Thực trạng công tác hạch toán doanh nghiệp vật liệu tại công ty công trình giao thông I - Hà Nội

ần ghi có TK 331, ghi nợ các TK có liên quan. Phần theo dõi thanh toán ghi nợ TK 331, ghicó các TK liên quan. Sổ nhật ký chứng từ số 5 được dùng để phản ánh tổng quát quan hệ thanh toán giữa các doang nghiệp các đơn vị bán vật tư hàng hoá... hoặc cung cấp dịch vụ lao vụ cho doanh nghiệp. Nhật ký chứng từ số 5 được ghi vào cuối tháng trên cơ sở số liệu từ sổ chi tiết 2. Mỗi người bán được ghi vào một dòng. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ nhật ký chứng từ số 5, đối chiếu số liệu với các sổ kế toán khác đảm bảo số liệu chính xác để ghi vào sổ cái TK331 và bảng kê số 3 phần nhập trong tháng, dòng”từ nhật ký chứng từ số 5”. Nhật ký chứng từ số 6 ghi có TK 151, sổ này phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến bên tài khoản 151. Nguyên tắc ghi nhật ký chứng từ số 6 là ghi theo chứng tù hoá đơn và phải theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hàng. Cuối tháng cộng nhật ký chứng từ số 6, lấy tổng cộng đó ghi vào sổ cái TK 151. Căn cứ vào cột “số dư cuối tháng” của nhật ký chứng từ số 6 để chuyển số dư của từng hoá đơn sang cột “số dư đầu tháng” của nhật ký chứng từ sô 6 tháng sau. Đối với hạch toán tổng hợp xuất vật liệu: Hạch toán các nghiệp vụ xuất vật liệu phản ánh trên “bảng phân bổ số 2”. Sổ này được dùng để phản ánh trị giá thực tế của vật liệu được phân bổ cho các đối tượng sử dụng, gồm hai phần chính: Phần “Ghi có các TK 152” Phần “ Đối tượng sử dụng(ghi nợ các TK)” Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 để ghi vào các bảng kê: Bảng kê số 4 “Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng”(phần ghi nợ các TK 152, 621, 627 ghi có các TK 152) cuối tháng tổng hợp số liệu ở các bảng kê để ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Đối với các doanh nghiệp đánh giá vật liệu theo giá hạch toán thì việc xác định trị giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế cho từng đối tượng sử dụng trước hết phải căn cứ vào bảng kê số 3 “bảng tính giá thực tế vật liệu” sau đó lập bảng phân bổ số 2. Hình thức nhật ký chung: Căn cứ vào chứng từ mua, nhập vật liệu, kế toán ghi sổ nhật ký chuyên dùng hàng ngày hoặc định kỳ. Đồng thời căn cứ vào chứng từ mua, nhập công cụ dụng cụ ghi vào nhật ký mua hàng. Căn cứ vào số liệu tổng cộng từ nhật ký chuyên dùng, nhật ký mua hàng để ghi một lần trong kỳ vào sổ nhật ký chung. Từ số liệu nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho được phản ánh trên bảng phân bổ số 2, là căn cứ để ghi vào nhật ký chung rồi ghi vào sổ cái. Chương II thực trạng công tác hạch toán doanh nghiệp vật liệu tạI công ty công trình giao thông I - Hà Nội I- Đặc điểm quá trình hình thành sản xuất kinh doanh tại công ty công trình giao thông I – hà nội 1. Quá trình hình thành và phát triển tại công ty Công ty công trình giao thông I – Hà nội hiện nay, trước đây là xí nghiệp cầu đường ngoại thành Hà nội. Được thành lập ngày 15/7/1965 là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc nghành xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu là: xây dựng và sửa chữa các công trình giao thông. Quá trình hình thành và phát triển của công ty qua không ít thăng trầm: từ khi thành lập cho đến năm 1990, trong giai đoạn này các công trình mà công ty xây dựng đều nằm trong kế hoạch được giao hàng năm của Nhà nước và được thực hiện chủ yếu bằng nguồn vốn ngân sách Nhà nước cấp. Trong giai đoạn này công việc của công ty đa phần tập trung vào duy tu bảo dưỡng các tuyến đường thuộc phạm vi ngoại thành Hà Nội Từ năm 1990 cho đến nay, khi Nhà nước chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, với chi phối của các qyi luật của nền kinh tế thị trường và sự quản lý trên tầm vĩ mô của Nhà nưóc. Để phù hợp với tình hình đó, công ty công trình giao thôngI cũng chuyển đổi sang lĩnh vực kinh doanh. Bên cạnh việc đảm nhận công việc duy tu sửa chữa trên công ty còn tham gia đấu thầu các công trinhf ngoài, nâng cấp các đường thuộc kế hoạch của sở giao thông công chính đảm nhận việc khảo sát thiết kế. Cùng với việc chuyển đổi lĩnh vực kinh doanh, công ty đồng thời đổi tên thành công ty công trình giao thông I - Hà nội theo quyết định 1297 QĐ/UB ngày 27/3/1993 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Để đứng vững trong nền kinh tế thị trường và uy tín đối với Nhà nước, công ty không ngừng chú trọng đến chất lượng của từng công trình cải tiến kỹ thuật, nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên chức, trang bị thêm máy móc thiết bị mới để phục vụ cho những công trình có qui mô lớn, trình độ kỹ thuật cao như dải thảm bê tông nhựa ASFAN. Đặc biệt từ năm 1995 đến nay, do xác định được hướng đi đúng đắn nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển mạnh mẽ, sản lượng không ngừng tăng, nộp ngân sách cho Nhà nước cũng tăng lên và đời sống cán bộ công nhân viên của công ty được cải thiện rõ rệt. Vượt lên mọi khó khăn để đứng vững trong nền kinh tế thị trường như hiện nay của công ty là cả một sự cố gắng lớn của lãnh đạo công ty cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong những năm gần đây công ty đã đạt được những thành tích sau: Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu 1999 2000 Tài sản cố định 4.272 4.972 Tài sản lưu động 1.217 1.217 Doanh thu 13.910 29 Lãi 168 725 Nộp ngân sách Nhà nước 859 1.100 Thu nhập bình quân CNV/ tháng 600 0.55 2. Công tác quản lý và đặc điểm vật liệu sử dụng tại công ty công trình giao thông I -Hà nội Công ty công trình giao thông I Hà Nội là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu là sửa chữa và làm mới những con đường giao thông theo kế hoạch của Nhà nưóc. Vì vậy vật liệu sử dụng tại công ty là vật liệu của nghành xây dựng cơ bản. Chúng đa dạng về chủng loại, quy cách như: xi măng, đá, cát, sỏi, nhựa đường... ngoài ra còn có những vật liệu và công cụ dụng cụ khác như: sơn, xăng dầu, củi, các loại phụ tùng thay thế. Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng vật liệu là rất phức tạp đòi hỏi kế toán vật liệu phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm trong công việc. Trong giai đoạn hiện nay, vật liệu phục vụ cho nghành xây dựng cơ bản được thị trường cung cấp rất kịp thời, giá cả ít biến động. Ngoài ra Nhà nước quy định giá bán theo thông tư 1216 và định mức cho một số mặt hàng như xi măng, sắt thép... Đây là điều kiện thuận lợi để công ty giảm bớt lượng dữ trữ vật liệu trong kho. Như vậy sẽ tạo điều kiện cho công ty sử dụng vốn có hiệu quả và giảm bớt được một số chi phí như: chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí vận chuyển bảo quản vật liệu. Trong thực tế hoạt động sản xuất công ty, một phần lớn vật liệu mà công ty sử dụng có khối lượng lớn, cồng kềnh không phù hợp với việc nhập kho như: đá xanh các loại, cát các loại, cấu kiện bê tông... đối với những loại này công ty công trình giao thông I đã vận dụng linh hoạt là căn cứ vào hạn mức vật liệu được duyệt để tiến hành mua và đổ tại chân công trình ( nơi sản xuất ) mà không qua nhập kho. Đối với những công trình có quy mô lớn thì bộ phận vật tư sẽ trực tiếp mua vật tư đổ tại chân công trình và hoàn tất các thủ tục về nhập xuất vật tư. Còn đối với công trình có qui mô nhỏ thì đội sản xuất sẽ đứng ra mua vật liệu, sau đó chuyển hoá đơn chứng từ xuống phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán, hầu hết tiền mua vật tư đều được phòng tài vụ thanh toán bằng ngân phiếu, séc hoặc tiền mặt. Tại Công ty Công trình giao thông I Hà Nội, vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất chủ yếu là xuất thẳng đến chân công trình chỉ có nhựa đường được Công ty mua về nhâp kho để phục vụ cho công tác duy tu bảo dưỡng thường xuyên. Nhựa đường thường được nhập vàp kho của 3 đội duy tu là: kho Sài Đồng-Gia Lâm, kho Đông Anh và kho Sóc Sơn. Nguồn cung cấp vật liệu cho Công ty là những bạn hàng có quan hệ từ lâu năm như: xí nghiệp khai thác đá, các công ty vật liệu xây dựng... vì vậy việc cung cấp vật liệu cho Công ty là rất kịp thời, đảm bảo cho quá trình sản xuất của công ty không bị gián đoạn, hoàn thành công trình theo đúng tiến độ thi công và đúng kế hoạch đặt ra. Công ty công trình giao thông I là một doanh nghiệp Nhà nước, chủ yếu làm các công trình giao thông do Nhà nước giao ( chỉ định thầu ) và những công trình do công ty trúng thầu ( nhưng vẫn là những công trình của Nhà nước ). Do vậy việc sử dụng vật liệu công cụ dụng cụ của công ty phải tuân theo các định mức số1242 và bảng giá vật liệu xây dựng của Bộ xây dựng Bảng số 1 Bảng giá vật liệu xây dựng áp dụng từ 1/10/1996 theo 1216 STT Loại vật liệu, vật tư và trang thiết bị Đơn vị tính Giá tại hiện trường xây lắp Ghi chú 1 2 3 4 5 Cát đen đổ nền Cụ ly < 7km < 10km < 13km > 13km Xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng trắng Hải Phòng Xi măng trắng Trung Quốc Nhựa đường Cát vàng Gạch đặc tư nhân Dầu Diezel Dầu DHO M3 Tấn Tấn Tấn Tấn Tấn M3 1000v lít lít 17.350 18.630 20.690 25.000 805.000 800.000 1.469.000 1.669.000 3.000.000 59.500 270.000 3.700 10.000 Căn cứ vào bảng định mức trên, ta lập phiếu xuất kho theo định mức sau: Bảng số 3 Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội Phiếu xuất kho theo hạn mức Bộ phận sử dụng : Đội Gia Lâm - Duy tu địa phưonưg tháng 6/2000 Đối tượng sử dụng: Vá ổ gà 10 cm nhựa 5,5: 2000m2 Xuát tại kho: Số phiếu: 01 SốTT Tên quy cách vật tư Đơn vị tính Mã vật tư Hạn mức được duyệt Số lượng thực xuất Nhựa đường Đá dăm tiêu chuẩn Đá 2x4 Đá 1x2 Đá 0,5x1 Củi Diezel Dầu phụ kg m3 m3 m3 m3 kg lít lít 6.507,5 218,8 5.86 28,2 24,3 5.086,2 250 10 11.770 263,8 7,2 47,4 44 9.200 Bảng số 4 Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội Phiếu xuất kho Tên người nhập : Ông An đội Gia Lâm Ngày 15 tháng 6 năm 2000 Lý do xuất : Duy tu tháng 6/2000 Số phiếu : 10 Xuất tại kho : Sài Đồng-theo hạn mức 01 SốTT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 Nhựa đường Singapo Kg 11.770 Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) II- Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội: 1. Một số vấn đề về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội: 1.1.Phân loại vật liệu: Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội phân loại vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này bao gồm: Vật liệu chính: vật liệu chính mà công ty sử dụng là nhựa đường, đá xanh các loại, xi măng các loại, đất cấp phối và cấu kiện bê tông. Trong đó đất cấp phối là loại đất lẫn đá được dùng để làm nền cho những con đường mà Công ty đang thi công. Còn cấu kiện bê tông là loại bê tông đúc sẵn thường làm vỉa đường và nắp cống. Vật liệu phụ gồm có: sơn kẻ đường,vôi, dầu bôi trơn máy móc. Nhiên liệu phụ gồm có: xăng các loại, dầu, diezel. Phụ tùng thay thế gồm có: chi tiết máy móc thi Bảng số 5: Mục lục vật tư Số TT Số thẻ kho Tên quy cách vật tư Đơn vị tính 1 2 1 2 1 2 1 !521-Vật liệu chính Nhựa đường Singapo Đá 4x6 Đá 2x4 Đá 1x2 Đá 1x0,5 .............. 1522-Vật liệu phụ Sơn Dầu bôi trơn .............. 1523-Nhiên liệu Xăng Dầu diezel .............. 1524-Phụ tùng thay thế Phụ tùng máy móc kg m3 m3 m3 m3 kg lít lít lít 1.2. Đánh giá vật liệu: 1.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế nhập kho. Vật liệu ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội chủ yếu là mua ngoài, Công ty không tự gia công chế biến được vật liệu để phục vụ cho sản xuất của mình. Đồng thời Công ty cũng không có đội xe để vận chuyển vật tư mua về. Do vậy khi mua vật tư với số lượng lớn và vật tư này không qua nhập kho mà đổ tại chân công trình (nơi đơn vị đang thi công) thì chi phí vận chuyển từ nơi cung cấp đến chân công trình là hoàn toàn do nơi cung cấp chịu, thường thì chi phí này được cộng luôn vào giá mua. Ngoài ra khi công ty mua nhựa đường và cấu kiện bê tông thì ngoài giá bán, Công ty còn chịu thêm chi phí vận chuyển bốc dỡ. Như vậy đối với nhựa đường và cấu kiện bê tông thì giá thực té nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ. Ví dụ: theo hoá đơn số54232 ngày10/ 6/ 2000. Công ty mua của Công ty Thiết bị vật tư Bộ Giao thông gồm:100.000 kg nhựa đường giá bán ghi trên hoá đơn là 300 triệu đồng( chưa có thuế VAT) Theo phiếu chi số188 ngày 15/ 6/ 2000 ở tài khoản tiền mặt trả tiền bốc xếp số nhựa trên vào kho Sài Đồng là: 12.000.000đ. Do đó giá mua thực tế của 100 kg nhựa đường là: 300.000.000 + 12.000.000 = 312.000.000đ Nếu về đến kho mà bộ phận kiểm nghiệm vật tư xác định là không bị mất mát hao hụt gì thì đây chính là giá thực tế nhập kho. 1.2.