Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh

Lời nói đầu Bước vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm đến sự phát triển kinh tế nhằm mục đích đưa đất nước ta ngày càng phát triển, tiến lên sánh ngang với các nước bạn trong khu vực cũng như trên toàn thế giới. Trong giai đoạn cả nước tiến lên phát triển mạnh mẽ về kinh tế, những cải cách trong bộ máy quản lý của Nhà nước ta cũng thông thoáng hơn tạo ra những thời cơ mới bên cạnh những thách thức vốn có của nền kinh tế thị trường. Chúng ta sẵn sàng tham gia hội nhập kinh tế với tất cả các nước trên thế giới; các doanh nghiệp Tư nhân, công ty TNHH cũng được Nhà nước hết sức tạo điều kiện, tạo cơ hội để sau khi ra đời có thể tự khẳng định được năng lực của mình. Do được sự tin tưởng của Đảng và Nhà nước, một số lớn doanh nghiệp tư nhân đã thành công trong giai đoạn đổi mới này, đảm bảo được các nhu cầu về vật chất ngày càng tăng của người dân. Song muốn đứng vững trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những biện pháp tổ chức quản lý hiệu quả. Đó là mục tiêu hàng đầu của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Một trong những công cụ hết sức quan trọng và không thể thiếu được để phục vụ công tác quản lý kinh tế của doanh nghiệp là công tác hạch toán kế toán với chức năng chính là phản ánh và giám đốc các mặt hoạt động kinh tế tài chính, phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống tất cả các loại vật tư, tiền vốn về mọi hoạt động kinh tế. Các thông tin kế toán phải được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Qua nghiên cứu, tham khảo tài liệu và những lý luận được học tập tại trường, qua tìm hiểu các hoạt động nghiệp vụ thực tiễn về công tác hạch toán kế toán tại Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh , em đã hoàn thành bản báo cáo tổng hợp này. Nội dung báo cáo gồm: Lời nói đầu Phần I: Tổng quan về Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh . Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh . Phần III: Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh . Kết luận Do những hạn chế về khả năng lý luận và thực tiễn chắc rằng bản báo cáo này sẽ có những khiếm khuyết nhất định, mong thầy cô và các bạn giúp đỡ để bài viết thêm đầy đủ và tốt hơn. Xin chân thành cảm ơn. Phần I: Tổng quan về Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh . I. Quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty: 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh được thành lập và hoạt động theo Luật Công ty được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam thông qua ngày 21 tháng 12 năm 1990 với các đặc trưng sau: Tên Công ty: Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh 2. Tên giao dịch quốc tế: Production - Trading - Service Hoàng Minh Co., Ltd. 3. Trụ sở giao dịch: 161 đường Xuân Thuỷ, quận Cầu Giấy, Hà Nội 4. Vốn điều lệ hiện nay: 9.000.000.000 đ (chín tỷ đồng chẵn) 5. Giấy phép thành lập Công ty số: 3841 GP/ TLDN ngày 18 tháng 11 năm 1998 của UBND thành phố Hà nội 6. Giấy phép kinh doanh số 070354 ngày 24 tháng 11 năm 1998 của Sở kế hoạch và đầu tư Hà nội. 7. Ngành nghề kinh doanh: Buôn bán tư liệu sản xuất Buôn bán tư liệu tiêu dùng Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa Dịch vụ thương mại Từ khi thành lập đến nay, Công ty đã trải qua nhiều khó khăn cũng như thách thức do nhũng giai đoạn phát triển của đất nước nói chung và của thành phố Hà nội nói riêng. Song do có sự lãnh đạo kinh nghiệm và biết nắm bắt thời cơ cũng như những vận hội mới, ban giám đốc của Công ty đã có những quyết sách đúng đắn giúp cho Công ty phát triển không ngừng, không những ở trong nước mà còn mở rộng đầu tư ra cả những nước bạn. Vì vậy, qui mô cũng như ngành nghề kinh doanh của Công ty từng bước được mở rộng, cụ thể: Công ty đã bổ sung đăng ký ngành nghề kinh doanh 10 lần, trong số đó có cả những ngành nghề kinh doanh có giấy phép quốc tế. Một số ngành nghề được bổ sung cụ thể như sau: - Đại lý bán vé máy bay (có văn bản thoả thuận số 1042/CHK-KTKV ngày 26/6/1999 và số 1117/CHK-KTKV ngày 9/7/1999 của Cục Hàng Không dân dụng Việt nam - Dịch vụ du lịch: đặt vé máy bay, tàu hoả, ôtô, đặt chỗ khách sạn; tư vấn đào tạo; Lữ hành nội địa (có thông báo số 06/CT-HC ngày 07/4/2000. - Chăm sóc sắc đẹp; tư vấn du học quốc tế; Mở trường giáo dục, đào tạo bậc tiểu học, trung học, đại học và trường dạy nghề. - Sản xuất, buôn bán hàng may mặc, thêu ren, đồ da và giả da; chăn nuôi và sản xuất thức ăn gia súc, gia cầm; thuỷ hải sản; tư vấn đầu tư trong nước và nước ngoài. - Sản xuất đồ gỗ, trang trí nội thất. - Đại lý thu đổi ngoại tệ; kinh doanh bất động sản; mua bán gia công vàng bạc, trang sức đá quí, mỹ nghệ, xúc tiến thương mại - Buôn bán trang thiết bị y tế, vật lý trị liệu - Lữ hành quốc tế. Nguồn vốn của Công ty tăng nhanh từ 1.500.000.000 đ khi thành lập lên 3.500.000.000 đ rồi 6.000.000.000 đ và nay là 9.000.000.000 đ. Một đặc điểm nữa của Công ty là trụ sở chính đã từng bị thuyên chuyển nhiều lần, đầu tiên Công ty chuyển trụ sở từ Số 181 - Đại La sang Số 5B - phố Huế và nay chuyển về Số 4 đường Nguyễn Chí Thanh, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, Hà nội. Tuy có nhiều sự xáo trộn về địa điểm kinh doanh xong Công ty đã khắc phục tốt tình hình và đã hoạt động rất hiệu quả. Điều đó đã được thể hiện rất rõ qua những lần tăng vốn điều lệ và tăng ngành nghề kinh doanh của Công ty. Ngoài ra sự hoạt động có hiệu quả của Công ty còn nhờ một phần vào tính ổn định trong bộ máy quản lý cũng như trong bộ phận cán bộ nhân viên. Từ ngày thành lập đến nay chưa hề có sự thay đổi về nhân sự trong Ban giám đốc; số lượng nhân viên được duy trì khoảng 35 đến 50 người. Công ty đã đảm bảo khá tốt đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên, tiền lương trung bình đạt 800.000 đ/ người. Mối quan hệ giữa Giám đốc và nhân viên cũng rất tốt đẹp, bình đẳng và tôn trọng lẫn nhau. Sự phát triển mạnh mẽ còn do việc hướng hoạt động, dịch vụ mũi nhọn của Công ty vào các ngành nghề được Nhà nước khuyến khích đầu tư. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng và được phép mở tài khoản tiền Việt nam và ngoại tệ tại các ngân hàng theo qui định của pháp luật. Công ty có một đội ngũ cán bộ nhân viên có tri thức, làm việc lâu năm, giàu kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao và nhiệt tình trong công tác chuyên môn. Chính nguồn nhân lực này đã nói lên được thế mạnh cũng như sự quan tâm đào tạo và bồi dưỡng về chiều sâu của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Hội đồng thành viên Ban giám đốc Phòng Kế toán - Tài chính Phòng Tổ chức - Hành chính Phòng Dịch vụ du lịch Phòng kinh doanh mỹ phẩm Phòng vé máy bay. Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh . * Hội đồng thành viên (những sáng lập viên) : Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Hội đồng thành viên họp mỗi năm một lần, chủ tịch Hội đồng thành viên là người có số vốn góp chiếm tỷ lệ cao nhất trong các thành viên góp vốn. * Ban giám đốc gồm: Giám đốc Phó giám đốc về tài chính Phó giám đốc về kỹ thuật. Ngoài ra Ban giám đốc còn đề cử một cố vấn - là người giúp việc trực tiếp cho Ban giám đốc trong các quyết định mang tính chiến lược, cùng Ban giám đốc đề ra những phương hướng, biện pháp kinh doanh sao cho Công ty được phát triển vững mạnh. Giám đốc Công ty do Hội đồng thành viên bầu ra, là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc và do giám đốc bổ nhiệm và miễn nhiệm thông qua sự nhất trí của các sáng lập viên. * Phòng kế toán: Theo dõi toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, công nợ, các khoản đầu tư ... và phản ánh kết quả kinh doanh của Công ty thông qua việc ghi chép bằng sổ sách, bằng các phần mềm chuyên dụng những con số về tài sản, hàng hoá, các nghiệp vụ kinh doanh trong nước và quốc tế. Các thông tin từ phòng kế toán giúp Ban giám đốc nắm được tình hình kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn (từng quí, từng tháng ...) để từ đó có kế hoạch quản lý vốn, đảm bảo nhu cầu về vốn cho các