Thực trạng kế toán vật liệu tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải

n đầu kỳ của hàng nhập trong kỳ bình = quân Số lượng hàng + Số lượng hàng còn đầu kỳ nhập trong kỳ Sau đó, tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho bằng cách lấy số lượng hàng hoá xuất kho nhân với đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ. Tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước Theo phương pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trước thì xuất kho trước và lấy trị giá mua thực tế của số hàng đó để tính. Tính theo phương pháp nhập sau, xuất trước. Theo phương pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho sau thì xuất kho trước. Hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. Tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính. Tính trị giá mua vật liệu xuất kho theo phương pháp cân đối. 1. 5. Kế toán chi tiết vật liệu : 1.5.1. Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán qui định, ban hành theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng bộ Tài chính cùng với các văn bản qui định bổ sung, sửa đổi khác. Ngoài ra các doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau : Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập . Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác của các số liệu về nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng qui định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. 1.5.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu : Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau : - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Ngoài ra còn có thể sử dụng các bảng kê nhập-xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản nhanh chóng và kịp thời. 1.5.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu : Việc ghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như việc kiểm tra đối chiếu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương thức sau: Phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp này được hạch toán ở kho và phòng kế toán theo các chỉ tiêu số lượng, số tiền của từng thứ ( danh điểm vật tư hàng hoá) . * Ơ kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng - Thẻ kho do phòng kế toán lập cho từng thứ vật liệu và lập cho từng kho sau khi ghi đầy đủ các yếu tố ở phần trên như tên nhãn hiệu, quy cách danh điểm, định mức dự trữ tối đa tối thiểu, kế toán giao cho thủ kho, thẻ kho phải được xắp xếp theo từng loại nhóm, thứ để tiện cho việc ghi chép, đối chiếu, quản lý. - Hàng ngày khi nhận được các chứng từ về nhập xuất vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập - xuất và ghi số lượng vào cột thực tế của chứng từ , phát lại chứng từ cuối ngày ghi vào thẻ kho tính ra số tồn kho và ghi ngay vào thẻ kho đó , lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển những chứng từ đó cho phòng kế toán. * Ơ phòng kế toán, kế toán vật liệu sử dụng sổ chi tiết vật tư hàng hoá để ghi chép tình hình nhập xuất và tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng, sổ chi tiết được mở cho từng thứ vật liệu và mở cho từng kho. Khi nhận được các chứng từ nhập-xuất vật liệu do thủ kho gửi đến, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ . Phân loại chứng từ và ghi vào sổ chi tiết vật liệu tính ra số tồn kho cuối ngày, cuối tháng hay vào một thời điểm cần thiết nào đó kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Mặt khác, kế toán vật liệu còn phải lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp có thể khái quát bằng sơ đồ sau đây: Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ chi tiết Báo cáo tổng hợp N - X - T N - X - T Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu + Ưu điểm: ghi chép sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, rễ hiểu, rễ kiểm tra đối chiếu số lượng và phát hiện các sai sót. + Nhược điểm: ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành cùng vào cuối tháng cho nên hạn chế chức năng kiểm tra. + Phạm vi áp dụng: được áp dụng trong các doanh nghiệp có chủng loại vật tư hàng hoá ít, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập - xuất không thường xuyên, trình độ kế toán còn hạn chế. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Ơ kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng giống như phương pháp ghi thẻ song song. * Ơ phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu của vật liệu luân chuyển trong tháng và số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và số tiền. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm và mở cho từng kho và từng người chịu trách nhiệm vật chất, mỗi thứ vật tư hàng hoá được ghi vào một dòng trong sổ và được ghi một lần vào cuối tháng . Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, xắp xếp phân loại chứng từ theo từng thứ Cuối tháng hoặc vào thời điểm nào đó kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu giữa sổ đối chiếu luân chuyển và số liệu trên thẻ kho. Khái quát sổ đối chiếu luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu + Ưu điểm : Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm hết do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm : Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị ) việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. Phương pháp sổ số dư Đặc điểm chủ yếu của phương pháp này là ở kho ghi chép theo chỉ tiêu số lượng, phòng kế toán ghi chép theo chỉ tiêu số tiền. * Ơ kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất và tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng giống như phương pháp ghi thẻ song song, đồng thời sử dụng sổ số dư để cuối tháng ghi chuyển số tồn kho của từng thứ vật liệu từ thẻ kho vào sổ số dư theo chỉ tiêu số lượng. Sổ số dư do kế toán mở và được mở cho từng kho, được dùng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và số tiền, thủ kho ghi cột số lượng, còn phòng kế toán ghi cột số tiền, sau khi ghi vào cột số lượng thủ kho chuyển sổ số dư cho phòng kế toán. * Ơ phòng kế toán : kế toán vật liệu sử dụng bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất vật liệu để ghi chép hàng ngày hoặc định kỳ tình hình nhập xuất theo chỉ tiêu số tiền theo từng nhóm vật liệu, theo từng kho và sử dụng bảng tổng hợp xuất tồn kho của vật liệu để phản ánh tổng số vật liệu luân chuyển trong tháng và số tồn kho cuối tháng theo chỉ tiêu số tiền, theo từng nhóm. Trình tự: Khi nhận được chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và phân loại chứng từ theo nhóm và ghi vào bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất, cuối tháng tổng hợp số liệu trên bảng luỹ kế nhập- xuất để ghi vào bảng tổng hợp nhâp-xuất-tồn, mặt khác khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi đến, kế toán phải tính ra cột số tiền theo giá hạch toán, cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng cột số tiền trên sổ số dư với bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn. Khái quát phương pháp sổ số dư theo sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất B. kê nhập Bảng tổng hợp N - X - T B. kê xuất Sổ số dư B. kê luỹ kế nhập B. kê luỹ kế xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu + Ưu điểm : Giảm bớt số lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. + Nhược điểm : Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trước số lượng có và tình hình tăng giảm về lượng của loại vật liệu mà phải xem số lượng trên thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó khăn. + Phạm vi áp dụng : Phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế xuất nhập vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu dùng giá hạch toán để hạch toán, yêu cầu quản lí và trình độ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. 1.6. Kế toán tổng hợp vật liệu: Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.6.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là việc nhập, xuất vật tư, hàng hoá được thực hiện thường xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào TK nguyên vật liệu tương ứng. Tài khoản sử dụng : - TK 152 Nguyên liệu, vật liệu - TK 331 Phải trả người bán Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111,112, 141, 128, 222, 241 , 411, 627, 641 , 642... Trình tự kế toán vật tư, hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111,112,141,331 TK 152, 156 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất dùng để chế tạo SP nhập kho ( Trường hợp tính VAT : - Trực tiếp : giá nhập là tổng giá thanh toán. - Khấu trừ : giá nhập không bao gồm VAT ) TK 222, 228, 411 TK 627, 632, 641, 642 Tăng vật tư, hàng hoá từ Xuất dùng để phục vụ nguồn khác n/cầu khác & xuất bán 1.6.2. Kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ : Phương pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất kho vật tư, hàng hoá ở các TK hàng tồn kho. Tài khoản sử dụng : TK 152 khác với phương pháp kê khai thường xuyên đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK 152 (151) không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đi đường lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611-mua hàng. Ngoài ra kế toán cũng sử dụng được các TK liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên. Sổ kế toán tổng hợp vật liệu : - Sổ chi tiết thanh toán với người bán ( TK 331) - Bảng kê số 3 : Tính giá thành thực tế vật liệu. - Nhật ký chứng từ số 5. - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu. Trình tự kế toán vật tư, hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 152, 153, 156 TK 611 TK 627, 641, 642 Kết chuyển hàng tồn Vật tư, hàng hoá xuất đầu kỳ dùng cho SXKD TK 111, 112, 141, 331... TK 157, 632 Nhập kho vật tư Vật tư, hàng hoá bán ra hàng hoá ( cuối kỳ ) Cuối kỳ, kết chuyển hàng tồn cuối kỳ Chương II thực trạng kế toán vật liệu tại công ty thương mại và sản xuất Vật Tư Thiết Bị GTVT 2.1. đặc điểm chung của Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT 2.1.1 Lịch sử phát triển của Công ty : Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải tên giao dịch là: TRADING AND MANUFACTURING EQUIPMENT MATERIALS FOR TRANSPORTATION COMPANY Tên viết tắt T.M.T Công ty được thành lập từ năm 1976 theo quyết định số 410 QĐ/TCCB-LĐ ngày 27/10/1976 với tên gọi “ Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT “ hoạt động theo cơ chế bao cấp. Trụ sở đóng tại số 83 phố Triều khúc - Quận Thanh xuân bắc - TP. Hà nội. Đến năm 1993 theo sự sắp xếp lại các DNNN, Bộ GTVT ra quyết định số 602 QĐ/ TCCB-LĐ ngày 05/4/1993, thành lập DNNN : Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT trên cơ sở Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT cũ và trực thuộc Liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT. Doanh nghiệp được tổ chức theo hình thức Quốc doanh hạch toán độc lập, với ngành, nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất và cung ứng vật tư thiết bị cơ khí GTVT. Năm 1998 với sự phát triển mạnh mẽ của cơ chế thị trường, cùng với những quy định về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quản lý Nhà nước và cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ GTVT, để đáp ứng kịp thời yêu cầu của một nền kinh tế mở , Bộ GTVT đã ra quyết định số 2195/1998/QĐ-BGTVT ngày 01/9/1998 đổi tên DNNN: “ Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT “ thành: “Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT “ trực thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT. Đây là thời kỳ thay đổi cơ bản về tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh, chuyển đổi từ mô hình quản lý “Liên hiệp xí nghiệp“ sang mô hình quản lý “Tổng công ty” với ngành, nghề bổ sung: Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư , thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản và hàng tiêu dùng; Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải hàng hoá. Với chức năng và nhiệm vụ của một DNNN, nhất là trên lĩnh vực sản xuất và thương mại trong cơ chế thị trường cạnh tranh quyết liệt, bên cạnh đó những tồn tại do cơ chế cũ để lại không ít, nhưng Công ty luôn chủ động tìm kiếm thị trường dần khắc phục những khó khăn bất cập để tìm chỗ đứng trong hoàn cảnh mới. Với ngành nghề phong phú và đa dạng, cùng với sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty, Công ty đã từng bước khẳng định mình và ngày càng phát triển. Các chỉ tiêu như : Doanh thu, nộp ngân sách và thu nhập bình quân của Công ty luôn tăng trưởng, năm sau cao hơn năm trước. Năm Các chỉ tiêu 1999 2000 2001 KH 2002 - Doanh thu 68 tỷ đồng 164 tỷ đồng 333 tỷ đồng 380 tỷ đồng - Nộp NSNN 10 tỷ đồng 40 tỷ đồng 58 tỷ đồng 60 tỷ đồng - TNBQ 1,2 tr.