Thực trạng và một số giải pháp nhằm duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty UNIGEN Việt Nam

ng, phòng sản xuất công ty Unigen, 2010) Yêu cầu sản phẩm Kiểm tra chức năng Sản phẩm thỏa mãn khách hàng Tiếp nhận kiểm tra Kiểm tra kem hàn Hàn Hàn in Lấy mẫu kiểm tra Kiểm tra Kiểm tra lần cuối Kiểm tra ngoại quan Rửa linh kiện Gắn linh kiện Đóng gói Gắn linh kiện Hình 2.3 Sơ đồ công nghệ lắp ráp bo ( Nguồn Trần Cẩm Hằng, phòng sản xuất công ty Unigen, 2010) 2.1.3.2 Đặc điểm công nghệ sản xuất Unigen là công ty sản xuất, lắp ráp gia công các linh kiện điện tử, bo mạch. Đồng thời công ty được thành lập năm 2005, nên các máy móc trong dây chuyền sản xuất còn hoạt động tương đối tốt. Các máy móc trong dây chuyền sản xuất có công nghệ tiên tiến hiện đại với các dòng sản phẩm có thương hiệu như: Panasonic, Kilew,Techwin,….cho bốn line SMT đơn và 2 line SMT kép, một dàn máy hiệu Juki cho line SMT đơn, cùng những hiệu máy khác như Den on BGA rework, Focalsport X Ray….nhập từ Singapore, Mỹ, Nhật. Ngoài máy móc sản xuất chính, công ty còn được trang bị dụng cụ chống tĩnh điện tốt, qui trình công nghệ khép kín từ đầu vào đến đầu ra. 2.1.3.3 Đặc điểm thị trường Khách hàng chủ yếu của công ty hiện nay là các công ty sản xuất linh kiện điện tử, điện máy, phân phối đều cho thị trường trong và ngoài nước. Đối với thị trường ngoài nước, công ty đang tập trung mạnh cho tập đoàn google (Mỹ). Còn lại tập trung vào một số nước như Anh, Nhật, Hàn, Trung Quốc. Hiện nay sản phẩm của công ty chiếm 59.8% là xuất khẩu. Thị trường nội địa công ty đánh mạnh vào các công ty ở VSIP I, khu công nghệ cao và các công ty lớn như Viettel, Sony, SamSung,….Ở thị trường trong nước, công ty không chỉ cung cấp Ram, mà còn cung cấp các mặt hàng khác như thẻ nhớ, card, hoặc gia công theo yêu cầu của khách hàng. 2.1.3.4 Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty nằm trong khu chế xuất, nên được ưu đãi về thuế suất khi nhập khẩu nguyên vật liệu. Nguồn nguyên vật liệu đa dạng từ các nguồn trong và ngoài nước. Nguồn nguyên vật liệu của công ty có hai loại chính đó là: Nguyên vật liệu chính: linh kiện, kem hàn, dây chì,.. Nguyên vật liệu phụ: giấy lau, vòng đo tĩnh điện, chất xúc tác, nước rửa,… 2.2 Giới thiệu về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Unigen Việt Nam năm 2010 Công ty áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để chứng minh khả năng của công ty cung cấp sản phẩm một cách ổn định, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Công ty đảm bảo việc thỏa mãn khách hàng thông qua việc áp dụng có hiệu lực HTQLCL bao gồm cả cải tiến và phòng ngừa sự không phù hợp. Công ty thành lập ban ISO có sơ đồ tổ chức như sau (Hình 2.4) Hình 2.4 Sơ đồ tổ chức bộ phận chất lượng Trưởng ca sản xuất C Tổ Trưởng chất lượng A Ca sản xuất B GĐ Chất Lượng Kỹ sư chất lượng Ca sản xuất C Giám sát chất lượng Ca sản xuất A Thư ký chất lượng Trưởng ca sản xuất B Trưởng ca sản xuất A Nhân viên kiểm tra đầu vào và hiệu chuẩn thiết bị Tổ trưởng sản xuất A Tổ Trưởng chất lượng B Tổ Trưởng chất lượng C Công nhân chất lượng A Công nhân chất lượng C Công nhân chất lượng B Tổ trưởng sản xuất B Tổ trưởng sản xuất C Kiểm soát hệ thống tài liệu (Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng công ty Unigen năm 2010) Ngoài ra, công ty đưa ra chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, và các qui trình, thủ tục để thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 2.2.1 Chính sách chất lượng của công ty Unigen Việt Nam Chính sách chất lượng của công ty Unigen Việt Nam là : “KHÁCH HÀNG LÀ HÀNG ĐẦU” Chúng tôi- những người quản lý và nhân viên của công ty Unigen Việt Nam cam kết: Thực hiện theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và khách hàng Liên tục nâng cao hiệu quả của hệ thống để có thể cung cấp sản phẩm, đáp ứng sự tin tưởng của khách hàng và xã hội. Từ chính sách chung của công ty, trong từng năm công ty có những mục tiêu chất lượng cho phòng ban mình. 2.2.2 Mục tiêu chất lượng của công ty Unigen Việt Nam năm 2010 - Áp dụng hiệu quả HTQLCL đạt 100% - Doanh thu của công ty năm 2010 tăng 20% so với năm 2009 - Số lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn chiếm tỷ lệ 99% và tỷ lệ phế phẩm giảm còn 1% - Số phàn nàn của khách hàng không vượt quá 12 lần/ năm - Đảm bảo 100% đủ và đúng chất lượng NVL đáp ứng cho sản xuất - Máy móc thiết bị hoạt động 98% 2.2.3 Các giải pháp cho mục tiêu chất lượng công ty đề ra năm 2010 Công ty tiến hành một số bước cần thiết cho kế hoạch thực hiện mục tiêu trên STT Mục tiêu Biện pháp thực hiện Thời gian Nguời thực hiện 1 Áp dụng hiệu quả HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong năm 2010 đạt 100% -Xây dựng các thủ tục phù hợp với hoạt động của công ty -Tiến hành đánh giá nội bộ 2lần/năm Cả năm Tất cả các CNV 2 Doanh thu của công ty năm 2010 tăng 20% so với năm 2009 -Nâng cao chất lượng sản phẩm - Đảm bảo thỏa mãn khách hàng Cả năm Phòng kinh doanh 3 Số luợng sản phẩm đạt tiêu chuẩn chiếm tỷ lệ 99% và tỷ lệ phế phẩm giảm còn 1% -Chọn đúng NVL khi đưa vào sản xuất -Kiểm soát sản phẩm từ đầu vào đến đầu ra -Phân loại sản phẩm không phù hợp Cả năm BGĐ/ĐDLĐ Phòng sản xuất Phòng chất lượng 4 Số khiếu nại của khách hàng không vượt quá 12 lần/năm -Kiểm tra chất lượng sản phẩm truớc khi giao hàng -Kiểm soát và theo dõi đơn hàng -Ghi nhận, khắc phục những thông tin phản hồi của khách hàng Cả năm BGĐ/ĐDLĐ Bộ phận sản xuất/ phòng kinh doanh 5 Đảm bảo 100% đủ và đúng chất luợng NVL đáp ứng cho sản xuất -Cân đối giữa kế hoạch và tồn kho -Kiểm tra lượng tồn kho an toàn -Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng Cả năm Phòng thu mua 6 Máy móc thiết bị hoạt động 98% -Thực hiện bảo trì máy móc thiết bị định kỳ theo kế hoạch -Sửa chữa khắc phục máy móc khi có sự cố trong thời gian ngắn nhất và hiệu quả nhất Cả năm Phòng kĩ thuật 2.2.4 Hệ thống tài liệu công ty áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của công ty Unigen Việt Nam - Danh mục các qui trình của công ty Unigen Việt Nam STT Tên tài liệu Tài liệu chi tiết Số hiệu Điều khoản 1 Thủ tục xem xét lãnh đạo Biên bản cuộc họp xem xét của lãnh đạo USN01-01 5.6 2 Thủ tục bán hàng 1.Sổ theo dõi thông tin khách hàng 2.Phiếu giải quyết yêu cầu khách hàng 3.Phiếu xử lý khiếu nại khách hàng 4.Phiếu theo dõi sản phẩm trả lại USN02-01 USN02-02 USN02-03 USN02-04 7.2 3 Thủ tục kiểm soát tài liệu 1.Phiếu phát hành tài liệu 2.Danh mục tài liệu nội bộ 3.Danh mục tài liệu bên ngoài USN03-01 USN03-02 USN03-03 4.2.3 4 Thủ tục kiểm soát hồ sơ Danh sách hồ sơ chất lượng USN04-01 4.2.4 5 Thủ tục mua hàng hóa và dịch vụ 1.Đơn đặt hàng 2.Giấy đề nghị mua vật tư 3.Phiếu kiểm tra sản phẩm mua USN05-01 USN05-02 USN05-03 7.4 6 Thủ tục đánh giá nhà cung cấp 1.Phiếu đánh giá nhà cung cấp chính 2.Danh sách nhà cung cấp chính được duyệt 3.Sổ theo dõi nhà cung chính USN06-01 USN06-02 USN06-03 7.4.1 7 Thủ tục đào tạo 1.Phiếu đề nghị đào tạo 2.Bảng đánh giá kết quả đào tạo USN07-01 USN07-02 6.2 8 Thủ tục bảo trì 1.Danh mục và kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị 2.Nhật ký bảo trì- sửa chữa 3.Phiếu yêu cầu sửa chữa USN08-01 USN08-2 USN08-3 6.3 9 Thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp 1.Phiếu theo dõi sản phẩm KPH 2.Bảng thống kê tình hình chất lượng sản phẩm KPH USN09-01 USN09-02 8.3 10 Thủ tục khắc phục phòng ngừa 1.Phiếu hành động khắc phục phòng ngừa 2.Phiếu theo dõi hoạt động phòng ngừa USN10-01 USN10-02 8.5 11 Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu, vật tư 1.Phiếu nhập kho NVL 2.Phiếu xuất kho NVL 3.Báo cáo tồn kho NVL tháng USN11-01 USN11-02 USN11-03 7.5.5 12 Thủ tục đáng giá nội bộ 1.Kế hoạch ĐGNB 2.Chương trình ĐGNB 3.Báo cáo ĐGNB USN12-01 USN12-02 USN12-03 8.2.2 13 Thủ tục kiểm soát theo dõi thiết bị tĩnh điện Danh mục và kế hoạch hiệu chuẩn máy móc thiết bị USN13-01 7.6 2.3 Kết quả hoạt động của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Unigen Việt Nam năm 2010 Để đánh giá hiệu quả hoạt động của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại công ty Unigen Việt Nam năm 2010. Công ty cũng tiến hành đánh giá nội bộ 2lần/năm. Cuộc đánh giá lần một tháng 06/2010 và tháng 12/2010. Đánh giá nội bộ được thực hiện để xác định: - Mức độ thực hiện từng mục tiêu chất lượng - Mức độ thực hiện và tình phù hợp các tài liệu quản lý đã phê duyệt ban hành. - Các hành động khắc phục phòng ngừa qua mỗi lần đánh giá nội bộ Qua cuộc đánh giá nội bộ chúng ta thấy được việc thực hiện từng mục tiêu, mức độ phù hợp của tài liệu và các hành động khắc phục phòng ngừa qua mỗi lần đánh giá của công ty Unigen như thế nào? Có đạt những gì công ty và tiêu chuẩn ISO đề ra không? 2.3.1 Đánh giá việc thực hiện các mục tiêu Mục tiêu chất lượng của công ty được thể hiện qua bảng thống kê kết quả mục tiêu chất lượng của các phòng ban (Bảng 2.1) Bảng 2.1 Bảng thống kê mục tiêu các phòng ban (Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010) 2.3.1.1 Đánh giá kết quả kinh doanh Sau khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào HTQLCL của công ty Unigen Việt Nam từ tháng 3/2009, chúng ta thấy doanh thu công ty tăng rõ rệt. Năm 2009 tăng 36984 triệu đồng hay tăng 10 % so với năm 2008. Năm 2010 doanh thu tăng 69160 triệu đồng hay tăng 17% so với năm 2009. Bên canh đó, năm 2010 HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, phát huy tác dụng đã làm cho doanh thu tăng lên nhưng chi phí lại giảm 218 triệu đồng ứng với giảm 0.58% so với năm 2009. Điều này làm cho lợi nhuận công ty cũng tăng lên 12659 triệu đồng so với năm 2009. Tuy nhiên, mục tiêu công ty đưa ra là doanh thu năm 2010 tăng 20% so với năm 2009, mục tiêu này công ty không thực hiện đuợc thể hiện qua bảng kết quả kinh doanh của công ty qua các năm (Bảng 2.2) Bảng 2.2 Kết quả kinh doanh của công ty Unigen Việt Nam qua các năm ĐVT: Triệu đồng Khoản mục Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Chênh lệch Tỷ lệ Năm 2009 so với năm 2008 Năm 2010 so với năm 2009 Năm 2009 so với năm 2008 Năm 2010 so với năm 2009 Doanh thu thuần 369837 406821 475981 36984 69160 110% 117% Tổng chi phí 351001 382975 380757 31974 (218) 109.1% 99.42% Lợi nhuận trước thuế 18.836 23846 95224 5010 71378 126.6% 399.33% Lợi nhuận sau thuế 14127 17884 71418 3757 53534 126.6% 399.3% (Nguồn Lê Hữu Cao Sơn, phòng kinh doanh, năm 2010) 2.3.1.2 Đánh giá sản phẩm không phù hợp Cũng như kết quả kinh doanh, sau khi áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, việc thực hiện sản xuất và ghi nhận những kết quả theo dõi sản phẩm được rõ ràng và đầy đủ. Một phần nào hạn chế được những lỗi gây ra cho sản phẩm trong lúc sản xuất và tạo thành phẩm. Qua bảng số liệu bảng thống kê chất lượng sản phẩm bo mạch của công ty qua các năm và các tháng trong năm 2010 (Bảng 2.3), chúng ta thấy được, tình hình chất lượng sản phẩm năm 2010 đuợc nâng lên. Số sản phẩm đạt loại I tăng lên 60063 bo so với năm 2009 hay tăng 12.15% so với năm 2009. Mặt khác tỷ lệ phế phẩm trong các tháng của năm 2010 cũng có xu huớng giảm dần (Bảng 2.4 & bảng 2.5). Bảng 2.3 Bảng thống kê chất lượng sản phẩm bo mạch của công ty qua các năm ĐVT:1000 bo Sản phẩm Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Chênh lệch năm 2010 với 2009 Tổng số bo 397706 520405 568120 47715 Loai I 367185 (92.33%) 494524 (95.03%) 554587 (97.62%) 60063 (112.15%) Phế phẩm 9528 (2.40%) 7913 (1.52%) 6981 (1.23%) (932) (88.22%) Sai hỏng 30521 (7.67%) 25881 (4.97%) 13533 (2.38%) (12348) (52.29%) (Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010) Bảng 2.4 Bảng thống kê chất lượng sản phẩm qua 6 tháng đầu năm 2010 ĐVT: 1000 bo Tháng 01 02 03 04 05 06 Tổng 47059 47901 47639 47159 47175 47995 Loại I 45871 (97.24%) 46608 (97.30%) 46385 (97.37%) 45890 (97.31%) 46663 (98.91%) 46441 (96.76%) Phế phẩm 696 (1.48%) 692 (1.44%) 653 (1.37%) 613 (1.30%) 770 (1.63%) 620 (1.29%) (Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010) Bảng 2.5 Bảng thống kê chất lượng sản phẩm qua 6 tháng cuối năm 2010 ĐVT: 1000 bo Tháng 07 08 09 10 11 12 Tổng 47521 46792 46964 46801 47955 47159 Loại I 46431 (97.71%) 45739 (97.75%) 45937 (97.81%) 45564 (97.36%) 46868 (97.73%) 46190 (97.95%) Phế phẩm 492 (1.04%) 452 (0.97%) 471 (1.0%) 635 (1.36%) 523 (1.09%) 364 (0.77%) (Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010) Qua bảng thống kê chất lượng từng tháng trong năm 2010, tình hình chất lượng sản phẩm bo mạch của công ty ngày càng được nâng cao.Tuy nhiên vẫn có một số tháng còn cao so với mục tiêu đề ra. Như vậy, tỷ lệ phế phẩm của công ty năm 2010 là 1.23% và tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu (loại I) chiếm 97.62%. Như vậy, mục tiêu thứ 3 của công ty cũng chưa thể đạt được. 2.3.1.3 Đánh giá sự thỏa mãn khách hàng Qua bảng thống kê khiếu nại của khách hàng và thị trường trong năm 2010, ta thấy được mục tiêu thứ 4 của công ty đề ra: số phàn nàn của khách hàng không quá 12 lần/năm, đạt yêu cầu, vì trong năm công ty chỉ có 3 lần/năm. Điều này thể hiện công ty thực hiện tốt nguyên tắc đầu tiên và điều khoản 5.