Tiểu luận Cách tổ chức họp và tiệc

LỜI GIỚI THIỆU "@& Nhiều người chúng ta dành phần lớn thời gian trong đời cho công việc, vì vậy mà môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tác động đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người. Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa, cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc phát triển năng lực bản thân cũng như đạt được những kết quả thuận lợi cho công việc của mình. Trong lĩnh vực quản trị thì bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình mà được viết gọn lại là “Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng”. Hầu hết các cơ quan xí nghiệp của chúng ta hiện nay đều có phòng hành chánh quản trị. Thậm chí có cơ quan chỉ có 20 người vẫn có phòng Hành Chánh Quản Trị. Một số công ty ở nước ta đã quá khuôn mẫu nhất nhất thành lập ra các ban bệ phòng ban mà thật ra không cần thiết phải làm như thế. Rõ ràng là Quản Trị Hành Chánh đã, đang, và sẽ là một lãnh vực không thể thiếu được trong mọi cơ quan, mọi tổ chức kinh doanh. Dù nơi làm việc của bạn chỉ là một chiếc bàn nhỏ hẹp hay là một văn phòng thông thống, rộng rãi thì bạn vẫn có thể tạo cho mình một không gian lý tưởng và thích hợp với công việc hiện tại của mình. Hình dạng và kích thước của bàn làm việc, sự tioện nghi của chiếc ghế ngồi, màu sắc của những bức tường hay các vật trang trí và đặc biệt là bạn sẽ biết được cách sắp xếp chỗ ngồi trong văn phòng cũng như ý nghĩa của nó…, tất cả đều có thể mang đến cho chúng ta sự thoải mái hoặc gay ra nhiều khó chịu, ảnh hưởng trực tiếp đến trạng thái tinh thần, tình cảm cũng như sức khỏe và hiệu quả công việc của chúng ta. Jan Bendeich, một tác gia người Úc trong tác phẩm “Office Skills – Update” đã phát biểu một câu chí lý sau nay : “Nhiều nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đứng đầu một số công ty lớn trên thế giới, trước nay đã bắt đầu sự nghiệp của mình bằng nghề thư ký. Các kỹ năng hay nghiệp vụ mà họ đã thủ đắc được khi làm thư ký hay nhân viên hành chánh văn phòng đã giúp họ thành công trong nghề nghiệp của chính mình, và cuối cùng đã giúp họ làm chủ một doanh nghiệp thành công cho chính mình.” (Newcastle, Australia Woodlands Publications, INC., 1991),p. 1 Qua quá trình học tập những tiết học bổ ích của cô NGUYỄN THỊ KIM HUỆ và cộng thêm việc tìm kiếm hình ảnh, tư liệu từ công ty trong nước, trường học, mạng, sách, người thân… Nay tôi làm bài tiểu luận này mong rằng có thể giúp các bạn biết được trình tự cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp đúng chuẩn, hiểu được ý nghĩa từng vị trí ngồi, khả năng tổ chức một cuộc họp, buổi tiệc cho công ty một cách thuận lợi nhất. Chúc các bạn thành công. NHẬP ĐỀ @&? “Một nhà quản trị không được coi là người có năng lực nếu người đó không điều hành được một cuộc họp có hiệu qua.û” Walter A. Green Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp. Trong xã hội kinh doanh phức tạp của chúng ta ngày nay, mỗi cá nhân chúng ta hầu như không thể có đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết để làm các quyết định quan trọng. Doanh nghiệp tuỳ thuộc vào các cá nhân cung cấp thông tin, đưa ra các nhận xét. Phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều cá nhân một lúc, đó là các cuộc thảo luận nhóm. Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự vào tiến trình làm quyết định. Chắc chắn rằng khi đi làm, chúng ta sẽ phải tham dự vào các cuộc họp như hội nghị công nhân viên chức, các cuộc họp của bộ phận phòng ban, các cuộc họp về chính sách, các cuộc họp của hội đồng đề ra chính sách, hoặc các cuộc họp báo cáo tình hình. Các cuộc họp này có thể là cuộc họp nhỏ có tính chất nội bộ không nghi thức đến các cuộc họp trang trọng theo nghi thức. Một số cuộc họp sẽ đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị trước, trong khi đó một số cuộc họp chỉ đòi hỏi một cú gọi điện thoại. Các cuộc họp thường làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc, trong khi cả hai yếu tố này rất quý đối với chúng ta. Do đó, chúng ta chỉ nên tổ chức cuộc họp cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang tính xây dựng. Với tư cách là một thư ký chuyên nghiệp hay cấp quản trị, chúng ta phải chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức, và lên thời biểu cho các cuộc họp. Để có thể sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp và tránh việc lãng phí thời gian và tiền bạc thì các bạn phải nắm vững kiến thức sau: I . KHÁI NIỆM CUỘC HỌP Một cuộc họp gồm những người họp lại để giải quyết vấn đề hay quyết định điều gì đó. Một sự gặp gỡ tình cờ ở hành lang giữa các đồng nghiệp cũng có thể được xem như là một cuộc họp. Tuy nhiên, hầu hết các cuộc họp ở nơi làm việc thường nghiêm túc hơn, thời gian và địa điểm họp được ấn định trước. Ví dụ : Một cuộc họp phải có : mục đích, bản tóm tắt chương trình họp, liệt kê những vấn đề sẽ được thảo luận và được gởi trước cho những người tham dự. II . MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP Mục đích của cuộc họp là để bàn luận, thảo luận về việc giải quyết vấn đề quan trọng, đưa ra những quyết định và hướng giải quyết những ý kiến đã đóng góp. Mục đích của hầu hết các cuộc họp thường rơi vào một trong các loại sau: Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức. Hướng dẫn thực hiện. Trình bày các phản ánh hay phân xử các vấn đề. Quyết định hay thực hiện quyết định. Phát huy sáng kiến. Trình bày đề xuất để thảo luận và thường là để đạt được sự thống nhất. III . DỰ KIẾN CÁCH THỰC HIỆN Đây là sơ đồ dự kiến các bước phải thực hiện khi bạn quyết định tổ chức một cuộc họp. Các cuộc họp từ đơn giản đến phức tạp đều phải trải qua theo đúng trình tự như sau: ĐẢM BẢO NHỮNG NGƯỜI LIÊN QUAN SẼ THAM DỰ QUYẾT ĐỊNH THỜI GIAN CẦN THIẾT CHO CUỘC HỌP XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP IV . Ý NGHĨA CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp có một ảnh hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Nó còn thể hiện trình độ quản lý của công ty bạn, và đồng thời nó sẽ tác động đến việc gây ấn tượng tốt hay xấu đối với người tham dự. V . MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp để giúp chúng ta tổ chức một cuộc họp không bị nhàm chán, làm tăng hiệu quả của cuộc họp. Giải thích : Với tư cách là