Thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45 - 1

h chÝnh quan liªu cöa quyÒn, coi doanh nghiÖp nh­ lµ mét ph­¬ng tiÖn ®Ó qu¶n lý nÒn kinh tÕ, t¸ch rêi nã víi m«i tr­êng, do ®ã ®· lµm mÊt ®i tÝnh chñ ®éng cña doanh nghiÖp trong lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh, nhÊt lµ c¸c doanh nghiÖp Nhµ n­íc. Tuy nhiªn, so víi thêi kú tr­íc ®©y th× b©y giê nÒn hµnh chÝnh trong c¸c doanh nghiÖp cña c¶ Nhµ n­íc vµ t­ nh©n ®Òu ®· ®­îc c¶i c¸ch ®¸ng kÓ. Trong qu¸ tr×nh c¹nh tranh ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn tr­íc xu thÕ hiÖn nay, vÊn ®Ò ®Æt ra cho mçi doanh nghiÖp lµ cÇn x¸c lËp vµ cñng cè vÞ trÝ cña m×nh trªn thÞ tr­êng kh«ng chØ b»ng chiÕn l­îc s¶n xuÊt kinh doanh mµ cßn b»ng c¶ c¸ch thøc qu¶n lý thÝch hîp vµ hiÖu qu¶, cã kh¶ n¨ng thÝch øng cao nh»m theo ®uæi tèt h¬n môc tiªu cña m×nh vµ ®èi mÆt víi m«i tr­êng c¹nh tranh kh¾c nghiÖt, mµ nh÷ng ®iÒu ®ã chØ cã thÓ ®­îc tiÕn hµnh th«ng suèt vµ hiÖu qu¶ nhê cã bé m¸y gióp viÖc lµ v¨n phßng. §iÒu nµy ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp kh«ng nh÷ng ph¶i thay ®æi c¸ch nh×n nhËn vÒ ho¹t ®éng v¨n phßng, kh«ng coi nh©n viªn v¨n phßng nh­ lµ “«-sin” ch¹y viÖc vÆt, mµ cßn ph¶i coi träng c«ng viÖc v¨n phßng vµ quan t©m tíi viÖc ®µo t¹o c¸n bé v¨n phßng theo h­íng cã hiÖu qu¶ h¬n, tÝch cùc h¬n vµ phï hîp víi c¸c yªu cÇu cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. Lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc nh­ng C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 ph¶i tù h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp tõ nhiÒu n¨m nay. C«ng ty còng n»m trong t×nh h×nh chung cña ®Êt n­íc hiÖn nay lµ võa ph¶i gi÷ v÷ng vµ më réng thÞ tr­êng b»ng chiÕn l­îc s¶n xuÊt kinh doanh, võa ph¶i thiÕt lËp mét c¬ cÊu v¨n phßng tinh gän, hîp lý, ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ gióp cho viÖc ho¹ch ®Þnh c¸c chÝnh s¸ch, chiÕn l­îc vµ ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý mét c¸ch ®óng ®¾n, kÞp thêi nh»m hç trî vµ ph¸t triÓn c¸c ho¹t ®éng cña m×nh. §øng tr­íc hoµn c¶nh thùc tÕ ®ã, Ban L·nh ®¹o C«ng ty ®· nç lùc c¶i c¸ch, thùc hiÖn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña c«ng t¸c qu¶n trÞ hµnh chÝnh v¨n phßng trong C«ng ty ®Ó tõng b­íc phï hîp víi nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, t¨ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh nh»m ®¹t tèt nhÊt môc tiªu ®Ò ra. Sau thêi gian ®­îc tiÕp cËn thùc tiÔn t¹i C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 cïng víi viÖc nghiªn cøu c¬ së lý thuyÕt vÒ vÊn ®Ò qu¶n trÞ hµnh chÝnh v¨n phßng trong doanh nghiÖp, em ®· chän ®Ò tµi nµy ®Ó lµm LuËn v¨n tèt nghiÖp. Qua ®©y em còng xin nªu mét sè kiÕn nghÞ cña m×nh nh»m n©ng cao chÊt l­îng ho¹t ®éng t¹i phßng Hµnh chÝnh Qu¶n trÞ C«ng ty, ®Ó v¨n phßng ho¹t ®éng ngµy cµng cã hiÖu qu¶ h¬n, h­íng tíi mét v¨n phßng hiÖn ®¹i. Tuy nhiªn, thêi gian thùc tËp vµ l­îng kiÕn thøc chuyªn s©u cã h¹n, ch¾c ch¾n bµi luËn v¨n cßn nhiÒu thiÕu sãt, em rÊt mong nhËn ®­îc sù gióp ®ì vµ ý kiÕn nhËn xÐt cña c¸c thÇy c« gi¸o ®Ó bµi viÕt hoµn chØnh h¬n. Ngoµi phÇn Më ®Çu vµ KÕt luËn, LuËn v¨n gåm cã 3 phÇn chÝnh : PhÇn 1 – C¬ së lý luËn chung vÒ v¨n phßng vµ ho¹t ®éng v¨n phßng PhÇn 2 – Thùc tr¹ng ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 PhÇn 3 – Mét sè gi¶i ph¸p vµ kiÕn nghÞ nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1. Nh©n dÞp nµy, em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy §inh V¨n TiÕn, thÇy h­íng dÉn NguyÔn Thanh H¶i vµ C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1, ®Æc biÖt lµ Tr­ëng phßng Hµnh chÝnh Qu¶n trÞ Ph¹m Minh Ch©u ®· nhiÖt t×nh gióp ®ì em hoµn thµnh bµi luËn v¨n nµy. PhÇn 1 C¬ së lý luËn chung vÒ v¨n phßng vµ ho¹t ®éng v¨n phßng Mét sè c¬ së lý luËn chung vÒ v¨n phßng : Cã rÊt nhiÒu c¸ch hiÓu vÒ v¨n phßng kh¸c nhau. Tuy nhiªn, dï hiÓu nã ë khÝa c¹nh vµ gãc ®é nµo th× v¨n phßng trong c¸c c¬ quan, tæ chøc, ®¬n vÞ còng ®Òu cã nh÷ng ®Æc ®iÓm vµ tÝnh chÊt t­¬ng tù nhau, tuú thuéc vµo tõng lÜnh vùc mµ ®¬n vÞ, tæ chøc ®ã ho¹t ®éng. V¨n phßng cã vai trß trî thñ gióp cho thñ tr­ëng qu¶n lý, ®iÒu hµnh mäi c«ng viÖc trong c¬ quan; lµ bé phËn tiÕp nhËn th«ng tin, tæ chøc quan hÖ giao dÞch víi cÊp trªn, cÊp d­íi, víi c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ kh¸c. Ngoµi ra, v¨n phßng cßn gãp phÇn hç trî ®¸ng kÓ cho ho¹t ®éng cña c¸c phßng ban kh¸c nh»m hoµn thµnh tèt c«ng viÖc chung trong toµn ®¬n vÞ. Nh­ vËy, v¨n phßng võa lµ “ bé nhí ” cña thñ tr­ëng, cña Ban l·nh ®¹o, võa lµ “ tai ”, “ m¾t ” vµ lµ “ bé mÆt ” cña c¬ quan, ®¬n vÞ. Lµm tèt c«ng t¸c hµnh chÝnh – v¨n phßng cã ý nghÜa quyÕt ®Þnh ®èi víi hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña l·nh ®¹o còng nh­ c¸n bé viªn chøc vµ cña toµn c¬ quan, ®¬n vÞ. XÐt tõ gãc ®é hÖ thèng, c«ng t¸c v¨n phßng bao gåm c¸c t¸c nghiÖp ®Çu vµo vµ ®Çu ra víi nh÷ng tÝnh chÊt ®Æc thï nhÊt ®Þnh : §Çu vµo lµ c¸c ho¹t ®éng trî gióp l·nh ®¹o tæ chøc, qu¶n lý, sö dông toµn bé c¸c nguån th«ng tin vÒ c¸c lÜnh vùc chÝnh trÞ, kinh tÕ, x· héi, hµnh chÝnh, m«i tr­êng v.v... theo c¸c ph­¬ng ¸n kh¸c nhau nh»m thu ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ tèi ­u trong tõng ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc. §ã lµ mét trong nh÷ng néi dung ho¹t ®éng rÊt ®Æc thï cña c«ng t¸c v¨n phßng. §Çu ra lµ c¸c ho¹t ®éng ph©n phèi, chuyÓn t¶i, thu thËp, xö lý c¸c th«ng tin ph¶n håi trong néi bé vµ tõ bªn ngoµi c¬ quan, tæ chøc theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o. Toµn bé nh÷ng ho¹t ®éng ®ã gãp phÇn vµ trî gióp c«ng t¸c tæ chøc ®iÒu hµnh th«ng tin trong c¬ quan, tæ chøc nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ khai th¸c, sö dông th«ng tin trong qu¸ tr×nh qu¶n lý, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc, ®¹t tíi nh÷ng môc tiªu mong ®îi. ë tr¹ng th¸i tÜnh, v¨n phßng bao gåm nh÷ng yÕu tè vËt chÊt hiÖn h÷u nh­ nhµ cöa, xe cé, trang thiÕt bÞ, con ng­êi v.v... phôc vô cho ho¹t ®éng tiÕn tíi môc tiªu cña chÝnh nã, gãp phÇn ®¾c lùc vµo qu¸ tr×nh vËn hµnh ®¹t tíi nh÷ng môc tiªu chung cña toµn c¬ quan, tæ chøc. Cßn ë tr¹ng th¸i ®éng, v¨n phßng bao gåm toµn bé qu¸ tr×nh thu thËp, xö lý, chuyÓn t¶i th«ng tin tõ ®Çu vµo ®Õn ®Çu ra phôc vô cho qu¸ tr×nh tæ chøc, ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc. Nh×n chung, ho¹t ®éng v¨n phßng bao gåm nh÷ng c«ng viÖc liªn quan ®Õn nhiÖm vô tæ chøc, qu¶n lý c¸c th«ng tin, giÊy tê trong ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, tæ chøc, ®Õn viÖc xö lý c¸c th«ng tin phôc vô cho l·nh ®¹o. Tuy nhiªn, ho¹t ®éng ®ã diÔn ra kh«ng chØ giíi h¹n trong ph¹m vi néi bé v¨n phßng, mµ cßn ë trong toµn c¬ quan, tæ chøc khi nã liªn quan ®Õn vßng quay cña c¸c hå s¬, v¨n b¶n, tõ khi h×nh thµnh cho ®Õn khi gi¶i quyÕt xong c«ng viÖc. Tãm l¹i, v¨n phßng lµ bé m¸y gióp viÖc cña c¬ quan, tæ chøc, n¬i giao tiÕp ®èi néi ®èi ngo¹i, n¬i tæ chøc qu¶n lý, so¹n th¶o vµ sö dông c¸c hå s¬ c«ng v¨n giÊy tê; n¬i thu thËp, xö lý vµ tæng hîp th«ng tin phôc vô cho sù ®iÒu hµnh cña l·nh ®¹o, ®ång thêi ®¶m b¶o c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt, kü thuËt kh¸c cho ho¹t ®éng chung cña c¬ quan, tæ chøc ®ã. Tõ c¸ch nh×n nhËn nªu trªn, vai trß cña v¨n phßng ®­îc thÓ hiÖn ë nh÷ng ®iÓm sau : Gióp l·nh ®¹o ho¹t ®éng cã ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, tr¸nh nh÷ng c«ng viÖc mang tÝnh sù vô kh«ng ®¸ng cã; tËp trung vµo nh÷ng c«ng viÖc chÝnh, quan träng; chØ ®¹o, ®iÒu hµnh c«ng viÖc khoa häc, hiÖu qu¶ h¬n. Gióp l·nh ®¹o trong viÖc ®iÒu hoµ phèi hîp c«ng viÖc chung cña ®¬n vÞ, b¶o ®¶m sù ho¹t ®éng ®ång bé, liªn tôc vµ thèng nhÊt. B¶o ®¶m ho¹t ®éng cña toµn c¬ quan, tæ chøc ®­îc th«ng suèt, ®¹t hiÖu qu¶ cao, tu©n thñ ph¸p luËt, gi÷ v÷ng kû luËt, kû c­¬ng. Gi÷ ®­îc vai trß lµ cÇu nèi trong quan hÖ c«ng t¸c víi cÊp trªn, cÊp d­íi, víi kh¸ch hµng vµ víi c¸c c¬ quan, tæ chøc kh¸c. Tïy theo quy m« tæ chøc vµ tÝnh chÊt ho¹t ®éng cña mçi c¬ quan, ®¬n vÞ hoÆc doanh nghiÖp mµ tæ chøc v¨n phßng ®­îc h×nh thµnh lín nhá kh¸c nhau, nh­ng dï ®­îc tæ chøc theo c¸ch nµo th× v¨n phßng còng cã 2 chøc n¨ng c¬ b¶n lµ : Tham m­u tæng hîp vµ hç trî hËu cÇn. Chøc n¨ng tham m­u tæng hîp : Thùc hiÖn chøc n¨ng tham m­u tæng hîp, v¨n phßng tiÕn hµnh nh÷ng ho¹t ®éng cã néi dung nhiÒu mÆt vµ cã tÝnh chÊt tæng hîp trong viÖc tham vÊn vÒ mÆt tæ chøc, ®iÒu hµnh c«ng viÖc l·nh ®¹o, chØ ®¹o vµ tæ chøc qu¸ tr×nh lµm viÖc cña l·nh ®¹o c¬ quan, tæ chøc. Nh­ vËy, “ tham m­u ” bao hµm néi dung tham vÊn, cßn “ tæng hîp ” lµ thèng kª, xö lý th«ng tin phôc vô cho ho¹t ®éng qu¶n lý. ViÖc t¸ch b¹ch hai néi dung trªn ®©y lµ kh«ng cÇn thiÕt, trong nhiÒu tr­êng hîp lµ kh«ng thÓ thùc hiÖn ®­îc hoÆc dÉn tíi sù phiÕn diÖn, chñ quan trong viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Cã thÓ thÊy, ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc diÔn ra phô thuéc vµo nhiÒu yÕu tè kh¸c nhau cã tÝnh chñ quan hoÆc kh¸ch quan. Muèn cã ®­îc nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, khoa häc, ng­êi l·nh ®¹o kh«ng thÓ chØ dùa vµo ý chÝ chñ quan cña m×nh, mµ cßn ph¶i xÐt tíi nh÷ng yÕu tè kh¸ch quan nh­ ý kiÕn tham gia cña c¸c cÊp qu¶n lý, cña nh÷ng ng­êi trî gióp. ViÖc thu thËp, ph©n tÝch vµ tæng hîp nh÷ng ý kiÕn ®ã th«ng th­êng vµ phÇn lín ®­îc thùc hiÖn bëi bé phËn v¨n phßng. Ho¹t ®éng nµy mang tÝnh tham vÊn vµ chuyªn m«n s©u nh»m trî gióp l·nh ®¹o lùa chän quyÕt ®Þnh tèi ­u. MÆt kh¸c, kÕt qu¶ tham vÊn xuÊt ph¸t tõ viÖc xö lý khoa häc, ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c nh÷ng th«ng tin ®Çu vµo, ®Çu ra, kÓ c¶ nh÷ng th«ng tin ph¶n håi mµ v¨n phßng thu thËp ®­îc. Nh­ vËy, tham m­u cÇn cã sù tæng hîp vµ tæng hîp lµ ®Ó tham m­u. Chøc n¨ng hËu cÇn : C¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt nh­ nhµ cöa, ph­¬ng tiÖn, trang thiÕt bÞ, tµi chÝnh v.v... lµ mét trong nh÷ng yÕu tè quan träng ®¶m b¶o cho c«ng viÖc cña mäi c¬ quan, tæ chøc ®­îc vËn hµnh th«ng suèt, hiÖu qu¶. Chóng ph¶i ®­îc qu¶n lý, s¾p xÕp, ph©n phèi vµ kh«ng ngõng ®­îc bæ sung ®Ó cung cÊp kÞp thêi, ®Çy ®ñ cho mäi nhu cÇu ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc ®ã. §ã chÝnh lµ chøc n¨ng hËu cÇn cña v¨n phßng, mét ho¹t ®éng cã ý nghÜa quan träng trong viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña mçi c¬ quan, tæ chøc. Nguyªn t¾c cña ho¹t ®éng nµy lµ ph¶i ¸p dông ph­¬ng thøc qu¶n lý sao cho víi chi phÝ thÊp nhÊt mµ ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao nhÊt. Nãi chung, v¨n phßng lµ ®Çu mèi gióp l·nh ®¹o thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng trªn. C¸c chøc n¨ng nµy võa ®éc lËp, võa hç trî bæ sung cho nhau nh»m kh¼ng ®Þnh sù cÇn thiÕt kh¸ch quan vµ sù tån t¹i cña bé phËn v¨n phßng trong mçi c¬ quan, tæ chøc. Tõ chøc n¨ng chung, c¬ b¶n cña mçi tæ chøc, ng­êi ta ph©n chia thµnh c¸c chøc n¨ng cô thÓ, chi tiÕt. Nh÷ng chøc n¨ng cô thÓ Êy l¹i g¾n víi mçi ®iÒu kiÖn kh«ng gian, thêi gian, lÜnh vùc, tÝnh chÊt, h×nh thøc, néi dung cô thÓ nªn cßn gäi lµ nh÷ng nhiÖm vô. Trªn c¬ së c¸c chøc n¨ng chung, c¬ b¶n cña v¨n phßng, ta cã thÓ x¸c ®Þnh nh÷ng nhiÖm vô chñ yÕu cña v¨n phßng nh­ sau : X©y dùng ch­¬ng tr×nh vµ tæ chøc thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh. Thu thËp, xö lý, qu¶n lý vµ tæ chøc sö dông th«ng tin. Tæ chøc giao tiÕp ®èi néi - ®èi ngo¹i gióp c¬ quan, tæ chøc trong c«ng t¸c th­ tõ, tiÕp kh¸ch, gi÷ vai trß lµ chiÕc cÇu nèi c¬ quan, tæ chøc m×nh víi c¬ quan, tæ chøc kh¸c, còng nh­ víi c¸c c¸ nh©n nãi chung. Mua s¾m trang thiÕt bÞ; x©y dùng c¬ b¶n; söa ch÷a, qu¶n lý c¬ së vËt chÊt kü thuËt, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc cña c¬ quan; ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu hËu cÇn cho ho¹t ®éng vµ c«ng t¸c cña c¬ quan. Thùc hiÖn nhiÖm vô t­ vÊn v¨n b¶n cho thñ tr­ëng vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tÝnh ph¸p lý, kü thuËt so¹n th¶o v¨n b¶n cña c¬ quan ban hµnh. X©y dùng, cñng cè tæ chøc bé m¸y v¨n phßng. Tæ chøc vµ thùc hiÖn c«ng t¸c y tÕ, b¶o vÖ søc kháe; b¶o vÖ trËt t­, an toµn c¬ quan; tæ chøc phôc vô c¸c cuéc häp, lÔ nghi kh¸nh tiÕt; thùc hiÖn c«ng t¸c lÔ t©n, tiÕp kh¸ch mét c¸c khoa häc vµ v¨n minh. Th­êng xuyªn kiÖn toµn bé m¸y, x©y dùng ®éi ngò c¸n bé viªn chøc (c¸c qu¶n trÞ viªn ) trong v¨n phßng, tõng b­íc hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c hµnh chÝnh – v¨n phßng; chØ ®¹o vµ h­íng dÉn nghiÖp vô v¨n phßng cho c¸c cÊp v¨n phßng cÊp d­íi hay ®¬n vÞ chuyªn m«n khi cÇn thiÕt. V¨n phßng lµm viÖc theo chÕ ®é thñ tr­ëng. Thñ tr­ëng v¨n phßng (ch¸nh, phã v¨n phßng ) ph¶i ®Ò cao tr¸ch nhiÖm qu¶n lý trong v¨n phßng vµ chÞu tr¸ch nhiÖm ph¸p lý tr­íc thñ tr­ëng c¬ quan. Tuy nhiªn, ®èi víi mét sè vÊn ®Ò quan träng cã liªn quan ®Õn chñ tr­¬ng, nhiÖm vô, ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c, b¸o c¸o t×nh h×nh thùc hiÖn nhiÖm vô hµng n¨m, 6 th¸ng; thµnh lËp hoÆc gi¶i thÓ c¸c bé phËn thuéc v¨n phßng; quy ho¹ch CBVC v¨n phßng, x©y dùng c¬ b¶n, mua s¾m trang thiÕt bÞ cã gi¸ trÞ lín, v.v... nªn tiÕn hµnh theo chÕ ®é tËp thÓ l·nh ®¹o, quyÕt ®Þnh theo ®a sè, c¸ nh©n phô tr¸ch. Tuú theo quy m«, tÝnh chÊt vµ ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng cña mçi tæ chøc mµ x©y dùng hÖ thèng v¨n phßng cho phï hîp. Ch¸nh v¨n phßng lµ ng­êi l·nh ®¹o cao nhÊt trong v¨n phßng, trùc tiÕp chØ ®¹o c«ng viÖc cho c¸c phã ch¸nh v¨n phßng vµ c¸c nh©n viªn kh¸c. Th­êng cã 2 phã ch¸nh v¨n phßng, mét ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ hµnh chÝnh, cßn ng­êi kia chuyªn vÒ qu¶n trÞ. HiÖu qu¶ cña c«ng t¸c v¨n phßng cã ý nghÜa quan träng, nhiÒu khi cã ý nghÜa quyÕt ®Þnh ®èi víi thµnh c«ng trong ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc, bëi lÏ : v¨n phßng gi¶i phãng cho l·nh ®¹o khái t×nh tr¹ng sù vô kh«ng ®¸ng cã, tËp trung vµo nh÷ng c«ng viÖc chÝnh, quan träng, chØ ®¹o ®iÒu hµnh c«ng viÖc khoa häc vµ cã kÕt qu¶ h¬n; b¶o ®¶m sù ho¹t ®éng ®ång bé, thèng nhÊt, liªn tôc, sù phèi hîp nhÞp nhµng trong c¬ quan, tæ chøc; ®¶m b¶o ho¹t ®éng cña toµn c¬ quan, tæ chøc tu©n thñ ph¸p luËt, gi÷ v÷ng kû luËt, kû c­¬ng; gi÷ ®­îc vai trß lµ cÇu nèi trong quan hÖ c«ng t¸c víi cÊp trªn, cÊp d­íi, víi c¸ nh©n, vµ víi c¸c c¬ quan, tæ chøc kh¸c. II – C¸c ho¹t ®éng c¬ b¶n cña v¨n phßng : Trong v¨n phßng th­êng cã 3 bé phËn chÝnh : thu thËp – xö lý th«ng tin, v¨n th­ - l­u tr÷ vµ qu¶n trÞ. Th«ng tin lµ chÊt liÖu c¬ b¶n trong ho¹t ®éng cña c¬ quan. Th«ng tin lµ nh÷ng néi dung phôc vô cho môc tiªu qu¶n lý. NhiÒu th«ng tin t¹o thµnh d÷ liÖu. D÷ liÖu lµ nh÷ng nguån th«ng tin xuÊt hiÖn trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý; lµ néi dung ph¶n ¸nh ho¹t ®éng cña kh¸ch thÓ qu¶n lý, ®­îc thÓ hiÖn d­íi d¹ng c¸c con sè, b¸o c¸o, h×nh ¶nh ... Th«ng tin cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau. Th«ng tin ®Çu ra cña c¬ quan nµy lµ th«ng tin ®Çu vµo cña c¬ quan kh¸c, hoÆc ë c¸c bé phËn trong mét c¬ quan còng vËy. Mçi bé phËn l¹i cã nh÷ng ho¹t ®éng t¸c nghiÖp kh¸c nhau. C¸c ho¹t ®éng t¸c nghiÖp nµy cã thÓ chia thµnh mét sè c¸c d¹ng ho¹t ®éng c¬ b¶n sau : Ho¹t ®éng th«ng tin : Ho¹t ®éng th«ng tin ®­îc chia ra thµnh 3 ho¹t ®éng chñ ®¹o bao gåm : thu thËp, xö lý vµ truyÒn ®¹t th«ng tin. C¸c t¸c nghiÖp cô thÓ : Theo dâi t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan vµ viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh, mÖnh lÖnh cña l·nh ®¹o c¬ quan. Thu thËp th«ng tin, tæng hîp t×nh h×nh ®Ó lµm c¬ së ph©n tÝch nh÷ng thuËn lîi, khã kh¨n, kÕt qu¶ ®¹t ®­îc. Tõ ®ã l·nh ®¹o c¬ quan cã kÕ ho¹ch, quyÕt ®Þnh tiÕp theo. §Ò xuÊt néi dung ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c. Gióp l·nh ®¹o v¨n phßng lËp ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c ( tuÇn, th¸ng, quý, n¨m ) cho thñ trëng hoÆc c¬ quan. ChuÈn bÞ néi dung cuéc häp; so¹n th¶o v¨n b¶n vµ c¸c bµi diÔn v¨n; rµ so¸t, biªn tËp v¨n b¶n do bé phËn kh¸c so¹n th¶o tr×nh thñ tr­ëng c¬ quan ký. Tham dù c¸c cuéc häp l·nh ®¹o c¬ quan khi bµn nh÷ng néi dung thuéc ph¹m vi ®­îc ph©n c«ng theo dâi. TiÕp nhËn b¸o c¸o, sè liÖu, th«ng tin ®Ó xö lý ( theo ph¹m vi ®­îc ph©n c«ng ). §Ó thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng trªn ®ßi hái ng­êi chuyªn viªn ( hay th­ ký ) ph¶i n¾m v÷ng mét sè nghiÖp vô c¬ b¶n : Thu thËp th«ng tin : Lµ kh©u ®Çu tiªn quan träng, cã ý nghÜa quyÕt ®Þnh cho nh÷ng b­íc tiÕp theo. Nguån cung cÊp th«ng tin cã thÓ do c¸c c¬ quan kh¸c gëi ®Õn, cã thÓ qua c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin ®¹i chóng, cã thÓ qua c¸c cuéc häp, qua c¸c v¨n b¶n qu¶n lý Nhµ n­íc vµ qua s¨n t×m th«ng tin. Ho¹t ®éng thu thËp th«ng tin ph¶i ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu : ChÝnh x¸c, kh¸ch quan ®ßi hái ph­¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin ph¶i khoa häc, thÝch øng víi tr×nh ®é con ng­êi vµ kh¶ n¨ng cña trang thiÕt bÞ. §Çy ®ñ, râ rµng ph¶n ¸nh ®­îc tÊt c¶ c¸c khÝa c¹nh cÇn thiÕt, tr¸nh t×nh tr¹ng th«ng tin bÞ mÐo mã, phiÕn diÖn; tuy nhiªn còng cÇn ph¶i chó ý kh«ng ®Ó l·ng phÝ, d­ thõa th«ng tin. KÞp thêi thu thËp th«ng tin ®óng lóc, ph¶n ¸nh ®óng thùc tr¹ng cña ®èi t­îng. ChÊt l­îng th«ng tin ph¶i cã gi¸ trÞ, phôc vô cho viÖc ph©n tÝch, thèng kª vµ ra quyÕt ®Þnh. Xö lý th«ng tin : Sau khi thu thËp th«ng tin, viÖc quan träng lµ ph¶i xö lý th«ng tin. Th«ng tin chØ cã gi¸ trÞ khi ®· ®­îc xö lý. Xö lý th«ng tin lµ c¸c t¸c ®éng lªn d÷ liÖu ®Ó ®¹t ®­îc th«ng tin theo nh÷ng môc tiªu, yªu cÇu nhÊt ®Þnh; ®­îc thùc hiÖn b»ng c¸c quy tr×nh cã sù t¸c ®éng chñ quan cña chñ thÓ qu¶n lý. Quy tr×nh xö lý th«ng tin lµ mét quy tr×nh nghiÖp vô nh»m ®­a ra kÕt qu¶, chøng minh mét quy luËt, lµm cho th«ng tin cã gi¸ trÞ h¬n. Th«ng tin th­êng ®­îc thÓ hiÖn thµnh c¸c luång : Th«ng tin ®Çu vµo Th«ng tin ®Çu ra Th«ng tin néi bé C¸c nguån th«ng tin nµy ph¶i ®­îc xö lý cho th«ng suèt, kh«ng t¾c nghÏn vµ ph¸t huy t¸c dông. Khi xö lý th«ng tin, cÇn dùa trªn c¸c ph­¬ng ph¸p tæng hîp, ph©n tÝch, ®¸nh gi¸, so s¸nh. Ph¶i x¸c ®Þnh th«ng tin chÝnh vµ th«ng tin hç trî. Ph¶i biÕt lo¹i bá hoÆc nghi ngê nh÷ng th«ng tin thiÕu c¨n cø, thiÕu c¬ së khoa häc. V× vËy, nguån cung cÊp th«ng tin rÊt ®¸ng ®­îc chó ý. TruyÒn ®¹t th«ng tin : Khi truyÒn ®¹t th«ng tin ( th«ng tin ®Çu ra ) ph¶i x¸c ®Þnh râ : m×nh muèn truyÒn ®¹t th«ng tin g×. Ph¶i quan t©m ®Õn néi dung th«ng tin, liÒu l­îng th«ng tin, thêi ®iÓm ®­a ra th«ng tin, h×nh thøc th«ng tin. Ph¶i dù b¸o nh÷ng ®èi t­îng nµo sÏ tiÕp nhËn th«ng tin nµy ®Ó cã h×nh thøc vµ c¸ch thøc phï hîp. §èi víi c¸c c¬ quan NN, th«ng tin chñ yÕu ®­îc truyÒn ®¹t qua v¨n b¶n qu¶n lý NN, qua c¸c cuéc häp. Cßn ®èi víi c¸c c¬ quan, doanh nghiÖp th× th«ng tin ®­îc truyÒn qua c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh, c¸c quyÕt ®Þnh, cuéc häp, b¸o c¸o ... Khi truyÒn ®¹t mét th«ng tin cÇn ®¶m b¶o ®¹t c¸c yªu cÇu : râ rµng, ®Çy ®ñ, cô thÓ vµ chÝnh x¸c. HÕt søc tr¸nh tiÕt lé bÝ mËt. NÕu ng­êi nµo ( c¬ quan nµo ) truyÒn ®¹t th«ng tin th× ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ néi dung th«ng tin ®ã. Nh­ vËy, tr­íc hÕt bé phËn nghiªn cøu tæng hîp ph¶i n¾m ®­îc c¸c kü n¨ng so¹n th¶o v¨n b¶n. Ho¹t ®éng v¨n th­ - l­u tr÷ : C«ng t¸c v¨n th­ gäi chung lµ c«ng v¨n, ®­îc chia lµm 2 lo¹i : c«ng v¨n ®Õn vµ c«ng v¨n ®i. Thùc hiÖn nguyªn t¾c : mäi c«ng v¨n giÊy tê khi chuyÓn ®Õn c¬ quan ®Òu ph¶i qua bé phËn v¨n th­. ViÖc tiÕp nhËn vµ gi¶i quyÕt c«ng v¨n ®Õn vµ c«ng v¨n ®i cÇn ph¶i thùc hiÖn ®óng tr×nh tù vµ thñ tôc. §èi víi “ C«ng v¨n ®Õn “ cÇn ph¶i thùc hiÖn 7 b­íc : KiÓm tra s¬ bé c«ng v¨n Bãc b× c«ng v¨n ®Õn §ãng dÊu §Õn trªn c«ng v¨n Tr×nh xem §¨ng ký “ C«ng v¨n ®Õn ” ChuyÓn giao c«ng v¨n ®Õn Gi¶i quyÕt vµ theo dâi viÖc gi¶i quyÕt c«ng v¨n ®Õn §èi víi ” C«ng v¨n ®i ” cÇn ph¶i thùc hiÖn 4 b­íc : KiÓm tra thÓ thøc c«ng v¨n §ãng dÊu c¬ quan vµo “ c«ng v¨n ®i ” Vµo sæ “ C«ng v¨n ®i ” Göi c«ng v¨n ®i Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu c¬ quan : ViÖc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu ph¶i ®­îc tu©n theo quy ®Þnh t¹i NghÞ ®Þnh sè 62/CP ngµy 22/9/1993 cña ChÝnh phñ. Nguyªn t¾c : mçi c¬ quan, ®¬n vÞ chØ ®­îc dïng mét con dÊu. Con dÊu chØ ®­îc ®ãng lªn c¸c v¨n b¶n giÊy tê sau khi ®· cã ch÷ ký cña ng­êi cã thÈm quyÒn. Kh«ng d­îc ®ãng dÊu khèng chØ, kh«ng ®­îc tuú tiÖn mang con dÊu theo ng­êi. C«ng t¸c l­u tr÷ : L­u tr÷ lµ kh©u cuèi cïng cña qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin. TÊt c¶ nh÷ng c«ng v¨n ®Õn ®· qua xö lý, b¶n l­u cña c«ng v¨n ®i ( b¶n chÝnh ) vµ nh÷ng hå s¬, tµi liÖu liªn quan ®Òu ph¶i ®­îc chuyÓn vµo l­u tr÷. 