trung bình trong một năm của Xí nghiệp là số liệu trong bảng sau: Bảng 5.3: Bảng tình hình tồn kho của Xí nghiệp năm 2006 ĐVT: tấn Tháng TKĐK TKCK TKTB (ni) 1 6.625 4.640 5.632 2 4.640 9.464 7.052 3 9.464 17.623 13.544 4 17.623 22.523 20.073 5 22.523 21.245 21.884 6 21.245 17.231 19.238 7 17.230 20.151 18.691 8 20.151 26.073 23.112 9 26.073 17.584 21.828 10 17.584 8.725 13.154 11 8.725 4.918 6.822 12 4.918 3.227 4.073 Cộng 175.103 Nguồn: từ bảng cân đối xuất nhập tồn HH – TP của Xí nghiệp Theo như lý thuyết thì tồn kho trung bình sẽ bằng tồn kho tối đa chia hai, hay là mức tồn kho bình quân giữa đầu kỳ và cuối kỳ. Tuy nhiên theo tình hình tồn kho của Xí nghiệp để số liệu sát với thực tế và giảm bớt sai sót, tồn kho trung bình của năm 2006 sẽ được tính bằng trung bình cộng của tồn kho trung bình của các tháng. Theo bảng trên thì tồn kho trung bình của năm 2006 là: QTB = = = 14.592 tấn Chi phí tồn trữ hàng tồn kho trong một năm của Xí nghiệp gồm có các chi phí sau: - Chi phí về nhà kho. - Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện. - Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự trữ. - Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho. - Thiệt hại do hàng tồn kho bị hư hỏng mất mát. F Chi phí về nhà kho tại Xí nghiệp gồm có: - Thuê đất - Khấu hao quyền sử dụng đất - Khấu hao kho - Thuế đất - Thuế môn bài Thuế đất và thuế môn bài được tính chung cho toàn Công ty nên không biết được số phải nộp của Xí nghiệp. Do đó để biết được số thuế phải nộp của Xí nghiệp là bao nhiêu, chúng ta phải tiến hành phân bổ. Có nhiều tiêu thức để phân bổ. Ở đây đề tài sẽ phân bổ dựa vào mức đóng góp doanh thu của Xí nghiệp vào Công ty. Hay nói cách khác tiêu thức phân bổ ở đây là theo doanh thu. Bảng 5.4: Bảng doanh thu, thuế đất và thuế môn bài của Công ty ĐVT: 1000 đồng Chỉ tiêu Công ty Doanh thu 1.303.404.294 Thuế đất 2.869 Thuế môn bài 30.500 Doanh thu năm 2006 của Xí nghiệp là 398.938.717.000 đồng. Dựa vào doanh thu này ta có thể phân bổ thuế đất và thuế môn bài như sau: Thuế đất = x 398.938.717 = 878 (1000đ) Thuế môn bài = x 398.938.717 = 9.335 (1000đ) Bảng 5.5: Bảng phân bổ tiền thuế đất và thuế môn bài ĐVT: 1000 đồng Chỉ tiêu Công ty Xí nghiệp Doanh thu 1.303.404.294 398.938.717 Thuế đất 2.869 878 Thuế môn bài 30.500 9.335 Bảng 5.6: Bảng tính chi phí thuê đất phân xưởng Long Xuyên ĐVT: 1000 đồng Chỉ tiêu Kho 1 Kho 4 Các kho 2, 3, 5, 6 Tổng 1. Diện tích (m2) 3.671 1.044 3.558 8.273 2. Đơn giá thuê đất (đồng/m2) 2.450 7.350 7.350 3. Tiền phải nộp (ngàn đồng) 8.994 7.673 26.151 42.818 Bảng 5.7: Bảng tính chi phí về nhà kho Chỉ tiêu Kho Hòa An Kho Chợ Mới Kho Long Xuyên Cộng 1.Thuê đất - Diện tích (m2) - Đơn giá thuê (đ/m2) - Tiền thuê (ngàn đồng) 4.000 245 980 3.000 245 735 8.273 42.818 44.533 2. Khấu hao quyền sử dụng đất 80.114 3. Khấu hao kho 174.030 158.938 360.126 693.094 4. Thuế đất 878 5. Thuế môn bài 9.335 Cộng 827.954 F Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý hàng tồn kho: Nhân lực quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp là các thủ kho. Mỗi kho là một thủ kho. Gồm có 6 kho phân xưởng Long Xuyên, kho Hòa An, kho Chợ Mới. Bảng 5.8: Bảng tính chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý ĐVT: 1000 đồng Số người Lương bình quân tháng Số tháng Tiền lương trong năm 8 2.450 12 235.200 F Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho tại Xí nghiệp có chi phí vay vốn ngân hàng dùng cho hoạt động thu mua. Lãi vay ngân hàng năm 2006 của Xí nghiệp là: 3.849.067.000 đồng. Để đơn giản, đề tài giả định chi phí này như là khoản chi phí cơ hội cho việc sử dụng vốn vào hoạt động thu mua (là phần lợi ích bị mất đi khi đầu tư vào hoạt động thu mua thay vì đem số tiền đó đầu tư vào hoạt động khác). Nếu tính đúng ra việc xem chi phí này như là khoản chi phí cơ hội là không chính xác, nhưng do hạn chế về mặt thu thập số liệu nên tạm xem đây là khoản chi phí cơ hội để đơn giản trong tính toán. Ở đây chúng ta không đi tìm điểm hoàn hảo trong sự chính xác của số liệu, mà quan trọng là cần xử lý như thế nào trước một tình huống đặt ra. Vì vậy phần chi phí sử dụng vốn này có thể xem là khoản định phí. F Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát hư hỏng: thiệt hại dễ thấy nhất đối với mặt hàng gạo của Xí nghiệp trong việc tồn kho là hao hụt lưu kho. Cứ cuối mỗi tháng, thủ kho và kế toán kho sẽ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho một lần. Bằng cách đếm số đầu bao rồi tính toán lại đối chiếu với sổ sách. Và cứ cuối 6 tháng thì tiến hành kiểm kê hàng tồn kho trên quy mô toàn Công ty để báo số lượng về Công ty nắm. Đợt kiểm kê này được kiểm tra cẩn thận hơn, cũng do thủ kho kết hợp với Kế toán kho cùng các