Tiểu luận Phân tích thay đổi mô hình của tổ chức, liên hệ thực tiễn ở doanh nghiệp

Lời nói đầu Trong những năm gần đây trên thế giới và các tổ chức nói riêng đã có những sự thay đổi nhanh chóng, cơ bản, đầy kịch tính. Đường lối phát triển kinh tế thị trường theo đường lối XHCN có sự điều tiết của nhà nước đang là động lực thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Đối với sự thay đổi của môi trường trường kinh doanh ngày càng biến động đã gây cho doanh nghiệp không ít khó khăn, tác động trực tiếp đến doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự thay đổi để thích ứng hoặc bị loại ra khỏi môi trường kinh doanh. Do đó đòi hỏi phải quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp, để đảm bảo sự phát triển của mỗi doanh nghiệp . Được sự phân công của khoa về đề tài T81 ” Phân tích thay đổi mô hình của tổ chức . Liên hệ thực tiễn ở doanh nghiệp “ Do thời gian có hạn, em đã hoàn thành đề tài song không tránh khỏi thiếu xót, em mong được sự góp ý của các thầy ( cô ) cũng như của các bạn để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Phần nội dung I. Khái niệm về quản trị sự thay đổi 1. Môi trường hoạt động của doanh nghiệp Quản trị luôn chịu sự tác động của các yếu tố môi trường, môi trường quản trị là những yếu tố bên ngoài doanh nghiệp được phân chia làm 2 loại: + Môi trường vĩ mô, yếu tố bên ngoài tác động gián tiếp như: xẫ hội, công nghệ, văn hoá xã hội, tự nhiên, chính phủ luật pháp và chính trị, kinh tế. Mặc dù không trực tiếp tác động đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhưng mỗi khi có sự biến động về nhân khẩu học, về thu nhập của dân cư, về cơ sở hạ tầng hay sự ra đời của một công nghệ mới .v.v. đều có những tác động dây chuyền đến các doanh nghiệp. Đồng thời sự khan hiếm hay dồi dào nguồn tài nguyên thiên nhiên, sự cởi mở hay bảo thủ của luật pháp đều là những yếu tố mà nhà quản trị phải quan tâm khi đưa ra quyết định quản trị. + Nhóm các yếu tố bên ngoài luôn có tác động trực tiếp đến doanh nghiệp là các yếu tố môi trường vi mô: khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh. Các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp vì một doanh nghiệp không thể tồn tại được nếu không có người mua sản phẩm, nguồn cung cấp nguyên vật liệu hay duy trì lơị thế cạnh tranh so với các đối thủ. Thông qua việc bảo vệ quyền lợi riêng, các nhóm có quyền lợi trong doanh nghiệp luôn tìm cách tác động trực tiếp đến các quyết định quản trị. Tất cả các yếu tố trên tác động vào doanh nghiệp dù trực tiếp hay gián tiếp đều đem lại hiệu quả đối với các hoạt động quản trị . 2. Khái niệm quản trị sự thay đổi Trong những năm gần đây quá trình phát triển của mỗi doanh nghiệp có nhiều thay đổi trong môi trường kinh doanh biến động, môi trường kinh doanh càng rộng thì tính chất biến động càng lớn, nó tác động trực tiếp đến doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải quản trị thay đổi. Vậy "quản trị sự thay đổi là tổng hợp các hoạt động quản trị nhằm chủ động phát hiện, thúc đẩy và điều khiển quá trình thay đổi của doanh nghiệp phù hợp với những biến động của môi trường kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong môi trường kinh doanh biến động”. II. Nội dung của quản trị sự thay đổi 1. Các bước của quản trị sự thay đổi Quản trị sự thay đổi là một quá trình liên tục, theo một chu trình khép kín gồm 3 bước: + Phát hiện sự thay đổi + Hoạch định sự thay đổi + Tổ chức thực hiện sự thay đổi a. Phát hiện sự thay đổi Để có thể phát hiện sự thay đổi trước tiên phải thu thập thông tin và xử lý thông tin liên quan đến sự thay đổi mà những thông tin này mô tả hiện trạng các đối tượng cần thay đổi của doanh nghiệp. b. Hoạch định sự thay đổi Khi doanh nghiệp kinh doanh kém hiệu quả hoặc hoạt động tốt thì doanh nghiệp có thể tiến hành thay đổi . Các nhà quản trị đề ra môi trường kinh doanh mới, phương hướng mới dựa trên những thông tin về tình hình doanh nghiệp, loại bỏ những thông tin sai. Sau đó có thể xác định giải pháp để thay đổi theo môi trường kinh doanh mới, trạng thái mới của doanh