Tìm hiểu Phân loại kinh doanh tổ chức sự kiện

ông, người mẫu, diễn viên, ca sỹ + Người dẫn chương trình (MC) + Ảo thuật gia, chú hề 1.3.5. Nguồn nhân lực của công ty Nhân viên kĩ thuật: Nhân viên phụ trách banner, băng rôn, phông bạt, thiết bị outside Nhân viên phụ trách âm thanh, ánh sáng: lắp, điều khiển, phụ trách các thiết bị âm thanh, ánh sáng trong suốt quá trình diễn ra hội nghị và tháo dỡ. Nhân viên sales: Tiếp xúc khách hàng nhằm thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, thương thảo giá cả, điều khoản hợp đồng. Cùng với đại diện phía công ty đối tác giám sát quá trình diễn ra sự kiện, xử lý các vấn đề phát sinh. Tìm kiếm nguồn khách hàng Chăm sóc khách hàng Nhân viên tài chính, kế toán: Quản lý, theo dõi sổ sách, chứng từ, công nợ Đòi nợ Lập, lưu trữ hồ sơ, hợp đồng khách hàng Làm việc với bên thuế Nhân viên thiết kế: Thiết kế phông nền, mẫu cho banner, băng rôn, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng diễn ra sự kiện Đề xuất ý tưởng cho sự kiện 1.4. Những yêu cầu đối với nhân viên tổ chức sự kiện Yêu cầu về thái độ: Tính kiên nhẫn, cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo Nhiệt tình, linh hoạt, đam mê công việc, chịu được áp lực cao Yêu cầu về kĩ năng: - Khả năng giao tiếp và viết tốt - Biết cách sắp xếp, tổ chức công việc, quản lý thời gian - Biếtvề quản lý dự án và đa năng trong công việc - Làm việc độc lập lẫn làm việc nhóm tốt - Thành thạo các ứng dụng Microsoft Office. - Tỉ mỉ và đúng thời hạn - Kỹ năng đàm phán tốt - Biết quản lý ngân sách - Kiến thức nền vững chắc về marketing, event - Giao tiếp tốt với tất cả các cấp quản lý. Yêu cầu về kiến thức: -lựa chọn địa điểm- ăn uống công cộng- Thi công, sản xuất- Các vấn đề giải trí- Các thể loại quà tặng- Các phương tiện đi lại- Phòng ốc cho thuê- Các dịch vụ hội thảo Yêu cầu về sức khoẻ: Phải có sức khỏe tốt vì phải di chuyển và tiếp xúc nhiều. Phải luôn giữ bộ mặt tươi cười, niềm nở Yêu cầu về đạo đức: Trung thực, không tham lam, không đưa chuyện, chân thành 1.5. Phương pháp đánh giá của nhân viên tổ chức sự kiện I. Xây dựng bảng mô tả công việc của nhân viên Bảng mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Mục đích của việc xây dựng bảng mô tả công việc Bản mô tả công việc là một công cụ quản trị hữu hiệu. Tất cả các chức danh công việc đều được mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực hiện công việc cùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác. Bản mô tả công việc được sử dụng làm cơ sở để: Tuyển dụng và giao việc: Giúp người tuyển dụng biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người nhận việc biết chính xác mình phải làm gì và người quản lý mong đợi gì từ họ. Bản mô tả công việc sẽ là tài liệu quan trọng đính kèm Hợp đồng Lao động. Nó thể hiện sự cam kết cụ thể của hai bên về trách nhiệm, mục tiêu công việc, điều mà hợp đồng lao động chưa làm rõ được. Đánh giá giá trị công việc và xếp ngạch lương : Căn cứ vào trách nhiệm và khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ, điều kiện và môi trường làm việc v..v. đã được mô tả để đánh giá, so sánh và phân nhóm lao động. Những chức danh có cùng giá trị công việc được xếp vào cùng một nhóm lương. Mọi thay đổi về trách nhiệm, khối lượng công việc đều được cập nhật và đánh giá lại theo đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong việc trả lương. Đánh giá thực hiện và hoàn thành công việc: Trên cơ sở các nhiệm vụ và mục tiêu công việc, định kỳ người quản lý và nhân viên sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết quả thực hiện công việc. Thành tích, khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa hoàn thành đều được hai bên làm rõ. Từ đó, mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá kế tiếp và những yếu điểm cần khắc phục, kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần được đào tạo cũng sẽ được hai bên xác định và cam kết thực hiện cụ thể. Kết quả đánh giá này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về mức lương và đề bạt cán bộ. Phân tích tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, phân công lao động Thông qua hệ thống các Bản mô tả công việc, người quản lý có thể nhận biết về sự chồng chéo, trùng lắp trong giao việc, khoảng cách giữa năng lực thực tế của người lao động so với yêu cầu của công việc, sự dư thừa và thiết hụt nhân sự đối với từng nhóm chức danh. Từ đó, cùng với các phương pháp phân tích khác, người quản lý có thể điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế hoạch đào tạo cho giai đoạn kế tiếp, đáp ứng yêu cầu kinh doanh và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. 2. Nội dung của bản mô tả công việc Các thông tin chung về vị trí chức danh: Tên, chức vụ, mã nhân viên, phòng ban, người quản lý trực tiếp và gián tiếp, ngày lập và hiệu lực của Bản mô tả. Trách nhiệm công việc: Ngắn gọn về 2 hoặc 3 dòng về mục đích công việc. Liệt kê từ 5 đến 7 trách nhiệm công việc chính yếu, nêu rõ tần suất và tỷ trọng phần trăm thời gian thực hiện (tổng cộng là 100%). Các trách nhiệm cần được viết rõ làm việc gì làm như, thế nào, và mục đích cần đạt được của công việc đó. Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu của công việc Vị trí trong tổ chức : Chịu sự quản lý, giám sát bởi những ai, về việc gì Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức: Đối tác phải quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất phải giao tiếp, trao đổi làm việc. Quyền ra quyết định và trách nhiệm quản lý về con người, chi tiêu, sử dụng thiết bị và tiếp cận thông tin Điều kiện và môi trường làm việc: Điều kiện làm việc trong nhà, ngoài trời, tần suất di chuyển, nguy cơ rủi ro, tai nạn nghề nghiệp. Sự cam kết và xác nhận của người quản lý và nhân viên. Đối tượng liên quan đến bảng mô tả -ban lãnh đạo công ty -phòng nhân sự -nhân viên thực hiên công việc đó 3.Mẫu bảng mô tả công việc Mẫu mô tả công việc (Mẫu 1.4) Chức danh: Người đảm nhiệm: Báo cáo trực tiếp cho: Ngày gia nhập công ty: Phòng ban Ngày nắm giữ chức vụ: MỤC TIÊU CÔNG VIỆC (Tóm tắt chính xác, cô đọng trong một đến hai câu lý do tại sao cần có công việc này, mục tiêu cốt lõi của công việc, không cần liệt kê các hoạt động cụ thể) TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG VIỆC: (Khái quát về kích cỡ công việc gồm: độ rộng, độ sâu để chỉ ra phạm vi ảnh hưởng của công việc) Các