2 chøc n¨ng c¬ b¶n cña c«ng t¸c l­u tr÷ lµ : + Tæ chøc b¶o qu¶n hoµn chØnh vµ an toµn ph«ng l­u tr÷ quèc gia + Tæ chøc khai th¸c, sö dông phôc vô cho môc ®Ých cña ®¬n vÞ, tæ chøc vµ c¸c nhu cÇu chÝnh ®¸ng cña c¸ nh©n sao cho tiÕt kiÖm vµ hiÖu qu¶ nhÊt. C«ng t¸c l­u tr÷ cã c¸c nghiÖp vô chÝnh nh­ sau : Thu thËp, ph©n lo¹i vµ s¾p xÕp tµi liÖu §¸nh gi¸ tµi liÖu B¶o qu¶n tµi liÖu Phôc vô khai th¸c sö dông tµi liÖu Tiªu huû tµi liÖu Ho¹t ®éng hËu cÇn : C«ng viÖc cña bé phËn hµnh chÝnh – qu¶n trÞ thùc chÊt lµ cung cÊp dÞch vô, b¶o ®¶m c¸c ®iÒu kiÖn vÒ vËt chÊt cho ho¹t ®éng v¨n phßng vµ c¬ quan, cã vai trß rÊt quan träng ®èi víi hiÖu qu¶ c«ng viÖc. NhiÖm vô cña bé phËn nµy kh«ng thÓ liÖt kª hÕt v× cã rÊt nhiÒu viÖc ®ét xuÊt ph¸t sinh, tuy nhiªn cã thÓ nªu ra mét sè nghiÖp vô chÝnh nh­ sau : Phôc vô c¸c buæi häp cña c¬ quan, ®¬n vÞ. Giao tiÕp : lÞch thiÖp, v¨n minh, nh· nhÆn, t«n träng ng­êi giao tiÕp. LÔ nghi : trang träng, ®óng quy ®Þnh nh­ng hîp lý, kh«ng r­êm rµ, h×nh thøc. Dù trï vµ chuÈn bÞ c¸c ®iÒu kiÖn, ph­¬ng tiÖn vËt chÊt ®¶m b¶o c¸c nhu cÇu ho¹t ®éng cña c¬ quan, ®¬n vÞ. Ch¨m lo ®êi sèng vËt chÊt vµ tinh thÇn cña c¸n bé, c«ng chøc trong c¬ quan, ®¬n vÞ. Qu¶n lý vËt t­, tµi s¶n, ®iÒu hµnh nh©n lùc phôc vô c«ng viÖc hµng ngµy, c«ng viÖc ®ét xuÊt cña c¬ quan. ChuÈn bÞ c¸c kho¶n kinh phÝ vµ tæ chøc chi tiªu sö dông kinh phÝ hîp lý, tiÕt kiÖm, ®óng môc ®Ých. III – C¸c yÕu tè kh¸c t¸c ®éng tíi hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng : Ho¹t ®éng cña v¨n phßng chÞu ¶nh h­ëng cña nhiÒu yÕu tè, yÕu tè bªn trong vµ yÕu tè bªn ngoµi. C¸c yÕu tè bªn ngoµi ¶nh h­ëng gi¸n tiÕp ®Õn ho¹t ®éng cña v¨n phßng chÝnh lµ m«i tr­êng ho¹t ®éng cña v¨n phßng. M«i tr­êng bao gåm c¸c ®iÒu kiÖn kh¸c nhau nh­ kh«ng gian, ®Þa ®iÓm, tiÕng ®éng, ¸nh s¸ng ... CÇn nghiªn cøu c¸ch thøc tæ chøc m«i tr­êng ho¹t ®éng cña v¨n phßng nh»m t×m ra c¸c gi¶i ph¸p tÝch cùc nhÊt t¸c ®éng ®Õn c¸c ho¹t ®éng v¨n phßng ®Ó khai th¸c nh÷ng ¶nh h­ëng tèt vµ h¹n chÕ nh÷ng ¶nh h­ëng xÊu cña m«i tr­êng ®Õn ho¹t ®éng cña v¨n phßng c¬ quan. Quan träng h¬n vµ trùc tiÕp h¬n lµ sù t¸c ®éng cña c¸c yÕu tè bªn trong quyÕt ®Þnh hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña v¨n phßng. C¸c yÕu tè bªn trong còng ®a d¹ng, phong phó, cÇn ph¶i quan t©m toµn diÖn, nh­ng quan träng cã 4 yÕu tè c¬ b¶n sau ®©y : Thø nhÊt : Quy m« vµ c¸ch thøc tæ chøc v¨n phßng Doanh nghiÖp cµng lín, cµng cã nhiÒu ®¬n vÞ, bé phËn ho¹t ®éng trªn ®Þa bµn cµng réng bao nhiªu th× c«ng viÖc cña v¨n phßng cµng phøc t¹p bÊy nhiªu. Tuy nhiªn, nhiÒu khi c«ng viÖc cña v¨n phßng bÞ chi phèi ngay c¶ ë tr­êng hîp c¬ quan kh«ng cã nhiÒu ®¬n vÞ, tæ chøc. Th«ng th­êng cã 3 h×nh thøc tæ chøc v¨n phßng chÝnh lµ : m« h×nh tËp trung, m« h×nh ph©n t¸n vµ m« h×nh hçn hîp ( nöa tËp trung nöa ph©n t¸n ). M« h×nh tËp trung : TËp trung viÖc xö lý th«ng tin hµnh chÝnh - hç trî vµo v¨n phßng ®Çu n·o. M« h×nh ph©n t¸n : mçi phßng, ban, khèi ®Òu cã v¨n phßng thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng nhÊt ®Þnh. M« h×nh hçn hîp : lµ sù kÕt hîp gi÷a m« h×nh tËp trung vµ m« h×nh ph©n t¸n. Thø hai : Con ng­êi trong tæ chøc. Mäi ho¹t ®éng cña v¨n phßng ®Òu trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp liªn quan ®Õn mçi con ng­êi trong toµn thÓ c¬ quan, ®¬n vÞ. ë ®©y ®ßi hái con ng­êi ph¶i cã nh÷ng n¨ng lùc vµ phÈm chÊt cÇn thiÕt, sù hiÓu biÕt vµ phèi hîp hµnh ®éng, nh»m thùc hiÖn tèt chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh. NÕu mçi c¸n bé trong c¬ quan, ®¬n vÞ hiÓu râ vµ hç trî cho ho¹t ®éng v¨n phßng th× mäi c«ng viÖc sÏ ®­îc triÓn khai thuËn lîi. Ng­îc l¹i, nÕu cã nhiÒu ng­êi ë c¸c bé phËn kh¸c nhau kh«ng n¾m v÷ng nghiÖp vô v¨n phßng hoÆc kh«ng cã th¸i ®é ®óng møc víi c«ng viÖc v¨n phßng th× ho¹t ®éng v¨n phßng sÏ gÆp khã kh¨n. HiÖn nay, trong c¸c c¬ quan hµnh chÝnh NN còng nh­ c¸c ®¬n vÞ, tæ chøc, doanh nghiÖp ho¹t ®éng ë nh÷ng lÜnh vùc kh¸c nhau còng ®ang thay ®æi dÇn ph­¬ng c¸ch lµm viÖc ®èi víi ho¹t ®éng v¨n phßng cho phï hîp víi xu thÕ ph¸t triÓn cña x· héi nh»m hç trî mäi c«ng viÖc cã liªn quan ®­îc gi¶i quyÕt nhanh gän, hiÖu qu¶. V× lý do nµy, viÖc huÊn luyÖn nghiÖp vô, n©ng cao n¨ng lùc, ®µo t¹o míi, ®µo t¹o l¹i ®éi ngò qu¶n trÞ viªn v¨n phßng trong c¸c c¬ quan lµ nhiÖm vô tÊt yÕu trong tiÕn tr×nh ®æi míi ph­¬ng thøc qu¶n lý hµnh chÝnh nãi chung vµ n©ng cao hiÖu qu¶ hç trî qu¶n lý cña c¸c ho¹t ®éng v¨n phßng nãi riªng. Thø ba : X©y dùng quy chÕ, quy ®Þnh. Trong mçi c¬ quan, quy chÕ ho¹t ®éng vµ nh÷ng quy ®Þnh vÒ lÒ lèi, nÒ nÕp lµm viÖc ë tõng bé phËn cã ý nghÜa hÕt søc quan träng. Nh÷ng quy ®Þnh Êy gãp phÇn t¹o lËp vµ rµng buéc c¸c mèi quan hÖ c«ng t¸c gi÷a l·nh ®¹o víi nh©n viªn, gi÷a c¸c bé phËn víi nhau vµ gi÷a tõng con ng­êi víi con ng­êi. NÕu quy chÕ lµm viÖc kh«ng ®­îc x©y dùng cu thÓ, tõng con ng­êi lµm viÖc ®¬n lÎ kh«ng cã sù hîp t¸c hç trî lÉn nhau th× kh«ng thÓ ®¹t ®­îc môc tiªu ho¹t ®éng cña c¬ quan. Thø t­ : §Çu t­ trang thiÕt bÞ phï hîp. Cã thÓ nãi nguyªn nh©n lµm cho ho¹t ®éng cña nhiÒu c¬ quan trong lÜnh vùc v¨n phßng kh«ng cã hiÖu qu¶ chÝnh lµ thiÕu c¸c ®iÒu kiÖn, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc hoÆc hÖ thèng trang thiÕt bÞ phôc vô cho c¸c nghiÖp vô hµnh chÝnh ®· qu¸ cò kü, l¹c hËu. T×nh tr¹ng trang bÞ c¬ së vËt chÊt cho c«ng viÖc v¨n phßng kh«ng chØ lµm cho c¸c thao t¸c nghiÖp vô thuËn lîi, nhanh chãng mµ nã cßn t¹o ®­îc t©m lý phÊn khëi, tho¶i m¸i, yªu thÝch trong c«ng viÖc cña mçi con ng­êi cô thÓ. §ång thêi, c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng hiÖn ®¹i vµ ®Çy ®ñ sÏ gãp phÇn kh«ng nhá vµo viÖc b¶o vÖ søc khoÎ cho c¸n bé v¨n phßng lµm viÖc l©u dµi. Nh­ vËy, ®Ó v¨n phßng ho¹t ®éng ®­îc thuËn lîi, ngoµi sù nç lùc, cè g¾ng bªn trong cña b¶n th©n nã, c¸c yÕu tè bªn ngoµi cã ¶nh h­ëng lín ®Õn viÖc ph¸t huy chøc n¨ng, nhiÖm vô cña v¨n phßng. Thø n¨m : øng dông c«ng nghÖ th«ng tin. HiÖn nay, m¸y vi tÝnh ®­îc khai th¸c sö dông víi nhiÒu møc ®é vµ cÊp ®é kh¸c nhau trong tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc. ViÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo ho¹t ®éng cña v¨n phßng th­êng phôc vô c¸c chøc n¨ng nh­ : So¹n th¶o v¨n b¶n Thèng kª c«ng v¨n ®i Xö lý c«ng v¨n ®Õn L­u tr÷ vµ t×m kiÕm v¨n b¶n Qu¶n lý tµi chÝnh, tµi s¶n, nh©n sù, tiÒn l­¬ng Víi sù hç trî cña c«ng nghÖ th«ng tin hiÖn ®¹i, ho¹t ®éng v¨n phßng tõng b­íc ®­îc hoµn thiÖn víi nh÷ng thao t¸c nhanh chãng, chÝnh x¸c, kÞp thêi, ®¶m b¶o cho mäi ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc ®­îc th«ng suèt vµ hiÖu