Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một số cơ quan bộ

to¸n ®­îc ph©n c«ng phô tr¸ch tiÒn l­¬ng hµng th¸ng cho c¸n bé, nh©n viªn vµ mét thñ quü. - Phßng Qu¶n lý xe thuéc V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng vµ ®éi xe thuéc Bé C«ng nghiÖp cã chøc n¨ng gióp l·nh ®¹o Bé vµ Ch¸nh V¨n phßng Bé vµ cã nhiÖm vô ®¶m b¶o xe phôc vô l·nh ®¹o Bé, ®iÒu ®éng xe phôc vô l·nh ®¹o vµ c¸c ®¬n vÞ trong Bé ®i c«ng t¸c; tæ chøc b¶o qu¶n, b¶o d­ìng xe theo ®Þnh kú vµ qu¶n lý c¸c trang thiÕt bÞ cña xe. VÒ tæ chøc phßng qu¶n lý xe V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng gåm cã mét Tr­ëng phßng vµ hai phã phßng ®iÒu hµnh xe vµ 14 nh©n viªn l¸i xe ®­îc chia lµm 2 tæ c«ng t¸c: tæ xe riªng gåm 5 nh©n viªn l¸i xe phôc vô l·nh ®¹o Bé; tæ xe chung gåm 9 nh©n viªn l¸i xe, ®¶m b¶o xe trùc hµng ngµy vµ xe phôc vô c¸c ®¬n vÞ trong c¬ quan Bé ®i c«ng t¸c. Khi c¸c c¸n bé, l·nh ®¹o bé cÇn xe ®i c«ng t¸c, giao dÞch ®Õn ®¨ng ký t¹i phßng qu¶n lý xe sau ®ã xin ch÷ ký l·nh ®¹o v¨n phßng ®Ó ®iÒu xe. Cßn ®éi xe V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp cã 1 ®éi tr­ëng trùc tiÕp qu¶n lý ®iÒu hµnh xe « t«, gióp viÖc cho ®éi tr­ëng cã 3 phã ®éi phô tr¸ch ®iÒu hµnh ®¨ng ký xe. Vµ cã 20 nh©n viªn l¸i xe, trong ®ã ®­îc ®éi tr­ëng ph©n c«ng nh©n viªn l¸i xe phôc vô l·nh ®¹o Bé vµ 15 nh©n viªn th­êng trùc phôc vô khi c¸n bé trong c¬ quan Bé cÇn ®i c«ng t¸c hoÆc giao dÞch víi c¸c c¬ quan. Mçi nh©n viªn l¸i xe ®­îc giao 1 xe « t« vµ cã nhiÖm vô b¶o qu¶n ph­¬ng tiÖn lµm viÖc. - Phßng qu¶n trÞ cã chøc n¨ng gióp l·nh ®¹o Bé vµ Ch¸nh V¨n phßng Bé thùc hiÖn c¸c viÖc ®Ó ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn vËt chÊt vµ ph­¬ng tiÖn lµm viÖc cho c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña Bé. Vµ cã nhiÖm vô tæ chøc c¶i thiÖn ®êi sèng vËt chÊt vµ tinh thÇn cho c¸n bé, nh©n viªn, b¶o ®¶m söa ch÷a ®iÖn n­íc, trang bÞ c¸c thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng t¸c c¬ quan Bé; qu¶n lý kho v¨n phßng phÈm vµ cÊp ph¸t v¨n phßng phÈm, c¸c ®å dïng cÇn thiÕt cho c¸c phßng lµm viÖc, phôc vô n­íc uèng hµng ngµy cho c¸n bé, nh©n viªn vµ c¸c cuéc häp cña c¬ quan Bé. Phßng Qu¶n trÞ V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp: cã mét Tr­ëng phßng trùc tiÕp qu¶n lý mäi c«ng viÖc theo chøc n¨ng, nhiÖm vô ®­îc l·nh ®¹o v¨n phßng qui ®Þnh. Gióp viÖc cho Tr­ëng phßng cã 23 c¸n bé, nh©n viªn vµ ®­îc ph©n c«ng chia thµnh c¸c tæ sau: tæ qu¶n lý nhµ: 3 nh©n viªn, tæ söa ch÷a ®iÖn, n­íc: 3 nh©n viªn; tæ méc: 2 nh©n viªn; tæ phôc vô: 12 nh©n viªn; qu¶n lý cÊp ph¸t v¨n phßng phÈm: 2 nh©n viªn. Bªn c¹nh ®ã, th× phßng qu¶n trÞ thuéc V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng ngoµi chøc n¨ng, nhiÖm vô ®· nªu ë trªn cßn cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô tæ chøc vµ thùc hiÖn c«ng t¸c y tÕ, b¶o vÖ søc khoÎ cña c¸n bé, nh©n viªn trong c¬ quan. V× vËy, ®­îc gäi lµ phßng qu¶n trÞ - y tÕ, phßng nµy cã mét Tr­ëng phßng ®iÒu hµnh chung c«ng t¸c trong phßng vµ mét phã phßng gióp viÖc cho Tr­ëng phßng mua s¾m trang thiÕt bÞ phôc vô cho ho¹t ®éng cña c¬ quan. Ngoµi ra, phßng cã 18 c¸n bé nh©n viªn, ®­îc Tr­ëng phßng ph©n c«ng ra c¸c tæ sau: tæ söa ch÷a ®iÖn n­íc: 3 nh©n viªn; tæ mua s¾m vµ cÊp ph¸t v¨n phßng phÈm hµng th¸ng: 2 nh©n viªn; tæ phôc vô: 10 nh©n viªn; bé phËn y tÕ: 3 c¸n bé trong ®ã cã 1 b¸c sü, 1 y t¸ vµ 1 d­îc sü. - Tr¹m y tÕ V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp gióp l·nh ®¹o vµ l·nh ®¹o v¨n phßng qu¶n lý vµ b¶o vÖ søc khoÎ cho c¸n bé, nh©n viªn trong c¬ quan Bé. Phßng cã nhiÖm vô tæ chøc kiÓm tra søc khoÎ ®Þnh kú, th­êng kú, kh¸m bÖnh tiªm vµ ph¸t thuèc cho c¸n