nghiệp. c. Tổ chức thực hiện sự thay đổi Khi các nhà quản trị đã đề ra môi trường kinh doanh mới thì sẽ tổ chức thực hiện quá trình thay đổi từ trạng thái môi trường kinh doanh cũ sang môi trường kinh doanh mới. 2. Các lực lượng thúc đẩy và cản trở sự thay đổi a. Các lực lượng thúc đẩy sự thay đổi Do tác động của môi trường kinh doanh mà áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt, mạnh mẽ liên tục đối với doanh nghiệp. Do áp lực về sự lỗi thời của sản phẩm hay dịch vụ so với nhu cầu hiện tại, do sự thay đổi về nhu cầu một cách nhanh chóng và đa dạng. Sự tranh đua giữa các đối thủ cạnh tranh làm cho doanh nghiệp phải áp dụng những chiến lược nhằm giành ưu thế như giảm giá bán, đẩy mạnh khuyến mãi, quảng cáo, nâng cao dịch vụ khách hàng. Mỗi doanh nghiệp đều cố gắng cải thiện vị thế của họ trên thị trường và tìm cách phản công lại đối thủ bằng cách đưa ra những chiến lược cạnh tranh mới, nắm được sự thay đổi hoạt động của đối thủ cạnh tranh. Nhu cầu về sản phẩm ngày càng đa dạng, phong phú, những sản phẩm thay đổi nhanh chóng về kiểu dáng, kích thước, chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn đã tạo nên áp lực lớn đối với sự thay đổi. Sự bùng nổvề khoa học kỹ thuật phát triển nên thúc đẩy con người tìm ra phương pháp công nghệ mới nhưng chu kỳ sống của công nghệ rút ngắn làm cho công nghệ mà doanh nghiệp áp dụng rất nhanh đã trở nên lỗi thời tạo nên áp lực thay đổi. Chính sách công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước theo hướng mở cửa và hội nhập tạo ra môi trường kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng mang tính toàn cầu hoá. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên đổi mới công nghệ để giữ vị trí trên thị trường và tạo ra áp lực thúc đẩy doanh nghiệp liên tục đổi mới công nghệ. Sự phát triển của công nghệ đã dẫn đến việc giảm số lượng người lao động được sử dụng, cơ cấu người lao động thay đổi. Các nhân tố thuộc môi trường xã hội thay đổi sẽ dẫn đến những thay đổi về giá trị đạo đức, lòng trung thành, cách sống …đòi hỏi sự thay đổi nhất định của doanh nghiệp. Do xã hội ngày càng phát triển, đời sống tinh thần và vật chất ngày càng cao làm thay đổi nhu cầu và thái độ của người lao động về môi trường làm việc, thông tin liên quan đến công việc của họ. Họ quan tâm đến thời gian lao động thích hợp với hoàn cảnh hơn là đến việc tăng lương hay thu nhập cho nên đòi hỏi sự đổi mới về cách thức tổ chức, quản trị trong doanh nghiệp. Sự thay đổi về tổ chức tạo ra môi trường phù hợp với nhu cầu của người lao động sẽ làm tăng năng xuất lao động từng bộ phận hay toàn doanh nghiệp. Ngoài ra, xu hướng xã hội và nhu cầu của khách hàng cũng là động lực thúc đẩy sự thay đổi vì quá trình quốc tế hoá trên mọi lĩnh vực đã tác động mạnh lên phong cách sống của toàn xã hội. Môi trường kinh tế xã hội mở cửa và hội nhập, thay đổi với tốc độ lớn thì sự năng động, sáng tạo, dám thay đổi tạo điều kiện cho mỗi người chứng tỏ năng lực của mình, xã hội cũng thừa nhận và chính sự năng động sáng tạo của họ cũng góp phần thúc đẩy xã hội phát triển nhanh hơn. Các thay đổi chính trị kinh tế xã hội tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước là nhân tố tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và kéo theo sự thay đổi về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình quốc tế hoá đang diễn ra mạnh mẽ làm cho sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các quốc gia tăng lên, cạnh tranh trên toàn cầu vì thế mọi sự thay đổi trên thế giới đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động của mọi doanh nghiệp. b. Các lực lượng cản trở sự thay đổi. Đầu tiên phải nói đến lực lượng mang tính chất cá nhân. Đối với mỗi con người, bất cứ sự thay đổi nào dù là không thể tránh khỏi, đe doạ sự cân bằng hiện có trong cuộc sống và phải có sự điều chỉnh mang tính cá nhân về sức lực tâm lý tình cảm và chi phí để người ta thay đổi. Do sự thay đổi phải học tập mới vì mọi thay đổi đều dẫn đến những thay đổi trong công việc của mỗi người cho nên phải học tập mới và việc học tập mới