Tiểu luận Cơ cấu tổ chức trực tuyến - Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng

Lời mở đầu Trong quá trình hội nhập kinh tế Thế giới với sự phát triển của các Doanh nghiệp có quy mô lớn cũng như các Doanh nghiệp Nhà nước...là rất cần thiết, nhưng bên cạnh đó thì việc đẩy mạnh mô hình kinh tế cá thể, các Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ cũng là việc không kém phần quan trọng. Mà tiền đề cho sự phát triển đó là đường lối, là phương thức hoạt động... của các Doanh nghiệp đó. Để đạt được mục đích này thì việc xây dựng một bộ máy, một cơ cấu tổ chức cụ thể và phù hợp sẽ là nền móng vững chắc giúp cho Doanh nghiệp tồn tại và phát triển không ngừng. Tuy nhiên trong lĩnh vực quản l‏‎‎ý thì việc áp dụng một loại hình cơ cấu tổ chức nào lại là một vấn đề hoàn toàn khác. Để kết quả công việc đạt hiệu quả cao thì việc xây dựng một cơ cấu tổ chức cần phải linh hoạt và hợp lý‏‎. Là một loại hình đơn giản nhất trong tám loại hình cơ cấu tổ chức, nhưng cơ cấu tổ chức trực tuyến lại có một vai trò vô cùng quan trọng đối với mô hình kinh tế nước ta hiện nay. Hoàn thành đề tài: “Cơ cấu tổ chức trực tuyến - Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng” có phải là đưa ra một trong tám ví dụ điển hình giúp cho Doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một loại hình cơ cấu tổ chức hợp l‏‎ý nhất? Để trả lời cho câu hỏi đó, nội dung của đề tài này sẽ đề cập đến những nội dung chính như sau: Phần I: tổ chức và cơ cấu tổ chức quản l‏‎ý. phần II: cơ cấu tổ chức trực tuyến – ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng. phần III: liên hệ thực tế. I.Tổ chức và cơ cấu tổ chức quản l‏‎ý. 1.Tổ chức và đặc điểm hình thành nên tổ chức. Có rất nhiều cách nhìn nhận về Tổ chức. Nhưng trong bài viết này, xét cho cùng, Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung. Là một quá trình triển khai các kế hoạch. Là một chức năng của quá trình quản l‏‎ý, bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là những nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công công tác kế hoạch của tổ chức. Một Công ty là một tổ chức. Tổ chức này liên kết Giám đốc và các phó Giám đốc,trưởng phòng..., các nhân viên. Giám đốc đưa ra các kế hoạch, mục tiêu...cấp dưới thi hành, đó cũng là tổ chức. Giám đốc bố trí, sắp xếp: A – Giám đốc Mar, B – Giám đốc Nhân sự,...đó cũng là tổ chức. Về bản chất. Tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao cho tổ chức. Chức năng của Tổ chức là hoạt động quản l‏‎ý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của Tổ chức. * Đặc điểm mang tính chất bắt buộc hình thành nên một Tổ chức: Phải có người lãnh đạo. Phải có mục đích chung. Có mối quan hệ chặt chẽ và lâu dài. Có một cơ cấu hoạt động nhất định. Có từ hai người trở nên. 2.Cơ cấu tổ chức quản l‏‎ý. 2.1. Khái niệm: Cơ cấu tổ chức quản l‏‎ý là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau được bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng nhất định nhằm đạt mục tiêu định trước. Mỗi một cơ cấu tổ chức quản l‏‎ý đều có 2 mối quan hệ cơ bản: Theo quan hệ ngang: Cơ cấu tổ chức quản l‏‎ý chia thành các khâu quản lý‏‎ khác nhau. Khâu quản lý‏‎ là một cơ quan quản lý độc lập thực hiện một số chức năng hay một phần chức năng quản lý nhất định và chịu sự lãnh đạo của một cấp quản lý nhất định. Giữa các khâu là quan hệ hợp tác trong sự phân công lao động quản lý‏‎. Theo quan hệ dọc: Cơ cấu tổ chức quản l‏‎ý được chia thành các cấp quản lý. Cấp quản lý là một thể thống nhất các khâu quản lý ở cùng một bậc trong hệ thống cấp bậc