bé, nh©n viªn. Th­êng trùc uû ban kÕ ho¹ch ho¸ gia ®×nh vµ lµm c«ng t¸c vÖ sinh m«i tr­êng, phßng chèng dÞch bÖnh cho c¸n bé, nh©n viªn trong c¬ quan Bé. VÒ tæ chøc tr¹m y tÕ cã 1 b¸c sü trùc tiÕp kh¸m bÖnh, 1 y t¸ vµ 1 d­îc sü. Ngoµi nh÷ng phßng trªn, th× mçi v¨n phßng cßn cã nh÷ng phßng, tæ kh¸c nhau ®Ó phï hîp víi chøc n¨ng, nhiÖm vô cña v¨n phßng c¬ quan Bé. Nh­ ë V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp cã phßng t­ liÖu - gióp l·nh ®¹o Bé vµ l·nh ®¹o v¨n phßng qu¶n lý c«ng nghÖ tin häc, th«ng tin, d÷ liÖu cña ngµnh c«ng nghiÖp tõ Bé lªn ChÝnh phñ, vµ tõ Bé tíi c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc (c¸c Tæng c«ng ty 90,91, viÖn, tr­êng); qu¶n lý m¹ng LAN th«ng tin néi bé nh­ qu¶n lý nèi m¹ng phßng hµnh chÝnh ®Õn phßng tæng hîp vµ ®Õn l·nh ®¹o v¨n phßng, l·nh ®¹o Bé vµ ng­îc l¹i; qu¶n lý m¹ng Internet quèc tÕ ®­îc nèi m¹ng víi l·nh ®¹o Bé; tæ chøc söa ch÷a b¶o qu¶n m¸y tÝnh cña v¨n phßng vµ c¬ quan chøc n¨ng. Phßng t­ liÖu cã 4 c¸n bé, trong ®ã cã 1 Tr­ëng phßng phô tr¸ch chØ ®¹o c«ng nghÖ th«ng tin theo chøc n¨ng, nhiÖm vô do l·nh ®¹o v¨n phßng ph©n c«ng; 1 c¸n bé ®­îc ph©n c«ng qu¶n lý m¹ng th«ng tin néi bé; 1 c¸n bé qu¶n lý m¹ng th«ng tin cña ngµnh c«ng nghiÖp vµ 1 c¸n bé söa ch÷a, b¶o qu¶n m¸y tÝnh trong c¬ quan Bé. Phßng thi ®ua - khen th­ëng cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô lµ c¬ quan th­êng trùc thi ®ua,... cña c¬ quan Bé C«ng nghiÖp; tham m­u cho l·nh ®¹o Bé vÒ c«ng t¸c thi ®ua khen th­ëng, thùc hiÖn nhiÖm vô chÝnh trÞ; vµ lµm ®Çu mèi tæng hîp ®Ò nghÞ l·nh ®¹o Bé vµ ChÝnh phñ xÐt tÆng danh hiÖu anh hïng lao ®éng, hu©n huy ch­¬ng,... cho c¸c c¸n bé, nh©n viªn lµm viÖt ®¹t thµnh tÝch. Phßng cã mét Tr­ëng phßng phô tr¸ch qu¶n lý c«ng t¸c thi ®ua tuyªn truyÒn trong c¬ quan Bé vµ hai c¸n bé gióp viÖc cho Tr­ëng phßng. Bªn c¹nh ®ã, th× V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng cßn cã c¸c tæ gióp viÖc cho v¨n phßng (ch­a ®­îc tæ chøc thµnh c¸c phßng) nh­ tæ x©y dùng c¬ b¶n; tæ kÕ ho¹ch; tæ thi ®ua; tæ th­êng trùc v¨n phßng Héi ®ång chÝnh s¸ch. C¸c c¸n bé lµm viÖc trong c¸c tæ nµy, phÇn lín lµ c¸c c¸n bé kiªm nhiÖm trong c¬ quan vµ V¨n phßng Bé. Cô thÓ, c¸c tæ trªn ®­îc l·nh ®¹o v¨n phßng ph©n c«ng c«ng viÖc nh­ sau: tæ x©y dùng gåm cã 4 c¸n bé ®­îc ph©n c«ng thùc hiÖn viÖc x©y dùng c¸c c«ng tr×nh lín, nhá, söa ch÷a h¹ng môc c«ng tr×nh trong c¬ quan Bé nh­ söa ch÷a nhµ cöa, c«ng tr×nh c«ng céng,... vµ qu¶n lý ®Çu t­ x©y dùng c¸c c«ng tr×nh cña Bé, sö dông vèn x©y dùng c¬ b¶n. Tæ kÕ ho¹ch gåm 3 c¸n bé ®­îc ph©n c«ng gióp l·nh ®¹o Bé qu¶n lý tæ chøc toµn bé kÕ ho¹ch cña Bé, tËp trung nghiªn cøu kÕ ho¹ch quý, n¨m cña Bé; theo dâi viÖc thùc hiÖn ®Ò ¸n nghiªn cøu cña Bé, tæ chøc héi ®ång duyÖt ®Ò c­¬ng vµ tæ chøc nghiÖm thu c¸c ®Ò ¸n hoµn thµnh kÕ ho¹ch. Tæ thi ®ua cã 3 c¸n bé ®­îc ph©n c«ng gióp l·nh ®¹o v¨n phßng theo dâi vµ tæ chøc thi ®ua khen th­ëng cho c¸n bé, nh©n viªn nh­ lÊy ý kiÕn, trao tÆng b»ng khen,... Tæ th­êng trùc V¨n phßng héi ®ång chÝnh s¸ch khoa häc vµ c«ng nghÖ quèc gia cã 2 c¸n bé ®­îc l·nh ®¹o v¨n phßng ph©n c«ng th­êng trùc v¨n phßng Héi ®ång vµ cã nhiÖm vô liªn l¹c tíi chñ tÞch vµ c¸c uû viªn héi ®ång khi Thñ t­íng ChÝnh phñ cÇn triÖu tËp cuéc häp, ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn khi Héi ®ång lµm viÖc. Héi ®ång chÝnh s¸ch khoa häc vµ c«ng nghÖ lµ c¬ quan t­ vÊn cña Thñ t­íng ChÝnh phñ vÒ nh÷ng vÊn ®Ò quan träng liªn quan ®Õn ph¸t triÓn khoa häc vµ c«ng nghÖ. Héi ®ång cã nhiÖm vô gãp ý kiÕn víi Thñ t­íng ChÝnh phñ khi quyÕt ®Þnh vÒ ph­¬ng h­íng, chiÕn l­îc ph¸t triÓn, c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch khoa häc vµ c«ng nghÖ 5 n¨m, hµng n¨m, cÊp Nhµ n­íc, c¸c dù ¸n v¨n b¶n ph¸p quy cña Nhµ n­íc vÒ khoa häc, c«ng nghÖ. Héi ®ång gåm cã chñ tÞch, mét phã chñ tÞch Héi ®ång vµ c¸c uû viªn. V¨n phßng cña Héi ®ång ®­îc ®Æt t¹i Bé Khoa häc, c«ng nghÖ vµ m«i tr­êng, l·nh ®¹o Bé ph©n c«ng cho V¨n phßng Bé phô tr¸ch vµ th­êng trùc Héi ®ång chÝnh s¸ch khoa häc c«ng nghÖ quèc gia. V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng cã v¨n phßng ®¹i diÖn cña Bé ®Æt t¹i TP. Hå ChÝ Minh, cã nhiÖm vô lµm ®Çu mèi thu thËp th«ng tin cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc Bé t¹i khu vùc phÝa Nam, b¸o c¸o kÞp thêi víi l·nh ®¹o Bé, b¶o d¶m ®iÒu kiÖn c¬ së vËt chÊt, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc cho l·nh ®¹o Bé vµ c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña Bé vµo c«ng t¸c t¹i TP. Hå ChÝ Minh. V¨n phßng ®¹i diÖn cña Bé C«ng nghiÖp t¹i TP. Hå ChÝ Minh cã 20 c¸n bé, trong ®ã cã mét Tr­ëng phßng trùc tiÕp qu¶n lý c¸c c«ng viÖc do l·nh ®¹o V¨n phßng Bé ph©n c«ng vµ mét phã phßng gióp viÖc cho Tr­ëng phßng ®¹i diÖn. V¨n phßng ®¹i diÖn cña Bé Khoa häc, c«ng nghÖ vµ m«i tr­êng cã mét Tr­ëng phßng, mét phã phßng ®¹i diÖn vµ 6 chuyªn viªn. Do ®iÒu kiÖn thêi gian cã h¹n, v× vËy chóng t«i kh«ng ®­îc trùc tiÕp nghiªn cøu thùc tÕ ®Ó t×m hiÓu sù ph©n c«ng c«ng t¸c v¨n phßng ®¹i diÖn t¹i TP. Hå ChÝ Minh cña hai Bé. Nh­ vËy, víi chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c phßng vµ víi sù ph©n c«ng c«ng viÖc cho c¸n bé, nh©n viªn trong V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng t­¬ng ®èi hîp lý, phï hîp víi tr×nh ®é chuyªn m«n cña mçi c¸n bé ®¶m b¶o thùc hiÖn c«ng viÖc ®¹t kÕt qu¶ cao. Tuy nhiªn, do mét sè phßng nh­ phßng tæng hîp víi chøc n¨ng, nhiÖm vô réng, sè l­îng c¸n bé l¹i Ýt. V× vËy, c¸n bé phßng tæng hîp ph¶i lµm qu¸ nhiÒu c«ng viÖc, nhiÒu khi g©y nªn t×nh tr¹ng qu¸ t¶i khi lµm viÖc. Bªn c¹nh ®ã, l¹i cã mét sè bé phËn l¹i thõa c¸n bé, nh©n viªn nh­ tæ qu¶n lý nhµ thuéc phßng qu¶n trÞ trong V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp bè trÝ 3 c¸n bé lµm viÖc nh­ vËy lµ kh«ng hîp lý. Bëi v× hiÖn nay, c¸c khu nhµ tËp thÓ giao sang Së nhµ ®Êt qu¶n lý. Cho nªn chøc n¨ng qu¶n lý nhµ thu hÑp l¹i, kh«ng cÇn thiÕt ph©n c«ng ba c¸n bé lµm viÖc ë bé phËn nµy. Bëi vËy, nªn ch¨ng l·nh ®¹o V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng cÇn xem xÐt l¹i ®Ó hîp lý ho¸ h¬n trong qu¸ tr×nh ph©n c«ng lao ®éng. 2.3. §iÒu kiÖn lao ®éng trong V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng. §iÒu kiÖn lao ®éng trong v¨n phßng ®­îc t¹o nªn tõ nh÷ng t×nh tr¹ng vËt chÊt cña mét v¨n phßng lµ rÊt quan träng v× nhiÒu lý do. Nh­ chóng ta ®· biÕt, c¸c c¸n bé, nh©n viªn lµm kho¶ng 1/3 thêi gian trong ngµy t¹i chç lµm viÖc vµ thêi gian ®ã l¹i th­êng lµm viÖc cã n¨ng suÊt cao. §iÒu kiÖn chç lµm viÖc, khung c¶nh lµm viÖc ¶nh h­ëng râ rÖt ®Õn hiÖu suÊt + lao ®éng, søc khoÎ, tr¹ng th¸i t©m lý cña c¸n bé, nh©n viªn trong v¨n phßng. Nh÷ng ®iÒu kiÖn tèt dÉn ®Õn c¸c c¸n bé, nh©n viªn vui s­íng, hµi lßng vµ chóng cã thÓ gióp t¹o ®éng c¬ thóc ®Èy c«ng viÖc. Chóng lµm gi¶m bít sù mÖt mái vµ c¨ng th¼ng vÒ tinh thÇn lÉn thÓ x¸c. Sù gi¶m bít nµy cã thÓ c¶i thiÖn n¨ng suÊt vµ chÊt l­îng trong c«ng viÖc. ViÖc quan t©m ®Õn ®iÒu kiÖn lao ®éng lµ mét trong nh÷ng yªu cÇu cña c«ng t¸c tæ chøc theo khoa häc. Cô thÓ, m«i tr­êng, trong v¨n phßng lµ nh÷ng kh«ng gian bao quanh n¬i lµm viÖc nh­ ¸nh s¸ng, ®é Èm, nhiÖt ®é, mµu s¾c, ©m thanh,... vµ c¸c trang thiÕt bÞ trong v¨n phßng. 