Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt Nam

dụng, kế toán viên phải khai báo tham số và hệ thống các danh mục. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc kế toán hoàn toàn có thể khai báo lại cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với chính sách, chế độ của Nhà nước Thực hiện khai báo tham số hệ thống: Công ty quy định mã ngoại tệ ngầm định là USD Kiểu hạch toán ngoại tệ KiÓu h¹ch to¸n ngo¹i tÖ: Theo giá hạch toán Khai báo mã số thuế: Cách tính giá: Cách tính khấu hao, khai báo danh sách tài khoản được khử trùng … Danh mục tài khoản kế toán Công ty không sử dụng các tài khoản đã cài đặt sẵn trong phần mềm mà doanh nghiệp tự khai báo. Hệ thống tài khoản doanh nghiệp sử dụng bao gồm các tài khoản từ cấp I đến cấp IV, mở chi tiết cho từng vụ việc, từng người sử dụng (phân cấp liên tiến). Đồng thời, xây dựng danh mục khách hàng, danh mục vật tư, danh mục kho và tồn kho đầu kỳ … Tổ chức chứng từ kế toán:Chứng từ là khâu đầu tiên cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Với mỗi phân hệ nghiệp vụ kế toán, FAST đã có sẵn các chứng từ cho người sử dụng. Tuỳ theo tính chất nghiệp vụ mà người chọn loại chứng từ cho phù hợp. Khi có một nghiệp vụ phát sinh, kế toán của phần hành có trách nhiệm cập nhật chứng từ đó vào máy. Mỗi loại chứng từ có màn hình nhập dữ liệu khác nhau với các yếu tố phù hợp với loại nghiệp vụ đó Hệ thống sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung, đây là hình thức có nhiều đặc điểm thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán trên máy Quy trình sử lý hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán từ động được thực hiện theo quy trình sau: Các chứng từ được kế toán nhập vào máy trên giao diện nhập dữ liệu, máy sẽ tự động sử lý theo chương trình cho phép lập các sổ cái, sổ chi tiết và các báo cáo kế toán (biểu số) Sau đây là sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ kế toán của fast Accounting mà công ty hiện đang sử dụng: Sơ đồ 7: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CỦA FAST Kế toán nhập số liệu Máy tự động sử lý chuyển số, tổng hợp dữ liệu Vèn b»ng tiÒn: PhiÕu thu, phiÕu chi, b¸o cã, b¸o nî Sæ quü tiÒn mÆt vµ TGNH Ph¶i thu: Ho¸ ®¬n b¸n hµng, chøng tõ ph¶i thu kh¸c B¸o c¸o b¸n hµng, sæ chi tiÕt c«ng nî Sæ chi tiÕt, sæ c¸i c¸c tµi kho¶n, NhËt ký C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh B¸o c¸o thuÕ Ph¶i tr¶: PN mua,chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c B¸o c¸o mua hµng, sæ chi tiÕt c«ng nî B¸o c¸o chi phÝ gi¸ thµnh B¸o c¸o qu¶n trÞ Hµng tån kho: PN,PX,chuyÓn kho Tµi s¶n cè ®Þnh NghiÖp vô kh¸c: Bkª, Bph©n bæ, phiÕu KTto¸n ThÎ TSC§, BtÝnh KH… ThÎ kho, NX Tån T æ N G H î p Thực trạng công tác lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam A. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại Công ty 1. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Sơ đồ 8: Khái quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam. Ký hợp đồng với đối tác nước ngoài (1) Tìm nguồn cung cấp hàng và tiến hành thu mua (2) Yêu cầu bên nhập mở L/C và kiểm tra L/C (3) Thanh lý hợp đồng và giải quyết tranh chấp nếu có (2) Khách hàng thanh toán (5) Tiến hành xuất hàng và gửi chứng từ cho khách hàng (4) 2. Nội dung các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu Các phòng nghiệp vụ dựa trên các mối quan hệ với khách hàng và đối tác nước ngoài để thiết lập kế hoạch, kế hoạch kinh doanh trong kỳ. Sau đú, các phòng nghiệp vụ sẽ lập phương án kinh doanh xuất khẩu hàng hoá để trình lên ban giám đốc và kế toán trưởng xem xét và ký duyệt Phương án kinh doanh bao gồm các nội dung : Mặt hàng xuất khẩu Tên và địa chỉ khách nước ngoài Thông tin về nguồn cung cấp khách trong nước Tổng giá trị hợp đồng Số lượng hàng hoá Danh mục chi phí, giá vốn, giá bán, lợi nhuận của Công ty cho việc xuất khẩu lô hàng Phương thức thanh toán và phương thức giao hàng sẽ thực hiện Cam kết về trách nhiệm của phòng nghiệp vụ trong công tác giao nhận quản lý hàng hoá và thu, nộp tiền về Công ty Chữ ký của phong nghiệp vụ, kế toán trưởng, Giám đốc Sau khi kế toán trưởng và Giám đốc xem xét tính khả thi của phương án xuất khẩu về khả năng của Công ty, chi phí bỏ ra, lợi nhuận thu được của hợp đồng ký kết để phê duyệt phương án xuấtkhẩu hàng hoỏ thỡ phòng nghiệp vụ lập hợp đồng thương mại và Giám đốc là người đại diện pháp lý của Công ty ký kết hợp đồng vớikhỏch nước ngoài (2)Dựa vào yêu cầu của khách hàng nước ngoài về chủng loại, mẫu mã, số lượng, thời hạn giao hàng và thanh toán các phòng nghiệp vụ sẽ phải xác định và tự liên hệ với các nguồn cung cấp hàng thích hợp để ký kết hợp đồng thu mua hàng hoá, thah toán với nhà cung cấp và cung cấp thông tin cho phòng kế toán để tiến hàh hạch toán ghi sổ. (3)Hình thức thanh toán chủ yếu trong nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại Công ty là xử dụng thư tín dụng. Sau khi đối tác mở L/C, Công ty tiến hành xử dụng hàng hoá, đúng gói hàng. Công ty phải tiến hành làm thủ tục Hải quan, nộp thuế xuất khẩu, nộp phí thủ tục Hải quan…thuờ tầu, lưu cước, kiểm nghiệm hàng hoá, giao hàng lên tàu và lấy vận đơn. (4)Giao bộ chứng từ theo quy định của hợp đồng và L/C cho khách hàng bao gồm : Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) Bảng kê hàng hoá (Packing Lish) Vận đơn hàng không hoặc đường biển (Bill of Lading) C/O- giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate of Origin) Giấy chứng nhận số lượng/ chất lượng hàng hoá (Certificate of Quantity/ Quality) (5)Kế toán thanh toán xuất trình bộ chứng từ xuất khẩu phù hợp với nội dung của L/C để được thanh toán và tiến hành hạch toán, ghi sổ nghiệp vụ phát sinh (6)Phòng kế toán tài chính có chức năng lập bảng quyết toán bao gồm các nội dung cơ bản sau: Tên, địa chỉ Bên A, Bên B trong hợp đồng đã ký kết Tiền hàng bên đối tác trả cho Công ty Các khoản bên đối tác đã trả Các khoản bên đối tỏc cũn phải trả Chữ ký đại diện hai bên Sau đó tiến hành đối chiếu với bản quyết toán của bên đối tác và thanh toán các khoản chi cũng như thu tiền bán hàng. Trường hợp có phát sinh tranh chấp sẽ được giải quyết theo thoả thuận trong hợp đồng B. Hạch toán mua hàng xuất khẩu Phương thức mua hàng và thanh toán hàng mua xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam. Là Công ty Thương mại thuộc ngành Dệt – May nên mặt hàng chủ yêu của Công ty là các sản phẩm Dệt – May như hàng dệt kim, hàng may mặc… Do đó, nguồn hàng thu mua chủ yếu là các công ty sản xuất hàng Dệt – May trên địa bàn cả nước. Công ty tiến hàng thu mua hàng hoá theo phương thức thu mua trực tiếp. Khi phương án kinh doanh hàng hoá được phê duyệt, phòng nghiệp vụ sẽ đi liên hệ tìm kiếm nguồn hàng và ký hợp đồng thu mua. Cán bộ tiến hàng thu mua hàng hoá thuộc phòng nghiệp tiến hành lập phương án kinh doanh và thực hiện xuất khẩu lô hàng đã được ký kết tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán và quản lý chi phớ.Cuối kỳ, hạch toán hiệu quả và chính. Công ty thường thanh toán bằng chuyển khoản khi mua hàng và thanh toán bằng tiền mặt đối với chi phi thu mua. 2. Hê thống chứng từ của nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam Sau khi ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài, phương án kinh doanh xuất khẩu được phê duyệt .Các chứng từ trong nghiệp vụ thu mua bao gồm Hợp đồng xuất khẩu Hoá đơn GTGT (liên 2 giao cho khách hàng) do nhà cung cấp lập và giao cho Công ty để thanh toán tiền hàng Vận đơn và một số chứng từ vận chuyển Phiếu nhập kho: Phản ánh thực tế số lượng và giá trị hàng nhập kho do thủ kho lập khi mua hàng hoá nhập kho chờ xuất khẩu Biên bản kiểm kê hàng hoá Phiếu chi Giấy báo Có của Ngân hàng Giấy xin tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng …Cỏc hoá đơn chứng từ này đều được lập theo quy định của Bộ Tài chính 3. Hệ thống tài khoản sử dụng Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam đã thực hiện theo đúng quy định trong các nghiệp vụ thu mua hàng hoá, phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty, có một số tài khoản Công ty đã chi tiết hoá thành các tiểu khoản giúp cho công tác theo dõi và quản lý được chặ chẽ hơn. TK 15612: Giá mua hang xuất khẩu. Tài khoản này được chi tiết đến Tài khoản cấp 4 theo loại hàng và được hạch toán nghiệp vụ (theo dõi mặt hàng đó) TK 15621: Chi phí thu mua hàng xuất khẩu. Tài khoản này cũng được chi tiết theo loại hàng hoá. TK 3312: Phải trả người bán trong nước. Tài khoản này được chi tiết cho từng nhà cung cấp (đối với nhà cung cấp thường xuyên). Hoặc phòng nghiệp vụ thực hiện nghiệp vụ mua hàng (đối với khách hàng không thường xuyên). TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ cho hàng hoá và dịch vụ. 4. Phương pháp kế toán và ghi sổ nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam Công ty áp dụng phương pháp KKTX để hạch toán hàng tồn kho. Hàng hoá sau khi thu mua thường chuyển thẳng cảng xuất để làm thủ tục xuất khẩu phản ánh theo giá mua thực tế và hạch toán kho hàng dù hàng đú có được nhập kho hay không. Trường hợp hàng không qua kho, hàng được chuyển thẳng đến cảng xếp lên tàu xuất thẳng vẫn hạch toán vào tài khoản 15611 và kho hạch toán là kho tạm (KHOTAM), số liệu của mặt hàng này không được kết chuyển sang các sổ kế toán TK 156. 4.1 Sổ sách sử dụng: Công ty áp tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá theo pháp thẻ song song. Thẻ kho: được dùng để phản ánh tình hình xuất - nhập - tồn kho về mặt số lượng và được mở cho từng loại hàng hoá. Sổ chi tiết TK 1561, 1562, 1331, 1111, 1121, 3312 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn: được lập vào cuối quý căn cứ vào thẻ kho và sở chi tiờt hàng hoá. Bảng cân đối pháp sinh công nợ TK 3312 Sổ cái TK 1561, 1562, 1331, 1111, 1121, 3312 4.2 Hạch toán chi tiết giai đoạn mua hàng xuất khẩu. Sơ đồ 9: Hạch toán chi tiết hàng hoá nhập mua Phiếu nhập kho Sổ chi tiết TK 1561, 641 Thẻ kho Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn Kế toán tổng hợp Căn cứ vào bộ chứng từ gốc về nghiệp vụ nhập hàng mua (Hoá đơn GTGT do bên bán lập, phiếu nhập kho), kế toán kho hàng sẽ vào máy: Vật tư\Phiếu nhập kho. Sau đú máy sẽ tự động kết chuyển vào Thẻ kho, các sổ chi tiết. 4.3 Hạch toán tổng hợp giai đoạn mua hàng xuất khẩu. Sơ đồ 10: Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT; hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho Nhập mua hàng hoá Bảng kê chứng từ nhập mua; bảng kê chứng từ TK 331 Sổ chi tiết TK 15612, 641, 13312, 111, 112, 331 Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký mua hàng Sổ chi tiết TK 15612, 641, 13312, 111, 112, 331 Bảng tổng hợp nhập xuất - tồn Bảng cân đối số pháp sinh các TK 15612, 641, 13312, 111, 112, 331 Báo cáo tài chính Quy trình hạch toán và ghi sổ tổng hợp nhập mua. Công tác hạch toán tại Công ty được thực hiện bằng hệ thống kế toán máy. Do vậy, kế toán chi tiết hàng nhập mua do kế toán kho hàng thực hiện và theo dõi hàng hoỏ, cũn kế toán tổng hợp giai đoạn mua hàng do kế toán mua hàng thực hiện và kế toán mua hàng theo dừi công nợ phải trả với nhà cung cấp. Trong khi đó kế toán thanh toán sẽ tiến hành theo dõi và thực hiện thanh toán với nhà cung cấp Kế toán Công ty chỉ tiến hành hạch toán và ghi sổ khi các phòng nghiệp vụ giao toàn bộ chứng từ cho kế toán. Khi nhận được bộ chứng từ từ các phòng nghiệp vụ kế toán mua hàng sẽ tiến hành mở cửa sổ lệnh mua hàng\Nhập mua hàng hoá để nhập nội dung các chứng từ gốc về nhập mua hàng hoỏ. Trờn cơ sở cập nhật vào phiếu nhập mua hàng hoỏ thỡ máy tính sẽ tự động vào các Bảng kê nhập mua, các sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối phát sinh (được cập nhật đến thời điểm nhập chứng từ chứ không đợi đến cuối thỏng mỏy mới kết chuyển). Các thông tin trên nhập mua hàng hoá bao gồm: Ngày chứng từ, số chứng từ, mó khỏch công nợ (người bán) và địa chỉ, diễn giải, vụ việc, mã nhập xuất (tình hình thanh toán - trả ngay hay trả chậm), mã kho nhập hàng và chi tiết các mặt hàng mua về số lượng, đơn giá và thành tiền, thuế GTGT. 4.4 Nghiệp vụ thực tế Theo hợp đồng xuất khẩu số 56 - TC – VIT giữa MOLTEN Co., LTD – Thái Lan (bên nhập) và Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam (bên xuất). Để tạo nguồn hàng xuất khẩu cho khách hàng theo hợp đồng đã ký kết, Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam đã mua lô Vải khổ 1.4m; thuế suất thuế GTGT là 10%, cụ thể: Đơn vị tính: đồng STT Tên và chủng loại hàng ĐVT Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền 1 Vải 5420 khổ 1.4m M 14.477.800 13.585 196.680.913 2 Vải khổ 4510 1.4m M 7.177.300 6.175 44.319.827 3 Thuế GTGT 10% 24.100.074 Tổng cộng 265.100.814 Nguồn số liệu: Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam Theo thoả thuận hai bên phải chịu trách nhiệm về số lượng hàng hoá, chất lượng hàng hoá, bao bì đúng gói theo đúng thoả thuận. Phương thức giao hàng: Hàng được giao tại kho bên mua (Kho Hải Phòng) Phương thức thanh toán trong vòng 7 ngày kể từ ngày giao hàng bên mua sẽ thanh toán cho bên bán 90% tổng giá trị hàng hoá ghi trờn hoá đơn đã giao, 10% còn lại sẽ thanh toán sau 60 ngày để giải quyết cho khách hàng nước ngoài (nếu có). Thanh toán bằng tiền chuyển khoản hoặc tiền mặt. Chứng từ thanh toán gồm: - Phiếu nhập kho Hải Phòng - Bảng kê chi tiết hàng hoá - Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) Phương pháp ghi hạch toán và ghi sổ. Ngày 03 tháng 01 năm 2006 khi hàng nhập về kho, thủ kho và cán bộ phòng nghiệp vụ thực hiện nghiệp vụ thu mua hàng hoá tiến hành kiểm hàng và nhận hàng theo đúng quy định trong hợp đồng. Căn cứ vào thực tế và so sánh theo hợp đồng và bộ chứng từ bên bán giao, thủ kho sẽ lập Phiếu nhập kho, Thẻ kho để theo dõi hàng tồn kho về khối lượng và tiến hành đối chiếu với kế toán kho hàng vào cuối quý khi lập báo cáo hay khi tiến hành kiểm kê. Toàn bộ chứng từ sau khi hàng đã nhập kho thì được chuyển lên phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ chuyển cho phòng kế toán mà trực tiếp là kế toán mua hàng và kế toán kho hàng để tiến hành hạch toán, ghi sổ và thanh toán tiền hàng cho người bán. Biểu 1: Hoá đơn mua hàng HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT –3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG BH/2003B Số: 14511 Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 03 tháng 01 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH sản xuất & thương mại Nhật Hoa Địa chỉ: Từ Sơn - Bắc Ninh Số tài khoản: Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam Số tài khoản: Hình thức thanh toán chuyển khoản STT Tên và chủng loại hàng ĐVT Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền 1 Vải 5420 khổ 1.4m M 14.477.800 13.585 196.680.913 2 Vải 4510 khổ1.4m M 7.177.300 6.175 44.319.827 Cộng tiền hàng: 241.000.740 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 24.100.074 Tổng cộng thanh toán 265.100.814 Bằng chữ: Hai trăm sáu mươi năm triệu, một trăm nghỡn, tỏm trăm mười bốn đồng Người mua hàngNg Người bán hàngThủ tr Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tờn)(Ký, ghi rõ họ tờn)(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2: Ghi phiếu nhập kho Đơn vị: Cty XNK Dệt-MayMẫu số: 01- VT Mẫu số: 01- VT Địa chỉ: 57B - Phan Chu Trinh - Hoàn Kiếm - Hà Nội Số: 156 Số: 156 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03 tháng 01 năm 2006 Nợ: 1561 Có: 331 Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH SX & TM Nhật Hoa Theo hợp đồng số: 56 - TC – VIT/2005 Nhập tại kho Công ty tại Cảng hải Phòng – Theo hoá đơn GTGT số ….. ngày 03/01/2006 của Công ty Nhật. Đơn vị tính: đồng STT Tên hàng Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D (1) (2) (3) (4) 1 Vải 5420 khổ 1.4m DAV54 M 14.477.800 14.477.800 13.585 196.680.913 2 Vải 4510 khổ 1.4m DAV10 M 7.177.300 7.177.300 6.175 44.319.827 Tổng cộng 241.000.740 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai trăm bốn mươi mốt triệu, bẩy trăm bốn mươi đồng. Ngày 03 tháng 01 năm 2006 Phụ trách cung tiờuNg Người giao hàngThủ khoKế toán tr Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tờn)(Ký, họ tên) (Ký, họ tờn)(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi phong nghiệp vụ chuyển bộ chứng từ cho kế toán thì kế toán mua hàng tiến hành ghi sổ. Kế toán mua hàng mở của sổ lệnh Mua hàng\Nhập mua hàng hoá và tiến hành nhập số liệu vào máy. Biểu 3: Phiếu nhập mua hàng hoá Nhập ngày 03 /01/2006Số chứng từ: 98299 Số chứng từ: 98299 Mó khách công nợ: Mã nhập xuất: 3312 Mã kho: KHHP Chi tiết các mặt hàng Đơn vị tính: đồng Mã hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền TK Nợ DAV54 Vải 5420 khổ 1.4m M 14.477.800 13.585 196.680.913 15211 DVA10 Vải 4510 khổ 1.4m M 7.177.300 6.175 44.319.827 15211 Cộng Tiền hàng: 241.000.740 Chi phí: 0 TK thuế GTGT: 10% Tiền thuế: 24.100.074 Tổng giá trị thanh toán: 265.100.814 Sau khi nhập xong số liệu thì chương trình tự động kết chuyển vào các sổ kế toán theo hình thức Sổ nhật ký chung mà đã được khai báo tham số hệ thống từ khi cài đặt chương trình. Biểu 4: Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam THẺ KHO THẺ KHO Ngày 03 tháng 01 năm 2006 Kho: KHHP – Kho Hải Phòng Tồn đầu kỳ: …… Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất Đơn giá Tiền nhập Tiền xuất DAV54 Vải 5410 khổ 1.4m 14.477.800 13.585 196.680.913 DAV10 Vải 5410 khổ 1.4m 7.177.300 6.175 44.319.827 SL nhập: 21.655.100 241.000.740 SL xuất: Tồn cuối kỳ: 21.655.100 241.000.740 Ngày ….. tháng ….. năm 2006 Kế toán trưởng Ng Người lập biểu Biểu 5: Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam BẢNG Kấ CHỨNG TỪ NHẬP MUA HÀNG XUẤT KHẨU Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/01/2006 Đơn vị tính: đồng Ngày Số Diễn giải Mã N-X Số lượng Đơn giá Thành tiền 03/01 14317 Mua Sợi 32 Thuế VAT 3312 2.500.100 32.273 80.685.727 8.068.573 … … … … … … … 03/01 98299 Mua vải 5420 khổ 1.4m Mua vải 4510 khổ 1.4m Thuế VAT 3312 14.477.800 7.177.300 13.585 6.175 196.680.913 44.319.827 24.100.074 … … … … … … … 19/01 98300 Mua vải 5420 khổ 1.4m Mua vải 4510 khổ 1.4m Thuế VAT 3312 12.212.300 8.257.700 13.579 6.172 165.830.822 50.966.524 21.679.735 … … … … … … … Cộng 592.332.195 Ngày ….. tháng …… năm 2006 Kế toán trưởngNg Người lập biểu Biểu 6: Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 03/01/2006 đến ngày 03/01/2006 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải PS Nợ PS Có 0301 98299 Mua Vải 13312 Thuế VAT được khấu trừ của hàng hoá mua vào 15611 Giá mua hàng xuất khẩu 3312 Phải trả người bán trong nước 24.100.074 241.000.740 265.100.814 … … … … … Tổng cộng 265.100.814 265.100.814 Ngày …. tháng ….. năm 2006 Kế toán trưởng Ng Người ghi sổ Biểu 7: Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2006 đến 31/01/2006 Tài khoản: 15611 Giá mua hàng xuất khẩu Dư nợ đầu kỳ: ……………….. Đơn vị tính: đồng Ngày Số Diễn giải TK Đối ứng PS Nợ PS Có … … … … … … 03/01 98299 Mua vải XK 3312 265.100.814 … … … … … … 19/01 98300 Mua vải XK 3312 165.830.822 … … … … … … Phát sinh nợ: 592.332.195 Phát sinh có: Dư Nợ cuối kỳ: 592.332.195 Ngày …. tháng ….. năm 2006 Kế toán trưởng Ng Người ghi sổ HẠCH TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ. Công ty thực hiện xuất khẩu tất cả các mặt hàng hoá thuộc thế mạnh trong nước được Nhà nước cho phép. Nhưng mặt hàng chủ yếu, có thế mạnh so với các mặt hàng khác mà Công ty thực hiện kinh doanh là mặt hàng thuộc nghành Dệt- May như các sản phẩm may mặc ( áo Jacket, áo gió, áo thể thao) hay các mặt hàng như đồ thảm len, chăn bông …Đối tượng xuất khẩu uỷ thác lớn, Công ty thực hiện kinh doanh hầu hết các mặt hàng khi có hợp đồng xuất khẩu . Thị trường xuất khẩu của Công ty ngày càng rộng lớn, chiếm ưu thế trên nhiều thị trường lớn như: EU, Nhật Bản, Hồng Kông, Singapore, Mỹ,…Canada, Ucraina. 1. Hệ thống chứng từ nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty Bộ chứng từ sử dụng tại Công ty về cơ bản tương tự nhau trong cả hai phương thức xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác bao gồm: Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) Bảng kê hàng hoá ( Packing List) Thư tín dụng Tờ khai hàng hoá XNK của Hải quan cảng xuất Giấy chứng nhận số lượng/ chất lượng hàng hoá C/O - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá Vận đơn hàng không và đường biển (Bill of Lading) Bộ chứng từ xuất khẩu do cán bộ phòng nghiệp vụ phụ trách hợp đồng lập theo quy định của Nhà nước. Tuỳ yêu cầu của hợp đồng mà lập các loại chứng từ cụ thể. Thông thường thì bộ chứng từ xuất khẩu được lập thành 4 bộ: Một bộ chuyển cho bên nhập khẩu Một bộ giao cho Ngân hàng để làm thủ tục thanh toán với khách hàng và sau đó Ngân hàng giao cho bên nhập khẩu Một bộ đợc chuyển sang và lưu tại phòng Tài chính kế toán làm căn cứ hạch toán và ghi sổ Một bộ lưu tại phòng nghiệp vụ thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu *Các chứng từ kề toán được sử dụng: Nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp : Hợp đồng ngoại Phiếu xuất kho bao gồm : Liên 1, liên 2, liên 3. Do phòng nghiệp vụ thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu lập.Liờn 1 lưu tại phòng nghiệp vụ, liên 2 giao cho người nhận hàng để xuất trình thủ kho khi xuất hàng, liên 3 giao cho kế toán dùng để ghi sổ. Hoá đơn GTGT gồm 5 liờn: Liờn 1 lưu tại phòng nghiệp vụ; Liên 2 giao cho khách hàng; Liên 3và 4 dùng để thanh toán; Liên 5 giao cho phòng Tài chính kế toán để hạch toán và ghi sổ. Giấy báo Nợ, Có của Ngân hàng, phiếu chi và phiếu thu. Nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác bao gôm: Hợp đồng xuất khẩu uỷ thác, giấy boỏ Nợ, báo Có của Ngân hàng, hoá đơn GTGT về tiền hoa hồng uỷ thác được hưởng do bên giao uỷ thác lập( liên 2); Phiếu thu , phiếu chi, phiếu xuất kho. 2. Hệ thống tài khoản sử dụng: TK 51111: “Doanh thu bán hàng xuất khẩu “ TK 5113 : “Doanh thu uỷ thác “ TK 15612 : “Trị giá hàng mua xuất khẩu “ TK 6321 :”Giỏ vốn hàng bán xuất khẩu” TK 413 : “Chờnh lệch tỷ giá “ TK 3388 : “Khỏch hàng phải trả uỷ thác “ TK 1311 : “Phải thu khách hàng ngoài nước “ TK 1111;1121;1122 3. Phương pháp hạch toán và ghi sổ kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam 3.1 Xuất khẩu trực tiếp Sơ đồ 11:Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT; hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho Nhập mua hàng hoá Bảng kê chứng từ nhập mua; bảng kê chứng từ TK 331 Sổ chi tiết TK 15612, 641, 13312, 111, 112, 331 Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký mua hàng Sổ chi tiết TK 15612, 641, 13312, 111, 112, 331 Bảng tổng hợp nhập xuất - tồn Bảng cân đối số pháp sinh các TK 15612, 641, 13312, 111, 112, 331 Báo cáo tài chính Hạch toán và ghi sổ kế toán quá trình bán hàng Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Quan hệ đối chiếu Kế toán thực hiện Máy tự động kết chuyển Chỉ khi Công ty nhận được hợp đồng xuất khẩu với đối tác nước ngoài thì Công ty mới tìm kiếm và thu mua hàng để xuất khẩu vì vậy hàng nhập mua về thường xuất khẩu ngay theo lô hàng không dự trữ trong kho quỏ lõu nờn kế toán áp dụng giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng xuất khẩu. Giá vốn chính là giá nhập lô hàng đó . Cỏch tớnh này đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí thực tế và doanh thu thực tế mà còn rất phù hợp với đặc điểm xuất khẩu hàng hoá của Công ty. Giá bán của lô hàng xuất khẩu thường được ghi rõ trong hợp đồng ngoại và là giá cố định, giá FOB được sử dụng phổ biến nhất trong các hợp đồng xuất khẩu trực tiếp. Xét nghiệp vụ thực tế: Tiết tục với mục mua hàng xuất khẩu Vải theo hợp đồng số 56 - TC – VIT/Ngày 23-12-2005 giữa MOLTEN Co., LTD – Thái Lan (bên nhập) và Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam (bên xuất) . Sau khi thực hiện mua hàng xuất khẩu theo đúng yêu cầu hợp đồng với khách hàng nhập về cả chất lượng và số lượng. Phòng nghiệp vụ tiến hành xuất khẩu lô hàng. Đối với Lô hàng Vải 5420 khổ 1.4m Số lượng xuất khẩu: 41.296.800M Đơn giá: 13.583đ/m Đối với Lô hàng Vải 4510 khổ 1.4m Số lượng xuất khẩu: 19.734.900M Đơn giá: 6.174đ/m Tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm lập hoá đơn: 15.909 VND/USD Ngày 28/02/2006 hàng hoá được giao tại Cảng Hải Phòng Thuế suất thuế thuế xuất khẩu: 0%. Quy trình hạch toán: Ngày 28/02/2006, căn cứ vào số lượng hàng xuất, phòng nghiệp vụ sẽ lập phiếu xuất kho và Hoá đơn GTGT gồm 5 liên. Sau khi hoàn thành bộ chứng từ xuất khẩu, Công ty sẽ gửi 1 bộ vào Ngân hàng Ngoại Thương Việt nam để chuyển cho Ngân hàng bên mua đề nghị thanh toán. Đồng thời, phòng nghiệp vụ chuyển 1 bộ cho phòng kế toán tiến hành và ghi sổ. Căn cứ vào bộ chứng từ phòng nghiệp vụ chuyển lên, kế toán bán hàng sẽ cập nhật dữ liệu vào máy tính: Bán hàng\ Hoá đơn bán hàng. Biểu 8: HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG, NGOẠI TỆ Đối với Lô Vải 5420 khổ 1.4m Mã chứng từ: VBA Ngày chứng từ: 28/02/2006 Số chứng từ:173 Mó khách: DAMOLTEN Diễn giải: Xuất Vải cho Molten Mã vụ việc: DA-XK-VẢI Mã kho: KHTAM Mã vật tư: DVA54 Số lượng: 41.296.800M Tỷ giá: 15.909 VND/USD Tiền nt Giá VND Tiền VND Giá vốn: 13.583 578.151.896 13.583 578.151.896 Giá bán ngoại tệ: 0.880 12.853,9 13.999.92 TK Nợ: 1312A TK Có: 51112DAO Thuế suất GTGT: 0% Sau khi kế toán bán hàng nhập dữ liệu vào máy tính thì máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu vào các sổ kế toán theo hình thức ghi sổ Nhật ký Chung. Biểu 9: Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam . THẺ KHO THẺ KHO Ngày 28 tháng 02 năm 2006 Kho: KHHP – Kho Hải Phòng Tồn đầu kỳ: Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất Đơn giá Tiền nhập Tiền xuất DAV54 Vải 5410 khổ 1.4m 41.296.800 13.999,92 578.151.896 DAV10 Vải 5410 khổ 1.4m 19.734.900 6.371,2 125.585.101 SL nhập: SL xuất: 61.031.700 703.736.906 Tồn cuối kỳ: Ngày ….. tháng ….. năm 2006 Kế toán trưởng Ng Người lập biểu Biểu 10: Công ty xuất nhập khẩu Dệt – May Việt Nam BẢNG Kấ CHỨNG TỪ BÁN HÀNG XUẤT KHẨU Từ ngày 01/02/2006 đến ngày 28/02/006 Đơn vị tính: đồng Ngày Số Diễn giải Mã N-X Số lượng Đơn giá Thành tiền 20/02 169 Xuất sợi cho Molten 1312A 2.010 143.316 288.065.160 … … … … … … … 28/02 173 Xuất vải 5420 khổ 1.4m Xuất vải 4510 khổ 1.4m 1312A 41.296.800 19.734.900 13.999,92 578.151.896 125.585.101 … … … … … … … Cộng 991.802.157 Ngày ….. tháng …… năm 2006 Kế toán trưởngNg Người lập biểu Biểu 11:Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/02/2006 đến 28/02/2006 Tài khoản: 15611 Giá mua hàng xuất khẩu Dư nợ đầu kỳ: ……………….. Đơn vị tính: đồng Ngày Số Diễn giải TK Đối ứng PS Nợ PS Có … … … … … … 20/02 169 Xuất vải XUấT KHẩU 6321 288.065.160 … … … … … … 28/02 173 Mua vải XUấT KHẩU 3312 703.736.906 … … … … … … Phát sinh nợ: Phát sinh có: 991.802.157 Dư Có cuối kỳ: 991.802.157 Ngày …. tháng ….. năm 2006 Kế toán trưởng Ng Người ghi sổ Tcty Dệt – May Việt Nam Mẫu số:S04 Cty XNK Dệt – May Việt Nam SỔ CÁI (Dùng cho hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ) Năm 2006 Tên tài khoản: 1312 Số hiệu:….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng NỢ Cể 1 2 3 4 5 6 7 8 20/02 28/02 28/02 169 173 173 20/02 28/02 28/02 Số dư đầu năm Xuất sợi cho MOLTEN Xuất sợi cho Vải khổ 5420 MOLTEN Xuất sợi cho Vải khổ 4510 MOLTEN 5112 5112 5112 …. 288.065.160 578.151.896 125.585.101 …. Cộng phát sinh tháng 991.802.175 Số dư cuối tháng ….. … Cộng luỹ kế đầu quý …... … Sở này có trang ….. trang, đánh số từ trang 01 đến trang…. Ngày mở sở: ……. Ngày …… tháng …… năm 2006 Người ghi sổPhụ trách kế toán Giám Phụ trách kế toán Giám đốc ( Ký, họ tờn)(Ký, họ tên)( Ký, họ tên, (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) 3.2 Nhận xuất khẩu uỷ thác Đối với hàng hoá Công ty nhận uỷ thỏc thỡ Công ty không theo dõi hàng hoá tồn kho mà doanh nghiệp giao uỷ thác sẽ vận chuyển hàng ra Cảng xuất và tự chịu chi phí lưu kho hàng. Công ty chỉ làm thủ tục xuất hàng cho đơn vị giao uỷ thỏc, cỏc chi phí làm thủ tục Hải quan và chi phí dịch vụ Cảng cũng như bốc dỡ hàng lên tầu đêu do bên giao ưy thác thanh toán trực tiếp. Khi phòng nghiệp vụ thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác tại cảng xuất thì sẽ nhận Hoá đơn GTGT từ bên giao uỷ thác, lập Hoá đơn GTGT để giao cho bên nhập khẩu, phòng nghiệp vụ thực hiện hợp đồng xuất khẩu uỷ thác lưu lại để theo dõi thanh toán của bên nhập khẩu và lập bộ hồ sơ nhận xuất khẩu uỷ thác. Sau khi làm thủ tục xuất khẩu hàng, phòng thực hiện nghiệp vụ uỷ thác đó sẽ lập Hoá đơn GTGT 10% về số tiền hoa hồng được hưởng và ghi nhận doanh thu uỷ thác của hợp đồng này. Kế toán Công ty không tiến hành hạch toán và theo dõi tình hình thanh toán của bên nhập khẩu trên tài khoản và sổ kế toán mà chi theo dõi trên bộ chứng từ do phồng nghiệp vụ cung cấp. Khi nhận được Giấy báo Có của Ngân hàng về số tiền bên nhập khẩu đã thanh toán cho bên giao uỷ thác xuất khẩu sau khi trừ khoản phí uỷ thác được hưởng ( hạch toán vào bên Nợ TK 338KH) . Theo hợp đồng uỷ thác giữa Công ty XNK Dệt May (bên nhận uỷ thác ) và Công ty Dệt May 29-3 Đà Nẵng (Bên uỷ thác) , Công ty XNK Dệt May nhận xuất khẩu uỷ thác cho Công ty Dệt May Đà Nẵng 29-3 mặt hàng xuất khẩu là lô hàng khăn bụng cú tổng trị giá là 15.290 USD. Hàng hoá là lô khăn bông gồm 4000 tá Toàn bộ mọi chi phí phát sinh để thực hiện uỷ thác do bên giao uỷ thác thực hiện Phương thức thanh toán : Thanh toán bằng L/C. Phí chuyển tiền qua Ngân hàng (80USD) do bên giao uỷ thác chịu. Phí uỷ thác Công ty được hưởng là: 1% trên tổng giá trị lô hàng xuất khẩu = 1.5%*15.290= 29.35USD được thanh toán bù trừ trên TK 3388 UT Lô hàng này được xuất khẩu theo hợp đồng số 15/XD-Kế TOÁN/2003 giữa Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam và Công ty KOTẼ CO., LTD. DAIWA CORPOTRATION BLDG- Nhật Bản ngày 7/10/2003 CHƯƠNG III: NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU DỆT MAY VIỆT NAM I. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY. 1. Nhận xét đỏnh giá về tình hình hạch toán lưu chuyển hàng xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam Mặc dù, Công ty thành lập với thời gian chưa dài, và phải đối mặt trực tiếp với cuộc hủng hoảng kinh tế trong khu vực cũng như cơ chế quản lý của Nhà nước chưa được đồng bộ cả tầm vĩ mô cũng như vi mô …Tuy nhiên, Công ty vẫn phát huy được vai trò trong việc điều tiết đầu tư, sản xuất kinh doanh, ngày càng hoàn thiện và vững mạnh xứng đáng là đơn vị đi tiên phong trong xu thế hội nhập mở cửa hợp tác đối ngoại phát triển theo định hướng lên chủ nghĩa xã hội của đất nước hiện nay.Sự phát triển của Công ty phải kể đến vai trò của Bộ máy kế toán 1.1 Vai trò của bộ máy kế toán Khi thực hiện quá trình kinh doanh, Bộ máy kế toán của Công ty tham ra vào việc quản lý theo dõi, thống kê việc thực hiện các hợp đồng xuất khẩu. Khi có phương án kinh doanh được Giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt, hợp đồng xuất khẩu ược ký kết và thực hiện. Phương án kinh doanh là do phòng nghiệp vụ thực hiện xuất khẩu lập nhưng phương án đó phải được kế toán kiểm tra tính khoa học, khả thi, tính hợp lý và tính hợp pháp của các điều khoản trong hợp đồng và cũng như trong nguyên tắc tài chính, xác định nhu cầu về vốn, lợi nhuận cũng như hiệu quả kinh doanh mà hợp đồng mang lại. Kế toán trưởng ký duyệt phương án kinh doanh từ đó làm cơ sở để Giám đốc ký kết hợp đồng xuất khẩu với đối tác nước ngoài. Thông qua việc theo dõi, kiểm tra đôn đốc thu tiền hàng ngày, kế toán tham ra vào việc thanh toán tiền hàng, cũng như tiến hành ghi sổ. Kết thúc hợp đồng kế toán lập bảng quyết toán hợp đồng, hạch toán kết quả kinh doanh, kiểm tra và lưu trữ bộ chứng từ, đối chiếu phương án kinh doanh đã được lập hoặc đã thực hiện nhằm đỏnh giá hiệu quả kinh doanh. Việc kế toán tham ra vào hoạt động kinh doanh có một vai trò rất lớn giúp kế toán thực hiện tốt vai trò của mình, sử dụng thời gian một cách hữu ích. 1.2 Bộ máy kế toán của Công ty . Cơ cấu tổ chức kế toán của Công ty được áp dụng theo hình thức kế toán tập trung. Mỗi nhân viên kế toán cú trình độ và kinh nhiệm phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mình, mỗi nhân viên kế toán được giao phụ trách từng phần hành riêng, cụ thể nờn cú sự đối chiếu công việc giữa các nhân viên tạo điều kiện cho việc lập báo cáo cuối quý. Tuy nhiên, mỗi kế toán viên cũng được trang bị đầy đủ các kiến thức để có thể làm một số nghiệp vụ cũng như phần việc không chuyên của mình. Về phương diện kế toán Việc ghi sổ, lập báo cáo, lưu trữ số liệu đơn giản, nhanh gọn, chính xác thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán viên nhờ vai trò to lớn khi có quyết định đưa hệ thống máy tính nối mạng nội bộ. Phần mềm kế toán được sử dụng tại Công ty là FAST ACCOUNTING. Về hệ thống chứng từ Chứng từ tại Công ty do Công ty tự thiết kế, đăng ký và được sự chấp nhận của cơ quan thuế. Mọi chứng từ liên quan đến hoạt động tại Công ty đều được lập theo quy định của Bộ tài chính và thông lệ Quốc tế, được kiểm tra chặt chẽ tránh sai xót gian lận, tranh chấp với khách nước ngoài cũng như nhà cung cấp nước ngoài . Hệ thống tài khoản được sử dụng và hình thức ghi sổ được áp dụng tại Công ty Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp thống nhất theo quy định của Bộ tài chính và luôn cập nhật cách sửa đổi theo đúng quy định của Bộ tài chính. Trên cơ sở hệ thống tài khoản đó Công ty chi tiết thờm cỏc tiểu khoản phù hợp thuận tiện cho việc quản lý, hạch toán, nhằm cung cấp số liệu chính xác, kịp thời 1.6 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến xuất khẩu a. Phương pháp hạch toán ngoại tệ Công ty áp dụng 2 tỷ giá để hạch toán ngoại tệ phù hợp chế độ kế toán và đặc điểm kinh doanh XNK của doanh nghiệp là thường xuyên sử dụng ngoại tệ trong thanh toán và thời gian từ khi xác nhận doanh thu đến khi khách hàng thanh toán là khoảng thời gian tương đối dài, kết hợp việc sử dụng thành thạo máy tính trong hạch toán đáp ứng được tốc độ biến đổi nhanh chóng của tỷ giá trên thị trường đối với một số phương tiện thanh toán không ổn định như đồng VNĐ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Vì Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tớnh giỏ vật tư hàng hoá xuất kho theo phương phỏp giỏ thực tế đích danh là phù hợp vì có thể cung cấp đầy đủ thông tin về số lượng cũng như trị giá hàng tồn kho, giá vốn từng lô xuất kho. Mặc dù phương pháp này khó, phức tạp trong cỏch tớnh, theo dõi hàng nhập kho vất vả nhưng cũng không gây trở ngại nhiều cho công tác hạch toán của Công ty vì kinh doanh xuất khẩu của Công ty chỉ khi tìm kiếm và ký kết hợp đồng xuất khẩu mới tiến hành thu mua và chỉ mua với số lượng theo hợp đồng xuất khẩu nên hầu như không có hàng tồn c. Kết quả kinh doanh. Các báo cáo Tài chính của Công ty được lập theo quý, năm nhưng hàng tháng kể khi lập báo cáo quý, năm thì Công ty lập báo cáo nội bộ kết quả kinh doanh. Vì thế mà Công ty có thể nắm bắt được xu thế của thị trường và có biện pháp kinh doanh các mặt hàng hợp lý. Về việc thực hiện công tác kế toán theo đỳngchuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Những hạn chế đang tồn tại cần khắc phục trong công tác kế toán hoạt động xuất khẩu hàng hoá tại Công ty. 2.1 Hạch toán Ngoại tệ Hệ thống tài khoản của Công ty được xây dựng cẩn thận, đầy đủ và được sửa đổi, cập nhật kịp thời theo quy định của Bộ Tài Chính, nhưng trên thực tế còn một số tài khoản chưa được sử dụng một cách triệt để. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh XNK và các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến ngoại tệ phát sinh rất nhiều và thường xuyên. Đặc biệt, trong xu thế toàn cầu hoá nền kinh tế ngoại thương có quan hệ hợp tác với nhiều bạn hàng quốc tờ nờn cú sử dụng nhiều đồng ngoại tệ khác nhau. Nhưng tại Công ty vẫn chưa có tài khoản nào được sử dụng theo dõi sự biến động của đồng ngoại tệ về mặt giá trị ngoại tệ. Điều nầy gõy khú khăn cho Công ty trong việc theo dõi luồng ngoại tệ luân chuyển qua Công ty và việc đối chiếu số Dư ngoại tệ với Ngân hàng cũng như việc đỏnh giá tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ để điều chỉnh chênh lệch tỷ giá. II. NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU DỆT MAY VIỆT NAM. Nguyên tắc hoàn thiện. Hoàn thiện công tác kế toán là tổ chức lại bộ máy kế toán: hoàn thiện lại mô hình kế toán, phương pháp hạch toán, nâng cao trình độ chuyên môn cho cỏc nhõn viện kế toán với mục đích đầu tư trang thiết bị… với mục đích để kế toán đáp ứng tốt hơn chức năng của mình. Để tiến hành hoàn thiện công tác kế toán trong hoạt động xuất khẩu cần phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau: Phải nắm vững chức năng và nhiệm vụ của kế toán nói chung và pháp luật, các chuẩn mực kế toán mà đã được cơ quan Nhà nước ban hành. Đối với doanh nghiệp thỡ trờn cơ sở chế độ của Nhà nước đã được ban hành cần phải xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mình để có sự vận dụng khắc phục những hạn chế, tồn tại nhằm đưa phương án thực hiện hợp lý hơn. Đảm bảo đáp ứng được yêu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả kinh doanh xuõt khẩu. Do vậy, để hoàn thiện được đòi hỏi cán bộ kế toán cần nắm xững và dựa trên yêu cầu quản lý, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin nhanh chóng chính xác và linh hoạt trước những biến động của thị trường. Một số ý kiến về giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại Công ty. Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất khẩu. * Hoàn thiện việc xây dựng danh mục tài khoản và sử dụng tài khoản. Danh mục TK cần được xây dựng một cách khoa học. Một số TK đã không còn sử dụng nờn xoỏ bỏ. Việc khai báo các tài khoản cần phải chính xác, nhất là đối với các tài khoản công nợ, TK 3388UT, 1388UT cần được khai báo công nợ để tiện theo dõi số tiền phải thu và phải trả *Hoàn thiện việc hạch toán tổng hợp trờn cỏc TK kế toán Công ty nên sử dụng TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” cho hàng nhập khẩu và TK157 “ Hàng gửi bỏn” để theo dõi trị giá xuất kho hay chuyển thẳng ra cảng nhưng chưa giao cho người vận tải. Như vậy, sẽ đảm bảo chính xác hàng tồn kho và giá trị hàng xuất bán nhất là trong trường hợp hàng xuất bán như sau một thời gian mới có chứng từ về việc hàng đã được tiêu thụ. Vì không có thực nhập hay thực xuất nên không có phiếu nhập kho hay xuất kho thỡ không được hạch toán trên TK156 hoặc hàng xuất kho cuối tháng nhưng tháng sau mới được tiêu thụ thì việc ghi chép trên TK157 là hợp lý. Việc hạch toán trên TK151, TK157 bên cạnh TK156 sẽ giảm bớt đi việc phải theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hoá trong kho và số hàng được gửi đi: Hạch toán TK151 trong trường hợp Nhập khẩu: Sau khi Công ty ký quỹ mở L/C hoặc thanh toán T/T. Nhận được bộ chứng từ thông báo có hàng về cảng kế toán ghi nhận: Nợ TK151 Có TK1121, 1122(331…) Căn cứ vào tờ thông báo nộp thuế nhập khẩu kế toán ghi: Nợ TK151 Có TK333 Sau đó nếu Công ty chuyển hàng hoá về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK156 Có TK 151 Nếu Công ty bán thẳng không qua kho kế toán kết chuyển trị giá hàng mua sang TK157: Nợ TK157 Có TK151 Hạch toán TK 157: Theo quy định của Nhà nước, phải phân biệt lượng hàng hoá hiện tồn trong kho và số hàng đã xuất kho nhưng chưa xác định là tiêu thụ hoặc chuyển bán hàng thẳng không qua kho. Tài khoản 157 – hàng gửi bán, TK này dùng để hạch toán số hàng hoá đã xuất kho hoặc chuyển thăng cho người vận tải, hàng gửi đi hội chợ triển lãm nhưng chưa đù căn cứ xác định để tiêu thụ. Việc hạch toán TK 157 tiến hành như sau: + Khi xuất kho hàng để xuất khẩu nhưng chưa có bộ hoá đơn xác định là tiêu thụ, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 157 Có TK 156 + Khi Lô hàng được xác định tiêu thụ, kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 157 + Trong trường hợp hàng xuất khẩu bị trả lại do không đúng hợp đồng đem về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 156 Có TK 157 Trong trường hợp để phản ánh chính xác các khoản chi phí, Công ty nên hạch toán riêng từng khoản chi phí một cách rõ dàng, cụ thể: + Chí phí bán hàng hạch toán vào TK641. Đối với những chi phí bán hàng phát sinh do Công ty trả hộ khách hàng thì không nên hạch toán vào TK641 mà nên hạch toán vào TK” phải thu khỏc” để Công ty có thể kiểm soát và đôn đốc các khách hàng trả nợ: Cụ thể hạch toán như sau: Khi chi phí phát sinh ghi: Nợ TK 138, 131 (Chi tiết cho từng khách hàng) Có TK 111, 112 Khi khách hàng trả tiền Kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 138, 131 + Chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp hạch toán vào TK 642 và phân loại các khoản chi phí theo các tiểu khoản cụ thể. Trường hợp hầu hết các chỉ tiêu kinh doanh chủ yếu của Công ty được phản ánh bằng ngoại tệ. Để theo dõi và quản lý tình hình thu chi ngoại tệ, kế toán Công ty nên sử dụng TK ngoại bảng TK 007 - Ngoại tệ các loại. Khi phát sinh các ngoại tệ kế toán ghi vào bên Nợ TK 007, khi phát sinh nghiệp vụ chi ngoại tệ kế toán ghi vào bên Có TK 007. Trường hợp Bộ Tài chính đã ban hành thông tư số 108/2001/TT-BTC hướng dẫn hạch toán hoạt động kinh doanh XNK uỷ thác. Công ty cần phải thay đổi phương pháp hạch toán cho phù hợp với thông tư này cụ thể như sau: Sau khi xuất hàng căn cứ vào hoá đơn thương mại, tính số tiền phai thu hộ đơn vị uỷ thác: Nợ TK 131 (Chi tiết cho người mua nước ngoài) Có TK 331 (Chi tiết cho đơn vị uỷ thác) Khi thu hộ cho bên uỷ thác số tiền hàng từ người mua nước ngoài: Nợ TK 1122 Có TK 131 (Chi tiết cho người mua nước ngoài) Hoa hồng uỷ thác nhận được: Nợ TK 131 (Chi tiết cho đơn vị giao uỷ thác) Có TK 5113 (Phí uỷ thác) Có TK 33311 (Thuế) Khi đơn vị uỷ thác thanh toán bù trừ các khoản chi hộ và phí uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 331 (Chi tiết cho đơn vị giao uỷ thác) Có TK 1388 (Chi tiết cho đơn vị giao uỷ thác) Có TK 131 (Chi tiết cho đơn vị uỷ thác Chuyển trả số tiền còn lại cho đơn vị giao uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 331 (Chi tiết cho đơn vị giao uỷ thác) Có TK 111, 112 Trường hợp chiết khấu thương mại là vấn đề chế độ kế toán mới đưa vào nhưng chưa được áp dụng tại Công ty. Tương tự vậy, các TK 531, 532 cũng không được sử dụng. Vì vậy, kế toán Công ty nên sử dụng các TK này để phản ánh đúng chính xác các trường hợp hàng hoỏ không đúng quy cách phẩm chất ghi trong hợp đồng, được giảm giá hoặc bị trả lại, trường hợp khách hàng mua số lượng lớn được giảm giá … Khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán ghi: Nợ TK 531, 532, 521 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ kết chuyển sang TK 151 xác định doanh thu thuần. * Hạch toán ngoại tệ: Công ty cần sử dụng TK 007 để theo dõi biến động của Ngoại tệ về mặt nguyên tệ. Điều này cần thiết và rất hiệu quả trong việc theo dõi và quản lý các luồng ngoại tệ luân chuyển qua Công ty. Mặc dù, trong Phần mềm kế toán Công ty áp dụng đã phân biệt các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ và thanh toán bằng VND những vẫn khó cập nhật Số Dư ngoại tệ theo Nguyên tệ. TK này ghi đơn, khi phat sinh nghiệp vụ cú kiờn quan đến ngoại tệ kế toán vốn bằng tiền và kế toán thanh toán có thể lập sổ riêng để theo dõi hoặc thiết kế thêm sổ theo dõi ngoại tệ trên máy tính và có sự thay đổi chương trình để khi cập nhật chứng từ gốc máy tính có thể tự kết chuyển số phát sinh vào sổ theo dõi. Khi phát sinh nghiệp vụ thu ngoại tệ, kế toán định khoản trờn cỏc tài khoản 111, 112 và đồng thời ghi: Nợ TK 007 (ghi theo Nguyên tệ) : Số ngoại tệ thu vào Ngược lại giống nghiệp vụ chi ngoại tệ ghi: Có TK 007 (ghi theo Nguyên tệ): Số ngoại tệ chi ra. Trường hợp dùng máy tính kết chuyển số pháp sinh Nợ khi thu và phát sinh Có khi (khi chi) và có thể hiểu TK đối ứng là hình thức thanh toán bằng tiền mặt hay Ngân hàng. * Hạch toán chi phí thu mua hàng xuất khẩu: Để phân biệt chi phí thu mua hàng hoá và chi phí bán hàng nhằm mục đích đỏnh giá đúng hơn kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán phải sử dungj TK 15621 để hạch toán chi phí thu mua hàng xuất khẩu. Tại Công ty có phần hành kế toán chi phí, mặt khác hàng xuất khẩu được xuất theo lô. Vậy đảm bảo đơn giản hơn và chính xác kết quả kinh doanh của Công ty nhất là trường hợp hàng chưa được xuất kho để xuất khẩu ngay trong kỳ nhập kho. * Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác. Đối với nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác, Bộ Tài Chính đã cú thụng tư số: 108/2001/TT-BTC hướng dẫn hoạt động kinh doanh uỷ thác. Công ty cần thay đổi phương pháp hạch toán cho phù hợp với thông tư này. Cụ thể, khi xuất hàng bán căn cứ vào hoá đơn thương mại Công ty lập cho khách hàng nhập khẩu và tính giá trị thu hộ đơn vị uỷ thác. Nợ TK 1311 (chi tiờt cho khách hàng nước ngoài) Có TK 3388 ( chi tiết cho đơn vị giao uỷ thác) Khi nhận đựơc giấy báo cáo Có của Ngân hàng về số tiền bên nhập khẩu thanh toán Nợ TK 1122 Có Tk 13311 (chi tiết cho khách hàng nước ngoài) Khi lập Hoá đơn GTGT 10% về số tiền uỷ thác nhận được giao cho bên uỷ thỏc thỡ có thể bù trừ ngay trên TK 3388 như hiện tại Công ty đã hạch toán. Biện pháp thực hiện đề xuất và hiệu quả công tác hạch toán xuất khẩu hàng hoá. Biện pháp thực hiện đề xuất: Hạch toán kế toán là một công cụ quan trọng để điều hành quản lý các hoạt động trong các đơn vị sản xuất kinh doanh nói riêng, hay cũng chính là việc điều hành và quản lý vĩ mô của nền kinh tế Quốc Dân. Xuất phát từ vai trò quan trọng của hạch toán kế toán, yêu cầu cấp bách cần thiết đặt ra đó là phải tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác này. Để hoàn thiện việc hạch toán nói chung cũng như công tác hạch toán kế toán hoạt động xuất khẩu cán bộ làm công tác quản lý và các kế toán viên trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ này phải biết khắc phục những hạn chế, phát huy được những mặt tích cực, cụ thể: Cán bộ quản lý của Công ty cần nắm vững và tổ chức tốt việc thực hiện các chính sách, chế độ kế toán hiện hành, thường xuyên cập nhật áp dụng chính sách thông tư mới do Bộ Tài chính bổ sung sửa đổi và hoàn thiện. Để phù hợp với những thay đổi thường xuyên về chính sách chế độ, lãnh đạo Công ty cần được quan tâm hơn công tác đào tạo cán bộ, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn do các nhân viên kế toán. Phân công trách nhiệm giữa các cán bộ kế toán một các hợp lý, đồng thời xác định rõ dàng mối quan hệ giữa các kế toán viên trong từng phần hành và giữa các phần hành với nhau trong việc sử dụng chứng từ, luân chuyển chứng từ, cung cấp số liệu và đối chiếu kiểm tra. Tuỳ theo khối lượng công việc và trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán mà tiến hành phân công cụ thể về sổ sách cho từng người dựa trên nguyên tắc đảm bảo tớnh cân đối khối lượng các công việc được giao. Đi đôi với việc phân công trách nhiệm phải tăng cường công tác hướng dẫn và kiểm tra việc tổ chức thực hiện quá trình hạch toán nhằm rút ra những kinh nghiệm và giải pháp cụ thể. Cần có sự thống nhất từ trên xuống dưới để mọi người tự giác thực hiện tụt hơn. Tăng cường kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Hiệu quả của việc thực hiện các đề xuất. Việc hoàn thiện quá trình hạch toán hoạt động xuất khẩu nói riêng, công tác hạch toán nói chung tại Công ty XNK Dệt May cũng như ở các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ đảm bảo phát huy vai trò quản ký kinh tế của kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế ngày càng cao của nền kinh tế thị trường. Ngoài việc đảm bảo cung cấp số liệu một cách chính xác, kịp thời và toàn diện, giúp cho công tác phân tích hoạt động kinh doanh cũng như điều hanh quản lý, kiểm tra tình hình tài chính, lập báo cáo tài chính kế toán còn đảm bảo nhu cầu vốn phục vụ cho các mặt hoạt động của Công ty, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Khi các nhược điểm trong công tác kế toán được xộm xột và khắc phục, các biện pháp quản lý hữu hiệu được đề xuất kịp thời thì năng suất lao động sẽ tăng, nhân viên kế toán sẽ giảm được những phần việc thủ công có điều kiện tiếp xúc với những trang thiết bị hiện đại. Bên cạnh đó việc áp dụng đỳng các thể lệ, chế độ mới sẽ tránh được các nhầm lẫn, sửa đổi gây lãng phí về thời gian công sức. Mỗi nhân viên sẽ thấy rõ trách nhiệm của mình đối với công việc được giao và hoàn thành công việc đó một cách tự giác. Bên cạnh đó, hoàn thiện công tác xuất khẩu sẽ trực tiếp tác động đến kết quả xuất khẩu đặc biệt là kết quả hoạt động xuõt khẩu về kim ngạch thực hiện. Từ đú xác định thực chất vốn bỏ ra cũng như đỏnh giá hiệu quả quay vòng của vốn để có biện pháp sử dụng vốn ngày càng hợp lý hơn. KẾT LUẬN Để đáp ứng điều kiện sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Hiện nay, với sự cạnh tranh bình đẳng giữa các thành phần kinh tế các doanh nghiệp thương mại đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu vấn đề hạch toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu là hết sức quan trọng nhằm đưa ra các giải pháp thích hợp, cần thiết giúp quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra nhịp nhàng, đồng bộ, hiệu quả như mong muốn, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp đòi hỏi công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phức tạp hàng ngày phải được tổ chức quản lý khoa học, phù hợp, cụ thể, rõ ràng phù hợp với điều kiện từng doanh nghiệp. Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam được tách ra khỏi Tổng Công ty Dệt- May để bước vào cơ chế thị trường trong thời gian qua đã đạt được nhiều thành công, và đã có rất nhiều thuận lợi song cung còn không ít những thách thức đòi hỏi Công ty phải nỗ lực vượt qua. Quá trình hoạt động độc lập tại Công ty đã thể hiện rõ vai trò và nỗ lực của mình và đã thu được lợi nhuận tăng nên đáng kể qua mỗi năm, đạt hiệu quả kinh tế theo đúng chủ trương đường lối kinh tế của Nhà nước. Những thành tựu này do sự đúng góp, làm việc nghiêm túc, sáng tạo của đội ngũ cán bộ, công nhân viên thuộc Công ty và đặc biệt là sự đúng gúp khụng nhỏ của tập thể cán bộ phòng Tài chính kế toán năng động, trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, trong công tác tổ chức hạch toán xuất nhập khẩu đặc biệt là hạch toán xuất khẩu là thế mạnh của Công ty . Trong thời gian thực tập tại Công ty với sự hướng dẫn của thầy giáo và sự hướng dẫn nhiệt tình của cỏc Cụ thuộc phòng kế toán Em đã được tìm hiểu thực tế hoạt động hạch toán hàng xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam. Với sự nỗ lực của bản thân kết hợp lý luận đã học với tình hình thực tiễn tại Công ty Em xin mạnh dạn đưa ra một số phương hướng để Công ty tham khảo góp phần hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu. Do trình độ và thời gian có hạn. Chuyên đề cũn cú những thiếu xót Em rất mong sự góp ý của Thầy, Cô giáo, các Cô phòng Kế toán tài chính tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam để đề tài của Em thêm hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên thực hiện: Hoàng Thu Hương LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đõy là đề tài nghiên cứu và tìm hiểu của riêng bản thân Các số liệu, kết quả trong đề tài là trung thực, xuất phát từ tình hình hạch toán thực tế tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam ! Sinh viên thực hiện: Hoàng Thu Hương (Ký, ghi rõ tên)