công nhân bốc xếp tiến hành. Bằng cách cân lại số lượng từng bao, đối chiếu sổ sách từ đó tính ra được lượng hao hụt trong lưu kho. Hao hụt lưu kho trong năm 2006 tập hợp được trong bảng sau: Bảng 5.9: Bảng tính hao hụt lưu kho Tên hàng Lượng (kg) Đơn giá (đồng) Tiền (ngàn đồng) Gạo 5% 13.482 4.732 63.797 Gạo 25% 1.860 3.704 6.889 Tấm 1 4.805 3.183 15.294 Cộng 85.980 Sở dĩ trên đây chỉ có số liệu hao hụt của ba loại trên (không có các loại gạo còn lại) là do ba loại trên thời gian lưu kho có phần lâu hơn. Các loại còn lại cũng có hao hụt tuy nhiên không đáng kể nên có thể bỏ qua. F Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện: gồm các chi phí - Chi phí công cụ dụng cụ: Pallette, cân điện tử, bình CO2, máy bơm nước, bình bột khô… - Năng lượng: điện thắp sáng. Bảng 5.10: Bảng tính chi phí thiết bị phương tiện ĐVT: 1000 đồng Thiết bị phương tiện Số tiền 1. Pallette 97.200 2. Năng lượng 21.500 3. Công cụ dụng cụ khác 12.250 Cộng 130.950 Như vậy: chi phí tồn trữ trong năm 2006 của xí nghiệp là 5.129.151.000 đồng. Bảng 5.11: Bảng tổng hợp chi phí tồn trữ trong một năm ĐVT: 1000 đồng Chỉ tiêu Giá trị 1. Chi phí về nhà kho 827.954 2. Chi phí sử dụng thiết bị 130.950 3. Chi phí nhân lực cho hoạt động quản lý 235.200 4. Phí tổn đầu tư vào hàng tồn kho 3.849.067 5. Chi phí hao hụt lưu kho 85.980 Cộng 5.129.151. Trong đó chỉ có chi phí hao hụt lưu kho có thể coi là biến phí. Tùy theo hàng tồn kho nhiều hay ít, thời hạn tồn kho lâu hay nhanh mà hao hụt lưu kho sẽ thay đổi. Còn các chi phí còn lại đều là định phí. Trong khi đó thường chi phí tồn kho trên một đơn vị (H) thường được coi là chi phí khả biến trên mỗi đơn vị hàng tồn kho. Nhưng dù tồn kho nhiều hay ít Xí nghiệp vẫn phải gánh chịu khoản chi phí cố định này. Nên để phản ánh sát với tình hình thực tế, ở đây đề tài sẽ chia chi phí tồn kho thành biến phí và định phí. - Biến phí tồn trữ (Btt): hao hụt lưu kho là 85.980 (1000đ). - Định phí tồn trữ (Đtt): chi phí về nhà kho, chi phí sử dụng thiết bị, chi phí nhân lực cho hoạt động quản lý và phí tổn đầu tư vào hàng tồn kho là: 5.129.151 – 85.980 = 5.043.171 (1000đ). Vậy chi phí tồn trữ trên một đơn vị hàng tồn kho chỉ tính cho biến phí. Còn định phí sẽ cộng vào chi phí tồn kho sau này. Như vậy: H = = 6 (1000đ) 5.2.5. Chi phí đặt hàng Cđh = Số lần đặt hàng trong một năm x chi phí một lần đặt hàng (S) Chi phí đặt hàng tại Xí nghiệp gồm có các chi phí sau: - Chi phí bốc xếp khi mua hàng: chi phí này biến động theo số lượng hàng được đặt mua. Bình quân là 6.000 đồng/tấn. Năm 2006 Xí nghiệp thu mua vào là 111.954 tấn. Vậy chi phí bốc xếp năm 2006 là: 671.724.000 đồng. - Chi phí tìm kiếm nguồn hàng: tại Xí nghiệp bạn hàng sẽ trực tiếp mang hàng đến bán nên chi phí giao dịch ở đây thường chỉ có chi phí điện thoại. - Chi phí cho nhân viên kiểm phẩm: có 12 nhân viên kiểm phẩm, lương bình quân 2.058.000 đồng/người. - Chi phí cho nhân viên kế toán kho: có 3 nhân viên, lương bình quân 2.100.000 đồng/người. Bảng 5.12: Bảng tính chi phí đặt hàng trong năm 2006 ĐVT:1000 đồng Chỉ tiêu Giá trị 1. Bốc xếp 671.724 2. Điện thoại 41.560 3. Nhân viên kiểm phẩm 296.352 4. Kế toán kho 75.600 Cộng 1.085.236 Vậy: tổng chi phí đặt hàng trong năm 2006 của Xí nghiệp là 1.085.236.000 đồng. Tương tự chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng cũng thế, sẽ được bốc tách thành định phí và biến phí. Trong đó chỉ có chi phí bốc xếp là biến phí còn lại như: chi phí cho việc tìm kiếm nguồn hàng (điện thoại), kiểm phẩm, kế toán kho được xem như là định phí. * Biến phí đặt hàng (Bđh): 671.724 (1000đ). * Định phí đặt hàng (Đđh): 413.512 (1000đ). Chi phí cho một lần đặt hàng (S) cũng chỉ tính cho biến phí. Chi phí đặt hàng Số lần đặt hàng trong năm S = Theo như lý thuyết, muốn tính được chi phí một lần đặt hàng cần phải biết được trong năm Xí nghiệp đặt mua hàng bao nhiêu lần. Tuy nhiên con số này không phải lúc nào cũng xác định được. Đối với những Xí nghiệp mua hàng theo đơn đặt hàng, hoặc mua sản phẩm từ những nhà cung ứng cụ thể nào đó, những sản phẩm không mang tính chất mùa vụ có thể mua bất cứ lúc nào… thì số lần đặt hàng trong năm sẽ xác định được. Tuy nhiên, đối với trường hợp của Xí nghiệp sản phẩm mua vào là mặt hàng gạo – một mặt hàng mang tính chất thời vụ, không phải lúc nào cũng có nguồn cung cần thiết. Vì vậy, Xí nghiệp không đợi đến lúc có đơn đặt hàng mới tiến hành mua vào, mà khi vào vụ sẽ bắt đầu thu mua liên tục. Đối tượng cung cấp đầu vào của Xí nghiệp rất đa dạng đó là các bạn hàng, thương lái, hộ dân, doanh nghiệp… Hàng ngày, họ vận chuyển hàng đến tận Xí nghiệp để bán với số lượng khác nhau ít có nhiều có. Do đặc điểm của sản phẩm và thu mua lẻ như thế Xí nghiệp không đặt