Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH thương mai - Dịch vụ Thái Ân

i, phiếu đóng gói mỗi thứ một bản chính và một bản sao y qua phòng kế toán. Nhân viên kế toán sẽ kiểm tra các chứng từ và điền đầy đủ thông tin trên Lệnh chuyển tiền và Đơn mua ngoại tệ đã được giám đốc kí duyệt đem lên ngân hàng thanh toán. Nhân viên ngân hàng phụ trách mảng thanh toán quốc tế có nhiệm vụ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, nếu hợp lệ thống nhất giữa các chứng từ và đầy đủ thì sẽ kí đóng dấu xác nhận “đã thanh toán” ghi kèm số tiền được thanh toán. Sau đó nhân viên ngân hàng sẽ giữ bộ hồ sơ sao y, trả lại cho nhân viên công ty bản gốc kèm tờ khai và “Điện chuyển tiền” – căn cứ này, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ scan gửi qua mail cho nhà cung cấp ở nước ngoài làm bằng chứng thanh toán để họ sản xuất theo hợp đồng. 2.2.4 Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu Khi đã nhận được xác nhận về thời gian giao hàng của bên nước ngoài, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ liên hệ nhà vận chuyển đã được trưởng phòng xuất nhập khẩu chỉ định để hỏi giá cước. Đối với những lô hàng gấp thì công ty sẽ lựa chọn vận chuyển bằng hàng không để đảm bảo tiến độ, các lô hàng không gấp sẽ vận chuyển bằng đường biển, đa số các lô hàng đều vận chuyển bằng đường biển. Thường nhân viên này sẽ cung cấp thông tin về địa chỉ nhà xưởng của người bán để tính cước giao hàng door, tên hàng hóa, số lượng hàng. Khi đó nhà vận chuyển sẽ báo giá cước chuyên chở, giá lấy hàng từ nhà kho kèm các chi phí sẽ bị thu bên đầu xuất khẩu, gọi là phí local charge. Sau khi được trưởng phòng xuất nhập khẩu duyệt, nhân viên này sẽ báo hãng tàu hoặc hãng hàng không liên hệ nhà cung cấp để gửi hàng. 2.2.5 Mua bảo hiểm cho hàng hóa Công ty đã lựa chọn các nhà chuyên chở uy tín và có mối quan hệ làm ăn lâu dài, đứng ra phụ trách khâu vận chuyển hàng hóa của công ty. Tuy các lô hàng đa số mua theo ex-work và FCA, các lô hàng từ trước đến giờ không bị hư hao, mất mác, … và giá trị hàng không quá lớn nên công ty không mua bảo hiểm cho hàng hóa. Khi có vấn đề trục trặc xảy ra do hàng về trễ thì công ty thường làm việc trực tiếp với đối tác và nhà vận chuyển trên mối quan hệ hữu nghị và vấn đề thường được giải quyết nhanh chóng. 2.2.6 Thúc người bán giao hàng Khi đã thanh toán tiền hàng cho người bán, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ gửi điện chuyển tiền từ ngân hàng Xuất nhập khẩu Eximbank, đây là ngân hàng chuyên đứng ra giúp công ty thanh toán các khoản công nợ quốc tế. Lúc này người bán sẽ kiểm tra tài khoản ngân hàng của họ, khi xác nhận tiền đã vào tài khỏan thì sẽ cung cấp lịch sản xuất, tiến độ giao hàng cho nhân viên phòng nhập khẩu của công ty. Căn cứ trên lịch trình sản xuất này, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ theo dõi ngày sản xuất, ngày hàng có sẵn để gửi đi và báo cho nhà chuyên chở biết ngày để lấy hàng từ kho người bán. 2.2.7 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ Do công ty chọn phương thức thanh toán là TTR do vậy khâu thanh toán được thực hiện rất đơn giản. Đối với các lô hàng thanh toán Trả trước TTR 100% thì công ty không cần phối hợp với ngân hàng để kiểm tra bộ chứng từ mà chỉ phối hợp với nhà chuyên chở để theo dõi hàng về. Còn các trường hợp Trả trước một khoản đặt cọc thì khi nhận được Hóa đơn từ người bán, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ kiểm tra các thông tin gồm tên hàng, quy cách hàng hóa, số lượng, đơn giá, số tiền, xuất xứ hàng hóa, … Khi các thông tin này đã phù hợp thì sẽ chuyển qua phòng kế toán để thanh toán các khoản còn lại để người bán nhanh chóng giao hàng. 2.2.8 Làm thủ tục hải quan Để tiến hành làm thụ tục hải quan cho các lô hàng nhập về, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ đăng kí kiểm hóa hàng hóa trước, sau đó mới mở tờ khai. Theo quy định của Bộ Công Thương, các sản phẩm có nguồn gốc từ vải phải qua kiểm định hàm lượng Formaldehyde và trong tiêu chuẩn giới hạn cho phép mới được nhập khẩu vào Việt Nam. Để tiết kiệm thời gian, nhân viên công ty thường đăng kí kiểm định hàm lượng này trước khi lô hàng về đến Việt Nam. Việc kiểm hóa sẽ do Trung tâm Kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng 3 – 49 Pasteur, quận 1, T.P. Hồ Chí Minh phụ trách. Nhân viên giao nhận sẽ mua trước bộ hồ sơ: Đăng kí kiểm tra chất lượng hàng hóa Phiếu tiếp nhận hồ sơ đăng kí kiểm tra chất lượng hàng hóa Và chuẩn bị bộ hồ sơ đăng kí kiểm hóa gồm một bản copy của: Hóa đơn Thương mại – Commercial Invoice Phiếu đóng gói – Packing List Hợp đồng – Contract Giấy chứng nhận xuất sứ - Ceritficate of Origin Vận đơn đường biển hoặc hàng không (Bill of Lading hoặc Airway Bill) Theo đó, nhân viên này sẽ khai toàn bộ nội dung chi tiết trên phiếu đăng kí này, gồm tên hàng hóa, đặc tính, xuất sứ, số lượng, … và trình giám đốc hoặc người được uỷ quyền đaị diện doanh nghiệp kí tên và đóng dấu để đảm bảo tính chính xác về mặt nội dung trước pháp luật. Và đưa bộ hồ sơ này cho cán bộ đăng kiểm, sau khi kiểm tra bộ hồ sơ hợp lệ và đẩy đủ, cán bộ kiểm tra sẽ kí tên nhằm xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ để kiểm tra hàng hóa. Nhân viên công ty sẽ phải đóng ứng trước một triệu đồng/ lô phí kiểm định này. Khi hoàn tất mọi thủ tục, cán bộ đăng kiểm sẽ lưu lại bộ hồ sơ copy và trả lại phiếu “đăng kí kiểm tra chất lượng hàng hóa”. Lúc này, nhân viên công ty sẽ cầm tờ khai kèm theo phiếu đăng kí này để mở tờ khai. Khai báo hải quan Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vân đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - delivery order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ cầm D/O kèm bộ hồ sơ đi khai hải quan gồm: Giấy giới thiệu của công ty (1 bản theo mẫu) Phiếu tiếp nhận tờ khai hải quan (1 bản theo mẫu) Tờ khai hải quan (2 bản, 1 bản cán bộ hải quan giữ và 1 bản người khai hải quan lưu) Tờ khai trị giá tính thuế (2 bản, 1 bản cán bộ hải quan giữ và 1 bản người khai hải quan lưu) Phụ lục tờ khai (1 bản, đối với hàng nhiều chủng loại, không thể thể hiện hết trên tờ khai) Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế (nếu có) Phiếu đóng gói Packing List (1 bản gốc) Hóa đơn thưong mại ( 1 bản gốc) Hợp đồng (1 bàn sao y) Vận đơn đường biển (Bill of Lading ) Bản sao hóa đơn cước vận tải (đối với các lô hàng nhập khẩu theo FOB hoặc ex-work) Giấy ủy quyền (Bản sao y nếu ngươì kí trên tờ khai không phải ngươì đại diện doanh nghiệp) Lệnh giao hàng hoặc Thông báo hàng đến (Delivery order hoặc Notice of Arrival) Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ chứng từ này đển nộp cho cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ, sau đó ngồi chờ lấy số tiếp nhận hồ sơ trên bảng điện tử được cập nhật tự động trên hệ thống. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và bộ hồ sơ có đầy đủ hay không. Nếu hợp lệ, nhân viên gia nhận sẽ qua quầy cán bộ hải quan kế bên để nộp lệ phí rồi ngồi chờ phân kiểm và tính thuế. Sau khi thu phí mở tờ khai, cán bộ hải quan sẽ phát hành 2 biên lai gồm một biên lai đỏ và một biên lai tím, cán bộ hải quan sẽ giữ biên lai tím và trả laị cho nhân viên giao nhận biên lai đỏ để mang về thanh toán lại với công ty. Khi nộp lệ phí hải quan xong, hồ sơ sẽ được chuyển qua tính thuế. Trong khi chờ được phân kiểm và tính thuế, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi thông tin được cập nhật tự động trên máy tính để biết được ngươì sẽ kiểm hóa và liên hệ. Cán bộ phụ trách khâu thuế sẽ kiểm tra doanh nghiệp áp mã thuế có đúng không. Trường hợp áp mã sai thì hồ sơ sẽ bị trả lại cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ và nhân viên giao nhận sẽ nhận và sửa lại bộ hồ sơ cho đúng và hợp lệ. Bộ hồ sơ áp mã thuế đúng sẽ được chuyển qua bộ phận kiểm hóa. Nhân viên giao nhận sẽ ghi lại số điện thoaị và tên cán bộ kiểm hóa để liên hệ. Đồng thời kiểm tra vị trí hàng hóa nằm ở kho nào của cảng dựa trên thông báo hàng đến hoặc lệnh giao hàng. Sau đó sẽ mang lệnh giao hàng đến văn phòng hải quan giám sát của cảng để được đối chiếu với bảng lược khai hàng - Manifest. Thường trước khi tàu cập cảng, thuyển trưởng hay chủ tàu sẽ phaỉ nộp bản này để hải quan giám sát chặt chẽ. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra các thông tin chi tiết trên lệnh giao hàng. Trong quá trình ngổi đợi phân kiểm, nhân viên giao nhận sẽ giám sát trên bảng diện tử để theo dõi lô trên bảng điện tử, số tờ khai hiện lên tại bước nào thì sẽ bị kiểm hóa theo bước đó, trường hợp không thấy thì lô hàng có thể được miễn kiểm, nhân viên giao nhận có trách nhiệm hỏi lại cán bộ hải quan để xác nhận. Nếu lô hàng bị kiểm hóa, cán bộ kiểm hóa sẽ kiểm tra về sự phù hợp của tên hàng hóa trên tờ khai, số lượng, chất liệu, xuất sứ hàng hóa nếu có dấu hiệu nghi ngờ thì yêu cầu giám định. Sau khi hoàn tất sẽ ghi lại kết quả kiểm hóa lên mặt sau của tờ khai rồi chuyển cho cục trưởng cục hải quan kí và chuyển trả lại cho nhân viên giao nhận. Kiểm hoá về sự phù hợp xuất xứ, số lượng, tính chất hàng hoá trên tờ khai. Trong trường hợp đặc biệt nếu có phát hiện dấu hiệu nghi ngờ có thể yêu cầu giám định về chất liệu sản phẩm.Thông thường, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bằng mắt thường, đối với những hàng hoá có tính chất đặc biệt thì có yêu cầu về nghiệp vụ (gọi là đi giám định) và thường doanh nghiệp phải trả cho chi phí giám định này. Đa phần các lô hàng nhập khẩu của công ty là hàng định danh như: quần áo, kiếng mát, túi xách nên không phải kiểm định mà có thể tra trực tiếp trên biểu thuế nhập khẩu. Sau khi lô hàng được kiểm tra là phù hợp thì sẽ chuyển qua cán bộ phụ trách tính thuế nhập khẩu. Ở khâu này sẽ thực hiện biện pháp nghiệp vụ so sánh số thuế doanh nghiệp đã áp mã trên tờ khai với các mặt hàng đồng loại, có tính chất tương đương, hàng cùng có xuất xứ. Nếu phát hiện doanh nghiệp áp mã thấp hơn thì cán bộ hải quan sẽ ra quyết định điều chỉnh thuế. Trong trường hợp doanh nghiệp không đồng ý thì làm phiếu yêu cầu tham vấn giá, trong khi chờ đợi sự chấp thuận của tổng cục trưởng cục hải quan thì doanh nghiệp vẫn phải nộp đúng số thuế do cán bộ hải quan chỉ định.Khi đã nộp thuế đầy đủ cán bộ hải quan sẽ chuyển cục trưởng ký duyệt thông quan. Lúc này nhân viên công ty sẽ liên lạc về phòng kế toán của công ty, thông báo số thuế cần nộp và số tài khoản của hải quan, phòng kế toán có nhiệm vụ sắp xếp thanh toán nhanh chóng để đảm bảo lô hàng được lấy về kho nhanh chóng. Sau khi đã thanh toán, phòng kế toán sẽ fax tờ điện chuyển tiền lên chi cục hải quan, lúc này cán bộ hải quan sẽ kiểm tra tiền đã vô tài khoản hay chưa và sẽ ra quyết định thông quan cho doanh nghiệp. Một số trường hợp ngoại lệ, doanh nghiệp sẽ được hưởng ân hạn thuế trong vòng 45 đến 90 ngày tuỳ tình trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều kiện được ân hạn thuế là doanh nghiệp phải kinh doanh trong lĩnh vực hàng tiêu dùng, đây là nhóm hàng chịu quản lý rui ro về giá và chất lượng của nhà nước. Lấy hàng về: Hàng nguyên container FCL Khi nhận được thông báo hàng đến (N/A) thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container vè kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng Nhân viên giao nhận cầm tờ khai, lệnh giao hàng qua hãng tàu để đóng phí cược container, phí lưu container và gia hạn mượn vở container nếu có. Khi đã được hãng tàu đóng dấu xác nhận cấp container thì nhân viên giao nhận sẽ cầm lệnh này xuống thương vụ cảng lấy phiếu EIR qua hải quan phòng điều độ để dánh dấu thanh lý sau đó đưa tài xế phiếu này để đi thanh lý cổng. Lưu ý là khi vô phòng điều độ hãng tàu xe thu thêm phí hạ container là 20.000 đồng, cấp seal là 40.000 đồng. Hàng lẻ LCL Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFR quy định và làm các thủ tục như trên. Khi đã có tờ khai đã được đóng dấu thông quan của cán bộ hải quan, nhân viên giao nhận sẽ cầm D/O. Lệnh giao hàng vào kho cảng, và làm phiếu xuất kho từ cảng. Đóng tiền lưu kho nếu hàng lưu ở cảng vượt quá số ngày cho phép của hãng tàu. Thông thường sẽ được miễn phí lưu kho trong vòng 5 ngày kể từ ngày hàng đến. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ cầm phiếu xuất kho, lệnh giao hàng kèm theo tờ khai qua hải quan kho kế bên để đóng dấu thanh lý. Lúc này nhân viên quản lý kho sẽ giữ một bản lệnh giao hàng, tài xế xe sẽ giữ phiếu xuất kho đem ra hải quan cổng thanh lý và chở hàng về kho công ty. 2.3 CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC CỦA CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN TRONG THỜI GIAN TỚI 2.3.1 Cơ hội 2.3.1.1 Tăng trưởng dựa vào lợi thế thương hiệu Thông qua hình thức nhượng quyền, công ty sẽ được kinh doanh, phân phối sản phẩm độc quyền trên thị trường Việt Nam. Đồng thời, khi tham gia vào hệ thống nhượng quyền, công ty sẽ trở thành nhà cung cấp sản phẩm đầu vào cho hoạt động kinh doanh và mặc nhiên có được những khách hàng truyền thống của hệ thống. Hơn nữa, uy tín của một mắt xích trong hệ thống nhượng quyền sẽ quyết định uy tín của cả một hệ thống, đặc biệt là đối với những hệ thống nhượng quyền mới phát triển. Thực hiện hợp đồng nhượng quyền, công ty sẽ được phép kinh doanh, phân phối hàng hóa, dịch vụ mang thương hiệu, nhãn hiệu, hình thức quảng cáo hay các biểu tượng mang tính thương mại khác, cũng như có quyền tiếp cận các số liệu về hoạt động kinh doanh của hệ thống nhượng quyền từ phía đối tác, các bí quyết công nghệ tiếp thị các sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng để đạt hiệu quả cao nhất. 2.3.1.2 Thu hút thêm nhiều nhà đầu tư do công ty đang trên đà làm ăn hiệu quả và rất phát triển Bởi theo Ông Nguyễn Tuấn Thiên Ân, Giám Đốc Quản Lý Danh Mục Đầu Tư của Quỹ phát biểu: “Kể từ khi khai trương đến nay, Thái Ân đã rất thành công với các cửa hàng Mango của mình. Công ty hiện phân phối nhiều thương hiệu thời trang rất được ưa chuộng bởi tầng lớp trung thượng lưu sành điệu Việt Nam. Cũng như các hãng thời trang đã chọn Thái Ân là đối tác của mình, chúng tôi quyết định đầu tư vào Công ty vì khả năng phát triển thương hiệu hiếm có bằng cách phối hợp năng lực tiếp thị chuyên nghiệp cộng với khả năng phán đoán xu hướng thời trang và sự nhạy bén trong việc chọn địa điểm. Chúng tôi và các hãng thời trang nói trên đều rất tin tưởng vào tiềm năng phát triển của ngành bán lẻ thời trang ở Việt Nam.” 2.3.1.3 Giúp công ty độc quyền về hệ thống phân phối và trở thành một trong những nhà tiên phong trong lĩnh vực sản phẩm thời trang Kinh doanh dưới hình thức nhượng quyền về thương mại đang là một hình thức khá phổ biến trên thế giới nhưng vẫn còn xa lạ với thị trường Việt Nam. Hiện chỉ có một số thương hiệu lớn của Việt Nam đã mạnh dạn kinh doanh dưới hình thức này ra thế giới như Phở 24 với chuỗi cửa hàng có mặt ở thị trường Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, … hay KFC, Mc Donald – chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh đã được một số doanh nghiệp Việt Nam nhanh chóng nắm bắt kinh doanh. Tuy nhiên về sản phẩm quần áo thời trang, phụ kiện kiếng mát, giày dép, túi xách, … thì vẫn còn mới mẻ. Công ty đã trở thành đối tác độc quyền về nhượng quyền thương mại của các thương hiệu thời trang lớn số 1 thế giới như Be be, La senza, Versace, … Qua đó giúp công ty tạo được một vị thế riêng trên thị trường, sản phẩm của công ty sẽ không bị nhầm lẫn với các thương hiệu thời trang của đối thủ cạnh tranh, góp phần tối đa hóa lợi nhuận và công ty cũng có thể an tâm về giá cả bán ra, tránh được sự so sánh về giá do độc quyền phân phối. 2.3.1.4 Tiếp cận được cách bố trí cửa hàng theo tiêu chuẩn Châu Âu Khâu trang trí nội thất bên trong độc đáo, sang trọng. Các sản phẩm trưng bày và thiết kế cho cửa hàng hầu hết đều là sản phẩm nhập khẩu như tay nắm cửa, thảm lót sàn, đèn chiếu, …với một sự kiểm tra khắt khe về chất lượng cùng đội ngũ chuyên gia, kĩ sư từ nước ngoài giúp công ty xây dựng một hệ thống các cửa hàng hiện đại và đồng nhất như các nhà phân phối các sản phẩm này trên thế giới. Đây chính là một hệ thống nhận diện thương hiệu đặc trưng, giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí quảng cáo vì khách hàng đã quá quen thuộc với các thương hiệu nổi tiếng này, đặc biệt là khách hàng nước ngoài với thói quen tiêu dùng sản phẩm này ở nước họ nên họ sẽ là các khách hàng tiềm năng và lâu dài mà công ty cần khai thác tối đa. 2.3.1.5 Hàng nhập khẩu đa phần là sản phẩm đang được bán chạy, theo kịp xu hướng thời trang đang thịnh hành trên thế giới Sản phẩm được nhập theo catalogue mới nhất nên luôn tạo niềm phấn khích nơi khách hàng. Với những mẫu thiết kế lạ mắt, chưa từng có tại Việt Nam giúp sản phẩm của công ty luôn thu hút được sự quan tâm chú ý của những vị khách hàng sành điệu về thời trang. Còn đối với những khách hàng mới và tiềm năng, sản phẩm của công ty sẽ tạo ra khuynh hướng thời trang mới để khách hàng có thể bắt nhịp và theo kịp thời đại. Đây là điều mà các sản phẩm của doanh nghiệp trong nước không thể làm được do yếu về vốn và năng lực. Dòng sản phẩm của công ty phong phú và đa dạng, luôn có sự kết hợp độc đáo giữa các sản phẩm một cách đồng bộ như ngoài quần áo, còn có kiếng mát, túi xách,… 2.3.1.6 Được hỗ trợ về bộ quảng cáo cho sản phẩm Như các tạp chí thời trang, sản phẩm trưng bày mẫu,…cùng các chương trình khuyến mãi đặc biệt. Các chương trình khuyến mãi luôn được công ty cập nhật và áp dụng rộng rãi ở thị trường Việt Nam cùng lúc so với trên thế giới. Hình ảnh xuất hiện trong các banner quảng cáo là các siêu mẫu lừng danh thế giới, hiện thu hút được sự chú ý và yêu thích của đông đảo khán giả. Giúp khách hàng càng yên tâm về chất lượng vì sản phẩm do chính thần tượng họ ưa thích sử dụng, tạo tâm lý “bắt chước” ở một bộ phận lớn nơi khách hàng; phải mặc như thế nào cho hợp thời trang, và theo kịp với thần tượng của mình. 2.3.2 Thách thức 2.3.2.1 Do kinh doanh dưới hình thức nhượng quyền nên công ty có thể phải chịu ảnh hưởng từ những rủi ro của hệ thống mình nhận nhượng quyền Công ty phải cân bằng được các hạn chế trong dây chuyền với khả năng điều hành hoạt động kinh doanh tốt. Bên cạnh đó, một rủi ro trong kinh doanh nhượng quyền là mong đợi của công chúng khi đến sử dụng, mua dịch vụ hay hàng hóa từ một cửa hàng trong hệ thống nhượng quyền thương mại, nếu thái độ phục vụ của một nhân viên ở một cơ sở không tốt có thể dẫn đến những nhận xét tiêu cực của khách hàng đối với bất kỳ cơ sở nào mang cùng thương hiệu. Hoặc chỉ cần có những tin đồn thất thiệt về một khâu sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực tới toàn bộ chuỗi cung ứng. 2.3.2.2 Hiện nay hầu hết hàng các sản phẩm thời trang mang thương hiệu của nước ngoài có mặt tại Việt Nam đều là hàng Trung Quốc Giá rẻ, mẫu mã lại phong phú và đa dạng, hàng giả nhưng “nhái” hết sức tinh vi làm cho người tiêu dùng e ngại khi dùng các sản phẩm thương hiệu ngoại. Những khách hàng đã quen dùng hàng hiệu, đôi khi còn mua nhầm phải hàng nhái. Huống hồ những khách hàng mới lần đầu làm quen với hàng hiệu, nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có một phần lớn khách hàng lại thích dùng hàng nhái do giá rẻ hơn nhưng vẫn tạo sự sang trọng, quí phái. Các mẫu thời trang mới của công ty nhập về, hầu như luôn bị sao chép nguyên bản. Qua đó tác động không nhỏ tới doanh số của công ty và làm ảnh hưởng tới phân khúc thị trường mà công ty đang nắm giữ. 2.3.2.3 Để có thể trở thành nhà phân phối độc quyền của các nhãn hiệu thời trang này, điều kiện tiên quyết là “mặt bằng thể hiện được đẳng cấp của nhãn hiệu” Như lời ông Mark Lee - Tổng Giám đốc điều hành Tập đoàn Gucci, “Một phần chúng tôi hoãn thời gian thâm nhập thị trường phía Nam cũng là vì ở Sài Gòn - một đô thị sầm uất với sức tiêu thụ hàng hóa vào loại bậc nhất của Việt Nam - trước đây không có một mặt bằng dành cho thời trang và hàng xa xỉ tốt như Hà Nội”. Vì vậy phải đợi đến tháng 8-2007, cửa hàng thứ hai của Louis Vuitton tại Việt Nam mới được khai trương tại tầng trệt tòa nhà Opera View, nghĩa là hơn mười năm sau ngày cửa hàng đầu tiên có mặt tại khu boutique tầng trệt Khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội. 2.3.2.4 Do công ty được các nhà phân phối nhãn hiệu thời trang nước ngoài tín nhiệm và chọn làm đối tác nhượng quyền độc quyền nên công ty phải rất đảm bảo thực hiện theo các tiêu chuẩn khắt khe Từ khâu thiết kế cửa hàng, đội ngũ nhân viên, phong cách phục vụ, thực hiện các chương trình khuyến mãi hay quảng cáo sản phẩm đều phải tuân theo các tiêu chuẩn nghiêm ngặt. Theo định kì, các đối tác sẽ cử một đội ngũ các chuyên gia giám sát và kiểm tra, nếu có vấn đề phát sinh như hệ thống thiết kế không đồng bộ thì phải được thiết kế lại, nội thất trang trí không đáp ứng tiêu chuẩn thì phải thay ngay các sản phẩm khác. 2.3.2.5 Đồ nội thất trang trí cho các cửa hàng đòi hỏi một lượng vốn rất lớn Vì đa phần các sản phẩm phải nhập từ nước ngoài để đảm bảo tính thống nhất trong hợp đồng nhượng quyền, nên công ty thường phải chi một lượng lớn tín dụng cho các khoản nhập khẩu này. Giá cả nhập các thiết bị này về chiếm phần lớn hơn rất nhiều so với các sản phẩm nhập về để bán. Vì thế tình trạng ứ đọng vốn là không thể tránh khỏi. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để vòng chu chuyển vốn được nhanh mà lại đảm bảo các tiêu chí về thiết kế theo đúng yêu cầu của phía đối tác. Trong khi khả năng huy động vốn của công ty vẫn còn hạn chế dù đã chuyển sang hình thức cổ phần nhưng vốn góp của các cổ đông chỉ do các thành viên trong công ty có mối quan hệ gia đình với nhau mà góp vốn lập nên công ty, công ty vẫn chưa đáp ứng các tiêu chuẩn để tham gia sàn chứng khoán nên khó huy động được lượng vốn từ bên ngoài. 2.3.2.6 Khách hàng của công ty thuộc tầng thượng lưu nên yêu cầu rất khắt khe về chất lượng sản phẩm và cung cách dịch vụ Dù thực tế cho thấy phân khúc thị trường này có thể đem lại cho công ty những khoản lợi nhuận béo bở song rủi ro cũng không kém. Đó là các yêu cầu về thái độ bán hàng chuyên nghiệp, phong cách ứng xử, đặc biệt đòi hỏi đội ngũ nhân viên có một sự am hiểu sâu sắc về thời trang và khả năng ngoại ngữ cực tốt để có thể giao tiếp và tư vấn sản phẩm cho khách hàng. 2.3.2.7 Ngoài ra, theo quy định mới của Bộ Công Thương, các sản phẩm dệt may chỉ được nhập khẩu khi đáp ứng tiêu chuẩn giới hạn về hàm lượng formadehyle có trong sản phẩm Quy định mới này gây khó khăn cho công ty do phải mất một thời gian để kiểm định sản phẩm; trong khi đó tính chất hàng của công ty là theo xu hướng thời trang, đòi hỏi hàng nhập về nhanh để bán cho kịp. Nếu như trước kia, việc nhập khẩu và giải phóng hàng được thực hiện nhanh chóng thì giờ đây công ty phải vừa mất thời gian kiểm tra, giám định sản phẩm vừa phải tốn kém thêm chi phí cho việc kiểm tra này. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận của công ty và làm chậm tiến độ công việc. 2.4 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN 2.4.1 Những mặt đạt được 2.4.1.1 Một trong những chìa khóa thành công của Mai Son là khả năng tiếp thị và phát triển thương hiệu chuyên nghiệp Bộ phận tiếp thị đã thành công trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu của những sản phẩm mà mình phân phối trên thị trường thông qua các hoạt động như: lắp đặt panô ngoài trời, quảng cáo và viết bài trên các báo chí chuyên ngành, thông báo khách hàng khi có hàng mới về hoặc các đợt khuyến mãi, tổ chức sự kiện và các buổi trình diễn thời trang khi có bộ sưu tập mới hoặc trong các dịp khai trương cửa hàng mới… Đặc biệt các cửa hàng Thái Ân luôn được đặt ở những vị trí chiến lược để làm tăng thêm hình ảnh thương hiệu. 2.4.1.2 Một điểm nhấn khác của Thái Ân nằm ở thái độ chăm sóc khách hàng Tất cả nhân viên bán hàng đều được huấn luyện bài bản với các tiêu chuẩn nghiêm ngặt được áp dụng cho tiếp viên hàng không. Công ty còn thuê một số quản lý nước ngoài để đảm bảo tiêu chuẩn phục vụ cao và ổn định. Mục tiêu của Thái Ân không chỉ đem đến cho khách hàng một nơi mua sắm thú vị mà còn tạo cho khách hàng một kinh nghiệm mua sắm đáng nhớ với cảm giác thuận tiện và thoải mái. 2.4.1.3 Là một công ty rất có uy tín trên thương trường về hoạt động nhập khẩu và kinh doanh thời trang, cùng với đội ngũ cán bộ có nghiệp vụ giỏi và có kinh nghiệm Do đó công ty là điểm đến đáng tin cậy cho bất kỳ khách hàng nào có sự yêu thích và đam mê thời trang. Hiện nay công ty có tầng lớp khách hàng quen thuộc cùng các nhãn hàng thời trang đã trở thành biểu tượng trong lòng người yêu thích thời trang, đây chính là những mặt hàng chủ lực của công ty, đã làm nên lợi thế cạnh tranh to lớn so với các đối thủ cạnh tranh khác. Mặt khác do chuyên sâu về kinh doanh nhập khẩu các mặt hàng phục vụ thời trang nên công ty nắm vững được nhu cầu, xu hướng thời trang lẫn sở thích và giá cả của từng nhãn hàng thương hiệu mà mình kinh doanh, do đó công ty có những ưu thế khá thuận lợi hơn các đơn vị kinh doanh cùng mặt hàng. Công ty đã phát huy được ưu thế của mình trong các giao dịch hợp đồng nhập khẩu với nước ngoài, qua việc giành quyền vận tải, đa số đều mua hàng theo điều kiện ex-work hoặc FOB, qua đó giúp công ty tiết kiệm được chi phí tối đa do chính công ty tự đàm phán với nhà vận chuyển và quản lý rủi ro dễ dàng hơn, công ty có thể chủ động lựa chọn nhà vận chuyển uy tín để đảm bảo tiến độ và tính an toàn cho hàng hóa của mình. 2.4.1.4 Việc kí kết hợp đồng được thực hiện chủ yếu qua fax và email Do công ty chỉ cần đàm phán trực tiếp nhằm