Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh và công tác kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục phía Bắc

qui mô sản xuất lớn kế toán Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng thêm chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để phân loại nghiệp vụ giúp thuận lợi cho công tác quản lý ( kiểm tra và đối chiếu số liệu khi cần thiết). Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tại Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm: - Chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ nhật ký chung. - Sổ chi tiết. - Sổ cái. Qui trình ghi sổ kế toán tổng hợp của kế toán Nhà xuất bản Giáo dục được khái quát như sau: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt BCTC Bảng cân đối số phát sinh Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Hàng ngày từ chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký chung, sau đó từ nhật ký chung, sau đó qua quy trình xử lý dữ liệu trên máy tính, số liệu sẽ được vào sổ cái các tài khoản và sổ chi tiết tương ứng. Cuối tháng cộng sổ chi tiết và đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính chính xác, sau đó kế toán sẽ sử dụng số liệu lên bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính. Ngoài ra, kế toán còn vào chứng từ ghi sổ từ đó lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để phục vụ cho bộ máy kế toán quản trị. 5. Báo cáo kế toán tài chính. Báo cáo kế toán tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Nhìn vào báo cáo kế toán của doanh nghiệp ta có thể biết thực trạng tài chính của doanh nghiệp đó. Báo cáo tài chính mà Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng là những báo cáo bắt buộc bao gồm: - Bảng Cân đối kế toán. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc, Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng một số báo cáo sau: Báo cáo nhanh về doanh thu. Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp. Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Báo cáo tình hình sử dụng vật tư. Báo cáo chi tiết giá thành từng cuốn sách (cuối năm). Báo cáo về sách nhập theo các nguồn. Việc tổ chức báo cáo kế toán tài chính ở Nhà xuất bản Giáo dục do kế toán tổng hợp làm theo đúng những qui tắc, phương pháp lập mà Bộ Tài chính ban hành và hướng dẫn. Để đảm bảo việc thu chi tài chính, bảo toàn vốn và sử dụng vốn đúng mục đích, vận dụng đúng chế độ, qui định của Nhà nước trong công tác tài chính kế toán, phòng Kế toán - Tài vụ của Nhà xuất bản Giáo dục với tư cách là một công cụ quản lý đã tổ chức tốt công tác kế toán, chấp hành đầy đủ các chế độ, chính sách tài chính. Hoạt động kế toán ở Nhà xuất bản Giáo dục luôn cố gắng bám sát quá trình kinh doanh đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh. III. Đặc điểm qui trình kế toán của các phần hành kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục. 1. Kế toán tiền mặt: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Phiếu thu: Là chứng từ phản ánh số tiền mặt thu thực tế vào quỹ. Phiếu chi: Là chứng từ phản ánh số tiền mặt thực tế chi ra từ quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng: Là chứng từ phản ánh số tiền ứng trước cho cán bộ công nhân viên để thực hiện nhiệm vụ được doanh nghiệp giao. Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Là chứng từ quyết toán số tiền đã tạm ứng cho cán bộ công nhân viên. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Sổ Nhật ký chung. Sổ cái tài khoản 111. Sổ chi tiết tài khoản 111. Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi tiền mặt. Chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển phiếu chi Có hai trường hợp: Trường hợp thứ nhất: Đối với những nghiệp vụ có số tiền chi lớn, có ảnh hưởng trọng yếu đối với công tác quản lý trong Nhà xuất bản Giáo dục. Vì tính chất quan trọng nên phiếu chi trong trường hợp này phải có sự ký duyệt trước khi xuất tiền. Quy trình luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ này diễn ra như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người nhận tiền Kế toán tiền mặt Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Đề nghị chi 1 Duyệt chi 2 3 Lập phiếu chi 4 Ký phiếu chi 6 5 Xuất tiền 7 Ghi sổ 8 Bảo quản, lưu trữ 9 Trường hợp thứ hai: Đối với những nghiệp vụ chi thường xuyên theo tính chất hoạt động của Nhà xuất bản Giáo dục. Để đảm bảo kịp thời trong những nghiệp vụ chi thường xuyên quy trình luân chuyển chứng từ của những nghiệp vụ này đơn giản hơn, cụ thể quy trình như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người nhận tiền Kế toán tiền mặt Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng, trưởng phòng kế toán Thủ quỹ Đề nghị chi 1 Duyệt chi 2 3 Lập phiếu chi 4 Xuất tiền 5 Ghi sổ 6 Ký phiếu chi 8 7 Bảo quản, lưu trữ 9 Quy trình luân chuyển phiếu thu: Cũng tương tự như quy trình luân chuyển phiếu thu, quy trình luân chuyển phiếu chi cũng có hai trường hợp: Trường hợp thứ nhất: Đối với những nghiệp vụ có số tiền thu lớn, bất thường có ảnh hưởng trọng yếu đối với công tác quản lý trong Nhà xuất bản Giáo dục. Quy trình luân chuyển được diễn ra như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc Thực hiện Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Thủ trưởng, Kế toán trưởng Thủ quỹ Đề nghị nộp 1 Lập phiếu thu 2 Ký phiếu thu 3 Thu nhập quỹ 4 Ghi sổ 5 Bảo quản, lưu trữ 6 Trường hợp thứ hai: áp dụng đối với những nghiệp vụ thu thường xuyên theo tính chất hoạt động của Nhà xuất bản Giáo dục. Khác với qui trình của trường hợp thứ nhất, chứng từ của trường hợp này chỉ cần có sự ký duyệt ở bước cuối cùng, cụ thể qui trình như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Thủ trưởng, Kế toán trưởng, Trưởng phòng kế toán Thủ quỹ Đề nghị nộp 1 Lập phiếu thu 2 Thu nhập quỹ 3 Ghi sổ 4 Ký phiếu thu 5 Bảo quản, lưu trữ 6 Quy trình luân chuyển Giấy thanh toán tạm ứng: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người tiền mặt Thủ trưởng, Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Lập bảng kê thanh toán tạm ứng 1 Ký duyệt bảng kê thanh toán tạm ứng 2 Ký bảng kê thanh toán Lập phiếu thu (phiếu chi) 3 Thu (chi) tiền thừa (thiếu) 4 Ghi sổ 5 Ký phiếu thu (phiếu chi) 6 Bảo quản, lưu trữ 7 d. Quy trình ghi sổ tổng hợp: Hàng ngày từ các chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, giấy thanh toán tạm ứng,…) kế toán tiền mặt vào Nhật ký chung, qua chương trình xử lý dữ liệu ở nhật ký chung dữ liệu được