Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Hữu Nghị

ng hợp nhận vốn góp liên doanh hay tặng thưởng, viện trợ vì vậy hạch toán NVL luôn gắn liền với hạch toán thanh toán với nhà cung cấp. Khi phản ánh giá trị của NVL mua ngoài kế toán phải phản ánh đầy đủ, đúng và chính xác giá mua thực tế của NVL bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn, các chi phí thu mua thực tế. Tất cả các hợp đồng mua, phiếu nhập kho phải được lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ định khoản vào các sổ tổng hợp liên quan. ở Công ty, do chỉ có trường hợp hoá đơn và hàng cùng về trong tháng mà không có trường hợp hàng hoá về mà hoá đơn chưa về trong tháng hoặc hoá đơn về mà hàng chưa về nên công ty không sử dụng TK 151-Hàng đang đi đường. Do áp dụng chiến lược duy trì mối quan hệ lâu dài – ổn định với các nhà cung cấp để tránh biến động lớn về giá cả NVL nên trong quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp công ty thường áp dụng hình thức thanh toán trả chậm. Chỉ có một số trường hợp là thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng. Khi nhận được các phiếu nhập kho của thủ kho, kế toán ghi định khoản trên phiếu nhập: Nợ TK 152 - chi tiết NVL Nợ TK 133 -Thuế GTGT của NVL nua Có TK 331: Tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn. VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 150 ngày 10/2 kế toán ghi định khoản: Nợ TK 152.1: 2.301.824 Nợ TK 133 : 230.182 Có TK 331: 2.532.006 Khi công ty thanh toán tiền hàng cho người bán, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, kế toán ghi bút toán định khoản: Nợ TK 331: Tổng số tiền thanh toán. Có TK 111,112: Tổng số tiền thanh toán. VD: Căn cứ vào phiếu chi số 1250 ngày 28/2/2002: thanh toán bằng tiền mặt PN 150 cho Công ty XNK Litex số tiền là 2.000.000 kế toán định khoản: Nợ TK 331.1: 2.000.000 Có TK 111.1: 2.000.000 Căn cứ vào các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu chi,giấy báo nợ và các chứng từ liên quan khác, tại phòng kế toán cứ 5 ngày 1 lần bộ phận kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán. Sổ được mở thành 2 quyển riêng biệt cho đối tượng cung cấp trong nước và ngoài nước. Trong đó: Sổ chi tiết thanh toán TK 331.1: “Phải trả cho người bán trong nước”. Sổ chi tiết thanh toán TK 331.2: “Phải trả cho người bán ngoài nước”. Sổ chi tiết thanh toán 331.1: được mở để theo dõi chi tiết đối với từng người bán. Mỗi đơn vị bán được mở một số trang sổ nhất định theo từng tháng và trong cả năm. Trang đầu tiên của quyển sổ là mục lục cho từng người bán. Việc theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết thanh toán với người bán được thực hiện theo nguyên tắc theo dõi chi tiết từng hoá đơn, chứng từ từ lúc PS đến khi thanh toán xong. Mỗi hoá đơn được ghi 1 dòng theo trình tự thời gian. Căn cứ và cách ghi sổ như sau: Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng trước trong sổ để ghi số dư nợ hoặc dư có tương ứng. Số phát sinh: Hàng tháng, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan đến nhập vật liệu kế toán ghi số phiếu nhập, số hoá đơn, ngày tháng, loại vật liệu và giá trị vật liệu thực tế đã nhập kho, số thuế GTGT đầu vào và tổng số phát sinh bên có TK 331 vào các cột tương ứng. Đồng thời dựa trên các chứng từ thanh toán, kế toán ghi số phiếu, số séc, số giấy báo nợ của ngân hàng và ghi số tiền thực tế đã thanh toán vào phần ghi nợ TK 331 và có các TK 111, TK 112, TK 141... Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng và tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có kế toán tính ra tổng số dư cuối tháng và ghi vào cột thích hợp: Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Tổng phát sinh bên có - Tổng phát sinh bên nợ Sổ chi tiết TK 331.2: Phải trả cho người bán ngoài nước: được lập tương tự như số chi tiết TK 331.1 “Phải trả cho người bán trong nước” nhưng thêm cột giá trị bằng USD bên cạnh cột giá trị bằng VNĐ. Ngoài ra, kế toán thanh toán còn theo dõi trên máy tính và hàng tháng in ra bảng kê chi tiết các nhà cung cấp để đối chiếu với sổ chi tiết TK 331 đã lập. VD: Trích sổ chi tiết thanh toán với người bán là Công ty XNK Litex tháng2/2002 Công ty Hữu Nghị Sổ chi tiết thanh toán với người bán công ty xnk litex Tháng 2 năm 2002 Số chứng từ Tên đơn vị hoặc người bán P/S có TK 331, nợ các TK P/S nợ TK 331, có các TK Số dư PN PC HĐ NT TK133 TK 152.1 Cộng có TK 331 TK 111 TK 112 Cộng nợ TK 331 Nợ có Số dư đầu tháng 213.216 150 72420 10/2 Vải 3419mộcK0,95 230.182 2.301.824 2.532.006 1250 28/2 Thanh toán PN 150 2.000.000 2.000.000 Cộng số P/S 230.182 2.301.824 2.532.006 2.000.000 2.000.000 Số dư cuối tháng 755.222 Ngày Tháng năm 2002 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) Sau khi đã mở các sổ chi tiết cho từng đơn vị bán, căn cứ vào số liệu trên sổ này kế toán ghi vào NKCT số 5. Nhật ký chứng từ số 5 được mở cho tất cả các đối tượng người bán, mỗi nhà cung cấp được ghi 1 dòng. Tương ứng với 2 hình thức sổ chi tiết theo dõi người bán, hình thức NKCT số 5 ở công ty cũng được mở thành 2 loại: NKCT số 5 - ghi có TK 331.1 -Nhà cung cấp trong nước NKCT số 5 - ghi có TK 331.2 -Nhà cung cấp ngoài nước. Cơ sở và phương pháp lập 2 hình thức trên là như nhau nhưng NKCT số 5 - ghi có TK 331.2 “Nhà cung cấp ngoài nước” có thêm các cột giá trị tính bằng USD. Cơ sở và phương pháp ghi: Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng của NKCT số 5 mở tháng trước để ghi số dư nợ hoặc dư có thích hợp. * Dư nợ: Phản ánh số tiền Công ty trả trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa. * Dư có: Phản ánh số tiền Công ty còn nợ người bán Số phát sinh trong tháng: * Phần ghi có TK 331 ghi nợ các TK: được lấy từ dòng tổng cộng của các sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán phần “PS có TK 331 nợ các TK” để ghi vào các dòng, cột tương ứng. * Phần ghi nợ TK 331 ghi có các TK: lấy từ tổng cộng ở sổ chi tiết phần “PS nợ TK 331, có các TK”. Số dư mỗi tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng đơn vị bán. Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + PS có TK 331 - PS nợ TK 331 Đến cuối tháng: Kế toán thanh toán tiến hành cộng số phát sinh nợ và có của tất cả các đơn vị cũng như số dư đầu tháng và cuối tháng. Số liệu này sẽ được ghi vào sổ cái TH các TK liên quan. VD: Trích NKCT số 5 tháng 2/2002 theo dõi nhà cung cấp trong nư Công ty Hữu Nghị Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 2 năm 2002 Ghi có TK 331.1 - phải trả cho đơn vị người bán trong nước TT Tên đơn vị hoặc người bán hàng Số dư đầu tháng Ghi có TK 331-ghi nợ các TK Theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331) Số dư cuôi tháng Nợ Có TK 133 TK 152.1 TK ... Cộng có TK 331 TK 111 TK 311 Cộng nợ TK 331 Nợ Có 1 Công ty Litex 213.216 230.182 2.301.824 2.532.006 2.000.000 2.000.000 745.222 2 Công ty Nhật Thành 4.501.097 2.887.100 28.871.000 31.758.100 25.926.671 25.926.671 10.332.526 3 ... ....... ... ..... ..... ..... ....... ....... .... ....... ... ...... Tổng cộng ... .... .... 335.977.588 ... ..... ...... ... ...... ....... Ngày Tháng năm 2002 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) - Đối với các nghiệp vụ mua ngoài và các khoản chi phí thu mua NVL như chi phí vận chuyển, bốc dỡ... được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay thanh toán bằng tiền tạm ứng, Công ty không mở NKCT số 1, 2, 10 mà lập bảng kê chứng từ. VD: Trích bảng kê chứng từ tháng 2/2002. Trích bảng kê chứng từ tháng 2 năm 2002 Ngày C.Từ Diễn giải Số tiền ĐK Nợ ĐK Có 6/8 170 Công ty vận tải Duyên hải cước vận chuyển HĐ 92056 1.164.580 152.1 112.1 ........ ...... .............. .......... ........... ........... Cộng 25.715.907 Ngày C.Từ Diễn giải Số tiền ĐK Nợ ĐK Có 5/8 120 Long KH - Hoàn tạm ứng 1.000.000 152.1 141 ...... ......... .................. ......... ........ ........... Cộng 8.650.000 *Phần thuế GTGT đầu vào trong tháng được tập hợp trên bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoà dịch vụ mua vào để làm cơ sở lập sổ cái TK 133, xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ đối với NVL nói riêng và hàng hoà dịch vụ khác nói chung. Bảng kê này được kế toán thuế tập hợp trên bảng tính Excel và cuối tháng in ra sau khi đã đối chiếu với bảng kê chứng từ TK 133 lọc ra trên máy của phần mềm kế toán. VD: Trích bảng kê hoá đơn, chứng từ, hàng hoà dịch vụ mua vào trong tháng 2/2002. Bảng kê hoá đơn, chứng từ, hàng hoá dịch vụ mua vào Từ ngày 1/2/2002 đến ngày 28/2/2002 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Hữu Nghị. Mã số: 0100100939-1 Địa chỉ: Hàng bột-Hoàn Kiếm-Hà Nội TT Chứng từ Tên đơn vị người bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số hiệu Ngày 1 72420 10/8 Công ty XNK Litex 230.182 0500141175-1 .... ..... .... ........ ........ ......... 5 54524 12/8 Công ty Nhật Thành 524.360 0100167477-1 .... ...... .... ...... ...... ...... Tổng cộng 45.095.978 Ngày 10 tháng 3 năm 2002 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 5.4 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. Tại Công ty, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất, ngoài ra còn sử dụng phục vụ cho quản lý và còn có thể nhượng bán. Cụ thể NVL được xuất cho các bộ phận chi phí sau: Xuất dùng để gia công chế biến (TK 154) Xuất trực tiếp cho sản xuất (TK 621) Xuất trực tiếp cho sản xuất hàng trong nước (TK 621.1) Xuất trực tiếp cho sản xuất hàng xuất khẩu (TK 621.2) Xuất phục vụ sản xuất chung (TK 627) Xuất bán (nếu có) (TK 632) Xuất phục vụ quản lý doanh nghiệp (TK 642) Để phản ánh giá thực tế NVL xuất dùng kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng, kế toán dựa trên cơ sở các phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan như: Đề nghị xuất vật tư, hoá đơn GTGT,.....rồi tiến hành phân loại các chứng từ theo từng loại, nhóm NVL và từng đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí rồi tính toán giá trị thực tế của NVL xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng theo từng loại vật liệu. Cụ thể: - Khi nhận được các phiếu xuất kho, sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất và đã xác định đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí, kế toán định khoản trên các phiếu xuất và trên bảng kê xuất ở máy vi tính: * Trường hợp xuất NVL trực tiếp cho các phân xưởng sản xuất, kế toán định khoản: Nợ TK 621: Chi tiết theo đối tượng đặt hàng Có TK 152 - Chi tiết NVL VD: Theo phiếu xuất 350 ngày 12/2/2002, kế toán sẽ ghi định khoản sau: Nợ TK621.2: 1.920.456 Có TK 152.1: 1.920.456 (Giá trị xuất kho được máy tính tự động ghi vào cuối kỳ trên bảng kê xuất kho NVL) * Đối với trường hợp xuất kho NVL dùng cho sản xuất chung, phục vụ chi phí quản lý hay chi phí bán hàng kế toán định khoản: Nợ TK 627.2, 641.2, 642.2 Có TK 152 - chi tiết NVL VD: Theo phiếu XK số 365 (xuất 5kg keo Latex cho PX I) kế toán ghi: Nợ TK 627.2: 250.000 Có TK 152.2: 250.000 * Trường hợp xuất kho NVL dùng cho gia công, kế toán ghi: Nợ TK 154 - Chi tiết cho đối tượng đặt hàng Có TK 152 - Chi tiết NVL VD: Theo phiếu xuất số 391 ( xuất 56m vải bạt mộc 0,9) để gia công kế toán ghi: Nợ TK 154.1: 516.040 Có TK 152.1: 516.040 * Trường hợp xuất bán NVL, kế toán ghi định khoản: Nợ TK 632 Có TK 152 - chi tiết NVL VD: Theo PX số 455 (xuất bán 20m vải bạt 7 mầu 0,8) kế toán định khoản: Nợ TK 632: 220.000 Có TK 152.1: 220.000 - Tiếp theo kế toán tiến lập bảng phân bổ, bảng kê số 4, NKCT số 7 và hoàn tất sổ cái TK 152. Công ty Hữu Nghị Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Tháng 2/2002 Đơn vị tính: VND Có TK Nợ TK TK 152 TK 153 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 Cộng 152 TK 621 457.308.563 266.966.534 724.275.097 TĐ 01 95.532.239 4.649.039 100.181.278 YB 05 17.328.740 9.573.340 26.902.080 YB 06 22.461.933 6.310.131 28.772.064 .............. .......... .......... ........... ............. ............. .............. TK627 14.535.091 46.974.724 8.762.713 861.680 614.364 71.748.572 TK 154 5.157.468 1.759.845 6.917.313 TK 641 735.658 735.658 TK 642 453.780 880.000 1.333.780 TK 632 4.658.000 4.658.000 Cộng 472.848.560 315.701.103 8.762.713 1.741.680 614.364 809.668.420 Lập bảng kê số 4: Căn cứ vào bảng phân bổ NVL, CCDC kế toán tập hợp chi phí NVL vào bảng kê số 4 và bảng kê số 5 Công ty Hữu Nghị Bảng kê số 4 Tập hợp chi phí sản xuất Tháng 2/2002 Có TK Nợ Tk TK..... TK 152 TK 153 TK ... Cộng 154 6.917.313 621 724.275.097 622 0 627 71.748.572 Cộng 802.940.982 Ngày tháng Năm 2002 Người lập Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) công ty Hữu Nghị Bảng kê số 5 Tập hợp chi phí sản xuất Tháng 2/2002 Có TK Nợ Tk TK..... TK 152 TK 153 TK ... Cộng 641 735.658 642 1.333.780 Cộng 