qu¶. Thø s¸u : KiÓm tra, gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸. TiÕn hµnh kiÓm tra, gi¸m s¸t c«ngviÖc mét c¸ch th­êng xuyªn vµ cã hÖ thèng nh»m b¶o ®¶m mäi c«ng viÖc ®Òu ®­îc thùc hiÖn ®óng, ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi. Sau khi ®· thùc hiÖn xong, tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ c«ng viÖc vµ b¸o c¸o kÕt qu¶ víi l·nh ®¹o. V¨n phßng lµ bé m¸y ®iÒu hµnh tæng hîp cña c¬ quan, ®¬n vÞ. C«ng t¸c v¨n phßng bao gåm c¶ viÖc tæ chøc c¸c yÕu tè vËt chÊt tån t¹i vµ biÕn ®æi theo ho¹t ®éng cña v¨n phßng. NÕu c¸c yÕu tè ®ã ®­îc tæ chøc khoa häc, hîp lý sÏ ®em l¹i nh÷ng gi¸ trÞ thùc tÕ to lín. Cô thÓ nh­ : T¹o tiÒn ®Ò ph¸t triÓn cho mçi c¬ quan, ®¬n vÞ. Gi¶m thêi gian l·ng phÝ vµ nh÷ng ¸ch t¾c trong tiÕp nhËn, xö lý, chuyÓn t¶i th«ng tin phôc vô cho ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. T¨ng c­êng kh¶ n¨ng sö dông c¸c nguån lùc cña ®¬n vÞ. N©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng cña ®¬n vÞ. Thùc hiÖn tiÕt kiÖm chi phÝ cho c«ng t¸c v¨n phßng. Tãm l¹i : Ho¹t ®éng cña v¨n phßng rÊt ®a d¹ng, phong phó vµ phøc t¹p. ChÊt l­îng lµm viÖc cña v¨n phßng trùc tiÕp ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn vµ toµn thÓ c¬ quan. Tæ chøc khoa häc c«ng t¸c v¨n phßng cã ý nghÜa thiÕt thùc t¹o ®iÒu kiÖn cho c¬ quan, ®¬n vÞ hoµn thµnh tèt môc tiªu ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn. PhÇn 2 Thùc tr¹ng ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i c«ng ty l¾p m¸y vµ x©y dùng 45-1 I – Tæng quan t×nh h×nh C«ng ty L¾p m¸y vµ x©y dùng 45-1 1. S¬ l­îc qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 ®­îc thµnh lËp tõ n¨m 1980 cã tiÒn th©n tõ Liªn hîp c¸c XÝ nghiÖp L¾p m¸y 45. Khi n­íc nhµ thèng nhÊt, h¬n 2000 c¸n bé, c«ng nh©n cña ®¬n vÞ nµy ®­îc ®iÒu ®éng vµo miÒn §«ng Nam Bé ®Ó x©y – l¾p Nhµ m¸y Thñy ®iÖn TrÞ An – nhµ m¸y ®iÖn lín nhÊt phÝa Nam lóc ®ã. MÊy n¨m sau, khi hoµn thµnh Thñy ®iÖn TrÞ An, lùc l­îng nµy bçng trë nªn hÉng hôt do thiÕu viÖc lµm gi÷a thêi ®iÓm cßn lµ chÕ ®é bao cÊp. Khi ®Êt n­íc b­íc vµo c«ng cuéc ®æi míi, doanh nghiÖp ph¶i tù h¹ch to¸n, Liªn hîp 45 ®­îc chia t¸ch thµnh 3 ®¬n vÞ ®éc lËp ®Òu trùc thuéc Tæng C«ng ty L¾p m¸y ViÖt Nam ( LILAMA ). C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 t¸ch ra ë riªng víi ngãt 1000 c«ng nh©n vµ mét sè tµi s¶n, m¸y mãc, xe cé ®­îc ph©n giao kÐo vÒ ®Þa phËn huyÖn Long Thµnh ( §ång Nai ) lµm trô së ®ãng qu©n. Cè g¾ng t×m kiÕm viÖc lµm, hä ®· ph¶i gång m×nh ®Ó giµnh giËt, c¹nh tranh víi th­¬ng tr­êng nghiÖt ng· tõng c«ng tr×nh lín nhá ®Ó tån t¹ vµ gi÷ v÷ng ®éi ngò ( bëi toµn bé CBCNV cña C«ng ty lóc ®ã toµn lµ d©n xø B¾c ) . Tõ n¨m 1993 trë l¹i ®©y, C«ng ty 45-1 ®· ®Çu t­ mua s¾m míi hµng lo¹t c¸c m¸y mãc, c«ng cô ®Æc chñng. Cïng víi sù s¸ng t¹o vµ n¨ng lùc cña ®éi ngò kü s­ vµ c«ng nh©n, C«ng ty ®· tróng thÇu vµ th¾ng thÇu rÊt nhiÒu c«ng tr×nh cã dù ¸n lín. Thµnh c«ng trong viÖc chÕ t¹o c¸c bån bÓ vµ ®­êng èng ¸p lùc chøa x¨ng, dÇu vµ khÝ gas ®· ®­îc c¸c h·ng gas trªn c¶ n­íc ký hîp ®ång chÕ t¹o vµ l¾p ®Æt, C«ng ty 45-1 lµ ®¬n vÞ ®ét ph¸ trong viÖc nhËn thÇu trän gãi c¸c c«ng tr×nh, còng lµ doanh nghiÖp ®Çu tiªn cña ngµnh L¾p m¸y VN lµm tæng thÇu EPC ( tøc lµ nhËn lµm trän gãi c«ng tr×nh tõ thiÕt kÕ ®Õn x©y dùng vµ l¾p ®Æt ). Ngay tõ thËp kû 90, C«ng ty ®· ®Çu t­ x©y dùng mét nhµ m¸y c¬ khÝ trªn diÖn tÝch 17 ha t¹i khu C«ng nghiÖp Nh¬n Tr¹ch, s¶n xuÊt tõ 20 – 30.000 tÊn s¶n phÈm c¬ khÝ ®¹t chÊt l­îng theo tiªu chuÈn Quèc tÕ ISO 9002, cung cÊp cho x©y dùng c¸c Nhµ m¸y Xi m¨ng Sao Mai, cho c¸c thñy ®iÖn Hµm ThuËn - §a My - CÇn §¬n, cho c¸c nhµ m¸y §iÖn Phó Mü I, Phó Mü II, III vµ nhiÖt ®iªn Ttrµ Nãc (CÇn Th¬). Víi ph­¬ng tiÖn m¸y mãc thi c«ng hiÖn ®¹i vµ tr×nh ®é kü thuËt cao, l¹i cã tíi gÇn 400 thî hµn giái ®¹t chøng chØ Quèc tÕ, C«ng ty cßn lµ ®¬n vÞ duy nhÊt ®¹t chøng chØ ASME cña Tæ chøc Quèc tÕ ( American Society of Mechanical Engineers ). N¨m 1997, C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 ®­îc Nhµ n­íc tuyªn d­¬ng lµ ®¬n vÞ Anh hïng Lao ®éng trong thêi kú ®Êt n­íc ®æi míi. Tõ mét c«ng ty míi ®­îc thµnh lËp chØ cã vµi phßng nhá, tíi nay, C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 ®· thiÕt lËp mét hÖ thèng c¸c phßng ban cã quy m« lín h¬n c¶ vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng víi 10 phßng ban chuyªn m«n vµ 13 ®éi c«ng tr×nh, chi nh¸nh vµ c¸c xÝ nghiÖp trùc thuéc. Do vËy, c«ng t¸c v¨n phßng ngµy cµng ®­îc chó träng. C¨n cø vµo ®Æc thï, tÝnh chÊt vµ ®iÒu kiÖn cô thÓ cña c¸c ®¬n vÞ trong hÖ thèng qu¶n lý, C«ng ty x©y dùng c¬ chÕ ph©n râ tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n, mèi quan hÖ vÒ qu¶n lý kinh tÕ vµ sù trao ®æi th«ng tin gi÷a c¸c phßng ban, chi nh¸nh vµ c¸c xÝ nghiÖp trùc thuéc. TÝnh ®Õn ®Çu n¨m 2003, C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 ®· cã ®éi ngò CBCNV vµ n¨ng lùc chuyªn ngµnh t­¬ng ®èi ®«ng ®¶o víi sè l­îng kho¶ng 2800 ng­êi bao gåm : 1. Kü s­ vµ chuyªn viªn kü thuËt 200 ng­êi 2. Thî l¾p 600 ng­êi 3. Thî c¬ khÝ chÕ t¹o 500 ng­êi 4. Thî l¾p èng 200 ng­êi 5. Thî hµn cã Chøng chØ Quèc tÕ 350 ng­êi 6. Thî ®iÖn vµ hiÖu chØnh 300 ng­êi 7. Tµi xÕ vµ nh©n viªn vËn hµnh cÈu 150 ng­êi 8. Thî x©y dùng 300 ng­êi 9. Lao ®éng kh¸c 200 ng­êi C¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty ( S¬ ®å tæ chøc trang sau ) Lµ doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong lÜnh vùc c¬ khÝ x©y dùng, C«ng ty 45-1 x©y dùng cho m×nh mét tæ chøc t­¬ng ®èi gän nhÑ vµ dÔ thÝch øng víi sù thay ®æi cña c¬ chÕ thÞ tr­êng, trong ®ã : Gi¸m ®èc C«ng ty : Lµ ng­êi ®¹i diÖn ph¸p nh©n, chÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh toµn bé ho¹t ®éng cña C«ng ty vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Tæng C«ng ty, tr­íc Bé X©y Dùng vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, lµ l·nh ®¹o cao nhÊt trong toµn C«ng ty quyÕt ®Þnh chÝnh s¸ch chÊt l­îng vµ môc tiªu chÊt l­îng cña C«ng ty. Cïng víi Gi¸m ®èc lµ 2 Phã Gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm tõng nhiÖm vô cô thÓ ( Phã Gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh tÕ vµ Phã Gi¸m ®èc phô tr¸ch s¶n xuÊt), gióp Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh mét sè lÜnh vùc ho¹t ®éng cña C«ng ty theo sù ph©n c«ng cña Gi¸m ®èc vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ ph¸p luËt, vÒ nhiÖm vô ®­îc giao. Trong bé m¸y qu¶n lý cßn cã rÊt nhiÒu phßng ban kh¸c ho¹t ®éng theo chøc n¨ng chuyªn m«n riªng cña m×nh, tham gia vµ gióp viÖc cho Gi¸m ®èc trong viÖc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c«ng viÖc toµn C«ng ty, bao gåm : Phßng qu¶n lý m¸y - Ban an toµn lao ®éng Phßng qu¶n lý chÊt l­îng - Phßng kinh tÕ kü thuËt Phßng hµnh chÝnh qu¶n trÞ - Phßng