2.3.1. Khung c¶nh v¨n phßng. Nh×n chung, khung c¶nh V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng t­¬ng ®èi thuËn lîi cho c¸n bé, nh©n viªn lµm viÖc. Bé C«ng nghiÖp do míi s¸p nhËp víi Bé N¨ng l­îng, Bé C«ng nghiÖp nhÑ, vµ Bé C«ng nghiÖp nÆng n¨m 1995, v× vËy trô së cña Bé míi ®­îc söa ch÷a, c¸c phßng lµm viÖc bè trÝ ë nh÷ng n¬i cao r¸o, tho¸ng m¸t, nhiÖt ®é võa ph¶i, ¸nh s¸ng ®Çy ®ñ víi diÖn tÝch phï hîp cho mét bé phËn lµm viÖc. Cßn Bé Khoa häc, c«ng nghÖ vµ m«i tr­êng nh×n chung ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn lµm viÖc cho c¸n bé, nh©n viªn trong c¬ quan. Tuy nhiªn, do trô së ®­îc x©y dùng tõ l©u, v× vËy diÖn tÝch c¸c phßng lµm viÖc trong v¨n phßng cßn hÑp, hµnh lang ®i l¹i cña c¸n bé h¬i nhá lµm cho c¸c phßng cßn thiÕu ¸nh s¸ng tù nhiªn vµ kh«ng khÝ. §Ó tæ chøc lao ®éng mét c¸ch khoa häc, c¸n bé l·nh ®¹o cña V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng cÇn t×m hiÓu vµ nghiªn cøu tiªu chuÈn cña c¸c yÕu tè m«i tr­êng sao cho phï hîp nhÊt víi ®iÒu kiÖn lµm viÖc. Trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c cña c¸n bé, nh©n viªn trong v¨n phßng ph¶i mÊt rÊt nhiÒu chÊt x¸m, v× ®Æc ®iÓm lao ®éng cña hä lµ lao ®éng trÝ ãc. Cho nªn, ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn lµm viÖc ®­îc thuËn lîi cÇn thiÕt ph¶i cã m«i tr­êng lao ®éng phï hîp. 2.3.1.1. Kh«ng khÝ vµ nhiÖt ®é. Mét trong nh÷ng yÕu tè quan träng t¹o nªn m«i tr­êng lao ®éng phï hîp ®ã lµ kh«ng khÝ vµ nhiÖt ®é trong phßng lµm viÖc. Kh«ng khÝ trong phßng lµm viÖc rÊt quan träng. Theo Elton Maup - Gi¸o s­ §¹i häc Harvard cña Mü, ng­êi ®Çu tiªn t×m c¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu ¶nh h­ëng ®Õn m«i tr­êng lµm viÖc. ¤ng cho biÕt, tiªu chuÈn vÒ khèi l­îng kh«ng khÝ cÇn thiÕt cho mét ng­êi trong mét phßng ®­îc Ên ®Þnh lµ trong 4 giê lµm viÖc Ýt nhÊt ph¶i cã 7m2 kh«ng khÝ trong s¹ch. Nh­ng trong thùc tÕ v¨n phßng c¸c c¬ quan th­êng ®­îc ®Æt gÇn ®­êng giao th«ng ®i l¹i, v× vËy tiªu chuÈ nµy th­êng kh«ng thÓ ®¹t tíi. Kh«ng khÝ vµ nhiÖt ®é ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn søc khoÎ cña c¸n bé, nh©n viªn. NÕu lµm viÖc ë nhiÖt ®é thÊp th× n¨ng l­îng cña c¬ thÓ bÞ tiªu phÝ rÊt nhiÒu do ph¶i chèng l¹nh vµ v× vËy kh¶ n¨ng tËp trung sù chó ý cña c¸n bé bÞ gi¶m nhanh. Cßn nÕu lµm viÖc ë nhiÖt ®é cao c¬ thÓ l¹i bÞ mÊt thªm n¨ng l­îng ®Ó gi÷ cho nhiÖt ®é c¬ thÓ ®­îc b×nh th­êng. §iÒu ®ã lµm cho sù h« hÊp t¨ng nhanh, t¨ng sù bµi tiÕt må h«i, gi¶m hµm l­îng muèi trong c¬ thÓ. Vµ cuèi cïng dÉn ®Õn t©m tr¹ng lµm viÖc cña c¸n bé, nh©n viªn uÓ o¶i, kh«ng muèn lµm viÖc, gi¶m n¨ng suÊt lao ®éng. HiÖn nay, V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng sö dông m¸y ®iÒu hoµ nhiÖt ®é ®Ó t¨ng hoÆc gi¶m nhiÖt ®é cho phï hîp víi thêi tiÕt. Th«ng th­êng nhiÖt ®é trong phßng lµm viÖc kho¶ng 18-220C ®Ó gi÷ cho phßng ®­îc m¸t mÎ. Tuy nhiªn, viÖc sö dông m¸y ®iÒu hoµ nhiÖt ®é cã thÓ g©y dÞ øng cho mét sè c¸n bé nh­ h¾t h¬i, sæ mòi, nhøc ®Çu,... NhiÒu phßng lµm viÖc trong v¨n phßng vµo mïa hÌ më cöa sæ ®Ó kh«ng khÝ, giã tù nhiªn lïa vµo phßng hoÆc lµ trang bÞ qu¹t th«ng giã, cßn vÒ mïa ®ång V¨n phßng Bé trang bÞ hÖ thèng cö sæ b»ng kÝnh, ®¶m b¶o kÝn giã vµ chèng ®­îc l¹nh. Qua nghiªn cøu t¹i V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp chóng t«i thÊy r»ng vÒ nhiÖt ®é kh«ng khÝ ë ®©y tho¸ng m¸t h¬n V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng. V× V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp khi x©y dùng tÝnh ®Õn h­íng giã, diÖn tÝch, ®é cao cña mçi phßng, cho dï kh«ng bËt m¸y ®iÒu hoµ th× vµo phßng lµm viÖc cã c¶m gi¸c m¸t mÎ, dÔ chÞu. Cßn V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng th­êng xuyªn ph¶i bËt m¸y ®iÒu hoµ, hÖ thèng cöa sæ nhiÒu phßng hÇu nh­ kh«ng cã, v× vËy kh«ng cã giã tù nhiªn lïa vµo. Bªn c¹nh ®ã khi x©y dùng trô së, mçi phßng lµm viÖc x©y chiÒu cao chØ kho¶ng 2,5-2,7m cho nªn nh×n phßng lµm viÖc rÊt Èm thÊp, kh«ng ®­îc tho¸ng m¸t, nhÊt lµ ®èi víi c¸c phßng lµm viÖc ë tÇng 1. 