Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở nhà máy thuốc lá Thăng long

àng kg 2.500 2.500 7.100 17.750.000 2 lá thuốc lá xanh kg 3.500 3.500 7.000 24.500.000 Cộng thành tiền 42.250.000 (viết bằng chữ: bốn mươi hai triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn) Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) (đã ký) Dựa vào phiếu xuất kho kế toán định khoản. NV1: Nợ TK 621 42.250.000 Có TK 152 42.250.000 24.500.000 17.750.000 NV2: Nợ TK 621 80.000.000 Có TK 155(G1) 80.000.000 (10.000 x 8000) thẻ kho Tên nhãn hiệu, quy cách: nguyên liệu chính lá thuốc lá Đơn vị tính: kg Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày X-N Số lượng Số Ngày N X T 1 112 02/9 mua lá thuốc lá vàng 2.000 2.000 2 113 07/9 mua lá thuốc lá vàng 1000 3.000 3 114 08/9 lá thuốc lá vàng 1000 4.000 4 211 05/9 xuất kho lá thuốc lá vàng 2.500 1.500 5 213 06/9 xuất kho lá thuốc lá vàng 500 1.000 6 115 12/9 nhập kho lá vàng 2500 3.500 7 116 14/9 nhập kho lá vàng 3000 6.500 8 214 16/9 xuất kho để sản xuất sản phẩm 4.000 2.500 9 215 18/9 xuất kho để sản xuất sản phẩm 500 2.000 10 216 17/9 xuất kho để sản xuất sản phẩm 1.500 500 11 117 18/9 nhập kho lá thuốc lá 5.000 5.500 12 118 19/9 nhập kho lá vàng 3.000 8.500 13 217 21/9 xuất kho để sản xuất sản phẩm 4.000 4.500 14 120 27/9 nhập kho lá vàng 1.000 5.500 Cộng phát sinh 18.500 13.000 5.500 Tồn kho cuối tháng 9/2002 5.500 4. Công tác tổ chức hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá Thăng long 41 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ 411. Tại kho: hàng ngày khi cố nghiệp vụ N - X nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu - phát nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ và ghi số lượng thực tế nhập - xuất vào chứng từ nhập - xuất. Căn cứ vào những chứng từ đó thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng nhập xuất của từng loại vật liệu. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho của cột tồn của thẻ kho.Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ xuất -nhập- tồn đuợc sắp xếp lại giao cho kế toán. 412. Tại phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhập được các chứng từ nhập xuất từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ.Sau đó nếu thấy đạt yêu cầu, kế toán nhận và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ. Kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho đưa lên theo từng loại vật liệu( nếu là chứng từ nhập) hoặc phân theo loại đối tượng sử dụng nều là chứng từ xuất.Sau đó, kế toán tiến hành, nhập số liệu vào máy vi tính để lên bảng kê chi tiết nhập xuất vật tư cho từng kho. Căn cứ trên phiếu nhập vật liệu vào máy tính: Số lượng nhập Ngày tháng Tên khách hàng ( đơn vị bán) Tỷ giá ngoại tệ (nếu có) Mã vật tư Số lượng vật liệu nhập Đơn giá nhập: tiền việt nam đồng, ngoại tệ Khi nhập xong dữ liệu, trên máy tính sẽ tự tính cột thành tiền theo công thức đã cài đặt sẵn Thành tiền = số lượng x đơn giá Tùy các thống kê nhập chi tiết vật tư ở các kho trên, kế toán tổng hợp số liệu,theo tài khoản để lập bảng “Bảng tổng hợp nhập vật tư” và “Bảng tổng hợp xuất vật tư” cũng được lên bằng cách dựa vào các bảng kê chi tiết xuất nhập vật tư Để theo dõi chi tiết quá trình nhập vật liệu theo từng phiếu nhập đồng thời theo dõi thanh toán từng người bán, nhà máy sử dụng sổ chi tiết 2 thanh toán với người bán.Đối với khách hàng thường xuyên,kế toán mở cho mỗi người từ 1 đến 2 tờ sổ, hàng ngày,khi có nghiệp vụ mua vật liệu, kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu nhập ghi chép vào sổ.Cuối tháng sổ ghi chi tiết sẽ được tính toán cho từng người bán. Kết cấu sổ chi tiết 2 cơ sở số lịêu và cách ghi Cột số dư đầu tháng:số dư cuối tháng trước chuyển sang Căn cứ vào chứng từ nhập, kế toán ghi số liệu ngày tháng nhập, chứng từ nội dung kế toán phát sinh, giá thực tế qui đổi ra việt nam đồng(nếu mua bằng ngoại tệ). Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi vào cột nợ hay có đủ tài khoản 331 và đối ứng với tài khoản có liên quan. Tính ra số dư cuối tháng bằng: số dư đầu tháng(dư có) cộng(+) cột có (PS..) trừ (-) cột nợ (PS...) Cuối mỗi tháng,sau khi việc hoàn thành việc ghi sổ chi tiết số 2,kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào nhật ký chứng từ số 5 được ghi chi tiết cho người bán.Sau khi lên hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên nợ của TK 331 có TL 331,tính ra số dư cuối tháng. Số liệu ghi trên nhật ký chứng từ số 5 vẫn có thể đối chiếu với bảng tổng hợp để lên bảng kê số 3 Bảng kê vật tư nhập Ngày tháng Số phiếu nhập Đơn vị nhập Tên vật tư Đơn vị tính Lượng nhập 3/9 01 XN Bắc ninh lá thuốc lá nâu kg 120 4/9 02 XN HT lá thuốc lá vàng kg 80 Cộng Bảng kê vật tư xuất Số TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Phân xưởng cơ điện Thép C45 f 55 Thép C45 f 55 kg kg 411 532 5.000 5.000 2.055.000 2.660.000 2 Phân xưởng Dunhill Cộng Bảng tổng hợp nhập - xuất vật tư Ngày Tên người nhập - xuất Tên vật tư Số lượng Đơn vị tính 3/9 Chị Linh - Nhập lá thuốc lá nâu 120 kg 4/9 Chị Hà - Nhập lá thuốc lá vàng 80 kg 11/9 Anh Tùng - Xuất Thép C45 f 55 411 kg 10/9 Anh Bắc - Xuất Thép C45 f 55 532 kg 4.2. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại nhà máy thuốc lá Thăng long Hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày là cần thiết và quan trọng bên cạnh đó hạch toán tổng hợp vật liệu cũng là công cụ quan trọng không thể thiếu được, nó có ảnh hưởng trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh . A Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Nguyên vật liệu nhập kho của nhà máy chủ yếu từ nguồn thu từ bên ngoài, bên cạnh đó còn có nguồn vật liệu chính tự gia công chế biến. Đối tượng cung cấp nguyên vật liệu là những khách hàng thường xuyên. Do vậy, nhà máy không có trường hợp hàng về mà hợp đồng chưa về trong tháng hay hàng tháng đi đường. Kế toán vào sổ đơn giản, chỉ có trường hợp hàng và hợp đồng cùng về trong tháng. a.