Thu thập thông tin cho kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH hệ thống công nghiệp LG - VINA

c«ng cô nµy kh«ng chØ thèng kª vÒ sè l­îng, chñng lo¹i c¸c yÕu tè ®Çu vµo mµ chóng cßn cho phÐp kiÓm so¸t ®­îc t×nh tr¹ng hiÖn t¹i còng nh­ kh¶ n¨ng ®¸p øng ®èi víi c¸c yªu c©u s¶n xuÊt ®Æt ra. Kh«ng nh÷ng thÕ, víi kh¶ n¨ng kiÓm so¸t th­êng xuyªn viÖc sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cßn gióp cho doanh nghiÖp n¾m b¾t ®­îc hiÖn tr¹ng vµ hiÖu qu¶ sö dông chóng. TÊt c¶ nh÷ng th«ng tin liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh sÏ ®­îc thu nhËn vµ chuyÓn cho bé phËn liªn quan. Sau khi ®· ®­îc xem xÐt s¬ bé, nh÷ng th«ng tin nµy sÏ ®­îc chuyÓn cho cÊp qu¶n lý cao h¬n ®Ó ®èi chiÕu víi môc tiªu, kÕ ho¹ch ®Æt ra trong tõng thêi kú cña doanh nghiÖp. L·nh ®¹o cao nhÊt cña doanh nghiÖp sau khi tiÕp nhËn th«ng tin vµ tiÕn hµnh ®èi chiÕu, kiÓm tra, xem xÐt tÝnh chÝnh x¸c còng nh­ møc ®é sai lÖch cña hiÖn t­îng so víi môc tiªu, th¶o luËn víi ban tham m­u vµ tiÕn hµnh ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh. Nãi chung viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh còng nh­ c¸c quyÕt ®Þnh kh¸c, ®Ó ®¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶ cña quyÕt ®Þnh th× doanh nghiÖp nhÊt thiÕt ph¶i x¸c lËp mét hÖ thèng th«ng tin chÝnh x¸c, toµn diÖn, bao qu¸t mäi mÆt ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Ho¹t ®éng ®iÒu chØnh ®«i khi chØ lµ mét ®iÒu chØnh nhá kh«ng ¶nh h­ëng g× lín ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp tuy nhiªn cã nh÷ng quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh cã khi lµm thay ®æi h¼n môc tiªu ho¹t ®éng cña tæ chøc. ChÝnh v× vËy c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i hÕt søc thËn träng khi ®­a ra mét quyÕt ®Þnh diÒu chØnh, ®Æc biÖt lµ quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh h¼n môc tiªu chiÕn l­îc cña doanh nghiÖp. PhÇn 2 øng dông s¬ ®å ®iÒu chØnh vµ x¸c ®Þnh nhu cÇu th«ng tin cho c«ng t¸c kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty LGIS - VINA. I. Giíi thiÖu tæng quan vÒ c«ng ty LGIS - VINA. 1.1.Sù ra ®êi vµ ph¸t triÓn 1.1.1.Sù ra ®êi Tªn ®¬n vÞ: C«ng ty TNHH hÖ thèng c«ng nghiÖp LG-VINA Tªn giao dÞch quèc tÕ: LGIS-VINA C«ng ty ®­îc thµnh lËp ngµy 03 th¸ng 4 n¨m 1997 theo giÊy phÐp sè: 1875/GP cña Bé KÕ ho¹ch vµ ®Çu t­ víi thêi gian ho¹t ®éng lµ 25 n¨m. KÓ tõ ngµy cÊp giÊy phÐp ®Çu tiªn ®Õn nay, C«ng ty ®· nhiÒu lÇn ®­îc Bé KÕ ho¹ch vµ §Çu t­ (MPI) vµ Uû ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi (HPC) phª duyÖt söa ®æi cÊp giÊy phÐp. §Þa chØ: ThÞ trÊn §«ng Anh- HuyÖn §«ng Anh – Thµnh phè Hµ Néi §T: (84-04) 8820222 Fax: (84-04) 8820220 LGIS-VINA lµ mét c«ng ty liªn doanh gi÷a: C«ng ty chÕ t¹o M¸y ®iÖn ViÖt Nam-Hungary (VIHEM), thuéc Tæng c«ng ty ThiÕt BÞ Kü thuËt §iÖn – Bé C«ng nghiÖp Víi: C«ng ty LG HÖ thèng C«ng nghiªp (LGI) thuéc tËp doµn LG- Hµn Quèc Tæng vèn ®Çu t­: 8000000USD Vèn Ph¸p ®Þnh: 2500000USD Tû lÖ gãp vèn: C«ng ty VIHEM gãp 35% b»ng 875000 USD. Trong ®ã: B»ng gi¸ trÞ quyÒn sö dông ®Êt: 731600 USD B»ng tiÒn mÆt: 143390 USD C«ng ty LGIS gãp 55%, b»ng 1375000 USD (b»ng tiÒn mÆt) C«ng ty LGI gãp 10%, b»ng 250000 USD (b»ng tiÒn mÆt) Tæng sè CBCNV: 103 ng­êi. Trong ®ã: Ng­êi ViÖt Nam lµ 99 ng­êi, ng­êi n­íc ngoµi 04 ng­êi. Ho¹t ®éng chÝnh: Ho¹t ®éng chÝnh cña c«ng ty lµ s¶n xuÊt l¾p r¸p Tñ ®iÖn trung h¹ thÕ, Tñ ®iÒu khiÓn vµ b¶o vÖ. S¶n xuÊt l¾p r¸p, cung øng vËt t­, c¸c s¶n phÈm thiÕt bÞ ®iÖn, khÝ cô ®iÖn vµ l¾p ®Æt tr¹m ®iÖn. 1.1.2.Qu¸ tr×nh x©y dùng vµ ho¹t ®éng cña c«ng ty Thµnh lËp ngµy 03 th¸ng 4 n¨m 1997, ngay sau khi cã giÊy phÐp C«ng ty ®· tËp trung x©y dung nhµ x­ëng, nhµ lµm viÖc, l¾p ®Æt thiÕt bÞ. Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 1998 C«ng ty hoµn thµnh c«ng viÖc x©y dung vµ ®I vµo häat ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Tõ nhËn thøc ®Çy ®ñ vai trß cña thÞ tr­êng, C«ng ty ®· x¸c ®Þnh râ ph­¬ng ch©m: Lµm hµi lßng kh¸ch hµng th«ng qua s¶n phÈm hoµn h¶o. ChÊt l­îng s¶n phÈm vµ dÞch vô lµ ch×a khãa cña mäi thµnh c«ng. C«ng ty kh«ng ngõng phÊn ®Êu ®Ó xøng ®¸ng lµ mét trong nh÷ng nhµ s¶n xuÊt tñ ®iÖn hµng ®Çu t¹i ViÖt Nam, nh»m ®ãng gãp mét phÇn nhá bÐ vµo sù nghiÖp C«ng nghiÖp hãa- HiÖn ®¹i hãa cña ®Êt n­íc. Ngay sau khi ®I vµo ho¹t ®éng C«ng ty ®· tËp trung x©y dung hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng theo tiªu chuÈn ISO 9000, Th¸ng 01 n¨m 1999 C«ng ty ®· nhËn ®­îc chøng chØ quèc tÕ ISO 9001, phiªn b¶n 1994 do tæ chøc TUV-CERT cña Céng hßa liªn bang §øc cÊp. Th¸ng 2 n¨m 2002 C«ng ty ®­îc ®¸nh gi¸ vµ cÊp l¹i chøng chØ ISO 9001, phiªn b¶n 2000. N¨m 2002 sau mét n¨m ®I vµo s¶n xuÊt C«ng ty ®· cã chç ®øng trong thÞ tr­êng s¶n xu©t- kinh doanh Tñ b¶ng ®iÖn, C«ng ty b¾t ®Çu cã l·I ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. §Õn hÕt th¸ng 5 n¨n 2001 C«ng ty ®· bï lç hÕt cña nh÷ng n¨m tr­íc.TÝnh lòy kÕ( tõ ngµy ho¹t ®éng) ®Õn 03/4/2003 sau s¸u n¨m thµnh lËp vµ bèn n¨m r­ìi ho¹t ®éng, C«ng ty ®· cã l·I lòy kÕ ho¹t ®éng lµ: 8,967,000,000VN§. §Æc biÖt cho ®Õn cuèi n¨m 2004, C«ng ty dÉ cung cÊp cho thÞ tr­êng ViÖt Nam hµng tr¨m ®ù ¸n cho ngµnh §iÖn lùc ViÖt Nam, ngµnh tµu thñy ViÖt Nam, c¸c khu c«ng nghiÖp … víi nh÷ng s¶n phÈm chÝnh sau: Tñ ®iÖn hîp bé trung thÕ:762 Tñ ®iÖn hîp bé h¹ thÕ: 2025 Tñ ®iÒu khiÓn vµ b¶o vÖ: 701 Xu©t khÈu( XuÊt khÈu néi ®Þa- thay thÕ hµng nhËp khÈu): Ba n¨m s¶n xuÊt kinh doanh C«ng ty ®· thùc hiÖn xuÊt khÈu néi ®Þa: 7,500,000 USD.Víi nh÷ng thµnh tÝch trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ ch¨m lo ®êi sèng cho ng­êi lao ®éng, C«ng ty ®· ®­îc Chñ tÞch UBND Thµnh phè Hµ Néi tÆng th­ëng 3 b»ng khen vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, xuÊt khÈu. 1.2. §Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ tiªu thô s¶n phÈm cña doanh nghiÖp §Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh: Doanh nghiÖp chuyªn vÒ s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm tñ ®iÖn trung h¹ vµ cao thÕ cïng c¸c dÞch vô l¾p ®Æt c¸c tr¹m biÕn ¸p. C¸c s¶n phÈm cña c«ng ty ®­îc s¶n xuÊt trùc tiÕp t¹i ph©n x­ëng theo thiÕt kÕ cña phßng kü thuËt. §èi víi nh÷ng s¶n phÈm ®ßi hái c¸c thiÕt bÞ ®Æc biÖt mµ phßng kü thuËt còng nh­ kh¶ n¨ng cung øng cña doanh nghiÖp kh«ng thÓ ®¸p øng th× c«ng ty sÏ nhËp tõ c«ng ty mÑ. §¨c ®iÓm vÒ tiªu thô s¶n phÈm: C¸c s¶n phÈm cña c«ng ty s¶n xuÊt th­êng cã gi¸ trÞ lín vµ ®­îc s¶n xuÊt theo c¸c ®¬n ®Æt hµng th«ng qua ho¹t ®éng ®Êu thÇu dù thÇu c¸c dù ¸n , c«ng tr×nh.ChÝnh v× vËy thÞ tr­êng tiªu thô s¶n phÈm lµ kh¸ réng lín. Kh«ng chØ cung øng trong n­íc mµ doanh nghiÖp cßn më réng thÞ tr­êng xuÊt khÈu sang c¸c n­íc b¹n: Trung Quèc, Lµo, Campuchia, Hµn Quèc…Môc tiªu cña doanh nghiÖp kh«ng chØ dõng l¹i ë ®©y mµ tiÕn xa h¬n doanh nghiÖp cßn phÊn ®Êu trë thµnh nhµ s¶n xuÊt tñ ®iÖn hµng ®Çu t¹i §«ng D­¬ng vµ kh«ng ngõng më réng thÞ tr­êng xuÊt khÈu sang c¸c n­íc Ch©u Phi vµ §«ng ¢u. §Æc ®iÓm vÒ trang