hàng trước nên không thể biết được cũng như không thể tính được trong năm Xí nghiệp đặt hàng bao nhiêu lần. Không có số lần đặt hàng trong năm, sẽ không tính được chi phí cho một lần đặt hàng. Từ đó sản lượng đơn hàng tối ưu sẽ không tính ra được. Như vậy có phải chăng lý thuyết về các mô hình tồn kho không thể áp dụng vào thực tế? Không hẳn là như thế, lý thuyết chỉ là nền tảng để từ đó ta biết cách vận dụng vào thực tế sao cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Như đã nói ở trên, do đặc điểm thu mua của Xí nghiệp, ta không thể xác định được số lần đặt hàng trong năm. Nhưng ta có thể biết trong năm Xí nghiệp nhận được bao nhiêu đơn đặt hàng từ khách hàng, và để giao đủ hàng cho một hợp đồng như thế Xí nghiệp phải có thời gian chuẩn bị điều động đủ số lượng hàng để giao. Từ đó ta có thể giả định: tương ứng với một đơn đặt hàng của khách hàng là một đợt điều động nguồn hàng của Xí nghiệp là một lần Xí nghiệp đặt mua hàng. Vậy: Số lần đặt hàng trong năm = số đơn đặt hàng Xí nghiệp nhận được trong năm. Qua số liệu thống kê năm 2006 Xí nghiệp có các hợp đồng sau: Bảng 5.13: Bảng số liệu hợp đồng trong năm Loại hợp đồng Số lượng Xuất khẩu trực tiếp 144 Ủy thác xuất khẩu 11 Cung ứng nội địa 16 Cộng 171 Nguồn: thu thập từ phòng kinh doanh của công ty Từ đó ta có thể tính được S = = 3.928 (1000đ) 5.2.6. Chi phí tồn kho Tổng chi phí tồn kho tại Xí nghiệp gồm có: Chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng. Chi phí này năm 2006 là: 5.129.151 + 1.085.236 = 6.214.387.000 đồng. Nếu tách biệt riêng chi phí tồn kho như thế sẽ không có cơ sở để nhận định chi phí này là cao hay thấp. Chỉ có thể biết đươc chi phí này là hợp lý chưa khi nó đi kèm với các chỉ tiêu khác. Chi phí tồn trữ trên doanh thu = = 1,5% Chi phí tồn trữ trên tổng chi phí sản xuất = = 39% Chi phí tồn trữ trên tổng chi phí = = 17% Số liệu được lấy trên báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp Khi nói đến khoản mục chi phí thì càng thấp sẽ càng tốt. Ở đây chi phí tồn trữ cũng không ngoại lệ. Các khoản chi phí được nói đến ở trên chỉ có ý nghĩa tham khảo để người đọc có thể có tự so sánh, nhận định riêng của mình. Tuy nhiên theo chủ quan bản thân tôi nhận thấy, chi phí tồn trữ trên chi phí sản xuất là khá cao, chưa tốt. Vì vậy nên có biện pháp cần thiết để hạ thấp chi phí này. 5.2.7. Xác định sản lượng đơn hàng sản xuất tối ưu Kết hợp các thông số trên ta có thể tính được các chỉ tiêu sau: Bảng 5.14: Bảng tính các chỉ tiêu của mô hình POQ năm 2006 Khoản mục ĐVT Ký hiệu và công thức Giá trị 1. Nhu cầu hàng năm của HTK Tấn D 89.663 2. Nhu cầu sử dụng tồn kho hàng ngày Tấn d 299 3. Mức độ sản xuất Tấn P 672 4. Chi phí cho 1 đơn vị HTK Ngđ H 6 5. Chi phí 1 lần đặt hàng Ngđ S 3.928 6. Biến phí đặt hàng/tấn Ngđ Bđv 6 7. Định phí tồn kho Ngđ Đtt 5.043.171 8. Định phí đặt hàng Ngđ Đđh 413.512 9. Sản lượng sản xuất kinh tế Tấn TP Q* (*) 14.543 10. Sản lượng đặt hàng tối ưu Tấn NL (**) 17.313 11. Số đơn hàng trong năm Đơn hàng 6,16 12. Chi phí tồn kho min Ngđ CTK (***) 6.125.958 13. Khoảng cách giữa 2 đơn hàng Ngày 49 14. Lượng tồn kho tối đa Tấn 8.072 15. Thời gian SX 1 đơn hàng Ngày 22 16. Thời gian sử dụng Ngày 27 17. Tỷ lệ % thời gian HTTK hoạt động % 55 (*) (***) Chi phí tồn kho theo như lý thuyết là: Tuy nhiên như đã nói ở trên, Xí nghiệp không mua hàng theo đơn đặt hàng nên chi phí tồn kho nếu tính theo công thức trên sẽ không phản ánh đúng chi phí thực tế phát sinh tại Xí nghiệp. Chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ cũng vậy phần lớn là định phí nếu không tách riêng để tính chi phí như trên sẽ không chính xác. Nên công thức tính chi phí tồn kho đã được thay đổi như trên. Ở đây ta tính được sản lượng hàng sản xuất kinh tế là 14.543 tấn tương ứng với nhu cầu bán ra trong năm là 89.663 tấn. (**) Nhưng nhu cầu bán ra trong một năm là 89.663 tấn không có nghĩa là ta phải thu mua vào lượng hàng đúng với con số đó. Bởi đây là doanh nghiệp sản xuất chớ không phải doanh nghiệp thương mại mua đi bán lại. Ở đây Xí nghiệp phải mua hàng vào rồi qua công đoạn lau bóng mới cho ra thành phẩm để bán. Nên để có 14.543 tấn gạo thành phẩm thì phải mua vào bao nhiêu tấn gạo nguyên liệu. Vì vậy ta phải tiến hành quy đổi thành phẩm thành nguyên liệu mua vào. Bởi ta cần tính sản lượng đơn hàng mua vào tối ưu. Như đã trình bày ở trên tỷ lệ quy đổi từ gạo nguyên liệu ra thành phẩm là 84%. Vậy để có 14.543 tấn thành phẩm cần mua vào một lượng là: = 17.313 (tấn gạo NL). Tương tự để đáp ứng đủ sản lượng bán trong năm là 89.663 tấn cần mua vào 106.742 tấn gạo các loại. Kết luận Sản lượng đơn hàng mua vào tối ưu cho mỗi lần đặt hàng là 17.313 tấn. Nếu đặt hàng theo sản lượng của mô hình này chi