hoạt động kinh doanh và thực hiện các nghĩa vụ với NSNN. Định kỳ (từng tháng) phòng lập các báo cáo quyết toán hướng dẫn việc hạch toán của các đơn vị trực thuộc (phòng vé máy bay, phòng kinh doanh mỹ phẩm). * Phòng Tổ chức - Hành chính: Giúp Ban giám đốc về công tác hành chính quản trị, xây dựng các phương án bố trí, sắp xếp CBCNVC toàn Công ty, lên kế hoạch đào tạo bồi dưỡng CBCNVC, làm công tác quản lý Hồ sơ CBCNVC, làm các thủ tục về tiếp nhận, nghỉ hưu, thôi việc, thuyên chuyển, khen thưởng và kỷ luật cán bộ ..., thiết lập ban bảo vệ đảm bảo công tác an ninh trật tự toàn cơ quan, đảm bảo các yêu cầu về vật chất cho công tác điều hành hàng ngày. * Phòng Dịch vụ Du lịch: Là bộ phận tương đối độc lập với Công ty, chức năng chính là tổ chức các tour du lịch trong nước và quốc tế, làm dịch vụ visa xuất, nhập; tư vấn du học, xuất khẩu lao động. * Phòng kinh doanh Mỹ phẩm: Cũng là một bộ phận tương đối độc lập, chuyên cung cấp, buôn bán, ký gửi đại lý mỹ phẩm, các dụng cụ trang điểm. Hiện nay phòng mỹ phẩm có ký gửi hàng tại 7 đại lý trong thành phố Hà nội và một số đại lý tại các tỉnh phía bắc. * Phòng vé máy bay: Là bộ phận độc lập với Công ty, được Cục Hàng Không dân dụng cấp giấy phép chứng nhận đủ điều kiện bán vé máy bay. Phòng vé máy bay là Đại lý trực tiếp của 2 hãng hàng không Việt nam là Việt nam Airline và Pacific. II. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và một số kết quả về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trước tình hình đầy biến động của nền kinh tế toàn cầu, các chuyên gia kinh tế đều cho rằng kinh tế thế giới sẽ lâm vào tình trạng khó khăn nhất kể từ sau chiến tranh vùng Vịnh khi sự kiện 11/9 xảy ra ở Mỹ. Mức tăng trưởng kinh tế chung thế giới đã bị kéo tụt từ 4,7% năm 2000 xuống còn 2,4% năm 2001 và sẽ khó khăn trong những năm kế tiếp. Đối với Việt nam, tuy cũng bị ảnh hưởng nhưng nhìn chung, các chỉ số về kinh tế đều đạt kế hoạch đề ra. Năm qua nhờ đẩy mạnh đầu tư phát triển, tổng số vốn đầu tư xã hội tăng gần 20%. Nước ta cũng chú trọng hơn về công tác xúc tiến thị trường, đẩy mạnh xuất khẩu và du lịch. Cũng nhờ sự quan tâm và có hướng đầu tư thích hợp của Nhà nước nên một số doanh nghiệp đã nắm bắt được thời cơ thuận lợi, tạo được nhiều công ăn việc làm, kích thích tăng trưởng kinh tế Nhà nước nói chung và của bản thân các Công ty nói riêng. Trong số các doanh nghiệp nắm bắt được vận hội thuận tiện này, Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh cũng chỉ là một thí dụ nhỏ, nhưng qua đó cũng thấy được tiềm năng, thế mạnh của Công ty. Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh kinh doanh ngành nghề rất đa dạng, cả về chủng loại lẫn số lượng. Thị trường của Công ty cũng rất phong phú, cả trong nước và nước ngoài. Do vậy nên đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty không thể chỉ diễn đạt trong một lĩnh vực. Nhìn chung Công ty phát triển mạnh nhờ vào các chương trình kinh doanh xuất khẩu dịch vụ, kinh doanh đại lý mỹ phẩm, phòng vé máy bay ... Sau đây là một số chỉ tiêu, kết quả đã đạt được về quản lý lao động, sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm 2003 Tình hình lao động của công ty qua 3 Năm (2001 - 2003) Diễn giải 2001 2002 2003 Tốc độ phát triển (%) SL (%) Cơ cấu (%) SL (%) Cơ cấu (%) SL (%) Cơ cấu (%) 2002/ 2001 2003/ 2002 BQ Tổng số CBCNV 52 50 52 50 49 50 100 96.08 98.02 1.Theo trình độ chuyên môn 52 50 52 50 40 50 100 80.00 90.00 -Trên Đại học 1 0.98 1 0.98 3 3.06 100 300 173.2 -Đại học 12 11.76 12 11.76 20 20.41 100 166.67 129.09 -Trung cấp 38 37.25 38 37.25 35 35.71 100 92.11 95.97 Báo cáo tổng hợp tình hình kinh doanh của Công ty Năm 2003 stt Nội dung số tiền a Tổng hợp doanh thu 4,205,250,000.00 1 Doanh thu từ kinh doanh Mỹ phẩm 2,933,712,000.00 2 Doanh thu từ hoạt động tài chính 132,408,000.00 Lãi tiền gửi ngân hàng + lãi tiền vay 13,473,000.00 Quản lý phí 16,200,000.00 Thuế VAT 89,181,000.00 Thu khác 13,554,000.00 3 Doanh thu hoạt động xuất khẩu dịch vụ 1,139,130,000.00 Xuất khẩu dịch