thiÕt bÞ m¸y mãc (MMTB). Theo b¸o c¸o ngµy 31/12/2003 th× C«ng ty LGIS-VINA cã kho¶ng 30 chñng lo¹i m¸y mãc thiÕt bÞ c¸c lo¹i víi tæng gi¸ trÞ theo nguyªn gi¸ lµ kho¶ng 19.4 tØ ®ång. Tæng TSC§ h÷u h×nh cña c«ng ty lµ 33.7 tØ ®ång, nh­ vËy cã thÓ thÊy doanh nghiÖp ®· tÝch cùc ®Çu t­ vµo m¸y mãc thiÕt bÞ n©ng cao tr×nh ®é tù ®éng hãa còng nh­ n©ng cao n¨ng suÊt cña lao ®éng. §©y lµ yÕu tè c¬ b¶n gióp doanh nghiÖp s¶n xuÊt ra nh÷ng s¶n phÈm cã chÊt l­îng tèt nhÊt tháa m·n mäi yªu cÇu cña kh¸ch hµng. TÊt c¶ m¸y mãc thiÕt bÞ sö dông t¹i c«ng ty ®Òu míi ®­îc ®Çu t­ khi nhµ m¸y ®I vµo ho¹t ®éng thêi h¹n sö dông th­êng lµ 8 ®Õn 15 n¨m. Trong nh÷ng n¨m qua cïng víi viÖc ®Çu t­ c¶I tiÕn m¸y mãc thiÕt bÞ c«ng ty còng hÕt søc quan t©m ®Õn c«ng t¸c b¶o d­ìng söa ch÷a kÞp thêi ®Ó kÐo dµi tuæi thä vµ n©ng cao hiÖu suÊt ho¹t ®éng cña m¸y; gi¶m tèi ®a thêi gian ngõng nghØ gi÷a c¸c ca m¸y; phèi hîp sö dông tèt nguån nh©n lùc trong c«ng ty. Phßng qu¶n lý chÊt l­îng cã nhiÖm vô chÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp vÒ hiÖn tr¹ng sö dông m¸y mãc thiÕt bÞ. C«ng viÖc kiÓm tra hµng ngµy vµ phèi hîp th«ng tin häat ®éng tõ ph©n x­ëng s¶n xuÊt ®Õn bé phËn qu¶n lý ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch nhanh chãng nhÞp nhµng t¹o ®iÒu kiÖn kh¾c phôc nh÷ng sai háng vµ cã biÖn ph¸p söa ch÷a kÞp thêi. 1.3.Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý C¥ cÊu thµnh viªn Héi ®ång qu¶n trÞ vµ ban gi¸m ®èc ®· ®iÒu hµnh c«ng ty trong su«t nh÷ng n¨m qua nh­ sau: Héi ®ång qu¶n trÞ: ¤ng Hµ §×nh Minh Chñ tÞch ¤ng Young Ho Youn Phã chñ tÞch (miÔn nhiÑm ngµy 1/1/2003) ¤ng Sung Teub Park Phã chñ tÞch (bæ nhiÖm ngµy 1/1/2003) ¤ng Jae Hoon Han Thµnh viªn ¤ng Dong Won Park Thµnh viªn ¤ng Byung Tae Kim Thµnh viªn ¤ng Vò V¨n V©n Thµnh viªn C¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý: Tæng gi¸m ®èc Phã TG§ G§ kü thuËt G§ kinh doanh Tr­ëng phßng qu¶n lý chÊt l­îng Tr­ëng phßng qu¶n lý s¶n xuÊt Tr­ëng phßng thiÕt kÕ Tr­ëng phßng kinh doanh Hµ Néi G§ tµi chÝnh vµ hµnh chÝnh Tr­ëng phßng hµnh chÝnh KÕ to¸n tr­ëng Tr­ëng phßng tæng hîp Tr­ëng phßng kinh doanh TPHCM Tæng gi¸m ®èc: ¤ng Sung Teub Park Gi¸m ®èc tµi chÝnh: ¤ng Tae Yu Roh Phã Tæng gi¸m ®èc: ¤ng Lª VÜnh Hoµn Gi¸m ®èc kü thuËt: ¤ng Seong Ryong Jo Gi¸m ®èc kinh doanh: ¤ng Seok-Bae Park C«ng ty ®­îc tæ chøc theo c¬ cÊu chøc n¨ng víi t¸m phßng ban vµ c¸c trî lý gi¸m ®èc. Víi kiÓu tæ chøc nµy c¸c c¸ nh©n trong c«ng ty ®­îc ph©n c«ng nhiÖm vô rÊt râ rµng phï hîp víi lÜnh vùc mµ hä ®­îc ®µo t¹o. Kh«ng nh÷ng thÕ trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc, c¸c c¸ nh©n cã thÓ dÔ dµng ®­îc ®µo t¹o chuyªn s©u dùa trªn kinh nghiÖm vµ kiÕn thøc cña ng­êi kh¸c. ¦u ®iÓm næi bËt cña c¬ cÊu tæ chøc trong c«ng ty chÝnh lµ sù gän nhÑ linh ho¹t vµ hiÖu qu¶ thÓ hiÖn ë chç: Sè l­îng nh©n viªn trong mét phßng r©t Ýt nh­ng cã thÓ ®¶m nhËn nhiÒu nhiÖm vô vµ ®¶m b¶o chÊt l­îng c«ng viÖc. BÊt cø mét c¸ nh©n nµo trong mçi phßng ®Òu chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp tõ tr­ëng phßng vµ ph¶I b¸o c¸o c«ng viÖc víi phã tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch bé phËn. Sù ph©n chia tr¸ch nhiÖm nh­ vËy kh«ng nh÷ng ®· n©ng cao ý thøc tù gi¸c cña mçi ng­êi mµ cßn gióp cho cÊp qu¶n lý cã thÓ theo s¸t mäi ho¹t ®éng diÔn ra hµng ngµy vµ cã sù ®iÒu chØnh phï hîp víi t×nh h×nh míi. Kh«ng cã mét thµnh viªn nµo cã cæ phÇn trong sè vèn ph¸p ®Þnh cña c«ng ty. C«ng ty còng kh«ng cã bÊt cø tháa thuËn nµo nh»m môc ®Ých gióp c¸c thµnh viªn ®­îc gãp vèn vµo c«ng ty hay vµo bÊt cø mét bªn nµo kh¸c. Ngoµi l­¬ng vµ c¸c kho¶n phô cÊp theo l­¬ng, kh«ng mét thµnh viªn nµo cã bÊt kú mét kho¶n thu nhËp nµo kh¸c tõ mét hîp ®ång ký víi C«ng ty hay mét bªn nµo kh¸c. 1.4. KÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty LGIS-VINA nh÷ng n¨m gÇn ®©y. ChØ tiªu N¨m 2001 N¨m 2002 N¨m 2003 I%(02-01) I%(03-02) Doanh thu 91,924,633 95,803,645 125,312,350 4.22 30.80 Chi phÝ 67,052,183 73,608,509 101,295,458 9.78 37.61 Lîi nhuËn 8,716,245 1,809,808 6,157,846 -79.24 240.25 Doanh lîi doanh thu 0.09 0.02 0.05 -80.077 160.126 Tæng vèn 82,940,389 100,306,998 124,107,269 20.94 23.73 Sè vßng quay tæng vèn 1.11 0.96 1.01 -13.82 5.72 Doanh lîi tæng vèn 0.11 0.02 0.05 -82.83 175.00 Qua b¶ng ph©n tÝch kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh nghiÖp cña doanh nghiÖp trong nh÷ng n¨m võa qua cã thÓ thÊy doanh nghiÖp ®· ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh qu¶ nhÊt ®Þnh. §iÒu nµy thÓ hiÖn ë chç: Doanh thu cña doanh nghiÖp trong bèn n¨m kh«ng ngõng t¨ng lªn, t¹o ®iÒu kiÖn cho doanh nghiÖp më réng quy m« ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, t¨ng khèi l­îng s¶n phÈm tiªu thô vµ më réng thÞ tr­êng trªn kh¾p c¶ n­íc. §Æc biÖt, sau khi æn ®Þnh viÖc tæ chøc, ®Õn n¨m 2001, hai n¨m sau khi ®I vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh doanh nghiÖp ®· d¹t ®­îc tèc ®é t¨ng tr­ëng rÊt cao: 34%. §Õn n¨m 2003, tèc ®é t¨ng doanh thu cña doanh nghiÖp còng ®¹t 31%. Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh trong bèn n¨m qua ®Òu t¨ng lªn nh­ng tèc ®é t¨ng th× ngµy cµng gi¶m, thÓ hiÖn kh¶ n¨ng më réng ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Lîi nhuËn: Tèc ®é t¨ng tr­ëng cña lîi nhuËn kh«ng ®Òu. Tõ n¨m 2000 ®Ðn n¨m 2001, lîi nhuËn t¨ng kh¸ cao 68%. Riªng n¨m 2002 lîi nhuËn cña doanh nghiÖp gi¶m ®¸ng kÓ, ®ã lµ do ¶nh h­ëng cña c¸c kho¶n chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm: chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ l·I vay còng nh­ ¶nh h­ëng cña c¸c kho¶n ®iÒu chØnh lîi nhuËn cho ho¹t ®éng ®Çu t­, chi phÝ l­u kho s¶n phÈm …Nh­ng ngay n¨m sau doanh nghiÖp ®· kh¾c phôc ®­îc t×nh tr¹ng nµy vµ phÊn ®Êu n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm më réng quy m« tiªu thô còng nh­ tÝch cùc tham gia c«ng t¸c dÊu thÇu dù thÇu ®Ó ®em l¹i cho doanh nghiÖp nh÷ng hîp ®ång cung cÊp, l¾p ®Æt c¸c s¶n phÈm tñ, b¶ng ®iÖn. KÕt qu¶ ®· ®Èy tèc ®é t¨ng lîi nhuËn lªn 270%. §iÒu nµy ®· gãp phÇn ®¸ng kÓ vµo viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. ThÓ hiÖn ë chç doanh lîi doanh thu n¨m 2003 so víi n¨m 2002 ®· t¨ng lªn 160.126%. Quy m« vèn: Qua sè liÖu trªn cã thÓ thÊy doanh nghiÖp ®· kh«ng ngõng më réng quy m« vèn ho¹t ®éng, t¹o ®iÒu kiÖn ®¸p øng nhanh c¸c nhu cÇu vÒ sö dông cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, kÞp thêi giao hµng ®óng hîp ®ång ký kÕt, gãp phÇn n©ng cao uy tÝn doanh nghiÖp. §©y lµ kÕt qu¶ cña viÖc më réng s¶n xuÊt, chñ ®éng t×m kiÕm kh¸ch hµng còng nh­ viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ cña c¸c bé phËn thµnh phÇn trong doanh nghiÖp. Quy m« vèn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp t¨ng lªn còng do doanh nghiÖp ®· t×m ®­îc nguån cho vay thÝch hîp. Tuy nhiªn ®iÒu nµy còng ¶nh h­ëng lín ®Õn c¬ cÊu vèn cña doanh nghiÖp lµm cho ®ßn c©n nî t¨ng lªn. KÕt qu¶ doanh nghiÖp ph¶I chÞu chi phÝ l·I vay hµng n¨m kh¸ cao. ChÝnh