phí tồn kho năm 2006 của Xí nghiệp sẽ ở mức thấp nhất là 6.125.958.000 đồng. Chi phí tồn trữ năm 2006 theo truyền thống là 6.214.387.1000 đồng. Như vậy nếu đặt hàng theo mô hình POQ Xí nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí tồn kho là 88.429.000 đồng (khoảng 1,4%). Theo mô hình này để đáp ứng đủ nhu cầu hàng tồn kho trong một năm Xí nghiệp phải đặt mua số lượng hàng như vậy 6 lần. Cứ cách khoảng 49 ngày thì tiến hành đặt hàng một lần. Trong khoảng thời gian 49 ngày thì mất 22 ngày mới sản xuất xong một đơn hàng, và thời gian sử dụng lượng tồn kho là 27 ngày (có nghĩa là với lượng tồn kho tối đa là 8072 tấn, mỗi ngày cung cấp 299 tấn do đó cung cấp trong 27 ngày là hết). Xong khoảng thời gian đó thì lượng hàng trong kho đã hết, lúc này sẽ bắt đầu đơn đặt hàng mới. Điều này chỉ có thể áp dụng được nếu việc cung cấp bổ sung hàng tồn kho sẽ được diễn ra ngay tức thời (hay nói cách khác thời gian chuẩn bị giao nhận hàng là bằng 0) thì chúng ta sẽ đợi đến lúc hàng trong kho hết sẽ tiến hành đặt hàng lại. Tuy nhiên trên thực tế thường có khoảng thời gian trôi qua giữa thời điểm đặt hàng và thời điểm hàng được nhận tại kho. Cho nên thực tế một doanh nghiệp không bao giờ chờ đến cuối chu kỳ hàng tồn kho mới đặt hàng lại. Thay vào đó, các doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng trước n ngày cho cuối mỗi chu kỳ dự trữ. Số ngày n này được xác định bằng với thời gian chuẩn bị giao nhận hàng bổ sung. Đối với trường hợp của Xí nghiệp cũng vậy không thể đợi đến lúc hàng trong kho hết mới bắt đầu mua vào. Vậy điểm đặt hàng lại của Xí nghiệp là bao nhiêu? Muốn biết được điểm đặt hàng lại này ta cần biết thời gian vận chuyển một đơn hàng. Hay nói cách khác là thời gian để các đối tác cung ứng thu mua đủ một đơn hàng. Mà thời gian này thì không giống nhau giữa các lần đặt hàng, do nguồn cung vào các thời điểm khác nhau không giống nhau nên điểm đặt hàng lại cũng sẽ khác nhau, không phải là một sản lượng cố định. Cho nên để tính được điểm đặt hàng lại ta phải đi vào một trường hợp cụ thể. Trường hợp này sẽ được đề cập ở phần sau. Nhận xét về tính khả thi của mô hình Tính khả thi của mô hình về ích lợi kinh tế: như đã nói ở trên, theo mô hình này sẽ tiết kiệm được chi phí tồn kho khoảng 88 triệu (tương đương 1,4%) so với tổng chi phí tồn kho thực tế. Vậy xét về phương diện ích lợi kinh tế thì đây là mô hình khả thi, có thể áp dụng được bởi nó giúp giảm được phần nào trong chi phí tồn kho. Tính khả thi đối với các yêu cầu khác: - Về khả năng cung ứng: Xí nghiệp có một điểm thuận lợi là nằm ngay vùng nguyên liệu của tỉnh, đối tác từ các nơi lân cận đều vận chuyển hàng đến đây để bán. Bên cạnh đó, Xí nghiệp đã làm ăn lâu năm có nhiều bạn hàng và đối tác quen thuộc. Cho nên, việc triển khai mỗi lần mua vào với sản lượng như trên là nằm trong khả năng của Xí nghiệp, nguồn cung sản phẩm đầu vào có thể đáp ứng được sản lượng này. - Về khả năng đáp ứng nhu cầu: sản lượng đơn hàng tối ưu tính được ở trên là kết quả của sự kết hợp nhiều thông số, sản lượng mua vào là dựa trên kế hoạch xuất bán của Xí nghiệp nên sản lượng mua như trên sẽ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. - Về chất lượng: Nếu tiến hành mua vào theo sản lượng của mô hình trên. Trong một năm Xí nghiệp sẽ tập trung triển khai thành 6 lần mua hàng. Mỗi lần mua có thể chia ra thành nhiều đợt hay thực hiện trong nhiều chuyến hàng (vì theo mô hình này sản lượng của một đơn hàng có thể được thực hiện trong nhiều chuyến hàng). Tập trung thu mua như vậy có thể kiểm tra được nguồn hàng tốt hơn, không phải thu mua nhỏ lẻ như truyền thống. Từ đó làm cho thời gian lưu kho cũng được rút ngắn lại, giảm bớt được hao hụt, chất lượng sản phẩm được nâng cao. - Về khả năng quản trị: có thể nói cái đựơc lớn nhất của mô hình không phải là ích lợi kinh tế. Mà sẽ giúp cải thiện được khả năng quản trị hàng tồn kho tại Xí nghiệp. Ở đây, mô hình này không đòi hỏi phải áp dụng phương pháp hay cải tiến tổ chức quản lý gì đó sâu xa trong nội bộ của Xí nghiệp. Mà chỉ là xác định được sản lượng tối ưu cho mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu để từ đó Xí nghiệp triển khai mua theo sản lượng này, tổ chức lại việc thu mua cho phù hợp. Như thế không những tiết kiệm được chi phí tồn kho, đáp ứng nhu cầu mà còn giúp Xí nghiệp chủ động trong việc thu mua. Thay vì trước đây Xí nghiệp thu mua vào một cách nhỏ lẻ, có bao nhiêu mua bấy nhiêu hoặc mua khi nào đầy kho thì ngưng. Như thế thì dường như hơi bị động và lãng phí chưa thực sự tốt lắm. Theo mô hình này Xí nghiệp sẽ biết được nên mua vào mỗi lần là bao nhiêu để tiết kiệm chi phí tồn kho mà vẫn đáp ứng được nhu cầu. Từ đó tập trung các nguồn lực để tiến hành thu mua theo sản lượng trên. - Về sức chứa của kho: sức chứa các kho của Xí nghiệp lên đến 26.500 tấn, ở đây mỗi lần mua vào là 17.313 tấn nằm trong khả năng chứa của kho. Nên sức chứa của kho sẽ đáp ứng được sản lượng mua này. Như vậy mô hình POQ này là khả thi có thể áp dụng vào tình hình thực tế tại Xí nghiệp. 