đưa vào sổ cái tiền mặt. Kế toán Nhà xuất bản Giáo dục không sử dụng nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền. Cuối tháng, lên bảng cân đối số phát sinh và lập Báo cáo tài chính. Đồng thời cuối tháng, kế toán tiền mặt phải lập Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ thu và chi tiền mặt, sau đó vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sẽ giúp kế toán phân loại và quản lý chứng từ dễ dàng hơn, đồng thời sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh, và phục vụ kế toán quản trị doanh nghiệp. Sau đây là qui trình ghi sổ của kế toán tiền mặt: Chứng từ gốc về thu, chi tiền mặt Sổ cái TK 111 Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi tiền mặt Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết thu, chi tiền mặt BCTC Bảng cân đối số phát sinh 2. Kế toán tiền gửi ngân hàng: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Giấy báo Nợ: Là chứng từ phản ánh số tiền chi trả qua ngân hàng. Giấy báo Có: Là chứng từ phản ánh số tiền thu được qua ngân hàng. Uỷ nhiệm thu: Là chứng từ phản ánh số tiền mà khách hàng uỷ nhiệm cho ngân hàng thu của Nhà xuất bản Giáo dục. Uỷ nhiệm chi: Là chứng từ phản ánh số tiền mà Nhà xuất bản Giáo dục uỷ nhiệm cho ngân hàng thu của khách hàng. Séc chuyển khoản: Là chứng từ phản ánh số tiền Nhà xuất bản Giáo dục thu về hoặc chi trả thông qua ngân hàng. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Nhật ký chung. Sổ cái tài khoản 112. Chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi ngân hàng. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Bảng cân đối số phát sinh. Sổ chi tiết thu, chi tiền gửi ngân hàng. Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi tiền gửi ngân hàng. c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển của các chứng từ tiền gửi Ngân hàng tương tự quy trình luân chuyển phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Chứng từ gốc về thu, chi TGNH Sổ cái TK 112 Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi TGNH Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết thu, chi TGNH Sổ nhật ký thu, chi TGNH BCTC Bảng cân đối số phát sinh d. Quy trình ghi sổ tổng hợp: Hàng ngày, kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Séc chuyển khoản vào Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Mỗi ngày, kế toán tiền gửi ngân hàng phải đối chiếu với Sổ phụ của ngân hàng về số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng. Định kỳ, kế toán căn cứ vào Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng để vào Bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngân hàng, đối chiếu với Sổ cái TK 112. Cuối tháng, kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi ngân hàng, vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. Lấy đó làm căn cứ để lên Báo cáo tài chính và các Báo cáo quản trị. 3. Kế toán tài sản cố định: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ: Sử dụng trong trường hợp giao nhận TSCĐ tăng do mua ngoài, do nhận vốn góp liên doanh, do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, do nhận lại vốn góp liên doanh….. Thẻ TSCĐ: Sử dụng để theo dõi từng TSCĐ. Biên bản thanh lý TSCĐ: Sử dụng để ghi các nghiệp vụ thanh lý TSCĐ, kể cả nhượng bán. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành: Sử dụng để theo dõi khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành, kể cả sửa chữa nâng cấp. Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Theo dõi giá trị của tài sản được đánh giá lại. Bảng tính và phân bổ khấu hao: Theo dõi việc tính và phân bổ khấu hao. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Sổ cái các TK 211, 213, 214, 009. Sổ chi tiết TSCĐ. Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ. Sổ Nhật ký chung. Bảng cân đối số phát sinh. Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng giảm và khấu hao TSCĐ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Chủ sở hữu Hội đồng giao nhận TSCĐ Kế toán TSCĐ Quyết định tăng (giảm) TSCĐ 1 Lập các chứng từ theo nội dung giao nhận: - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản đánh giá lại TSCĐ 2 - Lập (huỷ) thẻ TSCĐ - Ghi sổ chi tiết TSCĐ - Lập bảng tính và phân bổ khấu hao - Ghi sổ kế toán tổng hợp 3 Bảo quản, lưu trữ 4 d. Hạch toán chi tiết TSCĐ: Hiện nay Nhà xuất bản Giáo dục đang sử dụng 2 loại sổ để theo dõi chi tiết TSCĐ: Mẫu số 1: Sổ tài sản cố định Sổ này được mở từng năm, dùng chung cho toàn Nhà xuất bản Giáo dục. Sổ này theo dõi chung về TSCĐ của toàn Nhà xuất bản Giáo dục về: tăng, giảm nguyên giá và khấu hao. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ và Bảng tính và phân bổ khấu hao. Mẫu số 2: Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng. Sổ này được mở cho từng bộ phận có sử dụng TSCĐ trong Nhà xuất bản Giáo dục. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ và Bảng tính và phân bổ khấu hao. e. Khấu hao TSCĐ: Hiện nay, Nhà xuất bản Giáo dục đang áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Từ ngày 01/01/2004 kế toán TSCĐ đã tính khấu hao TSCĐ theo nguyên tắc cập nhật: TSCĐ tăng từ ngày nào thì tính khấu hao kể từ ngày đó, TSCĐ giảm từ ngày nào thì thôi tính khấu hao từ ngày đó. Còn trước năm 2004, TSCĐ được tính khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng: TSCĐ tăng trong tháng này thì tháng sau mới bắt đầu tính khấu hao, TSCĐ giảm trong tháng này thì tháng sau mới thôi tính khấu hao. Mức khấu hao được tính như sau: Đối với những TSCĐ mới đưa vào sử dụng hoặc thôi sử dụng từ tháng 01 năm 2004, mức khấu hao của tháng đưa vào sử dụng được tính như sau: Mức khấu hao phải trích trong tháng Số ngày sử dụng trong tháng Mức khấu hao tháng 30 = X Đối với những TSCĐ đã đưa vào sử dụng tròn tháng, mức khấu hao được tính như sau: Mức khấu hao phải trích trong năm Nguyên giá tài sản cố định Tỷ lệ khấu hao năm Mức khấu hao phải trích trong tháng 12 Mức khấu hao phải trích trong năm = = X TSCĐ sử dụng cho phúc lợi sự nghiệp thì Nhà xuất bản Giáo dục không tính khấu hao mà chỉ tính hao mòn. Công thức tính khấu hao trong tháng như sau: Mức khấu hao TSCĐ tháng N = Mức khấu hao TSCĐ tháng N-1 + Mức khấu hao TSCĐ tăng trong tháng N - Mức khấu hao TSCĐ giảm trong tháng N f. Quy trình hạch toán tổng hợp: Sơ đồ quy trình ghi sổ tổng hợp kế toán TSCĐ và KHTSCĐ Chứng từ gốc về tăng, giảm và KHTSCĐ Sổ cái TK 111 Bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ Sổ Nhật ký chung Thẻ TSCĐ BCTC Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TSCĐ Căn cứ vào chứng từ gốc về tăng, giảm và khấu hao TSCĐ kế toán vào sổ Nhật ký chung, Thẻ TSCĐ, sau đó số liệu sẽ được chuyển vào Sổ cái TK 211, 213, 214. Cuối tháng, kế toán thực hiện lập Bảng cân đối số phát sinh và Các báo cáo tài chính và quản trị. Ngoài ra, kế toán lập Chứng từ ghi sổ riêng cho nghiệp vụ phát sinh tăng, giảm TSCĐ và khấu hao, từ đó để lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Đồng thời kế toán phải đối chiếu số liệu giữa sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ và giữa Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Bảng cân đối số phát sinh vào cuối mỗi kỳ hạch toán. 4. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Mặc dù tại Nhà xuất bản Giáo dục kế toán nguyên vật liệu và kế toán công cụ dụng cụ do hai người khác nhau thực hiện, tuy nhiên quy trình ghi sổ của hai kế toán này là giống nhau nên em xin trình bày chung hai phần hành này. a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho: Là chứng từ phản ánh lượng hàng thực nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc bán. Biên bản kiểm nghiệm nhập kho: Là chứng từ chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa người cung cấp, người quản lý tài sản, bộ phận cung ứng về số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư. Phiếu xuất kho: Là chứng từ theo dõi số hàng xuất ra khỏi kho. Phiếu xin lĩnh vật tư: Là chứng từ chứng minh số vật tư xuất dùng cho sản xuất. Phiếu nhập kho. Hợp đồng liên doanh: Là chứng từ chứng minh số vật tư xuất để góp vốn liên doanh. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Là chứng từ chứng minh số vật tư xuất để chuyển từ kho này sang kho khác. Biên bản kiểm kê vật tư. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Thẻ kho. Sổ kế toán chi tiết vật tư. Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn. Sổ nhật ký chung. Sổ cái TK 152, 153. Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng, giảm vật tư. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Khi các xưởng in hoặc bộ phận có nhu cầu sẽ lập chứng từ xin xuất vật tư, sau khi chứng từ được duyệt bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho xuất hàng và chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư ngoài nhiệm vụ ghi sổ còn phải kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho được khái quát như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Bộ có nhu cầu Thủ trưởng, Kế toán trưởng Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán vật tư Lập chứng từ xin xuất vật tư 1 Duyệt lệnh xuất 2 Lập phiếu xuất kho 3 Xuất vật tư 4 Ghi sổ 5 Bảo quản, lưu trữ 6 Cũng như quy trình luân chuyển phiếu xuất, quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho qua 7 bước cơ bản. Trong đó kế toán vật tư cũng phải có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ và quy trình luân chuyển của nó. Quy trình luân chuyển cụ thể như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc Thực hiện Người giao hàng Ban kiểm nghiệm Cán bộ cung ứng Phụ trách cung ứng Thủ kho Kế toán vật tư Đề nghị được nhập 1 Lập biên bản kiểm nghiệm 2 Lập phiếu nhập kho 3 Ký phiếu nhập kho 4 Kiểm nhập hàng 5 Ghi sổ 6 Bảo quản, lưu trữ 7 d. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết N-X-T Nhà xuất bản Giáo dục hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, các chứng từ nhập xuất kho sẽ được thủ kho theo dõi về mặt số lượng ở thẻ kho và kế toán vật tư theo dõi cả về số lượng và giá trị trên sổ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, cuối tháng sẽ được tập hợp vào Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn. ở kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt số lượng cho từng lợi nguyên vật liệu (ở mỗi kho mở một thẻ riêng cho từng loại vật tư). Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi thẻ kho. Định kỳ tập hợp chuyển chứng từ cho kế toán vật tư. ở phòng kế toán, định kỳ, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kế toán vật tư tiến hành định khoản trên các chứng từ, và ghi vào sổ chi tiết vật tư (Sổ chi tiết vật tư được kế toán mở tương ứng với thẻ kho). Cuối tháng, kế toán vật tư tính ra giá xuất nguyên vật liệu, rồi áp giá cho vật liệu đã xuất trong kỳ (trong kỳ vật tư xuất chỉ được ghi sổ về mặt số lượng). Đồng thời cuối tháng kế toán cộng sổ, đối chiếu số lượng với thẻ kho sau đó lập Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn. Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn được ghi dựa trên số tổng cộng trên sổ chi tiết vật tư cả mặt số lượng và giá trị. e. Phương pháp tính giá nhập, xuất vật liệu: Hiện nay, Nhà xuất bản Giáo dục hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đối với giá nhập kho vật tư, Nhà xuất bản Giáo dục sử dụng giá thực tế để đánh giá giá trị vật tư: Giá vật tư nhập kho = Giá mua thực tế ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu là hàng nhập khẩu). Đối với giá xuất vật tư, Nhà xuất bản Giáo dục xác định giá vật tư xuất kho theo phương pháp giá bình quân gia quyền, kỳ tính giá xuất là tính theo tháng: Giá đơn vị bình quân gia quyền Giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Giá thực tế vật tư xuất kho Số lượng vật tư xuất kho Giá đơn vị bình quân gia quyền = X f. Quy trình ghi sổ tổng hợp: Căn cứ vào chứng từ gốc về vật tư và công cụ dụng cụ kế toán nhập số liệu vào Nhật ký chung và sổ kế toán chi tiết theo hình thức thẻ song song. Từ đó dữ liệu sẽ được vào Sổ cái TK 152, 153 và Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. Sổ cái tài khoản 152, 153 được chi tiết thành các tiểu khoản theo loại nguyên vật liệu. Cuối kỳ hạch toán hàng tháng Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo tài chính được lập để hạch toán và đối chiếu số liệu với bộ phận kho. Cũng tương tự các phần hành khác kế toán nguyên vật liệu cũng nhập số liệu vào Chứng từ ghi sổ theo nghiệp vụ nhập và xuất nguyên vật liệu, cụ thể theo từng loại nguyên vật liệu, sau đó số liệu được chuyển sang Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để tiện cho việc theo dõi tổng hợp. Chứng từ gốc về nhập, xuất vật tư Sổ cái TK 152, 153 Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất vật tư Sổ Nhật ký chung Hạch toán chi tiết pp thẻ song song Sổ nhật ký mua hàng BCTC Bảng cân đối số phát sinh 5. Kế toán tiền lương và nhân viên: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Chứng từ quản lý cơ cấu lao động: Là các quyết định liên quan đến việc thay đổi cơ cấu như: Quyết định tuyển dụng, sa thải, bổ nhiệm, bãi miễn, thuyên chuyển công tác, khen thưởng, kỷ luật, hưu trí, mất sức…. Chứng từ hạch toán thời gian lao động: Bảng chấm công: theo dõi thời gian làm việc thực tế, thời gian không làm việc (không làm việc nhưng được hưởng lương, được hưởng chế độ và không được hưởng lương), phiếu nghỉ hưởng BHXH. Chứng từ hạch toán kết quả lao động: Là những chứng từ theo dõi kết quả lao động của công nhân viên, gồm: Phiếu báo làm thêm giờ, Hợp đồng giao khoán Chứng từ tiền lương, bao gồm các chứng từ: + Bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội. + Bảng thanh toán tiền thưởng. + Bảng thanh toán BHXH. + Phiếu chi + Chứng từ đền bù thiệt hại, bù trừ nợ. + Bảng nộp thuế thu nhập cá nhân. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết TK 334, 335, 338. Bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương. Sổ nhật ký chung. Chứng từ Sổ cái TK 334, 335, 338. Bảng cân đối số phát sinh. Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ thanh toán lương và các khoản trích theo lương. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Nhà xuất bản Giáo dục có phòng Tổ chức – Lao động – Tiền lương có chức năng nhệm vụ như đã trình bày ở trên, cho nên công việc của kế toán tiền lương được giảm nhẹ hơn. Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương của Nhà xuất bản Giáo dục đầy đủ các bước và cụ thể như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Nơi sử dụng lao động Bộ phận quản lý lao động Bộ phận kế hoạch (Phòng Tổ chức-LĐ-Tiền lương) Kế toán tiền lương Theo dõi thời gian và kết quả lao động Bảng chấm công Chứng từ kết quả lao động 1 Theo dõi cơ cấu lao động, xây dựng hệ thống định mức, đơn giá tiền lương, quyết định thay đổi cơ cấu lao động 2 Lập chứng từ tiền lương, bảo hiểm xã hội 3 Thanh toán, ghi sổ 4 Bảo quản, lưu trữ 5 d. Hạch toán chi tiết tiền lương và nhân viên: Để hạch toán chi tiết, kế toán sử dụng sổ chi tiết mở cho các TK 334, 335, 338. Hàng tháng, kế toán vào Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán lương và các khoản trích theo lương, cung cấp số liệu cho Phòng Tổ chức – Lao động – Tiền lương để lập kế hoach cho kỳ sau. e. Quy trình hạch toán tổng hợp: Từ các chứng từ gốc, hàng ngày kế toán vào sổ Nhật ký chung và vào sổ chi tiết TK 334, 335, 338. Từ các số liệu cơ sở đó chương trình kế toán sẽ sử lý để lên Sổ cái TK334, 335, 338, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính vào cuối kỳ. Ngoài các sổ sách trên kế toán tiền lương Nhà xuất bản Giáo dục còn vào Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ trích trước, tính và thanh toán lương riêng cho từng bộ phận để tiện cho việc quản lý. Sơ đồ ghi sổ tổng hợp của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được khái quát như sau: Chứng từ gốc về lao động, tiền lương BHXH và thanh toán Sổ cái TK 334, 335, 338 Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với CNV Sổ Nhật ký chung BCTC Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 334, 335, 338 6. Kế toán thanh toán với người bán: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Hoá đơn mua hàng: Là căn cứ để xác định số tiền phải trả nhà cung cấp cho mỗi lô hàng mua về. Hợp đồng cung cấp hàg hoá: Là căn cứ để xác định số tiền phải trả nhà cung cấp cho lô hàng đặt mua, hoặc số mà người bán cam kết cung cấp. Phiếu chi: Phản ánh số tiền mua hàng Nhà xuất bản Giáo dục đã trả cho nhà cung cấp bằng tiền mặt. Giấy báo Nợ của ngân hàng: Phản ánh số tiền mua hàng Nhà xuất bản Giáo dục đã trả cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng. Phiếu thanh toán tạm ứng: Phản ánh số tiền mà Nhà xuất bản Giáo dục đã tạm ứng cho cán bộ công nhân viên để mua hàng. Trên chứng từ này có ghi rõ số tiền đã chi để mua hàng. Giấy nhận nợ: Là chứng từ phản ánh số tiền mà Nhà xuất bản Giáo dục phải trả cho nhà cung cấp nhưng được nhà cung cấp cho thanh toán chậm. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán. Sổ nhật ký chung. Sổ cái TK 331. Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. c. Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán: Để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng “Sổ chi tiết thanh toán với người bán”. Với nhà cung cấp có số lượng lớn thì được mở một sổ riêng, với nhà cung cấp không thường xuyên thì mỗi nhà cung cấp được ghi ở một trang riêng. Cơ sở để ghi sổ là Hoá đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng…. Cuối kỳ cộng sổ, lấy số tổng cộng của mỗi nhà cung cấp lập “Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán”. d. Quy trình ghi sổ tổng hợp: Quy trình ghi sổ tổng hợp kế toán công và thanh toán Chứng từ gốc về công nợ và thanh toán Sổ cái TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán Sổ Nhật ký chung BCTC Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết thanh toán với người bán Từ các chứng từ gốc về công nợ và thanh toán kế toán nhập vào Sổ nhật ký chung, từ đó dữ liệu được chuyển vào Sổ cái TK331 đã được chi tiết. Cuối mỗi tháng kế toán cộng sổ và đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết và lên Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính. Định kỳ kế toán phải đối chiếu với bảng tổng hợp do nhà cung cấp gửi đến. Ngoài ra, kế toán thanh toán phải nhập dữ liệu vào Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ ghi nợ và thanh toán. Sau đó số liệu sẽ được đưa vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng để theo dõi tổng hợp và đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh và cung cấp cho ban lãnh đạo khi có yêu cầu. 7. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Nhà xuất bản Giáo dục thực hiện hạch toán chi phí sản xuất sản phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên. Chứng từ về chi phí sản xuất sản phẩm bao gồm: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ Bảng kê, hoá đơn chứng từ vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng ngay. Chứng từ phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài: Hoá đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Thẻ tính giá thành. Sổ nhật ký chung. Bảng cân đối số phát sinh. Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng, giảm chi phí sản xuất. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. c. Hạch toán chi tiết chi phí sản xuất sản phẩm : Cuối mỗi tháng, kế toán kế toán dựa vào số lượng sản phẩm hoàn thành nhập kho và số nguyên vật liệu đã xuất cho nhà in mà tính ra chi phí nguyên vật liệu và trên cơ sở các chứng từ gốc để vào Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Sau đó, kế toán lấy số lệu từ Sổ chi phí sản xuất kinh doanh để lập Bảng tổng hợp chi tiết chi phí sản xuất sản phẩm. d. Quy trình ghi sổ tổng hợp: Quy trình sản xuất của Nhà xuất bản Giáo dục có thể chia thành hai giai đoạn: Giai đoạn chế bản: Đây là giai đoạn quan trọng nhất và được thực hiện hoàn toàn tại Nhà xuất bản Giáo dục. Các chi phí: Thẩm định, chi phí photocoppy, chế bản – Fim, Nhuận bút, can vẽ, công in, tiền lương của giai đoạn này đều được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp. Giai đoạn sản xuất in: Nhà xuất bản Giáo dục không thực hiện in mà sau khi chế bản sẽ thuê in gia công tại các xưởng in trực thuộc hoặc đấu thầu in tại các nhà in khác trên toàn quốc. Đối với in thầu thì số lượng, các tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng cũng do Nhà xuất bản Giáo dục quy định. Đối với sách thuê in gia công tại các xưởng in, Nhà xuất bản Giáo dục sẽ xuất nguyên vật liệu cho xưởng in bao gồm: Giấy ruột, giấy bìa và chi phí nguyên vật liệu phụ. Cuối tháng, dựa vào số lượng hoàn thành kế toán tính ra số nguyên vật liệu sử dụng nhập vào Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Với đặc diểm hạch toán như trên trong tính giá thành không có chi chí sản xuất chung, cuối kỳ không có sản phẩm dở dang mà toàn bộ chi phí của sản phẩm dở dang được để ở số dư của một tài khoản tạm thời là TK142. Quy trình ghi sổ tổng hợp có thể khái quát như sau: Chứng từ gốc về chi phí và các bảng phân bổ Sổ cái TK 621, 622, 154 Bảng tổng hợp chi tiết chi phí sản xuất và tính giá thành Sổ Nhật ký chung BCTC Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi phí sản xuất kinh doanh 8. Kế toán thành phẩm: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký chung. Sổ cái TK 155, 157, 159. Bảng cân đối số phát sinh. Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ nhập, xuất thành phẩm. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Tương tự quy trình luân chuyển vật tư, có thể khái quát qua sơ đồ sau: Thành phẩm KCS Thủ kho Sổ kho, thẻ kho Hóa đơn kiêm phiếu XK Quầy giới thiệu SP Các Công ti sách Phòng kế hoạch Hóa đơn bán hàng Phòng KT - TV Tổ vi tính kho Khách hàng lẻ d. Hạch toán chi tiết thành phẩm: Công tác quản lý và hạch toán thành phẩm ở Nhà xuất bản Giáo dục được thực hiện một cách chặt chẽ cả về số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại thành phẩm. Cuối tháng thành phẩm nhập kho mới xác định được giá thành thực tế sách nhập kho. Kế toán nhập thành phẩm trên thực tế của Nhà xuất bản Giáo dục mới chỉ theo dõi được số lượng sách thực tế nhập kho và giá bìa chứ chưa xác định được giá trị thực tế sách nhập kho ngay ở thời điểm nhập. Kế toán chi tiết thành phẩm được áp dụng theo phương pháp thẻ song song. Tại kho:Việc ghi chép chi tiết được thực hiện trên thẻ kho và sổ kho. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và số kho theo số lượng. Sổ kho và thẻ kho được mở thường xuyên để theo dõi hàng nhập - xuất - tồn kho. Cách lập thẻ kho: Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho thành phẩm, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và tiến hành theo nội dung chứng từ. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng trên thẻ kho và tính số lượng thành phẩm tồn kho, đồng thời tiến hành kiển kê thành phẩm tồn kho thực tế, đối chiếu với số liệu kế toán, nếu khớp số lượng là đúng. Số kho cũng dựa trên chứng từ nhập xuất kho nhưng là sổ tổng hợp của chứng từ về nhập xuất kho thành phẩm. Tồn đầu tháng: căn cứ vào số tồn của sổ kho tháng trước Tồn cuối tháng = Tồn đầu tháng + Nhập trong tháng - Xuất trong tháng Cuối tháng, Phòng Kho vận lập báo cáo nhập trong thánglên phòng Kế toán tài vụ để đối chiếu số liệu. Tại phòng Kế toán - Tài vụ: Để hạch toán chi tiết thành phẩm, kế toán nhập thành phẩm dựa trên Giấy giao hàng thẩm kế lại Phiếu nhập kho. Kế toán lấy phiếu nhập kho làm căn cứ, vào bảng kê nhập sách theo từng nguồn nhập. Các nguồn nhập sách của Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm: Sách gia công Nhập in trọn gói Nhập in ( ĐT quốc tế) Nhập in từ chi nhánh Miền Nam Nhập in từ chi nhánh Miền Trung Nhập in sách hợp tác quốc tế Nhập in ( ĐT trong nước) d. Kế toán tổng hợp Ngoài việc theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm còn đòi hỏi kế toán phải phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” TK 155 “Thành phẩm” TK 632 “Giá vốn hàng bán” Kế toán tổng hợp nhập xuất kho thành phẩm: Do số sách nhập kho chưa xác định được giá thành thực tế nhập kho ngay cho nên kế toán thành phẩm chỉ xác định được số sách nhập kho thực tế, còn giá trị thực tế sách nhập kho cuối tháng mới xác định được. Cuối tháng, căn cứ vào báo cáo do bộ phận kế toán tập hợp chi phí chuyển sang để tính trị giá vốn thực tế của thành phẩm nhập kho trong kỳ. Việc ghi chép giá vốn được thực hiện vào cuối tháng theo như phương pháp bình quân gia quyền. e. Quy trình ghi sổ tổng hợp: Quy trình ghi sổ tổng hợp của kế toán thành phẩm tương tự như kế toán nguyên vật liệu, có thể khái quát qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc về nhập xuất thành phẩm, hàng hoá Sổ cái TK 155, 157 Bảng tổng hợp chi tiết thành phẩm Sổ Nhật ký chung BCTC Bảng cân đối số phát sinh Hạch toán chi tiết theo pp thẻ song song 9. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả: a. Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm Thành phẩm chủ yếu của Nhà xuất bản Giáo dục là sách giáo khoa, thị trường tiêu thụ bao gồm khắp các tỉnh trong cả nước. Việc tiêu thu thành phẩm chủ yếu thông qua các hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa Nhà xuất bản với các Công ty sách TBTH. Để khuyến khích việc tiêu thụ sách, tạo thu nhập cho các Công ty sách TBTH, Nhà xuất bản có sử dụng chiết khấu phát hành cho các tỉnh từ thành phố đến miền núi với tỷ lệ từ 20% đến 34%. Như vậy giá buôn sẽ là giá bìa trừ chiết khấu phát hành. Để đáp ứng 1 cách tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng, Nhà xuất bản Giáo dục tôt chức tiêu thụ theo các phương thức sau: - Bán hàng theo phương thức chuyển hàng theo hợp đồng chưa thanh toán tiền ngay (dưới 30 ngày), Nhà xuất bản Giáo dục sẽ chuyển cho CTS - TBTH số sách mà các công ty cần sau khi đã in xong và nhập kho, khi sách đã rời kho thì đã xác định doanh thu. - Bán hàng theo phương thức trả chậm cũng theo hợp đồng nhưng là các bộ phận nhỏ được thanh toán sau 15 ngày. Sách chuyển cho khách hàng sau 15 ngày thì được xác định doanh thu, khách hàng phải nộp tiền tại phòng Kế toán - Tài vụ. - Nhập và bán hàng với các chi nhánh Nhà xuất bản Giáo dục theo giá bìa trừ chiết khấu được hạch toán vào TK 136 (chi tiết) và doanh thu TK 511. - Bán lẻ sách tại các cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Sách được xuất cho cửa hàng từ đó bán lẻ cho khách hàng. Cuối ngày, nhân viên bán hàng lên phòng Kế toán nộp tiền bán hàng và hoá đơn bán hàng. b. Hệ thống chứng từ sử dụng: Hoá đơn bán hàng: Là chứng từ chứng minh sản phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục đã được tiêu thụ. Là căn cứ để tính doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộp, số phải thu của khách hàng và giá vốn của lô hàng. Phiếu xuất kho: Là chứng từ chứng minh hàng hoá đã xuất khỏi kho của nbx để giao cho khách hàng. Hoá đơn hàng bán bị trả lại: Là chứng từ do khách hàng lập, giao cho Nhà xuất bản Giáo dục chứng minh số hàng khách hàng đã mua và trả lại. Đây là căn cứ để doanh nghiệp ghi giảm doanh thu, giảm thuế GTGT phải nộp, giảm giá vốn hàng bán, giảm số phải thu của khách hàng hoặc ghi tăng số phải trả lại cho khách hàng. Phiếu báo hỏng, báo mất sản phẩm: Là căn cứ để kế toán xác định số hàng hoá bị hỏng, bị mất. Căn cứ quyết định của người có trách nhiệm để kế toán có thể ghi sổ. c. Hệ thống sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 911. Sổ chi tiết các TK 641, 642. Sổ chi tiết giá vốn. Sổ nhật ký chung. Bảng cân đối số phát sinh. Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng, giảm doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, quản lý và xác định kết quả Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ d. Quy trình luân chuyển chứng từ: Trách nhiệm luân chuyển Công việc Thực hiện Khách hàng Phòng phát hành SGK Kế toán tiêu thụ Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Đề nghị mua hàng 1 Lập hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho 2 Lập phiếu thu 3 Thu tiền 4 Ghi sổ 5 6 Xuất kho 7 Bảo quản, lưu trữ 8 d. Hạch toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm: Nhà xuất bản Giáo dục sử dụng 2 loại sổ để hạch toán chi tiết: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán: Nhà xuất bản Giáo dục mở sổ này chi tiết cho từng loại sản phẩm tiêu thụ. Kế toán tiêu thụ căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, các chứng từ xử lý hàng kém phẩm chất, hàng mất, hàng bán bị trả lại…. để ghi sổ. Sổ chi tiết bán hàng: Nhà xuất bản Giáo dục mở sổ này chi tiết cho từng loại sách tiêu thụ. Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng để ghi sổ. Ngoài ra, cuối kỳ sổ này còn dùng để xác định lãi gộp của thành phẩm tiêu thụ. e. Quy trình ghi sổ tổng hợp tiêu thụ thành phẩm: Chứng từ gốc về bán hàng và thanh toán Sổ cái TK 632, 511, 512, 521, 531, 641, 642, 911 Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu, giá vốn Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết bán hàng, giá vốn và chi phí BCTC Bảng cân đối số phát sinh Từ các chứng từ gốc kế toán nhập số liệu vào Nhật ký chung, số liệu từ nhật ký chung sẽ được vào sổ cái các TK 632, 511, 512, 521, 531,641, 642, 911. Cuối kỳ kế toán cộng sổ và đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết và lên Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính. Kế toán lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ tiêu thụ, hàng bán trả lại riêng đối với từng loại sách, báo. 10. Kế toán thanh toán với người mua: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Hoá đơn bán hàng: Là chứng từ để xác định số tiền phải thu ở khách hàng. Phiếu thu: Là chứng từ phản ánh số thực thu về quỹ tiền mặt. Giấy báo Nợ của ngân hàng: Là chứng từ phản ánh số tiền thực thu qua ngân hàng. Giấy nhận nợ của khách hàng: Là chứng từ phản ánh số phải thu của khách hàng nhưng cho khách hàng nợ. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết thanh toán với người mua. Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua. Sổ nhật ký chung. Sổ cái TK 131 ( chi tiết chi từng khách hàng), TK139. Bảng cân đối số phát sinh. Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ phải thu khách hàng tăng, giảm. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. c. Hạch toán chi tiết thanh toán với người mua: Quá trình hạch toán chi tiết bán hàng và thanh toán với khách hàng tương tự hạch toán chi tiết thanh toán với người bán. d. Quy trình ghi sổ tổng hợp: Cũng như chu trình thanh toán với người bán, TK 131 cũng được chi tiết theo từng Công ty sách và thiết bị trường học, từng cửa hàng và từng khách lẻ để thuận loiự trong việc quản lý. Kế toán thanh toán cũng phải lập Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng và giảm nợ và vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cụ thể quy trình đó như sau: Chứng từ gốc về bán hàng và thanh toán Sổ cái TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua Sổ Nhật ký chung BCTC Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết thanh toán với người mua 11. Kế toán thanh toán với Ngân sách Nhà nước: Hiện nay các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước của Công ty điện cơ Thống Nhất bao gồm: Thuế GTGT của hàng bán nội địa. Thuế GTGT của hàng nhập khẩu. Thu trên vốn. Thuế nhà đất. Thuế nhập khẩu. Tiền thuê đất. Thuế thu nhập doanh nghiệp. Các khoản phải nộp khác. Nhà xuất bản Giáo dục là một doanh nghiệp Nhà nước và chủ yếu sản xuất mặt hàng được Nhà nước trợ giá, những mặt hàng đó sẽ không phải chịu thuế GTGT đầu ra. Tuy vậy hàng năm doanh nghiệp vẫn tạo ra được một khoản lợi nhuận lớn và thực hiện đầy đủ nghĩa đối với Nhà nước. Năm 2003, Nhà xuất bản Giáo dục đã nộp hơn 16 tỉ đồng tiền thuế. Thuế đóng góp tỷ trọng lớn nhất trong tổng số thuế phải nộp hàng năm là thuế thu nhập doanh nghiệp (chiếm khoảng 60%). Tuy nhiên, khoản thuế hiện nay doanh nghiệp phải theo dõi nhiều nhất là thuế GTGT của hàng bán nội địa. ở đây em xin trình bày kế toán thuế GTGT ở công ty: Hàng tháng, doanh nghiệp tính ra số thuế GTGT đầu ra phải nộp, và số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Từ đó tính ra số thuế GTGT phải nộp: Số thuế GTGT phải nộp Số thuế GTGT đầu ra Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ = – Số thuế GTGT phải nộp Doanh thu chịu thuế GTGT Thuế suất thuế GTGT = X Số thuế GTGT đầu vào được xác định bằng tổng số thuế GTGT ghi trên các hoá đơn mua hàng. Hàng tháng doanh nghiệp tạm nộp thuế GTGT. Kết thúc kỳ kế toán, doanh nghiệp tiến hành quyết toán thuế GTGT, tính ra số nộp thừa (thiếu). Nếu doanh nghiệp nộp thiếu thì phải nộp bổ xung số thiếu. Nếu doanh nghiệp nộp thừa thì số nộp thừa sẽ được trừ khỏi số thuế phải nộp vào Quý sau. Nếu số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của doanh nghiệp lớn hơn số thuế đầu ra mà khấu trừ 3 tháng liên tiếp không hết thì doanh nghiệp có thể làm hồ sơ xin hoàn thuế GTGT. Công việc của kế toán thuế: Từ hoá đơn mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ đầu vào, kế toán ghi vào “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào”. Hoá đơn bán ra được theo dõi trên “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra”. Cuối tháng, từ 2 bảng kê trên kế toán thuế lập “Tờ khai thuế GTGT” làm cơ sở cho cơ quan thuế ra thông báo nộp thuế cho đơn vị. Phần III. Đánh giá khái quát về tổ chức hạch toán kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục 1. Một số nhận xét về tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục. a. Về tổ chức bộ máy tổ chức của Nhà xuất bản Giáo dục phía Bắc. Sau 17 năm đổi mới từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, tiềm lực kinh tế và tài chính của đất nước đã được tăng cường chính trị, xã hội ổn định. Nhờ đổi mới đất nước ta đã thoát khỏi khủng hoảng kinh tế, cải thiện đáng kể đời sống vật chất và văn hoá của nhân dân và giữ vững định hướng xã hội chủ nghĩa. Nhà xuất bản Giáo dục là doanh nghiệp Nhà nước lấy phục vụ chính trị phục vụ sự nghiệp giáo dục - đào tạo làm mục đích kinh doanh là phương tiện là chủ thị trường SGK. Nhà xuất bản Giáo dục luôn thường xuyên vượt các chỉ tiêu kế hoạch nhiệm vụ được giao hàng năm. Trong năm 2003 đã xuất bản hơn 2500 đầu sách với số lượng in trên 130 triệu bản, doanh thu trên 300 tỷ đồng. Ngoài ra, Nhà xuất bản Giáo dục không những tạo việc làm đầy đủ cho gần 1200 cán bộ công nhân viên mà còn đảm bảo mức thu nhập bình quân trên 1,5triệu đồng/người/tháng (số liệu năm 2003). Những thành quả đó là nhờ sự đóng góp và nỗ lực phấn đấu không mệt mỏi, tinh thần đoàn kết nhất trí của tập thể cán bộ công nhân viên và ban lãnh đạo Nhà xuất bản Giáo dục. Nhà xuất bản Giáo dục luôn nắm bắt nhanh các văn bản pháp luật của Nhà nước và Bộ Giáo dục và Đào tạo như mở các lớp học tập trung cho cán bộ công nhân viên chuyên môn có liên quan. Ban lãnh đạo Nhà xuất bản Giáo dục luôn có sự chỉ đạo và kiểm tra sát sao đối với các phòng ban, bộ phận của Nhà xuất bản Giáo dục. Có sự phân công phân nhiệm giữa các cấp lãnh đạo và có sự chuyên môn hoá cao tăng hiệu quả công việc. Kịp thời khen thưởng, kỷ luật đối với các cán bộ công nhân viên, có chế độ làm việc hợp lý tạo điều kiện cho những cán bộ công nhân viên có điều kiện khó khăn về kinh tế và thời gian. b. Về công tác kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục. Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của Nhà xuất bản Giáo dục, công tác kế toán nói riêng cũng không ngừng trưởng thành về mọi mặt. Ngoài hệ thống sổ sách, tài khoản được vi tính hoá hiện đại, dễ cập nhật - xử lý - cung cấp thông tin kế toán - tài chính một cách nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo việc thu chi tài chính, bảo toàn vốn và sử dụng vốn đúng mục đích, vận sdụng đúng chế độ, quy định của Nhà nước trong công tác tài chính kế toán, bộ phận kế toán còn luôn đổi mới để phù hợp hơn nữa với loại hình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục, đồng thời phù hợp yêu cầu hội nhập kế toán nói chung, nhất là trong điều kiện kế toán Việt Nam đang tiếp cần và hình thành những nguyên tắc kế toán hiện đại của nền kinh tế thị trường nhằm tạo dựng khuôn khổ cho kế toán Việt Nam trong môi trường chung của thông lệ Quốc tế. Bộ máy kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục được tổ chức tương đối hoàn chỉnh và khoa học với đội ngũ cán bộ nhiệt tình, năng động, có lòng say mê nghề nghiệp và trình độ chuyên môn vững vàng. Đó là điều kiện quyết định trong việc hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở Nhà xuất bản Giáo dục và sẵn sàng có những thích ứng tích cực trong quá trình cải cách, phát triển kế toán Việt Nam. Để hoàn thành tốt công việc còn do các cán bộ phòng kế toán có một điều kiện làm việc tốt với đầy đủ trang thiết bị hiện đại và có sự phân công công việc kịp thời và đúng trách nhiệm của người quản lý phòng kế toán. Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng hình thức ghi sổ tổng hợp “Nhật ký chung” đồng thời sử dụng Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để đáp ứng được yêu cầu quản lý của một doanh nghiệp có quy mô lớn. Tuy nhiên, với khối lượng công việc lớn như vậy phòng lại có đặc điểm đa số cán bộ kế toán là nữ ít có điều kiện làm vệc ngoài giờ và có nhiều thời gian nghỉ do đặc trưng của giới hơn nên không tránh khỏi những khó khăn khi có cán bộ kế toán nghỉ lâu dài do trình độ chuyên môn hoá tại Nhà xuất bản Giáo dục cao. Để giải quyết khó khăn này cần có những biện pháp như tăng thêm nhân lực, có sự tìm hiểu công việc giữa các cán bộ thuộc phần hành khác nhau. 2. Đánh giá chung về xu hướng phát triển trong những năm tới của Nhà xuất bản Giáo dục. Mặc dù Nhà xuất bản Giáo dục có mô hình hoạt động như một Tổng công ty nhưng trong những năm tới khi Nhà xuất bản Giáo dục chuyển sang mô hình hoạt động Công ty mẹ – công ty con sẽ gặp nhều khó khăn. Đây là một mô hình mới ở nước ta đang trong quá trình thử nghiệm. Là một trong những công ty mẹ, kế toán Nhà xuất bản Giáo dục phía Bắc sẽ có một số thay đổi trong công tác hạch toán chủ yếu ở mảng hạch toán nội bộ. Ngày 30/12/2003 Bộ Tài chính đã ban hành 6 chuẩn mực kế toán mới trong đó có chuẩn mực số 25 – Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con, trong đó có điều chỉnh đối với các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty con. Đây là cơ sở cho hoạt động sản xuất của Nhà xuất bản Giáo dục, để hoạt động tốt theo mô hình này cần phải chú trọng công tác kế toán quản trị doanh nghiệp. Công tác kế toán quản trị vững có thể giúp ban lãnh đạo có cơ sở vững chắc để đưa ra những quyết định có hiệu quả cao. Khi hoạt động ở mô hình này các công ty mẹ cần