Thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45-1

h chính quan liêu cửa quyền, coi doanh nghiệp như là một phương tiện để quản lý nền kinh tế, tách rời nó với môi trường, do đó đã làm mất đi tính chủ động của doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nhất là các doanh nghiệp Nhà nước. Tuy nhiên, so với thời kỳ trước đây thì bây giờ nền hành chính trong các doanh nghiệp của cả Nhà nước và tư nhân đều đã được cải cách đáng kể. Trong quá trình cạnh tranh để tồn tại và phát triển trước xu thế hiện nay, vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là cần xác lập và củng cố vị trí của mình trên thị trường không chỉ bằng chiến lược sản xuất kinh doanh mà còn bằng cả cách thức quản lý thích hợp và hiệu quả, có khả năng thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt hơn mục tiêu của mình và đối mặt với môi trường cạnh tranh khắc nghiệt, mà những điều đó chỉ có thể được tiến hành thông suốt và hiệu quả nhờ có bộ máy giúp việc là văn phòng. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp không những phải thay đổi cách nhìn nhận về hoạt động văn phòng, không coi nhân viên văn phòng như là “ô-sin” chạy việc vặt, mà còn phải coi trọng công việc văn phòng và quan tâm tới việc đào tạo cán bộ văn phòng theo hướng có hiệu quả hơn, tích cực hơn và phù hợp với các yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Là một doanh nghiệp Nhà nước nhưng Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 phải tự hạch toán kinh doanh độc lập từ nhiều năm nay. Công ty cũng nằm trong tình hình chung của đất nước hiện nay là vừa phải giữ vững và mở rộng thị trường bằng chiến lược sản xuất kinh doanh, vừa phải thiết lập một cơ cấu văn phòng tinh gọn, hợp lý, hoạt động có hiệu quả giúp cho việc hoạch định các chính sách, chiến lược và đưa ra các quyết định quản lý một cách đúng đắn, kịp thời nhằm hỗ trợ và phát triển các hoạt động của mình. Đứng trước hoàn cảnh thực tế đó, Ban Lãnh đạo Công ty đã nỗ lực cải cách, thực hiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác quản trị hành chính văn phòng trong Công ty để từng bước phù hợp với nền kinh tế thị trường, tăng khả năng cạnh tranh nhằm đạt tốt nhất mục tiêu đề ra. Sau thời gian được tiếp cận thực tiễn tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 cùng với việc nghiên cứu cơ sở lý thuyết về vấn đề quản trị hành chính văn phòng trong doanh nghiệp, em đã chọn đề tài này để làm Luận văn tốt nghiệp. Qua đây em cũng xin nêu một số kiến nghị của mình nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tại phòng Hành chính Quản trị Công ty, để văn phòng hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn, hướng tới một văn phòng hiện đại. Tuy nhiên, thời gian thực tập và lượng kiến thức chuyên sâu có hạn, chắc chắn bài luận văn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự giúp đỡ và ý kiến nhận xét của các thầy cô giáo để bài viết hoàn chỉnh hơn. Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm có 3 phần chính : Phần 1 – Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Phần 2 – Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 Phần 3 – Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1. Nhân dịp này, em xin chân thành cảm ơn thầy Đinh Văn Tiến, thầy hướng dẫn Nguyễn Thanh Hải và Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1, đặc biệt là Trưởng phòng Hành chính Quản trị Phạm Minh Châu đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này. Phần 1 Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Một số cơ sở lý luận chung về văn phòng : Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng khác nhau. Tuy nhiên, dù hiểu nó ở khía cạnh và góc độ nào thì văn phòng trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị cũng đều có những đặc điểm và tính chất tương tự nhau, tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực mà đơn vị, tổ chức đó hoạt động. Văn phòng có vai trò trợ thủ giúp cho thủ trưởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, đơn vị khác. Ngoài ra, văn phòng còn góp phần hỗ trợ đáng kể cho hoạt động của các phòng ban khác nhằm hoàn thành tốt công việc chung trong toàn đơn vị. Như vậy, văn phòng vừa là “ bộ nhớ ” của thủ trưởng, của Ban lãnh đạo, vừa là “ tai ”, “ mắt ” và là “ bộ mặt ” của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác hành chính – văn phòng có ý nghĩa quyết định đối với hiệu quả công việc của lãnh đạo cũng như cán bộ viên chức và của toàn cơ quan, đơn vị. Xét từ góc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra với những tính chất đặc thù nhất định : Đầu vào là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường v.v... theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đó là một trong những nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức, đạt tới những mục tiêu mong đợi. ở trạng thái tĩnh, văn phòng bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, trang thiết bị, con người v.v... phục vụ cho hoạt động tiến tới mục tiêu của chính nó, góp phần đắc lực vào quá trình vận hành đạt tới những mục tiêu chung của toàn cơ quan, tổ chức. Còn ở trạng thái động, văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nhìn chung, hoạt động văn phòng bao gồm những công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đến việc xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo. Tuy nhiên, hoạt động đó diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ văn phòng, mà còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong công việc. Tóm lại, văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, tổ chức, nơi giao tiếp đối nội đối ngoại, nơi tổ chức quản lý, soạn thảo và sử dụng các hồ sơ công văn giấy tờ; nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật khác cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó. Từ cách nhìn nhận nêu trên, vai trò của văn phòng được thể hiện ở những điểm sau : Giúp lãnh đạo hoạt động có chương trình, kế hoạch, tránh những công việc mang tính sự vụ không đáng có; tập trung vào những công việc chính, quan trọng; chỉ đạo, điều hành công việc khoa học, hiệu quả hơn. Giúp lãnh đạo trong việc điều hoà phối hợp công việc chung của đơn vị, bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, liên tục và thống nhất. Bảo đảm hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức được thông suốt, đạt hiệu quả cao, tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương. Giữ được vai trò là cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với khách hàng và với các cơ quan, tổ chức khác. Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có 2 chức năng cơ bản là : Tham mưu tổng hợp và hỗ trợ hậu cần. Chức năng tham mưu tổng hợp : Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức quá trình làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Như vậy, “ tham mưu ” bao hàm nội dung tham vấn, còn “ tổng hợp ” là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Việc tách bạch hai nội dung trên đây là không cần thiết, trong nhiều trường hợp là không thể thực hiện được hoặc dẫn tới sự phiến diện, chủ quan trong việc ra quyết định quản lý. Có thể thấy, hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình, mà còn phải xét tới những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. Chức năng hậu cần : Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính v.v... là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo cho công việc của mọi cơ quan, tổ chức được vận hành thông suốt, hiệu quả. Chúng phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức năng hậu cần của văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc của hoạt động này là phải áp dụng phương thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt được hiệu quả cao nhất. Nói chung, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi tổ chức, người ta phân chia thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ. Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của văn phòng, ta có thể xác định những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng như sau : Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. Tổ chức giao tiếp đối nội - đối ngoại giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác, cũng như với các cá nhân nói chung. Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; đảm bảo các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng. Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tư, an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết; thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh. Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ viên chức (các quản trị viên ) trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các cấp văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết. Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Thủ trưởng văn phòng (chánh, phó văn phòng ) phải đề cao trách nhiệm quản lý trong văn phòng và chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan. Tuy nhiên, đối với một số vấn đề quan trọng có liên quan đến chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công tác, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ hàng năm, 6 tháng; thành lập hoặc giải thể các bộ phận thuộc văn phòng; quy hoạch CBVC văn phòng, xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn, v.v... nên tiến hành theo chế độ tập thể lãnh đạo, quyết định theo đa số, cá nhân phụ trách. Tuỳ theo quy mô, tính chất và đặc điểm hoạt động của mỗi tổ chức mà xây dựng hệ thống văn phòng cho phù hợp. Chánh văn phòng là người lãnh đạo cao nhất trong văn phòng, trực tiếp chỉ đạo công việc cho các phó chánh văn phòng và các nhân viên khác. Thường có 2 phó chánh văn phòng, một người chịu trách nhiệm về hành chính, còn người kia chuyên về quản trị. Hiệu quả của công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều khi có ý nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ : văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kết quả hơn; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương; giữ được vai trò là cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với cá nhân, và với các cơ quan, tổ chức khác. II – Các hoạt động cơ bản của văn phòng : Trong văn phòng thường có 3 bộ phận chính : thu thập – xử lý thông tin, văn thư - lưu trữ và quản trị. Thông tin là chất liệu cơ bản trong hoạt động của cơ quan. Thông tin là những nội dung phục vụ cho mục tiêu quản lý. Nhiều thông tin tạo thành dữ liệu. Dữ liệu là những nguồn thông tin xuất hiện trong quá trình hoạt động của bộ máy quản lý; là nội dung phản ánh hoạt động của khách thể quản lý, được thể hiện dưới dạng các con số, báo cáo, hình ảnh ... Thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thông tin đầu ra của cơ quan này là thông tin đầu vào của cơ quan khác, hoặc ở các bộ phận trong một cơ quan cũng vậy. Mỗi bộ phận lại có những hoạt động tác nghiệp khác nhau. Các hoạt động tác nghiệp này có thể chia thành một số các dạng hoạt động cơ bản sau : Hoạt động thông tin : Hoạt động thông tin được chia ra thành 3 hoạt động chủ đạo bao gồm : thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. Các tác nghiệp cụ thể : Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan và việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo cơ quan. Thu thập thông tin, tổng hợp tình hình để làm cơ sở phân tích những thuận lợi, khó khăn, kết quả đạt được. Từ đó lãnh đạo cơ quan có kế hoạch, quyết định tiếp theo. Đề xuất nội dung chương trình, kế hoạch công tác. Giúp lãnh đạo văn phòng lập chương trình công tác ( tuần, tháng, quý, năm ) cho thủ trởng hoặc cơ quan. Chuẩn bị nội dung cuộc họp; soạn thảo văn bản và các bài diễn văn; rà soát, biên tập văn bản do bộ phận khác soạn thảo trình thủ trưởng cơ quan ký. Tham dự các cuộc họp lãnh đạo cơ quan khi bàn những nội dung thuộc phạm vi được phân công