Đối với nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ thanh toán bằng hình thức trả chậm. Để theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ và thanh toán với người bán kế toán sử dụng TK 331 - Phải trả người bán. *Trong tháng 9 có các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ thanh toán bằng hình thức trả chậm. -Ngày192/9/2002 nhập kho 2.000kg lá thuốc lá xanh chưa thanh toán với người bán H1 giá trị nguyên vật liệu nhập kho ghi trên hoá đơn. Giá mua 2.000kg x 5.100 đ = 10.200.000đ Thuế GTGT 10.200.000 x 10% = 1.020.000đ Tổng số tiền thanh toán = 11.220.000đ Nhà máy đã kiểm nghiệm và nhập kho theo phiếu nhập kho số 117. -Cùng ngày nhà máy đã nhập kho 100 dụng cụ C1 và 50 dụng cụ C2 của công ty X1 chưa thanh toán với người bán. Giá trị của dụng cụ nhập kho ghi trên hoá đơn: Giá mua: dụng cụ C1 100 cái x 50.000đ = 5.000.000đ dụng cụ C2 50 cái x 150.000đ = 7.500.000đ Thuế GTGT 12.500.000 x 10% =1.250.000đ Cộng 13.750.000đ -Chi phí vận chuyển bốc dỡ lá xanh là: 1.050.000 đ đã thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu chi số 22. -Chi phí vận chuyển công cụ dụng cụ do công ty X1 thanh toán. *Kế toán tiến hành định khoản như sau: NV1 Nợ TK 1521 10.200.000 Nợ TK 1331 1.020.000 Có TK 331(H1) 11.220.000 NV2 Nợ TK 1531 5.000.000 Nợ TK 1532 7.500.000 Nợ TK 1331 1.250.000 Có TK 331(X1) 13.750.000 NV3 Nợ TK 1521 1.000.000 Nợ TK 1331 50.000 Có TK 111 1.050.000 Cuối tháng kế toán viết phiếu chi thì định khoản: NV4 Nợ TK 331(X1) 13.750.000 Có TK 111 13.750.000 b.Đối với nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ thanh toán ngay bằng tiền mặt khi có nghiệp vụ phát sinh bằng tiền mặt kế toán viết phiếu chi: 10/9/2002 căn cứ vào phiếu nhập kho số 115 và hoá đơn bán lẻ số 0512 cùng ngày, chi cho Quang VT mua 10 lít xăng ở cửa hàng xăng dầu số 2 theo phiếu 520 kế toán định khoản. Nợ TK 1527 53.000 Có TK 111 53.000 Phiếu chi Ngày 10/9/2002 Số 520 Nợ TK 152 Có TK 111 Họ và tên người nhận: Quang VT Lý do chi: mua xăng phục vụ cho sản xuất Số tiền: 53.000 đ (Viết bằng chữ: năm ba nghìn đồng chẵn) Người nhận tiền Người lập phiếu Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) (đã ký) c.Đối với nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ thanh toán bằng TGNH: Thông thường những khách hàng quen thuộc, kế toán sử dụng hình thức thanh toán chậm, tuy nhiên nhà máy vẫn có những hoạt động thanh toán với khách hàng chỉ giao dịch một lần, kế toán phải thanh toán bằng cách cắt Séc hoặc viết uỷ nhiệm chi. Ngày 17/9/2002 Nhập kho 2.000kg sợi thuốc lá loại 1 theo phiếu nhập kho số 121, giá trị nguyên vật liệu : Giá mua: 2.000x11.000 = 22.000.000 Thuế GTGT 22.000.000 x 10% = 2.200.000 Chi phí vận chuyển bốc dỡ: 1.000.000 Cộng: 25.200.000 Nhà máy đã viết uỷ nhiệm chi cho khách hàng đồng thời kế toán định khoản: Nợ TK 1524 23.000.000 Nợ TK 1331 2.200.000 Có TK 112 25.200.000 d. Đối với nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ thanh toán bằng tạm ứng Khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ , tiếp liệu viên của phòng vật tư sẽ tham thị trường và thu nhận giấy báo giá của các đơn vị bán hàng. Trong giấy báo giá phải có chỉ tiêu tên mặt hàng, đơn giá cụ thể và có đóng dấu xác nhận của đơn vị bán hàng. Căn cứ vào giấy báo giá, tiếp liệu viên sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng. Khi giấy đề nghị tạm ứng được chấp nhận có chữ ký xác nhận của thủ trưởng đơn vị, kế toán viết phiếu chi, cắt Séc hoặc uỷ nhiệm chi. 18/9/2002 Căn cứ vào giấy báo giá của nhà máy cung ứng vật tư T1, Hà tiếp liệu viên làm giấy đề nghị tạm ứng để mua nguyên liệu lá thuốc lá xanh phục vụ cho sản xuất . Kế toán sau khi kiểm tra viết phiếu chi: 19/9/2002 Quang VT làm giấy đề nghị tạm ứng để mua giấy quấn phục vụ cho sản xuất số tiền là 7.000.000 đ. Căn cứ vào giấy báo giá và chấp nhận của thủ trưởng đơn vị, kế toán viết giấy uỷ nhiệm chi cho Quang VT số tiền là 7.000.000 đ Đồng thời kế toán định khoản: Nợ TK 141 7.000.000 Có TK 112 7.000.000 uỷ nhiệm chi Ngày 19/9/2002 Kính gửi Ngân hàng công thương Việt nam Căn cứ vào quyết định của ban lãnh đạo công ty đề nghị Ngân hàng công thương trích từ TK tiền gưỉ số 0123477 để tạm ứng cho Quang VT mua giấy quấn phục vụ cho sản xuất số tiền là 7.000.000 đ (Bảy triệu đồng chẵn) Hà nội ngày 19/9/2002 Giám đốc công ty (đã ký) Sau đó Ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ của Ngân hàng công thương: Giấy báo nợ Số 18 Kính gửi nhà máy thuốc lá Thăng long Căn cứ vào thông báo số 1080 và sự uỷ nhiệm của Quý công ty ngày 19/9/2002. Ngân hàng công thương đã chi một khoản tiền trích từ TK TG số 123499 của công ty để tạm ứng cho nhân viên công ty số tiền là: 7.000.000 đ(bảy triệu đồng) Vậy xin kính báo để quý công ty được biết và xin gửi kèm theo bảng thay đổi tình hình trên TKTG số 123499 của quý công ty như sau: Dư nợ PS nợ PS có Còn lại 890.000.000 0 7.000.000 883.000.000 Xin chân thành cảm ơn. Hà nội ngày 20/9/2002 Giám đốc NH (đã ký) Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 18/9/2002 Số 151 Kính gửi phòng kế toán Tên tôi là: Nguyễn Quang Hà Địa chỉ: phòng vật tư Đề nghị cho tạm ứng số tiền 5.500.000 đ (năm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn) Lý do tạm ứng: mua nguyên vật liệu lá thuốc lá Thời hạn thanh toán: cuối tháng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Phiếu chi Ngày 18/9/2002 Số 214 Họ, tên người nhận: Nguyễn Quang Hà Lý do chi: tạm ứng để mua nguyên liệu lá thuốc lá xanh Số tiền là: 5.500.000đ (năm triệu năm trăm nghìn đồng) Đã nhận đủ số tiền 5.500.000đ (năm triệu năm trăm nghìn đồng) Người nhận tiền Người lập phiếu Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) (đã ký) Căn cứ vào phiếu chi kế toán định khoản: Nợ TK 141 5.500.000 Có TK 111 5.500.000 Khi tiếp liệu viên Nguyễn Quang Hà mua nguyên vật liệu về nhập kho theo phiếu nhập kho số 123, kế toán ghi: Nợ TK 1521 4.000.000 Có TK 141 4.000.000 Do tạm ứng số 78 phản ánh số tạm ứng thừa. Phiếu thu Ngày 20/9/2002 Họ tên người nộp: Nguyễn Quang Hà Lý do thu: tạm ứng thừa Số tiền: 1.500.000đ (một triệu năm trăm nghìn đồng) Đã nhận đủ số tiền 1.500.000đ (một triệu năm trăm nghìn đồng) Người nộp tiền Người lập phiếu Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) (đã ký) Căn cứ vào phiếu thu kế toán ghi: Nợ TK 111 1.500.000 Có TK 141 1.500.000 Khi nhập kho giấy quấn, căn cứ vào phiếu nhập kho số 124, kế toán ghi Nợ TK 1524 8.500.000 Có TK 141 8.500.000 Do tạm ứng thiếu, kế toán viết phiếu chi số 215 chi số tiền là 1.500.000 đ cho Quang VT đồng thời phản ánh: Nợ TK 141 1.500.000 Có TK 111 1.500.000 e. Khi nhà máy tạm ứng trước tiền mua nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ cho người bán kế toán ghi vào các chứng từ trả tiền. 21/9/2002 kế toán viết phiếu chi số 273 chi số tiền là 15.000.000 cho công ty giấy P3 để mua giấy quấn. Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 331(P3) 15.000.000 Có TK 111 15.000.000 24/9/2002 công ty P3 cung cấp 3000m giấy quấn theo đơn giá 3.500đ/m kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho số 172 ghi: Nợ TK 1527 10.500.000 (3000 x 3.500) Nợ TK 1331 1.050.000 Có TK 331(P3) 11.550.000 Số tiền còn thừa nhà máy để bên Nợ Tk 331 - P3 để tính vào kỳ sau. f. Khi phân xưởng hoàn thành sản phẩm, nhập kho vật liệu sợi thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 1528 Có TK 154 Cuối tháng kế toán lên bảng kê nhập vật tư. Bảng kê vật tư nhập Số TT Tên vật tư Phiếu nhập Đơn vị tính Nhập Số Ngày Số lượng Thành tiền 1 Lá thuốc lá xanh 111 1/9 kg 2.000 10.200.000 2 Lá thuốc lá vàng 112 1/9 kg 1.000 8.100.000 3 Lá thuốc lá nâu 113 2/9 kg 3.000 24.500.000 4 Đầu lọc 114 3/9 kg 1.000 5.200.000 5 Giấy cuốn 115 4/9 m 2.000 8.750.000 6 Nhiên liệu D 116 7/9 lít 1.000 5.200.000 7 Dụng cụ C1 117 10/9 cái 100 4.800.000 8 Lá thuốc lá xanh 118 11/9 kg 1.000 4.800.000 9 Lá thuốc lá vàng 119 13/9 kg 1.000 7.600.000 10 Dụng cụ C2 118 17/9 cái 30 4.350.000 11 Xăng 90 119 18/9 lít 500 26.500.000 12 Nhiên liệu D 120 19/9 lít 1.000 5.000.000 13 Sợi thuốc lá 121 23/9 kg 500 10.000.000 14 Sợi thuốc lá 122 24/9 kg 1.000 11.000.000 15 Lá thuốc lá nâu 123 25/9 kg 2.500 21.270.000 16 Men phối chế 124 25/9 kg 100 6.000.000 17 Dụng cụ C2 125 25/9 cái 20 3.000.000 18 Ni long bao gói 126 25/9 kg 700 1.500.000 19 Hộp cat tong 127 26/9 kg 5000 2.500.000 20 Hương liệu 128 27/9 lít 150 15.000.000 21 Giấy cuốn 129 28/9 kg 3000 11.700.000 22 Đầu lọc 130 29/9 kg 1000 5.000.000 23 Tem, nhãn 131 30/9 kg 100 15.000.000 Cộng 216.970.000 Hiện nay tại nhà máy đang áp dụng hình thức kế toán hạch toán nhật ký chứng từ . Việc hạch toán các nghiệp vụ thu mua, nhập vật liệu và thanh toán với người bán được thực hiện trên nhật ký chứng từ số 5,1,2. Chi tiết nhật ký chứng từ số 5 gồm 2 phần: + Phần ghi Có TK 331: dùng để theo dõi các khoản nợ của xí nghiệp đối với đơn vị bán. Số dư đầu tháng: được lấy từ cột dư cuối tháng của nhật ký chứng từ số 6 tháng trước. Số dư có: thể hiện số tiền Số dư nợ: thể hiện số tiền công tu đã trả trước người bán. Số phát sinh trong tháng: khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng hoá, nguyên vật liệu kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi vào cột tương ứng trên nhật ký chứng từ số 5 chi tiết. Cuối tháng tiến hành cộng số phát sinh theo từng cột, từng dòng và ghi vào cột cộng có của TK 331 + Phần ghi Nợ TK 331: dùng để theo dõi việc thanh toán các khoản nợ của nhà máy với người bán. Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán, các khoản nợ với người bán nào đó, kế toán căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để ghi nhật ký chứng từ số 5 chi tiết cho từng đơn vị bán đó. Tuỳ theo loại hình thanh toán mà ghi vào các cột tương ứng. Cuối tháng tiến hành cộng theo từng dòng, từng cột và ghi vào cột cộng nợ TK 331. Số dư cuối tháng: cuối tháng kế toán xác định số dư cho từng người bán hàng bằng cách lấy số dư đầu tháng bên có trừ đi số dư đầu tháng bên nợ, sau đó cộng với số tiền ở cột Có TK 331 trừ đi số tiền ở cột cộng Nợ TK 331(tất cả phải trên cùng một dòng). Nếu số tiền dư thì ghi bên có phần số dư cuối tháng, nếu số tiền âm thì ghi bên nợ phần dư cuối tháng. Số liệu tổng cộng ghi Có TK 331 - ghi Nợ TK 152 trên nhật ký chứng từ số 5 sẽ được chuyển vào bảng kê số 3 “Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ “. NKCT số 1: Có TK 111 NKCT số 2: Có TK 112 Nhật ký chứng từ số 5 - TK 331 Phải trả người bán Số TT Diễn giải Ghi có TK 331 - ghi Nợ TK Ghi nợ TK 331 - Có các TK 152 153 Cộng có TK 331 111 112 Cộng Nợ TK 331 HT TT HT TT 1 Công ty TNHH HL 50.000.000 50 50.000.000 2 Đại lý 771 - TX 24.000.000 24.000.000 24.000.000 3 Công ty Phú Xuân 127.200.000 127.200.000 127.200.000 4 Công ty Vạn thọ 750.000.000 750.000.000 750.000.000 5 Công ty Giang nam 30.000.000 30.000.000 6 Công ty TL X1 130.000.000 130.000.000 7 Nhà máy S1 38.736.000 38.736.000 38.736.000 8 8 - Hoàng Quốc Việt 380.000.000 380.000.000 9 70 - Bùi Thị Xuân 300.000.000 300.000.000 10 85 - Phú thọ - QN 540.000.000 540.000.000 Cộng 970.000.000 970.000.000 62.736.000 62.736.000 1.016.716.000 30.000.000 1.350.000.000 1.380.000.000 Dư đầu tháng: 850.000.000 Dư cuối tháng: 537.640.000 Ngày 30/9/2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Nhật ký chứng từ số 1 Nhà máy thuốc lá Thăng long Ghi có TK 1112 Tiền mặt ngân phiếu Ngày Nợ TK 1121 Nợ TK 1121 Nợ TK 1121 Nợ TK 1121 Nợ TK 1121 Nợ TK 1121 Cộng PS có 05/9 200.000.000 200.000.000 07/9 83.000.000 83.000.000 08/9 28.000.000 28.000.000 10/9 4.500.000 47.500.000 46.000.000 98.000.000 11/9 97.000.000 97.000.000 13/9 100.000.000 100.000.000 14/9 45.000.000 45.000.000 15/9 400.000.000 400.000.000 18/9 150.000.000 100.000.000 250.000.000 20/9 75.000.000 75.000.000 24/9 163.000.000 10.000.000 173.000.000 29/9 46.000.000 14.000.000 60.000.000 Cộng 1.104.000.000 4.500.000 147.500.000 107.000.000 89.000.000 155.000.000 1.607.000.000 Ngày tháng 9 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112 , Ghi nợ các TK Số TT Ngày 331 111 121 152 153 Cộng các TK 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 2/9 130.000.000 150.000.000 280.000.000 2 3/9 380.000.000 17.000.000 397.000.000 3 7/9 300.000.000 15.000.000 315.000.000 4 8/9 540.000.000 540.000.000 5 17/9 300.000.000 300.000.000 6 23/9 18.000.000 18.000.000 7 27/9 250.000.000 10.000.000 260.000.000 8 28/9 500.000 7.000.000 7.500.000 9 30/9 7.500.000 11.570.000 6.300.000 25.370.000 1.350.000.000 550.000.000 23.000.000 171.570.000 48.300.000 794.220.000 Ngày tháng 9 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) B. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ Công tác tổng hợp xuất nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ là một trong những khâu chủ yếu của kế toán vật liệu . Thông qua đó biết được chính xác, kịp thời đầy đủ từng loại xuất dùng. Việc xuất dùng chủ yếu là phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh . Tuỳ theo mục đích sử dụng, hạch toán tổng hợp xuất vật liệu , kế toán sẽ phản ánh thực tế của vật liệu xuất dùng vào bên Có TK 152 và 153 và bên Nợ của các TK liên quan. Kế toán tổng hợp dùng các TK để hạch toán xuất nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ TK 152,153,621,627,642,154... -Xuất vật liệu cho sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 621,627,642 Có Tk 152,153 -Xuất vật liệu tính vào chi phí sản xuất ngoài kế toán ghi: Nợ TK 641 Có TK 152,153 * Cuối tháng kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để lên bảng kê xuất vật tư. * Công tác kế toán xuất nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ được đánh giá theo thực tế. Hiện nay nhà máy áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ nên bảng tính gía thành thực tế vật liệu là bảng kê số 3. Hàng tháng kế toán vật liệu sử dụng bảng kê số 3 và bảng phân bổ số 2 để phân bổ vật liệu cho các đối tượng sử dụng. -Trong công tác kế toán , bảng kê số 3 và bảng phân bổ số 2 sau khi lập được chuyển đến các kế toán bộ phận khác có liên quan để ghi sổ kế toán hoặc các bảng kê, nhật ký chứng từ . Ví dụ như: chuyển đến kế toán tính giá thành để tập hợp chi phí và ghi vào bảng kê số 4,5,6 và nhật ký chứng từ -Nhà máy lập bảng kê và bảng phân bổ số 2 như sau: Căn cứ lập bảng kê số 3 (tính giá thành thực tế nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ ) Bảng kê số 3 tháng trước. Các NKCT liên quan Các chứng từ xuất dùng nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ. -Phương pháp ghi sổ: Chỉ tiêu 1: “Số dư đầu tháng” căn cứ vào dữ liệu vật liệu tồn kho cuối tháng trên bảng kê 3 tháng trước để ghi. Chỉ tiêu 2: “Số PS trong tháng” căn cứ vào NKCT số 1,2,5,6 Từ NKCT số 1: Có TK 111 - Nợ TK 152 Từ NKCT số 2: Có TK 112 - Nợ TK 152 Từ NKCT số 5: Có TK 331 - Nợ TK 152 Chỉ tiêu 3: “ Số dư đầu tháng và PS trong tháng” Chỉ tiêu 4: “ Hệ số chênh lệch” vì tính theo giá TT không có Chỉ tiêu 5: “Xuất dùng trong tháng” căn cứ vào phiếu xuất kho. Chỉ tiêu 6: “Tồn kho cuối tháng” = chỉ tiêu 3 - chỉ tiêu 5 * Căn cứ để lập bảng phân bổ số 2 là: Các chứng từ xuất dùng vật liệu theo gía thực tế đã phân theo nhóm và loại vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. TK 621: vật liệu xuất dùng cho việc bán hàng TK 627: xuất vật liệu cho QL phân xưởng TK 642: xuất nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ cho QLDN TK 632: xuất vật liệu để bán * Sau khi đã khoá sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ , kế toán ghi vào sổ cái TK 152,153 Bảng kê xuất Tháng 9 năm 2002 Số TT Tên vật tư Phiếu xuất Đơn vị tính Xuất Số Ngày Số lượng Thành tiền 1 Lá thuốc lá xanh 213 2/9 kg 500 2.550.000 2 Lá thuốc lá vàng 214 2/9 kg 1000 7.100.000 3 Giấy cuốn 215 3/9 kg 1000 4.000.000 4 Đầu lọc 216 4/9 kg 1000 5.200.000 5 Sợi thuốc lá 217 5/9 kg 500 7.000.000 6 Lá thuốc lá nâu 218 7/9 kg 1000 8.200.000 7 Nhiên liệu D 219 8/9 lít 1000 5.100.000 8 Dụng cụ C1 220 9/9 cái 100 5.000.000 9 Sợi thuốc lá 221 10/9 kg 1000 14.000.000 10 Men phối chế 222 11/9 kg 15 900.000 11 Ni long bao gói 223 12/9 kg 30 630.000 12 Hộp cat tong 224 15/9 kg 1000 500.000 13 Hương liệu 225 16/9 lít 50 5.000.000 14 Tem, nhãn 226 17/9 kg 20 300.000 15 Lá thuốc lá xanh 227 19/9 kg 500 2.550.000 16 Lá thuốc lá vàng 228 20/9 kg 500 3.550.000 17 Lá thuốc lá nâu 229 23/9 kg 500 4.100.000 Cộng 75.680.000 Tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ Tháng 9 năm 2002 Số TT Diễn giải TK 152 - Nguyên vật liệu 1521 1521.1 1522.2 HT TT HT TT HT TT 1 Số dư đầu tháng 11.526.375.820 11.572.481.323 10.378.258.323 10.523.760.249 528.792.585 540.195.840 2 Số phát sinh trong tháng 9.763.415.360 10.104.617.174 1.289.663.510 129.896 713.157.410 713.879.410 Từ NKCT số 1 (có TK 111) 1.200.000 Từ NKCT số 2 (có TK 112) 32.568.700 Từ NKCT số 4 (có TK 311) 307.433.114 Từ NKCT số 5 (có TK 331) 8.443.427.360 8.443.427.360 1.206.386.724 1.206.386724 630.219.870 630.219.870 Từ NKCT số 10 (có TK 141) 3.231.910 TK 1521.1V 1.130.908.000 1.130.980.000 TK 1548.2 TK 1541 9.080.000 9.080.000 TK 1542 TK 1543 41.928.656 41.928.656 TK 1544 40.720.730 40.720.730 82.937.540 82.937.540 TK 1531 627.400 627.400 TK 138 3 Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (1+2) 21.289.791.180 21.677.98.497 11.667.922.174 11.822.574.245 1.251.950.268 1.259.075.250 4 Hệ số chênh lệch 101,8% 101,3% 100,5% 5 Xuất hàng dùng trong tháng 12.258.468.145 12.479.120.571 122.312.326 123.902.380 128.233.190 128.874.355 6 Tồn kho cuối tháng 9.031.323.035 9.197.977.926 11.545.609.854 11.698.671.065 1.123.717.078 1.130.200.894 Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Tháng 9 năm 2002 Số TT Chỉ tiêu 1521 1521.1 1522.2 HT TT HT TT HT TT 1 Hệ số chênh lệch 101,8% 101,3% 100,5% 2 TK 1521 V- Vinh 2.192.146.135 2.231.604.765 TK 1522.1V- Vinh 70.927.500 72.846.557 TK 15222V 29.951.760 30.101.518 TK 1524 3 TK 1531 TK 1531-V 4 TK 6210- Hà đông TK 621H1- lá 1 6.852.198.200 6.975.537.767 TK621H2- lá 2 1.214.023.811 1.235.876.239 5 TK 6270 - Hà đông 5.051.300 5.116.250 TK 627 H1 - lá 1 45.100.526 45.686.826 4.091.250 4.111.706 TK627 H2 - lá 2 1.219.000 1.234.847 4.308.750 4.330.293 6 TK 641H12 - lá 2 14.000 88.833.430 89.277.597 7 TK 642 -CPQLDN 1.048.000 1.053.240 8 TK632 - GVHB 2.000.099.999 2.036.101.798 Tổng cộng 12.258.468.145 12.479.120.571 122.312.320 123.902.380 128.233.190 129.874.355 sổ cái TK 152 Tháng 9 năm 2002 Dư đầu tháng Nợ Có 11.526.375.820 Số TT Ghi nợ TK 152 ghi có các TK Tháng Tháng 9 Tháng 1 TK 111 1.200.000 2 TK 112 32.568.700 3 TK 311 307.433.114 4 TK 331 8.443.427.360 Cộng phát sinh Nợ 8.784.629.174 Tổng phát sinh Có 11.113.027.070 Dư cuối kỳ Nợ 9.197.977.926 Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Chương III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ở nhà máy thuốc lá Thăng long I. Nhận xét chung về công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu ở nhà máy thuốc lá Thăng long 1. Nhận xét về công tác quản lý vật liệu: Qua chăng đường hơn 40 năm xây dựng và phát triển, nhà máy thuốc lá Thăng long đã không ngừng phát triển, lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Trong lịch sử phát triển của mình, nhà máy đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, trở thành lá cờ đầu của nghành