Thực trạng công tác tổ chức hạch toán tại công ty xây dựng số 1 Hà Nội

đội xl2 đội xl3 đội xl6 đội xl8 Xnxl điện nước đội xl15 Xnxl17 Xnxl18 Xnxl19 Xn máy ckxd Tt nội thất đội sơn la Xnxl và kdvt Giám đốc công trình Khách sạn phương nam Tt tư vấn và đầu tư xây dựng Ttxk lao động Ban dự án Giám đốc công ty Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty xây dựng số 1 Hà Nội 10 III- quy trình công nghệ sản xuất của Công ty Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty trải qua 5 giai đoạn: Khảo sát thiết kế, dọn mặt bằng làm móng, đúc bê tông, xây thô các tường ngăn và trát, hoàn thiện. Giai đoạn 1 : Giai đoạn khảo sát thiết kế. Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thực hiện thi công công trình, quyết định sự tồn tại của công trình. Trong giai đoạn này Công ty có một đội ngũ cán bộ kỹ thuật đảm nhận việc khảo sát địa hình, địa thế, khí hậu … của khu vực thi công cũng như xem xét một cách chặt chẽ các quy hoạch đô thị của Nhà nước từ đó Công ty sẽ đề ra các phương án thiết kế và thi công hợp lý. Giai đoạn 2 : Giai đoạn dọn mặt bằng làm móng. Giai đoạn này là giai đoạn phức tạp, khó và có ảnh hưởng đến độ bền vững của công trình. Việc tạo mặt bằng phải đáp ứng được các yêu cầu của việc thiết kế cũng như việc thi công công trình. Việc dọn mặt bằng làm móng được Công ty giao cho xí nghiệp xây lắp. Giai đoạn 3 : Giai đoạn đúc bê tông. Trong giai đoạn này các xí nghiệp xây lắp sẽ thực hiện việc đổ nền, trần, dầm, cột theo đúng thiết kế. Các công nghệ được sử dụng trong giai đoạn này bao gồm: Đổ bê tông, bơm bê tông, dây chuyền xây dựng cọc Baret để làm móng nhà 27 tầng, công nghệ dự ứng lực áp dụng cho xây dựng sàn nhà 27 tầng trên diện tích rộng không dầm. Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số cẩu tháp hiện đại có tầm cao trên 100m và tầm với trên 50m trong xây dựng nhà cao tầng. Giai đoạn 4 : Xây thô các tường ngăn và trát. Giai đoạn 5 : Trang trí nội thất, ngoại thất, điện nước… Tất cả các giai đoạn trên của quá trình xây lắp được trực tiếp thực hiện bởi các xí nghiệp, đội xây lắp. Mỗi xí nghiệp, đội sẽ được chia làm, nhiều tổ. Các tổ này thực hiện các công việc độc lập để hoàn thành từng giai đoạn của quá trình xây lắp. đúc bê tông Khảo sát thiết kế Dọn mặt bằng làm móng Hoàn thiện Xây và trát Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội Phần II Thực trạng tổ chức hạch toán tại Công ty xây dựng số 1 hà nội I. đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Cũng như các doanh nghiệp khác phòng Tài vụ của Công ty xây dựng số 1 Hà Nội có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nó thực hiện chức năng thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng có liên quan. Ngoài ra do đặc điểm riêng có của ngành xây dựng, phòng Tài vụ còn có chức năng quản lý, theo dõi thu chi công trình. Căn cứ vào đặc điểm Công ty và các đơn vị trực thuộc trên cùng một địa bàn, căn cứ vào năng lực cán bộ và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, bộ máy kế toán Công ty được tổ chức theo quan hệ trực tuyến, mô hình kế toán tập trung. Đứng đầu là kế toán trưởng, giúp việc kế toán trưởng có kế toán tổng hợp và các nhân viên kế toán khác. Chức năng và nhiệm vụ của lãnh đạo và nhân viên kế toán trong phòng Tài vụ được thể hiện như sau: + Kế toán trưởng: Là người được đào tạo về chuyên ngành kế toán tài chính có thâm niên công tác và đã được bồi dưỡng chương trình kế toán trưởng, chịu trách nhiệm trước giám đốc, cấp trên và Nhà nước về toàn bộ công tác tài chính của Công ty, có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng Tài vụ, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán, ghi chép tình hình hoạt động kế toán tài chính theo pháp luật. Định kỳ, kế toán trưởng dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng, đối chiếu sổ sách, lập báo cáo tài chính theo quy định phục vụ cho Giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của Công ty. + Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại Công ty, trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính, phụ trách điều hành kế toán viên liên quan đến việc đi sâu hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như nghiệp vụ kho, thanh toán, giá thành, tiêu thụ sản phẩm...và ghi chép vào sổ Nhật ký chung, tính các số dư tài khoản và vào sổ Cái. Định kỳ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán, đồng thời hỗ trợ kế toán trưởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và lập các báo cáo tài chính theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán, thực hiện các phần hành kế toán chưa phân công cho nhân viên khác. + Kế toán vốn bằng tiền: Là người chịu trách nhiệm về các chứng từ có liên quan đến vốn bằng tiền, phản ánh đầy đủ các luồng tiền vào ra như theo dõi quỹ tiền mặt, các khoản tiền vay, tiền gửi của Công ty tại ngân hàng. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có và các chứng từ gốc kèm theo, kế toán tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng cộng số tiền tồn quỹ, số tiền còn lại ở ngân hàng lập báo cáo quỹ, báo cáo tiền gửi ngân hàng. + Kế toán hàng tồn kho kiêm tài sản cố định và chi phí quản lý : Có nhiệm vụ phản ánh tình hình hiện có hàng tồn kho và tài sản cố định, chịu trách nhiệm về các chứng từ có liên quan đến hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí quản lý như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, sổ, thẻ tài sản cố định, sổ chi tiết chi phí quản lý, lập bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. Cuối tháng lập các báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn, bảng chi tiết nguyên vật liệu, sổ tổng hợp tài sản cố định, sổ tổng hợp chi phí quản lý. + Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội của cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Hàng tháng tính toán lương, thưởng lập bảng phân bổ, ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp tiền lương và bảo hiểm xã hội dựa trên các chế độ, chính sách và phương pháp tính lương phù hợp với từng đối tượng. Kế toán tiền lương có liên quan chặt chẽ với phòng tổ chức lao động về các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. + Kế toán các khoản phải thu phải trả: Theo dõi, hạch toán các khoản phải thu, phải trả với khách hàng và nhà cung cấp. Hàng ngày kế toán tiến hành tập hợp các hoá đơn, chứng