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là hướng vào khách hàng (Bảng 2.6) Bảng 2.6 Bảng báo các thống kê khiếu nại của khách hàng và thị trường (Nguồn Lê Hữu Cao Sơn,phòng kinh doanh, năm 2010) 2.3.1.4 Đánh giá sự đáp ứng của nhà cung ứng - Hầu hết các nhà cung ứng đều đáp ứng được chất lượng đầu vào giá cả phù hợp, đáp ứng tiến độ giao hàng, kịp tiến độ sản xuất, có điều chỉnh kịp thời khi có yêu cầu mới hay thông báo mới của công ty. Công ty cũng thường xuyên theo dõi nhà cung ứng (Bảng 2.7). - Quá trình mua hàng được thực hiện theo đúng yêu cầu trong thủ tục mua hàng. - Ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp chính - Tuy nhiên, vẫn trường hợp không đáp ứng đúng chất lượng như đơn đặt hàng, và một nhà cung cấp ở nước ngoài giao hàng trễ 2 ngày, đã gây ảnh hưởng đến tình hình sản xuất và chất lượng sản phẩm (bảng 2.7) Mục tiêu thứ 5 của công ty không đạt, vì đã có một số nhà cung ứng không đạt yêu cầu. Công ty cũng đã thực hiện đúng nguyên tắc 8: quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng và điều khoản 7.4.2 ghi nhận đầy đủ thông tin mua hàng. Nhưng cũng đã vi phạm thủ tục số 5: thủ tục mua hàng (USN05-3) không kiểm tra sản phẩm mua. Bảng 2.7 Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ bộ phận thu mua (Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010) 2.3.1.5 Đánh giá máy móc thiết bị Do công ty mới thành lập, nên máy móc tương đối hoạt động tốt, với hết công suất. Các nhân viên kỹ thuật thực hiện các lịch bảo trì và ghi nhận kết quả bảo trì theo đúng như các qui trình thủ tục đề ra và có sửa chữa kịp thời khi có sai hỏng. Điều này thể hiện qua bảng đánh giá nội bộ của công ty Unigen (bảng 2.8)Mục tiêu thứ 6 của công ty đã đạt như công ty đã đề ra, máy móc hoạt động 98%. Bảng 2.8 Bảng báo cáo ĐGNB phòng kĩ thuật (Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010) * Tóm lại, qua các đánh giá các mục tiêu trên của công ty, trong 6 mục tiêu công ty đặt ra trong năm 2010, chỉ có 3 mục tiêu đạt, còn lại 3 mục tiêu chưa đạt, cần được xem xét nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục. 2.3.2 Đánh giá mức thực hiện các tài liệu ban hành và tính phù hợp của các tài lịêu Qua việc đánh giá nội bộ và đánh giá các mục tiêu của công ty chúng ta nhận thấy một số qui trình, thủ tục bị vi phạm và một số thủ tục thiếu cần phải bổ sung (Bảng 2.9 & bảng 2.10) Thiếu phiếu ghi nhận sản phẩm kiểm tra sản phẩm trong tháng 7,8,9 của năm 2010 ở phòng sản xuất, với lý do hết sổ ghi nhận kết quả kiểm tra sản phẩm. Nhưng Quản Đốc phân xuởng lại bảo điều này khách hàng cũng không yêu cầu và đã giao hàng cho khách hàng mà chẳng có khiếu nại gì về sản phẩm. Điều này vi phạm điều khoản 8.2.4 trong tiêu chuẩn ISO. Ngoài ra, cũng trong bộ phận này, có 6 tài liệu do công ty bị thất lạc nên đã copy từ bộ phận khác để ghi nhận kết quả, nhưng không ghi vào danh mục tài liệu của bộ phận mình. Đây là một điều cần phải cập nhật thường xuyên để dễ dàng quản lý tài liệu hơn (điều khoản 4.2.3). Biện pháp chống tĩnh điện của công ty được triển khai, nhưng chưa chú trọng và đo độ tĩnh điện của các dụng cụ trong lúc công nhân sử dụng sản xuất, thiếu phiếu theo dõi các dụng cụ chống tĩnh điện. Không chỉ bộ phận sản xuất, bộ phận thu mua cũng bị vi phạm: thiếu phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi mua (điều khoản 7.4.3 và thủ tục số 6 của danh mục tài liệu trong công ty) và thiếu phiếu đánh giá nhà cung cấp phụ (điều khoản 4.2.3) Chúng ta thấy trong danh mục tài liệu của công ty có thủ tục đào tạo (thủ tục thứ 7 và điều khoản 6.2), nhưng gần như một năm qua công ty chưa tổ chức cuộc đào tạo nào cho các công nhân mới hay công nhân cũ về chất lượng cũng như chuyên môn. Bảng 2.9 Bảng báo cáo ĐGNB của phòng thu mua (Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010 ) Bảng 2.10 Bảng kết quả ĐBNB của phòng sản xuất (Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010) 2.3.3 Sự khắc phục phòng ngừa qua mỗi lần đánh giá nội bộ Sau cuộc đánh giá nội bộ các bộ phận đã nhận thấy được những điểm không phù hợp và nhận ra nguyên nhân gây ra sự thiếu xót của bộ phận mình và sẽ khắc phục trong thời gian đã ký xác nhận trong phiếu đánh giá nội bộ. Sau khi cuộc đánh giá kết thúc, giám đốc chất lượng tổ chức cuộc họp kết thúc, để thảo luận và đưa ra các giải pháp khắc phục sự không phù hợp và có biện pháp phòng ngừa Mặt khác đánh giá viên cùng thảo luận với các phòng ban vi phạm, tùy vào tính chất và mức độ nghiêm trọng để đưa ra thời gian đánh giá lại. * Tóm lại, toàn bộ HTQLCL của công ty hoạt động chưa tốt sau khi có chứng nhận ISO 9001:2008 năm 2009. Điều này được thể hiện qua cuộc đánh giá nội bộ về các mục tiêu đặt ra của công ty và sự phù hợp của các tài liệu, cũng như sự khắc phục các lỗi đã vi phạm. Đây cũng là nguyên nhân công ty không đạt được mục tiêu đầu tiên của công ty đề ra. Công ty có thực hiện theo các yêu cầu, nguyên tắc, điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, nhưng chưa thực hiện được tốt, nếu không có biện pháp khắc phục thì sẽ làm cho HTQLCL của công ty bị đứt đoạn. Tuy nhiên, để giúp công ty có những biện pháp khắc phục, chúng ta cần tìm nguyên nhân của những hạn chế mà công ty đang gặp phải. 2.4 Những hạn chế và nguyên nhân gây ra hạn chế trong HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của công ty Unigen Việt Nam. Chúng ta có thể nhìn thấy những hạn chế và nguyên nhân gây ra hạn chế trong bảng tóm tắt như sau: STT Hạn chế trong HTQLCL của công ty Unigen Nguyên nhân Giải pháp 1 Việc thực hiện 6 mục tiêu chất lượng năm 2010 chỉ đạt 3 mục tiêu: - Mục tiêu tăng doanh thu 20% so với năm 2009 không đạt - Đưa ra chỉ tiêu cao so với năng lực và tình hình kinh tế của công ty và thị trường năm 2010 - Nguyên vật liệu đầu vào không đảm bảo -Sản phẩm không phù hợp còn cao - Ban lãnh đạo xem xét nguyên nhân và đưa ra chỉ tiêu thích hợp trong năm 2011 - Thường xuyên họp xem xét lãnh đạo Mục tiêu số lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn chiếm 99% và tỷ lệ phế phẩm giảm còn1% -Do nguyên vật liệu đầu vào không đảm bảo - Chưa trao đổi thông tin giữa các phòng ban - Một số phòng ban vi phạm thủ tục của công ty và điều khoản trong ISO - Chưa thực hiện tốt công tác phòng ngừa - Lãnh đạo cấp trung gian và công nhân chưa hiểu rõ tác dụng của chất lượng và thực hiện chưa tốt - Dùng các công cụ hổ trợ (biểu đồ pareto, xương cá,..) để khắc phục lỗi - Thực hiện tốt công tác phòng ngừa - Kiểm tra nghiêm ngặt các qui trình thủ tục đã soạn thảo trong công tác quản lý chất lượng -Nâng cao công tác đào tạo cho CBNV về chất lượng - Thực hiện tốt và tăng cường công tác đánh giá nội bộ Mục tiêu đảm bảo đủ và đúng chất lượng 100% NVL - Một số phòng thực hiện chưa tốt công tác chất lượng -Ý thức về chất lượng của CBNV chưa cao -Thực hiện phòng ngừa - Nâng cao chất lượng NVL - Nâng cao hiệu quả công tác đánh giá nội bộ 2 Một số thủ tục vi phạm và còn thiếu trong danh mục tài liệu cần bổ sung: Nhận thức của CBNV chưa cao về chất lượng -Bổ sung các qui trình nêu thiếu nêu trong ĐBNB của công ty - Nâng cao hiệu quả công tác quản lý - Bổ sung thủ tục phòng chống tĩnh điện 3 Tính khách quan am hiểu của nhân viên đánh giá nội bộ chưa cao -Các nhân viên đánh giá nội bộ chưa thực sự hiểu và muốn tham gia công tác này - Chưa thể hiện tính chuyên nghiệp trong quá trình đánh giá - Nâng cao hiệu quả công tác đánh giá nội bộ 4 Môi truờng làm việc bên trong của công ty chưa thực sự tốt -Công ty chưa quan tâm đến tâm lý XH của nhân viên - Môi truờng làm việc chưa được hệ thống và gọn sạch - Công ty có chính sách khen thưởng và quan tâm đến nhân viên hơn nữa - Thực hiện phương pháp 5S Từ bảng tổng hợp những nguyên nhân của hạn chế nêu trên, chúng ta thấy được các nguyên nhân chính có thể tập trung ở 4 nguyên nhân chính sau: Trách nhiệm của lãnh đạo và phương pháp quản lý: Khi áp dụng ISO 9001:2008, cán bộ lãnh đạo trong công ty phải chịu nhiều áp lực về lợi nhuận hơn nên dễ nảy sinh những lực cản nhất định về phía đội ngũ lãnh đạo. Chưa đưa ra mục tiêu phù hợp với năng lực công ty, và chưa thực hiện tốt công tác quản lý về chất lượng Phụ trách các đơn vị sản xuất chưa làm tròn vai trò quản lý chung của đơn vị mình (chưa phân, giao phù hợp lĩnh vực quản lý trong ngày: chất lượng – hiệu quả - giao hàng – quản lý nhân sự - an toàn). Tại một số đơn vị chưa coi trọng quản lý chất lượng trong quá trình sản xuất, có tâm lý ỷ lại vào nhân viên kiểm cuối cùng Nhân viên các phòng ban: hầu hết mới chỉ dừng lại có đầy đủ báo cáo mang số liệu thống kê, thiếu phân tích,… Hầu hết chưa coi trọng cải tiến, đề xuất hàng ngày Sự trao đổi thông tin nội bộ chưa được thực hiện Nhận thức của người lao động: Phần lớn làm việc theo thói quen hoặc suy nghĩ chủ quan là chính, ít quan tâm và chú ý nhiều đến qui định, thủ tục hay các hướng dẫn và đặc biệt là chưa coi trọng cải tiến và đề xuất hàng ngày,… Chưa thuần thục áp dụng hoặc cải tiến các thủ tục, biểu mẫu, chưa làm việc theo nhóm Chưa được đào tạo thường xuyên cho nhân viên mới về chuyên môn và chất lượng Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu đầu vào chưa tốt Nhà cung ứng của công ty hầu như là những nhà cung ứng nước ngoài: Hàn Quốc, Singapore, Nhật,…, tuy có chất lượng nguyên vật liệu tốt, đạt yêu cầu đề ra nhưng vì quá xa nên khâu vận chuyển đã làm tăng chi phí của công ty và trễ thời gian giao hàng Thiết bị công nghệ và môi truờng làm việc: Đối với hệ thống các thiết bị công nghệ được sử dụng tại công ty, có thể thấy công ty đang ngày càng đổi mới các dây chuyền sản xuất hiện đại, công suất cao để tăng hiệu quả sản xuất, tuy nhiên trong công ty: Các công cụ hỗ trợ tĩnh điện chưa được kiểm tra thường xuyên Có nhiều tâm lý ỷ lại vào máy móc thiết bị còn hoạt động tốt nên không thường xuyên kiểm tra, điều này cũng gây ảnh hưởng một phần tới chất lượng sản phẩm Từ những phân tích về tình hình thực tế về HTQLCL của công ty Unigen Việt Nam, chúng ta thấy được nhiều kết quả mà toàn thể nhân viên công ty cố gắng đạt được. Bên cạnh đó ta cũng phát hiện nhiều hạn chế và những nguyên nhân gây ra hạn chế. Làm gì để HTQLCL của công ty được duy trì và cải tiến. Điều này cần công ty phải đưa ra nhiều giải pháp, cùng nhau quyết tâm thực hiện qua phương hướng và mục tiêu của công ty năm 2011. Thấy được những hạn chế, bản thân em cũng có một vài giải pháp kiến nghị giúp công ty có thể duy trì cũng như cải tiến hơn nữa HTQLCL tại công ty. Đó là nội dung chính sẽ được trình bày trong chương 3: Một số giải pháp nhằm duy trì và cải tiến HTQLCL tại công ty Unigen Việt Nam. CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 Ở CÔNG TY UNIGEN VIỆT NAM 3.1 Mục tiêu và phương hướng cải tiến HTQLCL của công ty Unigen Việt Nam năm 2011 Dựa trên chính sách chất lượng đã đề ra, công ty Unigen đã đề ra những mục tiêu chất lượng trong năm 2011: - Mục tiêu phát triển chung của công ty: + Xây dựng công ty Unigen Việt Nam trở thành một trong những công ty sản xuất bo mạch chủ yếu của Việt Nam. + Doanh thu công ty tăng 20% so với năm 2010 + Có ít nhất 15 sáng kiến cải tiến liên quan tới kĩ thuật, chất lượng và hợp lý hóa sản xuất. + Bố trí lại dây chuyền sản xuất với dây chuyền công nghệ mới. Đẩy mạnh hoạt động khoa học kỹ thuật theo hướng tăng cường và áp dụng tự động hóa, nâng cao chất lượng sản phẩm, sản phẩm có đủ khả năng cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước. Mục tiêu chất lượng: Duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đạt 99% Giảm tỷ lệ sản phẩm sai hỏng xuống còn 1%. Tỷ lệ sản phẩm đạt từ 99% trở lên ngay từ lần kiểm tra đầu tiên. Số phàn nàn của khách hàng 8 lần/ năm Phương hướng duy trì HTQLCL của công ty Unigen Việt Nam Đảm bảo các mục tiêu chất lượng đã đề ra và thỏa mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng. Có những giải pháp cải tiến HTQLCL theo đúng tinh thần cải tiến liên tục của ISO 9001:2008 Kết hợp một số công cụ quản lý chất lượng 5S, 7 tools,…. 