v× kh«ng cã sù c©n ®èi trong c¬ cÊu vèn cña doanh nghiÖp( tû suÊt nî trong tæng vèn cña doanh nghiÖp c¸c n¨m gÇn ®©y ®Òu cao h¬n so víi n¨m 2001) lµm gi¶m kh¶ n¨ng thanh to¸n cña doanh nghiÖp. C¸c chØ tiªu ph¶n ¸nh kh¶ n¨ng thanh to¸n ®Òu kh«ng tháa m·n yªu cÇu chung. Nh­ vËy doanh nghiÖp khã cã thÓ gi¶I quyÕt ®­îc c¸c kho¶n nî ®Õn h¹n nÕu nh­ kh«ng cã sù trî gióp tõ tËp ®oµn LG còng nh­ cña c¸c bªn liªn doanh tham gia gãp vèn vµo c«ng ty. Cïng víi viÖc ph¸t triÕn s¶n xuÊt, më réng ho¹t ®éng kinh doanh, c«ng ty còng lu«n lu«n hoµn thµnh c¸c nghÜa vô nép thuÕ cho nhµ n­íc nh­ thuÕ GTGT thuÕ xuÊt nhËp khÈu, thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt, thuÕ thu nhËp doanh nhiÖp còng nh­ thuÕ thu nhËp c¸ nh©n. §ã lµ mét phÇn ®ãng gãp vµo qu¸ tr×nh x©y dùng ph¸t triÓn ®Êt n­íc còng nh­ ®¶m b¶o uy tÝn cho doanh nghiÖp. Trong nh÷ng n¨m qua thu nhËp b×nh qu©n cña ng­êi lao ®éng ViÖt Nam còng t¨ng lªn ®¸ng kÓ. C«ng ty kh«ng chØ ®¶m b¶o ®ñ c«ng ¨n viÖc lµm cho ng­êi lao ®éng mµ cßn quan t©m ®Õn c«ng t¸c ®éng viªn khen th­ëng khÝch lÖ tinh thÇn lao ®éng v× tËp thÓ cho mäi ng­êi. §êi sèng cña ng­êi lao ®éng trong c«ng ty kh«ng ngõng ®­îc c¶I thiÖn. §ã lµ kÕt qu¶ còng nh­ thµnh qu¶ cña sù hiÖp t¸c lao ®éng, phï hîp víi môc tiªu ph¸t triÓn s¶n xuÊt, më cöa héi nhËp nÒn kinh tÕ, phï hîp víi c«ng cuéc C«ng nghiÖp hãa- HiÖn ®¹i hãa ®Êt n­íc, x©y dùng ®Êt n­íc ngµy cµng v¨n minh giµu ®Ñp h¬n. II. Qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh t¹i c«ng ty LGIS - VINA. 2.1. Qu¸ tr×nh ®iÒu chØnh §Ó ®¶m b¶o hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh còng nh­ phèi hîp tèt mäi ho¹t ®éng, cung øng cho kh¸ch hµng nh÷ng s¶n phÈm hoµn h¶o, LGIS - VINA lu«n lu«n ®Ò thùc hiÖn c«ng t¸c kiÓm tra, ph¸t hiÖn c¸c sai lÖch vµ ®iÒu chØnh mét c¸ch thÝch hîp. DÜ nhiªn ®Ó cã mét quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh chÝnh x¸c c«ng ty ®· x©y dùng vµ kh«ng ngõng hoµn thiÖn hÖ thèng th«ng tin trong doanh nghiÖp. Th«ng tin ®­îc thu thËp tõ mäi kªnh, tõ nh÷ng tæ ®éi s¶n xuÊt nhá, ph©n x­ëng, kh¸ch hµng cho ®Õn th«ng tin tõ bé phËn qu¶n lý trong doanh nghiÖp. Kh«ng chØ thu thËp th«ng tin néi bé, doanh nghiÖp cßn ph¶i n¾m ch¾c nh÷ng th«ng tin tõ m«i tr­êng bªn ngoµi nh­: th«ng tin khoa häc c«ng nghÖ, nh÷ng tiÕn bé kü thuËt míi, th«ng tin vÒ ®ãi thñ c¹nh tranh còng nh­ th«ng tin vÒ c¸c chÝnh s¸ch qu¶n lý cña nhµ n­íc cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp hay gi¸n tiÕp ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. §­îc trang bÞ c¸c ph­¬ng tiÖn qu¶n lý hiÖn ®¹i cïng ®éi ngò c¸n bé qu¶n trÞ ho¹t ®éng rÊt hiÖu qu¶, c«ng t¸c thu thËp th«ng tin trong c«ng ty ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch nhanh chãng chÝnh x¸c phôc vô ®¾c lùc cho ban gi¸m ®èc trong viÖc ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh. Th«ng th­êng bÊt cø khi nµo cã mét sai lÖch trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, cung øng dÞch vô cho kh¸ch hµng, th«ng tin nµy ®­îc chuyÓn ngay ®Õn bé phËn qu¶n lý thÝch hîp ®Ó kÞp thêi ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh. Qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh bao giê còng ®­îc c¨n cø trªn nh÷ng th«ng tin thu ®­îc ë mäi lÜnh vùc ®Ó ®èi chiÕu so s¸nh víi môc tiªu, kÕ ho¹ch ®Æt ra trong tõng thêi kú cña doanh nghiÖp. §¨c biÖt lµ mét c«ng ty chuyªn vÒ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt, cung øng dÞch vô víi gi¸ trÞ c¸c hîp ®ång rÊt lín buéc doanh nghiÖp ph¶i hÕt søc thËn träng khi ®­a ra bÊt cø mét quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh nµo ®ã. Nghiªn cøu qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh trong c«ng ty LGIS - VINA cã thÓ kh¸i qu¸t theo s¬ ®å sau: S¬ ®å ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh s¶n xuÊt kinh doanh H¹ng môc TiÕn tr×nh Qu¸ tr×nh Kinh doanh ThiÕt kÕ Mua b¸n S¶n xuÊt Qu¶n lý chÊt l­îng B¶o hµnh Kh¸ch hµng NhËp kho b¶o qu¶n Dù b¸o nhu cÇu kh¸ch hµng N Y ThiÕt kÕ VËt t­ B¶n vÏ §Çu ra thiÕt kÕ D¬n mua hµng §Æt hµng §¬n hµng NhËn vËt t­ KiÓm tra hµng nhËn LËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt Yªu cÇu xuÊt hµng / OFM TiÕp nhËn hîp ®ång Contract receive N Y Y Y §Êu thÇu Hîp ®ång Dù tÝnh b¸o gi¸ KiÓm tra KiÓm tra KiÓm tra P KÕ ho¹ch LËp kÕ ho¹ch thiÕt kÕ N Y N Y Y KiÓm tra qu¸ tr×nh Kh¸ch hµng kiÓm tra KiÓm tra lÇn cuèi KÕt qu¶ kiÓm tra §ãng gãi KiÓm tra ®ãng gãi L¾p r¸p Gia c«ng O Thùc hiÖn Giao hµng L¾p ®Æt vµ ch¹y thö Kh¸ch hµng phµn nµn §iÒu chØnh vµ ng¨n chÆn C A §iÒu chØnh dù kiÕn Qua s¬ ®å trªn cã thÓ thÊy viÖc thu thËp th«ng tin cho qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh cã ë mäi kh©u, mäi bé phËn vµ c¸c phßng chøc n¨ng trong doanh nghiÖp. Víi nguyªn t¾c tù kiÓm tra, c¸ nh©n tù kiÓm tra c«ng viÖc cña m×nh, c¸n bé qñan lý bé phËn kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc cña c¸c nh©n viªn trong phßng còng nh­ xem xÐt tÝnh phï hîp cña c¸c ®Çu vµo ®­îc l­u chuyÓn trong doanh nghiÖp ®Ó ph¸t hiÖn c¸c sai lÖch vµ phèi hîp víi c¸c bé phËn liªn quan ®iÒu chØnh l¹i theo môc tiªu, kÕ ho¹ch ®Æt ra. §èi víi nh­ngx sai lÖch ¶nh h­ëng lín ®Õn tiÕn ®é thùc hiÖn c«ng viÖc chung cña doanh nghiÖp th× quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh sÏ do ban gi¸m ®èc c«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm xem xÐt vµ ®iÒu chØnh. Th«ng tin ban ®Çu ®­îc thu thËp tõ phÝa kh¸ch hµng. Víi ph­¬ng ch©m: Lµm hµi lßng kh¸ch hµng th«ng qua s¶n phÈm hoµn h¶o, ChÊt l­îng s¶n phÈm dÞch vô lµ môc tiªu hµng ®Çu cña doanh nghiÖp. Kh«ng nh­ nh÷ng ngµnh s¶n xuÊt hµng tiªu dïng th­êng ngµy, c¸c s¶n phÈm cña c«ng ty ®­îc s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng, gi¸ trÞ s¶n phÈm lín. ChÝnh v× vËy, viÖc thu thËp, nghiªn cøu th«ng tin vÒ ®Æc tÝnh s¶n phÈm ma kh¸ch hµng yªu cÇu lµ mét ®iÒu rÊt quan träng. §ã chÝnh lµ th«ng tin c¬ së dÉn d¾t mäi ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn kh¸c cã liªn quan. Phßng kinh doanh cã nhiÖm vô thu thËp nguån th«ng tin nµy còng nh­ th«ng tin ®Õn kh¸ch hµng ®­a vÒ bé phËn thiÕt kÕ vµ bé phËn s¶n xuÊt. Kh«ng chØ thu thËp th«ng tin ban ®Çu lµm c¬ së cho viÖc lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, phßng kinh doanh cßn cã nhiÖm vô theo dâi kh¸ch hµng vµ nh÷ng ph¶n øng cña hä ®èi víi s¶n phÈm ®Ó cã nh÷ng ®iÒu chØnh kÞp thêi trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, l¾p r¸p cung øng vµ b¶o d­ìng. TÊt c¶ nh÷ng th«ng tin vÒ ®Æc tÝnh s¶n phÈm vµ nh÷ng yªu cÇu cña kh¸ch hµng vÒ nh÷ng ®iÓm ch­a hîp lý cña s¶n phÈm sÏ ®­îc chuyÓn qua phßng thiÕt kÕ. Th«ng tin cho viÖc hiÖu chØnh thiÕt kÕ kh«ng chØ lÊy tõ phÝa kh¸ch hµng mµ cßn ®­îc thu thËp trùc tiÕp trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, l¾p r¸p s¶n phÈm. TÊt c¶ nh÷ng sai lÖch ®ã sÏ do phßng s¶n xuÊt vµ phßng qu¶n lý chÊt l­îng ®­a ®Õn phßng thiÕt kÕ ®Ó hiÖu chØnh l¹i. Sau khi cã th«ng tin vÒ ®¨c tÝnh s¶n phÈm, phßng thiÕt kÕ chÞu tr¸ch nhiÖm dù