từ về vật tư, tài sản, điện, nước, điện thoại...phục vụ tại các xí nghiệp, văn phòng Công ty và chứng từ, hoá đơn của các lao vụ, dịch vụ khách sạn, lữ hành, tư vấn,... để lập các sổ theo dõi chi tiết thanh toán đối với từng nhà cung cấp, từng khách hàng. + Kế toán thanh toán tạm ứng kiêm kế toán thuế: Có trách nhiệm theo dõi chi tiết việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng cho các đơn vị trực thuộc, kiểm tra và đối chiếu với các khoản cấp phát tiền vốn cho các đơn vị thi công, theo dõi sự quay vòng của vốn kinh doanh, các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước, theo dõi chi tiết khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao và quyết toán sản phẩm. Hàng tháng lập báo cáo thuế giá trị gia tăng và nộp vào ngày 10, hàng quý lập báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp và nộp vào ngày cuối cùng của quý. + Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: Tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất trong kỳ theo từng đối tượng hay hạng mục công trình, kiểm tra việc phân bổ chi phí so với định mức được duyệt và tính giá thành sản phẩm hoàn thành, lập các sổ chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành, bảng tổng hợp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Ngoài ra, có thể đề xuất các biện pháp tính giá thành, cung cấp thông tin cho hoạt động kinh tế và dự toán chi phí sản xuất kỳ sau. + Kế toán tiêu thụ: Tập hợp các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành, cung cấp các lao vụ dịch vụ, cho thuê kiốt, tư vấn thiết kế, xây dựng,...lập các bảng kê, tờ kê phân loại và phản ánh vào các sổ chi tiết theo dõi doanh thu, thu nhập, chi phí. Định kỳ, tiến hành xác định và phản ánh vào sổ xác định kết quả sản xuất kinh doanh và phân phối lợi nhuận. + Thủ quỹ: Là người theo dõi và quản lý két tiền mặt tại Công ty, là người cuối cùng kiểm tra về thủ tục xuất nhập quỹ và sổ. Hàng ngày phải báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được khái quát như sau: Kế toán trưởng Kt Tiêu thụ Kt CPSX và g.thành Kt t.toán thuế Kt t.l bhxh Kt htk, Tscđ, cpql Kt Vốn bằng tiền Thủ quỹ Kt Tổng hợp Kt P.thu p.trả Kế toán các đơn vị phụ thuộc Sơ Đồ 3: Sơ đồ Tổ chức bộ máy kế toán công ty xây dựng số 1 Hà Nội II. tổ chức hạch toán kế toán 1. Tổ chức hệ thống chứng từ: Là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn, hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực. Vì vậy số lượng chứng từ và giấy tờ đi kèm phát sinh trong Công ty rất phong phú đa dạng. Do đó đòi hỏi hệ thống chứng từ phải được phân loại và sắp xếp một cách hợp lý theo nội dung của từng loại chứng từ. Về cơ bản Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ theo quy định bắt buộc của chế độ chứng từ kế toán bao gồm 5 loại: - Chứng từ quỹ (ký hiệu là Q): Chứng từ quỹ được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Đây là những chứng từ phản ánh việc thu chi tiền mặt tại quỹ như phiếu thu, phiếu chi. Đi kèm với các chứng từ này là các chứng từ gốc có liên quan như giấy xin tạm ứng, hoá đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán… - Chứng từ Ngân hàng (ký hiệu là NH): Chứng từ Ngân hàng được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Đây là những chứng từ có liên quan đến việc trao đổi, giao dịch với Ngân hàng như giấy báo Nợ, giấy báo Có và các chứng từ khác như bảng kê nộp tiền, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc bảo thu, séc bảo chi… - Chứng từ thanh toán (ký hiệu là NK): Chứng từ thanh toán được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Gồm những hoá đơn thanh toán vật tư, hàng hoá dịch vụ mua ngoài, hồ sơ quyết toán đối với các trường hợp tự gia công chế biến và các chứng từ có liên quan như hợp đồng thanh lý hàng hoá, bảng kê chứng từ thanh toán. - Chứng từ vật tư vật liệu (ký hiệu là VL): Chứng từ vật tư được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. - Chứng từ kế toán khác (ký hiệu là LT): Chứng từ kế toán khác được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Bao gồm những chứng từ không thuộc các loại chứng từ trên như : Bảng tính lãi, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Bảng tính và phân bổ tiền lương và BHXH… và với đặc trưng của ngành xây lắp, hệ thống chứng từ trong Công ty còn có: hợp đồng giao khoán, biên bản xác nhận khối lượng công việc XDCB hoàn thành, quyết toán khối lượng xây lắp hoàn thành,...những chứng từ này được phân loại riêng và đánh số theo thời điểm phát sinh thường là khi kết thúc hợp đồng hay khi công trình, hạng mục công trình hoàn thành. Về quy trình luân chuyển chứng từ: Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán các đơn vị có nhiệm vụ phản ánh vào các chứng từ đã được quy định (việc thực hiện chứng từ đảm bảo đúng chế độ ghi chép chứng từ ban đầu). Sau đó, tiến hành tập hợp các chứng từ liệt kê vào các bảng kê, tờ kê, bảng phân bổ như : tờ kê thanh toán chứng từ, hoá đơn, phiếu nhập ; tờ kê chứng từ xuất; tờ kê thanh toán chứng từ chi phí; tờ kê khai thuế; các bảng phân bổ chi phí …giao nộp về phòng Tài vụ Công ty kèm theo tất cả chứng từ gốc. Các cán bộ kế toán phòng Tài vụ sẽ tiếp nhận, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra việc ghi chép, tính toán trên các bảng kê, tờ kê, bảng phân bổ của các đơn vị trực thuộc, đưa vào hạch toán kế toán và ghi sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp. Trong năm, các chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, chúng được chuyển vào lưu trữ trong điều kiện thích hợp, thường là ngay tại phòng Tài vụ, đặt trong tủ riêng khoá cẩn thận do kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm cất giữ. Nhìn chung, đơn vị thực hiện theo đúng chế độ quy định về bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ. 2. Tổ chức tài khoản và sổ sách: Hệ thống tài khoản sử dụng cho nhiệm vụ hạch toán kế toán tại Công ty được xây dựng trên nguyên tắc thống nhất, nhất quán, tiết kiệm và hiệu quả. Theo đó, các tài khoản được lựa chọn, sử dụng đơn giản nhưng hữu hiệu, đảm bảo quản lý được đầy đủ các đối tượng hạch toán từ loại nguyên vật liệu nhỏ nhất tới các loại tài sản cố định giá trị lớn, từ việc tính giá thành sản phẩm tới xác định kết quả tiêu thụ...Có được điều này là do Công ty đã căn cứ vào đặc điểm loại hình doanh nghiệp và quy mô hoạt động để xác định cơ cấu, đối tượng hạch toán, từ đó hình thành nên hệ thống tài khoản và vận dụng nhất quán trong toàn niên độ, phù hợp với trình độ quản lý và trình độ của lao động kế toán. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản sử dụng hiện nay vẫn thực hiện theo Quyết Định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính và chưa được cập nhật theo Quyết Định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 cũng như Thông Tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002. Như đã đề cập, quy mô hoạt động của Công ty là rất lớn trên nhiều lĩnh vực vì vậy mà số lượng tài khoản sử dụng nhiều, Công ty đã đăng ký hệ thống tài khoản cấp 2, cấp 3 và tuỳ theo từng đối tượng hạch toán mà có ký hiệu riêng bằng chữ (chẳng hạn như đối với nguyên vật liệu chính là xi măng, tài khoản sử dụng là TK152.1.XM). Về cơ bản, nội dung ghi chép, phản ánh trên các tài khoản theo đúng quy định của chế độ tài chính kế toán hiện hành trừ một số tài khoản chưa được thay đổi theo Thông Tư mới như: TK 635, 515, 711, 811... Trong thời gian tới, Công ty có kế hoạch thay đổi, bổ sung trong việc vận dụng hệ thống tài khoản để tiện lợi hơn cho việc hạch toán đồng thời tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Về tổ chức sổ sách kế toán, nhằm hệ thống hoá số liệu, giúp giám sát, quản lý các đối tượng kế toán và tiết kiệm chi phí lao động kế toán, đơn vị đã tổ chức hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung. Trong từng phần hành đều có các sổ, thẻ kế toán chi tiết nhằm theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể theo cả thước đo giá trị và hiện vật. Số liệu trên các sổ này sau đó được đối chiếu với sổ tổng hợp của tài khoản cùng loại. Tuy nhiên, đơn vị không sử dụng toàn bộ các sổ tổng hợp và chi tiết theo quy định mà đã giản lược đi ít nhiều, đồng thời một số biểu mẫu sổ cũng được thiết kế lại cho phù hợpvới điều kiện thực tế của Công ty và thuận lợi cho công tác kế toán. Về ghi chép sổ sách, hàng ngày khi tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, hoá đơn, tờ kê, bảng kê của các đơn vị trực thuộc kế toán các phần hành phòng Tài vụ đưa vào hạch toán kế toán và ghi sổ chi tiết các tài khoản, kế toán tổng hợp ghi chép vào sổ Nhật ký chung rồi ghi chép vào sổ Cái của từng tài khoản. Định kỳ, cộng số liệu trên sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh và đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết (do các kế toán phần hành cộng số liệu trên sổ chi tiết lập thành). Sau khi đã đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo kế toán và báo cáo tài chính. Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Báo cáo tài chính Sổ cái các tài khoản Sổ chi tiết các tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chung Tờ kê và bảng phân bổ Sơ đồ 4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty xây dựng số 1 Hà Nội Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu III. tổ chức hạch toán trên các phần hành chủ yếu tại Công ty xây dựng số 1 hà nội 1. Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là "đồng" Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phản ánh. Đối với ngoại tệ được quy đổi về "đồng Việt Nam" để ghi sổ và hạch toán. Tỷ giá quy đổi là tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chính thức công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Các chứng từ sử dụng chủ yếu là: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có và các chứng từ liên quan khác như : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, biên bản kiểm kê vốn bằn tiền. bảng sao kê Ngân hàng kèm theo chứng từ gốc như uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc bảo thu… Đối với chứng từ chi: Khi có nhu cầu tạm ứng hay thanh toán tiền để hoạt động, các bộ phận viết giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán... có chữ ký của phụ trách bộ phận trình lên Giám đốc Công ty. Giám đốc Công ty sau khi xem xét sẽ ký duyệt chi và kế toán trưởng ký duyệt khả năng chi tiền vào giâý đề nghị tạm ứng. Trường hợp tạm ứng phục vụ cho việc thi công sẽ có thêm chữ ký của Trưởng phòng kinh tế-kỹ thuật. Kế toán vốn bằng tiền kiểm tra lệnh chi đã được duyệt và viết phiếu chi. Sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, Giám đốc Công ty trên phiếu chi thủ quỹ mới được xuất quỹ, thủ quỹ cùng người nhận tiền ký, ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Đối chứng từ thu: Khi các đơn vị hay cá nhân nộp tiền (do bên A ứng trước tiền phục vụ thi công, tiền tạm ứng thừa, thu các hoạt động kinh doanh khác như khách sạn, tư vấn, xuất khẩu lao động,...) kế toán vốn bằng tiền sẽ lập phiếu thu ghi tên, địa chỉ người nộp tiền, lý do nộp, số tiền (bằng số và bằng chữ), các chứng từ gốc kèm theo và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ và ký tên. Phiếu chi, phiếu thu được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người nhận tiền hoặc người nộp tiền, liên 3 thủ quỹ giữ lại ghi sổ quỹ. Cuối ngày toàn bộ phiếu chi, phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Ngoài hoạt động thu chi bằng tiền mặt như trên, Công ty còn thực hiện phương thức thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng. Khi cần chi tiêu, Công ty phải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền, khi đó Ngân hàng sẽ gửi giấy báo Nợ đến Công ty. Khi Công ty thu tiền qua Ngân hàng, các đơn vị hay cá nhân sẽ chuyển tiền vào tài khoản của Công ty ở Ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có đến Công ty. Hàng ngày khi nhận được chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Mọi sự chênh lệch giữa số liệu kế toán với số liệu của Ngân hàng phải thông báo kịp thời để đối chiếu. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có và các chứng từ gốc kèm theo kế toán tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi Ngân hàng. Cuối tháng cộng số tiền tồn quỹ, số tiền còn lại ở Ngân hàng lập báo cáo quỹ, báo cáo tiền gửi Ngân hàng. Đồng thời căn cứ vào các chứng từ trên kế toán tiến hành ghi vào các tờ kê phân loại ghi Có, ghi Nợ TK 111, 112 làm căn cứ cho kế toán tổng hợp ghi sổ Nhật ký chung và sổ Cái TK 111, 112. Số liệu trên sổ Cái TK 111, 112 được đối chiếu, khớp đúng với báo cáo quỹ, báo cáo tiền gửi Ngân hàng là căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán Sổ cái các TK 111,112 Sổ quỹ tiền mặt, sổ tgnh Báo cáo quỹ, báo cáo tgnh Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có… Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chung Bảng kê tổng hợp Sơ đồ 5: Sơ đồ quy trình hạch toán vốn bằng tiền 2. Tổ chức hạch toán tiền lương và BHXH. Do lao động trong Công ty có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, lao động được phân theo hai tiêu thức sau: - Phân theo thời gian lao động bao gồm lao động thường xuyên trong danh sách (lao động dài hạn) và lao động tạm thời ngoài danh sách (lao động ngắn hạn, thuê ngoài) - Phân theo quan hệ với quá trình sản xuất bao gồm lao động trực tiếp sản xuất (lao động xây lắp và lao động phụ trợ) và lao động gián tiếp sản xuất (lao động quản lý) Tiền lương được chia ra làm hai loại là tiền lương chính và tiền lương phụ,Tiền lương chính bao gồm: Lương cấp bậc, lương sản phẩm, lương thời gian.Tiền lương phụ bao gồm: Lương 100%, lương làm thêm, lương ngừng việc. Tiền lương theo thời gian: áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, kỹ thuật-chất lượng, kinh tế-kế hoạch,...Tiền lương khoán: áp dụng cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành như công nhân trực tiếp thi công, công nhân phục vụ thi công,…Ngoài chế độ tiền lương, Công ty còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động quản lý, sản xuất và chế độ hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ BHXH, BHYT. Các quỹ này được hình thành một phần do người lao động đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của Công ty. Các chứng từ sử dụng là bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH, phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán, biên bản điều tra tai nạn lao động, … Hàng tháng, mỗi bộ phận phải lập bảng chấm công để theo dõi thời gian lao động tại đơn vị mình. Bảng chấm công ghi tên từng người, bậc lương, các ngày trong tháng, tổng số công hưởng lương sản phẩm, lương thời gian, số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng 100% lương, hưởng các loại % lương, tổng số công nghỉ BHXH của từng người trong tháng. Hàng ngày, một người được phụ trách bộ phận uỷ quyền căn cứ vào tình hình làm việc thực tế tại bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. Khi người lao động nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm,… y tế cơ quan lập phiếu nghỉ hưởng BHXH trong đó ghi tên lao động, lý do nghỉ, số ngày được nghỉ rồi ký xác nhận. Sau khi được cơ quan y tế cho phép nghỉ, người lao động báo cho đơn vị mình và nộp phiếu nghỉ cho người chấm công để ghi số ngày thực tế người lao động đã nghỉ vào bảng chấm công. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành,… về phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH. Căn cứ vào bảng chấm công và các chứng từ kèm theo kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tiền lương và BHXH. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và BHXH. Đồng thời căn cứ vào bảng chấm công cùng các chứng từ kèm theo kế toán các đơn vị tính toán cụ thể từng khoản lương và các khoản trích theo lương cho từng lao động, tổ, đội sản xuất lập bảng tính lương và bảng thanh toán tiền lương và BHXH. Tiền lương trên bảng thanh toán tiền lương và BHXH được phản ánh theo tiền lương xây lắp công trình và các khoản lương theo chế độ. Tiền lương xây lắp công trình được tính theo tỷ lệ (%) trên tổng giá trị sản lượng hoàn thành trong tháng còn các khoản lương theo chế độ bao gồm lương thời gian, lương 100%, BHXH, các khoản khác. Từ bảng tính lương và bảng thanh toán tiền lương và BHXH kế toán đơn vị xác định đối tượng sử dụng lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Kết cấu của bảng này bao gồm các cột ghi có TK 334" Phải trả công nhân viên " và TK 338 " Phải trả, phải nộp khác " chi tiết KPCĐ, BHXH, BHYT; các dòng phản ánh đối tượng được tính lương là Công nhân sản xuất trực tiếp, Nhân viên quản lý và các khoản BHXH, BHYT phải nộp của các đối tượng này. Toàn bộ các bảng này kế toán tiền lương đơn vị ký lập, ghi họ tên và Giám đốc đơn vị ký xác nhận. Sau đó được chuyển lên kế toán tiền lương phòng Tài vụ kiểm tra việc ghi chép, tính toán và phân bổ. Sau khi kiểm tra kế toán tiền lương ký, ghi họ tên và trình kế toán trưởng Công ty kiểm duyệt, ký xác nhận. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi sổ Nhật ký chung và sổ Cái các TK 334, 338. Số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và BHXH được đối chiếu, khớp đúng với sổ Cái TK 334, 338 làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán Sổ cái các tài khoản 334,338 Sổ chi tiết tiền lương và bhxh Bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và bhxh bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng bhxh,… Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chung Bảng thanh toán , bảng phân bổ tiền lương và Bhxh Sơ đồ 6: Quy trình hạch toán tiền lương và BHXH 3. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (NVL, CCDC): NVL,CCDC ở Công ty được hạch toán chi tiết theo từng loại, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị. Mỗi loại NVL, CCDC có ký hiệu riêng và được đăng ký có hệ thống trên sổ " Danh mục NVL, CCDC sử dụng ". NVL, CCDC được chia thành các loại sau: NVL chính: Xi măng, cát, vôi, gạch đá, sắt, thép, đế, vỉa, ống phi… Vật liệu phụ: Thép lợp, tôn lợp, tôn úp nóc, sơn gu, sơn xịt, sơn ICI, Bột bả, băng keo, cửa sổ kính, cửa Pano, tấm đan, con tiện, … Nhiên liệu: Dầu diezel, xăng Mogas 92,93…. CCDC : Bu lông, búa, đục bê tông, tăng đơ, thước thép, đinh bê tông, que hàn, bản lề thuỷ lực, dây chão, dây thừng,… - Vật liệu khác: Cút nước, van, tiểu ngũ kim…. NVL, CCDC được tính theo giá thực tế, trong giá thực tế không có thuế giá trị gia tăng. Đối với NVL, CCDC nhập kho: Giá thực tế bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn + các chi phí thu mua - các khoản giảm giá mua hàng được hưởng. Với NVL, CCDC xuất dùng trong kỳ: giá thực tế NVL, CCDC xuất kho là giá thực tế đích danh. CCDC được phân bổ theo thời gian sử dụng và thường sử dụng hai phương pháp: phân bổ một lần và phân bổ nhiều lần. - Đối với chứng từ nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn GTGT hay phiếu giao hàng của nhà cung cấp, thủ kho và cán bộ phụ trách cung ứng có trách nhiệm kiểm tra vật liệu thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại. Kế toán lập phiếu nhập kho ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người nhập vật tư, số hoá đơn và tên kho nhập. Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho rồi chuyển cho cán bộ phụ trách cung tiêu kiểm duyệt, ký xác nhận, thủ kho cùng người giao hàng ký, ghi rõ họ tên. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho đại diện nhà cung cấp (Người giao hàng), liên 3 dùng để luân chuyển nội bộ và là cơ sở để ghi sổ, thẻ và hạch toán kế toán. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản. - Đối với chứng từ xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, bộ phận có nhu cầu sử dụng lập phiếu xin lĩnh vật tư có chữ ký của người phụ trách bộ phận, giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Thủ kho lập phiếu xuất kho ghi tên, địa chỉ của đơn vị, số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do sử dụng, kho xuất vật tư. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho, ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế toán để ghi đơn giá và tính thành tiền của từng loại vật tư. Cuối cùng phụ trách bộ phận cung tiêu ký phiếu xuất kho để hoàn tất chứng từ. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người nhận vật tư giữ, liên 3 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán làm cơ sở ghi sổ và hạch toán kế toán. Căn cứ vào các chứng từ : Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho và kế toán tiến hành ghi thẻ kho và sổ chi tiết NVL, CCDC. Thẻ kho, sổ chi tiết được mở cho một năm, mỗi chứng từ được ghi một dòng, mỗi loại NVL, CCDC được theo dõi trên một trang hoặc một vài trang. Thẻ kho phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật tư về mặt số lượng còn sổ chi tiết vật tư theo dõi cả mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng thẻ kho, sổ kế toán chi tiết, lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn và bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC. Hai bảng này được liệt kê theo "Sổ danh mục NVL, CCDC ". Số lượng từng thứ, loại NVL, CCDC được lấy ở dòng tổng cộng trên sổ, thẻ kế toán chi tiết của từng thứ, loại tương ứng. Toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho được liệt kê vào tờ kê thanh toán chứng từ nhập kho và bảng kê chứng từ xuất kho làm cơ sở lập bảng phân bổ VL, CCDC cho từng đối tượng sử dụng. Bảng phân bổ sau khi được kiểm tra tính toán là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái các tài khoản 152, 153. Số liệu trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn và bảng tổng hợp chi tiết NVL,CCDC được đối chiếu khớp đúng với số liệu trên sổ Cái TK 152, 153 và là căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Thẻ kho, sổ chi tiết vl, ccdc Sổ cái tài khoản 152,153 Nhật ký chung bảng phân bổ vl, ccdc Bảng tổng hợp nhập xuất tồn,… Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sơ đồ 7: Sơ đồ quy trình hạch toán NVL, CCDC 4. Tổ chức hạch toán tài sản cố định (TSCĐ): TSCĐ trong Công ty có nhiều loại với tính chất đầu tư, công dụng và tình hình sử dụng khác nhau… mỗi loại TSCĐ có số hiệu riêng và được đăng có hệ thống trong sổ “ Danh mục TSCĐ “. Tuỳ theo nguồn vốn, theo nguồn hình thành và chức năng của từng loại TSCĐ mà TSCĐ được phân thành các loại sau: - Nhà cửa: Trụ sở Công ty, khách sạn, nhà làm việc. Máy móc thi công: Máy xúc, cẩu tháp, cẩu trục máy bơm, máy ép, máy trộn bê tông, máy khoan đứng, máy vận thăng, máy cắt sắt… Máy móc khách sạn: Điều hoà, đầu video, cáp truyền hình, lò hơi, máy Fax, máy giặt, tổng đài điện thoại, hệ thống báo cháy,…. Thiết bị văn phòng: Điều hoà, máy Fax, máy photocopy, máy vi tính, máy in, điện thoại di động,… Phương tiện vận tải : Ô tô 4 chỗ BMW, TOYOTA, ô tô Suzuki 12 chỗ ngồi, xe IFA tự đổ W50, xe MAZ tự đổ 5549, xe MAZ bệ,… Phương pháp khấu hao được lựa chọn để thu hồi vốn nhanh, đầy đủ và phù hợp với khả năng trang trải chi phí của Công ty là phương pháp khấu hao đều. Tuy nhiên tuỳ theo từng loại TSCĐ Công ty còn sử dụng thêm phương pháp khấu hao theo hiệu quả sử dụng TSCĐ hoặc lợi nhuận trong quá trình sản xuất kinh doanh. Các chứng từ sử dung là: hồ sơ TSCĐ, biên bản thanh lý nhượng bán TSCĐ, thẻ TSCĐ. Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm thì phòng Tài vụ kết hợp với các phòng ban chức năng kiểm tra, xác nhận và lập hồ sơ cho TSCĐ đó. Hồ sơ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, các tài liệu kỹ thuật, hoá đơn GTGT, hoá đơn vận chuyển, giấy bảo hành,…Biên bản giao nhận TSCĐ có thể được lập cho từng TSCĐ hoặc nhiều TSCĐ cùng loại, cùng giá trị và do cùng một nhà cung cấp. Biên bản giao nhận TSCĐ có đầy đủ các nội dung: tên, quy cách, số hiệu, năm đưa vào sử dụng, nguyên giá, tỷ lệ (%) hao mòn... Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 2 bản, mỗi bên giao nhận giữ một bản. Khi có quyết định về việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ thì bộ phận sử dụng cùng phòng Tài vụ kết hợp với các phòng ban chức năng tiến hành lập biên bản thanh lý, nhượng bán. Trong đó ghi tên, số hiệu, năm đưa vào sử dụng, nguyên giá, tính giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý, giá trị còn lại của TSCĐ, xác định chi phí và giá trị thu hồi do thanh lý, nhượng bán. Biên bản thanh lý, nhượng bán có đầy đủ chữ ký, họ tên của phụ trách bộ phận sử dụng, kế toán trưởng và Giám đốc Công ty. Căn cứ vào Hồ sơ TSCĐ và Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ kế toán mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ, tình hình thay đổi nguyên giá và gía trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ. Chỉ tiêu NGTSCĐ được ghi ngay khi bắt đằu hình thành TSCĐ và qua từng thời kỳ do đánh giá lại, sửa chữa, nâng cấp, cải tạo,…và giá trị hao mòn đã trích qua các năm (Giá trị hao mòn được ghi tổng số đã trích đến thời điểm vào thẻ). Nếu TSCĐ có phụ tùng, dụng cụ, đồ nghề kèm theo cũng được phản ánh vào thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập, kế toán trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào thẻ TSCĐ kế toán ghi vào sổ chi tiết TSCĐ. Sổ này lập chung cho toàn Công ty đồng thời ghi tiếp vào sổ theo dõi TSCĐ theo từng đơn vị, bộ phận sử dụng. Mỗi thẻ TSCĐ được phản ánh trên một sổ hay một số trang sổ. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng thẻ, sổ chi tiết TSCĐ lập Bảng tổng hợp TSCĐ. Bảng tổng hợp TSCĐ thông thường được liệt kê theo sổ danh mục TSCĐ. Căn cứ vào thẻ, sổ chi tiết TSCĐ kế toán lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ cho từng đối tượng sử dụng. Bảng phân bổ sau khi được kiểm tra, tính toán là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi vào sổ Nhật ký chung, từ đó ghi vào sổ Cái TK 211,214. Số liệu trên sổ Cái và bảng tổng hợp TSCĐ được đối chiếu, khớp đúng là căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán. Hồ sơ TSCĐ , Biên bản thanh lý TSCĐ .. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Nhật ký chung Bảng tổng hợp TSCĐ Sổ cái các tài khoản 211,214 Báo cáo kế toán Sổ TSCĐ toàn dn, sổ TSCĐ theo đơn vị sd Bảng cân đối số phát sinh Sơ đồ 8: Sơ đồ quy trình hạch toán TSCĐ 5. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành: Chi phí sản xuất của Công ty có nhiều loại nên nhằm tạo thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán chi phí nên Công ty thựchiện phân loại chi phí theo yếu tố bao gồm: yếu tố nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, yếu tố tiền lương và các khoản trích theo lương, yếu tố khấu hao TSCĐ, yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài, yếu tố chi phí khác bằng tiền. Trường hợp chi phí phát sinh phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau thì thực hiện phương pháp phân bổ cho các đối tượng sử dụng theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp. Các chứng từ được sử dụng là: Phiếu chi, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng thanh toán lương và BHXH, bảng phân bổ NVL, CCDC… Đối với chi phí NVL, CCDC sản xuất : Khi có nhu cầu sử dụng NVL, CCDC bộ phận sử dụng viết phiếu đề nghị xuất vật tư trình phụ trách bộ phận duyệt. Sau đó giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Khi phát sinh việc xuất vật tư, thủ kho phải lập phiếu xuất kho, ghi số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày tháng năm xuất kho, lý do xuất kho, bộ phận sử dụng rồi cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được gửi về phòng kế toán để xác định giá xuất vật tư, kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ký tên, trình Giám đốc xí nghiệp ký duyệt để hoàn tất chứng từ. Các phiếu xuất kho được liệt kê vào bảng kê chứng từ xuất kho làm cơ sở để lập bảng phân bổ NVL, CCDC cho từng đối tượng sử dụng rồi chuyển về phòng Tài vụ của Công ty để hạch toán kế toán. Căn cứ vào bảng phân bổ NVL, CCDC kế toán phòng Tài vụ tiến hành ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí tương ứng. - Đối với chi phí tiền lương của công nhân sản xuất trực tiếp : Căn cứ vào bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH, hợp đồng giao khoán, phiếu báo làm thêm giờ …kế toán các đơn vị có trách nhiệm tính toán cụ thể từng khoản lương và các khoản trích theo lương cho từng lao động, tổ, đội sản xuất để lập bảng tính lương và bảng thanh toán lương và BHXH. Căn cứ vào bảng tính lương và bảng thanh toán lương và BHXH và tình hình thực tế sử dụng lao động, kế toán đơn vị xác định đối tượng sử dụng để lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Ba bảng này đều có chữ ký và họ tên của kế toán đơn vị và xác nhận của Giám đốc. Sau đó được chuyển cho kế toán tiền lương phòng Tài vụ kiểm tra việc tính toán, ghi chép và phân bổ trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Sau khi xem xét, kế toán tiền lương ký và trình kế toán trưởng Công ty kiểm soát và xác nhận. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH là cơ sở để kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành ghi vào sổ chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí tương ứng. - Đối với chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào tình hình sử dụng TSCĐ và mục đích sử dụng cho các đối tượng cụ thể, kế toán đơn vị lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ theo từng đối tượng, ký tên rồi trình Giám đốc đơn vị xác nhận. Sau đó chuyển cho kế toán TSCĐ phòng Tài vụ kiểm tra việc tính toán, ghi chép và phân bổ trên bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ của đơn vị. Sau khi kiểm tra, kế toán TSCĐ ký rồi trình kế toán trưởng Công ty xác nhận. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ là căn cứ để kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tiến hành ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí tương ứng. - Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại và các dịch vụ mua ngoài khác: Căn cứ vào hoá đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán đơn vị tập hợp, liệt kê vào bảng kê chi tiết chi phí dịch vụ mua ngoài và xác định đối tượng để lập bảng phân bổ chi phí dịch vụ mua ngoài, ký tên rồi trình Giám đốc xí nghiệp xác nhận sau đó chuyển cho kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành phòng Tài vụ kiểm tra, hạch toán và ghi sổ kế toán tập hợp chi phí sản xuất theo từng khoản mục chi phí tương ứng. - Đối với các khoản chi phí bằng tiền khác cũng được tập hợp và thực hiện như trên. Tất cả các bảng phân bổ kể trên sau khi đã được kiểm tra, kiểm soát là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái các TK 621, 622, 623, 627,154. Cuối niên độ kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính gía thành có trách nhiệm tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và chi phí dở dang đầu kỳ theo từng đơn vị sử dụng và đối tượng sử dụng chi phí vào bảng tổng hợp chi phí sản xuất. Riêng đối với các sản phẩm, lao vụ, dịch vụ khác (khách sạn, tư vấn, lữ hành, xuất khẩu lao động,…) thì việc tính giá thành được thực hiện theo từng quý phát sinh. Căn cứ vào phiếu xác định giá trị khối lượng xây lắp dở dang do phòng Kinh tế- kỹ thuật thực hiện, kế toán xác định giá trị khối lượng giá trị xây lắp dở dang cuối kỳ theo công thức : Giá trị khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ X Giá trị khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ theo giá dự toán Giá trị của khối lượng xây lắp hoàn thành theo dự toán + Giá trị khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ theo dự toán Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tiến hành lập thẻ tính giá thành đối với từng đối tượng cụ thể. Giá thành công trình hoàn thành được tính theo công thức : Giá thành thực tế khối lượng xây lắp hoàn thành = Chi phí SX-KD dở dang đầu kỳ + Chi phí SX-KD phát sinh trong kỳ - Chi phí SX-KD dở dang cuối kỳ Cuối cùng, giá thành công trình hoàn thành được tổng hợp vào phần IV- Giá thành, Doanh thu công trình, hạng mục công trình xây lắp thuộc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo kế toán Sổ cái các tài khoản 621,622,623,627,154 Sổ tập hợp cpsx, thẻ tính giá thành Bảng tổng hợp cpsx và giá thành sảnphẩm Phiếu chi, phiếu xuất, … Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chung bảng phân bổ tiền lương, NVL ccdc, khấu hao TSCĐ …. Sơ đồ 9: Sơ đồ quy trình hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 6. Tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh . Các hoạt động của Công ty bao gồm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. Do Công ty thực tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trong chi phí không bao gồm thuế GTGT đầu vào, chỉ tiêu doanh thu bán hàng, thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập hoạt động bất thường…chưa có thuế GTGT đầu ra phải nộp. Các chứng từ sử dụng là hoá đơn GTGT, hoá đơn khối lượng XDCB hoàn thành, quyết toán giá trị xây lắp, thẻ tính giá thành… Khi công trình XDCB hoàn thành, chủ nhiệm công trình có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục, hồ sơ quyết toán như biên bản nghiệm thu toàn bộ công trình, biên bản bàn giao công trình XDCB hoàn thành,….rồi lập Quyết toán khối lượng xây lắp hoàn thành, ký tên và trình Giám đốc Công ty kiểm tra. Giám đốc Công ty kiểm tra, xem xét và ký xác nhận sau đó trình chủ đầu tư phê duyệt. Khi quyết toán được chủ đầu tư chấp nhận, ký, đóng dấu, kế toán tiêu thụ tiến hành viết hoá đơn khối lượng XDCB hoàn thành chuyển kế toán trưởng ký duyệt để chính thức làm cơ sở để ghi vào sổ chi tiết doanh thu. Đồng thời kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, xác định giá thành của công trình quyết toán chuyển cho kế toán tiêu thụ. Đối với hoạt động tài chính (chủ yếu là hoạt động TGNH và tiền vay), kế toán căn cứ vào các giấy báo lãi tiền gửi và lãi tiền vay tiến hành ghi vào sổ chi tiết thu nhập và chi phí hoạt động tài chính. Đối với hoạt động bất thường (chủ yếu là hoạt động nhượng bán và thanh lý tài sản) kế toán căn cứ vào biên bản thanh lý nhượng bán tài sản và các chứng từ phản ánh thu nhập, chi phí thanh lý nhượng bán TSCĐ ghi vào sổ chi tiết thu nhập và chi phí hoạt động bất thường. Đối với các hoạt động tư vấn, kinh doanh dịch vụ khách sạn, lữ hành, kế toán căn cứ vào bản thanh lý hợp đồng, hoá đơn cung cấp các lao vụ, dịch vụ làm cơ sở xác định kết quả tiêu thụ. Đối với các hoạt động cho thuê kiốt, địa điểm, kế toán căn cứ vào hợp đồng cho thuê và thời gian thuê để xác định kết quả tiêu thụ. Đối với hoạt động xuất khẩu lao động kế toán căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu lao động và số tiền chuyển về tài khoản của Công ty để xác định kết quả tiêu thụ. Cuối năm toàn bộ số liệu trên các sổ chi tiết doanh thu, thu nhập, chi phí…được tập hợp vào sổ xác định kết quả hoạt động SXKD và phân phối lợi nhuận. Đồng thời với việc hạch toán chi tiết, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ trên ghi vào sổ Nhật ký chung rồi tiến hành ghi vào sổ Cái các tài khoản 511, 632, 642, 711, 721, 811, 821, 911, 142 làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán Sổ cái các tài khoản 511,632,642,911 Sổ chi tiết dt, cp, tn,…. Sổ xác định kết quả sxkd và phân phối ln… hoá đơn Gtgt, hoá đơn kl XDCB hoàn thành…. Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chung Bảng kê phân loại Sơ đồ 10: Sơ đồ quy trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động SXKD Phần III đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty xây dựng số 1 hà nội 1. Những thành tựu đạt được của bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Bộ máy kế toán được thiết kế nhằm thực hiện chức năng kiểm tra giám sát đầy đủ và chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty. Bộ máy kế toán đã thể hiện rõ vai trò quan trọng của mình trong tham mưu cho các nhà quản lý trong việc ra các quyết định kinh tế. Với mô hình tổ chức này, năng lực của kế toán viên được khai thác một cách hiệu quả đồng thời hạn chế việc tiêu hao công sức. Những năm gần đây, Công ty luôn chú trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho kế toán viên. Công ty thường xuyên tổ chức hoặc cử cán bộ kế toán viên tham dự những lớp tập huấn. Công ty cũng thường xuyên cập nhật các tài liệu nghiệp vụ kế toán, các tài liệu đặc thù của ngành xây dựng để tạo cơ hội cho kế toán viên có điều kiện tiếp thu được chế độ, chính sách của Nhà nước, để cán bộ kế toán có thể hiểu biết rõ hơn về đặc điểm của ngành nghề xây dựng. Nhờ đó mà trình độ của các kế toán đã được cải thiện một cách rõ rệt. Về tổ chức công tác hạch toán kế toán: Định kỳ cứ 2 năm Công ty lại được kiểm toán một lần do các kiểm toán viên thuộc Tổng cục thuế thực hiện. Nhìn chung kết quả của các đợt kiểm toán này cho thấy tình hình tổ chức hạch toán kế toán của Công ty xây dựng số 1 Hà Nội được thực hiện tốt, Công ty luôn phản ánh trung thực và đây đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong 5 năm gần đây Công ty luôn khoá sổ và thực hiện các nghĩa vụ tài chính kịp thời, đầy đủ. Hệ thống lựa chọn, phân loại, lưu trữ chứng từ được tổ chức hợp lý, đầy đủ theo đúng quy định của chế độ kế toán. Công ty đã căn cứ vào tình hình thực tế để có thể phân loại các loại như: Chứng từ quỹ, Chứng từ Ngân hàng, Chứng từ thanh toán, chứng từ nguyên vật liệu và chứng từ khác. Hệ thống chứng từ tại Công ty được lưu trữ theo đúng chế độ, đảm bảo khoa học trong việc truy cập và tìm kiếm thông tin. Hàng tháng, hàng qúy các chứng từ gốc được tập hợp theo từng nhóm, từng chủng loại khác nhau. Chứng từ của 3 năm tài chính liên tiếp được lưu trữ trong các ngăn tài liệu, luôn sẵn sàng cho các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán tài chính. Công tác bảo quản chứng từ được giao cho một nhân viên trong phòng Tài vụ. Nhân viên này phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Công ty về tình hình chứng từ . Công ty đã vận dụng kịp thời hệ thống tài khoản trong các doanh nghiệp xây lắp theo quyết định số 1864/1998/QĐ- BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc hạch toán kế toán và kiểm tra, kiểm soát. Với cách bố trí, sắp xếp tài khoản trên Bảng cân đối kế toán, các chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng thuyết minh báo