Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại doanh nghiệp tư nhân Hưng Phú

ệp kinh doanh hướng theo khách hàng nên không có một khuôn khổ chung trong việc bán hàng và trong việc xác định giá cả: mọi khách hàng dù là mua sỉ hay mua lẻ đều được doanh nghiệp quan tâm như nhau với mức giá bán phụ thuộc vào từng thời điểm đảm bảo có lợi cho cả doanh nghiệp và cho khách hàng. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, DNTN Hưng Phú vẫn duy trì được mối quan hệ mua bán thường xuyên với khách hàng, đặc biệt ngày càng có nhiều doanh nghiệp khác quan tâm đến uy tín của Hưng Phú. Hơn nữa, với những năm hoạt động kinh doanh của mình, sự phát triển và cạnh tranh như là một quá trình chọn lọc đã giúp doanh nghiệp có được một số khách hàng đáng tin cậy và có những kinh nghiệm quý báu về mối quan hệ khách hàng. 4.4.1.2 Quan hệ cung cầu trên thị trường: Hiện nay, 75% sản lượng Ngói tiêu thụ trên thị trường của Việt Nam đều là hàng nhập khẩu, chủ yếu là từ Trung Quốc. Trong khi đó, việc tiêu thụ mạnh ngói ở các nước EU, Hoa Kỳ, Châu Á, Trung Đông, tiêu thụ nội địa của các nước cộng đồng các quốc gia độc lập (CISS), cùng với nhu cầu tiêu thụ ngói tăng mạnh ở Trung Quốc đã làm giảm nguồn cung của thế giới. Do đó giá ngói của thị trường trong nước cũng chịu ảnh hưởng chính từ giá ngói trên thế giới. Hiện nay giá ngói có xu hướng tăng do ảnh hưởng của giá ngói trên thế giới tăng từ năm 2007. Hơn nữa trong năm 2008 thị trường trong nước vẫn còn nhiều hàng tồn kho nên các doanh nghiệp tranh nhau hạ giá để giải phóng hàng tồn, nhưng đứng trước tình hình giá ngói thế giới tăng, có khả năng các doanh nghiệp sẽ đồng loạt tăng giá để nhập lại hàng từ bên ngoài. Đối với các mặt hàng khác, do nhu cầu phát triển và có nhiều biến đổi nhanh chóng, việc đầu tư nước ngoài tăng mạnh và nhiêu công trình trọng điểm của Nhà nước như: các công trình giao thông, cơ sở hạ tầng cần một lượng vật tư xây dựng lớn, đồng thời ngành xây dựng lại không ngừng tăng nhanh và có những biến đổi. Hơn thế nữa ngành xây dựng đòi hỏi việc cung ứng sản phẩm được thực hiện một cách đồng bộ và nhất quán không để tình trạng thâm hụt nguồn nguyên liệu cũng như nguồn vốn cung cấp cần thiết cho ngành xây dựng. Trong một vài năm tới đây thị trường ngành hàng vật liệu xây dựng khu vực ĐBSCL nói riêng và cả nước nói chung sẽ không ngừng phát triển. Trong khi đó, thị trường ĐBSCL là một thị trường rộng lớn nhu cầu về đầu tư xây dựng www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 53 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN (ĐBSCL có khoảng 151 khu công nghiệp tập trung, 26 khu công nghiệp được thành lập theo quyết định của Chính phủ và thu hút trực tiếp đầu tư nước ngoài khoảng 310 dự án) và con số này trung bình mỗi năm lại tăng lên 10%. Bên cạnh đó do nhu cầu phát triển kinh tế hội nhập kinh tế thế giới n ên nhu cầu xây dựng dân dụng cũng như nhu cầu xây dựng công nghiệp, nâng cấp cơ sở hại tầng luôn đựợc chú trọng nên đó là thị trường đầy hứa hẹn cho sự phát triển ngành hàng xây dựng nói chung và cho DNTN Hưng Phú nói riêng. Do đó thời gian sắp tới việc cung ứng sản phẩm vật liệu xây dựng là cơ hội tốt nếu doanh nghiệp biết nắm bắt thời cơ và lên kế hoạch kinh doanh kịp thời. 4.4.1.3 Các loại hàng hóa có liên quan: Trong bối cảnh khoa học và công nghệ phát triển như hiện nay, việc nghiên cứu để tìm ra các vật liệu xây dựng mới để thay thế cho các vật liệu xây dựng cũ luôn được quan tâm hàng đầu. Bên cạnh việc sử dụng các loại vật liệu truyền thống để xây dựng người ta đã bắt đầu sử dụng các vật loại vật liệu nhẹ. Hiện nay các loại hàng hoá khác có liên quan đến hàng hóa của doanh nghiệp đều là hàng thay thế. Ví dụ: sản phẩm tole có thể thay thế cho sản phẩm Ngói lợp, khi sử dụng tole thay cho Ngói thì sẽ không cần sử dụng đến hệ dàn kéo mà sử dụng sắt… 4.4.1.4 Tiến bộ khoa học và công nghệ: Xã hội loài người đang trong tiến trình chuyển từ nền văn minh công nghiệp sang thời thông tin. Quá trình đổi mới ở Việt Nam đang tạo điều kiện cho nền kinh tế có những bước chuyển đổi mới, từ dựa vào các nguồn lực tự nhiên sang quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá, cùng với nó là sự phát triển liên tục của khoa học công nghệ trong những năm qua. Lịch sử công nghệ hỗ trợ kinh doanh đánh dấu bởi sự xuất hiện của: điện thoại và những công nghệ hỗ trợ như máy in, telex, máy fax, máy photocopy, máy vi tính…những công cụ này thay thế hoàn toàn phương thức làm việc như trước kia nhất là trong quản lý ví dụ như hệ thống thanh toán. Sử dụng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, doanh nghiệp có thể nhận đơn đặt hàng, giao hàng, thanh toán mà không cần đến giấy tờ ghi sổ. Sự phát triển của công nghệ này sẽ tạo điều kiện cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, ngoài những thiết bị máy móc hiện đại của công nghệ nói trên doanh nghiệp có những công nghệ hổ trợ kinh doanh như: hệ thống mạng nội bộ và www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 54 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN mạng Internet để trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và cũng để cập nhật những thông tin lien quan đến lĩnh vực kinh doanh hằng ngày. Bên cạnh đó sự phát triển khoa học công nghệ trong quản lý cũng có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ứng dụng khoa học trong quản lý đồng nghĩa với việc thay dần các hình thức quản lý ghi chép thủ công bằng việc sử dụng các phần mềm quản lý tiên tiến. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp nhỏ thì việc trang bị phần mềm quản lý doanh nghiệp hầu như chưa thực hiện được. 4.4.1.5 Tình trạng cạnh tranh trên thị trường. Đa số các đối thủ cạnh tranh của Hưng Phú đều là những doanh nghiệp cũng đã tồn tại nhiều năm trên thị trường Quận Ninh Kiều, Tp. Cần Thơ, có thế mạnh riêng và phương thức kinh doanh riêng. Tuy nhiên, để cạnh tranh và có thể tồn tại trên thị trường thì chủ yếu vẫn dựa trên uy tín của doanh nghiệp trên các tiêu chí như: bán hàng và phục vụ khách hàng, giá cả, chất lượng và hàng hóa đa dạng. Trên địa bàn Quận Ninh Kiều, Tp Cần Thơ có nhiều đối thủ cạnh tranh đáng quan tâm là các đơn vị sau:  Motylen: là đối thủ “nặng ký” nhất của doanh nghiệp vì cùng nằm trong quận Ninh Kiều, lại là công ty nhà nước do đó nó được đầu tư mạnh về vốn và kỹ thuật. Hơn nữa doanh nghiệp này có mặt bằng kho bãi và kinh doanh rộng lớn, thuận lợi về giao thông cả đường thuỷ và đường bộ đi các tỉnh.  Thanh Sơn: là công ty trách nhiệm hữu hạn có thế mạnh về vốn và mặt bằng. Nhưng theo nhận nhận xét của số đông khách hàng thì Hưng Phú có uy tín về chất lượng hàng hóa và giá bán cũng hợp lý hơn so với Thanh Sơn.  Minh Châu: đây là những doanh nghiệp chủ yếu phân phối hàng hóa cho những người ở vùng nông thôn, hoặc hộ tiêu dùng ở Cần Thơ nhưng chưa hiểu nhiều về các sản phẩm nên họ thường bị lầm những sản phẩm không đúng loại. Qua cuộc phỏng vấn thử 30 mẫu số liệu những khách hàng có mua vật liệu xây dựng thì thống kê được như sau: www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 55 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN BẢNG 12. MỨC ĐỘ KHÁCH HÀNG BIẾT ĐẾN CÁC DOANH NGHIỆP NĂM 2007 ĐVT: % Minh Châu 6,67 Hai Hồng 20 Thanh Sơn 23,3 Thành Hậu 33,3 Hưng Phú 40 Motylen 56,67 (Nguồn: Trích từ luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Minh Châu - Lớp Quản Trị Marketing- K30) 0 10 20 30 40 50 60 Minh Châu Hai Hồng Thanh Sơn Thành Hậu Hưng Phú Motylen Biểu đồ 3. Mức độ biết đến của khách hàng đối với các doanh nghiệp. Nhìn chung các đối thủ này là doanh nghiệp tư nhân có bộ máy tổ chức gọn nhẹ hoạt động theo luật doanh nghiệp tư nhân với mức đầu tư không lớn, quy mô nhỏ, chủ yếu sử dụng vốn tự có, họ đang cố gắng gia tăng doanh thu ở kênh bán lẻ và thắt chặt mối quan hệ với các doanh nghiệp khác có liên quan đến ngành xây dựng để tạo thành một hệ thống cung cấp hàng trọn vẹn cho khách hàng. 4.4.1.6 Các chính sách của nhà nước: Hiện nay các mặt hàng thép của doanh nghiệp đều chịu thuế giá trị gia tăng là 5%, và thuế thu nhập doanh nghiệp là 28% và hiện tại thuế thu nhập doanh www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 56 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN nghiệp đã giảm còn 25%. Tuy nhiên hiện nay việc kê khai thuế vẫn còn nhiều thủ tục rườm rà gây tốn kém về thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp. Tổng cục thuế cho biết, thời gian tới sẽ tiếp tục bỏ nhiều loại hoá đơn nhằm giảm thiểu phiền phức cho doanh nghiệp, và tiến tới cho phép các doanh nghiệp được kê khai đăng ký qua mạng. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm hơn về thời gian và chi phí. 4.4.2 Phân tích SWOT : 4.4.2.1 Điểm mạnh (S):  Trong hoạt động quản trị mua, nhập và bán hàng: - Hệ thống kho bãi được sắp xếp hợp lý nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập hàng. - Dịch vụ bán sỉ và lẻ hàng hóa tạo doanh thu cố định cho doanh nghiệp vào mỗi tháng. Sử dụng 2 bảng giá tạo sự công bằng cho khách hàng. - Kinh doanh lâu năm trên thị trường nên doanh nghiệp nhận được sự ủng hộ và tin tưởng của phần đông khách hàng và nhà cung ứng. - Doanh nghiệp có nhiều nhà cung ứng nên linh hoạt trong việc định giá bán và giá mua vào, có khả năng cung cấp tốt mọi nhu cầu của khách hàng.  Trong quản lý nhân sự: - Cơ cấu tổ chức đơn giản theo kiểu trực tuyến nên dễ dàng trong kiểm soát, điều hành và quản lý. - Nhân viên của doanh nghiệp đều là những nhân viên gắn bó từ 2 đến 3 năm nên đã có kinh nghiệm làm việc, không phải tốn thời gian để đào tạo lại. - Quy trình đánh giá, khen thưởng nhân viên được thực hiện đúng quy định của pháp luật.  Quản lý môi trường lao động: luôn luôn tuân thủ đúng quy định về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi của nhân viên và của mọi người xung quanh. Đồng thời có phân công làm vệ sinh nhà xưởng rõ ràng nên vệ sinh trong lao động luôn được bảo đảm.  Khả năng quản trị chi phí của doanh nghiệp tốt, nhất là chi phí khả biến mặc dù giá đầu vào tăng cao. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 57 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN 4.4.2.2 Điểm yếu (W):  Trong hoạt động mua và nhập hàng: - Tốn nhiều thời gian và công sức khi nhập hàng vào kho. Hơn nữa việc nhập hàng lại diễn ra vào ban ngày nên gây cản trở cho việc bán hàng tại cửa hàng. - Chưa giao trách nhiệm cá nhân cho nhân viên khi có sự cố về hàng hóa lúc nhập hàng mà về sau mới phát hiện ra. - Chưa thực hiện công tác ghi chép lại hoạt động nhập hàng một cách chặt chẽ. Chẳng hạn như: thiết kế biểu bảng dễ đọc dễ hiểu cho việc nhập hàng. - Đôi khi việc nhập hàng không thể thực hiện ngay thời gian đã dự tính do sự chậm trễ của bên giao hàng. Có trường hợp trễ đến 3 hoặc 5 ngày tính từ lúc chủ doanh nghiệp gọi điện báo đặt hàng. Điều này dẫn đến chi phí cơ hội bán hàng (bị mất do thiếu hàng) tăng lên.  Trong hoạt động bán hàng: - Bán lẻ trực tiếp khi gặp khách hàng đông không thể quan tâm đến khách hàng cùng một lúc, dễ làm cho khách hàng phiền hà vì phải đợi lâu. Mặt khác, lượng khách đông dễ dẫn đến nhầm lẫn trong khâu tính toán số tiền khách hàng phải trả. - Chưa thực hiện thứ tự ưu tiên nên khi giao hàng dễ xảy ra tình trạng đơn hàng cần gấp thì đi sau, còn đơn hàng chưa cần gấp thì lại được sắp xếp cho chở trước.  Trong hoạt động quản trị nhân sự: - Chưa thực hiện việc ghi chép về số ngày làm việc của nhân viên để việc đánh giá hiệu quả lao động chính xác hơn. - Nhiệm vụ của mỗi nhóm nhân viên được quy định rõ ràng nhưng do mỗi nhóm nhân viên có nhiều nhân viên nên khi xỷ ra sự cố chưa xác định được trách nhiệm thuộc về ai.  Trong hoạt động quản lý hàng tồn kho: - Công tác kiểm tra lượng hàng hóa trong kho không thường xuyên, dễ tạo khe hở cho nhân viên được giao nhiệm vụ quản lý trục lợi. - Cũng như hoạt động nhập hàng chưa có công tác ghi chép khoa học để thuận lợi cho việc kiểm kê hàng hoá trong kho. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 58 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN  Lập kế hoạch bán hàng: còn xem nhẹ vai trò của chủ doanh nghiệp và bỏ qua vai trò của nhân viên trong việc lập kế hoạch bán hàng hàng năm cho cửa hàng. 4.4.2.3 Cơ hội (O): - Nền kinh tế quốc gia đang phát triển theo nhu cầu của tiến bộ xã hội và sự hội nhập quốc tế với các dự an đầu tư của nước ngoài nên tiêu thụ vật liệu xây dựng là điều không thể thiếu, vì vậy lượng hàng cấp thiết để đáp ứng đủ cho nhu cầu cả nước nói chung và Cần Thơ nói riêng là rất lớn và không ngừng tăng lên với tốc độ cao. Sự đầu tư của nước ngoài vào các công trình, dự án ở Việt Nam là nguồn cung cấp sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế tạo cơ hội cho người tiêu dùng có cơ hội tiếp cận với sản phẩm chất lượng, cơ hội cho các công ty học hỏi, tiếp thu công nghệ, kinh nghiệm quản lý kinh doanh của nước ngoài khi nước ta hội nhập vào thế giới. - ĐBSCL có vị trí địa lý thuận lợi tạo điều kiện tốt cho sự phát triển các hoạt động giao dịch của ngành. - Đặc biệt khi xã hội phát triển và tiến bộ thì nhu cầu xây dựng dân dụng của người dân ngày càng cao đòi hỏi ngành phải được phát triển để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng nhiều của người dân. - Sau khi lạm phát xảy ra, Nhà nước đã có những chính sách can thiệp nhằm giảm phát và bình ổn kinh tế xã hội. Nhờ vào sự trợ giá của Chính phủ ngành xây dựng có cơ hội và điều kiện tiếp tục phát triển và phát huy vai trò vốn có là ngành công nghiệp thúc đẩy sự phát triển kinh tế quốc gia. 4.4.2.4 Thách thức (T): - Phần lớn hang hóa đầu vào của ngành xây dựng là nhập khẩu từ các nước ngoài. - Tình hình giá ngói trên thị trường thế giới trong những năm gần đây luôn luôn bất ổn định đã làm ảnh hưởng đến tình hình ngói trong nước. - Toàn cầu hóa sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào nước ta, khi đó mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt vì không phải chỉ đối đầu với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải đương đầu với sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp nước ngoài với trình độ công nghệ và quản lý hơn hẳn các doanh nghiệp trong nước. Tất cả những doanh nghiệp không www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 59 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN thích ứng kịp, có trình độ quản lý tồi sẽ bị phá sản bởi sự tấn công ồ ạt của doanh nghiệp nước ngoài. - Quá trình hội nhập buộc nhà nước phải theo cơ chế thị trường khi đó giá cả hàng hóa vật liệu xây dựng sẽ tăng hoặc giảm theo mặt bằng giá chung của thị trường thế giới. - Hiện con người đang tìm nguồn nguyên liệu xây dựng khác bền, nhẹ hơn, và kinh tế hơn để thay thế nguồn nhiên liệu cũ ngày càng bị cạn kiệt. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 60 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN HÌNH THÀNH MA TRẬN SWOT CƠ HỘI (O) 1. Nền kinh tế quốc gia đang phát triển do nhu cầu hội nhập quốc tế, hàng hóa vật liệu xây dựng là cần thiết. 2. Cần Thơ là vị trí thuận lợi cho sự phát triển của ngành. Đặc biệt là các khu quy hoạch dân cư. 3. Xã hội tiến bộ và phát triển nhu cầu xây dựng dân dụng ngày càng cao. 4. Ngành xây dựng được sự trợ giá của chính phủ. THÁCH THỨC (T) 1. Phần lớn đầu vào của ngành xây dựng phụ thuộc nhập khẩu từ nước ngoài. 2. Tình hình giá cả thị trường những năm gần đây luôn không ổn định. 3. Quá trình hội nhập buộc nhà nước giảm dần cơ chế bảo trợ giá. 4. Toàn cầu hóa làm cho mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt. 5. Có nhiều đối thủ tiềm ẩn nhập ngành với quy mô và trình độ quản lý cao hơn. ĐIỂM MẠNH (S) 1. Kinh doanh lâu năm trên thị trường nên doanh nghiệp nhận được sự ủng hộ và tin tưởng của phần đông khách hàng và nhà cung ứng. 2. Xây dựng được chính sách giá linh hoạt và phù hợp cho khách hàng. 3. Khả năng quản trị chi phí của doanh nghiệp tốt. 4. Doanh nghiệp có nhiều nhà cung ứng nên linh hoạt trong việc định giá bán và giá mua vào, có khả năng cung cấp tốt mọi nhu cầu của khách hàng. PHỐI HỢP (S+O)  Tiếp tục gia tăng thị phần ở thị trường thành phố Cần Thơ. Tìm ra các thị trường còn bỏ trống và nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường. PHỐI HỢP (S+T)  Thực hiện chính sách giá linh hoạt hơn để ứng phó kịp thời với sự bất ổn của giá cả trên thị trường. Để đối mặt với tình hình cạnh tranh gay gắt hiện nay phải phát triển mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng để giữ chân khách hàng cũ và thông qua họ thu hút khách hàng mới. ĐIỂM YẾU(W) 1. Lập kế hoạch bán hàng: còn xem nhẹ vai trò của chủ doanh nghiệp và bỏ quên vai trò của các nhân viên trong việc lập kế hoạch bán hàng hàng năm cho cửa hàng. 2. Nhiệm vụ của mỗi nhân viên được quy định rõ ràng nhưng trách nhiệm vẫn chưa được cụ thể thuộc về ai. 3. Công tác kiểm tra lượng hàng hóa trong kho không thường xuyên. 4. Hoạt động chiêu thị rất ít. PHỐI HỢP (W+O)  Xây dựng và lập ngân sách cho việc thực hiện kế hoạch Marketing để nhiều khách hàng biết đến tạo điều kiện hoạt động hiệu quả hơn. PHỐI HỢP (W+T)  Thường xuyên theo dõi diễn biến của thị trường để có sự điều chỉnh kịp thời về hàng hoá mua vào, giá cả và quyết định bán hàng.  Cải thiện hoạt động quản trị doanh nghiệp, kiên quyết thực hiện nghiêm túc kế hoạch đã đề ra có sự tham gia của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. Sơ đồ 10. Phân tích SWOT. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 61 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Nhận xét chung về công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú: Theo phân tích công tác quản trị ở trên chúng ta thấy doanh nghiệp làm ăn chưa đạt hiệu quả cao trong 3 năm, tình hình tài chính cũng như hoạt động kinh doanh luôn biến động dù năm 2007 hoạt động có hiệu quả hơn nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế, nguyên nhân là do phần lớn tác động của thị trường bên ngoài và doanh nghiệp chưa có kế hoạch cũng như chiến lược kinh doanh chặt chẽ. Bên cạnh đó, ta thấy việc thực hiện kế hoạch là tương đối tốt dù trong quá trình thực hiện đã có nhiều biến động từ môi trường kinh doanh. Điều này cho thấy công tác tổ chức điều hành của chủ doanh nghiệp là có hiệu quả tuy vẫn còn nhiều thiếu sót. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch hiện nay ở doanh nghiệp vướng phải vấn đề khá nghiêm trọng đó là xem nhẹ công tác lập kế hoạch hàng năm, chỉ lập ra để phục vụ cho việc tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp vào năm sau nên bỏ quên vai trò của nhân viên cửa hàng trong công tác lập báo cáo sơ bộ, xem nhẹ khâu dự báo sơ bộ kế hoạch bán hàng của cửa hàng. Theo các số liệu kế hoạch và thực tế từ năm 2006 đến năm 2008 của công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú ta thấy rằng việc lập kế hoạch kinh doanh hàng năm chủ yếu dựa vào kết quả kinh doanh của năm trước mà không có nghiên cứu kỹ môi trường kinh doanh cho năm sau, không có sự liên kết chặt chẽ trong việc cùng nhau lập kế hoạch, chưa có sự phân chia trách nhiệm để thực hiện kế hoạch. Điều này tuy có lợi là kế hoạch đề ra không mang tính áp đặt từ trên xuống, không làm cho vai trò của cửa hàng trở nên bị động, nhưng xét về lâu dài, cách quản trị như vậy sẽ làm cho doanh nghiệp không đáp ứng được cạnh tranh và đứng vững được khi mà quản trị của doanh nghiệp không có gì nổi trội hơn so với đối thủ cạnh tranh. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 62 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Chương 5 BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÚ Để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại của DNTN Hưng Phú đã được đánh giá trong chương 4, trong chương này sẽ đưa ra giải pháp để giải quyết những nhược điểm trên nhằm góp phần nâng cao công tác quản trị doanh nghiệp. 5.1 Biện pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch: 5.1.1 Lập kế hoạch bán hàng: Công tác lập kế hoạch bán hàng đòi hỏi phải có sự đóng góp công sức của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, trong đó vai trò của chủ doanh nghiệp là quan trọng nhất vì đây là người chịu trách nhiệm chính, là người hiểu rõ nhất tình hình kinh doanh hiện tại nên sẽ có những dự báo quan trọng cần thiết cho lượng hàng cần mua vào là bao nhiêu để vừa thích ứng được với tình hình bất ổn của thị trường, vừa đáp ứng được nhu cầu cần thiết của người tiêu dùng đem lại doanh thu cho doanh nghiệp. Vì vậy, chủ doanh nghiệp phải ý thức rõ vai trò quan trọng của mình, tiến hành ghi chép cẩn thận những biến động, thay đổi trong doanh số bán hàng tháng và nguyên nhân của sự thay đổi đó. Chủ doanh nghiệp có thể yêu cầu nhân viên kế toán làm phần tính toán hoặc thống kê để chủ doanh nghiệp có thể giảm bớt khối lượng công việc, từ đó có quyết định nhanh, kịp thời và chính xác hơn. Khi xác định nguyên nhân tăng hoặc giảm doanh thu hàng tháng, chủ doanh nghiệp có thể thảo luận với nhân viên bán hàng để thu thập được nhiều thông tin hơn. Chủ doanh nghiệp có thể làm công việc này như sau:  Thứ nhất, giao cho mỗi nhân viên quyển sổ cá nhân ghi chép hoạt động bán hàng để ghi lại những những kiến nghị của tất cả các nhân viên trong tuần và các sự kiện vì hầu hết các nhân viên đều có liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Trong đó:  Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ: + Ghi lại những ý kiến của khách hàng về những sản phẩm được khách hàng hỏi mà doanh nghiệp không có, những đòi hỏi của khách hàng có liên quan đến chiêu thị, những góp ý của khách hàng về cách phục vụ của doanh nghiệp. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 63 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN + Những sự cố xảy ra do mất mát hay hư hỏng tài sản của doanh nghiệp trong ngày. + Những bí quyết mà nhân viên bán hàng đã thực hiện trong công việc nhằm làm giảm gánh nặng cho bản thân.  Các nhân viên trong cửa hàng ghi lại vào sổ góp ý: + Những phàn nàn hay bất mãn của mình khi môi trường làm việc không thuận lợi. + Những sáng kiến tích cực mới xuất hiện nhằm làm tăng năng suất.  Thứ hai, kế toán công nợ tiến hành lập 2 bản tổng kết: Bản 1- Doanh số bán thu tiền mặt, tổng số nợ của tuần trước và các khoản nợ đã thu được trong từng ngày trong tuần; Bản 2- Tên khách hàng và số nợ phải thu của tuần trước. Trong trường hợp khách hàng hẹn lại ngày khác trả thì vẫn phải tổng kết vào danh sách cho đến ngày thu hồi nợ. Thứ ba, kế toán báo cáo thuế có nhiệm vụ lập bản tổng kết hàng hóa bán ra, hàng hóa nhập vào và hàng tồn kho trong từng ngày trong tuần được lấy từ thủ kho. Thứ tư, chủ doanh nghiệp tiến hành thu thập các bảng tổng kết trên và tổng hợp các quyển sổ cá nhân ghi chép hoạt động bán hàng của các nhân viên thành 1 bản và chia thành 2 phần: phần 1- Nhu cầu và tâm lý khách hàng; phần 2- đánh giá những đóng góp của nhân viên trong doanh nghiệp, chẳng hạn như : nhân viên nào được khách hàng khen trong qua trình bán hàng hoặc có những ý kiến đóng góp trong khâu bán hàng giúp cho việc bán hàng thuận lợi hơn… Như vậy, vào cuối ngày thứ bảy hàng tuần, chủ doanh nghiệp sẽ nhận được 4 bảng tổng kết và nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp lúc này là đánh giá các bảng tổng kết. Đến cuối buổi sáng ngày thứ hai chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành tiếp thu ý kiến, giải đáp những thắc mắc của nhân viên về kết quả đánh giá và phổ biến kế hoạch cho tuần này. Có thể diễn đạt quá trình này bằng sơ đồ sau: www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 64 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Sơ đồ 11. Tiến trình đánh giá tình hình mỗi tuần  Ưu điểm của công tác đánh giá trên: - Việc làm này giúp cho chủ doanh nghiệp xác định được số lượng hàng tồn kho để có quyết định mua hàng, cũng như điều chỉnh giá bán theo tình hình giá cả của thị trường. - Xác định được đúng nguyên nhân gây ra hậu quả khi xảy ra vụ việc. - Hiểu rõ được nhu cầu và tâm lý khách hàng. - Đánh giá đúng năng lực của nhân viên và hiểu được nhân viên. 5.1.2 Lập kế hạch mua hàng: Những kết quả và đánh giá trong lập kế hoạch bán hàng sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch mua hàng hoá của doanh nghiệp. Việc mua hàng hóa đúng thời điểm phụ thuộc vào quyết định mua của chủ doanh nghiệp. Do đó việc tổng kết số lượng hàng xuất, nhập, tồn của kế toán là rất quan trọng bởi vì dựa vào đó chủ doanh nghiệp sẽ ra quyết định mua phù hợp, giảm thiểu được chi phí cơ hội do hết hàng lúc khách hàng cần mua ngay và thời gian giao hàng trễ của nhà cung ứng. Cần có những tính toán kỹ lưỡng lượng hàng thực tế cần để đáp ứng nhu cầu, từ đó có thể xây dựng kế hoạch gần đúng để mua hàng giảm thiểu được rủi ro ứ đọng vốn khi hàng tồn kho quá nhiều hay đồng vốn sinh lợi không hiệu quả do mua hàng ít. Để