trï c¸c nguyªn vËt liÖu c©n thiÕt cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt råi chuyÓn qua phßng t«ng hîp. Bé phËn mua b¸n vËt t­ sÏ xem xÐt toµn bé c¸c h¹ng môc chi phÝ vµ nguyªn vËt liÖu cÊu thµnh nªn s¶n phÈm ®ång thêi phèi hîp víi phßng thiÕt kÕ ®Ó kiÓm chøng l¹i tÝnh chÝnh x¸c, tÝnh phï hîp cña c¸c ®Æc tÝnh s¶n phÈm. NÕu qu¸ tr×nh kiÓm tra ®­îc c«ng nhËn, bé phËn mua b¸n vËt t­ cïng víi phßng kÕ to¸n dùa trªn sè liÖu vÒ ®Þnh møc hao phÝ vËt t­ còng nh­ chi phÝ cho viÖc s¶n xuÊt, hoµn thµnh s¶n phÈm ®Ó dù trï tÝnh gi¸ cho s¶n phÈm. Bé phËn b¸o gi¸ trong phßng kinh doanh cã nhiÖm vô kiÓm tra l¹i sù phï hîp cña gi¸ b¸n dù tÝnh so víi kh¶ n¨ng chÊp nhËn cña kh¸ch hµng còng nh­ gi¸ b¸n phæ biÕn trªn thÞ tr­êng. NÕu gi¸ b¸n phï hîp, mäi tµi liÖu vÒ kh¶ n¨ng còng nh­ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh trong doanh nghiÖp, thèng kª gi¸ thµnh s¶n phÈm sÏ ®­îc göi ®Õn kh¸ch hµng ®Ó tham gia ®Êu thÇu. Ng­îc l¹i nÕu cã bÊt cø ®iÓm nµo kh«ng hîp lý vÒ gi¸ b¸n dù tÝnh s¶n phÈm th× phßng kinh doanh ph¶i th«ng b¸o cho l¹i cho c¸c phßng kh¸c ®Ó ®iÒu chØnh l¹i nh»m ®¶m b¶o kh¶ n¨ng th¾ng thÇu cho doanh nghiÖp. Sau khi b¸o gi¸ ®­îc kh¸ch hµng chÊp nhËn, phßng kinh doanh sÏ trùc tiÕp tiÕp nhËn hîp ®ång vµ lËp yªu cÇu xuÊt hµng göi cho bé phËn s¶n xuÊt vµ bé phËn thiÕt kÕ. Khi cã ®­îc ®¬n hµng, bé phËn s¶n xuÊt sÏ lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, bé phËn thiÕt kÕ sÏ lËp kÕ ho¹ch thiÕt kÕ, tiÐn hµnh thiÕt kÕ s¶n phÈm. KÕt qu¶ cña bé phËn thiÕt kÕ ph¶i cho ra ®­îc danh s¸ch vËt t­ cÇn thiÕt cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, c¸c b¶n vÏ thiÕt kÕ vµ ®¬n ®Æt hµng mua nguyªn vËt t­. Phong tæng hîp chÞu tr¸ch nhiÖm ph¸t c¸c ®¬n ®Æt hµng, lùa chän nhµ cung cÊp, tiÕn hµnh kiÓm tra nhµ cung cÊp vµ thanh to¸n hîp ®ång mua hµng. VËt t­ mua vÒ sÏ do phßng qu¶n lý chÊt l­îng nhËn hµng, kiÓm tra hµng nhËn. Qu¸ tr×nh kiÓm tra ®¶m b¶o quy c¸ch, sè l­îng vËt t­ sÏ ®­îc nhËp kho b¶o qu¶n phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. NÕu vËt t­ kh«ng ®¶m b¶o quy c¸ch chÊt l­îng th× phßng qu¶n lý chÊt l­îng ph¶i th«ng b¸o cho phßng tæng hîp ®Ó cã biÖn ph¸p xö lý, ®iÌu chØnh cho kÞp tiÕn ®é dù ¸n. BiÖn ph¸p ®iÒu chØnh cã thÓ buéc nhµ cung cÊp thùc hiÖn ®óng yªu cÇu hîp ®ång, cã thÓ ph¶i t×m nhµ cung cÊp kh¸c nÕu cÇn thiÕt. Theo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, vËt t­ mua vÒ sÏ ®­îc ®­a vµo chÕ biÕn, gia c«ng. Bé phËn qu¶n lý chÊt l­îng cã nhiÖm vô kiÓm tra chÊt l­îng c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt. C«ng t¸c kiÓm tra ®­îc tiÕn hµnh ë mäi kh©u, ®¶m b¶o tèi thiÓu ho¸ c¸c sai lÖch so víi thiÕt kÕ còng nh­ ®¶m b¶o chÊt l­îng qu¸ tr×nh gia c«ng. S¶n phÈm cuèi cïng hoµn thµnh ë bé phËn s¶n xuÊt sÏ qua c«ng ®o¹n kiÓm tra cuèi cïng do phong qu¶n lý vµ kh¸ch hµnh tiÕn hµnh. NÕu tÊt c¶ c¸c ®Æc tÝnh cña s¶n phÈm ®Òu ®¹t yªu cÇu chÊt l­îng th× s¶n phÈm ®­îc ®ãng gãi vµ chuyÓn qua bé phËn kiÓm tra quy c¸ch ®ãng hµng theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng. S¶n phÈm sau khi qua kh©u kiÓm tra cuèi cïng, chuyÓn ®Õn tay kh¸ch hµng nh­ng c«ng ty vÉn chÞu tr¸ch nhiÖm c¶ viÖc l¾p ®Æt vµ ch¹y thö, tiÕn hµnh c¸c dÞch vô b¶o hµnh cho s¶n phÈm. Sau khi l¾p ®Æt vµ ch¹y thö mµ nhËn ®­îc bÊt kú th«ng tin ph¶n håi nµo tõ phÝa kh¸ch hµng th× bé phËn qu¶n lý chÊt l­îng vµ b¶o hµnh ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm xem xÐt, ghi nhËn vµ ®­a ra c¸c biÖn ph¸p ®iÒu chØnh phï hîp. Nh÷ng th«ng tin ph¶n håi tõ phÝa kh¸ch hµng lµ c¬ së th«ng tin cho c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh viÖc s¶n xuÊt kinh doanh còng nh­ kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp trong thêi kú tíi. Nh­ vËy qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh cña c«ng ty ®­îc thùc hiÖn ë mäi kh©u dùa trªn nh÷ng th«ng tin thu thËp tõ tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh còng nh­ th«ng tin thu thËp ®­îc tõ phÝa kh¸ch hµng. §Ó hiÓu râ h¬n viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh cã thÓ xem xÐt s¬ ®å ®iÒu chØnh kÕ hoach s¶n xuÊt trong c«ng ty LGIS - VINA. ViÖc ®iÒu chØnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt trong c«ng ty LGIS - VINA x¶y ra khi: Tr­êng hîp t¶i träng s¶n xuÊt lín h¬n n¨ng lùc s¶n xuÊt. Thùc tÕ cho thÊy ®«i khi doanh nghiÖp nhËn cung øng c¸c dù ¸n víi thêi h¹n giao hµng nhanh, kh¶ n¨ng s¶n xuÊt cña c«ng ty kh«ng ®¸p øng næi, khi ®ã bé phËn s¶n xuÊt ph¶i cã tr¸ch nhiÖm th«ng b¸o sù h¹n chÕ vÒ nguån lùc cho gi¸m ®èc tµi chÝnh vµ hµnh chÝnh biÕt ®ång thêi phèi hîp víi phßng hµnh chÝnh ®Ó ®­a ra c¸c ph­¬ng ¸n ®iÒu chØnh vÒ sè l­îng c«ng nh©n tham gia s¶n xuÊt, khèi l­îng nguyªn vËt liÖu còng nh­ c«ng suÊt cña m¸y mãc thiÕt bÞ . Th«ng th­êng trong nh÷ng tr­êng hîp nµy, gi¸m ®èc c«ng ty th­êng ®­a ra c¸c ph­¬ng ¸n ®iÒu chØnh sau; - Gia t¨ng s¶n xuÊt b»ng c¸ch lµm thªm giê, lµm thªm vµo ngµy nghØ. - Thuª thªm mét sè lao ®éng t¹m thêi. Khi thùc hiÖn dù ¸n Thµnh H­ng - Cao L·nh, ®Ó kÞp tiÕn ®é giao hµng c«ng ty kh«ng chØ huy ®éng c«ng nh©n lµm thªm ca mµ cßn tiÕn hµnh tuyÓn dông thªm 10 lao déng t¹m thêi vµ yªu cÇu bªn liªn doanh Lµ c«ng ty ChÕ t¹o thiÕt bÞ ®iÖn VIHEM ®iÒu ®éng thªm c«ng nh©n sang LGIS- VINA. - Cïng víi c¸c biÖn ph¸p ®iÒu chØnh trªn, c«ng ty cßn gia t¨ng n¨ng lùc s¶n xuÊt b»ng c¸ch ®Çu t­ thªm m¸y mãc thiÕt bÞ. - TiÕn hµnh ®iÒu chØnh c«ng viÖc cho c¸c dù ¸n phï hîp víi thêi gian giao hµng. Cã thÓ ngõng thùc hiÖn viÖc s¶n xuÊt cung øng cho mét dù ¸n ch­a ®Õn thêi h¹n giao hµng ®Ó tËp trung cho dù ¸n cÇn hoµn thµnh gÊp, ®¶m b¶o uy tÝn cho doanh nghiÖp. - Trong tr­êng hîp ®· kh¾c phôc b»ng nhiÒu ph­¬ng ¸n mµ vÉn kh«ng gi¶i quyÕt ®­îc th× c«ng ty sÏ tiÕn hµnh th­¬ng l­îng víi kh¸ch hµng ®Ó ®iÒu chØnh thêi gian giao hµng. §iÒu chØnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt TiÕn hµnh s¶n xuÊt L·nh ®¹o KiÓm tra Phßng s¶n xuÊt Phong mua b¸n Phßng thiÕt kÕ Phßng kinh doanh Kh¸ch hµng Th«ng tin KÕ ho¹ch Kh¶ n¨ng s¶n xuÊt thùc tÕ No Yes Q§ ®iÒu chØnh 2.2. NhËn xÐt vÒ c«ng t¸c ra quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh cña c«ng ty LGIS - VINA. Thùc tÕ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp nµo còng ph¶i ®èi mÆt víi nh÷ng thay ®æi th­êng xuyªn diÔn ra cña m«i tr­êng kinh doanh còng nh­ c¸c ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt bªn trong doanh nghiÖp. ChÝnh v× vËy c«ng ty coi viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh lµ mét ®iÒu tÊt yÕu. §iÒu chØnh kh«ng cã nghÜa lµ c«ng ty ph¶i chÊp nhËn mét sai lÇm trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, tr¸i l¹i ®iÒu chØnh gióp cho c«ng ty ngµy cµng thÝch øng víi m«i tr­êng ho¹t ®éng bªn ngoµi còng nh­ ®¶m b¶o sù phï hîp gi÷a kÕ ho¹ch, môc tiªu cña doanh nghiÖp víi kh¶ n¨ng ®¸p ÷ng s½n cã cña c¸c nguån lùc. Víi ph­¬ng ch©m lµm hµi lßng kh¸ch hµng th«ng qua s¶n xuÊt s¶n phÈm hoµn h¶o, chÊt l­îng s¶n phÈm, dÞch vô lµ môc tiªu hµng ®Çu