mối quan hệ bên trong: Các mối quan hệ bên ngoài: Doanh số chịu ảnh hưởng: Số lượng nhân viên thuộc quyền: NHIỆM VỤ CHÍNH TRÁCH NHIỆM Liên đới/Độc lập - TRÁCH NHIỆM CHÍNH - YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM Trình độ: Kinh nghiệm: Trình độ chuyên môn/Kỹ năng: Đồng ý với mô tả công việc nêu trên Chữ ký người đảm nhiệm công việc: Chức danh: Ngày: Chữ ký cấp điều hành trực tiếp Chức danh: Ngày: Giám đốc công ty duyệt: Ngày: II. Xác định nhiệm vụ và chức năng của vị trí của mỗi vị trí Xác định yêu cầu của mỗi nhân viên với một vị trí Mỗi vị trí có những yêu cầu khác nhau về nhiệm vụ và chức năng do đặc điểm đặc thù của mỗi vị trí. Từ yêu cầu công việc thực tế sẽ xây dựng được nhiệm vụ và chức năng mỗi vị trí.Sau đây là nhiệm vụ và chức năng của 5 vị trí trong phòng sales của 1 công ty tổ chức sự kiện. Trưởng phòng sales: +Quản lý nhân viên cấp dưới + Theo dõi giám sát tình hình nhân viên + Lập và triển khai kế hoạch bán hàng, đốc thúc các bộ phận thực hiện theo đúng tiến độ đã cam kết+ Cung cấp thông tin sản phẩm, khuyến mãi, và giá cả qua việc xác định các yêu cầu khách hàng; tư vấn cho khách hàng trong việc tìm địa điểm, ngân sách, tiến độ, chất lượng phù hợp với nhu cầu sử dụng và lựa chọn phương án tối ưu.+ Liên lạc thường xuyên, thuyết trình phương án, theo đuổi và thuyết phục khách hàng ký hợp đồng+ Phát triển và duy trì mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với khách hàng, chủ động tìm kiếm nguồn khách hàng mới.+ Tham gia các câu lạc bộ, tổ chức có nguồn khách hàng tiềm năng + Cập nhật kiến thức công việc qua việc tham gia các khoá học. Hoàn thành nhiệm vụ chung của bộ phận và của công ty. Phó phòng sales: +Phối hợp với trưởng phòng để xây dựng chiến lược phát triển cho phòng và cách thức triển khai +Quản lý trực tiếp một (hoặc nhiều) nhóm sản phẩm tổ chức sản phẩm.Thiết lập và duy trì quan hệ với khách hàng và đối tác lớn +Phối hợp chặt chẽ với các dự án khác trong công ty. +Xây dựng chiến dịch truyền thông, tư vấn cho các khách hàng quảng cáo lớn. Trực tiếp triển khai chương trình và theo dõi kết quả thực hiện. +Kiểm soát định kỳ chất lượng dịch vụ, lên định hướng và kế hoạch phát triển. Góp ý cho sản phẩm, góp ý cho AM/sales để cải thiện chất lượng dịch vụ và hiệu quả bán hàng +Lên kế hoạch và phân công công việc cho các nhân sự liên quan. +Giải quyết các công việc liên quan theo yêu cầu Trưởng nhóm khách hàng: +Tổ chức đội ngũ bán hàng: tuyển dụng, đào tạo nhân sự +Lập kế hoạch bán hàng: chịu trách nhiệm về doanh số, phân bổ chỉ tiêu cho nhân viên, quyết định phương án triển khai bán hàng +Quản lý sản phẩm: quản lý không gian thời gian tổ chức sự kiện, phát triển sản phẩm phục vụ bán hàng, quyết định giá và chính sách bán hàng +Tư vấn cho khách hàng và hỗ trợ tư vấn cho nhân viên sale trong các kế hoạch quảng bá của khách hàng. +Quản lý quan hệ với các khách hàng lớn +Theo dõi, quản lý, đối soát hợp đồng và tiến độ thanh toán +Lên kế hoạch quản lý chi phí sales và các chi phí nội bộ +Các công việc phát sinh khác theo yêu cầu +Báo cáo trực tiếp cho trưởng phòng Nhân viên sales: +Tìm kiếm và xây dựng danh sách khách hàng, xác định khách hàng tiềm năng +Lên kế hoạch bán hàng: chịu trách nhiệm về doanh số cá nhân +Duy trì và phát triển các mối quan hệ với khách hàng +Hiểu rõ sản phẩm, phối hợp với các nhóm hỗ trợ để tư vấn xây dựng chiến lược quảng bá cho khách hàng +Triển khai các chiến dịch của khách hàng, báo cáo tư vấn kết quả và chăm sóc khách hàng +Phối hợp trong việc theo dõi tiến độ thanh toán và thu hồi công nợ +Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu công việc +Báo cáo trực tiếp cho Account Manager Trợ lý bán hàng: +Theo dõi việc triển khai các sự kiện của khách hàng; tổng hợp và gửi báo cáo kết quả cho khách hàng +Chuẩn bị tài liệu phục vụ cho các đợt tổ chức sự kiện. +Làm việc với các bộ phận liên quan để hỗ trợ AM và sales trong việc bán hàng +Thu thập và biên dịch tài liệu +Hỗ trợ trong việc đối soát doanh thu và công nợ của phòng +Báo cáo trực tiếp cho trưởng nhóm III.Xác định những yêu cầu hoàn thành công việc của từng vị trí Những yêu cầu hoàn thành công việc đối với mỗi một vị trí bao gồm -kiến thức -kĩ năng -thái độ Vị trí trưởng phòng: +Kiến thức: có kiến thức sâu rộng về -Việc lựa chọn địa điểm -Nghành ăn uống công cộng -Các vấn đề giải trí - Các thể loại quà tặng - Các phương tiện đi lại -Phòng ốc cho thuê - Các dịch vụ hội thảo +Kĩ năng : - Làm việc độc lập- Kỹ năng đàm phán- Kỹ năng thuyết trình -Có khả năng lập kế hoạch tốt; kỹ năng làm việc chuyên nghiệp.- Có khả năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán tốt.- Khả năng tìm kiếm và tạo dựng các mối quan hệ trong kinh doanh.- Sử dụng tốt vi tính văn phòng (đặc biệt là excel; powerpoint.) -Kĩ năng quản lí, điều phối nhân viên. +Thái độ: -Yêu thích lĩnh vực Sales – Marketing. -Có ý chí cầu tiến, vượt khó. -Trung thực, năng động, sáng tạo. -Tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Vị trí phó phòng: +Kiến thức: -tương thự trưởng phòng nhưng có yêu cầu về độ sâu rộng có thể thấp hơn 1 chút. + Kĩ năng: -Có khả năng giao tiếp và khả năng quản lý công việc tốt. -Có khả năng hoạch định chiến lược phát triển -Có khả năng quản lý nhiều nhân sự, độc lập xây dựng kế hoạch, triển khai và kiểm soát hiệu quả +Thái độ: -tương tự trưởng phòng Vị trí trưởng nhóm khách hàng: +Kiến thức, thái độ: như trên +Kĩ năng: +Có khả năng lập kế hoạch và thuyết trình +Có khả năng giao tiếp và khả năng quản lý công việc tốt, khả năng làm việc độc lập +Có khả năng nắm bắt thông tin, cơ hội và phân tích thị trường Vị trí nhân viên sales: +Kiến thức, thái độ: như trên +Kĩ năng: +Có khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt +Có khả năng quản lý công việc tốt, khả năng làm việc độc lập +Có khả năng nắm bắt thông tin, cơ hội và phân tích thị trường IV. Xây dựng tiêu chí lựa chọn nhân viên Tiêu chí bao gồm: +bằng cấp +kinh ngiệm +khả năng ngoại ngữ, vi tính +một số tiêu chí đặc thù Trưởng phòng: +Tốt ngiệp đại học chuyên ngành Marketting, Quản trị kinh doanh. +Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm ở vị trí tương đương, 2 năm làm nhân viên sales. +Tiếng Anh giao tiếp tốt, vi tính văn phòng, đặc biệt là slide, bảng biểu. +Tuổi trên 30 Phó phòng: +Bằng đại học các ngành kinh doanh,truyền thông +2 năm kinh ngiệm, 1 năm làm nhân viên +Tiếng Anh thành thạo, vi tính văn phòng +tuổi trên 25 Nhân viên : +Bằng đại học các ngành kinh doanh, marketting, truyền thông +Có ít nhất 1 năm kinh ngiệm +Tiếng Anh bằng C, vi tính văn phòng V.