Thực trạng và giải pháp cho công tác giao nhận xuất khẩu hàng trang trí nội thất bằng gỗ bằng đường biển tại công ty TNH Hoàng Tân Hòa

nên khâu này hầu như không được công ty quan tâm trừ khi có yêu cầu của người mua hỗ trợ cho họ khiếu nại hãng tàu. i. Hoàn thành bộ chứng từ thanh toán: Khi nhận được vận đơn hoàn hảo, công ty sẽ tiến hành hoàn tất mọi thủ tục có liên quan để thành lập bộ chứng từ đầy đủ theo đúng yêu cầu trong L/C và gởi đến ngân hàng để được thanh toán. Bộ chứng từ thanh toán bao gồm các chứng từ sau: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 31 + Hoá đơn thương mại. + Hối phiếu. + Bill of Lading. + Giấy chứng nhận xuất xứ. + Phiếu đóng gói. 2.2.2.2. Giao hàng theo điều kiện FOB: + FOB: Giao hàng container tại bãi cảng hoặc tại kho riêng rồi đưa container ra cảng để xếp lên tàu …người mua là khách ngoại có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa sau khi người bán giao hàng qua lan can tàu ( người bán miễn trách khi hàng đã lên boong tàu ).. ² Quy trình giao hàng FOB: Sau khi nhận hướng dẫn giao hàng của khách nước nước ngoài, người xuất khẩu làm hướng dẫn cho nhà cung ứng giao hàng theo chỉ định: quy cách chất lượng, bao bì, cơ quan giám định, địa điểm và thời gian giao hàng. Người xuất khẩu liên hệ với hãng tàu( khách nước ngoài chỉ định và trả trước) lấy Booking Note và xin lệnh cấp cont, kéo cont về địa điểm tập kết hàng để đóng hàng ( mẫu phải được khách ngoại chấp nhận trước khi đóng hàng), đếm và cân hàng 100%. Cont đóng xong, chờ kiểm hóa và đưa vào bãi xuất để đưa lên tàu. Ngay sau khi tàu chạy, thanh lý tờ khai, lấy B/L và làm bộ chứng từ giao hàng trình cho khách ngoại để thanh toán. Ø Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có những hạn chế trong giao hàng theo điều kiện FOB: Mặc dù hàng đã kiểm đạt tại cảng đi bởi cơ quan giám định do khách ngoại chỉ định, mẫu đã được khách ngoại chấp nhận và có người giám sát trong suốt quá trình đóng hàng, nhưng hàng qua đến cảng nước ngoài vẫn bị khiếu nại về chất lượng và trọng lượng theo quy định của hợp đồng áp dụng cho hàng đi Châu Âu, hàng đi Mỹ nếu khách ngoại cung cấp chứng cứ khách quan độc lập được tiến hành trong hạn định. 2.3 Kết luận. 2.3.1 Những thuận lợi và khó khăn. 2.3.1.1 Thuận lợi. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 32 Công tác giao hàng xuất khẩu tính đến nay đã được thực hiện khá hoàn chỉnh và tương đối chuyên nghiệp, ít có những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện. -Hoạt động giao nhận đơn giản, thuận tiện giúp cho quá trình giao hàng ít xảy ra tranh chấp, đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cho công ty. -Việc giao dịch với các hãng tàu được thực hiện trực tiếp không phải thông qua môi giới, giảm được một phần lớn chi phí vận tải. -Công ty đang phần nào khẳng định được uy tín trên với khách hàng, tạo được sự tin tưởng từ phía khách hàng giúp thuận lợi trong việc mở rộng thị trường. 2.3.1.2 Khó khăn. -Địa điểm giao hàng: Việc lựa chọn địa điêm giao hàng tại công ty vẫn chưa được hợp lí, đôi lúc không đem lại hiệu quả trong kinh doanh. Vì vậy nên công ty cần phải phân tích kĩ những ưu thế và hạn chế của từng địa điểm giao hàng xem khi nào thì lựa chọn giao hàng tại Đồng Nai, khi nào chọn địa điểm giao hàng tại thành phố HCM nhằm phát huy tối đa lợi thế, hạn chế đến mức thập nhất những rủi ro. -Công tác lập chứng từ vẫn còn một số vướng mắc, cần hoàn thiện hơn. -Khi tiến hành giao hàng tại kho công ty, việc xếp hàng trong kho tại công ty không có trật tự không có sự phân chia rõ ràng từng mặt hàng đóng ở địa điểm nào nên đôi lúc gây xáo trộn hàng trong kho có thể gây ra tổn thất. -Hiện nay việc xếp hàng vào Container tại công ty vẫn còn mắc phải hạn chế. Việc sắp xếp hàng vào Container mất rất nhiều thời gian. Do đó công ty cần chấn chỉnh hoạt động này để đảm bảo sự tin tưởng từ phía khách hàng và giữ được uy tín cho công ty. 2.3.1.3 Những vấn đề tồn tại: -Vấn đề nhân lực của bộ phận thực hiện việc giao nhận hàng còn chưa được quan tâm về số lượng và tổ chức. -Thủ tục hải quan còn chậm chạp, vì vậy công ty cần chuyên môn hoá công việc cho phù hợp với trình độ của nhân viên. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 33 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO NHẬN XUẤT KHẨU HÀNG TRANG TRÍ NỘI THẤT BẰNG GỖ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG TÂN HÒA. 3.1. Định hướng chung của công ty trong năm năm 2010-2015: - Trong kế hoạch năm năm 2010-2015 công ty chú trọng mở rộng hoạt động sản xuất, cố gắng xây dưng thêm nhà máy, điển hình là tháng 3 vừa qua công ty vừa khai trương công ty mới với tên công ty TNHH Cẩm Huyền, nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty, hực hiện đúng mục tiêu đề ra. - Về việc khách hàng công ty cũng sẽ tăng cường tìm kiếm thêm, tranh rủi ro một khách hàng lớn là Homeline Funiture, như vây công ty có thể bị ép giá, hoặc nguy cơ phá sản nếu khách hàng không tiếp tục ký hợp đồng, cũng nằm trong kế hoạch này công ty sẽ phát triển các khách hàng nhỏ để trở thành đối tác lâu dài như Green park, Unitech Thermolwood Industrial Co.,Ltd. - Cùng với việc mở rộng sản xuất là công ty sẽ đầu tư thêm vào các thiết bị máy móc hiện đại phục vụ sản xuất. - Công tác nhân sự cũng hết sức được chú ý, công ty sẽ cử thêm nhân viên đi để học hỏi các nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu của công ty. - Ổn định sản xuất và tạo chất lượng sản phẩm phải luôn được đặt lên hàng đầu mà công ty đang quan tâm, nhằm tạo niềm tin từ khách hàng. 3.1.1.Thị trường xuất khẩu. Tủ, bàn, ghế, giường là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty.Trong năm 2008 công ty đã xuất khẩu được 454 container hàng hóa đạt tổng trị giá 2.004.841.06 USD sang các nước MỸ, Pháp, Đức,...Trong đó thị trường Mỹ là thị trường nhập khẩu của công ty nhiều nhất chiếm hơn 70% kim ngạch xuất khẩu hàng nội thất của công ty. Trong thời gian tới công ty sẽ vẫn giữ quan hệ với các thị trường tiềm năng như:Mỹ, Đức,.... Trong năm 2009 do biến động tài chính trên toàn thế giới nên chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến kim ngạch xuất khẩu hàng hóa của công ty, các đối tác sẽ bị thiếu hụt tài chính nên công ty cần rà soát lại đối tác của mình. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 34 3.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác giao hàng nội thất xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Hoàng Tân Hòa 3.2.1. Giải pháp hoàn thiện công tác thuê tàu Trong thời gian vừa qua công ty đang áp dụng phương thức thuê tàu chợ cho các hợp đồng của mình là rất phù hợp và công ty nên duy trì hình thức này vì những lợi ích mà phương thức mang lại là rất lớn. Với phương thức thuê tàu chợ công ty có thể chọn được hãng tàu với giá cước thấp, uy tín nhờ sự cạnh tranh của các hãng tàu trên thị trường thuê tàu hiện nay. Các hãng tàu cạnh tranh nên luôn gởi thông báo bảng giá cước cùng lịch trình tàu chạy mới nhất đến công ty. Theo đó công ty có thể so sánh giữa các hãng tàu với nhau và lựu chọn hãng tàu phù hợp, có lịch trình chạy những cảng mà công ty cần giao hàng, với giá cước thấp nhất giúp giảm chi phí cho công ty. Hơn nữa công ty sẽ chủ động hơn trong quá trình giao hàng nhờ định trước được thời gian giao hàng Trong tất cả các hợp đồng công ty nên dành quyền thuê tàu, như vậy sẽ rất có lợi cho công ty, công ty sẽ chủ động hơn trong nghiệp vụ giao hàng vì công ty là người trực tiếp ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu sẽ giúp cho công ty thuận lợi trong việc liên lạc để giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng. Đồng thời công ty cũng có thể lựu chọn được phương thức thuê tàu phù hợp với điều kiện cũng như khối lượng hàng hóa mà công ty cần giao. Hiện nay công ty thường xuyên thuê tàu của hãng OOCL vì lịch trình của hãng này qua các cảng mà công ty cần giao hàng và công ty đã hợp tác lâu năm nên đã có uy tín, giúp cho việc ký hợp đồng dễ dàng Bên cạnh đó trong thời gian tới công ty cũng nên tìm hiểu và hợp tác với những hãng tàu khác trên thị trường tàu như Wanhai, Evergreen...Các hãng tàu này hiện nay trên thị trường cũng là những hãng tàu uy tín và có giá cả cạnh tranh. Với việc lựa chọn thêm những hãng tàu khác sẽ giúp công ty luôn được đáp ững kịp thới với các hợp đồng giao hàng. 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác đóng hàng vào container Từ khi tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu đến nay, mặt hàng trang trí nội thất bằng gỗ chỉ được công ty sử dụng một phương pháp giao hàng duy nhất đó Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 35 là giao hàng nguyên Container. Do đó, theo tập quán thương mại quốc tế thì trách nhiệm đóng hàng vào Container và mọi chi phí liên quan đến việc này đều do công ty chịu. Từ đó có thể thấy việc đóng hàng vào Container là một khâu quan trọng nếu làm tốt sẽ góp phần mang lại sự thành công trong công tác giao nhận hàng xuất khẩu tại công ty. Trong thực tế công tác đóng hàng xuất khẩu vào Container tại công ty đã được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên, để khâu đóng hàng vào Container đạt hiệu quả cao hơn thì công ty cũng cần quan tâm hơn đến các vấn đề như: kiểm tra kỹ tình trạng của Container trước khi đưa vào sử dụng, tổ chức hợp lý việc vận chuyển hàng từ kho của Công ty đến địa điểm tập kết hàng để xếp lên Container, cách thức chất xếp hàng vào Container tối ưu. · Qui trình kỹ thuật xếp hàng vào container phụ thuộc vào các yếu tố sau: - Khách hàng chính của công ty là Homeline Funiture và một số nhà nhập khẩu khác, nên đòi hỏi về chất xếp hàng rất kỹ. Hàng xuất khẩu của công ty được đóng trong các thùng carton, được xếp vừa khít và đủ trọng lượng theo qui định của các container. -Hiện nay, phương thức vận tải tại công ty là phương thức vận tải đường biển, sử dụng tàu biển để chuyên chở hàng hóa xuất khẩu trong một thời gian tương đối dài, thường thì sau 15-17 ngày mới tới cảng Philadelphia, các cảng đến Đài Loan thường là 6 ngày sau khi on board, nếu công tác xếp hàng vào container không được chú trọng sẽ gây tổn thất về hàng hóa trong quá trình vận chuyển. -Kích cỡ container dùng để xếp hàng cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc xếp hàng vào container.Tùy vào từng loại container 20’ hay 40’ mà công ty cần xếp hàng để tận dụng hết thể tích của container. -Trong thời gian tới công ty cũng cần chú trọng hơn trong việc đóng hàng, việc xếp hàng vào Cont phải được chú trọng hơn, công việc thường phải tốn tới 3-4 tiếng để đóng hàng cont 40, và mất tới 8-9 người cho việc chất xếp hàng. Vì thế công ty cần tính kỹ hơn trong việc này, nhằm giảm chi phí, và tiết kiệm được nhân công hơn. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 36 · Hoàn thiện công tác đóng hàng vào container Nghiệp vụ xếp hàng vào container có thể chia thành từng bước công việc. Như vậy sẽ tạo thuận lợi cho công ty trong kiểm tra giám sát từng công đoạn v Lựa chọn kích cỡ container để xếp hàng. Căn cứ vào hợp đồng, xác định số lượng khối lượng hàng xuất khẩu, công ty tính toán, lựa chọn kích cỡ container để xếp hàng cho hợp lý. Khi khối lượng hàng xuất khẩu lớn, nếu có thể công ty chọn container 40’. Như vậy sẽ giảm chi phí giao hàng, vận tải tăng hiệu quả kinh doanh xuất khẩu. v Nhận container rỗng từ hãng tàu Hiện nay các hãng tàu thường cung cấp vỏ container trong một thời gian rất ngắn trước khi đóng hàng vào container. Công ty cần thỏa thuận với hãng tàu trong quá trình ký két Booking note về điều khoản thời gian cung cấp vỏ container. Container cần được vận chuyển trước đến kho hàng của công ty ít nhất là 10 tiếng đồng hồ. Trong thời gian đó công ty cần thực hiện việc xem xét kiểm tra container cho kỹ càng và thực hiện công việc dọn dẹp vệ sinh chuẩn bị để xếp hàng và đóng hàng vào container. Đồng thời với khoản thời gian như vậy công ty mới có thể xử lí kịp thời khi có những vướng mắc phát sinh v Kiểm tra Container trước khi đưa vào sử dụng: Tại Công ty, lâu nay việc kiểm tra Container trước khi đóng hàng vào không được chú trọng ở mức độ cần thiết. Điều này xuất phát từ suy nghĩ hàng hoá vận chuyển là mặt hàng xuất khó hư hỏng, không gây nguy hiểm và ít chịu ảnh hưởng bởi sự thay đổi của khí hậu. Hơn nữa, trọng lượng hàng được đóng vào Container bao giờ cũng thấp hơn trọng lượng tịnh của Container. Tuy nhiên thực tế cho thấy dù hàng hoá đóng vào Container là loại hàng gì thì việc kiểm tra Container trước khi đóng hàng là điều cần thiết bởi vì cùng một trọng lượng hàng vận chuyển nằm trong giới hạn cho phép nhưng nếu Container không đảm bảo Lựa chọn kích cỡ container Nhận container rỗng từ hãng tàu Kiểm tra Container trước khi đưa vào sử dụng Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 37 an toàn có thể gây nứt vỡ Container dẫn đến thiệt hại cho hàng hoá và như vậy công ty sẽ không hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Do đó Công ty cần phải xem trọng việc kiểm tra trước khi đóng hàng. Cách thức kiểm tra: Công ty có thể kiểm tra Container như sau: Công ty tiến hành kiểm tra Container ngay khi công ty vận tải đưa Container đến. Để việc kiểm tra được kỹ càng, chu đáo thì công ty nên yêu cầu Công ty vận tải đưa Container đến kho của mình sớm hơn thời gian dự kiến chất hàng, khoảng một ngày hoặc một buổi. Khi đó, nếu công ty phát hiện Container có những sai sót mà không thể chấp nhận được, thì vẫn có thời gian yêu cầu công ty vận tải đổi Container khác cho mình mà không ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty. Tuy nhiên việc này công ty không cần phải lo nhiều vì Forwarder khi keo container cho công ty, họ cũng đã kiểm tra khá kỹ. * Khi kiểm tra Container, Công ty cần kiểm tra như sau: - Kiểm tra bên ngoài Container :Tiến hành quan sát để phát hiện các vết hư hỏng, khe nứt, lỗ thủng, biến dạng, móp méo do va chạm … Phải kiểm tra kỹ phần mái và các góc lắp ghép vì đây là nơi thường hay quên kiểm tra, nhưng lại là cơ cấu trọng yếu của Container liên quan đến sự an toàn trong chuyên chở. - Kiểm tra bên trong Container: Đây cũng là khâu không kém phần quan trọng vì nó là không gian chứa đựng hàng hoá trong suốt quá trình chuyên chở. Khi kiểm tra bên trong Container cần kiểm tra độ kín nứơc bằng cách khép kín cửa Container lại và quan sát từ bên trong xem thử có các tia sáng lọt qua hay không để phát hiện các lỗ thủng hoặc khe nứt, kiểm tra các đinh tán, rivê có bị lỏng hoặc nhô lên hay không. Ngoài ra, Công ty cũng cần phải kiểm tra các dây chằng buộc bên trong Container có đạt yêu cầu không bởi vì Công ty sẽ tận dụng các dây chằng buộc này trong quá trình đóng hàng vào Container sau này. - Kiểm tra cửa Container: Kiểm tra tình trạng hoạt động khi đóng, mở cánh cửa, kiểm tra chốt và tấm đệm cửa… đảm bảo an toàn khi đóng , mở cửa, niêm phong chắc chắn và khép kín không để nước thâm nhập. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 38 - Kiểm tra tình trạng vệ sinh: Trước khi đóng hàng vào Container, Công ty cần phải kiểm tra tình trạng vệ sinh của Container. Nếu Container không đảm bảo yêu cầu vệ sinh thì Công ty phải tiến hành dọn vệ sinh sạch sẽ rồi mới tiến hành đóng hàng vào. Nếu không, những lốp có màu trắng sẽ bị dây bẩn không đạt yêu cầu của khách hàng. - Kiểm tra các ký hiệu, thông tin của Container như: Số hiệu Container, kích thước chuẩn của Container phải chính xác để không xảy ra sự cố. Nếu số hiệu và kích thước của Container thực giao có sự sai khác với số hiệu và kích thước của Container ghi trong các chứng từ có liên quan thì sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng, thông quan hàng hoá và dễ bị nhầm lẫn cho người vận tải. 3.2.3. Giải pháp tổ chức việc vận chuyển hàng từ kho đến cảng xuất: Tại Công ty, việc vận chuyển hàng từ kho ra đến bãi tập kết hàng để chuẩn bị xếp lên Container chủ yếu là do đội ngũ công nhân trong Công ty thực hiện. Tuỳ theo mặt hàng được đóng vào Container mà công ty có sự phân bổ công nhân hay các phương tiện vận chuyển khác nhau phù hợp với từng loại mặt hàng. Đối với hàng hóa xuất khẩu này, công ty chỉ bố trí khoảng 2 công nhân vận chuyển và 5 công nhân bốc xếp hàng lên Container. Thông thường cho một Container hàng loại 40’. Với con số lớn như vậy thì việc vận chuyển sẽ vất vả đối với công nhân. Do đó, muốn tăng năng suất trong việc vận chuyển hàng và giảm bớt sự vất vả cho công nhân, công ty có thể bố trí thêm đội ngũ công nhân hoặc cơ giới hoá để vận chuyển hàng vừa tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc vận chuyển . Chẳng hạn, công ty có thể sử dụng xe nâng chạy bằng ắc quy có công nhân đi theo để điều khiển. Loại xe này có thể làm việc được trong nhà kho cũng như ngoài bãi để hàng. Ưu điểm của loại xe này là : cấu tạo đơn giản và bền, tính cơ động cao và không gây ồn, không làm bẩn môi trường bảo quản. Nếu Công ty sử dụng xe nâng này thì mỗi lần có thể chất được 5 hoặc 6 kiện hàng và như thế việc vận chuyển hàng sẽ được nhanh chóng hơn. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 39 3.2.4. Giải pháp lựa chọn cách thức chất xếp hàng vào Container : - Việc vận chuyển Container có được an toàn hay không tuỳ thuộc chủ yếu vào việc xếp hàng chính xác, và việc phân đều về trọng lượng. Vì thế, công nhân cần phải lưu ý phân bổ hàng đều trên mặt sàn sao cho trọng tâm của hàng phải đặt ở chính giữa Container. Sau khi xếp hàng xong, công nhân cần chằng buộc hàng hoá cẩn thận trong lúc vận chuyển. - Trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển, Container và hàng hoá không tránh khỏi phải gánh chịu các lực tác động từ bên ngoài. Do đó để tránh những rủi ro có thể xảy ra đối với Container và hàng hoá, khi xếp hàng vào Container, công nhân thực hiện việc chất xếp cần lưu ý những điểm sau: - Việc chất xếp các loại thùng hàng sao cho thuận lợi trong khâu kiểm tra Hải quan. - Muốn việc chất xếp hàng vào Container được tối ưu, Công ty có thể sử dụng cách thức chất xếp như sau: nhân viên chuyên làm việc xếp hàng vào container đo kích thước container và xem qui cách mặt hàng, vì mỗi đơn hàng số lượng và qui cách khác nhau nên cũng khó cho việc chất xếp hàng. Các mặt hàng xếp lên không phân loại nào ra loại đó, chúng được đánh số thứ tự riêng cho mỗi mặt hàng. Sau khi được tính toán công nhân cho hàng vào vị trí đúng và vừa đủ cho một container. - Mặc khác cần sắp xếp hàng sao cho tận dụng tối đa khoảng trống trong container mà vẫn đảm bảo độ thông thoáng của container tránh không để thiệt hại đến hàng hóa trong container 3.2.5. Giải pháp hoàn thiện khai báo hồ sơ hải quan. - Cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để nắm bắt những yêu cầu của hải quan. Thủ tục hải quan là khâu quan trọng trong xuất khẩu hàng bởi người xuất khẩu phải tự kê khai hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế, tự tính thuế phải nộp. Để giảm đi những rắc rối trong khâu khai báo hải quan thì cán bộ giao nhận của công ty phải lập hồ sơ đúng theo quy định của hải quan.Nếu thủ tục hải quan chưa hoàn thành thì hàng hóa chưa được giao lên tàu dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ tăng lên làm giảm đi hiệu quả trong công tác giao nhận. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 40 Để khâu khai báo hải quan hoàn thành sớm, công ty cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ nội dung các khoản mục trên tờ khai hải quan để có thể điền đúng và đầy đủ các thông tin cần thiết. Bởi vì, đây là khâu đối chứng hàng hóa và chứng từ. Bất cứ xảy ra một sự không ăn khớp nào giữa các chứng từ hoặc giữa hàng hóa và chứng từ đều gây ra sự chậm trễ về thủ tục Hải quan. Vì vậy, khi khai báo công ty cần nắm rõ các yêu cầu sau để lập được bộ hồ sơ Hải quan phù hợp. - Phải khai báo bằng một loại mực, không được khai bằng mực đỏ, không được tẩy xoá, sửa chữa…vào tờ khai, nếu có thì phải có xác nhận của người khai Hải quan và phải được cán bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai chấp nhận. - Mỗi tờ khai chỉ khai cho một giấy phép hoặc một hợp đồng, khai bằng tiếng Việt, có thể chú thích bằng tiếng nước ngoài. - Phải khai đầy đủ các cột mục, đối với hàng xuất khẩu phải khai rõ, chính xác. - Người khai phải là chủ lô hàng hoặc là người được chủ hàng uỷ nhiệm, phải có tư cách pháp nhân, phải ký tên vào tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tờ khai của mình. Khi thực hiện công việc này đòi hỏi cán bộ lập chứng từ khai báo Hải quan của công ty phải cẩn thận, chính xác và có sự nhanh nhạy, linh hoạt để giải quyết các vướng mắc phát sinh. Bên cạnh đó, cần nắm bắt kịp thời các sửa đổi trong vấn đề làm thủ tục, có như vậy mới có thể làm tốt công việc này. Từ đó tạo điều kiện rút ngắn thời gian giúp cho việc giao hàng được nhanh chóng. Ngoài ra, để việc phối hợp với Hải quan trong khâu làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa được thuận lợi thì công ty cần tuyển thêm nhân viên có nghiệp vụ ngoại thương và trình độ ngoại ngữ khá để tham gia vào hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu, nhằm giảm bớt khối lượng công việc quá nhiều của nhân viên giao nhận tại công ty hiện nay. Tóm lại, việc giao nhận và thông quan hàng hóa tại các cửa khẩu không chỉ là nguyên tắc truyền thống mà còn chiếm nhiều cả về thời gian và khối lượng hàng hóa xuất khẩu trong quá khứ cũng như hiện tại đối với Việt Nam nói chung và của Công ty nói riêng. Tuy nhiên, trong những năm gần đây công tác quản lý Nhà nước về Hải Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 41 quan đối với các hàng hóa xuất khẩu đã có nhiều thay đổi theo chiều hướng thông thoáng, đáp ứng cho lưu lượng hàng hóa ngày càng tăng lên. Do đó, trong tương lai không xa, Hải quan Việt Nam sẽ sử dụng kỹ thuật máy vi tính trên qui mô rộng cho việc lập tờ khai Hải quan, hiện đại hóa các thủ tục nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho lưu thông hàng hóa. Do vậy đòi hỏi nhân viên phụ trách công việc này của Công ty phải có những kỹ thuật nghiệp vụ hết sức thành thạo và chuyên môn hoá cao các công tác liên quan đến các khâu thủ tục trong giao nhận hàng hóa xuất khẩu để hạn chế thấp nhất những sai sót có thể xảy ra. 3.2.6. Giải pháp hoàn thiện khâu lập chứng từ sau khi giao hàng 3.2.6.1. Tổ chức phối hợp trong khâu lập chứng từ: Để có thể giao hàng đúng tiến độ và nhận được tiền hàng xuất khẩu nhanh chóng góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận hàng, Công ty cần phải coi trọng khâu lập chứng từ. Thực tế hiện nay tại Công ty việc lập các chứng từ chỉ do một nhân viên thuộc phòng xuất nhập khẩu đảm nhận. Với khối lượng công việc ngày càng nhiều sẽ là điều khó khăn cho nhân viên lập chứng từ của công ty bởi vì thời gian dành cho việc lập các chứng từ và kiểm tra lại xem nó có phù hợp với nội dung của hợp đồng hoặc L/C hay chưa không nhiều. Do đó việc mắc phải các sai sót thường gặp trong khi lập chứng từ điều khó tránh khỏi. Vì thế để hạn chế được rủi ro này cần phải giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên phụ trách hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty. Muốn vậy Công ty có thể phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho các nhân viên khác trong Công ty hoặc tuyển thêm nhân viên mới. Tuy nhiên, việc phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho nhân viên khác trong công ty là điều hợp lý hơn. Bởi vì hiện nay phòng XNK đang có đến 4 nhân viên xuất nhập khẩu, trong đó có hai người đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại thương. Vì vậy nếu công việc được phân bớt cho nhân viên này thì Công ty không cần phải mất thời gian và công sức đào tạo do đã có sẵn chuyên môn nghiệp vụ này, hơn nữa nhân viên này đã có vài năm làm việc tại Công ty nên biết rõ các mặt hàng kinh doanh của Công ty. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 42 Như vậy, với cách phân chia nêu trên sẽ san sẻ được phần nào gánh nặng công việc cho nhân viên phụ trách mảng kinh doanh xuất khẩu. Khi đó nhân viên này sẽ có nhiều thời gian hơn để truyền đạt kinh nghiệm trong việc lập các chứng từ của mình cho nhân viên kế toán để cùng phối hợp nhịp nhàng, ăn ý trong quá trình lập và kiểm tra các chứng từ nhằm thúc đẩy công tác lập chứng từ hoàn thành nhanh hơn và tạo ra được bộ chứng từ hoàn chỉnh, góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động giao nhận. 3.2.7. Giải pháp chủ động lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng cho công ty. Hiện nay hầu hết các thương vụ xuất khẩu công ty đều chọn điều kiện cơ sở giao hàng FOB và CFR, chỉ riêng có lô hàng xuất khẩu sang thị trường Mỹ vừa qua công ty đã thành công trong việc đàm phán giành quyền vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu. Thành công bước đầu này đã mang lại nhiều lợi ích cho công ty vì vậy công ty nên duy trì mối quan hệ làm ăn tốt với khách hàng ở thị trường Mỹ để có thể xuất khẩu những lô hàng tiếp theo theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR, trước đó hoàn toàn xuất khẩu theo phương thức FOB. Nếu công ty đàm phán với tất cả các khách hàng trong việc lựa chọn quyền vận tải vì với việc chuyển đổi này nếu thành công sẽ mang đến cho công ty những ích lợi như : + Giúp cho công ty giành được quyền thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, nhờ đó mà chủ động hơn trong kinh doanh: giảm chi phí bảo quản bốc dỡ hàng hóa do phải bị động chờ phương tiện vận tải; giảm chi phí bị phạt do bắt phương tiện vận tải “chờ” hàng hóa khi việc đóng hàng vào Container bị chậm trễ, … + Công ty có thể chủ động thuê tàu của các hãng vận tải có trụ sở đóng tại Việt Nam giúp lấy vận đơn nhanh hơn khi xuất khẩu, nhờ đó mà giảm được chi phí kinh doanh do giảm được chi phí do vận đơn chậm cấp. + Việc chuyển đổi điều kiện thương mại này giúp công ty có thể xuất khẩu sản phẩm theo giá cao. Điều này càng có lợi cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty khi đồng tiền Việt Nam đang mất giá so với đồng đô la Mỹ. + Việc mở rộng thị trường giao hàng xuất khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR sẽ tạo điều kiện để công ty có thể giành được quyền thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm thường xuyên và lâu dài. Điều này giúp công ty chẳng những được Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 43 hưởng tiền hoa hồng của các hãng vận tải, hãng bảo hiểm mà còn nhiều khả năng được hưởng cước phí ưu đãi do là khách hàng thường xuyên. * Cơ sở của việc đề xuất này: + Mặt hàng trang trí nội thất xuất khẩu của công ty được giao theo phương thức vận tải Container. + Theo khuyến cáo của Phòng Thương mại Quốc tế nêu rõ: nếu sử dụng phương tiện vận tải thủy các bên không lấy lan can tàu làm địa điểm phân chia rủi ro và chi phí thì nên lựa chọn điều kiện FCA thay cho điều kiện FOB. Thật vậy, nếu so sánh sự khác nhau cơ bản giữa hai điều kiện FOB và FCA chúng ta sẽ thấy việc chuyển đổi này là sự lựa chọn đúng đắn, thích hợp với phương tiện vận tải Container mà hiện nay Công ty đang áp dụng đối với hàng hóa xuất khẩu của mình. Điểm khác biệt cơ bản giữa điều kiện FOB và FCA áp dụng với phương tiện vận tải thuỷ theo Incoterm 2000 Các ĐKTM Tiêu thức so sánh FOB FCA 1. Nơi chuyển rủi ro về hàng hóa từ người bán sang người mua - Lan can tàu tại cảng xuất - Giao cho người chuyên chở tại kho, bãi hoặc trạm Container 2. Chi phí và rủi ro từ bãi, trạm Container cho đến khi hàng qua lan can tàu - Người bán chịu - Người mua chịu (thường nằm trong cước phí vận tải) 3. Người bán tham gia giám sát giao hàng - Thường là có - Không 4. Thời điểm cấp chứng từ vận tải - Sau khi hàng đã giao xong lên tàu - Đã giao xong hàng cho bãi hoặc trạm Container 5. Đề cập vấn đề có liên quan đến chi phí giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng Container - Không quy định (chủ yếu do hai bên mua bán thoả thuận) - Quy định rõ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 44 Qua bảng trên ta thấy Công ty sẽ có quyền lợi kinh tế nhiều hơn nếu sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FCA. Trước hết, rủi ro và chi phí vận chuyển trong hoạt động giao nhận của Công ty sẽ sớm chuyển sang cho người mua. Thời điểm chuyển rủi ro được quy định rõ là: giao hàng xong cho người vận tải thay vì giao hàng qua lan can tàu như điều kiện FOB quy định. Ngoài ra, Công ty sẽ sớm lấy được chứng từ vận tải để có thể sớm nhận được tiền thanh toán sau khi xuất khẩu, nhờ đó giải phóng vốn, giảm chi phí kinh doanh (trong trường hợp hợp đồng hoặc L/C quy định vận đơn không cần ghi (“Shipped on Board”) Những quyền lợi kinh tế mà Công ty có thể đạt được trên đây càng được thể hiện rõ nét hơn khi đi sâu vào phân tích những ưu thế khi sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FCA. Như chúng ta đã biết, trong điều kiện FOB, lan can tàu (Ship’s rail) là ranh giới phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro giữa người bán và người mua. Tuy nhiên, ngày nay do sự phát triển của khoa học và công nghệ vận tải, Công ty đã sử dụng phương thức vận tải Container cho hàng hóa xuất khẩu của mình. Khi giao hàng theo phương thức vận tải Container Công ty chỉ cần đóng hàng vào Container đưa vào bãi tập kết Container hoặc giao cho người vận tải do người mua chỉ định tại địa điểm nào đó trong nội địa là hết trách nhiệm và có thể lấy vận đơn đưa ra ngân hàng thanh toán. Hơn nữa, trong tương lai khi các phương tiện bốc xếp của cảng hiện đại, các xe chở hàng (trailer) hoặc toa tàu chở Container có thể đi thẳng xuống tàu biển không cần dùng cần cẩu (roll on- roll off) nữa và như vậy không có việc đi qua lan can tàu. Rõ ràng ở đây điều kiện FOB đã bị mất chổ vì việc phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro diễn ra ở một chổ khác: người bán chịu chi phí và rủi ro cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ của mình là đã làm xong thủ tục hải quan về xuất khẩu và giao hàng cho người vận tải tại địa điểm quy định. Vì vậy trên thực tế chúng ta có thể coi điều kiện FCA như là một điều kiện FOB hiện đại hoặc một dạng đặc biệt của hợp đồng FOB để cho phù hợp với sự thay đổi của công nghệ vận tải Container. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 45 Từ những phân tích trên đây cho thấy việc chuyển đổi từ điều kiện cơ sở giao hàng FOB sang điều kiện cơ sở giao hàng FCA không những rất thích hợp với điều kiện giao hàng hiện nay của công ty mà còn an toàn hơn cho hoạt động giao hàng hiện nay của công ty. Bởi vì khi sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FOB, sau khi Công ty giao hàng cho đại lý hoặc đại diện của hãng tàu do người mua chỉ định tại CY thì việc giao hàng của Công ty được coi như là hết trách nhiệm. Nhưng trên thực tế nếu trong quá trình bốc xếp hàng lên tàu Container bị rớt xuống biển thì mọi tổn thất hư hỏng đối với hàng hoá Công ty đều phải chịu do điều kiện FOB đã quy định điểm phân chia rủi ro giữa Công ty và người mua là ở lan can tàu chứ không phải tại CY. Lúc này Công ty có thể kiện hãng vận tải và các bên liên quan nhưng đây là một công việc rắc rối, phức tạp, tốn kém và mất nhiều thời gian, công sức để chờ giải quyết. Liệu rằng khi nào thì sẽ giải quyết xong và kết quả phán quyết của trọng tài sẽ như thế nào? Trong khi đó uy tín trong làm ăn của Công ty đối với khách hàng chắc chắn sẽ giảm xuống. Điều này trong kinh doanh không một Công ty nào mong muốn. Trong trường hợp này ưu thế khi sử dùng điều kiện FCA sẽ được thể hiện rõ. Nếu lúc đó Công ty ký hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hàng FCA thì rủi ro đã chuyển sang cho người mua tại CY và như vậy nghĩa vụ kiện tụng này thuộc về người mua. 3.3. Kết luận Tóm lại, kỹ thuật và điều kiện hợp đồng mua bán quốc tế tự nó không thể đến với chúng ta mà đòi hỏi phải có một quá trình nghiên cứu nắm vững và đấu tranh với các đối tác nước ngoài để ứng dụng một cách bình đẳng. Hơn nữa, thực tế của hoạt động giao nhận cho thấy kỹ thuật mua bán và kỹ thuật vận tải luô n gắn bó với nhau, vì thế Công ty cũng cần phải bám sát sự phát triển của chúng để sao cho các hợp đồng xuất khẩu của Công ty nhanh chóng phù hợp với thực tiễn mua bán và vận tải quốc tế. Hy vọng với những giải pháp trên đây sẽ phần nào nâng cao hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng trang trí nội thất bằng gỗ xuất khẩu tại công ty, tạo được niềm tin của Công ty trong khách hàng, góp phần đưa tên tuổi của sản phẩm của khu vực Hố Nai nói chung và của công ty nói riêng ngày càng lan rộng khắp các thị trường trên thế giới. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 46 KẾT LUẬN CHUNG Trong quá trình làm việc tại công ty TNHH Hoàng Tân Hòa, hoạt động xuất nhập khẩu tại đây tương đối tốt, và theo cách nhìn của em về hoạt động ở đây về các vấn đề nêu trên không tránh khỏi sự thiếu sót, mắc lỗi do kiến thức và kinh nghiệm làm việc tại đây chưa nhiều vì thế đề tài còn mang năng về tính lý thuyết. Và như thế những vấn đề, thực trạng và các biện pháp đưa ra chắc chắn còn nhiều những hạn chế. Ngoài những vấn đề nêu trên, em mong nhận được đóng góp ý kiến của quý thầy cô và các anh, các chị trong Công ty để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin cảm ơn. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 47 TÀI LIỆU THAO KHẢO 1. Giáo trình Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu - GS.TS Võ Thanh Thu - Nhà Xuất bản thống kê. 2. Giáo trình vận tải và ngoại thương - NXB Giao thông vật tải Hà Nội 3. Giáo trình Kỹ Thuật Nghiệp vụ - Đoàn Thị Hồng Vân 4. Dịch vụ vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương - Dương Hữu Hạnh - Cao học kinh tế tài chính 5. Báo cáo hoạt động kinh doanh, dữ liệu công ty Hoàng Tân Hòa 6. http:\\www.tct.saigonnet.viet nam (Tạp chí Thương mại và công tác vận chuyển hàng hoá) 7. Nghi dịnh 149/2005/NĐ-CP-Hướng dẫn thủ tục Hải Quan Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 48 PHỤ LỤC Những sai sót thường gặp và cách thức khắc phục khi thiết lập bộ chứng từ thanh toán: Trong quá trình thiết lập các chứng từ việc mắc phải những sai sót, những lỗi nhỏ là điều khó có thể tránh khỏi. Trên thực tế khi thiết lập các chứng từ trong phương thức thanh toán T/T Công ty có mắc những lỗi nhỏ không đáng kể, nhưng đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C thì Công ty dễ mắc các sai sót hơn. Những sai sót Công ty thường gặp phải và cách khắc phục nó là: a/ Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) : Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của các chứng từ hàng hoá cũng như trong khâu thanh toán. Do đó, khi lập hoá đơn thương mại Công ty cần chú ý đến các mục thường sai sót sau để có thể hạn chế được những bất hợp lệ khi lập chứng từ này. * Ngày lập hoá đơn : Hóa đơn thương mại do Công ty lập và xuất trình cho người mua sau khi đã giao hàng. Điều này dễ dẫn đến sai sót cho Công ty bởi vì sau giao hàng xong nhân viên giao nhận của Công ty mới bắt đầu hoàn thành bộ chứng từ thanh toán nên có khi không để ý đã ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày ký B/L. Để tránh sai sót này khi lập hóa đơn Công ty cần phải để ý ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L. * Mô tả hàng hóa : Trong mục này Công ty thường mắc phải các sai sót do mỗi lần đặt hàng khách hàng không chỉ đặt một loại hàng hóa cụ thể nào đó mà có rất nhiều loại khác nhau trong cùng một đơn đặt hàng cho nên chỉ cần ghi sai một con số hoặc một chữ cái thì chứng từ sẽ được coi là bất hợp lệ. Vì thế nhân viên lập chứng từ cần phải cẩn thận hơn khi mô tả hàng hóa và phải lưu ý rằng hàng hóa phải được mô tả chi tiết và chính xác như trong hợp đồng mua bán (nếu thanh toán theo phương thức T/T) hoặc trong L/C (nếu thanh toán bằng L/C). Nếu L/C có yêu cầu những ghi chú trên mô tả hàng hóa thì hóa đơn và các chứng từ khác cũng phải được thể hiện. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 49 * Trị giá hóa đơn : Hóa đơn thương mại là cơ sở để người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Do đó trị giá hàng xuất khẩu ghi trên hóa đơn phải không được vượt quá số tiền trong hợp đồng hoặc L/C cho phép. Điều này có nghĩa là nếu giao hàng từng phần không cho phép thì tổng giá trị hóa đơn phải nằm trong dung sai cho phép của thư tín dụng. Ngược lại, nếu người mua chấp nhận việc giao hàng từng phần thì trị giá hoá đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C nhưng khi công ty giao hàng lần cuối cùng thì tổng giá trị của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C là 5% không bị giảm. Tuy nhiên, nếu trong L/C có những từ : vào khoảng, khoảng chừng hoặc những từ ngữ tương tự khác dùng để nói về số tiền thì phải được hiểu là số dung sai cho phép là hơn hoặc kém không quá 10%. Trên thực tế khi ghi tổng giá trị hàng công ty đã ghi đầy đủ cả bằng số, bằng chữ và điều kiện cơ sở giao hàng kèm theo giá đó. Nhưng để bảo lưu quyền đính chính khi có sai sót Công ty nên ghi kèm thêm cả chữ “E and OE” (Errors and omission expelled). Ví dụ như trong hóa đơn thương mại khi gửi cho khách hàng ở thị trường Mỹ, ở mục trị giá hoá đơn Công ty chỉ ghi như sau: Total amount : USD 18,601.30 FOB, Cat Lai Port, VietNam, Incoterm 2000 (say: US Dollars eighteen thousand six hundred one and thirty cents) Nếu chỉ ghi như vậy khi có sai sót thì việc sữa đổi sẽ không tiện, tốt nhất Công ty nên ghi như sau để bảo lưu quyền đính chính sữa đổi nếu có nhầm lẫn: Total amount: USD 18,601.30 FOB Cat Lai Port, VietNam, Incoterm 2000, E and OE. * Số bản hoá đơn khi xuất trình: Số bản hoá đơn khi xuất trình phải bằng số bản mà hợp đồng hoặc L/C yêu cầu và ít nhất trong đó phải có một bản gốc có dấu “ORIGINAL” nếu không bộ chứng từ xuất trình sẽ được coi là không hợp lệ. Tuy nhiên,việc khắc phục sai sót này không có gì khó khăn chỉ cần trước khi gửi bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng Công ty nên xem lại quy định của hợp đồng hoặc của L/C để chuẩn bị số lượng bản hóa đơn gốc và phụ (bản photo) cho đầy đủ. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 50 b/ Phiếu đóng gói (Packing list): Phiếu đóng gói là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, những loại hàng và số lượng mỗi loại được đóng trong một Container nhất định. Phiếu này do Công ty lập ra mỗi khi đóng hàng xuất khẩu vào Container. Phiếu đóng gói là một chứng từ cần thiết cho Công ty khi tiến hành làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa, bởi vì nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa trong Container nhằm phục vụ cho khâu làm thủ tục hải quan và công tác giao nhận hàng được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Trong thực tế trường hợp bất hợp lệ mà công ty thường gặp phải khi lập hối phiếu là tổng số số lượng hàng hóa được kể chi tiết trong packing list không bằng với số lượng hàng hóa ghi trong hóa đơn hoặc không phù hợp với số lượng hàng giao thực tế. Chính vì vậy đã làm cho thời gian kiểm hoá hải quan bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty. Do vậy, khi lập phiếu đóng gói Công ty cần phải chú ý không được tạo ra sự khác biệt về nội dung giữa phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại và cần phải chú trọng đến số lượng hàng giao thực tế để lập phiếu đóng gói cho phù hợp. c/ Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) : Vận đơn đường biển là một chứng từ hết sức quan trọng trong buôn bán quốc tế. Nó được ví như là “linh hồn” của bộ chứng từ bởi vì nó không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, trong bảo hiểm và trong khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất trong quá trình vận chuyển. Hơn nữa, vận đơn đường biển còn là một chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa ghi trên vận đơn nghĩa là người nào cầm được chứng từ này thì có thể nhận hàng từ tàu biển. Vì thế đây là một chứng từ phức tạp đòi hỏi người lập vận đơn phải thật cẩn thận và am hiểu về nó để có thể tránh được những bất hợp lệ rất dễ xảy ra đối với chứng từ này. Vận đơn, về danh nghĩa là do người vận tải cấp. Nhưng trong thực tế khi tiến hành công tác giao nhận thì chứng từ này lại được giao cho công ty chuẩn bị sẵn trên cơ sở mẫu chứng từ do hãng tàu cấp. Sau khi công ty giao Container tại CY thì đại lý của hãng tàu đó sẽ xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn. Do vậy, khi lập vận đơn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 51 công ty thường mắc phải các sai sót do không nắm vững được cách lập chứng từ. Để có thể tránh được những bất hợp lệ công ty thường gặp trong khi lập vận đơn, góp phần mang lại hiệu quả trong khâu lập bộ chứng từ sau khi giao hàng thì nhân viên lập chứng từ này cần phải lưu ý những vấn đề sau: Trước hết, khi chuẩn bị điền các thông tin vào vận đơn cần phải xem lại thử mẫu vận đơn mà mình đang sử dụng thuộc mẫu vận đơn nào. Nhân viên lập chứng từ cần thiết phải thực hiện bước này bởi vì đối với công ty tuy mới bắt đầu tham gia vào hoạt động xuất khẩu nhưng đã có rất nhiều khách hàng ở các thị trường khác nhau. Vì thế, mỗi lần giao hàng công ty phải quan hệ với nhiều hãng tàu khác nhau do đó nếu không để ý rất dễ sử dụng lộn mẫu vận đơn không phải của hãng tàu mà mình đang giao dịch. Do vậy công ty cần phải lưu ý rằng mẫu vận đơn của hãng tàu nào thì chỉ dùng cho tàu thuộc hãng đó. Tiếp đến, phần thường bị sai sót nhiều nhất trên vận đơn là phần tên và địa chỉ của người nhận hàng (consingnee) vì phần này thường được quy định khác nhau trên từng L/C. Nếu chỉ hiểu theo cách đơn giản rằng ” Phần người nhận hàng thì phải ghi tên của người mua hay người mở L/C” thì rất dễ dẫn đến việc ghi sai ở mục này vì thật ra trong buôn bán quốc tế có thể nói người nào cầm được vận đơn thì người đó có quyền định đoạt đối với hàng hóa. Vì vậy trong vận đơn ở chổ Consingnee thường đa dạng và những sai sót ở phần này dễ làm cho người mua từ chối thanh toán. Do vậy muốn ghi mục này trên B/L cho đúng thì: + Mục “Shipper” phải thể hiện tên người bán trong hợp đồng hay trong L/C và không được viết tắt. Công ty có thể ghi như sau: Hoang Tan Hoa Co., Ltd 23/7,Long Binh ward, Bien Hoa city, Đong Nai Province, Vietnam + Mục “Cosingnee” : Việc ghi tên người nhận hàng phải căn cứ vào loại vận đơn do hợp đồng hay L/C yêu cầu cấp. Cụ thể để tránh bất hợp lệ ở mục này Công ty nên thể hiện như sau trên B/L: Yêu cầu trong L/C Cách ghi trên L/Container Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 52 1. To order and endorsed bank + To order + Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu 2.To order of …….. bank + To order of …….. bank + Công ty không cần ký hậu B/L 3.To order of the shipper and endorsed in bank + To order of the shipper + Người giao hàng lật mặt sau ký tên, đóng dấu 4.To order of the bank and endorsed in bank + To order of the bank + Công ty không cần ký hậu 5.To order and endorsed to …..bank + To order + Công ty lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm dòng chữ “Delivery to the order of …….. bank” Yêu cầu trong L/C Cách ghi trên L/Container 1. To order and endorsed bank + To order + Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu 2.To order of …….. bank + To order of …….. bank + Công ty không cần ký hậu B/L 3.To order of the shipper and endorsed in bank + To order of the shipper + Người giao hàng lật mặt sau ký tên, đóng dấu 4.To order of the bank and endorsed in bank + To order of the bank + Công ty không cần ký hậu 5.To order and endorsed to …..bank + To order + Công ty lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm dòng chữ “Delivery to the order of …….. bank” Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 53 + Mục “Notify Party”: Ở mục này việc ghi địa chỉ thông báo cũng phải phù hợp với yêu cầu của L/C hoặc của hợp đồng. Trong trường hợp L/C hoặc hợp đồng không đề ra yêu cầu nào thì Công ty có thể ghi địa chỉ thông báo hoặc là người mua hàng hoặc là ngân hàng nào đó được uỷ thác khống chế chứng từ. Ngoài những sai sót dễ gặp ở các mục kể trên, khi lập B/L Công ty còn gặp các rủi ro khác như : + Cảng bốc hàng không khớp với quy định trong L/C do L/C quy định “shipment from HoChiMinh Port…” nhưng khi điền vào mục “loading port” Công ty đã ghi là “CatLai Port”. Mặc dầu ghi như vậy thì rõ ràng hơn bởi vì cảng CatLai là cảng xếp dỡ lớn nhất của cảng Thành phố Hồ Chí Minh do đó hầu hết tất cả các tàu có trọng tải lớn đều cập ở cảng này, nhưng trên thực tế chứng từ này đã bị ngân hàng coi là bất hợp lệ và từ chối chiết khấu bộ chứng từ. Để khắc phục được những hạn chế này thì người lập Bill cần phải nắm vững được L/C và kiểm tra lại chứng từ sau khi đã lập xong. + Số lượng hàng hóa ghi trên vận đơn khác với số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn. Do đó khi điền vào mục này cần phải lưu ý rằng việc ghi số lượng hàng cần phù hợp với số lượng thực tế được giao lên tàu và phải không được mâu thuẩn với hóa đơn. + Vì Công ty giao hàng nguyên Container nên sau khi giao hàng xong và nhận vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L) từ đại lý của hãng tàu thì việc giao hàng được coi như đã xong. Tuy nhiên, trong thực tế vận đơn này chỉ được ngân hàng chấp nhận nếu trong hợp đồng hoặc trong L/C đã đề cập đến việc chấp nhận hợp lệ loại vận đơn này. Vì vậy trong những thương vụ xuất khẩu mà trong hợp đồng hoặc L/C không nói gì thì Công ty đã gặp rủi ro do loại B/L không hợp lệ. Do đó tốt nhất làsau khi giao hàng thì Công ty nên yêu cầu ghi chú thêm câu “shipped on board on …” và ký xác nhận vào đó để trở thành vận đơn đã xếp hàng “shipped on board B/L”. Khi đó ngày phát hành vận đơn (ngày giao hàng) sẽ được coi là ngày bốc hàng lên tàu. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 54 + Số lượng B/L xuất trình không đúng quy định. Thông thường trong hợp đồng hoặc L/C người ta chỉ quy định số lượng bản gốc cần phải được xuất trình khi thanh toán tiền hàng. Ví dụ như khi quy định : . 3/3 bản vận đơn gốc, thì Công ty phải nộp cho ngân hàng tất cả 3 bản gốc vận đơn đã làm; hoặc . 2/3 bản vận đơn gốc, thì Công ty phải nộp cho ngân hàng cả hai trong số 3 bản gốc vận đơn, một bản gốc còn lại có thể gửi cho người mua nếu như hợp đồng quy định. Như vậy, để không mắc sai sót ở phần này thì công ty cần phải căn cứ vào hợp đồng hoặc L/C để tính toán số lượng bản gốc cần có để chuẩn bị cho đúng. Còn số lượng bản sao cần thiết thì cần phải được tính dựa vào yêu cầu về lưu trữ của Công ty, về việc gửi cho người mua để thông báo kết quả giao hàng, về việc lưu trữ của những cơ quan có liên quan. Cuối cùng, điểm quan trọng mà Công ty cần quan tâm là tất cả những sai sót có thể xảy ra khi thiết lập chứng từ này cần phải được khắc phục một cách chắc chắn trước khi tàu chạy. Do đó, để thực hiện tốt được việc này Công ty nên đánh giá tất cả các chi tiết trên mẫu B/L sẵn có của đại lý hãng tàu cung cấp trước khi giao hàng khoảng một vài ngày, sau đó fax qua cho hãng tàu để hãng tàu kiểm tra và nếu có sai sót gì thì có thể sửa lại kịp thời trước khi tàu rời bến. Làm như vậy sẽ đỡ mất thời gian và an toàn hơn cho việc lập chứng từ này. d/ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O) : Đối với giấy chứng nhận xuất xứ thì những sai sót thường gặp cũng như các chứng từ khác nghĩa là khi ghi các mục tên người gửi hàng, người nhận hàng, tên phương tiện vận tải, cảng bốc dỡ hàng hóa, mô tả hàng hóa,…phải phù hợp với L/C và các chứng từ trong bộ chứng tư thanh toán, nhất là B/L; nếu không sẽ bị coi là bất hợp lệ. Ngoài ra, nếu trong hợp đồng hoặc L/C quy định người chứng thực là ai thì phải thể hiện được yêu cầu này trên C/O. Ví dụ nếu trong L/C quy định “Certificate of Origin Vietnam issued by the Chamber of Commerce of Vietnam”, trường hợp này người chứng thực trên C/O về xuất xứ của hàng hóa là Phòng Thương mại Việt Nam; hoặc Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 55 nếu quy định “Certificate of Origin, Country of Origin, Vietnam” thì Công ty có thể đứng ra lập C/O và tự mình chứng thực vào đó. e/ Chứng từ bảo hiểm (Certificate of Insurance –C/I ): Trong trường hợp hàng xuất khẩu của Công ty được giao theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF thì bộ chứng từ thanh toán của Công ty phải có chứng từ bảo hiểm. Đối với Công ty lần đầu tiên giành được quyền mua bảo hiểm cho hàng hóa nên việc lập chứng từ này khó tránh khỏi những sai sót do chưa có nhiều kinh nghiệm. Vì thế để hạn chế được rủi ro khi lập chứng từ bảo hiểm cho những đợt giao hàng theo điều kiện CIF trong tương lai, công ty cần quan tâm đến những điểm sau để tránh những bất hợp lệ mà ngân hàng sẽ từ chối thanh toán khi chứng từ này bị sai sót : + Ngày lập C/I phải trước hoặc bằng với ngày giao hàng. + Tên công ty bảo hiểm, loại bảo hiểm, loại tiền ghi trong chứng từ bảo hiểm phải đúng quy định trong hợp đồng và L/C. Nếu có tái bảo hiểm thì phải ghi tên công ty tái bảo hiểm. + Hợp đồng hoặc L/C quy định bảo hiểm tới đâu thì phải ghi đúng địa điểm đó. + Chứng từ bảo hiểm phải được người mua đích danh ký hậu. + Chứng từ bảo hiểm không được do các nhà môi giới bảo hiểm cấp. Tóm lại, việc thiết lập bộ chứng từ thanh toán sau khi giao hàng là một nghiệp vụ phức tạp, rất dễ mắc sai sót. Do đó, trong quá trình lập các chứng từ này Công ty cần phải chú ý đến những bất hợp lệ thường gặp và cách khắc phục nó trên đây để có thể hạn chế được rủi ro do ngân hàng gây khó khăn hoặc thậm chí từ chối thanh toán tiền hàng cho Công ty. Ngoài ra, sau khi hoàn thành bộ chứng từ thanh toán ngoài việc xuất trình nó cho ngân hàng và gửi trực tiếp cho người mua, Công ty cũng cần phải lưu giữ bộ chứng từ đó cẩn thận cả trong hồ sơ lưu và trong máy vi tính để làm tài liệu tham khảo khi cần thiết và làm bằng chứng về hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu của Công ty.