thuốc lá Việt nam. Để đạt được những kết quả như trên, nhà máy đã thực hiện tốt quản lý vật liệu sản xuất nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Như chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là một yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh ngiệp sản xuất. Do vậy, việc quản lý tốt nguyên vật liệu là một biện pháp giúp doanh ngiệp kiểm soát được lượng nguyên vật liệu cần dùng là bao nhiêu để đáp ứng yêu cầu của sản xuất, có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu kịp thời. Nhà máy thuốc lá Thăng long đã xác định cho mình một mô hình quản lý khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản, sử dụng cho sản xuất . Nhà máy có sự theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng. Tại các phân xưởng đều có đội ngũ cán bộ phụ trách tình hình nguyên vật liệu dùng sản xuất và nắm vững số tồn tại trong kho sau quá trình sản xuất là bao nhiêu, để có kế hoạch bảo quản. Khâu thu mua: nhà máy có đội ngũ cán bộ tiệp liệu đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thông qua đầu đủ hoá đơn, chứng từ, đảm bảo chất lượng, chủng loại. Khâu bảo quản: Công ty xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học. Trong các kho đều được trang bị đầu đủ các phương tiện bảo quán, bảo vệ thích hợp, đảm bảo cho vật liệu được phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị. Khâu sử dụng: Nguyên vật liệu được sử dụng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm. Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, phòng kinh doanh xem xét nhu cầu, tính hợp lý, hợp lẽ và theo đó sẽ xuất kho đáp ứng yêu cầu theo số thực có. 2. Nhận xét về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại nhà máy Xuất phát từ thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh cùng với việc nghiên cứu tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy thuốc lá Thăng long em nhận thấy: - Nhà máy đã thực hiện tương đối hoàn chỉnh, toàn diện, động bộ trên tất cả các nội dung công tác kế toán : chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán, báo cáo, tạo ra hệ thống văn bản pháp quy trong lĩnh vực kế toán một cách hoàn chỉnh. - Cùng với sự phát triển nhà máy, công tác quản lý kinh tế nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được cải thiện, củng cố, hoàn thiện và trở thành công cụ đắc lực trong quản lý và ra quyết định sản xuất kinh doanh, đồng thời đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của công tác hạch toán của công ty. Để đạt được những điều đó, cán bộ quản lý phải nhanh chóng kịp thời nắm bắt được tình hình kinh tế chuyển đổi, từ đó sắp xếp tổ chức bộ máy kế toán một cách gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu sản xuất . Bên cạnh đó, nhà máy còn lựa chọn các cán bộ có năng lực, kinh nghiệm và có tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng nắm bắt và xử lý thông tinh nhanh chóng kịp thời để giúp cho qúa trình sản xuất diễn ra liên tục. - Nhà máy luôn quan tâm đến biệc nâng cao, đào tạo về nghiệp vụ, trình độ cho phòng kế toán. Trong phần kế toán nguyên vật liệu, cán bộ kế toán phần hành và các nhân viên khác có liên quan đã làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, luôn có ý thức nâng cao trình độ và phản ứng kịp thời, đúng đắn mỗi khi có nghiệp vụ phức tạp về vật tư xảy ra. - Hệ thống chứng từ áp dụng tại nhà máy đảm bảo các yêu cầu bắt buộc của chế độ kế toán về hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... Trên tất cả các chứng từ đều thể hiện khá đầy đủ các yếu tố pháp lý: Tên chứng từ , địa chỉ nơi thực hiện, ngày tháng, số lượng, nội dung chứng từ , số lượng thực nhập, thực xuất... Qua các chứng từ đã được lập chi tiết như vậy, kế toán dễ dàng kiểm tra và nắm bắt thông tin cụ thể về tình hình xuất nhập tại kho. - Về đánh giá nguyên vật liệu, nhà máy dùng giá thực tế cho vật liệu nhập kho và giá trung bình cho vật liệu xuất kho, cuối kỳ tiến hành điều chỉnh giá vật liệu thực tế xuất kho theo phương pháp hệ số giá. Việc đánh giá nguyên vật liệu như vậy là hợp lý vì đặc điểm nguyên vật liệu của nhà máy là thường có sự biến động và yêu cầu cuả kế toán là nắm bắt và phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất hàng ngày. Cách đánh giá như vậy đã phần nào khắc phục được sự biến động của giá cả, công tác kế toán cũng không bị dồn vào cuối tháng. Tuy nhiên, vận dụng cách đánh giá này làm tăng khối lượng công việc của kế toán . Nhưng do nhà máy sử dụng hệ thống máy vi tính đã được lập sẵn, công thức đã được cài đặt trên máy sau mỗi nghiệp vụ nhập máy tính, máy tính tự động tính ra giá xuất, công việc thực hiện được nhanh gọn hơn. - Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, nhà máy sử dụng phương pháp thẻ song song – phương pháp kế toán đơn giản nhất và dễ làm đối với kế toán vật liệu , thủ kho và những người có liên quan. Hơn nữa, kế toán dùng máy vi tính để tính toán, in ra các bản in chi tiết, tổng hợp, giảm đáng kể khối lượng ghi chép tính toán, đưa ra số liệu nhanh chóng kịp thời. Tuy nhiên, với một nhà máy lớn như nhà máy thuốc lá Thăng long thì phương pháp thẻ song song không phù hợp lắm, bởi vì mật độ nhập xuất diễn ra nhiều và đa dạng về chủng loại trong khi thủ kho và kế toán theo dõi số lượng trên thẻ kho và các số chi tiết có trùng số liệu chỉ mặt lượng của vật liệu nên việc ghi chép và đối chiếu nhập xuất nguyên vật liệu mất nhiều công sức. - Về tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu : nhà máy thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên, phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất của nhà máy. Kế toán nên căn cứ và chứng từ để luân chuyển và ghi bảng ghi chi tiết và vào số chi tiết số 2 (với chứng từ nhập do mua ngoài) Bảng kê chi tiết là căn cứ tập hợp chứng từ ban đầu tạo điều kiện cho kế toán tổng hợp các bản tổng hợp, sổ tổng hợp. Trên các bảng kê đã thể hiện được nội dung, quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi chép vào tài khoản theo chế độ quy định. - Về hệ thống sổ kế toán : Hiện nay nhà máy đã áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ , là hình thức phổ biến và có nhiều ưu điểm phù hợp với điều kiện kế toán của nhà máy nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. - Về ứng dụng công kỹ thuật trong công