đ 1,8 tr.đ 2,0 tr.đ 2,2 tr.đ Nhìn chung, Công ty thương mại và sản xuất vật tư, thiết bị GTVT là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ với số vốn kinh doanh ban đầu là: 190 triệu đồng. Trong đó: - Vốn lưu động: 76 triệu đồng - Vốn cố định: 114 triệu đồng. Theo nguồn vốn: - Vốn ngân sách cấp: 115 triệu đồng - Nguồn vố công ty tự bổ sung: 75 triệu đồng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, Công ty cũng từng bước đi lên và đạt được những thành công rực rỡ. Sau nhiều năm hoạt động, số vốn kinh doanh của công ty tăng lên đáng kể. Năm 1999, tổng tài sản của công ty là 27.551.624.254 đồng, trong đó: - Tài sản lưu động : 25.408.078.066 đồng - Tài sản cố định : 2.143.546.188 đồng Theo nguồn vốn: - Nợ phải trả : 25.708.607.643 đồng - Nguồn vốn chủ sở hữu : 1.843.016.611 đồng Trong năm, nguồn vốn kinh doanh là: 1.316.939.650 đồng. Trong đó: - Vốn ngân sách : 524.124.510 đồng - Vốn tự bổ sung của công ty : 792.815.140 đồng Năm 2000, tổng tài sản của công ty là : 62.138.256.261 đồng, trong đó: - Tài sản lưu động : 57.951.606.794 đồng - Tài sản cố định : 4.186.649.467 đồng Theo nguồn vốn: - Nợ phải trả : 60.692.752.947 đồng - Nguồn vốn chủ sở hữu: 1.445.503.314 đồng Trong năm 2001, nguồn vốn kinh doanh là : 1.205.157.442 đồng. Trong đó: - Vốn ngân sách: 724.124.510 đồng - Còn lại là số vốn tự bổ sung của công ty. Về lợi nhuận, từ khi bắt đầu hoạt động đến nay, lợi nhuận hàng năm của công ty luôn cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có hiệu qủa. Năm 1999, con số đó là 544.530.553 đồng. Nộp cho ngân sách nhà nước: 9.671.111.166 đồng. Đến năm 2000, doanh thu của công ty tăng cao so với năm trước nhưng lợi nhuận lại giảm, do khoản chi phí lãi vay quá cao đã làm cho lợi nhuận của công ty giảm và đạt : 230.753.812 đồng, song tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước của công ty vẫn tốt đẹp: 39.705.065.828 đồng nộp cho ngân sách nhà nước. Cùng với sự tăng trưởng không ngừng của công ty, đời sống của cán bộ công nhân viên cũng ngày càng được cải thiện. Khi mới đi vào hoạt động tiền lương tháng của một cán bộ CNV là 300.000 đồng/tháng. Năm 1998 : 575.838 đồng /tháng Năm 1999 : 728.515 đồng/tháng Năm 2000 : 1.267.777 đồng/tháng Năm 2001 : 1.454.860 đồng/tháng. Năm 1999, nhờ vào sự phát triển trên công ty đã đầu tư xây dựng mới và chuyển trụ sở tới 199B Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Hiện nay, công ty vẫn tiếp tục đảy mạnh việc thực hiện tốt các kế hoạch sản xuất do Tổng công ty cơ khí GTVT giao, đồng thời tự khai thác công việc, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tỷ suất lợi nhuận để tái sản xuất mở rộng, tăng thu nhập và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác quản lý và bộ máy sản xuất của Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT . Sau quá trình nghiên cứu và cải tiến bộ máy quản lý đến nay Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo sơ đồ trực tuyến gồm 3 phòng ban, 2 trung tâm, 1 chi nhánh và 1 xí nghiệp. Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất của công ty Ban giám đốc Trung tâm XKLĐ Phòng kinh doanh XNK Trung tâm bảo hành SP Phòng tài chính kế toán Xí nghiệp lắp ráp xe máy Phòng tổ chức hành chính hợpkhợp Chi nhánh TP. HCM Ban Giám đốc gồm Giám đốc và phó Giám đốc gồm: - Giám đốc: Là người đứng đầu trong Công ty, có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, vừa đại diện cho nhà nước, vừa đại diện cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty, các khoản giao nộp nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Bên cạnh đó, Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và pháp luật về điều hành công ty, là đại diện pháp nhân của công ty. - Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành Công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc giao. Các phòng ban khác có chức năng: - Phòng tổ chức hành chính: + Có chức năng hành chính, bảo vệ, pháp chế + Tổ chức đời sống, khám chữa bệnh cho CB CNV + Tổ chức lao động - tiền lương, tuyển dụng, bố trí, đào tạo cán bộ quản lý nhân sự, chế độ chính sách, đào tạo bồi dưỡng huấn luyện CB CNV. + Thực hiện thi đua khen thưởng và bảo hộ lao động. - Phòng kinh doanh XNK: + Lập kế hoạch sản xuất, tổ chức phối hợp với các phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch đặt ra. + Ký kết, thực hiện các hợp đồng kinh tế đầu ra, đầu vào theo kế hoạch. + Tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình sản xuất của xí nghiệp . - Phòng tài chính kế toán: + Thực hiện chức năng tài chính, hạch toán kế toán, thống kê. + Thực hiện chức năng kiểm tra, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh. - Trung tâm xuất khẩu lao động: - Trung tâm bảo hành sản phẩm: Một cửa hàng bán lẻ hàng hoá xe gắn máy. - Xí nghiệp lắp ráp xe máy: Gồm 2 phân xưởng sản xuất chính là phân xưởng lắp ráp động cơ và phân xưởng lắp ráp xe máy. Có nhiệm vụ lắp ráp thành xe thành phẩm theo kế hoạch của phòng kinh doanh đề ra. - Chi nhánh TP HCM: Hiện nay là 1 cửa hàng giới thiệu và bán hàng hoá cho công ty tại TP HCM. 2.1.3. Đặc điểm qui trình công nghệ chế tạo sản phẩm và tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty thương mại và sản xuất VTTB. GTVT : * Nhiệm vụ chính của Công ty là kinh doanh XNK và lắp ráp xe gắn máy 02 bánh hoàn chỉnh, sau đó tiêu thụ trên thị trường. Công ty chủ yếu thuê ngoài sản xuất lắp ráp