quản lý: Cấp cao: Tổng Giám đốc, Phó Tổng, Giám đốc... Cấp trung: các Trưởng, phó phòng, Quản đốc... Cấp cơ sở: Từ tổ trưởng trở xuống. Cấp quản lý chỉ rõ mối quan hệ phục tùng bởi quyền uy của cấp trên. 2.2. Các loại hình cơ cấu tổ chức. Để đảm bảo sự phù hợp của cơ cấu tổ chức đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa và lớn,... cơ cấu tổ chức được chia thành 8 loại hình cơ cấu: Cơ cấu tổ chức trực tuyến. Cơ cấu theo sản phẩm. Cơ cấu tổ chức chức năng. Cơ cấu theo khách hàng. Cơ cấu hỗn hợp trực tuyến – chức năng. Cơ cấu tổ chức theo địa lý. Cơ cấu theo sản phẩm, khách hàng, thị trường. Cơ cấu ma trận. 2.3. Những yêu cầu của cơ cấu tổ chức quản lý‏‎. Cơ cấu tổ chức càng được hoàn thiện thì càng có những tác động tích cực đối với quá trình phát triển nền kinh tế. Vì vậy trước hết khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý cần xác định rõ mối quan hệ dọc, ngang, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ về nhiệm vụ và hoạt động của các bộ phận trong cơ cấu. Sau đó là đảm bảo Tính hợp lý của cơ cấu tổ chức: Tính tố ưu, tính kinh tế, tính linh hoạt,.... II. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – ưu nhược điểm và vi áp dụng. 1.Khái niệm cơ cấu tổ chức trực tuyến. Cơ cấu tổ chức trực tuyến là cơ cấu được xây dựng trên cơ sở quyền lực tập trung vào trong tay người đứng đầu, mọi mối quan hệ ở trong tổ chức đều là mối quan hệ trực tuyến. Ở đó quyền hạn là quyền hạn trực tuyến, cho phép người quản lý ra quyết định, chỉ đạo, điều khiển và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Cấp dưới có nghĩa vụ phục tùng và chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp. Trong cơ cấu tổ chức này mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới là mối quan hệ điều khiển – phục tùng mang tính chất bắt buộc Giám đốc doanh nghiệp Giám đốc2 Giám đốc1 Giám đốc3 TT1 TT2 TT3 Sơ đồ chung của cơ cấu tổ chức trực tuyến 2.Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến. Có 2 đặc điểm cơ bản trong loại hình cơ cấu tổ chức trực tuyến: Thứ nhất: Trong cơ cấu tổ chức này không xuất hiện các phòng ban chức năng. Thứ hai: Mọi vấn đề ở trong tổ chức do duy nhất một người điều khiển và quyết định. Trong tổ chức, chỉ có một người lãnh đạo duy nhất đảm nhận tất cả các công việc, các hoạt động của tổ chức, người lãnh đạo duy nhất này giao phần việc của mình cũng như đưa mệnh lệnh xuống toàn doanh nghiệp thông qua các phòng ban. Các phòng ban này có thể phụ trách nhiều hoạt động khác nhau và có thể thay thế nhau để hoàn thành công việc sao cho hợp l‏‎ý (công việc không bị chồng chéo), vì thế mà không xuất hiện các phòng ban chức năng cụ thể. Ví dụ: Một đầu bếp trưởng vào bếp, người đầu bếp này cần 2 người phụ mình, công việc như: nhặt, tỉa, rửa rau,...thì bất kì một trong hai người bếp phụ làm đều được. 3.Các hình thức tổ chức trong cơ cấu tổ chức trực tuyến. H1: Loại hình tổ chức sơ đẳng H2: Tổ chức mở rộng theo chiều dọc. Một chủ thầu muốn xây dựng một ngôi nhà, người chủ thầu này cần có một kiến trúc sư, một kỹ sư xây dựng làm việc cho mình, đây chính là một hình thức đơn giản nhất của tổ chức, hai người đó theo yêu cầu của chủ thầu thì họ phải có trách nhiệm xây dựng ngôi nhà đó theo hồ sơ thiết kế (H1). Để hoàn tất ngôi nhà, khi đó họ cần có thêm những người thợ xây, thợ cất mái, trộn bê tông...làm việc cho mình. Loại hình tổ chức sơ đẳng này có thể được mở rộng theo nhiều cách khác nhau: Mở rộng theo chiều dọc: Chủ thầu không chỉ có một kiến trúc sư, một kĩ sư làm việc cho mình mà anh ta có thể có thêm hai hoặc