một người tổ chức cuộc họp thì bạn phải nắm rõ những vai trò của tất cả những người tham gia. Ví dụ : Người nào đối kháng mạnh mẽ sẽ được xếp ngồi gần với người chủ trì. Người nào mong muốn tham gia tồn bộ hay mong muốn có ảnh hưởng lớn đối với khu vực đó trong bàn họp thì sẽ được xếp ngồi ở giữa. Người nào hay phát biều ý kiến và nói to nhất thì xếp ngồi đối diện với người chủ trì…. VI . PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA VIỆC ĐỂ NHỮNG NGƯỜI THAM GIA TỰ LỰA CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP Ø ƯU ĐIỂM : Người tham dự tự chọn chỗ ngồi riêng của họ giúp họ tự tin hơn; khỏi cần sơ đồ sắp xếp chỗ ngồi (thuận tiện cho người tổ chức) Ø KHUYẾT ĐIỂM : Khó phát huy hết năng lực đóng góp ý kiến; những người tham dự cùng một phòng ban thích ngồi gần nhau để nói chuyện về những vấn đề khi phát sinh; gây lộn xộn trong cuộc họp. VII . VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CUỘC HỌP VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌP 1 . Vai Trò Của Người Thư Ký Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong Cuộc Họp Vai trò của người thư ký trong việc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp có một ảnh hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp như việc : Cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi Quyết định theo cuộc họp sắp tới thì nên chọn theo nguyên tắc sắp xếp nào là phù hợp nhất Vẽ sơ đồ vị trí chỗ ngồi để cuộc họp có thể đạt được mục tiêu đề ra Lựa chọn cho, loại bàn phù hợp với cuộc họp (chính thức hay không chính thức) Dựa theo ý của chủ tọa thì nên xếp theo kiểu đối kháng, thể hiện cấp bậc, thảo luận tự do,… để sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia Phải luôn chú ý đến việc là tất cả những người tham gia có thể thấy được nhau Khoản cách giữa mọi người cách nhau bao nhiêu là hợp lý Thời gian họp là lúc nào cũng rất quan trọng đối với việc sắp xếp chỗ ngồi (ví dụ : vào thời điểm đó trong cuộc họp nắng sẽ tạt vào phòng họp, gây sự khó chịu đến những người tham gia, ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp.). Giải quyết : gắn rèm để có thể giải quyết vấn đề này Xem xét kích thước phòng họp cùng với số lượng người tham dự (Một số người ngồi trong một căn phòng rộng có thể gây cho nhóm người đó cảm thấy laic lõng và bất tiện. Nhiều người ngồi trong một căn phòng nhỏ sẽ gây ngột ngạt, cảm giác khổ sở. Một phòng chứa đầy người thì rất ồn ào.) Nên xếp chủ tọa ở đâu là phù hợp (Bảng đen, khung đen, màn chiếu luôn đặt đằng sau ghế chủ tọa, cửa chính được xếp đối diện với người chủ tọa) Những người tham gia có thể thấy màn hình trình bày thông tin không 2 . Vai Trò Của Ngươi Thư Ký Trong Việc Chuẩn Bị Tổ Chức Các Cuộc Họp Ngồi việc sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp thì thư ký cũng phải chuẩn bị những việc sau đây: Lên danh sách thành phần và số lượng người tham dự họp Đặt trước địa điểm và thời gian họp (dựa vào tính chất cuộc họp để quyết định thời gian) Chuẩn bị chương trình cuộc họp Chuẩn bị tài liệu Soạn thư mời và trình duyệt {thư mời phải trả lời được những câu hỏi 5W sau đây : 1.Who (Ai triệu tập cuộc họp?), 2.What (Mục đích cuộc họp để làm gì ?), 3.When (Cuộc họp được tổ chức khi nào ?), 4.Where (Cuộc họp được tổ chức tại đâu ?), 5.Why (Tại sao lại tổ chức cuộc họp ?).