tác kế toán : nhà máy đã trang bị hệ thống máy vi tính cho phòng tài chính kế toán khá đầy đủ. Cùng với sự giúp đỡ của một chuyên gia về máy tính, công việc về kế toán tài chính được tiến hành nhanh gọn, chính xác hơn, trong ghi chép, tính toán, lập biểu. Có được những kết quả tốt đẹp như trên là do sự cố gắng của tập thể cán bộ nhân viên kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng. Cùng với sự phát triển lớn mạnh của nhà máy, công tác kế toán tại phòng tài vụ ngày càng được hoàn thiện và đổi mới để đáp ứng nhu cầu quản lý và hạch toán các quá trình sản xuất , kinh doanh của nhà máy. Bên cạnh những kết quả tốt đẹp như trên, công tác hạch toán nguyên vật liệu vẫn còn tồn tại những mặt chưa hợp lý. Dưới một góc độ là một sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến để có thể phần giúp cho công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại nhà máy đạt kết quả cao hơn trong việc phản ánh các hoạt động sản xuất kinh doanh . Kiến nghị 1: Kiến nghị về ứng dụng máy vi tính vào hạch toán vật liệu Hiện nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta đang diễn ra một quá trình tin học hoá trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân, áp dụng máy vi tính vào các công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hướng vào việc xây dựng hệ thống công trình kế toán phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của nhà máy. Tuy nhiên cần thấy rõ thực tế trong công tác kế toán về mặt tâm lý là sự cố gắng tránh những biến động hoá mang tính nguyên tắc ảnh hưởng đến hoạt động của nhà máy mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì thế, việc đưa máy tính vào công tác kế toán nên triển khai theo từng công đoạn để tránh gây xáo động lớn trong quy trình hạch toán. Đối với kế toán nguyên vật liệu có thể xây dựng chương trình tự động hoá toàn bộ chương trình về xử lý, lưu giữ, bảo quản chứng từ , in ấn sổ sách. Với nhà máy thuốc lá Thăng long kế toán chi tiết nguyên vật liệu phần lớn được thực hiện được thực hiện trên máy vi tính, nhưng bảng kê số 2 và bảng kê số 3 vẫn phải do kế toán tự khớp giá, do vậy đòi hỏi kế toán phải hết sức cẩn thận mới đảm bảo được độ chính xác cao. Bên cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi tính đó là phần mềm kế toán có tốc độ xử lý chưa được nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Từ thực tế như vậy, em nghĩ nhà máy có kế hoạch đổi mới phần mềm máy tính và nâng cấp máy tính để tăng tốc độ xử lý thông tin, cho ta những kết quả đẹp và chính xác. Bên cạnh đó doanh nghiệp nên tuyển thêm nhân viên máy tính và đào tạo kế toán máy cho tất cả các nhân viên máy phần hành để nâng cao hơn nữa chất lượng của quản lý kế toán, tạo đà cho sự phát triển của nhà máy sau này. Kiến nghị 2: Kiến nghị về hạch toán chi tiết vật liệu Hiện nay, nhà máy đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu – một phương pháp đơn giản dễ làm, nhưng theo em nó không phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn như nhà máy thuốc lá Thăng long. Vì công tác ghi chép số liệu xuất và tồn kho giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho bị trùng lặp, càng nhiều danh điểm vật tư càng bộc lộ rõ điểm yếu này. Em nghĩ rằng nhà máy nên sử dụng phương pháp số dư thay cho phương pháp thẻ song song vì ngoài việc khắc phục được sự ghi chép trùng lặp trong quá trình ghi chép số liệu nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu , phương pháp tồn kho còn có ưu điểm khác phù hợp với đặc điểm của công ty chẳng hạn như chủng loaị vật tư phong phú, tồn nhập xuất lớn... Theo phương pháp số dư trình tự hạch toán được tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Giống phương pháp thẻ song song, tại kho thủ kho vẫn dùng thẻ để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho về mặt lượng. Ngoài ra, cuối tháng thủ kho cần phải ghi rõ khối lượng tồn kho và sổ số dư. Bước 2: Căn cứ vào chứng từ nhập – xuất nguyên vật liệu , kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất, rồi từ đó lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho theo chỉ tiêu gía trị của từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu . Bước 3: Kế toán mở sổ số dư (sử dụng cho cả năm) theo từng kho, từng loại nguyên vật liệu được ghi một dòng số tổng hợp dư về khối lượng và về giá trị. Sau đó giao cho thủ kho ghi cột số dư (cuối tháng) và đưa lên phòng kế toán ghi cột số dư bằng cách lấy lượng sổ số dư nhân với giá hạch toán . Bước 4: Cuối tháng, đối chiếu số dư của sổ số dư với số dư của bảng luỹ kế nhập về mặt giá trị. Sổ số dư STT Tên quy cách chủng loại Đơn vị Định mức dự trữ Số dư đầu năm SD T.1 SD T.2 SD T.12 Thấp nhất Cao nhất Số lượng Thành tiền 1 2 Tổng cộng Kiến nghị 3: Kiến nghị về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo quy luật của nền kinh tế thị trường, hàng hoá nói chung và nguyên vật liệu nói riêng được mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo yêu cầu sử dụng. Giá cả của chúng cũng thường xuyên không ổn định, có thể tháng này giá nguyên vật liệu cao hơn giá của tháng trước và ngược lại, lại càng khó khăn cho công việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh . Em nghĩ, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực sự có ý nghĩa đối với nhà máy thuốc lá Thăng long, nhất là khi giá cả không ổn định, tỷ giá hối đoái thất thường mà chủng loại nguyên vật liệu lại càng nhiều do yêu cầu mở rộng sản xuất thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp công ty bình ổn giá thị trường. Bên cạnh đó, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhiều khi còn đóng vai trò là những bằng chứng quan trọng của công tác kiểm toán và kiểm tra kế toán của công ty. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập theo các điều kiện: Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng năm trước và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán . Trước khi lập dự phòng, nhà máy phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của vật liệu tồn kho. Căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng nguyên vật liệu tồn kho thực tế, nhà máy xác định mức dự phòng theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho năm kế toán Lượng vật liệu tồn kho giảm giá tại 31/12/ năm báo cáo Giá hạch toán trên sổ kế toán Giá thực tế trên thị trường tại 31/12 Giá thực tế nguyên vật liệu trên thị trường bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trường. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại nguyên vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết tài khoản dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho của công ty. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của nhà máy . Theo thông tư 33, để hạch toán và theo dõi dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159. Em nghĩ rằng nhà máy nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng vì làm như vậy vưà tuân thủ nguyên tắc “thận trọng” trong kế, lại vừa góp phần bình ổn hơn nữa trong hoạt động kinh doanh . II. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu 1. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nói riêng và TSLĐ nói chung. Bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào thì nguyên vật liệu cũng giữ một vai trò quan trọng. Các doanh nghiệp luôn hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Do vậy, họ phải cố gắng sao cho hạ thấp được giá thành sản phẩm, nâng cao doanh thu. Mục tiêu đặt ra là doanh nghiệp phải sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất, tiết kiệm nhằm giảm bớt chi phí sản xuất sản phẩm. Thực tế cho thấy ở nhà máy thuốc lá Thăng long, nguyên vật liệu được sử dụng hợp lý. Để đánh giá kỹ hơn nữa, ta phải sử dụng một số chỉ tiêu sau: Tình hình sử dụng nguyên vật liệu định mức Chỉ tiêu Cuối năm 2001 Cuối năm 2002 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ 1 2 3 4 5 6 7 1.NVL 39.407.913.216 27,75 42.105.583.452 30,03 2.697.670.236 106,8 2.CC-DC 1.011.588.276 0,71 1.223.124.966 0,87 211.536.690 120,9 3.Giá trị SDDD 23.143.505.084 16,3 21.615.830.351 15,42 -152.764.730 93,4 4.Thành phẩm 78.454.523.701 55,24 75.266.451.801 53,68 -3.188.071.900 95,9 Cộng 142.217.530.277 100 140.210.990.570 100 -1.806.539.707 98,7 Cột kết quả tính trên bảng cho ta thấy tổng tài sản dự trữ năm 2002 giảm so với năm 2001 là 1.806.707 (giảm đi 1,3%). Đi sâu vào từng loại: Thành phẩm tồn kho chiếm tỉ trọng cao trong tổng tài sản dự trữ (trên 50%) nguyên vật liệu năm 2002 tăng so vơí năm 2001 là 2.697.670.236 (đạt 107,8%) trong khi tổng tài sản dự trữ giảm. Giá trị sản phẩm dở dang, ứ đọng giảm so với năm trước (đạt 93,4%) cho thấy khối lượng ứ đọng trong khâu sản xuất giảm. Điều này có thể giải thích là khách hàng chưa nhận hàng đúng hạn. Nhưng năm 2002, thành phẩm giảm so với năm 2001 chứng tỏ có sự đẩy mạnh về tiêu thụ. Các chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch 1.Giá trị vật tư xuất dùng 231.192.613.375 249.513.816.293 18.321.202.918 2.Giá trị vật tư tồn đầu kỳ 38.454.563.124 39.407.912.216 953.350.092 3.Giá trị vật tư tồn cuối kỳ 39.407.913.216 42.105.583.451 2.697.670.236 4.Giá trị vật tư bình quân 38.931.238.170 40.756.748.334 1.825.510.164 5. Hệ số sử dụng vật tư 5,94 6,12 0,18 Giá trị bình Giá trị vật tư đầu kỳ + Giá trị vật tư trong kỳ quân vật liệu 2 Hệ số sử dụng Giá trị vật tư xuất dùng vật tư Giá trị bình quân vật tư Qua số liệu trên ta thấy, hệ số sử dụng vật tư năm 2002 của công ty lớn hơn so với năm 2001 là 0,18 lần do tăng giá trị vật tư xuất dùng (18.321.202.918) và giá trị vật tư tồn kho bình quân (1.825.510.164). Như vậy dự trữ vật tư là phù hợp. Một số chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng vốn lưu động Các chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch 1.Doanh thu 379.306.942.518 430.000.193.152 50.695.250.634 2.Vốn lưu động đầu năm 186.471.663.793 180.006.588.207 -6.465.075.586 3.Vốn lưu động cuối năm 180.006.588.207 176.472.633.961 -3.533.954.246 4.Vốn lưu động bình quân 183.239.136.000 178.239.611.084 -4.999.514.916 Hệ số sản xuất 2,07 2,41 0,34 Vốn lưu động Vốn lưu động đầu năm + Vốn lưu động cuối năm bình quân 2 Hệ số sức Doanh thu sản xuất vốn lưu động bình quân Năm 2002 hệ số sức sản xuất của vốn lưu động tăng hơn so với năm 2001 là 0,34 hay nói cách khác, một số vốn lưu động năm 2002 tạo ra nhiều doanh thu hơn năm trước. Có sự thay đổi này là do nhà máy tăng cường cải tiến chất lượng thay đổi mẫu mã sản phẩm, nhanh chóng hoàn thành hợp đồng đúng hạn, dẫn đến doanh thu tăng nhanh đáng kể. 2. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nói riêng và tài sản lưu động nói chung Khi nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, nhà máy càng phải cạnh tranh với nhiều đối thủ để đảm bảo hơn nữa thu đủ chi và cao hơn nữa là lợi nhuận. Để đạt được hiệu quả của đồng vốn bỏ ra, nhà máy đã sử dụng hợp lý năng lực của mình về lao động, vật tư, tiền vốn kết hợp với tổ chức quản lý hạch toán. Trong vấn đề này kế toán đã có vai trò quan trọng trong việc hạch toán tổng hợp, cung cấp và phân tích số liệu về tình hình sử dụng nguyên vật liệu nói riêng và TSLĐ nói chung. Thông qua phân tích sử dụng nguyên vật liệu thấy rằng nhà máy đã áp dụng nhiều biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu (năm 2002 tốt hơn năm 2001). Nhưng bất kỳ một doanh nghiệp nào không bao giờ tự bằng lòng với hiện tại. Họ muốn phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh hơn nữa. Trong khi phạm vi đề tài nghiên cứu, góp phần vào sự phát triển chung của nhà máy , em xin đưa ra một số ý kiến nhằm sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả hơn. Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Doanh nghiệp luôn muốn hạ thấp giá thành sản phẩm. Trong giá thành thì vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn. Để giảm tối thiểu khoản chi phí này cần giảm lượng tiêu hao vật liệu. Việc giảm định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được thực hiện đồng thời với công tác cải tiến kỹ thuật, ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất , coi trọng những biện pháp để giảm định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong khâu thiết kế và công nghệ. Khâu dự trữ vật liệu : Tồn kho dự trữ là điều đáng sợ của hầu hết các doanh nghiệp vì dự trữ vật liệu chính là tồn đọng vốn. Vấn đề đặt ra là nhà máy phải giảm khâu dự trữ đến mức cho phép, tránh tình trạng mua nguyên vật liệu quá ít gây nên tình trạng thiếu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, hoặc mua với số lượng quá lớn gây nên tình trạng ứ đọng vốn, hư