3.2 Những giải pháp nhằm duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Để đáp ứng mục tiêu chất lượng cũng như nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác chất lượng, đòi hỏi công ty Unigen Việt Nam phải có những giải pháp nhằm duy trì và cải tiến HTQLCL của mình theo đúng tinh thần cải tiến liên tục của ISO 9001:2008. Trên phương hướng chung là từ những ưu nhược điểm đã phân tích chỉ rõ ở từng khâu của qui trình chất lượng để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm phát huy hơn nữa những ưu điểm, hạn chế khắc phục nhược điểm của HTQLCL. Những giải pháp đưa ra trước hết là bổ sung vào hệ thống qui trình, thủ tục trong HTQLCL hiện tại cho phù hợp với thực tiễn mới của hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế đến là các giải pháp vận dụng tốt HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào các quá trình tác nghiệp, nói cách khác là giúp công ty Unigen Việt Nam thực hiện trọn vẹn, đầy đủ những gì đã viết ra. Cuối cùng là những đề xuất nhằm duy trì HTQLCL tại công ty Unigen, không chỉ dừng lại ở việc đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2008 mà ngày càng được cải tiến hơn. 3.2.1 Những giải pháp của công ty đề ra trong tổ chức thực hiện Qua cuộc đánh giá nội, công ty nhận thấy một số hạn chế, đề ra một số biện pháp khắc phục: 3.2.1.1 Tăng cường họp xem xét lãnh đạo Công ty nên áp dụng phương pháp này bởi những lý do sau: - Do tuân thủ nguyên tắc thứ 2 và điều khoản 5.6 của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là lãnh đạo cao nhất cần có sự xem xét HTQLCL, để đảm bảo nó luôn thích hợp - Chưa có sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban trong tổ chức với nhau - Do xuất phát từ thực tế hoạt động và vai trò của lãnh đạo công ty đang gặp vấn đề. Đây là một trong những nguyên nhân chính gây nên sự không đạt được những mục tiêu đã đề ra năm 2010 Để giải quyết những vần đề này, công ty cần thực hiện các bước sau: - Thường xuyên họp xem xét của lãnh đạo - Lãnh đạo cao nhất thiết lập các quá trình trao đổi thông tin thích hợp - Phân tích tình hình thực tế công ty và thị trường, từ đó đưa ra các mục tiêu phù hợp với công ty mình Thực hiện tốt các bước trên công ty sẽ đạt được những lợi ích: Các thông tin được trao đổi, các phòng ban hổ trợ cho nhau những thiếu xót. Đảm bảo toàn bộ hệ thống hoạt động tốt. Từ đó, việc đưa ra và thực hiện mục tiêu chất lượng cũng thuận lợi 3.2.1.2 Thực hiện nghiêm ngặt các qui trình, thủ tục đã soạn thảo, đồng thời bổ sung một số thủ tục còn thiếu Từ những hạn chế và nguyên nhân hạn chế trong HTQLCL của công ty. Công ty thấy được những qui trình chưa được thực hiện đúng và trong đó có một số thủ tục cần nên bổ sung thêm. Như vậy sẽ mang tính chặt chẽ hơn cho thủ tục qui trình viết ra Công ty đã có những giải pháp cụ thể như sau: - Các bộ phận bị đánh giá không phù hợp phải tích cực khắc phục và bổ sung ngay các qui trình thủ tục không phù hợp hay còn thiếu trong thời gian qui định - Tìm ra nguyên nhân và có biện pháp kiểm điểm những bộ phận chưa thực hiện đúng qui trình - Các bộ phận cần ghi những điều sẽ làm, làm những điều đã ghi và kiểm tra những điều đã làm - Các biện pháp khen thưởng và khiển trách các phòng ban không tuân thủ các thủ tục qui trình - Bổ sung một số thủ tục như: Đánh giá nhà cung cấp phụ, kiểm kê kho và kiểm soát hồ sơ chất lượng. Đây là những thủ tục không kém phần quan trọng, nhưng đã thiếu trong thực hiện mục tiêu năm 2010, đây cũng chính là nguyên nhân gây ra sự không đạt yêu cầu của mục tiêu đã đề ra. Thực hiện tốt và nghiêm ngặt các qui trình và thủ tục đề ra sẽ : - Góp phần đạt được những mục tiêu đề trong năm 2011 - HTQLCL được duy trì và hoàn thiện hơn - Tài liệu được quản lý tốt và dễ dàng thực hiện những thủ tục, qui trình đề ra 3.2.1.3 Nâng cao chất lượng NVL - Nguyên vật liệu là yếu tố quyết định chất lượng sản phẩm. Muốn nâng cao chất lượng sản phẩm thì phải nâng cao chất lượng NVL - Thực trạng tình hình chất lượng sản phẩm của công ty vẫn còn có những sai hỏng, nguyên nhân chính do chất lượng NVL chưa được đảm bảo. Công ty muốn nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm tỷ lệ phế phẩm trong quá trình sản xuất thì phải nâng cao chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Đó là lý do mà chúng ta cần quan tâm đến vấn đề nâng cao chất lượng NVL. Nhưng thực hiện ra sao và làm như thế nào? Dưới đây là các bước cần thực hiện để nâng cao chất lượng NVL - Công ty đã có qui trình chọn nhà cung cấp chính và những quan hệ lâu nay của phòng thu mua và nhà cung ứng, nên đã tin vào chất lượng nguyên vật liệu đầu vào không kiểm tra lại chất lượng sản phẩm trước khi đưa vào sản xuất. Lúc đó có sự cố xảy ra mới truy tìm nguyên nhân lại và tìm nhà cung ứng thay thế, trong khi hàng ngày công ty vẫn chưa tìm nhà cung cấp dự phòng, để đánh giá chất lượng sản phẩm cũng như trình duyệt. Trong công tác này công ty nên xem xét và bổ sung một số qui trình cần thiết: Qui trình tìm nhà cung cấp phụ, phiếu danh sách nhà cung cấp phụ được phê duyệt - Mặt khác công ty nên coi nhà cung ứng cũng là một bộ phận của công ty. Vì có như thế mới nâng cao chất lượng NVL. - Đồng thời để đảm bảo tốt NVL, tránh hao hụt và thiệt hại, nên kiểm tra thường xuyên kho bãi nhiệt độ, độ ẩm khoảng cách giữa các NVL để tránh việc hư hại đáng tiếc. Những lợi ích mang lại cho việc thực hiện các biện pháp trên: - Hoàn thiện HTQLCL của công ty - Giúp cho việc kiểm soát NVL đầu vào được kiểm tra chặt chẽ hơn. - Đáp ứng kịp thời về NVL cho sản xuất, và hạn chế thời gian chờ NVL - Tránh hao hụt và thiệt hại về NVL, và giảm thiểu chi phí 3.2.1.4 Áp dụng một số công cụ cải tiến chất lượng vào hoạt động chất lượng và HTQLCL của công ty Từ thực trạng đã phân tích của công ty, chúng ta thấy công ty cũng đã áp dụng những phương pháp để xác định, phân tích nguyên nhân của những sai sót như dùng phiếu thu thập và ghi chép dữ liệu, và các biểu đồ để so sánh với mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên, chúng ta có thể dùng những công dụng trên kết hợp với một số công cụ khác như dùng biểu đồ pareto để phân tích nguyên nhân và sau đó dùng biểu đồ xương cá tìm ra nguyên nhân chính gây lỗi, từ đó có biện pháp khắc phục Sử dụng bảng thống kê lỗi của công ty để tìm ra lỗi. Biểu đồ pareto dựa trên nguyên lý 80/20 để xác định lỗi quan trọng công ty cần khắc phục (bảng 3.1& hình 3.1) Bảng 3.1 Bảng thống kê các dạng lỗi của công ty trước khi cải tiến ĐVT: 1000 bo STT 1 2 3 4 5 6 7 Lỗi Thiếu chì Chết IC Ngắn mạch Lệch IC Không chì Sai prat Khác Số lỗi 825 698 578 427 413 374 259 Tỷ lệ lỗi 23.28 % 19.7% 15.46% 12.05% 11.65% 10.55% 7.31% Tỷ lệ tích lũy 23.28% 42.98% 58.44% 70.49% 82.14% 92.69 100% 1 2 3 4 5 6 7 100% 80% 60% 