Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại kho Tân Cảng của công ty cổ phần kho vận Tân Cảng

hóa (Cargo manifest): Chứng từ này được đại lý hãng tàu gửi cùng thông báo hàng đến cảng trước 24 h khi tàu cập cảng, Cargo manifest liệt kê những thông tin hàng hóa bên trong container. Đây là chứng từ để cảng theo dõi trong quá trình làm hàng. v Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on Receipt of Cargo): Ðó là biên bản ký kết giữa cảng (hoặc kho) với tàu về tổng số kiện hàng được giao và nhận giữa họ. Đây là căn cứ để cảng tiến hành giao nhận hàng nhập với nhà nhập khẩu và cũng là bằng chứng về việc cảng đã hoàn thành việc giao hàng cho người nhập khẩu theo đúng số lượng mà thực tế đã nhận với người chuyên chở. v Phiếu xuất kho: Theo mẫu chung của sở tài chính. Đây là chứng từ cung cấp cho khách hàng làm căn cứ pháp lý về hàng hóa. Sau khi khách hàng lấy hàng ra khỏi kho phải có chữ ký xác nhận lên phiếu. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 39 v Giấy kiểm nhận hàng với đại lý tàu (Commodity receipt with carier’s Agent) hoặc Tally sheet: Do nhân viên kho lập sau khi cùng đại lý giao nhận kiểm đếm hàng hóa từ cont vào kho. Đây là chứng từ quan trọng để nhân viên kho chứng nhận với đại lý giao nhận hàng hóa trong container này đã được vào kho và là căn cứ để xác định mức độ tổn thất hàng nếu có. v Giấy yêu cầu làm hàng: Giấy này do đại lý hoặc hãng tàu gửi đến để cho điều độ cảng trước 24h cùng với Cargo Manifest. Nội dung bao gồm : Tên hãng tàu, số lượng container CFS, tên chuyến tàu, ngày cập cầu, số container / số seal, yêu cầu đưa container vào bãi hàng CFS … *Chi tiết xem phụ lục 4* 2.3.4. Cước phí tác nghiệp tại kho và lưu kho v Cước xếp dỡ và lưu kho hàng LCL nhập: Cước xếp dỡ: 9.3 USD/ RT Tính tối thiểu: 1 cont 20’ = 12 RT và 1 cont 40’ = 18 RT Cước lưu kho: Hàng thông thường 3,000 VNĐ/ ngày Hàng nguy hiểm 8,000 VNĐ/ ngày Tuỳ thời gian lưu kho nên đơn giá sẽ thay đổi. v Cước xếp dỡ và lưu kho hàng LCL xuất: Cước xếp dỡ: 98,000 VNĐ/ RT Cước lưu kho: như hàng nhập ð Cước phí thuê kho của Tân Cảng tăng nhẹ so với năm 2009, có nhiều ưu đãi dành cho khách hàng như: miễn phí 7 ngày đầu lưu kho đối với hàng thong thường, 7 ngày sau chỉ thu 50% cước phí, giá cước tương đối ổn định và nhiều khuyến mãi so với các cảng khác trong khu vực TP.HCM. *Chi tiết xem phụ lục 3* 2.3.5. Những rủi ro thường xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa tại kho: v Rủi ro do sơ suất, bất cẩn của con người: Ø Rủi ro do sơ suất của nhân viên BPCT: · Trong quy trình giao nhận hàng xuất: - Khi khách hàng trình B/N và TKHQ cho Bộ phận chứng từ (BPCT): nhân viên BPCT nhập sai mã số của B/N và mã số thuế của nhà xuất khẩu trên TKHQ thì GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 40 Hệ thống thông tin quản lí dữ liệu trên máy sẽ sai lệch, hàng loạt những thông tin như “Tên chủ hàng”, “số lượng hàng hóa”, “quy cách hàng hóa”… sẽ không khớp => in phiếu nhập kho sai ð Nếu khách hàng phát hiện lỗi sai thì nhân viên BPCT sẽ kịp thời chỉnh sửa nhưng lại mất thêm khoản thời gian không cần thiết Nếu khách hàng không phát hiện lỗi sai sẽ ảnh hưởng đến nhân viên kho hàng và HQGS kho khi tiến hàng kiểm hóa hàng => khách hàng lại phải quay lại làm phiếu nhập kho mới. - Khi BPCT tiếp nhận lệnh cấp rỗng của đại lý, một điều dễ bất cẩn nhất chính là thông tin về thời hạn “closing time”, “số chuyến”, “ngày tàu chạy”…=> nếu sai sót thì “lệnh điều container” sẽ sai sót và chậm trễ hơn dự kiến, ảnh hưởng đến kế hoạch làm hàng. - Ở bước cuối cùng sau khi đã xuất hàng xuất xong, BPCT tiến hành lập phiếu xuất CFS, thông tin về “số container” và “tên tàu” rất dễ nhập sai => nếu sai sót mà không phát hiện sẽ dẫn đến dữ liệu cập nhật trong hệ thống sai, sau này khi thống kê sản lượng và doanh thu qua kho sẽ sai lệch với thực tế => mất thời gian để tìm kiếm lỗi sai và chỉnh sửa lại · Trong quy trình giao nhận hàng nhập: - Do thông tin của container được khách hàng chuyển trước cho BPCT có thể bằng Fax hoặc Email trước 4 tiếng so với giờ tàu cập, nên chỉ cần một sự sơ ý của nhân viên BPCT thì thông tin đó lại chậm trễ => công tác vận chuyển cont về chậm trễ => ảnh hưởng đến quá trình làm hàng => mất uy tín công ty - Khi khách hàng trình D/O hợp lệ (2 bản) cho BPCT để nhận phiếu xuất kho do BPCT cấp, sai sót ở khâu này là nhân viên BPCT không chú ý kĩ đến các thông tin trên D/O: “số vận đơn”, “số container”, “mô tả hàng hóa và trọng lượng”… vì khi nhập tên người nhận, hệ thống sẽ cho ra các kết quả về các lô hàng liên quan đến người nhận từ trước đến giờ, nên chỉ cần sơ suất nhỏ khi không kiểm tra kĩ “khối lượng hàng” thì BPCT sẽ in phiếu xuất kho sai lệch ð Nếu khách hàng phát hiện ra sai sót khi nhận phiếu xuất kho thì nhân viên BPCT sẽ kịp thời chỉnh sửa nhưng lại mất thêm thời gian không cần thiết. Nếu khách hàng không nhận ra sai sót đó sẽ phải trả những khoản phí như Phí lưu kho, phí CFS không thích hợp, mặt khác lại ảnh hưởng đến quá trình “Lập biên bản kết toán hàng hóa” của kho và khách hàng => không trùng khớp với số lượng thực giao => chỉnh sửa tại BPCT => mất thời gian và uy tín công ty GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 41 Ø Rủi ro do sơ suất của nhân viên kho: Trong hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho thì nhiệm vụ của nhân viên kho luôn xuyên suốt cả quá trình giao nhận, vì vậy chỉ cần sơ suất nhỏ cũng ảnh hưởng đến những hoạt động tiếp theo sau và dẫn đến những tổn thất không nhỏ · Trong quy trình giao nhận hàng xuất: - Khâu kiểm kê quy cách, số lựơng, của hàng hóa nhập kho là hết sức quan trọng, chỉ cần nhân viên kho nhân số khối sai sẽ khiến BPCT nhập dữ liệu sai trên phiếu nhập kho của khách hàng. - Container rỗng được điều đến phải trong tình trạng sạch, tức là kiểm tra tình trạng vỏ ngoài của container có hư hỏng, rách, lủng.. gì không? Đây cũng là giai đoạn kiểm tra lại vì container đã được đội công nhân xếp dỡ của cảng kiểm tra rồi. Tuy vậy một sơ sót nhỏ cũng đã đủ để gây đến những tổn thất lớn sau này, rất mất thời gian khi hàng đã chất đầy rồi mới phát hiện sự rỉ sét, hỏng tróc của vỏ container. - Trong trường hợp hàng hóa về nhiều thì sự sai sót trong khâu kiểm đếm là rất dễ xảy ra => dễ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng của khách hàng ð Nếu có sự phát hiện kịp thời nào trong khâu kiểm đếm thì nhân viên kho cùng khách hàng lập “Biên bản hiện trường” để trình bày những sai sót, mô tả lại hiện trạng thiếu, thừa hoặc hư hỏng nào của hàng hóa. · Trong quy trình giao nhân hàng nhập: - Nếu là cont hàng nhập mà chúng ta sơ ý làm container hư thì công ty sẽ phải: Đền vỏ container cho hãng tàu, đền hàng hóa trong container nếu bị nước vào… · Một điều dễ dẫn đến rủi ro nữa là sự bất cẩn trong cách quản lí, bảo quản hàng hóa trong kho của nhân viên kho: - Đối với loại hàng đóng bao: cần chú ý về vấn đề thông gió và chiều cao cho phép chất hàng. Đối với hàng kiện: tránh cho kiện hàng không bị tác động bên ngoài như va đập, rơi vỡ… - Không nắm rõ đặc tính hàng hóa, có những hàng hóa không được xếp gần nhau nên khi xếp vào kho có thể gây cháy nổ hoặc thay đổi tính chất hàng hóa - Quá trình vệ sinh kho bãi không kĩ lưỡng, kho ẩm ướt cũng chính là nguyên nhân gây hư hỏng hàng hóa. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 42 - Thất lạc hàng hóa do quá trình chất xếp hàng hóa không khoa học, không theo lý tính đặc điểm hàng hóa, theo phân vùng của từng chủ hàng…dẫn đến giao nhận nhầm hàng hóa. - Giữ cho kho được khô ráo, nhiệt độ thông thoáng. · Rủi ro do sự bất cẩn của công nhân xếp dỡ hàng hóa: - Nghiêm cấm hút thuốc tại kho, vì sự bất cẩn của nhân viên để tàn thuốc tiếp xúc với hàng hóa trong kho sẽ dẫn đến cháy nổ, gây hậu quả khó lường - Trong khi sử dụng xe nâng hàng, nếu bất cẩn khi xử lí công việc: lấy hàng ở khu vực không bằng phẳng…dễ gây tai nạn cho người và hư hỏng hàng hóa - Rủi ro khi chuyển container tại bãi, ở Tân Cảng đường khá rộng nên xe máy và người đi bộ đều đi cùng đường với nhiều thiết bị chở hàng cùa cảng, nên nếu bất cẩn không quan sát sẽ dễ gây tai nạn lao động, thiệt hại cả người và của. - Bốc xếp hàng hoá trong điều kiện quá tải, lượng nhân viên không đủ dễ dẫn đến sai sót, nhầm hàng của các chủ hàng khác nhau. - Thiếu ý thức trong bốc xếp hàng hóa gây rách vỡ bao bì, hư hỏng hàng, đặc biệt là hàng trong carton. - Thấy hàng hóa hớ hênh nên nảy lòng tham => công ty vừa phải đền, vừa mất uy tín. v Các rủi ro không thể chấp nhận được như rủi ro do nền kho cũ gây ẩm thấp, phương tiện cũ kĩ mà không đầu tư thay mới sẽ dẫn đến những rủi ro đáng tiếc, gây tai nạn lao động và tổn thất hàng hóa: - Phương tiện cũ kĩ mà không đầu tư thay mới sẽ dẫn đến những rủi ro đáng tiếc, gây ô nhiễm môi trường, tai nạn lao động và có thể tổn thất hàng hóa - Do nền kho cũ gây ẩm thấp, nền kho không bằng phẳng làm hư hỏng hóa hay hư hại phương tiện khi tác nghiệp; mái kho cũ dột nát => nước mưa làm hỏng hàng hóa. v Ngoài ra các rủi ro tự nhiên như động đất, sự thay đổi khí hậu và nhiệt độ…tuy xác suất xảy ra vô cùng hiếm nhưng nếu xảy ra sẽ dẫn đến tổn thất vô cùng nặng nề. Vì đây là nguyên nhân bất khả kháng, nên việc phòng tránh nó rất khó. Những rủi ro có thể xảy ra trên được thống kê xác suất xảy ra như bảng 2.7 sau: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 43 Bảng 2.9: Đánh giá các rủi ro có thể xảy ra Rủi ro ước tính Đánh giá Xác suất xảy ra rủi ro Rủi ro do sơ suất của BPCT Hầu như chắc chắn xảy ra Có thể xảy ra nhiều lần trong năm Rủi ro do sơ suất của nhân viên kho Hầu như chắc chắn xảy ra Có thể xảy ra nhiều lần trong năm Rủi ro do sự bất cẩn của công nhân xếp dỡ Hầu như chắc chắn xảy ra Có thể xảy ra nhiều lần trong năm Rủi ro tự nhiên Hiếm khi xảy ra Khó đoán trước Kết luận chương 2 Qua chương 2, dề tài xin có nhận xét về một số ưu điểm và hạn chế về hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho Tân Cảng của công ty: v Một số ưu điểm: - Công ty nằm ở vị trí cảng Tân Cảng, nơi cửa ngõ giao thông của thành phố Hồ Chí Minh nên rất thuận tiện về giao thông vận tải. - Hệ thống kho hàng CFS của công ty là hệ thống kho liên kết và thuận lợi có diện tích rộng, thoáng mát, nền kho không bị ẩm thấp. Kho cao nên thuận lợi cho phương tiện cơ giới xếp dỡ đóng rút hàng tránh được mưa nắng. Hiện nay trụ sở chính của Công Ty Tân Cảng đã di dời về Cảng Cát Lái nên diện tích bãi là rất lớn có thể đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng. Tổ chức quản lý điều hành sản xuất gọn nhẹ, bộ phận các văn phòng ít, bố trí hợp lý đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. - Công nhân xếp dỡ thủ công và xe cơ giới công ty thực hiện kí hợp đồng thuê ngoài với điều kiện hiện nay là hợp lí. Giảm được chi phí từ quỹ lương, chi phí nguyên liệu, chi phí sữa chữa xe cơ giới. Ban lãnh đạo hợp tác xã xếp dỡ chịu trách nhiệm quản lí. Công ty chỉ điều hành sản xuất theo kế hoạch - Quản lí chứng từ chặt chẽ và đúng nguyên tắc. Chứng từ theo mẫu của công ty đơn giản tạo thuận lợi cho khách hàng khi giao nhận hàng hóa - Tổ chức quản lí điều hành sản xuất gọn nhẹ bộ phận các văn phòng ít, bố trí hợp lí, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 44 - Áp dụng chương trình “Hệ thống quản lí kho CFS và Container của Tân Cảng” giúp cho việc nhập xuất hàng tại công ty được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng chính xác - Nhằm mục đích cân bằng sản lượng, phát huy hết năng lực xếp dỡ và diện tích kho, tránh ùn tắc lúc cao điểm, công ty đã điều chuyển một số đại lý làm hàng tại kho 08 sang kho 06, thực hiện tốt nhóm giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. - Công ty trang bị cơ sở vật chất tiện nghi, hiện đại (khá nhiều máy móc mới cho các kho, phòng chứng từ, đa số đều có máy tính, máy in, máy photo và máy fax, máy nước uốn tinh khiết nóng lạnh, máy điều hòa…) tạo điều kiện cho Cán bộ công nhân viên hăng say làm công việc, khách hàng thoải mái khi đến giao dịch. v Những mặt còn hạn chế: - Phòng chứng từ CFS tách hẳn ra ngoài kho, gây khó khăn cho các Đại lý trong trường hợp muốn kiểm tra lại thông tin của hàng hóa trên chứng từ trước khi đóng container, và thủ tục hơi rườm rà hơn trước - Hệ thống kho xây dựng khá lâu nên hơi cũ, chưa trang bị các máy móc hiện đại để bảo quản kĩ hơn cho các hàng hóa. - Các kho hàng hiện nay vẫn chưa xây dựng các kệ để hàng hay các tầng, nên những lô hàng nhỏ lại chiếm nhiều diện tích kho. - Sắp xếp hàng hóa trong kho chưa thật hợp lý (carton, kiện, pallet của một đại lý xếp chung với nhau) dẫn đến khó khăn trong quá trình làm hàng - Phản ánh của một số đại lý, khách hàng trong quá trình nhập - xuất hàng còn chậm: Nhân viên nhập hàng thì vừa xuất nhập xong rồi lại vào văn phòng tự nhân số khối dẫn đến việc mất thời gian, khó khăn cho việc quản lý hàng hóa ở bên ngoài => nhân viên kho làm việc khá thủ công - Công ty đóng quân tại khu vực cảng cũ không còn tàu ra vào nên bị hạn chế về sản lượng hàng xuất, nhập khẩu do mất thời gian khi phải chờ vận chuyển hàng từ Cát Lái về nhập kho và ngược lại. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 45 Chương 3 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI KHO TÂN CẢNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG 3.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng: 3.1.1. Giải pháp 1: Hạn chế rủi ro do sơ suất của nhân viên: 3.1.1.1. Mục tiêu của giải pháp: - Giải pháp 1 nhằm giảm thiểu những hậu quả không đáng có do sự bất cẩn của nhân viên, với mong muốn đem lại sự hài lòng cho khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty. - Giải pháp đề ra cũng góp phần vào việc tăng doanh thu và giảm bớt chi phí không cần thiết cho công ty. 3.1.1.2. Cách thức thực hiện giải pháp: · Hạn chế những rủi ro do sơ suất của nhân viên chứng từ: - Nhân viên chứng từ luôn phải cẩn thận trong từng thao tác, biết cách xử lí tình huống khi rủi ro thuộc về sự bất cẩn của khách hàng. - Nhân viên chứng từ phải thường xuyên chú tâm đến máy Fax và hộp mail của Phòng chứng từ, nên cài đặt âm thanh khi mail hoặc Fax đến, điều đó sẽ giúp nhân viên BPCT không bỏ sót bất kì thông tin nào của khách hàng gửi đến. ð “Hệ thống quản lí CFS” và “Hệ thống quản lí container” là 2 phần mềm mà công ty đã mua bản quyền từ cảng nước ngoài, được đội ngũ “chuyên viên vi tính” của công ty dày công nghiên cứu lại, chuẩn hóa song ngữ nên hiện nay chưa phát hiện khuyết điểm gì. Sai sót hầu như chủ yếu do con người, nên giải pháp tối ưu và hữu hiệu nhất vẫn là sự cẩn thận, chuyên tâm và đam mê công việc của nhân viên chứng từ · Hạn chế những rủi ro do sơ suất của nhân viên kho: - Nhân viên kho hiện nay làm việc khá thủ công, thường xem thông tin hàng hóa trên chứng từ và quay vào trong nhân số khối rất mất thời gian. Thiết nghĩ công GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 46 ty nên trang bị thêm hệ thống máy tính quay màn hình ra ngoài để thủ kho dễ dàng nhân số khối theo phần mềm quy đổi có sẵn, như vậy vừa giảm thời gian cho khách hàng, vừa giảm tải được công việc cho nhân viên khi hàng về quá tải. - Công ty nên dán những lưu ý về tính chất hàng hóa, nhất là nhóm hàng nguy hiểm, hàng hóa chất…lên tường của kho, như vậy nhân viên kho sẽ dễ dàng nhớ và phân biệt những nhóm hàng nào không nên để gần nhau dẫn đến phản ứng hóa học, tuy rằng nghiệp vụ này đã được đào tạo chuyên sâu nhưng con người khi đầu óc quá tải cũng có lúc sơ suất. - Cần bố trí nhân viên kho đồng đều và lịch trực liên tục để dễ dàng nhận biết và phát hiện sự hư hỏng của các trang thiết bị trong kho, nhất là hệ thống thông gió và thoát nước, cần phải duy trì sự thông thoáng cho kho để hàng hóa được bảo quản một cách tốt nhất. · Hạn chế những rủi ro do sự bất cẩn của công nhân xếp dỡ: - Công ty nên bố trí lượng công nhân xếp dỡ phù hợp với từng kho, vì gần đây tại các kho đã xảy ra hiện tượng là kho thì quá nhiều, kho lại quá ít công nhân dễ dẫn đến áp lực quá tải khi hàng nhiều nên chất lượng làm việc kém, dễ làm hư hỏng hàng hóa. - Phân luồng xe phù hợp, cần có lối riêng đối với người đi bộ, xe chở hàng và xe tải container…như vậy sẽ giảm bớt tai nạn lao động, giảm tổn thất cho người và hàng hóa. - Công ty cần có biện pháp xử lí nghiêm đối với hiện tượng gian lận, hay thiếu ý thức trong lao động của các công nhân xếp dỡ. - Khi vận chuyển hàng bao công nhân phải chú ý đến bao gói (khi nâng làm rách bao, khi vận chuyển hàng làm vỡ bao…) Nếu trong quá trình vận chuyển phát hiện thấy bao thủng thì nhanh chóng bịt kín để giảm hao hụt hàng hóa. - Khi vận chuyển hàng kiện nếu thấy các kiện va vào nhau thì công nhân phải dùng dây chằng buộc lại để tránh hư hỏng, bể vỡ hàng bên trong. 3.1.1.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại: - Giảm bớt ngay thời gian không cần thiết bỏ ra để nhân viên chứng từ sửa sai, tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể => Tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng của nhân viên cảng. - Khách hàng sẽ hài lòng nếu công ty đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ mà vẫn quản lý chặt chẽ hàng hóa cho họ. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 47 - Tạo quá trình làm việc của nhân viên chứng từ và nhân viên kho một cách chuyên môn, rõ ràng và kĩ lưỡng hơn => sẽ giảm thiểu những rủi ro do sự bất cẩn đã nêu trên - Tay nghề của nhân viên được tăng lên do được bố trí luân phiên làm việc ở nhiều vị trí - Giảm thiểu tai nạn lao động và tổn thất về hàng hóa do bất cẩn gây ra. 1.1.2. Giải pháp 2: Điều chỉnh những bất cập trong từng khâu nhằm hoàn thiện quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho: 1.1.2.1. Mục tiêu của giải pháp: - Điều chỉnh những bất cập trong từng khâu nhằm hoàn thiện quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho - Nhằm giải quyết hạn chế mất thời gian của khách hàng khi phải làm thủ tục ở nhiều nơi, nhiều khâu khi BPCT được tách độc lập với kho. 1.1.2.2. Cách thức thực hiện giải pháp: Hiện nay BPCT làm việc độc lập với các kho nên gây không ít khó khăn cho khách hàng (nói chung cho đại lí giao nhận và chủ hàng) khi muốn chỉnh sửa thông tin gì trên chứng từ nếu kho kiểm hàng hóa thấy sai sót. Thêm một lí do nữa là khi BPCT tách riêng sẽ khiến công việc phức tạp hơn khi cứ phải chuyển thông tin khách hàng, container, hàng hóa…từ BPCT qua kho, sau đó kho lại phải thông báo ngược lại rằng hàng đã xuất hoặc nhập và đóng dấu, tại sao chúng ta không gộp BPCT và kho chung lại 1 nơi? Vừa đỡ mất công đoạn, mà lại chặt chẽ ít sai sót hơn. - Muốn làm được điều ấy công ty cần trang bị các thiết bị hỗ trợ cần thiết trong văn phòng kho (của mỗi kho hàng) phù hợp với nhân viên chứng từ và nhân viên kho: máy in, máy fax, máy in chứng từ… - Yêu cầu đối với nhân viên kho hàng rất cao, trước hết là phải thông thạo về nghiệp vụ quản lí kho, tổng hợp chứng từ, phát hành hóa đơn và các ứng dụng công nghệ khi tác nghiệp, có kiến thức chuyên môn về bảo quản và xếp dỡ hàng hóa tùy theo quy cách phẩm chất của từng mặt hàng. - Việc tổng hợp sản lượng cuối ngày, tổng hợp chứng từ và phát hành hóa đơn, phiếu xuất nhập, theo dõi lịch container, gửi giấy yêu cầu container rỗng… sẽ gộp vào kho. Như vậy mỗi một kho sẽ gồm 05 nhân viên: 01 thủ kho và các nhân GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 48 viên kho (gồm cả nhân viên chứng từ, nhân viên kiểm đếm) làm việc theo biên chế công ty, lương phân bổ theo bảng chấm công mỗi ngày. - Các nhân viên trong kho trước khi được tuyển cần đào tạo nghiệp vụ quản lí kho, nghiệp vụ chứng từ, kiểm đếm hàng hóa…=> đó là một yêu cầu rất cần thiết, tạo sự bố trí luân phiên công việc một cách dễ dàng và có hiệu quả - Do có sự thay đổi và bố trí lại nguồn lực, cùng với cắt giảm một số bước không quan trọng (chú trọng vào kho xuất), nên quy trình giao nhận hàng hóa tại kho sẽ thay đổi nhằm phù hợp với ý kiến đề ra: · Đối với quy trình giao nhận hàng xuất: Bảng 3.1: Hoàn thiện quy trình nhập hàng xuất khẩu vào kho Bước Quy trình cũ Đề xuất quy trình mới 1 Chủ hàng(CH) đăng kí gửi hàng lẻ với đại lý CH đăng kí gửi hàng lẻ với đại lý 2 CH trình chứng từ cho BPCT CH trình chứng từ cho kho hàng 3 BPCT kiểm tra hồ sơ và cập nhật dữ liệu vào máy, in phiếu nhập Kho hàng kiểm tra chứng từ hợp lệ, số lượng, số khối và cập nhật dữ liệu vào máy sau đó in phiếu nhập kho 4 CH mang chứng từ sang kho để nhập hàng Kho kiểm tra số lượng, số khối và kí lên phiếu nhập CH trình chứng từ cho Hải quan đóng dấu Tại đây, kho tiến hành nhập hàng và kí nhận lên phiếu nhập CH trình chứng từ cho hải quan đóng dấu 5 CH trình chứng từ đã kí xác nhận và đóng dấu cho BPCT CH đóng các phí liên quan CH đóng phí liên quan ngay tại kho ð Nhìn vào bảng 3.1, hướng đề xuất quy trình mới giúp cho khách hàng gọn nhẹ hơn về thủ tục. Từ bước 1 đến bước 5, khách hàng chỉ làm việc với kho hàng mà không cần qua bất kì khâu nào cà, ngay cả Hải quan giám sát kho cũng nằm trong kho hàng. *Quy trình mới sẽ được trình bày chi tiết trong phụ lục 2* GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 49 Bảng 3.2: Hoàn thiện quy trình xuất hàng đóng vào container Bước Quy trình cũ Đề xuất quy trình mới 1 Đại lý đưa lệnh cấp rỗng cho BPCT Đại lý đưa lệnh cấp rỗng và kế hoạch đóng cont cho kho hàng 2 BPCT tiếp nhận lệnh và gửi giấy đến điều độ rỗng Kho tiếp nhận lệnh và gửi giấy đến điều độ rỗng 3 Đại lý gửi kế hoạch đóng cont cho kho Điều độ rỗng tổ chức hạ cont tại vị trí yêu cầu Kho đóng hàng vào cont Kho kí biên bản đóng hàng với đại lý 4 Điều độ rỗng tổ chức hạ cont tại vị trí yêu cầu Hải quan niêm phong cont Chuyển cont về bãi chờ xuất 5 Kho tiếp nhận kế hoạch đóng cont Kho đóng hàng vào cont Kho kí biên bản đóng hàng với đại lý Kho lập phiếu CFS xuất 6 Hải quan niêm phong cont Chuyển cont về bãi chờ xuất 7 Kho nộp biên bản đóng hàng cho BPCT BPCT lập phiếu CFS xuất ð Nhìn vào bảng 3.2, với quy trình mới chỉ gọn nhẹ 5 bước giúp cho khách hàng không phải mất thời gian làm nhiều thủ tục nhiều nhưng vẫn rất chặt chẽ *Quy trình mới sẽ được trình bày chi tiết trong phụ lục 2* · Đối với quy trình giao nhận hàng nhập: Về quy trình giao hàng nhập cho người nhận hàng lẻ thì khá ổn, chỉ có thay đổi là nhiệm vụ của BPCT chuyển vào kho. Quy trình vẫn giữ các bước như vậy. 3.1.2.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại: - Tiết kiệm thời gian cho khách hàng, tạo điều kiện cho nhân viên kho làm được nhiều việc hơn => tăng năng suất, tăng doanh thu và giảm bớt chi phí (chi phí in ấn, xuất hóa đơn, làm thủ tục chuyển giao…) - Giúp cho nhân viên chứng từ trong kho dễ quản lí và tổng kết sản lượng cuối ngày thông qua dữ liệu cập nhật mỗi ngày, cuối tuần sẽ tổng hợp lại gửi cho phòng kế toán GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 50 3.1.3. Giải pháp 3: Nâng cao cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hệ thống khu kho hàng: 3.1.3.1. Mục tiêu của giải pháp: - Nâng cao cơ sở hạ tầng và trang thiết bị tạo tiền đề cho sự phát triển vững chãi - Mục đích đem lại sự hài lòng cho khách hàng vì môi trường chuyên nghiệp, cơ sở hiện đại và bảo quản hàng hóa tốt hơn 3.1.3.2. Cách thức thực hiện giải pháp: Do lịch sử để lại, hệ thống kho bãi tiếp quản sau ngày giải phóng được đánh giá là một tài sản lớn, hơn hẳn các địa phương trong cả nước. Do chưa đánh giá đúng mức tầm quan trọng của loại kết cấu hạ tầng này, đánh đồng nó như các loại tài sản khác như nhà ở, nên quản lý kho bãi đơn giản, chồng chéo, lỏng lẻo, thiếu cơ chế chính sách khuyến khích đầu tư phát triển. Chính vì vậy, việc đầu tư vào nó rất quan trọng và không thể thiếu: Nếu như những năm sau này Tân Cảng sẽ quy hoạch và di dời đi nơi khác thì hệ thống kho tất nhiên sẽ được xây mới hoàn toàn, và phải đạt chuẩn Quốc Tế. Song, hiện tại, sự đầu tư xây mới cơ sở hạ tầng là rất hợp lí, vì nhờ điều đó mà hệ thống kho của Công ty sẽ được cải thiện rất nhiều. Hiện nay công nghệ khai thác kho cao tầng sử dụng xe nâng điện đã cho thấy sự hiệu quả và đang được áp dụng một ngày rộng rãi ở TP.HCM. Chính vì vậy, giải pháp cụ thể là: Thứ nhất, kho nên xây thêm kệ để hàng, như vậy sẽ tiết kiệm diện tích rất nhiều, doanh thu lưu kho nhờ vậy cũng sẽ tăng một khoản đáng kể. Hình ảnh một chiếc kệ kiên cố được xếp các pallet hàng luôn khiến khách hàng cảm thấy hài lòng. Vì vậy công ty nên chọn một nhà sản xuất kệ chắc chắn đạt chuẩn, có thể như HAIMY, HL… Một vài hình ảnh cho kệ hàng Pallet như sau: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 51 Hệ thống kệ Selective được thiết kế sử dụng trong các kho có nhu cầu xuất nhập liên tục, thời gian lưu trữ hàng hóa ngắn hoặc lưu trữ nhiều chủng loại sản phẩm trong cùng một kho. Mỗi tầng kệ trong hệ thống kệ Selective có khả năng chịu tải khoảng 1600 kg/ Pallet. Các ngăn kệ có chiều dài từ 1150mm ÷ 3600mm phụ thuộc hoàn toàn vào Pallet và tải trọng giảm dần theo chiều dài. Kệ Selective cũng dễ điều chỉnh và dễ di dời, thay thế bất kỳ lúc nào. Nó có thể sử dụng hầu hết các loại xe nâng hàng. Thứ hai, nền kho đã được sử dụng mấy chục năm nên hơi cũ kĩ, công ty nên nâng cấp lại hệ thống nền kho. Trang bị thêm các thiết bị thông gió, hệ thống thoát nước…nhiệt kế, ẩm kế (nếu cần thiết) để bảo quản hàng hóa tốt hơn, tránh được những rủi ro đáng tiếc. Đầu tư mua mới các loại xe chở hàng, nâng hàng…thay hết các loại xe cũ kĩ hay hư hại để giảm thiểu rui ro về tai nạn. 3.1.3.