Tiểu luận Chứng từ kế toán, trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán về tiền mặt

LỜI MỞ ĐẦU Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán. Vào thời kỳ La Mã cổ đại cho đến thế kỉ XIX, trong luật thương mại của các nước vẫn chưa xuất hiện chứng từ kế toán, dường như khái niệm về chứng từ kế toán bị pha trộn trong khái niệm về sổ sách kế toán. Cho tới thời của Nguyễn Việt, Võ Văn Nhị (2006), I.F. Ser - Thụy Sĩ, S.M. Baras – Nga, Pali chính là những người đầu tiên nhận thức được sự khác nhau giữa chứng từ kế toán và sổ sách kế toán. Chứng từ chính là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cớ chứng minh trong kế toán. Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chúng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan. Vậy để hiểu về nội dung chứng từ kế toán, trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán về tiền mặt là một nội dung quan trọng sẽ được làm rõ trong bài thảo luận. A. CƠ SỞ LÝ THUYẾT I. Khái niệm chứng từ kế toán 1. Chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin chứng minh nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Vậy, thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ đã in sẵn ( hoặc chưa in sẵn) theo mẫu quy định được sử dụng để ghi những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành trong hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động với các loại tài sản, các loại nguồn vốn và các đối tượng kế toán khác. Lập chứng từ kế toán là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành vào các chứng từ theo thời gian và địa điểm phát sinh. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị, là nhân tố đầu tiên ảnh hưởng đến chất lượng công tác hạch toán kế toán. Vì vậy, khi lập chứng từ kế toán phải đảm bảo các yêu cầu: Rõ ràng, đầy đủ, kịp thời Hợp lệ, hợp pháp 2. Phân loại chứng từ kế toán Trong quá trình hoạt động với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ kế toán cũng bao gồm nhiều loại khác nhau. Do đó để nhận biết đầy đủ các chứng từ, thuận tiện cho việc ghi chép trên sổ kế toán và kiểm tra khi cần phải phân loại chứng từ kế toán. Theo tính chất và hình thức của chứng từ Chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy) Chứng từ điện tử: là các từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Theo địa điểm lập chứng từ: Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong đơn vị lập như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho... Ví dụ: biên bản kiểm kê nội bộ, bảng kê thanh toán lương, phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản,... Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến như giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, hóa đơn bán hàng của người bán... Ví dụ: hóa đơn mua hàng, hóa đơn thanh toán vận chuyển thuê ngoài,... Theo mức độ phản ánh của chứng từ: Chứng từ gốc: là chứng từ p hản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ: hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu,... Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau. Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi trong ghi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ. Ví dụ: bảng tổng hợp chứng từ, bảng kê chứng từ,... Theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước: Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chi tiêu phản ánh và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế. Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: Là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chi tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận dụng vào từng trường hợp cụ thể. Theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ: Chứng từ về tiền: như phiếu thu Chứng từ về tài sản cố định: như Biên bản bàn giao tài sản cố định Chứng từ về vật tư hàng hóa Chứng từ về lao động tiền lương: như bảng chấm công Chứng từ về bán hàng: như thẻ quầy hàng Chứng từ về hàng tồn kho: như phiếu xuất kho ... 3. Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính, nó mang tính pháp lý nên nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm phát sinh, các yếu tố thể hiện trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đối với hoạt động kinh tế xảy ra. Các yếu tố cấu thành nội dung của bản chứng từ bao gồm: các yếu tố cơ bản, các yếu tố bổ sung. Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có như: Tên gọi chứng từ: tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định như phiếu thu, phiếu nhập kho,... Nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi. Tên gọi chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh chứng từ đó. Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: khi lập các bản chứng từ phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ. Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết. Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ. Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế. Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: mọi chứng từ kế toán phải được ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên những chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo. Số lượng, đơn giá vá số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng số và chữ. Chữ kí của người lập và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ kí của người kiểm soát (kế toán truởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu của đơn vị. Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc đối ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng,… Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lí cho mọi thông tin kế toán cung cấp, do đó chứng từ được làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ, tức là phải đảm bảo các yêu cầu sau: Chứng từ kế toán phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo Chứng từ kế toán phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa sửa chữa trên chứng từ Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt, phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài. II. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Xử lí luân chuyển chứng từ kế toán là quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ, từ sau khi lập và nhận chứng từ đến khi đưa vào bảo quản lưu trữ. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lí của từng loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ được chuyển giao cho những bộ phận có liên quan. Quá trình xử lí luân chuyển chứng từ phải đảm bảo cung cấp thông tị kịp thời, tránh trùng lặp, chồng chéo. Trình tự xử lí, luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau: - Kiểm tra chứng từ: tất cả những chứng từ được chuyển đến bộ phận kế toán phải được kiểm tra, đây là khâu khởi đầu để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm: tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ; tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từng; việc tính toán trên chứng từ. - Hoàn chỉnh chứng từ: là bước tiếp theo sau khi kiểm tra chứng từ bao gồm việc ghi các yếu tố cần bổ sung, phân loại chứng từ và lập định khoản trên những chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán. - Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: chứng từ ghi sổ kế toán sau khi được kiểm tra, hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp cần được chuyển giao cho các bộ phận có nhu cầu thu nhận, xử lí thông tin về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ. Các bộ phận căn cứ chứng từ nhận được tập hợp làm cơ sở ghi sổ kế toán. Quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ phải tuân thủ đường đi và thời gian theo quy định. - Đưa chứng từ vào bảo quản lưu trữ: chứng từ kế toán là cơ sở pháp lí của mọi số liệu, thông tin kế toán, là tài liệu lịch sử về hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi sử dụng làm cơ sở ghi sổ kế toán, các chứng từ phải được tổ chức bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước.Đối với các chứng từ điện tử là băng đĩa từ thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo trình tự thời gian, được bảo quản với đủ điều kiện kĩ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài. Đồng thời chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. III. Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán về tiền mặt Mẫu phiếu thu – chi Mẫu số : 01- TT (ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Quyển số: Ngày .. tháng .. năm .. Số: … Nợ:.. Có: Họ tên người nộp tiền: Địa chỉ: Lý do thu: Số tiền: Viết bằng chữ: Kèm theo …. Chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày…, tháng…, năm… Thủ quỹ (Ký, họ tên) Mẫu số : 02 - TT (ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển số: Ngày .. tháng .. năm .. Số: … Nợ:.. Có: Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý do nộp: Số tiền: Viết bằng chữ: Kèm theo …. Chứng từ gốc Ngày tháng năm Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày…, tháng…, năm… Thủ quỹ (Ký, họ tên) 2. Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán về tiền mặt 1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu - chi Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, … Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, … 2) Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét. 3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan. 4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các đề nghị chi mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan. 5) Lập chứng từ thu - chi: Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi. Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/ uỷ nhiệm chi. Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. 6) Ký duyệt chứng từ thu - chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu (ủy nhiệm thu) hoặc Phiếu chi (ủy nhiệm thu). 7) Thực hiện thu – chi tiền: Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải: + Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc + Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ gốc + Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm quyền. + Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt. + Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi. + Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên. + Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ. + Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán. ( Ngoài ra Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp Uỷ nhiệm thu/Ủy nhiệm chi, séc, … cho ngân hàng.) B. LIÊN HỆ THỰC TẾ I. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán về tiền mặt: Ví dụ về Công ty cổ phần Bia Hà Nội – HABECO trading Công ty Cổ phần Thương mại Bia Hà Nội là Công ty con của Tổng Công ty Cổ phần Bia - Rượu - Nước giải khát Hà Nội, có nhiệm vụ phân phối toàn bộ sản phẩm Bia hơi Hà Nội sản xuất tại 183 Hoàng Hoa Thám, Ba Đình, Hà Nội theo chiến lược kinh doanh chung của Tổng Công ty. + Ngành nghề kinh doanh: -          Kinh doanh bia, rượu, nước giải khát và vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu ngành bia – rượu – nước giải khát; -          Kinh doanh nhà hàng, khách sạn (không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar); -          Kinh doanh vận tải hàng hoá; -          Tổ chức hội chợ triển lãm; -          Quảng cáo và các dịch vụ liên quan đến quảng cáo; -          Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh; -          Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu; -          Sản xuất nước uống tinh khiết, nước khoáng đóng chai; -          Kinh doanh phụ phẩm trong sản xuất bia, bao gồm: bã bia; -          Kinh doanh phế liệu, phế phẩm sau quá trình sản xuất bia; -          Kinh doanh nông lâm sản nguyên liệu (trừ lâm sản Nhà nước cấm); -          Kinh doanh thực phẩm tươi sống và chế biến; -          Sản xuất bia, rượu, nước giải khát (không bao gồm kinh doanh quán Bar); -          Mua bán hoá chất (trừ hoá chất Nhà nước cấm); -          Môi giới thương mại; -          Kinh doanh bất động sản; -          Kinh doanh và cho thuê nhà xưởng, văn phòng, kho tàng, bến bãi; -          Dịch vụ tư vấn dự án đầu tư và xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình) Những nét nổi bật của kết quả hoạt động trong năm 2010 - Sản lượng tiêu thụ: 37.342.550 triệu lít - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 325.247.354.595đồng - Nộp ngân sách: 5.781.000.000 đồng - Lợi nhuận sau thuế: 14.293.333.608 đồng - Cổ tức 25%/năm 2. Các mục tiêu chủ yếu năm 2011 + Sản lượng: 38.000.000 triệu lít + Doanh thu tiêu thụ: 328.851.000.000 đồng + Lợi nhuận trước thuế: 16.027.000.000 đồng + Cổ tức: 25%/năm TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HÀ NỘI TRONG THÁNG 01/2011: 1. Nghiệp vụ 1: Ngày 02/01/2011, Bà  Phan Thị Ngâu chủ quán Bia hơi Đồng Xanh thanh toán tiền mua 20 keg Bia 50lít theo HĐ số 00179759 số tiền là 8.200.000 VNĐ, thuế GTGT 10%. Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán về tiền mặt 1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu tiền từ việc xuất bán 20 keg bia 50 lít Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền: hoá đơn thanh toán theo HĐ số 00179759 2) Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu tiền, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét. 3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan. 4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. 