phải tăng cường công tác quản lý, những kế toán tổng hợp phải đảm nhận thêm vai trò của một kế toán quản trị giúp kế toán trưởng và ban lãnh đạo những thông tin tài chính kế toán kịp thời và chính xác. Do có đặc trưng là doanh nghiệp sản xuất có tính độc quyền sản xuất mặt hàng được nhà nước trợ giá, đặc điểm này đã giúp Nhà xuất bản Giáo dục có hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định giúp doanh nghiệp có thể yên tâm sản xuất kinh doanh để nâng cao chất lượng của sản phẩm đặc biệt này. Tuy nhiên, cũng như các ngành độc quyền khác đặc điểm này làm cho doanh nghiệp thụ động hơn trong việc sản xuất kinh doanh, thiếu tính cạnh tranh lành mạnh. Trong xu hướng chung xoá bỏ độc quyền Nhà xuất bản Giáo dục cần có những bước chủ động để giúp doanh nghiệp mình đứng vững trong thị trường như: hạ giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất, tăng cường khả năng tiêu thụ chủ động trong thị trường tiêu thụ. Sau đây em xin đưa ra một số thuận lợi cũng như khó khăn cần khắc phục khi Nhà xuất bản Giáo dục không còn độc quyền sản xuất: Thuận lợi: Nhà xuất bản Giáo dục có bề dày kinh nghiệm trong việc biên tập và sản xuất sách giáo khoa, sách tham khảo, tạp chí chuyên ngành. Nhà xuất bản Giáo dục có tổ chức bộ máy lớn mạnh, có tiềm lực mạnh về tài chính, chuyên môn, thị trường mà khó có nhà in hay nhà xuất bản nào có thể so sánh được, nhất là khi Nhà xuất bản Giáo dục chuyển sang mô hình hoạt động Công ty mẹ – Công ty con. Nhà xuất bản Giáo dục có thị trường rộng khắp và có độ tin cậy cao của khách hàng trên cả nước. Khó khăn: Trong khâu sản xuất Nhà xuất bản Giáo dục còn chưa chú trọng đến các biện pháp hạ giá thành nâng cao hiệu quả sản xuất. Do được Nhà nước bù lỗ nên công tác hạch toán chi phí và tính giá thành chưa được quan tâm đúng mức. Để có thể cạnh tranh được trong kinh tế thị trường việc hạ giá thành sản xuất là một yếu tố quan trọng hàng đầu. Bên cạnh đó Nhà xuất bản Giáo dục cần phải mở rộng sản xuất các loại hình sách báo văn hoá phẩm khác để có thể đứng vững trên thị trường cũng như tận dụng được năng lực sản xuất của mình. Trong khâu tiêu thụ, chủ yếu tiêu thụ qua các công ty sách và thiết bị trường học nên việc tiêu thụ còn rất thụ động. Trong thời gian tới khi xoá độc quyền Nhà xuất bản Giáo dục cần có những chính sách tiêu thụ chủ động như: các chính sách với khách hàng, với đại lý tiêu thụ; Nhà xuất bản Giáo dục cần mở rộng thị trường tiêu thụ bằng cách mở thêm các đại lý tiêu thụ. Bên cạnh đó cần phải nâng cao chất lượng cũng như mẫu mã cho phù hợp. Biện pháp: Kế toán chi phí và tính giá thành, kế toán nên sử dụng thêm TK 627 “Chi phí sản xuất chung” để tập hợp các chi phí chung thay vì đưa hết vào TK 622 ở giai đoạn chế bản và TK621 ở giai đoạn sản xuất in. Khi đó việc tính giá thành sản xuất sẽ chính xác và kịp thời hơn. Trong khâu tiêu thụ, Nhà xuất bản Giáo dục nên áp dụng nhưng chính sách chiết khấu tích cực (có thể tăng trên 1%) để thu hồi vốn nhanh, hiện nay tình hình thanh toán với khách hàng của doanh nghiệp còn chưa tốt dẫn đến việc bị chiếm dụng vốn lớn. Kết luận Nhà xuất bản Giáo dục là một doanh nghiệp sản xuất trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo có qui mô sản xuất rộng lớn, vì vậy việc tìm hiểu về sản xuất kinh doanh và công tác kế toán gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, với sự giúp đỡ và chỉ dẫn của các cán bộ công nhân viên Nhà xuất bản Giáo dục nói chung, các cán bộ phòng kế toán tài vụ nói riêng em đã có được những hiểu biết ban đầu về hoạt động sản xuất kinh doanh và những kiến thức sơ đẳng về công tác kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục phía Bắc. Sau giai đoạn thực tập đầu này em đã được tìm hiểu chung về công tác kế toán từ qui trình chung cho đến những qui trình sổ sách riêng của từng phần hành kế toán một. Được sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Minh Phương em đã hoàn thành Báo cáo thực tập tổng hợp này. Là một doanh nghiệp sản xuất có doanh thu hàng năm lớn, sản xuất mặt hàng đặc biệt chủ yếu là Sách giáo khoa, Sách tham khảo, các tạp chí chuyên ngành phục vụ cho ngành giáo dục nước nhà. Vì mục tiêu giáo dục nên mặt hàng SGK là mặt hàng được Nhà nước trợ giá, nên mặc dù doanh thu lớn nhưng lợi nhuận thu được không cao. Qua giai đoạn đầu thực tập với những kiến thức đã được đào tạo em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục. Em xin chân thành cảm ơn! Mục lục Lời nói đầu 1 Phần I: Tìm hiểu chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục 2 I. Khái quát chung về Nhà xuất bản Giáo dục 2 1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Giáo dục 2 2. Chức năng và nhiệm vụ của Nhà xuất bản Giáo dục 4 3. Kết quả sản xuất kinh doanh qua một số năm 5 II. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động tổ chức kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục 10 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục 10 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục 16 3. Quy trình công nghệ sản xuất tại Nhà xuất bản Giáo dục 18 Phần II: Đặc điểm tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục 21 I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục 21 II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục 25 1. Những thông tin chung về công tác kế toán 25 2. Hệ thống chứng từ kế toán 26 3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 27 4. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 27 5. Hệ thống báo cáo kế toán tài chính 28 III. Đặc điểm quy trình kế toán của các phần hành kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục 30 1. Kế toán tiền mặt 30 2. Kế toán tiền gửi Ngân hàng 33 3. Kế toán tài sản cố định 35 4. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 38 5. Kế toán tiền lương và nhân viên 43 6. Kế toán thanh toán với người bán 45 7. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 47 8. Kế toán thành phẩm 49 9. Kế toán tiêu thụ thành phẩm xác định kết quả 52 10. Kế toán thanh toán với người mua 55 11. Kế toán với Ngân sách Nhà nước 56 Phần III: Đánh giá khái quát về tổ chức hạch toán kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục 58 1. Một số nhận xét về tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục 58 2. Đánh giá chung về xu hướng phát triển trong những năm tới của Nhà xuất bản Giáo dục 60 Kết luận 62 Nhận xét của đơn vị thực tập Đánh giá của Giáo viên hướng dẫn