5.3. Vận dụng vào xây dựng mô hình tồn kho cho năm 2007 Mô hình tồn kho năm 2007 có thể tiến hành theo các bước của sơ đồ sau: Sơ đồ 5.2: Sơ đồ thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho Xác định các chi phí liên quan Xác định sản lượng đơn hàng tối ưu Hoạch định nguồn lực Hoạch định nhu cầu Triển khai thu mua Tổ chức sản xuất lưu kho và quản lý Dựa vào số liệu quá khứ năm 2006 ta có thể tính được các số liệu để xây dựng mô hình cho năm 2007. 5.3.1. Hoạch định nhu cầu Nhu cầu hàng tồn kho trong năm là kế hoạch của Công ty, Xí nghiệp sẽ thực hiện theo kế hoạch này. Cụ thể, theo kế hoạch kinh doanh trong năm 2007 của Xí nghiệp thì doanh số bán hàng khoảng 107.000 tấn (so với thực tế năm rồi tăng khoảng 20%). Như vậy D của năm 2007 là 107.000 tấn thành phẩm. Từ đó ta có thể tính d = = 357 tấn. Công suất nhà máy năm 2007 vẫn không thay đổi P = 672 tấn thành phẩm/ ngày. 5.3.2. Xác định các chi phí liên quan Đối với S và H ta dựa vào năm 2006 để tính ra chi phí cho một lần đặt hàng và chi phí tồn trữ trên một đơn vị hàng tồn kho, nó bao gồm cả biến phí và định phí. Định phí xem như không có sự thay đổi, còn biến phí sẽ thay đổi theo số lượng hàng mua vào. Cụ thể, năm 2006 thu mua vào là 111.954 tấn thì hao hụt lưu kho thực tế (quy đổi ra giá trị) là 85.980.000 đồng. Theo kế hoạch bán hàng năm 2007 để có 107.000 tấn thành phẩm thì cần mua vào là: (tấn) hao hụt Theo quy tắc tam suất ta có thể ước lượng hao hụt lưu kho cho năm 2007 như sau: 111.954 tấn 85.980 (1000đ) 127.380 tấn Hao hụt? Hao hụt lưu kho năm 2007 = = 97.827 (1000đ) Tương tự biến phí đặt hàng (chi phí bốc xếp) sẽ thay đổi theo sản lượng mua vào. Năm 2007 sản lượng cần mua vào là 127.380 tấn. Chi phí bốc xếp/tấn là 6.000 đồng. Vậy biến phí đặt hàng năm 2007 là: 127.380 * 6 = 764.280 (1000đ). Số lần đặt hàng trong năm cũng vậy. Năm 2006 bán ra 89.663 tấn tương ứng với 171 đơn hàng. Năm 2007 kế hoạch bán ra là 107.000 tấn. Vậy số lần đặt hàng năm 2007 có thể tính: *171 = 204 đơn hàng/năm. Từ đó ta có: H = = 6,7 (1000đ) S = = 3.746 (1000đ) 5.3.3. Xác định sản lượng đơn hàng tối ưu Từ các số liệu trên ta có thể tính các chỉ tiêu của mô hình POQ năm 2007 như sau: Bảng 5.15: Bảng tính các chỉ tiêu của mô hình POQ năm 2007 Khoản mục ĐVT Ký hiệu và công thức Giá trị 1. Nhu cầu hàng năm của HTK Tấn D 107.000 2. Nhu cầu sử dụng tồn kho hàng ngày Tấn d 357 3. Mức độ sản xuất Tấn P 672 4. Chi phí cho 1 đơn vị HTK Ngđ H 6,7 5. Chi phí 1 lần đặt hàng Ngđ S 3.746 6. Biến phí đặt hàng/tấn Ngđ Bđv 6 7. Định phí tồn kho Ngđ Đtt 5.043.171 8. Định phí đặt hàng Ngđ Đđh 413.512 9. Sản lượng sản xuất kinh tế Tấn TP Q* (*) 15.977 10. Sản lượng đặt hàng tối ưu Tấn NL (**) 19.020 11. Số lượng đơn hàng trong năm Đơn hàng 6,7 12. Chi phí tồn kho min Ngđ CT (***) 6.225.421 13. Khoảng cách giữa 2 đơn hàng Ngày 45 14. Lượng tồn kho tối đa Tấn 7.489 15. Thời gian SX 1 đơn hàng Ngày 24 16. Thời gian sử dụng Ngày 21 17. Tỷ lệ % thời gian HTTK hoạt động % 47 Vậy: sản lượng đơn hàng tối ưu cần mua vào cho mỗi lần đặt hàng năm 2007 là 19.020 tấn. Nếu đặt hàng theo sản lượng này, chi phí tồn kho năm 2007 của Xí nghiệp sẽ ở mức thấp nhất là 6.225.421.000 đồng. 5.3.4. Hoạch định nguồn lực Về tổ chức: Để có thể tiến hành mua theo sản lượng trên, Xí nghiệp phải thiết lập và duy trì kênh thông tin ngầm với các đối tác cung ứng để nắm bắt, thông báo những thông tin cần thiết cho nhau. Chẳng hạn như, cho các đối tác biết trong khoảng thời gian nào đó Xí nghiệp cần loại gạo gì, số lượng bao nhiêu để họ thu mua theo yêu cầu của Xí nghiệp. Hoặc từ các đối tác Xí nghiệp có thể biết sản lượng mà các thương lái có thể mua được là bao nhiêu để lên kế hoạch thu mua theo sản lượng nào, thời gian nào là thích hợp. Như vậy thì việc triển khai mua theo sản lượng như trên sẽ dễ dàng thực hiện được. Việc hình thành kênh thông tin ngầm với các đối tác cung ứng thì chắc hẳn Xí nghiệp thu mua gạo nào cũng có. Vấn đề ở đây là phải biết sử dụng một cách hiệu quả mối liên hệ này để dễ dàng thực hiện thu mua theo mô hình trên. Xí nghiệp nên phát huy tốt và duy trì tiền đề đã có sẵn để hỗ trợ đắc lực cho công tác thu mua. Về nhân lực: Việc thu mua theo sản lượng như trên, mỗi lần thu mua là 19.020 tấn. Tuy nhiên Xí nghiệp có thể chia ra mua làm nhiều đợt tùy theo nguồn cung đầu vào và thời điểm thu mua. Theo mô hình này, chỉ tổ chức thu mua lại cho