cña doanh nghiÖp, chÝnh v× vËy trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh còng nh­ cung øng dÞch vô ra bªn ngoµi, c«ng ty lu«n lu«n ®Ò cao c«ng t¸c kiÓm tra dù phßng nh÷ng sai sãt cã thÓ x¶y ra vµ ®iÒu chØnh cho phï hîp víi t×nh h×nh thùc tÕ. C«ng t¸c ®iÒu chØnh kh«ng chØ x¶y ra ®èi víi ban gi¸m ®èc c«ng ty mµ x¶y ra ë mäi bé phËn, mäi kh©u s¶n xuÊt. BÊt kú mét sai sãt nµo còng nhanh chãng ®­îc th«ng b¸o ®Õn bé phËn qu¶n lý vµ ®­a ®Õn ban gi¸m ®èc c«ng ty ®Ó cã quyÕt ®Þnh thÝch hîp. §ã chÝnh lµ kÕt qu¶ cña viÖc x©y dùng vµ hoµn thiÖn hÖ thèng th«ng tin néi bé vµ viÖc cËp nhËt thu thËp th«ng tin bªn ngoµi ®Æc biÖt lµ th«ng tin ph¶n håi tõ phÝa kh¸ch hµng - n¬i khëi nguån cña mäi kÕ ho¹ch, quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Kh«ng chØ lµ viÖc hoµn thiÖn hÖ thèng th«ng tin doanh nghiÖp, c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh cña ban gi¸m ®èc c«ng ty cã ®­îc hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ còng nhê vµo c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý hÕt søc nhá gän linh ho¹t, phèi hîp ®ång ®Òu gi÷a c¸c kh©u, c¸c bé phËn vµ sù liªn kÕt gi÷a c¸c c¸ nh©n trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh. Mäi sai lÖch xuÊt ph¸t tõ viÖc cung øng c¸c yÕu tè ®Çu vµo: nguyªn vËt liÖu, lao ®éng, thiÕt bÞ m¸y mãc kü thuËt, vèn ®Çu t­ ®­îc kiÓm so¸t ngay tõ kh©u cung øng, lùa chän nhµ cung cÊp, vËn chuyÓn, nhËp kho cho ®Õn khi ®­îc ®­a vµo s¶n xuÊt. Trong qu© tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, nÕu cã bÊt kú mét trôc trÆc nµo x¶y ra ¶nh h­ëng ®Õn kÕ ho¹ch, chÊt l­îng s¶n phÈm dÞch vô th× ®Òu ®­îc ph©n tÝch ®Ó t×m ra nguyªn nh©n cña sù sai háng vµ ®­a ra biÖn ph¸p ®iÒu chØnh thÝch hîp. C«ng viÖc nµy ®ßi hái sù tham gia gi¸m s¸t kiÓm tra cña mäi c¸ nh©n còng nh­ hiÖu qu¶ c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý chÊt l­îng trong doanh nghiÖp. Phßng qu¶n lý chÊt l­îng chÞu tr¸ch nhiÖm phèi hîp víi c¸c phßng kh¸c ®Ó ®¶m b¶o chÊt l­îng mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cung øng dÞch vô cho kh¸ch hµng. Qua c«ng t¸c kiÓm tra, ®iÒu chØnh c¸c quyÕt ®Þnh t¹i c«ng ty LGIS _ VINA, cã thÓ nhËn thÊy râ sù liªn kÕt, phèi hîp ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp. §ã chÝnh lµ hiÖu qu¶ cña cung c¸ch qu¶n lý míi: ph©n c«ng , chuyªn m«n ho¸ nhiÖm vô ®Õn tõng c¸ nh©n ®ång thêi ban gi¸m ®èc c«ng ty vÉn kiÓm so¸t ®­îc mäi ho¹t ®éng, ®¶m b¶o n¾m ch¾c th«ng tin cÇn thiÕt cho viÖc ra quyÕt ®Þnh. §©y chÝnh lµ mét trong nh÷ng yÕu tè dÉn ®Õn thµnh c«ng cña doanh nghiÖp, gióp doanh nghiÖp ®÷ng v÷ng vµ ngµy cµng ph¸t triÓn, s½n sµng ®èi phã víi mäi th¸ch thøc thay ®æi tõ m«i tr­êng bªn ngoµi. III. X¸c ®Þnh nhu cÇu th«ng tin cho viÖc kiÓm tra thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty LGIS - VINA. §Ó ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng còng nh­ ®o l­êng viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh trong doanh nghiÖp th× c«ng t¸c kiÓm tra lµ mét ®iÒu tÊt yÕu. §èi víi c«ng ty LGIS - VINA, viÖc kiÓm tra kh«ng chØ lµ kiÓm tra ho¹t ®éng cuèi cïng bëi lÏ kiÓm tra s¶n phÈm cuèi cïng chØ lµ ®Ó söa ch÷a nh÷ng sai lÖch mµ ho¹t ®éng kiÓm tra ë ®©y mang tÝnh chÊt phßng ngõa, kiÓm tra ph¸t hiÖn ngay nh÷ng sai lÖch cßn tiÒm tµng ®Ó s½n sµng ®­a ra biÖn ph¸p ®èi phã, ®¶m b¶o sù chñ ®éng cho doanh nghiÖp. Nh­ ®· tr×nh bµy ë phÇn 2.1. Qu¸ tr×nh kiÓm tra trong doanh nghiÖp , muèn thùc hiÖn c«ng t¸c kiÓm tra doanh nghiÖp ph¶i cã ®­îc nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt vÒ kÕ ho¹ch, môc tiªu cÇn ®¹t ®­îc vµ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch, môc tiªu Êy. Khi ®­a ra bÊt kú mét quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh nµo ban gi¸m ®èc c«ng ty còng ph¶i dùa trªn nh÷ng th«ng tin vÒ kh¸ch hµng vµ sù ®¸p øng s½n cã cña c¸c nguån lùc trong doanh nghiÖp. Qu¸ tr×nh kiÓm tra t¹i c«ng ty LGIS- VINA còng b¾t ®Çu tõ viÖc thu thËp th«ng tin ban ®Çu. Thùc sù ®©y lµ mét kh©u v« cïng quan träng bëi lÏ chØ cã thu thËp ®­îc nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c cÇn thiÕt th× míi gióp cho doanh nghiÖp ®¸nh gi¸ ®­îc t×nh h×nh ho¹t ®éng, ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh kÞp thêi còng nh­ cã ph­¬ng h­íng cho thêi gian tíi. Nhu cÇu th«ng tin cho c«ng t¸c kiÓm tra t¹i LGIS- VINA bao gåm: KÕ ho¹ch, môc tiªu s¶n xuÊt kinh doanh trong kú. C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, b¶ng x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh, b¶ng l­u chuyÓn tiÒn tÖ, ng©n quü trong kú... B¸o c¸o cña c¸c bé phËn , phßng ban vÒ t×nh h×nh thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh: phßng s¶n xuÊt, phßng kinh doanh, phßng kü thuËt, phßng hµnh chÝnh, phßng t«ng hîp, phßng qu¶n lý chÊt l­îng... C¸c v¨n b¶n thèng kª vÒ sè l­îng còng nh­ chÊt l­îng nguån nh©n lùc trong kú. C¸c b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh mua b¸n vËt t­, l­u kho b¶o qu¶n vËt t­ vµ l­îng tiªu hao vËt t­ cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. T×nh h×nh thùc hiÖn hîp ®ång, tiÕn ®é s¶n xuÊt, cung øng s¶n phÈm, dÞch vô cho kh¸ch hµng. C¸c kiÕn nghÞ khiÕu n¹i cña kh¸ch hµng vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm, dÞch vô... Nh×n chung khèi l­îng th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó phôc vô cho c«ng t¸c kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty LGIS - VINA lµ v« cïng lín. ThÕ nh­ng do viÖc ph©n cÊp qu¶n lý, ph©n c«ng nhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n mét c¸ch râ rµng lµm cho l·nh ®¹o doanh nghiÖp cã thÓ thu thËp ®­îc nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c cÇn thiÕt cho viÖc ®iÒu hµnh doanh nghiÖp, tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng th«ng tin qu¸ nhiÒu g©y nhiÔu. Thùc tÕ víi phong c¸ch qu¶n lý hiÖn ®¹i cïng víi viÖc trang bÞ nh÷ng ph­¬ng tiÖn tèi t©n ®· ®¶m b¶o cho doanh nghiÖp x©y dùng ®­îc mét hÖ thèng th«ng tin kh¸ hoµn chØnh. Kh«ng chØ thu thËp th«ng tin néi bé mµ cßn thu thËp chÝnh x¸c th«ng tin vÒ thÞ tr­êng, kh¸ch hµng còng nh­ th«ng tin vÒ c¸c chÝnh s¸ch v¨n b¶n ph¸p luËt cña nhµ n­íc liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña c«ng ty, ®Æc biÖt lµ th«ng tin vÒ c¸c chÝnh s¸ch thuÕ quan. T¸t c¶ nh÷ng th«ng tin mµ doanh nghiÖp cã ®­îc ®¶m b¶o ®é chÝnh x¸c, tin cËy lµ nhê doanh nghiÖp ®· thùc hiÖn vµ tæ chøc tèt c«ng t¸c h¹ch to¸n - kÕ to¸n, h¹ch to¸n thèng kª vµ h¹ch to¸n hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. 