kí kết hợp đồng nhượng quyền với đối tác nước ngoài lần đầu tiên thôi, các lần sau sẽ được dựa trên cơ sở hợp đồng gốc ban đầu, chỉ khác về số lượng đặt hàng giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí giao dịch và thời gian. 2.4.2. Những tồn tại và nguyên nhân 2.4.2.1 Vận chuyển hàng hóa Công ty chưa có có một kế hoạch vận chuyển hàng hợp lý để tranh thủ giá cước rẻ, vẫn còn lệ thuộc bị động do mỗi nhãn hàng sẽ làm việc với duy nhất một nhà chuyên chở. Đa số các lô hàng đều mua theo ex-work, FCA nên công ty sẽ thuê nhà chuyên chở vận chuyển hàng về. Tuy nhiên, do các lô hàng của công ty là nhỏ lẻ , trong khi đó công ty lại không lên một kế hoạch cụ thể cho các lô hàng nhập về trong tháng, dẫn đến bị động về khâu đàm phán cước, khi có hàng thì công ty mới báo nhà vận tải vận chuyển dẫn đến các lô hàng nhập vệ thường chịu cước rất cao. Hàng công ty nhập về, nhiều lô hàng nhỏ lẻ nhưng nhập nhiều đợt. Tuy nhiên công ty chưa chủ động tìm kiếm đối tác là các nhà vận chuyển đáng tin cậy và đàm phán được giá tốt. Công ty chỉ chọn duy nhất một nhà vận chuyển và làm ăn lâu dài với nhà vận chuyển này, vô tình làm cho hiệu quả kinh doanh của công ty không được cao do không nắm được giá cả thị trường để so sánh mà chọn phương án có lợi nhất. Cũng vì chỉ chọn duy nhất một nhà vận chuyển nên công ty rất bị động trong lịch gửi hàng. Chỉ cần họ có sự thay đổi về lịch bay hoặc lịch tàu là lô hàng của công ty phải bị trì hoãn so với tiến độ mà công ty không thể lường trước được. 2.4.2.2 Việc phối hợp giữa các phòng ban trong công ty trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu quá hời hợt Nếu ở hoạt động đàm phán và ký kết hợp đồng thể hiện sự phối hợp ăn ý giữa các phòng ban thì đến hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu chỉ có phòng Xuất nhập khẩu đảm trách từ đầu đến cuối. Việc thanh toán gồm hai công đoạn là chuẩn bị tiền và thanh toán lại được giao cho hai bộ phận khác nhau là phòng Kế toán chuẩn bị tiền và phòng Xuất nhập khẩu đi thanh toán. Việc này dễ dẫn đến sự hiểu lầm hoặc không ăn ý giữa hai bên, như trường hợp phòng Xuất nhập khẩu đi thanh toán trong khi phòng Kế toán chưa chuẩn bị tiền kịp hay phòng Kế toán đã chuẩn bị tiền nhưng phòng Xuất nhập khẩu vẫn chưa hoàn tất thủ tục nhận hàng, điều này làm lãng phí thời gian và tài chính bị ứ đọng trong một khoảng thời gian nhất định nếu hai bộ phận không trao đổi thông tin kịp thời cho nhau. 2.4.2.3 Khâu thanh toán quốc tế Vẫn còn mất nhiều thời gian, không có một kế hoạch cụ thể, việc thanh toán được thực hiện rời rạc dẫn đến tốm kém nhiểu chi phí và thời gian đi lại. Dẫn chứng là công ty chưa lên kế hoạch thanh toán cụ thể, đưa ra một cột mốc để thanh toán các lô hàng cùng một lúc mà lại thanh toán riêng lẻ, dẫn đến mất nhiều thời gian và tốn kém chi phí đi lại và phí chuyển tiền. Việc thanh toán được thực hiện qua các bước rườm rà, qua những xác nhận qua lại khá tốn thời gian giữa phòng Xuất nhập khẩu và phòng Kế toán. Vẫn còn sự chồng chéo nhiệm vụ giữa phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu. Thay vì phòng kế toán phải có nhiệm vụ theo sát các lô hàng và thực hiện thanh toán thì lại đùn đẩy cho phòng xuất nhập khẩu. Công ty chưa có sự chủ động về nguồn tài chính cho các lô hàng gấp. Vì thế, khi cần thanh toán cho những đợt hàng gấp này về, công ty phải mất một thời gian để huy động vốn, điều này gây nên sự chậm trễ và ảnh hưởng đến tiến độ của các cửa hàng sắp khai trương. 2.4.2.4 Nhượng quyền thương mại Hiện công ty vẫn chưa có kinh nghiệm sâu rộng về lĩnh vực kinh doanh béo bở nhưng cũng không ít thách thức này. Việc kí kết các hợp đồng nhượng quyền được thực hiện đơn giản, chưa có sự ràng buộc đối với phía đối tác. Công ty chưa giành thế chủ động trong đàm phán, giành phần thuận lợi về phía mình. Dẫn chứng là công ty vẫn bị đối tác buộc nhập khẩu tất cả các sản phẩm từ nước họ trong khi thị trường trong nước có thể đáp ứng được, từ những vật dụng đơn giản nhất như thảm lót sàn, tay nắm cửa, … Điều đó gây tốn kém cả về thời gian lẫn tiền bạc, công ty phải huy động một lượng tài chính lớn để trả cho các sản phẩm nhập khẩu này. Bên cạnh đó, công ty chưa gầy dựng được uy tín với đối tác, vẫn ở thế bị động khi mà công ty phải thanh toán trả trước hầu hết tất cả lô hàng thì đối tác mới bắt tay vào sản xuất. Khâu thiết kế và hoàn thiện mẫu mã sản phẩm vẫn còn chậm. Tiến độ thi công và ngày giao hàng không đúng theo hợp đồng kí kết nhưng công ty vẫn chưa có biện pháp chế tài nào để buộc họ phải thực hiện nghiêm túc theo thỏa thuận đã kí kết. KẾT LUẬN Việc thực hợp đồng nhập khẩu của công ty khá đơn giản. Công ty không phải xin giấy phép nhập khẩu do đây là những mặt hàng thiết yếu, đời thường mà chỉ cần đăng kí kiếm hóa về hàm lượng formadehyle. Chỉ khác là công ty đăng kí kiểm hóa trước để đảm bảo nhập hàng về nhanh, cho kịp tiến độ chứ không phải chờ hàng về, mở tờ khai rồi mới đăng kí kiểm hóa. Lô hàng của công ty không phải mua bảo hiểm do qua nhiều năm hoạt động, công ty chưa hề gặp sự cố về hàng hóa và hàng nhập về với các nhà vận chuyển uy tín, họ rất hiểu và muốn làm ăn lâu dài với công ty nên rất theo dõi sát xao lô hàng. Khâu thanh toán quốc tế khá đơn giản, các lô hàng không đạt giá trị quá lớn nên phương thức thanh toán hết sức gọn nhẹ và đơn giản, trong đó phương thức chuyển tiền TTR được ưa chuộng mà không thanh toán bằng tín dụng thư L/C. Việc khiếu nại bồi thường hầu như không xảy ra do công ty đã ký một bản ghi nhớ với đối tác, hai bên sẽ thỏa thuận với nhau nếu có tranh chấp và giải quyết một cách êm đềm. CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN (2011- 2015) 3.1 QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN TRONG THỜI GIAN TỚI 2011- 2015 3.1.1 Quan điểm Với quan điểm “Thành công của mỗi thành viên cũng chính là góp phần đem lại thành công chung cho công ty”. Công ty đánh giá cao tinh thần đoàn kết, sự thống nhất, đạo đức và kĩ năng chuyên môn của cá nhân; đề cao tính sáng tạo và cải tiến trong cung cách phục vụ khách hàng, tối ưu hóa lợi ích cho cổ đông. Coi trọng thị trường nội địa, khai thác tối đa mọi tiềm lực để không ngừng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Nắm bắt được tính chất các sản phẩm của công ty là về mặt hàng thời trang nên công ty rất chú trọng khâu thiết kế và triển khai mẫu mã mới, theo kịp