hỏng lãng phí vật tư. Kinh nghiệm của các nước là cố gắng tránh tồn kho. Khâu cung ứng: Để đảm bảo cho dự trữ tối thiểu thì công việc mua sắm nguyên vật liệu phải diễn ra thường xuyên đều đặn. Lượng nguyên vật liệu mua vào phải vừa đủ (một cho đến hai tháng phải cung ứng một lần) để hạn chế ứ đọng vốn giảm vay vốn ở ngân hàng. Nhà máy nên tìm những nhà cung cấp có quan hệ bằng các hợp đồng dài hạn. Họ sẵn sàng cung cấp thường xuyên liên tục những lô hàng nhỏ tuỳ theo yêu cầu của người mua. Khi nguyên vật liệu về, nhà máy tranh thủ bốc dỡ, kiểm nhận, nhập kho để rút ngắn thời gian chờ đợi, tránh hao hụt mất mát. Ngoài ra, nhà máy nghiên cứu thay thế các loại vật liệu nhập ngoại bằng các loại vật liệu có sẵn trong nước với giá thấp hơn như vậy sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí, đồng thời góp phần thúc đẩy nền sản xuất trong nước và có thể tránh được sự biến động về tài chính của khu vực và trên thế giới. Khâu bảo quản: Thường xuyên nhà máy kiện toàn việc bảo quản ở các kho theo dõi phát hiện, xử lý kịp thời các trường hợp mất mát, phát hiện vật liệu bị ứ đọng, có kế hoạch thanh lý, nhượng bán để giải quyết ứ đọng vốn. Công tác kiểm tra: nhà máy thực hiện kiểm tra việc mua và dự trữ định mức các kho, mức mua sắm trong kỳ của nhân viên cung ứng, bảo đảm đúng định mức dự trữ quy định. Kế hoạch đầu tư trang thiết bị và nâng cao chất lượng lao động. Nhà máy chú trọng đến việc đổi mới dây truyền công nghệ, nâng cấp nhà xưởng, máy móc thiết bị. Đội ngũ chất xám được chú trọng bồi dưỡng, nâng cao năng lực trình độ, kết hợp chặt chẽ các yếu tố trên thì lượng nguyên vật liệu sẽ được sử dụng hợp lý, tiết kiệm, sản phẩm làm ra đứng vững trên thị trường. Kết Luận Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp luôn phải cạnh tranh lẫn nhau để tồn tại và phát triển. Mục tiêu cơ bản và quan trọng nhất mà các doanh nghiệp cần hướng tới đó là tối đa hoá lợi nhuận. Tối đa hoá lợi nhuận đồng nghĩa với việc tiết kiệm các chi phí đầu vào một cách hợp lý triệt để, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, nêu cao tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu được trong quá trình tạo ra sản phẩm. Với tư cách là chi phí, nó chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng số chi phí sản xuất cũng như tổng giá thành của sản phẩm. Vì vậy, muốn giảm chi phí, tăng lợi nhuận, kế toán cần phải quản lý chặt chẽ và hợp lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, nhập, xuất dùng nguyên vật liệu cho đến khâu kiểm tra, kiểm soát tình hình bảo quản vật liệu. Nhà máy thuốc lá Thăng Long đã nhanh chóng chỉ đạo chặt chẽ từ việc bố trí nhân viên kế toán có đủ năng lực, trình độ đến việc áp dụng nghiêm túc, đúng quy định các phương pháp hạch toán của Nhà nước ban hành. Sau một thời gian thực tập dưới sự hướng dẫn, chỉ đạo và giúp đỡ tận tình của các cô, các chú cán bộ trong phòng kế toán của nhà máy thuốc lá Thăng Long và cô giáo Phùng Thị Lan Hương, em đã từng bước tìm hiểu, xem xét phần hành thực tế công tác kế toán vật liệu tại nhà máy, từ đó so sánh giữa lý luận và thực tiễn để rút ra những bài học bổ ích phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn sau khi ra trường. Do trình độ có hạn và thời gian không nhiều, lần đầu tiếp xúc với thực tế bản thân em chưa có kinh nghiệm nên bài viết không khỏi có nhiều khiếm khuyết. Vì vậy, em rất mong và xin chân thành cảm ơn sự góp ý của các thầy cô giáo trong khoa kinh tế và sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các cô chú phòng tài vụ để báo cáo này của em được hoàn thiện hơn. Mục lục Trang Lời nói đầu Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. 3 I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. 3 II. Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu 6 Nội dung của tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu. 9 I.Hạch toán chi tiết nhập xuất Nguyên vật liệu II.Hạch toán tổng hợp nhập xuất Nguyên vật liệu 14 Đặc điểm hạch toán Công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên 17 I.Khái niệm, đặc điểm Công cụ dụng cụ 17 II.Phương pháp hạch toán 17 Hạch toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ 19 I.Khái niệm và tài sản sử dụng 19 II.Phương pháp hạch toán 19 Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tại nhà máy thuốc lá Thăng Long 22 Chương II: Thực trạng về kế toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ ở nhà máy thuốc lá Thăng Long A.Tình hình đặc điểm chung của nhà máy thuốc lá Thăng Long. I.Lịch sử hình thành và phát triển của nhà máy thuốc lá Thăng Long. 26 II.Đặc điểm tổ chức sản xuất của nhà máy. 27 III.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy. 31 IV.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở nhà máy thuốc lá Thăng Long. 34 B.Thực trạng công tác kế toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. 35 1.Đặcđiểm Nguyên vật liệu 35 2.Phân loại Nguyên vật liệu 36 3.Quá trình hạch toán nhập xuất kho Nguyên vật liệu 37 3.1. Hạch toán nhập kho Nguyên vật liệu 37 a.Tính giá Nguyên vật liệu nhập kho 37 b.Thủ tục nhập kho Nguyên vật liệu 37 3.2. Hạch toán vật liệu xuất kho 43 a.Tính giá vật liệu xuất kho. 43 b.Thủ tục xuất kho vật liệu. 43 4.Công tác tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu,Công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá Thăng Long 48 4.1.Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu,Công cụ dụng cụ 48 4.1.1 Tại kho 48 4.1.2 Tại phòng kế toán 48 4.2 Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. 51 4.2.1 Hạch toán tổng hợp nhập Nguyên vật liệu. 51 4.2.2 Hạch toán xuất Nguyên vật liệu. Chương III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng Nguyên vật liệu tại nhà máy thuốc lá Thăng Long I.Nhận xét chung về công tác tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu,Công cụ dụng cụ ở nhà máy thuốc lá Thăng Long. 71 1.Nhận xét về công tác quản lý Nguyên vật liệu,Công cụ dụng cụ. 71 2.Nhận xét về công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại nhà máy. 71 II.Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng Nguyên vật liệu . 76 Kết luận Nhận xét của đơn vị thực tập Hà Nội, ngày…. tháng… năm 2003 Người nhận xét Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Hà Nội, ngày…. tháng… năm 2003 Người nhận xét