} Gửi thư mời (lưu ý việc khác múi giờ khi tổ chức các cuộc hội nghị) Tổ chức vệ sinh phòng họp Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện Hệ thống âm thanh (phải có người điều chỉnh, xử lý thiết bị và hỗ trợ về mặt kỹ thuật khi cần thiết) Chuẩn bị nước uống Máy chiếu, computer, màn chiếu, máy truyền hình, giấy, bút… Nhắc tham gia họp Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp (biên bản cuộc họp phải chính xác và rõ ràng, ngắn gọn, trình bày đúng quy định, nên ghi chép chi tiết trong cuộc họp để chuẩn bị cho việc viết biên bản) 3 . Nguyên Tắc Tổ Chức Thành Công Các Cuộc Họp Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo Không để cuộc họp kéo dài Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp Nên hội họp đúng giờ Biên bản cuộc họp phải ghi cẩn thận Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn Nhắc nhở mọi người tập trung, tuân thủ theo chương trình khi họ đi xa vấn đề Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình Phát biểu với tất cả mọi ngưòi Không nói xấu nhau trong cuộc họp Sau cuộc họp, nên gặp mọi người trò chuyện thân mật VIII . PHÂN BIỆT NHỮNG TÍN HIỆU TIÊU CỰC VÀ TÍCH CỰC TRONG CUỘC HỌP Có những tín hiệu không thể hiện bằng lời nói nhưng lại cho thấy người đó hài lòng hoặc không hài lòng với những trao đổi đang diễn ra. Chìa khóa của việc điều khiển cuộc họp hiệu quả nằm ở việc dự báo các vấn đề trước khi nó phát sinh. Nếu bạn biết cách diễn giải ngôn ngữ cơ thể của những người tham gia, bạn có thể khuyến khích những hành vi tích cực, tránh được các vấn đề phát sinh không cần thiết. 1 . Những Tín Hiệu Tiêu Cực Biểu hiện của sự thiếu hứng thú _ Thường xuyên xem đồng hồ _ Nhìn ra ngồi cửa sổ _ Ngáp liên tục Biểu hiện của thái độ không hợp tác, hoặc là cảm giác thiếu tự tin _ Tư thế bảo thủ _ Vai còng xuống _ Tránh nhìn vào mắt người khác Biểu hiện của sự giận dữ, không hài lòng _ Bàn tay nắm chặt lại _ Đầu cúi xuống _ Nhìn một cách hiếu chiến _ Tay đưa lên trước mặt chỉ một cách hiếu chiến " Biểu hiện thái độ phản đối (thích tranh luận) 2 . Những Biểu Hiện Tích Cực Biểu hiện sự nhiệt tình _ Tư thế thoải mái _ Tay để thư giản _ Cơ thể chồm về phía trước Biểu hiện sự quan tâm _ Nhướng mày _ Mỉm cười khuyến khích _ Nghiên đầu về phía diễn giả _ Tư thế tập trung, ủng hộ " Biểu hiện của sự nhiệt tình IX . XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ CUỘC HỌP Việc chọn lựa chỗ họp rất quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Đó không chỉ là vấn đề tiện nghi, mà người tham gia cũng phải có cảm giác nơi đó phù hợp với nội dung của cuộc họp. Điều này luôn đúng với tất cả các cuộc họp dù lớn hay nhỏ, chính thức hay không chính thức. ĐỊA ĐIỂM ƯU ĐIỂM KHUYẾT ĐIỂM VĂN PHÒNG CỦA MÌNH _ Có tất cả tài liệu tham khảo ngay trong phòng _ Tự tin hơn, tiện lợi _ Dễ dàng trao đổi _ Đỡ việc di chuyển _ Gián đoạn bởi chuông điện thoại _ Không gian nhỏ, hẹp PHÒNG HỌP CỦA CÔNG TY _ Tránh việc phân biệt cấp bậc trong văn phòng riêng _ Lợi thế “sân nhà” _ Tự tin hơn _ Chi phí thấp so với họp ở ngồi _ Người ngồi có thể làm gián đoạn cuộc họp _ Phải đăng ký phòng _ Tổ chức nhiều lần sẽ ảnh hưởng đến chi phí cơ hội của công ty PHÒNG HỌP NGỒI CÔNG TY _ Có thể họp một cách bí mật _ Không gian rộng rãi _ Đầy đủ trang thiết bị cho cuộc họp _ Mang tính chuyên nghiệp _ Chi phí cao _ Không thấy quen thuộc _ Không có tình trạng lợi thế “sân nhà” _ Tốn nhiều thời gian để chuẩn bị, sắp xếp X . PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI HÌNH BÀN HỌP 1 . BÀN HÌNH CHỮ NHẬT Ø ƯU ĐIỂM : Rất thông dụng trong các công ty vì dễ dàng thuận lợi cho việc thảo luận, chủ tọa có thể tự kiểm tra phía trước căn phòng. Ø KHUYẾT ĐIỂM : Bị giới hạn số người đối với kích thước của loại bàn này, chiếm diện tích lớn trong phòng họp (gây cảm giác chật chội). 2 . BÀN HÌNH TRÒN Ø ƯU ĐIỂM : Tạo không khí thân mật, nhiệt tình đối với mọi người; chiếm ít diện tích trong phòng họp (với số lượng bàn là 1 cái); thích họp cho những buổi họp nhóm thảo luận riêng có thể là dành cho những buổi tiệc chiêu đãi; không tạo cảm giác phân cấp bậc (khi chủ tọa không muốn phân biệt chức vụ). Ø KHUYẾT ĐIỂM : Khó phân biệt vị trí chủ tọa (trường hợp : chủ tọa muốn khẳng định cấp bậc của mình trong cuộc họp); không thể chứa nhiều bàn hình tròn trong phòng họp. 3 . BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ; BÀN HÌNH OVAL Ø ƯU ĐIỂM : Tạo được vị trí của người chủ tọa; trang trọng; cho phép nhiều người ngồi hơn bàn hình chữ nhật; đối với bàn hình oval thì khó khăn trong việc các thành viên có thể quan sát được nhau. Ø KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách giữa người chủ tọa và nhóm người tham dự; chiếm diện tích không gian phòng họp lớn; đối với bàn hình chữ nhật hội tụ thì khó khăn trong việc cách thành viên khó có thể quan sát nhau. 4 . BÀN HÌNH GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT VÀ BÀN HÌNH CHỮ U Ø ƯU ĐIỂM : Dễ dàng thấy mọi người tham gia họp; tạo được vị trí của người chủ tọa; vì là bàn ghép hình chữ nhật và bàn hình chữ u nên tạo cảm giác rộng rãi, thông thống. Ø KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách giữa người chủ tọa với người tham dự; giới hạn số lượng người đối với hai kiểu bàn này; chiếm diện tích lớn trong phòng họp. XI . GIẢI THÍCH TỪNG VỊ TRÍ TRONG VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP Bạn nên cân nhắc nhiều cách sắp xếp chỗ ngồi trước khi quyết định nên chọn cách nào là phù hợp nhất 1 . Cuộc Họp Chỉ Có Hai Người (Cuộc Họp Không Chính Thức Mang Tính Nội Bộ) Trong một cuộc họp chỉ có hai người, việc xếp chỗ cho hai người có thể tạo nên không khí cuộc họp và ảnh hưởng đến quá trình thảo luận. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, có thể sắp xếp theo ba kiểu sau đây: Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Hỗ Trợ” Nếu bạn muốn thể hiện sự hỗ trợ, bạn hãy ngồi vuông góc với người kia. Điều này giúp phá vỡ rào cản và cho phép nhìn vào mắt nhau. Mô Hình Minh Họa Kiểu “Hỗ Trợ” Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Hợp Tác” Nếu bạn muốn thể hiện sự hợp tác, hãy ngồi bên cạnh người kia. Cách ngồi này thể hiện ý kiến hai người giống nhau. Mô Hình Minh Họa Kiểu “Hợp Tác” Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Đối Kháng” Nếu bạn muốn thể hiện sự đối kháng, hãy ngồi đối diện người kia. Vị trí này giúp việc thể hiện sự bất đồng ý kiến dễ hơn, tạo khoảng cách giữa bạn và người kia. Mô Hình Minh Họa Kiểu “Đối Kháng” 2 . Sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc Trong những cuộc họp lớn, cần thiết phải xác định cách sắp xếp chỗ ngồi. Khi sắp xếp cho một nhóm người ngồi quanh bàn, có ba cách sắp xếp với hai kiểu bàn điển hình sau: Kiểu sắp xếp vị trí đối kháng Khi bạn thảo luận các vấn đề hay có ý định đưa ra quyết định, hãy sắp xếp các nhóm ngồi đối diện nhau ở hai bên của bàn hình chữ nhật như sau: Người chủ trì ngồi giữa các thành viên trong nhóm Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Đối Kháng” Kiểu sắp xếp vị trí “Thể Hiện Cấp Bậc” Nếu bạn muốn thể hiện cấp bậc, hãy để người chủ trì ngồi ở đầu bàn chữ nhật, và xếp những người khác theo thứ tự giảm dần của cấp bậc. Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Thể Hiện Cấp Bậc” Người chủ trì ngồi ở đầu bàn Người kém quan trọng nhất ngồi xa người chủ trì nhất Kiểu sắp xếp vị trí “Thảo Luận Tự Do” Hãy dùng bàn tròn cho những cuộc họp mong muốn diễn ra thoải mái, không quan trọng chức vụ. Người chủ trì có thể ngồi bất kỳ vị trí nào Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp “Thảo Luận Tự Do” 3 . Sử dụng chiến thuật sắp xếp chỗ Mức độ quan trọng của vị trí ngồi tùy thuộc vào vị trí của người chủ trì. Sau đây là mô hình minh họa. 1 2 3 4 5 6 7 8 10 9 Mô Hình Minh Họa Cách Sử Dụng Chiến Thuật Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong Phòng Họp CHÚ THÍCH : Người chủ trì Người còn do dự Người hỗ trợ Người đối kháng Tầm nhìn GIẢI THÍCH : Vị Trí Ngồi Số 1 : Người đối kháng bị cô lập, ngồi với người còn do dự Vị Trí Ngồi Số 2 : Người còn do dự nhìn vào người chủ trì để ra quyết định Vị Trí Ngồi Số 3 : Người đối kháng ngồi đối diện người chủ trì tham gia nhiều vào việc thảo luận Vị Trí Ngồi Số 4 : Người còn do dự có thể thấy và nghe rõ ràng tất cả các quan điểm Vị Trí Ngồi Số 5 : Người ủng hộ đề xuất ngồi chéo với người ủng hộ khác để có thể nhìn vào mắt nhau Vị Trí Ngồi Số 6 : Người ủng hộ có thể ảnh hưởng đến các ý kiến của người có ý kiến ngược lại Vị Trí Ngồi Số 7 : Người đối kháng được xếp ngồi cạnh người chủ trì để cân bằng trong bàn họp Vị Trí Ngồi Số 8 : Người chủ trì có thể nhìn vào mắt của hầu hết những người tham gia, đặc biệt là những người còn do dự Vị Trí Ngồi Số 9 : Người ủng hộ ở vị trí có thể ảnh hưởng với người còn do dự Vị Trí Ngồi Số 10 : Người đối kháng bị cô lập, ngồi với người ủng hộ 4 . CHỖ NGỒI NÓI LÊN ĐIỀU GÌ Khi không có sơ đồ chỗ ngồi chính thức, hãy quan sát những người khác ngồi như thế nào và chọn chỗ ngồi phù hợp. Để có thể chọn chỗ ngồi để phát huy hết khả năng của mình trong cuộc họp, ta phải nắm rõ mô hình sau: Mô Hình Minh Họa Chỗ Ngồi Nói Lên Điều Gì 1 3 5 6 7 8 2 4 GIẢI THÍCH : Vị Trí Ngồi Số 1 : Vị trí quan trọng của người chủ trì hay người phát biểu chính để điều khiển việc thảo luận Vị Trí Ngồi Số 2 : Vị trí có thể