Tìm hiểu Khung phân loại LCC và quá trình áp dụng LCC tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

g nghệ thông tin + 04 thạc sĩ về thư viện + Đội ngũ cán bộ còn lại của thư viện đều đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện, các ngành và chuyên ngành khác tại Đại học Bách khoa, Đại học Ngoại ngữ… 2.1.4. Đặc điểm vốn tài liệu Từ những ngày đầu thành lập Thư viện chỉ có một số lượng vốn tài liệu rất nghèo nàn khoảng 5.000 cuốn sách nhưng đến nay số lượng vốn tài liệu trong thư viện đã tăng lên rất nhiều. Trong những năm gần đây, để chuẩn bị cho việc triển khai đưa vào sử dụng thư viện điện tử, Thư viện đã bổ sung được số lượng sách ngoại văn, giáo trình tiếng Việt và sách tham khảo tương đối lớn. Kinh phí cho việc bổ sung tài liệu trong những năm gần đây trung bình khoảng 300-500 triệu đồng/năm, riêng năm 2005 lên tới hơn 1 tỷ đồng. Ngày nay tài liệu được lưu trữ trong thư viện rất phong phú, đa dạng, với nhiều loại hình tài liệu khác nhau. Trong Thư viện Bách khoa tài liệu được chia làm hai nhóm chính là tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại (tài liệu điện tử). 2.1.4.1. Tài liệu truyền thống Tài liệu truyền thống là loại tài liệu như sách, báo, tạp chí… tài liệu này được chia làm 2 loại là tài liệu công bố và tài liệu không công bố. * Tài liệu công bố: Là tài liệu xuất bản do các nhà xuất bản phát hành và thường được đánh chỉ số ISBN hoặc ISSN, tài liệu được phổ biến rộng rãi tất cả mọi người đều có thể đọc được. Ở Thư viện Bách khoa loại tài liệu này bao gồm: sách tham khảo, sách tra cứu, tạp chí và một số lượng lớn sách giáo trình tiếng Việt được xuất bản bởi các nhà xuất bản Trung ương. - Sách tham khảo + Sách tham khảo ngoại văn Tài liệu tham khảo chiếm một phần lớn trong kho sách của thư viện gồm nhiều thứ tiếng, được sắp xếp theo 2 loại ngôn ngữ cơ bản là tiếng Nga và tiếng gốc La tinh có nội dung liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của trường. Sách tham khảo ngoại văn có 115.071 cuốn trong đó sách tiếng Nga là 94.530 cuốn (18.831 cuốn là sách xuất bản trước năm 1970). Các tài liệu tham khảo tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức là 16.971 cuốn (một nửa là sách xuất bản trước 1980). Trước những năm 1990 thư viện bổ sung trên 3000 bản/ năm tài liệu tiếng Nga do có sự hỗ trợ của Liên Xô. Tuy nhiên sau năm 1990 nguồn tài trợ không còn nên thư viện phải mua sách tiếng Nga với giá khá cao. Bên cạnh đó nguồn tài liệu phong phú và rất có giá trị về khoa học công nghệ của các nước tư bản cũng được thư viện quan tâm chú ý. Thực tế người dùng tin cũng có nhu cầu rất lớn về tài liệu của các nước này nên Thư viện Bách khoa đã chuyển sang mua tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức…nhưng với số lượng rất hạn chế vì giá những tài liệu này rất đắt. Tuy nhiên thư viện cũng nhận được sự tài trợ về các tài liệu ngoại văn từ nhiều nguồn khác nhau như Quỹ châu Á (Asian Foundation), thư viện một số trường đại học tại Vương quốc Bỉ (10.000 quyển) và từ một số Việt kiều tại Mỹ gửi tặng (20.000 quyển). + Sách tham khảo tiếng Việt Số tài liệu này ít hơn nhiều so với các tài liệu tham khảo tiếng nước ngoài. Hiện nay Thư viện Bách khoa có khoảng trên 10.000 cuốn. Sách tham khảo gồm các sách kỹ thuật liên quan tới các ngành khoa học của trường, sách tin học, sách học ngoại ngữ và các loại sách chính trị - xã hội liên quan tới đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, các tác phẩm văn học nổi tiếng… giúp sinh viên trong trường có cái nhìn toàn diện về mọi mặt của đời sống xã hội. - Sách tra cứu Đây là loại tài liệu đặc biệt gồm có các loại sách: Bách khoa toàn thư, từ điển, cẩm nang các ngành kỹ thuật, sổ tay tra cứu chuyên ngành… Hiện nay số tài liệu này có khoảng 6.000 cuốn trong đó có những bộ bách khoa tra cứu chuyên ngành quý như: - Encyclopedia of Sciences and Technology. - Encyclopedia of Indutrial Chemistry (24 tập). - Mc. Graw-Hill Encyclopedia of Sciences and Technology. - Macmillan Encyclopedia of Sciences. - Encyclopedia of Energy Technology and the Environment. Ngoài ra Thư viện còn lưu giữ một số lượng lớn các loại từ điển tiếng Anh, Pháp, Nga, Đức, Nhật phục vụ sinh viên học ngoại ngữ. Các loại sổ tay tra cứu chuyên ngành: sổ tay hoá công, sổ tay công nghệ chế tạo máy… Thư viện cũng có một số tạp chí tóm tắt nổi tiếng trên thế giới. - Giáo trình: số lượng giáo trình của Thư viện Bách khoa hiện nay gồm có 1.783 loại với 159.600 bản. Trong những năm gần đây Ban lãnh đạo nhà trường rất quan tâm đến việc phát triển thư viện, kinh phí đầu tư cho việc bổ sung thêm giáo trình tăng lên đáng kể. Thành phần kho giáo trình hiện nay của Thư viện Bách khoa (chia theo năm xuất bản) như sau: + Giáo trình xuất bản trước 1980 chiếm 48%. + Giáo trình xuất bản từ 1980 - 1989 chiếm 13%. + Giáo trình xuất bản từ 1990 - 1999 chiếm 17%. + Giáo trình xuất bản từ 2000 đến nay có khoảng 22%. - Tạp chí: nguồn tạp chí chiếm 1/3 tổng số vốn tài liệu của thư viện. Thư viện có 1.503 loại tạp chí ngoại gồm có 219.926 bản. Báo, tạp chí khoa học kỹ thuật tiếng Việt hiện có 267 loại. * Tài liệu không công bố Đây là loại tài liệu không được phổ biến rộng rãi kể cả bằng phương thức thương mại. Tài liệu không công bố ở Thư viện Bách khoa hiện nay gồm có: luận án, luận văn (2.707 luận văn thạc sĩ và 1.265 luận án tiến sĩ của cán bộ nhà trường bảo vệ trong và ngoài nước), báo cáo khoa học của sinh viên, các đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ trong trường… 2.1.4.2. Tài liệu điện tử Thư viện Bách khoa hiện đang sở hữu một bộ sưu tập các tài liệu điện tử khá phong phú gồm 77 đĩa mềm, 118 băng casette và 359 đĩa CD-ROM (bao gồm 72 đĩa tạp chí, 287 đĩa chương trình và phần mềm kèm theo sách). - Thư viện đã tiến hành xây dựng các cơ sở dữ liệu, bao gồm: + Cơ sở dữ liệu BKSH: bao gồm sách tiếng Việt và sách La tinh gồm 40.200 biểu ghi. Cơ sở dữ liệu này được tra cứu trên CDS/ISIS và được đưa lên trang web của trường, giúp sinh viên có thể truy cập từ xa ngoài phạm vi khuôn viên thư viện. Trong cơ sở dữ liệu BKSH có hơn 2.707 biểu ghi là luận văn cao học và 276 biểu ghi luận án tiến sĩ hiện tại đang để chung cùng cơ sở dữ liệu BKSH. + Cơ sở dữ liệu BKTC: là cơ sở dữ liệu tạp chí phản ánh số lượng tạp chí có trong kho hiện nay Thư viện Bách khoa đã xây dựng cơ sở dữ liệu cho cả tạp chí tiếng Việt và tạp chí nước ngoài có 1.275 biểu ghi. + Cơ sở dữ liệu RUSS: gồm 15.100 biểu ghi sách tiếng Nga được La tinh hoá. Đây là cơ sở dữ liệu được thực hiện chỉ bằng tiếng Nga và phục vụ cho bạn đọc sử dụng thành thạo tiếng Nga. + Cơ sở dữ liệu BKCD: gồm 230 biểu ghi là các chuyên đề nghiên cứu của cán bộ trong và ngoài trường đang làm nghiên cứu sinh tại trường. + Cơ sở dữ liệu NGV: chỉ với 35 biểu ghi là các sách nghiệp vụ thư viện dùng cho cán bộ thư viện và một số ít người dùng quan tâm tìm hiểu đến các vấn đề của thư viện học. + Cơ sở dữ liệu BKBD: là cơ sở dữ liệu quản lí bạn đọc mà Thư viện đang tiến hành nghiên cứu, chưa đưa vào sử dụng. Ngoài ra Thư viện còn có một số lượng băng video, băng cassette học ngoại ngữ nhưng vì chưa có phòng học tiếng và phòng đọc đa phương tiện nên số tài liệu này chưa được đưa ra phục vụ. Hiện nay thư viện chỉ có 3 máy để phục vụ cho bạn đọc tra cứu tài liệu trên Internet miễn phí nên chưa thể đáp ứng được yêu cầu của người dùng tin. Với điều kiện như vậy thì ngay khi Thư viện điện tử đi vào hoạt động cần phải có tài liệu điện tử và nguồn thông tin đủ mạnh để có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của người dùng tin, không những phục vụ người dùng tin trong trường mà còn mở rộng phạm vi phục vụ ra ngoài Trường Đại học Bách khoa Hà Nội. Thư viện thường xuyên bổ sung tài liệu, hàng năm Thư viện Bách khoa đã tận dụng tối ưu khoản kinh phí hàng năm từ 250 - 300 triệu đồng cho các hoạt động bổ sung của mình. Mở rộng quan hệ hợp tác với các thư viện, cơ quan, nhà xuất bản lớn trong và ngoài nước. Thư viện đã nhận được rất nhiều tài liệu có giá trị từ nhiều nguồn biếu tặng. 2.1.5. Đặc điểm người dùng tin Người dùng tin là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động của thư viện. Với mỗi loại hình thư viện thì phục vụ cho những người dùng tin khác nhau. Người dùng tin ở Thư viện Bách khoa là toàn thể cán bộ công nhân viên, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học, sinh viên thuộc các hệ đào tạo trong toàn trường. Người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lí: đây là những người đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của trường. Họ vừa tham gia giảng dạy vừa làm công tác quản lí, họ là những người đề ra mục tiêu và định hướng chiến lược phát triển của trường. Đội ngũ này nghiên cứu các tài liệu về khoa học kỹ thuật, công nghệ, kinh tế - chính trị - xã hội, giáo dục đặc biệt là các ngành khoa học mũi nhọn. Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu giảng dạy: đây là những người có trình độ trên đại học, có khả năng sử dụng ngoại ngữ một cách thành thạo; họ tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của trường. Vì đội ngũ người dùng tin này có trình độ cao nên tài liệu họ cần thường là các tài liệu tra cứu, các tài liệu bằng tiếng nước ngoài vừa mang tính chuyên sâu vừa mang tính mới trong khoa học. Người dùng tin là những giảng viên tham gia giảng dạy nên họ thường xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên cứu. Tài liệu nhóm người dùng tin này cần là những tài liệu có tính thời sự cập nhật về khoa học, công nghệ, ngoài ra họ cũng cần những tài liệu bổ trợ cho chuyên ngành cần trong giảng dạy. Người dùng tin là sinh viên và học viên cao học: đây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng đông đảo nhất, họ là những độc giả chủ yếu và thường xuyên của Thư viện Bách khoa. Họ đến thư viện với nhu cầu là đọc giáo trình, tài liệu tham khảo, tra cứu tài liệu xung quanh lĩnh vực mà họ được đào tạo. Đối với những người là học viên cao học thì tài liệu họ cần mang tính chất chuyên ngành sâu, tạp chí chuyên ngành, sách tham khảo nước ngoài, các luận án, luận văn. Với sinh viên thì thư viện là nơi để học tập, đọc tài liệu để phục vụ cho việc học tập trên giảng đường. Bên cạnh đó, nhóm người dùng tin này cũng là nhóm người có nhu cầu giải trí khá cao, cập nhật những thông tin, những kiến thức phổ thông về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… Với số lượng người dùng tin khá đông và chia làm nhiều đối tượng nên Thư viện phải luôn không ngừng đổi mới và hoàn thiện mình. Để có thể làm tốt công tác phục vụ thông tin tài liệu, phục vụ tối đa nhu cầu của bạn đọc thì thư viện phải tiến hành xem xét, đánh giá nhu cầu tin của họ, đề ra những biện pháp hướng đi phù hợp. Mặt khác, thư viện còn phải thường xuyên tổ chức hướng dẫn cho bạn đọc sử dụng cách thức tra cứu, tìm tin truyền thống và hiện đại để tránh tình trạng nhu cầu tin của bạn đọc không được đáp ứng một cách đầy đủ. 2. Tình hình áp dụng LCC tại Thư viện và Mạng Thông tin Đại học Bách khoa Hà Nội 2.2.1. Sử dụng Khung phân loại 19 lớp Trước đây Thư viện Trường Đại học Bách khoa Hà Nội theo hướng chỉ đạo về nghiệp vụ của Thư viện Quốc gia nên công tác phân loại trong thư viện sử dụng khung phân loại 19 lớp. Trong quá trình hoạt động thư viện Bách Khoa đều sử dụng thống nhất khung phân loại này để xây dựng ký hiệu phân loại cho tài liệu và tạo lập hệ thống ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại. Khung phân loại này được sử dụng từ năm 1956 - 2005. Khung phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc gia biên soạn và xuất bản lần đầu tiên năm 1961. Khung phân loại này được xây dựng trên cơ sở khung phân loại dùng cho thư viện đại chúng của Liên Xô những năm 60 có nguồn gốc UDC và thường gọi là khung phân loại 17 lớp. Năm 1969 Khung được tái bản có hiệu chỉnh và được sử dụng rộng rãi trong hệ thống các thư viện thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin và một số thư viện chuyên ngành. Năm 1978 Khung được đổi mới và xuất bản lần thứ ba với nhiều bổ sung, chỉnh lý dựa trên cơ sở tham khảo các khung phân loại lớn như UDC, BBK cùng các tài liệu tra cứu khác. Khung được mở thêm 2 mục mới là “Đ Sách thiếu nhi” và “K Văn học dân gian” và được đặt tên là “Khung phân loại 1978” với cơ cấu 19 lớp. Năm 1991 do vốn tài liệu của các thư viện ngày càng phong phú, đa dạng; do những biến động lớn về chính trị, kinh tế ở Việt Nam và trên thế giới và do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ, Thư viện Quốc gia tiến hành chỉnh lý lần thứ tư. Lần chỉnh lý này chủ yếu tập trung hiệu chỉnh hai mục lớn là Kinh tế và Pháp luật. Bảng đặt tên là “Khung phân loại dùng cho các Thư viện khoa học tổng hợp” và vẫn giữ cơ cấu 19 lớp. Năm 2000 Khung phân loại này được tiến hành chỉnh lý lần thứ năm. Các công việc được thực hiện trong lần chỉnh lý này bao gồm: điều chỉnh các mục, mở