Thực trạng công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng và đầu tư 492

chỉ huy các công trình. Bộ máy quản lý của công ty bao gồm: Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty, quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định. Đặc biệt, các cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo. Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQT có trách nhiệm giám sát Giám đốc điều hành và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết ĐHĐCĐ quy định. Ban kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo Điều lệ Công ty CP Xây dựng Công trình Giao thông 492. Hoạt động của Ban kiểm soát phải đảm bảo khách quan, trung thực, chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật, chế độ chính sách nhà nước, điều lệ, quy chế của Công ty và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị. Ban Giám đốc: 1- Giám đốc Công ty: Giám đốc Công ty là người đại diện của Công ty trong việc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh theo Điều lệ về tổ chức và hoạt động; Quy chế quản lý nội bộ của Công ty CP Xây dựng Công trình Giao thông 492 về các quyền và nghĩa vụ được giao. Giám đốc Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và pháp luật về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 2- Phó Giám đốc công ty: Các Phó Giám đốc Công ty giúp việc cho Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty trong các lĩnh vực theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền 3- Kế toán trưởng Công ty: Kế toán trưởng của Công ty giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác kế toán, tài chính của Công ty theo quy định của pháp luật. Khối tham mưu: Gồm các phòng, ban có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban Giám đốc. Khối tham mưu của Công ty gồm Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân chính, Phòng Tài chính kế toán, Phòng Vật tư thiết bị và các Đội công trình với chức năng được quy định như sau: 1- Phòng Kỹ thuật Phòng Kỹ thuật là phòng chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong lĩnh vực quản lý kỹ thuật, chất lượng và công nghệ thi công, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật. 2- Phòng Kinh doanh Là phòng tham mưu chức năng tổng hợp của Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý kế hoạch, đầu tư, đấu thầu xây lắp, chọn thầu phụ, giá cả, hợp đồng kinh tế và thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế. 3- Phòng Nhân chính: Phòng Nhân chính là tổ chức bộ máy quản lý của Công ty có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện trong công tác tổ chức (tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý..v.v.. ), công tác cán bộ, công tác lao động tiền lương, công tác kỷ luật, bảo vệ chính trị nội bộ Công ty. Tham mưu và tổ chức thực hiện trong lĩnh vực đối ngoại, quản lý tác nghiệp hành chính và công tác tuyên truyền thi đua – khen thưởng của Công ty. 4- Phòng Tài chính - Kế toán: Phòng Tài chính kế toán là phòng chức năng tham mưu cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý tài chính - kế toán theo Pháp luật của Nhà nước nhằm khai thác, huy động và sử dụng vốn sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất. 5- Phòng Vật tư thiết bị: Là phòng nghiệp vụ quản lý tài sản vật tư thiết bị của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc trong công tác đầu tư, quản lý và khai thác máy móc thiết bị của Công ty. Tổ chức cung ứng vật tư chính và vật tư thi công phục vụ các công trình. 6- Các Đội công trình: Là các đơn vị chức năng cơ sở, tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất, sử dụng và khai thác các nguồn lực để thực hiện các công việc cụ thể tại công trường. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần xây và đầu tư 492 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc cơ khí thiết bị Phó giám đốc kỹ thuật Phòng nhân chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Phòng vật tư thiết bị Phòng kĩ thuật Xưởng cơ khí Đội công trình 8 Đội công trình 7 Đội công trình 1 BANKIỂM SOÁT Đội công trình 6 Đội công trình 5 Đội công trình 4 Đội công trình 3 Đội công trình 2 Ghi chú : : Quản lý điều hành trực tiếp : Giám sát hoạt động 1.4 Tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư xây dựng 492 Nhìn chung tình hình kinh tế tài chính của công ty là khá khả quan và có xu hướng ngày càng ổn định Công ty được đánh giá là một các công ty làm ăn có hiểu quả và có uy tín trên thị trường hiện nay.Công ty cũng đã chú ý tiêu chuẩn hóa công tác quản lý chất lượng với hệ thống quản lý chất lượng đạt ISO9001-2000 Để hiểu thêm về tình hình tài chính kinh tế của công ty ta có thể xem xét : TT Chỉ tiêu tổng hợp Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện 1 Tổng doanh thu từ hoạt động SXKD 26,833,721 28,246,022 53,667,441 76,493,894 84,143,284 90,266,535 2 Doanh thu thuần từ hoạt động SXKD 26,740,130 28,156,466 53,480,260 75,836,338 83,849,809 89,677,494 3 Tổng lợi nhuận trước thuế 12,254,261 12,903,328 13,935,594 14,803,999 15,329,154 16,421,119 4 Thuế thu nhập DN phải nộp 3,431,193 3,612,932 3,901,966 4,145,120 4,292,163 4,597,913 5 Tổng lợi nhuận sau thuế 8,823,068 9,290,396 10,033,628 10,658,879 11,036,991 11,823,206 6 Thu nhập bình quân (người/tháng) 2,042 2,151 2,272 2,414 2,395 2,537 Bảng 1.1 Tổng hợp Chỉ tiêu tài chính của các năm 2006 – 2008 Từ kết quả sản xuất kinh doanh năm 2006 – 2008 của Công ty ta thấy, trong ba năm liền công ty đều hoàn thành và vượt mức kế hoạch đề ra.Dù trong năm 2008 có nhiều khó khăn và biến động ,công ty vẫn đã cố gắng hoàn thành tốt mục tiêu đề ra. Thông qua các chỉ tiêu ta thấy tốc độ tăng trưởng của công ty có xu hướng ngày càng tăng, quy mô ngày càng được mở rộng, mức nộp vào ngân sách nhà nước của công ty ngày càng cao. Điều này chứng tỏ công ty đã đầu tư đúng hướng và kinh doanh có hiệu quả, tổ chức sắp xếp cơ cấu lao động phù hợp nên mới có thể đạt được kết quả như vậy. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẤU TƯ XÂY DỰNG 492 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cp đấu tư xây dựng 492 Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh cùng với cơ cấu quản lý độc lập gọn nhẹ, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc, toàn bộ công tác kế toán của công ty CP Đầu tư và Xây dựng 492 tập trung tại Phòng Tài chính - Kế toán, và bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, bao gồm 1 Kế toán trưởng (Trưởng phòng),một phó phòng,một thủ quỹ và 4 kế toán viên.Tất cả có trình độ chuyên môn cao nghiệp vụ cao và có ý thức đầy đủ về vai trò trách nhiệm của mình đối với công việc .Kế toán trưởng có mối liên hệ trực tuyến với các Kế toán viên thành phần, các Kế toán thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của Kế toán trưởng, trao đổi trực tiếp với Kế toán trưởng về các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ cũng như về chế độ kế toán, chính sách tài chính của Nhà nước. Sơ đồ 2.1a: Sơ đồ tổ chức Phòng kế toán tài chính KẾ TOÁN TRƯỞNG Phó phòng kế toán Kiêm Kế toán Tổng hợp Thủ quỹ kiêm TSCĐ KT ngân hàng KT công nợ KT thanh toán lương & Các khoản trích theo lương Nhân viên KT cấp đội & Các ban điều hành KT vật tư.Phải trả người bán Công việc cụ thể được phân công như sau: 1/ Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và các cơ quan tài chinh cấp trên phụ trách về hoạt động tài chính tiền tệ toàn công ty, Chịu trách nhiệm lo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. điều hành kế toán viên và nhân viên kinh tế các đội SX tham mưu cho Giám đốc lập kế hoạch tài chính quý năm tháng, kiểm tra tổng hợp số liệu kế toán...... 2/ Phó phòng kế toán kiêm Kế toán Tổng hợp: Là người giúp việc cho kế toán trưưỏng kiểm tra tổng hợp số liệu KT của các phần hành, vào sổ tổng hợp, sổ cái ...... làm quyết toán tài chính theo quý, năm .. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm lập báo cáo theo tháng quý gửi đi cho các cơ quan tài chính cáp trên... 3/ Quỹ kiêm kế toán TSCĐ: Bảo đảm việc nhập xuất tiền mặt trên cơ sỏ phiếu thu chi hợp lý hợp lệ phản ánh đúng nội dung chi phí, đồng thời chịu trách nhiệm ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày cho kế toán trưởng. Kiêm kế toán TSCĐ lên chịu trách nhiệm theo dõi hạch toán tăng giảm TSCĐ, quản lý hồ sơ tài sản, lập kế hoạch KH TSCĐ, tính khấu hao theo tháng, quý, năm 4/ Kế toán ngân hàng: giao dịch vay vốn Ngân hàng hạch toán các khoản tiền gửi tiền vay lập khế ước bảng kê, hợp đồng vay vốn vào sổ chi tiết hàng ngày, lên nhật ký và bảng kê số 2. 5/ Kế toán vật tư kiêm thanh toán với người bán: Theo dõi nhập xuất vật liệu, Công cụ dụng cụ tại kho công ty và các kho ở đội và các ban điều hành tập hợp nhập xuất vào sổ chi tiết hàng ngày vào sổ thẻ chi tiết đối chiếu với thẻ kho phòng vật tư cuối quý lên bảng kê số 3 bảng phân bổ vật liệu;....... Đồng thời đảm nhận KT thanh toán với người bán. 6/ Kế toán công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản tạm ứng các khoản phải thu phải thu phải trả khác vào sổ chi tiết vay, giảm hàng ngày của đội cũng như của khách hàng cuối quý lên bảng kê nhật ký đối chiếu với kê toán tổng hợp và các kế toán phần hành liên quan.... 7/ Kế toán thanh toán kiêm KT tiền lương và các khoản trích theo lương: Lập chứng từ chi thu quỹ hàng ngày vào sổ quỹ tính toán tiền tiền lương và các khoản trích theo theo lương của CB CNV toàn công ty cuối quý lên bảng phân bổ tiền lương và các khảon trích theo lương, theo dõi và thanh các chế độ của người lao động được hưởng. Ngoài ra còn có các nhân viên kinh tế và các ban điều hành các nhân viên kinh tế này có chức năng phụ trách việc thống kê kế toán theo dõi toàn bộ các khoản chi phí phát sinh tại đội trong quá trình sản xuất lập chứng từ gốc theo quy định hiện hành của công ty và chế độ nhà nước hàng tháng hàng quý đưa về công ty giảm nợ kèm theo chứng từ gốc . Mở sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các sổ công nợ, xuất nhập vật tư ở các đội, ban điều hành. 2.2. tổ chức hệ thống kế toán tại công ty cp xây dựng và đầu tư 492ổ.1. Các chính sách kế toán chung - Niên độ kế toán : Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm dương lịch. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : đồng Việt Nam (VND). - Chế độ kế toán áp dụng :Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. -Hình thức kế toán áp dụng : kế toán máy - Hình thức sổ sách kế toán áp dụng : Nhật ký chứng từ - Các nguyên tắc áp dụng : + Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân Hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán. Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính. + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Riêng đối với chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ đơn vị xác định theo giá trị sản lượng sản xuất dở dang đã thực hiện đến thời điểm kiểm kê cuối kỳ và chưa được ghi nhận doanh thu. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ được ghi nhận tương ứng với giá trị sản lượng sản xuất dở dang cuối kỳ. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. + Phương pháp khấu hao tài sản cố định: khấu hao theo đường thẳng Thời gian khấu hao được xác định phù hợp với Quyết định số 206/2003/QĐ - BTC ngày 30/12/2003 của Bộ Tài chính ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. - Nhà cửa, vật kiến trúc 10-50 năm - Máy móc, thiết bị 08-10 năm - Phương tiên vận tải 10 năm - Thiết bị văn phòng 06-07 năm + Hạch toán thuế GTGT : theo phương pháp khấu trừ. + Nguyên tắc ghi nhận chi phí lãi vay: ghi nhận vào chi phí tài chính trong năm. + Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: trong các năm nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển sang VND thực tế tại ngày phát sinh theo tỷ giá thông báo của Ngân hàng Việt Nam. + Nguyên tắc tính thuế: Thuế GTGT: 10%. Thuế suất thuế Thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ quy định của Nhà nước tính trên Thu nhập chịu thuế. Dịch vụ đào tạo: Không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Các loại thuế khác theo quy định hiện hành. 2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Để đảm bảo hạch toán chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, công tác hạch toán ban đầu được căn cứ vào các hoá đơn chứng từ được sử dụng tại doanh nghiệp.Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng tại công ty là hệ thống chứng từ và tài khoản ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 23/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Mỗi chứng từ đều do các kế toán phần hành lập bằng thủ công viết tay, và đều được kế toán kiểm tra xem có đúng với thực tế không, các chứng từ được lưu lại và được bảo quản để là cơ sở cho việc thực hiện công tác hạch toán tiếp theo. Quá trình luân chuyển được áp dụng theo đúng chế độ và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty cũng được áp dụng theo quy định chung, bao gồm 4 khâu: Lập Chứng từ theo các yếu tố của Chứng từ (hoặc tiếp nhận Chứng từ từ bên ngoài): tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp. Kiểm tra Chứng từ: khi nhận Chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của Chứng từ. Sử dụng Chứng từ cho Lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán phần hành tương ứng. Lưu trữ Chứng từ và huỷ Chứng từ: Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán Chứng từ được chuyển vào lưu trữ, bảo đảm an toàn, khi hết hạn lưu trữ Chứng từ được đem huỷ. Tùy thuộc phần hành kế toán cụ thể có các chứng từ được sử dụng : - Chứng từ sử dụng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán:Hoá đơn mua hàng ,biên bản nhập kho,phiếu bù trử công nợ,hợp đồng kinh tế,Biên bản giao nhận hàng hoá,.... - Chứng từ sử dụng hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng này là:Phiếu thu,giấy báo có của ngân hàng,phiếu bù trừ công nợ,hgợp đồng kinh tế,hoá đơn GTGT do công ty lập.... - Chứng từ sử dụng hạch toán các khoản thanh toán với Ngân sách Nhà Nước :Hoá đơn mua hàng,thông báo nộp thuế,bảng kê khai thuế,giấy chuyển tiền vào Ngân sách của Nhà nước - Chứng từ sử dụng hạch toán Hạch toán nguyên vật liệu: Phiếu nhập kho,phiếu xuất kho,biên bản kiểm nghiệm vật tư,biên bản kiểm kê vật tư,.... - Chứng từ sử dụng Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương : Bảng chấm công,bảng phân bổ tiền lương,bảng thanh toán tiền lương,.... - Chứng từ sử dụng Hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành : gồm tất cả các chứng từ gốc của các phần hành khác như:Bảng phân bổ NVL,CCDC,Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương,Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,... 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty CP xây dựng và dầu tư 492 sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 15/2009/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Hệ thống Tài khoản kế toán cấp 1 được áp dụng thống nhất theo Quyết định này bao gồm 10 loại, trong đó: TK loại 1, 2 là TK phản ánh Tài sản TK loại 3, 4 là TK phản ánh Nguồn vốn. TK loại 5 và loại 7 mang kết cấu TK phản ánh Nguồn vốn. TK loại 6 và loại 8 là TK mang kết cấu TK phản ánh Tài sản. TK loại 9 có duy nhất TK 911 là TK xác định kết quả kinh doanh và cuối cùng là TK loại 0 là nhóm TK ngoài Bảng cân đối kế toán. Hệ thống TK cấp 2 được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, trên cơ sở TK cấp 1 và các chỉ tiêu quản lý mục đích để quản lý và hạch toán cho thuận tiện. Chi tiết theo xí nghiệp,công trình hay nhà cung cấp cụ thể.. Ngoài ra công ty cũng thiết kế hệ thống taì khoản cấp 3 chi tiết để thuận tiện cho việc hạch toán , tương ứng với các nội dung cụ thế của từng loại tài khoản. VD: tài khoản 6272 “ chi phí vật liệu phân bổ“ được chi tiết theo từng công trình: TK 6272 VA : chi phí vật liệu trong chi phí sản xuất chung phân bổ cho công trình cảng Vũng Áng TK 6272 VT : chi phí vật liệu trong chi phí sản xuất chung phân bổ cho công trình cầu Vĩnh Tuy TK 6272 TB : chi phí vật liệu trong chi phí sản xuất chung phân bổ cho công trình cầu Thủ Biên ............ 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Công ty CP Xây dựng và Đầu tư 492 là đơn vị hạch toán độc lập, là một doanh nghiệp có quy mô lớn,có trình độ quản lý và trình độ kế toán cao các nghiệp vụ kế toán diễn ra mật độ tương đối nhiều và phức tạp.Bởi vậy công ty đã lựa chọn hình thức ghi sổ là Nhật ký -Chứng từ, với sự trợ giúp của phần mềm kế toán máy CADS. Đây là phần mềm được xây dựng có xét đến đặc trưng kinh doanh của công ty.Sau 9 năm thực hiện áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán,nó đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc kế toán của nhân viên trong phòng kế toán tài chính .Phần mềm này được coi là một công cụ trợ giúp đắc lực cho doanh nghiệp mang lại hiệu quả cao trong công việc.Với hình thức ghi sổ này,công ty sử dụng các loại sổ kế toán như:Nhật ký chứng từ,Bảng kê,Sổ kế toán chi tiết,Sổ cái...... Trình tự ghi sổ kế toán của công ty được tiến hành theo sơ đồ: Sơ đồ 2.1b: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ (Bảng kê chứng từ gốc) Bảng kê Nhật kí chứng từ Sổ cái TK Báo cáo Tài chính Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng,quý Đối chiếu kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ, bảng tổng hợp chứng từ gốc đã kiểm tra kế toán nhập liệu vào máy tính thông qua các màn hình nhập chứng từ của phần mềm kế toán. Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán thì các nghiệp vụ được ghi sổ tự động vào các Sổ Nhật ký chứng từ, các Sổ cái, Sổ chi tiết tài khoản có liên quan. Cuối tháng và cuối kỳ kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập Báo cáo tài chính...các sổ sách,báo cáo này đều do phần mềm thống kê và tập hợp dựa trên các dữ liệu đầu vào đã nhập nên có độ chính xác cao,dễ dàng truy xuất lúc cần Điều này không những giúp làm giảm khối lượng công việc cho kế toán rất nhiều mà còn giúp ích cho việc kiểm tra,giám sát của các nhà quản lý đồng thời giúp cho công tác hạch toán kế toán được kịp thòi và chính xác hơn Màn hình giao diện của phần mềm CADS Theo hình thức Nhật ký chứng từ, hệ thống sổ kế toán chủ yếu được sử dụng trong công ty CP Đầu tư Xây dựng 492 bao gồm: - Sổ nhật ký - Chứng từ - Sổ cái các tài khoản - Bảng kê - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết * Sổ Nhật ký chứng từ bao gồm: Nhật ký – Chứng từ số 1: Ghi Có TK 111 - Tiền mặt Nhật ký – Chứng từ số 2: Ghi Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Nhật ký – Chứng từ số 3: Ghi có TK 113 – Tiền đang chuyển Nhật ký – Chứng từ số 4: Ghi Có TK 331 - Vay ngắn hạn TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả TK 341 - Vay dài hạn TK 342 - Nợ dài hạn - Nhật ký – Chứng từ số 5: Ghi Có TK 331 - Phải trả người bán - Nhật ký – Chứng từ số 6: Ghi có TK 151 – Hàng mua đang đi đường Nhật ký – Chứng từ số 7: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn DN Nhật ký – Chứng từ số 8: Ghi Có TK 155, 156, 157, 158, 131, 511, 512, 515, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911… Nhật ký – Chứng từ số 9: Ghi Có TK 211 - TSCĐ hữu hình TK 212 - TSCĐ thuê tài chính TK 213 - TSCĐ vô hình Nhật ký – Chứng từ số 10: Ghi Có TK 121, 128, 136, 138, 139, 141, 144, 221, 222, 223, 228, 411, 412, 413, 414, 421, 431, 441, … * Bảng kê gồm: Bảng kê số 1: Ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt Bảng kê số 2: Ghi Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Bảng kê số 3: Tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ (TK152, 153) Bảng kê số 4: Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng. Dùng cho TK: 154, 621, 622, 623, 627, 631 Bảng kê số 5: Tập hợp - Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản (TK241) - Chi phí bán hàng (TK 641) - Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642) Bảng kê số 6: Tập hợp - Chi phí trả trước (TK 142, TK 242) - Chi phí phải trả (TK 335) - Dự phòng phải trả (TK 352 - Bảng kê số 8: Nhập, xuất, tồn kho (TK 155) - Bảng kê số 9: Tính giá thực tế thành phẩm Bảng kê số 10: Hàng gửi đi bán (TK 157) Bảng kê số 11: Phải thu của khách hàng (TK 131) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, kế toán lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký – Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kiết quả của bảng phân bố ghi vào các Bảng kê và Nhật ký – Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký – Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối thàng chuyển số liệu vào Nhật ký – Chứng từ. Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, công các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. 2.2.5 Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán Hiện nay ,hệ thống báo cáo được sự dụng trong công ty bao gồm 2 loại : báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.Trong đó hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp được lập đầy đủ theo quy định của chế độ hiện nay,còn báo cáo quản trị được lập theo yêu cầu quản lý,phục vụ múc đích thông tin và làm cơ sở ra quyết định cho nhà quản trị § Báo cáo tài chính gồm 4 biểu : ( theo quy định của Nhà Nước) - Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN) - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B 02-DN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B 03-DN) - Bản thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B 09-DN). §Báo cáo quản trị ( lập theo yêu cầu quản lý của công ty) - Bảng cân đối tài khoản ( có thể được lập hàng tháng để theo dõi) - Bảng tập hợp chi phí sản suất tính giá thành sản phẩm - Bảng chi tiết công nợ - Bảng chi tiết tiêu thụ sản phẩm - biên bản kiểm kê vật tư - Biên bản kiểm kê Sản phẩm dở dang - Bảng trích khấu hao TSCĐ - Công bố công khai tài chính - Biên bản kiểm kê tiền mặt Qua đây có thể thấy, nhìn chung tổ chức công tác kế toán của công ty Đầu tư Xây dựng 492 đã đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và quy định của Bộ tài chính.. 2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể 2.3.1 Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp được hình thành chủ yếu trong quan hệ thanh toán, bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi Ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển. Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, quy định, chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nước sau đây: * Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phản ánh (VNĐ). * Nguyên tắc cập nhật: kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu, chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ chi tiết theo dõi cho từng loại ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng loại vàng, bạc, đá quý (theo số lượng, trọng lượng, quy cách, độ tuổi, kích thước, giá trị …) * Nguyên tắc quy đổi tỷ giá hối đoái: mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ ngoài việc theo dõi chi tiết theo nguyên tệ còn phải được quy đổi về VND để ghi sổ. Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trường liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nứơc Việt Nam chính thức công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Với những ngoại tệ mà Ngân hàng không công bố tỷ giá quy đổi ra VND thống nhất quy đổi thông qua USD. * Tài khoản sử dụng - TK 111: Tiền mặt. - Các tài khoản khác có liên quan. * Chứng từ sử dụng - Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT) - Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT) - Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 – TT) - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03 – TT) - Giấy đề nghị thanh toán - Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, Bảng kiểm kê quỹ. - Các chứng từ khác có liên quan. * Quy trình lập phiếu thu, phiếu chi Sau khi ghi đầy đủ các yếu tố trên phiếu thu (phiếuchi), phiếu thu (phiếu chi) sẽ được đính kèm với các chứng từ có liên quan để chuyển cho giám đốc và kế toán trưởng soát xét, ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ qũy làm căn cứ xuất, nhập quỹ. Các phiếu thu phải đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ. Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần), thủ quỹ giữ một liên làm căn cứ ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán, một liên giao cho người nộp tiền, liên còn lại lưu ở nơi lập phiếu. Phiếu chi do kế toán lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần), một liên lưu lại ở nơi lập phiếu, liên còn lại thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán phần hành chứng từ gốc để vào sổ kế toán. Biên lai thu tiền theo mẫu in riêng của công ty cũng có 2 liên, một liên lưu lại ở cuống, một liên giao cho ngưòi nộp tiền. * Trình tự ghi sổ Việc thu, chi tiền tại quỹ phải có lệnh thu, lệnh chi; lệnh thu, lệnh chi phải có chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng. Trên cơ sở các lệnh thu, lệnh chi kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, khi thu, chi thủ quỹ ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền”, “Đã chi tiền” lên các phiếu thu, phiếu chi để ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ kèm theo cho kế toán tiền mặt. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ có liên quan, kế toán xác định nội dung thu, chi để định khoản ghi vào sổ kế toán. Kế toán tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự thời gian và theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Phiếu thu, Phiếu chi… Nhật ký chứng từ số 1 Sổ quỹ Báo cáo quỹ Sổ cái TK 111 Báo cáo tài chính Kế toán tiền mặt và thủ quỹ phải thường xuyên đối chiếu số liệu sổ kế toán tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt. Phát hiện và xử lý kịp thời các sai xót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Khi có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bảng kê số 1 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền 2.3.2 Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ . Chi phí Nguyên vật liêu ,công cụ dụng cụ chiếm phần lớn trong giá trị sản phẩm các công trình xây lắp của công ty , ảnh hưởng lớn đến giá thành công trình cũng như lợi nhuận của công ty. Do vậy việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu là rất quan trọng. Nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ sử dụng trong công ty CP Đầu tư Xây dựng và Đầu tư 492 bao gồm: + Vật liệu chính như sắt thép, xi măng, cát đá vữa BT .... + Vật liệu phụ như : đinh gỗ tre , nhựa đường que hàn, phụ gia.. + vật liệu kết cấu nhưng vành tôn cốt thép, neo cầu, cáp dự úng lực... + vật tư luân chuyển như Ray, U, I các loại..... + các công cụ dụng cụ như gỗ, coopha..... Các nguyên vật liệu này ngoài việc lưu ở kho của công ty, còn lại phần lớn được vận chuyển đến ở các kho tại công trường và được thực hiện xuất nhập tại công trường , do các xí nghiệp , đội công trình chịu trách nhiệm . * Tài khoản sử dụng. - TK 152 ”Nguyên liệu, vật liệu” để ghi chép tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.(công ty sử dụng phương pháp “ nhập trước, xuất trước”) - TK 153 “ công cụ dụng cụ” - Các tài khoản khác có liên quan. * Chứng từ sử dụng - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Hoá đơn thuế giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT- 3LL) - Thẻ kho/Sổ chi tiết vật tư - Biên bản kiểm kê vật tư - Bảng phân bổ công cụ dụng cụ - Các chứng từ khác có liên quan (Báo cáo hàng hoá tồn kho …) Các hóa đơn chứng từ ( Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, …) Bảng kê số 4 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu,CCDC Sổ cái TK 152 ,153 Báo cáo tài chính * Trình tự ghi sổ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu 2.3.3 Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) Đối với một doanh nghiệp xây lắp như công ty cổ phần xây dựng và đầu tư 492, Tài sản cố định là một phần không thể thiếu, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản của công ty.Công việc hạch toán tìa sản cố định của công ty cũng bao gồm các nghiệp vụ như: tăng, giảm TSCĐ, sửa chữa tài sản cố định, trích và thôi trích khấu hao TSCĐ… TSCĐ tại công ty được phân loại để tiện quản lý và hạch toán.Công ty chia TSCĐ theo hình thức biểu hiện gồm : TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính trong đó chia thành các dạng cụ thể ,trong đó - TSCĐ hữu hình: là những hình thái vật chất cụ thể, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, về mặt giá trị bị hao mòn dần. - TSCĐ vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện một lượng giá trị được đầu tư có liên quan trực tiếp đến nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Tại công ty, TSCĐ vô hình được biểu hiện bằng giá trị quyền sử dụng đất, phần mềm vi tính… Việc mua sắm tài sản cố định đều được trình lên giám đốc xét duyệt .Giao nhận, Thanh lý và đánh giá lại tài sản đều cần có sự giám sát của hội đồng đã được lập.Và kế toán TSCĐ dựa trên những chứng từ,biên bản giao nhân,thanh lý ..đó mà lập hoặc hủy thể TSCĐ ,ghi vào sổ kế toán chi tiết và tổng hợp Công ty được áp dụng khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Xác định như sau: Cách tính mức KH năm = Nguyên giá ( hoặc giá trị còn tại thời điểm đăng ký với cục quản lý vốn NN ) Số năm tính KH Mức KH tháng = Mức tính KH năm 12 Trong đó Nguyên giá được xác định theo nguyên tắc : - Nguyên giá tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình được tính là tất cả chi phí cho đến khi tài sản được đưa vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Như vậy, nguyên giá tài sản cố định bao gồm chi phí mua( hoặc giá vốn nếu đó là tài sản cố định được hình thành do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao), chi phí có liên quan như chi phí lắp đặt, chạy thử, chi phí vận chuyển… - Nguyên giá tài sản cố định thuê tài chính thì được xác định theo như thỏa thuận trong hợp đồng thuê và được ghi nhận tại thời điểm nhận tài sản thuê. * Tài khoản sử dụng - TK 211: Tài sản cố định hữu hình. - TK 213: Tài sản cố định vô hình. - TK 214: Hao mòn tài sản cố định. - Các TK khác có liên quan * Chứng từ sử dụng - Hoá đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01 GTKT-3LL) - Biên bản thanh lý tài sản cố định - Biên bản đánh giá lại tài sản cố định - Thẻ Tài sản cố định (Mẫu số S23- DN) - Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 – TSCĐ) - Sổ tài sản cố định (Mẫu số S21 – TSCĐ) - Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 – TSCĐ) - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06 –TSCĐ) - Các hóa đơn, giấy vận chuyển bốc dỡ - Các chứng từ khác có liên quan * Phương pháp hạch toán TSCĐ Hoá đơn GTGT, Biên bản giao nhận …. Nhật kí-Chứng từ 1,2,3,4,5,10,9,7 Sổ cái TK 211, 213,212,214 Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Thẻ tài sản cố định Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp TSCĐ Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, biên bản giao nhận … kế toán lập thẻ tài sản cố định, sổ tài sản cố định để tiện quản lý và theo dõi từng loại tài sản. Kế toán căn cứ vào các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định để kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan, cuối tháng đối chiếu sổ tài sản cố định và Bảng cân đối số phát sinh. Cuối qúy, kế toán tổng hợp số liệu trên sổ cái để vào bảng cân đối số phát sinh và từ bảng cân đối số phát sinh vào các báo cáo tài chính. Kế toán căn cứ vào nguyên giá TSCĐ, số năm sử dụng để tính toán mức khấu hao cho từng loại tài sản và vào bảng tính khấu hao TSCĐ. 2.3.4 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản phảm xã hội mà người lao động được hưởng để bù đắp những hao phí lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất nhằm tái sản xuất sức lao động. Đặc biệt trong nghành xây lắp như ở công ty chi phí tiền lương không chỉ chiếm tỷ trọng cũng khá lớn và có ý nghĩa quan trọng đối với người lao động. Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiền lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH) đúng nguyên tắc, đúng chế độ, thúc đẩy người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao. Bên cạnh tiền lương chính theo như quy định của nhà nước,công ty cũng đã thực hiện đầy đủ các chế độ về Các khoản trích theo lương: bao gồm Bảo hiểm xã hội,y tế và kinh phí công đoàn. Và các khoản thưởng, phụ cấp..đảm bảo cuộc sống và nâng cao tinh thần làm việc của người lao động Hiện công ty đang thực hiện trả lương theo 2 phương thức: + Lương thời gian:Áp dụng cho bộ máy chỉ đạo SX thi công và bộ máy quản lý DN Lương thời gian = Mức lương cơ bản x Số ngày làm việc trong tháng (*) x Hệ số năng suất theo tháng (quý) 26 + Lương khoán ( Lương sản phẩm ):Được áp dụng cho bộ phận trực tiếp , thi công XD công trình theo khối lượng công việc hoàn thành nhân với đơn giá nhân công khoán . Đồng thời đảm bảo vẫn trả 100% lương cơ bản vào những ngày nghỉ lễ, tết, hội họp, đi học nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên.Còn lao động thuê ngoài ,công ty thực hiện trả lương theo khối lượng công việc giao khoán hoàn thành.Và không thực hiện trích BHXH, BHYT mà trả trực tiếp cho người lao động *Tài khoản sử dụng - TK 334: Phải trả người lao động; - TK 338: Phải trả, phải nộp - Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như: TK 111, TK 112, TK 138… * Chứng từ sử dụng - Bảng chấm công. (Mẫu số 01a – LĐTL) - Phiếu báo làm thêm giờ khiêm phiếu xác nhận sản phẩm công việc đã hoàn thành - Bảng thanh toán tiền lương, - Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương (Mẫu số 10 – LĐTL) - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu số 11 – LĐTL) * Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Cuối quí, tổng hợp số liệu từ bảng chấm công, Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cả quí do kế toán công trình chuyển lên, kế toán tổng hợp trên Excel và chỉ nhập số liệu tổng hợp vào máy. Và máy sẽ tự động kết xuất các sổ sách theo yêu cầu 2.3.5 Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công trình Chi phí sản xuất của đơn vị là toàn bộ chi phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình sản xuất và cấu thành nên giá thành của sản phẩm. Giá thành sản xuất sản phẩm nói chung là toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí khác được dùng để sản xuất hoàn thành một khối lượng sản phẩm, lao vụ, dịch vụ nhất định. Đối với doanh nghiệp xây lắp giá thành sản phẩm xây lắp là toàn bộ chi phí sản xuất tính cho từng công trình, hạng mục công trình hay khối lượng xây lắp hoàn thành đến giai đoạn qui ước hoàn thành nghiệm thu bàn giao và được chấp nhận thanh toán. Do sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, kết cấu phức tạp nên mỗi công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây lắp hoàn thành đều có giá trị riêng. Mặt khác, trong doanh nghiệp xây lắp, giá bán( giá dự thầu) có trước giá thành nên càng hạ thấp giá thành sản xuất mà chất lượng công trình không giảm thì càng có lợi. Vì vậy, các doanh nghiệp xây lắp phải tìm các giải pháp để hạ giá thành sản xuất mà không ảnh hưởng đến chất lượng công trình đồng thời đảm bảo tiến độ thi công. Do các công trình của công ty thực hiện trong thời gian dài và nhiều hangj mục nên Công ty thực hiện tính giá thành cho từng công trình hạng mục công trình và tính theo quý cho những công trình có quy trình sản xuất lâu dài Đồng thời hiện công ty đang sử dung phương pháp tập hợp tính giá thành trực tiếp theo đó tất cả các chi phí sản xuất trực tiếp của một công trình, hay hạng mục công trình từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành được tập hợp và chính là giá thành thực tế của công trình, hạng mục đó. * Tài khoản sử dụng - Tài khoản 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Tài khoản 622: chi phí nhân công trực tiếp - Tài khoản 623: chi phí sử dụng máy thi công - Tài khoản 627: chi phí sản xuất chung - Tài khoản 154: kết chuyển chi phí - Tài khoản 632: công trình hoàn thành bàn giao * Chứng từ sử dụng. - Bảng chấm công tháng - Bảng thanh toán lương công nhân trực tiếp - Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ - Hoá đơn giá tri gia tăng (Mẫu số 01_GTKT_3LL) - Hoá đơn bán lẻ - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 C21_HD) - Phiếu nhập kho - Bảng kê chi phí trực tiếp - Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh - Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ - Các chứng từ khác có liên quan. * Phương pháp tập hợp tính giá thành Công ty sử dụng phương pháp trực tiếp, như vậy, đối tượng tính giá trùng với đối tượng tập hợp chi phí. Để xác định giá trị dở dang cuối kỳ, công ty tập hợp chi phí cho từng khoản mục * Trình tự ghi sổ Các chứng từ về chi phí sản xuất Bảng kê số 5 NK - CT liên quan Bảng kê số 4 Bảng kê số 6 Thẻ tính giá thành NK – CT số 7 Sổ cái TK 621,622,627,623,154 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí giá thành 2.3.6. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Bên cạnh lợi nhuận từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, lợi nhuận của công ty còn có được từ các hoạt động khác như Lợi nhuận từ hoạt động tài chính,hoạt động đầu tư … Tại công ty cổ phần có thực hiện niêm yết như công ty CP xây dựng và đầu tư 492 thì công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh có ý nghĩa quan trọng và luôn được chú ý đảm bảo.Các chỉ tiêu cụ thể ,cách tính và biểu mẫu cũng được công ty thực hiện theo đúng chế độ kế toán Việt Nam ban hành. Cụ thể : * Chứng từ sử dụng - Các chứng từ về mua- bán để ghi nhận doanh thu : Hóa đơn VAT hoặc bảng kê mua hàng -Các chứng từ kê khai, thanh quyết toán thuế - Các chứng từ liên quan đến thanh toán ( chứng từ tiền mặt, tiền gửi, tạm ứng…) - Quyết định xử lý lỗ các năm trước. - Quyết định trích lập các quỹ trong doanh nghiệp - Các biên bản, hợp đồng về việc chia lợi nhuận, ... * Tài khoản sử dụng - Tài khoản 632: giá vốn hàng bán - Tài khoản 642: chi phí quản lý doanh nghiệp - Tài khoản 911: xác định kết quả hoạt động kinh doanh - Tài khoản 421: lợi nhuận chưa phân phối - Tài khoản 711: thu nhập khác - Tài khoản 811: chi phí khác * Trình tự luân chuyển chứng từ: Sau khi xác định, tập hợp được tổng doanh thu, chi phí trong kỳ, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí, thu nhập và chi phí khác qua các sổ kế toán theo dõi, kế toán tiến hành tính xác định kết quả lãi, lỗ. Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Chứng từ gốc Sổ chi tiết bán hàng Bảng kê số 5,8,9,10 NK – CT liên quan NK – CT số 8 Bảng tổng hợp bán hàng Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Trong kỳ, căn cứ vào chứng từ ban đầu (hóa đơn và các chứng từ thanh toán), kế toán vào các bảng kê 5,8,9,10; vào sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết 131. Cuối kỳ, dựa vào các bảng kê và các sổ chi tiết đã lập trong kỳ để hoàn thiện nhật ký chứng từ số 8, là căn cứ để vào sổ cái các tài khoản 155, 157, 632, 641, 642, 511, 521, 531, 532, 131, 911, 421, từ đó lập các báo cáo kế toán. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG VÀ ĐẦU TƯ 492 3.1. Đánh giá việc tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP xây dựng và đầu tư 492 Qua cái nhìn tổng quát về công ty cung như bộ máy kế toán của công ty CP xây dựn và đầu tư 492 có thể thấy công ty đã xây dựng và duy trì được một bộ máy quản lý khá gọn nhẹ và có hiệu quả với mô hình các phòng ban hợp lý.Kịp thời thông tin cho nhà quản trị những thông tin hữu ích cũng như giúp cho sự vận hành suôn sẻ của công ty,từ đó giúp quản lý và kiếm soát đảm bảo chất lượng tiến độ các các công trình ,cũng như giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển ,có uy tín và thương hiệu. Có thể nói công ty đã tổ chức bộ máy kế toán tập trung , khá gọn nhẹ nhưng đảm bảo chế độ kế toán VN cũng như yêu cầu về các chức năng của bộ phận kế toán và phù hợp quy mô công ty . Bộ máy kế toán cũng có vị trí hợp lý cũng như mối liên hệ khăng khít với các bộ phận khác của công ty.Ngoài ra , bộ máy kế toán này với trình độ chuyên môn cao – hầu hết nắm chắc nghiệp vụ và các chế độ ,tác phong làm việc tốt, nhiều kinh nghiệm , lại được phân công phân nhiệm hợp lý cũng như thường xuyên được đối chiếu , trao đổi kinh nghiệm đã giúp bộ máy kế toán vận hành thuận lợi,đảm bảo hoàn thành tốt một khối lượng công việc khá phát sinh lớn và phức tạp.Bên cạnh đó công ty cũng đã chú ý có sự quan tâm đúng mức đến các nghiệp vụ, với những phần hành kế toán phức tạp và quan trọng đã được bố trí cho những người có khả năng, đồng thời luôn chú ý nâng cao trình độ,bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho các kế toán viên . Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến nên có sự quản lí và trao đổi trực tiếp giữa Kế toán trưởng và các Kế toán phần hành, dẫn đến thông tin được cung cấp và tổng hợp một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Thêm vào đó Kế toán trưởng có thể tham mưu trực tiếp cho các Kế toán thành phần. Mọi thắc mắc về nghiệp vụ chuyên môn cũng như về chế độ kế toán, chính sách tài chính kế toán của Nhà nước đều được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời.. Bộ máy Kế toán được tổ chức là hợp lí với hoạt động kinh doanh tập trung về mặt không gian và mặt bằng kinh doanh. Vận dụng hình thức này đảm bảo lãnh đạo tập trung đối với công tác kế toán của Công ty, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh đầy đủ, kịp thời và chính xác. Do đó nhìn chung việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty là tốt 3.2. Đánh giá việc tổ chức công tác kế toán tại công ty CP xây dựng và đầu tư 492 3.2.1. Ưu điểm: Công ty hiện đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ đây là hình thức khoa học đối với DN , hình thức nhật ký chứng từ giúp tránh ghi chép trùng lặp ,giảm bớt khối lượng ghi chép và cung cấp thông tin kịp thời thuận tiện cho việc phân công công tác kế toán .Đồng thời nó cũng rất phù hợp với đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm tại công ty . Với hoạt động chủ yếu là xây lắp, thi công các công trình giao thông ,khối lượng nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu là rất lớn lại diễn ra liên tục ở các đơn vị ,công trường khác nhau nên việc áp dung nhập, xuất nguyên vật liệu cho các công trinh theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý. Việc công ty đã áp dụng tin học vào công tác kế toán có hiệu quả bằng việc sử dụng phần mềm CADS giúp tăng tốc độ xử lý thông tin, ghi nhận lưu trữ,tính toán chính xác và dễ dàng hơn rất nhiều , đồng thời giúp giảm rõ rệt công việc thủ công của kế toán. CADS là phần mềm kế toán có nhiều ưu điểm,được thiết kế phù hợp đặc điểm riêng của công ty, đảm bảo được tính đồng bộ và có sự gắn kết giữa các phần, nó hoàn toàn thích hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty và là một công cụ đắc lực cho công tác hạch toán kế toán của công ty. Thêm vào đó, thông qua phần mềm này qua quá trình xử lý, chương trình sẽ tự động lập báo cáo tổng hợp và chi tiết. Qua đó việc lập và in ra các sổ sách, báo cáo cũng được thực hiện một cách đơn giản, kịp thời . Tăng tính đồng bộ ,chính xác của các báo cáo Công ty cũng đã trang bị khá đầy đủ về máy móc thiết bị cho bộ máy kế toán, phần đa mỗi người đều được sử dụng riêng một máy tính, một máy in, hệ thống máy tính trong phòng đều đã được nối mạng nội bộ, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. 3.2.2 Nhược điểm: Tuy trình độ kế toán của công ty nhìn chung là khá tốt nhưng Hình thức nhật ký – chứng từ cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp xây lắp đòi hỏi trình độ của kế toán viên phải cao và làm việc với khối lượng lớn nghiệp vụ . Hình thức này có một hệ thống sổ phức tạp về kết cấu, quy mô lớn về số lượng và chủng loại, không thuận tiện và gây cản trở cho việc cơ giới hoá tính toán và hoàn thiện kế toán máy trong xử lý số liệu. Công ty áp dụng phương pháp nhập kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ theo giá mua ngoài thực tế và giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho theo giá nhập trươc xuất trước nên cần sự chính xác trong các lần nhập xuất. Tuy nhiên măt hàng nhập xuất rất nhiều cũng như số lần nhập xuất rất lớn , các kho nằm rải rác nên khá khó khăn trong quản lý. Việc chuyên môn hóa trong kế toán là cần thiết và có nhiều ưu điểm tuy nhiên đôi khi cũng gây khó khăn cho người phụ trách các phần hành vì một lý do nào đấy phải nghỉ làm thì người làm thay phải mất một thời gian để làm quen với công việc, hơn nữa do đặc trưng của ngành kế toán là nhân viên kế toán đa phần là nữ Vì vậy cũng không thể tránh khỏi những mặt hạn chế trong công việc như: tốc độ trong công việc, thời gian nghỉ ốm, nghỉ đẻ, nghỉ khám thai ... là khó tránh khỏi vì vậy nên năng suất làm việc cũng giảm. Công việc dồn lên những người còn lại nên đôi khi sai sót là điều khó tránh khỏi. Mặc dù đã được trang bị về trang thiết bị văn phòng như mắt tính, máy in. Do thiết bị đã được trang bị từ lâu nên đã giảm chất lượng, không đáp ứng đủ yêu cầu của công tác kế toán, phần lớn là máy có cấu hình thấp, do đó đã làm giảm bớt năng suất lao động của cán bộ nhân viên trong phòng. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính về Chế độ Kế toán doanh nghiệp 2. Giáo trình Kế toán tài chính trường ĐH KTQD – Tác giả: PGS. TS Đặng Thị Loan. 3. Hướng dẫn thực hành hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp (Theo các chuẩn mực và chế độ kế toán, thực hiện từ 30/3/2005), Tác giả: TS Nguyễn Phương Liên – BTC. NXB tài chính – 2005. 4. Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán. NXB tài chính – 2006 5. Các tạp chí kế toán, tạp chí kinh tế 6. Các trang Web DANH MỤC BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.2.1 Quá trình sản xuất kinh doanh 13 Sơ đồ 1.2.2 quy trình xây dựng cầu 13 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần xây và đầu tư 492 17 Bảng 1.1: Tổng hợp Chỉ tiêu tài chính của các năm 2006 – 2008 18 Sơ đồ 2.1a: Sơ đồ tổ chức Phòng kế toán tài chính 21 Sơ đồ 2.1b: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ 29 Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền 37 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu 38 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp TSCĐ 41 Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí giá thành 46 Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 48