xe, do vậy công tác tổ chức sản xuất của công ty khá đơn giản. Tổ chức sản xuất ở công ty gồm 2 phân xưởng sản xuất chính là phân xưởng lắp ráp động cơ và phân xưởng lắp ráp xe máy. Mỗi phân xưởng có chức năng nhiệm vụ khác nhau, kết hợp với nhau trong việc chế tạo xe máy thành phẩm. Sản phẩm xe gắn máy 2 bánh trải qua 2 giai đoạn chủ yếu: Từ lắp ráp động cơ chuyển sang lắp ráp xe máy hoàn chỉnh. Máy móc trang thiết bị phục vụ cho sản xuất là dây chuyền lắp ráp động cơ và dây chuyền lắp ráp xe máy. Quá trình đó có thể khái quát như sau: Các linh kiện, bộ phận của xe được nhập từ 2 nguồn: Nhập khẩu và sản xuất trong nước. Khi xuất kho để lắp ráp, xuất theo từng lô vật liệu nhập, xuất cho xí nghiệp lắp ráp theo kế hoạch của phòng KD XNK. Mọi hoạt động ở xí nghiệp do các tổ nhóm lắp ráp xe tự quản lý, Công ty giao khoán cho từng tổ, khoán cho 1 xe lắp ráp hoàn thiện. * Về trang bị kỹ thuật : Sản phẩm của Công ty trải qua hai giai đoạn chủ yếu, vì vậy máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất là dây chuyền lắp ráp động cơ và dây chuyền lắp ráp xe máy. * Về nguyên vật liệu chính : Là các linh kiện xe máy được cung cấp từ hai nguồn: Nhập khẩu và sản xuất trong nước. Như vậy nguồn cung cấp vật liệu cho Công ty là rất phong phú cho phép công ty chủ động trong sản xuất kinh doanh. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT. Để phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý, phù hợp với khả năng, trình độ của nhân viên kế toán đồng thời để xây dựng bộ máy kế toán tinh giản nhưng đầy đủ về số lượng, chất lượng nhằm làm cho bộ máy kế toán là một tổ chức phục vụ tốt mọi nhiệm vụ của công tác kế toán cũng như những nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đâ lựa chọn phương thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Với phương thức này, toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. ở các bộ phận trực thuộc khác nhau như các chi nhánh, trung tâm, xí nghiệp không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ chuyển về phòng kế toán tập trung. Phòng kế toán có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch giám đốc bằng đồng tiền, việc sử dụng vật tư lao động tiền vốn và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh . Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp - Kế toán Vật tư - Kế toán ZTP - Thủ quỹ - Kế toán: TSCĐ Lương - Kế toán T.toán - Kế toán công nợ - Kế toán tiêu thụ - Kế toán XN - Kế toán CN - 01 kế toán trưởng quản lý chung toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán, điều hành công việc chung của phòng kế toán, có nhiệm vụ theo dõi tất cả các phần hành kế toán, xem xét các bảng biểu, chứng từ, quản lý chung mọi chi phí được hạch toán để lập báo cáo tài chính và trình Giám đốc ký duyệt. - 01 kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu của Công ty và của các đơn vị thành viên trong Công ty báo cáo lên để lập bảng cân đối TK, cân đối kế toán, xác định kết quả kinh doanh. - 01 thủ quỹ kiêm kế toán theo dõi lương, BHXH, TSCĐ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện việc thu, chi tiền mặt. Căn cứ vào bảng chấm công từng bộ phận gửi lên, tiến hành tính lương và phân bổ các khoản chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo đối tượng, lập bảng thanh toán lương và thanh toán lương cho CB CNV Công ty. Đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tính khấu hao TSCĐ. - 01 kế toán vật tư và kế toán ZTP : Tập hợp tính toán các số liệu phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh. Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm. - 01 kế toán theo dõi công nợ và tiêu thụ: Tiến hành các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng, theo dõi, thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng, với Tổng công ty. - 01 kế toán chi nhánh: Làm nhiệm vụ thu thập chứng từ ở chi nhánh chuyển về cho phòng kế toán của công ty. - 01 kế toán xí nghiệp: Làm nhiệm vụ thu thập chứng từ ở xí nghiệp chuyển lên cho phòng kế toán của công ty. * Hình thức kế toán sử dụng: Công ty vận dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thu thập xử lý thông tin nhanh nhậy và ngày càng đưa được phương tiện kỹ thuật tính toán thông tin ở mức độ cao nhất. Hình thức nhật ký chung bao gồm hệ thống sổ: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung , sổ cái, các bảng biểu và chứng từ tổng hợp cùng loại. Sổ kế toán chi tiết Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung ở Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT Chứng từ kế toán Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Hình thức kế toán áp dụng: Để kịp thời phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu Công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. áp dụng hình thức tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.2 thực trạng kế toán vật liệu ở Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT 2.2.1. Đặc điểm của vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư Hàng năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty chủ yếu là lắp ráp xe máy với tỷ lệ nội địa hoá > 50%, sau đó tổ chức tiêu thụ xe nguyên chiếc. Với đặc thù sản phẩm sản xuất ra là xe gắn máy 02 bánh các loại ( Nhiều Model khác nhau ) nên linh kiện để lắp ráp cũng khác nhau và luôn đảm bảo tỷ lệ nội địa hoá với các danh mục như đã đăng ký với Bộ công nghiệp. Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu qui định của Công ty, các đơn vị đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Dựa trên kế hoạch đó Giám đốc trực tiếp tìm kiếm đối tác nước ngoài để ký kết hợp đồng ngoại thương nhập phần linh kiện do nước ngoài sản xuất, đồng thời Giám đốc giao cho phòng KD-XNK tìm kiếm đối tác trong nước để mua linh kiện nội địa hoá và chỉ đạo phòng TCKT chịu trách nhiệm giao dịch với ngân hàng xin vay vốn và mở L/C cho hợp đồng ngoại đã ký kết. Việc giao nhận do phòng KD-XNK trực tiếp đảm nhận. + Đối với linh kiện nhập khẩu, sau khi có thông báo hàng đến của hãng tầu và các thủ tục đối với ngân hàng đã hoàn tất ( Nhận nợ hoặc chấp nhận thanh toán ) thì nhận từ ngân hàng bộ hồ sơ bao gồm: - Hoá đơn thương mại - Phiếu đóng gói hàng hoá - Chứng nhận bảo hiểm hàng hoá - Chứng nhận xuất xứ hàng hoá - Chứng nhận chất lượng hàng hoá... và tiến hành mở tờ khai hàng hoá nhập khẩu, rồi bố trí nhân lực để tiếp nhận hàng chở về kho Công ty. + Đối với linh kiện nội địa hoá (Mua của các cơ sở sản xuất trong nước), sau khi hợp đồng được ký kết, cán bộ phụ trách khâu thu mua sẽ tạm ứng tiền để đặt cọc cho các đối tác. Theo qui định trong hợp đồng đối tác sẽ chuyển hàng về kho của Công ty. Bộ phận tiếp nhận cũng như thủ kho được phòng kinh doanh giao cho theo dõi kiểm tra chủng loại, số lượng vật tư để có căn cứ hạch toán và thanh quyết toán với người cung cấp. 2.2.2. Phân loại đánh giá vật liệu : 2.2.2.1. Phân loại vật liệu: Với đặc thù của linh kiện phục vụ cho việc sản xuất lắp ráp xe gắn máy 02 bánh được tính theo tỷ lệ nội địa hoá như đã nêu ở trên, căn cứ vào đó phân loại vật liệu thành các loại sau: - Linh kiện nhập ngoại: bao gồm 98 chi tiết chiếm khoảng 45% - Linh kiện nội địa: bao gồm 26 loại linh kiện chiếm trên 50% 2.2.2.2. Đánh giá vật liệu ở Công ty : Về nguyên tắc đánh giá vật liệu là phải đánh giá theo giá mua thực tế ghi trên hoá đơn của vật liệu và các chi phí thu mua mà Công ty phải bỏ ra để có được vật liệu đó. Khi tổ chức kế toán vật liệu, Công ty sử dụng giá thực tế đích danh. Giá thực tế vật liệu nhập kho được tính như sau: + Đối với hàng mua trong nước Giá vốn = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thực tế không bao gồm thuế VAT thu mua + Đối với hàng nhập khẩu Giá vốn = Giá mua + Thuế NK + V/ chuyển + B/hiểm + CF thu thực tế ( CIF , FOB ...) (nếu có) (nếu có) (nếu có) mua - Đồng thời tính toán trị giá linh kiện xuất dùng trong kỳ căn cứ vào bảng kê chi tiết xuất kho linh kiện xe máy của kho chuyển lên theo giá thực tế. Việc tính toán đó được thực hiện bằng cách sau: Trị giá thực tế của vật liệu = Số lượng x Giá T.tế xuất dùng trong kỳ vật liệu xuất kho trong kỳ đích danh 2.2.3. Kế toán chi tiết vật liệu : Để theo dõi chi tiết vật liệu, kế toán sử dụng phương pháp thẻ song song. Tại kho và phòng kế toán cùng theo dõi vật liệu căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất. Cụ thể như sau : 2.2.3.1. Phiếu nhập kho : Là chứng từ gốc phản ánh tình hình nhập kho vật liệu về số lượng . Khi vật liệu mua về được bộ phận kho kiểm tra căn cứ vào hoá đơn của nhà cung cấp rồi xác nhận chủng loại, số lượng thực tế vật liệu do người vận tải chuyển đến, sau đó nhập vào kho. Chứng từ nhập kho là “ Phiếu nhập kho “ (mẫu số 03-vật tư ) do phòng TCKT lập làm ba liên trên cơ sở bảng kê chi tiết nhập kho vật liệu của kho chuyển lên. Liên 1: Lưu cuối phiếu ở phòng TCKT. Liên 2: Thủ kho giữ để làm cơ sở ghi thẻ kho Liên 3: Gửi kèm với hoá đơn thanh toán cho kế toán thanh toán. h Tại kho khi nhận được hàng do người vận tải chuyển đến kèm theo hoá đơn của nhà cung cấp, thủ kho kiểm tra số lượng, chủng loại hàng, đưa hàng vào kho và làm bảng kê nhập hàng chuyển lên phòng kinh doanh để làm phiếu nhập kho. Đồng thời ghi thẻ kho cho từng thứ, loại vật liệu theo số lượng nhập thực tế. Minh hoạ các phiếu nhập kho: - Phiếu nhập linh kiện nhập khẩu T11/2001: TK số 151 cùng bộ chứng từ nhập khẩu 16.300 bộ linh kiện động cơ xe T 110 và C100 của CHONG QING ( TQ ) + Trích phiếu nhập kho số 01/11 và 02/11 ngày 02/11/2001: - Phiếu nhập linh kiện nội địa T11/2001: Xí nghiệp Kim Hà Nội xuất bán cho Công ty 3.000 bộ giá bắt biển số, 3.000 bộ chân chống hoàn chỉnh, 3.000 bộ cần phanh + lò xo ... xe máy theo hoá đơn GTGT số 035129 ngày 06/11 /2001. + Trích phiếu nhập kho số 233 ngày 06/11/2001: 2.2.3.2. Phiếu xuất kho : Tại kho khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý các chứng từ rồi xuất vật liệu theo yêu cầu của phiếu xuất kho và căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột thực xuất bên phiếu xuất kho. Chứng từ xuất kho là “ Phiếu xuất kho “ (mẫu số 02-vật tư ). Đây là chứng từ phản ánh xuất kho vật liệu dùng cho sản xuất do phòng TCKT lập làm 3 liên (cũng giống như phiếu nhập kho). Minh hoạ các phiếu xuất kho: + Trích phiếu xuất linh kiện phần nhập khẩu và phiếu xuất linh kiện phần nội địa ngày 30/11/2001: 2.2.3.3. Phương pháp ghi sổ : Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. * ở kho : Thủ kho tiến hành ghi số lượng vật liệu theo bảng kê chi tiết nhập, xuất linh kiện xe máy căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất, sau đó chuyển về phòng TCKT Công ty kèm theo hoá đơn để làm cơ sở hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn linh kiện. Bảng kê chi tiết nhập - xuất linh kiện được ghi chép cho từng đợt giao nhận hàng căn cứ vào các chứng từ xuất - nhập. Định kỳ 5-10 ngày kế toán kho (thuộc xí nghiệp) chuyển chứng từ nhập-xuất linh kiện về phòng TCKT Công ty. Ví dụ minh hoạ bảng kê chi tiết nhập linh kiện xe máy Ngày 06 tháng 11 năm 2001 Theo hợp đồng số : 180901/TMT-KHN Bên giao: Xí nghiệp kim Hà nội Người giao: Anh Tĩnh Số hoá đơn: 035129 ngày 06/11/2001 Bên nhận Xí nghiệp SX và KD xe gắn máy T.M.T Người nhận: Nguyễn Minh Hiền STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Chân chống hoàn chỉnh Bộ 3.000 Ba ngàn 2 Cần phanh + lò xo Bộ 3.000 Ba ngàn 3 Giá bắt biển số chiếc 3.000 Ba ngàn 4 Tay dắt sau chiếc 3.000 Ba ngàn Đại diện bên giao Đại diện bên nhận bảng kê chi tiết xuất kho linh kiện xe máy Liên 3 Ngày 25 tháng 11 năm 2001 Bên giao : Kho Người giao : Nguyễn Minh Hiền Bên nhận : Xưởng lắp ráp xe máy Người nhận: Nguyễn văn Thực Loại xe : JIULONG 100 STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Bộ linh kiện NK xe máy TQ hiệu JL 100 Bộ 500 (Năm trăm bộ) 2 Giảm xóc sau Bộ 500 3 Lốp trước + sau Bộ 500 4 Săm + dây lót vành cái 500 5 Yên xe cái 500 6 Pô cái 500 7 Chân chống hoàn chỉnh cái 500 8 Cần phanh cái 500 9 Cần số cái 500 10 Còi cái 500 ... ................. ........ Đại diện bên giao Đại diện bên nhận * ở phòng kế toán : Sau khi nhận được bảng kê nhập - xuất ở kho chuyển lên, kế toán vật liệu tiến hành lập phiếu nhập - xuất kho và vào sổ chi tiết TK 152 tình hình nhập - xuất linh kiện về số lượng và giá trị theo giá thực tế . Kế toán theo dõi thanh toán với người bán căn cứ vào hoá đơn, chứng từ ghi sổ tài khoản 331 Theo ví dụ minh hoạ ở trên kế toán ghi sổ chi tiết TK 152 theo dõi từng loại linh kiện theo từng lô xe : Chân chống của lô 1.000 xe JIULONG 100 Số Ngày Diễn giải TK Đơn Nhập Xuất Tồn hiệu tháng Đ.Ư giá SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền 233 06/11 Nhập chân chống 331 47.272,727 3.000 141.818.181 25/11 Xuất cho SX 621 47.272,727 500 23.636.364 2.500 118.181.817 Cộng PS T11 3.000 141.818.181 500 23.636.364 2.500 118.181.817 Phòng kế toán theo dõi thứ, nhãn, loại vật liệu trên sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và kế toán sẽ được tiến hành vào cuối tháng. Số lượng tồn kho thực tế sẽ được đối chiếu với cột tồn số lượng của loại thứ vật liệu tương ứng trong sổ của kế toán chi tiết vật liệu . Đồng thời căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ chi tiết để đối chiếu với cột số tiền, tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu của kế toán tổng hợp. + Trích bảng tổng hợp nhập - xuất -tồn NVL tháng 11/2001: ( xe JL100 và xe JL110-A ) Trích sổ chi tiết TK 331 " Xí nghiệp kim Hà nội" Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số dư Số hiệu NT Đ. Ư Nợ Có Nợ Có Dư 31/10/2001 50.000.000 035129 (PNK số 233) 06/11 Mua chân chống ... 3.000 bộ Thuế VAT đầu vào 152 133 278.181.813 27.818.187 Số 104 21/11 Trả tiền hàng 112.1 250.000.000 Cộng PS T10 250.000.000 306.000.000 Dư 30/11/2001 106.000.000 Trích sổ chi tiết TK 331 nhập khẩu " CHONG QING" Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số dư Số hiệu NT Đ. Ư Nợ Có Nợ Có Dư 31/10/2001 24.132.624.760 Tờ khai 151 (PNK số 01/11) 02/11 Nhập 16.300 bộ linh kiện động cơ ( Trị giá: 1.780.100 $ ) 152 26.814.027.511 Số 75 22/11 Thanh toán nốt 10% 311 144 2.547.332.613 134.070.138 Cộng PS T11 2.681.402.751 26.814.027.511 Dư 30/11/2001 0 0 Hình thức thanh toán trong trường hợp linh kiện nhập ngoại thường là bằng L/C trả ngay không huỷ ngang 90% trị giá hợp đồng và 10% còn lại thanh toán bằng TTR sau 20 ngày kể từ ngày nhận hàng. Nguồn thanh toán chủ yếu bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng ( 95% trị giá hợp đồng ) và bằng vốn tự có ( 5% ký quỹ trước khi mở L/C ) 2.2.4. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu : ở Công ty chỉ xảy ra trường hợp tăng vật liệu do mua ngoài: Vật liệu nhập kho công ty chủ yếu là từ hai nguồn chính là nhập khẩu và thu mua trong nước nên việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, để thuận tiện cho việc theo dõi, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu . ở công ty không có trường hợp hàng về hoá đơn chưa về trong tháng hoặc ngược lại vì vậy kế toán ghi sổ đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. Khi mua nguyên vật liệu về kho thì có hai trường hợp xẩy ra là Đối với hàng nhập khẩu: nếu giá mua là giá FOB, Công ty phải thuê vận chuyển từ cảng đi tới cảng đến và mua bảo hiểm cho lô hàng. Căn cứ vào “hoá đơn cước phí vận chuyển” và " hoá đơn bảo hiểm" làm cơ sở lập chứng từ xin thanh toán, đồng thời tính vào giá vốn vật liệu. Tiền mua bảo hiểm được hạch toán vào tài khoản 142.2 " Chi phí chờ kết chuyển " , khi hàng về nhập kho kế toán kết chuyển vào giá vốn của vật liệu. Nếu giá mua là giá CIF hoặc CIP thì hạch toán tương tự nhưng không có tiền vận chuyển và tiền bảo hiểm. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán xác định giá vốn thực tế của lô hàng theo công thức sau: Giá vốn = Giá mua + Thuế NK + V/ chuyển + B/ hiểm + CF thu thực tế ( CIF , FOB ...) (nếu có) (nếu có) (nếu có) mua và ghi sổ : Nợ TK 152 (nhập khẩu) : Giá vốn thực tế Có TK 331 (người bán) : Giá mua Có TK 331 (vận chuyển) : Cước vận chuyển Có TK 333.3 (thuế nhập khẩu) : Thuế nhập khẩu Có TK 142.2 (chi phí chờ kết chuyển) : Phí bảo hiểm đồng thời phản ánh số thuế GTGT hàng nhập khẩu: Nợ TK 133.1: tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu Có TK 333.12: tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu Mặt khác căn cứ vào chứng từ thanh toán kế toán ghi Nợ TK 331 (thanh toán với người bán) Nợ TK 331 (thanh toán với người vận chuyển) Có TK 1111 (tiền mặt) Có TK 1121 ( TGNH) Có TK 144 (ký quỹ) Có TK 311 (vay ngắn hạn ngân hàng) - Đối với linh kiện nội địa : khi linh liện mua về nhập kho, nếu nhà cung cấp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT thì căn cứ vào dòng cộng tiền hàng trong hoá đơn (không bao gồm thuế VAT) kế toán ghi : Nợ TK 152 (nội địa hoá): trị giá tiền NVL Có TK 331 : trị giá tiền NVL đồng thời ghi: Nợ TK 133.1: tiền thuế VAT Có TK 331: tiền thuế VAT Nếu nhà cung cấp áp dụng hình thức tính thuế GTGT trực tiếp thì giá vốn linh kiện được tính như sau: Giá vốn thực tế = Giá hoá đơn - Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT được khấu trừ = Giá hoá đơn x 3% Kế toán ghi: Nợ TK 152 giá vốn thực tế Nợ TK 133.1 thuế GTGT Có TK 331 tổng giá thanh toán Trong tháng 11/2001 tình hình nhập linh kiện của đơn vị như sau: + Trích bảng kê tổng hợp nhập linh kiện phần nhập khẩu tháng 11/2001: Việc ghi sổ nhật ký chung được thể hiện: Hạch toán nhập linh kiện nhập khẩu: Nợ TK 152 28.151.238.511 Có TK 331(NK) 26.814.027.511 Có TK 333.3 1.337.211.000 đồng thời: Nợ TK 133.1 2.808.144.000 Có TK 333.12 2.808.144.000 + Trích bảng kê tổng hợp nhập linh kiện phần nội địa tháng 11/2001: ( xe JL100 và xe JL110-A ) Trích nhật ký chung T11/2001 mục nhập kho linh kiện Sô Chứng từ Nội dung Đã ghi TK Số phát sinh TT SH NT sổ cái đối ứng Nợ Có 113 30/11 Nhập LK nhập ngoại 152 331 26.814.027.511 26.814.027.511 113 30/11 Nhập LK nhập ngoại(TNK) 152 333.3 1.337.211.000 1.337.211.000 113 30/11 Nhập LK nội địa 152 331 6.630.990.625 6.630.990.625 Cộng 34.782.229.136 34.782.229.136 Số liệu ở sổ nhật ký chung được sử dụng để ghi sổ cái tài khoản 152 và 331 Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung thì việc hạch toán tổng hợp nhập vật liệu ở Công ty sử dụng sổ cái TK 152 và TK 331 . Khi theo dõi thanh toán thì sử dụng TK 111, 112, 141, 311. Trích sổ tổng hợp TK 331 T11/2001 NT Chứng từ Diễn giải Trang TK Số tiền ghi sổ Số NT NKC Đ.