kÕ to¸n tµi vô Phßng tæ chøc - Ban xuÊt - nhËp khÈu Phßng cung øng vËt t­ - Phßng ph¸p chÕ Ngoµi c¸c phßng ban trªn, C«ng ty còng thiÕt lËp c¸c ®éi, ®¬n vÞ do Gi¸m ®èc trùc tiÕp ®iÒu hµnh qu¸n tr×nh s¶n xuÊt. C¸c ®¬n vÞ ®ã phô tr¸ch nh÷ng lÜnh vùc chuyªn m«n kh¸c nhau nh­ng tÊt c¶ ®Òu phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ gi¸m s¸t c«ng viÖc x©y l¾p vµ thi c«ng t¹i c¸c c«ng tr×nh nh­ : Nhµ m¸y C¬ khÝ 45-1; Chi nh¸nh H¶i Phßng; §éi L¾p m¸y I, II, III; §éi söa ch÷a ®iÖn hiÖu chØnh; Liªn ®éi l¾p ®iÖn; §éi söa ch÷a c¬ giíi vµ c¬ ®iÖn; Liªn ®éi hµn; Liªn ®éi chèng ¨n mßn kim lo¹i; Liªn ®éi x©y dùng; XN L¾p m¸y Phó Mü; XN L¾p m¸y Sao Mai cïng c¸c ban qu¶n lý vµ kü thuËt kh¸c. Víi mét hÖ thèng c¬ cÊu tæ chøc t­¬ng ®èi n¨ng ®éng vµ khoa häc, tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng chång chÐo, cång kÒnh cña bé m¸y qu¶n lý, Ban l·nh ®¹o L¾p m¸y 45-1 ®· trùc tiÕp chØ ®¹o xuèng c¸c ®éi, chi nh¸nh, c¸c ®¬n vÞ tham gia s¶n xuÊt, t¹o hiÖu qu¶ cao trong c«ng t¸c l·nh ®¹o cña m×nh. §ång thêi, bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty còng ®­îc tinh läc th­êng xuyªn, khuyÕn khÝch sù tham gia vµ ph¸t triÓn cña mäi thµnh viªn cïng víi viÖc x¸c ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n cho c¸c cÊp qu¶n lý cña C«ng ty, ®¶m b¶o c«ng t¸c qu¶n lý hµnh chÝnh kÞp thêi, chÝnh x¸c, ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ tèi ­u. Tuy nhiªn, bªn c¹nh ®ã C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 vÉn ph¶i tiÕp tôc kiÖn toµn tæ chøc s¶n xuÊt nh»m n©ng cao hiÖu lùc cña bé m¸y qu¶n lý ®Ó phï hîp víi t×nh h×nh vµ nhiÖm vô míi ®Æt ra. S¬ l­îc t×nh h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt – kinh doanh cña C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 Môc tiªu cña C«ng ty lµ phÊn ®Êu ®Ó trë thµnh nhµ cung cÊp chñ yÕu cña thÞ tr­êng x©y l¾p víi nh÷ng s¶n phÈm vµ nh÷ng c«ng tr×nh ®¹t chÊt l­îng cao. §Ó ®¹t ®­îc môc tiªu nµy, C«ng ty ®· ®Æt mua nguyªn vËt liÖu vµ phô kiÖn chÝnh tõ c¸c nhµ s¶n xuÊt cã chøng chØ ®¹t chÊt l­îng, ­u tiªn nh÷ng nhµ s¶n xuÊt ®· ®­îc chøng nhËn ISO 9000, n©ng cao n¨ng lùc s¶n xuÊt cña C«ng ty vµ duy tr× hÖ thèng Qu¶n lý chÊt l­îng theo ISO 9002 Môc tiªu chÊt l­îng cña C«ng ty ®­îc x¸c ®Þnh theo tõng giai ®o¹n vµ tõng ®Ò ¸n cô thÓ. §ã còng lµ néi dung cña c¸c ch­¬ng tr×nh c¶i tiÕn, n©ng cao chÊt l­îng cña C«ng ty. Nh÷ng n¨m gÇn ®©y, c¸c nhµ m¸y vµ c«ng x­ëng trùc thuéc C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 ®Òu ®· ®­îc trang bÞ c¸c thiÕt bÞ vµ hÖ thèng d©y chuyÒn m¸y mãc t©n tiÕn nh­ m¸y Ðp thñy lùc (kÝch cÇu b»ng ¸p lùc); m¸y vª chám cÇu (m¸y dËp c¸c khèi thÐp h×nh cÇu); m¸y cuèn lèc thÐp tÊm dµy 100mm; d©y chuyÒn m¸y dËp xµ gå tÊm lîp; m¸y hµn c¾t tù ®éng chuyªn dïng chÕ t¹o bån vµ c¸c dÇm thÐp lín, n©ng kh¶ n¨ng cña C«ng ty thµnh mét trong nh÷ng nhµ chÕ t¹o c¬ khÝ lín nhÊt ViÖt Nam. Thùc tÕ hµng n¨m, C«ng ty ®· cho xuÊt x­ëng tõ 20-30 ngµn tÊn thiÕt bÞ phôc vô cho c¸c c«ng tr×nh cña ®Êt n­íc nh­ : xi m¨ng, dÇu khÝ, nhiÖt ®iÖn, thñy ®iÖn, thùc phÈm, ho¸ chÊt, c¸c nhµ m¸y ®­êng, giÊy, c¸c cét ph¸t sãng truyÒn thanh, truyÒn h×nh, cÇu c¶ng, giao th«ng vËn t¶i, ch©n ®Õ giµn khoan trªn biÓn... Tõ n¨m 1992 – 2000, C«ng ty ®· chÕ t¹o vµ l¾p ®Æt thµnh c«ng nhiÒu d©y chuyÒn c«ng nghÖ cña c¸c nhµ m¸y nh­ : C¸c nhµ m¸y xi m¨ng cã c«ng suÊt tõ 1 triÖu – 3 triÖu tÊn/n¨m (XM Hoµng Th¹ch, XM BØm S¬n, XM Sao Mai, XM ChinFon, XM Nghi S¬n) C¸c nhµ m¸y NhiÖt ®iÖn vµ Thñy ®iÖn cã c«ng suÊt tõ 500MW cho ®Õn 2000MW (NhiÖt ®iÖn U«ng BÝ, N§ Ninh B×nh, N§ Ph¶ L¹i, Thñy ®iÖn TrÞ An, T§ Hoµ B×nh, Tua bin khÝ Phó Mü, N§ Bµ RÞa, N§ CÇn Th¬) C¸c nhµ m¸y ®­êng cã c«ng suÊt tõ 1000 - 8000 tÊn mÝa/ngµy (§­êng VÜnh Trô, §­êng Lam S¬n, §­êng Long An, §­êng Bourbon T©y Ninh) C¸c nhµ m¸y giÊy cã c«ng suÊt tõ 35000 – 45000 tÊn giÊy/n¨m (GiÊy Z72, giÊy B·i B»ng, GiÊy T©n Mai) C¸c nhµ m¸y chÕ biÕn thùc phÈm cho nh÷ng c«ng ty trong n­íc vµ tËp ®oµn n­íc ngoµi nh­ : TËp ®oµn VEDAN, TËp ®oµn VEWONG, Bia Heineken, Bia Sµi Gßn, ChÕ biÕn thøc ¨n gia sóc CHINFON, s÷a VINAMILK ... C¸c nhµ m¸y ho¸ chÊt nh­ : N/M Ph©n ®¹m Hµ B¾c cã c«ng suÊt 10 v¹n tÊn/n¨m, N/M Thuèc s¸t trïng KOSVIDA, N/M Thuèc vi sinh n«ng d­îc VIGUATO, N/M H¹t nhùa PVC cã c«ng suÊt 80.000 tÊn/n¨m, N/M DÇu nhên BP PETCO, N/M DÇu nhên MOBIL UNIQUE ... Qua nhiÒu n¨m ho¹t ®éng, C«ng ty ®· kh«ng ngõng ph¸t triÓn toµn diÖn vµ lín m¹nh, trë thµnh ®¬n vÞ cã n¨ng lùc hµng ®Çu cña ngµnh L¾p m¸y VN. HiÖn nay, C«ng ty lµ ®¬n vÞ ®éc quyÒn t¹i VN vÒ chÕ t¹o bån bÓ ¸p lùc, nhËn thÇu trän gãi c¸c c«ng tr×nh phôc vô cho ngµnh c¬ khÝ vµ x©y dùng. II – Thùc tr¹ng ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 Phßng Hµnh chÝnh Qu¶n trÞ lµ mét thùc thÓ tån t¹i kh¸ch quan, do vËy, v¨n phßng còng cã nh÷ng chøc n¨ng tån t¹i ®éc lËp t­¬ng ®èi nh­ c¸c tæ chøc, c¸c ®¬n vÞ kh¸c c¶ vÒ ph­¬ng diÖn kinh tÕ còng nh­ x· héi. §Ó thùc hiÖn tèt c¸c chøc n¨ng tham m­u tæng hîp vµ hËu cÇn, Phßng Hµnh chÝnh Qu¶n trÞ C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 ph¶i hoµn thµnh rÊt nhiÒu nhiÖm vô khã mµ liÖt kª hÕt ®­îc, v× trªn thùc tÕ ph¶i ®¶m ®­¬ng rÊt nhiÒu c«ng viÖc ph¸t sinh, viÖc ®ét xuÊt, viÖc kh«ng tªn. Tuy nhiªn cã thÓ nªu ra mét sè t¸c nghiÖp chÝnh nh­ : Ho¹t ®éng th«ng tin : Thu thËp th«ng tin : C«ng ty L¾p m¸y 45-1 cã rÊt nhiÒu c¸c xÝ nghiÖp, c¸c ®éi s¶n xuÊt n»m r¶i r¸c trªn nh÷ng c«ng tr×nh ë c¸c tØnh, thµnh kh¸c nhau, do vËy viÖc thu thËp th«ng tin chñ yÕu lµ qua ®iÖn tho¹i, fax. §èi víi c¸c th«ng tin bªn ngoµi, viÖc thu thËp ®­îc thùc hiÖn qua tiÕp nhËn nh÷ng c«ng v¨n, v¨n b¶n, quyÕt ®Þnh ... n¬i kh¸c göi ®Õn do nh©n viªn v¨n phßng ®¶m nhiÖm. C¸c th«ng tin néi bé ®­îc thu thËp b»ng h×nh thøc th­, tê tr×nh ... Xö lý th«ng tin : Nh©n viªn phßng HCQT chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý c¸c lo¹i th«ng tin sau khi ®· tiÕp nhËn hoÆc thu thËp; ph©n lo¹i th«ng tin theo c¸c chøc n¨ng, phßng ban, chøc danh råi göi ®Õn nh÷ng n¬i cã tr¸ch nhiÖm ®Ó gi¶i quyÕt. TruyÒn ®¹t th«ng tin : Ho¹t ®éng nµy ®­îc thùc hiÖn th«ng qua viÖc ban hµnh c¸c quyÕt ®Þnh, v¨n b¶n gi÷a c¸c cÊp qu¶n lý tíi c¸c phßng ban, c¸c c¸ nh©n, gi÷a ban ®iÒu hµnh tíi c¸c ®éi s¶n xuÊt, c«ng tr×nh; lËp b¶ng th«ng b¸o, t¹p chÝ hoÆc b¸o néi bé. Hµng tuÇn, phô tr¸ch c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt chñ tr× cuéc häp giao ban ®Ó th«ng b¸o c¸c kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc vµ nh÷ng c«ng viÖc ch­a hoµn thµnh ®óng tiÕn ®é, nh÷ng kh«ng phï hîp ph¸t sinh vµ hµnh ®éng kh¾c phôc cÇn thùc hiÖn v.v ... Hµng th¸ng ( ®Çu th¸ng ), Gi¸m ®èc C«ng ty chñ tr× cuéc häp giao ban ®Ó th«ng b¸o viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch cña C«ng ty v.v ... §Ó ®¶m b¶o cho c«ng t¸c th«ng tin qu¶n lý gi÷a