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho: Tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội, vật tư xuất kho được tính theo giá bình quân gia quyền. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này giá thực tế vật tư xuất kho được xác định theo công thức sau: Giá thực tế vật liệu xuất kho trong tháng = Giá thực tế vật liệu tồn đầu tháng + Giá thực tế vật liệu nhập trong tháng x Số lượng xuất kho vật liệu trong tháng Số lượng vật liệu tồn đầu tháng + Số lượng vật liệu nhập trong tháng Trong thực tế, do đặc điểm sản xuất của Công ty nên Công ty chỉ nhập vật liệu chính là giá là nhựa đường còn các loại vật liệu khác mua về không qua nhập kho mà đổ tại chân công trình. Vì vậy đối với các loại vật liệu này giá thực tế xuất chính là giá thực tế nhập. Còn nhựa đường Công ty mua về và làm thủ tục nhập kho, sau đó phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Do đó loại vật liệu này cần phải xác định giá thực tế nhập kho. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 10 ngày 15/ 6/ 2000 xuất cho Ông An đội Gia Lâm (xem bảng số 4) 11.770 kg nhựa đường phục vụ cho việc duy tu tháng 6/2000, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế vào số lượng tồn kho đầu tháng, số nhập trong tháng của nhựa đường trong sổ chi tiết vật liệu thì giá thực tế nhựa dường xuất kho được xác định như sau: 78.875.000 + 312.000.000 x 11.770 = 35.529.000 27.500 + 100.000 1.3. Trình tự hạch toán nguyên liệu, vật liệu: 1.3.1. Thủ thục nhập kho vật liệu Khi Công ty được Nhà nước giao hoặc Công ty trúng thầu các công trình giao thông thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch đồng thời lập dự toán cho công trình. Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu của thiết kế thì bộ phận kỹ thuật dựa vào dự toán công trình để bóc tách vật tư theo định mức đã được xây dựng. Sau đó bộ phận vật tư dựa vào hạn mức công trình làm giấy xin mua vật tư trình lên giám đốc duyệt, nếu được giám đốc chấp nhận thì sẽ cử người đi mua. Thường thì khi mua vật tư công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với bên cung cấp vật tư. Trong trường hợp này các bên sẽ soạn thảo các điều khoản qui định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Chẳng hạn bên cung cấp vật tư phải đảm bảo về số lượng, chất lượng, quy cách mẫu mã, chủng loại, các quy trình quy phạm về kỹ thuật, phải cung cấp đúng thời hạn. Còn đối với bên mua vật tư phải đảm bảo thanh toán tiền vật tư đầy đủ, đúng thời hạn và đúng phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận với nhau. Trong trường hợp vật tư mua ngoài về nhưng không nhập kho mà chuyển thẳng đến chân công trình thì bộ phận giám sát kỹ thuật và ban chỉ huy đội sẽ kiểm tra và tiếp nhận. Còn riêng đối với thảm bê tông ASFAN phải qua bộ phận kiểm định chất lượng. Đối với vật liệu nhập kho khi tiến hành nhập kho bộ phận vật tư phải lập và ký vào 3 liên phiếu nhập kho vật tư, sau đó chuyển cho thủ kho ký và đưa vật tư vào kho. Trong 3 liên phiếu nhập kho, 1 liên lưu lại bộ phận vật tư, 1 liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, theo định kỳ thủ kho mang lên phòng kế toán hoặc kế toán xuống lấy, 1 liên còn lại cùng với hoá đơn mua vật tư và giấy đề nghị thanh toán cho người bán được chuyển đến phòng kế toán. Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ để thanh toán cho người bán. Khi nhận được phiếu nhập kho từ thủ kho gửi lên kế toán vật tư sẽ phản ánh vào sổ chi tiết vật liệu. Bảng số 6 Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội Phiếu nhập kho Tên người nhập: Ông Bảo Ngày12 tháng 6năm 2000 Nhập vào kho : Sài Đồng – Gia Lâm Hoá đơn số: 54232 Số phiếu : 05 Số TT Tên hàng Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhựa đường singapo kg 100.000 3.000 300.000.000 Cộng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký tên ) ( Ký tên) ( Ký tên ) 1.3.2. Thủ tục xuất kho vật liệu: Như trên đã nói công ty công trình giao thông I Hà Nội chỉ nhập kho nhựa đường còn các vật liệu khác xuất thẳng đến chân công trình không qua nhập kho. Khi xuất kho cho các đối tượng sử dụng, bộ phận vật tư viết phiếu xuất kho theo hạn mức vật tư. Đối với vật tư đổ tại chân công trình thì bộ phận vật tư lập phiếu xuất – xuất kho cùng một lúc. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên. Trong đó 1 liên lưu lại bộ phận vật tư và 1 liên đội trưởng sản xuất mang đến kho sau khi thủ kho ký nhận vào phiếu xuất kho. Định kỳ kế toán vật tư xuống kho nhận phiếu xuất kho. 2. Thực tế hạch toán vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội. 2.1.Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty Công trình GIao thông I Hà Nội: Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. Nhưng ở kho chỉ theo dõi sự biến động về số lượng của vật liệu. Còn ở phòng kế toán sẽ theo dõi chi tiết sự biến động về vật liệu cả mặt số lượng và mặt giá trị. Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật tư như sau: 2.2.ở kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn cả số lượng và chất lượng của từng vật tư. Thủ kho phải nắm vững số lượng và tình trạng chất lượng của vật liệu trong bất kỳ thời điểm nào để kịp thời cấp phát cho các đơn vị sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, tránh tình trạng ngừng sản xuất vì thiếu vật liệu. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ các phiếu xuất, nhập kho cho các kế toán vật tư để cho kế toán vật tư ghi vào sổ chi tiết vật liệu. 2.3.Phòng kế toán: Hàng ngày kế toán vật tư căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho các chứng từ ở phòng vật tư chuyển xuống để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết(dạng tờ rời) của từng loại vật tư. Mỗi loại vật tư được mở một tờ sổ riêng để theo dõi. Phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu được thực hiện như sau: Sổ chi tiết vật liệu gồm 13 cột, mỗi cột đảm nhiệm phản ánh một nội dung nhất định. _ Cột 1 căn cứ vào ngày, tháng, năm ghi trên các phiếu nhập, xuất vật tư để ghi vào. _ Cột 2,3 căn cứ vào số hiệu chứng từ trên các phiếu nhập, xuất để ghi. _ Cột 4 phản ánh một cách khái quát nội dung của chứng từ. _ Cột 5,6,7 căn cứ vào số liệu tương ứng trên phiếu xuất kho để ghi. _ Cột 9 được xác định như sau: Cột 9 = Cột 12(đầu kỳ) + Tổng cộng cột 7 Cột 11(đầu kỳ) +Tổng cộng cột 5 Cụ thể đơn giá xuất kho(cột 9) của nhựa đường được xác định như sau: Đơn giá xuất kho = 72.875.000+312.000.000 nhựa đưòng 27.500 + 100.000 Cột 10 = cột 8 x cột 9 =6.507,5x 2.489,18 =16198339. Sau khi tính được đơn giá và thành tiền vật tư xuất kho kế toán mới quay trở lại ghi hai số liệu đó vào các cột tương ứng trên các phiếu xuất kho vật tư. Cột 11 = Cột 11 + tổng cộng cột 8 (cuối kỳ) (đầu kỳ) Cột 12 = Cột 12 + tổng cộng cột 7 – tổng cộng cột 10 Tương tự trong tháng đối với các vật liệu khác đều được lập sổ chi tiết tương tự như cách lập trên. Các sổ chi tiết vật liệu là căn cứ để kế toán vật tư lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn theo chỉ tiêu giá trị. Cụ thể thẻ kho,sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn được lập theo bảng sau: Bảng số 7 Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội Thẻ kho Số thẻ : Kho Sài Đồng Số tờ 01 Ngày lập : 6/2000 Tên vật tư : Nhựa đường Singapo Nhãn hiệu :1521 Đơn vị tính :kg Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Số lượng Còn lại Nhập Xuất Nhập Xuất 12/06 15/06 5 10 Số chi tháng 5 mang sang Ông Bảo mua nhựa đường Singapo Xuất cho Ông An đội Gia Lâm Dư cuối kỳ 100.000 11.770 27.500 115.730 Bảng số 8 Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Vật liệu Tháng 6/2000 Ngày tháng Vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 12/06 15/06 18/06 20/06 22/06 Vật liệu chính Nhựa đường Singapo Đá Vật liệu chính khác Nhựa đường Singapo Vật liệu phụ Dầu bôi trơn Nhiên liệu Dầu Diezel Củi Phụ tùng thay thế 72.875.000 312.000.000 142.000.000 960.000 6.657.000 7.500.000 780.000 32.139.000 121.777.000 35.529.000 960.000 6.657.000 7.500.000 780.000 Cộng 72.875.000 469.897.000 205.342.000 337.430.000 Phương pháp lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn vật liệu trong tháng như sau: _ Cột ngày, tháng căn cứ vào ngày tháng đã ghi trên sổ chi tiết để ghi. _ Cột tồn đầu tháng căn cứ vào số dư cuối tháng trước của từng loại vật liệu để ghi. _ Cột nhập trong tháng: căn cứ vào số liệu ở cột nhập trong tháng trên sổ chi tiết vật liệu để ghi, nhưng chỉ ghi chỉ tiêu giá trị(cột thành tiền) còn các chỉ tiêu khác không ghi vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. _ Cột xuất trong tháng: cũng giống như cột nhập trong tháng cũng lấy số liệu ở cột xuất trong tháng theo chỉ tiêu giá trị ở sổ chi tiết vật liệu. _ Cột cuối tháng: căn cứ vào số liệu ở cột tồn đầu tháng, nhập trong tháng, xuất trong tháng của vật liệu trên sổ chi tiết vật tư để xác định số tồn cuối tháng vật liệu. Số tồn cuối tháng được xác định như sau Tồn cuối tháng = tồn đầu tháng+nhập trong tháng-xuất trong tháng. 3.Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 3.1.Tài khoản sử dụng: Hiện nay Công ty Công trình Giao thông I sử dụng các tài khoản sau để phản ánh vật liệu. TK 152”nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản này được Công ty mở 4 tài khoản cấp hai để theo dỗi chi tiết: TK 1521 vật liệu chính. TK 1522 vật liệu phụ. TK 1523 nhiên liệu, động lực. TK 1524 phụ tùng thay thế. Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản thanh toán liên quan đến nghiệp vụ nhập vật tư như các tài khoản sau: TK 111 Tiền mặt. TK 112 Tiền gửi ngân hàng. TK 331 Phải trả cho người bán. TK 311 Vay ngắn hạn. Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất kho vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất tại Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 627 Chi phí sản xuất chung. TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp. 3.2.Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu: Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội được tiến hành căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu để phản ánh vào nhật ký chứng từ số 5 (bảng số 9). Phương pháp ghi nhật ký chứng từ số 5 được thực hiện như sau: Cột ghi số dư đầu tháng, lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng trước. Cột 1 ghi số thứ tự người bán, cột 2 ghi tên người bán (tên người bán căn cứ vào hoá đơn mua hàng). Phần ghi có TK 331 và ghi nợ các tài khoản khác kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu để ghi theo từng chứng từ. Cụ thể tháng 6/ 2000 như sau: Nợ TK 1521 : 300.000.000đ Nợ TK 1331 : 30.000.000đ Có TK 331: 330.000.000đ Phần ghi nợ TK 331 và ghi có các tài khoản khác, kế toán căn cứ vào các chứng từ, tuỳ theo hình thức thanh toán. Nếu là thanh toán qua Ngân hàng thì chứng từ là giấy báo nợ, nếu là thanh toán bằng tiền mặt thì chứng từ là phiếu chi tiền mặt và tương ứng cho từng đối tượng được trả. Cụ thể trong tháng 6/ 2000 Côngty đã thanh toán tiền nhựa đường bằng tiền gửi Ngân hàng kế toán ghi định khoản: Nợ TK 331 : 330.000.000đ Có TK 112: 330.000.000đ Tương tự đối với các vật liêu khác, trong tháng Công ty đã nhận được hàng mà chưa thanh toán với người bán thì cuối tháng số phát sinh chuyển sang số dư bên có và trong tháng Công ty ứng trước tiền để mua vật tư mà vật tư vẫn chưa về hoặc đã về nhưng chưa có hoá đơn. 3.3 Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ vật liệu: Để tiến hành tổng hợp vật liệu xuất kho trong tháng, kế toán tiến hành lập bảng kê số 3, trên cơ sở xuất dùng trong tháng ở bảng kê số 3 kế toán mới tiến hành phân bổ vật liệu cho các đối tượng sử dụng. Nhưng do đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội là phần lớn vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất mua về là không qua nhập kho mà xuất thẳng đến chân công trình cho nên kế toán vật tư luôn phản ánh vật liệu theo giá thực tế và không sử dụng giá hạch toán. Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội sử dụng bảng kê số 3 với mục đích là để tổng hợp số liệu vật liệu tồn kho đầu tháng, nhập trong tháng, xuất dùng trong tháng và tồn kho cuối tháng phục vụ cho công tác quản lý vật tư, chứ không phải sử dụng bảng kê với đúng nghĩa của nó là”Tính giá trị thực tế vật liệu”. Phương pháp lập bảng kê số 3 như sau: Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 5, nhật ký chứng từ số 1 ... để kế toán ghi vào các tài khoản vật tư và tổng hợp lên số phát sinh trong kỳ (xem bảng số 10). Căn cứ vào dòng cộng ở cột xuất kho trong bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn để ghi vào dòng xuất dùng trong tháng ở bảng kê số 3. Số dư đầu tháng chính là số dư cuối tháng của tháng trước. Số dư cuối tháng được xác định như sau: Số dư cuối tháng= số dư đầu tháng+số phát sinh trong tháng-số xuất dùng trong tháng. Cụ thể bảng kê số 3 trong tháng 6/ 2000 được lập như sau: (trang trước) 3.3.1.Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ vật liệu chính. Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ vật liệu chính được thực hiện trên bảng phân bổ số 1 vật liệu (xem bảng số 11). Hiện nay ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội vật liệu xuất dùng phục vụ cho sản xuất theo hạng mức vật tư. Khi có nhu cầu về vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào định mức vật tư do nhà nước xây dựng và dự toán công trình để lập phiếu xuất kho theo hạn mức công trình. Kế toán vật tư căn cứ vào phiếu xuất kho theo định mức của công trình nào đó thì phân bổ vật tư cho công trình đó. Trong quá trình thi công công trình đúng theo yêu cầu thiết kế dẫn đến thiếu vật tư thì khi đó sẽ được xuất thêm vật tư ngoài hạn mức công trình đó và số vật tư xuất thêm này sẽ phân bổ thẳng cho công trình đó. Căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng 6/ 2000 của đội duy tu Gia Lâm, kế toán vật tư tiến hành tính toán từng loại vật liệu, sau đó tính tổng số vật liệu xuất dùng: Nhựa đường : 11.770x 3.018,63 = 35.529.000 Đá dăm tiêu chuẩn : 263,8 x 85.000 = 22.423.000 Đá 2x4 : 7.2 x 80.000 = 576.000 Đá 1x2 : 47.4 x 100.000 = 4.740.000 Đá 0,5x1 : 44 x 100.000 = 4.400.000 Cộng : 67.668.000đ Đối với công ty khác kế toán cũng tính toán tương tự rồi phản ánh toàn bộ chi phí về vật liệu chính xuất dùng cho các đối tượng và ghi vào bảng phân bổ chi tiết cho từng công trình. Trong tháng 6/ 2000 Công ty đã xuất vât liệu chính phục vụ cho hoạt động sản xuất là: 67.668.000+23.627.500+34.229.500+34.500.000+19.500.000+9.920.000 =189.445.000 Căn cứ vào số xuất vật liệu chính cho sản xuất kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu (phần thành tiền) định khoản: Nợ TK 621 189.445.000 Có TK 152 (1521) 189.445.000 3.3.2.Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu phụ: Vật liệu phụ ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội cũng được xuất cho sản xuất theo hạn mức như vật liệu chính. Kế toán cũng căn cứ cào phiếu xuất để phân bổ cho từng công trình tương ứng. Kế toán vật tư cũng tiến hành phản ánh toàn bộ chi phí về vật liệu phụ xuất dùng cho các đối tượng và ghi vào bảng phân bổ. Cụ thể theo phiếu xuất kho của đội Gia lâm kế toán tiến hành hạch toán: Dầu phụ = 10(lít) x 3.450 = 34.500đ Đối với các đối tượng sử dụng khác kế toán cũng tính toán tương tự. Trong tháng 6/ 2000 Công ty đã xuất vật liệu phụ phục vụ cho sản xuất là: 34.500+35.000+175.000+125.000+275.000+315.000 = 960.000 Căn cứ vào vật liệu phụ xuất kho cho sản xuất kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu định khoản: Nợ TK 621 960.000 Có TK 152(1521) 960.000 3.3.3Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ nhiên liệu: Đối với nhiên liệu cũng được tiến hành tương tự như vật liệu chính và vật liệu phụ. Kế toán căn cứ vào số liệu tính toán phản ánh toàn bộ chi phí nhiên liệu xuất dùng cho các đối tượng và ghi vào bảng phân bổ. Cụ thể căn cứ vào phiếu xuất dùng cho các đối tượng và ghi vào bảng phân bổ. Cụ thể căn cứ vào phiếu xuất kho cho đội duy tu Gia Lâm kế toán tiến hành tính toán. Dầu diezel = 250 (lít) x 3.482 = 870.500 Củi = 9.200 x 500 = 4.600.000 Cộng 5.470.500 Đối với các đội khác kế toán cũng tính toán tương tự. Trong tháng 6/ 2000 Công ty đã xuất nhiên liệu phục vụ cho sản xuất là: 5.470.500+1.248.000+3.612.500+1.720.000+1.059.000+1.047.000 =14.157.000 Căn cứ vào số liệu tính toán trên kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu định khoản: Nợ TK 621 14.157.000 Có TK 152(1523) 14.157.000 3.3.4. Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ phụ tùng thay thế: Phụ tùng thay thế ở Công ty Công trình Giao thông I là một số chi tiết máy móc thiết bị và thường phát sinh ít. Bởi tại Công ty máy móc thiết bị có hiệu quả. Công ty giao trực tiếp máy móc thi công cho từng đội sản xuất đế sử dụng và bảo quản. Làm như vậy việc sử dụng và bảo quản máy móc thiết bị của Công ty đội sản xuất sẽ có trách nhiệm hơn. Trong quá trình sản xuất mà phát sinh máy móc thiết bị bị hỏng cần phải có phụ tùng thay thế ở đội sản xuất nào(chi tiết cho công trình nào) thì chi phí phụ tùng thay thế phân bổ thẳng cho công trình ấy thuộc đội ấy. Cụ thể trong tháng 6/ 2000 phát sinh ở đội 5(đường Trần Xuân Soạn) do đó phân bổ thẳng cho công trình này và ghi vào bảng phân bổ thẳng cho công trình này và ghi vào bảng phân bổ đồng thời kế toán ghi bút toán: Nợ TK 621 780.000 Có TK 152(1524) 780.000 Bảng phân bổ vật liệu tháng 6/2000 được lập như sau: Căn cứ vào số liệu trên các nhật ký chứng từ, cuối tháng kế toán lập sổ cái các tài khoản phản ánh vật liệu Sổ cái TK1521 Số dư đầu năm Nợ Có 72.875.000 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 Nhật ký chứng từ số 1 - Có TK 111 Tháng 1 … Tháng 5 Tháng 6 378.500.000 454.000.000 190.000.000 Cộng số phát sinh Nợ 568.500.000 454.000.000 Có 568.500.000 189.445.000 Số dư cuối tháng Nợ 72.875.000 337.430.000 có Ngày 30 tháng 6 năm 2000 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ cái TK1522 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 Nhật ký chứng từ số 1 - Có TK 111 Tháng 5 Tháng 6 Tháng … Tháng 12 - 960.000 1.020.000 Cộng số phát sinh Nợ 1.020.000 960.000 Có 1.020.000 960.000 Số dư cuối tháng Nợ - - có Ngày 30 tháng 6 năm 2000 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ cái TK 1523 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 Nhật ký chứng từ số 1 Có TK 111 Tháng 5 Tháng 6 Tháng … Tháng 12 2.560.000 8.280.000 4.700.000 5.877.000 Cộng số phát sinh Nợ 7.260.000 14.157.000 Có 7.206.000 14.157.000 Số dư cuối tháng Nợ - - Có Ngày 30 tháng 6 năm 2000 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ cái TK 1524 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 Nhật ký chứng từ số 1 Có TK 111 Tháng 5 Tháng 6 Tháng … Tháng 12 - 560.000 780.000 Cộng số phát sinh Nợ 780.000 780.000 Có 780.000 780.000 Số dư cuối tháng Nợ - - Có Ngày 30 tháng 6 năm 2000 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Chương III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội I. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội. 1. Những ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu: Hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường với sự chi phối của các quy luật của nền kinh tế thị trường đã gây ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty Công trình Giao thông I nói riêng. Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thi trường đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, thu nhập bù đắp chi phí vẫn còn có lãi. Đây là một thách thức lớn đối với Công ty, song với đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, nhạy bén với kinh tế thị trường và đội ngũ cán bộ công nhân viên có quyết tâm cao, Công ty đã bắt nhịp rất nhanh với các qui luật của nền kinh tế thị trường và chính sách của Nhà nước. Bởi vậy Công ty không ngừng đứng vững và ngày càng mở rộng và phát triển ngày càng quy mô trong nền kinh tế thị trường. Quả vậy đây là một thành tích rất lớn của Công ty. Cùng với sự lớn mạnh của Công ty, bộ máy kế toán ngày càng được hoàn thiện, đặc biệt là hạch toán vật liệu. Mặc dù Công ty có thuận lợi là sản phẩm làm ra không phải qua tiêu thụ thị trường, nhưng những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất như: vật liệu, tài sản cố định... phải mua ngoài thị trường. Cho nên đòi hỏi kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác. Đối với vật liệu kế toán đã phản ánh được cả được cả mặt số lượng và mặt giá trị, trong đó kế toán luôn chú ý đến mặt giá trị của vật liệu ở từng thời điểm bởi giá cả thị trường luôn biến động. Để quản lý vật liệu nhập kho, Công ty đã có hệ thống kho tàng khá tốt, đội ngũ thẻ kho có tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo tài sản của Công ty không bị hao hụt mất mát. Trong việc sử dụng vật liệu, Công ty đã có hệ thống định mức cụ thể chi tiết cho từng loại vật liệu, từng hạng mục công trình, từng công trình. Tạo điều kiện cho Công ty quản lý vật tư một cách chặt chẽ, tránh hiện tượng sử dụng vật tư một cách lãng phí, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho Công ty. Công ty đã nhanh chóng tiếp thu và vận dụng chế độ kế toán mới do Nhà nước ban hành vào thực tiễn công tác hạch toán vật liệu. Một mặt Công ty tuân thủ các chế độ kế toán mới ban hành, mặt khác phản ánh một cách kịp thời đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn vật tư cung cấp số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành. Việc áp dụng hình thức nhật ký chứng từ như hiện nay ở Công ty là rất phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ quản lý, trình độ hạch toán của Công ty. Đây là một hình thức kế toán cho phép phân công công việc được dễ dàng thuật tiện. 2 Những tồn tại cần phải hoàn thiện 2.1.Về công tác quản lý vật liệu Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, Công ty phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu, trong mỗi loại lại có nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều quy cách khác nhau. Nhưng cho đến nay Công ty vẫn chưa sử dụng” Sổ danh điểm vật tư” chỉ tạo lập một bộ mã vật tư để phục vụ cho công tác quản lý, theo dõi vật tư được dễ dàng chặt chẽ. Hơn nữa cho đến nay Công ty chưa trang bị riêng cho phòng kế toán một hệ thống máy vi tính để phục vụ cho công tác kế toán, cho nên hiện nay việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn toàn trên sổ sách kế toán. Khối lượng việc kế toán chưa được giảm nhẹ. Hiện nay ở Công ty chưa thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, nên vật tư mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này dẫn đến vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, chất lượng, khi xuất dùng cho sản xuất, sản phẩm sẽ làm cho chất lượng sản phẩm giảm. Hoặc có thể bộ phận cung ứng vật tư không nắm được tình hình thực tế trong kho và viết phiếu kho trong khi vật tư trong kho đã hết. 2.2 Về công tác hạch toán vật liệu: Về hạch toán xuất kho vật liệu: Khi xuất kho vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh bộ phận vật tư chỉ lập 3liên: 1 liên phòng vật tư giữ, 1 liên phòng kế toán giữ, 1 liên thủ kho giữ. Như vậy người trực tiếp nhận vật tư( thường là đội trưởng sản xuất) khi nhận vật tư về không có chứng từ gốc do vậy khi cần chứng minh đã nhận hay chưa nhận vật tư thì sẽ không có bằng chứng. Đó là điều bất lợi đối với người nhận vật tư. Hoặc đã nhận vật tư là bao nhiêu cũng không có bằng chứng chứng minh. 2.3.Việc vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: Việc vận dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán vật liệu ở công ty là hợp lý bởi các chứng từ nhập xuất vật tư hàng ngày không nhiều, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Ngoài ra như trình bày ở trên, Công tychưa sử dụng”Sổ danh điểm vật tư” cho nên trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu chưa thể hiện được từng nhóm, từng loại, từng thứ, từng quy cách. Trên đây là những mặt hạn chế còn tồn tại của Công ty, Công ty cần nghiên cứu và sửa đổi cùng với các cán bộ kế toán, vật tư, kỹ thuật để tìm ra giải pháp hữu hiệu để ngày càng hoàn thiện hơn công tác quản lý, hạch toán vật liệu tại Công ty. Qua thời gian thực tập công tác kế toán tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội, tôi nhận thấy những ưu điểm và một số hạn chế của công tác hạch toán vật liệu tại Công ty. Chính vì lý do đó, tôi mạnh dạn đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tại công ty. II. Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội. 1. Lập sổ danh điểm vật liệu: Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà Công ty đã và đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm , từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ và dễ dàng. Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại , mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu được mã hoá một mã số riêng và được sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó. Xuất phát từ những ưu điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật tư và thực trạng sản xuất của Công ty có sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi loại lại có nhiều nhóm, mỗi nhóm lại rất phong phú về mẫu mã quy cách. Cho nên việc sử dụng sổ danh điểm vật tư là rất cần thiết. Phương pháp lập sổ danh điểm vật tư được thực hiện như sau: Trước hết, để xây dựng được sổ danh điểm vật tư, Công ty phải xây dựng được bộ mã vật tư một cách chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu được thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng mẫu mã vật tư dựa vào những đặc điểm sau: _ Dựa vào loại vật liệu. _ Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại. _ Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm. _Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ. Căn cứ để xây dựng bộ mã vật liệu là dựa trên số hiệu các tài khoản cấp II của vật liệu: _ Vật liệu chính: 1521 _ Vật liệu phụ : 1522 _ Nhiên liệu : 1523 _Phụ tùng thay thế: 1524 Hiện nay ở Công ty chỉ sử dụng vật liệu dưới 10 nhóm do vậy ta chỉ sử dụng một chữ số để biểu thị cho nhóm và đạt mã như sau: _ Đối với vật liệu chính: + Nhóm đá : 1521- 1 + Nhóm nhựa đường: 1521- 2 + Nhóm xi măng : 1521- 3 + Nhóm cát : 1521- 4 _ Đối với vật liệu phụ : + Nhóm sơn : 1522 – 1 + Nhóm dầu phụ : 1522 – 2 + Nhóm vật liệu khác : 1522-3 _ Đối với nhiên liệu : + Nhóm xăng : 1523 –1 +Nhóm diezel : 1523-2 + Nhóm củi : 1523-3 _ Đối với phụ tùng thay thế: + Nhóm phụ tùng cơ khí(vòng bi) : 1524- 1 + Nhóm phụ tùng điện(bóng đèn xe, dây điện) : 1524 –2 Trên đây là mã vật tư của nhóm, ta cần phải lập mã vật tư cho từng thứ, từng quy cách. Chúng ta nhận thấy Công ty sử dụng vật tư mỗi nhóm cũng không thể vượt quá 1000 thứ cho nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị thứ. Còn trong mỗi thứ cũng không thể có quá 100 quy cách do vậy ta dùng hai chữ số để biểu thị quy cách. Như vậy mỗi mã vật liệu sã bao gồm 10 chữ số, trong đó 4 số đầu là số hiệu tài khoản cấp hai, một số sau biểu thị nhóm, ba số tiếp theo biểu thị thứ và hai số cuối cùng biểu thị quy cách. Ví dụ: Lập sổ danh điểm vật liệu chính của Công ty Công ty Công trình Sổ danh điểm vật liệu Giao thông I Hà Nội Loại vật liệu chính- ký hiệu 1521 Nhóm Ký hiệu danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu đơn vị tính 1521-1 1521-2 1521-3 1521-4 1521-1-001-01 1521-1-002-01 1521-1-003-01 1521-1-004-01 1521-2-001-01 1521-2-002-02 1521-2-001-01 1521-2-001-02 1521-2-002-02 1521-3-001-01 1521-3-001-02 1521-3-002-01 1521-3-002-02 1521-4-001-01 1521-4-001-02 1521-4-002-01 Đá 4x6 xanh Đá 2x4 xanh Đá 1x2 xanh Đá 1x0,5 xanh Nhựa đường Singapo 150 Nhựa đường Singapo 152 Nhựa đường Nhật 160 Nhựa đường Nhật 159 Xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng trắng Trung Quốc Xi măng trắng Hải Phòng Cát đen hạt mịn Cát đen hạt mịn Cát đen hạt thô Cát vàng m3 m3 m3 m3 kg kg kg kg tấn tấn tấn tấn m3 m3 m3 m3 2.Trang bị máy vi tính cho công tác kế toán: Kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt. Vì vậy lãnh đạo của Công ty phải có những quyết định kịp thời và chính xác. Muốn vậy, người lãnh đạo phải có đầy đủ các thông tin. Kế toán với vai trò là người cung cấp thông tin kinh tế để giúp lãnh đạo ra quyết định. Nhưng việc lấy thông tin từ hệ số sổ sách là không kịp thời vì vậy Công ty trang bị máy vi tính cho phòng kế toán bởi phương tiện này cho phép truy cập thông tin rất nhanh. Mặt khác, việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán sẽ làm giảm nhẹ công việc của kế toán, việc tính toán rất thuận tiện, cho phép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời. Đặc biệt đối với công tác hạch toán vật liệu cùng với việc lập sổ danh điểm vật tư và việc sử dụng máy vi tính sẽ là điều kiện rất thuận lợi cho công tác quản lý vật tư. 3. Lập ban kiểm nghiệm vật tư và biên bản kiểm nghiệm vật tư: Vật liệu mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại thực tế của vật tư. Do vậy Công ty cần phải lập một ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong công ty. Trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nghiệm vật tư là hoá đơn của người cung cấp, trong trường hợp hoá đơn chưa về mà hàng đã về thì bộ phận kiểm nghiệm vật tư sã căn cứ hợp đồng mua bán để tiến hành kiểm nhận. Trong quá trình kiểm nhận vật tư nhập kho, nếu phát hiện thấy các hiện tượng thừa, thiếu, sai quy cách, phẩm chất vật tư đã ghi trong hợp đồng thì bộ phận kiểm nhận sẽ lập biên bản xác nhận hiện trạng vật tư và nguyên nhân của nó để thuận tiện cho việc xử lý sau này. Ví dụ như: Căn cứ hoá đơn số 54232 ngày 10/6/2000 của Công ty mua 50014 kg nhựa đường Singpo của công ty thiết bị vật tư Bộ giao thông và thực tế quá trình kiểm nghiệm vật tư có thể lập biên bản như sau: Biên bản kiểm nghiệm vật liệu Căn cứ vào hoá đơn số 54232 ngày 10/6/2000 của Công ty Thiết bị vật tư Bộ Giao thông. Thành phần ban kiểm nghiệm gồm: 1-Đại diện vật tư : Ông Nguyễn Trí Bảo 2-Đại diện tài vụ : Bà Mai Thị Sáu 3-Đại diện kho : Bà Âu Thị Chính Đã kiểm nghiệm số vật tư dưới đây do ông Bảo trực tiếp nhận về Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng Số lượng sai Nhựa đường Singapo 1521-2-001-02 cân kg 100.000 100.000 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: ông Bảo nhận về nhựa đường Singapore do Công ty thiết bị vật tư Bộ Giao thông bán cho đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát thiếu hụt. Vật tư Ký tên Tài vụ Ký tên Thủ kho Ký tên 4. Hoàn thiện phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: Nếu Công ty sử dụng sổ danh điểm vật tư thì ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn sẽ bổ xung thêm cột danh điểm vật tư. Như vậy bảng tổng hợp nhập xuất tồn được lập như sau: Cột I ghi ngày tháng. Cột II ghi tên vật liệu. Cột III ghi mã số danh điểm vật tư. Cột IV ghi trị giá vật liệu tồn đầu tháng. Cột V ghi trị giá vật liệu nhập trong tháng. Cột VI ghi trị giá vật liệu xuất trong tháng. Cột XII ghi trị giá vật liệu tồn cuối tháng. Kết luận Hạch toán vật liêu chiếm một vị trí quan trọng trong công tác kế toán. Việc hạch toán chính xác vật liệu không những là cơ sở để tính giá thành được rõ ràng chính xác, mà còn là điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tài sản lưu động của Công ty được chặt chẽ. Làm tốt công tác hạch toán vật liệu sẽ tạo điều kiện tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nhận thức được vị trí của công tác hạch toán vật liệu, Công ty Công trình Giao thôngI Hà Nội đã tổ chức công tác hạch toán nói chung, côngtác hạch toán vật liệu nói riêng