40% 20% 60 50 40 30 20 10 Soá sai soùt 1 2 3 4 5 6 7 100 % 80 60 40 20 60 50 40 30 20 10 Soá sai soùt Hiệu quả Hình 3.1 Biểu đồ pareto phân tích lỗi Tröôùc caûi tieán Sau caûi tieán * Biểu đồ xương cá là công cụ được sử dụng để suy nghĩ và trình bày mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân tiềm tàng - Liệt kê và phân tích mối quan hệ nhân quả, đặc biệt là những nguyên nhân làm quá trình biến động vượt qua ngoài giới hạn qui định trong tiêu chuẩn - Tạo điều kiện thuận lợi giải quyết từ triệu chứng tới nguyên nhân Thiếu chì NVL Máy móc Công nhân Không quan sát Không vệ sinh Nhà cung cấp Độ dính kém Phun sai vị trí Lỗi kĩ thuật Hình 3.2 Biểu đồ xương cá phân tích lỗi thiếu chì Bảng 3.2 Bảng thống kê các dạng lỗi của công ty sau khi cải tiến ĐVT: 1000 bo STT 1 2 3 4 5 6 7 Lỗi Ngắn mạch Lệch IC Chết IC Thiếu chì Sai part Không chì Khác Số lỗi 408 443 408 367 335 118 108 Tỷ lệ lỗi 23.88% 18.96% 17.46% 15.70% 14.32% 5.05% 4.63% Tỷ lệ tích lũy 23.88% 42.84% 60.30% 76.0% 90.32% 95.37% 100% (Nguồn phòng chất lượng) Sau khi áp dụng các công cụ, ta thấy công ty đạt được một số lợi ích sau: - Giúp cho tình hình chất lượng được cải thiện - Giảm những lỗi chính mà công ty đang gặp phải - Giúp HTQLCL ngày càng hoạt động tốt hơn Ngoài những giải pháp công ty đưa ra và đang thực hiện. Nhưng để HTQLCL hoạt động tốt hơn và không ngừng cải tiến. Sinh viên đề xuất một số giải pháp giúp công ty tham khảo và giúp HTQLCL ngày càng hoạt động tốt hơn và cải tiến hơn 3.2.2 Những giải pháp đề xuất của tác giả luận văn 3.2.2.1 Tăng cường công tác đào tạo về chất lượng cho cán bộ nhân viên Từ triết lý của GSTS Shiwa “ chất lượng bắt đầu bằng đào tạo và kết thúc bằng đào tạo”. Chúng ta có thể thấy được đào tạo rất quan trọng đối với chất lượng và HTQLCL như thế nào. Vì vậy, công ty nên chú trọng công tác đào tạo hơn nửa. - Hiện nay, nhận thức của công nhân về chất lượng chưa cao, chưa hiểu hết vai trò và tác dụng của chất lượng và HTQLCL. Công nhân thường tuân theo thủ tục khi có sự giám sát của ca hành chánh. - Công nhân mới vào chưa được đào tạo về chất lượng - Cán bộ quản lý thường chịu áp lực bởi tiến độ giao hàng và sản lượng, nên không tập trung giám sát và xử lý các trường hợp vi phạm. Đây là một trong những hạn chế lớn nhất của công ty. Công ty cần thực hiện các bước sau: Chúng ta chia ra làm hai cách đào tạo: Đào tạo cho cấp quản lý và đào tạo cho công nhân: - Đối với cấp quản lý: + Đào tạo về chất lượng, và đánh giá nội bộ hay cho tham gia các khóa học bên ngoài về các lớp cải tiến HTQLCL như : khóa học về Lean, Kaizen,….. + Công ty cần có những đợt tập huấn cho cán bộ từ cấp trung đến cấp cơ sở, sau đó các cấp này tuyên truyền lại cho từng công nhân. Thực hiện khen thưởng những cá nhân có thành tích xuất sắc trong thực thi công tác chất lượng, cũng như kiểm điểm, phê bình cá nhân, bộ phận, vi phạm nguyên tắc quản lý chất lượng. + Thường xuyên tiến hành điều tra, sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý sao cho phù hợp với trình độ và năng lực sở trường. Bổ sung những nhân viên đủ tiêu chuẩn, có triển vọng phát triển, đồng thời sẽ thay thế những người thiếu tích cực trong lao động Đối với công nhân: + Việc đào tạo và tuyển dụng phải căn cứ trên yêu cầu thực tế và kế hoạch phát triển của công ty. + Có kế hoạch đào tạo hàng năm và dài hạn + Thông tin kịp thời để mọi người lao động nhận thức đầy đủ về vai trò của họ và mối liên quan đến các hoạt động khác trong công ty + Thiết lập hệ thống tuyên truyền, băng rôn, áp phích,…để đảm bảo sự nhận thức của cán bộ, công nhân viên về vai trò của mình. Vì hình ảnh là phương pháp hiệu quả nhất giúp công nhân viên dễ hiểu, dễ thấy, dễ lấy, dễ làm. + Việc đào tạo HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cần phải được đưa vào chương trình đào tạo tuyển dụng lao động. + Tổ chức đào tạo định kì và kiểm tra đánh giá nhận thức về chất lượng sản phẩm hàng ngày, đảm bảo đánh giá đúng thực lực và đủ đáp ứng yêu cầu thực tế sản xuất. Thực hiện tốt các vấn đề trên, HTQLCL công ty sẽ: - Công ty có thể đảm bảo việc thực thi công tác chất lượng một cách đầy đủ, hiệu lực, hiệu quả phục vụ cho quá trình đánh giá, điều chỉnh và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. - Tạo dựng cho công ty một đội ngũ các nhà quản lý tài giỏi, đầy năng lực khi công ty ngày càng mở rộng. - Công nhân trực tiếp tham gia chất lượng, họ sẽ biết được những nguyên nhân gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm, từ đó tìm ra biện pháp khắc phục, cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm 3.2.2.2 Nâng cao hiệu quả công tác quản lý - Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc áp dụng và thực hiện theo các thủ tục của các bộ phận, phát hiện và uốn nắn kịp thời nhằm tăng thêm hiệu lực của hệ thống. - Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 mà công ty áp dụng đang gặp vấn đề trong công tác quản lý Đó là hai lý do chính để công ty nên xem xét các bước cho giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý - Công ty cần thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý không chỉ bó hẹp ở chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm. Công ty thực hiện liên tục vòng Deming (PDCA). Đó là cơ sở để chất lượng sản phẩm của công ty không ngừng được nâng cao. Công ty nên đề ra các mục tiêu về chất lượng gồm nhiều mục tiêu chất lượng cụ thể, ngắn hạn. Công ty cần lập kế hoạch cho từng nhóm phòng ban, từng bộ phận sản xuất phải thực hiện những gì, thực hiện như thế nào để đạt được mục tiêu chất lượng cụ thể. Khi đã có mục tiêu chất lượng cụ thể thì bộ phận của công ty cần phải biết mình làm gì và phối hợp với các bộ phận khác như thế nào để thực hiện được các mục tiêu đã đề ra. - Trong quá trình thực hiện các bộ phận thường xuyên kiểm tra xem các chỉ tiêu chất lượng có được đảm bảo như đã đề ra hay chưa, nếu các chỉ tiêu chất lượng chưa đạt được thì phải tìm ra nguyên nhân khắc phục kịp thời. Mỗi bộ phận báo thực hiện ISO 9001:2008 gặp những khó khăn gì tại các phòng ban mình và đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa. Công tác kiểm tra cần được thực hiện ở mọi khâu, mọi công đoạn của quá trình sản xuất. - Ban chỉ đạo ISO phải thường xuyên thực hiện công tác kiểm tra, giám sát thực hiện các thủ tục, hướng dẫn công việc,… tại các bộ phận bằng cách kiểm tra