2.069.438 Ngày tháng Năm 2002 Người lập Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Lập NKCT số 7: Từ bảng kê số 4 và bảng kê số 5, kế toán lập NKCT số 7 để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cho toàn DN: Công ty Hữu Nghị Nhật ký chứng từ số 7(trích) Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn DN Tháng 2/2002 Đơn vị: VND CóTK Nợ Tk TK... TK 152 TK 153 TK ... Cộng TK 154 6.917.313 TK 621 724.275.097 TK 627 71.748.572 TK641 735.658 TK642 1.333.780 TK 632 4.658.000 .......... Cộng 809.668.420 Ngày Tháng Năm 2002 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Ghi sổ cái TK 152: Sau cùng, kế toán ghi sổ cái TK 152 dựa vào NKCT số 5,số7 và các bảng kê có liên quan như bảng kê ghi có TK 111, ghi có TK 112,... Sổ cái TK 152 là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, phản ánh sự biến động của NVL theo từng tháng trong năm. Cách lập sổ cái TK 152: Số dư đầu năm: Lấy từ sổ cái TK 152 năm trước. Số phát sinh nợ: Lấy từ bảng kê chứng từ ghi có TK 111, TK 112, TK 141; cộng có TK 331 ở NKCT số 5 ghi có TK 331.1 và NKCT số 5 ghi có TK 331.2 Số phát sinh có: Được lấy từ NKCT số 7. Sổ cái TK 152 được ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT và bảng kê. Công ty Hữu Nghị Sổ cái TK 152 - Nguyên vật liệu Đơn vị : đồng Số dư đầu năm Nợ Có 189.875.140 Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng ..... Tháng 12 TK 111.1 (Bảng kê ghi có TK 111.1 ....... 56.298.514 TK 112.1 (Bảng kê ghi có TK 112.1) ........... 215.715.097 ....... ........... TK 141(Bảng kê ghi có TK 112.1) 13.650.000 TK 154.2 ........... 105.690.571 TK 311.1 ........... 25.689.725 TK 311.2 .......... 35.578.500 TK 331.1 (NKCT số 5 TK 331.1) ........... 335.977.588 TK 331.2 (NKCT số 5 TK 331.2) ........... 34.947.453 Cộng số phát sinh nợ 813.547.448 Tổng số phát sinh có (NKCT số 7) 809.668.420 Số dư cuối tháng Nợ 290.965.720 294.844.748 Có Chương III Hoàn thiện hoạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Hữu Nghị I. Đánh giá khái quát về hoạch toán kế toán nói chung và hoạch toán NVL nói riêng tại Công ty Hữu Nghị. 1. Những thành tựu đạt được: Vượt bao nhiêu thăng trầm, khó khăn và thử thách ngày nay Công ty Hữu Nghị ngày càng phát triển vững mạnh không ngừng đổi mới. Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty cũng ngày càng được hoàn thiện, tổ chức quản lý một cách chặt chẽ hơn do đó đóng góp một phần không nhỏ đối với sự phát triển của Công ty. Đứng trên góc độ thực hiện chức năng hoạch toán, bộ máy kế toán đã giúp Công ty thực hiện đầy đủ các giai đoạn hoạch toán của một đơn vị hoạt động hoạch toán độc lập: Từ lập chứng từ hoạch toán, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán. Đã có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Công ty với phòng kế toán, đảm bảo công tác kế toán được trôi chảy và nhịp nhàng. Trên góc độ quản lý, bộ máy kế toán của Công ty đã được xây dựng rất hợp lý và đã chuyên môn hoá được công tác kế toán theo từng phần hành cụ thể, tổ chức phù hợp với yêu cầu công việc, với trình độ và khả năng chuyên môn của từng người. Do vậy, việc tổ chức công tác hoạch toán và vận dụng cải tiến mới trong hoạch toán được tiến hành một cách thuận lợi, đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Phòng tài vụ đã xây dựng được quy chế về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên, do đó đã tạo được mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc và kiểm soát lẫn nhau. Bộ máy kế toán đã hoạt động rất hiệu quả do sự phân công, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán. - Công tác kế toán vật liệu được tiến hành hàng tháng với cán bộ kế toán vật liệu nhiệt tình, hàng ngày kế toán NVL xuống kho để nhận chứng từ, do đó có thể cung cấp thông tin cập nhật cho các nhà quản lý của Công ty nắm bắt được thông tin kịp thời, phục vụ cho việc lập kế hoạch thu mua NVL và xuất dùng NVL cho sản xuất hàng tháng. Trên cơ sở phản ánh thông tin chính xác và kịp thời về tình hình nhập - xuất - tồn NVL hàng ngày. Điều này giúp cho cán bộ Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua NVL, với khối lượng sử dụng NVL lớn, chủng loại đa dạng mà Công ty đã cung cấp đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất, đó là cả một sự cố gắng, nỗ lực với tinh thần trách nhiệm rất cao của các cán bộ, phòng ban trong Công ty. - Các kho NVL được tu sửa hàng năm và thủ kho có tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức bảo quản NVL, tổ chức giao nhận và cấp phát việc sử dụng NVL tiến hành khá tốt không xảy ra trường hợp mất mát và NVL ít bị hư hỏng, mất phẩm chất. Xuất phát từ những đặc điểm vốn có của mình, Công ty Hữu Nghị đã lựa chọn mô hình tổ chức kế toán theo mô hình trực tuyến nghĩa là công tác kế toán tiến hành tập trung (tại phòng KT-TC), bộ máy kế toán vận hành theo hình thức trực tuyến tham mưu: kế toán trưởng nắm giữ quyền kiểm soát và điều hành, chịu hoàn toàn trách nhiệm về nghĩa vụ chuyên môn kế toán, tài chính của công ty. Hình thức tổ chức này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với các hoạt động của các phân xưởng cũng như phục vụ tốt công tác quản lý của toàn Công ty. Việc sử dụng bộ sổ kế toán theo hình thức ghi sổ NKCT đã mang lại nhiều thuận lợi: Đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, phù hợp với việc thực hiện chuyên môn hoá và phân công lao động kế toán tại Công ty. Mẫu sổ in sẵn và thống nhất tạo nên những quy định chung cho việc thực hiện ghi chép sổ sách, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn. Tuy nhiên do hệ thống sổ phức tạp về kết cấu, qui mô sổ lớn về số lượng và chủng loại nên khối lượng công việc kế toán nhiều đòi hỏi trình độ kế toán cao. Đánh giá chung về kế toán nguyên vật liệu tại công ty Hữu Nghị. Công tác kế toán NVL được tuân thủ chế độ một cách khá chặt chẽ, hệ thống sổ sách, chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý, hợp lệ và đầy đủ, có kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm cao, thêm vào đó lại được sự giúp đỡ của hệ thống máy tính nên công tác kế toán NVL được thực hiện một cách trôi chảy, hiệu quả. 2. Những tồn tại trong công tác hoạch toán nguyên vật liệu. - ở phòng Kế toán, kế toán vật liệu không mở sổ theo dõi xuất vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. Mà cuối tháng, mới nhặt số liệu từ phiếu xuất vật tư tập hợp rồi vào bảng kê chi tiết vật liệu, bảng phân bổ NVL, bảng kê tính giá thực tế NVL. Như vậy, công việc sẽ dồn vào cuối tháng và thông tin đưa ra không kịp thời. - Chi phí công tác phí cho cán bộ thu mua NVL thì kế toán không hoạch toán vào TK 152 để phân bổ cho từng loại NVL ...mà hoạch toán vào TK 6428 là không phản ánh đúng giá thực tế của NVL nhập kho. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ VL ...thì kế toán vật liệu cũng không hoạch toán vào TK 152 để phân bổ cho từng loại VL ...mà hoạch toán vào TK 6278 là không phản ánh đúng giá thực tế của VL nhập kho. - Về việc hoàn thiện xử lý số phế liệu phát sinh ở Công ty cho việc thu hồi vốn giảm chi phí NVL trực tiếp cho sản xuất sản phẩm. - Về việc tăng cường công tác quản lý VL nâng cao hiệu quả sử dụng VL ở Công ty như lập định mức dự trữ cho một số VL có tần suất sử dụng cao, thường xuyên nắm bắt thông tin về số tồn kho VL, và tăng tốc độ luân chuyển vốn dự trữ VL. - Việc sử dụng giá xuất kho NVL theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ tuy có ưu điểm là dễ thực hiện và san bằng được sự chênh lệch giá cả NVL do sự thay đổi thất thường của giá tuy nhiên kế toán không thể xác định được giá trị NVL xuất và tiến hành ghi sổ ngay khi nghiệp vụ phát sinh mà đến cuối kỳ kế toán mới xác định được giá trị xuất kho và giá trị NVL xuất dùng. Điều này làm cho công việc kế toán dồn nhiều vào cuối kỳ, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc của các phần hành kế toán khác cũng như không phản ánh được một cách kịp thời thông tin về tình hình N-X-T tại thời điểm bất kỳ do đó ảnh hưởng đến yêu cầu quản lý của Công ty. II. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hoạch toán nguyên vật liệu tại công ty Hữu Nghị. Công tác kế toán vật liệu tại Công ty Hữu Nghị nhìn chung đã có nhiều cố gắng trong công tác hoạch toán kế toán. Kế toán của Công ty đã tổ chức, lựa chọn vận dụng các phương pháp kế toán, áp dụng phương pháp sổ kế toán, các kỹ thuật hoạch toán một cách khoa học, phù hợp với điều kiện thực tế ở Công ty. Trong nền kinh tế thị trường, sự phát triển chung của nền kinh tế, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng phải từng bước hoàn thiện hơn nữa. Có như vậy mới có thể phát huy một cách tốt nhất hiệu quả của công tác kế toán, phải có những bước tiến kịp sự phát triển chung của nền kinh tế, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công tác quản trị doanh nghiệp trong công tác quản lý. Để có thể đóng góp một phần vào sự phát triển chung của công tác kế toán vật liệu tại Công ty, tôi xin được đưa ra một số ý kiến đề xuất chủ yếu nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu như sau. 1. Hoàn thiện việc sử dụng hệ thống danh điểm vật liệu - Sổ danh điểm vật liệu: Để hệ thống danh điểm được áp dụng rộng rãi trong toàn Công ty, tạo tiền đề cho việc nhận biết và nắm bắt được một cách nhanh nhất các loại, thứ, hạng vật liệu, Công ty nên có những giải pháp nhất định. Việc áp dụng rộng rãi hệ thống danh điểm có tác dụng lớn trong điều kiện hiện đại hoá trong công tác quản lý vật liệu. Tôi xin được trình bày ý kiến của mình trên cơ sở các quá trình của công tác quản lý vật liệu tại Công ty. Ngay từ khi tính toán các định mức chi phí cho từng loại vật liệu và lập kế hoạch sản xuất trong tháng gửi phòng Kinh doanh, phòng Kỹ thuật chưa thực hiện việc áp dụng hệ thống danh điểm để ký hiệu cho từng loại vật liệu. Trên cơ sở từng loại vật liệu với các mã số kèm theo mà phòng Kỹ thuật chuyển sang, với số vật liệu tồn kho cuối tháng được kế toán cung cấp, phòng Kinh doanh với điều kiện được áp dụng máy vi tính sẽ dễ dàng tính toán và lập kế hoạch thu mua NVL cho từng tháng. Trong điều kiện sử dụng số danh điểm, kế toán không cần phải nhập dữ liệu chi tiết theo tên gọi của từng loại vật liệu (vì công việc này chiếm khá nhiều thời gian trong khi các nghiệp vụ nhập- xuất vật liệu diễn ra thường xuyên) mà chỉ cần nhập mã số của từng loại vật liệu cùng với các chỉ tiêu liên quan (số lượng tồn kho, giá trị vật liệu tồn kho, số cần phải cung cấp cho sản xuất theo kế hoạch...). 2. Hoàn thiện công tác thu mua nguyên vật liệu. Phòng Kinh doanh với tư cách là người lập chứng từ, cùng bộ phận kho, kế toán dễ dàng thực hiện việc kiểm tra đối chiếu các số liệu liên quan với nhau, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu định mức chi phí, định mức sản xuất của từng loại một cách chặt chẽ nhất. Trên cơ sở áp dụng rộng rãi hệ thống danh điểm, tính chặt chẽ, hiệu quả công tác quản lý cũng được nâng cao lên. Chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó chất lượng vật liệu đóng vai trò rất quan trọng. Tổ chức thu mua, vận chuyển, bảo quản ... có ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí vật liệu, chất lượng vật liệu, từ đó có ảnh hưởng sâu sắc tới chất lượng và giá thành sản phẩm. ở Công ty Hữu Nghị, ở khâu tổ chức kho tàng đã làm tốt, nhưng ở khâu thu mua vật liệu, khi thu mua vật liệu, trong trường hợp thiếu vật liệu cho sản xuất, cán bộ thu mua vật liệu thường mua với giá trị vật liệu nhỏ và nguồn cung cấp là các tổ chức kinh doanh độc lập nên khi mua thì phần giá trị mua đó không được khấu trừ thuế GTGT, nên tôi xin đưa ra đề xuất là các loại, thứ vật liệu ít sử dụng cho sản xuất sản phẩm thì kế toán Công ty vẫn nên tổ chức thu mua với khối lượng nhất định ở các đơn vị bán có tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trên cơ sở định mức, dự trù vật tư cho sản xuất sản phẩm và kế hoạch thu mua vật liệu để giá trị mua vật liệu này được khấu trừ thuế GTGT. Điều này góp phần làm giảm được chi phí sản xuất cho sản xuất sản phẩm. Chi phí công tác phí cho cán bộ thu mua thì ở Công ty hoạch toán vào TK 6428 là không phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu nhập kho. Vậy, kế toán Công ty nên hoạch toán chi phí này vào giá thực tế của vật liệu nhập kho ( hoạch toán vào TK 1521, 1522 ) để phân bổ chi phí đó cho từng thứ, từng loại, từng đơn vị tính NVL theo tiêu thức phân bổ phù hợp nhất. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ khi thu mua vật liệu thì kế toán Công ty cũng không hoạch toán vào giá thực tế của NVL nhập kho, mà hoạch toán sang TK 6278 là không phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu nhập kho. Và ý kiến ở đây cũng là đưa chi phí này vào trị giá của vật liệu và phân bổ theo tiêu thức phù hợp. Và ý kiến đưa ra là có thể kế toán Công ty nên phân bổ các chi phí này theo tiêu thức phân bổ theo trọng lượng của vật liệu mua nhập kho ( hoặc có thể theo tiêu thức trị giá vật liệu nhập kho) để phản ánh đúng giá thành sản xuất sản phẩm nhập kho. 3. Hoàn thiện công tác lập dự phòng cho các TK hàng tồn kho: Do sản xuất chủ yếu theo các đơn đặt hàng nên khối lượng NVL của Công ty Hữu Nghị biến động trong tháng rất lớn, giá trị có thể lên đến hàng chục tỷ đồng. Mặt khác giá mua NVL lại biến động thường xuyên, lên xuống thất thường do đó chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá cả NVL trên thị trường cũng ảnh hưởng rất lớn tới quá trình sản xuất của Công ty. Vì vậy, việc lập dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho đối với Công ty là rất quan trọng, tuy nhiên hiện nay Công ty vẫn chưa tiến hành lập dự phòng do đó Công ty cần có sự quan tâm hơn nữa đối với công tác này. * Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính, sau khi đã tiến hành kiểm kê đánh giá lại giá trị NVL. - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho tổng thể vật tư sản phẩm hàng hoá tồn kho. - Không được lấy phần tăng giá của vật liệu, hàng hoá này để bù đắp cho phần giảm giá của vật liệu hàng hoá khác. - Để được lập dự phòng giảm giá thì NVL phải có các điều kiện sau: - NVL là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập cáo cáo TC, có giá thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. - NVL thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp - Có chứng từ, hoá đơn hợp lý, hợp lệ chứng minh giá vốn tồn kho. Phương pháp xác định mức dự phòng giảm giá HTK: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ x mức giảm giá của hàng tồn kho i * Tài khoản được sử dụng để hoạch toán là TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu của tài khoản như sau: - Bên nợ: Hàng nhập dự phòng giảm giá - Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá - Dư có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. * Phương pháp hoạch toán dự phòng. - Cuối niên độ kế toán: - Hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước: Nợ TK 159 Có TK 721 Số dự phòng đã lập năm trước - Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Số dự phòng cần lập - Trong kỳ nếu NVL đã lập dự phòng đưa vào sản xuất và bán, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng và đưa NVL vào chi phí. Nợ TK 159: Số dự phòng đã trích lập Nợ TK 621, 627, 642: Giá trị NVL tại thời điểm đưa vào sử dụng Có TK 152: Giá trị gốc của NVL 4. Hoàn thiện công tác tính giá xuất kho NVL: ở các Doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa, đặc điểm về hoạt động sản xuất - kinh doanh phức tạp thường sử dụng giá hoạch toán để kế toán chi tiết vật liệu vì có nhiều ưu điểm: Kế toán vật liệu ở Công ty Hữu Nghị tính giá xuất kho vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng có độ chính xác không cao... Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Do đó để phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu xuất kho và tính đúng giá thành sản phẩm sản xuất thì kế toán Công ty phải xem xét, nghiên cứu xem áp dụng phương pháp tính giá nào khác cho việc xuất vật liệu cho sản xuất trên cơ sở thu thập thông tin về giá cả NVL trên thị trường về tình hình biến động tăng, giảm như thế nào. Theo tôi, ý kiến được đưa ra là nếu Công ty có thể xây dựng được hệ thống giá hoạch toán phù hợp để hạn chế những sai lệch khi bình quân hoá giá cả của các mặt hàng và giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép kế toán chi tiết vật liệu và giảm nhẹ khối lượng công việc hoạch toán nghiệp vụ ở kho (để kết hợp với việc lập sổ và theo dõi từng danh điểm vật liệu vì khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu ở Công ty hàng ngày nhiều), mặt khác cuối tháng tính ngay được trị giá vốn của toàn bộ lượng vật liệu xuất kho, nhưng nếu như giá hoạch toán xây dựng của Công ty không hợp lý thì sẽ không phản ánh đúng đắn được trị giá vốn của vật liệu xuất kho và mỗi lần nhập - xuất kho bắt buộc kế toán phải tính trị giá hoạch toán của vật liệu nhập - xuất để ghi vào một bảng kê theo giá hoạch toán. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hoạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế VL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối tháng(kỳ)) = Giá hoạch toán VL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối tháng(kỳ)) x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ(tháng) và nhập trong kỳ(tháng) Giá hoạch toán VL tồn kho đầu kỳ(tháng) và nhập trongkỳ(tháng) 5. Hoàn thiện giải pháp xử lý số phế liệu phát sinh ở Công ty: Quản lý phế liệu không chỉ có tác dụng thực hiện việc quản lý chặt chẽ chống thất thoát vật tư, tiền vốn của Công ty mà còn có tác dụng kiểm tra, giám sát quá trình sản xuất ở các phân xưởng trong Công ty. Phế liệu phát sinh gồm có hai bộ phận với nội dung khác nhau. Phần phế liệu trong kế hoạch là phần phát sinh một cách tự nhiên do đặc thù của phương thức sản xuất, công nghệ sản xuất. Phần phế liệu này được cán bộ kỹ thuật có thể dễ dàng tính toán được và xác định trong khoản chi phí phế liệu kế hoạch. Bên cạnh đó, phần phế liệu phát sinh ngoài kế hoạch lại có một ý nghĩa khác trong công tác quản lý. Số phế liệu phát sinh lớn hơn lượng phế liệu phát sinh theo kế hoạch phải được các nhà quản trị Công ty trú trọng. Lượng phế liệu phát sinh có thể do nhiều lý do như: Do trình độ công nghệ sản xuất, máy móc, thiết bị, do trình độ của công nhân, do chất lượng của vật liệu... Các nhà quản trị Công ty phải nắm bắt được nguyên nhân chính làm phát sinh khoản phế liệu này để từ đó có những giải pháp quản lý kịp thời. Hàng tháng, lượng phế liệu của Công ty thu hồi nhập kho có giá trị khá lớn. Do đó, cuối tháng tại các phân xưởng các nhân viên kế toán, cán bộ kỹ thuật, cán bộ phòng kinh doanh phải xuống để thu hồi, kiểm tra, tính toán lượng phế liệu phát sinh trong tháng. Trên cơ sở kiểm tra, các bộ kỹ thuật phải xác định được số phế liệu thu hồi này có còn sử dụng được hay không, đồng thời tính toán xem lượng phế liệu thu hồi so với định mức phế liệu kế hoạch có phù hợp không và cùng các cán bộ phòng kinh doanh và các tổ sản xuất, phân xưởng để tìm ra nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý. - Với