5) Lập chứng từ thu - chi: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu. 6) Ký duyệt chứng từ thu - chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu (ủy nhiệm thu). 7) Thực hiện thu tiền: Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải: + Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu với chứng từ gốc + Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu có phù hợp với chứng từ gốc + Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu và chữ ký của người có thẩm quyền. + Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập quỹ tiền mặt. + Cho người nộp tiền ký vào Phiếu thu. + Thủ quỹ ký vào Phiếu thu và giao cho khách hàng 01 liên. + Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu ghi vào Sổ Quỹ số 56. + Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu cho kế toán. CT cổ phần thương mại Bia Hà Nội Mẫu số: 01-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) 138, phố Hoàng Hoa Thám, phường Ngọc Hà, quận Ba Đình, tp.Hà Nội PHIẾU THU Quyển số: 56 Ngày 02 tháng 01 năm 2011 Liên 1 Số: 1356 Nợ: 1111, 131 Có: 511, 3331 Họ tên người nộp tiền: Phan Thị Ngâu Địa chỉ: Quán Bia hơi Đồng Xanh, chung cư M5, đường Lê Đức Thọ (kéo dài), phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, tp.Hà Nội Lý do nộp: Thu tiền bán 20 keg Bia 50 lít Số tiền: 9.020.000 (viết bằng chữ): Chín triệu không trăm hai mươi ngàn đồng chẵn. Kèm theo : HĐ 00179759 Chứng từ gốc Giám đốc (ký tên,đóng dấu) KT Trưởng (Ký,họ tên) Người nộp tiền (Ký,họ tên) Người lập phiếu (Ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Chín triệu không trăm hai mươi ngàn đồng chẵn Ngày 2 Tháng 01 Năm 2011 Thủ quỹ (Ký,họ tên) CT cổ phần thương mại Bia Hà Nội Mẫu số: 01-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) 138, phố Hoàng Hoa Thám, phường Ngọc Hà, quận Ba Đình, tp.Hà Nội PHIẾU THU Quyển số: 56 Ngày 02 tháng 01 năm 2011 Liên 2 Số: 1356 Nợ: 1111, 131 Có: 511, 3331 Họ tên người nộp tiền: Phan Thị Ngâu Địa chỉ: Quán Bia hơi Đồng Xanh, chung cư M5, đường Lê Đức Thọ (kéo dài), phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, tp.Hà Nội Lý do nộp: Thu tiền bán 20 keg Bia 50 lít Số tiền: 9.020.000 (viết bằng chữ): Chín triệu không trăm hai mươi ngàn đồng chẵn. Kèm theo : HĐ 00179759 Chứng từ gốc Giám đốc (ký tên,đóng dấu) KT Trưởng (Ký,họ tên) Người nộp tiền (Ký,họ tên) Người lập phiếu (Ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Chín triệu không trăm hai mươi ngàn đồng chẵn Ngày 2 Tháng 01 Năm 2011 Thủ quỹ (Ký,họ tên) 2. Nghiệp vụ 2: Ngày 10/01/2011, Thanh toán tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu cho ông Vũ Văn Mạnh quản lý giao dịch công ty nguyên vật liệu Thuận Phát theo HĐ số 0010255 tiền là 78.000.000 VNĐ Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán về tiền mặt 1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị chi tiền Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: giấy thanh toán tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu theo HĐ số 0010255 2) Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ và đề nghị chi tiền, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét. 3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan. 4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. 5) Lập chứng từ thu - chi: Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu chi. 6) Ký duyệt chứng từ thu - chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu chi (ủy nhiệm chi). 7) Thực hiện chi tiền: Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải: + Kiểm tra số tiền trên Phiếu chi với chứng từ gốc + Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu chi có phù hợp với chứng từ gốc + Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền. + Kiểm tra số tiền chi ra cho chính xác để xuất quỹ tiền mặt. + Cho người nhận tiền ký vào Phiếu chi. + Thủ quỹ ký vào Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên. + Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ số 87. + Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu chi cho kế toán. CT cổ phần thương mại Bia Hà Nội Mẫu số: 02-TT 138, phố Hoàng Hoa Thám, phường Ngọc Hà, quận Ba Đình, tp.Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển số: 87 Ngày 10 tháng 01 năm 2011 Liên 1 Số: 389 Nợ: 141 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Vũ Văn Mạnh Địa chỉ: Công ty Nguyên vật liệu Thuận Phát, 44, Giảng Võ, Ba Đình, HN Lý do chi: Thanh toán tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu Số tiền: 78.000.000 (viết bằng chữ): Bảy mươi tám triệu đồng chẵn. Kèm theo : HĐ 0010255 Chứng từ gốc Giám đốc (ký tên,đóng dấu) KT Trưởng (Ký,họ tên) Người nhận tiền (Ký,họ tên) Người lập phiếu (Ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy mươi tám triệu đồng chẵn. Ngày 10 Tháng 01 Năm 2011 Thủ quỹ (Ký,họ tên) CT cổ phần thương mại Bia Hà Nội Mẫu số: 02-TT 138, phố Hoàng Hoa Thám, phường Ngọc Hà, quận Ba Đình, tp.Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển số: 87 Ngày 10 tháng 01 năm 2011 Liên 2 Số: 389 Nợ: 141 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Vũ Văn Mạnh Địa chỉ: Công ty Nguyên vật liệu Thuận Phát, 44, Giảng Võ, Ba Đình, HN Lý do chi: Thanh toán tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu Số tiền: 78.000.000 (viết bằng chữ): Bảy mươi tám triệu đồng chẵn. Kèm theo : HĐ 0010255 Chứng từ gốc Giám đốc (ký tên,đóng dấu) KT Trưởng (Ký,họ tên) Người nhận tiền (Ký,họ tên) Người lập phiếu (Ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy mươi tám triệu đồng chẵn. Ngày 10 Tháng 01 Năm 2011 Thủ quỹ (Ký,họ tên) Nghiệp vụ 3: Ngày 13/01/2011, Mua của công ty TNHH Thành Đạt 1 máy sản xuất nguyên liệu cho quy trình 1 phục vụ sản xuất tại phân xưởng 1 trị giá 45.000.000VNĐ , thuế GTGT 10% . Đơn vị đã thanh toán bằng tiền mặt 20.000.000VNĐ, tiền gửi ngân hàng 10.000.000VNĐ, số còn lại thanh toán sau CT cổ phần thương mại Bia Hà Nội Mẫu số: 02-TT 138, phố Hoàng Hoa Thám, phường Ngọc Hà, quận Ba Đình, tp.Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển số: 87 Ngày 13 tháng 01 năm 2011 Liên 1 Số: 340 Nợ: 211, 133 Có: 1111, 112, 331 Họ tên người nhận tiền: Ngô Thị Bích Địa chỉ: Công ty TNHH Thành Đạt, số 12, ngõ 34, đường Trần Thái Tông, Cầu Giấy, HN Lý do chi: Thanh toán tiền mua máy sản xuất nguyên liệu Số tiền: 45.000.000 (viết bằng chữ): Bốn mươi năm triệu đồng chẵn. Kèm theo : HĐ 0010256 Chứng từ gốc Giám đốc (ký tên,đóng dấu) KT Trưởng (Ký,họ tên) Người nhận tiền (Ký,họ tên) Người lập phiếu (Ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn. Ngày 13 Tháng 01 Năm 2011 Thủ quỹ (Ký,họ tên) CT cổ phần thương mại Bia Hà Nội Mẫu số: 02-TT 138, phố Hoàng Hoa Thám, phường Ngọc Hà, quận Ba Đình, tp.Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển số: 87 Ngày 13 tháng 01 năm 2011 Liên 2 Số: 340 Nợ: 211, 133 Có: 1111, 112, 331 Họ tên người nhận tiền: Ngô Thị Bích Địa chỉ: Công ty TNHH Thành Đạt, số 12, ngõ 34, đường Trần Thái Tông, Cầu Giấy, HN Lý do chi: Thanh toán tiền mua máy sản xuất nguyên liệu Số tiền: 45.000.000 (viết bằng chữ): Bốn mươi năm triệu đồng chẵn. Kèm theo : HĐ 0010256 Chứng từ gốc Giám đốc (ký tên,đóng dấu) KT Trưởng (Ký,họ tên) Người nhận tiền (Ký,họ tên) Người lập phiếu (Ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn. Ngày 13 Tháng 01 Năm 2011 Thủ quỹ (Ký,họ tên) Giấy báo nợ của Ngân Hàng: NGÂN HÀNG NN & PTNT Chi nhánh: Quận Cầu Giấy, tp.HN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY BÁO NỢ Tháng 01 năm 2011 Số: 00489 Kính gửi: Công ty TNHH Thành Đạt, số 12, ngõ 34, đường Trần Thái Tông, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Theo QĐ số 80 ngày 13 tháng 01 năm 2011, ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn đã trả cho công ty TNHH Thành Đạt những khoản sau: Ngày, tháng Số hiệu Nội dung Số tiền Ghi chú 13/01 36-HT Rút TGNH để thanh toán tiền mua máy sản xuất nguyên liệu 10.000.000 Tổng cộng: 10.000.000 Bằng chữ: Mười triệu đồng Số TK nợ: 450080376482 - ĐL Số TK có: 100002388906 - HT Lập phiếu ngân hàng Kiểm soát Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 4. Nghiệp vụ 4: Ngày 24/01/2011 Doanh nghiệp Phương Lan (49 Thái hà, Hà Nội) trả tiền mua hàng  theo HĐ số 00179760 số lượng 900 lít bia hơi, số tiền là 7.280.000VNĐ  CT cổ phần thương mại Bia Hà Nội Mẫu số: 01-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) 138, phố Hoàng Hoa Thám, phường Ngọc Hà, quận Ba Đình, tp.Hà Nội PHIẾU THU Quyển số: 56 Ngày 24 tháng 01 năm 2011 Liên 1 Số: 1357 Nợ: 1111 Có: 131 Họ tên người nộp tiền: Phạm Tiến Dũng Địa chỉ: Doanh nghiệp Phương Lan, 49 Thái Hà, Hà Nội. Lý do nộp: Thu tiền bán 900 lít Bia hơi Số tiền: 7.280.000 (viết bằng chữ): Bảy triệu hai trăm tám mươi ngàn đồng. Kèm theo : HĐ 00179760 Chứng từ gốc Giám đốc (ký tên,đóng dấu) KT Trưởng (Ký,họ tên) Người nộp tiền (Ký,họ tên) Người lập phiếu (Ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu hai trăm tám mươi ngàn đồng. Ngày 24 Tháng 01 Năm 2011 Thủ quỹ (Ký,họ tên) CT cổ phần thương