vụ 1,139,130,000.00 b Các khoản giảm trừ 1,098,820,800.00 Giá vốn hàng hoá MP 1,098,820,800.00 Hàng trả lại MP Chiết khấu bán hàng c Tổng chi phí 1,442,916,000.00 Chi phí QLDN 345,600,000.00 Chi phí bán hàng MP 621,558,000.00 Chi phí xuất khẩu dịch vụ 475,758,000.00 d Tổng lợi tức 1,663,513,200.00 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Phần i - lãi lỗ Chỉ tiêu Mã số Quý này Tổng doanh thu 1 4,205,250,000 Trong đó: doanh thu hàng xuất khẩu 2 Các khoản giảm trừ 3 _ Chiết khấu 4 _Giảm giá 5 _ Hàng bán bi trả lại 6 _Thuế: tiêu thụ đặc biệt, xuất khẩu phảI nộp 7 1. Doanh thu thuần (01-03) 10 4,205,250,000 2. Giá vốn hàng bán 11 1,098,820,800 3. Lợi tức gộp (10-11) 20 3,106,429,200 4. Chi phí bán hàng 21 621,558,000 5. Chi phí QLDN 22 345,600,000 6. Lợi tức thuần từ hoạt động kinh doanh 30 2,139,271,200 7. Lợi tức hoạt động tài chính (31-32) 40 475,758,000 _ Thu nhập hoạt động tài chính 31 475,758,000 _ Thuế thu nhập hoạt động tài chính 31 _ Chi phí hoạt động tài chính 32 8.Lợi tức bất thường (41-42) 50 _ Các khoản thu nhập bất thường 41 _ Thuế thu nhập bất thường 41 _ Chi phí bất thường 42 9. Tổng lợi tức trước thuế (30+40+50) 60 1,663,513,200 Ngoài ra còn một số báo cáo kết quả kinh doanh của các phòng ban được hạch toán độc lập với Công ty như phòng bán vé máy bay Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã làm đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. Đối với vật tư, sản phẩm, hàng hoá Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, kế toán bán hàng phải theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư hàng hoá sau mỗi nhóm hàng tồn kho để phản ánh tình hình biến động hàng hoá. Các tài khoản theo dõi gồm TK151, TK152, TK153, TK155, TK 156, TK157. Công ty nộp VAT theo phương pháp khấu trừ: Theo phương pháp này cuối tháng sẽ khấu trừ thuế đầu vào với thuế đầu ra phải nộp để xác định số VAT đầu ra còn phải nộp và VAT đầu vào tiếp tục được khấu trừ. Nếu VAT đầu vào > VAT đầu ra thì chênh lệch được tiếp tục khấu trừ vào tháng sau. Nếu VAT đầu vào < VAT đầu ra thì doanh nghiệp phải nộp số chênh lệch. Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh I. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh . Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tổ chức công tác kế toán cũng được thiết lập khá phù hợp. 1. Mô hình bộ máy kế toán: Theo mô hình kế toán phân tán, bộ máy tổ chức được phân thành cấp: Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc đều có hệ thống sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp. Kế toán trung tâm trong mô hình kế toán phân tán là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cơ sở, lập các báo cáo tài chính cho cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị. 2. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Để phù hợp với tính chất và qui mô hoạt động của Công ty, Công ty đã tổ chức phòng kế toán như sau: Phòng Kế toán - Tài chính của Công ty gồm 5 người với chức năng và nhiệm vụ cụ thể: - Kế toán trưởng là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị do mình phụ trách. Với chức năng này, kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty, chịu trách nhiệm về việc mở sổ sách theo đúng pháp lệnh thống kê, chuẩn mực kế toán. Nhiệm vụ của kế toán trưởng là: Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là: thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh. - 01 Kế toán tổng hợp (kế toán nội bộ): là loại lao động kế toán mà chức năng và nhiệm vụ cơ bản của nó là thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, có thể giữ Sổ Cái tổng hợp cho tất cả các phần hành và ghi Sổ Cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc theo yêu cầu đột xuất. - 01 Kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hoá (kế toán bán hàng): Là người có chức năng theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá đồng thời theo dõi tình hình bán hàng của Công ty. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ nắm giữ sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm; làm báo cáo bán hàng hàng ngày dựa trên các hoá đơn bán hàng. - 01 Kế toán công nợ: Là người chuyên theo dõi các khoản phải thu, phải trả của Công ty với các khách hàng, nhà cung cấp, NSNN ... Nhiệm vụ chính của kế toán công nợ là làm các báo cáo công nợ hàng tháng, giấy thông báo về các khoản nợ vay của khách hàng ... - 01 Kế toán tiền mặt, TGNH, quỹ tiền lương: Là người chuyên hạch toán các chứng từ thu, chi phát sinh bằng tiền mặt, theo dõi về TGNH (VNĐ và ngoại tệ), quản lý quỹ tiền lương. Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt, TGNH, quỹ tiền lương là nắm giữ và ghi chép hàng ngày các phiếu thu, chi các hoạt động kinh doanh phát sinh bằng tiền của Công ty, làm bảng lương hàng tháng cho toàn bộ Công ty. - Thủ quỹ: Không trực thuộc phòng kế toán nhưng đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động của Công ty và gắn bó trực tiếp với nghiệp vụ kế toán tiền mặt, TGNH, quỹ tiền lương ... Thủ quỹ quản lý trực tiếp số tiền có trong quỹ, két của công ty, phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các loại quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vốn bằng tiền khác. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán tiền mặt, TGNH, quỹ tiền lương Kế toán bán hàng Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 3. Hình thức kế toán áp dụng trong Công ty: Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có ưu điểm cơ bản là ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, số liệu kế toán dễ đối chiếu, kiểm tra phù hợp với cả điều kiện lao động kế toán thủ công và lao động kế toán bằng máy. - Niên độ kế toán của doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch hàng năm. - Kỳ kế toán của doanh nghiệp theo tháng gồm 12 tháng. - Quá trình hạch toán được thực hiện cả bằng máy lẫn thủ công. Phần mềm kế toán chuyên ngành được sử dụng ở Công ty là Excel và Fast 2000. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ của Công ty như sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Để phục vụ cho quá trình hạch toán các phần hành cụ thể, Công ty có sử dụng các loại tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán chuyên dụng sau: - Hệ thống tài khoản áp dụng của Công ty: + TK 111: Tiền mặt + TK 112:TGNH + TK 113: Tiền đang chuyển + TK 131: Phải thu khách hàng + TK 133: Thuế GTGT đầu vào + TK 138: Phải thu khác + TK 142: Chi phí chờ phân bổ + TK 153: Công cụ + TK 156: Hàng hóa + TK 211: TSCĐ + TK 214: KHTSCĐ + TK 222: Góp vốn liên doanh + TK 244: ký quỹ, ký cược dài hạn + TK 331: Phải trả người bán + TK 311: Vay ngắn hạn + TK 3333: Thuế nhập khẩu + TK 33312: VAT hàng nhập khẩu + TK 3331: VAT bán ra + TK 334: Phải trả CNV + TK 341: Vay dài hạn + TK 343: Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn + TK 411: Nguồn vốn KD + TK 4211: Lãi chưa phân phối năm trước + TK 4212: Lãi chưa phân phối năm nay + TK 511: Doanh thu bán hàng + TK 531: Hàng bán bị trả lại + TK 632: Giá vốn hàng bán + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 711: Thu nhập hoạt động tài chính + TK911: Xác định kết quả kinh doanh - Chứng từ kế toán gồm: Giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho , phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, Hoá đơn đỏ, Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, hoá đơn bán hàng, biên bản xác nhận, biên bản thoả thuận ... - Sổ sách kế toán gồm: Có nhiều loại sổ sách do Bộ tài chính ban hành nhưng căn cứ vào hình thức kế toán Công ty đang áp dụng thì sổ sách đang dùng cho Công ty gồm các loại sau: + Sổ chứng từ ghi sổ + Sổ Cái các loại + Sổ quỹ tiền mặt + Sổ chi tiết tiền mặt + Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng + Sổ chi tiết tạm ứng + Sổ chi tiết phải thu của người mua + Sổ chi tiết NVL + Sổ chi tiết phải trả người bán + Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh + Sổ chi tiết doanh thu bán hàng + Sổ chi tiết chi phí bán hàng + Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp + Sổ theo dõi thuế VAT Theo như hình thức ghi sổ kế toán của Công ty là hình thức chứng từ ghi sổ, quy trình hạch toán các phần hành cụ thể tại Công ty cũng gắn liền tương đối với quy trình hạch toán trên lý thuyết. Cụ thể với quy trình hạch toán vật tư, hàng hoá, các bước tiến hành công tác kế toán với phần hành này như sau: Là Công ty chuyên buôn bán vật liệu hàng hoá, hàng tháng Công ty cũng phải nhập mua hàng hoá từ các nhà cung ứng nguồn. Phương pháp tính giá thực tế của vật tư nhập kho: Giá thực tế vật tư nhập kho = Giá mua đầu vào + Chí phí nhập kho vật tư Do giá cả vật tư của thị trường lên xuống thất thường, để đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán vật tư được thuận tiện Công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá vật tư xuất kho Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Như đã nói ở trên Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản sử dụng Về vật tư Công ty sử dụng tài khoản 152,153 Về thanh toán với người bán Công ty sử dụng tài khoản 331 -phải trả người bán Chứng từ, sổ sách kế toán vật tư thanh toán với người bán như sau: - Chứng từ +Hoá đơn giá trị gia tăng cuả người bán (liên 2) mẫu số 02-BH +Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT +Phiếu xuất kho mẫu số02-VT +Biên bản kiểm nghiệm vật tư mẫu số 06-VT - Sổ sách + Sổ chi tiết NVL + Sổ nhập xuất tồn kho NVL + Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Công ty nhập mua hàng hoá của nhà cung cấp sau khi được nhà cung cấp chuyển Hoá đơn đỏ ( Hoá đơn Thuế GTGT). Kế toán vật tư, hàng hoá tập hợp các hoá đơn đỏ (chứng từ gốc) vào các phiếu nhập (bảng tổng hợp chứng từ gốc) để làm chứng từ ghi sổ. Sau đó kế toán ghi vào sổ Cái. Dựa vào Hoá đơn thuế GTGT và các phiếu nhập, kế toán ghi vật liệu hàng hoá nhập vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán ghi vào Bảng tổng hợp chi tiết số vật tư, hàng hoá đã thực nhập trong tháng dựa vào các sổ chi tiết nguyên vật liệu trên. Sau đó kế toán phải đối chiếu lại số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết, hai số liệu này phải trùng khớp nhau. Từ đó kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính cuối tháng để khoá sổ. Trong tháng, nếu xuất vật tư hàng hoá đi tiêu thụ, thủ kho ghi phiếu xuất kho số lượng hàng hoá được xuất theo đề nghị xuất đã được duyệt. Đồng thời với việc ghi phiếu xuất kho, kế toán vật tư phải ghi vào sổ tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu. Vật tư hàng hoá bán được về phải bao gồm cả Hoá đơn bán hàng. Thông qua đó để kế toán bán hàng làm báo cáo bán hàng. Việc thanh toán với nhà cung cấp được hạch toán: Nợ TK 152, 156: giá chưa có thuế Nợ TK 133: VAT được khấu trừ (nếu có) Có TK 331: Phải trả cho người bán. 4. Các loại báo cáo và quy trình lập báo cáo tài chính của Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh . Cũng như bao Công ty TNHH khác, Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh cũng có nghĩa vụ phải lập các báo cáo trình bày về quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty mình, trình bày các nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. Ngoài ra Công ty nào cũng phải có các báo cáo quản trị nội bộ Công ty để dựa vào đó định hướng phát triển, chuẩn bị các kế hoạch cho Công ty mình trong thời gian tới. * Về số lượng báo cáo, Công ty sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh sử dụng các loại báo cáo sau: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Phần I: Lãi, lỗ Phần II: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Phần III: VAT được khấu trừ, VAT được hoàn lại, VAT được miễn giảm, VAT của hàng bán - Bảng cân đối phát sinh các tài khoản - Quyết toán VAT - Quyết toán thuế TNDN - Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập - Thuyết minh báo cáo tài chính. Công ty sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh thực hiện việc lập báo cáo theo tháng kể từ năm 2003, đây là điểm khác biệt với một số doanh nghiệp khác, thông thường làm báo cáo theo quý hoặc theo năm. Do tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty có nhiều mặt và các mặt cũng nhiều vấn đề nên Công ty đã chọn hướng giải quyết chi tiết, tuy bận rộn cho công tác kế toán nhưng mang lại hiệu quả cao trong quản trị, giúp Công ty có thể nắm vững tình hình sử dụng vốn, các khoản đầu tư. Cũng chính vì vậy nên trong bộ máy tổ chức của Công ty, các báo cáo quản trị cũng được lập khá nhiều như: Báo cáo công tác, báo cáo tổng hợp tình hình toàn Công ty .... * Quy trình lập báo cáo tài chính của Công ty: Trong Báo cáo tài chính của Công ty gồm những loại báo cáo sau: - Bảng Cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Phần I: Lãi, lỗ Phần II: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Phần III: Thuế VAT được khấu trừ, được hoàn lại, được miễn giảm, VAT hàng bán - Bảng cân đối phát sinh các tài khoản - Thuyết minh báo cáo tài chính. Sau đây là Báo cáo tài chính của Công ty sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh năm 2003. Bảng cân đối kế toán Tài sản Mã số Số đầu năm Số cuối năm 1 2 3 4 A. Tài sản lưu động và ĐTư ngắn hạn 100 4,489,952,570.00 4,259,510,316.00 I. Tiền 110 3,309,091,870.00 2,705,826,074.00 1. Tiền mặt tại quỹ 111 3,294,623,870.00 2,354,703,409.00 2. Tiền gửi NH 112 14,468,000.00 351,122,665.00 3. Tiền đang chuyển 113 II. Các khoản phảI thu 130 319,186,700.00 417,824,850.00 1. PhảI thu của khách hàng 131 14,348,000.00 2. Trả trước cho người bán 132 3. VAT được khấu trừ 133 85,743,000.00 88,791,550.00 4. PhảI thu nội bộ 136 5. Các khoản phảI thu khác 138 219,095,700.00 329,033,300.00 III. Hàng tồn kho 140 822,774,000.00 1,098,459,392.00 1. Công cụ dụng cụ trong kho 143 60,009,000.00 74,852,600.00 2. Hàng hóa tồn kho 146 762,765,000.00 1,023,606,792.00 IV. TàI sản lưu động khác 150 38,900,000.00 37,400,000.00 1. Chi phí trả trước 152 2. Chi phí chờ kết chuyển 153 38,900,000.00 37,400,000.00 B. TSCĐ và ĐTư dàI hạn 200 2,737,884,215.00 I. TSCĐ 210 1,745,591,215.00 1,909,067,405.00 1. TSCĐ hữu hình 211 1,745,591,215.00 1,909,067,405.00 _Nguyên giá 212 _Giá trị hao mòn luỹ kế 213 2. TSCĐ vô hình 217 _ nguyên giá 218 _Giá trị hao mòn luỹ kế 219 II. Các khoản đầu tư tàI chính dàI hạn 220 642,293,000.00 529,347,000.00 1. Góp vốn liên doanh 222 642,293,000.00 529,347,000.00 2. Đầu tư dàI hạn khác 228 III. Các khoản ký quỹ, ký cược dàI hạn 240 350,000,000.00 600,000,000.00 Tổng cộng tàI sản 7,227,836,785.00 7,297,924,721.00 Nguồn vốn Mã số Số đầu năm Số cuối năm 1 2 3 4 A. Nợ phảI trả 330 3628744785 3441932721 I. Nợ ngắn hạn 310 103482944 916670880 1. Vay ngắn hạn 311 64466700 64466700 2. Nợ dàI hạn đến hạn trả 312 3. PhảI trả cho người bán 313 22030000 363300180 4. Người mua trả tiền trước 314 420508000 5. Thuế và các khoản phảI nộp Nhà nước 315 16986244 68396000 6. PhảI trả Công nhân viên 316 7. PhảI trả cho các đơn vị nội bộ 317 8. Các khoản phảI trả phảI nộp khác 318 II. Nợ dàI hạn 320 3385261841 2385261841 1. Vay dàI hạn 321 3385261841 2385261841 2. Nợ dàI hạn 322 III. Nợ khác 330 140000000 140000000 1. Chi phí phảI trả 331 2. Nhận ký quỹ, ký cược khác 333 140000000 140000000 B. Nguồn vốn chủ sở hữu khác 400 3599092000 3855992000 I. Nguồn vốn, quỹ 410 3599092000 1. Nguồn vốn KINH DOANH 411 1825492000 1825492000 2. Chênh lệch đánh giá lại TS 412 3. Chênh lệch tỷ giá 413 4. Quỹ đầu tư pát triển 414 5. Lợi nhuận chưa phân phối 416 1773600000 2030500000 II. Nguồn kinh phí, quỹ khác 420 1. Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 421 2. Quỹ khen thưởng phúc lợi 422 3. Quỹ quản lý của cấp trên 423 Tổng cộng nguồn vốn 7227836785 7297924721 Thuyết minh báo cáo tài chính Năm 2003 1. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp: 1.1 Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH 1.2 Ngành nghề kinh doanh: Buôn bán TLSX, TLTD, đại lý ký gửi hàng hoá. 1.3 Tổng số công nhân viên: 61 người 2. Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp: 2.1 Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 2002 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm 2002. 2.2 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam 2.3 Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ 2.4 Phương pháp kế toán hàng tồn kho: - Nguyên tắc đánh giá: hàng hoá nhập kho được đánh giá theo giá mua thực tế không bao gồm thuế GTGT đầu vào - Phương pháp xác định giá trị hàng xuất kho theo giá nhập trước xuất trước - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên 3. Chi tiết một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính: - Chi phí sản xuất kinh doanh: + Chi phí nguyên vật liệu: + Chi phí tiên lương: 407172000 đ + Chi phí khấu hao TSCĐ: 27000000 đ + Chi phí khác bằng tiền: - Tình hình tăng giảm TSCĐ: Trong năm TSCĐ có tăng do mua sắm mới 01 chiếc ôtô có nguyên giá là: 190476000 đ - Khoản ký quỹ ký cược dài hạn tăng 250000000 đ do đi ký quỹ kinh doanh lữ hành. 4. Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty: Bố trí cơ cấu TS và cơ cấu nguồn vốn: - TSCĐ và đầu tư dài hạn/Tổng số TS: 41,6% - TSLĐ và đầu tư NH/Tổng số TS: 58,4% - Nợ phải trả/ Tổng nguồn vốn: 47,15% - Nguồn vốn CSH/Tổng nguồn vốn: 52,8% 5. Đánh giá tổng quát và phương hướng thực hiện trong năm tới: Năm 2003, doanh số bán ra của Công ty tương đối cao tuy nhiên kênh bán hàng chủ yếu vẫn là thuê quầy bán lẻ cho khách, do vậy mà chi phí bán hàng lớn nên hiệu quả kinh doanh chưa cao. Sang năm 2004, Công ty tiếp tục phát triển thêm nhiều kênh bán hàng hơn, đa dạng hoá sản phẩm, bám sát thị hiếu tiêu dùng để từ đó tăng thêm doanh số bán ra đồng thời quản lý chặt chẽ hơn các chi phí phát sinh, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Kết luận Hiện nay, doanh nghiệp đã hoàn thiện bộ máy quản lý với các cấp theo đúng qui mô một Công ty TNHH loại vừa với các thành viên hội đồng quản trị, người quản lý cao nhất là giám đốc, phó giám đốc giúp việc và các phụ trách bộ phận chuyên trách. Hệ thống địa điểm kinh doanh và phục vụ quá trình kinh doanh đã khá hoàn thiện. Đội ngũ cán bộ, nhân viên tăng lên rất nhiều so với ngày mới thành lập. Do có những bước tiến đó, lượng hàng tiêu thụ và doanh thu của doanh nghiệp có xu hướng tăng lên qua từng năm, tuy chưa có những bước nhảy vọt nhưng khá ổn định, tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu tăng lên. Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp khá tốt, vừa theo đúng qui định của Nhà nước vừa có sự linh hoạt để phù hợp đặc điểm của doanh nghiệp. Kế toán doanh nghiệp thực hiện tốt những qui định về tổ chức chứng từ , sổ sách kế toán và phương pháp hạch toán, các báo cáo định kỳ cho cơ quan chuyên quản đều đầy đủ, đúng hạn. Bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động nhịp nhàng, đáp ứng được nhu cầu thông tin kinh tế, tài chính cho người quản lý và cơ quan thuế. Trong những năm gần đây Công ty TNHH Hoàng Minh đã luôn nỗ lực tìm kiếm lối đi mới cho mình để thoát ra khỏi khó khăn và tiếp tục phát triển. Chặng đường hơn 10 năm đối với một doanh nghiệp nhà nước là ngắn nhưng đối với một đơn vị kinh tế tư nhân với nguồn lực rất hạn chế như vậy mà vẫn duy trì và mở rộng được hoạt động cho dù đã gặp không ít trở ngại thì đó là một nỗ lực lớn của ban lãnh đạo cũng như toàn thể nhân viên Công ty TNHH Hoàng Minh. mục lục Lời nói đầu 1 Phần I. Tổng quan về Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh 3 I. Quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 3 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 3 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 5 II. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và một số kết quả về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 8 Phần II. Thực trạng tổ chức hạch toán tại Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh 13 I. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Hoàng Minh 13 1. Mô hình bộ máy kế toán 13 2. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 13 3. Hình thức kế toán áp dụng trong Công ty 15 4. Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty 26 5. Đánh giá tổng quát và phương hướng thực hiện trong năm tới 26 Kết luận 27