nhìn thấy hầu hết tất cả những người tham gia Vị Trí Ngồi Số 3 : Vị trí giữa bàn cho phép có vai trò chủ động trong cuộc họp Vị Trí Ngồi Số 4 : Vị trí này có thể để người không có ý kiến mạnh hoặc không muốn tham gia đóng góp ý kiến chọn Vị Trí Ngồi Số 5 : Vị trí đối diện trực tiếp người chủ trì, thường dành chọn những người phát biểu mạnh mẽ và tự tin Vị Trí Ngồi Số 6 : Vị trí ưu tiên ở bên phải người chủ trì Vị Trí Ngồi Số 7: Vị trí ở giữa bàn cho phép có vai trò chủ động trong cuộc họp Vị Trí Ngồi Số 8 : Vị trí của những người tự tin và muốn chia sẽ ý kiến của mình XII . MỘT SỐ HÌNH ẢNH MINH HỌA BÀN GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT BÀN HỌP HÌNH TRÒN BÀN HỌP HÌNH OVAL CUỘC HỌP QUA CẦU TRUYỀN HÌNH HỘI TRƯỜNG KẾT LUẬN @&? Qua việc thực hiện bài tiểu luận này, tôi đã nhận thức sâu sắc học hỏi tích lũy được nhiều kinh nghiệm, hiểu được những mục đích mà cô muốn tôi hiểu sau khi làm đề tài này là : Mục tiêu 1 : Giúp tôi có kiến thức xây dựng được kế họach chuẩn bị, tổ chức và điều khiển một cuộc họp thành công qua việc tìm hiểu đề tài. Mục tiêu 2 : Thấy được tầm quan trọng của môn Qủan Trị Hành Chính Văn Phòng. Mục tiêu 3 : Tôi đã nhận thức sâu sắc học hỏi tích lũy được nhiều kinh nghiệm . Trong đề tài mà tôi thực hiện thì rất cần thiết cho công việc tương lai sau này của tôi. Mục tiêu 4 : Hiểu được ý nghĩa của từng vị trí chỗ ngồi trong phòng hie63, tăng khả năng nhận xét ưu và khuyết điểm, cách khắc phục của từng mục trong đề tài. MỤC LỤC ™­˜ LỜI GIỚI THIỆU 1 NHẬP ĐỀ 3 I.KHÁI NIỆM CUỘC HỌP 4 II.MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP 4 III.DỰ KIẾN CÁCH THỰC HIỆN 4 IV.Ý NGHĨA CỦA VIE5C SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP 4 V.MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP 5 VI.PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA VIỆC ĐỂ NHỮNG NGƯỜI THAM GIA TỰ LỰA CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP 5 VII . VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CUỘC HỌP VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌ 5 1.Vai Trò Của Người Thư Ký Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong Cuộc Họp 5 2 . Vai Trò Của Ngươi Thư Ký Trong Việc Chuẩn Bị Tổ Chức Các Cuộc Họp 6 3 . Nguyên Tắc Tổ Chức Thành Công Các Cuộc Họp 7 VIII . PHÂN BIỆT NHỮNG TÍN HIỆU TIÊU CỰC VÀ TÍCH CỰC TRONG CUỘC HỌP 8 1 . Những Tín Hiệu Tiêu Cực 8 2 . Những Biểu Hiện Tích Cực 9 IX . XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ CUỘC HỌP 9 X . PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI HÌNH BÀN HỌP 10 1 . BÀN HÌNH CHỮ NHẬT 10 2 . BÀN HÌNH TRÒN 10 3 . BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ; BÀN HÌNH OVAL 11 4 . BÀN HÌNH GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT VÀ BÀN HÌNH CHỮ U 12 XI . GIẢI THÍCH TỪNG VỊ TRÍ TRONG VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP 13 1 . Cuộc Họp Chỉ Có Hai Người (Cuộc Họp Không Chính Thức Mang Tính Nội Bộ) 13 2 . Sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc 14 3 . Sử dụng chiến thuật sắp xếp chỗ 15 4 . CHỖ NGỒI NÓI LÊN ĐIỀU GÌ 17 XII . MỘT SỐ HÌNH ẢNH MINH HỌA 18 KẾT LUẬN 20 MỤC LỤC 21