có hệ thống và tập trung hơn (không mua nhỏ lẻ như trước). Nên không có ảnh hưởng lớn đến nguồn nhân lực, vì vậy cũng không cần có sự thay đổi. Với lực lượng hiện tại của Xí nghiệp vẫn có thể thực hiện được. Tuy nhiên, khi đã biết sản lượng mua vào ở mức độ nào đó Xí nghiệp cũng nên xem xét đến nguồn nhân lực hiện tại có thể đáp ứng được không để có sự tăng cường bố trí lại hợp lý. Chẳng hạn như công nhân bốc xếp, nếu sản lượng mua vào nhiều có thể tăng cường điều động thêm công nhân. 5.3.5. Triển khai thu mua Vấn đề lớn nhất ở đây là làm sao để triển khai thu mua theo sản lượng trên? Theo mô hình năm 2007 sản lượng đơn hàng mua vào tối ưu cho mỗi lần đặt hàng là 19.020 tấn/lần. Và trong năm phải mua vào sản lượng như vậy là 7 lần. Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng là 45 ngày. Để làm được điều này cần phải có mối liên lạc tốt với các đối tác cung ứng, để họ có thể cung ứng kịp thời theo nhu cầu mà Xí nghiệp cần. Việc triển khai thành các đợt mua vào, sản lượng là bao nhiêu cho mỗi đợt là dựa theo sự hiểu biết, kinh nghiệm của Ban lãnh đạo Xí nghiệp về tình hình cung ứng, vùng nguyên liệu, thời gian thu hoạch ở các thời điểm khác nhau mà đưa ra quyết định hợp lý. Tuy nhiên không nhất thiết khoảng cách giữa hai lần đặt hàng phải là 45 ngày (tức xong 45 ngày mới tiến hành một lần đặt hàng mới) mà tùy theo nguồn cung đầu vào có sự thay đổi, khoảng cách này có thể kéo dài ra hoặc rút ngắn lại. Và điểm đặt hàng lại phải được tiến hành trước thời điểm của khoảng cách này. Điểm đặt hàng lại (R) được xác định: R = d.L d: nhu cầu sử dụng hàng tồn kho bình quân một ngày (357 tấn). L: thời gian chuẩn bị giao nhận hàng. Thời gian này sẽ khác nhau giiữa những thời điểm thu mua khác nhau. Và Xí nghiệp sẽ biết được khoảng thời gian này là bao lâu. Từ đó xác định được điểm đặt hàng lại. Chẳng hạn như vào những lúc nguồn cung nhiều, thông qua các đối tác cung ứng, kinh nghiệm thu mua của mình. Xí nghiệp biết được để có đủ sản lượng cần mua các đối tác, bạn hàng phải thu mua trong vòng 20 ngày. R lúc này là: R = 357 * 20 = 7.140 (tấn) Có nghĩa là khi hàng trong kho còn 7.140 tấn, Xí nghiệp sẽ bắt đầu đặt hàng lại để các đối tác triển khai thu mua. 5.3.6. Tổ chức sản xuất lưu kho và quản lý kho Với sản lượng thu mua như trên 19.020 tấn/lần hoàn toàn nằm trong khả năng sức chứa của kho, công suất lau bóng của máy (công suất máy là 800 tấn nguyên liệu/ngày đêm). Vì vậy phải mất 24 ngày là sản xuất xong một đơn hàng. Thời gian sử dụng hàng tồn kho là 21 ngày. Trong khoảng thời gian này cũng có thể xuất thành phẩm để chạy máy lại theo yêu cầu của khách hàng. Cho nên, khoảng thời gian cách nhau giữa hai lần đặt hàng việc tổ chức sản xuất và lưu kho vẫn sẽ diễn ra bình thường theo quy trình tồn kho tại Xí nghiệp, không có thay đổi trong sản xuất và lưu kho. Tuy nhiên ở đây cần lưu ý đến việc sắp xếp hàng vào kho sao cho hợp lý có trật tự vì sản lượng mua vào mỗi lần tương đối lớn và tập trung. Cuối mỗi tháng tiến hành kiểm kê hàng tồn kho một lần như thường kỳ vẫn làm. Ngoài ra, có thể kiểm kê thêm vào cuối mỗi lần mua hàng. Vệ sinh kho làm cho kho thông thoáng… Tóm lại: trong trường hợp của Xí nghiệp việc áp dụng mô hình tồn kho POQ là thích hợp nhất. Nó không chỉ giúp Xí nghiệp tiết kiệm về chi phí tồn kho. Mà còn giúp Xí nghiệp chủ động hơn trong công tác thu mua. Biết được với nhu cầu là thế (theo kế hoạch) thì cần mua vào mỗi lần với số lượng là bao nhiêu để chi phí tồn kho là thấp nhất, giảm bớt được thời gian lưu kho, chất lượng sản phẩm được đảm bảo hơn. Điều mà hiện tại Xí nghiệp chưa thực hiện được. Để tính được sản lượng này, trước tiên cần phải hoạch định nhu cầu hàng tồn kho trong năm. Đây là nhiệm vụ thuộc về phòng kinh doanh của Công ty, Xí nghiệp không phải thực hiện khâu này. Kế đến là xác đinh các chi phí liên quan để từ đó tính được sản lương đơn hàng tối ưu. Có thể nói đây là mục đích cuối cùng mà mô hình hướng đến. Vấn đề còn lại là làm sao tổ chức nguồn lực, triển khai thu mua, tổ chức sản xuất và lưu kho hợp lý theo tình hình thực tế tại Xí nghiệp. Chương 6: KẾT LUẬN 6.1. Nhận xét Về công tác quản lý hàng tồn kho Qua một thời gian tìm hiểu về công tác quản lý hàng tồn kho cũng như quy trình luân chuyển chứng từ tại Xí nghiệp. Tôi nhận thấy tất cả đều được tổ chức quản lý khá chặt chẽ, có hệ thống, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các khâu và có sự phối hợp rất tốt. Thứ nhất, tính quản lý chặt chẽ được thể hiện ở chỗ: khi hàng được nhập kho đều được thủ kho ghi chép, theo dõi cẩn thận về tình trạng nhập kho của chúng. Chẳng hạn như: ngày nhập, số lượng, phẩm chất… Nhờ sự theo dõi chặt chẽ như vậy thủ kho có thể xác định được chính xác