trực tiếp hoặc thu thập các thông tin về thực hiện các thủ tục, từ đó rà soát các thủ tục đã xây dựng với thực tế nhằm liên tục hoàn thiện hệ thống các thủ tục. - Tạo điều kiện cho đội ngũ lãnh đạo phát huy được hiệu quả quản lý của mình - Một đội ngũ cán bộ lãnh đạo trong công ty thực sự phát huy được năng lực, hiệu quả quản lý của mình khi cơ cấu tổ chức của công ty phù hợp.Vì vậy, đối với công ty Unigen Việt Nam điều cần thiết là phải: + Phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận trong công ty, tránh sự chồng chéo lẫn nhau, tạo điều kiện cho các cán bộ quản lý có thể tập trung chuyên sâu và đảm bảo hoạt động của các bộ phận trong công ty một cách nhịp nhàng. + Đảm bảo hệ thống thông tin nội bộ chính xác, đầy đủ, và được duy trì một cách thường xuyên không bị ngắt quãng để làm sao cho mọi nhân viên trong công ty hiểu được những cam kết của lãnh đạo cũng như các mục tiêu chung mà họ vạch ra để từ đó đạt được sự thống nhất, đồng lòng của toàn công ty trong việc thực hiện. + Duy trì và phát triển mối quan hệ ngang giữa các bộ phận để tăng cường sự phối hợp với nhau trong việc thực hiện các mục tiêu chung của công ty. Hiệu quả các bước thực hiện trên là lợi ích của giải pháp: - Tác dụng của biện pháp này không chỉ duy trì, hoàn thiện HTQLCL ISO 9001:2008, mà nó còn có tác dụng hết sức tích cực đến chính hoạt động kinh doanh của công ty. - Xây dựng HTQLCL ISO 9001:2008 cũng chính là nhiệm vụ quan trọng song song với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tồn tại và phát triển công ty. Hai nhiệm vụ này cơ bản hỗ trợ, đan xen nhau. HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 hoạt động tốt mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp cả bên trong lẫn bên ngoài, đó là đảm bảo chất lượng sản phẩm trong hoạt động, tăng lợi nhuận, tăng năng lực sản xuất, tăng uy tín, mở rộng thị trường. Như thế nghĩa là hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời, hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả là cơ sở, nền tảng cho áp dụng thành công, cung cấp mọi nguồn lực cho việc xây dựng và áp dụng. 3.2.2.3 Nâng cao hiệu quả cho công tác đánh giá nội bộ Việc đánh giá nội bộ sẽ cung cấp một cái nhìn tổng thể về mọi mặt hoạt động của công ty như: thực hiện các cam kết của lãnh đạo, nguồn nhân lực, các quá trình tạo ra sản phẩm…Cho nên, đánh giá nội bộ tốt sẽ giúp cho công ty có cái nhìn trung thực, chính xác để từ đó đưa ra những giải pháp khắc phục kịp thời các sai sót trong quá trình sản xuất cũng như hoàn thiện, nâng cao chất lượng quản lý của mình. Việc tìm ra đánh giá viên để đánh giá nội bộ hiện nay là rất khó. Do một năm đánh giá có 2 lần, nên đánh giá viên không còn nhớ hết những gì được đào tạo cho công việc đánh giá Do vậy, muốn có công tác đánh giá hiệu quả, công ty cần có một kế hoạch cụ thể như: Trong quá trình thực hiện hoạt động, đánh giá nội bộ cần phải được tiến hành nhiều lần tùy theo các mức độ quan trọng khác nhau của hoạt động được đánh giá (chứ không phải chỉ là 2 lần/năm như hiện nay tại công ty). Trước khi đánh giá nội bộ nên tiến hành họp, để thể hiện tính nghiêm túc. Cuộc họp nên mời tất cả các trưởng bộ phận tham dự, muốn được điều này phải có sự hổ trợ của lãnh đạo cao nhất trong công ty Việc lựa chọn cán bộ đánh giá phải dựa trên cơ sở đã được đào tạo bài bản về công tác đánh giá nội bộ, am hiểu hệ thống tiêu chuẩn ISO, cũng như các hoạt động của công ty. Đặc biệt, cần thiết phải tuân thủ nguyên tắc người đánh giá không được liên quan trực tiếp đến hoạt động được đánh giá để tránh việc đánh giá không được công bằng và có xen lẫn tính chủ quan của người đánh giá. Giám đốc chất lượng nên hổ trợ các đánh giá viên vì họ ít làm nên dễ quên và sợ đụng chạm các phòng ban khác. Hướng dẫn các đánh giá viên quản lý thời gian và luôn ghi chép thật nhanh và thật chính xác Việc đánh giá nội bộ phải được tiến hành trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO cũng như các văn bản, quy định của doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng phải biết vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với từng hoạt động cụ thể. Kết quả sau khi đánh giá phải được cụ thể hóa bằng văn bản để trở thành căn cứ điều chỉnh các hoạt động của công ty sau này. Để cho hoạt động kiểm tra được lợi ích mong muốn, chúng ta nên tổ chức đánh giá chéo và bốc thăm ngẫu nhiên đơn vị mình đánh giá. Người đánh giá hỏi những nội dung trong bảng câu hỏi đã soạn thảo sẳn, không đánh giá những câu hỏi ngoài bảng. Đơn vị được đánh giá sẽ trình bày những bằng chứng liên quan và trả lời những câu hỏi đã nêu. - Thực hiện việc đánh giá nội bộ được khách quan sẽ đánh giá chính xác những nguyên nhân và hạn chế của các phòng ban được đánh giá. Từ đó, sẽ tìm ra biện pháp khắc phục kịp thời. - Đảm bảo tính công bằng và có biện pháp xử lý các đơn vị phòng ban chưa thực hiện tốt. 3.2.2.4 Tăng cường trao đổi thông tin nội bộ - Từ thực trạng của công ty, các phòng ban chưa cùng nhau thực hiện, chưa hiểu rõ về chất lượng và HTQLCL dựa trên nguyên tắc mọi người cùng tham gia. - Hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp bao gồm những mối quan hệ, tác động qua lại giữa các phòng ban, giữa các cá nhân trong công ty. Nếu thông tin được thực hiện tốt giúp công ty dễ dàng phát hiện và ngăn chặn lỗi kịp thời. Đây là một trong những biện pháp phòng ngừa sai hỏng và lỗi của sản phẩm hiệu quả - Ban lãnh đạo cần khuyến khích việc trao đổi phản hồi giữa các phòng ban, các công nhân trong toàn công ty. Tôn trọng, lắng nghe ý kiến của công nhân viên nhằm thu thập những ý kiến hữu ích cho việc đánh giá HTQLCL. - Đẩy mạnh đầu tư cho hoạt động thông tin. Đưa vi tính vào HTQLCL, sản xuất, giúp cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng kịp thời cho lãnh đạo và các phòng ban tình trạng các quá trình sản xuất và quản lý có sự sai lệch giữa thực tiễn và kế hoạch, tránh tình trạng tài liệu không cập nhật, trao đổi thường xuyên giữa các phòng ban. - Các nhân viên được trao quyền và công việc phù hợp với mình, thực hiện quản lý tập thể, cá nhân chịu trách nhiệm về phần công việc được giao - Công việc được tiến hành theo nhóm phát huy được tinh thần tập thể, tạo điều kiện cho người lao động tiếp xúc với nhau nhiều hơn, giúp họ hiểu nhau hơn, quá trình thông tin nhờ đó mà được thông suốt Thực hiện tốt việc trao đổi