rộng nội dung, cấu tạo những ký hiệu mới, biên soạn lại Bảng trợ ký hiệu địa lý Việt Nam và nước ngoài. Bên cạnh đó Thư viện Quốc gia còn biên soạn thêm phần “Hướng dẫn sử dụng Khung phân loại” và hiệu chỉnh, bổ sung Bảng tra chủ đề chữ cái với tổng số hiện có khoảng 5500 chủ đề. Lần chỉnh lý này Khung phân loại được chia thành 2 tập: - Tập 1: Bảng chính và Các bảng phụ. - Tập 2: Bảng tra chủ đề và Hướng dẫn sử dụng. Khung phân loại 19 lớp được Thư viện Bách khoa sử dụng từ khi thành lập thư viện. Trong thời kỳ đầu thành lập, với số lượng vốn tài liệu trong thư viện chưa nhiều, vì vậy việc phân loại theo khung phân loại 19 lớp khá thuận lợi và việc phục vụ thông tin cho người dùng tin cũng không gặp nhiều khó khăn. Trải qua thời gian, cùng với sự lớn mạnh của Nhà trường, cơ sở vật chất của thư viện cũng không ngừng được nâng cấp, vốn sách báo tài liệu tăng nhanh. Điều này đã gây khó khăn cho hoạt động xử lý tài liệu tại thư viện nói chung, công tác phân loại nói riêng, khi các đề mục trong khung phân loại không còn đáp ứng yêu cầu phân loại chi tiết tài liệu. Bên cạnh đó cũng dễ dàng nhận thấy khung phân loại 19 lớp đã bị lạc hậu so với sự phát triển của khoa học công nghệ, vì chúng không được bổ sung và cập nhật thường xuyên các đề mục, các ký hiệu phân loại mới. Tiến bộ nhanh chóng của khoa học công nghệ đã làm nảy sinh và xuất hiện nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, nhiều thuật ngữ và khái niệm mới. Điều này đòi hỏi hệ thống các khung phân loại thư viện phải kịp thời được bổ sung, thêm vào những ký hiệu tương ứng cho phù hợp. Đối với khung phân loại 19 lớp, mặc dù trong mỗi lần tiến hành chỉnh lý, Thư viện Quốc gia đều cố gắng thêm vào các đề mục mới (ví dụ: Vi điện tử - 6T2.1, Tin học - 6T7.3,518…), tuy nhiên số lượng các đề mục chưa nhiều, chưa theo kịp được và chưa phản ánh hết sự phát triển của các lĩnh vực, các ngành khoa học, đặc biệt là khoa học kỹ thuật và khoa học ứng dụng… Vì vậy, quá trình phân loại sử dụng khung 19 lớp tại Thư viện Bách khoa đã bộc lộ những khó khăn. Tuy nhiên một nguyên nhân sâu xa và quan trọng hơn, thể hiện sự bất cập khi áp dụng khung 19 lớp tại Thư viện Bách khoa là ở chỗ: Thư viện Bách khoa là một thư viện chuyên ngành, với vốn tài liệu chuyên sâu về các ngành chuyên môn hẹp, cụ thể ở đây là tài liệu về khoa học kỹ thuật. Trong khi đó khung phân loại 19 lớp lại được biên soạn phục vụ cho hệ thống các thư viện khoa học tổng hợp, với đặc điểm vốn tài liệu mang tính chất phổ thông, phổ cập tri thức, đa môn loại. Khung phân loại này chỉ phù hợp với các thư viện hôcông cộng cỡ trung bình với số lượng vốn tài liệu không lớn. Sự mâu thuẫn đó đã tạo ra nhiều bất cập, khi mà quá trình định ký hiệu phân loại cho tài liệu chỉ dừng lại ở những đề mục mang tính tổng quát, không đi sâu vào được các đề mục chi tiết, do vậy ký hiệu phân loại không phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu. Thực tiễn trên đã đặt Thư viện trước yêu cầu phải chuyển sang sử dụng một Khung phân loại khác cho phù hợp hơn. Một điểm yếu khác của khung 19 lớp là khả năng trao đổi và chia sẻ dữ liệu biên mục với các cơ quan thông tin nước ngoài. Do đặc thù đây là khung phân loại của Việt Nam và chỉ được sử dụng trong phạm vi lãnh thổ, do vậy khi kết nối với các thư viện lớn trên thế giới Thư viện Bách khoa không tận dụng được nguồn dữ liệu đã được biên mục sẵn trong các cơ sở dữ liệu thư mục của họ. Nếu thư viện sử dụng một khung phân loại mang tính quốc tế hơn, sự chia sẻ thông tin chắc chắn sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện. Khi đó, nếu cùng sử dụng một khung phân loại với các thư viện nước ngoài, thư viện Bách khoa có thể truy cập và tải về miễn phí các dữ liệu thư mục đã được biên mục sẵn từ cơ sở dữ liệu của họ. Điều này vừa tiết kiệm được thời gian xử lý tài liệu, giảm công sức cho cán bộ, đồng thời nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu nói chung, công tác phân loại nói riêng. Tất cả những yếu tố trên đã cho thấy, đã đến lúc thư viện cần suy nghĩ và lựa chọn một khung phân loại mới phù hợp hơn cho hoạt động của mình. 2.2.2. Sử dụng Khung phân loại LCC a) Quá trình lựa chọn khung phân loại Cùng với dự án thư viện điện tử đang gấp rút được triển khai, Thư viện cũng tiến hành đổi mới trên nhiều mặt hoạt động của mình. Một trong những hoạt động được quan tâm đầu tư là đổi mới trong công tác nghiệp vụ và xử lý kỹ thuật tài liệu, đó là tìm kiếm một khung phân loại mới thay thế cho khung phân loại 19 lớp. Khung phân loại mới ngoài việc sẽ giúp thư viện thực hiện tốt hơn công tác phân loại tài liệu còn là cơ sở để thư viện tiến hành triển khai tổ chức kho mở sau khi chuyển sang tòa nhà mới. Trong quá trình tìm kiếm một khung phân loại khác phù hợp với điều kiện thực tế của mình, Thư viện Bách khoa đã có ý định sử dụng DDC. Đây là khung phân loại hiện đang được sử dụng khá rộng rãi trong nhiều thư viện của các nước trong khu vực và trên thế giới. Ở thời điểm hiện tại, được phép của Bộ Văn hoá Thông tin, Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam đã kí hợp đồng dịch khung phân loại DDC với Trung tâm thư viện máy tính trực tuyến - OCLC [8]. OCLC yêu cầu dịch ấn bản rút gọn trước để phục vụ đông đảo cộng đồng, sau đó mới dịch ấn bản đầy đủ. Năm 2003 tổ chức Từ thiện Đại Tây Dương đã tài trợ cho dự án dịch DDC do Thư viện Quốc gia làm chủ dự án, Viện Công nghệ Hoàng gia Melbourne (RMIT) tại Việt Nam là cơ quan giám sát dự án. Việt Nam là nước đầu tiên trên thế giới dịch ấn bản rút gọn lần thứ 14 (DDC 14) - ấn bản mới nhất (DDC 14 tiếng Anh in xong và phát hành tháng 1 năm 2004). Để khắc phục một phần khuynh hướng thiên về Anh, Mỹ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phân loại của các thư viện Việt Nam, OCLC và Thư viện Quốc hội Mỹ (cơ quan biên tập và phát triển DDC) đã chủ trương đưa vào bản dịch thư viện một số phần mở rộng liên quan đến lịch sử, địa lí, văn học, ngôn ngữ, các dân tộc ở Việt Nam, các đảng phải chính trị, chủ nghĩa Mác - Lênin. Việc mở rộng được tiến hành theo 2 cách: lấy nguyên văn từ các phần tương ứng trong ấn bản đầy đủ DDC 22 hoặc dựa vào DDC 22 mà chi tiết hoá các chỉ số, phân loại, bổ sung thêm các thông tin đặc thù của Việt Nam vào đề mục và ghi chú. DDC đang được Thư viện Quốc gia xúc tiến dịch sang tiếng Việt và sẽ xuất bản trong cuối năm nay (2006). Nhiều thư viện và các trung tâm thông tin lớn ở Việt Nam đã có kế