Tiểu luận Trung tâm Thông tin thư viện đại học Y Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI KHOA THÔNG TIN THƯ VIỆN ------ BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KHOÁ TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI LỜI NÓI ĐẦU Trong xu thế hội nhập và toàn cầu hoá, Thông tin có một vai trò cực kỳ to lớn trong sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước đặc biệt là trong nền kinh tế tri thức ngày nay. Trong hoạt động thông tin để thích ứng với thị trường, đáp ứng việc đảm bảo thôgn tin cho người dùng tin tích cực, hiện hữu, cũng như cho người dùng tin tiềm năng là hết sức quan trọng. Thư viện Trường Đại học Y Hà Nội là một thư viện lớn tỏng số các thư viện của các trường Đại học trên toàn quốc. Thư viện phục vụ thông tin về vấn đề y dược. Hơn một thế kỷ trôi qua hoạt động của thư viện Đại học Y đã từng bước xây dựng và phát triển thư viện trở thành một thư viện hiện đại. Từ một nguồn tài liệu ít ỏi, nay sốt tư liệu tài liệu đã rất phong phú và đa dạng: SGK, trong nước và nguồn tư liệu nước ngoài (chủ yếu sách ra tính) và các cơ sở dữ liệu khác. Trong tương lai thư viện sẽ thay đổi toàn bộ bằng kho mở để cho tiện việc phục vụ và nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập, nghiên cứu của các sinh viên, các nhà nghiên cứu cán bộ. Đội ngũ cán bộ có chuyên môn giỏi, nhiệt huyết với công việc, tinh thần trách nhiệm cao. Do điều kiện thực tập hạn chế về không gian và thời gian, chúng tôi đã thực tập qua (4 tuần) tại thư viện của Trường Đại học Y (11/5 đến 4/6). Trong qúa trình thực tập, chúng tôi đã nhận được hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ của thư viện. Thực tập tại đây chúng tôi được tiếp cận với dây chuyền hoạt động của thư viện. Qua báo cáo thực tập này, tôi muốn gửi lời cám ơn chân thành tới Ban lãnh đạo của Thư viện và cán bộ thư viện Trường Đại học Y. Người trực tiếp hướng dẫn chúng tôi hoàn thành đợt thực tập này. Em xin chân thành cảm ơn. PHẦN I TỔNG QUAN VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN Thư viện Đại học Y Hà Nội là một trong những Thư viện lớn và xuất hiện sớm nhất trong các thư viện Đại học của cả nước. Được thành lập năm 1902 trải qua 100 năm hoạt động và thay đổi Thư viện Đại học Y Hà Nội đã từng bước xây dựng và phát triển vững chắc. Tiền thân của Thư viện Đại học Y Hà Nội là trường Cao đẳng Đông Dương, phụ trách thư viện là một thư ký thuật nha học chính Đông Dương. Nhiệm vụ chính của thư viện là việc phục vụ đào tạo Bác sĩ, Dược sĩ, chuyên gia cao cấp về y học, Dược học cho nền y tế Việt Nam và cả Đông Dương. Địa điểm ban đầu của thư viện là số 13 Phố Lê Thánh tông - Hà Nội. Từ năm 1962 cùng việc hình thành Đại học Khoa từ Đại học Y dược, Thư viện Đại học Y Dược khoa tách thành hai thư viện là Thư viện Đại học Y Hà Nội và Đại học Dược khoa. Năm 1969 Thư viện Đại học Y Hà Nội lại chia tách một lần nữa phần lớn cơ sở vật chất, nhân lực của thư viện chuyển thành thư viện y học Trung ương nay là Viện Thông tin thư viện y học Trung ương do Bộ Y tế quản lý, phần con lại do Đại học Y Hà Nội quản lý chính là Thư viện Đại học Y Hà Nội ngày nay. Từ năm 1980 cơ sở chính của Đại học Y Hà Nội chuyển về số 1 phố Tôn Thất Tùng, Thư viện Đại học Y Hà Nội ngày nay và thư viện có điều kiện tăng cường cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ ngày một lành mạnh từ tư liệu được bổ sung ngày càng nhiều và đa dạng. II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Chức năng, nhiệm vụ 1.1. Chức năng Ngành Y tế bản thân còn là một ngành có tính quốc tế cao, không phụ thuộc vào các yếu tố xã hội cũng như địa lý. Vì vậy trung tâm còn có chức năng là một đơn vị đầu mối quan trọng trong quan hệ hợp tác của Bộ y tế Việt Nam với các tổ chức y tế thế giới phục vụ việc đào tạo bác sĩ, học viên, chuyên gia cao cấp về y học cho ngành y tế trong và ngoài nước. 1.2. Nhiệm vụ Sưu tầm, bổ sung, lưu trữ và sử lý các tài liệu có liên quan trực tiếp và gián tiếp với lĩnh vực chuyên ngành Y - Dược học. Các đề tài nghiên cứu ứng dụng tin học trong quản lý thư viện, cơ sở dữ liệu, quy trình biên soạn và xuất bản các tư liệu, tài liệu, các công cụ, bộ chủ đề y học, từ điển Y dược giải nghĩa, phân loại thư viện y học, phân loại bệnh tật quốc tế, kỷ yếu công trình ngành Y, sổ tay y học. Biên soạn, biên tập các tư liệu, công cụ trư cự. Xây dựng kế hoạch phát triển thư viện, xây dựng mục lục tra cứu, cơ sở dữ liệu điện tử để phục vụ cán bộ, giáo viên, học viên, sinh viên trong trường và trong ngành y tê.s 2. Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Y - Hà Nội là một đơn vị trực thuộc nằm trong hệ thống Bộ Y tế và được sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Y tế. Cơ cấu của Viện được hình thành và phát triển được dựa trên nguyên tắc chỉ đạo tập trung và cso sự hợp tác chặt chẽ giữa các phong ban với nhau nhằm đạt hiệu quả thông tin cao nhất. Thư viện Trường Đại học Y - Hà Nội bao gồm 5 bộ phận. Phòng nghiệp vụ và thông tin: Bổ sung tài liệu, làm cơ sở dữ liệu (xây dựng các mục lục, thư mục, và các cơ sở dữ liệu điện tử), hướng dẫn độc giả tìm kiếm thông tin trên đĩa CD, cơ sở dữ liệu trên máy, tra Internet. Phòng Đọc sinh viên: lưu trữ tài liệu tra cứu, sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn, băng hình… phục vụ sinh viên tra cứu, mượn, đọc sách và bằng hình tại thư viện. Phòng đọc mở: lưu trữ toàn bộ sách báo mới của các chuyên khoa, tài liệu tra cứu phục vụ nghiên cứu, học tập của cán bộ, học viên và sinh viên năm cuối. Phòng mượn cán bộ: Lưu trữ toàn bộ sách chuyên ngành cho cán bộ trong trường mượn nghiên cứu. Phòng giáo trình: lưu trữ toàn bộ sách giáo khoa cho sinh viên Y1 --> Y6 mượn. Phòng máy (internet): nhằm tra cứu tài liệu cho độc giả. Độc giả thể là sinh viên, cao học, nghiên cứu sinh. 3. Thành tựu nổi bật Đã phục vụ hằng chục nghìn (35.000 lượt đọc/năm) bạn đọc trong những năm qua. Xây dựng cơ sở dữ liệu Y - Dược, bao gồm sách, báo, luận văn, công trình nghiên cứu Y - Dược. Kể từ năm 2001 thư viện đã có một mạng máy tính hiện đại, thư viện đã mở rộng khả năng khai thác thư viện điện tử trên mạng của nhà trường. Với việc Đại học Y - Hà Nội kết hợp nối trực tiếp vào màng Internet, thư viện độc giả có thể truy nhập tới các tài nguyên thông tin trên mạng Internet toàn cầu, kể cả các thư viện điện tử khác theo phần mềm tra cứu liên thư viện. III. CÁC TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ CÔNG TÁC THÔNG TIN TƯ LIỆU 1. Cơ sở vật chất Với mặt bằng 15000m2 trong một toà nhà hai tầng có phòng đạo rộng rãi, thoáng mát, thư viện có một địa điểm khá lí tưởng cho cán bộ và sinh viên học tập và nghiên cứu. Ngoài sách