Đánh giá lại năng lực nhân viên của công ty 1. Kiến thức nhân viên hiện tại: Dựa vào hồ sơ nhân viên, nhận xét của các cấp quản lí, nhận xét của nhân viên cấp dưới, của khách hàng, của các đồng ngiệp cùng vị trí. Điều này thu thập được từ các phiếu điều tra và phỏng vấn các vị trí trong công ty. Kĩ năng nhân viên hiện tại: Đánh giá qua 2 yếu tố : quá trình đào tạo và kinh ngiệm làm việc thực tế. Quá trình đào tạo bao gồm : + những kĩ năng được đào tạo +thời gian được đào tạo Kinh ngiệm thực tế : +thời gian làm việc thực tế +hiệu quả công việc +nhận xét cấp quản lí Thái độ nhân viên thực tế: Thái độ được đánh giá qua biểu hiện ở các mặt +thái độ với công việc +thái độ với cấp trên +thái độ với cấp dưới +thái độ trong việc hợp tác với đồng ngiệp cùng cấp +quan hệ với khách hàng VI. Xác định khoảng cách giữa các tiêu chuẩn công việc và năng lực thật sự của nhân viên: So sánh giữa các tiêu chuẩn đã thiết lập ở trên với thực tế qua hồ sơ nhân viên, phiếu điều tra, quá trình phân tích ,tổng hợp ta sẽ rút ra được nhận xét : +những mặt đạt được +những mặt chưa đạt được so với tiêu chuẩn +những nhân viên này còn thiếu các yếu tố nào để hoàn thành chuẩn yêu cầu công việc VII. Xây dựng chương trình đào tạo để thu hẹp khoảng cách,nâng cao năng lực nhân viên Nhân viên thiếu gì công ty sẽ mở các khoá đào tạo, bồi dưỡng bổ sung. Việc mở khoá đào tạo lại này phụ thuộc vào thời khoá biểu, nguồn ngân sách, chương trình đào tạo công ty dự định đào tạo lại Chương II: Đánh giá năng lực của nhân viên sales của Công ty TNHH Liên Hiệp Nguyễn Lê 2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Liên Hiệp Nguyễn Lê 2.1.1. Lịch sử hình thành của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê - Tên của công ty là: Công ty trách nhiệm hữu hạn liên hiệp Nguyễn Lê - Tên giao dịch đối ngoại: Nguyen Le Association Company Limited - Tên giao dịch viết tắt : Nguyenle Association Co.,Ltc - Trụ sở của công ty : Số 24 ngõ 21B Cát Linh, Phờng Cát Linh, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội - Điện thoại : 04.2660755 Fax : 04.7762391 - Email : nguyenlecompany@fpt.vn - Mã số thuế: 01 01248286 - Đăng kí kinh doanh số : 01 02005295 Do sở kế hoạch đầu t thành phố Hà Nội cấp ngày 14/05/2002 - Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê đợc thành lập bởi các thành viên sau: 1) Bà : Lê Thị Thanh Thuỷ 2) Ông : Phạm Văn Thanh - Vốn điều lệ của công ty là: 3.900.000.000 VND (một tỷ chín trăm triệu đồng Việt Nam ) - Phần vốn góp và giá trị góp vốn của các thành viên : Tên thành viên Phần vốn góp Tỷ lệ Phạm Văn Thanh 390.000.000 10% Lê Thị Thanh Thuỷ 3.510.000.000 90% - Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là một công ty TNHH có 2 thành viên trở lên.Các thành viên có trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn đã cam kết đóng góp vào công ty. 2.1.2. Quá trình phát triển của công ty: - Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê bắt đầu hoạt động ngày 01 tháng 06 năm 2000, ban đầu chỉ có 6 thành viên là những ngời làm việc tại các bộ phận kinh doanh, bộ phận quan hệ công chúng và nhiều bộ phận quan trọng trong các khách sạn 5 sao tại Hà Nội nh khách sạn Sofitel Metropole, khách sạn Hanoi Daewoo, khách sạn Hilton Hanoi Opera… - Qua quá trình hoạt động và phát triển của mình, đến nay số nhân viên của công ty đã lên tới hơn 100 ngời trong danh sách biên chế và có hơn 55 ngời đợc ký hợp đồng làm việc theo thời vụ, có mặt tại 3 tỉnh thành trọng tâm của đất nớc là Hà Nội, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh. - Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là đơn vị tổ chức sự kiện và cung cấp dịch vụ cho hội nghị, hội thảo mang tính chất chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội trong nớc và quốc tế tổ chức. - Với nguồn nhân lực năng động nhiệt tình, giàu kinh nghiệm và luôn đề ra tiêu chí là đặt chất lợng và sự thành công của chơng trình lên hàng đầu, Nguyễn Lê đã tạo dựng đợc tên tuổi và chiếm đợc lòng tin của khách hàng và luôn đợc khách hàng đánh giá cao. - Vì vậy trong năm 2006 Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê đã đợc Văn phòng Chính phủ Việt Nam chọn làm đơn vị cung cấp toàn bộ thiết bị cho hội nghị APEC Việt Nam xuyên suốt ba miền Bắc – Trung – Nam , và toàn bộ các hội nghị Bộ trởng APEC diễn ra trong năm. Thêm một điều đặc biệt nữa là cùng thời điểm này, các khách sạn 5 sao tại 3 miền của Việt Nam và các công ty tổ chức sự kiện của các nớc phát triển cũng đồng thuận chọn Nguyễn Lê là nhà cung cấp dịch vụ cho các hoạt động, cuộc họp song phơng diễn ra tại cùng thời điểm, mà các đơn vị tổ chức lúc đó là Đại sứ quán, các Bộ, các tổ chức Thơng mại lớn trong nớc và quốc tế. - Chính điều này đã thể hiện rõ nội lực sức mạnh và uy tín mà công ty Nguyễn Lê đã đạt đợc. Sau khi APEC thành công, văn phòng Chính phủ và Bộ ngoại giao nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã chính thức trao tặng bằng khen cho Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê và bằng khen cho ngời đứng đầu doanh nghiệp. - Năm 2007 Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê tự hào là đơn vị đóng góp vào sự thành công của rất nhiều hội nghị quan trọng trong năm 2007 diễn ra tại Việt Nam. Đặc biệt trong thời gian gần đây nhất, Nguyễn Lê đã cung cấp dịch vụ tổ chức diễn đàn Doanh nghiệp Thủ đô các nớc ASEAN (ACBF ) thành công và đã nhận đợc bằng khen về khâu tổ chức tốt sự kiện này. 2.1.3. Chức năng của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê : - Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là một đơn vị hoạt động theo hình thức thương mại và dịch vụ dựa trên cơ sở Luật Doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ của công ty. Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện và cung cấp dịch vụ cho các hội nghị hội thảo. - Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty : Tổ chức hội nghị hội thảo và các sự kiện khánh thành, khai trương… Lữ hành nội địa và lữ hành quốc tế: Vận chuyển hành khách, cho thuê xe ô tô, đại lý vé máy bay và các dịch vụ phục vụ khách du lịch (tổ chức tour du lịch, đặt vé xem chương trình giải trí, ca nhạc, đặt phòng khách sạn…) In và các dịch vụ liên quan đến in (theo quy định của pháp luật hiện hành). Quảng cáo thương mại và xúc tiến thương mại. + Sản xuất và mua bán quà tặng quảng cáo. + Buôn bán máy móc, thiết bị, linh kiện điện tử viễn thông, tin học, điện lạnh, điện máy, điện dân dụng. + Buôn bán lắp ráp máy móc, thiết bị linh kiện trong lĩnh vực phát thanh truyền hình. + Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh. + Truyền thông đa phương tiện (quay phim, dựng hình trực tiếp, hợp tác tổ chức chương trình truyền hình ). + Cung cấp hệ thống đèn, âm thanh, ánh sáng..., cung cấp ca sỹ, ban nhạc theo yêu cầu. + Tư vấn, mua bán và cho thuê các trang thiết bị, hàng tiêu dùng phục vụ tiệc, hội nghị hội thảo, hội chợ và các sự kiện. + Viết chương trình lời dẫn cho sự kiện và cung cấp các dịch vụ khác cho hội nghị, hội thảo. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê : - Bộ máy hoạt động của công ty được tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và Điều lệ hoạt động của công ty bao gồm : Ban giám đốc và các phòng chức năng. Mỗi phòng đều có chức năng và quyền hạn rõ ràng, cụ thể song có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các hoạt động đều diễn ra một cách nhịp nhàng ăn khớp, nhằm thực hiện thống nhất các mục tiêu của doanh nghiệp. - Ban giám đốc: Đứng đầu là giám đốc công ty có vai trò điều hành mọi hoạt động của kinh doanh của công ty, là người tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty, kí kết hợp đồng nhân danh công ty. Giám đốc là người tuyển dụng lao động, là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật về việc quản lý và sử dụng, phát triển vốn của công ty. Phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc, là ngời tham mu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm điều hành công ty trong thời gian giám đốc đi công tác nếu đợc giám đốc ủy quyền. - Phòng Kinh doanh : Là bộ phận chính của công ty, đảm nhận mọi công việc mà công ty kinh doanh, liên hệ trực tiếp với khách hàng, rồi liên kết với tất cả các phòng ban khác có liên quan để hoàn thành hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng kinh doanh thực hiện các chức năng chủ yếu là Marketing, PR, Sales. Công việc cụ thể của phòng kinh doanh: + Tìm kiếm và liên hệ trực tiếp với khách hàng. + Gửi báo giá và ký kết hợp đồng với khách hàng. + Lên chương trình và triển khai chương trình. + Liên hệ với các phòng ban khác trong công ty để chuẩn bị trang thiết bị cần thiết cho sự kiện, chương trình mà phòng kinh doanh ký kết với khách hàng. Liên hệ với ca sỹ, ban nhạc, bộ phận chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, đặt phòng khách sạn…. + Kiểm tra và chạy chương trình. + Mua và bán hàng hoá, các sản phẩm trong lĩnh vực kinh doanh. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong công ty nhằm kiểm tra và giám sát mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị mình, phục vụ cho công tác quản lý. Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người đưa ra quyết định. Ngoài ra phòng kế toán còn có nhiệm vụ quyết toán lương và các chế độ khác trong công ty. - Phòng Nguyễn Lê Media (phòng phóng sự truyền thông): Chức năng chủ yếu của phòng Nguyễn Lê Media là quay phim, chụp ảnh, in đĩa slide ... Nguyễn Lê Media chuyên dựng các thuớc phim làm tư liệu sau các chương trình sự kiện, hội nghị ... Nguyễn Lê Media cung cấp các dịch vụ in ảnh trong vòng 24 giờ hoặc sao phim ảnh ra các loại băng đĩa. Nguyễn Lê Media còn hợp tác tổ chức chương trình truyền hình, với một đội ngũ gồm những máy quay chuyên công tác sản xuất chương trình cho đài truyền hình Việt Nam, bằng niềm đam mê đạo đức nghề nghiệp, kiến thức làm báo đài lâu năm, Nguyễn Lê Media luôn mang đến cho khách hàng một chương trình truyền hình đúng như mong đợi. Ngoài ra Nguyễn Lê Media còn tư vấn cho khách hàng về nghiệp vụ cho các dịch vụ như quay phim, chụp ảnh … - Phòng out side : Là bộ phận chuyên tổ chức các dịch vụ, sự kiện ngoài trời của công ty (như tiệc trà, đám cưới, lễ khánh thành, ca nhạc … ngoài trời ). Với chức năng cơ bản như trên phòng out side có rất nhiều kinh nghiệm về chuẩn bị sân khấu, trang trí ngoài trời, bàn ghế, phông bạt ... đáp ứng đầy đủ nhng yêu cầu của khách hàng. - Phòng PCS ( professional conference service ) : Là phòng dịch vụ chuyên ngành, chức năng chủ yếu của phòng là xởng in chính của công ty, chuyên thiết kế và in các loại logo, banner, backdrop … trên mọi loại chất liệu (nh gỗ, nhựa, nilon, hiflex…) phục vụ cho các sự kiện mà công ty thực hiện. - Phòng IT, phòng kỹ thuật : Gồm các chuyên viên am hiểu về máy vi tính và các trang thiết bị kỹ thuật. Phòng IT chuyên giải quyết và t vấn cho khách hàng về các thông số kỹ thuật của máy tính và những trang thiết bị kỹ thuật có liên quan (nh máy chiếu, máy quay phim, các máy bộ đàm, thiết bị dịch ...). Ngoài ra phòng kỹ thuật còn chuẩn bị về âm thanh, ánh sáng cho các sự kiện và chơng trình mà công ty đảm nhận. - Phòng tổ chức hành chính: thực hiện những chức năng cụ thể sau: Quản lý nhân sự của công ty, các giấy tờ có liên quan đến hoạt động của công ty. Phụ trách về in ấn các loại giấy tờ, tài liệu có liên quan đến hoạt động, công việc của công ty. Lễ tân : có nhiệm vụ giao tiếp trực tiếp với khách hàng, giới thiệu với khách hàng các hoạt động chủ yếu của công ty, và hớng dẫn khách hàng lựa chọn các loại dịch vụ của công ty. Chuẩn bị các phụ kiện, chi tiết cần thiết cho công việc của công ty (nh chuẩn bị quà tặng, trang trí và đáp ứng những yêu cầu gia tăng thêm của khách hàng). 2.2. Thực trạng hoạt động quản lý nguồn nhan lực của Cụng ty TNHH Lien Hiệp Nguyễn Le 2.2.1. Đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn liên hiệp Nguyễn Lê giai đoạn 2006-2008 Đơn vị : 1000 đồng Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Doanh thu thuần 6.479.481 8.044.015 16.066.874 Giá vốn 4.888.491 4.169.350 9.328.176 Chi phí quản lý 1.566.980 3.789.560 6.031.306 Tổng lợi nhuận trớc thuế 24.010 85.105 707.392 Thuế thu nhập DN phải nộp 6.722 23.829 198.070 Lợi nhuận sau thuế 17.288 61.276 509.322 Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH liên hiệp Nguyễn Lê Kể từ khi thành lập cho đến nay, công ty TNHH liên hiệp Nguyễn Lê đã khẳng định đợc sự tồn tại và phát triển của mình. Điều đó đợc thể hiện qua những hợp đồng kinh doanh và số lợng khách hàng cũng nh sự tín nhiệm của khách hàng đối với công ty ngày càng tăng. Dẫn đến lợi nhuận của công ty ngày càng tăng qua các năm. Thật vậy, qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH liên hiệp Nguyễn Lê, ta thấy đựợc sự gia tăng nhanh chóng về doanh thu của công ty. Doanh thu của công ty tăng là do rất nhiều nguyên nhân, và sau đây là những nguyên nhân chủ yếu : Do công ty có nguồn nhân lực năng đông, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm. Công ty luôn đặt tiêu chí chất lợng và thành công của chơng trình lên hàng đầu. Vì vậy công ty đã chiếm đợc lòng tin của khách hàng, và số lợng khác hàng đến với công ty cũng ngày càng gia tăng. Do những mối quan hệ của công ty ngày càng đợc mở rộng, dẫn tới khách hàng và đặc biệt là khách hàng lớn đợc gia tăng về số lợng, từ đó số hợp đồng kinh doanh đợc kí kết ngày càng gia tăng. Do mối quan hệ của công ty với các đối tác quan trọng ngày càng có tính chất bền vững và đợc mở rộng hơn rất nhiều, chính điều này đã dẫn tới việc công ty có nhiều điều kiện hơn để giảm giá thành dịch vụ mà công ty cung cấp, đồng nghĩa với đó là công ty có nhiều thuận lợi hơn so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trờng. Tính chuyên nghiệp trong công tác tổ chức sự kiện và sự tín nhiệm của khách hàng ngày càng đợc nâng cao là một trong những nguyên nhân đem lại doanh thu lớn trong công ty. Thật vậy doanh thu của công ty tăng mạnh sau những năm hoạt động. Năm 2007 doanh thu của công ty tăng 25 % so với năm 2006, đặc biệt hơn là trong năm 2008 doanh thu của công ty tăng gần 2 lần so với năm 2007. Điều này khẳng định thêm những thành công mà công ty đã đạt đợc. Đồng nghĩa với điều đó là lợi nhuận sau thuế của công ty cũng tăng nhanh sau những năm hoạt động. Năm 2006 lợi nhuận của công ty chỉ đạt hơn 17 triệu đồng, nhng năm 2007 lợi nhuận của công ty đã tăng lên gấp hơn 3,5 lần, đạt 61 triệu đồng. Không chỉ có thế, lợi nhuận của công ty năm 2008 đã đạt tới 509 triệu tăng gấp hơn 8 lần so với năm 2007. Điều này chứng tỏ sự thành công mà công ty đã đạt đợc trong những hoạt động kinh doanh của mình. Lợi nhuận năm 2007 tăng một cách vợt bậc là do uý tín của công ty ngày càng tăng, dẫn tới việc ký kết đợc những hợp đồng lớn. Trong năm 2007, 2008 công ty tiếp tục nhận đợc sự ủng hộ của các bộ ban ngành khối Chính phủ, các tổ chức trong và ngoài nớc, các khách sạn 5 sao trong nớc. Với các mối quan hệ rộng rãi và ngày càng bền vững, Công ty TNHH liên hiệp Nguyễn Lê đã ký kết đợc các hợp đồng lớn nh: Diễn đàn thủ đô các nớc ASEAN (ACBF) diễn ra trong các ngày 15/10/2007 và 16/10/2007. tại trung tâm hội nghị quốc gia Mỹ Đình (NCC). Thanh tra Châu á Thái Bình Dơng diễn ra từ ngày 24/04/2007 đến ngày 29/04/2007. Hội nghị bộ trởng tài chính diễn ra từ ngày 28/02/2008 đến hết tháng 04/2008. Nhờ uy tín của công ty với khách hàng ngày càng tăng, tính chuyên nghiệp trong công tác tổ chức sự kiện của mình, lòng tin của khách hàng vào công ty ngày càng gia tăng, sự thành công của những sự kiện mà công ty đã thực hiện đã đem lại vị thế ngày càng lớn cho công ty. Đồng nghĩa với đó là sự cố gắng nỗ lực, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và các thành viên trong công ty, hoạt động hiệu quả của từng nhân viên đã là một yếu tố quan trọng không thể thiếu đợc trong việc làm tăng doanh thu, lợi nhuận của công ty qua các năm. 2.2.2. Đặc điểm về lao động của công ty : Bảng phân loại lao động Chỉ tiêu 2006 2007 2008 1) Hình thức lao động : +) Lao động trực tiếp 84 96 116 +) Lao động gián tiếp 47 50 55 2) Giới tính lao động : +) Nam 58 68 90 +) Nữ 26 28 26 3) Trình độ lao động : +) Đại học và trên đại học 30 35 43 +) Cao đẳng, trung cấp 22 24 41 +) Phổ thông trung học 32 37 32 Nguồn: phòng tổ chức hành chính công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê Nhân tố lao động có ảnh hởng không nhỏ đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty muốn phát triển tốt thì đội ngũ lao động phải mạnh, và công ty phải biết khai thác tốt nguồn nhân lực này. Qua bảng số liệu trên ta thấy số lợng lao động trực tiếp và gián tiếp của công ty đều tăng. Mỗi năm lao động trực tiếp tăng khoảng 10 ngời, lao động gián tiếp tăng khoảng 4 ngời. Năm 2006 tỷ lệ lao động nam chiếm 69% tổng số lao động. tỷ lệ lao động nữ chiếm 31% tổng số lao động. Năm 2007 tỷ lệ lao động nam chiếm 71% tổng số lao động. tỷ lệ lao động nữ chiếm 31% tổng số lao động. Năm 2008 tỷ lệ lao động nam chiếm 77% tổng số lao động. tỷ lệ lao động nữ chiếm 31% tổng số lao động. Nhìn chung qua các năm tỷ trọng lao động không có nhiều thay đổi, số lợng lao động nam luôn lớn gấp khoảng 2,5 lần số lợng lao động nữ. Điều này là do đặc điểm về kinh doanh của công ty chủ yếu là tổ chức sự kiện, cho thuê các trang thiết bị nên cần số lợng lớn lao động am hiểu về kỹ thuật, máy móc (mà chủ yếu đáp ứng yêu cầu này là lao động nam). 2.2. Đánh giá năng lực nhân viên sales công ty Ta sẽ đánh giá từng vị trí một trong phòng dựa vào bảng mô tả công việc Vị trí trưởng phòng sales Bảng mô tả Chức danh: Trưởng phòng sales Người đảm nhiệm: Báo cáo trực tiếp cho: Giám đốc Ngày gia nhập công ty: Phòng ban : Kinh doanh Ngày nắm giữ chức vụ: MỤC TIÊU CÔNG VIỆC : Quản lí, điều hành nhân viên bán hàng. Lập và triển khai kế hoạch bán hàng. Tăng doanh thu bán hàng. TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG VIỆC: (Khái quát về kích cỡ công việc gồm: độ rộng, độ sâu để chỉ ra phạm vi ảnh hưởng của công việc) Các mối quan hệ bên trong: Quan hệ với toàn bộ các phòng ban trong công ty, nhưng chủ yếu là phòng kế toán, phòng thiết kế, phòng PR, phòng ouside, và bộ phận lễ tân Các mối quan hệ bên ngoài: Quan hệ với khách hàng Doanh số chịu ảnh hưởng: Có tầm ảnh hưởng rất lớn tới doanh thu toàn công ty Số lượng nhân viên thuộc quyền: 7 NHIỆM VỤ CHÍNH - Quản lý nhân viên cấp dưới- Theo dõi giám sát tình hình nhân viên -Lập và triển khai kế hoạch bán hàng, đốc thúc các bộ phận thực hiện theo đúng tiến độ đã cam kết TRÁCH NHIỆM Liên đới/Độc lập Liên đới TRÁCH NHIỆM CHÍNH Chiu trách nhiệm về kết quả bán hàng cả phòng Điều hành, quản lí hoạt động bán hàng YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM Trình độ: Tốt ngiệp loại giỏi Đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, Marketting Kinh nghiệm: 3 năm vị trí tương đương, 2 năm nhan vien Trình độ chuyên môn/Kỹ năng: Lập kế hoạch, quản trị nhân sự, đàm phán, thuyết trình Các yêu cầu với các vị trí này Kĩ năng Yêu cầu Kinh nghiệm Thái độ - Làm việc độc lập- Kỹ năng đàm phán- Kỹ năng thuyết trình -Có khả năng lập kế hoạch tốt; kỹ năng làm việc chuyên nghiệp.