theo dõi. Tiếp nhận báo cáo, số liệu, thông tin để xử lý ( theo phạm vi được phân công ). Để thực hiện các hoạt động trên đòi hỏi người chuyên viên ( hay thư ký ) phải nắm vững một số nghiệp vụ cơ bản : Thu thập thông tin : Là khâu đầu tiên quan trọng, có ý nghĩa quyết định cho những bước tiếp theo. Nguồn cung cấp thông tin có thể do các cơ quan khác gởi đến, có thể qua các phương tiện thông tin đại chúng, có thể qua các cuộc họp, qua các văn bản quản lý Nhà nước và qua săn tìm thông tin. Hoạt động thu thập thông tin phải đáp ứng được các yêu cầu : Chính xác, khách quan đòi hỏi phương pháp thu thập thông tin phải khoa học, thích ứng với trình độ con người và khả năng của trang thiết bị. Đầy đủ, rõ ràng phản ánh được tất cả các khía cạnh cần thiết, tránh tình trạng thông tin bị méo mó, phiến diện; tuy nhiên cũng cần phải chú ý không để lãng phí, dư thừa thông tin. Kịp thời thu thập thông tin đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tượng. Chất lượng thông tin phải có giá trị, phục vụ cho việc phân tích, thống kê và ra quyết định. Xử lý thông tin : Sau khi thu thập thông tin, việc quan trọng là phải xử lý thông tin. Thông tin chỉ có giá trị khi đã được xử lý. Xử lý thông tin là các tác động lên dữ liệu để đạt được thông tin theo những mục tiêu, yêu cầu nhất định; được thực hiện bằng các quy trình có sự tác động chủ quan của chủ thể quản lý. Quy trình xử lý thông tin là một quy trình nghiệp vụ nhằm đưa ra kết quả, chứng minh một quy luật, làm cho thông tin có giá trị hơn. Thông tin thường được thể hiện thành các luồng : Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra Thông tin nội bộ Các nguồn thông tin này phải được xử lý cho thông suốt, không tắc nghẽn và phát huy tác dụng. Khi xử lý thông tin, cần dựa trên các phương pháp tổng hợp, phân tích, đánh giá, so sánh. Phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ, thiếu cơ sở khoa học. Vì vậy, nguồn cung cấp thông tin rất đáng được chú ý. Truyền đạt thông tin : Khi truyền đạt thông tin ( thông tin đầu ra ) phải xác định rõ : mình muốn truyền đạt thông tin gì. Phải quan tâm đến nội dung thông tin, liều lượng thông tin, thời điểm đưa ra thông tin, hình thức thông tin. Phải dự báo những đối tượng nào sẽ tiếp nhận thông tin này để có hình thức và cách thức phù hợp. Đối với các cơ quan NN, thông tin chủ yếu được truyền đạt qua văn bản quản lý NN, qua các cuộc họp. Còn đối với các cơ quan, doanh nghiệp thì thông tin được truyền qua các văn bản hành chính, các quyết định, cuộc họp, báo cáo ... Khi truyền đạt một thông tin cần đảm bảo đạt các yêu cầu : rõ ràng, đầy đủ, cụ thể và chính xác. Hết sức tránh tiết lộ bí mật. Nếu người nào ( cơ quan nào ) truyền đạt thông tin thì phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin đó. Như vậy, trước hết bộ phận nghiên cứu tổng hợp phải nắm được các kỹ năng soạn thảo văn bản. Hoạt động văn thư - lưu trữ : Công tác văn thư gọi chung là công văn, được chia làm 2 loại : công văn đến và công văn đi. Thực hiện nguyên tắc : mọi công văn giấy tờ khi chuyển đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư. Việc tiếp nhận và giải quyết công văn đến và công văn đi cần phải thực hiện đúng trình tự và thủ tục. Đối với “ Công văn đến “ cần phải thực hiện 7 bước : Kiểm tra sơ bộ công văn Bóc bì công văn đến Đóng dấu Đến trên công văn Trình xem Đăng ký “ Công văn đến ” Chuyển giao công văn đến Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến Đối với ” Công văn đi ” cần phải thực hiện 4 bước : Kiểm tra thể thức công văn Đóng dấu cơ quan vào “ công văn đi ” Vào sổ “ Công văn đi ” Gửi công văn đi Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan : Việc quản lý và sử dụng con dấu phải được tuân theo quy định tại Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ. Nguyên tắc : mỗi cơ quan, đơn vị chỉ được dùng một con dấu. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không dược đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người. Công tác lưu trữ : Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả những công văn đến đã qua xử lý, bản lưu của công văn đi ( bản chính ) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ. 2 chức năng cơ bản của công tác lưu trữ là : + Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn phông lưu trữ quốc gia + Tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ cho mục đích của đơn vị, tổ chức và các nhu cầu chính đáng của cá nhân sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhất. Công tác lưu trữ có các nghiệp vụ chính như sau : Thu thập, phân loại và sắp xếp tài liệu Đánh giá tài liệu Bảo quản tài liệu Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu Tiêu huỷ tài liệu Hoạt động hậu cần : Công việc của bộ phận hành chính – quản trị thực chất là cung cấp dịch vụ, bảo đảm các điều kiện về vật chất cho hoạt động văn phòng và cơ quan, có vai trò rất quan trọng đối với hiệu quả công việc. Nhiệm vụ của bộ phận này không thể liệt kê hết vì có rất nhiều việc đột xuất phát sinh, tuy nhiên có thể nêu ra một số nghiệp vụ chính như sau : Phục vụ các buổi họp của cơ quan, đơn vị. Giao tiếp : lịch thiệp, văn minh, nhã nhặn, tôn trọng người giao tiếp. Lễ nghi : trang trọng, đúng quy định nhưng hợp lý, không rườm rà, hình thức. Dự trù và chuẩn bị các điều kiện, phương tiện vật chất đảm bảo các nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị. Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị. Quản lý vật tư, tài sản, điều hành nhân lực phục vụ công việc hàng ngày, công việc đột xuất của cơ quan. Chuẩn bị các khoản kinh phí và tổ chức chi tiêu sử dụng kinh phí hợp lý, tiết kiệm, đúng mục đích. III – Các yếu tố khác tác động tới hiệu quả hoạt động văn phòng : Hoạt động của văn phòng chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố, yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động của văn phòng chính là môi trường hoạt động của văn phòng. Môi trường bao gồm các điều kiện khác nhau như không gian, địa điểm, tiếng động, ánh sáng ... Cần nghiên cứu cách thức tổ chức môi trường hoạt động của văn phòng nhằm tìm ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến các hoạt động văn phòng để khai thác những ảnh hưởng tốt và hạn chế những ảnh hưởng xấu của môi trường đến hoạt động của văn phòng cơ quan. Quan trọng hơn và trực tiếp hơn là sự tác động của các yếu tố bên trong quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng. Các yếu tố bên trong cũng đa dạng, phong phú, cần phải quan tâm toàn diện, nhưng quan trọng có 4 yếu tố cơ bản sau đây : Thứ nhất : Quy mô và cách thức tổ chức văn phòng Doanh nghiệp càng lớn, càng có nhiều đơn vị, bộ phận hoạt động trên địa bàn càng rộng bao nhiêu thì công việc của văn phòng càng phức tạp bấy nhiêu. Tuy nhiên, nhiều khi công việc của văn phòng bị chi phối ngay cả ở trường hợp cơ quan không có nhiều đơn vị, tổ chức. Thông thường có 3 hình thức tổ chức văn phòng chính là : mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình hỗn hợp ( nửa tập trung nửa phân tán ). Mô hình tập trung : Tập trung việc xử lý thông tin hành chính - hỗ trợ vào văn phòng đầu não. Mô hình phân tán : mỗi phòng, ban, khối đều có văn phòng thực hiện các chức năng nhất định. Mô hình hỗn hợp : là sự kết hợp giữa mô hình tập trung và mô hình phân tán. Thứ hai : Con người trong tổ chức. Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến mỗi con người trong toàn thể cơ quan, đơn vị. ở đây đòi hỏi con người phải có những năng lực và phẩm chất cần thiết, sự hiểu biết và phối hợp hành động, nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Nếu mỗi cán bộ trong cơ quan, đơn vị hiểu rõ và hỗ trợ cho hoạt động văn phòng thì mọi công việc sẽ được triển khai thuận lợi. Ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận khác nhau không nắm vững nghiệp vụ văn phòng hoặc không có thái độ đúng mức với công việc văn phòng thì hoạt động văn phòng sẽ gặp khó khăn. Hiện nay, trong các cơ quan hành chính NN cũng như các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động ở những lĩnh vực khác nhau cũng đang thay đổi dần phương cách làm việc đối với hoạt động văn phòng cho phù hợp với xu thế phát triển của xã hội nhằm hỗ trợ mọi công việc có liên quan được giải quyết nhanh gọn, hiệu quả. Vì lý do này, việc huấn luyện nghiệp vụ, nâng cao năng lực, đào tạo mới, đào tạo lại đội ngũ quản trị viên văn phòng trong các cơ quan là nhiệm vụ tất yếu trong tiến trình đổi mới phương thức quản lý hành chính nói chung và nâng cao hiệu quả hỗ trợ quản lý của các hoạt động văn phòng nói riêng. Thứ ba : Xây dựng quy chế, quy định. Trong mỗi cơ quan, quy chế hoạt động và những quy định về lề lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng. Những quy định ấy góp phần tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau và giữa từng con người với con người. Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cu thể, từng con người làm việc đơn lẻ không có sự hợp tác hỗ trợ lẫn nhau thì không thể đạt được mục tiêu hoạt động của cơ quan. Thứ tư : Đầu tư trang thiết bị phù hợp. Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh vực văn phòng không có hiệu quả chính là thiếu các điều kiện, phương tiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kỹ, lạc hậu. Tình trạng trang bị cơ sở vật chất cho công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà nó còn tạo được tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích trong công việc của mỗi con người cụ thể. Đồng thời, các thiết bị văn phòng hiện đại và đầy đủ sẽ góp phần không nhỏ vào việc bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ văn phòng làm việc lâu dài. Như vậy, để văn phòng hoạt động được thuận lợi, ngoài sự nỗ lực, cố gắng bên trong của bản thân nó, các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng lớn đến việc phát huy chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Thứ năm : ứng dụng công nghệ thông tin. Hiện nay, máy vi tính được khai thác sử dụng với nhiều mức độ và cấp độ khác nhau trong tất cả các lĩnh vực. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng thường phục vụ các chức năng như : Soạn thảo văn bản Thống kê công văn đi Xử lý công văn đến Lưu trữ và tìm kiếm văn bản Quản lý tài chính, tài sản, nhân sự, tiền lương Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại, hoạt động văn phòng từng bước được hoàn thiện với những thao tác nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả. Thứ sáu : Kiểm tra, giám sát và đánh giá. Tiến hành kiểm tra, giám sát côngviệc một cách thường xuyên và có hệ thống nhằm bảo đảm mọi công việc đều được thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời. Sau khi đã thực hiện xong, tiến hành đánh giá công việc và báo cáo kết quả với lãnh đạo. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ đem lại những giá trị thực tế to lớn. Cụ thể như : Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị. Nâng cao năng suất lao động của đơn vị. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. Tóm lại : Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất lượng làm việc của văn phòng trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận và toàn thể cơ quan. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Phần 2 Thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45-1 I – Tổng quan tình hình Công ty Lắp máy và xây dựng 45-1 1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 được thành lập từ năm 1980 có tiền thân từ Liên hợp các Xí nghiệp Lắp máy 45. Khi nước nhà thống nhất, hơn 2000 cán bộ, công nhân của đơn vị này được điều động vào miền Đông Nam Bộ để xây – lắp Nhà máy Thủy điện Trị An – nhà máy điện lớn nhất phía Nam lúc đó. Mấy năm sau, khi hoàn thành Thủy điện Trị An, lực lượng này bỗng trở nên hẫng hụt do thiếu việc làm giữa thời điểm còn là chế độ bao cấp. Khi đất nước bước vào công cuộc đổi mới, doanh nghiệp phải tự hạch toán, Liên hợp 45 được chia tách thành 3 đơn vị độc lập đều trực thuộc Tổng Công ty Lắp máy Việt Nam ( LILAMA ). Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 tách ra ở riêng với ngót 1000 công nhân và một số tài sản, máy móc, xe cộ được phân giao kéo về địa phận huyện Long Thành ( Đồng Nai ) làm trụ sở đóng quân. Cố gắng tìm kiếm việc làm, họ đã phải gồng mình để giành giật, cạnh tranh với thương trường nghiệt ngã từng công trình lớn nhỏ để tồn tạ và giữ vững đội ngũ ( bởi toàn bộ CBCNV của Công ty lúc đó toàn là dân xứ Bắc ) . Từ năm 1993 trở lại đây, Công ty 45-1 đã đầu tư mua sắm mới hàng loạt các máy móc, công cụ đặc chủng. Cùng với sự sáng tạo và năng lực của đội ngũ kỹ sư và công nhân, Công ty đã trúng thầu và thắng thầu rất nhiều công trình có dự án lớn. Thành công trong việc chế tạo các bồn bể và đường ống áp lực chứa xăng, dầu và khí gas đã được các hãng gas trên cả nước ký hợp đồng chế tạo và lắp đặt, Công ty 45-1 là đơn vị đột phá trong việc nhận thầu trọn gói các công trình, cũng là doanh nghiệp đầu tiên của ngành Lắp máy VN làm tổng thầu EPC ( tức là nhận làm trọn gói công trình từ thiết kế đến xây dựng và lắp đặt ). Ngay từ thập kỷ 90, Công ty đã đầu tư xây dựng một nhà máy cơ khí trên diện tích 17 ha tại khu Công nghiệp Nhơn Trạch, sản xuất từ 20 – 30.000 tấn sản phẩm cơ khí đạt chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9002, cung cấp cho xây dựng các Nhà máy Xi măng Sao Mai, cho các thủy điện Hàm Thuận - Đa My - Cần Đơn, cho các nhà máy Điện Phú Mỹ I, Phú Mỹ II, III và nhiệt điên Ttrà Nóc (Cần Thơ). Với phương tiện máy móc thi công hiện đại và trình độ kỹ thuật cao, lại có tới gần 400 thợ hàn giỏi đạt chứng chỉ Quốc tế, Công ty còn là đơn vị duy nhất đạt chứng chỉ ASME của Tổ chức Quốc tế ( American Society of Mechanical Engineers ). Năm 1997, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 được Nhà nước tuyên dương là đơn vị Anh hùng Lao động trong thời kỳ đất nước đổi mới. Từ một công ty mới được thành lập chỉ có vài phòng nhỏ, tới nay, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đã thiết lập một hệ thống các phòng ban có quy mô lớn hơn cả về số lượng và chất lượng với 10 phòng ban chuyên môn và 13 đội công trình, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc. Do vậy, công tác văn phòng ngày càng được chú trọng. Căn cứ vào đặc thù, tính chất và điều kiện cụ thể của các đơn vị trong hệ thống quản lý, Công ty xây dựng cơ chế phân rõ trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ về quản lý kinh tế và sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc. Tính đến đầu năm 2003, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đã có đội ngũ CBCNV và năng lực chuyên ngành tương đối đông đảo với số lượng khoảng 2800 người bao gồm : 1. Kỹ sư và chuyên viên kỹ thuật 200 người 2. Thợ lắp 600 người 3. Thợ cơ khí chế tạo 500 người 4. Thợ lắp ống 200 người 5. Thợ hàn có Chứng chỉ Quốc tế 350 người 6. Thợ điện và hiệu chỉnh 300 người 7. Tài xế và nhân viên vận hành cẩu 150 người 8. Thợ xây dựng 300 người 9. Lao động khác 200 người Cơ cấu tổ chức của công ty ( Sơ đồ tổ chức trang sau ) Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cơ khí xây dựng, Công ty 45-1 xây dựng cho mình một tổ chức tương đối gọn nhẹ và dễ thích ứng với sự thay đổi của cơ chế thị trường, trong đó : Giám đốc Công ty : Là người đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty, trước Bộ Xây Dựng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, là lãnh đạo cao nhất trong toàn Công ty quyết định chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của Công ty. Cùng với Giám đốc là 2 Phó Giám đốc chịu trách nhiệm từng nhiệm vụ cụ thể ( Phó Giám đốc phụ trách kinh tế và Phó Giám đốc phụ trách sản xuất), giúp Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về pháp luật, về nhiệm vụ được giao. Trong bộ máy quản lý còn có rất nhiều phòng ban khác hoạt động theo chức năng chuyên môn riêng của mình, tham gia và giúp việc cho Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc toàn Công ty, bao gồm : Phòng quản lý máy - Ban an toàn lao động Phòng quản lý chất lượng - Phòng kinh tế kỹ thuật Phòng hành chính quản trị - Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức - Ban xuất - nhập khẩu Phòng cung ứng vật tư - Phòng pháp chế Ngoài các phòng ban trên, Công ty cũng thiết lập các đội, đơn vị do Giám đốc trực tiếp điều hành quán trình sản xuất. Các đơn vị đó phụ trách những lĩnh vực chuyên môn khác nhau nhưng tất cả đều phục vụ cho công tác quản lý và giám sát công việc xây lắp và thi công tại các công trình như : Nhà máy Cơ khí 45-1; Chi nhánh Hải Phòng; Đội Lắp máy I, II, III; Đội sửa chữa điện hiệu chỉnh; Liên đội lắp điện; Đội sửa chữa cơ giới và cơ điện; Liên đội hàn; Liên đội chống ăn mòn kim loại; Liên đội xây dựng; XN Lắp máy Phú Mỹ; XN Lắp máy Sao Mai cùng các ban quản lý và kỹ thuật khác. Với một hệ thống cơ cấu tổ chức tương đối năng động và khoa học, tránh được tình trạng chồng chéo, cồng kềnh của bộ máy quản lý, Ban lãnh đạo Lắp máy 45-1 đã trực tiếp chỉ đạo xuống các đội, chi nhánh, các đơn vị tham gia sản xuất, tạo hiệu quả cao trong công tác lãnh đạo của mình. Đồng thời, bộ máy quản lý của Công ty cũng được tinh lọc thường xuyên, khuyến khích sự tham gia và phát triển của mọi thành viên cùng với việc xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn cho các cấp quản lý của Công ty, đảm bảo công tác quản lý hành chính kịp thời, chính xác, đạt hiệu quả kinh tế tối ưu. Tuy nhiên, bên cạnh đó Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 vẫn phải tiếp tục kiện toàn tổ chức sản xuất nhằm nâng cao hiệu lực của bộ máy quản lý để phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới đặt ra. Sơ lược tình hình hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 Mục tiêu của Công ty là phấn đấu để trở thành nhà cung cấp chủ yếu của thị trường xây lắp