Thực trạng tổ chức công ty kế toán tại công ty cổ phần Traphaco

chính, thường xuyên thông báo với hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị khi trình các báo cáo kết luận và kiến nghị lên đại hội đồng cổ đông. - Ban Giám đốc bao gồm: + Giám đốc Công ty: Thạc sỹ Vũ Thị Thuận. Là người chịu trách nhiệm chính và có quyền cao nhất về công việc sản xuất kinh doanh. Giám đốc là chủ tài khoản, thực hiện trả lương cho cán bộ công nhân viên. + Phó Giám đốc sản xuất: Dược sỹ Phạm Thị Phượng. Là người có quyền chỉ đạo, tổ chức các phân xưởng, các cá nhân về vấn đề liên quan đến sản xuất và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất như: Có tuân theo quy trình công nghệ chế biến, sản phẩm làm ra có đạt tiêu chuẩn kỹ thuật … + Phó Giám đốc tổ chức – hành chính: Dược sỹ Nguyễn Việt Thắng Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các vấn đề liên quan đến nhân sự, bồi dưỡng tuyển chọn cán bộ công nhân viên, giải quyết các chế độ của Nhà nước, chỉ đạo công tác hành chính của công ty. + Phó Giám đốc kinh doanh: Cử nhân Trần Túc Mã. Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kế hoạch kinh doanh, được Giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng SXKD với bạn hàng. Ngoài ra Phó Giám đốc kinh doanh còn phải chịu trách nhiệm lập biểu giá phù hợp, sát với thị trường để tiêu thụ sản phẩm. - Phòng tổ chức hành chính: Nhiệm vụ chính của phòng là bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ. Đào tạo, bồi dưỡng, tuyển chọn cán bộ công nhân viên, xử lý, giải quyết các chế độ của Nhà nước. - Phòng Kinh doanh: Là một phòng quan trọng của Công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc mua, bán hàng đảm bảo việc cung ứng vật tư và sản phẩm đưa ra thị trường, dự báo cung cầu, tham gia lập kế hoạch sản xuất, thu thập lưu trữ và xử lý, báo cáo thông tin cho các bộ phận khác. - Phòng Tài chính – Kế toán: Có chức năng và nhiệm vụ sau: Ÿ Phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách đầy đủ kịp thời, chính xác. Ÿ Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm xác định, cung cấp những thông tin cần thiết cho các đối tượng khác. Ÿ Thực hiện phân tích tình hình tài chính, đề xuất các biện pháp cho ban lãnh đạo Công ty để có đường lối phát triển đúng đắn, đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản trị doanh nghiệp. - Phòng đảm bảo chất lượng: Nhiệm vụ chính của phòng là theo dõi, giám sát và kiểm tra chất lượng đầu vào, quá trình sản xuất và sản phẩm được sản xuất ra. - Phòng nghiên cứu phát triển: Làm công tác nghiên cứu phát triển sản xuất, nghiên cứu thị trường. - Phòng kiểm tra chất lượng: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất dùng. - Phòng Kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất, lên lệnh sản xuất và cung ứng các nguyên liệu đầu vào. - Chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh: Tại đây Công ty cổ phần TRAPHACO đã lập một văn phòng đại diện để giải quyết các vấn đề liên quan đến các tỉnh phía Nam, thu thập thông tin của khách hàng, cung cấp và phân phối hàng hoá cho khách hàng. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty cổ phần TRAPHACO. 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty. Công ty cổ phần TRAPHACO gôm 8 phân xưởng chính có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó mỗi phân xưởng có chức năng nhiệm vụ riêng: ỉ Phân xưởng viên nén: Dùng để sản xuất các loại thuốc dạng viên nén, viên nang, viên bao đường, bao film theo tiêu chuẩn GMP ASEAN (Asean good Manufacturing Practise) được áp dụng trong ngành dược. ỉ Phân xưởng viên hoàn: Có nhiệm vụ chế biến thành thuốc có dạng viên hoàn, trà lan, trà túi lọc…từ các nguyên liệu có nguồn gốc dược liệu được sản xuất theo công nghệ hiện đại. ỉ Phân xưởng thuốc bột: sản xuất các loại dạng thuốc bột để bôi, chủ yếu là loại TRAPHA(loại thuốc khử mùi hôi). ỉ Phân xưởng thực nghiệm: nghiên cứu sản xuất các loại sản phẩm mới, qua quá trình kiểm nghiệm, sau khi hoàn thành sẽ chuyển sang sản xuất chính thức loại sản phẩm hoàn chỉnh, đưa ra thị trường tiêu thụ. ỉ Phân xưởng thuốc ống: Sản xuất các loại thuốc ống thuỷ tinh kiềm hay trung tính ỉ Phân xưởng Tây y: Sản xuất các loại thuốc dạng nước như nước súc miệng, thuốc ho… ỉ Phân xưởng thuốc mỡ: Sản xuất các loại thuốc bôi dạng mỡ hay cream như thuốc trị nấm, kem dưỡng da… ỉ Phân xưởng sơ chế dược liệu: Nhiệm vụ của phân xưởng này là bào chế các loại dược liệu từ dạng thô sang dạng tinh bột mịn, cốm để hình thành các sản phẩm dạng viên hoàn. 2.2. Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty là quy trình giản đơn, khép kín từ khâu đầu đến khâu cuối cùng. Mỗi phân xưởng sản xuất theo một dây chuyền công nghệ khép kín gồm 3 giai đoạn sau: w Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lệnh sản xuất mà tổ trưởng tổ pha chế có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục như: Viết phiếu lĩnh vật tư, vào kho lĩnh vật tư ( Phải cân đong, đo đếm thật chính xác) có sự giám sát của kỹ thuật viên nằm tại phân xưởng sản xuất. Chuẩn bị dụng cụ, trang bị bảo hộ cho công nhân sản xuất. w Giai đoạn sản xuất: Tổ trưởng tổ sản xuất, kỹ thuật viên phải trực tiếp giám sát các công việc pha chế đầu tiên mà công nhân bắt đầu làm, cần thiết có thể chia thành các mẻ nhỏ sau đó phải trộn đều theo lô. Tất cả các công việc này đều được phòng kỹ thuật quản lý có hồ sơ lô. Khi pha chế xong, kỹ thuật viên phải kiểm tra bán thành phẩm, nếu đạt tiêu chuẩn ngành quy định thì công việc tiếp theo mới được tiến hành tiếp. w Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: Khi chuyển về tổ đóng gói, kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và phải có phiếu kiểm nghiệm. Sau đó, mới tiến hành đóng gói nhập kho thành phẩm. Kiểm soát, kiểm nghiệm bán thành phẩm, giám sát thực hiện quy trình kỹ thuật Kiểm nghiệm thành phẩm Nguyên liệu, phụ liệu đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn Nhập kho Đóng gói Sản xuất, pha chế Xuất nguyên liệu, phụ liệu Lệnh sản xuất Sơ đồ2: Sơ đồ tổ chức sản xuất chung của Công ty. Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. I. Đặc điểm bộ máy tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Để phù hợp với địa bàn hoạt động, yêu cầu quản lý bộ máy kế toán của Công ty được xây dựng theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức tổ chức này rất phù hợp với tình hình hiện tại của Công ty: Địa điểm sản xuất phân tán, địa bàn hoạt động rộng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều,… Hiện nay toàn Công ty gồm 21 kế toán ( trong đó bộ phận kế toán tại chi nhánh thành phố HCM gồm 3 kế toán) và phòng kế toán trung tâm được đặt tại 75- Yên Ninh – Ba Đình – Hà Nội. Tại đây công tác kế toán đã được cơ giới hoá, mỗi kế toán viên đều được trang bị một máy vi tính và phòng kế toán có 02 máy in. Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty: Kế toán trưởng Phòng kế toán trung tâm tại 75 – Yên Ninh Nhân viên hạch toán ban đầu từ các cơ sở Kế toán TGNH Kế toán bán hàng Kế toán TM Thủ quỹ Bộ phận KT tại chi nhánh TP.HCM Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán tổng hợp Kế toán Công nợ Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty cổ phần TRAPHACO. Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của các kế toán như sau: Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của Công ty. Là người tổ chức, điều hành bộ máy kế toán, tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty để có thể đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ phận kế toán tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: Thực hiện công tác kế toán bán hàng của Công ty tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam gồm 2 kế toán và 1 thủ quỹ. Hàng tháng gửi các báo cáo kế toán, thống kê kế toán về phòng kế toán trung tâm. Nhân viên hạch toán ban đầu tại các cơ sở ( 102- Thái Thịnh,36 Nguyễn chí Thanh,… ): Thực hiện các phần hành công việc hạch toán ban đầu tại các cơ sở, định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Tại phòng kế toán trung tâm: Ÿ Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán trung có nhiêm vụ sau: + Tổng hợp, tính giá thành sản xuất. + Phân tích tình hình tài chính của công ty. + Tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán để lên các báo cáo kế toán. +Trực tiếp báo cáo với kế toán trưởng về công tác kế toán tại công ty. +Thực hiện hạch toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. • Kế toán vật tư, TSCĐ: +Vào sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ. +Theo dõi khấu hao TSCĐ. +Lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ. +Vào sổ tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. +Hạch toán cũng như vào sổ chi tiết theo dõi nhập, xuất, tồn vật tư. • Kế toán tiền mặt: + Theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt +Lập và hoàn chỉnh các chứng từ liên quan đến tiền mặt • Kế toán tiền gửi ngân hàng: +Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng và với các bộ phận khác có liên quan. + Lập và hoàn chỉnh các chứng từ liên quan đến TGNH. • Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ theo dõi hạch toán tình hình biến động của thành phẩm trên cả hai số lượng và giá trị. Theo dõi và phản ánh quá trình tiêu thụ thành phẩm, tình hình thanh toán với khách hàng. • Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty với các nhà cung cấp, với người mua, với NSNN. • Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thu, chi tiền mặt, lập các báo cáo thu chi hàng tháng, chịu trách nhiệm quản lý và xuất quỹ tiền mặt. 2. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO. w Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. w Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng ngoại tệ khác: Sử dụng Đồng Việt Nam (VND) ghi chép và hạch toán. Khi quy đổi đồng tiền khác: Căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. w Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung w Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ. Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao đặc biệt: áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo quyết định số 166/1999/QĐ - BTC. w Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá trị thực tế Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Đánh giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. w Trích lập và hoàn nhập dự phòng: Căn cứ vào giá trị hàng tồn kho Mức độ tăng, giảm giá trên thị trường 3. Đặc điểm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, BCTC tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Công ty cổ phần TRAPHACO là một doanh nghiệp có quy mô lớn, áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141TC/ CĐKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đã sửa đổi bổ sung. ê Hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ hiện tại của Công ty bao gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn, được xây dựng dựa trên hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành. Trong đó, hệ thống chứng từ bắt buộc được Công ty tuân thủ theo đúng chế độ, còn chứng từ hướng dẫn vẫn có đủ những yếu tố quy định của chứng từ và có thêm một số chỉ tiêu khác phục vụ cho yêu cầu quản lý. Ngoài ra, Công ty không xin cơ quan quản lý Nhà nước mở thêm chứng từ nào theo mẫu riêng. ê Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản hiện tại của Công ty được xây dựng dựa trên: Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/ 01/1995 đã được sửa đổi bổ sung. Yêu cầu quản lý, điều kiện hiện tại và đặc điểm tính chất ngành nghề kinh doanh của TRAPHACO. Hiện nay Công ty áp dụng 56 tài khoản cấp 1 trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, còn lại 20 tài khoản cấp 1 không sử dụng như: TK 121, TK128, TK 141, Tk 161,… Sử dụng 376 tài khoản cấp 2; 21 tài khoản cấp 3; không có tài khoản cấp 4, cấp 5. ê Đặc điểm tổ chức sổ kế toán: Công ty lựa chọn hình thức nhật ký chung để tổ chức sổ kế toán cho đơn vị mình. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra hợp pháp, kế toán nhập dữ liệu vào máy và gõ lệnh với chương trình cài sẵn, máy tính tự động tập hợp vào Sổ Nhật ký chung sau đó máy sẽ tự động ghi vào sổ cái tài khoản liên quan. Đối với các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc mở sổ chi tiết trên máy và vào sổ. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết này kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết và căn cứ vào Sổ cái để lập Bảng cân đối phát sinh. Sau đó đối chiếu số liệu của Bảng tổng hợp chi tiết với các số liệu ghi chép trên Sổ cái. Cuối kỳ, máy sẽ tổng hợp số liệu và đưa ra các Báo cáo tài chính. Hình thức này được thể hiện qua sơ đồ sau: Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Máy tính Nhật ký chung Sổ cái Báo cáo TC Bảng cân đối PS Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết NK Đặc biệt Sơ đồ4: Sơ đồ về hình thức nhật ký chung Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu kiểm tra ê Hệ thống Báo cáo tài chính: Công ty cổ phần TRAPHACO đã sử dụng đầy đủ cả 4 loại BCTC. - Bảng cân đối kế toán (MS B01 – DN) - Báo cáo kết quả kinh doanh (Ms B02 – DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính (MS B09 – BN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (MS B03 – DN) 4. Phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Năm 1995 Công ty cổ phần TRAPHACO đã tiến hành áp dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING. Đây là phần mềm có nhiều ưu việt và tỏ ra rất phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý của Công ty. Quy trình áp dụng phần mềm kế toán máy tại Công ty được mô tả qua sơ đồ: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào MVT Các báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Xử lý tự động theo quy trình Sơ đồ5: Sơ đồ quy trình áp dụng phần mềm kế toán máy tại Công ty. II. Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu và báo cáo kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. 1. Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sau đây là một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty. Kế toán vật tư: Ÿ Đặc điểm: Vật tư bao gồm các yếu tố vật liệu, công cụ, dụng cụ. Vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Tại Công ty cổ phần TRAPHACO vật liệu được tổ chức rất da dạng và phong phú nên hạch toán vật liệu tại Công ty được quán triệt theo nguyên tắc sau: - Vật liệu được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại - Vật liệu được tính theo giá thực tế Do những sản phẩm Công ty sản xuất ra nhằm chăm sóc sức khoẻ cộng đồng nên Công ty rất chú trọng đến chất lượng của nguyên vật liệu.Những nguyên vật liệu Công ty mua về đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rất chặt chẽ đảm bảo được những tiêu chuẩn mà Công ty đề ra. Đồng thời, những sản phẩm của Công ty chủ yếu được tạo ra từ nguồn dược liệu thiên nhiên như: Chè dây, tỏi, gừng, nghệ, ... nên việc tổ chức mua nguyên vật liệu rất được Công ty chú trọng. Đối với những dược liệu mang tính thời vụ như: chè dây, gừng,… Công ty tổ chức mua theo thời vụ nhằm đảm bảo đủ chất lượng và số lượng dữ trữ cho sản xuất cũng như hiệu quả kinh tế do việc mua đúng thời vụ đưa lại. Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định. Công cụ, dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm như tài sản cố định hữu hình tham gia nhiều chu kỳ kinh doanh, giá trị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Ÿ Chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm nhận vật tư. Quyết định nhận vật tư. Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Lệnh xuất. Biên bản kiểm nghiệm. Hoá đơn mua hàng. Thẻ kho. Ÿ Tài khoản sử dụng: - TK 152 – “Nguyên liêu, vật liệu” Được chi tiết thành 2 tiểu khoản: - TK 1521 - “Nguyên liệu, vật liệu chính”. - TK 1522 – “Nguyên liệu, vật liệu phụ”. - TK 151 – “Hàng mua đang đi đường” - TK 153 – “Công cụ, dụng cụ” Được chi tiết thành 3 tiểu khoản: TK 1531 –“Công cụ, dụng cụ”. TK 1532 –“Bao bì luân chuyển”. TK 1533 – “Đồ dùng cho thuê”. Và một số TK có liên quan như: TK 621; TK 627; TK 111; TK 112;… Ÿ Sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 1521, TK 1522,… Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết Tk 152, TK 153… • Quy trình luân chuyển chứng từ: *Đối với trường hợp nhập vật tư: Người nhập vật tư Đề nghị nhập Ban kiểm nghiệm Kiểm nghiệm vật tư, lập biên bản kiểm nghiệm Trưởng phòng ĐBCL, P.GĐ SX Cán bộ cung tiêu Phụ trách cung tiêu Thủ kho Quyết định nhập vật tư Kế toán vật tư Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Kiểm nhận vật tư Ký phiếu nhập kho Lập phiếu nhập kho Sơ đồ 6 : Quy trình luân chuyển chứng từ đối với trường hợp nhập vật tư. Trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Bước 1: Người nhập vật tư đề nghị được nhập vật tư. Bước 2: Ban kiểm nghiệm thuộc phòng Đảm bảo chất lượng sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư và lập Biên bản kiểm nghiệm. Bước 3: Căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Trưởng phòng đảm bảo chất lượng và Phó giám đốc sản xuất ký duyệt quyết định nhập vật tư. Bước 4: Sau khi có quyết định nhập vật tư, cán bộ cung tiêu tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển. Liên 2: Giao cho người nhập vật tư. Liên 3: Luân chuyển giữa thủ kho và kế toán. Bước 5: Phụ trách cung tiêu ký phiếu nhập kho. Bước 6: Thủ kho thực hiện các công việc sau: - Kiểm nhận vật tư theo phương thức kiểm kê. - Ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho. - Ký phiếu nhập kho, chuyển 1 liên cho người nhập hàng. - Ghi thẻ kho. - Định kỳ chuyển chứng từ về cho kế toán Bước 7: Kế toán vật tư thực hiện các công việc sau: - Kiểm tra chứng từ. - Ghi đơn giá tính thành tiền vào phiếu nhập vật tư. - Định khoản và ghi sổ. - Bảo quản và lưu trữ chứng từ. * Đối với trường hợp xuất vật tư: Trong Công ty TRAPHACO xuất vật tư chủ yếu để phục vụ cho sản xuất và sau đây là quy trình luân chuyển chứng từ trong trường hợp xuất vật tư. Nơi có nhu Phó giám đốc Bộ phận Phụ trách cầu vật tư sản xuất cung tiêu cung tiêu ( 1) ( 2) ( 3) ( 4) Xin xuất bằng Duyệt xuất Lập phiếu Ký phiếu Chứng từ xuất kho Xuất kho Thủ kho Kế toán vật tư ( 5) (6) Bảo quản Lưu trữ (7) Xuất hàng Ghi sổ Bước 1: Bộ phận có nhu cầu vật tư đề nghị được xuất vật tư bằng giấy xin xuất vật tư. Bước 2: Phó giám đốc sản xuất xem xét và ký duyệt vào giấy xin xuất vật tư. Bước 3: Căn cứ vào giấy xin xuất vật tư đươc duyệt, Bộ phận cung tiêu lập phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành 3 liên. - Liên 1: Lưu tại quyển. - Liên 2 và liên 3 luân chuyển sau đó giao cho người nhận vật tư 1 liên, liên còn lại chuyển cho kế toán. Bước 4: Phụ trách bộ phận cung tiêu tiến hành ký phiếu xuất kho. Bước 5: Thủ kho căn cứ vào giấy xin xuất vật tư và phiếu xuất kho, thực hiện các công việc sau: kiểm soát hàng xuất bằng phương pháp kiểm kê. Ghi số thực xuất vào phiếu ( Nếu có sự chênh lệch với số ở cột chứng từ). Cùng với người nhận vật tư ký vào phiếu xuất kho, sau đó chuyển 1 liên cho người nhận vật tư. Ghi thẻ kho. Chuyển liên còn lại cho kế toán. Bước 6: Kế toán vật tư thực hiện các công việc sau: Căn cứ phương pháp tính giá xuất để ghi đơn giá vào phiếu xuất kho. Định khoản, ghi sổ tổng hợp và chi tiết. Bước 7: Bảo quản và lưu trữ các chứng từ liên quan. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): Ÿ Đặc điểm: Tài sản cố định là những tài sản có đủ tiêu chuẩn theo quy định hiện hành về TSCĐ, tham gia nhiều chu kỳ SXKD. TSCĐ vẫn giữ nguyên hình thái vất chất ban đầu cho tới khi hư hỏng. Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh. Hiện nay tại Công ty cổ phần TRAPHACO có 427 TSCĐ trong đó chủ yếu là nhà xưởng, máy đóng gói, máy trộn, máy dập viên, máy sấy tầng sôi,… Ÿ Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( chứng từ này phải đi kèm với biên bản kiểm kê TSCĐ ) - Quyết định của Giám đốc về sự tăng, giảm TSCĐ trong Công ty. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Các chứng từ khấu hao TSCĐ bao gồm: + Bảng tính khấu hao TSCĐ. + Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. + Bảng đăng ký mức trích khấu hao TSCĐ Ÿ Tài khoản sử dụng: TK 211 – “ Tài sản cố định hữu hình”. Được chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 2111 – “ Đất ”. + TK 2112 – “ Nhà cửa vật kiến trúc ”. + TK 2113 – “ Máy móc thiết bị ”. + TK 2114 – “ Phương tiện vận tải truyền dẫn ”. + TK 2115 – “ Thiết bị, dụng cụ quản lý ”. + TK 2118 – “ Tài sản cố định khác ”. - TK 212 – “ Tài sản cố định thuê tài chính”. TK 213 – “ Tài sản cố định vô hình”. Được chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 2131 – “ Quyền sử dụng đất ”. + TK 2132 – “ Chi phí thành lập, chuẩn bị SX ”. + TK 2133 – “ Bằng phát minh sáng chế ”. + TK 2134 – “ Chi phí nghiên cứu phát triển ”. + TK 2135 – “ Chi phí về lợi thế thương mại ”. + TK 2138 – “ TSCĐ vô hình khác ”. TK 214 – “ Hao mòn TSCĐ”. Được chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 2141 – “ Hao mòn TSCĐ hữu hình ”. + TK 2142 – “ Hao mòn TSCĐ đi thuê tài chính ”. + TK 2143 – “ Hao mòn TSCĐ vô hình ”. Và một số TK liên quan như: 621; 627; 111; 112;… • Quy trình luân chuyển chứng từ: Đối với trường hợp tăng TSCĐ. Ban giám đốc Hội đồng giao Kế toán TSCĐ nhận TSCĐ (1) (2) (3) Bảo quản Lưu trữ (4) Quyết định tăng - Giao nhận TSCĐ - Lập thẻ TSCĐ TSCĐ - Lập các Biên bản - Lập bảng tính Giao nhận TCSĐ khấu hao - Định khoản, ghi sổ. Bước 1: Ban giám đốc ra quyết định tăng TSCĐ. Bước 2: Hội đồng giao nhận TSCĐ tiến hành kiểm tra TSCĐ và lập các biên bản cho từng trường hợp cụ thể sau: Biên bản giao nhận TSCĐ ( MS 02-TSCĐ): Nhằm xác định việc giao nhận TSCĐ sau khi xây dựng hoàn thành, mua sắm, được biếu tặng, … Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 02 bản, mỗi bên ( giao, nhận ) giữ 1 bản. - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (MS 04 – TSCĐ): Biên bản này là chứng từ theo dõi sữa chứa lớn hoàn thành kể cả sữa chữa nâng cấp. Biên bản này được lập thành 02 bản, hai bên giao và nhận cùng ký và mỗi bên giữ 1 bản, sau đó kế toán trưởng ký duyệt và chuyển cho kế toán TSCĐ. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( MS 05- TSCĐ): Là chứng từ theo dõi việc đánh giá lại TSCĐ, chứng từ này phải đi kèm với biên bản kiểm kê. Biên bản đánh giá lại TSCĐ được lập thành 02 bản, 1 bản lưu tại phòng kế toán để ghi sổ kế toán và 1 bản lưu cùng với hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ Bước 3: Các biên bản đã lập được chuyển cho kế toán TSCĐ và kế toán TSCĐ thực hiện các công việc sau: Lập thẻ TSCĐ. Lập bảng tính và phân bổ khấu hao. Ghi sổ chi tiết và tổng hợp TSCĐ. Bước 4: Tiến hành bảo quản và lưu trữ các chứng từ đã lập. * Đối với trường hợp giảm TSCĐ: Ban giám đốc Hội đồng đánh Kế toán TSCĐ giá lại ( hoặc ban thanh lý TSCĐ) Bảo quản Lưu trữ (1) (2) (3) (4) Quyết định giảm Lập các biên bản - Huỷ thẻ TSCĐ TSCĐ liên quan - Ghi sổ Bước 1: Ban giám đốc ra quyết định giảm TSCĐ. TSCĐ trong Công ty giảm do nhiều nguyên nhân nhưng có 2 nguyên nhân chủ yếu là: TSCĐ giảm do thanh lý. TSCĐ giảm do đánh giá lại. Bước 2: Ta xét 2 trường hợp chủ yếu sau: TH 1: TSCĐ giảm do thanh lý Khi phát hiện 1 TSCĐ trong Công ty đã quá cũ không sử dụng được Ban giám đốc Công ty ra quyết định thanh lý TSCĐ và lập ra Ban thanh lý TSCĐ nhằm xem xét: Hiện trạng TSCĐ, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ. Biên bản thanh lý phải có đầy đủ chữ ký của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và giám đốc Công ty. TH 2: TSCĐ giảm do đánh giá lại Khi có quyết định đánh giá lại TSCĐ, Công ty phải thành lập Hội đồng đánh giá lại TSCĐ. Sau khi đánh giá xong, Hội đồng có trách nhiệm lập biên bản đánh giá lại TSCĐ ghi rõ đầy đủ các nội dung, có đầy đủ chữ ký và họ tên của các thành viên trong hội đồng. Bước 3: Căn cứ vào các biên bản chuyển về, kế toán TSCĐ sẽ tiến hành các công việc sau: Huỷ thẻ TSCĐ. Định khoản. Ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Bước 4: Kế toán TSCĐ tiến hành bảo quản và lưu trữ các chứng từ đã lập. Ÿ Sổ sách sử dụng: Sổ cái các TK 211,214… Sổ Nhật ký chung. Sổ TSCĐ. Cuối năm, kế toán TSCĐ sẽ lập Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ và báo cáo khấu hao TSCĐ trình lên ban giám đốc. 1.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Ÿ Đặc điểm: Tiền lương chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ. Về bản chất tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động của cán bộ công nhân viên, ngoài ra tiền lương còn là bộ phận cấu thành nên chi phí sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do đó tiền lương và các khoản trích theo lương luôn là vấn đề đươc Công ty hết sức quan tâm. Ÿ Chứng từ sử dụng: - Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển, … Bảng thanh toán tiền lương. Bảng chấm công. Bảng thanh toán tiền thưởng. Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. ….. Ÿ Tài khoản sử dụng: TK 334- “Phải trả công nhân viên”. Được chi tiết thành 2 tiểu khoản: + TK 3341 – “ Phải trả công nhân viên ”. + TK 3342 – “ Phải trả lao động thuê ngoài ”. - TK 335 – “ Chi phí phải trả”. TK 338 – “Phải trả, phải nộp khác”. Được chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 3382 – “ Kinh phí công đoàn ”. + TK 3383 – “ Bảo hiểm xã hội ”. + TK 3383 – “ Bảo hiểm y tế ”. + TK 3388 – “ Phải trả phải nộp khác ”. Ngoài ra, còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 621, TK 627, TK111,… Ÿ Quy trình luân chuyển chứng từ. Nơi sử dụng lao động theo dõi Phòng tổ chức hành chính Xác định: Cơ cấu, định mức, đơn giá tiền lương Lập: Chứng từ thanh toán lương, BHXH… Lập:+ Bảng chấm công + Các chứng từ theo dõi kết quả lao động Ra quyết định về LĐ, TL, thưởng, phụ cấp Ghi sổ Thời gian LĐ Kết quả LĐ Bộ phận kế toán * Nơi sử dụng lao động: Hằng ngày quản đốc các phân xưởng, trưởng các phòng ban hoặc người có trách nhiệm sẽ theo dõi kết quả lao động, thời gian lao động, thực tế và tiến hành lập bảng chấm công cho từng người trong bộ phận mình. Cuối tháng, người chấm công tính ra số ngày làm việc, số sản phẩm hoàn thành và lập bảng tổng hợp chấm công. Sau đó chuyển bảng tổng hợp chấm công cùng các chứng từ đi kèm theo như giấy nghỉ ốm, giấy công tác, … về phòng Tổ chức hành chính. * Phòng Tổ chức hành chính: Phòng tổ chức hành chính sẽ xem xét các giấy tờ, các chứng từ do nơi sử dụng lao động chuyển về nhằm xây dựng cơ cấu lao động, định mức, đơn giá lương và ra các quyết định về lương, thưởng, phụ cấp cho từng cán bộ công nhân viên. * Tại phòng Kế toán: Tại đây kế toán tiền lương sẽ kiểm tra các chứng từ do phòng Tổ chức hành chính chuyển sang, tiến hành lập các chứng từ thanh toán lương, thưởng, phụ cấp…trình lên kế toán trưởng và ban giám đốc Công ty ký duyệt. Sau khi các giấy tờ cần thiết đã được ký duyệt, Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ có liên quan tiến hành thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, kế toán sẽ tiến hành định khoản và ghi vào các sổ có liên quan. Ÿ Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái các tài khoản 334, 338,… Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết phải trả công nhân viên, phải trả phải nộp khác,… 1.4. Kế toán bán hàng: • Đặc điểm: Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. Khi thực hiện quá trình bán hàng vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hàng hoá sang hình thái giá trị. Đây là hoạt động chủ yếu và thường xuyên của Công ty cổ phần TRAPHACO. • Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho. Hợp đồng kinh tế, hợp đồng cung cấp. Báo cáo bán hàng. Phiếu thu, giấy báo có. ….. • Tài khoản sử dụng: -TK 511,TK 155,TK 131,TK 632,TK 33311,… • Quy trình luân chuyển chứng từ: Ta xem xét quy trình luân chuyển hoá đơn GTGT trường hợp bán hàng không qua kho và thanh toán ngay bằng tiền mặt. Người mua phòng kinh doanh Phó giám đốc KD Kế toán TM Kế toán trưởng (1) (2) (3) (4) Xin xuất hàng Duyệt xuất, lập Ký hoá đơn Lập phiếu thu Hoá đơn GTGT Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán Bảo quản, lưu trữ (5) (6) (7) (8) Ký duyệt PT Thu tiền Ghi sổ Bước 1: Người mua căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Hợp đồng mua bán, các cam kết liên quan,…xin xuất hàng. Bước 2: Phòng kinh doanh xem xét và lập hoá đơn GTGT. Bước 3: Phó giám đốc kinh doanh, kế toán trưởng duyêt xuất và ký duyệt vào hoá đơn GTGT. Bước 4: Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu thành 3 liên. Bước 5: Kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu. Bước 6: Thủ quỹ tiến hành các công việc sau: -Kiểm tra chứng từ. -Đóng dấu và ký phiếu thu. -Chuyển cho người nộp tiền 1 liên. -Ghi sổ quỹ. - Chuyển liên còn lại cho kế toán tiền mặt. Bước 7, 8: Kế toán thực hiện các công việc: - Ghi sổ, định khoản. - Bảo quản, lưu trữ hoá đơn GTGT, phiếu thu và các chứng từ liên quan • Sổ kế toán sử dụng: Sổ chi tiết hàng tồn kho. Sổ chi tiết theo dõi giá vốn hàng bán. Sổ chi tiết theo dõi doanh thu bán hàng. Sổ nhật ký mua hàng. Sổ nhật ký chung. Sổ cái các tài khoản 155, 131, …. 1.5. Kế toán vốn bằng tiền: • Đặc điểm: Trong mọi doanh nghiệp tiền là một loại TSLĐ tồn tại trực tiếp dưới hình thức giá trị bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi và các khoản tiền đang chuyển. Có thể nói tiền là một loại tài sản có tính “lỏng” cao, nó có thể dễ dàng chuyển sang một hình thái khác mà vẫn giữ nguyên giá trị. Vì vậy tiền đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền được sử dụng để tạo ra các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, tiền còn là phương tiện thanh toán chủ yếu giữa các bên trong thực hiện hợp đồng kinh tế. Cũng giống như các doanh nghiệp khác, tại Công ty Cổ phần TRAPACO tiền chủ yếu tồn tại dưới hai hình thức chính: Tiền mặt tại quỹ và tiền gửi. 1.5.1. Tiền mặt tại quỹ. • Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111- “Tiền mặt”. Được chi tiết thành: + TK 1111 – “Tiền mặt Việt Nam”. + TK 1112 – “Tiền mặt ngoại tệ” (mã ngoại tệ USD). + TK 1113 - “Vàng bạc, đá quý”. • Hệ thống chứng từ sử dụng: Theo chế độ hiện hành và theo quy định quản lý của Công ty mọi khoản thu chi tiền mặt đều phải có phiếu thu và phiếu chi. Nhưng các phiếu thu, phiếu chi này không đi một mình riêng lẻ mà chúng luôn đi kèm với các chứng từ minh chứng nội dung của các khoản thu chi như: -Giấy đề nghị tạm ứng . -Giấy thanh toán tiền tạm ứng. -Khế ước vay. -…... • Quy trình luân chuyển chứng từ: TH1: Các nghiệp vụ thu tiền Tiền mặt tại quỹ có thể tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau: Đi vay, thu tiền từ khách hàng, thu hồi các khoản tạm ứng thừa,…Ta có thể quan sát mô hình sau đây để hình dung về sự luân chuyển chứng từ thu tiền: Người nộp tiền Lập giấy đề nghị nộp tiền Phòng kế toán Công ty Xem xét, ký duyệt Kế toán tiền mặt Lập phiếu thu Ghi sổ kế toán, bảo quản, lưu trữ Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Ký duyệt phiếu thu Kế toán trưởng Thu tiền Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt. Bước 1: Trên cơ sơ hoá đơn GTGT, hợp đồng kinh tế,… Người nộp tiền sẽ lập giấy đề nghị nộp tiền và gửi dến phòng Tài chính kế toán cua Công ty. Bước 2: Phòng tài chính kế toán sẽ xem xét ký duyệt giấy đề nghị nộp tiền. Bước 3: Kế toán tiền mặt sẽ xem xét và lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển. 2 và liên 3 : Sau khi luân chuyển sẽ chuyển cho người nộp tiền 1 liên, liên còn lại do kế toán tiền mặt giữ. Bước 4: Phiếu thu sau khi đã được lập sẽ chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Bước 5: Thủ quỹ tiến hành các công việc sau: -Kiểm tra chứng từ. -Đóng dấu và ký phiếu thu. -Chuyển cho người nộp tiền 1 liên. -Ghi sổ quỹ. -Chuyển liên còn lại cho kế toán tiền mặt. Bước 6: Kế toán tiền mặt sau khi nhận chứng từ từ thủ quỹ thực hiện các công việc sau: -Kiểm tra phiếu thu -Định khoản. -Ghi sổ. -Bảo quản và lưu trữ. Trong năm kế toán, phiếu thu do kế toán tiền mặt bảo quản nếu có sự chuyển giao công việc phải lập biên bản bàn giao chứng từ đã được bảo quản. Khi quyết toán năm được duyệt phiếu thu được chuyển vào lưu trữ. TH2: Các nghiệp vụ chi tiền. Tại công ty cổ phần TRAPHACO có rất nhiều các khoản chi khác nhau như: Chi trả lãi vay, chi trả lương cho cán bộ công nhân viên chức, chi trả chiết khấu bán hàng cho các đại lý, chi mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Sau đây là sơ đồ chung về quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt tại Công ty cổ phần TRAPHACO: Người nhận tiền Giám đốc công ty Kế toán trưởng Xem xét ký duyệt Lập giấy đề nghị chi tiền Kế toán tiền mặt Lập phiếu chi Kế toán trưởng Ký, duyệt phiếu chi Giám đốc Công ty Ký duyệt phiếu chi Chi tiền Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Xem xét ký duyệt Giám đốc công ty Sơ đồ 8: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt. Bước 1: Trên cơ sở nhu cầu thực tế về các khoản tiền phát sinh, người nhận tiền lập giấy đề nghị chi tiền. Bước 2, 3: Giám đốc Công ty xem xét ký duyệt sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét ký duyệt. Bước 4: Sau khi giấy đề nghị chi tiền được ký duyệt, kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi thường được lập thành 2 liên ( Chỉ lập 3 liên trong trường hợp cấp vốn cho đơn vị trực thuộc ) trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 được dùng để luân chuyển và ghi sổ. Bước 5, 6: Phiếu chi được trình lên kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Bước 7: Thủ quỹ tiến hành các công việc sau: - Kiểm tra phiếu chi. - Đề nghị người nhận tiền ký xác nhận số tiền sẽ nhận. - Chi tiền. - Ký, đóng dấu. - Ghi sổ quỹ. - Chuyển chứng từ về cho kế toán. Bước 8: Kế toán tiền mặt thực hiện các công việc sau: - Kiểm tra phiếu chi và các chứng từ liên quan. - Định khoản, ghi sổ. - Bảo quản, lưu trư các chứng từ. • Sổ sách áp dụng: Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 1111, TK 1112. Sổ chi tiết: Báo cáo quỹ, sổ quỹ tiền mặt. 1.5.2 . Tiền gửi ngân hàng, kho bạc • Tài khoản sử dụng: TK 112-“ Tiền gửi ngân hàng”. Được chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 1121- “ Tiền VNĐ gửi ngân hàng” TK 11211- “ Tiền VNĐ gửi ngân hàng Công Thương”. TK 11212-“ Tài khoản dự toán tại kho bạc” TK 11213 –“ Tài khoản phong toả” TK 11214-“ Tiền VNĐ gửi tại kho bạc Ba Đình” + TK 1122-“ Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng” TK 11221- “ Tiền ngoại tệ gửi tại ngân hàng Ba Đình” TK 11222- “ Tiền ngoại tệ gửi tại ngân hàng Ngoại Thương”. • Chứng từ sử dụng: Để ngân hàng thực hiện dịch vụ thanh toán hộ, Công ty uỷ nhiệm cho ngân hàng thông qua các chứng từ gốc như: Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu. Các chứng từ này thường đi kèm với các chứng từ khác minh chứng cho nội dung thu chi như: Hoá đơn GTGT. Giấy nộp tiền vào ngân sách bằng chuyển khoản. …. • Quy trình luân chuyển chứng từ: Kế toán tiền gửi Lập UNT, UNC Kế toán tiền gửi ngân Kế toán trưởng Thực hiện dịch vụ Ghi sổ, Bảo quản,lưu trữ Xem xét, ký duyệt Xem xét, ký duyệt Giám đốc Công ty Ngân hàng Sơ đồ 9: Quy trình luân chuyển uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu Bước 1: Kế toán tiền gửi lập uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. Các chứng từ này được lập thành 4 liên. Bước 2, 3: Kế toán trưởng, giám đốc Công ty tiến hành xem xét và ký duyệt. Bước 4: Sau đó gửi tất cả 4 liên đến ngân hàng. Sau khi kiểm tra và làm các thủ tục cần thiết ngân hàng sẽ gửi trả Công ty 1 liên kèm theo giấy báo số dư khách hàng và phiếu thu dịch vụ kiêm hoá đơn. Bước 5: Sau khi nhận được UNC, UNT do trả lại, kế toán tiền gửi tiến hành ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết và lưu trữ UNC, UNT cùng với giấy báo số dư khách hàng, phiếu thu dịch vụ kiêm hoá đơn trong tập chứng từ theo dõi tháng. • Sổ sách áp dụng: Sổ nhật ký chung. Sổ cái TK 112. Sổ chi tiết tiền gửi tại các ngân hàng 2. Tổ chức báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán là “ sản phẩm” cuối cùng của quá trình tổ chức công tác kế toán. Báo cáo kế toán chứa đựng các thông tin cần thiết phục vụ cho các đối tượng thông tin: Nhà nước để quản lý, lãnh đạo công ty để đáp ứng yêu cầu quản trị, là thông tin hữu ích cho các cổ đông, nhà đầu tư, khách hàng…Do vậy báo cáo kế toán phải được trình bày trung thực, hợp lý, chính xác, kịp thời. Hiện nay danh mục báo cáo kế toán của Công ty TRAPHACO gồm các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị: 2.1 Báo cáo tài chính gồm: ‐ Bảng cân đối kế toán (MS B01 – DN). - Báo cáo kết quả kinh doanh (MS B02 – DN). -Thuyết minh báo cáo tài chính (MS B09 – BN). - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (MS B03 – DN). 2.1.1 Bảng cân đối kế toán: • ý nghĩa: Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của Công ty tại một thời điểm nhất định. Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán có thể nhận xét, đánh giá khái quát tình hình tài chính của Công ty. • Cơ sở số liệu để lập: Căn cứ vào sổ tổng hợp và chi tiết. Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán kỳ trước. • Mẫu Bảng cân đối kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Bộ GTVT Mẫu số B 01- DN Công ty cổ phần TRAPHACO. Ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ-BTC Ngày 25 /10 /2000, bổ sung theo thông tư Số 89 /2002/TT– BTC ngày 09 /10 / 2002 Và thông tư số 105/2003/ TT- BTC ngày 04/ 11/ 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Bảng cân đối kế toán Tại ngày 31/12/ 2004 Đơn vị tính: Đồng Tài sản Mã số Số đầu năm Số cuối kỳ 1 2 3 4 A- Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn I- Tiền 1. Tiền mặt tại quỹ( gồm cả ngân phiếu) 2. Tiền gửi ngân hàng 3. Tiền đang chuyển II- Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 1. Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 2. Đầu tư chứng khoán ngắn hạn khác 3. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn III- Các khoản phải thu 1. Phải thu khách hàng 2. Trả trước cho người bán 3. Thuế GTGT được khấu trừ 4. Phải thu nội bộ 5. phải thu khác 6. Dự phòng phải thu khó đòi 100 110 111 112 113 120 121 128 129 130 131 132 133 134 138 139 74.984.161.176 6.074.467.735 9.534.868 6.064.932.867 39.136.328.681 33.847.174.936 4.729.726.100 990.512.967 154.043.836 ( 585.129.221) 88.086.738.594 4.700.416.176 64.817.408 4.635.598.768 38.972.383.364 34.110.365.868 2.825.270.498 2.332.243.662 420.000.000 ( 715.490.664) 1 2 3 4 IV- Hàng tồn kho 1. Hàng mua đang đi trên đường 2. Nguyên liệu, vật liệu tồn kho 3.Công cụ dụng cụ trong kho 4.Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 5. Thành phẩm tồn kho 6. Hàng hoá tồn kho 7. Hàng gửi bán 8. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho V- Tài sản lưu động khác 1. Tạm ứng 2. Chi phí trả trước 3. Chi phí chờ kết chuyển 4. Tài sản thiếu chờ xử lý 5. Các khoản cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn VI- Chi sự nghiệp 1. Chi sự nghiệp năm trước 2. Chi sự nghiệp năm nay B Tài sản cố định và đầu tư dài hạn I- Tài sản cố định 1. Tài sản cố định hữu hình Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế 2. Tài sản cố định thuê tài chính Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế 3. Tài sản cố định vô hình Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế II Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 1. Đầu tư chứng khoán dài hạn 2. Góp vốn liên doanh 3. Đầu tư dài hạn khác 4. Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn III Chi phí xây dựng cơ bản dở dang IV Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn V Chi phí trả trước dài hạn Tổng cộng tài sản Nguồn vốn A. Nợ phải trả I- Nợ ngắn hạn 1. Văy ngắn hạn 2. Nợ dài hạn đến hạn trả 3. Phải trả người bán 4. Người mua trả tiền trước 5.Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 6. Phải trả công nhân viên 7. Phải trả cho các đơn vị nội bộ 8.Các khoản phải trả phải nộp khác II Nợ dài hạn 1. Chi phí phải trả 2. Tài sản thừa chờ xử lý III Nợ khác 1. Chi phí phải trả 2.Tài sản thừa chờ xử lý B. Nguồn vốn chủ sở hữu I. Nguồn vốn, quỹ 1.nguồn vốn kinh doanh 2. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 3.Chênh lệch tỷ giá hối đoái 4.Quỹ đầu tư phát triển 5. Quỹ dự phòng tài chính 6. Lợi nhuận chưa phân phối II Nguồn kinh phí quỹ khác 1. Quỹ khen thưởng và phúc lợi 2. Nguồn kinh phí sự nghiệp Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay Tổng cộng nguồn vốn 140 141 142 143 144 145 146 147 149 150 151 152 153 154 155 160 161 162 200 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 228 229 230 240 241 250 300 310 311 312 313 314 315 316 317 318 320 321 322 330 331 332 400 410 411 412 413 414 415 416 420 422 424 425 426 430 26.732.242.119 13.028.580.901 4.004.112.758 8.741.521.085 1.365.007.633 (406.980.258) 1.482.772.360 1.371.505.697 34.466.663 76.800.800 1.558.350.344 1.558.350.344 54.727.842.693 29.189.150.605 29.189.150.605 42.689.896.723 (13.500.746.118) 675.000.000 675.000.000 24.863.692.088 129.712.003.870 78.976.221.128 51.625.634.775 21.453.758.307 11.996.702.546 2.740.909.754 1.195.742.320 10.509.197.281 12.871.126 3.716.453.421 25.723.304.912 25.723.304.912 1.627.281.461 1.627.281.461 50.735.782.742 47.773.370.946 11.829.913.545 18.135.408.426 1.943.576.673 15.864.472.302 2.962.411.796 846.118.877 2.116.292.919 772.008.919 1.344.284.000 129.712.003.870 39.813.154.974 21.420.256.766 5.885.440.226 12.343.544.433 1.477.322.259 (1.313.453.737) 3.057.048.228 2.926.064.302 130.983.926 1543.739.079 69.199.335 1.474.539.744 63.436.656.524 54.450.975.229 54.450.975.229 75.241.168.181 (20.790.192.882) 675.000.000 675.000.000 8.310.681.225 151.523.395.119 93.462.712.357 71.425.691.696 28.384.644.299 16.336.893.156 6.125.628.667 4.164.684.151 16.380.054.838 12.871.126 20.915.732 20.301.588.927 20.301.588.927 1.735.431.461 1.735.431.461 58.060.682.762 54.628.276.025 41.303.862.898 400.347.735 2.601.627.679 10.332.473.713 3.432.406.737 1.351.213.818 2.081.192.919 738.508.919 1.342.684.000 151.523.395.119 2.1.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh • ý nghĩa: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán của Công ty, chi tiết theo hoạt động kinh doanh chính và hoạt động khác; tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước về thuế và các khoản phải nộp khác. • Căn cứ để lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: - Căn cứ vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ trước. - Căn cứ vào sổ kế toán trong kỳ dùng cho các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 và tài khoản 113 “ Thuế GTGT được khấu trừ”, tài khoản 333 “ Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”. • Mẫu bảng sử dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Báo cáo được Công ty lập thành 3 phần theo đúng các quy định mới nhất của Bộ tài chính và tình hình thực tế tại Công ty. Sau đây là mẫu của phần I. Lãi, lỗ mà Công ty áp dụng. Bộ GTVT Mẫu số B 02- DN Công ty cổ phần TRAPHACO. Ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ-BTC Ngày 25 /10 /2000, bổ sung theo thông tư Số 89 /2002/TT– BTC ngày 09 /10 / 2002 Và thông tư số 105/2003/ TT- BTC ngày 04/ 11/ 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Kết quả hoạt động kinh doanh Quý IV năm 2004 Phần I – Lãi, lỗ Đơn vị tính: Đồng STT Chỉ tiêu Kỳ này Kỳ trước Luỹ kế 1 2 3 4 5 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Trong đó: - DT bán hàng hoá - DT tiêu thụ thành phẩm - DT cung cấp dịch vụ - DT hàng xuất khẩu Các khoản giảm trừ: - CK thương mại - Giảm giá hàng bán - Hàng bán bị trả lại - Thuế TTĐB, thuế XK phải nộp 1.DTT về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.Giá vốn hàng bán Trong đó: - GV hàng hoá - GV thành phẩm 3.LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.DT hoạt động tài chính 5.Chi phí tài chính 6.Chi phí bán hàng 7.Chi phí QLDN 8.LN thuần từ HĐKD 9.Thu nhập khác 10.Chi phí khác 11.Lợi nhuận khác 12.Tổng lợi nhuận trước thuế 13.Thuế TNDN phải nộp 14.LN sau thuế 2.1.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ • ý nghĩa: Lưu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ báo cáo của Công ty . Dựa vào báo cáo Lưu chuyển tiền tệ, người sử dụng có thể đánh giá được khả năng tạo ra tiền, sự biến động tài sản thuần của Công ty, khả năng thanh toán của doanh nghiệp và dự đoán được luồng tiền trong kỳ tiếp theo. • Căn cứ để lập: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ kỳ trước. - Các tài liệu kế toán khác như: Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết các Tài khoản “ Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng”,... và bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ. • Mẫu sổ áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO: Công ty áp dung mẫu số B 03- DN ban hành theo QĐ số 167 / 2000 / QĐ - BTC ngày 25/ 10/ 2000, bổ sung thông tư số 89 / 2002 /TT – BTC ngày 09 / 10 /2002 và thông tư số 105 / 2003/ TT- BTC ngày 04/ 11/ 2003 của Bộ trưởng BTC. 2.1.4 Thuyết minh báo cáo tài chính • ý nghĩa: Thuyết minh báo cáo tài chính là một bộ phận hợp thành hệ thống báo cáo tài chính của Công ty, được lập để giải thích và bổ sung tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty trong kỳ báo cáo mà báo cáo tài chính khác không thể trình bày rõ ràng và chi tiết được. • Căn cứ để lập: - Các sổ kế toán kỳ báo cáo. - Bảng cân đối kế toán kỳ báo cáo. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kỳ báo cáo. - Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước. • Mẫu sổ áp dụng: Tại Công ty cổ phần TRAPHACO áp dụng mẫu số B 09- DN ban hành theo QĐ số 167 / 2000 / QĐ - BTC ngày 25/ 10/ 2000, bổ sung thông tư số 89 / 2002 /TT – BTC ngày 09 / 10 /2002 và thông tư số 105 / 2003/ TT- BTC ngày 04/ 11/ 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. 2.2 Báo cáo quả trị gồm: ở Công ty cổ phần TRAPHACO loại báo cáo này được xây dựng nhiều cả nội dung lẫn hình thức cho từng phần hành kế toán. Các báo cáo quản trị của công ty thường là báo cáo về tình hình thực hiện một cách chi tiết và cụ thể theo từng đối tượng kế toán ví dụ như: + Các báo cáo chi tiết về công nợ phải thu, công nợ phải trả: - Sổ chi tiết công nợ của 01 khách hàng. - Bảng cân đối số phát sinh công nợ phải thu của khách hàng. _ …. + Các báo cáo chi tiết về vốn bằng tiền: - Báo cáo số dư tại quỹ và tại các ngân hàng. - Sổ chi tiết của 01 tài khoản. - …… + Các báo cáo chi tiết về kế toán về kế toán bán hàng. - Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng. - Báo cáo doanh số báo hàng theo khách hàng, theo hợp đồng. - …….. + Các báo cáo chi tiết về chi phí và tính giá thành. - Tổng hợp số phát sinh theo vụ việc và hợp đồng. - Bảng tổng hợp tính giá thành. - ……. + Các báo cáo chi tiết về thuế: Bảng kê chứng từ, hoá đơn hàng hoá mua vào. Sổ theo dõi thuế GTGT được hoàn lại. ……………. Chương III: Đánh giá khái quát công tác kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần TRAPHACO, được trực tiếp tiếp cận với cách làm việc thực tế tại công ty, em xin được đưa ra một số nhận xét khái quát sau: Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của Công ty. Với đội ngũ kế toán viên tương đối trẻ, có kiến thức chuyên môn vững vàng, có tinh thần học hỏi cao, có lòng say mê nghề nghiệp lại đươc sự hướng dẫn, giám sát, chỉ đạo một cách kịp thời của kế toán trưởng nên đã giúp các kế toán viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Về hình thức sổ kế toán áp dụng: Có thể nói hình thức sổ kế toán Nhật ký chung mà Công ty đang áp dụng là hình thức sổ phù hợp nhất đối với Công ty. Phù hợp với công tác kế toán máy tại Công ty cũng như quy mô đặc điểm của Công ty nói chung và bộ máy kế toán tại Công ty nói riêng. Thuận lợi cho việc nhập số liệu vào máy. Hệ thống mẫu sổ phù hợp, kết cấu trang sổ vừa với khổ giấy chuẩn của máy in nên công việc in ấn rất thuận lợi và nhanh chóng. Về tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán: Hệ thống Báo cáo tài chính đều được lập theo chế độ quy định, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ mặc dù chưa bắt buộc song Công ty cũng đã lập, phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền tệ phát sinh trong kỳ báo cáo của Công ty, đây là nguồn thông tin hữu ích, là cơ sở để đánh giá khả năng tạo ra các khoản tiền và việc sử dụng những khoản tiền đã tạo ra đó trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hệ thống báo cáo quản trị được xây dựng đầy đủ, đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin nội bộ cho ban lãnh đạo Công ty. Song hạn chế về hệ thống báo cáo quản trị của Công ty là chưa xây dựng được hệ thống danh mục Báo cáo kế toán quản trị phục vụ và cung cấp thông tin cho từng loại tình huống cụ thể ra quyết định, việc này có thể dẫn đến tình trạng các quyết định đưa ra chưa xem xét hết các yếu tố ảnh hưởng liên quan, từ đó làm giảm tính hiệu quả của các quyết định, thậm chí còn ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh, tài sản, nguồn vốn,… của Công ty. Kết luận Một công ty mà tổ chức bộ máy kế toán tốt và hiệu quả sẽ giúp cho Công ty hoạt động ngày càng hiệu quả hơn, vì bộ phận kế toán trong Công ty quản lý chủ yếu về mặt tài chính trong đơn vị. Do đó, phòng kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng trong bộ máy của toàn Công ty Với sự hướng dẫn của thầy giáo và sự giúp đỡ của các cô, chú, các anh chị trong phòng kế toán Công ty cổ phần TRAPHACO, tuy thời gian thưc tập chưa dài nhưng em cũng đã nắm bắt được phần nào tình hình tổ chức công tác kế toán của Công ty nói riêng cũng như cơ cấu tổ chức quản lý của toàn Công ty nói chung. Qua thời gian này, giúp em có được cái nhìn tổng quan và sát thực không chỉ về bộ máy kế toán trong một doanh nghiệp mà còn giúp em hiểu thêm cả về cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế trong Công ty. Có thể nói đây là quãng thời gian rất bổ ích và quan trọng, là tiền đề để em có thể tiếp cận sâu hơn về công tác kế toán của công ty cổ phần TRAPHACO, giúp em có thể hiểu rõ hơn công việc thực sự của một nhân viên kế toán. Do trình độ có hạn cùng với thời gian thực tập chưa dài, bài viết này mới chỉ đề cập đến những vấn đề cơ bản nhất, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được sự góp ý và sữa chữa của thầy giáo để em có thể hoàn thiện bài viết của mình và làm tốt hơn nữa công việc trong giai đoạn thực tập còn lại. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quốc Trung và các cô, các chú, các anh chị trong phòng tài chính- kế toán của Công ty cổ phần TRAPHACO đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. `