phẩm chất của từng lô hàng để điều động xuất sản xuất, xuất bán phù hợp. Thứ hai, tính hệ thống thể hiện ở chỗ: hàng hóa trong kho được chất xếp theo trình tự nhất định, phân biệt rõ ràng giữa các loại hàng khác nhau. Hàng nhập trước sẽ được xuất trước làm cho vòng quay hàng tồn kho diễn ra đều đặn, tránh được sự kéo dài thời gian lưu kho của một loại hàng nào đó gây ảnh hưởng không tốt đến chất lượng gạo. Thứ ba, phân công phân nhiệm và phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu được thể hiện: qua từng khâu của quy trình đều có cán bộ phụ trách xem xét lại cẩn thận, mỗi người một việc được phân định rõ ràng, không chồng chéo lên nhau. Chẳng hạn: Tổ kiểm tra chất lượng là các KCS sẽ chịu trách nhiệm xem hàng và quyết định giá, kiểm tra lại khi lên hàng. Trong quá trình sản xuất, xuất bán cũng do KCS kiểm tra chất lượng gạo. Việc xem cân, sắp xếp nhập kho, điều động xuất kho là nhiệm vụ của thủ kho. Kế toán chịu trách nhiệm ghi chép lại các nghiệp vụ phát sinh, số lượng nhập xuất trong ngày do thủ kho báo để lập các chứng từ có liên quan. Kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho vào cuối tháng, đối chiếu lại hàng ngày số liệu ghi chép giữa phiếu nhập kho của mình với sổ theo dõi của thủ kho để ghi vào thẻ kho. Việc thu chi tiền là trách nhiệm của thủ quỹ. Ở đây có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, không có sự kiêm nhiệm (dễ thấy nhất là tách biệt giữa chức năng bảo quản tài sản của thủ quỹ với chức năng kế toán). Điều này là rất tốt giúp các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng kịp thời. Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình. Chính các yếu tố này đã góp phần vào nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đáp ứng giao hàng cho khách hàng đúng lúc. Tuy nhiên vẫn còn một số khiếm khuyết nhỏ đã nêu ở trên cần được khắc phục như: Chỉ dựa vào cảm quan để xem hàng. Vẫn còn một số trường hợp hàng được chất xếp không đúng quy định. Các loại gạo khác nhau không được chất xếp riêng mà để chung một kho. Các yếu tố này sẽ góp phần nhỏ không tốt đến chất lượng hàng tồn kho. Về thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho Thực tế công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp đã khá tốt. Tuy nhiên bao nhiêu đó chưa thể thấy hết mặt hiệu quả của nó. Đó chỉ mới là tốt về mặt định tính, còn định lượng thì chưa biết được. Bởi hiện tại Xí nghiệp chưa áp dụng một mô hình tồn kho nào vào công tác thu mua để xác định xem nên triển khai mỗi lần mua vào là bao nhiêu. Vì vậy, về mặt quản trị hàng tồn kho tại Xí nghiệp có đôi nét cần phải được cải thiện nhất là trong khâu tổ chức thu mua. Nên triển khai mua theo sản lượng như đã tính toán ở trên không những sẽ tiết kiệm được chi phí tồn kho mà còn đáp ứng được nhu cầu, giảm bớt được thời gian lưu kho, chất lượng sản phẩm được đảm bảo hơn. Và điều quan trọng là tạo cho Xí nghiệp một thế chủ động. Có nghĩa là với nhu cầu dự kiến là như thế thì sẽ thu mua như thế nào, bao nhiêu là đủ chứ không phải có bao nhiêu thì mua bấy nhiêu như trước đây. Từ đó cho thấy việc áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho vào điều kiện kinh doanh thực tế tại Xí nghiệp là rất cần thiết. 6.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho Mặc dù còn tồn tại các khiếm khuyết nhỏ, nhưng điều đó không thể phủ nhận một điều rằng công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp hiện tại là khá tốt. Vì vậy để góp phần hoàn thiện, nâng cao thêm hiệu quả quản lý này, cần phải: Đối với những lô hàng mua vào với số lượng nhiều, hay những lúc nguồn cung đầu vào tăng vọt. Các cán bộ thu mua nên xem xét, kiểm tra hàng kỹ hơn (như đem mẫu lên phòng kiểm phẩm phân tích tính toán tỷ lệ thu hồi… ). Để KCS làm tốt nhiệm vụ này, Ban lãnh đạo Xí nghiệp có thể đưa ra quy định khi mua hàng với số lượng lớn bao nhiêu thì phải tiến hành kiểm tra cẩn thận hơn, đồng thời giám sát việc thực hiện. Có như vậy chất lượng gạo thu mua sẽ được đảm bảo hơn. Những lúc hàng mua vào nhiều thủ kho nên tăng cường giám sát, chỉ dẫn các công nhân chất xếp theo đúng quy định để giúp cho việc luân chuyển hàng trong xuất kho được tốt hơn. Tránh được tình trạng một số lô hàng bị ứ đọng lại quá lâu. Nên sắp xếp một vài kho để riêng một loại gạo nào đó. Chẳng hạn như đối với kho 3, 5, 6 tại phân xưởng Long xuyên. Ở các kho này không có lắp đặt dây chuyền lau bóng gạo có thể dùng để chất riêng một loại gạo nào đó (các kho còn lại chất chung là không tránh khỏi) điều này sẽ giúp cho việc quản lý, kiểm soát được dễ dàng hơn, có thể tránh được những sai sót nhỏ khi xuất hàng. Mặt khác, để góp phần nâng cao hiệu quả về quản lý hàng tồn kho cả về mặt định tính và định lượng. Điều đầu tiên là cần tập trung làm tốt trong khâu quản lý hàng tồn kho, giữ vững và phát huy những mặt tốt đã thực hiện được. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo Xí nghiệp cần thực hiện tốt vai trò của mình: tạo mối liên hệ tốt với các đối tác cung ứng, nắm bắt kịp thời về tình hình nguồn cung của thị trường để đưa ra những định hướng, đề xuất, điều chỉnh sản lượng thu mua hợp lý theo từng thời điểm khác nhau. Để làm tốt điều này, bộ phận xây dựng kế hoạch cần phải cố gắng hơn để đưa ra các kế hoạch hợp lý (theo sát tình hình thị trường, có các dự báo thống kê chính xác… ). Bởi vì Xí nghiệp thực hiện thu mua theo kế hoạch, nên kế hoạch có tốt có phù hợp sẽ là yếu tố đầu tiên góp phần nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện. Mặt khác, bộ phận thu mua cũng phải có sự nổ lực hết mình để góp phần thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra. 6.3. Kết luận Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của tỉnh và là một trong top 5 doanh nghiệp đứng đầu về lĩnh vực kinh doanh gạo trong cả nước. Đặc biệt là về xuất khẩu, thời gian qua đã đóng góp không nhỏ vào kim ngạch xuất khẩu cả nước nói chung, tỉnh An Giang nói riêng. Tổng sản lượng của Công ty hàng năm xấp xỉ 250.000 tấn, trong đó chỉ riêng Xí nghiệp chế biến lương thực 1 chiếm khoảng 90.000 tấn (doanh thu của Xí nghiệp chiếm khoảng 35% trong tổng doanh thu của Công ty). Điều đó cho thấy đóng góp rất lớn của Xí nghiệp vào sự phát triển của Công ty nói riêng, tỉnh An Giang nói chung. Điều này được thể hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp qua các năm đều đạt lợi nhuận cao. Có được những thành tựu như vậy là nhờ vào sự chỉ đạo đúng đắn từ phía Ban lãnh đạo Công ty cùng với sự nổ lực hết mình của các thành viên trong Xí nghiệp. Tin rằng với sự quan tâm lãnh đạo từ các phía cùng những kết quả mà Xí nghiệp đã đạt được cộng với sự nổ lực không ngừng, sự quyết tâm của các thành viên của Xí nghiệp sẽ góp phần chấp thêm đôi cánh cho hạt gạo Angimex ngày càng bay cao bay xa hơn trên thị trường quốc tế. Trong quá trình tìm hiểu về Xí nghiệp cũng như Công ty, tôi đã có một cái nhìn khái quát, hiểu rõ hơn về đặc điểm tình hình hoạt động của Xí nghiệp. Đây là khoảng thời gian thực tập rất có ý nghĩa, đã giúp tôi đi sâu tìm hiểu về một lĩnh vực cụ thể trên thực tế, tập trung chủ yếu là về công tác quản lý hàng tồn kho, từ đó thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho thích hợp. Điều mà những kiến thức trên lớp chúng tôi không thể nào có được. Qua thời gian thực tập này đã giúp tôi nhận thấy rằng, những kiến thức tích lũy được trên lớp nếu chỉ đem vận dụng vào thực tế một cách cứng nhắc, thuần túy, không linh hoạt thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế thì khó lòng đem lại kết quả khả quan. Từ đó cho thấy lý thuyết thuần túy cần có sự hỗ trợ của thực tiễn. Với tôi đề tài này rất có ý nghĩa bởi tính mới mẽ của nó: Thứ nhất, Xí nghiệp chưa đưa các mô hình quản trị hàng tồn kho vào thực tế. Mặc dù hiện tại công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp đã khá tốt. Nhưng không vì thế mà chúng ta quên đi vấn đề rất quan trọng là về quản trị hàng tồn kho đó chính là đề ra những phương hướng, chỉ tiêu, cách thức thực hiện để góp phần nâng cao thêm, hoàn thiện hơn trong quản lý hàng tồn kho. Quản trị đúng đắn, quản lý tốt là một trong những tiền đề quyết định đến sự thành công, mang lại hiệu quả trong vấn đề thực hiện. Vì vậy cần kết hợp tốt giữa hai mặt quản lý và quản trị. Muốn vậy thì việc áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho vào điều kiện quản lý hàng tồn kho thực tế tại Xí nghiệp là điều cần phải thực hiện và rất cần thiết. Thứ hai, đề tài này chưa được thực hiện bởi các sinh viên khóa trước của trường. Cho nên viêc tìm hiểu đề tài này có thể nói đã tạo tiền đề, đóng góp được phần nào, làm phong phú thêm các lĩnh vực mà các bạn sinh viên khóa sau có thể lựa chọn nghiên cứu, phát triển lên để làm đề tài nghiên cứu cho chính mình sau này. Tuy nhiên, chưa hẳn cái gì mới là đã hay đã tốt. Mà cái hay cái tốt ở đây phải đươc thể hiện ở chỗ nó cần thiết như thế nào, người nghiên cứu đã phân tích rõ vấn đề đó chưa. Đây là điều rất quan trọng mà có thể nói đó cũng là một điểm hạn chế mà đề tài này chưa đi sâu làm sáng tỏ. Ở đây, tôi chỉ mới phát thảo được những vấn đề cơ bản, đề ra những phương hướng chung để thực hiện mà chưa đi sâu làm rõ, đưa ra những phương hướng cụ thể để giải quyết. Đó là do những hạn chế nhất định về mặt chuyên môn, cộng với thời gian thực tập còn ngắn và sự mới mẽ của đề tài nên không thể tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết. Mong được sự đóng góp của quý thầy cô. @&?