xác định doanh số sẽ bán ra trong năm tới, doanh nghiệp nên xác định cụ thể lượng hàng đã bán ra trong năm qua, lượng hàng còn tồn kho đầu và cuối kỳ 3 bản tổng kết của kế toán. 1 bản tổng kết từ quyển ghi chép bán hàng của các nhân viên Chủ Doanh Nghiệp Các nhân viên Báo cáo Phản hồi www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 65 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN phân tích để tính toán chính xác lượng hàng thực sự cần mua. Để làm được như vậy cần xác định các chỉ tiêu sau: + Lượng hàng hóa đã bán ra trong năm vừa qua. + Hàng hóa tồn kho cuối năm + Lượng hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng. + Hàng hóa tồn kho đầu năm. Vậy, khối lượng hàng hóa cần mua được xác định như sau: Lượng hàng bán ra + Tồn kho cuối năm = Lượng hàng hóa yêu cầu Lượng hàng hóa cần mua = Lượng hàng hóa yêu cầu + Tồn kho đầu năm Như vậy, để có thể giảm thiểu được chi phí tồn trữ cần phải tính toán được mức dự trữ. Mức dự trữ là lượng tồn kho tối thiểu mà chủ doanh nghiệp dự tính để duy trì hoạt động kinh doanh bình thường cho tới khi nhận được đợt hàng mới. Khi lượng hàng còn lại giảm xuống bằng mức dự trữ là đến lúc cần mua thêm hàng. Kế hoạch nhập hàng hóa phụ thuộc vào kế hoạch mua hàng và thời gian phương tiện vận chuyển đem hàng về tới cửa hàng. Doanh nghiệp nên xác định thời gian xe hàng về có thể chờ nhập hàng để có kế hoạch sắp xếp dở hàng xuống sao cho cửa hàng ở thời điểm vắng khách, không gây trở ngại cho việc bán hàng.Theo quan sát tại cửa hàng thì thời gian hợp lý và thuận lợi cho việc dở hàng xuống là sau 10 giờ sáng và sau 4 giờ chiều. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xem xét phương pháp xuất kho dựa trên biến động giá từng thời kỳ mà xác định lượng hàng nhập về và lượng hàng nào sẽ xuất kho cho phù hợp với tình hình biến động trên thị trường, via dụ như : doanh nghiệp xuất hàng hóa theo phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO) nhưng khi giá cả hàng hóa tăng thì nên thay đổi phương pháp xuất kho bằng phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) vì như thế sẽ đảm bảo được đồng vốn br ra đối với lô hàng mới nhập về mà vẫn bảo quản tốt lượng hàng cũ... 5.2 Biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp: 5.2.1 Quản trị nhân sự: Trong quản trị nhân sự, ngoài việc giao nhiệm vụ cho nhân viên thì điều quan trọng là phải gắn trách nhiệm vào nhiệm vụ cho họ. Mặt yếu trong việc quản www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 66 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN trị nhân sự của Hưng Phú là chưa gắn kết được quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên, chưa xây dựng và áp dụng hệ thống kỹ luật triệt để và chặt chẽ nên khi xảy ra sự cố thì trách nhiệm không thuộc về ai cả. Do đó, doanh nghiệp phải gắn trách nhiệm với nhiệm vụ cho mỗi người để khi phát hiện ra sự cố thì lập tức tổ chức kiểm tra, và đề xuất phương án xử lý tùy theo mức thiệt hại mà nhân viên gây ra cho doanh nghiệp. Như vậy mỗi nhân viên sẽ phải có trách nhiệm giữ gìn và bảo quản tài sản của doanh nghiệp, tránh được tình trạng khi xảy ra sự cố rồi thì không biết trách nhiệm đó là của ai. Bên cạnh đó, công tác đánh giá nhân viên cần phải được tổ chức lại bằng cách xây dựng một quá trình ghi chép để việc đánh giá nhân viên thực hiện được công bằng hơn.  Chủ doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ làm việc của từng nhân viên bằng cách thiết kế và thực hiện theo biểu bảng theo dõi quá trình làm việc như sau : Từ ngày đến ngày Tên nhân viên nghỉ làm Lý do Số ngày nghỉ lũy kế trong tháng Ghi chú Trong phần ghi chú, chủ doanh nghiệp sẽ ghi lại những đóng góp của nhân viên hoặc những việc mà nhân viên gây tổn thất trong quá trình phát triển của doanh nghiệp, phần ghi chú này sẽ làm căn cứ cho quyết định thưởng hoặc tăng lương cho nhân viên. Ưu điểm của biểu bảng này: - Ít nhân viên nghỉ việc không báo cáo hơn. - Tạo tâm lý thoải mái hơn và nhân viên làm việc nhiệt tình với năng suất cao hơn. - Giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ hơn tình hình hoạt động của doanh nghiệp và có biện pháp cải tiến năng suất.  Để khuyến khích nhân viên tăng doanh thu. Để tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt, họ cần được khẳng định có những chính sách thưởng hợp lý cho việc hoàn thành xuất sắc công việc, đồng thời www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 67 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN phải sự hỗ trợ và thừa nhận từ phía doanh nghiệp về vai trò của họ trong sự thành công của doanh nghiệp. Do đó chủ doanh nghiệp nên nghiên cứu các vấn đề sau để có biện pháp thích hợp thúc đẩy nhân viên của mình: - Đặt chỉ tiêu: sao cho đảm bảo khuyến khích các nhân viên vượt qua các thành tích trước đây của mình, thưởng cho người có năng suất lao động cao nhất trong năm dựa trên bảng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, bằng cách thông qua sổ theo dõi giờ công của từng nhân viên bán hàng xác định năng suất lao động theo doanh số bán hoặc đối với nhân viên giao hàng sẽ được đánh giá thông qua việc hoàn thành nhiệm vụ, giao hàng hóa cho khách hàng đúng lúc, kịp thời, không làm hư hỏng hay gây ra bất cứ tổn thất gì,…Các chỉ tiêu này sẽ do các nhân viên cùng tham gia bàn bạc để tăng thêm sự gắn bó và cam kết của họ với công việc và doanh nghiệp. - Đào tạo: thể hiện sự coi trọng nhân viên của doanh nghiệp và nên sử dụng nó như một phần thưởng để khuyến khích cho người có kết quả làm việc tốt. Ví dụ: Nhân viên bán hàng: sẽ được tham gia lớp học về chuyên môn và kỹ năng bán hàng nếu đem lại kết quả tốt cho doanh nghiệp hàng năm, tránh gây áp lực cho nhân viên. 5.2.2 Quản trị hoạt động mua và nhập hàng: Hoạt động mua và nhập hàng phụ thuộc vào kế hoạch bán hàng. Có các vấn đề cần chú ý trong quá trình mua và nhập hàng như sau:  Đối với hoạt động mua: Chủ doanh nghiệp thường đặt hàng qua điện thoại, điều này thì thuận tiện nhưng tốt nhất doanh nghiệp nên gửi đơn đặt hàng vì nó sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp nhớ những gì mình đặt và làm bằng chứng cho việc đặt hàng. Chủ doanh nghiệp nên thiết kế sẵn mẫu đơn đặt hàng, khi cần đặt hàng thì gửi fax cho nhà cung cấp 1 bản và giữ lại cho mình 1 bản. Chủ doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu đơn đặt hàng sau: www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 68 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Khi hàng về đến nơi nên đối chiếu với phiếu giao hàng của nhà cung cấp để đảm bảo đúng mặt hàng, đúng số lượng cần mua. Nếu phát hiện sai sót thì báo lại ngay với nhà cung cấp.  