- Có khả năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán tốt.- Khả năng tìm kiếm và tạo dựng các mối quan hệ trong kinh doanh Tốt nghiệp Đại Học chuyên ngành Marketing, Quản Trị Kinh Doanh- Tiếng Anh giao tiếp tốt.- Có tố chất kinh doanh sáng tạo, tầm nhìn chiến lược về kinh doanh. -Sử dụng tốt vi tính văn phòng (đặc biệt là excel; powerpointnh - Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm ở vị trí tương đương, 2 năm làm nhân viên. -Nam/Nữ, tuổi trên 30. - Có khả năng lãnh đạo -Có khả năng quản lý và điều hành. -Có khả năng phân tích và tổng hợp. -Yêu thích lĩnh vực Sales – Marketing. -Có thể làm việc tốt dưới áp lực cao. -Có ý chí cầu tiến, vượt khó. -Trung thực, năng động, sáng tạo. -Tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Nhận xét vị trí hiên tại -tốt nghiệp loại trung bình Cao đẳng kinh tế chuyên ngành kế toán, không được đào tạo đầy đủ các kĩ năng sales -mới giữ vị trí trưởng phòng được 6 tháng, trước đó có 2 năm làm phó phòng kế toán -không có khả năng thuyết trình trước đám đông -khả năng xây dựng các kênh quan hệ rất tốt, kiếm nhiều hợp đồng cho công ty -có nhiều ý tưởng mới mẻ, sáng tạo -khả năng quản lí nhân viên, điều phối các hoạt động của phòng ở mức trung bình khá -tiếng Anh trung bình, không giao tiếp được với đối tác nước ngoài, vi tính rất tốt -thái độ rất yêu thích công việc, rất chịu khó học hỏi nhữngngười đi trước -khả năng tổng hợp và phân tích tốt -đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ ở mức khá, trên 80% 2.2.2 Vị trí phó phòng sales Bảng mô tả Chức danh: Phó phòng sales Người đảm nhiệm: Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Ngày gia nhập công ty: Phòng ban : Kinh doanh Ngày nắm giữ chức vụ: MỤC TIÊU CÔNG VIỆC : Quản lí, điều hành nhân viên bán hàng. Lập và triển khai kế hoạch bán hàng. Tăng doanh thu bán hàng. TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG VIỆC: (Khái quát về kích cỡ công việc gồm: độ rộng, độ sâu để chỉ ra phạm vi ảnh hưởng của công việc) Các mối quan hệ bên trong: Quan hệ với toàn bộ các phòng ban trong công ty, nhưng chủ yếu là phòng kế toán, phòng thiết kế, phòng PR, phòng ouside, va bộ phận lễ tân Các mối quan hệ bên ngoài: Quan hệ với khách hàng Doanh số chịu ảnh hưởng: quan trọng Số lượng nhân viên thuộc quyền:6 NHIỆM VỤ CHÍNH -Phối hợp với trưởng phòng để xây dựng chiến lược phát triển cho phòng và cách thức triển khai -Quản lý trực tiếp một (hoặc nhiều) nhóm sản phẩm tổ chức dịch vụ TRÁCH NHIỆM Liên đới/Độc lập Liên đới - TRÁCH NHIỆM CHÍNH Kiểm soát định kỳ chất lượng dịch vụ, lên định hướng và kế hoạch phát triển -Lên kế hoạch và phân công công việc cho các nhân sự liên quan. -Xây dựng chiến dịch truyền thông, tư vấn cho các khách hàng lớn. Trực tiếp triển khai chương trình và theo dõi kết quả thực hiện YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM Trình độ: Tốt ngiệp loại khá Đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, Marketting Kinh nghiệm: 2 năm ở vị trí tương đương, 1 năm làm nhân viên Trình độ chuyên môn/Kỹ năng: Các yêu cầu với các vị trí này Kĩ năng Yêu cầu Kinh nghiệm Thái độ -Có khả năng giao tiếp và khả năng quản lý công việc tốt. -Có khả năng hoạch định chiến lược phát triển -Có khả năng quản lý nhiều nhân sự, độc lập xây dựng kế hoạch, triển khai và kiểm soát hiệu quả Tốt nghiệp Đại Học chuyên ngành Marketing, Quản Trị Kinh Doanh- Tiếng Anh giao tiếp tốt.- Có tố chất kinh doanh sáng tạo, tầm nhìn chiến lược về kinh doanh. -Sử dụng tốt vi tính văn phòng (đặc biệt là excel; powerpoin) -Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.1 năm làm nhân viên -Có kinh ngiệm quản lý và điều hành. -Ưu tiên những người có tính cách quyết liệt, nghiêm túc trong công việc -Đam mê gặp gỡ, tiếp xúc với khách hàng -Đầu óc tổ chức và biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống -Nhiệt tình, trách nhiệm và trung thực và kỷ luật. Nhận xét -tốt nghiệp loại khá Đại học Kinh tế quốc dân, được đào tạo đầy đủ các kĩ năng sales - giữ vị trí phó phòng được 2 năm, trước đó có 2 năm làm nhân viên phòng PR -khả năng thuyết trình, đàm phán, thương thảo tốt -khả năng xây dựng các kênh quan hệ bình thường, kiếm hợp đồng cho công ty ở mức khá -khả năng quản lí nhân viên, điều phối các hoạt động của nhân viên dưới quyền rất tốt -tiếng Anh rất tốt, giao tiếp được với đối tác nước ngoài, vi tính rất tốt -thái độ rất yêu thích công việc, rất chịu khó, cẩn thận, kĩ lưỡng -khả năng tổng hợp và phân tích tốt -đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ ở mức tốt, trên 90% 2.2.3 Vị trí trưởng nhóm khách hàng Bảng mô tả Chức danh: Trưởng nhóm Người đảm nhiệm: Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phó phòng Ngày gia nhập công ty: Phòng ban : Kinh doanh Ngày nắm giữ chức vụ: MỤC TIÊU CÔNG VIỆC : . Tăng doanh thu bán hàng. TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG VIỆC: (Khái quát về kích cỡ công việc gồm: độ rộng, độ sâu để chỉ ra phạm vi ảnh hưởng của công việc) Các mối quan hệ bên trong: Quan hệ với toàn bộ các phòng ban trong công ty, nhưng chủ yếu là phòng kế toán, phòng thiết kế, phòng PR, phòng ouside, va bộ phận lễ tân Các mối quan hệ bên ngoài: Quan hệ với khách hàng Doanh số chịu ảnh hưởng: khá quan trọng Số lượng nhân viên thuộc quyền: 3 TRÁCH NHIỆM CHÍNH -Tổ chức đội ngũ bán hàng: tuyển dụng, đào tạo nhân sự -Lập kế hoạch bán hàng: chịu trách nhiệm về doanh số, phân bổ chỉ tiêu cho nhân viên, quyết định phương án triển khai bán hàng -Quản lý sản phẩm: quản lý không gian thời gian tổ chức sự kiện, phát triển sản phẩm phục vụ bán hàng, quyết định giá và chính sách bán hàng -Tư vấn cho khách hàng và hỗ trợ tư vấn cho nhân viên sale trong các kế hoạch quảng bá của khách hàng. TRÁCH NHIỆM Liên đới/Độc lập TRÁCH NHIỆM CHÍNH -Quản lý quan hệ với các khách hàng lớn -Theo dõi, quản lý, đối soát hợp đồng và tiến độ thanh toán -Lên kế hoạch quản lý chi phí sales và các chi phí nội bộ -Các công việc phát sinh khác theo yêu cầu YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM Trình độ:Tốt ngiệp loại khá Đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, Marketting