xu hướng thời trang thế giới, đảm bảo bất cứ mẫu mã nào đang thịnh hành trên thế giới đều xuất hiện đồng thời tại Việt Nam- Công ty luôn theo hoạt động theo nguyên tắc “đón tắt, đi đầu” - Điều mà chỉ có các công ty tiềm lực tài chính lớn và nghiệp vụ chuyên sâu mới có thể thực hiện được. Ngoài ra công ty luôn hướng đến xây dựng một đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, nhân viên giỏi nghiệp vụ qua việc thường xuyên cử nhân viên tham gia các lớp tập huấn ở nước ngoài. Quan điểm kinh doanh không chỉ vì lợi nhuận mà còn hài hòa lợi ích xã hội, công ty luôn thực hiện tốt chế độ về thuế và đảm bảo quyền lợi, cơ hội thăng tiến cho người lao động. 3.1.2 Mục tiêu Công ty đã đề ra mục tiêu trong những năm sắp tới là trở thành một nhà bán lẻ các sản phẩm thời trang hàng đầu tại Việt Nam. Trở thành đối tác chiến lược của các thương hiệu thời trang nổi tiếng thế giới. Mở rộng mạng lưới phân phối khắp Việt Nam, chủ yếu vẫn ưu tiên tập trung ở các thành phố lớn như Hồ Chí Minh và Hà Nội 3.1.3 Định hướng Để đạt được mục tiêu trên, thời gian tới công ty sẽ tìm kiếm thêm các đối tác, nhà phân phối thời trang thịnh hành thế giới để kí kết hợp đồng nhượng quyền thương mại và sẽ mở rộng mạng lưới các cửa hàng bán lẻ. Hiện công ty đang kí hợp đồng với phía đối tác thuê gian hàng cho dự án tòa nhà VinCom nhằm trưng bày, giới thiệu các nhãn hiệu mới như Jimmy Choo, Just Cavalli, Versus, … đây chính là những đòn bẩy giúp công ty thăm dò phản ứng từ phía khách hàng và PR- quảng cáo cho các thương hiệu mới. Sắp tới sẽ khai trương hơn 16 cửa hàng chuyên cung cấp các sản phẩm thời trang của từng thương hiệu, vị trí tọa lạc vẫn sẽ ưu tiên nằm trên các tuyến đường sầm uất, thiên đường thời trang như Nguyễn Du, Đồng Khởi, Mạc Thị Bưởi, … 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN 3.2.1 Giải pháp 1: Đẩy mạnh hoạt động vận chuyển hàng hóa Mục tiêu Do công ty đang mở rộng mạng lưới phân phối sản phẩm cả về quy mô lẫn số lượng sản phẩm, đặc biệt là bắt tay kí hợp đồng phân phối độc quyền với các thương hiệu thời trang mới nên dự đoán số lượng hàng sắp tới nhập về sẽ rất nhiều Thực hiện Công ty cần tìm kiếm nhiều nhà chuyên chở khác nhau có uy tín và quy mô lớn, đồng thời giá cả cạnh tranh để kí kết làm ăn lâu dài. Tránh tình trạng lệ thuộc duy nhất một nhà chuyên chở cho từng nhãn hiệu thời trang nhập về như hiện nay. Điều này sẽ giúp công ty có được giá tốt, đàm phán giá dễ hơn với nhà chuyên chở do không bị lệ thuộc một nhà chuyên chở nào và có thể chủ động tìm kiếm những nhà chuyên chở phục vụ theo đúng nhu cầu, lịch trình hàng hóa mà công ty cần. Công ty cần yêu cầu nhà chuyên chở kí bản cam kết về dịch vụ và các khoản bồi thường do lịch trình hàng hóa về quá trễ so với tiến độ để tạo áp lực và buộc nhà chuyên chở thực hiện tốt dịch vụ. Hiện có những lô hàng do sơ suất của nhà chuyên chở, vận chuyển hàng quá trễ làm cho công ty bị động trong việc bàn giao hàng với các cửa hàng, tốn kém rất nhiều chi phí thuê mặt bằng nhưng công ty vẫn chưa có một ràng buộc và chế tài đối với họ. Cần đẩy mạnh hơn nữa nâng cao nghiệp vụ xuất nhập khẩu đối với nhân viên công ty, giúp họ nắm rõ các phương thức và quy trình nhập khẩu. Có những lô hàng mua cùng một nhà sản xuất nhưng do thiếu sự phối hợp nội bộ, dẫn đến việc gửi hàng một cách tùy tiện, riêng lẻ, nhiều đợt hàng khác nhau trong khi các lô hàng này lại có sẵn để gửi đi vào các ngày gần kề nhau làm cho rất tốn kém cước vận chuyển và chi phí khai hải quan. Hiệu quả mang lại Công ty sẽ có mối quan hệ với nhiều nhà chuyên chở, với nhiều mức giá khác nhau từ đó công ty có thể chọn được mức giá tốt nhất và nhiều phương thức vận chuyển đa dạng cho 1 đơn hàng. Đồng thời qua bản cam kết về dịch vụ và các khoản bồi thường nếu có công ty sẽ yên tâm hơn về thời gian giao hàng và nếu có tổn thất thì công ty cũng có thể kiểm soát được; công ty sẽ không phải mất thêm bất cứ chi phí nào khác ngoài chi phí thuê tàu, đồng thời tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng Mặt khác, nhân viên trong công ty nắm rõ nghiệp vụ xuất nhập khẩu, phương thức thanh toán, thì quy trình xuất nhập khẩu sẽ bớt chồng chéo nhau, tiết kiệm được chi phí hải quan, chi phí đi lại và cước vận chuyển. bên cạnh đó, nội bộ trong công ty kết hợp chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng thì sẽ đẩy nhanh tiến độ công việc. Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác Thanh toán quốc tế Mục tiêu Cần có một kế hoạch cụ thể và thời gian dự kiến để thanh toán hàng nhằm tránh tình trạng thanh toán quá trễ, tốn kém chi phí thuê mặt bằng cho các sản phẩm sắp nhập về. Thực hiện Thiết nghĩ, trước khi phòng thiết kế và phía đối tác đi đến thống nhất bản vẽ và mẫu thiết kế cho sản phẩm thì cần dự trù trước ngày thanh toán và báo cho phòng kế toán kế hoạch nhập hàng. Đồng thời, trong quá trình giao dịch hai bên, công ty cần yêu cầu phía đối tác cung cấp các thông tin như tên hàng hóa, phương thức và điều kiện thanh toán, hóa đơn tạm tính Pro-forma và đơn vị tiền tệ chuyển đổi ra đồng tiền mà công ty hiện có tài khoản. Chẳng hạn như, công ty chỉ có tài khoản ngoại tệ là USD, Euro, … khi thanh toán bằng các đồng tiền lạ như CAD, HKD, YEN, … thì công ty sẽ phải mất phí mua các ngoại tệ thanh toán cho nước ngoài, thay vào đó công ty có thể thỏa thuận với phía đối tác số tiền tương đương bằng đồng USD, hoặc EURO. Qua đó sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí giao dịch. Hầu như các mặt hàng công ty đặt mua do tính khẩn cấp nên vừa hỏi giá là công ty đồng ý với đơn hàng và thanh toán ngay. Thay vì vậy, công ty có thể đàm phán và thỏa thuận một mức giảm giá nhất định dựa trên cơ sở mối quan hệ làm ăn lâu dài. Ngoài ra, cần có sự phân định nghiệp vụ hẳn hoi giữa phòng kế toán và xuất nhập khẩu, để tránh chồng chéo công việc. Nhất là cần tổng hợp kế hoạch thanh toán của các lô hàng cùng nhà sản xuất, thời điểm thanh toán gần nhau… thanh toán một lần để tiết kiệm thời gian đi lại, chi phí chuyển tiền và các chi phí khác. Khâu sao y chứng từ và kí tên, đóng dấu cũng tốn kém rất nhiều thời gian, do vậy cần có một nhân viên kế toán đứng ra tập hợp chứng từ, kiểm tra thông tin chi tiết để tránh chứng từ bị sai và phải kí lại, mất nhiều thời gian. Do mối quan hệ làm ăn lâu dài, công ty có thể thương thuyết với đối tác về việc thanh toán ở một thời