giáo trình ra thư viện còn có trên 7936 cuốn sách tiếng Việt tham khảo; 7216 cuốn sách La Tinh; 25.000 cuốn sách giáo khoa; luận án trên 3.000 cuốn; Tạp chí Tiếng Việt 10.000 cuốn. Tạp chí nước ngoài, 50.000 cuốn, với trên 3000 cuốn luận án, với băng cátsét: 50.000 băng. Băng hình, băng đĩa CD (Medline) từ năm 1964 đến năm 2002 với vài chục ngàn cơ sở dữ liệu toàn văn được cập nhật theo từng tháng. Với mạng máy tính hiện đại và những máy chủ, máy trạm hiện đại đã được tích hợp Internet của Đại học Y - Hà Nội. Với việc kết nối trực tiếp vào mạng Internet, từ thư viện có thể truy cập tới các tài nguyên thông tin trên mạng Internet toàn cầu kể cả các thư viện điện tử khác theo các phần mềm tra cứu liên thư viện. 2. Nguồn nhân lực Từ ngày mới thành lập nhân lực của cơ quan có rất ít chỉ có 2 đến 3 người, song qua thời gian phát triển số lượng nhân lực của cơ quan đã lên tới 17 cán bộ trọng đó có cán bộ tốt nghiệp từ đại học trở lên. Phòng Giáo trình : 2 người Phòng đọc cán bộ (phòng ngoại văn) : 1 người Phòng đọc sinh viên : 4 người Phòng mượn : 2 người Phòng máy : 1 người Phòng thư mục: 5 người. 1 y công, tạp vụ, 1 công tác hành chính. Công tác phục vụ, thư viện mở cửa 3 tuần trong ngày kể cả ngày thứ bẩy, phục vụ cho 35.000 lượt đọc/năm, cán bộ và học viên với hàng chục nghìn lượt mượn trong một tháng. Các cán bộ có năng lực và nhiệt huyết với công việc, điều đó đưa đến hiệu quả tốt cho những người tra cứu thông tin. PHẦN II. CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VÀ PHỤC VỤ VỀ THÔNG TIN TƯ LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y - HÀ NỘI (DÂY TRUYỀN THÔNG TIN TƯ LIỆU) I. CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ Bổ sung Xử lý Lưu trữ, bảo quản và phổ biến thông tin. Dây truyền thông tin - tư liệu của trung tâm được tổ chức theo chuyên ngành Y - Dược học. Với chức năng bổ sung toàn bộ những xuất bản phẩm bằng tiếng Việt. Hiện nay vốn tài liệu có trong thư viện khoảng 85% - 90% tài liệu y. Số lượng trên 500 đầu báo bằng tiếng nướcn goài và trên 100 đầu báo bằng tiếng Việt. 1. Bổ sung Chỉ trong những năm gần đây trung tâm mới nhận được sự trở về kinh phí do Bộ Y tế cấp và nhận được một khoản đáng kể từ các t chức quốc tế. Công ty chế tạo thiết bị Y - Dược. Với nguồn kinh phí từ 200 triệu đến 400 triệu mỗi năm. Với nguồn kinh phí còn chưa nhiều thư viện chỉ có khả năng bổ sung các loại tài liệu bằng tiếng Việt được xuất bản trong nước và một phần rất ít tài liệu nước ngoài số còn lại chủ yếu được tài trợ từ các tổ chức y tế thế giới và một số đại sứ quán biếu tặng. Các tài liệu phần lớn được mua thông qua đơn đặt hàng tại Xienhasabr và nhà xuất bản y học. 2. Xử lý Tài liệu sau khi được nhận về sẽ được đưa sang bộ phận xử lý với chức năng phân loại theo kho, số đăng ký tổng quát, số đăng ký cá biệt, biên mục (phân loại chữ cái kết hợp với BBK). Khi đã phân loại xong, tài liệu được nhập vào máy và hình thành phiếu tra cứu theo ký hiệu phân loại cho từng tài liệu và xếp chúng theo trật tự giá sách mang ký hiệu tương ứng với tài liệu để tiện việc tìm kiếm. VD: Tài liệu luận văn thì được xếp vào khung giá sách và mang ký hiệu ĐL. 3. Lưu trữ và quản lý thông tin 3.1. Kho lưu trữ Kho lưu trữ của thư viện thuộc dạng kho đóng gồm 2 thành phần chủ yếu là sách và tạp chí. 3.2. Kho sách Bao gồm toàn bộ sách Y - Dược học về ngành có liên quan như: sinh hoá, hoá học, sinh vật được in bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và một số sách bằng tiếng Nga, tiếng Đức cùng một số tài liệu của tổ chức y tế thế giới (WHO), luận án và từ điển tra cứu với tổng số khoảng 7216 cuốn sách là tinh, 7936 cuốn sách tiếng Việt. 3.3. Kho tạp chí Thư viện gồm có tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga và tiếng Việt trong đó tạp chí nước ngoài chiếm phần lớn. Tạp chí có tổng số khoảng 600 đâu tạp chí. Ngoài sách và tạp chí thư viện còn lưu trữ khoảng trên 3000 báo cáo (luận án) sau đại học của cán bộ ngành Y - Dược học Việt Nam. II. CÔNG TÁC PHỤC VỤ 1. Thông tin hiện có Từ năm 2002 đến nay mà tổng số sách trong thư viện đã tăng lên 30% tổng số hiện có. - Sách thư viện tham khảo có : 7936 cuốn - Sách la tinh : 7216 cuốn. - Sách giáo khoa : 25.000 cuốn - Luận án trên : 3000 cuốn - Tạp chí tiếng Việt trên 100 đầu tạp chí. (10.000 cuốn). - Tạp chí nước ngoài : trên 500 đầu tạp chí (50.000 cuốn) Ngoài ra còn có các cơ sở dữ liệu : + CSDL sách : 8208 bản ghi + CSDL giáo trình : 218 bản + CSDL luận án : 3227 + CSDL bài trích báo : 21964 + CSDL Báo - tạp chí : 651 tên đầu báo. + CSDL tạp chí điện tử : 5 tạp chí. - Băng : 50.000 băng catset. - Đĩa : Mediline có từ 66 đến nay được cập nhật theo từng tháng. - Có khoảng 1023 từ điển các loại. Phần lớn các tư liệu gốc được đưa ra phục vụ rộng rãi cho độc giả. 2. Trình tự tìm kiếm Tổ chức thông tin: theo truyền thống và theo tự động hoá. - Tra cứu truyền thống Tra cứu thông tin - tư liệu được tổ chức theo hợp phích, phiếu theo mục lục chủ đề và mục lục chữ cái, dưới hình thức phục vụ tại chỗ và phục vụ có chọn lọc. Người dùng có thể tìm thông tin qu tủ phiếu mục lục chữ cái hoặc mục lục phân loại của thư viện Y học Quốc gia NLM (National Library of mediêin). Sau đó viết nhan đề và hoặc mẵ tài liệu cần tìm ra phiếu yêu cầu. Thủ thư sẽ đưa ra những tài liệu cần tìm và người dùng tin có thể sử dụng tại chỗ hoặc có thể photo những tài liệu cần thiết thông qua dịch vụ photo copy của thư viện với giá 200đ/trang. - Tìm tin tự động hoá: Đưa tin học hoá vào công tác hoạt động của thư viện cho phép nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu trên máy. Người dùng tin có thể tìm mọi trường theo tư khoá có thể là (nhan đề, tác giả - năm xuất bản, nhà xuất bản, chỉ số phân loại) dựa vào toán tử tìm AND, OR, Not. Cấu trúc của Cơ sở dữ liệu: CSDL Y - Dược Môi trường AN D Nhan đề AN D Tác giả AN D Từ khoá AN D Năm xuất bản AN D Nhà xuất bản AN D Chỉ số phân loại Tìm Hộp combo chứa toán tử tìm : AND, OR, NOT VD: Độc giả muốn tìm chủ đề liên quan về “thần kinh” Thực hiện như sau : Đánh từ “thần kinh” vào ô “nhan đề” Sau đó nhấn vào lệnh “tìm” sẽ cho ta kết quả tìm Hiện nay theo con số thống kê của thư viện. Phòng đọc sinh viên (phòng đóng, phục vụ tại chỗ): phục vụ khoảng 1600 lượt bạn đọc trong một năm. Tài liệu tra cứu là các luận án, tất cả các loại sách khác như luận văn và sách tham khảo từ Y1 --> Y6. Ngày mở cửa 3 buổi sáng, chiều, tôi và mỗi sinh viên chỉ được mượn tối đa là 3 tài liệu và đổi lại tài liệu sau nửa tiếng trước khi hết giờ. Trong kho sách xếp theo khổ. VD: Sách thư viện của kho đóng có thể xếp theo khổ A,B,C. A. Khổ nhỏ; B : khổ vừa; C : khổ lớn. Sách xếp theo khổ có thuận lợi cho cán bộ thủ thư là : kết cả ai người biết về chuyên môn hay không đều có thể cho mượn sách được. Hạn chế: ở phòng đọc thời gian phục vụ tốn, chất lượng không nhiều, người cán bộ phải mất nhiều công sức về sự trao đổi sách của độc giả. Số lượng sinh viên đọc thì đông mà chỗ ngồi hạn chế đặc biệt là vào các kỳ thi. - Phòng giáo trình: bao gồm toàn bộ giáo trình từ Y1 đến Y6 phục vụ chủ yếu là sinh viên. Phục vụ khoảng 7000 đến 8000 bạn đọc/học kỳ. Toàn bộ sách, báo mới xuất bản từ năm 1975 đến nay. - Phòng ngoại văn (kho mở): Sách được xếp theo môn loại, phục vụ cho cán bộ chuyên ngành, sau Đại học. Hàng năm phục vụ khoảng 1500 đến 1800 lượt bạn đọc. Cán bộ làm ở phòng này yêu cầu phải biết về tiếng Anh, tin học. Tuy nhiên theo cách sắp xếp như vậy có những hạn chế như giá xếp phức tạp, người cán bộ phải có chuyên môn. Theo dự định của tương lai thì các thư viện nên tiến hành toàn bộ bằng kho mở để giúp cho : + Độc giả tìm sách một cách dễ dàng theo từng ngành của mình. + Cách xếp theo kho mở không tốn diện tích. - Phòng mượn của cán bộ, sau Đại học: là toàn bộ sách cũ sau 5 năm và gần như là toàn bộ bằng ngoại ngữ. Toàn bộ sách xếp theo ngôn ngữ nhưng tới đây sẽ xếp theo chủ đề. Phòng này nhằm phục vụ cán bộ, cao học, học sinh đọc tại chỗ và photo tài liệu. - Phòng máy: phục vụ độc giả tra cứu tài liệu như sách, báo, luận văn, từ điển… Phòng máy sử dụng tra cứu theo chế độ online, tra theo CD (CSDL CD). Số độc giả đăng ký làm thẻ thư viện là 1000 cán bộ, gần 2000 sinh viên và 3000 cao học. 3. Ứng dụng tin học trong phục vụ thông tin Thực hiện nhiệm vụ xây dựng đề án thực hành trang chủ về thông tin Y - Dược trên mạng tin học của Bộ y tế, trung tâm thông tin thư viện trường Đại học y đã tiến hành khảo sát nghiên cứu, xây dựng các CSDL và nội dung thông tin trên mạng, tổ chức đào tạo cán bộ thiết kế quản lí mạng. Các thành tố chủ yếu của mạng thôgn tin Y - Dược bao gồm: + Giới thiệu trung tâm và các dịch vụ của trung tâm. + Danh mục các cơ quan y tế Trung ương và địa phương, sơ đồ tổ chức ngành y tế, danh mục các trong web về y tế, y học Việt Nam và thế giới. - CSDL Y- Dược Việt Nam: sách, bài báo Y - Dược, luận án và các công trình nghiên cứu khoa học Y - Dược, được tra cứu qua phần mềm CDS/ISIS for Windows, và được cập nhật thường xuyên. - Tài liệu trong và ngoài nước. - Dịch vụ tra cứu và hỗ trợ: Từ điển Y-Dược, phân loại bệnh tật Quốc tế chủ đề Y học Medline… - Tạp chí Y - Dược trên mạng: Tạp chí thông tin Y - Dược, tạp chí y học thực hành được học, y học, y học Việt Nam. - Hỏi đáp thường xuyên. - Cấu trúc của mạng Y - Dược được chia làm 2 giai cấp. + Giai đoạn 1: Tổ chức mạng cục bộ của Trung tâm (mạng LAN) + Giai đoạn 2: Hoà nhập với mạng của Bộ y tế trở thành một bộ phận của mạng Internet của mạng Y tế và kết nối với các mạng khác trong toàn ngành thông qua giao thức Internet hoặc kết nối mạng viễn thông khác. Để đảm bảo và đáp ứng một cách nhanh chóng, chính xác yêu cầu của người dùng tin thư viện đã chú trọng đến việc tin học hoá các hoạt động tra cứu và tìm tin thông qua hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm LIBOL. Phần mềm LIBOL được trung tâm thông tin tư liệu khoa học và công nghệ chuyển giao cho thư viện từ năm 1996. Phần mềm này dùng để tìm tin hiện đại ưu việt hơn hẳn phương pháp tra cứu truyền thống. Đây là phần mềm dùng trong công tác thư viện, tuy nhiên cho sách của mỗi thư viện là khác nhau do đó việc phải làm đầu tiên là phải xây dựng một CSDL riêng của mình trên phần mềm này. Hiện tại thư viện đang làm công tác này. Trong thời gian thực tập tại cơ quan tôi cũng được tiếp xúc với công việc này, qua quan sát và nhìn nhận tôi thấy. CSDL trên máy bao gồm: MEDOC (tài liệu khoa học công nghệ y học). BAi Bao (bài báo y tế) BAOAP (bài báo tiếng Anh và Pháp) LUAN DOC (các luận văn, luận án) SACHMEDOC (Sách Y-Dược học). CDS/ISIS for Windows: là phần mềm chạy trong môi trường hệ điều hành Windows 3.11 - Windows 9X, Windows NT và trên nền của chương trình tiếng Việt TKEY CP 3.3, ngôn ngữ tiếng anh, micro CDS/ISIS ver 3.07 cho phép ta tra cứu tên bài trích của tạp chí sách báo đã nhập trong máy và được đưa lên mạng. Với khoảng 10.000 biểu ghi trong CSDL sách và 18.000 biểu ghi CSDL y bài trích. Giúp cho người dùng tin có thể nhanh chóng tìm kiếm được hầu hết các tên đầu sách mỗi biểu ghi sẽ cho ta tìm thấy các dữ liệu mà ta cần. Việc ứng dụng phần mềm CDS/ISIS trong công tác xử lý, phục vụ thông tin đã giúp cho việc quản lý và lưu trữ được dễ dàng cũng như việc tìm và tra cứu tin được nhanh chóng thuận tiện, đạt hiệu quả cao. Trình tự tìm được tiến hành như sau: người dùng tin đưa ra yêu cầu tin, sau đó cán bộ tìm tin sẽ căn cứ vào yêu cầu tìm để tiến hành tìm tin trên máy. Nếu người dùng tin có yêu cầu thì cán bộ tìm tin có thể in tài liệu cho người dùng tin. - Từ ngày 12/6/2001 thư viện đã hoàn thành việc nối mạng internet cho toàn bộ mạng máy tính của thư viện. Ngoài ra thư viện còn trang bị hơn 40 băng hình tài liệu về y học thực hành, hàng tháng tổ chức chiếu cho sinh viên và các cán bộ ngành y tế học tập. III. THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ DỊCH VỤ ĐẦU RA CỦA THƯ VIỆN Trong mọi hoạt động của con người đều hướng tới việc tạo ra các sản phẩm cần thiết cho đời sống cũng như sự phát triển của xã hội. Bản thân kết quả các hoạt động đó được kết tình thành nưhngx sản phẩm phục vụ cho con người. Xét theo quan điểm như vậy qúa trình tổ chức của thư viện trường Đại học Y học - Hà Nội cũng tuân theo các nguyên tắc đó. 1. Thông tin đầu vào Thông tin đầu vào của thư viện Đại học Y - Hà Nội được thu nhập từ các tuyến bệnh viện tin tức từ các Đại hội nghị hội thảo chuyên ngành, các thông tin được tìm kiếm trên mạng Internet hay trên các đĩa CD. Việc xử lý thông tin được phòng xuất bản tự chọn, dịch thuật những thông tin trên mạng hay trên đĩa CD, các thông tin từ các công tác viên sau khi xem xét đánh giá chọn lục và có thể đưa ra để phục vu người dùng tin. Thông qua ban thư ký biện tập các thông tin trên được biên tập, sau đó được chế bản. Bước tiếp theo những thông tin này sẽ được tổng biên tập xét duyệt sau đó được in ra giấy và chuyển sang nhà in tại nhà in FAFIM (công ty in nhiếp ảnh và điện ảnh). 2. Dịch vụ đầu ra - Danh mục một số tạp chí Y - Dược có thể truy nhập trực tiếp trên mạng internet. - Mục lục của các số tạp chí mới nhất được cập nhật hàng tuần - Tóm tắt các bài tạp chí Y - Dược bằng tiếng Anh. - Các bài báo toàn văn được lấy từ một số tạp chí Y học chính theo yêu cầu của người dùng tin. - CD Medline (Hoa Kỳ). Thư mục về các bài báo đang đăng tải bao gồm khoảng 3400 tạp chí Y - Dược và sinh học. - Các dịch vụ về thông tin - thư viện bao gồm những CSDL Y - Dược trên máy tính, tổ chức kho thư viện Y - Dược xây dựng các hệ thống phân laọi tư liệu tra cứu tư liệu theo từng chủ đề y học, khai thác và tìm kiếm thông tin trên mạng Internet, tìm tin trên đĩa CD. PHẦN III HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y - HÀ NỘI I. ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM 1. Ưu điểm Do được hình thành sớm nên thư viện Đại học Y - Hà Nội có một nền móng vững chắc để bước trên đà thăng tiến của xã hội. Chính vì vậy hiện nay thư viện Đại học Y - Hà Nội đã là một trong những thư viện lớn và phát triển của nước ta nói chung và của Hà Nội nói riêng. Với cơ cấu tổ chức thư viện hợp lý, với đội ngũ cán bộ dày dặnkn trường đã đào tạo ra hàng nghìn những nhân tài, đội ngũ giáo viên giảng viên phục vụ cho nền giáo dục của đất nước. Qua đợt thực tế vừa qua được tiếp xúc trực tiếp với môi trường làm việc của thư viện Đại học Y - Hà Nội. Với con mắt nhìn nhận và đánh giá của chính bản thân mình tôi thấy: Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học y Hà Nội là thư viện truyền thống với hộp phích phiếu được sắp xếp theo mục lục chủ đề và mục lục chữ cái được đầu tư quan tâm của nhà nước, lãnh đạo cán bộ ngành trung tâm đã từng bước ứng dụng tin học hoá vào công tác hoạt động thư viện của mình trong các khâu cung cấp và xử lý thông tin. Với một mạng máy tính được nối mạng “LAN” trong đó có một máy được nối với mạng internet và đội ngũ cán bộ chuyên môn nghiệp vụ và tin học cao đã góp phần thúc đẩy và nâng cao công tác phục vụ của thư viện. Thư viện có hệ thống máy tính hoàn chỉnh (cả về chất lượng và số lượng). Công tác phục vụ thông tin nhanh, kịp thời và chính xác với thái độ nhiệt tình phục vụ người dùng tin của cán bộ thư viện. Bên cạnh những ưu điểm như trên trung tâm thông tin thư viện Y còn có một số nhược điểm sau: 2. Nhược điểm Công tác thư viện nhìn chung vẫn chưa được đầu tư thích đáng, cụ thể là công tác bổ sung hàng năm của thư viện với nguòn kinh phí còn chưa cao. Trong khi đó sách về Y Dược là sách 200 --> 400 tr đồng. - Cần không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn để theo kịp nhu cầu thông tin hiện đại. - Hằng năm cán bộ cần tổ chức các lớp tra cứu tài liệu trên máy tính cho sinh viên để sinh viên tìm kiếm thông tin của mình nhanh hơn. - Ở phòng đọc ngoại văn, cần phải bố trí phù hợp để thu hút nhiều độc giả đến tham khảo tài liệu. Bởi vì ở đây chưa nhiều tài liệu mới. Và cập nhật kịp thời nhưng lượng độc giả vẫn còn hạn chế. II. KIẾN NGHỊ Với những thành tựu và những hạn chế của Thư viện Đại học Y Hà Nội, cần phai8r có những định hướng góp phần vào sự nghiệp đào tạo con người có trình độ và đạo đức cho đất nước, đồng thời khẳng định vai trò và vị trí của mình trong đời sống khoa học của đất nước. Bảo đảm những thông tin cần thiết, đầy đủ, chính xác, hiện đại nhằm góp phần vào việc phát triển năng lực của con người. Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc trên cơ sở xây dựng một thư viện hiện đại (Thư viện điện tử), ứng dụng các thành tựu công nghệ thông tin hiện đại và đa dạng hoá các dịch vụ thông tin. - Đào tạo cán bộ, xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực và có trình độ công nghệ thông tin cao. Để tiếp cận với công nghệ hiện đại trong việc quản lý thông tin. - Thư viện nên tiêu chuẩn hoá từ khoá cho tư liệu để tiện cho công tác tìm kiếm và xử lý tư liệu. - Cần tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ học thêm về tin học và khuyến khích cán bộ trẻ không ngừng nâng cao trình độ của mình. - Thư viện Y Hà Nội cần thu hút hơn nữa sự đầu tư của trong nước và nước ngoài để bổ sung nguồn tài liệu phong phú hơn./ Trên đây là những kiến nghị của riêng cá nhân tôi, có gì chưa phản ánh đúng thực trạng mong được sửa đổi, góp ý của cán bộ trong thư viện. KẾT LUẬN Qúa trình thực tập ở Thư viện Đại học Y - Hà Nội. Em được chứng minh thực tế, cho em hiểu biết thêm về tổ chức quản lý của một cơ quan, một trung tâm thông tin thư viện. Ngày nay để đáp ứng nhu cầu truy tìm thông tin ngày cang cao của độc giả Thư viện Đại học Y - Hà Nội đã cố gắng làm phong phú và tổ chức nguồn thông tin sao cho độc giả dễ dàng tìm được thông tin mong muốn. Trải qua hơn một thế kỷ Thư viện Đại học Y - Hà Nội đã có những bước phát triển nhảy vọt về nguồn lực thông tin, cán bộ làm công tác thôgn tin. Tuy nhiên, Thư viện cũng gặp phải không ít những khó khăn, nghèo nàn về cơ sở vật chất, song không ngừng cố gắng. Đội ngũ cán bộ là những người đã được đào tạo từ bậc Đại học trở lên, có trình độ chuyên môn giỏi, nhiệt huyết với công việc. Qua báo cáo kiến tập này em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo của Thư viện, cám ơn Thầy cô giáo đã giúp đỡ, hướng dẫn chỉ bảo chúng em hoàn thành tốt kiến tập này. Thực tập tại đây chúng tôi đã được học hỏi một số kinh nghiệm, vững vàng hơn trong bước đường tập làm người cán bộ thông tin sau này. Em xin chân thành cám ơn. PHẦN IV : PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1 : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CƠ QUAN BỘ Y TẾ ĐẢNG UỶ P.Dự án BAN GIÁM HIỆU CCÔNG ĐOÀN TRƯỜNG Phòng Tổ chức Phòng NCKH Phòng Đào tạo P.Quản trị Thư viện Các khoa Phòng Vật tư Phòng H.C.T.H PHỤ LỤC II: SƠ ĐỒ DÂY CHUYỂN THÔNG TIN TƯ LIỆU Xử lý Nhập kho Phục vụ bạn đọc Bổ sung PHỤ LỤC III: CƠ CẤU BỐ TRÍ BỘ PHẬN THÔNG TIN CỦA CƠ QUAN LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ Bộ phận nghiệp vụ Bộ phận phục vụ Phòng bổ sung P.xử lý và phân loại Nhập CSDL vào máy tính Phòng đọc sinh viên Phòng đọc mở cán bộ +SĐH Phòng mượn giáo trình Phòng mượn cán bộ +sau đại học CÁC ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ Cán bộ công nhân viên trường Đại học Y - Hà Nội Sinh viên đại học Học viện sau đại học (NCS, cao học, BS nội trú, BS chuyên khoa Cán bộ trong và ngoài ngành trong toàn quốc. Bộ phận nghiệp vụ PHỤ LỤC 4: NGUỒN LỰC THÔNG TIN THƯ VIỆN Phòng đọc sinh viên: 300 chỗ Phòng đọc cán bộ + Sau đại học: 50 chỗ SGK đáp ứng 80% nhu cầu đọc và mượn sách của sinh viên và học viên: 35.000 lượt đọc/năm. Cơ sở dữ liệu truyền thống Cơ sở dữ liệu điện tử Sách Tiếng Việt : 30000 cuốn Sách nước ngoài : 10000 cuốn Các loại luận án 2513 cuốn Tạp chí Việt Nam : 80 loại Sách, luận án các loại 13521 CSDL Bài báo (tóm tắt và toàn văn) 50000 bài Đĩa Medline +CD : 460 đĩa Băng hình về thủ thuật kỹ thuật các chuyên khoa 50 cái Băng học chuyên môn ngoại ngữ 40 chiếc Tạp chí nước ngoài 838 loại Tin học hoá Theo thời gian Theo từ khoá Theo tên sách Theo năm xuất bản Theo chủ đề Phương pháp truyền thống Theo thời gian Theo chủ đề Hệ thống tra cứu MỤC LỤC