Kinh nghiệm: 1 năm ở vị trí tương đương, 1 năm làm nhân viên Trình độ chuyên môn/Kỹ năng: kĩ năng đàm phán, thuyết trình, thương thảo khách hàng Kĩ năng Yêu cầu Kinh nghiệm Thái độ -Có khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt -Có khả năng quản lý công việc tốt, khả năng làm việc độc lập -Có khả năng nắm bắt thông tin, cơ hội và phân tích thị trường -Tốt nghiệp Đại Học chuyên ngành Marketing, Quản Trị Kinh Doanh- Tiếng Anh giao tiếp tốt -Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. -quyết liệt, nghiêm túc trong công việc -Đam mê gặp gỡ, tiếp xúc với khách hàng Đầu óc tổ chức và biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống -Tinh thần sáng tạo, yêu thích công việc sales Nhận xét -tốt ngiệp Đại học Thương mại bằng khá, được đào tạo bài bản về sales -các kĩ năng tốt -thái độ yêu thích công việc -khả năng phân công công việc trong nhóm chưa cao : nhân viên cấp dưới phản ánhvề tình trạng người lam nhiều, người làm ít. -Mức độ tư vấn cho khách hàng thành công là 60% 2.2.4 Vị trí nhân viên sales Bảng mô tả Chức danh: Nhân viên sales Người đảm nhiệm: Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Ngày gia nhập công ty: Phòng ban: Kinh doanh Ngày nắm giữ chức vụ: MỤC TIÊU CÔNG VIỆC : Thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, chăm sóc khách hàng TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG VIỆC: (Khái quát về kích cỡ công việc gồm: độ rộng, độ sâu để chỉ ra phạm vi ảnh hưởng của công việc) Các mối quan hệ bên trong: toàn bộ công ty Các mối quan hệ bên ngoài: khách hàng Doanh số chịu ảnh hưởng: khá quan trọng Số lượng nhân viên thuộc quyền: 0 NHIỆM VỤ CHÍNH -Tìm kiếm và xây dựng danh sách khách hàng, xác định khách hàng tiềm năng -Lên kế hoạch bán hàng: Hiểu rõ sản phẩm, phối hợp với các nhóm hỗ trợ để tư vấn xây dựng chiến lược quảng bá cho khách hàng -Triển khai các chiến dịch của khách hàng, báo cáo tư vấn kết quả và chăm sóc khách hàng -Phối hợp trong việc theo dõi tiến độ thanh toán và thu hồi công nợ TRÁCH NHIỆM Liên đới - TRÁCH NHIỆM CHÍNH - chịu trách nhiệm về doanh số cá nhân -duy trì và phát triển các mối quan hệ với khách hàng YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM Trình độ:Tốt ngiệp loại khá Đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, Marketting Kinh nghiệm: 1 năm làm nhân viên Trình độ chuyên môn/Kỹ năng: kĩ năng đàm phán, thuyết trình, thương thảo khách hàng Bảng yêu cầu Kĩ năng Yêu cầu Kinh nghiệm Thái độ -Có khả năng lập kế hoạch và thuyết trình cho khách hàng -Có khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt -Có khả năng quản lý công việc tốt, khả năng làm việc độc lập -Có khả năng nắm bắt thông tin, cơ hội và phân tích thị trường -Tốt ngiệp Đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, Marketting -Tiếng Anh giao tiếp -Vi tính văn phòng -1 năm kinh ngiệm -Đầu óc tổ chức và biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống -Đam mê gặp gỡ, tiếp xúc với khách hàng -Tinh thần sáng tạo, yêu thích công việc sales và marketing. -Giao tiếp tốt, tự tin, nhanh nhẹn, chững chạc, tác phong làm việc chuyên nghiệp -Nhiệt tình, trách nhiệm và trung thực và kỷ luật. Nhận xét -thái độ thực sự ưa thích công việc -giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, hoạt bát nhưng chưa có kĩ năng thuyết phục khách hàng (chỉ thuyết phục được 75% số khách hàng tiếp xúc ) -tiếng Anh tốt, vi tính tốt -6 tháng kinh ngiệm làm việc -nắm bắt thông tin nhanh nhậy, có khả năng xây dựng kế hoạch, chưa thật sự có khả năng làm việc độc lập ( 18 % những lần tiếp xúc khách hàng 1 mình thất bại hay thỉnh thoảng vẫn làm sai hợp đồng ) 2.2.5 Vị trí trợ lí sales Bảng mô tả Chức danh: Trợ lí sales Người đảm nhiệm: Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Ngày gia nhập công ty: Phòng ban: Kinh doanh Ngày nắm giữ chức vụ: MỤC TIÊU CÔNG VIỆC : Trợ giúp nhânviên sales bán dịch vụ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG VIỆC: ) Các mối quan hệ bên trong: Phòng kế toán, phòng PR, phòng thiết kế Các mối quan hệ bên ngoài: Khách hàng Doanh số chịu ảnh hưởng: không nhiều lắm Số lượng nhân viên thuộc quyền: 0 NHIỆM VỤ CHÍNH -Theo dõi việc triển khai các sự kiện của khách hàng; tổng hợp và gửi báo cáo kết quả cho khách hàng -Chuẩn bị tài liệu phục vụ cho các đợt tổ chức sự kiện. -Làm việc với các bộ phận liên quan để hỗ trợ trong việc bán hàng -Hỗ trợ trong việc đối soát doanh thu và công nợ của phòng TRÁCH NHIỆM Liên đới/Độc lập - TRÁCH NHIỆM CHÍNH - Thu thập và xử lí tài liệu YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM Trình độ: Tốt nghiệp đại học chuyên ngàng kinh tế Kinh nghiệm: Ra trường Trình độ chuyên môn/Kỹ năng: Sử dụng thành thạo các phần mềm Microsoft Office Bảng yêu cầu Kĩ năng Yêu cầu Kinh nghiệm Thái độ -Lập bảng biểu, hồ sơ báo cáo -Phân tích số liệu,tài liệu -Làm hợp đồng -Tốt ngiệp trung cấp kinh tế -Tiếng Anh giao tiếp được -Vi tính văn phòng -đã từng đi làm -Cẩn thận và có trách nhiệm cao trong công việc -Định hướng nghề nghiệp rõ ràng. -Có ý chí cầu tiến, vượt khó -Nhanh nhẹn Nhận xét -thái độ ưa thích công việc -làm sai 15% văn bản hợp đồng được giao -tiếng Anh tốt,vi tính văn phòng tốt -tài liệu cho khách hàng lam khá tốt, làm sai nhẹ chỉ có 5% .Chương III. Một số đề xuất của cá nhân sinh viên nhằm làm tăng năng lực của nhân viên phòng sales Vị trí trưởng phòng Nhận xét tổng quát Vị trí trưởng phòng hiện tại không được đào tạo chuyên ngành sales, cũng không có nhiều kinh ngiệm quản lí một phòng sales nhưng lại có tố chất của 1 người bán hàng giỏi, đồng thời cũng đã có kinh ngiệm quản lí nhất định (2 năm làm phó phòng kế toán), có kĩ năng quản lí. Để phát huy được hết tiềm năng của vị trí này thì bắt buộc phải đào tạo thêm các kĩ năng mềm vế bán hàng cho vị trí nay : kĩ năng thuýet trình, kĩ năng thiết lập kế hoạch Vị trí trưởng phòng hiện tại rất có tiềm năng nhưng không có nhiều kinh ngiệm nên về mặt quản lí nhân sự cho xuống làm phó phòng để tích luỹ kinh ngiệm thêm (không thể giáng xuống làm nhân viên vì có khả năng đồng thời có mối quan hệ rất tốt với đông đảo khách hàng) Về mặt kiến thức phải được đào tạo thêm về tiếng Anh giao tiếp,phải đảm bảo giao tiếp trong công việc được. Kế hoạch đào tạo lại Vị trí trưởng phòng hiện tại sẽ được công ty tạo điều kiên cho đi học thêm trong 3 tháng. Buổi sáng đi làm, buổi