được chặt chẽ và đi vào nề nếp. Một mặt đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán quy định của Nhà nước, mặt khác còn hạch toán đầy đủ các khoản chi phí, thu nhập giúp cho lãnh đạo Công ty ra được những quyết định chính xác kịp thời, để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao góp phần mở rộng quy mô Công ty, tạo uy tín đối với Nhà nước và uy tín trên thị trường. Đồng thời cũng tạo điều kiện cho Công ty có điều kiện cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên được tốt hơn. Vì thời gian thực tập có hạn, cũng như sự hiểu biết còn hạn chế, cho nên trong đề tài này em mới chỉ tìm hiểu và làm toát lên những ưu điểm những cố gắng và một số tồn tại cần hoàn thiện trong công tác hạch toán vật liệu của Công ty. Để hạch toán vật liệu thực sự trở thành công cụ quản lý trong công tác quản lý của Công ty. Để hoàn thiện đề tài này em đã được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ kế toán phòng tài vụ và các phòng ban khác của Côngty. Đồng thời được sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy giáo, cô giáo, đặc biệt là cô giáo Đặng Thị Loan. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn. Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Chương I- Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các đơn vị sản xuất 2 I- Vai trò, đặc điểm và nhiệm vụ của vật liệu trong sản xuất kinh doanh 2 II- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 3 III- Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 8 IV- Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật lieuẹ 12 V- Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu 25 Chương II- Thực trạng công tác hạch toán doanh nghiệp vật liệu tại công ty công trình giao thông I - Hà Nội 28 I- Đặc điểm quá trình hình thành sản xuất kinh doanh tại Công ty công trình giao thông I - Hà Nội 28 II- Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty công trình giao thông I - Hà Nội 35 Chương III- một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty công trình giao thông I - Hà Nội 54 I- Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty công trình giao thông I - Hà Nội 54 II- Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế táon nguyên vật liệu tại công ty công trình giao thông I - Hà Nội 56 Kết luận 61 Tài liệu tham khảo 63 Tài liệu tham khảo 1. Kế toán Doanh nghiệp sản xuất - Trường Đại học KTQD Hà Nội 2. Kiểm toán Doanh nghiệp sản xuất - Trường Đại học KTQD Hà Nội 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp Hướng dẫn về chứng từ kế toán Hướng dẫn về sổ kế toán doanh nghiệp 4. Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp 5. Thuế và kế toán - Bảng số 2 Định mức số 1242 Định mức vật tư 144- 400 Làm mặt đường đá dăm nhựa thẩm nhập Đơn vị tính: 100 m2 Thành phần hao phí Đơn vị tính Thâm nhập nhẹ Thâm nhập sâu Nửa thâm nhập Đá dăm tiêu chuẩn Đá 2x4 Đá 1x2 Đá 0,5x1 m3 m3 m3 m3 Chiều dày mặt đường đã lèn ép 4 5 6 7 8 9 10 12 14 15 7,92 9,24 10,56 10,56 13,19 15,83 18,47 19,79 5,27 6,59 0,28 0,36 0,43 0,5 0,53 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,29 2,37 2,44 2,52 2,55 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2, 2,2 2,2 2,2 2,2 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 32 Mã hiệu Công tác xây lắp Thành phần hao phí Đơn vị tính Chiều dày mặt đường đã bị lèn ép 4;5 6;8 10;14 15 114.41 Tiêu chuẩn nhựa 5,5 kg/ m2 Nhựa bitum Củi Nhân công 3,5/7 Máy lu 8,5 tấn kg kg công ca 588,5 460 14,6 1,3 588,5 460 15,96 1,9 588,5 460 16,82 2,1 114.42 Tiêu chuẩn nhựa 6,0 kg/ m2 Nhựa bitum Củi Nhân công 3,5/7 Máy lu 8,5 tấn kg kg công ca 642 510 12,68 1,13 641 510 14,6 1,3 642 510 15,96 1,9 642 510 16,28 2,1 114.43 Tiêu chuẩn nhựa 7,0 kg/ m2 Nhựa bitum Củi Nhân công 3,5/7 Máy lu 8,5 tấn kg kg công ca 749 590 12,68 1,13 749 590 14,6 1,3 114.44 Tiêu chuẩn nhựa 8,0kg/m2 Nhựa bitum Củi Nhân công 3,5/7 Máy lu 8,5 tấn kg kg công ca 858 640 14,6 1,3 114.45 Tiêu chuẩn nhựa 8,0kg/m2 Nhựa bitum Củi Nhân công 3,5/7 Máy lu 8,5 tấn kg kg công ca 963 640 14,6 1,3 33 Công ty công trình giao thông I - Hà Nội Sổ chi tiết vật liệu chính Ký hiệu: 1521 Ngày lập: 6/2000 Đơn vị tính: kg Kho: Sài Đồng - Gia Lâm Mẫu số 17-VT QĐ liên bộ TCTK - TG Số 583-LB Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT 1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 12/6 5 Số chi đầu tháng 6 27.500 72.875.000 - Ông Bảo mua nhựa đường Singapore của CT.TBVT-BGT 100.000 3.000 300.000.000 - Bốc xếp nhựa đường 12.000.000 15/6 10 - Xuất cho ông An đội Gia Lâm 11.700 3.018,63 35.529.000 Cộng 100.000 312.000.000 11.770 35.529.000 115.730 349.346.000 Bảng số 9: Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 6 năm 2000 Đơn vị tính: 1000đ TT Tên người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331 Ghi Nợ các tài khoản khác Ghi nợ TK331 Ghi có các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 1521 1522 1523 133 ồ Có 331 111 112 ồNợ 331 Nợ Có HT TT HT TT HT TT 1. Công ty thiết bị Vật tư-BGT 70.000 300.000 30.000 330.000 330.000 330.000 70.000 2. Xí nghiệp Xây dựng đường bộ Phúc Thịnh 84.500 142.000 7.500 14.950 164.450 248.950 3. Công ty xây dựng khu vực I 960 780 174 1.914 1.914 1.914 4. Bà Thịnh bốc xếp nhựa 23.500 12.000 12.000 12.000 12.000 23.500 Cộng: 93.500 84.500 454.000 960 8.280 45.124 508.364 13.914 330.000 343.914 93.500 248.950 Số dư Nợ 9.000 Số dư Có: 155.450 Bảng số: 10 Bảng kê số 3 Tháng 6/2000 Đơn vị tính: 1.000đ Nội dung Tài khoản nguyên liệu, vật liệu 1521 1522 1523 1524 TT TT TT TT I. Số dư đầu tháng II. Số phát sinh trong tháng -NKCT số 5 -NKCT sô 1 III.Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng IV.Xuất dùng trong tháng V.Tồn cuối tháng 72.875 454.000 526.000 189.455 339.420 960 960 960 0 8280 5877 14157 14157 0 780 780 780 0 Bảng số 11: Bảng phân bổ vật liệu Ghi có các TK Ghi nợ các TK Tài khoản nguyên vật liệu 1521 1522 1523 1524 HT TT HT TT HT TT HT TT -TK 621: -Đội duy tu Gia Lâm -Đội duy Sóc Sơn -Đội 4: -Đường Láng Hoà Lạc -Đường Láng Trung -Đội 5: -Đội duy tu Đông Anh -Đường Trần Xuân Soạn 67.668.000 23.627.500 34.229.500 34.500.000 19.500.000 9.930.000 34.500 35.000 175.000 125.000 275.000 315.000 5.470.500 1.248.000 3.612.500 1.720.000 1.059.000 1.047.000 780.000 Cộng: 189.445.000 960.000 14.157.000 780.000