Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng đội ngũ hướng dẫn viên tại công ty TNHH một thành viên du lịch dịch vụ công đoàn Hải Phòng

n lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan, của trưởng đoàn, của mỗi khách du lịch.Hướng dẫn viên đều phải tìm hiểu nội dung chương trình du lịch về:+ Cơ cấu của đoàn khách và số lượng khách. + Thời gian bắt đầu và kết thúc tour, tính hợp lý và khả thi của chương trình tuyến – điểm. Nếu phát hiện sai sót hay có điều chưa rõ, phải làm rõ ngay và ghi nhớ vào sổ tay. + Rà soát các dịch vụ du lịch cung ứng gồm : khách sạn, nhà hàng, vận chuyển, giải trí … đã chuẩn bị đầy đủ, đảm bảo sẳn sàng đón khách đúng thời gian, số lượng, chất lượng; kịp thời bổ sung hay sửa chữa những thiếu sót, sai lệch.  Tiếp đó sẽ nhận bàn giao về:- Nhận các loại giấy tờ, tài liệu có liên quan như :+ Các giấy tờ về cung ứng dịch vụ : giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, biên bản thực hiện dịch vụ với các đối tác (thể hiện qua fax, hợp đồng kinh tế) …+ Các giấy tờ liên quan đến khách : danh sách đoàn khách có tên họ, ngày sinh, quốc tịch …, danh sách phân phòng (nếu có).- Nhận tiền tạm ứng. Lưu ý các mục chuyển khoản hay đã tạm ứng, đặt cọc trước.- Nhận tài liệu phục vụ tuyên truyền, quảng cáo. Chuẩn bị cho nghiệp vụ- Nắm bắt được những đặc điểm chung của tâm lý và các yêu cầu của khách từ đó lập ra kế hoạch phục vụ được tốt nhất từ lúc đón, đưa đi tham quan đến lúc tiễn (ngôn ngữ sử dụng, đặc điểm văn hóa, cá tính dân tộc, nghề nghiệp, tôn giáo …).- Chuẩn bị nội dung, tài liệu thuyết minh, bản đồ chỉ dẫn tuyến – điểm, nội dung hoạt náo …- Các vật dụng hỗ trợ : dụng cụ sơ cấp cứu, băng đĩa nhạc, dao vạn năng, bộ kim chỉ, sổ tay điện thoại, sổ ghi chép nhật ký hành trình …- Thông tin thời sự, thời tiết, kinh tế - tài chánh, cước phí bưu điện … thủ tục hải quan, vấn đề an ninh du lịch. Chuẩn bị cá nhân- Trang phục.- Vật dụng cần thiết mang theo.- Có mặt tại điểm đón ít nhất 15 – 30 phút. Trên phương tiện vận chuyển . Trước khi xuất phát- Kiểm tra số lượng, thành phần khách cùng hành lý lên phương tiện đúng và đủ. Hướng dẫn viên phải lên cuối cùng.- Hướng dẫn viên hỗ trợ khách ổn định vị trí; lựa chọn vị trí thích hợp cho mình, nơi khách có thể nhìn và nghe được lời của hướng dẫn viên đồng thời thuận tiện cho hoạt động nghiệp vụ của hướng dẫn viên- Sau khi đã ổn định vị trí cho khách và cho mình, hướng dẫn viên thông báo cho phương tiện khởi hành. Lời chào đónHướng dẫn viên nói lời chào đón với các nội dung chính :- Lời chào mừng của công ty.- Lời chúc chuyến tham quan du lịch của khách được như ý.- Tự giới thiệu mình một lần nữa cùng đội ngũ phục vụ (tài xế, phụ xế, phục vụ viên, hướng dẫn phụ nếu có…)- Chương trình hiện tại : nơi đến, khoảng cách, thời gian đến; nhất là từ nơi đón khách đến địa điểm nghỉ ngơi và ăn sáng (không phải cả chương trình tour). Sau khi có lời chào hỏi hướng, giới thiệu sơ qua về lịch trình chuyến đi, hướng dãn viên quan sát nếu khách tỏ ra mệt mỏi, cần nghỉ ngơi yên tĩnh thì nên dành cho khách thòi gian nghỉ ngơi.Nếu khách trong trạng thái sức khỏe và tâm lý thoải mái, sẳn sàng đón nhận thông tin và quan sát cảnh vật những nơi đi qua, hướng dẫn viên cần phải giới thiệu rõ các thông tin cần thiết và giới thiệu về sự vật, sự việc bên đường. Thông tin cần thiết- Thời tiết và khí hậu ngày diễn ra chương trình tham quan hiện tại và căn dặn biện pháp đối phó (trang phục …) Thông tin về sự vật, sự việc bên đường.Hướng dẫn viên sẵn sàng giới thiệu và trả lời các câu hỏi của khách về :- Tình hình kinh tế, lịch sử, văn hóa của những vùng đang đi qua.- Giá trị cảnh quan, sản vật … của vùng đang đi ngang qua.- Những sự vật nổi bật trên lộ trình như di tích (đình, đền, chùa …), cây cầu, dòng sông, một cánh đồng, cảnh quan đẹp …- Những sự việc hay hiện tượng lạ bên đường. Bước 2:Tổ chức việc tham quan tuyến – điểm du lịch.Chương trình tham quan du lịch đã được định sẳn, hướng dẫn viên thực hiện đúng trình tự và đầy đủ theo hợp đồng (tuy nhiên cũng có thể có sự thay đổi, đó là việc sắp xếp lại trình tự các điểm đến hợp lý với thời gian và không gian tùy theo tình hình thực tế).VD: trong chương trình tham quan Hải Phòng_ Bái Đính để khách có nhiều thời gian tham quan chùa Bái Đính nhiều hơn hướng dẫn viên đã linh động sau khi tham khảo ý kiến của trưởng đoàn và đoàn khách đã cho đoàn tham các điểm đền Đồng Bằng , đền Trần và chùa tháp Phổ Minh trước. Khách cảm thấy rất thỏa mẫn vì sự thay đổi này của hướng dẫn viên Đối với khách đi theo đoàn, hướng dẫn viên cần chú ý sao cho mọi thành viên trong đoàn đều được tham gia đầy đủ; nếu vì lý do cá nhân, có thành viên không thể tham dự được hoặc không muốn tham dự thì không có sự hoàn lại chi phí của dịch vụ không sử dụng đó (nhưng cũng có những ngoại lệ nhất định). : Tổ chức ăn ở và tham quan du lịch Tổ chức việc ăn ở cho khách du lịch Tổ chức việc ở tại nơi lưuTrước khi đến điểm lưu trú- Liên lạc với khách sạn về nội dung dịch vụ (số lượng, chất lượng), thống nhất sự điều chỉnh (nếu có).- Thông tin cho khách về tiêu chuẩn khách sạn hoặc nhà hàng mà khách sẽ ở, dịch vụ kèm theo như hồ bơi, phòng tập thể dục, mát-xa, quầy bar, quầy bán đồ lưu niệm … giới thiệu các tiện nghi trong phòng ngủ, nhất là những trang thiết bị mới lạ, két sắt, mini bar … cùng cách thức sử dụng, việc thanh toán các chi phí phát sinh.- Thông tin cho khách về các dịch vụ bên ngoài, trong phạm vi địa phương có khách sạn, như địa điểm mua sắm, giải trí, thời gian hoạt động, thông tin liên lạc, thuê phương tiện để đi dạo tự do … đặc biệt là những dịch vụ mà khách sạn không có cung cấp. Nếu khách có nhu cầu thì hướng dẫn viên cần hỗ trợ, giúp đỡ khách trong việc này nhưng phải sau khi hoạt động chính trong chương trình đã kết thúc.+Khi đến điểm lưu trú- Hướng dẫn viên là người đầu tiên rời khỏi phương tiện vận chuyển (nếu không có tình huống đặc biệt), mời khách nghỉ tạm tại phòng đợi hoặc tiền sảnh.- Cùng với bộ phận có trách nhiệm của khách sạn (quản đốc, lễ tân …) và trưởng đoàn, bố trí phòng cho khách một cách nhanh chóng và hợp lý nhất.- Trước khi giao chìa khóa cho khách về phòng, hướng dẫn viên cần thông tin về vị trí nhà hàng, thời gian phục vụ, cách thức đi đến phòng (nếu khách sạn quá rộng lớn hay phức tạp)… Cung cấp cho khách danh thiếp và sơ đồ vị trí của khách sạn; điện thoại liên lạc của hướng dẫn viên khi cấp thiết. Nhắc nhở thời gian bắt đầu lịch trình kế tiếp, trang phục và vật dụng cần thiết … +Sau khi khách đã lên phòng- Kiểm soát việc đưa hành lý khách lên phòng, đảm bảo đầy đủ và đúng nơi.- Kết hợp trưởng đoàn, kiểm tra vé máy bay khứ hồi có cần tái xác nhận, giải quyết các vấn đề có liên quan như thị thực, đặt chổ, thanh toán … theo hợp đồng.- Chỉ khi sắp xếp xong nơi ở và giải quyết xong những vấn đề liên quan, hướng dẫn viên mới ra về.Tổ chức việc ăn uống tại nhà hàngViệc tổ chức ăn uống theo thực đơn của nhà hàng đã hợp đồng với công ty.+Việc chuẩn bị- Hướng dẫn viên kiểm tra trước với nhà hàng về giờ ăn để thông báo cho khách.- Trường hợp thực đơn không có sự đặt trước, hướng dẫn viên cần liên hệ ý kiến của người phụ trách nhà hàng (quản đốc, bếp trưởng) với trưởng đoàn và theo đúng hợp đồng về khẩu phần của từng khách khi xây dựng thực đơn. Trong thực đơn, cần cố gắng đáp ứng các nhu cầu riêng của từng khách khi có yêu cầu như ăn kiêng hay ăn chay.- Trước khi đưa khách đến bàn ăn, hướng dẫn viên cần tiến hành kiểm tra cách thức bố trí bàn ăn, số lượng khẩu phần cung cấp.+Phục vụ ăn- Cùng nhân viên phục vụ, đưa khách đến bàn ăn đúng theo sự sắp xếp.- Trên bàn ăn, những thông tin về thực đơn, số lượng món ăn, khả năng đặt thêm món ăn, thay đổi món ăn … hướng dẫn viên cần kết hợp với nhà hàng và thông báo rõ ràng với khách trước khi mời khách thưởng thức. Đối với những món đặc sản có cách thưởng thức riêng, hướng dẫn viên cần chỉ dẫn hoặc mời người phục vụ bàn chỉ dẫn cho khách.- Việc theo dõi và kiểm tra sự phục vụ ăn uống cho khách để đảm bảo các điều khoản hợp đồng là cần thiết trong thời gian khách ăn uống.+Kết thúc tại nhà hàng- Thanh toán sau khi kết thúc hoạt động ăn uống. Các khoản phục vụ thêm ngoài hợp đồng, hướng dẫn viên cần thông báo để du khách thanh toán ngay.- Nắm bắt tâm lý, thái độ của khách sau khi ăn để có hướng xử lý, điều chỉnh thích hợp ở những lần ăn kế tiếp. Công tác tổ chức hướng dẫn tham quan Cần chọn lựa thời gian thích hợp, có thể là vào ngày hôm trước; căn cứ vào địa điểm tham quan, khoảng cách, thời gian và nội dung tham quan … mà hướng dẫn viên cần thông tin :- Thời gian, địa điểm xuất phát, phương tiện di chuyển.- Trang phục cá nhân, có cần trang trọng, kín đáo hay thoải mái; có thể mang giày đế cao hay không …- Vật dụng cần thiết mang theo : quần áo tắm, ô dù, pin, nước uống …- Những nơi có quy định riêng, khách cần được thông tin về những gì nên và không nên thực hiện (chụp ảnh, quay phim …).+Trước khi khởi hành- Hướng dẫn viên cần có mặt trước thời gian quy định 15 phút. Thời gian này có thể tranh thủ trò chuyện hoặc nhắc nhở, giúp đỡ khách cho việc chuẩn bị tham quan du lịch.- Mời khách ra phương tiện vận chuyển; kiểm đếm số lượng khách đi tham quan.- Gởi lời chào xã giao đến cả đoàn khách.- Nhắc nhở lại một số yêu cầu cho chuyến tham quan hôm đó để khách có thêm sự chuẩn bị nếu quên.- Trường hợp check out, rời khách sạn để đi tham quan du lịch và sẽ đến nghỉ tại khách sạn khác +Di chuyển trên tuyếnThông báo chương trình chi tiết trong ngàyHướng dẫn viên thông tin cho du khách rõ về nội dung, khoảng cách đến các điểm dừng, thời gian dự kiến đến, những cảnh quan đặc sắc (nếu có), v.v…Thuyết minh về các sự vật, sự việc bên đường : Phương pháp hướng dẫn tham quan du lịch.Hoạt động hoạt náoPhương pháp hướng dẫn tham quan du lịch.Hoạt động thuyết minh và hoạt náo có thể được tổ chức độc lập hoặc xen kẻ, tùy thuộc vào hoàn cảnh thực tế.Sự nghỉ ngơiNội dung này đặc biệt cần thiết đối với những chặng hành trình dài.- Trong khoảng thời gian từ 1 giờ 30 phút đến 2 giờ sau khi khởi hành, có điểm dừng nghỉ thuận tiện cho khách, tuy nhiên cũng cần linh hoạt căn cứ vào trạng thái tâm lý và sức khỏe của khách. Nơi dừng nghỉ hướng dẫn viên thường chọn có cảnh quan thiên nhiên đẹp, có công trình vệ sinh sạch sẽ, có nước uống, tránh những nơi phức tạp về trật tự xã hội. Hướng dẫn viên phối hợp cùng tài xế, hội ý bàn bạc và có sự chuẩn bị trước, không để đến khi du khách yêu cầu rồi mới tìm kiếm.- Sau một buổi ăn trưa, hay hoàng hôn đã buông mà vẫn còn tiếp tục hành trình trên ô tô thì sẽ giành chút thời gian đó cho khách nghỉ ngơi. Hướng dẫn viên thường sử dụng thêm nhạc không lời, êm dịu cho khách thưởng thức và thư giãn. Khoảng thời gian này, có những du khách không nghỉ ngơi, hướng dẫn viên có thể trò chuyện riêng, thăm hỏi, làm thân với họ.+ Đến điểm tham quan, du lịchChuẩn bị vào điểm- Lúc gần đến điểm, hướng dẫn viên giới thiệu khái quát những thông tin khái quát của điểm. - Nhắc nhở lại cho khách về những yêu cầu, những quy định của điểm tham quan và những gì cần mang theo khi vào tham quan điểm.- Thông báo cách thức tham quan, thời gian tham quan, nơi vào/ra.- Mời khách xuống xe; mua vé (nếu có) và đưa khách vào tham quan.+ Tham quan tại điểm- Việc tham quan tại một điểm phải được thực hiện theo một trình tự nhất định, mang tính khoa học và tiện lợi cho du khách. Trình tự này có thể theo một quy trình đã có sẳn nhưng cũng có thể linh hoạt thay đổi tùy theo điều kiện tại điểm và tùy theo tâm lý, sức khỏe của du khách.- Thuyết minh về các sự việc, sự vật tại điểm tham quan. + Trước khi rời điểm- Khi thực hiện xong quy trình tham quan tại điểm, hướng dẫn viên dành một khoảng thời gian hợp lý để khách tự do tham quan, chụp ảnh, quay phim, vệ sinh, mua sắm quà lưu niệm tại điểm. Trước khi để khách “tự do”, thông báo lại thời gian “tự do”, chỉ dẫn địa điểm mua sắm quà lưu niệm, vị trí nhà vệ sinh, địa điểm đón khách để đi tiếp.- Trong khoảng thời gian đó, hướng dẫn viên sẽ giúp đỡ khách trong việc mua sắm, thông dịch, chụp ảnh …- Hướng dẫn viên phải có mặt tại điểm hẹn đón trước giờ quy định ít nhất 5 phút. Trước lúc đi tiếp hay lên xe, phải kiểm đếm số lượng khách.- Nắm bắt được tâm lý, thái độ của khách sau khi tham quan để có hướng xử lý, điều chỉnh thích hợp Tổ chức các hoạt động khácTrong quá trình tham quan du lịch, khách du lịch thường có những khoảng thời gian rỗi nhất định tại khách sạn. Khoảng thời gian đó, khách có thể nghỉ ngơi, tham gia thể dục thể thao, thưởng thức văn nghệ, vui chơi giải trí, mua sắm hoặc quan sát, tìm hiểu thêm về văn hóa, dân cư địa phương nơi lưu trú. Hướng dẫn viên cần có sự quan tâm, giúp đỡ, thậm chí tổ chức các hoạt động này cho khách. Các cách thức có thể là :Thông tin cho khách về những nơi mua sắm, địa điểm và thời gian bán hàng; đặc biệt là những sản vật đặc biệt của địa phương hay những hàng hóa mà khách có nhu cầu mua. Hướng dẫn, hỗ trợ khách mua sắm khi có yêu cầu.- Tổ chức cho khách tham quan bảo tàng, các di tích, các làng nghề … không có trong chương trình.- Phối hợp cùng các tổ chức, cá nhân có liên quan để tổ chức cho khách tham gia các hoạt động như giao lưu văn hóa, văn nghệ, tổ chức đốt lửa trại, uống rượu cần v.v…- Nếu trong thời gian lưu trú, tại địa phương có các hoạt động thi đấu thể thao, hội hè hay hoạt động kỷ niệm nào đó … hướng dẫn viên thường tìm hiểu và có thể đưa khách đến thưởng thức, tham dự. Bước 3: Những công việc sau chuyến đi Sau mỗi chuyến đi các hướng dẫn viên đều tổng kết lại tình hình thực hiện chương trình du lịch đã thực hiện với đoàn khách như chương trình thực hiện tốt đẹp hay có khó khăn gì ,có thể khách chưa hài lòng, chất lượng dịch vụ từ các nhà cung cấp Hướng dẫn viên sẽ làm công tác thanh toán: nộp đầy đủ giấy tờ, chủ yếu là làm công tác thanh toán nộp chứng từ, hóa đơn đã chi phí trong chuyến đi Giải quyết các vấn đề tồn đọng như: trong chuyến đi khách đẻ mất đồ hay thất lạc đồ đạc hành lý...hướng dẫn viên sẽ phải giải quyết những vấn đề này thật thỏa đáng và hợp lý 2.2.2.4 Thực trạng về khả năng đáp ứng các yêu cầu của hướng dẫn viên tại Công ty + Yêu cầu về kiến thức tổng hợp Nghề hướng dẫn viên thực sự là một nghề khắt khe, đứng trước du khách hướng dẫn viên vừa phải là nhà văn hóa, một nhà sử học, một nhà ngoại giao và một nhà kinh doanh tiếp thị. Có thể hình dung công việc của hướng dẫn viên giống như một nhà đại sứ, giới thiệu hình ảnh nét đẹp, văn hóa và cái nhìn đúng đắn về đất nước và con người Việt Nam. Các hướng dẫn viên tại công ty hầu hết tôt nghiệp từ cao đẳng trở lên, họ cũng đã có một lượng kiến thức nhất định khi còn học tập trong trường học.Khi bắt tay vào công việc với những đòi hỏi để có thể hoàn thành tôt công việc của mình cũng như đòi hỏi ngày càng cao của du khách. Họ đều nhận thức rõ được tầm quan trọng của việc phải trang bị cho mình một lượng kiến thức chắc chắn . Kiến thức đó họ sẽ tìm hiểu đọc qua sách báo qua mạng,hay trao đổi giữa các đồng nghiệp với nhau. Đồng thời qua những chuyến đi tác nghiệp đều là cơ hội để họ tích lũy dần kiến thức cho mình. Hay những kiến thức thực tế về mọi mặt trong đời sống xã hộ như tình hình kinh tế, chính trị khoa học, văn hóa nghệ thuật.. cũng đòi hỏi hướng dẫn viên nắm bắt kịp thời. Đối với những hướng dẫn viên làm việc lâu năm trong công ty, thì có thể nói kiến thức của họ là khá vững vàng và chuyên sâu. Còn với những hướng dẫn viên khi mới bước vào nghề kiến thức của họ chỉ có một lượng nhất định.Trước mỗi chuyến đi tour các hướng dẫn viên đều phải tìm hiểu rất rõ các điểm tham quan, để củng cố và bổ sung lại kiến thức về nó cho thât tôt. VD:Đã có lần trong một chuyến đi khách tới Ninh Bình khi khách hỏi đơn giản rằng vua Đinh lên ngôi năm bao nhiêu hướng dân viên lúng túng không trả lời được khách Hoặc khi cho khách nghe nhạc trên xe , khách có hỏi về tên cô ca sĩ đang hát bài hát đó là gì thì hướng dẫn viên cũng phải biết để trả lời cho khách. + Yêu cầu kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ Hướng dẫn viên tại công ty ngoài việc tự trang bị cho mình kiến thức thì họ còn làm chủ các kỹ năng nghề nghiệp. - Kỹ năng thuyết minh Đối với các hướng dẫn viên trong công ty có hơn một nửa là thuộc biên chế, còn lại vẫn đang trong thời gian thử việc. Đối với cá hướng dẫn viên lâu năm họ có kinh nghiệm cùng với việc đào tạo bài bản thì khả năng thuyết minh cũng như cung cấp thồng tin cho khách càng tốt và đồng đều. Họ thuộc được các sơ đồ tuyến điểm trên đường đi cũng như lộ trình lên họ có những lời thuyết minh ngắn gọn nhưng xúc tích nhấn mạnh được nét độc đáo của đối tượng mà khách vẫn có thể cảm nhận được giá trị của đối tượng Ngược lại đới với những hướng dẫn viên trẻ vì chưa có nhiều kinh nghiệm tác nghiệp, chưa tích lũy được vốn kiến thức phong phú nên hiệu quả của viêc thuyết minh là chưa được cao, chưa gây được ấn tương mạnh mẽ đối với đoàn khách.Đôi khi có những đoàn khách không thực sự hài lòng khi hướng dẫn viên thuyết minh môt cách rất rời rạc,nhàm chán hay vô hồn -Kỹ năng hoạt náo Đây chỉ là kỹ năng bổ trợ cho các kỹ năng khác nhưng lại có một vai trò quan trọng đối với nghề nghiệp của hướng dẫn viên.Đồng thời đây còn là giải pháp hữu hiệu để giải tỏa tâm lý cho du khách, mang đến tiếng cười , sức sông cho cuộc hành trình. Hướng dẫn viên tại công ty làm khá tốt công tác này, nhất là đối với các hướng dẫn viên trẻ thì đây như một thế mạnh của họ. Các hoạt động hoạt náo đơn giản như hát, đọc thơ hay kể chuyện thường được các hướng dẫn viên sử dụng và khai thác tối đa.Tuy nhiên tùy theo đặc điểm từng khách khác nhau mà hướng dẫn viên chú ý tới nội dung của bài hát hay câu chuyện mình kể VD: với đoàn khách cao tuổi hướng dẫn viên vô tình lại hát những bài hát về tình yêu tuổi trẻ,nên điều này cần phải chú ý hơn Kỹ năng hoạt náo này chủ yếu chỉ dừng ở việc đơn giản như đã nêu ở trên, các hoạt động như tổ chức các trò chơi tập thể thường ít được sử dụng. Bởi việc này đòi hỏi hướng dẫn viên sẽ phải có kế hoach chuẩn bị từ trước về kịch bản nội dung trò chơi, cách thưởng phạt khi tham gia trò chơi đối với khách. - Kỹ năng tổ chức sự kiện và các hoạt động tập thể Hoạt động này tùy thuộc vào nội dung chương trình với đoàn khách. Thường được tổ chức với khách là học sinh , sinh viên như tổ chức giao lưu văn nghệ lửa trại, các đêm gala VD: chuyến đi Huế_ Đà Nẵng với đoàn sinh viên Đại học Hải Phòng hướng dẫn viên công ty đã liên kết với trường Đại Học Phú Xuân, tổ chức một buổi tối giao lưu văn nghệ giữa hai trường trong một không khí vui tươi và thú vị.. Có thể nói đây là hoạt động phức tạp cần có sự tham gia của nhiều người. Nhưng khi phải thực hiện hoạt động này thì hướng dẫn viên đã phối hợp, hỗ trợ nhau khá tốt Việc chuẩn bị trước đó như lên kế hoạch cho buổi giao lưu về địa điểm diễn ra, nội dung buổi giao lưu phải làm những gì,các bài hát , các trò chơi phần thưởng ra sao, thống nhất với trường bạn về việc giao lưu trước đó thật cụ thể. Nhìn chung tất cả công việc phải lên kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ trách nhiệm cho từng cá nhân. để việc tổ chức suôn sẻ và thuận lợi + yêu cầu về ngoại ngữ Do Hải Phòng không phải là trung tâm du lịch thiên về gửi và đón khách quốc tế cùng với đó là nguồn khách của công ty có đến 99% khách nội địa. Nhưng mấy năm trở lại đây, nhu cầu của khách hàng về các chuyến du lịch đưa khách đi du lịch ở nước ngoài khá lớn, đặc biệt là đi Trung Quốc và các nước Đông Nam Á ( Lào , Thái). Do đó đặt ra yêu cầu với hướng dẫn viên phải thông thạo tiếng Anh, tiếng Trung để đưa đón khách. Thực tế tại công ty, những hướng dẫn viên có khả năng sử dụng cả hai thứ tiếng này thành thạo là không có, họ chỉ sử dụng được một trong hai thứ tiếng trên. Nếu có những tuor như vậy thường do một hoặc hai hướng dẫn của công ty chuyên đảm nhiệm. + yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp Yêu cầu này đã được thể hiện qua những viêcđơn giản đó là: hướng dẫn viên tại công ty khi bước vào nghề , trước hết họ đều có một lòng yêu nghề. Bởi không có lòng yêu nghề họ sẽ không thể hết lòng với công việc một cách tận tâm nhât và vượt qua mọi khó khăn vất vả của nghề. Việc tuân thủ thực hiện mọi quy định của công ty cũng như trong công việc cũng thể hiện được ý thức của họ. Trong mỗi chuyến đi hướng dẫn viên đều làm việc hết sức mình để có thể đem đến cho khách hàng của mình sự thoải mái và hài lòng nhất. Cung cấp cho khách những nét đẹp văn hóa từng vùng miền, lịch sử văn hóa, phong tục tập quán của từng địa phương qua những lời thuyết minh. Việc đảm bảo ăn nghỉ cho khách theo đúng hợp đồng đã ký, hướng dẫn viên tại công ty đã làm tốt điều này. Không cắt suất ăn của khách hay sử dụng những phòng nghỉ kém chất lượng hoặc dẫn khách vào những nơi mua bán hàng hóa kém chất lượng để nhận tiền hao hồng từ các cơ sở cung cấp dịch vụ , điều này là tuyệt nhiên không bao có. 2.2.2.5 Cơ chế làm việc của hướng dẫn viên trong Công ty Mỗi một công ty một doanh nghiệp có cách thức làm việc khác nhau. Đối với công ty TNHH Một Thành Viên Du Lịch Dịch Vụ Công Đoàn Hải Phòng thì hướng dẫn viên tại công ty ngoài công việc hướng dẫn của mình, họ còn phải làm công tác marketing du lịch, tham gia hoạt động thị trường để giới thiệu bán các chương trình du lịch. Dù là hướng dẫn viên chính thức hay chưa thì các hướng dẫn viên này đều phải hoàn thành được những chỉ tiêu mà công ty để ra. Đối với hướng dẫn viên đã thuộc biên chế họ phải ký được các hợp đồng du lịch đạt 500 triệu đồng/năm, còn những hướng dẫn viên chưa thuộc biên chế hay trong thời gian thử việc họ phải ký được các hợp đồng du lịch là 300 triệu/năm. Hoàn thành được những mục tiêu trên đó sẽ là căn cứ và cơ sở để họ có thể được vào biên chế của công ty cũng như chế độ bảo hiểm lương thưởng của họ. Để thực hiện được mục tiêu trên đòi hỏi mỗi cá nhân phải có mối quan hệ hay uy tín cá nhân , cùng với đó là sự cạnh tranh về giá để có thể ký được hợp đồng với khách.Điều này là một thách thức cũng như áp lực không nhỏ đối với các hướng dẫn viên khi mới vào làm việc tại công ty. Bởi họ mới ra trường chưa tạo dựng được các mối quan hê xã hội hay cũng chưa có nhiều kinh nghiệm trong quá trình đi tới các cơ sở để giới thiệu các chương trình du lịch cho khách. Khi đã ký được các hợp đồng lao động, hướng dẫn viên sẽ phải tự làm chương trình tức lên lịch trình tour du lịch theo nhu cầu của khách hàng - Xây dựng chương trình : dựa vào giới tính, độ tuổi, hình thức đi ( đoàn, lẻ), theo tính chất tuor ( tham quan, lễ hôi, học tập, nghỉ dưỡng..) Từ đó sắp xếp các điểm tham quan một cách hợp lý cũng như các hoạt động sẽ diễn ra trong chuyến đi - Xác định nhu cầu của khách Dựa trên mục tiêu của tour, người làm chương trình sẽ phải lập các nhu cầu của khách trong đó trọng tâm vào thiết lập các nhu cầu có liên quan đến mục đích của tour - Liên hệ phương tiên vận chuyển Liên hệ với các đơn vị cung cấp xe để đặt xe. Người đặt xe theo lịch trình tuor ứng và lựa chọn xe cũng như loại xe cho phù hợp ( có thể chọn thêm chuyến xe dự phòng để đề phòng xe đặt bị hủy hoặc gặp sự cố ) Liên hệ với lái xe để xác định thời gian thực hiện tour, địa điểm đón trả khách - Liên hệ hướng dẫn viên điểm Căn cứ vào lịch trình, các điểm tham quan của đoàn khách trong chương trình để liên hệ hướng dẫn viên điểm, đặc điểm đoàn khách, các yêu cầu về bài thuyết minh đối với hướng dẫn viên điểm - liên hệ dịch vụ lưu trú Dựa trên bảng danh mục của khách sạn và yêu cầu tour liên hệ với bộ phận đặt phòng của khách sạn. Đặt số phòng, số giường, tiện nghi tương ứng, ngày nhận phòng, ngày trả phòng, số điện thoại của hướng dẫn viên.. - Liên hệ dịch vụ ăn uống Liên hệ với nhà hàng nhận thực đơn, thỏa thuận giá cả, gửi và xác nhận yêu cầu thông qua bản fax đặt in theo mẫu có sẵn, xác định ngày giờ phục vụ khách, số lượng khách cần phục vụ cho nhà hàng, xác định thủ tục thanh toán kết nối với hướng dẫn viên. - Mua bảo hiểm Liên hệ với các đối tác bảo hiểm để làm các hợp đồng bảo hiểm cho khách. Trên cơ sở yêu cầu bảo hiểm, liên hệ với các nhà cung cấp bảo hiểm theo đúng yêu cầu của khách - Lập phiếu tạm ứng Trên cơ sở các công việc chuẩn bị, yêu cầu của đối tác, người ký hợp đồng tour tiến hành lập phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên. Việc sắp xếp chương trình du lịch cho khách hàng các thành viên trong phòng hướng dẫn đều có sự tham khảo ý kiến của các đồng nghiệp, đồng thời trước khi thực hiện chương trình đều phải đề xuất lên trưởng phòng để có sự đồng ý xét duyệt. Như vậy có thể thấy được rằng hướng dẫn viên trong công ty phải có khả năng làm việc một cách độc lập, họ sẽ phải quyết định hầu hết mọi việc. Điều này sẽ phát huy được khả năng lẫn năng lực của mỗi cá nhân nhưng cũng là một áp lực lớn đối với hướng dẫn viên phải thực hiện được mục tiêu đã đề ra của công ty . 2.2.2.5 Công tác thù lao và lương cho đội ngũ hướng dẫn viên trong Công ty Đối với các hướng dẫn viên trong công ty thi tiền lương được tính theo tour mà họ thực hiện, họ được trả công tác phí là 200.000/ngày, đối với các cộng tác viên hay hướng dẫn ngoài họ được trả là 300.000/ ngày. Các hướng dẫn viên đã thuộc biên chế nhà nước họ được trả 1200.000 đồng/ tháng cùng với 300.000 tiền hỗ trợ trong quá trình làm việc( phí đi lại trong quá trình làm công tác thị trường) . §èi víi ng­êi lao ®éng th× vÊn ®Ò tµi chÝnh bao giê còng ¶nh h­ëng hiÖu qu¶ lao ®éng vµ thµnh tÝch c«ng viÖc cña nh©n viªn trong c«ng ty.Sö dông tiÒn l­¬ng lµ mét c«ng cô t¹o ®éng lùc chÝnh cho ng­êi lao ®éng nãi chung vµ cho h­íng dÉn viªn nãi riªng lµ mét h×nh thøc tèt vµ ®¹t hiÖu qu¶ ®¸ng kÓ.L­¬ng ®­îc tr¶ cho h­íng dÉn viªn như vậy là khá thấp cã thÓ lµm ¶nh h­ëng tíi hiÖu qu¶ lµm viÖc cña h­íng dÉn viªn khi ®i tuor vµ bÇu kh«ng khÝ lµm viÖc trong c«ng ty, g©y ra sù hiÒm khÝch ghen tÞ lµm gi¶m hiÖu qu¶ lµm viÖc, gi¶m uy tÝn cña c«ng ty do h­íng dÉn viªn ho¹t ®éng kh«ng cã hiÖu qu¶. 2.3 Đánh giá về chất lượng hướng dẫn viên tại công ty TNHH Một Thành Viên Du Lịch Dịch Vụ Công Đoàn Hải Phòng 2.3.1 Những ưu điểm -Hướng dẫn viên nhìn chung ở độ tuổi còn trẻ luôn nhiệt tình say mê với công việc -Thực hiện đúng quy trình tổ chức thực hiện chương trình du lịch -Luôn có tinh thần học hỏi , tự trau dồi nâng cao kiến thức cũng như kỹ năng nghiệp vụ -Có khả năng làm việc độc lập cao 2.6.2 Những hạn chế - Khả năng ngoại ngữ còn yếu kém. - Hướng dẫn viên còn chưa có thẻ khi làm việc - Các kỹ năng chuyên môn nghệp vụ như : thuyết minh, hoạt náo, tổ chức sự kiện thực hiện chưa thuần thục và có phần đơn điệu. - Một thực tế không thể phủ nhận rằng vẫn còn những tour du lịch hướng dẫn viên làm việc chưa hết mình tận tâm với công khi nhất là với hướng dẫn viên trể mới vào nghề trẻ có một “nguyên tắc vàng” là tiết kiệm thông tin càng nhiều càng tốt; tránh nói nhiều về các sự kiện lịch sử có nhiều mốc thời gian; tập trung nói nhiều về các truyền thuyết (vì họ nghĩ du khách làm sao mà bắt bí được truyền thuyết!) và cuối cùng là trang bị một kho truyện tiếu lâm cấp ba... Thông thường, lượt đi các hướng dẫn viên này này sẽ giới thiệu sơ về công ty, thuyết minh một số truyện lịch sử hai bên đường cho khách ngủ; 5km cuối đánh thức khách dậy, thuyết minh về điểm đến. Lượt về, bung hết truyện tiếu lâm, miễn là khách cười cười càng nhiều càng tốt. Và hậu quả là có một thực tế là nghe hướng kể chuyện mà cười bởi những câu chuyện này đôi khi không phù hợp với đối tượng khách Chương 3 Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng đội ngũ hướng dẫn viên tại công ty TNHH Một thành viên Du lịch Dịch vụ Công đoàn Hải Phòng 3.1 Phương hướng và mục tiêu hoạt động kinh doanh lữ hành của Công ty trong thời gian tới Trong thêi gian qua c«ng ty TNHH Một Thành Viên Du Lịch Dịch Vụ Công Đoàn Nói nãi chung vµ phòng dÞch vô nãi riªng ®· thu ®­îc nhiÒu thµnh c«ng doanh thu vµ l­îng kh¸ch ®Õn víi c«ng ty ngµy cµng t¨ng lªn.Nh»m thu hót thªm nhiÒu kh¸ch du lÞch ®Õn víi c«ng ty th× trong thêi gian tíi c«ng ty ®· ®Æt ra cho m×nh nh÷ng phương hướng và mục tiêu sau: +Hoàn thiện khả năng làm việc , nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như đa dạng hóa sản phẩm , giá cả phù hợp để thu hút khách hàng về phía mình, tiếp tục duy trì và củng cố hoạt động kinh doanh, mở rộng hơn nữa các hoạt động: trung gian làm hộ chiếu , visa, vé máy bay, dịch vụ cho thuê xe… +Trên cơ sở thi trường có sẵn cần đầu tư mở rộng thị trường ra các tỉnh lân cận, đầu tư hoạch định chiến lược phát triển trong năm tới, phấn đấu xây dựng hình ảnh công ty trong lòng khách hàng. +Để hoạt động kinh doanh lữ hành của công ty thực sự đem lại hiệu quả thì việc nâng cao chất lượng sản phẩm , quan tâm đến quyền lợi và tiêu chuẩn của khách du lịch, đi sâu vào phục vụ cá nhân và tận tình đối với khách hàng rất được coi trọng.Kh«ng ngõng n©ng cao chÊt l­îng tour nh»m ®¸p øng tèt nhÊt nhu cÇu cña kh¸ch du lÞch +PhÊn ®Êu t¨ng doanh thu cña n¨m nay lªn so víi n¨m trước 3.2 Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng hướng dẫn viên tại công ty Nh­ ta biÕt chÊt l­îng cña tuor ®­îc ®o b»ng sù tho¶ m·n cña kh¸ch du lÞch ®èi víi ch­¬ng tr×nh du lÞch ®ã.MÆt kh¸c h­íng dÉn viªn lµ ng­êi trùc tiÕp tiÕp xóc víi kh¸ch vµ sÏ lµ ng­êi trùc tiÕp t¹o Ên t­îng ban ®Çu cho kh¸ch vÒ ch­¬ng tr×nh du lÞch cña m×nh.Đồng thời h­íng dÉn viªn lµ ng­êi trùc tiÕp t¹o nªn chÊt l­îng cña s¶n phÈm. Do vËy n©ng cao chÊt l­îng cho h­íng dÉn viªn lµ cÇn thiÕt vµ quan träng.Sự ra đời của rât nhiều các công ty lữ hành trên địa bàn thành phố Hải Phòng cả về quy mô lẫn số lượng, điều này đã tạo nên một môi trường cạnh tranh khá gay gắt giữa các công ty với nhau. Nhận thức được tình hình như trên công ty đã nhận thấy việc canh tranh bằng giá cả không phải là phương thức cạnh tranh hữu hiệu nhất mà chuyển sang phương thức cạnh tranh bằng chất lượng mà hướng dẫn viên lại là nhân tố quyết định đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.Điều này sẽ giúp cho công ty rơi không vào vòng luẩn quẩn” chất lượng tuor thấp, khách phàn nàn, giảm giá tour, không có kinh phí nên chất lượng lại thấp hơn, khách lại phàn nàn lại giảm giá tour…”. Cạnh tranh bằng chất lượng sẽ sớm trở thành xu hướng cạnh tranh trong tương lai ngay từ lúc này công ty có sự chuyển hướng trong chiến lược phát triển của mình để nắm lấy cơ hội nhằm thu hút được nhiều khách đến với mình, tạo uy tín cũng như vị thế trên thị trường, đem lại nhiều lợi nhất cho công ty. 3.3 Giải pháp nâng cao chất lượng đội ngũ hướng dẫn viên của công ty 3.3.1 Nhận thức của chính các hướng dẫn viên về nghề hướng dẫn viên Chính bản thân các hướng dẫn viên khi bước vào nghề phải tự xác định được công việc của mình sẽ làm. Hướng dẫn viên du lịch đang trở thành một nghề hấp dẫn giới trẻ. Sức hấp dẫn lớn nhất của nghề này chính là được đi đó đi đây, biết được nhiều nơi, có cơ hội tiếp xúc được nhiều người, nhiều nền văn hóa khác nhau, hiểu thêm nhiều hơn về quê hương đất nước, học được nhiều cái hay, cái đẹp, cái mới... Tuy nhiên, hướng dẫn viên du lịchlà một nghề có lắm niềm vui nhưng cũng không ít nỗi buồn. Ở trong nghề lâu năm ai cũng thấm thía cái nghề “làm dâu trăm họ” gian nan và mệt trí này. Lao động của hướng dẫn viên thuộc loại lao động không nặng, nhưng rất nhọc: đi lại nhiều, di chuyển nhiều, phải thức khuya dậy sớm, không theo giờ giấc cố định, phải có sức chịu đựng cao về tâm lý . Công việc của hướng dẫn viên du lịch rất đa dạng, trong một chuyến đi phải đóng nhiều vai khác nhau. Khi lên xe, hướng dẫn viên làm người thuyết minh, giới thiệu, cung cấp thông tin cho khách về các địa danh nổi tiếng, các giá trị tự nhiên, văn hóa - lịch sử... của từng vùng miền mà đoàn đi qua. Nhưng khi xuống xe thì hướng dẫn viên du lịch lại đóng vai là người phục vụ, phải lo cho khách từ miếng ăn cho đến giấc ngủ, tham quan, vui chơi giải trí... đem lại niềm vui và tiếng cười sảng khoái cho du khách. Khi ăn, hướng dẫn viên phải luôn ăn sau khách nhưng phải xong trước khách để còn làm thủ tục thanh toán. Trong khi đoàn ăn,hướng dẫn viên phải xem chén đũa đã đủ chưa, khách ăn có ngon miệng không, còn thiếu món gì chưa bưng lên... Nếu như trong đoàn có người ăn kiêng thì càng vất vả hơn, phải lo riêng suất ăn đó cho tươm tất! Phải điều chỉnh thực đơn liên tục, tránh lặp lại những món đã dùng trước đó...Một hướng dẫn viên du lịch không được từ chối bất kỳ sự phàn nàn nào của khách, đặc biệt là không được đôi co với khách mà phải nghĩ rằng khách là người... luôn luôn đúng, và phải biết lắng nghe, chia sẻ với họ. Có rất nhiều người mới vào nghề rất hăm hở, háo hức nhưng sau một thời gian ngắn họ không chịu nổi áp lực từ công việc và đành bỏ nghề . Thế nhưng, cũng có người trụ lại được với nghề, sống được với nghề. Những người trụ lại được với nghề thường là những người đã qua đào tạo bài bản, biết xác định đúng vị trí và giá trị của người hướng dẫn viên .  Hướng dẫn viên du lịchlà nghề đòi hỏi phải có kiến thức tổng quát về nhiều lĩnh vực, nhất là những hiểu biết về: lịch sử, địa lý, văn hóa, tâm lý; các quy định pháp luật về các hoạt động vui chơi giải trí, ăn, ở đi lại... Hơn thế nữa, người hướng dẫn viên phải không ngừng học hỏi để mỗi ngày một hoàn thiện hơn, phải có nghiệp vụ vững vàng; có sức khỏe tốt, nhanh nhẹn, hoạt bát và khả năng xử lý tình huống khéo léo, có trách nhiệm và nhiệt tình với khách... Nếu có ngoại hình đẹp, duyên dáng, giỏi ngoại ngữ và biết cách pha trò với khách là một lợi thế rất lớn . Một chuyến đi thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào khả năng của các hướng dẫn viên. Bởi họ là người trực tiếp dẫn dắt, tổ chức, giới thiệu và xử lý tất cả những vấn đề liên quan cho một chuyến đi. Hướng dẫn viên cần phải có tố chất tốt, sức khoẻ tốt. Trước khi tiếp nhận một đoàn đi, hướng dẫn viên cần phải chuẩn bị cho mình khối kiến thức tổng hợp, sự hiểu biết cần thiết các địa a danh mà mình đưa đoàn đến hoặc đi qua.  Hướng dẫn viên phải xác định cho mình một phương châm mang tính trách nhiệm, trách nhiệm với đoàn và những thành viên trong đoàn, trách nhiệm ở tính chính xác trong thông tin và ở ý thức bảo tồn các di sản thiên nhiên, di tích lịch sử… Kỹ năng của các hướng dẫn viên cũng cần phải được trau dồi thường xuyên, chủ động nắm bắt và xử lý những thông tin, những tình huống có thể nảy sinh ngoài dự kiếnNhư vậy có thể thấy được rằng muốn nâng cao chất lượng của hướng dẫn viên trong công ty thi trước hết bản thân họ phải nhận thức được vai trò và trách nhiệm của mình. Mỗi hướng dẫn viên phải có tinh thần cầu tiến, biết tự đánh giá bản thân mình, những gì làm được và chưa làm được, ghi nhận những cố gắng những gì mình đã làm tôt.Mỗi người đều phải nhận thức được những thách thức đối với bản than trong quá trình làm việc đồng thời cũng phải đặt ra cho mình những thách thức để khám phá những khả năng cá nhân , tự nâng cao mà hoàn thiện mình hơn. Tất cả những việc làm trên không chỉ có ý nghĩa đối với bản thân hướng dẫn viên mà nó còn có ý nghĩa với công ty khi mỗi thành viên cố gắng sẽ là động lực và điều kiện để công ty ngày càng phát triển. 3.3.2 Công tác tuyển chọn Nh÷ng h­íng dÉn viªn ®­îc tuyÓn chän ph¶i lµ nh÷ng ng­êi ®­îc ®µo t¹o mét c¸ch chÝnh quy vÒ nghiÖp vô h­íng dÉn, ngo¹i ng÷, cã kiÕn thøc tæng qu¸t vÒ v¨n ho¸, kinh tÕ, chÝnh trÞ, x· héi vµ cã lßng yªu nghÒ vµ g¾n bã tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc. §ång thêi ph¶i ®¶m b¶o mäi yªu cÇu cña mét h­íng dÉn viªn vÒ phÈm chÊt chÝnh trÞ, kiÕn thøc, ®¹o ®øc nghÒ nghiÖp, vµ yªu cÇu vÒ søc khoÎ. C«ng ty cÇn tuyÓn chän nh÷ng h­íng dÉn viªn cã hiÓu biÕt s©u s¾c vÒ c¸c tuyÕn ®iÓm du lÞch trong n­íc, giái vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô, vµ ®Æc biÖt lµ ph¶i cã nhiÒu kinh nghiÖm trong ho¹t ®éng h­íng dÉn. §èi víi c¸c ch­¬ng tr×nh du lÞch out bound, C«ng ty cÇn tuyÓn c¸c h­íng dÉn viªn giái c¶ vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n, giái c¶ ngo¹i ng÷ vµ giµu kinh nghiÖm. Cã thÓ tuyÓn chän c¸c h­íng dÉn viªn ®· tèt nghiÖp c¸c tr­êng ®¹i häc ®µo t¹o chuyªn ngµnh du lÞch - h­íng dÉn viªn vµ ®· cã kinh nghiÖm trong c«ng t¸c h­íng dÉn. Hiện nay trên địa bàn thành phố Hải Phòng nguồn nhân lực chính của các công ty lữ hành thường lấy từ các trường đóng trên địa bàn thành phố, bao gồm: trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng, trường Đại Học Hải Phòng, trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hải Phòng, trường Cao Đẳng Nghề Nghiệp Vụ Du Lịch Hải Phòng. Khi tuyển chọn công ty sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp và do phó giám đốc du lịch cùng trưởng phòng du lịch phỏng vấn. Nếu cần tuyển những hướng dẫn viên có ngoại ngữ nào đó thì chọn những người giỏi về ngoại ngữ đó phỏng vấn. 3.3.3 Đaò tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho hướng dân viên Lý luận và thực tiễn đã khẳng định sự thành công của bất kỳ một lĩnh vực kinh doanh hay tổ chức kinh tế xã hội nào cũng phụ thuộc trước hết vào yếu tố con người Nh­ ta biÕt chÊt l­îng cña tuor ®­îc ®o b»ng sù tho¶ m·n cña kh¸ch du lÞch ®èi víi ch­¬ng tr×nh du lÞch ®ã.MÆt kh¸c h­íng dÉn viªn lµ ng­êi trùc tiÕp tiÕp xóc víi kh¸ch vµ sÏ lµ ng­êi trùc tiÕp t¹o Ên t­îng ban ®Çu cho kh¸ch vÒ ch­¬ng tr×nh du lÞch cña m×nh.MÆt kh¸c h­íng dÉn viªn lµ ng­êi trùc tiÕp t¹o nªn chÊt l­îng cña s¶n phÈm. Do vËy n©ng cao chÊt l­îng cho h­íng dÉn viªn lµ cÇn thiÕt vµ quan träng. T¨ng c­êng c«ng t¸c ®µo t¹o, båi d­ìng, x©y dùng ®éi ngò h­íng dÉn viªn vµ céng t¸c viªn chuyªn nghiÖp cho C«ng ty lµ mét gi¶i ph¸p hÕt søc h÷u hiÖu vµ cÇn thiÕt ®Ó n©ng cao chÊt l­îng sản phẩm §µo t¹o nguån nh©n lùc lµ qu¸ tr×nh trang bÞ kiÕn thøc nhÊt ®Þnh vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô cho ng­êi lao ®éng ®Ó hä ®¶m nhËn mét c«ng viÖc nhÊt ®Þnh. Trong nh÷ng n¨m võa qua tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô cña h­íng dÉn viªn chuyªn nghiÖp cña C«ng ty ®­îc n©ng lªn râ rÖt, h­íng dÉn viªn cña C«ng ty ®· ®­îc së Du lÞch- Hải Phòng khen th­ëng. §¹t ®­îc ®iÒu nµy do sù quan t©m cña c¸c cÊp l·nh ®¹o. C«ng ty ®· t¹o ®iÒu kÖn thuËn lîi cho h­íng dÉn viªn ®i s©u vµo thùc tÕ, tõ ®ã n¶y sinh trong mçi h­íng dÉn viªn ý thøc trau dåi kiÕn thøc, häc hái ë mäi ng­êi vµ ®ång nghiÖp. H­íng dÉn viªn ®ßi hái sù hiÓu biÕt réng, ng­êi ta vÝ h­íng dÉn viªn nh­ mét quyÓn tõ ®iÓn b¸ch khoa toµn th­. Mét thùc tr¹ng h­íng dÉn viªn ë công ty hay m¾c ph¶i ë ®©ylµ lµ tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô tốt nh­ng hiÓu biÕt l¹i kh«ng réng, nhiÒu lóc r¬i vµo thÕ bÝ kh«ng tr¶ lêi ®­îc kh¸ch. V× vËy, h­íng dÉn viªn lµ ph¶i hoµn thiÖn nh÷ng c¸i nhá nhÊt,ph¶i lu«n tù m×nh t×m hiÓu c¸c kiÕn thøc vÒ kinh tÕ, x· héi vÒ v¨n ho¸ vµ lèi sèng cña con ng­êi kh¾p n¬i trªn thÕ giíi nhÊt lµ nh÷ng n¬i mµ cã tuor du lÞch cña c«ng ty cã tæ chøc. Để làm tốt công tác hướng dẫn đồi hỏi hướng dẫn viên phải làm chủ nhiều kỹ năng, điều này không hề đơn giản chút nào. Vì vậy công ty mà cụ thể là ban lãnh đạo của phòng hướng dẫn cần nắm rõ được những điểm yếu cũng như điểm mạnh trong nghiệp vụ của từng hướng dẫn viên, để từ đó có phương pháp bồi dưỡng thêm cho họ những kỹ năng bị thiếu sót, đồng thời tạo điều kiện cho họ phát huy thế mạnh của từng người Đèi víi c¸c h­íng dÉn viªn thuéc biªn chÕ và chưa thuộc biên chế cña C«ng ty, bªn c¹nh viÖc trau dåi kinh nghiÖm qua c¸c chuyÕn c«ng t¸c h­íng dÉn kh¸ch du lÞch, C«ng ty cÇn chó träng viÖc n©ng cao kiÕn thøc cho c¸c h­íng dÉn viªn vÒ kiÕn thøc chÝnh trÞ, v¨n ho¸, x· héi, chÝnh s¸ch, chñ tr­¬ng, quan ®iÓm, ®Þnh h­íng ph¸t triÓn cña ®Êt n­íc nh»m n©ng cao tr×nh ®é mäi mÆt cho h­íng dÉn viªn. C«ng ty nªn cung cÊp nh÷ng tµi liÖu cËp nhËt vÒ c¸c lÜnh vùc nµy vµ c¸c tµi liÖu chuyªn ngµnh. Th­êng xuyªn tæ chøc häp mÆt trao ®æi kinh nghiÖm gi÷a c¸c h­íng dÉn viªn vµ trao ®æi th«ng tin cÇn thiÕt ®èi víi c¸c bé phËn kh¸c cña C«ng ty. .§èi víi nh÷ng h­íng dÉn viªn míi ®­îc tuyÓn vµo th× nªn cho nh÷ng h­íng dÉn viªn cò cña c«ng ty kÌm cÆp. Trong thêi gian ®Çu nªn cho hä ®i thùc tÕ theo tuor cña c«ng ty do nh÷ng h­íng dÉn viªn cã kinh nghiÖm h­íng dÉn nh»m gióp cho hä cã c¸i nh×n thùc tÕ vÒ c¸c tuyÕn ®iÓm du lÞch vµ h¬n hÕt hä cã thÓ häc hái ®­îc c¸c kinh nghiÖm h­íng dÉn tõ c¸c h­íng dÉn viªn ®i tr­íc. Công ty phải đưa ra yêu cầu về việc có thẻ hướng dẫn viên với tất cả hướng dẫn viên khi làm việc tại công ty. Khi đó công ty có thể điều kiện về mặt thời gian cũng như hỗ trợ kinh phí trong quá trình hướng dẫn viên xin cấp thẻ hướng dẫn viên. C«ng ty còng nªn cã c¸c h×nh thøc kiÓm tra tr×nh ®é theo ®Þnh k× cã thÓ lµ quy ®Þnh kho¶ng 6 th¸ng mét lÇn ®Ó ®¶m b¶o chÊt l­îng cu¶ ®éi ngò h­íng dÉn viªn lu«n ®­îc ®¶m b¶o NÕu cã ®iÒu kiÖn tèt h¬n cã thÓ cho c¸c h­íng dÉn viªn ®i tham quan vµ häc tËp ë c¸c địa phương mµ C«ng ty cã ch­¬ng tr×nh du lÞch ®Õn c¸c tuyÕn ®iÓm ®ã ®Ó n©ng cao hiÓu biÕt vµ kiÕn thøc thùc tÕ cho c¸c h­íng dÉn viªn cña C«ng ty.Công ty có thể tổ chức các c¸c ®ît thi nghiÖp vô néi bé ®Ó kiÓm tra kiÕn thøc vÒ du lÞch cïng víi nh÷ng kiÕn thøc vÒ c¸c lÜnh vùc kh¸c vµ tr×nh ®é nghiÖp vô cña h­íng dÉn viªn. Th«ng qua ®ã ®Ó C«ng ty biÕt ®­îc kh¶ n¨ng lµm viÖc cña tõng c¸ nh©n ®Ó cã biÖn ph¸p chÊn chØnh kÞp thêi vµ thÝch hîp ®èi víi tõng h­íng dÉn viªn, trong tr­êng hîp c¸c h­íng dÉn viªn yÕu kÐm vµ v« tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc cã thÓ tuú møc ®é kû luËt hoÆc cho nghØ viÖc, ®ång thêi còng c¨n cø vµo ®ã ®Ó cã sù bè trÝ thÝch hîp ®èi víi ®Æc ®iÓm vµ kh¶ n¨ng cña tõng h­íng dÉn viªn cho tõng ®oµn kh¸ch vµ tõng tuyÕn ®iÓm du lÞch. C«ng ty còng cÇn thiÕt lËp mèi quan hÖ th­êng xuyªn víi c¸c ®Þa ph­¬ng n¬i C«ng ty th­êng xuyªn triÓn khai ho¹t ®éng h­íng dÉn. §iÒu nµy nh»m b¶o vÖ h­íng dÉn viªn vµ céng t¸c viªn cña c«ng ty, ®ång thêi nhanh chãng ®øng ra gi¶i quyÕt æn tho¶ khi cã nh÷ng vi ph¹m ®¸ng tiÕc x¶y ra. Th­êng xuyªn cã c¸c cuéc häp rót kinh nghiÖm trong phßng h­íng dÉn, trong tËp thÓ nh©n viªn C«ng ty ®Ó t¹o ý thøc tr¸ch nhiÖm chÊp hµnh quy ®Þnh chÝnh s¸ch cña C«ng ty. §èi víi c¸c céng t¸c viªn céng t¸c th­êng xuyªn víi C«ng ty th× cÇn cã chÕ ®é ­u ®·i cao h¬n vÒ møc l­¬ng vµ cã thÓ ký hîp ®ång ng¾n h¹n.C«ng ty lu«n ph¶i duy tr× mèi quan hÖ tèt ®Ñp víi hä ®Ó gi÷ uy tÝn cho C«ng ty vµ t¹o cho hä niÒm tin vµ sù hÕt lßng víi c«ng viÖc nh­ nh÷ng nh©n viªn cña C«ng ty. C«ng ty th­êng xuyªn ph¶i tiÕp thu tham kh¶o ý kiÕn cña kh¸ch hµng th«ng qua c¸c cuéc tiÕp xóc trùc tiÕp víi hä vµ qua sù ph¶n ¸nh cña c¸c h­íng dÉn viªn ®Ó söa ®æi cho phï hîp víi yªu cÇu cña kh¸ch hµng. §µo t¹o vµ båi d­ìng ®­îc nh÷ng h­íng dÉn viªn cã tr×nh ®é nghiÖp vô, cã kinh nghiÖm c«ng t¸c ®ång thêi ph¶i lu«n biÕt t¹o ®­îc cho c¸c h­íng dÉn viªn vµ céng t¸c viªn th¸i ®é lµ viÖc nghiªm tóc, tr¸ch nhiÖm, g¾n bã víi c«ng viÖc sÏ lµ mét thµnh c«ng hÕt søc to lín cña mét c«ng ty kinh doanh l÷ hµnh vµ ®ßi hái ph¶i cã mét sù cè g¾ng nç lùc cña phòng h­íng dÉn nãi riªng vµ c¶ C«ng ty nãi chung. §¹t ®­îc ®iÒu nµy kh«ng nh÷ng ®em l¹i hiÖu qu¶ cho c«ng t¸c h­íng dÉn vµ ng©ng cao chÊt l­îng cña bé phËn h­íng dÉn mµ nã cßn gãp phÇn ®em ®Õn lîi Ých vµ sù thµnh c«ng cho C«ng ty trong ho¹t ®éng kinh doanh l÷ hµnh, gióp C«ng ty ngµy cµng ph¸t triÓn. 3.3.4Xây dựng lại cơ chế làm việc linh hoạt hơn Để đánh giá năng lực cá nhân của mỗi hướng dẫn viên người quản lý cần căn cứ khả năng th«ng th¹o ngo¹i ngữ, tr×nh ®é chuyªn m«n, tr×nh ®é giao tiÕp, hiÓu biÕt vÒ nhiÒu ®èi t­îng kh¸ch hµng, hiÓu biÕt x· héi, lu«n cËp nhËt th«ng tin, cã nh÷ng hiÓu biÕt nhiÒu lÜnh vùc, tuyÕn ®iÓm . Ngo¹i h×nh ®¹t tiªu chuÈn, ®¸ng tin cËy, cã søc khoÎ tèt, cã ph­¬ng ph¸p, nghÖ thuËt h­íng dÉn tèt, linh ho¹t, l«i cuèn, c¸ch c­ xö lµm kh¸ch hµi lßng và dùa vµo ®¸nh gi¸ cña kh¸ch sau mçi chuyÕn ®i.Không nên chỉ căn cứ vào hướng dẫn viên đó đã ký được bao nhiêu hợp đồng và giá trị hợp đồng như thế nào để xét biên chế cho hướng dẫn viên đó. MÆc dï sè l­îng h­íng dÉn viªn cña c«ng ty không phải lµ Ýt nh­ng cã mét thùc tr¹ng lµ nh÷ng h­íng dÉn viªn nµylàm việc lâu năm tại công ty.Nh÷ng h­íng dÉn viªn nµy cã ®iÓm m¹nh lµ cã nhiÒu kinh nghiÖm trong qu¸ tr×nh h­íng dÉn vµ dÉn kh¸ch t¹i c¸c ®iÓm tham quan, cã kinh nghiÖm vµ cã kh¶ n¨ng gi¶i quyÕt c¸c t×nh huèng bÊt th­êng x¶y ra ®èi víi kh¸ch vµ víi c¬ quan nhµ n­íc mét c¸ch nhanh chãng vµ cã hiÖu qu¶.Cã kh¶ n¨ng truyÒn ®¹t c¸c kiÕn thøc vµ x· héi vÒ kinh tÕ rÊt tèt xong mÆt kh¸c hä còng ®Òu lµ nh÷ng ng­êi ®· lËp gia ®×nh råi nªn mét phÇn thêi gian cña hä còng bÞ chi phèi bëi ý nghÜ ph¶i ch¨m sãc gia ®×nh nhÊt lµ nh÷ng h­íng dÉn viªn n÷.Mét lÝ do n÷a lµ nh÷ng h­íng dÉn viªn nµy còng bÞ chi phèi v× yÕu tè søc khoÎ. Do vËy ®Ó ®¶m b¶o cho chÊt l­îng ®éi ngò h­íng dÉn viªn lu«n lu«n ë t×nh tr¹ng tèt nhÊt th× c«ng ty nªn dÇn cã c¸c biÖn ph¸p nh»m thay thÕ ®éi ngò h­íng dÉn viªn nµy trong t­¬ng lai. C«ng ty cÇn cã c¸c biÖn ph¸p tuyÓn dông c¸c h­íng dÉn viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô cã tr×nh ®é ngo¹i ng÷ tèt ®¸p øng ®­îc yªu cÇu vÒ h­íng dÉn viªn cña toµn ngµnh du lÞch. §èi víi nh÷ng h­íng dÉn viªn ®· cã tuæi cã thÓ thuyªn chuyÓn hä sang c¸c bé phËn kh¸c(cã thÓ sang bé phËn thÞ tr­êng kh¸ch míi hoÆc c¸c bé phËn qu¶n lÝ phï hîp víi tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô vµ kh¶ n¨ng cña hä). Làm như vậy sẽ t¹o sù c«ng b»ng gi÷a c¸c nh©n viªn trong c«ng ty. thùc hiÖn ®­îc tèt vÊn ®Ò nµy th× viÖc ®¸nh gi¸ chÝnh x¸c thµnh tÝch c«ng viÖc cña h­íng dÉn viªn trong ®ã viÖc x¸c ®Þnh râ c¸c nhiÖm vô vµ c«ng viÖc mµ mét h­íng dÉn viªn ph¶i lµm lµ quan träng vµ cÇn thiÕt. Nh»m ®Þnh râ c«ng viÖc mµ h­íng dÉn viªn ph¶i lµm qua ®ã nh»m n©ng cao tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cña h­íng dÉn viªn. Gióp cho h­íng dÉn viªn hiÓu râ ®­îc nhiÖm vô cña m×nh mµ cè g¾ng thùc hiÖn cho ®óng nhiÖm vô vµ hoµn thµnh c«ng viÖc mét c¸ch tèt nhÊt. 3.3.5 Hoµn thiÖn vÊn ®Ò tiÒn l­¬ng cho ®éi ngò h­íng dÉn viªn vµ thùc hiÖn c¸c biÖn ph¸p t¹o ®éng lùc cho ®éi ngò h­íng dÉn viªn cña c«ng ty. M©u thuÉn trong ®éi ngò h­íng dÉn viªn đã vào biên chế và chưa vào biên chế là m©u thuÉn vÒ vÊn ®Ò tiÒn l­¬ng. HiÖn nay l­¬ng chÝnh cña h­íng dÉn viªn trong C«ng ty lµ1200.000 đồng céng víi tiÒn c«ng t¸c phÝ 300.000 VND. Còn những hướng dẫn viên chưa vào biên chế họ chỉ có tiền công tác phí khi đi dẫn tour,®iÒu nµy cã thÓ lµm ¶nh h­ëng tíi hiÖu qu¶ lµm viÖc cña h­íng dÉn viªn vµ cña nh©n viªn trong c«ng ty nãi chung. §Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò nµy th× ng­êi quản lý nªn cã nh÷ng chÝnh s¸ch l­¬ng th­ëng râ rµng vµ nªn t¨ng c­êng c¸c h×nh thøc khen th­ëng kh¸c cho h­íng dÉn viªn nh­ h×nh thøc khen th­ëng vµo cuèi mçi k× kinh doanh khi doanh thu t¨ng lªn kÕt hîp víi chÊt l­îng tuor ®­îc kh¸ch hµng nhËn xÐt lµ cã chÊt l­îng tèt, vµ c¸c h×nh thøc kh¸c. Do ®Æc ®iÓm lao ®éng cña h­íng dÉn viªn, c­êng ®é lao ®éng cao, chÞu søc Ðp lín vÒ mÆt t©m lý, th­êng xuyªn ph¶i xa gia ®×nh, lu«n trong t­ thÕ s½n sµng phôc vô trong khi ng­êi kh¸c ®­îc ch¬i, C«ng ty cÇn cã sự s¾p xÕp bè trÝ hîp lý ®Ó gi¶m søc Ðp c«ng viÖc trong c«ng t¸c cña h­íng dÉn viªn. h­íng dÉn viªn cã thêi gian nghØ ng¬i ®Ó t¸i t¹o søc lao ®éng, thùc hiÖn c«ng viÖc, nhiÖm vô tèt h¬n. Trong mét sè tr­êng hîp ®Æc biÖt t¹o ®iÒu kiÖn cho hä thuyªn chuyÓn sang lµm c«ng viÖc kh¸c, bé phËn kh¸c ®Ó kh«ng lµm ¶nh h­ëng ®Õn chÊt l­îng ch­¬ng tr×nh du lÞch. Ban lãnh đạo công ty mà trực tiếp đó là trưởng phòng lữ hành nên tạo ra một môi trường làm việc tốt và dễ chụi. Ngoài các trang thiết bị hỗ trợ cho công việc phục vụ cho công việc. Do tính chất công việc phụ thuộc vào mùa vụ, hướng dẫn viên tiến hành công việc khi có sự phân công thực hiện chương trình du lịch. Còn thời gian còn lại hướng dẫn viên sẽ làm công tác thị trường. Nên hướng dẫn viên không bị gò ép về thời gian ngày nào cũng phải có mặt tại công ty, nhưng không phải vì vậy mà không có mặt tại công ty để nắm bắt tình hình kế hoạch của phòng du lịch.C«ng ty còng nªn cã nh÷ng bé hå s¬ riªng cho tõng h­íng dÉn viªn nh»m qu¶n lÝ tèt h¬n nh÷ng ­u nh­îc ®iÓm cña hä, t×nh tr¹ng h«n nh©n vµ gia ®×nh cña h­íng dÉn viªn nhÊt lµ ®èi víi nh÷ng h­íng dÉn viªn n÷.Quan tâm đến gia đình của nhân viên, tổ chức các sự liện cho gia đình của họ như: tổ chức các kỳ nghỉ và các bữa liên hoan cho gia đình của nhân viên. 3.4 Một số kiến nghị trong việc nâng cao chất lượng đội ngũ hướng dẫn viên 3.4.1 Đối với Sở Văn Hóa Thể Thao và Du Lịch Hải Phòng +Để nâng cao chất lượng lao động du lịch và dịch vụ du lịch cần phải tập trung đào tạo để đạt tính chuyên nghiệp cao, nâng cao trình độ ngoại ngữ và nghiệp vụ. Hằng năm, cùng với vốn ngân sách địa phương, cần tích cực đề nghị và khai thác nguồn vốn Trung ương hỗ trợ xây dựng hạ tầng cơ sở các vùng trọng điểm du lịch của thành phố. +Đồng thời, thu hút mạnh mẽ các nguồn vốn toàn xã hội vào kinh doanh phát triển du lịch. Xây dựng cơ chế khuyến khích các thành phần kinh tế tham gai hoạt động du lịch. Đẩy mạnh hợp tác liên doanh với các doanh nghiệp trong và ngoài nước đầu tư phát triển du lịch. +Khuyến khích đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, và có cơ chế thông thoáng, hấp dẫn động viên phát triển du lịch cộng đồng… + Phải thắt chặt hơn nữa việc quản lý hướng dẫn viên qua thẻ. Công tác quản lý hướng dẫn viên qua còn nhiều hạn chế. Tình trạng hướng dẫn viên hoạt động không có thẻ,nên nhiều khi hướng dẫn viên di tour mà không càn thẻ, đặc biệt là sinh viên các trường và cơ sở đào tạo du lịch thường xuyên tham gia các tour du lịch khi chưa đáp úng đủ yêu cầu về nghề nghiệp. Đây cũng là một nguyên nhân làm cho chất lượng hướng dẫn viên kém 3.4.2 Đối với các cơ sở đào tạo du lịch Muốn nâng cao chất lượng đội ngũ hướng dẫn viên tại các công ty du lịch trước hết phải nâng cao hơn nữa chất lượng giảng dạy và học chuyên ngành Văn hóa du lịch tại các cơ sở dào tạo. Hiện nay trên địa bàn thành phố Hải Phòng nguồn nhân lực chính của các công ty được lấy từ các trường: Đại Học Dân Lập Hải Phòng, Đại Học Hải Phòng, Cao Đẳng Cộng Đồng, Cao Đẳng Nghề Nghiệp Vụ Du Lịch Hải Phòng ...Theo ý kiến của bản thân em các cơ sở đào tạo nên có một số thay đổi trong việc giảng dạy như sau: + Tăng thời lượng và số lượng của các môn học nghiệp vụ cho sinh viên.Bởi hiện nay các môn học nghiệp vụ thời lượng khá it chỉ từ 5 hoặc 6 đơn vị học trình trong khi lượng kiến thức cùg cấp cho sinh viên là rất lớn chủ yếu sinh viên chỉ được học lý thuyết là chủ yếu + Tăng thời gian học thực hành nhiều hơn để bồi dưỡng cung cấp một cách bài bản những kỹ năng quan trọng cho công việc hướng dẫn sau khi ra trường đi làm: kỹ năng thuyết minh, kỹ năng hoạt náo, kỹ năng tổ chức sự kiện và các hoạt động tập thể, kỹ năng ngoại ngữ +Các hoạt động ngoại khóa, thực tế, thực tập tại cá cơ sở cần được quan tâm hơn nữa. Đây vừa là cơ hội để sinh viên có một cái nhìn thực tế và chân thực về công việc của mình trong tương lai, đồng thời là dịp để sinh viên vận dụng kiến thức mình đã được học ra thực hành,mỗi lần như vậy sinh viên sẽ có được những bài học thực tế hữu ích nhất. + Tăng thời gian học ngoại ngữ, rèn luyện cho sinh viên nhiều về kỹ năng nói vâ nghe nhiều hơn.Các giờ thực hành ngoại ngữ cho sinh viên thảo luận các đề tài hay chuyên đề bằng ngoại ngữ . Nên có giáo viên nước ngoài giảng dạy sinh viên có cơ hội giao tiếp trực tiếp như vậy kết quả đạt được sẽ tốt hơn.