chiều đi học thêm 1 khoá đào tạo về kĩ năng bán hàng của Trung tâm Tầm nhìn mới (New Vision) mức học phí 600$. Mỗi tuần học 3 buổi.Buổi tối đi học thêm 1 lớp tiếng Anh giao tiếp ở trung tâm Anh ngữ Lonđon mức phí 455$. Đồng thời trong khi làm việc tạo cơ hôi giao tiếp nhiều với đối tác nước ngoài. Vị trí phó phòng hiện tại Nhận xét tổng quát Vị trí phó phòng hiên tại có đầy đủ các điều kiện để hoàn thành tốt vị trí trưởng phòng: kĩ năng công việc, khả năng thiêt lập, xây dựng và điều phối kế hoạc công việc, kinh ngiệm, khả năng quản lí nhân viên dưới quyền. Vì thế sẽ có lợi cho công ty khi trao thêm quyền hạn, nhiệm vụ cho người này bằng các thăng chức lên vị trí trưởng phòng. Kếhoạch cho tương lai Thăng chức cho người này lên chức trưởng phòng, tăng lương, tăng chế độ đãi ngộ, điều kiện làm việc.Nâng cao chỉ tiêu hoàn thành công việc. Vị trí trưởng nhóm hiên tại Nhận xét tổng quát Vị trí trưởng nhóm hiện tại đáp ứng được cơ bản các yêu cầu của công việc. Vấn đề tồn tại chỉ tập trung vào 2 yếu tố: khả năng thấu hiểu nhu cầu khách hàng và kĩ năng phân chia công việc cho các nhân viên thuộc quyền sao cho mọi nhân viên đều hài lòng. Để giải quyết vấn đề phân chia công việc, người trưởng nhóm sẽ phải học hỏi thêm kĩ năng này bằng cách được chia sẻ kĩ năng này từ giám đốc công ty. Đích thân giám đốc sẽ hướng dẫn cho trưởng nhóm cach đánh giá tổng khối lượng công việc, năng lực từng ngượi, và thu thập ý kiến cá nhân mọi người trong nhóm để phân chia công việc cho hợp lí.Việc trao đổi này sẽ diển ra trong vòng 3 tuần, mỗi tuần 2 buổi. Con số 60% khách hàng áp dụng sụ tư vấn trông lĩnh vực tổ chức sự kiện không phải là cao. Điều này chứng tỏ là người tư vấn không thấu hiểu hết nhu cầu của khách hàng hoặc không đủ các đáp án cho các yêu cầu của khách hàng. Ngiã là không nắm bắt được nhu cầu của khách hoặc không nắm bắt được hết các dich vụ hoặc không đủ kĩ năng để thuyết phục khách hang hoặc không đủ nhiệt tình thuyết phục khach hang. Điều này bản thân sinh viên chưa đủ dữ liệu để khẳng định nhưng dựa vào quan sát của bản thân, sinh viên mạnh dạn cho rằng nguyên nhân lá do người trưởng nhóm chưa đủ kiên thức về các yếu tố cấu thành nên dịch vụ của công ty vì thế không làm hài lòng được 40% khách hàng còn lại. Điều này có thể khắc phục bằng cách trưởng hoặc phó phòng sales chia sẻ kiến thức được cho trưởng nhóm vào buổi trưa ngày thứ 7 mỗ tuần trong vòng 1 tháng. Vị trí nhân viên sales Nhận xét tổng quát Nhân viên sales cũng đáp ứng khá tốt nhiệm vụ của mình Vấn đề tập trung vào kĩ năng thuýet phục khách hàng và khả năng làm việc độc lập. Về kĩ năng thuyết phục khách hàng thì nhân viên phải tự học qua những người có nhiều kinh ngiệm đi trứoc như phó phòng hiẹn tại, trưởng nhóm sales. Khả năng làm việc độc lập thì thích ứng bằng việc trao đổi kinh ngiệm với đông ngiệp và phải đươch giao công việc độc lập, báo cáo kết quả định kì, thường xuyên lên trưởng phòng. 5. Vị trí trợ lí Nhận xét Do là sinh viên mới ra trưòng và yêu cầu công việc cũng không cao nên năng lực như hiên tại là tạm chấp nhân được. Vấn đề là làm giảm xuống mức độ sai sót xuông càng ít càng tốt.Hợp đồng không được sai sót .Tài liệu phải chuẩn về thông tin và cách thức trình bày. Điếu này là nhiệm vụ của trưởng nhóm.Trưởng nhóm phải co nghĩa vụ kiểm tra, giám sát, nhắc nhở trợ lí. Chương I: Cơ sở lý luận về công tác nâng cao năng lực cho nhân viên tổ chức sự kiện 1 1.1. Các khái niệm về tổ chức sự kiện 1 1.1.1. Khái niệm tổ chức sự kiện 1 1.1.2. Kinh doanh tổ chức sự kiện 1 1.1.2.1. Khái niệm 1 1.1.2.2. Phân loại kinh doanh tổ chức sự kiện 1 1.2. Đặc điểm của kinh doanh tổ chức sự kiện 2 1.2.1. Vai trò của tổ chức sự kiện 2 1.2.2. Lợi ích của tổ chức sự kiện 2 1.3. Các điều kiện phát triển kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện 3 1.3.1 .Hệ thống cơ sở vật chất: 1.3.2. Đội ngũ nhân viên phục vụ 6 1.3.3. Khách hàng: 6 1.3.4. Các nhà cung cấp 7 + Ảo thuật gia, chú hề 7 1.3.5. Nguồn nhân lực của công ty 7 1.4. Những yêu cầu đối với nhân viên tổ chức sự kiện 8 1.5. Phương pháp đánh giá của nhân viên tổ chức sự kiện 10 I. Xây dựng bảng mô tả công việc của nhân viên 10 1. Mục đích của việc xây dựng bảng mô tả công việc 10 Phân tích tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, phân công lao động 11 2. Nội dung của bản mô tả công việc 11 3.Mẫu bảng mô tả công việc 12 Mẫu mô tả công việc (Mẫu 1.4) 12 II. Xác định nhiệm vụ và chức năng của vị trí của mỗi vị trí 13 +Phối hợp trong việc theo dõi tiến độ thanh toán và thu hồi công nợ 15 III.Xác định những yêu cầu hoàn thành công việc của từng vị trí 16 IV. Xây dựng tiêu chí lựa chọn nhân viên 18 V.Đánh giá lại năng lực nhân viên của công ty 19 1. Kiến thức nhân viên hiện tại: 19 2. Kĩ năng nhân viên hiện tại: 19 3. Thái độ nhân viên thực tế: 20 VI. Xác định khoảng cách giữa các tiêu chuẩn công việc và năng lực thật sự của nhân viên: 20 VII. Xây dựng chương trình đào tạo để thu hẹp khoảng cách,nâng cao năng lực nhân viên 20 Chương II: Đánh giá năng lực của nhân viên sales của Công ty TNHH Liên Hiệp Nguyễn Lê 21 2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Liên Hiệp Nguyễn Lê 21 2.1.1. Lịch sử hình thành của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê 21 2.1.2. Quá trình phát triển của công ty: 22 2.1.3. Chức năng của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê : 23 2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê : 24 2.2. Thực trạng hoạt động quản lý nguồn nhan lực của Cụng ty TNHH Lien Hiệp Nguyễn Le 28 2.2.1. Đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: 28 Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH liên hiệp Nguyễn Lê 28 2.2.2. Đặc điểm về lao động của công ty : 30 Bảng phân loại lao động 30 Năm 2008 tỷ lệ lao động nam chiếm 77% tổng số lao động. 31 2.2. Đánh giá năng lực nhân viên sales công ty 32 2.2.1. Vị trí trưởng phòng sales 32 Các yêu cầu với các vị trí này 33 Nhận xét vị trí hiên tại 34 2.2.2 Vị trí phó phòng sales 35 Bảng mô tả 35 Các yêu cầu với các vị trí này 36 Nhận xét 37 2.2.3 Vị trí trưởng nhóm khách hàng 38 Bảng mô tả 38 2.2.4 Vị trí nhân viên sales 40 Bảng mô tả 40 Nhận xét 43 2.2.5 Vị trí trợ lí sales 43 Bảng mô tả 43 Bảng yêu cầu 44 1. Vị trí trưởng phòng 45 2. Vị trí phó phòng hiện tại 46 3. Vị trí trưởng nhóm hiên tại 47 4. Vị trí nhân viên sales 48 5. Vị trí trợ lí 48