Đối với hoạt động nhập hàng: Hoạt động nhập hàng vào kho cần phải kiểm tra thật cẩn thận vì nếu không phát hiện sai sót lúc này thì xem như doanh nghiệp phải chấp nhận sai sót đó nếu có phát hiện về sau. Vì vậy, thủ kho phải là người chịu trách nhiệm về quá trình này. Bên cạnh đó cũng cần phải có hệ thống ghi chép sao cho dễ kiểm tra v à chủ động về tài chính. Như vậy, biện pháp nâng cao công tác nhập hàng vào kho như sau: Thủ kho phải ghi chép đầy đủ các sổ sách theo dõi tình hình nhập kho (sổ sách do DN cấp) và đánh số trang, số ngày, lưu giữ tối thiểu 5 năm. Cách làm này có thể gọi là quản lý dữ liệu tồn kho với việc thiết lập bảng ghi chép như sau: Thời gian Nhà cung cấp Gạch Ghi chú Đồng Tâm Bạch Mã Italy … 28.2 - Công ty A 15.1 - Công ty B … … Số đơn đặt hàng: Ngày đặt hàng: ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gửi: Đề nghị cung cấp cho chúng tôi các mặt hàng dưới đây theo báo giá số…ngày…của quý cơ quan gửi kèm hoá đơn hoặc phiếu giao hàng có ghi số đơn đặt hàng này. STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Tổng cộng - Điều kiện giao hàng: - Điều kiện thanh toán: Ký tên Chủ doanh nghiệp www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 69 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Tương tự như vậy đối với những nhóm hàng hóa khác. Thủ kho dùng bảng này để ghi lại lượng hàng nhập vào kho khi đã thực hiện xong quá trình nhập hàng vào kho, đến cuối tuần thì kết hợp với bảng tổng hợp xuất nhập tồn của kế toán để báo cáo cho chủ doanh nghiệp đã được trình bày ở phần lập kế hoạch bán hàng. Quản lý dữ liệu này không chỉ giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát mà còn giúp chủ doanh nghiệp nên bán mặt hàng gì, khi nào cần đặt mua hàng thêm và mua thêm bao nhiêu.  Đối với công tác kiểm kê hàng hóa trong kho: Kiểm kê hàng hóa thường xuyên giúp cho chủ doanh nghiệp biết được lượng hàng có bị thiếu hụt không và thiếu bao nhiêu, những loại hàng nào bị hư hỏng hoặc đang trong tình trạng không tốt. Hoạt động kiểm kê lượng hàng trong kho được thực hiện bằng cách lập danh mục kiểm kê trước và kết hợp với bảng nhập kho hàng hoá ở trên. Nhiệm vụ này sẽ do thủ kho và chủ doanh nghiệp thực hiện, kế toán sẽ ghi lại vào bảng xuất nhập tồn để báo cáo lên chủ doanh nghiệp. Quá trình kiểm kê hàng hóa: - Trước hết kế toán lập thẻ kho cho tất cả các loại Ngói Thái Lan như sau: lấy mức dự trữ của cuộn kim loại như trên: - Sau đó ta lập danh mục kiểm kê như sau: THẺ KHO Tên hàng: Ngói Thái Lan (viên) Mức dự trữ: 3703(viên) Ngày Diễn giải Tồn kho Nhập Xuất Tồn 1/3 2/3 Tồn đầu kỳ Bán 400 1500 1100 www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 70 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Như vậy, thẻ kho cho biết đáng ra còn bao nhiêu tồn kho, còn danh mục kiểm kê cho biết thực còn bao nhiêu tồn kho. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp tìm nguyên nhân của sự chênh lệch này mà có cách quản trị hàng tồn kho tốt hơn. 5.2.3 Quản trị hoạt động bán hàng: Nhân viên bán hàng và kế toán viên phải luôn giữ thái độ cởi mở, vui vẻ với khách hàng. Có cách xử lý thông minh, khéo léo, hiểu được nhu cầu của khách hàng và giúp khách hàng phân biệt được loại hàng có chất lượng. Chủ doanh nghiệp nên thường xuyên tập huấn cho nhân viên bán hàng cách giao tiếp trực tiếp với khách hàng hoặc cách giao tiếp qua điện thoại. Một điều cần lưu ý là khách hàng khác nhau về giới tính, tuổi tác, trình độ văn hoá, thu nhập, vùng miền thì tính cách và giao tiếp cũng khác nhau, vào mỗi thời điểm của nền kinh tế thị trường thì nhu cầu được phục vụ của khách hàng cũng có thay đổi ít nhiều. Chủ doanh nghiệp và nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng cần biết rõ điều này để có những cuộc tiếp xúc thân mật hơn với khách hàng. Mặc dù doanh nghiệp đã có phiếu giao hàng khi bán sỉ và giao hàng ở xa, nhưng để công tác giao hàng có tính chặt chẽ hơn cần thiết kế biên bản giao hàng để thuận tiện cho việc lưu giữ và kiểm tra. Doanh nghiệp có thể thiết kế như bảng sau: DANH MỤC KIỂM KÊ Trang:1 Ngày:31/3/2006 Tên hàng Số lượng Giá trị Kiểm kê Thẻ kho Chênh lệch Giá vốn đvsp Tổng giá trị Ngói Thái Lan 1200 1100 100 www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 71 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Để tránh việc tính toán nhầm lẫn, gây thiếu hụt tiền hàng lúc đông khách, nhân viên bán hàng nên: - Để tránh làm phiền lòng khách hàng, nhân viên nên để ý khách nào đến trước và khách nào đến sau mà phục vụ cho đúng, luôn luôn tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc bán hàng trước cho khách đến trước, chỉ bỏ nguyên tắc khi khách hàng yêu cầu. Luôn tạo điều kiện cho khách tranh thủ được thời gian của họ để tạo ấn tượng bán hàng chuyên nghiệp nơi khách hàng. - Để thuận tiện cho việc sắp xếp đúng thứ tự ưu tiên khi giao hàng, nhân viên bán hàng nên đánh số thứ tự ưu tiên. DNTN HƯNG PHÚ Địa chỉ: 153 ĐƯỜNG Trần Hưng Đạo TP Cần Thơ. Điện thoại: 07106.250.009 BIÊN BẢN GIAO HÀNG Hôm nay, ngày… tháng…năm…, chúng tôi gồm có: Bên giao: Người giao: Chức vụ: Bên nhận: Địa chỉ: Điện thoại: Chức vụ: Chúng tôi tiến hành giao nhận hàng hóa theo đơn đặt hàng số……. Tên hàng: Đơn giá: Thành tiền: STT QUI CÁCH ĐVT SỐ LƯỢNG GHI CHÚ Mẫu mã Chủng loại Tổng cộng Biên bản được lập thành 2 bản, có giá trị như nhau. BÊN NHẬN BÊN GIAO www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 72 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN  Để công việc trở nên nhẹ nhàng hơn, kế toán viên nên: - Kế toán công nợ nên lưu trữ tài liệu của từng khách hàng một cách khoa học trên máy vi tính cũng như trên sổ sách, kế toán phải thống kê cập nhật dữ liệu vào cuối mỗi ngày, sau đó nhập vào máy vi tính ngay để tránh công việc dồn nén và thất thoát dữ liệu. - Kế toán báo cáo thuế nên nhớ mặt khách hàng và địa chỉ của những khách hàng thân quen thường đến mua hàng và lấy hoá đơn giá trị gia tăng, để khi khách hàng yêu cầu xuất hoá đơn là có thể xem lại sổ sách ghi chép thông tin khách hàng mà viết ngay vừ tiết kiệm được thời gian vừa tạo cảm giác thân thiết nơi khách hàng, tạo cho khách hàng ấn tượng về cửa hàng năng động, văn minh và phong cách làm việc công nghiệp. 5.3 Biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tài chính của doanh nghiệp: 5.3.1 Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn: 5.3.1.1 Về công nợ khách hàng: Thực hiện các biện pháp thiết thực nhằm giảm thiểu công nợ khách hàng với định mức công nợ cụ thể, chẳng hạn như hường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng để tránh trình trạng bị chiếm dụng vốn và công nợ kéo dài. Hiện nay doanh nghiệp chuyên kinh doanh theo đơn đặt hàng từ trước của khách hàng. Theo nguyên tắc hiện nay thì khi đặt hàng thì khách hàng sẽ đặt cọc 50% tổng số tiền và sẽ thanh toán dứt điểm khi nhận đủ hàng. Tuy nhiên trong quan hệ mua bán không thể tránh khỏi những khoản nợ lẫn nhau. Hàng bán càng nhiều thì doanh số càng lớn và kéo theo phải thu của khách hàng tăng cao. Do đó, doanh nghiệp cần phải đẩy mạnh công tác đối chiếu công nợ thu hồi công nợ; thiết lập chính sách khen thưởng cho nhân viên đi thu hồi theo tỷ lệ công nợ thu hồi được mà khoản chi phí này được điều tiết bằng tỷ lệ thích hợp để vẫn đảm bảo nguồn vốn hoạt động. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu đề ra chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý đối với những khách hàng thanh toán sớm hoặc thanh toán đúng hạn theo tỷ lệ khuyến khích, nghĩa là thanh toán càng sớm thì hưởng chiết khấu càng cao. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 73 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN 5.3.1.2 Giảm chi phí: Giá thành là biểu hiện bằng tiền của tất cả các chi phí có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc phấn đấu giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm là biện pháp chủ yếu không những tạo cơ hội và khả năng cho doanh nghiệp mở rộng quy mô đồng thời tăng mức tích lũy vốn, tăng lợi nhuận cũng như nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động mà còn là điều kiện để nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Muốn giảm chi phí doanh nghiệp cần phải có những chính sách thưởng phạt công bằng khuyến khích người nhân viên tiết kiệm chi phí đồng thời có những biện pháp hữu hiệu theo dõi định mức vật tư một cách chính xác từ đó có thể tính giá thành chính xác và cạnh tranh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tìm thêm những nhà cung cấp nguyên vật liệu ổn định với mức giá cả cạnh tranh nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và quy cách theo yêu cầu. Đây là khâu đầu vào rất quan trọng góp phần cho việc hạ thấp giá vốn hàng bán. Song song đó, doanh nghiệp cần phải đề ra các chính sách tiếp thị, phục vụ khách hàng một cách hợp lý, hữu hiệu sao cho vừa tiết kiệm chi phí vừa có thể thu hút được khách hàng, mở rộng thị phần, tăng doanh thu hàng năm đồng thời nâng cao lợi nhuận của mình.Ví dụ: khi có hàng hóa mới nhập về để quảng bá thông tin sản phẩm doanh nghiệp nên thiết kế các catalo,tờ bướm với nhiều mẫu mã, màu sắc đa dạng giúp cho khách hàng dễ dàng chọn lựa,.. Khai thác triệt để công suất các phương tiện kinh doanh, đẩy mạnh khối lượng tiêu thụ hàng hóa là cách tốt nhất để giảm phí và gia tăng lợi nhuận. Khi mua hàng cần phải cân nhắc lựa chọn nguồn hàng nào, ngoài việc giá cả tối ưu có thể thiếu nợ lâu mà không chịu lãi quá hạn hoặc chịu lãi thấp. Đồng thời phải xem xét đến chất lượng, khoảng cách vận chuyển... Rà soát và kiểm tra các khoản mục chi phí có tỷ trọng lớn nhằm có biện pháp hạn chế cụ thể. Dùng lợi ích vật chất để khuyến khích tiết kiệm chi phí, đồng thời xử lý nghiêm minh những trường hợp gây lãng phí chi phí. 5.3.1.3 Tăng doanh thu: Trong hoạt động kinh doanh thương mại, doanh thu kaf một trong những yếu tố quan trọng.Trong việc tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 74 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN thường xuyên theo dõi, giám sát giá cả thị trường đối với tất cả các mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh. Từ đó giúp doanh nghiệp có thể chủ động và thực hiện những chính sách phù hợp kịp thời ứng phó với những diễn biến bất ổn của thị trường đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 5.3.1.4 Nâng cao khả năng thanh toán: Khả năng này ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của doanh nghiệp trên thương trường, vì thế nếu khả năng thanh toán quá thấp sẽ làm giảm lòng tin của khách hàng cũng như của các nhà tài trợ, các nhà đầu tư và cả của nội bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp. Hiện nay các tỷ số thanh toán rất thấp cho thấy doanh nghiệp khó có khả năng thanh toán nhất là các khoản nợ ngắn hạn. Do đó tôi đề xuất một số biện pháp thích hợp để cải thiện tình hình này như: định kỳ kiểm tra lượng tiền mặt tại quỹ, tiền gởi ngân hàng, kết hợp so sánh thu chi của các kỳ trước và lập kế hoạch tiền mặt để dự đoán trước lượng tiền cần sử dụng, đồng thời cố gắng duy trì lượng tiền hợp lý để có thể thanh toán những khoản bất ngờ,…Song song với những hoạt động đó thì doanh nghiệp cũng có thể tìm cách gia tăng doanh số bán, thu được nhiều lợi nhuận hơn để bù đắp những khoản thiếu hụt; định kỳ kiểm kê vốn trong thanh toán để xác định vốn lưu động hiện có của đơn vị từ đó xác định nhu cầu vốn cần thiết để có thể huy động kịp thời các nguồn vốn bổ sung. 5.3.2 Một số giải pháp khác:  Giải quyết vấn đề ứ đọng vốn dưới hình thức hàng tồn kho: Ngành nghề kinh doanh vật liệu xây dựng là một ngành kinh doanh đặc thù và có phần mang tính chất mùa vụ đòi hỏi doanh nghiệp phải dự trữ lượng hàng lớn để đáp ứng được đơn đặt hàng từ trước tránh tình hình biến động giá và đáp ứng không đủ lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Để đảm bảo đủ lượng nguyên vật liệu cần thiết thì doanh nghiệp cần phải tiến hành nghiên cứu giá thị trường và lập kế hoạch dự trữ thu mua nguyên vật liệu từ trước.  