hoạch chuyển đổi sang sử dụng DDC trong thời gian tới vì những ưu điểm và thuận lợi của nó. Như vậy nếu sử dụng DDC Thư viện sẽ có rất nhiều thuận lợi với một bộ công cụ chuẩn, dễ dàng liên thông và chia sẻ dữ liệu biên mục với nhiều cơ quan thông tin - thư viện trong và ngoài nước. Tuy nhiên, sau quá trình cân nhắc kỹ lưỡng, đánh giá và xem xét tất cả các yếu tố, Thư viện đã quyết định lựa chọn khung phân loại của Thư viện Quốc hội Mỹ - LCC làm khung phân loại chính thức của mình. Việc lựa chọn Khung phân loại LCC cho Thư viện cũng có nhiều nguyên nhân trong đó có cả nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan. * Nguyên nhân khách quan - Tính mới, tính cập nhật: Khung phân loại LCC không phải là một Khung phân loại mới vì nó ta đời từ hơn 100 năm nay nhưng LCC chỉ dành riêng cho Thư viện Quốc hội Mỹ. Thời gian gần đây LCC mới được Thư viện Quốc hội Mỹ cho phép các thư viện khác trên thế giới sử dụng. Khi Khung phân loại LCC được các thư viện ngoài Thư viện Quốc hội Mỹ sử dụng thì nó đã nhanh chóng mở rộng phạm vi hoạt động ra nhiều thư viện trên thế giới. Khung phân loại LCC mang tính mới với sự kết hợp linh hoạt của kí hiệu phân loại và có nhiều khoảng trống để bổ sung kí hiệu phân loại cho những ngành, môn loại mới một cách chi tiết, cụ thể mà các khung phân loại khác không thể có hoặc có nhưng rất hạn chế. Bên cạnh đó hàng năm Thư viện Quốc hội Mỹ đều có sự chỉnh lý, bổ sung theo từng ngành khoa học mới. - Tính hội nhập: với mục đích ban đầu LCC chỉ phục vụ cho Thư viện Quốc hội Mỹ nhưng do sự tiện lợi, tiện ích nó mang lại mà nhiều thư viện trên thế giới hiện nay áp dụng LCC. Vì thế việc sử dụng LCC không những tạo ra cơ hội truy cập và khai thác các cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc hội Mỹ mà còn thúc đẩy quá trình hội nhập, giao lưu, chia sẻ dữ liệu với hệ thống thư viện sử dụng khung phân loại LCC trên toàn thế giới. Hiện nay LCC được sử dụng rộng rãi tại thư viện các trường đại học, các viện nghiên cứu tại các nước Bắc Mỹ. Một số quốc gia trong khu vực châu Á như Thái Lan, Hàn Quốc, Nhật Bản… cũng đã sử dụng LCC. Đây là cơ hội lớn để Thư viện tiến hành biên mục sao chép, tải về các biểu ghi thư mục tài liệu ngoại văn qua mạng. Công việc đó vừa tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ, vừa nâng cao tính chuẩn hóa cho các dữ liệu được biên mục; đồng thời thông qua các biểu ghi được tải về cán bộ Thư viện có thể học hỏi cách thức xây dựng các chỉ số phân loại, quy tắc mô tả theo AACR2 từ chính nội dung dữ liệu của các biểu ghi này. * Nguyên nhân chủ quan Yếu tố quan trong hàng đầu trong việc lựa chọn một khung phân loại mới cho Thư viện Bách khoa là phải xuất phát từ đặc điểm vốn tài liệu của Thư viện. Đối với thư viện Trường Đại học Bách khoa thì các tài liệu về chủ đề khoa học kỹ thuật, khoa học công nghệ… được ưu tiên. Khung phân loại được chọn phải có các đề mục chi tiết để có thể phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu liên quan đến chủ đề này. Đây cũng là bất cập lớn nhất khi Thư viện sử dụng khung phân loại 19 lớp, do vậy Thư viện rất chú ý đến tiêu chí này trong quá trình lựa chọn khung phân loại mới. Trong Khung phân loại LCC các chủ đề này được đề cập rất chi tiết và có chỉ số phân loại cho từng lĩnh vực cụ thể. Xét riêng về độ chi tiết của 2 đề mục khoa học tự nhiên và khoa học kỹ thuật thì LCC vượt trội hơn hẳn DDC cũng như các khung phân loại khác Ví dụ: Trong LCC chủ đề khoa học và kỹ thuật nằm trong lớp Q và lớp T Q Khoa học T Kỹ thuật Lĩnh vực khoa học, kỹ thuật trong DDC nằm trong lớp 500 và 600 500 Khoa học tự nhiên và toán học 600 Công nghệ (các khoa học ứng dụng) Mặc dù đều 2 chủ đề này đều nằm ở 2 đề mục lớn, tuy nhiên trong khung phân loại DDC (ấn bản đầy đủ) các tiểu đề mục của 2 lớp này lại không chi tiết hóa được như LCC. Như vậy khung LCC sẽ là tối ưu nhất cho quá trình phân loại các tài liệu khoa học kỹ thuật tại Thư viện Bách khoa. Ngoài ra trong thời gian tới Thư viện cũng sẽ tiếp tục bổ sung thêm số lượng lớn tài liệu, do vậy một khung phân loại chi tiết là rất cần thiết để đảm bảo quá trình xử lý thông tin được chính xác và đầy đủ. Sự chi tiết các đề mục trong khung LCC cũng sẽ thuận tiện cho Thư viện Bách khoa trong quá trình tổ chức và sắp xếp tài liệu theo hình thức kho mở. Trong tương lai Thư viện Bách khoa sẽ là một thư viện điện tử và có thể trở thành một trung tâm giao dịch và quản lí mạng khi các thư viện điện tử khác ở Việt Nam ra đời. Thư viện sẽ trở thành đầu mối quan trọng trong hệ thống thư viện điện tử của Việt Nam thực hiện nhiệm vụ quan trọng là trao đổi thông tin với các thư viện của các nước trong khu vực cũng như các thư viện trên toàn thế giới vì thế mà Thư viện Bách khoa phải lựa chọn một khung phân loại phù hợp với sự phát triển của thư viện trong tương lai. Với những yếu tố đó mà LCC được chọn làm khung phân loại cho Thư viện Bách khoa. b) Quá trình triển khai áp dụng LCC tại Thư viện Bách khoa Ngay từ khi tiến hành xây dựng Thư viện điện tử (năm 2002), Ban lãnh đạo Thư viện đã có ý định sử dụng một khung phân loại mới để thay thế cho Khung 19 lớp (vì Khung 19 lớp đã lạc hậu, không theo kịp sự phát triển nhanh của khoa học kỹ thuật và sự tăng nhanh về vốn tài liệu trong thư viện). Tuy nhiên phải đến năm 2005 Thư viện mới lựa chọn và chuyển đổi sang sử dụng khung phân loại mới. Thời gian bắt đầu cho kế hoạch chuyển đổi là từ tháng 4 năm 2005 và dự kiến sẽ hoàn thành và cùng với thư viện điện tử đi vào hoạt động khoảng tháng 10 năm 2006. Việc chuyển đổi khung phân loại được sự đầu tư của Trường Đại học Bách khoa với kinh phí đầu tư là 2.400 USD để phục vụ cho việc mua 1 bộ LCC và chi phí cho nhiều hoạt động khác liên quan đến việc chuyển đổi khung phân loại như: dịch khung phân loại từ tiếng Anh sang tiếng Việt (ưu tiên chủ yếu tập trung dịch 2 mục quan trọng và sử dụng thường xuyên là Q - Khoa học và T - Kỹ thuật), đào tạo tập huấn sử dụng phân loại cho đội ngũ cán bộ thư viện, tiến hành chuyển đổi ký hiệu phân loại từ Khung 19 lớp sang ký hiệu phân loại LCC cho một số tài liệu cũ trong kho để tổ chức kho mở. Song song với việc nghiên cứu chuyển đổi khung phân loại, các cán bộ phòng nghiệp vụ của thư viện tiến hành đăng ký một đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ với tên gọi: “Nghiên cứu ứng dụng khung phân loại LC trong công tác xử lý tài liệu tại thư viện điện tử Đại học Bách Khoa Hà Nội”. Công trình nghiên cứu này hoàn thành sẽ giúp cho cán bộ thư viện hiểu rõ hơn về lịch sử hình thành, cấu trúc cũng như cách sử dụng bảng LCC, từ đó giúp cho việc định chỉ số phân loại tài liệu được chính xác. Đây cũng có thể coi là một tài liệu tham khảo hữu ích cho các giảng viên, sinh viên ngành thông tin - thư viện khi muốn tìm hiểu về khung phân loại này. - Đào tạo cán bộ sử dụng khung phân loại LCC Để có thể tiến hành sử dụng khung phân loại LCC, Ban lãnh đạo Thư viện Bách khoa đã cử cán bộ đi học tập nghiên cứu, cụ thể là cử cán bộ ra nước ngoài để tập huấn, tạo mối quan hệ và học hỏi kinh nghiệm về nghiệp vụ, tìm hiểu xem cách các thư viện nước ngoài sử dụng khung phân loại LCC như thế nào. Các cán bộ được cử ra nước ngoài được chia thành từng đoàn, mỗi đoàn từ 3-5 người. Mỗi đoàn được cử đi một thư viện khác nhau tại nhiều quốc gia như Mỹ, Nhật, Bỉ, Thái Lan, Hàn Quốc. Các đoàn không phải đi tất cả cùng một lượt mà được chia ra theo từng thời điểm: đoàn đi trước chuẩn bị về thì đoàn ở nhà bắt đầu đi (các cán bộ ngoài việc đi tập huấn, tham quan, học hỏi họ còn phải tiếp tục công việc ở Thư viện Bách khoa để hoàn thành phân loại tài liệu theo đúng kế hoạch đề ra). Ngoài những cán bộ được đưa ra nước ngoài để học hỏi thì Thư viện Bách khoa còn cử cán bộ đi tham quan các thư viện trong nước như: Thư viện ở Huế, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó các cán bộ trong thư viện còn tham gia khoá học tiếng Anh chuyên ngành thư viện vào giữa năm 2005 (thời gian là 1 tháng). Khi chuyển đổi Khung phân loại LCC Thư viện Bách khoa đã rất chú trọng đến việc đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ trong thư viện vì nếu cán bộ giỏi về nghiệp vụ và chuyên môn thì việc phân loại cho tài liệu sẽ tiến triển dễ dàng hơn, nhanh chóng và độ chính xác cao. - Song song với việc đào tạo đội ngũ cán bộ Thư viện Bách khoa còn phải tiến hành làm rất nhiều những công việc khác phục vụ cho việc phân loại tài liệu. Công việc đầu tiên phải làm là tiến hành liệt kê tài liệu. + Đối với tài liệu tiếng Việt: phải liệt kê toàn bộ ra một bản danh sách đầy đủ và có sự phân chia theo từng loại hình tài liệu: sách giáo trình, sách tham khảo… Bản danh sách đó được in ra thành tập, sau đó cán bộ phân loại dựa vào danh sách tài liệu đã liệt kê đó để tiến hành định chủ đề cho tên từng cuốn sách. Để làm phân loại cho tài liệu tiếng Việt cần phải dịch ra tiếng Anh sau đó đối chiếu vào Khung phân loại LCC . Khi đã định chủ đề, phân loại tài liệu thì cần phải tiến hành việc tra trên mạng, vào trang web của Thư viện Quốc hội Mỹ ( xem có những quyển sách nào cùng nội dung, chủ đề với quyển sách cần phân loại. Việc so sánh này được thực hiện với Khung phân loại LCC của Thư viện Quốc hội Mỹ. Cần phải đối chiếu xem phân loại có chính xác không, nếu phân loại đã chính xác thì lấy kí hiệu phân loại đó, còn với tài liệu chưa phân loại đúng cần phải chỉnh sửa theo kí hiệu phân loại của LCC. Sau khi đã so sánh sửa chữa thì cán bộ Thư viện phải soát lại một lần nữa. Cán bộ thư viện được chia thành nhiều nhóm, mỗi nhóm gồm nhiều người tham gia. Công việc được chia cho từng nhóm và trong nhóm các cán bộ làm độc lập với nhau. Trong quá trình định kí hiệu phân loại, sẽ lấy ý kiến chủ quan của từng cán bộ, so sánh các ý kiến đó với nhau, cuối cùng kí hiệu phân loại được chọn sẽ là kí hiệu thống nhất các ý kiến của nhóm. Khi định kí hiệu xong sẽ hiệu đính vào cơ sở dữ liệu, kí hiệu phân loại cũ (19 lớp) vẫn được giữ lại không xoá đi mà chỉ thêm vào kí hiệu phân loại mới (LCC). Sau khi nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu xong thì cán bộ lại phải kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo độ chính xác. Quá trình phân loại sách tiếng Việt gặp khó khăn trong việc dịch, định kí hiệu vì phải trải qua rất nhiều công đoạn rồi mới hoàn thành được kí hiệu phân loại cho 1 quyển sách, 1 tài liệu. Bên cạnh đó khi dịch tài liệu tiếng Việt sẽ không có sự chuẩn xác vì vậy cần phải tra cứu so sánh nhiều lần rồi mới đưa ra kết luận cuối cùng, đôi khi rất khó xác định và mất rất nhiều thời gian. + Đối với tài liệu ngoại văn: Khi tiến hành phân loại hồi cố, Thư viện dựa vào sổ đăng kí cá biệt - trong đó bao gồm thông tin về nhan đề, tác giả, năm xuất bản, số lượng trang… sau đó tiến hành tìm trong cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc hội Mỹ để tìm ra các tài liệu tương đương. Nếu tìm thấy chính xác tài liệu đó thì lấy kí hiệu phân loại của tài liệu này gán cho quyển cần làm kí hiệu phân loại. Đối với tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp thì đây là công việc không quá khó khăn, chỉ cần tra cứu và tìm ra kí hiệu phân loại phù hợp. Nhưng với tài liệu tiếng Đức, tiếng Tiệp gây nhiều khó khăn trong việc định kí hiệu vì đây là những tiếng không thông dụng và rất ít được sử dụng. Hơn nữa trong Thư viện Bách khoa lưu trữ rất nhiều tài liệu nước ngoài nhưng tài liệu tiếng Anh rất ít, chủ yếu là các thứ tiếng khác trong đó nhiều nhất là sách tiếng Nga. Điều đó cũng gây nên những khó khăn nhất định trong việc định kí hiệu phân loại cho tài liệu nước ngoài theo khung phân loại LCC. Thư viện Quốc hội Mỹ vừa tiến hành phân loại theo LCC vừa định chỉ số Cutter cho tài liệu. Việc phân loại và định số Cutter được Thư viện Quốc hội Mỹ xử lý rất chính xác và các thư viện trên toàn thế giới có thể sao chép các dữ liệu thư mục này. Sử dụng Bảng LCC của Thư viện Quốc hội Mỹ sẽ giúp cho thư viện giảm được công sức trong quá trình phân loại tài liệu, đảm bảo tính chính xác, thống nhất và chuẩn hoá trong việc định ký hiệu phân loại và ký hiệu xếp giá tài liệu. Đồng thời thông qua các kí hiệu phân loại đã được xây dựng sẵn, cán bộ thư viện có thể học hỏi cách thức xây dựng các chỉ số phân loại cũng như cách thức, quy tắc sử dụng LCC. Tuy nhiên, khi Thư viện Bách khoa khi sử dụng khung phân loại LCC đã không đánh số theo Cutter của Thư viện Quốc hội Mỹ mà tiến hành đánh theo số Cutter Sanborn. Nguyên nhân là do nếu áp dụng số Cutter của Thư viện Quốc hội Mỹ vào tình hình vốn tài liệu ở thư viện Bách khoa thì sẽ rất khó khăn vì tên của người Mỹ và tên của người Việt Nam là rất khác nhau. Để thuận tiện cho việc đánh chỉ số Cutter phù hợp với tên người Việt Nam Thư viện Bách khoa đã quyết định dùng số Cutter Sanborn. Số Cutter được đánh theo tiêu đề mô tả chính, dưới 3 tác giả thì lấy tác giả đầu tiên, nhiều hơn 3 tác giả hoặc không có tác giả thì đánh chỉ số Cutter theo nhan đề. Quá trình chuyển đổi từ khung phân loại cũ sang khung phân loại LCC là cả một quá trình với rất nhiều những công việc mà cán bộ thư viện phải làm và kinh phí đầu tư cho công việc cũng không phải là nhỏ. Trường Đại học Bách khoa là một trường khoa học kỹ thuật nên trong giai đoạn chuyển đổi thư viện ưu tiên dịch chủ yếu là phần Q - Khoa học và phần T - Kỹ thuật và Quyển hướng dẫn sử dụng bảng. Số lượng sách về khoa học, kỹ thuật là rất lớn trong đó số lượng sách nước ngoài chiếm một phần không nhỏ nên việc làm kí hiệu phân loại cũng không thể triển khai nhanh được. Khoảng tháng 10 năm 2006 thư viện chuyển sang cơ sở mới là tòa nhà thư viện điện tử 10 tầng. Trong giai đoạn trước khi chuyển địa điểm Thư viện phải hoàn thành việc phân loại cho tài liệu khoa học kỹ thuật và dự định trong giai đoạn sau sẽ mở rộng phần văn học Việt Nam và dịch toàn bộ khung phân loại LCC. Bên cạnh việc phân loại thì một yếu tố cũng góp phần quan trọng trong việc chuyển đổi ký hiệu phân loại đó là việc sử dụng phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu. Phần mềm này có trách nhiệm lưu giữ thông tin (cán bộ phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm trong việc nhập tài liệu vào cơ sở dữ liệu để quản lý). Hiện nay Thư viện Bách khoa đang sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu CDS/ISIS, tuy nhiên thời gian tới thư viện sẽ chuyển đổi sang sử dụng phần mềm VTLS. Hàng năm Bảng LCC của Thư viện Quốc hội Mỹ có sự chỉnh lí và bổ sung, cập nhật những đề mục mới. Các đề mục, các ký hiệu phân loại mới cập nhật sẽ được tập hợp và xuất bản thành một quyển. Các thư viện sử dụng LCC có thể sử dụng các quyển này để tiến hành áp dụng cho việc phân loại những ngành mới mà tài liệu có trong thư viện. Tháng 10 năm 2006 Thư viện điện tử đi vào hoạt động và thư viện sẽ phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở vì thế việc sử dụng khung phân loại LCC sẽ rất thuận lợi cho người dùng tin. Bên cạnh đó, khi tiến hành làm Khung phân loại LCC Thư viện Bách khoa cũng gặp không ít những khó khăn. Cán bộ phân loại trong thư viện không đủ trình độ để có thể dịch toàn bộ Khung phân loại LCC mà phải cần đến rất đông đội ngũ cộng tác viên (đó là những cán bộ và sinh viên tình nguyện của Khoa tiếng Anh chuyên ngành kỹ thuật trong trường). Chi phí đầu tư cho việc dịch tài liệu là rất lớn. Không đủ kinh phí để dịch toàn tập LCC mà chỉ ưu tiên cho những phần có nhiều tài liệu trong kho (chủ yếu là phần Q và T). Trong việc phân loại hồi cố: sách nước ngoài thì không gặp khó khăn nhiều nhưng lại khó với những tài liệu tiếng Việt, căn cứ vào tên sách để tra chủ đề xem thuộc phần nào và xác định kí hiệu phân loại nhiều khi dựa vào tên sách nên chưa sát với nội dung sách, định kí hiệu phân loại đôi khi thiếu sự thống nhất và độ chính xác chưa cao. Cán bộ phân loại chưa có kinh nghiệm trong công tác phân loại theo LCC, chưa có sự hiểu biết rõ toàn khung phân loại nên áp dụng phân loại cho tài liệu chưa đúng cách, cán bộ phân loại vừa làm phân loại vừa tìm hiểu cách áp dụng, vừa học hỏi thêm. Ngoài ra do việc phân loại chủ yếu là do phòng nghiệp vụ thực hiện nên tiến độ triển khai công việc không được nhanh. Hơn nữa, do chưa có kinh nghiệm nên việc phân loại gặp nhiều khó khăn. Tuy trong quá trình áp dụng Khung phân loại LCC thì Thư viện Bách khoa gặp không ít những khó khăn trở ngại ảnh hưởng đến tiến độ triển khai công việc nhưng thư viện đã hoàn thành xuất sắc kế hoạch đề ra. Trong những bước đi đầu tiên không thể có được sự hoàn thiện, bước đi đầu tiên bao giờ cũng là bước đi khó khăn nhất. Khi thực hiện phân loại theo LCC thì cán bộ thư viện chưa có kinh nghiệm thực tế họ chỉ bắt tay vào công việc dựa trên những gì đã học hỏi, quan sát được trong quá trình họ đi thực tế tại các thư viện nước ngoài đang sử dụng khung phân loại LCC (chỉ kéo dài khoảng 1 tháng). Cán bộ phân loại của Thư viện Bách khoa quen làm việc với khung phân loại cũ nên khi làm phân loại cho tài liệu theo LCC thì họ chưa thể quen ngay được. Với những khó khăn gặp phải như thế nhưng không thể phủ nhận rằng sử dụng khung phân loại LCC sẽ là phương án tối ưu nhất cho hoạt động của Thư viện Bách khoa. LCC đã thực sự trở thành khung phân loại ưu việt, là sự lựa chọn hàng đầu của Thư viện Bách khoa trong quá trình tìm kiếm một khung phân loại phù hợp với đặc thù vốn tài liệu của mình. Với mức độ chi tiết hóa và các đề mục chuyên sâu, LCC có thể đáp ứng được không chỉ cho công tác phân loại của thư viện Trường Đại học Bách Khoa mà còn có thể được ứng dụng rộng rãi trong các trường đại học thuộc khối khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, công nghệ… Việc thư viện Bách khoa áp dụng Bảng LCC là bước đi tiên phong trong việc đưa LCC vào sử dụng trong hệ thống các thư viện ở Việt Nam. Việc làm trên tuy xuất phát từ yêu cầu thực tế trước những khó khăn và bất cập trong công tác phân loại tài liệu tại thư viện, tuy nhiên nó cũng cho thấy sự đầu tư tìm tòi, nghiên cứu và so sánh, đối chiếu ưu nhược điểm của các khung phân loại để lựa chọn một công cụ phù hợp nhất cho mình. Là thư viện đầu tiên sử dụng LCC tại Việt Nam, chắc chắn Thư viện Bách khoa sẽ còn gặp không ít khó khăn. Tuy nhiên nếu thư viện Bách khoa thành công thì trong một thời gian không xa khung phân loại của Thư viện Quốc hội Mỹ sẽ được áp dụng rộng rãi trong hệ thống thư viện đại học Việt Nam, đặc biệt là thư viện các trường chuyên ngành khoa học kỹ thuật và công nghệ. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ TRONG VIỆC ÁP DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI LCC TẠI THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 1. Xây dựng kế hoạch chuyển đổi ký hiệu phân loại Hiện tại ở Thư viện Bách khoa đang tồn tại song song hai hệ thống ký hiệu phân loại: một theo khung 19 lớp và một theo khung LCC. Để thống nhất một ký hiệu phân loại sử dụng trong thư viện, Thư viện Bách khoa cần xây dựng một kế hoạch chuyển đổi toàn bộ ký hiệu phân loại từ khung phân loại 19 lớp sang khung phân loại LCC. Công việc này đòi hỏi nguồn kinh phí lớn, chắc chắn sẽ mất nhiều thời gian và công sức của cán bộ, nhưng là việc không thể không làm. Công việc này có thể chia thành nhiều giai đoạn. Trước mắt, thư viện cần ưu tiên chuyển đổi ký hiệu phân loại mới cho những tài liệu được sử dụng thường xuyên, có tần suất vòng quay lớn tại thư viện. Các tài liệu đó có thể là giáo trình, các đầu sách tham khảo thiết yếu cho mỗi môn học, ngành học…. Công việc này có thể được thực hiện vào các dịp sinh viên nghỉ hè, khi lượng bạn đọc của thư viện đã giảm. Sau khi tiến hành triển khai hết số lượng tài liệu này, thư viện có thể tiếp tục triển khai chuyển đổi cho số tài liệu còn lại và xử lý hồi cố cho các tài liệu chưa được phân loại. Kết quả tổng thể của quá trình này là thư viện sẽ thống nhất được một hệ thống ký hiệu phân loại duy nhất, tránh gây những khó khăn và nhầm lẫn cho bạn đọc trong quá trình tra cứu tìm tin. 2. Đào tạo cán bộ thư viện Đội ngũ cán bộ của Thư viện Bách khoa đều có đều có trình độ học vấn cao từ bậc đại học trở nên, được đào tạo ở các chuyên ngành thư viện, ngoại ngữ và một số chuyên ngành của Trường Đại học Bách khoa. Tuy nhiên khi thư viện điện tử đi vào hoạt động thì đòi hỏi cán bộ thư viện phải không ngừng nâng cao hơn nữa trình độ của mình về mọi mặt. Cán bộ thư viện cần phải nâng cao trình độ nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ,… Bên cạnh đó cán bộ Thư viện Bách khoa phải biết cách điều hành và sử dụng hệ thống thư viện hiện đại một cách thành thạo, có đủ khả năng, năng lực xử lý được những tình huống xảy ra ngoài ý muốn trong hoạt động phục vụ bạn đọc, cũng như những công tác khác trong quá trình hoạt động của thư viện. Từ đó Thư viện Bách khoa có thể phục vụ bạn đọc, người dùng tin của thư viện một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin. Đối tượng quan trọng cần phải tập trung nâng cao nghiệp vụ đó là các cán bộ trực tiếp làm công tác xử lý tài liệu, cán bộ làm kí hiệu phân loại cho tài liệu. Đây là khâu quan trọng có tính chất quyết định tới hoạt động của thư viện. Tài liệu có được phân loại theo hệ thống hay không, có được xếp giá sao cho bạn đọc có thể tìm thấy tài liệu một cách nhanh chóng hay không là phụ thuộc vào người làm công tác phân loại. Vì thế mà đội ngũ cán bộ này cần phải thành thạo cấu trúc khung phân loại và bộ máy tra cứu, thông thạo các ngoại ngữ và hiểu biết sâu về các thuật ngữ khoa học, cẩn thận, tỉ mỉ và biết tiếp thu, kế thừa các kinh nghiệm của những người đi trước. Việc nâng cao trình độ nghiệp vụ trong thư viện không chỉ dừng lại ở việc đào tạo cho những cán bộ trực tiếp làm công tác xử lý tài liệu, cán bộ làm kí hiệu phân loại cho tài liệu mà phải nâng cao trình độ cho tất cả mọi cán bộ trong thư viện. Khi họ hiểu biết sâu về khung phân loại LCC thì thực hiện công việc sẽ dễ dàng hơn, phục vụ cho bạn đọc tốt hơn. Trong quá trình thư viện chuyển đổi khung phân loại thì việc áp dụng LCC không phải là đơn giản. Cán bộ cần phải học hỏi thêm kinh nghiệm của những cán bộ phân loại trong các thư viện hiện đang sử dụng khung phân loại LCC (Ví dụ: Phòng biên mục của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội sử dụng khung phân loại DDC, tuy nhiên họ có sử dụng một bảng rút gọn LCC để đối chiếu tham khảo). Việc học hỏi kinh nghiệm của người đi trước là rất quan trọng, góp phần không nhỏ vào sự thành công của việc sử dụng Bảng phân loại LCC. Cán bộ có thể học hỏi kinh nghiệm bằng nhiều cách khác nhau: quan sát cách mà họ làm phân loại, nói chuyện, trao đổi với những cán bộ đã và đang làm phân loại theo LCC. Từ đó cán bộ Thư viện Bách khoa đúc rút ra được những gì là cần thiết, là quan trọng để có thể vận dụng vào làm phân loại trong Thư viện mình. Không ngừng bồi dưỡng cho cán bộ thư viện bằng cách thường xuyên mở lớp học ngoại ngữ (tiếng Anh chuyên ngành) để phục vụ cho công việc nhất là trong việc dịch Bảng phân loại LCC. Đào tạo trình độ ngoại ngữ chuyên ngành để cán bộ thư viện có thể tự dịch được tài liệu nước ngoài, hạn chế tới mức tối đa việc sử dụng các cộng tác viên dịch tài liệu. Cán bộ phải có sự hiểu biết về lĩnh vực khoa học kỹ thuật, công nghệ mà mình làm phân loại, như thế cán bộ Thư viện Bách khoa có thể đảm nhiệm được mọi công việc mà không cần nhờ đến những cộng tác viên và việc làm phân loại sẽ sát với nội dung tài liệu hơn. Tạo điều kiện để cho cán bộ của thư viện có thể nghiên cứu, hiểu biết rõ hơn toàn Bảng phân loại LCC như thế mới có thể áp dụng đúng cách và có được chất lượng cao, để hoàn thiện hơn nữa việc phân loại tài liệu. Tìm hiểu, nghiên cứu sâu hơn về Bảng phân loại LCC. Đẩy nhanh tiến độ nghiên cứu về Bảng phân loại dành riêng cho phần văn học Việt Nam. 3. Chú trọng công tác dịch khung phân loại LCC Dịch khung phân loại là một công việc không đơn giản, nó đòi hỏi người dịch phải có trình độ ngoại ngữ cao, phải có kỹ năng, hiểu biết sâu về lĩnh vực mà mình tiến hành dịch. Một trong những công việc quan trọng trong quá trình áp dụng khung phân loại LCC vào công tác phân loại tại Thư viện Bách khoa là việc dịch tài liệu, chính vì lí do đó mà dịch phải chuẩn xác, sát nội dung của sách. Thư viện Bách khoa cần tăng cường và chú trọng hơn nữa đến việc dịch khung phân loại LCC. Hiện thư viện đang phối hợp với các giáo viên và sinh viên tình nguyện khoa tiếng Anh chuyên ngành trong trường để dịch tài liệu. Công việc này đang gặp không ít khó khăn do gặp phải nhiều thuật ngữ chuyên ngành khoa học kỹ thuật cũng như chuyên ngành thư viện rất khó chuyển ngữ. Yêu cầu đặt ra là phải dịch vừa chính xác vừa dễ hiểu. Vì vậy, bên cạnh việc tăng cường phối hợp chặt chẽ hơn với đội ngũ cán bộ và sinh viên tình nguyện, thư viện phải có kế hoạc đào tạo để nâng cao chất lượng công tác dịch tài liệu vì tài liệu có dịch chuẩn, sát nội dung thì việc phân loại của cán bộ sẽ đỡ tốn thời gian, công sức. Việc dịch này càng quan trọng hơn trong việc làm kí hiệu phân loại, nếu có dịch tài liệu chuẩn, sát với nội dung của tài liệu thì việc phân loại sẽ dễ dàng hơn và nhất là có thể đáp ứng được chuẩn xác yêu cầu tin của người dùng tin. Một tài liệu được dịch chuẩn, sát nội dung tài liệu thì sẽ giúp cho độc giả đỡ tốn thời gian tìm kiếm tài liệu mà có thể tìm đến được đúng cuốn tài liệu mà mình cần trong thời gian ngắn sau khi đã tra kí hiệu phân loại. Việc dịch tài liệu là rất quan trọng góp phần không nhỏ vào hoạt động của Thư viện Bách khoa vì thế thư viện cần phải chú trọng hơn nữa đến việc đào tạo cán bộ trong lĩnh vực dịch tài liệu. 4. Đào tạo người dùng tin Hệ thống tra cứu phân loại tổ chức theo khung phân loại 19 lớp đã tồn tại hàng chục năm tại thư viện Bách khoa. Bạn đọc tại đây, đặc biệt là các cán bộ, giảng viên lâu năm đã rất quen thuộc với việc sử dụng và tra cứu theo hệ thống này. Vì vậy, Thư