hạn cố định, để tránh tình trạng bên đối tác chờ nhận một phần tiền đặt cọc thì mới bắt tay vào sản xuất. Công ty cần khắc phục để đảm bảo cho tiến độ công việc được hoàn thành mỹ mãn. Hiệu quả mang lại Công ty sẽ chủ động được đồng tiền thanh toán có thể là đồng USD hặc EURO, không mất chi phí mua các ngoại tệ thanh toán cho nước ngoài, tiết kiệm thời gian và chi phí giao dịch Nếu dự tính được số lượng hàng hóa cần nhập về trong một khoảng thời gian nhất định công ty sẽ có thời gian lựa chọn nhà cung cấp, chọn giá và phương thức thanh toán tốt nhất Các lô hàng cùng nhà sản xuất, có thời điểm thanh toán gần nhau thì sẽ có kế hoạch thanh toán 1 lần, vừa tiết kiệm được thời gian đi lại vừa tiết kiệm được chi phí chuyển tiền. bên cạnh đó khâu sao y chứng từ, tập hợp chứng từ, kiểm tra rà soát thông tin sẽ không mất nhiều thời gian và đảm bảo sự chính xác tuyệt đối khi có riêng một nhân viên phụ trách mảng này Giải pháp 3: Phát huy hiệu quả hoạt động nhượng quyền Thương mại Mục tiêu: Phát huy hiệu quả nhượng quyền thương mại bằng cách nghiên cứu kỹ hợp đồng nhượng quyền do nhà nhượng quyền lập Thực hiện Công ty cần xây dựng hồ sơ nhượng quyền đầy đủ và chi tiết, trong đó quy định rất rõ các điều khoản: quy định về địa điểm, vị trí và không gian địa lý, quy định về đầu tư, các yêu cầu về huấn luyện, quy định về khai trương, sản phẩm, quy định về cấp phép, kiểm tra, bảo hiểm tài sản, nhân viên; quy định về sử dụng thương hiệu và sản phẩm, về các khoản phí, chuyển giao công nghệ,... Qua đó cần từ chối kịp thời các điều kiện gây bất lợi hoặc khó thực hiện. Quan trọng nhất là hợp đồng nhượng quyền cần thực hiện theo đúng trình tự và thủ tục của luật pháp Việt Nam. Cần đọc tòan bộ hợp đồng nhượng quyền một cách tỉ mỉ vì nhượng quyền cũng giống như các lĩnh vực khác, công ty sẽ chỉ nhân được những gì được viết trong hợp đồng. Chẳng hạn, không nhất thiết bất kì sản phẩm nào phục vụ cho chuỗi cửa hàng của công ty cũng đều phải nhập về trong khi sản phẩm trong nước mẫu mã đẹp hơn, chất lượng đảm bảo mà giá lại rẻ hơn. Đó là những sản phẩm không phải là sản phẩm chính yếu của nhà nhượng quyền như thảm lót sàn, tay nắm cửa ra vào, miếng nhựa gắn nhãn mác đính trên sản phẩm. Công ty cần chia sẻ thành công cũng như khó khăn cùng phía đối tác nhằm giúp nhà nhượng quyền tìm ra được những khiếm khuyết của hệ thống để cải tiến. Như được biết, thành công của một hệ thống nhượng quyền không thể được đo trong một năm, hai năm mà được đánh giá trong dài hạn. Do vậy, hơn lúc nào hết, công ty cần xây dựng cho mình hệ thống các giải pháp để không những thành công trong ngắn hạn mà còn phát huy tính ổn định, hiệu quả và phát triển trong dài hạn. Theo chiến lược dài hạn sắp tới, công ty sẽ kí kết hợp đồng nhượng quyền với các thương hiệu thời trang mới như Jimmy Choo, Just Cavalli, Versus, … Trước khi thực hiện các thương vụ này, công ty cần nắm rõ thông tin của nhà nhượng quyền như tình hình kinh doanh, thương hiệu dự định nhượng quyền, thị trường của thương hiệu này, tốc độ phát triển của hệ thống, hiệu quả của hệ thống, mức độ thành công của hệ thống trong những năm qua, những ưu điểm nổi bật của hệ thống này so với hệ thống cùng chủng loại và những định hướng phát triển hệ thống này trong tương lai về thị trường, về những chính sách hỗ trợ đối với các nhà nhận quyền mới, các chính sách cho những thị trường mới, … Việc nắm rõ các thông tin trên giúp cho công ty có cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp nhượng quyền, làm cơ sở cho việc ra quyết định trong tương lai. Việc công ty chỉ nhắm theo các sản phẩm đang thịnh hành trên thị trường mà lại chưa lập một bảng đánh giá, so sánh với tình hình cụ thể của Việt Nam như hiện này là rất liều lĩnh. Công ty cần dành thời gian nghiên cứu thị trường mục tiêu của mình để trả lời hàng loạt các câu hỏi: Hình thức kinh doanh này có phù hợp với khả năng của mình công ty, Thương hiệu, sản phẩm này có được khách hàng chấp nhận hay không vì rõ ràng, không phải thương hiệu nào, sản phẩm nào, thành công ở một nước, một khu vực thì sẽ thành công ở một nước khác hay một khu vực khác. Hiệu quả mang lại Hợp đồng nhượng quyền được ký kết sẽ có sự ràng buộc với phía đối tác, công ty sẽ giành được thế chủ động trong đàm phán, giành phần thuận lợi về phía mình. Như vậy công ty sẽ khẳng định được uy tín của mình, nhất là không phải thanh toán trả trước hầu hết các lô hàng nữa mà dựa vào sự uy tín này công ty sẽ đàm phán được phương thức thanh toán phù hợp nhất. Mặt khác, nếu có rủi ro phát sinh trong khâu giao hàng hoặc thời gian giao hàng thì công ty hoàn toàn có thể đưa ra biện pháp xử lý với phía đối tác Những điều kiện trong hồ sơ nhượng quyền giúp công ty có 1 sự hiểu biết tường tận về nhà nhượng quyền. Nó có tác dụng như 1 công cụ sàng lọc giúp nhà nhận quyền tìm được đối tác thích hợp nhất cho mình và hiểu rõ hơn nhà nhượng quyền của công ty, những quy định của các bên trong suốt quá trình thực hiện và rõ ràng cũng giúp cho công ty đánh giá lại khả năng theo đuổi của mình cùng với nhà nhượng quyền trong suốt quá trình hợp tác Với những sản phẩm không phải là sản phẩm chính yếu của nhà nhượng quyền thì công ty có thể thỏa thuận đặt hàng trong nước, không nhất thiết phải nhập từ nước ngoài về, sẽ tiết kiệm được chi phí cho công ty. Trên cơ sở đó hình thức nhượng quyền thương mại sẽ phát huy được tính tích cực của nó nếu cả nhà nhượng quyền và nhà nhận quyền cam kết thực hiện đến cùng mô hình kinh doanh của mình với niềm tin, văn hóa trung thực và giàu khát vọng. 3.3. KIẾN NGHỊ VỚI CÔNG TY VÀ NHÀ NƯỚC 3.3.1.Vế phía nhà nước Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu. Hiện nay không chỉ đối với Thái Ân mà hầu hết đối với các doanh nghiệp khâu xuất nhập khẩu còn rất yếu. Mặc dầu Thái Ân có đội ngũ cán bộ trẻ có trình độ nghiệp vụ được đào tạo cơ bản nhưng còn thiếu kinh nghiệm. Vì vậy để hoạt động nhập khẩu có hiệu quả ngoài việc nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên Công ty cần phải hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu. Các khâu trong quá trình phải rõ ràng chặt chẽ trên cơ sở nghiên cứu khoa học cụ thể. Khâu tính giá và quy đổi giá: việc mua bán ngoại thương phải được tiến hành trên cơ sở giá quốc tế. Đã biết được giá cả quốc tế chúng ta phải tham khảo giá cả đựoc hình thành ở các sở giao dịch, các trung