mại Bia Hà Nội Mẫu số: 01-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) 138, phố Hoàng Hoa Thám, phường Ngọc Hà, quận Ba Đình, tp.Hà Nội PHIẾU THU Quyển số: 56 Ngày 24 tháng 01 năm 2011 Liên 2 Số: 1357 Nợ: 1111 Có: 131 Họ tên người nộp tiền: Phạm Tiến Dũng Địa chỉ: Doanh nghiệp Phương Lan, 49 Thái Hà, Hà Nội. Lý do nộp: Thu tiền bán 900 lít Bia hơi Số tiền: 7.280.000 (viết bằng chữ): Bảy triệu hai trăm tám mươi ngàn đồng. Kèm theo : HĐ 00179760 Chứng từ gốc Giám đốc (ký tên,đóng dấu) KT Trưởng (Ký,họ tên) Người nộp tiền (Ký,họ tên) Người lập phiếu (Ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu hai trăm tám mươi ngàn đồng. Ngày 24 Tháng 01 Năm 2011 Thủ quỹ (Ký,họ tên) 5. Nhận xét Công ty đã thực hiện và tuân thủ theo Chế độ chứng từ kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 19, ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC. Công tác tổ chức hệ thống chứng từ tại các đơn vị đã thực hiện sự tuân thủ về mẫu chứng từ, cách phản ánh, ghi chép trên mẫu chứng từ kế toán. Việc xây dựng hệ thống chứng từ trong các đơn vị đã đảm bảo phản ánh được nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. II. Một số vấn đề gặp phải trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán III. Giải pháp giúp hoàn thiện quá trình tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán Đối với khâu lập chứng từ Để khắc phục hạn chế trong khâu lập chứng từ thì khi lập chứng từ phải tuân thủ theo Chế độ chứng từ kế toán hiện hành. Đối với những chứng từ bắt buộc, khi thực hiện lập phải  theo đúng mẫu, đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản của bản chứng từ để bản chứng từ đó phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tuỳ tiện không thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ không phản ánh rõ ràng gây khó khăn cho việc thanh tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với yếu tố nội dung trên bản chứng từ cần được ghi cụ thể, rõ ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tượng kế toán và hạch toán chi tiết theo từng đối tượng kế toán. Các chứng từ cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để hạch toán vào sổ kế toán một lần nhằm giảm nhẹ công tác kế toán tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát. Đối với khâu kiểm tra chứng từ: Đối với các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài về kế toán cần tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ mới chuyển vào hạch toán, các yếu tố kiểm tra bao gồm: tên chứng từ; ngày, tháng, số thứ tự; tên, địa chỉ của các bên tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh tế của chứng từ; quy mô về mặt số lượng và giá trị; chữ ký của các bên và chữ ký của người phê duyệt chứng từ. Để hạn chế đến mức tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể cả thu và chi trong đơn vị, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải coi là một khâu bắt buộc trong  khi lập và tiếp nhận chứng từ. Đặc biệt, ngoài việc kiểm tra về mặt hình thức của chứng từ thì kế toán còn phải chú trọng đến việc kiểm soát nội dung trên chứng từ xem việc thu, chi có đúng  theo dự toán, theo kế hoạch, các khoản chi xem có đúng định mức, đúng mục đích sử dụng và theo từng khoản mục chi tiết của Mục lục ngân sách nhà nước hay không. Kế toán phải thực hiện kiểm tra, kiểm soát lại lần nữa để hạn chế tới mức tối đa những sai sót về mặt chứng từ. Trong khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ Việc bảo quản chứng từ kế toán tại các đơn vị còn chưa được chú trọng, chưa có sự phân loại hợp lý theo nội dung kinh tế của chứng từ để thuận lợi cho việc lưu trữ và sử dụng lại chứng từ khi cần thiết. Chứng từ kế toán sau khi đã sử dụng xong phải đóng tập đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ quy định, không để tình trạng ẩm mốc hoặc mối mọt. Chứng từ bảo quản được xếp gọn gàng, khoa học theo thời gian và nội dung kinh tế như phân chứng từ tiền, vật tư, tài sản cố định, các khoản thanh toán… để dễ dàng tìm thấy khi cần thiết. Đối với kế hoạch luân chuyển chứng từ Việc xác định trách nhiệm của từng đối tượng trong từng khâu của quá trình luân chuyển chứng từ không được xác rõ ràng. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến hiệu quả kiểm tra kiểm soát không thực sự hiệu quả đối với các đơn vị. Do đó, các đơn vị trong công ty cần tiến hành xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ riêng cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh.