Tìm hiểu về Microsoft access

ường. Nháy chuột vào một dòng có dữ liệu ta sẽ biến bản ghi này thành bản ghi hiện hành trên nút chọn dòng của dòng này hiện hình tam giác màu đen, dòng trạng thái dưới đáy cửa sổ cho sôd thứ tự bản ghi trong bảng và tổng số bản ghi. ( Mô tả ) 1). Nhập một bản ghi mới: Nháy chuột vào ô trống bất kỳ trên dòng trống đầu tiên của bảng và nhập dữ liệu của dòng vừa nhập được ghi vào Table ngay khi ta chuyển sang bản ghi khác hoặc ấn Enter khi kết thúc nhập trường cuối. Cũng có thể nhập bản ghi mới bằng lệnh: Insert / New Recort trên thanh công cụ Datasheet. Khi đang nhập dữ liệu mới hay sửa dữ liệu của một dòng thì trên nút chọn dòng của dòng này xuất hiện chiếc bút chì. Di chuyển giữa các bản ghi và giữa các trường trong một bản ghi: dùng phím Tab ( tiến) và Shift + Tab ( lùi). 2). Chèn một đối tượng OLE vào bảng: Nháy chuột phải lên ô cần chin ( kiểu trường phải là OLE Object), hiện Menu tắt, chọn Insert Object chọn kiểu đối tượng trong hộp thoại Object Type, chương trình ứng dụng tương ứng được mở để ta xác định đối tượng cần chèn. Khi đối tượng đã được nhúng vào ô của bảng, mỗi lần nháy đúp lên ô chương trình ứng dụng tương ứng sẽ mở đối tượng. Xoá bỏ liên kết OLE bằng cách: Nháy lên ô chứa đối tượng OLE cần xoá và ấn phím Delete. III). CÁC THAO TÁC THƯỜNG DÙNG TRÊN BẢNG: - Sửa cấu trúc bảng ở chế độ Design. - Hiệu chỉnh bảng ở chế độ DataSheet: + Các thao tác đối với cột. + Các thao tác đối với hàng. + Định dạng toàn bảng. - Sắp xếp dữ liệu: + Sắp xếp dữ liệu theo một trường. + Sắp xếp dữ liệu theo nhiều trường. - Tìm kiếm bản ghi: + Tìm kiếm bản ghi theo một cột. + Tìm kiếm bản ghi và thay thế. - Lọc bản ghi bằng các phương pháp: + Lọc các bản ghi bằng Filter by Form: Dùng lệnh Record / Filter by Form. + Lọc bản ghi bằng Advanced Filter / Sort: Dùng lệnh Record / Advanced Filter. - Quản lý các Table: + Sao chép bảng. + Sao chép một bảng từ một cơ sở dữ liệu khác. - Tạo mối liên kết với các bảng của một cơ sở dữ liệu khác: Access cho phép liên kết với một bảng thuộc cơ sở dữ liệu khác để làm việc. Để thực hiện việc trên ta dùng lệnh: File / Get External Data / Link Tables à Xuất hiện hộp thoại Link, chọn thư mục vào tệp cơ sở dữ liệu, nháy nút OK. Kết quả là trên các bảng sẽ xuất hiện trong cửa sổ CSDL mới, bên trái tên các bảng này có dấu mũi tên để chứng tỏ đây là các bảng liên kết.Sau đó ta có thể làm việc với các bảng này giống như nó nằm hẳn trong cơ sở dữ liệu. IV. MÔ HÌNH THIẾT KẾ BẢNG VÀ CÁC CHỨC NĂNG CỦA TỪNG BẢNG: 1). Bảng Khách: Bao gồm các thông tin về: ( Mã khách, Tên khách,Địa chỉ, Số điện thoại): * Chức Năng của bảng Khách: - Bảng Thông Tin Khách được xây dựng mang chức năng chính là để mô tả và quản lý các thông tin về khách hàng thông qua đề tài Quản lý kho hàng. 2). Bảng Kho: Bao gồm các thông tin về: ( Mã Kho,Tên kho): *Chức Năng của bảng Kho: - Bảng Thông Tin về Kho được xây dựng mang chức năng chính là để mô tả và quản lý các thông tin về kho hàng thông qua đề tài Quản lý kho hàng. 3). Bảng Hàng: Bao gồm các thông tin về: ( Mã hàng,Tên hàng, Đơn vị tính): *Chức Năng của bảng Hàng: - Bảng Thông Tin về Hàng được xây dựng mang một chức năng thiết thực là để mô tả và quản lý các thông tin về hàng thông qua đề tài Quản lý kho hàng. 4). BảngTbl Hoá Đơn Nhập: Bao gồm các thông tin về: ( Mã hoá đơn nhập, Mã khách, Mã kho, Ngày nhập, Người nhập): *Chức Năng của bảng Tbl Hoá Đơn Nhập: - Bảng Thông Tin về Hoá đơn nhập được xây dựng với một chức năng để mô tả và quản lý các thông tin về Hoá đơn nhập thông qua việc áp dụng trong thực tế và qua chương trình đề tài Quản lý kho hàng. 5). BảngTbl Hoá Đơn Xuất: Bao gồm các thông tin về: ( Mã hoá đơn xuất, Mã khách, Mã kho, Ngày xuất, Người xuất): *Chức Năng của bảng Tbl Hoá Đơn - Bảng Thông Tin về Hoá đơn xuất được xây dựng với một chức năng để mô tả và quản lý các thông tin về Hoá đơn xuất thông qua việc áp dụng trong thực tế và qua chương trình đề tài Quản lý kho hàng. 6). Bảng Hàng Nhập: Bao gồm các thông tin về: ( Mã hoá đơn nhập, Mã hàng, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền): * Chức Năng của bảng Hàng Nhập: - Bảng Thông Tin về Hàng Nhập có chức năng để mô tả và quản lý các thông tin về Hàng Nhập thông qua việc áp dụng trong thực tế và qua chương trình đề tài Quản lý kho hàng. 7). Bảng Hàng Xuất: Bao gồm các thông tin về: ( Mã hoá đơn xuất, Mã hàng, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền): *Chức Năng của bảng Hàng Xuất: - Bảng Thông Tin về Hàng Xuất có chức năng để mô tả và quản lý các thông tin về Hàng Xuất thông qua việc áp dụng trong thực tế và qua chương trình đề tài Quản lý kho hàng. 8). Bảng Quyền: Bao gồm các thông tin về: ( Mã Quyền, Tên Quyền): *Chức Năng của bảng Quyền: - Bảng Quyền có chức năng mô tả và quản lý các thông tin về quyền truy cập hệ thống thông tin người dùng với một khoá chính mô tả Mã Quyền thông qua việc áp dụng trong thực tế và qua chương trình đề tài Quản lý kho hàng. 9). Bảng Login: Bao gồm các thông tin về: ( Mã Quyền, Tên Quyền, Username, Password): *Chức Năng của bảng Login: - Bảng Login có chức năng mô tả và quản lý các thông tin về quyền đăng nhập của người dùng với hệ thống thông tin người dùng thông qua việc áp dụng trong thực tế và qua chương trình đề tài Quản lý kho hàng. V. MỐI LIÊN KẾT GIỮA CÁC BẢNG: 1). Thiết lập mối liên kết giữa các bảng dữ liệu: Khi tạo mối quan hệ giữa hai bảng, một bảng giữ vai trò là bảng chủ ( Primary Table), bảng kia là bảng quan hệ (Related Table ), mỗi bảng phảI chọn ra một trường quan hệ. Trong mối quan hệ 1 - nhiều, bảng chủ là bảng ở phía “ Một”, bảng quan hệ là bảng ở phía “ Nhiều”. Trong mối quan hệ Một - Một, bảng chủ là một trong hai bảng, bảng liên kết là bảng còn lại. Để thiết lập mối liên kết giữa các bảng ta làm như sau: Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập liên kết, chọn đối tượng Tables, dùng lệnh: Tools / Relation Ships -> Xuất hiện cửa sổ Relation Ships, dùng tiếp lệnh Relatinon Ships / Show Table để hiện hộp thoại Show Table, chọn lớp Table và chọn các bảng cần tạo mối liên kết ( Nhấn phím Ctrl và nháy chuột ), sau đó nháy nút Add, chọn xong các bảng nháy vào nút Close để đóng hộp thoại Show Table và trở về cửa sổ Relation Ships. Bước 2: Thực hiện tạo việc kết nối giữa hai bảng, dùng chuột kéo tong trường cần liên kết ở bảng này thả lên trường cần liên kết ở bảng kia. Khi đó hộp thoại Edit Relation Ships xuất hiện. Trong hộp thoại này có chứa Relatinon Type cho biết loại liên kết giữa hai bảng. Tuỳ thuộc vào khoá của các trường của bảng dữ liệu tham gia liên kết mà Access sẽ tự xác định kiểu liên kết giữa hai bảng: Bảng A Bảng B Kiểu liên kết Khoá chính Khoá chính 1 - 1 Khoá chính Khoá Phụ 1 - Nhiều Khoá Phụ Khoá Phụ Không xác định 2). Mô hình quan hệ: Ý Nghĩa: Mô hình tạo mối liên kết giữa các bảng dùng để lưu trữ các thông tin của nhân viên, trong thời gian công tác tại cơ quan, doanh nghiệp có chức năng liên kết các bảng với nhau tạo lên sự kết dính giữa các trường, các thông tin liên quan. 3). Bài toán thực tế trong “ Quản lý kho hàng”: Trong các bài toán thực tế, một cơ sở dữ liệu thường bao gồm nhiều bảng và các bảng có mối liên hệ với nhau. Trong các cơ sở dữ liệu thực tế, khi xây dung các bảng ta cần tuân thủ các nguyên tắc sau: Bao gồm tất cả các dữ liệu cần thiết để sau này tạo được các báo cáo và truy xuất thông tin, lưu trữ dữ liệu trong tong phần nhỏ nhất của nó, không sử dụng các trường tính được từ các trường khác, mỗi bảng cần tạo một khoá chính ( gồm 1 hay nhiều). 4). Các kiểu quan hệ giữa các bảng: - Có 3 kiểu quan hệ giữa các bảng: 4.1) Quan hệ Một - Một: Mỗi bản ghi trong bảng này chỉ có thể có một bản ghi phù hợp trong bảng kia và mỗi bản ghi trong bảng kia chỉ có thể có một bản ghi phù hợp trong bảng này Mối quan hệ này ít được dùng vì cả hai bảng về thực chất có thể gộp lại thành một bảng. Kiểu quan hệ này dùng trong các trường hợp: Tách một bảng rất nhiều trường thành các bảng con cho dễ quản lý, một số trường của một bảng được tách thành bảng con vì lý do bí mật thông tin. Quan hệ Một - Một được thiết lập khi trường quan hệ đều là khoá chính ở cả hai bảng. 4.2) Quan hệ Một - Nhiều: Một bản ghi trong bảng này có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng kia, nhưng một bản ghi trong bảng kia chỉ có một bản ghi phù hợp trong bảng này. 4.3) Quan hệ Nhiều - Nhiều: Mỗi bản ghi trong bảng này có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng kia, nhưng một bản ghi trong bảng kia có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng này. Kiểu quan hệ này chỉ có thể xác định bởi bảng thứ ba ( gọi là bảng kết nối) mà khoá chính của nó chứa cả hai trường là khoá ngoài của cả hai bảng. Thực chất quan hệ Nhiều - Nhiều là quan hệ 1 - Nhiều đối với bảng thứ ba. 5). Sửa quan hệ đã thiết lập: Nháy chuột vào đường nối giữa hai bảng để chọn, nháy phảI chuột lên đường này, xuất hiện Menu tắt gồm hai mục: Edit Relation Ships dùng để sửa đổi các tính chất của mối quan hệ; Delete dùng để xoá mối quan hệ. Việc thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng và tính chất của chúng có tác dụng đối với các Query, Form, Report xây dung sau đó. Khi ghi Query, Form, Report máy sẽ ghi các mối quan hệ hiện có giữa các bảng, do đó chúng luôn luôn chạy đúng như khi ta thiết kế mặc dù về sau các mối quan hệ giữa các bảng ta đã sửa đổi. 6).Mô hình quan hệ trong đề tài : “ Quản lý kho hàng”: 7). Thể hiện quan hệ 1 - Nhiều giữa các bảng: +TblKhach - Tbl Hoadonnhap +TblKho - TblHoadonnhap +TblKhach - TblHoadonxuat +TblKho - TblHoadonxuat +TblHang - TblHangnhap +TblHang - TblHangxuat +TblHoadonnhap - TblHangnhap +TblHoadonxuat - TblHangxuat +TblQuyen - TblLogin. CHƯƠNG II HỆ THỐNG CÁC BIỂU MẪU ( FORM ) A-TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG FORM: I. Giới thiệu về hệ thống các biểu mẫu ( Form): Đối với người sử dụng thì Form là phần giao diện giữa trình ứng dụng với người sử dụng. Đối với nhà thiết kế Form thì Form là cáI mà họ phải tạo ra, phảI thiết kế, phải nghĩ sao cho thật đơn giản và dễ dàng đối với người sử dụng. II. CHỨC NĂNG CỦA CÁC BIỂU MẪU FORM: Các biểu mẫu (Form) có nhiều tác dụng và các choc năng khác nhau, có thể dùng biểu mẫu để nhập, thay đổi, xem và in dữ liệu. Với Access ta có thể thiết kế các biểu mẫu dễ dùng và trình bày thông tin theo sở thích riêng. Đồng thời ta cũng có thể dùng nhiều thành phần của thiết kế để tạo biểu mẫu đúng như ý muốn. Biểu mẫu cung cấp một cách thức dễ dàng xem dữ liệu của một bảng hay truy vấn. Ta có thể xem các giá trị của các trường thuộc một bản ghi trong chế độ Form View hoặc có thể chuyển sang chế độ Datasheet View để xem tất cả các bản ghi trong một biểu mẫu. Dùng biểu mẫu cũng là một cách hữu hiệu để nhập dữ liệu, nó giúp ta tiết kiệm thời gian và tránh được những sai sót gõ phím. Các công cụ thiết kế biểu mẫu giúp ta thiết kế các biểu mẫu dễ sử dụng: Trình bày dữ liệu ở dạng hấp dẫn với các phông chữ đặc biệt và các hiệu ứng đồ hoạ khác như màu sắc và tô bóng. Biểu mẫu trình bày có dạng giống như trang giấy viết quen thuộc, tính toán các tổng, chứa các đối tượng đồ hoạ, hiển thị dữ liệu từ nhiều bảng hay truy vấn, tự động hoá nhiều công việc thông thường mà ta phải thực hiện. III. CÁC TRÌNH THIẾT KẾ FORM: Trong Access có một số trình thiết kề Form sau đây: Tạo Form bằng cách dùng AutoForm: Dùng AutoForm giúp ta nhanh chóng tạo một biểu mẫu với dữ liệu lấy từ một bảng hay một truy vấn. Bao gồm: Dùng AutoForm: (Columnar): Trong AutoForm: ( Columnar) mỗi trường của bảng xuất hiện trên một dòng tách biệt cùng với nhãn ở bên trái nó, nhãn lấy là tên trường. 