Giá cả hàng hóa: Đơn giá của hàng hóa ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, giá tăng hay giảm đều làm ảnh hưởng đến tình hình tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên áp dụng các mức giá khác nhau đối với từng đối tượng khách hàng. Bên cạnh đó cần có chính sách giá hợp lý và linh hoạt để đẩy mạnh khối lượng tiêu thụ. Việc định giá phải dựa trên việc theo dõi thường xuyên tình www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 75 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN hình giá cả trên thị trường và trên cơ sở tính toán các định mức chi phí từ đó điều chỉnh giá bán cho hợp lý.  Doanh nghiệp nên tận dụng nguồn phụ phẩm và những hàng hóa kém chất lượng bằng cách bán lại với giá rẻ hoặc chiết khấu cho khách hàng. Nếu làm được như vậy doanh nghiệp sẽ có yheem khoản thu đáng kể vừa giảm chi phí cho việc bảo quản. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 76 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Chương 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 Kết luận: Hiện nay, khi môi trường kinh doanh ngày càng trở nên gay gắt, biến động không ngừng thì sự tồn vong của doanh nghiệp không chỉ đến từ chất lượng của bản thân các sản phẩm - dịch vụ cung ứng mà còn chủ yếu từ phong cách kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có hệ thống quản trị khoa học và tạo được văn hóa riêng cho doanh nghiệp mình. Dù ở tầm vi mô hay vĩ mô thì tầm quan trọng của công tác quản lý cũng không khác nhau, điều cốt yếu là có chính sách thực hiện quản lý linh hoạt phù hợp với tình hình hiện tại. Trong thời gian tới, ngành kinh doanh vật liệu xây dựng đặc biệt là ngành thép, xi măng, cơ khí…ở nước ta sẽ ngày càng có nhiều biến động do nhu cầu trong nước tăng cao và ảnh hưởng của thị trường thế giới. Do đó, đòi hỏi công tác quản lý vĩ mô nền kinh tế của Nhà nước cũng như công tác quản trị doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành thép phải được hoàn thiện mới có thể chống chọi tốt với những thách thức này. Trong những năm qua kể từ khi bắt đầu kinh doanh, DNTN Hưng Phú đã cố gắng vươn lên trong thị trường đầy biến động và đã đạt được những thành tựu không nhỏ trong việc nâng cao, đa dạng hoá chất lượng sản phẩm với chính sách giá linh hoạt, phù hợp đáp ứng nhu cầu của khách hàng, thực hiện đạo đức trong kinh doanh, phát triển thương hiệu, quan tâm chăm sóc đời sống của nhân viên và công tác quản trị doanh nghiệp cũng có những điểm mạnh nhất định .Bên cạnh việc kinh doanh, doanh nghiệp còn quan tâm đến việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước trên tinh thần nộp thuế đầy đủ và đúng hạn, Tuy nhiên, cho đến nay doanh nghiệp vẫn còn những điểm chưa được hoàn thiện trong công tác quản trị như: lập kế hoạch bán hàng, quản trị tồn kho, phân công lao động. Từ những đánh giá tình hình hoạt động quản trị hiện tại của DNTN Hưng Phú và biện pháp riêng của cá nhân về cải thiện công tác quản trị, tôi hy vọng sẽ đóng góp được phần nào vào việc nâng cao kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm tiếp theo www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 77 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN 6.2 Kiến nghị: Trên cơ sở lý luận, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản trị ở DNTN Hưng Phú, em đã nêu lên một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mà doanh nghiệp có thể xem xét. Bên cạnh đó, em cũng cố gắng đưa ra một số kiến nghị sau: 6.2.1 Kiến nghị với doanh nghiệp: - Trong điều kiện cạnh tranh hiện nay, vấn đề Marketing không chỉ được các doanh nghiệp lớn quan tâm mà các doanh nghiệp nhỏ muốn hoạt động kinh doanh của mình phát triển hơn nữa cũng phải có kế hoạch đầu tư nhất định. Vì vậy, DNTN Hưng Phú nên xây dựng kế hoạch Marketing và tổ chức thực hiện để tăng thêm thị phần và đứng vững trên thị trường. - Trong công tác nhân sự, doanh nghiệp nên tuyển thêm nhân viên tại cửa hàng để sự phân công lao động vào ngày nghỉ chủ nhật dễ dàng và công bằng hơn. - Doanh nghiệp có thể xem xét việc đầu tư một xe tải lớn để giao hàng cho khách khi khách hàng mua sỉ với khối lượng lớn, đồng thời có thể tận dụng nó để chở hàng thuê mỗi khi xe đậu không. Điều này có thể làm giảm chi phí bán hàng cũng như gia tăng thu nhập cho doanh nghiệp. - Chủ doanh nghiệp nên xây dựng bảng giá dao động trong một biên độ nhất định để khi khách hàng có ý trả giá, nhân viên bán hàng có thể tự quyết định mà không cần hỏi ý kiến của chủ doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp chủ doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng trong công việc quản trị của mình. 6.2 2 Kiến nghị với các bộ ban ngành: Ngành xây dựng là một ngành không thể thiếu cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng của nền kinh tế quốc gia. Do đó có thể nói l à một trong những ngành kinh tế trọng điểm của đất nước, cần có sự quan tâm và điều tiết đúng mức của Nhà nước nhất là trong tình hình giá cả biến động liên tục trên thị trường hiện nay. Các cơ quan chức năng liên quan đến các doanh nghiệp kinh doanh ngành này nên có những biện pháp linh hoạt tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp nhất là nghiên cứu để giảm các chi phí về hành chánh và thời gian của doanh nghiệp. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN TÀI LIỆU THAM KHẢO  1. Phạm Thế Tri (2000), Quản trị căn bản. 2. Nguyễn Tấn Bình, Phân tích hoạt động kinh doanh. 3. Nguyễn Hải Sản (2006), Quản trị doanh nghiệp, Nhà xuất bản Thống Kê. 4. Trương Hòa Bình và Đỗ Thị Tuyết (9/2006), Quản Trị Doanh Nghiệp. 5. Nguyễn Minh Thu Thủy (Khóa 27), Luận văn tốt nghiệp - Biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị cửa hàng xăng dầu Đại Hùng. 6. GS.TS. Nguyễn Kế Tuấn (2007), Giáo trình quản trị chức năng thương mại của doanh nghiệp công nghiệp, Nhà xuất bản thống kê Hà Nội. 7. Kinh tế Việt Nam trong những năm đổi mới (2006), Nhà xuất bản Thống Kê Hà Nội. 8. Báo diễn đàn doanh nghiệp số 12, 16, 18, 20, năm 2008. 9. Các số báo Thời báo kinh tế Sài Gòn số năm 2008. 10. Một số trang web về ngành ngói và thị trường ngói. www.kinhtehoc.net