Tiểu luận Cơ cấu tổ chức Trực tuyến, ưu- nhược điểm và phạm vi ứng dụng

Lời nói đầu. Từ thủa bình minh của xã hội loài người đến nay, tổ chức- quản lý là một vấn đề được đặc biệt quan tâm. Một sự nghiệp muốn thành công, một công việc muốn đạt kết quả cao trước hết phải có đường lối chủ trương đúng và qua một quá trình tổ chức thực hiện công phu. Chính vì thế tổ chức là một nhân tố không thể thiếu được đối với các doanh nghiệp nước ta hiện nay. Trên thực tế, hầu hết cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nước ta được đánh giá thấp so với bộ máy quản lý doanh nghiệp ở các nước có nền kinh tế phát triển cao về hiệu quả hoạt động thí du như : Mỹ, Pháp… Do vậy trong điều kiện nền kinh tế toàn cầu cạnh tranh khốc liệt thì vấn đề hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một vấn đề vô cùng cấp bách và quan trọng đối với các doanh nghiệp nước ta. Mở đâù của quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý đó là thiết lập một cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Xuất phát từ những yêu cầu đó nên em đã chọn “ Cơ cấu tổ chức Trực tuyến, ưu- nhược điểm và phạm vi ứng dụng” làm đề tài tiểu luận. Đây là một đề tài vô cùng mới mẻ và hấp dẫn, còn rất ít người tìm hiểu. Nhưng theo em đây là một đề tài rất hay và thiết thực, nó đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đẩy mạnh phát triển doanh nghiệp. Chính vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề tài này làm tiểu luận để tìm hiểu và phân tích. Vì đây là lần đầu viết tiểu luận môn Tổ chức quản lý nên cũng không thể tránh khỏi mắc những thiếu sót. Vậy em mong rằng qua bài tiểu luận này, thầy(cô) có thể giúp đỡ, góp ý và bổ sung cho em để em có thể rút kinh nghiệm cho các bài tiểu luận sau. Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ của thầy Nguyễn Trọng Minh- Giảng viên khoa Quản lý doanh nghiệp trường Đại Học Quản Lý và Kinh Doanh Hà Nội đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình làm tiểu luận để em có thể hoàn thành tốt bài tiểu luận này. Bài tiểu luận của em gồm 3 phần: I. Tìm hiểu chung về tổ chức và cơ cấu tổ chức. II. Cơ cấu tổ chức” Trực tuyến” ưu, nhược điểm và phạm vi ứng dụng. III. Mô hình cơ cấu tổ chức sản xuất của xí nghiệp “Ruốc”. B. nội dung. I. tìm hiểu chung về tổ chức và cơ cấu tổ chức . 1. Tổ chức là gì? Tổ chức là một cơ cấu( bộ máy hoặc hệ thống bộ máy) được xây dựng có chủ định về vai trò của chức năng ( được hợp thức hoá), trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc được phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung. Theo Chester I.barnard thì tổ chức lại là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành. 2. Cơ cấu tổ chức là gì? Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể. Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ phải cùng nhau làm việc như thế nào. Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên cùng làm việc với nhau một cách có hiệu quả bởi : Phân bổ nguồn nhân lực và các công việc khác cho từng công việc cụ thể. Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo qui chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức. Làm cho nhân viên hiểu rõ những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các qui tắc, qui trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của mỗi công việc. Xác định qui chế thu thập, xử lý thông tin đề ra qui định và giải quyết các vấn đề về tổ chức. 3. Các loại hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp tư nhân qui mô nhỏ có cơ cấu tổ chức quản lý đơn giản, gọn nhẹ. Mọi việc nói chung phụ thuộc vào người chủ doanh nghiệp. Thường chỉ cần một văn phòng, không có hoặc có rất ít phòng, ban. Trong đó mỗi nhân viên có thể nắm giữ vài chức năng quản lý, trực tiếp thừa hành quyết định của chủ doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thương mại thường có cơ cấu linh hoạt này, công việc nhanh nhạy và chi phí quản lý rất thấp. Đối với các doanh nghiệp qui mô vừa và lớn, cơ cấu tổ chức quản lý thường có 3 loại hình : trực tuyến, chức năng, trực tuyến- chức năng. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã áp dụng thành công các loại hình cơ cấu tổ chức : Cơ cấu “ Trực tuyến”. Cơ cấu “Chức năng”. Cơ cấu “Kết hợp trực tuyến và chức năng”. Cơ cấu “theo sản phẩm, khác hàng, thị trờng”. Cơ cấu “Ma trận”. Cơ cấu “Hỗn hợp các loại hình cơ cấu”. II. Cơ cấu tổ chức “Trực tuyến” ưu, nhược điểm và phạm vi ứng dụng. 1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến, đặc điểm và yêu cầu của nó. a. khái niệm. Cơ cấu trực tuyến thể hiện tuyến quyền lực giữa những người lãnh đạo và người thừa hành trong công ty theo chế độ một thủ trưởng, người thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của lãnh đạo cấp trên, người lãnh đạo chịu trách nhiệm hoàn toàn kết quả công việc của người dưới quyền. b. Đặc điểm. Cơ cấu tổ choc trực tuyến có rất nhiều đặc điểm vô cùng quan trọng, một trong những đặc điểm có thể nói là quan trọng nhất đó là: Mỗi cấp quản lý bên dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp. Mối quan hệ chỉ đạo theo chiều dọc( còn quan hệ hàng ngang là quan hệ phối hợp- cùng phục tùng). Thủ trưởng mỗi cấp tự mình điều hành, không có các cơ quan chức năng giúp việc( có thể có trợ lý). Thông tin quản lý chỉ truyền dẫn theo chiều dọc trên- dươí trực tiếp qua từng cấp, không vượt cấp. c. Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chực trực tuyến. Một cơ cấu tổ chức trực tuyến hợp lý phải đáp ứng được các điều kiện sau: - Số cấp quản lý càng ít người can thiệp vào quá trình quản lý, tạo được sự ổn định cho đối tượng được quản lý( tránh tình trạng chậm trễ, mệnh lệnh bị sai lạc, quan liêu cách bức). - Thông tin quản lý được vận động trực tiếp, chỉ truyền dẫn theo chiều dọc trên – dưới và không vượt cấp. - Gắn chặt( tương ứng) với công nghệ, trong đó mỗi công đoạn được chuyên môn hoá; sự phối hợp hoạt động trong cả chu trình kinh doanh chỉ được thực hiện ở cấp cao nhất. - Bảo đảm tỷ lệ hợp lý giữa cán bộ quản lý và người thừa hành( quá nhiều cán bộ phụ trách thì giảm tính linh hoạt của quản lý). Phi tập trung hoá quyền lực ở mức độ hợp lý, chuyển giao một phần quyền lực và trách nhiệm cho cấp dưới để phát huy tính chủ động, sáng tạo và ý thức dám chịu trách nhiệm của cấp dưới song vẫn kiểm soát được toàn bộ tình hình. Khi mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức đã hoàn toàn rõ ràng thì cần phải tìm ra một hình thức tổ chức thích hợp có khả năng đoàn kết mọi người tham gia công tác. Như chúng ta được biết cơ cấu tổ chức trực tuyến được vận dụng với trình độ khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp, điều đó được thể hiện rất rõ qua sơ đồ dưới đây: cơ cấu tổ chức sơ đẳng (H1) cơ cấu tổ chức mở rộng theo chiều dọc(H2) H1: cho thấy rằng đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó Giáo viên hướng dẫn công việc và phân công cho 2 sinh viên làm 2 phần việc. H2: Đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng theo chiều dọc, trong đó công việc được phân công cho nhiều người, mỗi người làm một phần việc khác nhau. ví dụ: Một