1.2) Dùng AutoForm: ( Tabular): Trong AutoForm (Tabular) các trường thuộc một bản ghi xuất hiện trên một dòng với các nhãn hiện một lần tại phần đầu của biểu mẫu. Dùng AutoForm: ( DataSheet): Trong AutoForm: ( DataSheet) các trường thuộc một bản ghi bố trí ở dạng dòng và cột, mỗi bản ghi thành một dòng và mỗi trường thành một cột, các tên trường hiện trênn đầu mỗi cột. Tạo Form bằng cách dùng Winzard: Form Winzard giúp ta nhanh chóng tạo một biểu mẫu đơn từ một bảng, hoặc một biểu mẫu với các biểu mẫu con từ 2 đến 3 bảng có quan hệ với nhau. Tuy nhiên việc sử dụng trình Winzard để thiết kế Form sẽ tạo được những Form đơn giản, nhanh chóng nhưng hiệu quả không cao, chỉ áp dụng cho việc thiết kế những Form đơn giản. Quá trình lập biểu mẫu Winzard: Bước 1: Chọn đối tượng Form, chọn New -> Xuất hiện hộp thoại New Form, chọn mục Form Winzard. Bước 2: Chọn những dữ liệu cần thiết đưa lên Form -> Xuất hiện hộp thoại Table / Query. Tiếp đến hộp thoại Availabale Field ( Đây là nơi chứa các trường có sẵn của bảng hoặc Query. Bước 3: Chọn bố cục Form, đã có một số bố cục Form, hãy chọn một bố cục, sau đó nhấn Next để tiếp tục. Bước 4: Chọn một số kiểu dáng có sẵn trong Form, sau đó nhấn Next để tiếp tục. Bước 5: Hoàn thành công việc tạo Form: Gõ tiêu đề cho Form,sau đó nhấn vào nút Finish để kết thúc việc tạo Form bằng trường Winzard. Thiết kế Form ở chế đọ Design View: Trình thiết kế Form ở chế độ Design View dùng để thiết kế Form cung cấp đầy đủ các công cụ cho người thiết kế phát triển ứng dụng của mình. ở chế độ Design View thường dùng để sửa chữa lại một Form đã tạo bằng AutoForrm hay Form Winzard. Tuy nhiên ta cũng có thể tạo một biểu mẫu mà hoàn toàn dùng các công cụ của Design View. Trong chế độ Design View, biểu mẫu có 5 dải: Form Header: ( Phần đầu của Form). Phần này được hiển thị trong chế độ Form View khi in phần này được hiện ở đỉnh của trang đầu tiên. Page Header: Phần này hiện ở đầu mỗi trang in nhưng không hiện trong chế độ Form View. Detail: Dùng để hiển thị dữ liệu các trường lấy từ các bảng hay truy vấn. Page Footer: Phần này hiện ở cuối mỗi trang in nhưng không nhìn they trong chế độ Form View. Form Footer: Phần cuối của Form, phần này được hiển thị trong chế độ Form View, khi in phần này được hiện một lần ở phần cuối của trang cuối cùng. IV). CÁC THAO TÁC THƯỜNG DÙNG KHI THIẾT KẾ FORM: 1). Lựa chọn các điều khiển: - Chọn 1 điều khiển: Nháy chuột vào điều khiển, bao quanh điều khiển xuất hiện 8 nút vuông. - Chọn một nhóm các điều khiển trong vùng chữ nhật. Nháy nút Select Object trên Toolbox, tạo một vùng chữ nhật trên Form chứa các điều khiển cần chọn. - Chọn nhiều điều khiển rời rạc nhau trên Form. ấn phím Shift đồng thời nháy chuột vào tong điều khiển. - Lựa chọn tất cả các điều khiển trên Form, dùng lệnh Select All. 2). Huỷ việc lựa chọn điều khiển: Nháy chuột vào nơi trống trên Form. 3). Xoá một điều khiển: Bằng cách chọn điều khiển,sau đó ấn phím Delete. 4). Thay đổi kích thước của điều khiển: Chọn điều khiển, xuất hiện 8 nút vuông nhỏ xung quanh điều khiển, nháy vào các nút này và kéo để thay đổi kích thước. Thay đổi kích thước từ từ dùng bàn phím: ấn phím Shift đồng thời với 4 phím mũi tên.( Lên, xuống, sang phải, sang trái). 5). Di chuyển một điều khiển: Chọn điều khiển, trỏ chuột vào một cạnh của điều khiển để con trỏ biến thành hình bàn tay xoè, kéo điều khiển tới vị trí mới. Khi đưa một trường vào Form máy tự động tạo hai điều khiển liên kết nhau. 6). Di chuyển điều khiển dùng bàn phím: Chọn điều khiển sau đó dùng 4 phím mũi tên để di chuyển nhanh, ấn phím Ctrl và các phím mũi tên để di chuyển từ từ điều khiển. 7). Dóng các điều khiển: Chọn các điều khiển, dùng lệnh: Format / Align, xuất hiện Menu dọc, chọn Left ( dóng bên trái); Chọn Right ( dóng bên phải) hoặc Top ( dóng phía trên) hay chọn Bottom ( dóng phía dưới). 8). Định lại kích thước các điều khiển: Chọn các điều khiển, dùng lệnh Fomat/ Size, xuất hiện Menu dọc, chọn To Tallest ( để các điều khiển có cùng chiều cao) hay chọn To Widest ( để các điều khiển có cùng độ rộng). 9).Định lại khoảng cách giữa các điều khiển bằng nhau theo chiều ngang: Chọn các điều khiển, dùng lệnh Format/ Horizontal Spacing, chọn Make Equal. 10). Định lại khoảng cách giữa các điều khiển bằng nhau theo chiều dọc: Chọn các điều khiển, dùng lệnh: Format/ Vertical Spacing chọn Make Equal. 11). Dóng nội dung bên trong của điều khiển: Chọn một hay nhiều điều khiển cần dóng nội dung bên trong, nháy vào một trong các nút Align (dóng bên trái ), Center ( cân vào giữa), Align( Dóng bên phải) trên thanh công cụ Formatting Form. 12). Thay đổi thứ tự Tab: Khi biểu mẫu ở chế độ Form View, mỗi lần ấn phím Tab hay Enter con trỏ sẽ chuyển tới một trường nhất định. Muốn qui định lại ký tự con trỏ di chuyển qua các trường khi ấn phím Tab ta dùng lệnh: View/Tab Order, xuất hiện hộp thoại Tab Orders, chọn Detail trong mục Section, trong khung Custom Orrder là thứ tự Tab hiện tại, nháy vào nút hình vuông ở đầu mỗi tên trường và kéo để thay đổi ký tự nháy vào nút Auto Order để Access tự động sắp xếp thứ tự Tab. 13). Di chuyển con trỏ trong chế độ Form View: + Dùng phím Tab để chuyển đến trường tiếp theo. + Dùng tổ hợp phím Shift + Tab để lùi về trường trước. + Dùng phím Home để chuyển tới trường đầu tiên của bản ghi hiện hành. + Dùng phím End để chuyển tới trường cuối cùng của bản ghi hiện hành. + Dùng tổ hợp phím Ctrl + Home để chuyển tới trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên. + Dùng tổ hợp phím Ctrl + End để chuyển tới trường cuối cùng của bản ghi cuối cùng. + Dùng phím Ctrl và phím mũi tên lên để chuyển tới trường hiện thời của bản ghi đầu tiên. + ấn phím Ctrl và mũi tên xuống để chuyển tới trường hiện thời của bản ghi cuối cùng. V. Các thuộc tính trong Form: 1). Các thuộc tính chung của Form: Trong chế độ Design View nháy chuột vào nút chọn Form, dùng lệnh: View/ Properties, xuất hiện hộp thoại Form, chọn lớp All, hộp thoại xuất hiện tất cả 107 thuộc tính của Form thiết kế. Một số thuộc tính hay dùng: Record Source: Lựa chọn bảng hoặc truy vấn chứa các trường cần đặt lên Form. Default View: Dùng để lựa chọn một trong các cách xem Form. Single Form: Hiện một bản ghi. Continuous Form: Hiện nhiều bản ghi liên tục. DataSheet: Hiện các bản ghi theo bảng hàng cột. Scroll Bars: Bât, tắt các thanh cuộn Form. Record Selecttion: Bât, tắt công cụ chọn bản ghi phía trái Form. Navigation Buttom: Bật , tắt các nút di chuyển và thêm bản ghi phía dưới Form. Dinding Lines: Bât, tắt các đường lưới ngăn cách các thành phần của Form. Contron Box: Bât, tắt các nút Min, Max, Close điều khiển Form. 2). Các thuộc tính của từng dải: - Ta có thể đặt thuộc tính cho từng dải của Form bằng cách chọn dải. Dùng lệnh: View/ properties , xuất hiện hộp thoại “ Section: Detail” gồm 17 thuộc tính. 3). Các thuộc tính của từng điều khiển trên Form: Ta có thể đặt thuộc tính cho từng điều khiển bằng cách chọn thuộc tính, dùng lệnh : View/ Properties, xuất hiện hộp thoại cho phép thiết lập nhiều thuộc tính của điều khiển như: ( Tên điều khiển. Nguồn dữ liệu, mặt nạ,giá trị ngầm định,..). VI. Hộp công cụ ToolBox: Để hiển thị hộp công cụ Toolbox dùng lệnh: View/ Toolbox. Hộp công cụ có các nút để tạo các điều khiển trên biểu mẫu: Select Objects: Dùng để lựa chọn các điều khiển trên vùng chữ nhật. Control Winzard, Label: Tạo nhãn. ( Text Box, Option Group, Toggle Buttom; Option Buttom, Check Box, List Box, Command Buttom; Image): Dùng để tạo đối tượng hình ảnh. ( Unbound Object Frame ; Bound Object Frame; Page Break): Dùng để tạo ngắt trang. Tab Control, Sub Form/ Sub Report Line: Dùng để tạo đường thẳng. Rectangle: Dùng để tạo khung chữ nhật. More Control: Dùng để liệt kê nhiều loại điều khiển khác có thể tạo VII. Các chế độ xem biểu mẫu: Có 3 chế độ xem biểu mẫu: Form View Design View. DataSheet View. Để chuyển đổi giữa ba chế độ ta nháy vào mục View trên Menu chính để hiện Menu dọc, sau đó chọn một trong các chế độ: Form View: Trong chế độ này ta chỉ có thể xem một bản ghi một lần, song dữ liệu được trình bàu một cách có tổ choc và hấp dẫn. Design View: Trong chế độ này ta có thể sữa chữa cách trình bày biểu mẫu: Có thể bổ sung, sửa đổi, di chuyển các điều khiển hoặc các thuộc tính. DataSheet View: Trong chế độ này các bản ghi được bố trí theo các dòng và cột, có thể they nhiều bản ghi cùng một lúc. B - Mô hình Form - chức năng của tong Form và chức năng của từng nút lệnh trên Form: I. Xây dựng hệ thống form: 1. Form Đăng nhập chương trình quản lý người truy cập hệ thống => Form Menumain. 2. Form Menumain => Frm Đổi lại Mật Khẩu người truy cập hệ thống. 3. Form Menumain => Frm Trợ Giúp. 4. Form Menumain => Quản lý User. + Quản lý User => Thêm thông tin về quản lý User. + Quản lý User => Sửa xoá thông tin về quản lý User. + Quản lý User => Xoá thông tin về quản lý User. 5. Form Menumain => Form KHO. + Form KHO => Thêm Thông Tin về Kho Hàng. + Form KHO => Sửa Thông Tin về Kho Hàng. + Form KHO => Xoá Thông Tin về Kho Hàng. 6. Form Menumain => Quản lý thông tin về khách. + Quản lý thông tin về khách => Thêm thông Tin về Khách. + Quản lý thông tin về khách => Sửa thông tin về Khách. + Quản lý thông tin về khách => Xoá thông tin về Khách. 7. Form Menumain => Quản lý thông tin về Hoá đơn nhập. + Quản lý thông tin về Hoá đơn nhập => Thêm thông tin về Hoá đơn nhập. + Quản lý thông tin về Hoá đơn nhập => Sửa thông tin về Hoá đơn nhập. + Quản lý thông tin về Hoá đơn nhập => Xoá thông tin về Hoá đơn nhập. 8. Form Menumain => Quản lý thông tin về Hoá đơn xuất. + Quản lý thông tin về Hoá đơn xuất => Thêm thông tin về Hoá đơn xuất. + Quản lý thông tin về Hoá đơn xuất => Sửa thông tin về Hoá đơn xuất. + Quản lý thông tin về Hoá đơn xuất => Xoá thông tin về Hoá đơn xuất. 9. Form Menumain => Quản lý thông tin về Hàng. + Quản lý thông tin về Hàng => Frm Thêm thông tin Hàng. + Quản lý thông tin về Hàng => Frm Sửa thông tin Hàng. + Quản lý thông tin về Hàng => Frm Xoá thông tin Hàng. 10. Form Menumain => Quản lý thông tin về Hàng Nhập. + Quản lý thông tin về Hàng Nhập => Thêm thông tin về Hàng Nhập. + Quản lý thông tin về Hàng Nhập => Sửa thông tin về Hàng Nhập. + Quản lý thông tin về Hàng Nhập => Xoá thông tin về Hàng Nhập. 11. Form Menumain => Quản lý thông tin về Hàng Xuất. + Quản lý thông tin về Hàng Xuất => Thêm thông tin về Hàng xuất. + Quản lý thông tin về Hàng Xuất => Sưả thông tin về Hàng xuất. + Quản lý thông tin về Hàng Xuất => Xoá thông tin về Hàng xuất. 12. Form Menumain => Tra cứu thông tin về Hàng hoá. 13. Form Menumain => Báo cáo về Hoá đơn nhập. 14. Form Menumain => Báo cáo về Hoá đơn xuất. 15. Form Menumain => Báo cáo tồn kho của một mặt hàng. II.Mô hình hệ thống Form: 1thông tin vê người truy nhập hệ thống 3.1)Form Thêm Sửa Xoá Thông Tin về Quản Lý User: Màn hình Form Thêm Sửa Xoá Thông Tin về Quản Lý User: Form Khách: Màn hình Form Khách: 4.1)Form Thêm Thông Tin về Khách Hàng: Màn hình Form Thêm TT về Khách Hàng: 4.2)Form Sửa Thông Tin về Khách Hàng: Màn hình Form Sửa TT về Khách Hàng: 4.3)Form Xoá Thông Tin về Khách Hàng: Màn hình Form Xoá TT về Khách Hàng: Form Hoá Đơn Nhập: Màn hình Form Hoá Đơn Nhập: 5.1)Form Thêm Hoá Đơn Nhập: Màn hình Form Thêm Hoá Đơn Nhập: 5.1)Form Sửa Hoá Đơn Nhập: Màn hình Form Sửa Hoá Đơn Nhập: 5.2)Form Xoá Hoá Đơn Nhập: Màn hình Form Xoá Hoá Đơn Nhập: 6).Form KHO: Màn hình Form KHO: 6.1).Form Thêm TT KHO: Màn hình Form Thêm TT KHO: 6.2).Form Sửa TT KHO: Màn hình Form Sửa TT KHO: 6.2).Form Xoá TT KHO: Màn hình Form Xoá TT KHO: 7).Form Hóa Đơn Xuất: Màn hình Form Hoá Đơn Xuất: 7.1).Form Thêm Hóa Đơn Xuất: Màn hình Form Thêm Hoá Đơn Xuất: 7.1).Form Sửa Hóa Đơn Xuất: Màn hình Form Sửa Hoá Đơn Xuất: 7.2).Form Xoá Hóa Đơn Xuất: Màn hình Form Xoá Hoá Đơn Xuất: 8).Form Hàng: Màn hình Form Hàng: 8.1) Form Thêm Thông Tin về Hàng: Màn hình Form Thêm TT về Hàng: 8.2) Form Sửa Thông Tin về Hàng: Màn hình Form Sửa TT về Hàng: 8.3) Form Xoá Thông Tin về Hàng: Màn hình Form Xoá TT về Hàng: 9) Form Hàng Nhập: Màn hình Form Hàng Nhập: 9.1) Form Thêm TT về Hàng Nhập: Màn hình Form Thêm TT Hàng Nhập: 9.2) Form Sửa TT về Hàng Nhập: Màn hình Form Sửa TT Hàng Nhập: 9.3) Form Xoá TT về Hàng Nhập: Màn hình Form Xoá TT Hàng Nhập: 10). Form Hàng Xuất: Màn hình Form Hàng Xuất: 10.1) Form Thêm TT về Hàng Xuất: Màn hình Form Thêm TT Hàng Xuất: 10.2) Form Sửa TT về Hàng Xuất: Màn hình Form Sửa TT Hàng Xuất: 10.3) Form Xoá TT về Hàng Xuất: Màn hình Form Xoá TT Hàng Xuất: 11). Form Tra cứu TT về Hàng Hoá : Màn hình Form Tra cứu TT về Hàng Hoá: 12). Form Báo cáo Hoá Đơn Nhập : Màn hình Form Báo cáo Hoá Đơn Nhập: 12.1). Form Báo cáo TT về Hoá Đơn Nhập theo Mã Khách : Màn hình Form Báo cáo TT về Hoá Đơn Nhập Theo Mã Khách: 12.2). Form Báo cáo TT về Hoá Đơn Nhập theo Mã Kho : Màn hình Form Báo cáo TT về Hoá Đơn Nhập Theo Mã Kho: 12.3). Form Báo cáo TT về Hoá Đơn Nhập theo Mã Hàng : Màn hình Form Báo cáo TT về Hoá Đơn Nhập Theo Mã Hàng: CHƯƠNG III: EXCEL A: Phần lý thuyết Excel tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng thống kê, bảng kế toán, thanh toán lại số lượng mới. Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo bản đồ, và các hình vẽ minh hoạ. Excel là phần mềm chuyên dùng cho công tác như kế toán, văn phòng trên môi trường windows, thực hiện được nhiều phép tính toán đơn giản và phức tạp. Excel là một phần trong chương trình phần mềm Microsoft Office. đây là một bộ chương trình chuẩn dùng để tổ chức và xử lý dữ liệu trên các ô tính. 1. Bảng tính điện tử (work sheet): + Một bảng tính gồm nhiều các ô tính cho phép cập nhật dữ liệu trên các ô tính (insert, copy, paste, cut,). + cho phép tính toán trong ô tính bằng các hàm và các chương trình được dựng sẵn. + Sắp xếp dữ liệu theo yêu cầu. + Giao diện với một số phần mềm khác. + trình bày đẹp dạng đồ thị. 2. Bảng tính của Excel: *Màn hình của Excel: - Thanh công cụ chuẩn (Standar bar). - thanh tiêu đề (Title bar) chứa tên phần mềm ứng dụng và chương trình. Tên mặc định là Book. - Thanh thực đơn (Menu bar): chứa bộ lệnh của chương trình Excel. Đây là nơi thực hiện các phép toán cơ bản nhất. - Thanh định dạng (Fomarting toolbar): Giúp định dạng nhanh dữ liệu - Địa chỉ ô (Name box): Chứa địa chỉ của ô hiện tại. - Dạng nhập dữ liệu (Fomula bar): Cho biết dữ liệu hiện tại của ô tính. - Danh sách các Sheet. - Thanh tạng thái (Status bar): cho biết trạng thái làm việc của file * Bảng tính EXCEL : - Một tệp gồm nhiều bảng tính 256 sheet. Mỗi bảng tính được tạo từ các ô gồm nhiều hàng và nhiều cột, ô tính là đơn vị nhỏ nhất trong trang tính. Địa chỉ ô: - Địa chỉ kết hợp: Cách viết: $(cột)(hàng) cột cố định. (cột)$(hàng) hàng cố định Cách viết: $(cột)$(hàng). - Địa chỉ tương đối: là địa chỉ khi sao chép dữ liệu có thể thay đổi. -Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ khi sao chép dữ liệu không bị thay đổi Cách viết: (cột)(hàng) 3. Các kiểu dữ liệu trong Excel: - Trong một ô tính chỉ có một kiểu dữ liệu và phụ thuộc vào kiểu đầu tiên gõ vào. Excel phân biệt 3 kiểu dữ liệu: - Kiểu hằng: Là những giá trị không thay đổi (text, number). - Kiểu công thức: Là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, hàm và các toán tử. - Kiểu logic và kiểu lỗi: Các giá trị (true, false, #value,) không tự gõ vào mà trả về giá trị sau phép toán hoặc biểu thức logic khi gặp lỗi. * Các hàm công cụ chuẩn : Sử dụng công thức trong Excel: Trong Excel công thức bắt đầu là dấu bằng: Tổng quát: = (biểu thức). - Biểu thức là tập hợp các hàm: (Hằng số, địa chỉ và các toán tử) * Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính (Work sheet): có hai kiểu liên kết: - Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính để sử dụng công thức. - Liên kết dữ liệu giữa các tệp tin. 2. Các hàm cơ bản trong Excel : - Hàm là một phần của Excel được xây dựng sẵn nhằm thực hiện một công việc nào đó. Biểu diễn hàm: = (Tên hàm)(danh sách đối số) Nhóm hàm số: SQRT(number): căn bậc hai của số. Nếu nhỏ hơn 0 sẽ báo lỗi #num. - Max (danh sách giá trị): Trả về giá trị lớn nhất của dãy số. - Min (danh sách giá trị): Trả về giá trị nhỏ nhất của dãy số. - Sum (danh sách giá trị): tính tổng các giá trị trong danh sách giá trị. - ABS(number): Lấy giá trị tuyệt đối của số. - Round(number, n): làm tròn số. - Mod(n,m): lấy phần dư của thương số n/m. - INT(n): Hàm làm tròn số n xuống số tự nhiên gần nhất. * Các hàm thống kê: - Average (danh sách các giá trị): Hàm lấy giá trị trung bình của các giá trị. - Count (Vùng dữ liệu): hàm đếm các giá trị số được chỉ ra trong vùng dữ liệu. - Counta (Vùng dữ liệu): hàm đếm tất cả các ô dữ liệu được chỉ ra trong vùng dữ liệu. * Hàm làm việc với văn bản: -Text(number, format-text): Đổi số thành kí tự được định dạng sẵn. -Value(text): đổi giá trị text thành kiểu số. -LEFT(text,n) hàm tách từ chuỗi text ra n kí tự tính từ bên trái chuỗi sang bên phải -RIGHT(text,n) hàm tách chuỗi text ra n kí tự tính từ bên phải chuỗi sang bên trái - MID(text,i,n) hàm tách chuỗi text ra n kí tự tính từ vị trí thứ i trong chuỗi. - CONCATENATE(text1,text2,)hàm nối các chuỗi text1 ,text2,.. thành 1 chuỗi cặp tổng thể. - LEN(text) cho độ dài của chuỗi tính cả dấu cách . - LOWER(text) chuyển đổi chuỗi text thành chữ thường - UPPER(text) chuyển đổi text thành chữ hoa - PROPER(text) chuyển đổi kí tự đầu mỗi từ của chuỗi text thành chữ hoa - TRIM(text) cắt bỏ kí tự trắng ở đầu và cuối chuỗi . * Hàm ngày tháng: - Date(year, month, day) trả về dữ liệu kiểu ngày tháng ứng với ngày, tháng, năm cung cấp trong tham số . day(dữ liệu kiểu ngày tháng) trả lại ngày của dữ liệu kiểu ngày tháng -hour(dữ liệu kiểu thời gian) trả về giờ của dữ liệu kiểu thời gian - Minute(dữ liệu kiểu thời gian)trả về phút của dữ liệu kiểu thời gian - month (dữ liệu kiểu ngày tháng) trả lại tháng của dữ liệu kiểu ngày tháng - year(dữ liệu kiểu ngày tháng)trả lại năm của dữ liệu kiểu ngày tháng . - today:trả lại ngày thán năm hiện tại * Hàm thời gian: - second(dữ liệu kiểu thờ gian )trả về giây của dữ liệu kiểu thời gian - now() trả về thời gian hiện tại . * Hàm logic: - AND(điều kiện 1 điều kiện 2 ,) (130 điều kiện)-hàm giao các điều kiện. Hàm trả về giá trị đúng (true) khi mỗi điều kiện nếu trong danh sách đều cho giá trị đúng (true), còn trong trường hợp khác hàm trả về giá trị sai (false). - OR(điều kiện 1, điều kiện 2,) (130 điều kiện)-hàm hợp các điều kiện. Hàm trả về giá trị đúng (true) khi có ít nhất 1 điều kiện nào đó đúng, còn khi tất cả các điều kiện sai thì hàm trả về giá trị sai (false). * Các hàm toán học có điều kiện: - IF(biểu thức logic, giá trị trả về khi đúng, giá trị trả về khi sai): Hàm loại trừ các điều kiện. Đầu tiên hàm kiểm tra biểu thức logic xem đúng hay sai. Nếu biểu thức logic đúng trả về giá trị khi đúng, ngược lại trả về giá trị sai. - SUMIF(vùng so sánh,điều kiện so sánh,vùng tính tổng): hàm tính tổng tất cả các giá trị được chỉ ra trong vùng tính tổng mà các giá trị tương ứng của nó trong vùng so sánh thoả mãn điều kiện so sánh nêu ra. +Vùng so sánh: là vùng chứa các giá trị cần so sánh với điều kiện so sánh để chỉ ra giá trị tương ứng nào trong vùng tính tổng được tính vào tổng chung. Nó chỉ có thể là 1 cột hoặc 1 hàng chứ không thể là một vùng gồm nhiều hàng và cột. Nếu là một vùng gồm nhiều hàng và nhiều cột thì hàng chứa các giá trị cần so sánh phải nằm ở ngoài cùng bên trái hoặc trên cùng. + Điều kiện so sánh: là điều kiện so sánh, nó có thể là số, biểu thức toán học một ngôi hay văn bản xác định các ô sẽ được cộng. Tất cả các điều kiện đều phải đặt ra trong hai dấu nháy kép. Ví dụ về tiêu chuẩn là 32,”32”,”>32”,apples”. * Vùng tính tổng: là vùng chỉ ra các ô cần tính tổng. Các ô trong vùng này chỉ được cộng nếu các ô tương ứng trong vùng so sánh phù hợp với tiêu chuẩn nêu ra trong điều kiện so sánh. Nếu bỏ qua vùng tính tổng thì chính các ô trong vùng so sánh sẽ được cộng. - Countif(vùng cần đếm, điều kiện đếm): Hàm đếm tất cả các ô trong vùng cần đếm thoả mãn điều kiện đếm nêu ra. Điều kiện đếm giống như điều kiện so sánh trong hàm sumif * Hàm toán học dùng trong xắp xếp dữ liệu : rank( số cần sắp xếp, vùng mà số dùng để so sánh, cách sắp xếp). Hàm dùng để xác định thứ hạng của trị số cần sắp xếp so với các giá trị trong vùng mà số hạng để so sánh nêu ra. Cách thức sắp xếp quy định cách sắp xếp như thế nào theo thứ tự tăng dần hay giảm dần + Số cần sắp xếp :là bạn muốn tìm thứ tự . + Vùng mà số dùng để so sánh:là địa chỉ tham chiếu đến các ô chứa các giá trị mà số cần sắp xếp muốn so sánh để tìm thứ hạng hoặc là một dãy liệt kê các số. Nếu là địa chỉ tham chiếu thì chúng phải ở dạng địa chỉ tuyệt đối . + Các sắp xếp: Là số quy định cách sắp xếp của hàm. Nó có thể nhận các giá trị như sau: Nếu cách sắp xếp bằng 0 không có thì số được sắp xếp theo thứ tự giảm dần còn trong mọi trường hợp khác thì số được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. * Các hàm cơ sở dữ liệu: - DAVERAGE(Database, Field, Crietiria): Tính giá trị trung bình các giá trị của cột Field trong cơ sở dữ liệu của các bản ghi trong Database thoả mãn đièu kiện trong vùng Ciretira. - DCOUT(Database, Field, Crietiria): Đếm các ô chứa trong cột Field của Database thoả mãn điều kiện trong Crietira nếu có. Field là tuỳ chọn, nếu bỏ qua, hàm sẽ đếm trong toàn bộ các bản ghi trong Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria. - DCOUTA((Database, Field, Crietiria): Đếm tất cả các bản ghi không trống trong cột Field của Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria. - DMAX((Database, Field, Crietiria): Trả về giá trị lớn nhất trong các giá trị của cột Field trong Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria. - DMIN(Database, Field, Crietiria): Trả về giá trị nhỏ nhất trong các giá trị của cột Field trong Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria. - PRODUCT(Database, Field, Crietiria): Trả về tích các giá trị trong cột Field của cơ sở dữ liệu Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria. DSUM(Database, Field, Crietiria):Trả về tổng giá trị của cột Field trong Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria. * Hàm tìm kiếm và tham chiếu: - VLOOKUP(ô dữ liệu, miềm tìm kiếm, cột lấy dữ liệu, [0/1]) 0: Tìm kiếm chính xác . 1: Tìm kiếm gần đúng . - HLOOKUP(ô dữ liệu, miềm tìm kiếm, hàng lấy dữ liệu, [0/1]) 0: Tìm kiếm chính xác. 1: Tìm kiếm gần đúng . - INDEX(Vùng tìm kiếm, Hàng trả về, Cột trả về) – Hàm tham chiếu. Hàm trả về giá trị nằm trong ô được chỉ ra trong Hàng trả về và nằm trên Cột trả về thuộc Vùng tìm kiếm. +Vùng tìm kiếm: Vùng chứa giá trị cần tìm. +Hàng trả về: Số thứ tự hàng chứa giá trị cần trả về trong Vùng tìm kiếm. +Cột trả về: Số thứ tự của cột chứa giá trị cần trả về trong Vùng tìm kiếm. - MATCH(Giá trị tìm kiếm, Vùng tìm kiếm, Cách tìm) –Hàm tham chiếu. Hàm trả về trị vị trí tương đối của Giá trị tìm kiếm trong Vùng tìm kiếm bị chi phối bởi kiểu tìm do Cách tìm quy định. Hàm trả lại vị trí của hàng hay cột trong mảng có chứa Giá trị tìm thấy. Thường được sử dung kết hợp với INDEX để tra một giá trị trong mảng. Các tham số giống như hàm VLOOKUP, HLOOKUP. III, Vẽ biểu đồ trong Excel: Khái niệm: - Biểu đồ là biểu diễn đồ hoạ thể hiện mối quan hệ giữa dữ liệu trong ô tính, trang tính để có cái nhìn trực quan, sinh động. Một số dạng biểu đồ : - PIE(hình bánh): sử dụng để so sánh từng thành phần với tổng thể. - BAR(hình thanh): sử dụng để so sánh ở các thời điểm khác nhau. - COLUM(hình cột): sử dụng để so sánh ở các thời điểm khác nhau. - LINE(hình gấp khúc): sử dụng để nhấn mạnh tương đối phát triển và thay đổi theo thời gian. - AREA(hình diện tích): sử dụng để nhấn mạnh tương đối phát triển và thay đổi theo thời gian. - 3D: Hầu như tất cả các dạng biểu đồ đều thể hiện dưới dạng 3D. 3. Vị trí thiết biểu đồ: - Biểu đồ dạng nhúng (Emteding). Là dạng biểu đồ thể hiện cùng trang chứa dữ liệu so sánh (trang tính hiện hành) mục đích trình bày song song dữ liệu và biểu đồ. - Dạng biểu đồ nối kết: Là dạng biểu đồ thể hiện trên trang tính riêng độc lập dữ liệu. Chức năng dùng in riêng biểu đồ. Đặc biệt cả hai dạng biểu đồ đều tham chiếu dữ liệu gốc được cập nhật dữ liệu khi dữ liệu gốc thay đổi. 4. Một số tổ chức của biểu đồ (thành phần): - Dạng biểu đồ (chart type) biểu đồ sẽ thể hiện: PIE, BAR, COLUM. - Dữ liệu nguồn (Data, source): là các hàng các cột chứa dữ liệu dùng để so sánh vẽ biểu đồ - Nhãn chung của biểu đồ (chart labels) - Nhãn (trục) Axis labels nhãn tên trục biểu đồ. 5. Cách vẽ biểu đồ : a.Vẽ biểu đồ sữ dụng công cụ Chart Wizard : - Chọn vùng dữ liệu kể cả hàng tiêu đề, nhấn nút Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn. - Chọn kiểu đồ thị từ Chart Type, sau đó chọn Next. - Kiểm tra địa chỉ vùng dữ liệu và chọn vẽ biểu đồ theo hàng (Rows) hay cột (Coloumns), nhấn Next. - Chọn phiếu tương tự, sau đó chọn các mục tiêu đề, nhãn dữ liệu, nhấn Next. - Chọn vẽ biểu đồ trên một Sheet riêng hay Sheet hiện hành. Nhấn Finish. b.Vẽ biểu đồ từ các vùng không kề nhau: - Chọn vùng thứ nhất. - Nhấn giữ Ctrl trong khi chọn các vùng khác. - Nhấn nút Chart Wizard theo các chỉ dẫn của Chart Wizard (như trên). Vẽ một biểu đồ ngầm định của Microsoft Excel là đồ thị cột, trừ khi chúng ta thay đổi chúng. - Để tạo đồ thị sử dụng dạng ngầm định, chọn dữ liệu và nhấn F11. - Để tạo một đồ thị nhúng, chọn dữ liệu, nhấn nút Defaut Chart. Nếu không thấy nút này thì hãy bổ sung thêm vào thanh công cụ( View/ Customize/ command/ Categories/ Charting). IV, In ấn và trình bày: Định dạng dữ liệu : Vào File / Page Setup / xuất hiện hộp thoại Page Setup gồm 4 mục định dạng trang in . + margins : định dạng các thông số về lề . + header/footer :thông số về tiêu đề của trang ( nếu cần ) +page :định dạng các thông số về trang +sheet : các thông số về dữ liệu cần được in ra * Các thành phần của trang Page: - Định chế độ in theo kiểu ngang hay dọc khổ giấy in.. Trong Orientation: định dạng hướng trang Trong Spaling: tỷ lệ in Trong Adjust to :in theo tỷ lệ chuẩn. Trong fit to : dãn /nén theo tỷ lệ của chiều rộng (while) và chiều cao (tall) Trong Page Size: Kích thước giấy in Print quality : chất lượng in quality khác number. First page number : trang bắt đầu được đánh số. Trong Print Quanlity: Chọn chất lượng in. * Các thành phần của mục dùng để căn lề bảng tính so với trang giấy (Margins) : - Right: Định dạng lề phải. - Top: Định dạng lề trên. - Left: Định dạng lề phải. - Footer: Khoảng cách tiêu đề dưới đến biên ngang giấy. Center on Page: Chọn/ bỏ căn giữa - Header: Khoảng cách tiêu đề trên đến biên ngang giấy. + Horizontally: Căn giữa theo chiều ngang + Vertically: Căn giữa theo chiều dọc. * Các mục Sheet : Tắt các dòng kẻ của Excel và khai báo vùng chọn in. Print Area : Nhập địa chỉ vùng muốn in trên bảng tính hiện hành. Print tille : nhãn của trang in -Trong Rows to Reat at top : tiêu đề hàng . Các hàng này sẽ được tự động ở mọi trang in . - Trong Column to Repeat at left : tiêu đề cột hàng . Các cột sẽ được in ở trang in . Print :lựa chọn kiểu in Down then over : Từ trên xuống dưới, sau đó sang ngang Over then down : in từ trái sang phải , sau đó xuống dưới. Across then Down: Từ trái sang phải, xuống dưới. Black and while :in đen trắng . Darft quality : in nhanh (bỏ qua định dạng ) Com menct : in ra vùng ghi chú. Row nad column heading:in ra tiêu đề của hàng và cột. Gridlines: Bật/ tắt những dòng kẻ mặc định (thông thường tắt chế độ này) Note: Bật/ tắt việc in chú thích. Page Order: Thứ tự trang (không nên thay đổi) * Các mục Header/Footer: + Excel luôn in một dòng trên đỉnh ngang gọi là tiêu đề đầu (header) và in một dòng cuối trang gọi là tiêu đề cuối (Footer). + Mặc định Excel sẽ in bảng tính trên Header và số thứ tự trang dưới Footer. Việc này đôi khi không thích hợp với cách trình bày của ta. Do đó để không in hoặc in khác nội dung ở Header và Footer ta chọn mục Custom Header và Custom Footer để điều chỉnh lại. Nếu chọn một trong hai mục này đều làm xuất hiện hộp thoại tương tự nhau, trong đó ngoài hưóng dẫn còn có biểu tượng để chọn. Xem bảng tính trước khi in : Cách 1:Nhấp chuột vào biểu tượng Print trên thanh công cụ chuẩn (Satadard Toolbar. Cách 2: Vào File/ Print Preview khi đó màn hình Excel sẽ chuyển sang chế độ Preview, cho phép bạn xem và hiệu chỉnh tổng quát bố cục, nội dung dữ liệu bảng tính trước khi in. Sau khi hiệu chỉnh xong chọn Print. In ấn tài liệu: Để tiến hành in một hoặc nhiều bảng tính ta có 2 cách Cách 1:Nhấn nút vào Print Cách 2: Vào File/ Print (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl +P) hộp thoại Print xuất hiện: Mục Properties : thuộc tính của máy in ( giấy , hướng giấy , độ phân giảI . Chất lượng in Mục Printer : Tên cuả máy in ,kiểu máy in. Page range : Lựa chọn vùng in. + Trong ALL : In tất cả . + Trong form to : In từ trang đến trang bao nhiêu . Print what : In cái gì + Trong selection book : In toàn bộ ưork book. + Trong selection : In vùng được chọn copies : Số lượng bản in B. THỰC HÀNH I. Nhiệm vụ của bài quản lý phòng khách sạn Là một nhân viên quản lý khách sạn thì luôn luôn phải nắm rõ được số phòng trong khách sạn của mình là bao nhiêu, phòng đó có khách ở hay không có khách ở. Để khi khách hàng gọi điện đến hay trực tiếp đến đặt phòng. Thì nhiệm vụ của nhân viên quản lý khách sạn (lễ tân) phải nhập tên khách hàng vào bảng theo dõi phòng sau đó khi khách hàng đến nhận phòng thì nhập thông tin khách hàng vào bảng theo dõi khách như: Ngày tháng năm sinh, địa chỉ, số điện thoại,quê quán (trường hợp khách hàng đã đặt phòng thì sẽ đến ở). Khi khách trả phòng thì nhân viên quản lý sẽ thông báo cáo thông tin như: Ngày đăng ký nhập phòng, ngay trả phòng , tổng số ngày khách ở, các dịch vụ giảm giá, số tiền phải trả. Thông qua bảng thanh toán. Mỗi tháng khi Giám đốc muốn biết tình hình thu nhập trong tháng hay một số thông tin như: có máy phòng chống, số người ở lâu nhất, số phòng có hiệu xuất nhiều nhất, thấp nhất Thông qua bảng báo cáo và bảng kết luận nhân viên quản lý có thể báo cáo kịp thời cho Giám đốc. II. Các bảng đầu vào của bài toán quản lý khách sạn 1. Bảng theo dõi phòng KHÁCH HÀNG KIM LIÊN Bảng theo dõi phòng khách sạn (năm 2006) STT Mã phòng Ngày tháng A001 A002 A003 A004 B001 B002 B003 C001 C002 C003 1 1/1/06 Hương Ly Nhất Tùng 2 1/2/06 Hương Lý Nhất Tùng 3 1/3/06 Hương Ly Quốc Nam Nhất 4 1/4/06 Ly Quốc Nam 5 1/5/06 Quốc Nam 6 1/6/06 Quốc 7 1/7/06 Hiền Minh 8 1/8/06 Hiền Minh 9 1/9/06 Hiền 10 1/10/06 Hiền 11 1/11/06 12 1/12/06 13 1/13/06 14 1/14/06 15 1/15/06 15 Lâm Nhi Bảng theo dõi phòng gồm: Ngày tháng và mã phòng - Mã phòng: A001, A002, A003, A004, A005, B001, B002, C001, C002, C003. - Ngày: Từ tháng 1 đến tháng 12 BẢNG THEO DÕI KHÁCH HÀNG Mã khách Tên khách Ngày sinh CMND Địa chỉ Ngày nhận phòng Ngày trả phòng Tháng Số ngày thuê Loại phòng Tổng tiền trả Tổng tiền khách hàng phải trả 1 KL01 Hương 2/15/80 25896347 TPHP 1/1/06 1/3/06 1 2 C001 60 60 2 KL02 Hiền 6/21/89 48956312 TT-HN 1/7/06 1/9/06 1 2 C002 60 60 3 KL03 Nam 5/7/82 89524745 TPLS 1/7/06 1/10/06 1 3 A001 300 300 4 KL04 Nhất 8/12/81 36987541 KM-HN 1/7/06 1/12/06 1 5 A002 500 450 5 KC001 Tùng 2/29/75 45781235 TXHY 1/7/06 1/5/06 1 2 B001 90 90 6 KC001 Trang 7/25/79 74944375 HCM 1/3/06 1/20/06 1 6 B002 270 243 7 KC002 Nhi 9/25/84 41257896 HH-BG 1/21/06 1/25/06 1 5 B003 225 202.5 8 KC003 Minh 6/15/84 25874125 VL-LS 1/1/06 1/20/06 1 5 C001 135 212.5 9 KC004 Hưng 9/21/78 35412367 TH-HN 1/15/06 1/4/06 1 5 C003 125 121.5 10 KC005 Ly 4/25/79 12345621 TPNĐ 1/20/06 1/6/06 1 5 A003 135 300 11 KL05 Quốc 6/23/80 74562178 TPBG 1/1/06 1/12/06 1 3 A004 300 400 12 KL06 Lâm 8/14/79 35512578 LB-HN 1/3/06 1/5/06 1 3 A005 300 300 13 KL07 Tùng 2/25/84 12898358 LB-HN 1/15/06 1/20/06 1 5 A006 500 450 Các bảng đầu ra của bài toán quản lý khách sạn Bảng hoá đơn thanh toán A B 1 HOÁ ĐƠN THANH TOÁN 2 Mã khách KC002 3 Tên khách Trang 4 Ngày nhận 01/21/06 5 Ngày trả 01/27/06 6 Số ngày ở 6 7 Tên phòng B002 8 Tổng trả 270 9 Số tiền khách hàng phải trả 243 10 BẢNG GIÁ PHÒNG 11 12 13 Loại phòng Giá tiền/Ngày (USD) 14 A 100 15 B 50 16 C 30 QUẢN LÝ PHÒNG KHÁCH SẠN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN CÁC CHUYẾN DU LỊCH NGẮN NGÀY CÁO BẢNG BÁO BẢNG PHỤ TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. MICROSOFT ACCESS 2003 - NXB Thống kê 2. Giáo trình WINDOWS 98 WORD 97, EXCEL 97 - NXB Giao thông vận tải - Hà Nội 2005. 3. Giáo trình MICROSOFT ACCESS căn bản là nâng cao. NXB Giao thông vận tải - 2005. 4. Tin học văn phòng MICROSOFT EXCEL 2000. NXB Đại học Quốc gia TPHCM. 5. Tin học cơ bản MICROSOFT EXCEL 2003. NXB Văn hoá - Thông tin 2005. 6. Giáo trình Excel 2000. NXB Thống kê.\ MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2 A . Giới thiệu về Microsoft Access 2 1.1) Khi sử dụng Access 2 1.2) Cũng như C và Pascal Access Basic 2 1.3) Về tổ chức: 2 1.4) Về hoạt đông chương trình, Access 2 2.1) cơ sở dữ liệu (database) 3 2.2) Quản trị cơ sở dữ liệu. 3 2.3) Một số phép toán quan hệ 4 2.4) Microsoft Access là gì ? 4 B Các thành phần trong cơ sở dữ liệu acces 4 1.1) Bảng (Table) 4 1.2) Truy vấn (Query) 4 1.3) Biểu mẫu (Form) 4 1.4) Báo cáo, biểu mẫu (Report). 5 1.5) Xuất dữ liệu ra dạng trang web 5 1.6) Tập lệnh (Macro). 5 1.7) .Modules. 5 CHƯƠNG I:XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 6 I. TABLE- BẢNG DỮ LIỆU 6 A: Cột hoặc trường (Column, file) 6 B: Dòng hoặc bản ghi 6 C: Khoá chính 6 D: Khoá ngoại 6 1.1 Tạo bảng: 6 1.2 Quan hệ dữ liệu RELATONSHIP 8 2) Các bước thực hiện tạo quan hệ 9 II QUERY - TRUY VẤN 10 1.1) Khái niệm về truy vấn. 10 1.2 Các loại truy vấn 10 1.3. Các hàm sử dụng trong truy vấn. 11 III. BIỂU MẪU FORM 11 1.4 Khái niệm. 11 1. 5 Các thành phần của form. 12 1.6.Tạo FOMR bằng WIZARD. 12 IV BÁO BIỂU REPORT 13 4.1) Khái niệm: 13 4.2) Các thành phần của report. 13 4.3). Tạo Report dạng Tabular hay Columnar. 14 4.4) Một số hàm và hằng sử dụng trong Report 14 V . MACRO TẬP LỆNH 14 5.1 ).Các hành động trong Macro. 14 VI. MENU. 14 VII. LẬP TRÌNH VBA 16 7.1) Môi trường lập trình VBA 16 7.2) Hệ thống thực đơn và thanh công cụ: 16 7.3) Cửa sổ project Expleres 16 7.4) Môi trờng cửa sổ viết lệnh: 16 7.5) Cửa sổ Intermediate: 16 7.6 Cấu trúc lệnh VBA 16 B)- MÔ HÌNH THIẾT KẾ BẢNG VÀ CHỨC NĂNG CỦA TỪNG BẢNG: 18 I. Xây dựng hệ thống bảng 18 1)Bảng Khách: 18 2). Bảng Kho: 19 3). Bảng Hàng 19 4). Bảng Hoá Đơn Nhập 19 5) Bảng Hoá Đơn Xuất: 20 6). Bảng Hàng Nhập: 20 7).Bảng Quyền 20 8). Bảng Login: 20 II. NHẬP DỮ LIỆU CHO BẢNG: 21 1). Nhập một bản ghi mới: 21 2). Chèn một đối tượng OLE vào bảng: 21 III). CÁC THAO TÁC THƯỜNG DÙNG TRÊN BẢNG: 22 IV. MÔ HÌNH THIẾT KẾ BẢNG VÀ CÁC CHỨC NĂNG CỦA TỪNG BẢNG: 23 1). Bảng Khách: 23 2). Bảng Kho: 23 3). Bảng Hàng: 24 4). BảngTbl Hoá Đơn Nhập: 24 5). BảngTbl Hoá Đơn Xuất: 25 6). Bảng Hàng Nhập: 25 7). Bảng Hàng Xuất: 26 8). Bảng Quyền: 26 9). Bảng Login: 27 V. MỐI LIÊN KẾT GIỮA CÁC BẢNG: 27 1). Thiết lập mối liên kết giữa các bảng dữ liệu: 27 2). Mô hình quan hệ: 29 3). Bài toán thực tế trong “ Quản lý kho hàng”: 29 4). Các kiểu quan hệ giữa các bảng: 29 4.1) Quan hệ Một - Một: 29 4.2) Quan hệ Một - Nhiều: 29 4.3) Quan hệ Nhiều - Nhiều: 29 5). Sửa quan hệ đã thiết lập: 30 6).Mô hình quan hệ trong đề tài : “ Quản lý kho hàng”: 30 7). Thể hiện quan hệ 1 - Nhiều giữa các bảng 30: CHƯƠNG II: HỆ THỐNG CÁC BIỂU MẪU ( FORM ) 32 A-TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG FORM: 32 I. Giới thiệu về hệ thống các biểu mẫu ( Form): 32 II. CHỨC NĂNG CỦA CÁC BIỂU MẪU FORM: 32 III. CÁC TRÌNH THIẾT KẾ FORM: 32 1.Tạo Form bằng cách dùng AutoForm: 32 1.1.Dùng AutoForm: (Columnar): 33 1.2) Dùng AutoForm: ( Tabular): 33 1.3Dùng AutoForm: ( DataSheet): 33 2.Tạo Form bằng cách dùng Winzard: 34 3. Thiết kế Form ở chế đọ Design View: 35 IV). CÁC THAO TÁC THƯỜNG DÙNG KHI THIẾT KẾ FORM: 35 1). Lựa chọn các điều khiển: 35 2). Huỷ việc lựa chọn điều khiển 35 3). Xoá một điều khiển 35 4). Thay đổi kích thước của điều khiển: 36 5). Di chuyển một điều khiển 36 6). Di chuyển điều khiển dùng bàn phím: 36 7). Dóng các điều khiển 36 8). Định lại kích thước các điều khiển 36 9).Định lại khoảng cách giữa các điều khiển bằng nhau theo chiều ngang: 36 10). Định lại khoảng cách giữa các điều khiển bằng nhau theo chiều dọc 36 11). Dóng nội dung bên trong của điều khiển 36 12). Thay đổi thứ tự Tab13). Di chuyển con trỏ trong chế độ Form View: 36 V. Các thuộc tính trong Form: 37 1). Các thuộc tính chung của Form: 37 2). Các thuộc tính của từng dải :37 3). Các thuộc tính của từng điều khiển trên Form: 37 VI. Hộp công cụ ToolBox: 37 VII. Các chế độ xem biểu mẫu: 37 B - Mô hình Form - chức năng của tong Form và chức năng của từng nút lệnh trên Form: 39 I. Xây dựng hệ thống form: 39 II.Mô hình hệ thống Form: 41 1)Form Thêm Sửa Xoá Thông Tin về Quản Lý User: 41 3.1.Form Khách: 42 4.1)Form Thêm Thông Tin về Khách Hàng: 43 4.2)Form Sửa Thông Tin về Khách Hàng: 43 4.3)Form Xoá Thông Tin về Khách Hàng: 44 5.1)Form Thêm Hoá Đơn Nhập: 45 5.1)Form Sửa Hoá Đơn Nhập: 45 5.2)Form Xoá Hoá Đơn Nhập: 46 6).Form KHO: 46 6.1).Form Thêm TT KHO: 47 6.2).Form Sửa TT KHO: 47 6.2).Form Xoá TT KHO: 48 7).Form Hóa Đơn Xuất: 48 7.1).Form Thêm Hóa Đơn Xuất: 49 7.1).Form Sửa Hóa Đơn Xuất: 49 7.2).Form Xoá Hóa Đơn Xuất: 50 8).Form Hàng: 50 8.1) Form Thêm Thông Tin về Hàng: 51 8.2) Form Sửa Thông Tin về Hàng: 51 8.3) Form Xoá Thông Tin về Hàng: 52 9) Form Hàng Nhập: 52 9.1) Form Thêm TT về Hàng Nhập: 53 9.2) Form Sửa TT về Hàng Nhập: 53 9.3) Form Xoá TT về Hàng Nhập: 54 10). Form Hàng Xuất: 54 10.1) Form Thêm TT về Hàng Xuất: 55 10.2) Form Sửa TT về Hàng Xuất: 55 10.3) Form Xoá TT về Hàng Xuất: 56 11). Form Tra cứu TT về Hàng Hoá : 56 12). Form Báo cáo Hoá Đơn Nhập : 57 CHƯƠNG III: EXCEL 59 A: Phần lý thuyết 59 1. Bảng tính điện tử (work sheet): 59 2. Bảng tính của Excel: 59 3. Các kiểu dữ liệu trong Excel: 60 III, Vẽ biểu đồ trong Excel: 65 1.Khái niệm: 65 2.Một số dạng biểu đồ : 65 3. Vị trí thiết biểu đồ: 65 4. Một số tổ chức của biểu đồ (thành phần): 66 5. Cách vẽ biểu đồ : 66 IV, In ấn và trình bày: 66 1.Định dạng dữ liệu : 66 2. Xem bảng tính trước khi in : 68 3.In ấn tài liệu: 68 B. THỰC HÀNH 70 I. Nhiệm vụ của bài quản lý phòng khách sạn 70 II. Các bảng đầu vào của bài toán quản lý khách sạn 71