3.1. KÕ ho¹ch môc tiªu s¶n xuÊt kinh doanh trong kú. C¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp ®­îc x©y dùng dùa trªn nh÷ng hîp ®ång ®¹t ®­îc th«ng qua c«ng t¸c ®Êu thÇu, dù thÇu. Dùa trªn khèi l­îng chñng lo¹i s¶n phÈm kh¸ch hµng yªu cÇu mµ phßng kinh doanh vµ phßng thiÕt kÕ lËp dù th¶o kÕ ho¹ch cung øng vËt t­ vµ c¸c b¶n vÏ kü thuËt liªn quan ®Õn viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm cho phßng s¶n xuÊt ®Ó lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®¬n hµng. KÕ ho¹ch s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp ®­îc x©y dùng theo tr×nh tù tõ kÕ ho¹ch s¶n xuÊt c¬ b¶n: kÕ ho¹ch b¸n hµng trong ba th¸ng, kÕ ho¹ch b¸n hµng trong th¸ng, kÕ ho¹ch cho l« s¶n phÈm, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt dao ®éng trong ba th¸ng, kÕ ho¹ch ¸p t¶i, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt dµi h¹n, kÕ ho¹ch chuyÓn ®æi vµ s¶n xuÊt hµng ngµy. Nh÷ng chØ tiªu nªu trong c¸c b¶n kÕ ho¹ch nµy lµ c¬ së ®Ó tÝnh to¸n vµ lËp c¸c kÕ ho¹ch vÒ nguån nh©n lùc, kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­, kÕ ho¹ch sö dông m¸y mãc thiÕt bÞ vµ c¶ kÕ ho¹ch b¶o d­ìng trong kú. KÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cung øng dÞch vô cña c«ng ty sÏ ®­îc sö dông lµm c¨n cø ®Ó lËp c¸c dù to¸n ng©n s¸ch cho tõng lÜnh vùc ho¹t ®éng, tÝnh to¸n nguån vèn ®iÒu chØnh cho c¸c dù ¸n vµ cã kÕ ho¹ch bæ sung vèn nÕu cÇn thiÕt. 3.2. Nhu cÇu th«ng tin cho c«ng t¸c kiÓm tra c¸c quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt. Sau khi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®­îc ban gi¸m ®èc th«ng qua, phßng s¶n xuÊt ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn ®óng kÕ ho¹ch vµ chuÈn bÞ mäi nguån lùc cÇn thiÕt cho viÖc s¶n xuÊt: nguyªn vËt liÖu, nh©n lùc, m¸y mãc thiÕt bÞ ... Th«ng tin cho c«ng t¸c kiÓm tra viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt trong kú chÝnh lµ c¸c b¸o c¸o c«ng viÖc cña phßng qu¶n lý s¶n xuÊt: 3.2.1 Qu¶n lý kÕt qu¶ nguån lùc lao ®éng: Ph­¬ng ph¸p thu thËp th«ng sè: Nh©n viªn cã tr¸ch nhiÖm cña bé phËn qu¶n lý s¶n xuÊt sÏ thu nhËp d÷ liÖu ®· ®­îc biªn so¹n t¹i hiÖn tr­êng c¨n cø vµo nhËt ký lµm viÖc cña c¸c tæ: Tæ gia c«ng, tæ l¾p r¸p, tæ kiÓm tra. D÷ liÖu kÕt qu¶ cña nguån lùc s¶n xuÊt. Hµng th¸ng, tr­ëng phßng s¶n xuÊt cã tr¸ch nhiÖm lËp ra danh s¸ch n¨ng lùc n¨ng lùc s¶n xuÊt bao gåm: nguån lùc s¶n xuÊt trùc tiÕp, nguån lùc kh«ng lµm viÖc, nguån lùc t¸i s¶n xuÊt, tØ lÖ lµm viÖc thùc tÕ cña c¸c yÕu tè ®Çu vµo vµ tØ lÖ phôc håi. 3.2.2. Qu¶n lý kÕt qu¶ s¶n xuÊt. Ph­¬ng ph¸p thu thËp th«ng sè. Nh©n viªn phô tr¸ch qu¶n lý kÕt qu¶ s¶n xuÊt thuéc bé phËn qu¶n lý s¶n xuÊt hµng th¸ng kiÓm tra ®Þnh kú t×nh h×nh tiÕn ®é c¸c ®ù ¸n ®ång thêi cã sù tham kh¶o tµi liÖu, hiÖu suÊt tiÕn ®é ®· ®­îc tËp hîp t¹i nhµ m¸y. LËp b¶ng so s¸nh kÕt qu¶ s¶n xuÊt thùc tÕ víi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. Hµng th¸ng, tr­ëng phßng s¶n xuÊt cã tr¸ch nhiÖm lËp b¸o c¸o sau khi cã chØ sè s¶n xuÊt thùc tÕ trong ®ã bao gåm tiÒn chi theo kÕ ho¹ch, chi phÝ thùc tÕ, tØ lÖ ®¹t ®­îc, céng trõ ®i chi phÝ thùc tÕ. B¶ng b¸o c¸o nµy lµ c¬ së cho viÖc kiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt trong doanh nghiÖp ®ång thêi ®iÒu chØnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt trong thêi gian tíi. ViÖc ®iÒu chØnh bao gåm lËp kÕ ho¹ch cho viÖc gia c«ng chi tiÕt bªn ngoµi, thuª thªm nh©n c«ng, ®iÒu chØnh kh¶ n¨ng m¸y mãc thiÕt bÞ. 3.2.3. Nhu cÇu th«ng tin cho viÖc kiÓm tra lùa chän nhµ cung cÊp. Th«ng tin phôc vô cho c«ng t¸c kiÓm tra c¸c nhµ cung cÊp ®­îc thÓ hiÖn ë b¶ng sau: Ph©n lo¹i Ph­¬ng ph¸p kiÓm tra §èi t¸c KiÓm tra nhµ m¸y 1.KiÓm tra theo danh s¸ch kiÓm tra nhµ m¸y. 2.Tæ kiÓm tra tíi th¨m vµ kiÓm tra mhµ m¸y. 3.Thùc hiÖn theo quy ®Þnh kiÓm tra C«ng ty thùc hiÖn c¸c c«ng ®o¹n kiÓm tra. KiÓm tra tµi liÖu 1.KiÓm tra theo biªn b¶n chÊt l­îng s¶n phÈm( tiªu chuÈn, quy c¸ch...) 2.KiÓm tra lý lÞch ( giao hµng thùc tÕ vµ ly lÞch s¶n xuÊt). 3.KiÓm tra c¸c chøng chØ ®¹t ®­îc. 4.KiÓm tra theo c¸c hîp ®ång. Khi yªu cÇu kiÓm tra chÊt l­îng cã thÓ quyÕt ®Þnh ph­¬ng ph¸p kiÓm tra, c¨n cø vµo c¸c t×a liÖu kÌm theo. Sau khi lªn kÕ ho¹ch vµ thùc hiÖn c«ng t¸c kiÓm tra, tr­ëng phßng qu¶n lý tiÕn hµnh lËp b¸o c¸o kÕt qu¶ kiÓm tra nhµ cung cÊp vµ th«ng b¸o cho tr­ëng bé phËn mua hµng. Nh÷ng d÷ liÖu kiÓm tra nhµ cung cÊp sÏ cã thêi h¹n trong ba n¨m. C¸c tµi liÖu nµy sÏ ®­îc l­u gi÷ l¹i lµm c¬ së cho viÖc kiÓm tra, lùa chän nhµ cung cÊp trong thêi gian tíi. Víi ph­¬ng ph¸p kiÓm tra nh­ trªn trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña LGIS - VINA c«ng ty lu«n lu«n t×m kiÕm ®­îc nh÷ng nhµ cung cÊp ®Çu vµo nguyªn vËt liÖu cã chÊt l­îng cao, ®¶m b¶o uy tÝn tiÕn ®é giao hµng, s¶n xuÊt. Cã nh÷ng nhµ c«ng ty ®· trë thµnh nhµ cung cÊp chÝnh thøc th­êng xuyªn cho LGIS - VINA nh­: C«ng ty chÕ t¹o vµ l¾p m¸y LILAMA, c«ng ty ®Çu t­ x©y dùng nhµ vµ khu c«ng nghiÖp, ...ChÝnh ®iÒu nµy gióp cho c«ng ty cã ®­îc nguån cung cÊp th­êng xuyªn, æn ®Þnh, ®¶m b¶o chÊt l­îng ®Çu vµo. 3.2.4. Nhu cÇu th«ng tin cho viÖc kiÓm tra nhËn hµng. Môc ®Ých cña c«ng t¸c kiÓm tra: §©y lµ c«ng viÖc kiÓm tra ®Ó so s¸nh c¸c vËt t­ nhËn ®­îc tõ c¸c b¹n hµng kÓ c¶ do kh¸ch hµng cung cÊp víi c¸c tiªu chuÈn ®Ó kÕt luËn c¸c lo¹i vËt t­ nµy cã thÝch hîp hay kh«ng. §«ng thêi ®©y còng lµ c¨n cø ®Ó quyÕt ®Þnh cã tiÕp tôc hîp t¸c víi hä trong thêi gian tíi n÷a hay kh«ng? Th«ng tin cho c«ng t¸c kiÓm tra: Th«ng tin cho c«ng t¸c kiÓm tra hµng nhËp do tr­ëng bé phËn mua hµng phèi hîp víi tr­ëng phßmg qu¶n lý chÊt l­îng lËp ra. B¸o c¸o vÒ hµng nhËp göi lªn ban gi¸m ®èc ph¶i bao gåm nh÷ng th«ng tin vÒ: - KiÓm tra sè l­îng hµng nhËp. - KiÓm tra quy c¸ch ®ãng gãi s¶n phÈm. - KiÓm tra chÊt l­îng hµng nhËp theo yªu cÇu. - KiÓm tra c¸c ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n khi vËn chuyÓn, giao hµng. - Ph­¬ng thøc thanh to¸n... 3.2.5. Nhu cÇu th«ng tin cho viÖc kiÓm tra s¶n phÈm cuèi cïng. Môc ®Ých cña viÖc kiÓm tra: C¸c s¶n phÈm s¶n xuÊt hoµn thiÖn xong sÏ qua mét kh©u kiÓm tra cuèi cïng ®Ó x¸c ®Þnh c¸c ®Æc tÝnh cña chóng cã ®¸p øng c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng vµ c¸c tiªu chuÈn kiÓm tra hay kh«ng. Thùc tÕ ®©y lµ mét kh©u v« cïng quan träng, gióp cho c«ng ty cã thÓ n¾m ch¾c s¶n phÈm cña m×nh cung øng cho kh¸ch hµng sÏ tho¶ m·n mäi yªu cÇu cÇu cña hä vµ tiÕn tíi viÖc cung øng nh÷ng ®¬n ®Æt hµng tiÕp theo. Th«ng tin cho c«ng t¸c kiÓm tra. Bé phËn qu¶n lý chÊt l­îng cã nhiÖm vô lËp ra c¸c b¶n b¸o c¸o vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm cuèi cïng, kiÓm tra c¸c ®Æc tÝnh kü thuËt cña s¶n phÈm cã ®¸p øng yªu cÇu kh«ng, s¶n phÈm cã ®¸p øng tiªu chuÈn thiÕt kÕ hay kh«ng? B¸o c¸o vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm cuèi cïng ®­îc th«ng kª dùa trªn c¸c biÓu ®å: - BiÓu ®å tÝch lçi s¶n phÈm - Thèng kª chi phÝ cho s¶n phÈm sai háng. - Thèng kª nh÷ng sai háng cã thÓ s÷a ch÷a ®­îc vµ chi phÝ cho viÖc kh¾c phôc chóng. - Thèng kª vÒ nh÷ng h­ h¹i kh«ng thÓ s÷a ch÷a ®­îc... Ngoµi nhu cÇu th«ng tin cho c«ng t¸c kiÓm tra nh­ trªn, thùc tÕ c«ng ty cßn tiÕn hµnh rÊt nhiÒu c¸c ho¹t ®éng kiÓm tra trªn mäi lÜnh vùc: KiÓm tra hîp ®ång, KiÓm tra c¸c ho¹t ®éng dÞch vô cho kh¸ch hµng, KiÓm tra viÖc b¶o qu¶n vµ xö lý vËt t­, KiÓm tra gi÷a c¸c c«ng ®o¹n s¶n xuÊt... C¸c ho¹t ®éng kiÓm tra trªn së dÜ cã thÓ thùc hiÖn ®­îc lµ do c«ng ty d· tæ chøc tèt viÖc