phế liệu nằm trong kế hoạch: Ta có thể phân loại theo hai cấp độ: + Nếu số phế liệu này còn có thể tiếp tục sử dung được thì nên xử lý theo hướng nhập lại kho NVL, kế toán định khoản theo bút toán: Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá phế liệu thực nhập kho. Có TK 621, 627... : Trị giá phế liệu. Với giá trị ghi sổ theo giá ước tính trong quyết định xử lý của hội đồng đánh giá ở Công ty. + Phế liệu không tái sử dụng lại được thì có thể nhập kho NVL và phản ánh như bút toán trên để chờ bán hay có thể không nhập kho và tổ chức tiêu thụ. - Với phế liệu vượt ngoài kế hoạch: Các đối tượng liên quan phải xác định được nguyên nhân chính và kiến nghị lên lãnh đạo Công ty để có các biện pháp xử lý kịp thời. 6. Hoàn thiện việc tăng cường công tác quản lý vật liệu để nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu ở Công ty: *Lập định mức dự trữ cho một số NVL có tần suất sử dụng cao: Do thị trường giá cả không ổn định, nên việc lập kế hoạch định mức dự trữ NVL ở Công ty là cần thiết. Nó không những đảm bảo sự chủ động trong hoạt động sản xuất của Công ty, mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho dự trữ NVL. Tuy nhiên, do đặc điểm NVL xuất phát từ sự đa dạng về chủng loại, tần suất nhập - xuất không đều giữa mỗi loại. Nên để tránh ứ đọng vốn, Công ty nên lập định mức dự trữ cho một số NVL có tần suất sử dụng cao một cách hợp lý, khoa học đảm bảo không làm gián đoạn quá trình sản xuất và đồng thời cũng không bị ứ đọng vốn. Những trường hợp này có thể được nhận biết dễ dàng thông qua kinh nghiệm của những người trực tiếp sản xuất, hoặc thông qua những hợp đồng cùng tháng năm trước và tháng vừa qua. *Thường xuyên nắm bắt thông tin về số tồn kho NVL: Công tác kiểm kê ở Công ty hiện nay được tiến hành mỗi năm một lần vào cuối niên độ kế toán. Nhằm đánh giá khái quát tình hình cung ứng, bảo quản và sử dụng các loại vật tư, đồng thời cũng là để đánh giá công tác tổ chức hoạch toán vật liệu ở Công ty. Vậy theo tôi, để xác định được chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của NVL tồn kho, nhằm đưa ra các đề xuất kịp thời, Công ty cần phải nắm bắt số tồn kho NVL thực tế và thường xuyên. Do đó, định kỳ hàng tháng, kế toán NVL cần tổng hợp số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết(hiện nay ở phong kế toán Công ty không mở sổ chi tiết theo dõi cho việc nhập - xuất NVL mà chỉ phản ánh trên máy tính), báo cáo lên Ban lãnh đạo để lập kế hoạch kịp thời và khi phát hiện được số vật liệu hao hụt, hư hỏng... ngoài kế hoạch thì thủ kho và kế toán phải kịp thời báo cáo cho các nhà quản trị Công ty biết để có biện pháp xử lý kịp thời. *Tăng tốc độ luân chuyển vốn dự trữ NVL: Do thị trường giá cả NVL trên thị trường không ổn định, nên Công ty phải thường xuyên thu thập thông tin và nhạy bén xử lý thông tin để có được quyết định kịp thời về NVL. Bộ phận cung ứng NVL (phòng Kinh doanh) cần nghiên cứu tìm mua NVL tại những địa điểm đáng tin cậy về vật liệu cung cấp, chất lượng, giá cả...và thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp trong nước để tạo ra được nguồn hàng nhập ổn định với các tiêu chuẩn về vật liệu cần mua của Công ty. Do đó, có thể giảm bớt được số NVL tồn kho để nâng cao hiệu quả sử dụng vồn là NVL, đồng thời có thể giảm bớt được các chi phí liên quan nhằm hạ giá thành sản phẩm. Tổ chức công tác cung ứng NVL kịp thời cho sản xuất nhằm tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí phát sinh trong khâu này. 7. Hoàn thiện công tác phân công trách nhiệm công tác cán bộ kế toán, thủ kho trong công tác quản lý vật liệu: Việc phân công rõ ràng trách nhiệm và phân công công tác một cách khoa học, phù hợp có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công tác kế toán. Cùng với các ý kiến, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán được trình bày ở trên, tôi xin được đưa ra đề xuất của mình về trách nhiệm của từng thành viên liên quan. Thủ kho: Là người trực tiếp quản lý tại kho về lượng vật liệu hiện có trong kho, tình hình biến động vật liệu ở kho về mặt số lượng. Trách nhiệm của thủ kho không chỉ giới hạn ở việc quản lý số lượng vật tư mà còn phải thực hiện việc quản lý, bảo quản vật tư. Đồng thời, thủ kho phải hỗ trợ cán bộ kế toán trong công tác hoạch toán kế toán. Cụ thể, thủ kho phải thực hiện việc ghi chép, lập các bảng, sổ kế toán theo đúng chế độ như: Lập phiếu giao nhận chứng từ, sổ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo đúng hình thức áp dụng của công tác và theo đúng quy định nhằm hỗ trợ và thực hiện việc quản lý chặt chẽ vật liệu tại Công ty. Kế toán: Là người thực hiện việc thu thập, tính toán, xử lý thông tin và trực tiếp quản lý kho về mặt giá trị. Do đó, kế toán và thủ kho phải có sự ràng buộc trách nhiệm với nhau trong công tác quản lý. Đồng thời kế toán phải lập các sổ, bảng biểu liên quan theo đúng chế độ. Để nâng cao hiệu quả công tác thì kế toán phải thực hiện một cách trung thực trách nhiệm của mình, phải lập đầy đủ các sổ, bảng biểu theo đúng chế độ. Kế toán phải ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ, chỉ ghi vào sổ kế toán chi tiết vật liệu về mặt giá trị và số lượng hiện vật trên cơ sở kết quả đã kiểm tra về mặt số lượng. Cũng như kế toán phải lập và ghi sổ theo dõi các hoạt động kinh tế phát sinh trong tháng một cách đầy đủ, khoa học trên hệ thống các sổ cần thiết theo chế độ. Tránh tình trạng như hiện nay, các sổ kế toán được lập thiếu sự đồng bộ, không khoa học như với mẫu quy định của chế độ kế toán. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho. Khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Bằng việc đưa ra những giải pháp trên, để Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất thì bên cạnh đó Công ty cũng phải đồng thời thực hiện tốt những điều kiện trong quá trình hoàn thiện, có như vậy tính tích cực của giải pháp mới được thực sự phát huy: - Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty phải luôn ổn định, có như vậy mới xây dựng được nền tảng vững chắc giúp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, thường xuyên với hiệu quả cao. - Hệ thống kho tàng bảo quản NVL phải được tổ chức tốt, đúng yêu cầu, tiêu chuẩn bảo quản NVL. - Đưa ra định mức lượng NVL tồn kho trong Công ty một cách hợp lý, tránh thừa ứ đọng vốn hoặc thiếu vật liệu cho sản xuất. - Sử dụng NVL hợp lý, tiết kiệm, có hiệu quả. 8. Việc giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán. Hiện nay khi giao nhận chứng từ giữa phòng kế toán và thủ kho, chỉ có phương pháp hoạch toán chi tiết sổ số dư mới lập phiếu giao nhận chứng từ còn phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển thì không sử dụng phiếu này. Việc này dường như giúp kế toán bớt được công việc lập phiếu giao nhận chứng từ cùng một số các thủ tục cần thiết khác. Tuy nhiên thực chất phiếu giao nhận chứng từ là cách thức để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, đồng thời là cơ sở để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất mát. Do đó theo em trong quá trình hoạch toán chi tiết NVL cần sớm đưa vào sử dụng phiếu giao nhận chứng từ. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể được lập như sau: Công ty Hữu Nghị Phiếu giao nhận chứng từ. Từ ngày...................Đến ngày........................ STT Số hiệu chứng từ Ngày tháng Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Vật tư Ngày Tháng Năm 2002. Người nhận Người giao (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) 9. Việc lập bảng kê chi tiết nhập - xuất nguyên vật liệu. Việc lập bảng kê chi tiết nhập (hoặc xuất) NVL ở Công ty đều được thực hiện trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán của Công ty. Cuối mỗi tháng công ty in ra bảng kê chi tiết nhập (hoặc xuất) NVL cho tất cả các NVL theo thứ tự ngày tháng nhập - xuất và mở mỗi kho 1 bảng kê. Như vậy khi muốn theo dõi số lần nhập (hoặc xuất) cũng như số lượng và giá trị của 1 loại NVL trong tháng trên bảng kê chi tiết là rất khó khăn, vì vậy theo em nên mở mỗi bảng kê chi tiết cho từng NVL, như vậy sẽ giúp cho kế toán theo dõi chi tiết hơn tình hình nhập xuất đối với từng loại NVL , đối chiếu với số liệu tổng hợp trên bảng cân đối vật tư, sổ đối chiếu luân chuyển và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho một cách dễ dàng hơn. Bảng kê chi tiết nhập - xuất NVL khi đó sẽ có dạng: Công ty Hữu Nghị Bảng kê Chi tiết nhập vật tư Từ 1/2/2002 đến 28/2/2002 Tên vật tư: Vải 3419 mộc 0,95 Mã vật tư : V3419M-0,95 Kho : I Tên, qui cách hàng hoá Mã v. tư ĐVT Chứng từ Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền TK đ.ư Tên người bán Vải 3419 mộc K 0,95 V3419-0,95 Mét 150 10/8/2001 367 6.272 2.301.824 331 Công ty XNK Litex Tổng cộng 367 2.301.824 Ngày 28 tháng 2 năm 2002 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 10. Về hoạch toán vật tư thừa khi kiểm kê. Tại Công ty Hữu Nghị, khi tiến hành kiểm kê NVL nếu phát hiện vật tư thừa so với sổ sách, kế toán theo dõi riêng trên TK002 coi như đây là vật tư giữ hộ và chờ xử lý. Theo em, việc sử dụng TK 002 để theo dõi vật tư thừa khi kiểm kê không phản ánh đúng bản chất của số vật tư thừa bởi vì theo QĐ số 1141 của BTC ban hành ngày 1-11-1995, TK 002 dùng để phản ánh giá trị vật tư, hàng hoà của đơn vị khác gửi đến thuê gia công - chế biến hoặc giữa hộ, bảo quản hệ. Do vậy Công ty nên sử dụng TK 338.1 - TS thừa chờ xử lý để theo dõi số vật tư thừa khi kiểm kê. Khi đó, nếu phát hiện vật tư thừa khi kiểm kê kế toán sẽ HT: Nợ TK 152: Giá trị số vật tư thừa khi kiểm kê Có TK 338.1: 11. Hình thức ghi sổ với việc tự động hoá công tác kế toán. ở Việt Nam hiện nay, chế độ kế toán cho phép hoạch toán ghi chép sổ sách với 4 hình thức là: Nhật ký chung, Nhật ký - sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - chứng từ. Đối với các doanh nghiệp sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ, do hình thức sổ và trình tự ghi sổ khá đơn giản nên việc lập chương trình phần mềm để xử lý và in ra các kết quả theo mẫu sổ yêu cầu không gặp nhiều khó khăn như hai hình thức ghi sổ còn lại. ở công ty Hữu Nghị cũng không phải một ngoại lệ, do hệ thống sổ sách theo hình thức ghi sổ Nhật ký - chứng từ hết sức phức tạp nên việc in ra tất cả các sổ sách cần thiết trên cơ sở dữ liệu nhập vào vẫn chưa thể thực hiện được mà một số phần hành vẫn bị gián đoạn, kế toán phải tự tổng hợp dựa trên các tài liệu thu được từ do máy tính cung cấp cũng như tài liêụ do lao động tính toán thủ công mà có được. Như vậy, để có thể tận dụng tốc độ và tính chính xác của máy vi tính trong việc công việc kế toán thì theo em công ty nên thay đổi hình thức ghi sổ kế toán.mà tốt nhất là nên dùng hình thức ghi sổ Nhật ký chung vì đây là hình thức dễ áp dụng cho kế toán máy nhất. 12. ý kiến khác. - Việc phân tích, đánh giá tình hình sử dụng NVL để sản xuất sản phẩm ở Công ty là một yêu cầu không thể thiếu trong công tác quản lý nó phản ánh hiệu quả sử dụng NVL cũng như tình hình cung ứng NVL có đảm bảo cho sản xuất được tiến hành liên tục hay không từ đó giúp cho nhà quản lý đề ra những kế hoạch phù hợp. Tuy nhiên hiện nay Công ty vẫn chưa tiến hành biện pháp này. Theo em cuối mỗi kỳ hoạch toán (quý), kế toán nên tiến hành đánh giá việc cung cấp và sử dụng NVL từ đó đặt ra các định mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, lập kế hoạch thu mua NVL ... cho kỳ tiếp theo. - Để nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán thì sau vài năm, phòng kế toán nên bố trí đổi phần hành kế toán giữa các nhân viên với nhau. Điều này giúp cho các phần hành kế toán, từ đó tạo điều kiện hỗ trợ nhau trong công việc. - Về công tác kiểm tra kế toán: Theo qui chế quản lý tài chính và hoạch toán kinh doanh đối với các doanh nghiệp Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước nếu có điều kiện thì nên tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp và tiến hành hoạt động thường xuyên. Là một Công ty có qui mô lớn, khối lượng công việc hoạch toán nên việc sai sót trong việc hoạch toán là không thể tránh khỏi vì vậy Công ty nên tiến hành lập ra bộ phận kiểm toán nội bộ để có thể thường xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động kế toán nói chung và hoạt động quản lý nói riêng giúp cho hoạt động của Công ty ngày càng có hiệu quả hơn. Bộ phận này nếu được lập thì nên đặt trực tiếp chịu sự lãnh đạo của Công ty và phải hoàn toàn độc lập với phòng kế toán. Kết luận Đối với quá trình sản xuất, NVL đóng vai trò then chốt, là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất trực tiếp cấu thành nên thực tế sản phẩm. Các doanh nghiệp sản xuất không ngừng phấn đấu để hạ giá thành sản phẩm thông qua giảm chi phí NVL. Muốn vậy, cần phải có sự quản lý NVL một cách chặt chẽ và khoa học từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến lúc đưa vào sử dụng và đặc biệt quan trọng là việc tổ chức công tác hoạch toán NVL phải được tiến hành 1 cách khoa học, hợp lý. Nhận thức được vai trò quan trọng của hoạch toán NVL, sau thời gian thực tập tại Công ty Hữu Nghị, kết hợp những kiến thức đã học cùng với tình hình thực tế tại Công ty em đã khái quát tình hình hoạch toán NVL tại Công ty đồng thời đưa ra một số ý kiến đóng góp với hy vọng sẽ được góp phần nhỏ bé nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hoạch toán NVL ở Công ty Hữu Nghị. Do trình độ và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót vì vậy em rất mong muốn nhận được sự giúp đỡ, góp ý bổ sung của các thầy cô giáo, của các anh chị phòng kế toán Công ty Hữu Nghị để luận văn thêm phong phú về lý luận và có ý nghĩa thực tiễn hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn Ngô Trí Tuệ - Ban lãnh đạo Công ty Hữu Nghị cùng các cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán đã nhiệt tình chỉ bảo giúp em hoàn thành luận văn này. SV thực tập Mai thị Quyên Mục lục Trang Lời mở đầu 1 Chương I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 2 I.Sự cần thiết khách quan phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2 1. Khái niệm và đặc điểm của NVL trong doanh nghiệp sản xuất. 2 2. ý nghĩa và tác dụng của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2 3. Yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp sản xuất 3 4. Nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất 3 II. Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 4 1. Phân loại NVL 4 1.1 Căn cứ vào vai trò và công dụng của NVL 4 1.2 Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất 5 1.3 Căn cứ vào nguồn hình thành 5 1.4 Căn cứ vào quyền sở hữu 6 2. Đánh giá vật liệu 6 2.1 Đánh giá vật liệu nhập kho 7 2.2 Xác định giá NVL xuất kho 8 2.2.1 Phương pháp giá thực tế đích danh 8 2.2.2 Phương pháp Nhập trước-Xuất trước (FIFO 9 2.2.3 Phương pháp Nhập sau xuất trước (LIFO 9 2.2.4 Phương pháp giá bình quân 10 i/ Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ 10 ii/ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước 10 iii/ Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập 11 2.2.5 Phương pháp tính giá NVL tồn kho theo giá mua lần cuối 11 2.2.6 Phương pháp giá hạch toán 12 3. Kế toán chi tiết vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 12 3.1 Chứng từ - tổ chức hạch toán ban đầu kế toán vật liệu 12 3.2 Kế toán chi tiết vật liệu 14 4. Kế toán tổng hợp vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 17 4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 18 a.Hạch toán tình hình tăng NVL. 18 b.Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu 21 4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 24 4.3. Kế toán dự phòng giảm giá NVL. 27 4.4. Hạch toán kết quả kiểm kê kho vật liệu 27 4.5. Hệ thống sổ kế toán dùng trong kế toán tổng hợp vật liệu 28 Chương II : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Hữu Nghị 31 I. Lịch sử hình thành và phát triển của công tyTNHH Hữu Nghị 31 1. Khái quát chung 31 2. Đặc điểm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hữu Nghị 32 2.1 Nguyên vật liệu 33 2.2 Máy móc, trang thiết bị 33 2.3 Công nhân viên 33 2.4 Tình hình thanh toán 34 2.5 Qui trình sản xuất giầy của Công ty Hữu Nghị 34 3 . Cơ cấu tổ chức của Công ty Hữu Nghị. 36 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, nhiệm vụ chức năng của các phòng ban 36 3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất. 37 3.3 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán của Công ty Hữu Nghị 39 3.5 Đặc điểm công tác kế toán 39 II/ Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty 42 1. Phân loại nguyên vật liệu 42 2. Công tác quản lý nguyên vật liệu 43 3. Tính giá nguyên vật liệu 44 3.1 Đối với NVL nhập kho 44 3.2 Đối với NVL xuất kho 44 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 45 4.1 Thủ tục nhập - xuất kho và chứng từ kế toán 45 4.1.1 Quá trình nhập kho. 46 4.1.2. Thủ tục xuất kho NVL 50 4.2 Hạch toán chi tiết vật liệu 51 4.2.1. Tại kho 53 4.2.2. Tại phòng kế toán 54 5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 58 5.1 Tài khoản sử dụng 58 5.2 Hình thức ghi sổ. 58 5.3 Hạch toán tổng hợp tăng NVL 59 5.4 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. 66 Chương III: Một số kiến nghị về hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Hữu Nghị 72 I. Đánh giá khái quát về hạch toán kế toán nói chung và hoạch toán NVL nói riêng tại Công ty Hữu Nghị 72 1. Những thành tựu đạt được. 72 2. Những tồn tại trong công tác hạch toán nguyên vật liệu. 72 II. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Hữu Nghị. 74 1. Hoàn thiện việc sử dụng hệ thống danh điểm vật liệu - Sổ danh điểm vật liệu 75 2. Hoàn thiện công tác thu mua nguyên vật liệu 75 3. Hoàn thiện công tác lập dự phòng cho các TK hàng tồn kho 76 4. Hoàn thiện công tác tính giá xuất kho NVL 77 5. Hoàn thiện giải pháp xử lý số phế liệu phát sinh ở Công ty. 78 6. Hoàn thiện việc tăng cường công tác quản lý vật liệu để nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu ở công ty 79 7. Hoàn thiện công tác phân công trách nhiệm công tác cán bộ kế toán, thủ kho trong công tác quản lý vật liệu 80 8. Việc giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán. 81 9. Việc lập bảng kê chi tiết nhập - xuất nguyên vật liệu 82 10. Về hạch toán vật tư thừa khi kiểm kê 84 11. Hình thức ghi sổ với việc tự động hoá công tác kế toán. 84 12. ý kiến khác 84 Kết luận 86 Danh mục các Tài Liệu tham khảo 1. Giáo trình " Kế toán tài chính "- Trường đại học kinh tế quốc dân. 2. Giáo trình " Phân tích hoạt động kinh tế trong các doanh nghiệp sản xuất "- Trường đại học kinh tế quốc dân. 3. Giáo trình "Quản trị tài chính doanh nghiệp"- Trường đại học kinh tế quốc dân. 4. Giáo trình " Kế toán sản xuất" - Trường đại học tài chính. Tổ SX 3 Tổ SX 1 V.phòng Tổ SX 2 Phó Giám đốc Kinh doanh Tổ SX 1 V.phòng Tổ SX 1 V.phòngg Phân xưởng giầy Phân xưởng may II Phó Giám đốc Kỹ thuật Giám đốc Tổ SX 2 Tổ SX 3 Tổ SX 3 Tổ SX 2 Phân xưởng may I Phòng bảo vệ Phòng Tổ chức HC Phòng KT cơ điện Phòng KH - vật tư Phòng Tài vụ Cơ cấu tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý