Tìm hiểu về kế toán nguyên vật liệu trong công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

0 Cộng 15000 11.2540.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ):Mười một triệu hai trăm năm mươi đồng chẵn Ngày 14 tháng 12 năm 2002 Đã KS và nhận đủ Thủ kho Người giao Kế toán Thủ trưởng đơn vị * Trường hợp hàng về trước hoá đơn: Khi vật liệu về kho, bộ phận vật tư báo cho chủ kho và kế toán vật tư thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số lượng thực tế nhập để ghi số lượng thực tế và phiếu nhập. Kế toán giao cả 3 liên cho thủ kho, người giao vật tư ký nhập. Sau khi ký nhận đầy đủ, thủ kho giữ lại 1 liên, còn 2 liên giao cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư chờ khi hoá đơn về (hoá đơn báo giờ về trong tháng), lấy giá trên hoá đơn để ghi vào cột "Giá đơn vị" nhân với số lượng nhập để ghi vào cột "Thành tiền" tên phiếu nhập, sau đó giao cho kế toán thanh toán, còn 1 liên vào sổ chi tiết mẫu phiếu nhập trong trường hợp này giống phiếu nhập trong trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. b) Đối với vật tư nhập lại kho từ phân xưởng do cần đổi lại loại vật tư. Khi vật tư xuất ra không đáp ứng được nhu cầu sản xuất một hợp đồng nào đó, quản đốc phân xưởng báo cho phòng kế hoạch vật tư để đổi lại chủng loại vật tư cho phù hợp với nhu cầu sản xuất đó. Phòng kế hoạch vật tư báo cho thủ kho và kế toán vật tư thực hiện nhập số vật liệu đó. Sau đó kế toán vật tư viết phiếu nhập kho thành 2 liên, khi đã ký nhận đầy đủ giao 1 liên cho thủ kho, 1 liên để vào sổ chi tiết. c) Đối với phế liệu thu hồi. ở Công ty không thể thực hiện các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, một số công nhân được cử từ phân xưởng thành phẩm thu gom lại cho vào kho phế liệu thu hồi, không qua một hình thức kiểm tra, cân đếm nào. Như vậy có nghĩa là ở Công ty không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. 2.1.2. Thủ tục xuất vật liệu. a) Thủ tục xuất vật liệu vào sản xuất. Căn cứ vào các hợp đồng mà khách hàng đã đặt, phòng Kinh doanh chuyển các hợp đồng đến cho phòng Kế hoạch vật tư. Căn cứ vào các hợp đồng đó phòng Kế hoạch vật tư tính toán lượng vật tư cần thiết để sản xuất cho các hợp đồng đó để giao kế hoạch sản xuất cho bộ phận sản xuất thực hiện sản xuất. Và các bộ phận sản xuất nhận kế hoạch được giao đồng thời quản đốc phân xưởng làm phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất (xem biểu số 6) và chuyển lên phòng Kế hoạch vật tư. Phòng Kế hoạch vật tư xác định số phải cấp cho các bộ phận sản xuất trên phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất, cột số lượng thực cấp, giao lại cho bộ phận sản xuất đến kho lĩnh vật tư. Phiếu yêu cầu cấp vật tư thể hiện vật liệu chính là bột mỳ, dầu short dùng sản xuất cho mỗi hợp đồng cụ thể. Đối với giấy bóng kính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế xuất cho từng phân xưởng để sản xuất cho nhiều đơn đặt hàng. Biểu số 6. phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất Ngày 21 tháng 12 năm 2002 Bộ phận sử dụng : Lâm - Bộ phận cán trộn Lý do xuất : Xuất lại kho : Liên Số TT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng xin cấp Số lượng thực cấp Ghi chú 1 Bột mỳ BĐ Tấn 5.445 5.445 Cộng 5.445 5.445 Phụ trách bộ phận sử dụng Phòng kế hoạch vật tư Thủ kho Biểu số 7: phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất Ngày 21 tháng 12 năm 2002 Bộ phận sử dụng : Lâm - Bộ phận cán trộn Lý do xuất : Xuất tại kho : Liên Số TT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng xin cấp Số lượng thực cấp Ghi chú 1 Dầu Short Tấn 1,2 1,2 Cộng 1,2 1,2 Phụ trách bộ phận sử dụng Phòng kế hoạch vật tư Thủ kho Đồng thời phòng kế hoạch vật tư lập phiếu cấp vật tư (xem biểu số 8) thành 2 liên và trình giám đốc Công ty ký duyệt. Sau đó 1 liên lưu lại phòng Kế hoạch vật tư, 1 liên chuyển cho kế toán vật tư để làm phiếu xuất kho vật tư thành 2 liên, trên phiếu xuất kho, kế toán ghi vào cột "số lượng" còn cột "giá đơn vị" và cột "thành tiền" vật liệu xuất kho. Kế toàn giao cả 2 liên đó cho người lĩnh vật tư và cùng phiếu yêu cầu cấp vật tư đến thủ kho để nhận vật tư. Khi thực hiện xuất đúng số lượng, thủ kho và người nhận ký vào phiếu yêu cầu cấp vật tư và phiếu xuất kho. Khi đã ký nhận đầy đủ trên phiếu xuất kho, thủ kho giữ lại 1 liên vào thẻ kho, còn 1 liên giao cho kế toán vật tư vào sổ chi tiết. Biểu số 8. Đơn vị: Công ty KD & CBLT Việt Tiến Bộ phận:................................................. Phiếu cấp vật tư Số 1560 KH/SX Theo đề nghị của đồng chí làm bộ phận cán trộn Nay: Kế toán sản xuất và vật tư cấp vật tư. STT Quy cách Đơn vị tính Số lượng thực xuất Trong đó có bù hao Ghi chú 1 Bột mỳ BĐ Tấn 5,445 Cộng 5445 Ngày 19 tháng 12 năm 2002 Cán bộ thực hiện định mức vật tư Kế hoạch sản xuất thực hiện Thủ trưởng đơn vị Biểu số 9. Đơn vị: Công ty KD&CBLT Việt tiến Bộ phận:................................................ Phiếu cấp vật tư Số 1562 KH/SX Theo đề nghị của đồng chí làm bộ phận chiên mỳ Nay: Kế hoạch sản xuất và vật tư cấp vật tư. STT Quy cách ĐVT Số lượng thực xuẫt Trong đó có bù hao Ghi chú 1 Bột mỳ BĐ Tấn 5,445 Cộng 5,445 Ngày 21 tháng 12 năm 2002 Cán bộ thực hiện định mức vật tư Kế hoạch sản xuất thực hiện Thủ trưởng đơn vị Biểu số 10 a phiếu xuất kho vật tư Số 2217 Bộ phận sử dụng : Lâm Đơn vị : Cán trộn Đối tượng sử dụng : Xuất tại kho : Liên Tên vật liệu Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Bột mỳ BĐ Tấn 5445 3346 18218970 Xuất ngày 19 tháng 12 năm 2002 Người nhận Thủ kho Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị Biểu số 10b phiếu xuất kho vật tư Số 2221 Bộ phận sử dụng : Lâm Đơn vị : Xuất tại kho : Liên Tên vật liệu Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Dầu Short kg 1200 7399 8878800 Xuất ngày 21 tháng 12 năm 2002 Người nhận Thủ kho Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị b) Thủ kho xuất vật liệu để bán. Khi có khách hàng đến mua vật tư, phòng Kế hoạch vật tư thấy lượng vật tư trong kho còn lớn và vật tư đó không dùng đến để sản xuất sản phẩm, nếu phòng Kế hoạch vật tư chấp thuận thì viết phiếu cấp vật tư thành 2 liên (như trường hợp xuất vật liệu vào sản xuất và chuyển cho phòng Kế toán 1 liên. Trên cơ sở đó kế toán vật tư xuất kho về mặt lượng và đồng thời lập hoá đơn và mang hoá đơn cho thủ trưởng ký và đóng dấu trên hoá đơn (xem biểu số 12) kế toán chuyển cả phiếu xuất và hoá đơn cho khách hàng để đến kho nhận vật tư. Sau khi nhận đủ vật tư, người nhận và thủ kho ký nhận hoá đơn và phiếu xuất kho vật tư. Thủ kho xuất 1 liên đó cho khách hàng, 1 liên phiếu xuất kho giữ lại để vào thẻ kho, 1 liên xanh của hoá đơn chuyển cho kế toán thanh toán để theo dõi thanh toán, 1 liên phiếu xuất kho giao cho kế toán vật tư để vào sổ chi tiết(xem biểu11). Biểu số 11. phiếu xuất kho vật tư Số 1785 Đơn vị : Xuất bán Đối tượng sử dụng : Nguyễn Văn Thuấn Đơn vị : Công ty An Bình Xuất tại kho : Liên Tên vật liệu Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Bột mỳ BĐ kg 3150 Cộng 3150 Xuất ngày 10 tháng 11 năm 2002 Người nhận Thủ kho Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị Biểu số 12. Đơn vị bán :Công ty KD&CBLT Việt tiến Địa chỉ :Khu công nghiệp Gia Lâm - Hà Nội Hoá đơn bán hàng (Liên 3 dùng để thanh toán) Người mua : Nguyễn Văn Thuấn Địa chỉ : Công ty An Bình Hình thức thanh toán : Tiền gửi Ngân hàng Số : 19650 STT Tên quy cách sản phẩm hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Bột mỳ BĐ kg 3150 3500 11025000 Cộng 11025000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Mười một triệu không trăm hai lăm ngàn đồng Xuất ngày 10 tháng 11 năm 2002 Người mua Người bán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị c) Thủ tục xuất bán phế liệu. Khi có khách hàng đến mua phế liệu, đại diện cho các bộ phận: Kho, tài vụ, hành chính và công đoàn có mặt tại kho phế liệu để tổ chức phân loại phế liệu, sau đó cân từng loại phế liệu cho khách hàng và lập biên bản bán hàng (xem biểu số 13) Khi đã thoả thuận giá với người mua và phế liệu đã cân xong kế toán trên cơ sở biên bản bán hàng viết hoá đơn kiêm phiếu xuất kho thành 2 liên (xem biểu số 14) mang lên thủ trưởng ký duyệt và đóng dấu rồi chuyển cho thủ kho và người mua ký nhận. Sau khi ký nhận đầy đủ, kế toán giao cho khách hàng 1 liên, còn 1 liên dùng để kế toán thanh toán viết phiếu thu tiền bán hàng (xem biểu số 15). Biểu số 13. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ............o0o-------- Biên bản bán hàng Chúng tôi gồm : Đại diện công đoàn : Ông Lã Mạnh Hồng Đại diện phòng Tài vụ : Bà Đinh Thị Lan Đại diện phòng Hành chính : Đại diện kho : Tổ chức cân phế liệu bán cho khách hàng Người mua phế liệu : Bà út Địa chỉ : Công ty giấy Lam Sơn Số lượng : + Vỏ thùng dầu hỏng : 1.652kg + Vỏ thùng rách : 185kg +Lõi giấy : 93 kg Công đoàn Hành chính Tài vụ Thủ kho Biểu 14a. Đơn vị : Công ty KD&CBLT Việt tiến Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 11 năm 2001 số : 560 Họ và tên người nhận : Chị Nguyễn Thị út Địa chỉ khách hàng : Công ty giấy lam sơn Xuất tại kho : Liên Hình thức thanh toán : Tiền mặt STT Tên nhãn hiệu, qui cách sản phẩm Đơn vị tính Mã vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 01 Vỏ thùng dầu hỏng kg 1652 2600 4.295.200 02 Vỏ thùng rách kg 185 3900 721.500 03 Lõi giấy kg 93 3300 306.900 Cộng 5.323.600 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Năm triệu ba trăm hai mươi ba ngàn sáu trăm đồng. Xuất ngày 10 tháng 11 năm 1998 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 14b. Đơn vị : Công ty Việt Tiến phiếu thu Số 560 Ngày 15 tháng 11 năm 1998 Tài khoản ghi có : 721 Nhận của : chị Nguyễn Thị út Bộ phận công tác : Công ty giấy Lam Sơn Về khoản : Bán phế liệu Số tiền : 5.323.600 (Bằng chữ : Năm triệu ba trăm hai mươi ba nghìn sáu trăm đồng) Kèm theo : 2 chứng từ gốc Nhận ngày 15 tháng 11 năm 1998 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ 2.2. Kế toán chi tiết vật liệu: Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. Phương pháp hạch toán chi tiết được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng từng thứ vật liệu còn bộ phận kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị từng nhóm vật liệu. Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty như sau : Sơ đồ số 5: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty kinh doanh và chế biến lương thực việt tiến Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng luỹ kế xuất vật tư Bảng luỹ kế nhập vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Cuối tháng đối chiếu, kiểm tra 2.2.1. ở kho : ở Công ty, thủ kho đã bảo quản toàn vẹn số lượng và chất lượng vật liệu, nắm vnữg ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số lượng, chất lượng vật tư, chủng loại của từng thứ vật liệu để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho các phân xưởng. hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập xuất phát sinh thủ kho ghi vào thẻ kho để phản ánh, ghi chép hàng ngày theo dõi số lượng vật tư. Thẻ kho mở cho từng thứ vật liệu (xem biểu số 15). Biểu số 15. Thẻ kho Tên vật liệu (SP, KL) : Trang số 02 Quy cách, phẩm chất : (79 ´ 109) Đơn vị tính : kg Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn N x Ơ 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu kỳ 350,1 1/12 2100 Thông tin phục vụ lãnh đạo số 23/98 59,7 3/12 2116 Sách thuế GTGT 683,2 5/12 2128 Phiếu mua HĐ TCT HĐ 313 129,4 14/12 205 Nhập mua 2975 19/12 2207 Tạp chí an toàn xã hội 1525 19/12 2209 Tạp chí an toàn xã hội số 12/98 19,5 19/12 2212 Công lý số 23/98 139,2 Dư cuối kỳ 434,4 Biểu số 16 Thẻ kho Tên vật liệu :Dầu short Trang số : 03 Quy cách, phẩm chất: Loại 25kg Đơn vị tính : Tấn Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn N x 1 2 3 4 5 6 7 8 1/12 2097 1/12 2102 7/12 2133 7/12 2134 14/12 207 14/12 208 21/12 2227 26/12 2255 Cộng 2.2.2. ở bộ phận kế toán. Hàng ngày căn cứ trên các phiếu nhập, phiếu xuất kho vật tư để làm căn cứ ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu và để lập bảng kê loại chứng từ nhập vật tư, bảng kê loại chứng từ phiếu xuất vật tư. Từ bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất vật tư kế toán lập bảng luỹ kế nhập vật tư, bảng luỹ kế xuất v để làm cơ sở lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hoá. Mỗi tờ sổ chi tiết theo dõi một thứ vật liệu về cả số lượng và giá trị nhập xuất phát sinh trong tháng và tồn kho cuối tháng. Cách ghi sổ chi tiết như sau: - Cột "ngày chứng từ" căn cứ vào ngày tháng năm trên các phiếu nhập xuất kho để ghi. - Cột "số liệu chứng từ" căn cứ vào số chứng từ trên các phiếu nhập, xuất kho. - Cột "nhập" ghi "số lượng", "giá đơn vị", "thành tiền" của vật liệu nhập kho dựa vào phiếu nhập kho tương ứng để ghi. - Cột " xuất" ghi "số lượng", "giá đơn vị", "thành tiền" của vật liệu xuất kho căn cứ vào phiếu xuất kho tương ứng để ghi. Đơn giá bình quân thực tế xuất kho theo từng lần nhập Giá trị thực tế vật liệu tồn trước khi nhập kho Giá trị vật liệu nhập kho = + + Số lượng vật liệu tồn trước khi nhập kho Số lượng vật liệu nhập kho Cụ thể trên sổ chi tiết dầu short (loại 16kg) (55´65) (64´68) (biểu 17b) đơn giá bình quân dầu short xuất kho sau lần nhập 250 tấn ngày 14/12/2001 được tính: * Giá trị thực tế vật liệu tồn kho trước khi nhập kho = giá trị vật liệu tồn đầu kỳ - giá trị vật liệu xuất kho trước lần nhập = 8.483.345 - (48.754 + 243.770 + 24.377 + 121.885 + 243.770 + 73.131 + 24.377 + 121.885 + 121.885 + 121.885 + 121.885 + 48.754) = 7.166.987 * Giá trị vật liệu nhập kho = 3.750.000 + 2.500.000 = 6.250.000 * Số lượng vật liệu tồn kho trước khi nhập kho = số lượng vật liệu tồn đầu kỳ - số lượng vật liệu xuất kho trước lần nhập = 348 - (2 + 10 + 1 + 5 + 10 + 3 + 1 + 5 + 5 + 5 + 5 + 2) = 294 (tấm) * Số lượng vật liệu nhập kho = 150 + 100 = 250 (tấm) Đơn giá bình quân xuất dầu short sau ngày 14/12/1998 7.166.987 + 6.250.000 294 + 250 = = 24.663 Khi đó trên phiếu xuất số 2204 ngày 19/12/2001, kế toán tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho = Đơn giá bình quân X số lượng vật liệu xuất kho = 7399 x 10 = 73.990 * Tính số liệu tồn cuối kỳ: Số lượng tồn cuối kỳ = Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ - số lượng xuất trong kỳ. Tương đương: Thành tiền tồn cuối kỳ = Thành tiền tồn đầu kỳ + thành tiền nhập trong kỳ - thành tiền xuất trong kỳ. Cụ thể trên sổ chi tiết dầu short được tính như sau: Số lượng tồn cuối kỳ = 34800 + 25000 - 11600 = 48200 Thành tiền tồn cuối kỳ = 254492400 + 187500000 - 85360800 = 356631600 Cách ghi bảng kê phiếu nhập vật tư - Cột "số chứng từ", "ngày chứng từ" kế toán căn cứ vào các phần tương ứng trên phiếu nhập kho để ghi: - Cột "số tiền" kế toán căn cứ vào cột "thành tiền" trên các phiếu nhập kho loại vật tư tương ứng để ghi. Hàng ngày khi tính toán hoá đơn giá bình quân cho từng loại vật liệu xuất kho, kế toán tiến hành ghi vào cột "Giá đơn vị" tương ứng cho từng loại vật liệu rồi nhân với cột "số lượng" để ghi vào cột "thành tiền" trên các phiếu xuất kho trong tháng. Sau đó kế toán tiến hành phân loại: + Các phiếu xuất bột mỳ, dầu short cho cùng 1 hợp đòng được xếp với nhau. + Tất cả các phiếu xuất kho xăng dầu cho máy với nhau. + Tất cả các phiếu xuất kho xăng cho xe chạy với nhau. + Tất cả các phiếu xuất kho giấy bóng kính,giấy krap, chun , dây buộc... với nhau. + Tất cả các phiếu xuất kho bán vật liệu với nhau. Sau khi phân loại các phiếu xuất kho kế toán tiến hành lập bảng kê loại chứng từ phiếu xuất vật tư. Cuối tháng kế toán lập bảng luỹ kế nhập vật tư, bảng luỹ kế xuất vật tư cho từng loại vật tư theo chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu số lượng Biểu số 20a. Bảng luỹ kế nhập vật liệu chính Tháng 12/1998 Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị Số lượng Thành tiền 1 2 3 4 5 A 111 Bột cột cờ kg 15.768 52759728 A112001 Bột Bình đông kg 47125 154256750 A131 Bột Foocôsa kg 9970 36889000 A132002 Bột Tê giác kg 40519 12155700 B003 Dầu short (loại 25kg) Tấn 250 190000000 B004 Dầu short (loại 16kg) Tấn 250 187500000 Cộng Trong tháng 12, ở Công ty không phát sinh nghiệp vụ nhập mua giấy bống kính ,giấy krap và nhập vật liệu phụ. Biểu số 20b Bảng luỹ kế nhập nhiên liệu Tháng 12/2001 Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị Số lượng Thành tòên 1 2 3 4 5 D001 Xăng lít 2110 9.706.000. D002 Dầu FO lít 400 1.400.000 Cộng 11.406.000 Cách lập bảng luỹ kế nhập vật liệu : - Cột 1, 2, 3 kế toán căn cứ vào bảng danh mục vật tư để ghi. - Cột 5 kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp của cột "số tiền" trên bảng kê phiếu nhập kho của loại vật liệu tương ứng để ghi. Biểu số 20c. Bảng luỹ kế xuất vật liệu BộT Mỳ Và DầU SHORT Tháng 12/ 2001 Mã vật tư Diễn giải Đơn vị Số lượng Thành tiền 1 2 3 4 5 A111 Bột mỳ bình đông kg 63600 212805600 A112001 Bột Cột cờ kg 46282 151330622 ... ..... ....... ....... ....... A131 Bột Foocosa kg 44890 166093000 A132002 Bột tê giác kg 23728 71184000 ... ...... ........ .... ........ B003 Dầu short(loại 25 kg) Tấn 119 88060000 B004 Dầu short (loại 16 kg) Tấn 116 853606000 Biểu số 20d Bảng luỹ kế xuất nhiên liệu Tháng 12/2001 Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị Số lượng Thành tiền D001 Xăng lít 2.110 9.706.000 D002 Dầu FO lít 2410 883.4000 D003 Dầu luyn lít 590 1.076.0770 Cộng 29300770 Biểu số 20e Bảng luỹ kế xuất vật tư khác Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị Số lượng Thành tiền 1 2 3 4 5 C002 Vỏ thùng chiếc 19250 623211000 C005 Băng keo cuộn 105 4882500 …. ………. …. …. …….. M001 Giấy krap cuộn 100 420000000 M0010 Giấy bóng kính cuộn 97,5 10896500 Cộng 103342257 Cách lập bảng luỹ kế xuất vật tư: - Cột 1, 2, 3 kế toán căn cứ vào bảng danh mục vật tư để ghi - Cột 5 kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp của cột "số tiền" trên bảng kê phiếu xuất kho của loại vật liệu tương ứng để ghi. Từ bảng luỹ kế nhập vật tư, bảng luỹ kế xuất vật tư, kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư hàng hoá. Phương pháp lập bảng tổng hợp vật tư hàng hoá TK 152. - Cột 1 ghi "mã vật tư" dựa vào bảng danh mục vật tư để ghi. - Cột 2 ghi "tên vật tư" tương ứng với từng "mã vật tư" - Cột 3 ghi "đơn vị" vật tư tương ứng. - Cột 4 ghi số lượng, giá trị từng loại vật tư hàng hoá tồn đầu tháng 12 căn cứ vào số dư cuối kỳ của cột "tồn trong tháng" trên bảng tổng hợp vật tư, hàng hoá tương ứng ở tháng trước để ghi. - Cột 5 ghi số lượng, giá trị từng loại vật tư nhập trong tháng 12 căn cứ vào cột "thành tiền" trên bảng luỹ kế nhập của loại vật tư tương ứng để ghi. - Cột 7 ghi số lượng (giá trị) từng loại vật tư, hàng hoá tồn cuối tháng 12 được xác định = số lượng (giá trị) của loại vật tư tương ứng tồn đầu tháng + số lượng (giá trị) của loại vật tư tương ứng nhập trong tháng - số lượng (giá trị) của loại vật tư tương ứng xuất trong tháng. Ví dụ như bột mỳ Cột cờ - A111 có: Số lượng tòn cuối tháng = Số lượng tồn đầu tháng + Số lượng nhập trong tháng - Số lượng xuất trong tháng = 3223 + 15.768 - 6360 = 12631 (kg) Giá trị tính bằng tiền = Giá trị tồn đầu tháng + Giá trị nhập trong tháng - Giá trị xuất trong tháng = 1084158 + 52759728 - 21280560 = 42263326 * Kế toán theo dõi thanh toán với người bán. Vật liệu ở Công ty mua về thường chưa được thanh toán ngay với người bán. Vì vậy tại Công ty kế toán thanh toán mở sổ chi tiết để theo dõi thanh toán với từng đối tượng bán. Hàng ngày căn cứ trên các phiếu chi trả cho người bán về số hàng đã mua và mới mua, các phiếu nhập kho hàng mua về chưa thanh toán kế toán ghi vào sổ chi tiết của từng khách hàng. Căn cứ vào phiếu nhập kho số 205 ngày 14 tháng 12 nhập kho 29,75 tấn bột mỳ BĐ với số tiền chưa thanh toán là 95.586.750 và các phiếu nhập kho khác của Công ty lương thực TP HCM và các phiếu chi số... Và các phiếu chi số 715 ngày 7/12/1998, phiếu chi số 80 ngày 30/12/1998 trả cho Công ty lương thực TP HCM tổng số tiền là 118.870.300 (biểu số 22a) kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết của người bán là Công ty lương thực TP HCM. Biểu số 22a Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------- Phiếu chi Số 715 (Kèm theo 2 chứng từ gốc) Tên, họ người lĩnh Lý do chi Số tiền TK Nợ Trần Hồng Tuyến (Cán bộ phòng Kế hoạch vật tư) Thanh toán tiền mua bột mỳ BĐ của Công ty lương thực TP HCM. 18.870.300 331 ấn định chi : Mười tám triệu, tám trăm bảy mươi nghìn ba trăm đồng Ngày 7 tháng 12 năm 2002 Người lĩnh tiền Thủ quỹ Phụ trách KT Giám đốc Cách ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau: Các cột 2.3 căn cứ vào dòng số và ngàytháng năm trên phiếu nhập kho vật liệu và phiếu chi tiền trả cho người bán . Cột số 7 dựa vào cột ''số tiền'' của phiếu chi tiền để ghi . Cột số 8 dựa vào cột ''số tiền'' trên phiếu nhập kho để ghi. Cột số 10 = cột 10+ dòng cộng cột 8 - Dòng cột số 7 (cuối kỳ) (đầu kỳ) Cuối tháng kế toán căn cứ vào các phiếu chi thanh toán với người bán để lập thành bảng kê loại chứng từ phiếu chi tiền mua vật liệu. Biểu số 22 C bảng kê loại chứng từ phiếu chi tiền mua vật liệu Tháng 12năm 2001 Dòng Số CT Ngày CT Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền 1. 715 7/12 331 111 2. 68 9/12 331 112 3. 717 9/12 331 111 4. 718 10/12 331 111 5. 72 20/12 331 112 Cộng 2.3 Kế toán tổng hợp vật liệu 2.3.1. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán vật liệu trong Công ty KD & CBLT Việt Tiến. Kế toán vật liệu sử dụng một số tài khoản sau: -TK 152''Nguyên liệu, vật liệu'' Kế toán vật mở các tài khoản cấp 2sau: 1521- Vật liệu chính 1522- Vật liệu phụ 1523- Nhiên liệu 1524- Phụ tùng thay thế 1525- Phế liệu thu hồi - Các nghiệp vụ nhập vật tư, kế toán sử dụng các tài khoản TK 1 1 1 - Tiền mặt TK 1 1 2 - Tiền gửi Ngân hàng TK 3 3 1 - Phải trả người bán TK 1 3 1 - Phải thu khách hàng TK 1368 - Phải thu nội bộ khác (chi nhánh) - Các nghiệp vụ xuất vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh phản ánh các tài khoản : TK 621 - Chi phí nguyên liệu trực tiếp TK 627 - Chi phí sản xuất chung TK641 - Chi phí bán hàng TK 642 - Chi phí quản lý doang nghiệp TK821 - Chi phí bất thường TK721 - Thu nhập bất thường Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng ở Công ty là phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng ngày kế toán vật liệu căn cứ trên các phiếu nhập kho vật liệu, phiếu xuất kho vật liệu và các phiếu chi thanh toán tiền mua để lập sổ nhật ký chung phản ánh các nghiệp vụ nhập xuất vật tư trong tháng. Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu ở Công ty được biểu diễn như sau: Sơ đồ số 6 sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu ở công ty Kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý Biểu số 23 (Trích sổ) nhật ký chung tháng 12/ 2001 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái Số Hiệu TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Trangtrướcchuyển sang 2096 1.12 621 1521 6212 1521 2099 1.12 6211 1521 6212 1521 .. 199 5.12 6211 1521 6212 1521 715 7.12 331 111  nhật ký chung Tháng 12/2001 Ngày Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái Số Hiệu TK Số phát sinh tháng ghi sổ Số Ngày Nợ Có 200 7.12 1521 331 2133 7.12 6211 1521 6212 1521 201 12.12 1523 331 12.12 6272 1523 2217 21.12 6211 1521 6212 1522 2221 21.12 6211 1521 6212 1521 Cuối tháng kế toán căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung để tổng hợp các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu và thanh toán với người bán làm cơ sở để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp . Số liệu tổng hợp cũng chính là số liệu được biểu hiện ở dòng cộng trên các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ xuất vật liệu và bảng tổng hợp đã thanh toán với người bán. 2.3.2 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Vật liệu được nhập kho mua từ nhiều nguồn khác nhau, có nhiều loại vật liệu khác nhau. Cuối tháng kế toán vật liệu có nhiệm vụ tổng cộng giá trị thực tế của vật liệu chính, vật liệu phụ,nhiên liệu từ các phiếu nhập kho trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ tài khoản. Số liệu tổng hợp nhập vật liệu chính được biểu hiện ở bảng luỹ kế nhập vật liệu chính (Biểu số 20 a), kế toán định khoản: Nợ TK 1521: Có TK 331: Số liệu tổng hợp nhập vật liệu phụ được biểu hiện ở dòng cộng của bảng luỹ kế nhập vật liệu phụ (vỏ lô nước, cao su, keo dán....) kế toán định khoản. Nợ TK 1522 Có TK 331, 111, 112 Đó là trường hợp nhập vật liệu phụ có thể xảy ra nhưng trong tháng 12 năm 2001 ở Công ty không có nghiệp vụ này. Số liệu tổng hợp nhập nhiên liệu (xăng, dầu) được biểu hiện ở dòng cộng của bảng luỹ kê nhập nhiên liệu (biểu số 20b). Kế toán định khoản: Nợ TK 1522: Có TK 331: 2.3.3- Kế toán tổng hợp xuất, phân bổ vật liệu Kế toán tổng hợp xuất vật liệu được tiến hành dựa vào việc tổng cộng giá trị thực tế của vật liệu xuất kho từ các phiếu xuất kho trên Sổ nhật ký chung. Kế toán căn cứ vào đối tượng sử dụng để xuất và phân bổ vật liệu theo từng loại. a- Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ vật liệu chính cho sản phẩm kinh doanh Vật liệu chính ở Công ty là bột mỳ và dầu short. Công ty được xuất dùng cho các phân xưởng để sản xuất nhiều loại sản phẩm nên được phân bổ theo từng hợp đồng do đó được hạch toán vào chi phí sản xuất chung. Còn bột mỳ và dầu short, phòng Kế toán vật tư đã tính toán cụ thể để xuất cho loại sản phẩm nào, sau đó viết phiếu cấp vật tư chuyển cho Kế toán vật tư phiếu xuất. Trên phiếu xuất đã ghi rõ lượng bột, dầu short xuất cho từng loại sản phẩm. Kế toán vật tư căn cứ vào các phiếu xuất vật liệu chính cho sản xuất trên sổ nhật ký chung để tổng hợp giá trị thực tế của bột, dầu xuất dùng cho các hợp đồng. Biểu 24a: bảng tổng hợp xuất vật liệu chính TT Tên hợp đồng Bột mỳ Dầu Short Tổng cộng 1 Làm mỳ bóng kính 100 gói 6.043.428 207.168 6.250.596 2 Mỳ bóng kính 30 gói 8.551.519 38.844 8.590.363 3 Mỳ bóng kính 50 gói 3.205.159 152.338 3.357.497 Cộng 1.986.069.747 39.320.593 2.025.390.340 Căn cứ vào dòng cộng của bảng này Kế toán định khoản Nợ TK 6211 1.986.069.747 Nợ TK 6212 89.320.593 Có TK 1521 2.025.390.340 b- Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ vật tư khác. Vật liệu khác ở Công ty được xuất dùng cho các phân xưởng sản xuất để sản xuất nhiều loại sản phẩm nên được phân bổ theo từng hợp đồng. Sau khi xác định được giá trị thực tế của toàn bộ vật tư khác xuất kho trên sổ nhật ký chung Kế toán tiến hành phân bổ giá trị vật tư cho từng hợp đồng như sau: x = Vật tư khác dùng cho hợp đồng A = Tổng giá trị thực tế của vật tư khác xuất trong tháng x Giá trị thực tế bột xuất cho hợp đồng A Tổng giá trị thực tế của bột xuất dùng cho sản xuất trong tháng Cụ thể Kế toán căn cứ vào tổng giá trị thực tế bột, lấy dòng cộng cột bột trên bảng tổng hợp xuất vật liệu chính là 1.986.069.747 và giá trị thực tế bột xuất cho trên bảng tổng hợp xuất vật liệu chính (biểu 24a). Căn cứ số liệu tổng cộng xuất vật tư (bảng luỹ kế xuất vật tư khác, biểu số 20) là 34.447.419. Kế toán phân bổ vật tư khác cho hợp đồng Định khoản: Nợ TK 6271 Có TK 1522 c- Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ nhiên liệu Nhiên liệu ở Công ty được xuất cho các phân xưởng xuất để lau, rửa các lô máy và xuất cho bộ phận lái xe để phục vụ cho việc bán hàng. Kế toán tiến hành phân bổ nhiên liệu theo tiêu thức là bột cho từng loại sản phẩm giống như việc phân bổ vật tư khác. Cuối tháng kế toán vật liệu cộng giá trị thực tế của nhiên liệu xuất kho từ các phiếu xuất kho trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Số liệu tổng hợp xuất nhiên liệu được biểu hiện ở bàng luỹ kế xuất nhiên liệu (biểu số 20d). Theo số liệu ở dòng cộng kế toán lập định khoản. Nợ TK 641 Có TK 1523 Nợ TK 6272 Có TK 1523 1.959.477 d. Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ phụ tùng thay thế. Cuối tháng kế toán tổng cộng giá trị thực tế của các loại phụ tùng thay thế từ các phiếu xuất kho phụ tùng trên số nhật ký chung để lập định khoản ghi vào sổ cái các tài khoản. Nợ TK 641, 642 Nợ TK 6272 Có TK 1524 Đó là trường hợp xuất phụ tùng thay thế cho thể xảy ra nhưng nghiên cứu trong tháng 12 năm 2001 không phát sinh nghiệp vụ này. e- Kế toán tổng hợp xuất bán phế liệu. Ngoài các nghiệp vụ xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh ở Công ty còn phát sinh các nghiệp vụ xuất bán phế liệu. Tiền bán phế loại thường được khách hàng trả ngay bằng tiền mặt cuối tháng. Kế toán tiến hành tổng hợp tất cả các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho bán phế liệu trong tháng trên sổ nhật ký chung để xác định tổng số tiền bán hàng đã thu được. Số tiền này cùng đồng thời là tổng giá bán của tất cả các phế liệu đã xuất bán trong tháng, khi đó kế toán lập định khoản. Nợ TK 111 Có TK 721 Trong tháng 12 ở Công ty không phát sinh nghiệp vụ xuất bán phế liệu. Nghiệp vụ xuất bán phế liệu được hạch toán chung cùng với các khoản thu nhập bất thường khác. f. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu dùng nội bộ. Cuối tháng kế toán vật tư tổng hợp các phiếu xuất kho vật liệu tiêu dùng nội bộ trong tháng trên sổ nhật ký chung để xác định giá trị thực tế vật liệu xuất dùng nội bộ để lập định khoản ghi vào sổ cái: Nợ TK 1368 Có TK 152 g. Kế toán theo dõi thanh toán Cuối tháng kế toán tổng hợp các phiếu chi trên sổ nhật ký chung để xác định số tiền đã thanh toán với người bán. Số tiền này cũng được biểu hiện ở dòng cộng trên bảng tổng hợp đã thanh toán với người bán (biểu số 22c ) kế toán căn cứ lập định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111 Có TK 112 Căn cứ vào số liệu tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trong tháng kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan. Trên sổ cái kế toán sẽ ghi tất cả các số phát sinh nợ cũng như các số phát sinh có đổi với mỗi tài khoản và xác định số dư cuối tháng. Biểu số 25a (Trích) Sổ cái Năm 2001 Tên tài khoản: Phải trả người bán Số hiệu TK: 331 Ngày tháng ghi số Chứng từ Diễn giải Trang NK chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 31/12 323 31/12 1521 31/12 324 31/12 1523 31/12 325 31/12 111 112 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2001 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Phần thứ ba một số đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác Kế toán vật liệu tại công ty KD&cblt việt tiến I- Một số nhận xét cơ bản về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại Công ty kinh doanh và chế biến lương thực VIệt tiến Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến trong 10 năm xây dựng và phấn đấu đến nay đang trưởng thành về mọi mặt. Sản phẩm của Công ty đáp ứng nhu cầu của khách hàng về quy cách, mẫu mã, số lượng cũng như chất lượng. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng cũng không ngừng được củng cố hoàn thiện, đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý kế toán trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay. Công ty có một hệ thống kho tàng tương đối tốt, vật liệu được sắp xếp gọn gàng, phù hợp với đặc điểm, tính chất lý, hoá học của từng thứ, từng loại cho nên việc bảo quản vật liệu ở đây cũng tương đối tốt để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và mỗi kho đều có dấu niêm phong giá của thu kho, tránh hiện tượng xâm phạm tài sản từ bên ngoài. Công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng ở Công ty nhìn chung đã đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán ban hành. Tình hình nhập, xuất, tồn vật tư ở Công ty được theo dõi và phản ánh một cách nhanh chóng, cung cấp kịp thời số liệu cho việc tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm. Đồng thời với việc quản lý các số liệu trên sổ sách, chứng từ, việc quản lý công tác hạch toán, kế toán trên máy vi tính đã giúp cho kế toán giảm bớt được khối lượng công việc nhưng vẫn đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật tư. Đây thực sự là một cố gắng rất lớn của đội ngũ kế toán trong công ty. Ngoài ra, bộ máy quản lý cũng như bộ máy kế toán của Công ty được sắp xếp bố trí gọn nhẹ và liên kết trong mối quan hệ mật thiết với nhau từ trên xuống dưới cũng như tác động qua lại giữa cá nhân, bộ phận cùng chức năng với nhau. Điều đó giúp cho ban lãnh đạo Công ty thuận tiện cho việc quản lý, giám sát đồng thời giữa các bộ phận có sự kiểm tra đôn đốc lẫn nhau. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán vật liệu ở Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến còn có một số hạn chế cần cải tiến và hoàn thiện, cụ thể là: 1- Về công tác quản lý vật liệu: Vật liệu ở Công ty gồm rất nhiều loại, nhiều thứ, nhiều quy cách khác nhau khó có thể nhớ được hết. Mặc dù ở Công ty đã tạo lập được bộ mã vật tư để phục vụ công tác quản lý như với việc xây dựng sổ "danh điểm " vật tư sẽ giúp cho kế toán theo dõi được từng loại vật tư một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn. Mặt khác, ở Công ty không thành lập kiểm nghiệm vật tư do đó vật tư mua về không được kiểm tra tỷ mỉ khách quan về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. 2- Về việc đánh giá vật liệu: Như đã trình bày, vật liệu ở Công ty chỉ do mua ngoài, mà nguồn mua ngoài này là ở trong nước. Kế toán đã không phản ánh chính xác giá trị vật liệu thực tế nhập kho. Giá trị vật liệu thực tế nhập kho chính bằng giá ghi trên hoá đơn mà ở Công ty không cộng với chi phí vận chuyển do công ty chịu. Chi phí vận chuyển do công ty chịu được kế toán hoạch toán vào nợ TK 627. Như vậy trị thực tế vật liệu nhập kho là không chính xác dẫn đến giá trị vật liệu xuất kho để xuất kho để sản xuất kinh doanh cũng không chính xác. 3- Tổ chức theo dõi hạch toán phế liệu thu hồi: ở Công ty, phế liệu thu hồi nhập kho không được làm thủ tục nhập kho. Trong kho có tất cả các loại phế liệu thu hồi của Công ty đều có thể tận thu được. Phế liệu ở Công ty thu được chỉ để vào kho, không được phản ánh trên các giấy tờ sổ sách về số lượng cũng như giá trị. Điều đó có thể dẫn đến tình trạng bị mất mát, hao hụt phế liệu, làm thất thoát một nguồn thu cho Công ty. Khi bán phế liệu thu hồi, số thu nhập từ việc bán phế liệu lại hoạch toán vào bên có của TK 721. 4- Về thủ tục xuất kho vật tư dùng cho sản xuất: Đối với vật tư dùng cho sản xuất trên cơ sở viết phiếu yêu cầu cấp vật tư của bộ phận sản xuất gửi lên phòng kế toán để viết phiếu xuất kho vật tư. Như vậy đã làm cho thủ tục xuất kho cồng kềnh, trùng lặp, khối lượng công việc nhiều lên. 5- Về việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Nhìn chung công tác ở Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến nói chung và kế toán vật liệu nói riêng đều không ngừng hoàn thiện. Việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán cũng như việc phản ánh nội dung kinh tế và kết cấu các tài khoản là tương đối chính xác. Tuy nhiên, còn có một số tài khoản kế toán còn chưa được sử dụng đúng nội dung kinh tế và kết cấu của nó. Việc sử dụng không đúng nội dung kinh tế của các tài khoản đã làm cho các số liệu bị đặt không đúng chỗ dẫn đến tình hình tài chính của Công ty được phản ánh không chính xác. 6- Về việc vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: Phương pháp kế toán vật liệu được áp dụng ở Công ty là phương pháp ghi thể song song. ở Công ty mặc dù đã vận dụng đúng hệ thống sổ chi tiết của phương pháp này nhưng lại chưa vận dụng đúng trình tự hạch toán của phương pháp ghi thẻ song song. Theo phương pháp ghi thẻ song song sau khi sổ chi tiết vật liệu, kế toán phải tổng hợp số liệu theo từng nhóm, loại vật liệu. Nhưng kế toán vật liệu ở Công ty lại căn cứ trên các chứng từ nhập vật tư, xuất vật tư phát sinh để lập các bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn chung cho nhiều nhóm vật tư. Việt ghi sổ kế toán như vậy, không đảm bảo đúng phương pháp ghi thẻ song song mà còn làm cho khối lượng ghi chép trở nên cồng kềnh trùng lặp. Cùng là các số liệu lấy từ phiếu nhập phiếu xuất được ghi vào sổ chi tiết và ghi vào bảng tổng hợp vật liệu. 7- Về việc vận dụng phương pháp kế toán tổng hợp: Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Ngoài việc mở sổ nhật ký chung, Công ty có thể mở sổ nhật ký chuyên dùng như nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền, nhật ký thu tiền để hạch toán riêng các nghiệp vụ liên quan đến các đối tượng kế toán. Trên đây là một số vấn đề còn tồn tại trong tổ chức kế toán vật liệu ở Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến cần nghiên cứu và sửa đổi. Cùng với các cán bộ kế toán, cán bộ kỹ thuật, cán bộ kế hoạch vật tư đang tìm biện pháp nhằm làm tốt hơn công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở Công ty, bản thân em là một sinh viên đang thực tập tại Công ty KD & CBLT Việt Tiến có những suy nghĩ và đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác này. II- Những đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở Công ty KD & CBLT Việt tiến : I- ý kiến thứ nhất: hoàn thiện công tác quản lý vật liệu: 1.1- Lập sổ danh điểm vật liệu: "Sổ danh điểm vật liệu" là sổ tổng hợp toàn bộ các loại vật liệu mà ở Công ty đã và đang sử dụng trong sổ danh điểm vật liệu được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu được quy định một cách riêng, sẵp xếp một cách trật tự rất thuận tiện khi cần tìm những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật liệu nào đó. Để lập sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ để bổ xung những vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. ở Công ty đã xây dựng được bộ mã vật tư theo các ký hiệu A, B, C, D, M nhưng chưa thể hiện rõ được thứ, nhóm, loại vật liệu cần tìm. Do vậy ở Công ty có thể xây dựng cụ thể bộ mã vật liệu đưa vào các đặc điểm sau: Dựa vào loại vật liệu: Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại. Dựa vào thứ vật liệu trong mỗi nhóm. Dựa vào quy cách vật liệu trong mỗi thứ. Trước hết bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2 đối với vật liệu: - Vật liệu chính : 1521 - Vật liệu phụ : 1522 - Nhiên liệu : 1523 - Phụ tùng thay thế : 1524 - Phế liệu : 1525 Trong mỗi nhóm vật liệu ta phân thành các nhóm và lập mã cho từng nhóm, ở Công ty số nhóm vật liệu trong mỗi loại thường dưới 10 nhóm nên dùng 1 chữ số để biểu thị. - Trong loại vật liệu chính tá phân thành các nhóm và đặt mã như sau: Nhóm bột : 1521-1 Nhóm dầu : 1521-2 - Trong loại vật liệu phụ: Nhóm hương liệu : 1522-1 Nhóm vỏ thùng : 1522-2 Nhóm các vật liệu (Băng keo,chun, dây buộc) : 1522-3 Nhóm vật liệu phụ khác : 1522-4 - Trong nhóm nhiên liệu: Nhóm xăng : 1523-1 Nhóm dầu FO : 1523-2 Nhóm dầu luyn : 1523-3 Trong loại phụ tùng thay thế: Nhóm phụ tùng (Dây curoa, vòng bi...) : 1524-1 Nhóm phụ tùng điện (Bóng điện, cầu chì...) : 1524-2 Trong nhóm phế liệu: Nhóm lõi giấy : 1525-2 Nhóm vỏ thùng hỏng : 1525-3 Nhóm vỏ thùng dầu : 1525-4 Nhóm lược đồng hỏng : 1525-5 Trong mỗi nhóm vật liệu nếu thật chi tiết cũng không tới 100 quy cách nên ta dùng2 chữ số để biểu thị. Còn mỗi mã vật liệu bao gồm 10 chữ số. Trong đó: 4 chữ số đầu (Số hiệu tài khoản cấp 2) 1 chữ số thứ 5 : biểu thị nhóm vật liệu trong mỗi loại. 3 chữ số tiếp theo : biểu thị số vật liệu trong mỗi nhóm 2 chữ số cuối : biểu thị quy cách vật liệu trong mỗi thứ Khi có các chứng từ nhập, xuất vật liệu phát sinh kế toán phải xác định được 5 chữ số đầu (xác định loại, nhóm của vật liệu) sau đó căn cứ vào sổ danh điểm của vật liệu để xác định những chữ số còn lại lên sổ sách. 1.2- Lập ban kiểm nghiệm vật tư và biên bản kiểm nghiệm: Vật tư mua về trước khi nhập kho cần phải kiểm nhận để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật tư. Do đó, Công ty cần phải lập ban kiểm tra vật tư, bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong Công ty (Phòng kế hoạch vật tư) trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nhận là hàng hoá của người cung cấp. Trường hợp chưa có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nhận vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất, đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý sau. Nếu vật tư mua về Công ty đã nhận đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì Ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác nhận. Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 7182225 ngày 14/12/1998 mua 2975 Kg bột Bình đông của Công ty lương thực TP HCM (Biểu số 2 ) và thực tế kiểm nhận vật tư nhập kho, Ban kiểm nghiệm vật tư có thể lập biên bản kiểm nghiệm như sau: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 718225 ngày 14/12/1998 của Công ty lương thực TP HCM Ban kiểm nghiệm gồm: Đại diện công đoàn : Ông Nguyễn Hữu Vận Đại diện hành chính : Ông Nguyễn Ngọc Nhân Đại diện vật tư : Ông Trần Hồng Tuyến Đại diện tài vụ : Bà Đinh Thị Lan Đại diện kho : Bà Bùi Bích Liên Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho giấy do ông Trần Hồng Tuyến trực tiếp nhận về: STT Tên nhãn hiệu Quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất a B c d e 1 2 3 1 Bột mỳ BĐ 1521-1-001-01 Cân Tấn 29750 29750 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ông Trần Hồng Tuyến nhận về bột mỳ Bình Đông của Công ty lương thực TP HCM bán cho đủ tiêu chuẩn nhập kho không mất mát thiếu hụt. Công đoàn Hành chính Vật tư Tài vụ Thủ kho 2- Đánh giá vật liệu thực tế nhập kho: Trường hợp vật liệu mua ngoài mà chi phí thu mua do Công ty chịu thì giá ghi trên hoá đơn chỉ là mua và kế toán hạch toán nghiệp vụ này như sau: Nợ TK 152 Giá ghi trên hoá đơn Có TK 331 Nợ TK 627 Ghi chi phí vận chuyển Có TK 111, 112 Như vậy việc tính giá thực tế vật liệu nhập kho chưa được chính xác. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua + Chi phí thu mua Dựa vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 718225 ngày 14/12/2001 mua của Công ty lương thực TP HCM 29750 kg bột mỳ Bình Đông với giá ghi trên hoá đơn là 3240. Chi phí vận chuyển do Công ty chịu là 1.750.000. Để đánh giá vật liệu thực tế nhập kho được chính xác thì chi phí mua nguyên vật liệu mà Công ty phải bỏ ra có thể hạch toán như sau: Nợ TK 152: 96390000 Có TK 112: 94640000 Có TK 111: 1.750.000 3- Hoàn thiện việc tổ chức theo dõi hạch toán phế liệu thu hồi: ở Công ty, phế liệu nhập kho không có phiếu nhập kho. Do đó tại Công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu. Phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị, kế toán vật tư viết phiếu nhập kho và hạch toán thêm nghiệm vụ nhập kho phế liệu theo bút toán: Nợ TK 152 Theo giá ước tính Có TK 721 Trước khi tiến hành thủ tục xuất bán phế liệu kế toán viết phiếu nhập kho phế liệu đánh giá phế liệu nhập kho theo giá ước tính: Công ty Việt Tiến Phiếu nhập kho Số: 104 Tên người nhập: Nguyễn Thị Nga Đơn vị: Nhập vào kho: Liên STT Tên quy cách SP-HH Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Vỏ thùng dầu hỏng Kg 1652 2500 4.130.000 2 Vỏ thùng rách Kg 185 3700 684.5000 3 Lõi giấy Kg 93 3200 297.600 Cộng 5.112.100 ấn định số tiền bằng chữ: Năm triệu một trăm mười hai nghìn một trăm đồng chẵn. Đã KS và nhận đủ Thủ kho Người nhập Kế toán Thủ trưởng đơn vị Sau khi viết phiếu nhập kho kế toán vật liệu hạch toán nghiệp vụ nhập kho phế liệu theo bút toán: Nợ TK 152 5.112.100 Có TK 721 5.112.100 Khi xuất bán phế liệu thu tiền ngay, kế toán cũng phải ghi giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng như đối với trường hợp tiêu thụ thành phẩm hàng hoá (Biểu 14A trang ). Phản ánh giá vốn của phế liệu xuất bán: Nợ TK 632 5.112.100 Có TK 152 5.112.100 Phản ánh doanh thu bán phế liệu: Nợ TK 111, 112 5.323.600 Có TK 511 5.323.600 4. Hoàn thiện thủ tục xuất kho vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh: Để cho thủ tục xuất kho vật tư dùng cho sản xuất không cồng kềnh và giảm bớt được khối lượng công việc thì ở công ty nên tổ chức cơ cấu phù hợp của phòng kế hoạch vật tư để trên cơ sở viết phiếu yêu cầu cấp vật tư xác định số còn lại phải cấp cho bộ phận sản xuất lập phiếu xuất kho vật tư thành 3 liên; 1 liên lưu lại, 1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán vật tư để vào sổ chi tiết thay thế cho phiếu cấp vật tư và kế toán không phải lập phiếu xuất kho vật tư lần nữa. 5. Hoàn thiện kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty sẽ được cải tiến: Sơ đồ: Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu (1) (1) (3) (2) (2) (4) Ghi cuối tháng Ghi ngày tháng Đối chiếu, kiểm tra 6. Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp: Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh về xuất vật liệu ở Công ty chưa được sử dụng đúng các tài khoản để phản ánh. Do đó ở Công ty cần phải hạch toán lại các nghiệp vụ này. Em xin hạch toán lại một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty: * Hạch toán lại nghiệp vụ xuất giấy bóng kính vào sản xuất: Như đã trình bày giấy BK là nguyên vật liệu chính cấu thành nên sản phẩm là gói mỳ nên không thể hạch toán vào Nợ TK 627 mà phải hạch toán vào TK 621. Theo em phòng Kế hoạch vật tư phải trên cơ sở định mức vật tư và căn cứ trên các hợp đồng mà khách hàng đã đặt mà tính toán lượng giấy cần thiết để sản xuất theo đơn đặt hàng mặt hàng đó từ đó làm căn cứ viết phiếu xuất kho vật tư cho từng hợp đồng cụ thể. Trong tháng 12 năm 2001, giá trị giấy xuất kho để sản xuất là 23.862.128 đồng, kế toán phản ánh theo bút toán: Nợ TK 621 Có TK 1521 23.862.128 7. Hoàn thiện kế toán tổng hợp vật liệu: Ngoài sổ nhật ký chung kế toán có thể mở các sổ nhật ký chuyên dùng như: Nhật ký chi tiết ghi chép các nghiệp vụ ghi tiền mua hàng hoá vật liệu của Công ty, mở sổ nhật ký mua hàng ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho ở Công ty... Hàng ngày khi các nghiệp vụ mua hàng phát sinh kế toán căn cứ vào các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để ghi vào sổ nhật ký mua hàng. Cuối tháng kế toán tổng hợp các số liệu trên sổ nhật ký mua hàng để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan như sổ cái TK 152, TK 331. Mẫu sổ nhật ký mua hàng Ngày ...... tháng ......... năm..... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán (ghi có) Số Ngày Hàng hoá Nguyên vật liệu TK khác Số hiệu Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Kết cấu sổ nhật ký mua hàng - Cột 1 ghi ngày tháng ghi sổ. - Cột 2, 3 ghi số và ngày tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ. - Cột 4 ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh. - Cột 6, 7, 8 ghi nợ cá tài khoản tồn kho như hàng hoá nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. - Cột 9 ghi số tiền phải trả người bán tương ứng với số hàng đã mua. Cuối trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang. Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang. Nếu Công ty mở sổ nhật ký mua hàng thì sổ này sẽ được ghi : Khi đã mở sổ nhật ký mua hàng, ở sổ nhật ký chung sẽ không ghi các nghiệp vụ mua hàng. Bên cạnh việc mở sổ nhật ký mua hàng kế toán nên mở thêm sổ nhật ký chi tiền hàng ngày khi có các nghiệp vụ chi tiền mua vật tư, hàng hoá phát sinh kế toán căn cứ vào các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, các phiếu chi để ghi vào phiếu chi tiền. Cuối tháng tổng hợp các số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan như sổ cái TK 152, TK 111, TK 112, TK 331. Mẫu sổ nhật ký chi tiền Tháng ...... năm ...... Tên tài khoản : (TK 111, 112, ...) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi có TK Ghi nợ các TK SSố Ngày TK khác Số tiền Số hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Kết cấu sổ nhật ký chi tiền : - Cột 1 ghi ngày tháng ghi sổ - Cột 2, 3 ghi số và ngày tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ. - Cột 4 ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh. - Cột 5 ghi số tiền chi ra vào bên có của tài khoản tiền mặt (hoặc tiền gửi ngân hàng ...) được theo dõi trên sổ. - Cột 6, 7, 8, 9, 10 ghi số tiền phát sinh bên nợ của các tài khoản đối ứng. Cuối trang sổ cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang. Nếu Công ty mở sổ nhật ký chi tiền thì sổ này sẽ được ghi: Khi đã mở sổ nhật ký chi tiền, ở sổ nhật ký chung kế toán sẽ không phản ánh các nghiệp vụ chi tiền của Công ty. Như vậy sẽ giảm bớt được số lần ghi nhật ký chung thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan. kết luận Kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hạch toán kế toán nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời, chính xác sẽ là một trong các cở sở để tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm và còn là một điều kiện để quản lý chặt chẽ một bộ phận tài sản lưu động của đơn vị. Qua quá trình thực tập tại Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến, trong điều kiện thời gian nghiên cứu còn hạn chế, nên trong khuôn khổ chuyên đề này tôi chỉ mới đi vào nghiên cứu một số vấn đề cơ bản, chủ yếu. Từ dó đã nêu lên những ưu điểm và cố gắng của Công ty trong việc hoàn thiện từng bước công tác kế toán để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao trong giai đoạn hiện nay. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đã đạt được trong công tác kế toán nguyên vật liệu vẫn còn tồn đọng một số hạn chế. Tôi xin mạnh dạn được nêu ra một số ý kiến và biện pháp nhằm khắc phục được những hạn chế đó. Do sự nhận thức về thực tế và sự hiểu biết còn hạn chế, thời gian thực tập tại Công ty không nhiều vì vậy chắc chắn những nội dung trình bày trong chuyên đề này còn có nhiều thiếu sót. Tôi mong nhận được sự góp ý, giúp đỡ của các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán; các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến và các bạn sinh viên để giúp cho tôi hiểu biết hơn và chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các cô chú trong phòng kế toán của Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến và sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Phạm Thành Long đã góp nhiều công sức giúp tôi hoàn thiện chuyên đề tốt nghiệp này. Hà Nội, tháng 5 năm 2003 Sinh viên Phạm Thu Hương Tài liệu tham khảo 1. Chế độ mới về quản lý tài chính doanh nghiệp Nhà nước BTC-NXB TC-HN -1998 2. Kế toán quản trị kinh doanh. NXB -TC 1998 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp Vụ chế độ KT NXB TC-HN 1995 4. Kế toán kiểm toán và phân tích TC DN NXB TC 1995 5. Một số tạp chí tài chính, thời báo tài chính, thời báo kinh tế.