tâm đấu giá quốc tế….Nhưng trong nhiều trường hợp những giá tính được lại không phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh đang giao dịch. Do đó phải quy nó về điều kiện thích hợp. Việc quy dẫn có thể: Quy dẫn về cùng một đơn vị đo lường. Quy dẫn về cùng một đơn vị tiền tệ. Quy dẫn về cùng điều kiện cơ sở giao hàng. Quy dẫn về mặt thời gian. Quy dẫn về điều kiện tín dụng Hợp đồng nhập khẩu: Việc soạn thảo bản hợp đồng và ký hợp đồng nhập khẩu nói riêng và hợp đồng ngoại thương nói chung là rất phức tạp đòi hỏi người trực tiếp tham gia soạn thảo và ký kết phải có trình độ, sự hiểu biết phải sâu rộng như: tình hình kinh doanh, thị trường, luật pháp quốc gia…. Nội dung của hợp đồng rất phức tạp có liên quan đến nhiều vấn đề nhiều đối tượng: đối tượng là hàng hoá, đối tượng là bảo hiểm, thuê vận tải…do đó sự chặt chẽ trong nội dung các điều khoản là rất cần thiết để hạn chế những rủi ro có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp. Nghiệp vụ thuê tàu: việc thuê tàu dựa trên 3 căn cứ cơ bản. Điều khoản hợp đồng. Đặc điểm hàng bán. Điều kiện vận tải Việc thuê tàu đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tình hình thông tin các điều kiện thuê tàu. Điều kiện thanh toán: doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: Phương thức thư tín dụng đối ứng, ngân hàng khống chế chứng từ,…tuỳ thuộc vào uy tín của doanh nghiệp giao dịch mà Công ty có thể lựa chọn phương thức giao dịch phù hợp. Hiện nay phương thức áp dụng phổ biến và đảm bảo an toàn đó là phương thức mở L/C. Đa dạng hoá phương thức nhập khẩu, nhằm phân tán rủi ro, giảm bớt gánh nặng rủi ro cho doanh nghiệp nên đa dạng hóa hình thức nhập khẩu. Hiện nay Công ty Thái Ân tiến hành nhập khẩu chủ yếu bằng hình thức trực tiếp. Hình thức này chứa đựng nhiều rủi ro tuy nó mang lại lợi nhuận cao hơn các hình thức khác. Ngoài hình thức nhập khẩu như hiện nay Thái Ân nên áp dụng các hình thức như: nhập khẩu uỷ thác, nhập khẩu liên doanh…trên cơ sở nghiên cứu phân tích những ưu điểm và nhược điểm của mỗi phương thức mà lựa phương thức phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. 3.3.2. Về phía Nhà nước. Nhà nước nên hỗ trợ tạo điều kiện cho các Công ty trong nước kinh doanh hoạt động xuất nhập khẩu như: hỗ trợ thông tin, hỗ trợ tài chính, tìm kiếm thị trường cho Công ty Cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước: trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước là quyết định đúng đắn của Đảng và Nhà nước. Việc cổ phần hoá mang lại nhiều mặt lợi ích xã hội và cho bản thân Công ty; cho phép tăng huy động vốn xã hội, tiếp thêm máu về nguồn sinh lực mới cho doanh nghiệp, thúc đẩy quá trình dân chủ hoá và xã hội hoá trong phát triển kinh tế; tạo thêm nhiều hàng hoá mới hấp dẫn cho thị trường chứng khoán. Nguồn xung lực tích cực để thị trường này khởi sắc. đặc biệt việc cổ phần hoá sẽ tác động tích cực đến quá trình cấu trúc lại khu vực doanh nghiệp Nhà nước; khắc phục được tính khép kín rời rạc biệt lập của từng khu vực doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác nhau để hình thành tổng Công ty, những doanh nghiệp lớn, những tập đoàn kinh tế đa sở hữu, mạnh về tài chính, hiện đại về công nghệ, gắn bó, liên kết, hợp tác chặt chẽ với nhau, hoạt động hiệu quả hơn trong thị trường nội địa và xuyên quốc gia. Để việc cổ phần hoá hấp dẫn các nhà đầu tư đi vào thực chất và mang lại hiệu quả kinh tế xã hội cao cần có sự chuẩn bị và tổ chức tốt công tác triển khai trên thực tế, trong đó đặc biệt coi trọng những vấn đề sau: - Cổ phần hoá không được biến thành tư nhân hoá, cần nắm vững mục tiêu của cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước, khuyến khích tư nhân mua cổ phần. - Định hướng, sắp xếp, phát triển doanh nghiệp Nhà nước hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích. - Sửa đổi, bổ sung cơ chế chính sách đối với doanh nghiệp Nhà nước. - Đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng Công ty Nhà nước. - Đẩy mạnh cổ phần hoá doanh nghiệp. - Thực hiện giao, bán, khoán kinh doanh, cho thuê, sát nhập, giải thể, phá sản doanh nghiệp Nhà nước nói cách khác là chuyển đổi chủ sở hữu về nguyên tắc phải do thị trường quyết định. - Việc mua bán cổ phiếu phải công khai trên thị trường, khắc phục tinh trạng cổ phần hoá khép kín trong nội bộ doanh nghiệp KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập hơn một tháng tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thái Ân thật sự đem lại cho em nhiều kiến thức thực tiễn từ hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng Kỳ thực tập cuối khóa lần này là một cơ hội để em có thể trực tiếp cọ xát với những họat động kinh doanh tại các Doanh nghiệp để từ đó so sánh đối chiếu lại những kiến thức đã được học, và thực tế là có rất nhiều sự khác biệt. Ở đây sự khác biệt đến từ cách tiến hành công việc, mọi công việc trên thực tế điều trên cơ sở lý thuyết nhưng tùy vào mỗi Công ty mà mức độ ứng dụng và xử lý có phần khác nhau. Tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thái Ân, nghiệp vụ xuất nhập khẩu qua các khâu như phần đã trình bày trong báo cáo thì theo em là đã được xử lý đơn giản nhưng rất hiệu quả. Điều này được minh chứng qua sự tín nhiệm tuyệt đối của khách hàng đối với Công ty. Ngoài ra, với thời gian thành lập chưa đầy 9 năm, nguồn vốn khiêm tốn nhưng nếu nhìn vào lượng khách hàng lâu năm và khách hàng tiềm năng của Công ty thì bất kỳ Công ty nào cũng phải mơ ước. Một cách khách quan thì trong lộ trình trở thành một nước phát triển trong những năm tới Việt Nam sẽ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn và thử thách. Nhưng tất cả các Doanh nghiệp Việt Nam đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải tự tin khẳng định mình để vươn ra khỏi lãnh thổ Việt Nam tiếp cận với thị trường thế giới rộng lớn. Chính vì vậy, sự phát triển vững mạnh của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam là một nguồn hỗ trợ đắc lực và thiết thực nhất . CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Giáo trình kỹ thuật kinh doanh thương mại quốc tế ( TS . Hà Thị Ngọc Oanh ) NXB Thống Kê 2) Kỹ thuật thực hành nghiệp vụ xuất nhập khẩu tại Việt Nam ( PGS – TS Võ Thanh Thu và TS Đoàn Thị Hồng Vân ) 3) Nghiệp vụ ngoại thương (TS Đoàn Thị Hồng Vân ) 4) Báo cáo tổng kết năm 2007, 2008, 2009 5) Các số liệu do công ty cung cấp