Ư Nợ Có Dư 31/10/2001 24.132.624.760 30/11 108 30/11 Trả tiền hàng 42 111 1.463.666.000 30/11 110 30/11 nt 42 112 2.571.345.144 30/11 111 30/11 nt 42 144 134.070.138 30/11 111 30/11 nt 43 311 2.547.332.613 30/11 113 30/11 Mua VT phục vụ SX 43 154 1.362.000 30/11 113 30/11 Mua LK nội địa 43 152 6.630.990.625 30/11 113 30/11 Thuế VAT đầu vào 43 133 941.501.108 30/11 113 30/11 Mua linh kiện (NK) 43 152 28.151.238.511 30/11 114 30/11 Trả tiền hàng 44 141 128.855.000 Cộng PS T11/2001 6.845.268.895 35.725.092.244 Dư 30/11/2001 4.747.198.589 2.2.5. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu : Trong điều kiện thực hiện sản xuất hàng hoá theo nguyên tắc của hạch toán kinh doanh, giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm được coi là một yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất và tính vào giá thành sản phẩm. Để phản ánh tình hình xuất vật liệu Công ty sử dụng giá thực tế đích danh. Việc nhập xuất linh kiện diễn ra thường xuyên và nhiều chủng loại theo bộ xe/ loại xe, do đó mỗi lần xuất phải lập 02 bảng kê chi tiết cho từng loại xe theo - Linh kiện nhập ngoại - Linh kiện nội địa Đến cuối kỳ phòng TCKT Công ty căn cứ vào các bảng kê chi tiết để tính toán trị giá của linh kiện xuất trong kỳ. Ví dụ: Số phát sinh trong tháng 11/2001 căn cứ vào bảng tổng hợp xuất trong tháng phần nhập khẩu và nội địa Bảng kê tổng hợp xuất linh kiện phần nhập khẩu tháng 11/2001 ( Biểu 1 ) STT Loại xe Đơn giá Xuất (đồng) Số lượng Giá trị 1 JIULONG 100 2.072.484 500 1.036.242.000 2 JIULONG 110-A 2.155.368 1.000 2.155.368.000 Cộng 1.500 3.191.610.000 zzz Bảng kê tổng hợp xuất linh kiện phần nội địa tháng 11/2001 ( Biểu 2 ) STT Loại xe Đơn giá Xuất Số lượng Giá trị 1 JIULONG 100 - Giảm xóc sau 172.727 500 86.363.500 - ắc quy (bình) 71.580 500 35.790.000 - Bộ chân chống (bộ) 47.272,727 500 23.636.364 - Bộ đồ nghề (bộ) 22.500 500 11.250.000 - Bố thắng (cặp) 7.331 500 3.665.500 - Cần số (cái) 18.967 500 9.483.500 ................ .......... 500 .............. Cộng 1 707.979.000 2 JIULONG 110-A - .............. .......... 1.000 ........... - Lốp (bộ) 85.455 1.000 85.455.000 - Vành (cặp) 62.565 1.000 62.565.000 - Xích (sợi) 32.000 1.000 32.000.000 - Yên (cái) 144.550 1.000 144.550.000 - Giảm xóc sau 172.727 1.000 172.727.000 Cộng 2 1.152.712.979 Tổng cộng 1.860.691.979  Hạch toán tổng hợp trên sổ nhật ký chung: Nợ TK 621 5.052.301.979 Có TK 152 (biểu 1) 3.191.610.000 Có TK 152 (biểu 2) 1.860.691.979 Trích nhật ký chung T11/2001 mục xuất kho linh kiện Sô Chứng từ Nội dung Đã ghi TK Số phát sinh TT SH NT sổ cái đối ứng Nợ Có 115 30/11 Xuất LK nội địa cho SX 621 152 1.860.691.979 1.860.691.979 115 30/11 Xuất LK nhập ngoại cho SX 621 152 3.191.610.000 3.191.610.000 Cộng 5.052.301.979 5.052.301.979 Số liệu trên nhật ký chung được sử dụng để ghi sổ cái tài khoản 152 và 621 Cuối kỳ kết chuyển vào tập hợp chi phí tính giá thành xe máy thành phẩm phần chi phí nguyên vật liệu chính, kế toán ghi : Nợ TK 154 5.052.301.979 Có TK 621 5.052.301.979 Với đặc thù của việc lắp ráp xe máy, linh kiện chỉ xuất cho sản xuất chính. Trong kỳ không có sản phẩm dở dang. Trích sổ tổng hợp TK 152 T11/2001 NT Chứng từ Diễn giải Trang TK Số tiền ghi sổ Số NT NKC Đ.Ư Nợ Có Dư 31/10/2001 1.645.272.731 30/11 113 30/11 Nhập kho LK nội địa 43 331 6.630.990.625 30/11 113 30/11 Nhập kho LK NK 43 331 28.151.238.511 30/11 113 30/11 Thuế NK linh kiện 43 333.3 1.337.211.000 30/11 115 30/11 Xuất LK nội địa cho SX 44 621 1.860.691.979 30/11 115 30/11 Xuất LK NK cho SX 44 621 3.191.610.000 Cộng PS T11/2001 34.782.229.136 5.052.301.979 Dư 30/11/2001 31.375.199.888 Trích sổ tổng hợp TK 621 T11/2001 NT Chứng từ Diễn giải Trang TK Số tiền ghi sổ Số NT NKC Đ.Ư Nợ Có 30/11 115 30/11 LK nội địa xuất cho SX 44 152 1.860.691.979 30/11 115 30/11 LK NK xuất cho SX 44 152 3.191.610.000 30/11 115 30/11 K/c chi phí NVL vào Z 44 154 5.052.301.979 Cộng PS T11/2001 5.052.301.979 5.052.301.979 Chương III Hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một trong những doanh nghiệp sản xuất lắp ráp xe máy có nguồn gốc từ Trung quốc. Trong cơ chế thị trường hiện nay, nhiều doanh nghiệp nhà nước cũng như tư nhân cùng hoạt động trong lĩnh vực này. Do vậy vấn đề cạnh tranh về chất lượng và giá cả rất gay gắt, gây cho Công ty gặp nhiều khó khăn trở ngại trong việc tính toán từ khâu thu mua đến khâu tiêu thụ. Bởi vậy sản phẩm của Công ty đứng vững trên thị trường là một sự cố gắng nỗ lực của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Trong những công lao đó thì phải kể đến sự đóng góp không nhỏ của cán bộ phòng tài chính là người thay mặt giám đốc thực hiện chức năng giám đốc bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty . 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán vật liệu ở Công ty : 3.1.1. Những ưu điểm cơ bản : Qua thời gian tìm hiểu công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT có nhiều ưu điểm cần được phát huy . - Về hệ thống chứng từ : Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ và trình tự ghi chép đơn giản nhưng vẫn đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và cơ sở quản lý giúp cho công tác giám sát tình hình nhập , xuất , tồn kho vật liệu được kịp thời , cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận có liên quan . - Về đánh giá và phân loại vật liệu : Công ty sử dụng giá thực tế đích danh và phân loại vật liệu theo nguồn hình thành là hợp lý bởi việc tính toán giá thành được tính cho từng lô hàng. - Về khâu thu mua : Công ty đã tổ chức được một đội ngũ tiếp liệu tương đối linh hoạt , am hiểu về chất lượng và thị trường giá cả, có tinh thần trách nhiệm cao về những nguyên vật liệu mình mua về. Công ty phải ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với những đơn vị có mặt hàng tốt đạt chất lượng sản phẩm cao, đảm bảo đủ, đúng chủng loại vật liệu mà Công ty đã yêu cầu - Trong khâu dự trữ bảo quản : Công ty luôn dự trữ vật liệu ở mức cần thiết hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không gây lãng phí vốn vì giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm bớt số dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. - Về khâu sử dụng vật liệu : Vật liệu mua về sử dụng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất ,đáp ứng vật liệu kịp thời cho sản xuất và đồng thời tránh lãng phí vật liệu . - Về tổ chức hệ thống sổ kế toán vật liệu : Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung vào theo tháng, theo dõi định kỳ có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật liệu . 3.1.2. Những hạn chế cần phải tiếp tục hoàn thiện : Song bên cạnh những ưu điểm trên cũng còn một số hạn chế cần được nghiên cứu nhằm hoàn thiện thêm công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu của Công ty nói riêng . - Bộ máy kế toán của Công ty : Về đội ngũ kế toán phần lớn được đào tạo chính quy, nhưng do còn quá trẻ nên chưa có kinh nghiệm . Do vậy chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu công tác kế toán và chưa được trang bị phần mềm vi tính hỗ trợ cho công tác kế toán. Mặt khác việc phân cho thủ quỹ kiêm kế toán là không phù hợp. 3.2. Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT. Xuất phát từ thực trạng công tác kế toán vật liệu với mục đích hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu, đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành và phù hợp với đặc thù, yêu cầu quản lý của Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT. Qua thời gian nghiên cứu em mạnh dạn đưa ra các ý kiến sau đây : Thứ nhất : Về việc lập sổ danh điểm vật liệu ở Công ty : Muốn thực hiện được công tác hạch toán vật liệu chính xác và thuận tiện cho việc đưa máy vi tính vào sử dụng, sau khi phân vật liệu thành tùng loại từng nhóm thứ vật liệu thì cần phải lập sổ danh điểm vật liệu . Tên các vật liệu được mã hoá đảm bảo tính thống nhất trong lập trình cũng như sử dụng máy vi tính. Việc mã hoá vật liệu là việc gắn cho mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ một mã số. Để dễ nhận biết thì việc mã số bắt đầu từ số hiệu TK phản ánh đối tượng đó tuỳ thuộc vào số lượng trong từng tài khoản để mã số vật tư theo ít hay nhiều chữ số. Có thể sắp xếp vật liệu chính phụ ...theo nguyên tắc kích cỡ tăng dần ...Như vậy sẽ thuận tiện cho việc sắp xếp bảo quản tại kho và thuận tiện cho việc lấy số liệu hoặc xem một chủng loại vật liệu nào đó khi cần thiết . Thứ hai : Về tổ chức của bộ máy kế toán Do trình độ kế toán chưa đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán và chưa được trang bị phần mềm vi tính hỗ trợ cho công tác kế toán, khi chuyển sang hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trường, Công ty cần phải có kế hoạch bồi dưỡng thêm để nâng cao nghiệp vụ kế toán và đặc biệt quan tâm đến cán bộ quản lý tài chính. Đưa tiến bộ khoa học vào khâu quản lý như đưa phần mềm vi tính vào để hỗ trợ cho công tác kế toán . Bố trí công việc cho phù hợp với chức năng của từng phần hành kế toán. Thứ ba : Về việc hoàn tất thủ tục nhập kho Để đảm bảo tính kịp thời, chính xác thì kế toán chi tiết vật liệu nên thường xuyên kiểm tra đối chiếu với thủ kho về tình hình biến động của từng loại vật liệu, đôn đốc nhân viên tiếp liệu nộp hoá đơn chứng từ sang phòng tài vụ, thanh tra việc theo dõi việc nhập hàng vào sổ chi tiết nhập vật liệu để nhanh chóng hoàn tất thủ tục nhập kho sau mỗi lần đi mua hàng. Có thể như vậy vật liệu tồn kho trên sổ kế toán mới có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng hoá tồn kho so sánh đối chiếu với số liệu vật tư hàng hoá trên sổ kế toán. Số tồn kho thực tế luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán.  kết luận Qua thời gian thực tập tại công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT, được tiếp xúc với bộ máy kế toán của công ty cộng với sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ phòng phòng TC-KT em nhận thấy rằng là một DNNN chuyên sản xuất hàng tiêu dùng, công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT luôn luôn phấn đấu không ngừng trong việc tìm kiếm thị trường và khách hàng, thu hút đầu tư mở rộng sản xuất và nâng cao trình độ kiến thức chung cho toàn thể cán bộ công nhân viên cả về chiều rộng lẫn chiều sâu nhằm đáp ứng kịp với nhu cầu phát triển của nền kinh tế thị trường. Những năm gần đây trước sự cạnh tranh gay gắt của thị trường trong nước cũng như ngoài nước, công ty vẫn đứng vững và tự khẳng định mình trong việc nắm bắt nhu cầu cũng như thị hiếu của người tiêu dùng nhằm đưa ra những sản phẩm mới phù hợp với thị trường. Cùng chung với sự phát triển đó của công ty thì hệ thống quản lý nói chung và và quản lý hạch toán nguyên vật liệu nói riêng đã không ngừng hoàn thiện để đáp ứng với yêu cầu quản lý của công ty. Việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu sản xuất sẽ giúp cho công ty kinh doanh một cách năng động và có hiệu quả hơn. Do quỹ thời gian học tập và nghiên cứu còn hạn hẹp nhưng với sự cố gắng của bản thân và sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo Trần Văn Dung em đã cố gắng vận dụng kiến thức của mình đi sâu vào thực tế công tác vật liệu tại Công ty và mạnh dạn đề xuất ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu ở Công ty. Song không tránh khỏi những khiếm khuyết trong bản chuyên đề vậy em xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự chỉ bảo quý báu của các thầy cô giáo và của cán bộ phòng tài chính của Công ty đã tận tình giúp đỡ và tạo mọi điều kiện cho em. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Văn Dung đã hướng dẫn, dìu dắt em trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành chuyên đề này.