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại: Nhân viên kho được lựa chọn trực tiếp vào bất kỳ pallet chứa hàng nào, điều chỉnh khoảng cách các tầng kệ dễ dàng theo nhu cầu sử dụng, thuận lợi cho việc xuất nhập hàng (xuất nhập pallet hàng không cần phải di dời các pallet khác), dễ dàng kiểm tra hàng hoá tồn kho tại bất kỳ vị trí pallet nào, phù hợp với nhiều qui cách, chủng loại, hàng hoá và tải trọng và nhất là tận dụng tối đa không gian kho. Nhờ vậy rất thuận tiện cho hoạt động giao nhận tại kho: - Hàng hóa được bảo quản an toàn. - Bốc dỡ dễ dàng, thuận tiện cho việc quản lý kho. - Khả năng lựa chọn hàng hóa vô cùng đa dạng, tối đa. - Tốc độ xuất hàng - nhập hàng rất nhanh. - Không gian nền tận dụng không nhiều chiếm 30 -> 40% diện tích nền GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 52 Mức độ thỏa mãn hài lòng khách hàng sẽ tăng lên đáng kể vì phong cách chuyên nghiệp nhanh chóng trong khâu giao nhận hàng hóa, nhờ vậy mà doanh thu thuê kho cũng tăng lên và lợi nhuận cũng tăng lên. 3.1.4. Giải pháp 4: Áp dụng công nghệ quét mã vạch trong việc quản lí kho: 3.1.4.1. Mục tiêu của giải pháp: - Giải pháp nhằm khắc phục hạn chế quá trình làm việc thủ công của nhân viên kho hiện nay - Mục dích đem lại sự chuyên nghiệp trong cách quản lí kho, dễ dàng tổng hợp và báo cáo sản lượng cuối ngày 3.1.4.2. Cách thức thực hiện giải pháp: Ông Pieter Hamans, chuyên gia tư vấn vùng châu Á – Thái Bình Dương của Exact Software cho biết những thách thức chính hiện nay trong lĩnh vực quản lý kho bãi là phải thực hiện giao nhận nhanh chóng, chính xác trên cơ sở một hệ thống thông tin được tích hợp giữa các bộ phận vận hành trong một doanh nghiệp và các đối tác bên ngoài (khách hàng và nhà cung cấp). Trong một kho hàng, tất cả mọi thứ đều có thể di động, kể cả con người Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System-WMS) bao gồm các ứng dụng quản lý kho hàng và các thiết bị về mã vạch như máy quét không dây, máy in mã vạch lưu động kết hợp với mạng máy tính không dây sẽ cho phép các thủ kho thấy được tất cả các giao dịch hàng hoá hàng ngày. Quản lý kho hàng 1 cách thích hợp có thể tiết kiệm được cho công ty hàng ngàn USD mỗi tháng. Để quản lí kho thuận tiện và chặt chẽ hơn, thì Hệ thống tích hợp mã vạch trên hàng hóa là một giải pháp tối ưu, thường thì thiết bị phần cứng quét mã vạch có phần mềm tích hợp điều khiển. Những phần mềm này phải tích hợp được với phần mềm quản lý kho bãi (phần mềm của công ty chính là “phần mềm quản lí hàng CFS”) Người tích hợp giải pháp phải nắm rõ quy trình trong kho, từ đó đưa ra giải pháp và kết nối với nhà cung cấp phần cứng. Tất nhiên phần mềm tích hợp mã vạch này sẽ khác với các mã vạch hàng hóa trong siêu thị, hệ thống mã vạch sẽ do công ty đưa ra nhằm giảm bớt khâu ghi chép, nhập dữ liệu của nhân viên kho. Không cần phải nhập dữ liệu rườm rà, chỉ cần một loại máy quét cầm tay thuộc loại đơn giản và rẻ tiền nhất (trên dưới 100 USD) là thích hợp cho chúng ta dùng để kiểm tra các loại mã vạch thông dụng. Cách sử dụng loại máy soi này rất đơn giản, công ty chỉ việc nối dây cáp của nó vào máy tính, nếu máy đọc được, một tiếng "bíp" sẽ báo hiệu và dữ liệu sẽ được đưa vào phần mềm đang mở trên máy vi GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 53 tính. Dữ liệu này chính là mã số ban đầu mà ký hiệu mã vạch đã mã hoá, và dữ liệu này sẽ bao gồm toàn bộ thông tin của chủ hàng, hàng hóa, tàu… Sau này nếu công nghệ mã vạch tiến bộ thì phiếu xuất/ nhập xuất kho được in ra thông qua hệ thống mã vạch rất hữu hiệu và vô cùng tiện lợi. 3.1.4.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại: Khi đưa giải pháp công nghệ cao với ứng dụng mã vạch như vậy sẽ đem lại một số lợi ích cho công ty nói chung và cho hoạt động giao nhận diễn ra tại kho như sau: - Nâng cao hiệu suất công việc - Giảm thiểu thời gian quản lý theo kiểu thủ công - Tăng cường độ chính xác và do đó giảm tiêu cực trong quản lý - Nâng cao tầm vóc của công ty vì luôn biết dẫn đầu về công nghệ, phục vụ nhu cầu khách hàng sẽ tốt hơn nhiều - Nhờ giảm bớt áp lực cho nhân viên kho nên về lâu dài chi phí sẽ giảm 3.1.5. Giải pháp 5: Đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên kho hàng và nhân viên Bộ phận chứng từ cùng với nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng 3.1.5.1. Mục tiêu của giải pháp: - Đào tạo và nâng cao tay nghề, trình độ, cách ứng xử của nhân viên để đem lại hiệu quả công việc tốt hơn => góp phần tăng năng suất lao động - Thu hút thêm khách hàng bằng các hình thức khuyến mãi, giảm phí lưu kho, bãi. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng thông qua cải tiến công nghệ, qui trình quản lý hàng hóa và thái độ phục vụ của nhân viên. - Giải pháp mong muốn đem lại cho khách hàng sự hài lòng cao về công ty 3.1.5.2. Cách thức thực hiện giải pháp: · Mỗi năm, công ty nên tổ chức các cuộc thi nâng bậc, tức là cuộc thi về kĩ năng nghiệp vụ và lí thuyết. Kết hợp cùng với những theo dõi kiểm tra, bảng chấm công mà có phương pháp đào tạo chuyên sâu hơn cho đội ngũ nhân viên. Cụ thể như sau: - Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến cho công ty, tùy theo bộ phận và chức trách, họ sẽ có những ý kiến góp ý và phê bình khác nhau. Công ty nên tổng hợp lại, xem xét và có một buổi hội thảo trực tiếp để có những hướng đi mới, khắc phục ưu nhược của công ty. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 54 - Định kì lập các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên để củng cố kiến thức và học tập thêm kiến thức mới - Công ty nên để nhân viên kho và nhân viên BPCT luân chuyển công việc với nhau trong một khoảng thời gian nhằm hiểu biết tổng quát về quy trình, để tất cả đều có cái nhìn sâu hơn, rộng hơn về quy trình làm hàng CFS. Mặt khác, sự luân chuyển như vậy · Hoàn thiện hơn dịch vụ khách hàng bằng cách: - Kí hợp đồng thuê kho dài hạn với các chủ hàng, đại lý có lượng hàng nhiều và ổn định. Cần thực hiện chính sách marketing nhất quán và toàn diện trong toàn Cảng như chính sách hoa hồng, chiết khấu theo sản lượng, giảm giá vào những dịp đặc biệt… - Chú ý giá cả của các cảng lớn như SPTC, VICT, Sài Gòn…để có những chính sách giá thật cạnh tranh vì chất lượng đã tốt mà giá cả hợp lí thì khách hàng ai cũng muốn đầu tư. - Hỗ trợ các dịch vụ tra cứu container, đưa ra lịch tàu chi tiết, và bảng giá cước phí lưu hành. Tất cả đều chung mục đích đem đến cho khách hàng sự hài lòng, thỏa mãn bậc nhất - Đề ra chính sách ưu đãi đối với khách hàng, chủ động tìm kiếm khách hàng mới, tổ chức các buổi hội thảo giữa khách hàng và công ty để quảng bá thương hiệu, các dịch vụ mới của doanh nghiệp đến với khách hàng, thu thập những ý kiến của khách hàng để nắm bắt nhu cầu thị trường, từ đó đề ra các giải pháp thực hiện tốt hơn. - Định kì gửi “mail” xin ý kiến đánh giá chất lượng dịch vụ và xin ý kiến đóng góp từ khách hàng để công ty có những cải tiến phù hợp - Những khiếu nại thắc mắc từ phía khách hàng thì đội ngũ tư vấn của công ty phải phúc đáp nhanh chóng và cùng với khách hàng giải quyết - Ngoài ra, vì ở trong cảng quá rộng, công ty nên có thật nhiều bảng chỉ dẫn, những quy trình cụ thể khi có đổi mới để khách hàng mới kịp thời nắm bắt và không làm mất thời gian của khách hàng nhiều - Thái độ lịch sự nhã nhặn của nhân viên là điều mà bất cứ khách hàng nào cũng mong muốn, vì phương châm hàng đầu của Tân Cảng cũng như công ty là “Đến với công ty Tân Cảng Sài Gòn, đến với chất lượng dịch vụ tốt nhất!” GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 55 3.1.5.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại: - Đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng trong chất lượng dịch vụ - Tạo quá trình làm việc chuyên môn và rõ ràng hơn - Tránh các áp lực công việc và tạo môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên các phòng ban - Doanh thu tăng lên nhờ các dịch vụ hỗ trợ thu hút được các khách hàng tiềm năng 3.2. Một số kiến nghị: 3.2.1. Kiến nghị đối với các hãng tàu: Cần chủ động thông báo thời gian, lịch trình của tàu, cũng như mọi sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển một cách rõ ràng cho đại lý để đại lý kịp thời thông báo đến khách hàng của mình. Đa số các hãng tàu lớn đều là đối tác lâu năm của công ty, do đó cần có thái độ và cách ứng xử nhiệt tình, đúng mực đối với nhân viên của công ty. 3.2.2. Kiến nghị đối với cảng: Cảng cần đầu tư cơ sở vật chất hạ tầng, từ phương tiện vận tải, xếp dở cho đến máy móc thiết bị trong kho để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, đáp ứng nhu cầu phục vụ tại cảng. Đề ra kế hoạch xây dựng hệ thống cảng biển mang tầm cỡ quốc tế tại Việt Nam, nếu làm được điều này thì Việt Nam sẽ có thể trở thành nơi trung chuyển hàng hóa, tạo rất nhiều thuận lợi không chỉ cho cảng mà cho toàn bộ nền kinh tế Việt Nam. Nâng cấp hệ thống thông tin liên lạc để phục vụ cho công việc. 3.2.3. Kiến nghị đối với các cơ quan chức năng Nhà nước: Xây dựng và hiện đại hóa cơ sở hạ tầng giao thông nói chung, hệ thống cầu cảng, bến bãi nói riêng. Việc phát triển tốt hệ thống giao thông sẽ tạo điều kiện cho vận tải đa phương thức phát triển. Chính phủ nên xây dựng các cảng biển tầm cỡ quốc tế tại Hải Phòng hay TPHCM. Nếu Việt Nam không đủ trình độ xây dựng các cảng nước sâu và hiện đại thì ta có thể thực hiện theo cách liên doanh với công ty nước ngoài. Một khi đã xây dựng được hệ thống cảng biển hiện đại thì Việt Nam rất có thể sẽ trở thành trạm trung chuyển lớn của thế giới. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 56 Xây dựng cơ sở dữ liệu công nghệ thông tin phục vụ cho cộng đồng Hàng Hải Việt Nam và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Vì hệ thống thông tin của Việt Nam nói chung và ngành Logistics nói riêng còn nhiều bất cập. Các website của các cơ quan chuyên ngành chưa thực sự mạnh, chưa hỗ trợ nhiều cho doanh nghiệp, dữ liệu thông tin còn chưa phong phú, chưa thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Nhiều khi các trang web ở nước ngoài lại chứa đựng nhiều thông tin về Việt Nam hơn là các trang web trong nước… 3.2.4. Kiến nghị đối với Tân Cảng Sài Gòn: Trong những năm trước đây, lợi thế về đường giao thông của công ty Tân Cảng là rất lớn, nhưng từ khi đại lộ Nam Nhà Bè - Bắc Bình Chánh được đưa vào hoạt động, lợi thế giữa các cảng với nhau dần trở lại thế cân bằng. Các cảng Sài Gòn, Tân Thuận, Bến Nghé tăng cường đầu tư trang thiết bị hiện đại vào bậc nhất ở Việt Nam cùng với nhiều hình thức thu hút khách hàng như giảm giá bằng việc giải phóng tàu cẩu bờ nhưng vẫn tính giá cẩu tàu, thanh toán cước phí vận chuyển đường bộ cho khách hàng nào đưa hàng về cảng VICT, trích hoa hồng hậu hĩnh… Với sự đầu tư hợp lý cùng với tốc độ phát triển như hiện nay, các cảng này đã và đang thu hút nhiều chủ hàng, nguồn hàng của Tân Cảng và sẽ là những đối thủ cạnh tranh gay gắt với Tân Cảng trong tương lai. Để cung cấp cho khách hàng nhiều dịch vụ đa dạng với giá trị gia tăng cao, Tân Cảng Sài Gòn cần mạnh dạn đầu tư và mở rộng thêm nhiều dịch vụ trong chuỗi Logistics như: - Gom hàng nhanh tại kho/ Consolidation Docking. - Dịch vụ container treo (dành cho hàng may mặc)/ Hanger Pack Service. - Dịch vụ quét và in mã vạch/ Barcode Scanning and Label Production. Đổi mới trang thiết bị, mua sắm thêm các phương tiện để đáp ứng cho nhu cầu công việc. Đầu tư đúng mức vào hệ thống kho bãi hàng Tân cảng Tạo tiền đề cơ sở vật chất, hệ thống thông tin liên lạc, nhân lực, chuyên môn để phát triển thành một chuỗi hoạt động logistics trong tương lai, phục vụ cho nhu cầu ngày càng tăng và bắt kịp với xu thế chung của thế giới. Quy hoạch hệ thống bãi và kho hàng CFS: Do cảng chủ yếu khai thác Container nên tất cả Container đưa vào bãi sau đó mới rút ruột và đưa vào kho hay giao thẳng khách hàng GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 57 3.2.5. Kiến nghị đối với Đại lý giao nhận: - Phát hành B/N cho khách hàng phải ghi đầy đủ thông tin về tiêu đề, số Booking, cảng chuyển tải, cảng đích, số điện thoại của nhân viên làm hàng tại kho… và mọi thông tin cần thiết khác theo quy định. - Căn cứ vào tính chất của hàng hóa, đại lý phải có trách nhiệm yêu cầu khách hàng đóng gói bằng loại bao bì phù hợp, đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, xếp dỡ. - Đại lý hay nhân viên đóng hàng của đại lý tại kho phải cùng với nhân viên kho và Hải quan giám sát kho tiếp nhận hàng vào kho và ký kết các giấy tờ có liên quan đến lô hàng nhập kho, theo như hợp đồng đã ký giữa đại lý và Công ty - Đại lý phải cử đại diện có mặt tại kho để cùng với kho hàng giám sát, kiểm đếm nhập xuất hàng hóa đúng theo kế hoạch. Trực tiếp đứng tại cửa container để thực hiện việc giám sát, kiểm đếm từng lô hàng khi kho bàn giao theo yêu cầu chi tiết như biên bản đóng hàng. 3.2.6. Kiến nghị đối với Công ty: Để phát huy những thế mạnh, khắc phục những tồn tại hiện có, ngoài những giải pháp ở mục 3.1, đề tài xin có vài kiến nghị đến công ty: - Không ngừng trao dồi kiến thức cho nhân viên để hoàn thành công việc nhanh chóng. Thường xuyên nghiên cứu, phân tích các quá trình công tác nghiệp vụ, đưa ra những phương pháp tốt nhất cho từng điểm một, nhằm giảm thiểu các chi phí và thu được hiệu quả cao. - Các bộ phận nên kết hợp chặt chẽ với nhau, hỗ trợ cùng hoàn thành tốt công việc. - Nâng cấp hệ thống kho bãi hàng, container, trang bị thêm các thiết bị xe nâng, đầu kéo…, các thiết bị vi tính văn phòng, hoàn thiện hệ thống máy soi container… - Kho nên mở 02 cửa kho: 01 cửa xuất và 01 cửa nhập. Như vậy sẽ làm cho hoạt động giao nhận hàng hóa sẽ nhanh hơn, đảm bảo ổn định và phát triển nhanh tiến độ giao nhận hàng hóa cho khách hàng, đảm bảo được an ninh cho người và hàng hóa trên cầu tàu. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 58 Kết luận chương 3 Trong bất kì lĩnh vực nào của nền kinh tế thị trường, để tạo được kết quả tốt, người ta phải không ngừng cải tiến, phát minh ra các phương pháp mới ưu việt hơn, hiệu quả hơn thông qua các giải pháp giảm chi phí và hợp lí hóa các khâu của quá trình đó. Trong lĩnh vực giao nhận cũng vậy, yêu cầu về cắt giảm chi phí và hợp lí hóa ngày càng được đặt ra và người ta không ngừng tìm kiếm các phương thức mới để thực hiện điều đó. Xuất phát từ những điều như thế, công ty đã biết vận dụng các thế mạnh vốn có của mình kết hợp với các yêu cầu của khách hàng để đưa ra một phương án giao nhận, sắp xếp, vận chuyển hàng hóa và chứng từ theo cách mới mang lại nhiều hiệu quả hơn. Tuy nhiên công ty cũng phải khắc phục những hạn chế của mình, và ở chương 3, với ý kiến chủ quan của chủ thể, đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho Tân Cảng của công ty, mong rằng đây sẽ là một tư liệu có ích để Công ty tham khảo thêm và đánh giá. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 59 KẾT LUẬN CHUNG Từ thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Kho Vận Tân Cảng, sau khi tiếp cận và đi sâu nghiên cứu về “Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu qủa hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng”, có thể rút ra được một vài kết luận sau: Thứ nhất, vì trên 90% hàng hóa xuất nhập khẩu của đất nước được vận chuyển bằng đường biển. Do đó, để có thể thúc đẩy mạnh mẽ quá trình lưu thông hàng hóa xuất nhập khẩu, việc phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng cảng biển hiện đại và hệ thống dịch vụ giao nhận kho vận hoàn chỉnh được coi là nhiệm vụ cốt yếu. Quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu đóng vai trò không nhỏ, nếu làm tốt quy trình này thì không những tăng khả năng cạnh tranh, tăng doanh thu, tăng mức độ tăng trưởng của doanh nghiệp mà còn góp phần to lớn trong việc thúc nay giao thương hàng hoá xuất nhập khẩu qua hệ thống cảng biển. Thứ hai, để nâng cao sức cạnh tranh của nền kinh tế Việt Nam trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, và nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh, cạnh tranh với cảng biển các nước trong khu vực thế giới, doanh nghiệp cảng biển Việt Nam nói chung và Công ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng nói riêng không chỉ phải giải quyết đồng bộ các khâu từ hoạch định chính sách, nâng cao hiệu quả quản lý điều hành, công tác tổ chức nhân sự, marketing, mở rộng quan hệ hợp tác …mà còn phải thường xuyên đổi mới công nghệ, trong đó đặc biệt là không ngừng đổi mới và hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại hệ thống kho bãi của Công ty, đây cũng là một trong những nhân tố góp phần đưa công ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng bắt kịp với công nghệ hiện đại, thực sự hội nhập với kinh tế khu vực và thế giới. Thứ ba, để đổi mới và hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu tại hệ thống kho của công ty, Công ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng không những phải đầu tư quy hoạch, sắp xếp tổng thể hệ thống kho bãi cả về cơ sở hạ tầng và quy mô, mà còn phải đặt ra những giải pháp cụ thể nhằm thu hút khách hàng, hệ thống hoá vị trí sắp xếp hàng hoá trong kho, hoàn chỉnh chứng từ giao nhận và công tác quản lý điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý kho hàng nhằm đảm bảo chặt chẽ, chính xác nhưng đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay, điều đó không chỉ nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh mà còn góp phần làm tăng khả năng cạnh tranh của công ty. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 60 Trong quá trình thực hiện đề tài, do thời gian có hạn và điều kiện tiếp cận thực tiễn chưa đủ để có thể đi sâu phân tích đánh giá một cách toàn diện và chính xác hơn về “Hoạt động giao nhận hàng lẻ tại kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng”, tuy nhiên đề tài cũng đã mạnh dạn đề cập và nêu ra những vấn đề thực tế hiện nay đang được quan tâm ở các doanh nghiệp cảng biển nói chung và Công ty Tân Cảng nói riêng. Và trong phạm vi cho phép, đề tài cũng xin đề xuất một số các giải pháp - kiến nghị nhằm làm rõ hơn trên cả phương tiện lý thuyết và thực tiễn, với mong muốn góp thêm một tài liệu tham khảo cho lãnh đạo Công ty Tân Cảng nói chung và Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng nói riêng, giúp công ty có những hoạch định, điều chỉnh và phát triển mạnh mẽ. TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách tham khảo: · GS. TS Hoàng Văn Châu (1999), “Vận tải giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu”, NXB Khoa học và Kỹ thuật · Ts. Dương Hữu Hạnh (2004), “Vận tải – Giao nhận quốc tế và Bảo hiểm hàng hải”, Nhà xuất bản Thống kê. · Trường Đại Học Ngoại Thương (2003), “Vận tải và giao nhận trong ngoại thương”, NXB Giao thông vận tải. · Ths. Nguyễn Thanh Tùng (2008), “Giáo trình Vận tải Giao nhận Hàng hóa xuất nhập khẩu”, Nhà xuất bản Thanh Niên. · PGS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân (2006), “Quản trị Logistics”, Nhà xuất bản Thống kê. Website: · Tân Cảng: www.saigonnewport.com.vn · Tân Cảng Cái Mép: www.tancangcaimep.com.vn · Việt Ship: www.vietship.vn · Việt Nam Net: vietnamnet.vn/kinhte · Diễn đàn hàng hải: vietmarine.net · Ware House: www.buslog.com/warehouse-logistics/index.html Và một số tài liệu công ty cung cấp PHỤ LỤC 1 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY S T T CHỈ TIÊU NĂM 2007 NĂM 2008 NĂM 2009 2008/2007 2009/2008 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối A TỔNG DT 90,117,253,393 117,264,133,452 96,815,540,012 27,146,880,059 30.12 -20,448,593,440 -17.44 1 DT bốc xếp hàng - kho 30,609,293,770 35,863,684,216 27,145,419,854 5,254,390,446 17.17 -8,718,264,362 -24.31 2 DT thuê kho 6,092,858,460 5,806,843,360 5,204,038,395 -286,015,100 -4.69 -602,804,965 -10.38 3 DT bốc xếp hàng- bãi 53,146,079,161 70,120,614,736 64,095,815,431 16,974,535,575 31.94 -6,024,799,305 -8.59 4 DT thuê bãi 269,013,001 547,299,114 370,266,332 278,286,113 103,45 -5,102,724,808 -93.23 B CHI PHÍ 62,535,466,986 81,167,795,386 74,579,503,533 18,632,328,400 29.79 -6,588,291,853 -8.12 1 CP nguyên vật liệu 5,304,967,092 4,327,209,677 331,246,359 -977,757,415 -18.43 -3,995,963,318 -92.35 2 CP khấu hao tài sản cố định 16,091,573,208 23,598,955,327 21,804,399,198 7,507,382,119 46.65 -1,794,556,129 -7.60 3 CP lương cán bộ,CNV 20,658,797,294 24,696,318,713 22,839,815,910 4,037,521,419 19.54 -1,856,502,803 -7.52 4 CP BHXH,B HYT,C.Đ 844,598,612 1,001,949,351 1,019,253,715 157,350,739 18.63 17,304,364 1.73 5 CP DV mua ngoài 19,288,144,583 27,338,473,551 28,282,288,127 8,050,328,968 41.74 943,814,576 3.45 6 CP bằng tiền khác 347,386,196 204,888,767 302,500,224 -142,497,429 -41.02 97,611,457 47.64 C LN& PP LN 27,581,776,404 36,096,338,066 22,236,036,479 8,524,561,662 30.92 -13,860,301,587 -38.40 1 Tổng LN trước thuế 27,581,776,404 36,096,338,066 22,236,036,479 8,524,561,662 30.92 -13,860,301,587 -38.40 2 Thuế thu nhập phải nộp 7,722,897,011 10,106,974,659 6,226,090,214 2,384,077,648 30.87 -3,880,884,445 -38.40 3 LN sau thuế 19,858,879,011 25,989,363,408 16,009,973,132 6,130,484,397 30.87 -9,979,390,276 -38.40 (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) PHỤ LỤC 2 QUY TRÌNH NHẬP HÀNG XUẤT KHẨU VÀO KHO (MỚI) Trình tự công việc Trách nhiệm Mô tả công việc Chứng từ 1 2 3 4 5 - Chủ hàng - Đại lý giao nhận - Chủ hàng - Kho hàng - Kho hàng - Kho hàng - Chủ hàng - FWD - Chủ hàng (CH) - Chủ hàng liên hệ đại lí đăng kí gửi hàng lẻ, nhận và kí Booking note với Đại lý - Chủ hàng trình B/N và TKHQ (1 bản chính và 1 bản sao) cho kho hàng - Kho hàng kiểm tra chứng từ hợp lệ - Kho kiểm tra số lượng, số khối…, cập nhật dữ liệu vào máy sau đó in phiếu nhập kho - Kho tổ chức nhận hàng vào kho - Kho và HQGS kho đóng dấu vào phiếu nhập và TKHQ rằng hàng đã được nhập kho. - Kho lập biên bản hiện trường (được kí giữa kho, KH và FWD) - CH đóng phí CFS, phí lưu kho (nếu có) - CH nhận lại hóa đơn liên 2 (đối với CH đóng tiền trực tiếp theo từng lô hàng), hóa đơn liên 3 (nếu FWD trả phí bốc xếp theo hợp đồng) - Kho lưu lại: B/N, TKHQ bản sao, phiếu nhập và hóa đơn liên1 - Booking note (B/N) - B/N - TKHQ - B/N - TKHQ - Phiếu nhập kho - TKHQ - Phiếu nhập - Biên bản hiện trường - Phiếu nhập - TKHQ Đăng kí gửi hàng lẻ Kiểm tra hồ sơ và cập nhật dữ liệu Nhập hàng vào kho Hoàn thành và đóng phí CFS Trình chứng từ QUY TRÌNH XUẤT HÀNG XUẤT ĐÓNG VÀO CONTAINER (MỚI) Trình tự công việc Trách nhiệm Mô tả công việc Chứng từ 1 2 3 4 5 - Đại lý - Đại lý - Điều độ rỗng - Kho hàng - Đại lý - Điều độ rỗng - Kho hàng - HQGS kho -HQGS kho -Điều độ khu xuất đóng -Kho hàng - Đại lý đưa lệnh cấp rỗng cho kho hàng, đồng thời đại lý cũng lên kế hoạch đóng cont và gửi cho kho hàng và yêu cầu nhân viên kho đóng hàng theo danh sách -Kho tiếp nhận lệnh cấp rỗng của Đại lý và kế hoạch đóng hàng từ Đại lý, đồng thời gửi giấy yêu cầu đến Điều độ rỗng -Kho lập Packing list nộp hãng tàu (nếu có) và cập nhật CMC (phiếu chuyển bãi chờ xuất) - Khi điều độ rỗng tổ chức lấy cont và hạ cont rỗng tại vị trí kho yêu cầu thì kho kiểm tra danh sách,TKHQ, BN đúng và đầy đủ thì chấp nhận xuất hàng - Kho hàng kiểm tra cont trước khi đóng hàng và tác nghiệp tổ chức đóng hàng vào container theo kế hoạch của đại lý dưới sự giám sát của Hải quan kho - Kho hàng ký biên bản đóng hàng với đại lý - Sau khi đã đóng hàng đủ, hải quan kho tiến hành niêm phong Cont - Điều Độ khu Xuất - Đóng tổ chức chuyển cont hàng về bãi chờ xuất - Kho hàng lập phiếu CFS xuất - Lệnh cấp cont rỗng - Lệnh cấp cont rỗng - Packing list - CMC - Bản kế hoạch đóng cont - TKHQ - B/N - Biên bản đóng hàng - Phiếu CFS xuất Niêm phong và chuyển cont về bãi Hoàn thành và lập phiếu xuất Đưa lệnh rỗng & lên kế hoạch đóng cont Kiểm tra chứng từ, cont và tổ chức đóng hàng Tiếp nhận và yêu cầu điều cont rỗng PHỤ LỤC 3 CƯỚC PHÍ TÁC NGHIỆP TẠI KHO VÀ LƯU KHO (Đính kèm) PHỤ LỤC 4 CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG XUẤT CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG NHẬP (Đính kèm)