ba người chịu trách nhiệm trang trí ngôi nhà, một vài người thợ sơn. Như vậy nguời chủ thầu với tư cách là người tổ chức đã có nhiều người phụ thuộc vào sự chỉ huy của mình và người chủ thầu đang thực hiện một công việc đó là phát triển những người “giúp việc” cho mình (H2). H3: Mở rộng tổ chức theo chiều ngang Mở rộng theo chiều ngang : Giả sử họ đang xây dựng một toà nhà, phụ trách trang trí toà nhà không chỉ dừng lại ở hai, ba người mà là mười người chẳng hạn. Mười người này họ cùng làm một nhiệm vụ chung đó là cùng hoàn tất việc trang trí toà nhà cho đúng bản thiết kế và đúng thời hạn, họ không có một người tổ chức trung tâm nào (H3). Khi đó mười người này cần phải thoả thuận với nhau như mỗi người sẽ phụ trách 3 tầng của toà nhà. Sau khi phân chia thì họ sẽ giao cho những người giúp việc của mình hoàn thành công việc đó. Kiểu mở rộng tổ chức theo chiều ngang này chỉ có thể vận dụng khi cần thực hiện một công việc giản đơn, dễ có thể chia thành nhiều phần và không đòi hỏi một sự nhất trí đặc biệt nào giữa các nhóm công tác. Ta biết rằng một tổ chức có thể trở nên phức tạp và mở rộng ra cùng một lúc theo tất cả các hướng: Chiều ngang, chiều dọc và số lượng. Khi đó loại hình tổ chức này là tổ chức theo tuyến (chia ra nhiều cấp bậc):(H4) Giám đốc doanh nghiệp Quản đốc Quản đốc phân xưởng Quản đốc Đốc công Đốc công Đốc công Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng H4:Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo tuyến Giám đốc Doanh nghiệp quản lý và giao công việc của mình cho 3 Quản đốc và đưa mệnh lệnh của mình xuống toàn Doanh nghiệp. Giám đốc có quan hệ trực tiếp với các Quản đốc, mỗi Quản đốc lại có một nhóm Đốc công phụ thuộc vào mình. Các Quản đốc hoàn toàn độc lập với nhau và chỉ nhận chỉ thị của Giám đốc. Các Đốc công cũng hoàn toàn độc lập với nhau và chỉ phụ thuộc và nhận lệnh của Quản đốc mà thôi. Tổ trưởng cũng tương tự như vậy. 4.Ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến. 4.1.Ưu điểm. Ưu điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến là: Đảm bảo được hiệu lực điều hành của thủ trưởng: Bởi thủ trưởng là người duy nhất trực tiếp và ra quyết định và chỉ đạo xuống cấp dưới, vì vậy nghĩa vụ của người chấp hành được xác định một cách chính xác và cụ thể. Thông tin mệnh lệnh được truyền theo chiều dọc của cơ cấu tổ chức: Đảm bảo nguồn thông tin được truyền đi một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Việc phân công cán bộ quản l‏‎ý cấp cao gắn và sát với công nghệ hơn. Đảm bảo số đầu mối quản l‏‎ý một cách hợp lý‏‎ mà không quá nhiều hoặc quá ít. Cán bộ quản l‏‎ý từng hệ thống có điều kiện đi sâu vào từng nghiệp vụ và không chỉ đạo trung trung. 4.2. Nhược điểm. Trong tổ chức, người lãnh đạo phải giải quyết những nhiệm vụ hết sức phức tạp và phải chỉ thị cho những người phụ thuộc về mọi vấn đề trong công tác. Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tính quyết đoán cao... để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản l‏‎ý chuyên môn. Cũng vì thế mà sự uỷ quyền xuống cấp dưới gặp rất nhiều khó khăn. Nếu có quá nhiều cấp quản lý‏‎ sẽ dễ gây ra sự thiếu trách nhiệm và không sát với công việc. Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý‏‎. 5.Phạm vi áp dụng cơ cấu tổ chức trực tuyến. Với những gì đã nêu trên, ta thấy rằng: Cơ cấu tổ chức này chủ yếu được áp dụng ở các doanh nghiệp, các đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất ngành nghề kinh doanh không phức tạp. Hiện nay, Cơ cấu tổ chức trực tuyến thường chủ yếu được áp dụng đối với những Doanh nghiệp tư nhân có quy mô vừa và nhỏ. Bởi với cơ cấu này thì việc điều khiển và quản lý‏‎ Doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng và đỡ phức tạp hơn, vì khi đó quyền lực chủ yếu nằm trong tay Giám đốc và những công việc chính chỉ cần giao cho một hoặc một vài người cán bộ chính đôn đốc quản l‏‎ý nhân công và điều hành công việc. Còn đối với những Doanh nghiệp có quy mô lớn, các tổ chức, cơ quan Nhà nước, Chính phủ thì cơ cấu này chưa hẳn đã thích hợp. III. Liên hệ thực tế tới Công ty TNHH Quảng Hà. Công ty TNHH Quảng Hà là một Công ty có quy mô nhỏ, chuyên kinh doanh mặt hàng trang trí nội thất, tổ chức hoạt động tập trung trên địa bàn Hà Nội với 6 tổ bán hàng chính và Công ty có sơ đồ cơ cấu tổ chức như (H5). Trong cơ cấu này, Giám đốc là người chịu trách nhiệm điều hành chung mọi công tác đối nội, đối ngoại của Công ty, là người trực tiếp quản l‏‎ý Công ty, phó Giám đốc là người giúp sức Giám đốc trong lĩnh vực quản l‏‎ý mọi hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá, phân bổ kế hoạch kinh doanh đến từng tổ bán hàng. Giám đốc và phó Giám đốc trực tiếp quản l‏‎ý Công ty thông qua 3 phòng ban chính: bộ phận thu mua, tiếp thị; phòng Tài chính kế toán và kho hàng hoá. Giám đốc Phó giám đốc Bộ phận thu mua, tiếp thị Phòng tài chính, kế toán Kho hàng hoá Tổ 78 Cầu Giấy Tổ 83 Bà Triệu Tổ 27 Quán Sứ Tổ 22 Hàng Đào Tổ 25 Âu Cơ Tổ30 LL Quân H5:sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Quảng Hà Bộ phận kinh doanh chính của Công ty là các tổ bán hàng. Đứng đầu mỗi tổ là tổ trưởng, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Phó Giám đốc. Mỗi tổ có 4 đến 5 nhân viên bán hàng, sau mỗi buổi bán, nhân viên bán hàng phải có trách nhiệm nộp số tiền thu được cũng như báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hoá... cho cấp trên trực tiếp chỉ đạo mình. Là một Công ty có quy mô nhỏ, với cơ cấu tổ chức mà Công ty áp dụng, phần nào đã giúp cho Công ty hoạt động một cách có hiệu quả, đáp ứng được rất nhiều các nhu cầu tiêu dùng của đông đảo khách hàng. Giúp Công ty tiết kiệm một cách tối đa chi phí cho bộ máy quản l‏‎ý, hoạt động kinh doanh của Công ty trở nên đơn giản hơn, các thành viên trong Công ty dễ dàng nhận biết được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình...từ người lãnh đạo duy nhất. kết luận Nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức trực tuyến là một cái thang gồm nhiều bậc, trong đó cấp bậc trên điều khiển cấp dưới, cấp dưới phục tùng cấp trên. Đó là mối quan hệ điều khiển – phục tùng mang tính chất bắt buộc. Với cơ cấu này, nguyên tắc điều hành tập trung – xuyên suốt với chế độ thủ trưởng được đảm bảo thực hiện, loại trừ tình trạng mâu thuẫn, chuệch choạc giữa các nhiệm vụ được phân cấp . Nói tóm lại với đặc điểm nêu trên thì cơ cấu tổ chức trực tuyến là một loại hình cơ cấu mà các Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên áp dụng. Tuy rằng cơ cấu tổ chức này có một vài nhược điểm nhất định như: Người quản l‏‎ý phải là người có kiến thức toàn diện về mọi mặt trong cuộc sống, sự hiểu biết xã hội cũng như năng lực trong kinh doanh. Đó là một yêu cầu tương đối khó. Nhưng ngược lại trong cơ cấu tổ chức này lại có những ưu điểm: sự thống nhất, tập trung, rõ ràng , nhanh nhạy và chi phí quản lý‏‎ thấp. Với những kiến thức đã được trang bị, đề tài tiểu luận này của em được hoàn thành với mong muốn được sự góp ‏‎ý của thầy cô bộ môn nhằm giúp em hoàn thiện hệ thống kiến thức của mình. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội: 29/5/2005 SV:Nguyễn thị ngọc thịnh Mục lục