với những sản phẩm và những công trình đạt chất lượng cao. Để đạt được mục tiêu này, Công ty đã đặt mua nguyên vật liệu và phụ kiện chính từ các nhà sản xuất có chứng chỉ đạt chất lượng, ưu tiên những nhà sản xuất đã được chứng nhận ISO 9000, nâng cao năng lực sản xuất của Công ty và duy trì hệ thống Quản lý chất lượng theo ISO 9002 Mục tiêu chất lượng của Công ty được xác định theo từng giai đoạn và từng đề án cụ thể. Đó cũng là nội dung của các chương trình cải tiến, nâng cao chất lượng của Công ty. Những năm gần đây, các nhà máy và công xưởng trực thuộc Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đều đã được trang bị các thiết bị và hệ thống dây chuyền máy móc tân tiến như máy ép thủy lực (kích cầu bằng áp lực); máy vê chỏm cầu (máy dập các khối thép hình cầu); máy cuốn lốc thép tấm dày 100mm; dây chuyền máy dập xà gồ tấm lợp; máy hàn cắt tự động chuyên dùng chế tạo bồn và các dầm thép lớn, nâng khả năng của Công ty thành một trong những nhà chế tạo cơ khí lớn nhất Việt Nam. Thực tế hàng năm, Công ty đã cho xuất xưởng từ 20-30 ngàn tấn thiết bị phục vụ cho các công trình của đất nước như : xi măng, dầu khí, nhiệt điện, thủy điện, thực phẩm, hoá chất, các nhà máy đường, giấy, các cột phát sóng truyền thanh, truyền hình, cầu cảng, giao thông vận tải, chân đế giàn khoan trên biển... Từ năm 1992 – 2000, Công ty đã chế tạo và lắp đặt thành công nhiều dây chuyền công nghệ của các nhà máy như : Các nhà máy xi măng có công suất từ 1 triệu – 3 triệu tấn/năm (XM Hoàng Thạch, XM Bỉm Sơn, XM Sao Mai, XM ChinFon, XM Nghi Sơn) Các nhà máy Nhiệt điện và Thủy điện có công suất từ 500MW cho đến 2000MW (Nhiệt điện Uông Bí, NĐ Ninh Bình, NĐ Phả Lại, Thủy điện Trị An, TĐ Hoà Bình, Tua bin khí Phú Mỹ, NĐ Bà Rịa, NĐ Cần Thơ) Các nhà máy đường có công suất từ 1000 - 8000 tấn mía/ngày (Đường Vĩnh Trụ, Đường Lam Sơn, Đường Long An, Đường Bourbon Tây Ninh) Các nhà máy giấy có công suất từ 35000 – 45000 tấn giấy/năm (Giấy Z72, giấy Bãi Bằng, Giấy Tân Mai) Các nhà máy chế biến thực phẩm cho những công ty trong nước và tập đoàn nước ngoài như : Tập đoàn VEDAN, Tập đoàn VEWONG, Bia Heineken, Bia Sài Gòn, Chế biến thức ăn gia súc CHINFON, sữa VINAMILK ... Các nhà máy hoá chất như : N/M Phân đạm Hà Bắc có công suất 10 vạn tấn/năm, N/M Thuốc sát trùng KOSVIDA, N/M Thuốc vi sinh nông dược VIGUATO, N/M Hạt nhựa PVC có công suất 80.000 tấn/năm, N/M Dầu nhờn BP PETCO, N/M Dầu nhờn MOBIL UNIQUE ... Qua nhiều năm hoạt động, Công ty đã không ngừng phát triển toàn diện và lớn mạnh, trở thành đơn vị có năng lực hàng đầu của ngành Lắp máy VN. Hiện nay, Công ty là đơn vị độc quyền tại VN về chế tạo bồn bể áp lực, nhận thầu trọn gói các công trình phục vụ cho ngành cơ khí và xây dựng. II – Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 Phòng Hành chính Quản trị là một thực thể tồn tại khách quan, do vậy, văn phòng cũng có những chức năng tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, các đơn vị khác cả về phương diện kinh tế cũng như xã hội. Để thực hiện tốt các chức năng tham mưu tổng hợp và hậu cần, Phòng Hành chính Quản trị Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 phải hoàn thành rất nhiều nhiệm vụ khó mà liệt kê hết được, vì trên thực tế phải đảm đương rất nhiều công việc phát sinh, việc đột xuất, việc không tên. Tuy nhiên có thể nêu ra một số tác nghiệp chính như : Hoạt động thông tin : Thu thập thông tin : Công ty Lắp máy 45-1 có rất nhiều các xí nghiệp, các đội sản xuất nằm rải rác trên những công trình ở các tỉnh, thành khác nhau, do vậy việc thu thập thông tin chủ yếu là qua điện thoại, fax. Đối với các thông tin bên ngoài, việc thu thập được thực hiện qua tiếp nhận những công văn, văn bản, quyết định ... nơi khác gửi đến do nhân viên văn phòng đảm nhiệm. Các thông tin nội bộ được thu thập bằng hình thức thư, tờ trình ... Xử lý thông tin : Nhân viên phòng HCQT chịu trách nhiệm xử lý các loại thông tin sau khi đã tiếp nhận hoặc thu thập; phân loại thông tin theo các chức năng, phòng ban, chức danh rồi gửi đến những nơi có trách nhiệm để giải quyết. Truyền đạt thông tin : Hoạt động này được thực hiện thông qua việc ban hành các quyết định, văn bản giữa các cấp quản lý tới các phòng ban, các cá nhân, giữa ban điều hành tới các đội sản xuất, công trình; lập bảng thông báo, tạp chí hoặc báo nội bộ. Hàng tuần, phụ trách các đơn vị sản xuất chủ trì cuộc họp giao ban để thông báo các kết quả đã đạt được và những công việc chưa hoàn thành đúng tiến độ, những không phù hợp phát sinh và hành động khắc phục cần thực hiện v.v ... Hàng tháng ( đầu tháng ), Giám đốc Công ty chủ trì cuộc họp giao ban để thông báo việc thực hiện kế hoạch của Công ty v.v ... Để đảm bảo cho công tác thông tin quản lý giữa các phòng ban và các cấp với nhau được thông suốt, nhanh chóng và hiệu quả, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 cũng xây dựng một hệ thống trao đổi thông tin thích hợp trong Công ty bằng các hoạt động cụ thể như : Trang bị các phương tiện thông tin liên lạc như điện thoại, fax tới các công trình và các phương tiện tin học E-mail (thư điện tử) và website cho những đơn vị cần thiết Tham khảo ý kiến của người lao động. Tạo thuận lợi cho mọi người tham gia vào việc trao đổi thông tin mở hai chiều và khuyến khích đổi mới. Hoạt động văn thư lưu trữ : Các loại văn bản, công văn đi - công văn đến đều phải được lập danh mục theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và được giải quyết theo đúng những trình tự, thủ tục đã quy định. Tuy nhiên, việc tiếp nhận và xử lý các loại công văn tại Công ty 45-1 chỉ được thực hiện theo một số yêu cầu nhất định, chủ yếu bao gồm những bước sau : Đối với “ Công văn đến “ : Nhân viên văn phòng nhận công văn, đóng dấu Đến, đăng ký vào sổ CV đến, gửi CV đến phòng, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Đối với “ Công văn đi ” : soạn thảo hoặc nhận CV từ các bộ phận khác, đóng dấu cơ quan vào CV đi, vào sổ lưu rồi gửi CV. Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan : Con dấu được nhân viên phòng HCQT sử dụng và bảo quản dưới sự quản lý của Trưởng phòng HCQT và Giám đốc Công ty. Văn bản, tài liệu sau khi phê duyệt được đóng dấu của Công ty và dấu chức danh, ghi rõ họ – tên – chức vụ của người phê duyệt. Một số chức danh được sử dụng dấu của Công ty do Giám đốc Công ty phê duyệt. Lưu trữ : Các loại công văn đi, công văn đến do nhân viên phòng HCQT lưu giữ và bảo quản. Đối với những văn bản, hồ sơ, tài liệu có giá trị liên quan đến quá trình sản xuất, kỹ thuật của Công ty đều do Phòng Pháp chế lưu giữ và quản lý. Nếu các phòng ban, cá nhân nào muốn sử dụng loại tài liệu này thì phải báo cáo với Giám đốc và Trưởng phòng Pháp chế. Các loại tài liệu thuộc lĩnh vực chuyên môn đặc biệt như thông tin về truyền thống, quá trình hình thành và phát triển của Công ty hoặc hồ sơ nhân sự do phòng Tổ chức đào tạo có trách nhiệm lưu giữ. Hoạt động hậu cần : Lĩnh vực hoạt động của Công ty 45-1 chuyên về xây dựng và lắp ráp thiết bị máy móc, do vậy Phòng HCQT chủ yếu tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu về trang thiết bị văn phòng, xe cộ, điện, điện nước phục vụ cho việc thi công xây lắp. Về trang thiết bị VP : Căn cứ vào những yêu cầu cần thiết cho hoạt động công tác của từng phòng ban hoặc các xí nghiệp, công trình, cá nhân đang công tác tại Công ty để trang bị các loại máy văn phòng ( máy fax, máy photo, điện thoại, máy điều hòa ... ) phục vụ cho hoạt động chung của Công ty. Đối với điện thoại, các máy trang bị tại bàn làm việc của lãnh đạo Công ty thì do Văn phòng quản lý, bảo quản. Văn phòng Công ty quản lý các xe ô tô con, bảo đảm xe hoạt động phục vụ tốt, có biện pháp kiểm tra chặt chẽ thực hiện tốt quy chế. Tổ xe ô tô con trực thuộc phòng HCQT, tổ trưởng tổ xe con chịu sự quản lý điều hành chung của Trưởng phòng hành chính. Hàng tuần các phòng, ban của Công ty đăng ký nhu cầu sử dụng xe ô tô đi công tác gửi cho Văn phòng để lên kế hoạch sử dụng xe và phải có giấy xin xe ghi rõ : Địa điểm công tác, thời gian đi và về, trưởng phòng ký giấy xin xe, Giám đốc Công ty duyệt, đăng ký xin xe tại Văn phòng trước 1-2 ngày. Mỗi xe phải có sổ nhật trình do Văn phòng xác nhận và theo dõi. Văn phòng quản lý việc sử dụng và quyết toán thu – chi kinh phí, tổ chức kiểm kê, thanh lý, mua sắm, bảo trì, bảo dưỡng hoặc sửa chữa tài sản cho khối văn phòng. Bảo vệ an ninh trật tự và tài sản cho đơn vị và các khách hàng đến liên hệ công tác tại Công ty. Thực hiện các công việc phục vụ lễ tân, giao tiếp và chăm sóc đời sống cho CBCNV trong toàn Công ty. Quản lý về nhà cửa, đất đai ( tiếp nhận, bàn giao, xử lý, phân phối và làm các thủ tục về đất ). Xây dựng quy định, nội quy bảo vệ trật tự an ninh, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường trong các đơn vị của Công ty. Phần 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45-1 Một số nhận xét về công tác văn phòng của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 : Theo quy định của Phòng HCQT, Trưởng phòng chịu trách nhiệm về mảng Hành chính, còn Phó phòng phụ trách về Quản trị. Mỗi lĩnh vực đều có một tổ trưởng, đội trưởng chuyên trách đảm nhiệm việc thực hiện và kiểm tra công việc của Văn phòng trong Công ty. Mặc dù quy mô phòng HCQT của Công ty còn nhỏ, biên chế chính thức có ít người nên một người phải đảm đương nhiều nhiệm vụ, nhưng nói chung bộ máy của Phòng đã được sắp xếp khá hợp lý và đều hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ được giao. Cụ thể là : Về hoạt động thông tin và văn thư lưu trữ : Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin một cách cập nhật, nhanh chóng Tiếp nhận, quản lý, soạn thảo và sử dụng các công văn, giấy tờ đến và đi trong ngày chính xác, kịp thời. Bảo quản, lưu giữ hồ sơ một cách đầy đủ và cẩn thận, đảm bảo thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng hồ sơ. Về hoạt động hậu cần : Quản lý trang thiết bị dụng cụ hành chính văn phòng chặt chẽ hơn, cập nhật kịp thời cả trên sổ sách và thực tế, giúp cho việc điều phối giữa các công trường hợp lý và hiệu quả hơn . Duy trì được sự tiết giảm hợp lý về các chi phí hành chính VP trong công ty (điện, điện thoại, điện nước, VP phẩm ...) do tăng cường công tác quản lý như khoán vào lương của CBCNV. Công tác an ninh được đảm bảo : không để xảy ra việc mất mát tài sản, hiện vật của cán bộ nhân viên Công ty cũng như của khách hàng Trạm y tế ở các công trường hoàn thành tốt việc sơ cấp cứu khi xảy ra tai nạn nhỏ và chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho người lao động ( tiến hành khám sức khỏe định kỳ, chích ngừa các bệnh lây nhiễm ...) Hoàn thành hồ sơ, dự án xin cấp đất; giúp cho Lãnh đạo Công ty xin tỉnh Đồng Nai cấp 7 ha đất làm nhà ở cho CBCNV tại khu CN Nhơn Trạch. Chế độ chính sách và đời sống của công nhân được nâng cao từng bước : 100% tổng số CBCNV đến hạn đều được đề nghị xét nâng lương Cùng với tổ chức Công đoàn, phòng đã giúp đỡ cho 1 CB của phòng đủ điều kiện kết nạp Đảng ( Phó phòng HCQT ) Những hạn chế và nguyên nhân tồn tại : Về cơ bản, Phòng HCQT Công ty 45-1 đã có nhiều cố gắng trong các hoạt động tác nghiệp nhưng do số nhân viên văn phòng còn hạn chế mà khối lượng công việc lại quá lớn ( vì Công ty có nhiều đơn vị phân chia ở nhiều nơi khác nhau, mỗi đơn vị lại tập trung các yêu cầu về mọi hoạt động văn phòng cho Phòng HCQT của Công ty giải quyết nên công việc bị dàn trải), do vậy văn phòng cũng mắc phải một số khuyết điểm tập trung chủ yếu vào đặc điểm này như sau : Hoạt động thông tin – văn thư lưu trữ : Khi có nhiều công trình được thi công cùng thời gian thì số lượng các công văn, giấy tờ đi - đến nhiều song số lượng người lại quá mỏng, không thể giải quyết hết trong ngày, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Hoạt động hậu cần : trang thiết bị văn phòng đã cũ kỹ, lạc hậu, ảnh hưởng đến tiến độ và phương pháp làm việc. Văn thư khu vực văn phòng chưa có đồng phục công sở, ảnh hưởng tới việc giao tiếp đối nội - đối ngoại và hình tượng của Công ty đối với khách hàng. Về ý thức trách nhiệm của nhân viên Công ty : ở một số bộ phận dưới công trường - những nơi xa sự quản lý giám sát của phòng còn xảy ra tình trạng đi muộn về sớm, tự ý bỏ việc không xin phép ... từ đó dẫn đến kỷ luật lao động thấp. Một vài cá nhân, bộ phận ở các đơn vị trực thuộc không thực hiện nghiêm túc quy chế tiết kiệm của Công ty ( xăng, dầu, điện nước, giấy ...), quản lý lỏng lẻo gây mất mát các thiết bị và tài sản văn phòng. Các nhân viên bảo vệ bỏ ca có hệ thống vào ca đêm và ngày Chủ nhật. Sau giờ làm việc, tổ Bảo vệ không đi kiểm tra lại khu vực văn phòng ( không tắt các thiết bị văn phòng - điện, nước hoặc không kiểm tra các thiết bị phòng chống hỏa hoạn v.v... ). Giải pháp khắc phục và một số kiến nghị : Giải pháp khắc phục : Đối với việc tiếp nhận, xử lý các văn bản, công văn đến và đi trong thời gian mùa vụ ( thời điểm các công trình, đội sản xuất đồng loạt thi công ) có nhiều công việc cần phải giải quyết nhanh chóng, đề nghị chuyển một số nhân viên văn phòng ở những bộ phận khác sang hỗ trợ cho phòng HCQT giúp cho công việc được thông suốt, hiệu quả. Yêu cầu nâng cao trách nhiệm và năng lực đối với những công việc được lãnh đạo giao phó, không để xảy ra tình trạng công văn giấy tờ trì trệ, không kịp thời. Tuyển thêm nhân viên văn phòng để hỗ trợ khi cần thiết. Kiến nghị đối với Công ty : Trang bị đồng phục công sở cho các nhân viên làm công tác lễ tân, nhân viên văn phòng. Đầu tư mua sắm mới các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động của văn phòng như : máy vi tính, máy fax, máy photocopy ... và một số văn phòng phẩm chuyên dùng khác. Chấn chỉnh lại lực lượng bảo vệ văn phòng. Bảo vệ phải cắt ca trực, kiểm tra phòng ốc, điện nước các phòng làm việc sau khi hết giờ. Phải có chế độ trực gác 24/24. Người nào vi phạm quy định sẽ bị phạt hành chính hoặc kỷ luật tuỳ theo mức độ. Yêu cầu trưởng các đơn vị, bộ phận dưới công trường quản lý chặt chẽ vật tư, thiết bị và dụng cụ hành chính văn phòng. Nếu để mất mát thì phải tự chịu trách nhiệm. Kiến nghị đối với Tổng Công ty : Hỗ trợ vốn để Công ty xây dựng lại trụ sở mới. Điều phối nhân lực, giúp đỡ các phương tiện - thiết bị thi công cho các công trình của Công ty. Giao các dự án mới cho Công ty thực hiện. Kết luận Qua ba phần chính, đề tài đã nêu lên nhiều vấn đề về những lý luận chung của hoạt động văn phòng, tình hình sản xuất kinh doanh và thực trạng hoạt động văn phòng của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1. Qua đó cho thấy trách nhiệm của văn phòng rất nặng nề bởi công việc văn phòng tưởng như đơn giản song trong thực tế lại không kém phần phức tạp. Với một khối lượng công việc lớn, nhiều đầu mối bộ phận dàn trải khắp nơi như Lắp máy 45-1 thì yêu cầu nâng cao chất lượng hoạt động và hoàn thiện công tác văn phòng là một điều vô cùng cần thiết. Quá trình tổ chức và thực hiện các hoạt động văn phòng là những vấn đề luôn được Ban lãnh đạo Công ty hết sức quan tâm. Phương hướng và mục tiêu của Công ty trong những năm sắp tới là phát triển quy mô sản xuất kinh doanh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, đi đôi với công tác hoàn thiện các hoạt động quản trị hành chính nhằm hướng tới sự phát triển bền vững của Công ty. Một yếu tố quan trọng để cho các doanh nghiệp, tổ chức tồn tại và phát triển là hiệu quả từ các hoạt động văn phòng, bên cạnh đó bản thân từng bộ phận cũng phải luôn vận động để tự hoàn thiện mình. Làm được điều đó thì đơn vị mới thực sự vững mạnh và ổn định lâu dài. Nâng cao hiệu quả hoạt động là một yêu cầu thiết thực hiện nay của các văn phòng nói chung và cũng là của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 nói riêng. Vì vậy, Công ty phải biết hoạch định phương hướng tổ chức và tận dụng những nguồn lực sẵn có để từng bước khắc phục những hạn chế, đưa chất lượng của hoạt động văn phòng lên một tầm cao mới, đáp ứng được tối đa mục tiêu trước mắt cũng như lâu dài góp phần quan trọng vào sự phát triển và thành công của mình./. Mục lục Mở đầu 1 Phần 1 : Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng 4 I. Một số cơ sở lý luận chung về văn phòng 4 II. Các hoạt động cơ bản của văn phòng 9 1. Hoạt động thông tin 9 Thu thập thông tin 10 Xử lý thông tin 10 Truyền đạt thông tin 11 2. Hoạt động văn thư - lưu trữ 12 3. Hoạt động hậu cần 13 III. Các yếu tố tác động tới hiệu quả hoạt động văn phòng 14 Phần 2 : Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty lắp máy và xây dựng 45-1 18 I. Tổng quan tình hình Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 18 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển 18 Tổ chức cơ cấu của Công ty 20 Sơ lược tình hình hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty 22 II. Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 24 Phần 3 : một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty lắp máy và Xây dựng 45-1 28 Một số nhận xét về công tác văn phòng của Công ty Lắp máy 45-1 28 Giải pháp khắc phục và một số kiến nghị ......... 31 Kết luận ... 32 Sơ đồ tổ chức công ty lắp máy và xây dựng 45-1 phòng Tổ chức đào tạo phòngKế toán tài vụ phòng Pháp chế Giám đốc công ty Nhóm tiếp thị và dự thầu Nhóm thiết kế kỹ thuật Thủ kho Nhóm mua hàng Nhóm quản lý các dự án Phó giám đốc c.ty phòng Xuất nhập khẩu phòngCung ứng vật tư đội trưởng đội lắp máy số 2 đội trưởng đội lắp máy số 3 đội trưởng đội lắp máy số 4 đội trưởng đội lắp máy số 5 Giám đốc X/n lắp máy phú mỹ Giám đốc n/m cơ khí 45-1 đội trưởng đội xây lắp điện đội trưởng đội xe cẩu đội trưởng đội xây dựng đội trưởng đội hàn đội trưởng đội chống ăn mòn kim loại đội trưởng đội lắp máy số 1 phòng Hành chính quản trị phòng Kinh tế kỹ thuật Ban An toàn lao động phòng Quản lý máy phòng Quản lý chất lượng Đại diện chất lượng Phó giám đốc c.ty