thông tin nội bộ giúp công ty: - Tạo sự đoàn kết của tập thể và nâng cao tinh thần hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau - Hệ thống thông tin nội bộ được thông suốt và phản ánh được hiệu lực của hệ thống 3.2.2.5 Kết hợp ISO 9001:2008 với phương pháp 5S Hầu hết mọi công ty, không chỉ riêng công ty Unigen đều luôn đề ra khẩu hiệu qui tắc tại nơi làm việc như: tài liệu để ngăn nắp, giữ vệ sinh chung…. Nhưng mọi người thường tuân theo các qui định này một cách máy móc, đối phó mà chưa hề nghĩ đến đây là một nội dung quan trọng trong việc xây dựng và áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng nào đó. Vì vậy, công ty sẽ không tạo được phong trào chung cho mọi người tham gia. Phương pháp 5S là một trong những phương pháp cải tiến đơn giản nhưng hiệu quả, và huy động tất cả mọi người cùng tham gia nhằm nâng cao năng suất, chất lượng Trước tiên chúng ta hiểu 5S là 5 chữ cái của các từ: Tiếng Nhật Tiếng anh Tiếng Việt SEIRI SORT SÀNG LỌC SEITION STABILIZE SẮP XẾP SEISO SHINE SẠCH SẼ SEIKETSU STANDARDIZE SẴN SÀNG Để thực hiện thành công phương pháp này, trong công ty cần thực hiện theo các trình tự sau: STT Nội dung cần thực hiện Cách thức triển khai Lợi ích của giải pháp 1 Hiểu được nội dung của 5S Đào tạo cho CB- CNV của công về 5S Hiểu được 5S là gì, thực hiện và duy trì được 5S 2 Cách thức triển khai và thực hành 5S -Lập sơ đồ tổ chức ban 5S và phân chia nhóm - Thành lập ban điều hành 5S - Xây dựng trách nhiệm quyền hạn của mỗi thành viên tham gia 5S - Lập kế hoạch thực hiện 5S Lập danh mục 5S cho mỗi phòng ban - Thông báo thực hiện 5S - Tổ chức họp triển khai - Thực hiện 5S - Treo băng rôn về 5S - Chụp ảnh trước và sau khi thực hiện để đánh giá - Thực hiện gắn thẻ đỏ - Sử dụng phương thức trực quan - Chọn 1 phòng ban triển khai trước Kiểm tra việc thực hiện 5S -Nơi làm việc sạch sẽ, an toàn, kích thích mọi người đưa ra ý tưởng mới - Hạn chế lãng phí -Thành viên thấy tự hào về hình ảnh tốt của công ty - Lợi thế trong kinh doanh- Tạo thói quen làm việc theo nhóm 3 Đánh giá và duy trì 5S - Thực hiện: Săn sóc và sẳn sàng - Đánh giá kết quả thực hiện 5S - Tổ chức họp, đánh giá rút kinh nghiệm, khen thưởng nếu có 3.2.2.6 Nâng cao biện pháp phòng chống tĩnh điện Hiện nay, công ty vẫn áp dụng biện pháp chống tĩnh điện, nhưng chưa thực hiện được tốt vì ý thức của công nhân và sự lợi ích của phòng chống tĩnh điện đối với chất lượng và sản phẩm. Qua bảng phân tích lỗi của công ty trong năm 2010, chúng ta thấy lỗi chết IC chiếm tỷ lệ khá cao. Việc công nhân trong thao tác không thực hiện phòng chống tĩnh điện đã góp phần gây nên chết IC. Các công cụ chống tĩnh điện chưa được kiểm tra thường xuyên. Các vấn đề hiện nay công ty nên làm là: - Tiếp tục thực hiện kiểm tra định kỳ về tĩnh điện trong khu vực làm việc + Kiểm soát môi trường: dùng các băng keo chống tĩnh điện dán ở các khu vực chứa linh kiện. Và phải được kiểm tra thường xuyên + Kiểm soát con người: * Đeo vòng đo tĩnh điện khi thao tác * Vòng đo phải được kiểm tra trước khi sử dụng và được ghi vào phiếu kiểm tra hàng ngày, chi tiết hơn nửa là hàng ca sản xuất * Giày và đồng phục chống tĩnh điện phải được công nhân sử dụng khi vào công ty - Dùng những hình ảnh trực quan và dán ở trước khu vực làm việc của công nhân, vừa rõ ràng vừa dễ nhìn và thực hiện theo về độ điện trở cho phép của các dụng cụ cũng như cách thức thực hiện về biện pháp phòng chống tĩnh điện - Kết hợp với cán bộ quản lý thường xuyên kiểm tra và các biện pháp khen thưởng cho các công nhân thực hiện tốt bằng cách cộng vào điểm thi đua hàng tháng, xử phạt đối với trường hợp vi phạm. - Đưa mục tiêu phòng chống tĩnh điện làm mục tiêu chất lượng chung của công ty - Ban hành một số thủ tục chống tĩnh điện vào danh mục tài liệu của công ty Chỉ thực hiện tốt các bước nêu trên một số vấn đề về tĩnh điện sẽ giúp công ty: - Góp phần làm giảm tỷ lệ lỗi - Giảm chi phí do hàng hư hỏng - Nâng cao ý thức của công nhân hơn KẾT LUẬN CHUNG Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng như hiện nay, Việt Nam đã thở thành thành viên của ASEAN, APEC, WTO, thì vấn đề chất lượng trở nên nhân tố quan trọng đem lại sự thành công cũng như lợi thế cạnh tranh không nhỏ của các doanh nghiệp và UNIGEN cũng không ngoại lệ. Hiện nay mặc dù công ty đã áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và hệ thống này cũng đang phát triển thuận lợi và nhiều hiệu quả. Tuy nhiên, công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế và khó khăn cần khắc phục kịp thời. Nếu không sẽ ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty. Không dừng lại ở cải tiến mà công ty còn muốn tồn tại và phát triển trên thị trường cạnh tranh Đề tài: “ Thực trạng và một số giải pháp nhằm duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Unigen”, rất mong bằng tầm nhìn của mình với những kiến thức đã học, các biện pháp khắc phục em đưa ra nhằm một phần nào góp phần cải thiện được thực trạng HTQLCL của công ty. Đây là một đề tài khá rộng, và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự nhận xét và góp ý của thầy cô. Để khép lại bài luận tốt nghiệp của mình, một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn tới giáo viên hướng dẫn TS. Phan Mỹ Hạnh, và công ty Unigen Việt Nam đã hết lòng giúp đỡ em trong quá trình viết đề tài. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tạ Thị Kiều An và các đồng sự (2009), Quản trị chất lượng trong tổ chức, NXB Thống kê 2. TS. Nguyễn Thị Kim Định(2010),Quản lý chất lượng, NXB Tài chính 3. ThS. Nguyễn Hiệp(2010), Giáo trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 4. Đỗ Đức Phú, Giáo trình quản lý chất lượng sản phẩm, trường ĐHKT-QTKD 5. GS. Nguyễn Quang Toản (2000), ISO 9000& TQM .Thiết lập HTQLCL tập trung vào chất lượng và hướng vào khách hàng. 6. TS. Lưu Thanh Tâm (2003). Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế, nhà xuất bản Đại học quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. 7. TCVN ISO 9001 :2008 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu- Hà Nội – 2008 8. TCVN ISO 9000 :2007- Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở từ vựng- Hà Nội – 2008 9. Hệ thống thủ tục trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty Unigen Việt Nam 10. Sổ tay chất lượng công ty Unigen Việt Nam 11. www.unigen.com 12. www.tailieu.vn 13. 14. 15. 16. 17.