lớp chia làm 4 tổ, mỗi tổ làm một công việc khác nhau. Tổ 1 quét sân trường, tổ 2 dọn nhà vệ sinh, tổ 3 trồng cây, tổ 4 tưới cây. Mở rộng hơn nũa thì chia ra làm nhiều cấp, trong đó mỗi cấp lại có người điều khiển và kiểm tra các khâu trực thuộc ở mỗi cấp quản lý người đứng đầu không thể trực tiếp giám sát được hết các mặt, do đó cần có những người phó chịu trách nhiệm điều hành hoạt động trong bộ phận do cấp trên giao phó và người đó phải chịu trách nhiệm trước cấp trên. Tiếp sau những người phó lại có một số trợ lý giúp đỡ. Lúc này công việc đã được phân công theo một cách khác và trách nhiệm công việc của mỗi người cũng sẽ khác. 2. Ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức “Trực tuyến”. a. Ưu điểm. - Đảm bảo hiệu lực điều hành của thủ trưởng. - Thông tin, mệnh lệnh được truyền theo chiều dọc của cơ cấu tổ chức. -Phân công cán bộ quản lý cấp cao, sát và gắn với công nghệ sản xuất và kĩ thuật nghiệp vụ. - Đảm bảo số đầu mối điều hành ở mỗi cấp quản lý không quá nhiều, quá ít. - Cán bộ quản lý của tong hệ thống có điều kiện được đi sâu vào nghiệp vụ không chỉ đạo chung chung. b. Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm cơ cấu tổ chức dạng trực tuyến vẫn tồn tại một số nhược điểm đó là: Nếu như có quá nhiều cấp thì sẽ gây ra sự thiếu trách nhiệm không sát với công việc. Sự uỷ quyền xuống cấp dưới gặp nhiều khó khăn. Cán bộ quản lý của tong hệ thống dễ gây ra tính cục bộ, thiếu sự nhìn nhận toàn diện nhất là trong lĩnh vực kinh tế. Cơ cấu này đòi hỏi người quản lý có trình độ toàn diện, tính quyết toán cao. Cần chuyển giao một phần quyền và trách nhiệm cho cấp dưới chủ động sáng tạo. Với tính chất kinh doanh phức tạp hơn, cần có một số giám đốc và trợ lý từng mặt. 3. Phạm vi ứng dụng. Như chúng ta đã biết, điều đầu tiên khi xác định quy mô của doanh nghiệp ta phải dựa chủ yếu vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp, xem xét xem doanh nghiệp kinh doanh về lĩnh vực gì để từ đó ta sẽ có những quyết định hợp lý về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như nguồn nhân lực, chính sách vốn, môi trường kinh doanh. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải đảm bảo cho cán bộ quản lý các phân hệ có quy mô thật hợp lý. Hiện nay loại hình cơ cấu tổ chức này đã và đang được các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng, đặc biệt là cơ cấu tổ chức “ Trực tuyến” đây là mô hình có thể sử dụng để quản lý bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây cũng là mô hình mà hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang áp dụng rất thành công. Một trong những doanh nghiệp mà em được biết đã áp dụng cũng khá thành công đó là xí nghiệp sản xuất Ruốc- đây là một doanh nghiệp tuy thành lập chưa lâu nhưng sau một thời gian đi vào hoạt động dưới dạng mô hình tổ chức “ trực tuyến” doanh nghiêp đã đạt đựơc những thành tựu đáng kể và đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. III. Mô hình cơ cấu tổ chức của xí nghiệp sản xuất Ruốc. 1. Phân tích cơ cấu tổ chức xí nghiệp sản xuất Ruốc. a. Cấp lãnh đạo. Đứng đầu tổ chức là người lãnh đạo - Giám đốc Đặng Ngọc Huấn: chịu trách nhiệm chung về điều hành quản lý xí nghiệp. Dưới sự quản lý của Giám đốc có 3 phó Giám đốc : +PGĐ. phụ trách kỹ thuật chế biến. +PGĐ. phụ trách vận hành cơ khí. +PGĐ. phụ trách cung tiêu. Và 2 phòng ban đó là: +Phòng tổ chức hành chính., +Phòng kế toán tàI vụ. Các phòng ban này chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Gián đốc đồng thời làm chức năng tham mưu, kế hoạch, xử lý thông