cáo tài chính, thông tin do kế toán cung cấp cho phép đánh giá thực trạng tài chính của Công ty tại mọi thời điểm. Hình thức sổ sách kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức Nhật ký chung nên đã tận dụng được ưu điểm của hình thức này là mẫu sổ đơn giản, dễ thiết kế, dễ ghi chép, dễ hiểu, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát. Công ty cũng vận dụng một cách linh hoạt cả sổ quyển và sổ tờ rời. Sổ quyển cho phép theo dõi có hệ thống, gắn kết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian. Sổ tờ rời phục vụ ghi chép số lượng lớn nghiệp vụ thường xuyên và các bút toán điều chỉnh. Công ty hoạt động với quy mô lớn , số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và phức tạp, song phòng kế toán Công ty vẫn được bố trí gọn nhẹ, hợp lý, phân công công việc cụ thể với đội ngũ CBCNV nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình với công tác kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý. 2. Những tồn tại của bộ máy kế toán Nhìn chung chứng từ luân chuyển trong Công ty còn chậm làm ảnh hưởng đến tốc độ của công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Việc chứng từ lưu chuyển chậm như trên là do nhiều nguyên nhân Trước hết đó là do trình độ kế toán trong Công ty là chưa đồng đều và chưa cao. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các xí nghiệp, các công trình xây lắp, kế toán của các bộ phận này sẽ thực hiện kê khai vào các chứng từ có liên quan. Do trình độ kế toán tại các xí nghiệp này không cao nên việc phản ánh vào các chứng từ các bảng kê tổng hợp thường không đầy đủ, thiếu chính xác, thậm chí việc định khoản vào các bảng kê còn sai. Chính vì vậy chứng từ được lưu chuyển từ các xí nghiệp, các công trình còn chậm dẫn đến nhiều khi công việc hạch toán kế toán ở phòng Tài vụ còn phải chờ việc giao nhận chứng từ từ các đơn vị trên. Quan niệm về công tác kế toán của các cán bộ công nhân viên chức nói chung và cán bộ kế toán nhiều khi còn coi nhẹ, không tập trung vào công tác đẩy mạnh việc đưa chứng từ vào lưu chuyển. Tại các đơn vị phụ thuộc, việc xử lý chứng từ không được ưu tiên giải quyết. Do đặc điểm của Công ty là doanh nghiệp xây lắp, nơi thi công công trình phân bố dải rác mà không tập trung trên một địa bàn nhất định, thậm chí còn nằm rất xa so với trụ sở làm việc. Điều kiện làm việc luôn luôn phải thay đổi để có thể theo sát được công trình. Để có thể nắm được chứng từ gốc minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình xây lắp kế toán các xí nghiệp sẽ phải nỗ lực rất cao, nhiều khi còn phải thụ động chờ chứng từ từ phía đơn vị bạn. Chứng từ luân chuyển chậm kéo theo việc tổ chức hạch toán kế toán chậm, kê khai thuế chậm, thời gian phát sinh các nghiệp vụ và thời gian hạch toán kế toán cách xa nhau. Có những chứng từ sau 5 – 6 tháng mới được hạch toán. Khối lượng công tác kế toán dồn vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm, khiến cho việc theo dõi và phản ánh vào sổ sách không cập nhật, không chính xác, không đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời. Về nội dung của chứng từ: các chứng từ do Công ty phát hành được lưu trữ tại phòng Tài vụ phần lớn là liên 3 (liên đưa vào lưu chuyển ) nên không được coi trọng. Nội dung của các chứng từ thanh toán như Phiếu thu, Phiếu chi, các chứng từ kho như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho không được cập nhật đầy đủ về : số chứng từ, ngày tháng lập chứng từ, định khoản lên chứng từ, chữ ký của người có thẩm quyền. Có những chứng từ do đơn vị bạn cung cấp dù là liên 3 (liên kê giấy than) nhưng chữ ký lại cũng được ký trên giấy than (không đúng chế độ kế toán). Điều này phản ánh việc quản lý nội dung chứng từ chưa được chặt chẽ. Phòng kế toán trong Công ty mới chỉ bắt đầu sử dụng các phần mềm Microsoft office như là một công cụ hỗ trợ cho công tác kế toán và chỉ thực hiện trên phòng Tài vụ, việc ghi chép và hệ thống chủ yếu vẫn bằng phương pháp thủ công nên quá trình xử lý thông tin vẫn còn chậm, chưa đáp ứng yêu cầu tối ưu cho công tác quản trị. 3. Một số kiến nghị cho công tác kế toán tại Công ty Qua thời gian thực tập ở Công ty em xin đưa ra một số kiến nghị để bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả hơn. Trước hết đó là công tác tổ chức lưu chuyển chứng từ trong Công ty. Việc luân chuyển chứng từ chậm sẽ làm ảnh hưởng chủ yếu đến tốc độ phát hành các báo cáo tài chính và tính kịp thời của việc ra quyết định kinh tế. Trong thời gian tới Công ty nên thực hiện các biện pháp để có thể đẩy mạnh tốc độ luân chuyển của chứng từ như: Nâng cao trình độ cho các nhân viên kế toán Công ty đặc biệt là ở các xí nghiệp xây lắp trực thuộc Công ty. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận này là đối tượng đầu tiên tiếp nhận các nghiệp vụ kinh tế, nếu như họ không hiểu toàn bộ bản chất của nghiệp vụ thì sẽ không thể tìm ra được phương hướng tổ chức kế toán thích hợp. Trong thời gian tới Công ty nên tiếp tục đẩy mạnh việc mở rộng các lớp tập huấn cho các cán bộ kế toán, đẩy mạnh phong trào thi đua trong công việc. Tiếp tục có những chính sách khen thưởng, kỷ luật thích hợp đối với các cán bộ có thành tích cũng như khuyết điểm trong công tác kế toán. Do nhận thức về công tác kế toán trong cán bộ công nhân viên chức của Công ty nhiều khi còn chưa sâu sắc nên không đặt vấn đề giải quyết khâu chứng từ lên hàng đầu. Để giải quyết được vấn đề này thì trong các cuộc họp ở phạm vi toàn Công ty, ban Giám đốc nên có những chỉ đạo đến từng xí nghiệp trực thuộc về tầm quan trọng của công tác kế toán đặc biệt là công tác lưu chuyển chứng từ. Trong việc quản lý chứng từ gốc (liên 1): Công ty cần phải đầy mạnh hơn nữa việc kiểm tra liên tục và chặt chẽ nội dung của chứng từ, từ nội dung bắt buộc đến nội dung bổ sung. Nội dung của chứng từ có tầm quan trọng lớn trong việc minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do vậy nó phải có đầy đủ những cơ sở cần thiết. Việc quản lý chứng từ còn phải được kiểm tra ngay từ khi phía đối tác giao chứng từ cho mình. Trong thời gian tới Công ty nên xúc tiến việc đưa một phần mềm kế toán chuyên dụng vào áp dụng cho công tác kế toán của Công ty. Sau khi có phần mềm kế toán đó Công ty phải tổ chưc các lớp hướng dẫn cho kế toán viên cách sử dụng phần mềm để làm sao phát huy hết các chức năng của phần mềm đó. Mục lục Trang