đòi hỏi phải có thời gian, sức lực, chi phí cơ hội . Trong một doanh nghiệp mối quan hệ giữa người này với người khác đã có sự ổn định thông qua cơ cấu tổ chức nên khi thay đổi sẽ dẫn đến sự xáo trộn cơ cấu tổ chức cũ phá vỡ mối quan hệ ổn định sẵn có làm cho nhiều người lo sợ và chống lại sự thay đổi. Cũng do người ta không tin tưởng vào kết quả của quá trình kinh doanh mới mà sự thay đổi có thể mang lại. Thứ hai là những cản trở mang tính tổ chức , những đe doạ ảnh hưởng tới cấu trúc quyền lựcvì nếu thay đổi môi trường kinh doanh thì quyền lực đưọc mở rộng cho người lao động, thu hút người lao động tham gia vào quản trị . Sức ì của cấu trúc tổ chức đảm bảo sự ổn định những mối quan hệ truyền thống sẽ bị phá vỡ . Một cấu trúc càng chặt chẽ thì sự kháng cự của nó với sự thay đổi càng mạnh , các mối quan hệ có sự tương tác lẫn nhau sẽ tạo khó khăn khi thay đổi một phân hệ mà không tạo ra sự thay đổi một phân hệ mà không tạo sự thay đổi hoặc tới các phân hệ khác. Do chi phí đã bỏ ra và những lợi ích được đảm bảo làm cho việc đánh giá những lợi ích của thay đổi là khó khăn và thiếu khách quan, không ai dễ dàng từ bỏ lợi ích cá nhân của mình để thực hiện sự thay đổi. Những cản trở về mặt luật pháp ,những cản trở mang tính đạo đức nhiều khi rất lớn tác động vào sự thay đổi . Những cản trở mang tính chất vĩ mô , thay đổi về nhu cầu xu thế nhận thức của xã hội. III. Thực tiễn ở doanh nghiệp Từ khi nền kinh tế nước ta chuyển sang cơ chế thị trường thì ở một số doanh nghiệp có sự biến động về sự thay đổi của tổ chức cho phù hợp với môi trường kinh doanh đang biến động. Công ty lương thực Hà Nội đã có những thay đổi về tổ chức để đưa công ty đứng vững trên thị trường kinh doanh . Trước đây, công ty có đội ngũ công nhân viên đông nhưng hoạt động chưa hiệu quả nên khi có sự biến động công ty đã nhận ra phương thức kinh doanh và cách tổ chức không có sự phù hợp với môi trường kinh doanh đầy biến động. Nhận thức được sự biến động của nền kinh tế thị trường công ty đã tập hợp những thông tin về thực trạng của mình để phân tích hiện trạng như nguồn vốn , con người , môi trường kinh doanh của công ty. Cán bộ công nhân viên trong công ty đã nghiên cứu tìm ra những vấn đề cần thay đổi về tổ chức cũng như môi trường kinh doanh . Sau những phân tích để tìm ra các nhân tố cần thay đổi về con người, môi trường kinh doanh công ty đã có sự thay đổi về tổ chức nhưng cũng gặp một số cản trở. Một trong những cản trở là một số cá nhân trong công ty vì nó đe doạ đến quyền lợi của họ khi thay đổi tổ chức vì công ty sử dụng đội ngũ nhân viên trẻ đầy nhiệt tình trong công việc . Sự thay đổi tổ chức làm cho các mối quan hệ của nhân viên thay đổi cho nên họ không muốn có sự thay đổi . Nhưng do sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường , xu hướng và nhu cầu của xã hội đã thúc đẩy công ty phải thay đổi để thích ứng với môi trường kinh doanh . Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trước đây chỉ dựa chủ yếu vào thị trường xuất khẩu , không kinh doanh ở trong nước nên chỉ làm theo vụ mùa. Nắm bắt được sự thay đổi của môi trường kinh tế trong nước và thị trường quốc tế công ty đã thay đổi cả phương thức kinh doanh , không chỉ xuất khẩu ra nước ngoài mà còn mở rộng thị trường kinh doanh trong nước. Công ty mở ra những siêu thị bán trực tiếp mặt hàng của mình , giới thiệu sản phẩm của công ty với đông đảo người tiêu dùng . Với những thay đổi về tổ chức và hoạt động kinh doanh đã giúp công ty đứng vững trên thị trường . Kết luận Trong môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay luôn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản trị sự thay đổi để thích ứng với nền kinh tế trong nước và thế giới. Sự thay đổi đã thúc đẩy mỗi cá nhân có quyết định đổi mới , năng động thích ứng với nhu cầu cạnh tranh của thị trường trong nước và thế giới . Khi có sự thay đổi doanh nghiệp phải phân tích những cản trở cũng như động lực thúc đẩy và chọn đúng thời điểm cần thay đổi cho phù hợp với yêu cầu của thị trường, khả năng và điều kiện để thay đổi. Mục lục Trang