c¸c phßng ban vµ c¸c cÊp víi nhau ®­îc th«ng suèt, nhanh chãng vµ hiÖu qu¶, C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 còng x©y dùng mét hÖ thèng trao ®æi th«ng tin thÝch hîp trong C«ng ty b»ng c¸c ho¹t ®éng cô thÓ nh­ : Trang bÞ c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin liªn l¹c nh­ ®iÖn tho¹i, fax tíi c¸c c«ng tr×nh vµ c¸c ph­¬ng tiÖn tin häc E-mail (th­ ®iÖn tö) vµ website cho nh÷ng ®¬n vÞ cÇn thiÕt Tham kh¶o ý kiÕn cña ng­êi lao ®éng. T¹o thuËn lîi cho mäi ng­êi tham gia vµo viÖc trao ®æi th«ng tin më hai chiÒu vµ khuyÕn khÝch ®æi míi. Ho¹t ®éng v¨n th­ l­u tr÷ : C¸c lo¹i v¨n b¶n, c«ng v¨n ®i - c«ng v¨n ®Õn ®Òu ph¶i ®­îc lËp danh môc theo tiªu chuÈn ISO 9001: 2000 vµ ®­îc gi¶i quyÕt theo ®óng nh÷ng tr×nh tù, thñ tôc ®· quy ®Þnh. Tuy nhiªn, viÖc tiÕp nhËn vµ xö lý c¸c lo¹i c«ng v¨n t¹i C«ng ty 45-1 chØ ®­îc thùc hiÖn theo mét sè yªu cÇu nhÊt ®Þnh, chñ yÕu bao gåm nh÷ng b­íc sau : §èi víi “ C«ng v¨n ®Õn “ : Nh©n viªn v¨n phßng nhËn c«ng v¨n, ®ãng dÊu §Õn, ®¨ng ký vµo sæ CV ®Õn, göi CV ®Õn phßng, c¸ nh©n cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt. §èi víi “ C«ng v¨n ®i ” : so¹n th¶o hoÆc nhËn CV tõ c¸c bé phËn kh¸c, ®ãng dÊu c¬ quan vµo CV ®i, vµo sæ l­u råi göi CV. Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu c¬ quan : Con dÊu ®­îc nh©n viªn phßng HCQT sö dông vµ b¶o qu¶n d­íi sù qu¶n lý cña Tr­ëng phßng HCQT vµ Gi¸m ®èc C«ng ty. V¨n b¶n, tµi liÖu sau khi phª duyÖt ®­îc ®ãng dÊu cña C«ng ty vµ dÊu chøc danh, ghi râ hä – tªn – chøc vô cña ng­êi phª duyÖt. Mét sè chøc danh ®­îc sö dông dÊu cña C«ng ty do Gi¸m ®èc C«ng ty phª duyÖt. L­u tr÷ : C¸c lo¹i c«ng v¨n ®i, c«ng v¨n ®Õn do nh©n viªn phßng HCQT l­u gi÷ vµ b¶o qu¶n. §èi víi nh÷ng v¨n b¶n, hå s¬, tµi liÖu cã gi¸ trÞ liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, kü thuËt cña C«ng ty ®Òu do Phßng Ph¸p chÕ l­u gi÷ vµ qu¶n lý. NÕu c¸c phßng ban, c¸ nh©n nµo muèn sö dông lo¹i tµi liÖu nµy th× ph¶i b¸o c¸o víi Gi¸m ®èc vµ Tr­ëng phßng Ph¸p chÕ. C¸c lo¹i tµi liÖu thuéc lÜnh vùc chuyªn m«n ®Æc biÖt nh­ th«ng tin vÒ truyÒn thèng, qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty hoÆc hå s¬ nh©n sù do phßng Tæ chøc ®µo t¹o cã tr¸ch nhiÖm l­u gi÷. Ho¹t ®éng hËu cÇn : LÜnh vùc ho¹t ®éng cña C«ng ty 45-1 chuyªn vÒ x©y dùng vµ l¾p r¸p thiÕt bÞ m¸y mãc, do vËy Phßng HCQT chñ yÕu tiÕp nhËn vµ gi¶i quyÕt c¸c yªu cÇu vÒ trang thiÕt bÞ v¨n phßng, xe cé, ®iÖn, ®iÖn n­íc phôc vô cho viÖc thi c«ng x©y l¾p. VÒ trang thiÕt bÞ VP : C¨n cø vµo nh÷ng yªu cÇu cÇn thiÕt cho ho¹t ®éng c«ng t¸c cña tõng phßng ban hoÆc c¸c xÝ nghiÖp, c«ng tr×nh, c¸ nh©n ®ang c«ng t¸c t¹i C«ng ty ®Ó trang bÞ c¸c lo¹i m¸y v¨n phßng ( m¸y fax, m¸y photo, ®iÖn tho¹i, m¸y ®iÒu hßa ... ) phôc vô cho ho¹t ®éng chung cña C«ng ty. §èi víi ®iÖn tho¹i, c¸c m¸y trang bÞ t¹i bµn lµm viÖc cña l·nh ®¹o C«ng ty th× do V¨n phßng qu¶n lý, b¶o qu¶n. V¨n phßng C«ng ty qu¶n lý c¸c xe « t« con, b¶o ®¶m xe ho¹t ®éng phôc vô tèt, cã biÖn ph¸p kiÓm tra chÆt chÏ thùc hiÖn tèt quy chÕ. Tæ xe « t« con trùc thuéc phßng HCQT, tæ tr­ëng tæ xe con chÞu sù qu¶n lý ®iÒu hµnh chung cña Tr­ëng phßng hµnh chÝnh. Hµng tuÇn c¸c phßng, ban cña C«ng ty ®¨ng ký nhu cÇu sö dông xe « t« ®i c«ng t¸c göi cho V¨n phßng ®Ó lªn kÕ ho¹ch sö dông xe vµ ph¶i cã giÊy xin xe ghi râ : §Þa ®iÓm c«ng t¸c, thêi gian ®i vµ vÒ, tr­ëng phßng ký giÊy xin xe, Gi¸m ®èc C«ng ty duyÖt, ®¨ng ký xin xe t¹i V¨n phßng tr­íc 1-2 ngµy. Mçi xe ph¶i cã sæ nhËt tr×nh do V¨n phßng x¸c nhËn vµ theo dâi. V¨n phßng qu¶n lý viÖc sö dông vµ quyÕt to¸n thu – chi kinh phÝ, tæ chøc kiÓm kª, thanh lý, mua s¾m, b¶o tr×, b¶o d­ìng hoÆc söa ch÷a tµi s¶n cho khèi v¨n phßng. B¶o vÖ an ninh trËt tù vµ tµi s¶n cho ®¬n vÞ vµ c¸c kh¸ch hµng ®Õn liªn hÖ c«ng t¸c t¹i C«ng ty. Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc phôc vô lÔ t©n, giao tiÕp vµ ch¨m sãc ®êi sèng cho CBCNV trong toµn C«ng ty. Qu¶n lý vÒ nhµ cöa, ®Êt ®ai ( tiÕp nhËn, bµn giao, xö lý, ph©n phèi vµ lµm c¸c thñ tôc vÒ ®Êt ). X©y dùng quy ®Þnh, néi quy b¶o vÖ trËt tù an ninh, phßng ch¸y ch÷a ch¸y, b¶o vÖ m«i tr­êng trong c¸c ®¬n vÞ cña C«ng ty. PhÇn 3 Mét sè gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i c«ng ty l¾p m¸y vµ x©y dùng 45-1 Mét sè nhËn xÐt vÒ c«ng t¸c v¨n phßng cña C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 : Theo quy ®Þnh cña Phßng HCQT, Tr­ëng phßng chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ m¶ng Hµnh chÝnh, cßn Phã phßng phô tr¸ch vÒ Qu¶n trÞ. Mçi lÜnh vùc ®Òu cã mét tæ tr­ëng, ®éi tr­ëng chuyªn tr¸ch ®¶m nhiÖm viÖc thùc hiÖn vµ kiÓm tra c«ng viÖc cña V¨n phßng trong C«ng ty. MÆc dï quy m« phßng HCQT cña C«ng ty cßn nhá, biªn chÕ chÝnh thøc cã Ýt ng­êi nªn mét ng­êi ph¶i ®¶m ®­¬ng nhiÒu nhiÖm vô, nh­ng nãi chung bé m¸y cña Phßng ®· ®­îc s¾p xÕp kh¸ hîp lý vµ ®Òu hoµn thµnh tèt chøc n¨ng vµ nhiÖm vô ®­îc giao. Cô thÓ lµ : VÒ ho¹t ®éng th«ng tin vµ v¨n th­ l­u tr÷ : Thu thËp, xö lý vµ tæng hîp th«ng tin mét c¸ch cËp nhËt, nhanh chãng TiÕp nhËn, qu¶n lý, so¹n th¶o vµ sö dông c¸c c«ng v¨n, giÊy tê ®Õn vµ ®i trong ngµy chÝnh x¸c, kÞp thêi. B¶o qu¶n, l­u gi÷ hå s¬ mét c¸ch ®Çy ®ñ vµ cÈn thËn, ®¶m b¶o thuËn tiÖn cho viÖc qu¶n lý vµ sö dông hå s¬. VÒ ho¹t ®éng hËu cÇn : Qu¶n lý trang thiÕt bÞ dông cô hµnh chÝnh v¨n phßng chÆt chÏ h¬n, cËp nhËt kÞp thêi c¶ trªn sæ s¸ch vµ thùc tÕ, gióp cho viÖc ®iÒu phèi gi÷a c¸c c«ng tr­êng hîp lý vµ hiÖu qu¶ h¬n . Duy tr× ®­îc sù tiÕt gi¶m hîp lý vÒ c¸c chi phÝ hµnh chÝnh VP trong c«ng ty (®iÖn, ®iÖn tho¹i, ®iÖn n­íc, VP phÈm ...) do t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý nh­ kho¸n vµo l­¬ng cña CBCNV. C«ng t¸c an ninh ®­îc ®¶m b¶o : kh«ng ®Ó x¶y ra viÖc mÊt m¸t tµi s¶n, hiÖn vËt cña c¸n bé nh©n viªn C«ng ty còng nh­ cña kh¸ch hµng Tr¹m y tÕ ë c¸c c«ng tr­êng hoµn thµnh tèt viÖc s¬ cÊp cøu khi x¶y ra tai n¹n nhá vµ ch¨m sãc søc khoÎ ban ®Çu cho ng­êi lao ®éng ( tiÕn hµnh kh¸m søc kháe ®Þnh kú, chÝch ngõa c¸c bÖnh l©y nhiÔm ...) Hoµn thµnh hå s¬, dù ¸n xin cÊp ®Êt; gióp cho L·nh ®¹o C«ng ty xin tØnh §ång Nai cÊp 7 ha ®Êt lµm nhµ ë cho CBCNV t¹i khu CN Nh¬n Tr¹ch. ChÕ ®é chÝnh s¸ch vµ ®êi sèng cña c«ng nh©n ®­îc n©ng cao tõng b­íc : 100% tæng sè CBCNV ®Õn h¹n ®Òu ®­îc ®Ò nghÞ xÐt n©ng l­¬ng Cïng víi tæ chøc C«ng ®oµn, phßng ®· gióp ®ì cho 1 CB cña phßng ®ñ ®iÒu kiÖn kÕt n¹p §¶ng ( Phã phßng HCQT ) Nh÷ng h¹n chÕ vµ nguyªn nh©n tån t¹i : VÒ c¬ b¶n, Phßng HCQT C«ng ty 45-1 ®· cã nhiÒu cè g¾ng trong c¸c ho¹t ®éng t¸c nghiÖp nh­ng do sè nh©n viªn v¨n phßng cßn h¹n chÕ mµ khèi l­îng c«ng viÖc l¹i qu¸ lín ( v× C«ng ty cã nhiÒu ®¬n vÞ ph©n chia ë nhiÒu n¬i kh¸c nhau, mçi ®¬n vÞ l¹i tËp trung c¸c yªu cÇu vÒ mäi ho¹t ®éng v¨n phßng cho Phßng HCQT cña C«ng ty gi¶i quyÕt nªn c«ng viÖc bÞ dµn tr¶i), do vËy v¨n phßng còng m¾c ph¶i mét sè khuyÕt ®iÓm tËp trung chñ yÕu vµo ®Æc ®iÓm nµy nh­ sau : Ho¹t ®éng th«ng tin – v¨n th­ l­u tr÷ : Khi cã nhiÒu c«ng tr×nh ®­îc thi c«ng cïng thêi gian th× sè l­îng c¸c c«ng v¨n, giÊy tê ®i - ®Õn nhiÒu song sè l­îng ng­êi l¹i qu¸ máng, kh«ng thÓ gi¶i quyÕt hÕt trong ngµy, ¶nh h­ëng ®Õn tiÕn ®é c«ng viÖc. Ho¹t ®éng hËu cÇn : trang thiÕt bÞ v¨n phßng ®· cò kü, l¹c hËu, ¶nh h­ëng ®Õn tiÕn ®é vµ ph­¬ng ph¸p lµm viÖc. V¨n th­ khu vùc v¨n phßng ch­a cã ®ång phôc c«ng së, ¶nh h­ëng tíi viÖc giao tiÕp ®èi néi - ®èi ngo¹i vµ h×nh t­îng cña C«ng ty ®èi víi kh¸ch hµng. VÒ ý thøc tr¸ch nhiÖm cña nh©n viªn C«ng ty : ë mét sè bé phËn d­íi c«ng tr­êng - nh÷ng n¬i xa sù qu¶n lý gi¸m s¸t cña phßng cßn x¶y ra t×nh tr¹ng ®i muén vÒ sím, tù ý bá viÖc kh«ng xin phÐp ... tõ ®ã dÉn ®Õn kû luËt lao ®éng thÊp. Mét vµi c¸ nh©n, bé phËn ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc kh«ng thùc hiÖn nghiªm tóc quy chÕ tiÕt kiÖm cña C«ng ty ( x¨ng, dÇu, ®iÖn n­íc, giÊy ...), qu¶n lý láng lÎo g©y mÊt m¸t c¸c thiÕt bÞ vµ tµi s¶n v¨n phßng. C¸c nh©n viªn b¶o vÖ bá ca cã hÖ thèng vµo ca ®ªm vµ ngµy Chñ nhËt. Sau giê lµm viÖc, tæ B¶o vÖ kh«ng ®i kiÓm tra l¹i khu vùc v¨n phßng ( kh«ng t¾t c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng - ®iÖn, n­íc hoÆc kh«ng kiÓm tra c¸c thiÕt bÞ phßng chèng háa ho¹n v.v... ). Gi¶i ph¸p kh¾c phôc vµ mét sè kiÕn nghÞ : Gi¶i ph¸p kh¾c phôc : §èi víi viÖc tiÕp nhËn, xö lý c¸c v¨n b¶n, c«ng v¨n ®Õn vµ ®i trong thêi gian mïa vô ( thêi ®iÓm c¸c c«ng tr×nh, ®éi s¶n xuÊt ®ång lo¹t thi c«ng ) cã nhiÒu c«ng viÖc cÇn ph¶i gi¶i quyÕt nhanh chãng, ®Ò nghÞ chuyÓn mét sè nh©n viªn v¨n phßng ë nh÷ng bé phËn kh¸c sang hç trî cho phßng HCQT gióp cho c«ng viÖc ®­îc th«ng suèt, hiÖu qu¶. Yªu cÇu n©ng cao tr¸ch nhiÖm vµ n¨ng lùc ®èi víi nh÷ng c«ng viÖc ®­îc l·nh ®¹o giao phã, kh«ng ®Ó x¶y ra t×nh tr¹ng c«ng v¨n giÊy tê tr× trÖ, kh«ng kÞp thêi. TuyÓn thªm nh©n viªn v¨n phßng ®Ó hç trî khi cÇn thiÕt. KiÕn nghÞ ®èi víi C«ng ty : Trang bÞ ®ång phôc c«ng së cho c¸c nh©n viªn lµm c«ng t¸c lÔ t©n, nh©n viªn v¨n phßng. §Çu t­ mua s¾m míi c¸c trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i phôc vô cho ho¹t ®éng cña v¨n phßng nh­ : m¸y vi tÝnh, m¸y fax, m¸y photocopy ... vµ mét sè v¨n phßng phÈm chuyªn dïng kh¸c. ChÊn chØnh l¹i lùc l­îng b¶o vÖ v¨n phßng. B¶o vÖ ph¶i c¾t ca trùc, kiÓm tra phßng èc, ®iÖn n­íc c¸c phßng lµm viÖc sau khi hÕt giê. Ph¶i cã chÕ ®é trùc g¸c 24/24. Ng­êi nµo vi ph¹m quy ®Þnh sÏ bÞ ph¹t hµnh chÝnh hoÆc kû luËt tuú theo møc ®é. Yªu cÇu tr­ëng c¸c ®¬n vÞ, bé phËn d­íi c«ng tr­êng qu¶n lý chÆt chÏ vËt t­, thiÕt bÞ vµ dông cô hµnh chÝnh v¨n phßng. NÕu ®Ó mÊt m¸t th× ph¶i tù chÞu tr¸ch nhiÖm. KiÕn nghÞ ®èi víi Tæng C«ng ty : Hç trî vèn ®Ó C«ng ty x©y dùng l¹i trô së míi. §iÒu phèi nh©n lùc, gióp ®ì c¸c ph­¬ng tiÖn - thiÕt bÞ thi c«ng cho c¸c c«ng tr×nh cña C«ng ty. Giao c¸c dù ¸n míi cho C«ng ty thùc hiÖn. KÕt luËn Qua ba phÇn chÝnh, ®Ò tµi ®· nªu lªn nhiÒu vÊn ®Ò vÒ nh÷ng lý luËn chung cña ho¹t ®éng v¨n phßng, t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ thùc tr¹ng ho¹t ®éng v¨n phßng cña C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1. Qua ®ã cho thÊy tr¸ch nhiÖm cña v¨n phßng rÊt nÆng nÒ bëi c«ng viÖc v¨n phßng t­ëng nh­ ®¬n gi¶n song trong thùc tÕ l¹i kh«ng kÐm phÇn phøc t¹p. Víi mét khèi l­îng c«ng viÖc lín, nhiÒu ®Çu mèi bé phËn dµn tr¶i kh¾p n¬i nh­ L¾p m¸y 45-1 th× yªu cÇu n©ng cao chÊt l­îng ho¹t ®éng vµ hoµn thiÖn c«ng t¸c v¨n phßng lµ mét ®iÒu v« cïng cÇn thiÕt. Qu¸ tr×nh tæ chøc vµ thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng v¨n phßng lµ nh÷ng vÊn ®Ò lu«n ®­îc Ban l·nh ®¹o C«ng ty hÕt søc quan t©m. Ph­¬ng h­íng vµ môc tiªu cña C«ng ty trong nh÷ng n¨m s¾p tíi lµ ph¸t triÓn quy m« s¶n xuÊt kinh doanh c¶ vÒ chiÒu réng lÉn chiÒu s©u, ®i ®«i víi c«ng t¸c hoµn thiÖn c¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ hµnh chÝnh nh»m h­íng tíi sù ph¸t triÓn bÒn v÷ng cña C«ng ty. Mét yÕu tè quan träng ®Ó cho c¸c doanh nghiÖp, tæ chøc tån t¹i vµ ph¸t triÓn lµ hiÖu qu¶ tõ c¸c ho¹t ®éng v¨n phßng, bªn c¹nh ®ã b¶n th©n tõng bé phËn còng ph¶i lu«n vËn ®éng ®Ó tù hoµn thiÖn m×nh. Lµm ®­îc ®iÒu ®ã th× ®¬n vÞ míi thùc sù v÷ng m¹nh vµ æn ®Þnh l©u dµi. N©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng lµ mét yªu cÇu thiÕt thùc hiÖn nay cña c¸c v¨n phßng nãi chung vµ còng lµ cña C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 nãi riªng. V× vËy, C«ng ty ph¶i biÕt ho¹ch ®Þnh ph­¬ng h­íng tæ chøc vµ tËn dông nh÷ng nguån lùc s½n cã ®Ó tõng b­íc kh¾c phôc nh÷ng h¹n chÕ, ®­a chÊt l­îng cña ho¹t ®éng v¨n phßng lªn mét tÇm cao míi, ®¸p øng ®­îc tèi ®a môc tiªu tr­íc m¾t còng nh­ l©u dµi gãp phÇn quan träng vµo sù ph¸t triÓn vµ thµnh c«ng cña m×nh./. Môc lôc Më ®Çu 1 PhÇn 1 : C¬ së lý luËn chung vÒ v¨n phßng vµ ho¹t ®éng v¨n phßng 4 I. Mét sè c¬ së lý luËn chung vÒ v¨n phßng 4 II. C¸c ho¹t ®éng c¬ b¶n cña v¨n phßng 9 1. Ho¹t ®éng th«ng tin 9 Thu thËp th«ng tin 10 Xö lý th«ng tin 10 TruyÒn ®¹t th«ng tin 11 2. Ho¹t ®éng v¨n th­ - l­u tr÷ 12 3. Ho¹t ®éng hËu cÇn 13 III. C¸c yÕu tè t¸c ®éng tíi hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng 14 PhÇn 2 : Thùc tr¹ng ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i C«ng ty l¾p m¸y vµ x©y dùng 45-1 18 I. Tæng quan t×nh h×nh C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 18 S¬ l­îc qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn 18 Tæ chøc c¬ cÊu cña C«ng ty 20 S¬ l­îc t×nh h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt – kinh doanh cña C«ng ty 22 II. Thùc tr¹ng ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i C«ng ty L¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 24 PhÇn 3 : mét sè gi¶i ph¸p vµ kiÕn nghÞ nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i C«ng ty l¾p m¸y vµ X©y dùng 45-1 28 Mét sè nhËn xÐt vÒ c«ng t¸c v¨n phßng cña C«ng ty L¾p m¸y 45-1 28 Gi¶i ph¸p kh¾c phôc vµ mét sè kiÕn nghÞ ......... 31 KÕt luËn ... 32 S¬ ®å tæ chøc c«ng ty l¾p m¸y vµ x©y dùng 45-1 phßng Tæ chøc ®µo t¹o phßngKÕ to¸n tµi vô phßng Ph¸p chÕ Gi¸m ®èc c«ng ty Nhãm tiÕp thÞ vµ dù thÇu Nhãm thiÕt kÕ kü thuËt Thñ kho Nhãm mua hµng Nhãm qu¶n lý c¸c dù ¸n Phã gi¸m ®èc c.ty phßng XuÊt nhËp khÈu phßngCung øng vËt t­ ®éi tr­ëng ®éi l¾p m¸y sè 2 ®éi tr­ëng ®éi l¾p m¸y sè 3 ®éi tr­ëng ®éi l¾p m¸y sè 4 ®éi tr­ëng ®éi l¾p m¸y sè 5 Gi¸m ®èc X/n l¾p m¸y phó mü Gi¸m ®èc n/m c¬ khÝ 45-1 ®éi tr­ëng ®éi x©y l¾p ®iÖn ®éi tr­ëng ®éi xe cÈu ®éi tr­ëng ®éi x©y dùng ®éi tr­ëng ®éi hµn ®éi tr­ëng ®éi chèng ¨n mßn kim lo¹i ®éi tr­ëng ®éi l¾p m¸y sè 1 phßng Hµnh chÝnh qu¶n trÞ phßng Kinh tÕ kü thuËt Ban An toµn lao ®éng phßng Qu¶n lý m¸y phßng Qu¶n lý chÊt l­îng §¹i diÖn chÊt l­îng Phã gi¸m ®èc c.ty