ph©n c«ng nhiÖm vô mét c¸ch râ rµng cho tõng bé phËn, tõng c¸ nh©n, ®¶m b¶o th«ng tin b¸o c¸o cho ban gi¸m ®èc nhanh chãng kÞp thêi. 3.3. Nhu cÇu th«ng tin cho viÖc kiÓm tra t«ng thÓ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. §Ó cã thÓ ®¸nh gi¸ mét c¸ch chÝnh x¸c vµ xem xÐt tæng thÓ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp trong mét thêi kú nhÊt ®Þnh, ban gi¸m ®èc c«ng ty kh«ng chØ cÇn nh÷ng b¸o c¸o bé phËn mµ cßn cÇn nh÷ng thèng kª toµn bé vÒ: - Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh trong tõng thêi kú: Chi phÝ cho qua tr×nh s¶n xuÊt, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, chi phÝ b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô, chi phÝ tµi chÝnh, chi phÝ cho ho¹t ®éng ®Çu t­... - Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô. - Lîi nhuËn thu ®­îc trong kú. - T×nh h×nh thùc hiÖn nghÜa vô víi nhµ n­íc: ThuÕ GTGT, thuÕ thu nh©p, thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt... - T×nh h×nh ph©n phèi lîi nhuËn sau thuÕ cho c¸c ho¹t ®éng. - T×nh h×nh vµ kh¶ n¨ng sö dông vèn ®Çu t­ cña doanh nghiÖp. - Kh¶ n¨ng øng phã víi c¸c nghÜa vô tr¶ nî... T¸t c¶ nh÷ng th«ng tin trªn ®­îc ph¶n ¸nh ë c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh: - B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. - B¶ng x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. - B¶ng l­u chuyÓn tiÒn tÖ. Nh÷ng b¸o c¸o nµy do phßng kÕ to¸n so¹n th¶o ®Þnh kú, nh»m cung cÊp th«ng tin vÒ kÕt qu¶ vµ t×nh h×nh tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. Th«ng tin cho viÖc lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh nµy ®­îc thu thËp ë tÊt c¶ c¸c phßng ban trong doanh nghiÖp. Tuy nhiªn kh«ng ph¶i mäi kho¶n thu chi cña c¸c phßng ®Òu ®­îc kÕ to¸n ®­a ngay vµo sæ mµ cßn ph¶i qua sù kiÓm duyÖt chi cña gi¸m ®èc tµi chÝnh vµ hµnh chÝnh. §iÒu nµy gióp cho viÖc kiÓm so¸t chi phÝ ®­îc dÔ dµng thuËn lîi h¬n ®ång thêi n©ng cao ý thøc tù gi¸c cña mçi ng­êi trong viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ s¶n xuÊt, t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. Trªn c¬ së th«ng tin do b¸o c¸o tµi chÝnh cung cÊp ®Þnh kú, tæng gi¸m ®èc tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh tµi chÝnh cña doanh nghiÖp, th«ng qua ®ã ph¸t hiÖn mÆt tÝch cùc hoÆc tiªu cùc cña ho¹t ®éng tµi chÝnh, nguyªn nh©n c¬ b¶n ®· ¶nh h­ëng ®Õn c¸c mÆt ®ã vµ tõ ®ã ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p cÇn thiÕt, kÞp thêi ®Ó c¶i tiÕn ho¹t ®éng tµi chÝnh, t¹o tiÒn ®Ò ®Ó t¨ng hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. Bªn c¹nh nh÷ng t¸c dông trªn , th«ng tin do c¸c b¸o c¸o nµy cung cÊp cßn gióp cho gi¸m ®èc c«ng ty ®¸nh gi¸ ®­îc t×nh h×nh h¹ thÊp gi¸ thµnh s¶n phÈm, hiÖu qu¶ sö dông nguån vèn , kh¶ n¨ng thanh to¸n, t×nh h×nh lu©n chuyÓn vèn kinh doanh ... IV. §¸nh gi¸ chung vÒ c«ng t¸c thu thËp th«ng tin cho viÖc kiÓm tra vµ ra quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh t¹i c«ng ty LGIS - VINA. Nh÷ng thµnh qu¶ mµ c«ng ty thu ®­îc trong nh÷ng n¨m võa qua ®· kh¼ng ®Þnh râ hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c qu¶n lý trong doanh nghiÖp. §Æc biÖt víi viÖc x©y dùng vµ hoµn thiÖn hÖ thèng th«ng tin doanh nghiÖp t¹o ®iÒu kiÖn cho ban gi¸m ®èc cã thÓ kiÓm so¸t ®­îc mäi biÕn ®éng còng nh­ sai lÖch x¶y ra trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cung øng dÞch vô cho kh¸ch hµng. Nh÷ng yÕu tè ®­a ®Õn thµnh c«ng cña doanh nghiÖp: 4.1. Hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n. Ban gi¸m ®èc c«ng ty cã tr¸ch nhiÖm lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh tõng n¨m ph¶n ¸nh mét c¸ch trung thùc vµ hîp lý t×nh h×nh tµi chÝnh còng nh­ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh, t×nh h×nh l­u chuyÓn tiÒn tÖ cña c«ng ty trong n¨m. §Ó hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n, kÕ to¸n, Ban gi¸m ®èc ®· x¸c ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm: Lùa chän c¸c chÝnh s¸ch kÕ to¸n thÝch hîp vµ ¸p dông c¸c chÝnh s¸ch ®ã mét c¸ch nhÊt qu¸n. §­a ra c¸c ph¸n ®o¸n vµ ­íc tÝnh mét c¸ch hîp lý vµ thËn träng. Nªu râ c¸c nguyªn t¾c kÕ to¸n thÝch hîp ph¶i ®­îc tu©n thñ. C·c b¸o c¸o tµi chÝnh ®­îc lËp trªn c¬ së ho¹t ®éng liªn tôc trõ tr­êng hîp kh«ng thÓ cho r»ng C«ng ty sÏ tiÕp tôc ho¹t ®éng kinh doanh. Bªn c¹nh ®ã Ban gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm ®¶m b¶o r»ng sæ s¸ch kÕ to¸n ®­îc ghi chÐp phï hîp ®Ó ph¶n ¸nh mét c¸ch hîp lý t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty ë bÊt kú thêi ®iÓm nµo vµ ®¶m b¶o r»ng c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c kÕ to¸n ®­îc chÊp nhËn chung t¹i ViÖt Nam C«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n ®­îc thùc hiÖn th«ng qua viÖc thèng kª chi phÝ, doanh thu, yªu cÇu chi cña t¸t c¶ c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp. ChÝnh v× vËy c¸c b¶n b¸o c¸o tµi chÝnh cña c«ng ty ®· ph¶n ¸nh mét c¸ch trung thùc t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c«ng ty, gióp cho ban gi¸m ®èc cã thÓ theo dâi s¸t sao mäi biÕn ®éng x¶y ra xung quanh qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp ®ång thêi cã nh÷ng biÖn ph¸p ®iÒu chØnh kÞp thêi. 4.2. Hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n thèng kª. C«ng t¸c thèng kª sö dông c¸c ph­¬ng ph¸p thèng kª hiÖn ®¹i phï hîp víi thùc tÕ ho¹t ®éng cña c«ng ty. C¸c v¨n b¶n thèng kª ®­îc lËp thµnh c¸c b¸o c¸o bé phËn ®Ó ®­a lªn cÊp trªn. Kü thuËt thèng kª ®­îc sö dông chñ yÕu: - Thèng kª b»ng danh môc kiÓm tra. - Thèng kª b»ng biÓu ®å Pareto. - Thèng kª b»ng ma trËn - Thèng kª b»ng biÓu ®å theo dâi qu¸ tr×nh. - Thèng kª b»ng ph­¬ng ph¸p sö dông c¸c s¬ ®å hÖ thèng. - Thèng kª b»ng c¸c d÷ liÖu ph©n tÝch. Theo ®ã toµn bé th«ng tin vÒ t×nh h×nh sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo còng nh­ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp ®­îc ghi chÐp thèng kª l¹i mét c¸ch ®Çy ®ñ, ph¶n ¸nh trung thùc l­îng vËt chÊt tiªu hao vµ kÕt qu¶ thu ®­îc tõ ho¹t ®éng b¸n hµng cña doanh nghiÖp. 4.3. Mét sè gi¶i ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c thu thËp th«ng tin viÖc kiÓm tra vµ ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh tai LGIS _ VINA. Thùc tÕ ®Ó x©y dùng vµ hoµn thiÖn ®­îc hÖ thèng th«ng tin trong mét doanh nghiÖp kh«ng chØ lµ nhu cÇu mµ cßn lµ sù ®ßi hái thiÕt yÕu. Tr­íc ®©y víi ph­¬ng ph¸p qu¶n lý theo kiÓu kiÓm tra kÕt qu¶ ho¹t ®éng cuèi cïng th­êng kh«ng ®em l¹i hiÖu qu¶ c¶i tiÕn, phßng ngõa nh÷ng sai sãt mµ chØ g©y tèn kÐm cho doanh nghiÖp ®Ó ®­a ra c¸c biÖn ph¸p söa ch÷a sai háng. Ngµy nay ¸p dông ph­¬ng ph¸p qu¶n lý hiÖn ®¹i, kiÓm tra t¹i c«ng ty LGIS - VINA mang nhiÒu tÝnh chÊt phßng ngõa, kiÓm tra ®Ó ph¸t hiÖn ra nh÷ng sai sãt cßn tiÒm tµng ®Ó ®­a ra biÖn phÊp øng phã kÞp thêi, giµnh thÕ chñ ®éng trong s¶n xuÊt kinh doanh. Nh­ng ®Ó ¸p dông thµnh c«ng ph­¬ng thøc kiÓm tra nµy ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i x©y dùng ®­îc hÖ thèng th«ng tin hoµn thiÖn, ®ång bé ®¶m b¶o cho ban gi¸m ®èc cã thÓ n¾m ch¾c ®­îc mäi diÔn biÕn cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh trong doanh nghiÖp. Qua qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i c«ng ty em xin ®­a ra mét sè gi¶i phµp hoµn thiÖn hÖ thèng th«ng tin cho c«ng ty; §µo t¹o vµ n©ng cao n¨ng lùc cña c¸n bé qu¶n trÞ cña c¸c phßng ban trong doanh nghiÖp. Hµng n¨m doanh nghiÖp ®Òu tæ chøc c¸c kho¸ huÊn luyÖn ®µo t¹o, cã thÓ ®µo t¹o chuyªn s©u vÒ lÜnh vùc ho¹t ®éng cña mçi c¸ nh©n. N©ng cao n¨ng lùc ®¸nh gi¸ vµ tæng qu¸t, n¨ng lùc thiÕt lËp c¸c b¸o c¸c bé phËn ®Ó ph¶n ¸nh th«ng tin ®Õn ban gi¸m ®èc mét c¸ch trung thùc, chÝnh x¸c vµ ng¾n gän.§µo t¹o ®Ó c¸ nh©n cã kü n¨ng sö dông c¸c c«ng cô truyÒn th«ng, th«ng tin trong doanh nghiÖp. §­a c¸c tiÕn bé kü thuËt vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Ngµy cµng hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý: N©ng cao n¨ng lùc bé phËn nh­ng kh«ng quªn nhiÖm vô phèi hîp víi c¸c bé phËn phßng ban trong doanh nghiÖp, ®¶m b¶o th«ng tin chÝnh x¸c, nhanh nh¹y, ®¶m b¶o mèi quan hÖ ®oµn kÕt, gióp ®ì lÉn nhau trong khi thùc hiÖn c«ng viÖc. §­a c¸c chÝnh s¸ch chÊt l­îng cña c«ng ty ®Õn víi tõng c¸ nh©n ®ång thêi quy ®Þnh râ r·ng c¸c tiªu chuÈn c«ng viÖc cÇn ®¹t ®­îc ë mçi bé phËn, lµm cho mçi c¸ nh©n cã thÓ hiÓu râ tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n cña m×nh, n¨ng cao ý thøc tù gi¸c lµm viÖc v× môc tiªu cao nhÊt cña c«ng ty. CËp nhËt th«ng tin bªn ngoµi nhanh chãng, chÝnh x¸c, ¸p dông c¸c c«ng cô h¹ch to¸n - kÕ to¸n - thèng kª, ®¶m b¶o sù thèng nhÊt h¹ch to¸n kÕ to¸n, h¹ch to¸n thèng kª, h¹ch to¸n hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. §©y lµ nh÷ng th«ng tin v« cïng quan träng ®Ó ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp còng nh­ ®­a ra c¸c biÖn ph¸p ®Ó sö dông hîp lý h¬n c¸c nguån lùc ®ång thêi cã kÕ ho¹ch trong thêi gian tíi. ThiÕt lËp c¸c b¸o c¸o bé phËn ®Ó tæng hîp chi phÝ ë tõng kh©u s¶n xuÊt. Ph©n tÝch t×nh h×nh hoµn thµnh kÕ ho¹ch hay béi chi so víi dù to¸n ng©n s¸ch ®Æt ra ttrong tõng thêi kú. N©ng cao n¨ng lùc tù kiÓm tra cña c¸c c¸ nh©n trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh, tr¸nh t×nh tr¹ng sai háng cña bé phËn nµy kh«ng ®­îc xö lý kÞp thêi mµ l¹i chuyÓn sang b«n phËn kh¸c, g©y tèn kÐm cho viÖc ®iÒu chØnh. Trªn ®©y chØ lµ mét vµi gi¶i ph¸p ®­a ra ®Ó hoµn thiÖn h¬n n÷a hÖ thèng th«ng tin doanh nghiÖp phôc vô cho c«ng t¸c kiÓm tra, ®iÒu chØnh c¸c quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty LGIS- VINA. Muèn thùc hiÖn thµnh c«ng th× ph¶i cã sù ®iÒu hµnh tõ ban gi¸m ®èc ®ång thêi lµ sù phèi hîp cña tÊt c¶ c¸c phßng ban, nh©n viªn trong c«ng ty. ViÖc x©y dùng vµ hoµn thiÖn hÖ thèng th«ng tin kh«ng chØ lµ nhiÖm vô b©y giê mµ cßn cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn h¬n n÷a trong t­¬ng lai, tiÕn tíi mét m« h×nh qu¶n lý tù ®éng. Ban gi¸m ®èc c«ng ty kh«ng ph¶i trùc tiÕp ®iÒu hµnh c«ng viÖc hµng ngµy mµ chØ cÇn th«ng qua c¸c b¸o c¸o ®Ó nhËn biÕt t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c«ng ty, thùc hiÖn ph­¬ng ph¸p qu¶n lý hiÖn ®¹i: giao quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm cho nh©n viªn, ban gi¸m ®èc chØ cÇn ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh quan träng ¶nh h­ëng ®Õn viÖc thay ®æi môc tiªu, lÜnh vùc ho¹t ®éng cña c«ng ty mµ th«i. Thùc tÕ ®ã lµ phong c¸ch lµm viÖc rÊt hiÖu qu¶ vµ ch¾c ch¾n lµ m« h×nh qu¶n lý kinh tÕ ®­îc khuyÕn khÝch ¸p dông trong t­¬ng lai. Danh môc tµi liÖu tham kh¶o 1. Mai V¨n B­u – Phan Kim ChiÕn - Gi¸o tr×nh Lý thuyÕt qu¶n trÞ kinh doanh. Nhµ xuÊtb¶n khoa häc vµ kü thuËt N¨m 2001. 2. §oµn ThÞ Thu Hµ - §oµn ThÞ Ngäc HuyÒn – Tr­êng §¹i häc Kinh tÕ Quèc D©n - Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ häc. 3. Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ kinh doanh. 4.Tr­¬ng §oµn ThÓ - Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ s¶n xuÊt. Nhµ xuÊt B¶n Thèng Kª, n¨m 2002. 5. NguyÔn Minh Ph­¬ng - Gi¸o tr×nh KÕ to¸n qu¶n trÞ. Nhµ xuÊt b¶n Tµi chÝnh, n¨m 2004. 6. Tr­¬ng V¨n Tó - §oµn ThÞ Song Minh – HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý trong doanh nghiÖp. Tr­êng §¹i Häc Kinh TÕ Quèc D©n. 7. LGIS- VINA – C¸c thñ tôc chÊt l­îng, n¨m 2000. 8. S¬ ®å c¸c h­íng dÉn c«ng viÖc cña c«ng ty LGIS - VINA 9. Bµi gi¶ng hÖ thèng vµ hÖ thèng th«ng tin trong daonh nghiÖp cña thÇy NguyÓn Kim Truy. Môc lôc Lêi më ®Çu PhÇn 1: Lý luËn chung vÒ c«ng t¸c kiÓm tra vµ ®iÒu chØnh c¸c quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh trong doanh nghiÖp. I. Tæng quan vÒ ho¹t ®éng kiÓm tra trong doanh nghiÖp. 1.1. Kh¸i niÖm kiÓm tra 1.2. Vai trß cña kiÓm tra 1.3. B¶n chÊt cña kiÓm tra 1.4. Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi hÖ thèng kiÓm tra 1.5. HÖ thèng kiÓm tra 1.5.1. Qu¸ tr×nh kiÓm tra 1.5.2.X¸c ®Þnh c¸c tiªu chuÈn kiÓm tra 1.5.3. §o l­êng vµ ®¸nh gi¸ sù thùc hiÖn 1.5.4. §iÒu chØnh c¸c ho¹t ®éng 1.6. C¸c kü thuËt kiÓm tra 1.7. C¸c c«ng cô vµ ph­¬ng tiÖn kiÓm tra II. §iÒu chØnh vµ ph©n hÖ th«ng tin ®iÒu chØnh trong doanh nghiÖp 2.1. Kh¸i niÖm ®iÒu chØnh 2.2. Ph©n hÖ th«ng tin ®iÒu chØnh trong doanh nghiÖp PhÇn 2. øng dông s¬ ®å ®iÒu chØnh vµ x¸c ®Þnh nhu cÇu th«ng tin cho c«ng t¸c kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp I. Giíi thiÖu tæng quan vÒ c«ng ty LGIS - VINA 1.1. Sù ra ®êi vµ ph¸t triÓn 1.2. §Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ tiªu thô s¶n phÈm 1.3. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý 1.4. KÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty LGIS- VINA II. Qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh t¹i c«ng ty LGIS - VINA 2.1. Qu¸ tr×nh ®iÒu chØnh 2.2. NhËn xÐt vÒ c«ng t¸c ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh cña c«ng ty LGIS- VINA III. X¸c ®Þnh nhu cÇu th«ng tin cho viÖc kiÓm tra thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty LGIS - VINA. 3.1. KÕ ho¹ch môc tiªu cña doanh nghiÖp 3.2. Nhu cÇu th«ng tin cho c«ng t¸c kiÓm tra c¸c quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh 3.2.1. Qu¶n lý kÕt qu¶ nguån lùc lao ®éng 3.2.2. Qu¶n lý kÕt qu¶ s¶n xuÊt 3.2.3. Nhu cÇu th«ng tin cho viÖc kiÓm tra lùa chän nhµ cung cÊp 3.2.4. Nhu cÇu th«ng tin cho viÖc kiÓm tra nhËn hµng 3.2.5. Nhu cÇu th«ng tin cho viÖc kiÓm tra tæng thÓ t×nh h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. IV. §¸nh gi¸ chung vÒ c«ng t¸c thu thËp th«ng tin cho viÖc kiÓm tra vµ ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh t¹i LGIS - VINA. 4.1. Hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n - kÕ to¸n 4.2. Hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n - Thèng kª 4.3. Mét sè gi¶i ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c thu thËp th«ng tin cho c«ng t¸c kiÓm tra vµ ®iÒu chØnh t¹i LGIS - VINA. Danh môc tµi liÖu tham kh¶o Môc lôc 1 3 3 3 3 3 5 6 6 7 8 8 10 10 10 11 14 14 14 17 18 20 22