viện Bách khoa cần phải tiến hành nâng cao trình độ của người dùng tin để họ hiểu về cơ cấu, hệ thống tra cứu tài liệu theo khung phân loại mới. Thư viện Bách khoa có thể tổ chức các buổi nói chuyện, giới thiệu với bạn đọc về cách sử dụng bộ máy tra cứu theo khung phân loại LCC cũng như cách thức tổ chức kho mở theo ký hiệu phân loại của khung này. Hướng dẫn cho người dùng tin cách khai thác tìm kiếm tài liệu theo LCC để họ có thể chủ động tiếp cận, khai thác và sử dụng hữu ích thư viện. Với những sinh viên mới vào trường thư viện cần phải có những lớp hướng dẫn cho người dùng tin hiểu được cách sử dụng thư viện, đặc biệt là bộ máy tra cứu tìm tin để họ có thể đạt được hiệu quả sử dụng cao nhất, tìm kiếm thông tin được nhanh chóng, chính xác phù hợp với yêu cầu tin mà mình đưa ra. 5. Tăng cường hợp tác đối ngoại Bất kỳ một cơ quan nào muốn tồn tại và đi vào hoạt động ngày càng tốt hơn có hiệu quả hơn thì cần phải có mối quan hệ hợp tác với nhiều cơ quan khác, Thư viện Bách khoa cũng không nằm ngoài quy luật đó. Thư viện Bách khoa muốn hoạt động tốt phải tăng cường quan hệ với nhiều cơ quan thư viện trong và ngoài nước. Hợp tác để có thể trao đổi tài liệu, trao đổi thông tin tri thức cho nhau đó là một biện pháp làm giàu thêm, phong phú thêm vốn tài liệu trong thư viện. Ngoài ra việc mở rộng mối quan hệ có thể giúp cho Thư viện Bách khoa nhận được nhiều sự giúp đỡ, thu hút được nhiều nguồn biếu, tặng tài liệu từ phía các cơ quan mà Thư viện Bách khoa đặt mối quan hệ. Đồng thời Thư viện Bách khoa cần phải tranh thủ sự hợp tác và giúp đỡ của các tổ chức nước ngoài về mặt chuyển giao công nghệ và tri thức, đào tạo cán bộ, trang bị cho thư viện các trang thiết bị hiện đại. Qua mối quan hệ hợp tác đó Thư viện Bách khoa có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu để có thể làm tốt hơn việc phân loại tài liệu theo Bảng phân loại LCC. Các đoàn đi công tác nước ngoài để học hỏi về LCC và xây dựng mối quan hệ với các thư viện đang sử dụng LCC, sau khi về nước cần tiếp tục thúc đẩy các mối quan hệ đó. Sự tư vấn từ các chuyên gia hàng đầu về LCC cũng như sự chia sẻ kinh nghiệm sử dụng khung phân loại này từ các đồng nghiệp tại Nhật Bản, Thái Lan, Hàn Quốc… sẽ rất hữu ích cho cán bộ thư viện trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu và áp dụng LCC. Tạo mối quan hệ hợp tác thân thiện với các thư viện khác để tạo điều kiện dễ dàng hơn cho việc phát triển thư viện, phải thể hiện được vai trò vị trí của mình, khẳng định được mình trong hệ thống thư viện các trường đại học kỹ thuật ở Việt Nam. Góp phần quan trọng vào quá trình hội nhập trong khu vực và trên toàn thế giới trong tương lai. KẾT LUẬN Khung phân loại của Thư viện Quốc hội Mỹ ra đời đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển trong công tác phân loại tài liệu của các cơ quan thông tin - thư viện. Khung phân loại LCC giúp cho việc định ký hiệu phân loại và tra cứu tài liệu được thuận lợi và dễ dàng hơn, đặc biệt là tra cứu trong lĩnh vực chuyên ngành vì nó như một tập hợp của các bảng phân loại chuyên ngành độc lập tách rời nhau. Trải qua cả một quá trình hoạt động lâu dài khung phân loại LCC đã khẳng định được ưu thế vượt trội so các khung phân loại khác. Ngày nay LCC đã và đang được sử dụng rộng rãi tại Mỹ và nhiều quốc gia trên thế giới. Tại Việt Nam, Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách khoa Hà Nội là thư viện đầu tiên chính thức sử dụng LCC. Việc sử dụng Bảng phân loại này giúp cho thư viện hoàn thiện quá trình phân loại tài liệu và tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại LCC, từ đó phục vụ bạn đọc ngày càng tốt hơn. Tuy còn gặp nhiều khó khăn trong bước đầu sử dụng, tuy nhiên với sự nỗ lực học hỏi không ngừng, với đội ngũ cán bộ nghiệp vụ vững về chuyên môn và có lòng yêu nghề sâu sắc, tin tưởng rằng bảng phân loại LCC sẽ được áp dụng rất hiệu quả tại thư viện Bách khoa, mở ra một thời kỳ mới, một bước đột phá trong việc sử dụng các khung phân loại tại Việt Nam. Cùng với bảng phân loại mới và quá trình áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến trong hoạt động, Thư viện và Mạng thông tin Đại học Bách Khoa sẽ trở thành một thư viện tiên tiến, hiện đại trong hệ thống thư viện các trường đại học không chỉ trong nước mà còn cả trong khu vực và trên thế giới. TÀI LIỆU THAM KHẢO Phân loại và tổ chức mục lục phân loại/Tạ Thị Thịnh._ H.:Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 1999 Cẩm nang nghề thư viện/Lê Văn Viết._ H.: Văn hóa thông tin, 2000 Tổng quan khoa học Thông tin- Thư viện/Nguyễn Minh Hiệp, Lê Ngọc Oánh, Dương Thuý Hương._ TP.HCM.:Nxb Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, 2001 Almanach những nền văn minh thế giới._ H.:Nxb Văn hoá Thông tin, 1997 Website Thư viện Quốc hội Mỹ: www.loc.gov Khung phân loại LCC. Bộ đây đủ 42 tập nguyên bản tiếng Anh Guide to the Library of Congress Classification/Lois Maichan._ Libraries Unlimited, Inc. Engle Wood, Colorado, 1999 Tình hình dịch và mở rộng khung DDC ở Việt Nam/Vũ Văn Sơn//Hội Thông tin – Tư liệu Khoa học Công nghệ Việt Nam._ H.:Tạp chí Thông tin và tư liệu,2005._Số 1 ._Trang 8 Hệ thống ngôn ngữ tìm tin của thư viện trường Đại học Bách khoa Hà Nội / Nguyễn Thị Kim Phượng : Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin - Thư viện._H.:ĐHKHXH&NV, 2002 Tăng cường nguồn lực thông tin tại thư viện trường Đại học Bách khoa Hà Nội : Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Thư viện /Hà Thị Huệ._ H.:Đại học Văn hoá Hà Nội, 2005 BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT BBK Khung phân loại thư mục thư viện (Bibliochno - Bibliographicheskaia Klassificatsia) CD-ROM Bộ nhớ chỉ đọc (Compact Disc - Read Only Memory) CDS/ISIS Hệ quản trị cơ sở dữ liệu CDS/ISIS (Computerized Documentation System/ Intergrated Set of Information System) DDC Khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal Classification) EC Khung phân loại mở rộng (Expansive Classification) LAN Mạng nội bộ (Local Area Network) LC Thư viện Quốc hội Mỹ (Library of Congress) LCC Khung phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ (Library of Congress Classification) MARC Mục lục đọc máy (Machine Readable Catalog) NLM Thư viện Y học Quốc gia (National Library of Medicine) OCLC Trung tâm thư viện máy tính trực tuyến (Online Computer Library Center) UDC Khung phân loại Thập tiến Quốc tế (Universal Decimal Classification) MỤC LỤC