tin theo nhiệm vụ của mỗi phòng ban. Các phòng ban này có quan hệ phối hợp- cộng tác với nhau trong quá trình hoạt động. b. Các tuyến đơn vị trực tiếp sản xuất. Mỗi phân xưởng trực tiếp khai thác chịu trách nhiệm quản lý của Quản đốc phân xưởng. Nhìn trên sơ đồ cơ cấu tổ chức của xí nghiệp ta thấy: Trong 1 phân xưởng có 2 tổ sản xuất. Các tổ sản xuất có trách nhiệm đôn đốc, quản lý các công nhân đồng thời phục tùng dưới sự giám sát của quản đốc. + Quản đốc phân xưởng chế biến trực tiếp chỉ đạo 2 tổ: tổ 1(pha chế đóng gói), tổ 2( chế biến sao khô). + Quản đốc phân xưởng cơ khí- nồi hơi trực tiếp chỉ đạo 2 tổ: tổ 1 ( vận hành cơ khí), tổ 2(vận hành nồi hơi). +Về khai thác quản lý thị trường cũng gồm có 2 tổ đó là: tổ 1 ( cung ứng vật tư nguyên liệu), tổ 2 ( bán hàng). 2. Ưu, nhược điểm và giải pháp khắc phục. a. Ưu điểm. Đây là cơ cấu tổ chức trực tuyến nên người Giám đốc trực tiếp quản lý, giám sát điều khiển được tình hình sản xuất của xí nghiệp. Các quyết định, chỉ đạo của ban lãnh đạo nhanh chóng được chuyển tới các phòng ban, các đơn vị sản xuất một cách chính xác thông qua quản đốc. Nhờ có hệ thống các phòng ban chức năng tham mưu giúp đỡ vì thế mà công tác quản lý được diễn ra suôn sẻ và luôn đạt hiệu quả cao. b. Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm song vẫn còn tồn tại một số nhược điểm do quyền lực tập trung chủ yếu ở Giám đốc nên sự thành công hay thất bại của xí nghiệp phụ thuộc vào tài năng hoạt động của người lãnh đạo trực tiếp (Giám đốc) và do phụ trách quá nhiều công việc nên có thể xảy ra tình trạng quá tải đối với các nhà quản trị cấp. c. Giả pháp. Bên cạnh những ưu điểm cần phải phát huy chúng ta cũng phải cố gắng khắc phục những nhược điểm đã và đang còn tồn tại. Một trong những biện pháp chúng ta nên tham khảo để có thể đưa ra cách giải quyết cho các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang áp dụng cơ cấu tổ chức trực tuyến nói chung và với xí nghiệp sản xuất Ruốc nói riêng đó là: - Tối ưu hoá bộ máy tổ chức quản lý. - Phân chia công việc trách nhiệm, quyền lực rõ ràng cho từng cấp, bộ phận, cá nhân. - Tăng cường việc kiểm tra, thực hiện các quyết định của lãnh đạo cấp trên… Kết luận. Trên đây là toàn bộ thực trạng của bộ máy quản lý xí nghiệp sản xuất Ruốc. Qua quá trình tìm hiểu và phân tích ta thấy cơ cấu tổ chức của xí nghiệp có các mặt yếu- mặt mạnh, những ưu điểm- nhược điểm vì thế những người lãnh đạo cần phải phát huy các thế mạnh các ưu điểm, bên cạnh đó cũng phải có những phương pháp để khắc phục các mặt yếu- những nhược điểm để cơ cấu tổ chức của xí nghiệp hoạt động được hài hoà, hợp lý và thu được hiệu quả tốt. Với hệ thống kiến thức được trang bị ở nhà trường cùng với những hiểu biết do tự tìm hiểu thêm về xí nghiệp em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp đã trình bày trong đề tài với mong muốn hoạt động sản xuất của xí nghiệp ngày càng phát triển hơn nữa. Hy vọng trong thời gian tới, xí nghiệp sẽ đứng vững và phát triển không ngừng trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trường. Mặc dù đã cố gắng hết sức, song do thời gian nghiên cứu hạn hẹp, kinh nghiệm thực tế cũng như trình độ của bản thân còn hạn chế nên không tránh khỏi mắc nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo trong khoa để em có thể hoàn thành tốt trong các bài tiểu luận sau. Em xin chân thành cảm ơn! Danh mục sách tham khảo Sách quản trị học.. Quản trị học căn bản. Cách nhìn nhận tổ chức từ nhiều góc độ. Khoa học tổ chức và quản lý. Giáo trình tổ chức quản lý. Mục lục Trang