2.3.1.2. ¸nh s¸ng. Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc, ¸nh s¸ng ®ñ lµ rÊt thiÕt yÕu cho c«ng viÖc v¨n phßng. §Ó ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn lao ®éng cã hiÖu qu¶, c¸n bé, nh©n viªn cÇn ph¶i coi träng yÕu tè ¸nh s¸ng v× nã ¶nh h­ëng ®Õn n¨ng suÊt lao ®éng. NÕu ¸nh s¸ng trong phßng lµm viÖc kÐm, nã cã thÓ g©y ra nhøc m¾t, nhøc ®Çu, ®Ó t×nh tr¹ng nµy kÐo dµi sÏ g©y hËu qu¶ cã h¹i cho c¸n bé, nh©n viªn. HiÖn nay, v¨n phßng lµm viÖc th­êng sö dông hai nguån ¸nh s¸ng, ®ã lµ ¸nh s¸ng tù nhiªn vµ ¸nh s¸ng nh©n t¹o. Dïng ¸nh s¸ng tù nhiªn tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ, vµ cã ¶nh h­ëng tèt ®Õn t©m sinh lý cña c¸n bé, v× vËy, nã cã ­u ®iÓm h¬n ¸nh s¸ng nh©n t¹o. Tuy nhiªn, nguån ¸nh s¸ng tù nhiªn th­êng thay ®æi theo thêi gian trong ngµy, vµ theo thêi tiÕt. Cho nªn, c¸c V¨n phßng Bé th­êng sö dông ¸nh s¸ng nh©n t¹o (®Ìn ®iÖn) lµ chÝnh. C¸c phßng lµm viÖc trong V¨n phßng Bé th­êng kÕt hîp viÖc bè trÝ bµn lµm viÖc gÇn cöa sæ ®Ó tËn dông tèi ®a ¸nh s¸ng tù nhiªn. ViÖc chiÕu s¸ng trong V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng rÊt ®Çy ®ñ, ®¶m b¶o ¸nh s¸ng cho c¸n bé, nh©n viªn lµm viÖc. Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc nÕu hÖ thèng ®Ìn ®iÖn bÞ háng, th× phßng qu¶n trÞ kÞp thêi mua s¾m vµ söa ch÷a. 2.3.1.3. ¢m thanh. TiÕng ån lµ ©m thanh hçn ®én lµm ¶nh h­ëng ®Õn c«ng viÖc cña c¸n bé, nh©n viªn trong v¨n phßng, g©y ra sù thiÕu tËp trung vµ lµm ¶nh h­ëng ®Õn thÇn kinh cña hä. Trong khi lµm viÖc nÕu tiÕng ån cã c­êng ®é cao, t¸c ®éng kÐo dµi sÏ ¶nh h­ëng xÊu tíi chøc n¨ng sinh lý cña con ng­êi, lµm rèi lo¹n ho¹t ®éng cña tim, ®au nhøc ®Çu, ph¶n x¹ chËm,... V× vËy, ph¶i t×m c¸ch lµm gi¶m tiÕng ån. Trong v¨n phßng th­êng cã nhiÒu tiÕng ån nh­ c¸n bé, nh©n viªn nãi chuyÖn qu¸ lín, c¸nh cöa khÐp m¹nh g©y tiÕng ®éng, tiÕng chu«ng ®iÖn tho¹i reo to, nh©n viªn ®éng vµo ®å vËt, ®øng lªn ngåi xuèng. §Æc biÖt lµ ë bé phËn lµm c«ng t¸c v¨n th­ th­êng xuyªn cã nhiÒu ng­êi ra vµo nhiÒu g©y mÊt tËp trung c«ng viÖc. §èi víi V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng bè trÝ bé phËn ®¸nh m¸y, in Ên, photocopy gÇn bé phËn lµm c«ng t¸c v¨n th­. V× vËy nã g©y tiÕng ån rÊt lín, ®Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy l·nh ®¹o v¨n phßng cÇn bè trÝ bé phËn nµy vµo mét phßng kÝn cã c¸ch ©m. Vµ ®Ó kh¾c phôc nh÷ng tiÕng ån trong phßng lµm viÖc c¸n bé cÇn nh¾c nhë nh©n viªn nãi chuyÖn nhá, dïng nÑp cao su ®Ó khi ®ãng cöa kh«ng bÞ kªu, dïng ®iÖn tho¹i cã ®Ìn b¸o hiÖu gÇn n¬i lµm viÖc cña c¸n bé, nh©n viªn, lãt cao su d­íi ch©n ghÕ ®Ó tr¸nh tiÕng ån, s¾p xÕp nh©n viªn cã liªn hÖ c«ng viÖc ngåi gÇn nhau tr¸nh ®i l¹i nhiÒu. Bªn c¹nh ®ã, do trô së Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng gÇn trôc ®­êng giao th«ng cã mËt ®é xe cé ®«ng v× vËy cã nhiÒu tiÕng ®éng g©y t¸c ®éng ®Õn qu¸ tr×nh lµm viÖc. §Ó tr¸nh t¸c ®éng nµy V¨n phßng Bé ®· nghiªn cøu vµ l¾p ®Æt hÖ thèng cöa ra vµo vµ cöa sæ khÐp kÝn kh«ng ®Ó ©m thanh bªn ngoµi lät vµo. 2.3.1.4. Mµu s¾c. C¸ch bè trÝ mµu s¾c thÝch hîp trong phßng lµm viÖc kh«ng nh÷ng c¶i thiÖn n©ng cao, n©ng cao vÎ bÒ ngoµi cña v¨n phßng c¬ quan mµ cßn n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng, gi¶m bít mÖt mái vµ n©ng cao tinh thÇn cña c¸n bé, nh©n viªn. Mµu s¾c cã ¶nh h­ëng lín ®Õn t©m lý cña c¸n bé, nh©n viªn. Mµu s¾c kh¸c nhau g©y nh÷ng c¶m gi¸c kh¸c nhau cho ng­êi lao ®éng. NÕu nh­ mét v¨n phßng cã mµu s¾c ¶m ®¹m, u tèi th× kh«ng hÊp dÉn vµ g©y c¶m gi¸c buån tÎ cho c¸n bé. Mét v¨n phßng cã mµu tèi lµm cho tinh thÇn nh©n viªn ch¸n n¶, cßn nÕu phßng lµm viÖc cã mµu s¾c qu¸ s¸ng cã thÓ t¸c ®éng lªn c¶m xóc cña con ng­êi, nh­ng sù t¸c ®éng theo nh÷ng c¸ch kh¸c nhau, cã thÓ lµm cho hä t¹o Ên t­îng hµi lßng hay khã chÞu. VÝ dô nh­ khi tæ chøc mét phßng häp, nh©n viªn phôc vô trang trÝ 1 lä hoa to vµ toµn mµu sÆc sì, ®iÒu ®ã sÏ lµm cho mét sè c¸n bé trong phßng häp mÊt tËp trung vµ chØ ®Ó ý ®Õn lä hoa. V× vËy, khi lùa chän mµu s¾c trang trÝ cÇn ph¶i l­u ý c¨n cø vµo ®Æc ®iÓm c«ng viÖc vµ c¶m gi¸c mµu s¾c cña c¸n bé, nh©n viªn trong v¨n phßng. Mµu s¾c ®­îc ph©n lµm hai lo¹i: mµu Êm vµ mµu m¸t. Mµu Êm lµ c¸c lo¹i mµu ®á, vµng, mµu cam. Nh÷ng mµu nµy gîi lªn ¸nh n¾ng mÆt trêi, sù Êm ¸p vµ t­¬i vui. Cßn mµu m¸t lµ mµu xanh da trêi, tÝm, xanh l¸ c©y,... chóng lµm cho phßng m¸t h¬n, ph¶n ¸nh mµu n­íc hay mµu trêi khi trang trÝ mµu s¾c trong v¨n phßng cÇn chó ý ®Õn c¸c nguyªn t¾c sö dông mµu ®Ó t¹o nªn kh«ng khÝ vui t­¬i, lµm dÞu bít ¸nh s¸ng, hoÆc lµ ®Ó phßng lµm viÖc cã vÎ dµi h¬n hay ng¾n h¬n, trÇn nhµ cao hay thÊp h¬n,... HiÖn nay, V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng nhËn thÊy ®­îc vai trß vµ ¶nh h­ëng cña mµu s¾c t¸c ®éng lªn t©m sinh lý cña c¸n bé, nh©n viªn. V× vËy, c¸c phßng lµm viÖc ®­îc trang trÝ mµu s¾c rÊt nh· nhÆn, t¹o c¶m gi¸c m¸t mÎ vµ ®iÒu kiÖn lµm viÖc ®­îc quÐt s¬n mµu kem, trÇn nhµ ®­îc quÐt mµu tr¾ng ®Ó lµm cho trÇn nhµ cao lªn. HoÆc lµ c¸c bøc tranh phong c¶nh trang trÝ trong phßng lµm viÖc t¹o ra t©m lý lµm viÖc cña c¸n bé ®­îc dÔ chÞu. Tãm l¹i, viÖc c¶i thiÖn ®iÒu kiÖn lao ®éng cña c¸n bé, nh©n viªn trong v¨n phßng tuy chØ lµ nh÷ng c«ng viÖc kh«ng lín, thùc hiÖn dÔ dµng nh­ng l¹i cã ¶nh h­ëng ®¸ng kÓ ®Õn t×nh tr¹ng t©m sinh lý cña c¸n bé. V× vËy, ®Ó gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña tõng c¸n bé, nh©n viªn cÇn ph¶i lu«n tiÕn hµnh c¶i thiÖn khung c¶nh t¹o høng thó cho c¸n bé, nh©n viªn lµm viÖc. 2.3.2. Khung c¶nh t©m lý trong v¨n phßng. Khung c¶nh t©m lý lµ mét trong nh÷ng ®Æc ®iÓm cña c¸n bé, nh©n viªn trong v¨n phßng vµ cã ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu suÊt lao ®éng, th¸i ®é lao ®éng vµ t©m tr¹ng cña c¸n bé v¨n phßng, tíi viÖc tuyÓn lùa vµ s¾p xÕp n¬i lµm viÖc,... ChÝnh v× vËy, viÖc t¹o khung c¶nh t©m lý dÔ chÞu cho c¸n bé lµ mét trong nh÷ng nhiÖm vô tæ chøc lao ®éng theo khoa häc. §Ó t¹o ra khung c¶nh t©m lý cã rÊt nhiÒu nguyªn nh©n, nh­ nguyªn nh©n bè trÝ n¬i lµm viÖc hîp lý, ph©n c«ng c«ng t¸c,.... trong ®ã nguyªn nh©n quan träng nhÊt ®ã lµ ®øc tÝnh cña c¸c c¸n bé trong v¨n phßng vµ tr×nh ®é gi¸o dôc cña hä. Tr×nh ®é gi¸o dôc ë ®©y cã nghÜa lµ c¸ch øng xö biÓu hiÖn trong qu¸ tr×nh lµm viÖc vµ trong ®êi sèng x· héi. Nh÷ng ng­êi l·nh ®¹o v¨n phßng vµ l·nh ®¹o c¬ quan ®ãng vai trß quyÕt ®Þnh trong viÖc t¹o nªn khung c¶nh t©m lý trong v¨n phßng. Cho nªn, ®èi víi nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c v¨n phßng th­êng cã mèi quan hÖ giao tiÕp réng, v× vËy cÇn ph¶i båi d­ìng cho mäi ng­êi nghÖ thuËt giao tiÕp víi mäi ng­êi, tr­íc tiªn lµ cho nh÷ng ng­êi l·nh ®¹o. Trong qu¸ tr×nh tr­ëng thµnh, c¸c c¸n bé chÞu sù gi¸o dôc cña gia ®×nh, nhµ tr­êng vµ nh÷ng ng­êi xung quanh. Nh­ng c«ng t¸c gi¸o dôc trong c¸c tr­êng häc phÇn lín t¸ch rêi nh÷ng ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña cuéc sèng. V× vËy kh«ng vò trang cho c¸n bé, nh©n viªn nh÷ng nguyªn t¾c vµ c¸ch øng xö trong cuéc sèng hµng ngµy. V× vËy, viÖc båi d­ìng c¸ch øng xö thiÕu hÖ thèng, cho nªn viÖc ®µo t¹o nghiÖp vô cña c¸n bé víi tr×nh ®é gi¸o dôc cña hä hÇu nh­ kh«ng cã sù phï hîp. NÕu kh«ng cã sù gi¸o dôc cÇn thiÕt, c¸n bé th­êng mÊt tËp trung t­ t­ëng trong khi lµm viÖc. §ång thêi g©y khã kh¨n trong viÖc giao tiÕp gi÷a c¸c c¸n bé víi nhau, thËm chÝ lµm mÊt lßng nhau, kh«ng cã thiÖn ý víi nhau vµ cã thÓ g©y ra nh÷ng cuéc xung ®ét,... Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc, nÕu c¸n bé l·nh ®¹o kh«ng chó ý ®Õn vÊn ®Ò nµy th× kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng mèi quan hÖ kh«ng ®óng vµ t¹o nªn khung c¶nh bÊt lîi cho c«ng t¸c. ChÝnh v× vËy, ®Ó hiÓu ®­îc ®iÒu nµy, c¸c c¸n bé, l·nh ®¹o v¨n phßng ®· th­êng xuyªn gi¸o dôc phÈm chÊt cho chÝnh m×nh vµ dùa vµo sù hiÓu biÕt nh÷ng quy luËt kh¸ch quan cña t©m lý häc ®Ó tù hoµn thiÖn phong c¸ch trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c. §Ó tr¸nh hiÓu lÇm, hay c¸c c¸n bé lµm viÖc trong mét bé phËn kh«ng hîp tÝnh nhau. L·nh ®¹o V¨n phßng Bé lu«n quan t©m chó ý ph©n c«ng c«ng viÖc cho c¸c c¸n bé hîp lý, kh«ng bè trÝ hai c¸n bé cïng nãng tÝnh lµm viÖc cïng nhau. §ång thêi, qua nh÷ng cuéc häp, l·nh ®¹o v¨n phßng th­êng xuyªn nh¾c nhë, khÐo lÐo, tÕ nhÞ, thËm chÝ cßn ®­a ra kiÓm ®iÓm ®èi víi c¸c c¸n bé cã nh÷ng hµnh vi sai tr¸i. Qua ®ã c¸c c¸n bé nhËn thøc ra vÊn ®Ò vµ söa ch÷a nh÷ng khuyÕt ®iÓm cña m×nh. Bªn c¹nh ®ã, ®Ó c¶i thiÖn khung c¶nh t©m lý vµ tæ chøc lao ®éng, l·nh ®¹o v¨n phßng ¸p dông c¸c biÖn ph¸p nh­ tuyªn d­¬ng, khen th­ëng ®èi víi nh÷ng c¸n bé, nh©n viªn cã phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt vµ tinh thÇn lµm viÖc cao. Qua ®ã thóc ®Èy t©m lý cña c¸n bé, t¹o n¨ng suÊt lµm viÖc cã hiÖu qu¶. 2.3.3. T×nh h×nh trang thiÕt bÞ v¨n phßng. Bªn c¹nh viÖc bè trÝ phßng lµm viÖc hîp lý, t¹o ra khung c¶nh v¨n phßng vµ khung c¶nh t©m lý phï hîp th× viÖc quan t©m ®Õn ph­¬ng tiÖn lµm viÖc lu«n lµ mét yÕu tè quan träng trong viÖc tæ chøc lao ®éng khoa häc. Ph­¬ng tiÖn lµm viÖc tèt kh«ng nh÷ng gióp cho c«ng viÖc ®­îc tiÕn hµnh thuËn lîi mµ chóng cßn gãp phÇn gi÷ g×n søc khoÎ cho c¸n bé, nh©n viªn chèng l¹i sù mÖt mái trong c«ng viÖc hµng ngµy vµ t¹o ra t©m lý lµm viÖc tho¶i m¸i. Khoa häc kü thuËt ngµy cµng ph¸t triÓn, cïng víi viÖc c¶i c¸ch hµnh chÝnh Nhµ n­íc, v× vËy v¨n phßng nãi riªng vµ c¸c Bé nãi chung hÇu nh­ ®· trang bÞ nh÷ng ph­¬ng tiÖn lµm viÖc hiÖn ®¹i ®Ó phï hîp víi tõng lo¹i h×nh c«ng viÖc, ®ång thêi t¹o ®iÒu kiÖn lµm viÖc cho c¸n bé, nh©n viªn v¨n phßng. Qua kh¶o s¸t thùc tÕ, V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp trang bÞ cho c¸c phßng lµm viÖc 30 m¸y vi tÝnh, 17 m¸y in vµ 3 m¸y photocopy. Cßn V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng trang bÞ 20 m¸y vi tÝnh, 4 m¸y photocopy vµ 14 m¸y in. Ngoµi ra, mçi phßng lµm viÖc ®­îc trang bÞ m¸y ®iÖn tho¹i vµ tuú thuéc vµo tõng phßng lµm viÖc ®­îc trang bÞ m¸y Fax. Nh÷ng lo¹i m¸y nµy cã c«ng dông vµ tÝnh n¨ng kh¸c nhau, nh­ng nã còng phôc vô cho c«ng viÖc nh»m ®¹t hiÖu qu¶ cao. NÕu nh­ tr­íc ®©y v¨n phßng ch­a trang bÞ m¸y vi tÝnh, mµ dïng m¸y ch÷ ®Ó so¹n th¶o v¨n b¶n nh­ vËy sÏ rÊt l©u vµ mÊt nhiÒu thêi gian cña c¸n bé ®¸nh m¸y. V× vËy ngµy nay v¨n phßng trang bÞ m¸y vi tÝnh lµ rÊt cÇn thiÕt vµ hiÖn ®¹i. M¸y vi tÝnh gióp c¸n bé sö dông vµo nhiÒu c«ng viÖc kh¸c nhau nh­ ®¨ng ký v¨n b¶n, so¹n th¶o v¨n b¶n, tra t×m tµi liÖu,... §Æc biÖt, khi so¹n th¶o v¨n b¶n cã thÓ söa ch÷a trªn m¸y vµ cã thÓ sao trªn m¸y víi sè l­îng tuú ý. Ngoµi ra, v¨n b¶n sau khi ®­îc h×nh thµnh ®­îc l­u trong bé nhí m¸y tÝnh l©u dµi, t×m kiÕm trë l¹i vµ xö lý nhanh chãng kÞp thêi. HiÖn nay, v¨n phßng c¸c Bé th­êng nèi m¹ng m¸y vi tÝnh liªn Bé víi c¸c Vô chøc n¨ng vµ l·nh ®¹o Bé, vµ nèi m¹ng Internet. V× vËy, viÖc sö dông th«ng tin qua m¸y tÝnh ngµy cµng nhanh chãng, thuËn lîi vµ cã lîi Ých to lín. Tuy nhiªn, viÖc trang bÞ m¸y vi tÝnh gi¸ thµnh rÊt cao vµ mçi n¨m l¹i cã hÖ m¸y vi tÝnh hiÖn ®¹i h¬n xuÊt hiÖn. HiÖn nay, V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng sö dông hÖ m¸y 486, 586 lµ chñ yÕu, trong t­¬ng lai ch¾c ch¾n V¨n phßng Bé sÏ trang bÞ m¸y tÝnh hiÖn ®¹i h¬n ®Ó phï hîp víi c«ng viÖc cña m×nh. Bªn c¹nh ®ã, V¨n phßng Bé trang bÞ m¸y photocopy ®Ó phôc vô cho viÖc sao chôp tµi liÖu trong c¬ quan Bé. Lo¹i m¸y nµy cã tÝnh n¨ng sao chôp tµi liÖu trong thêi gian rÊt nhanh, sè b¶n sao nhiÒu hay Ýt tuú thuéc vµo yªu cÇu cña c¸n bé. Ngoµi m¸y photocopy cã tÝnh n¨ng sao chôp tµi liÖu, V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng cßn trang bÞ m¸y photocopy rÊt hiÖn ®¹i, nã cã thÓ sao chôp 2 mÆt tµi liÖu mµ kh«ng cÇn lËt trang, cã mµn h×nh b¸o háng ë tõng bé phËn, vµ tù ®ång chia xÕp, ghim thµnh tËp. Ngoµi ra, V¨n phßng Bé cßn trang bÞ m¸y huû tµi liÖu, nã cã tÝnh n¨ng dïng ®Ó huû nh÷ng tµi liÖu kh«ng dïng ®Õn vµ cã tÝnh chÊt b¶o mËt ®èi víi nh÷ng tµi liÖu kh«ng phæ biÕn. Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc th× ®iÖn tho¹i lµ mét trong nh÷ng ph­¬ng tiÖn th«ng tin nhanh nhÊt, thuËn tiÖn vµ kinh tÕ nhÊt. V× vËy, mçi phßng lµm viÖc trong v¨n phßng ®Òu ®­îc trang bÞ Ýt nhÊt lµ mét m¸y ®iÖn tho¹i. Riªng ®èi víi tr¸nh v¨n phßng vµ c¸c Phã V¨n phßng ®­îc trang bÞ mçi ng­êi mét m¸y ®iÖn tho¹i di ®éng ®Ó tiÖn cho viÖc liªn l¹c ®­îc nhanh chãng, kÞp thêi. Ngoµi viÖc trang bÞ m¸y mãc phôc vô cho c«ng t¸c v¨n phßng th× viÖc trang bÞ c¸c ®å dïng cho v¨n phßng lµ rÊt cÇn thiÕt. Trong V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng ®­îc trang bÞ nhiÒu lo¹i bµn, ghÕ, tñ kh¸c nhau: nh­ bµn ghÕ gç, bµn gç cã d¸n phoãc mica, ghÕ ngåi cã trô xoay, tñ gç ®ùng hå s¬, tñ nhËp ngo¹i,... Qua kh¶o s¸t thùc tÕ t¹i V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng hÇu nh­ vÊn sö dông bµn ghÕ vµ tñ ®ùng hå s¬ tµi liÖu b»ng gç tõ thêi cßn bao cÊp. ChØ riªng phßng cña Ch¸nh V¨n phßng, Phã V¨n phßng vµ bé phËn lµm c«ng t¸c v¨n th­ lµ trang bÞ ghÕ ®Öm cã trôc xoay, vµ tñ kÝnh ®ùng hå s¬ tr«ng rÊt hiÖn ®¹i vµ cã tÝnh thÈm mü cao. Cßn ë V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp nh×n chung c¸c phßng lµm viÖc ®Òu ®­îc trang bÞ bµn, ghÕ vµ tñ míi, mang tÝnh thÈm mü cao vµ phï hîp c«ng viÖc cña c¸n bé, nh©n viªn. ViÖc trang bÞ bµn, ghÕ ®Ó phï hîp víi c«ng viÖc cña c¸n bé, nh©n viªn trong v¨n phßng lµ rÊt quan träng. ChiÒu cao cña bµn ph¶i ®¶m b¶o sao cho c¼ng tay cã thÓ cö ®éng vÒ phÝa tr­íc song song víi mÆt bµn ®­îc tho¶i m¸i. §é cao cña bµn kh«ng v­ît qu¸ 80 cm, thùc tÕ cho thÊy nhiÒu lo¹i bµn gç kiÓu cò cã ng¨n kÐo ë gi÷a th­êng lµ qu¸ cao. Lµm viÖc ë nh÷ng bµn cao sÏ lµm cho vai, l­ng bÞ c¨ng th¼ng, do ®ã lµm cho c¸n bé lµm viÖc hay bÞ mái mÖt vµ nh÷ng lo¹i bµn cã ng¨n kÐo ë gi÷a sÏ lµm cho c¸n bé lÊy ®å dïng trong ng¨n bµn khã kh¨n h¬n nh÷ng lo¹i bµn cã ng¨n kÐo ë bªn c¹nh. Vµ viÖc trang bÞ ghÕ ngåi ph¶i t­¬ng quan víi bµn lµm viÖc, cã nghÜa lµ chiÒu cao cña ghÕ kho¶ng 40cm-50cm. NÕu ghÕ qu¸ cao hoÆc qu¸ thÊp sÏ lµm cho c¸n bé, nh©n viªn bÞ mái l­ng. Bªn c¹nh ®ã, chiÒu cao cña ghÕ ph¶i phï hîp víi hciÒu cao cña ng­êi ngåi. V× vËy, ngµy nay c¸c v¨n phßng th­êng trang bÞ lo¹i ghÕ cã trô xoay, cã thÓ ®iÒu chØnh ®­îc chiÒu cao cña mÆt ghÕ, ®iÒu chØnh chiÒu cao vµ ®é nghiªn cña tÊm dùa l­ng vµ cã thÓ di chuyÓn mµ ng­êi ngåi kh«ng cÇn ®øng lªn,... Lo¹i ghÕ nµy võa cã t¸c dông gióp c¸n bé, nh©n viªn lµm viÖc ®ì mÖt mái, võa t¹o t©m lý lµm viÖc ®­îc tho¶i m¸i, dÔ chÞu. §ång thêi, víi viÖc trang bÞ bµn, ghÕ, tñ trong v¨n phßng c¸c Bé cßn trang bÞ nh÷ng dông cô v¨n phßng phÈm cÇn thiÕt nh­: cÆp ba giÊy, c¸c lo¹i sæ s¸ch, giÊy, bót, mùc, tÈy, th­íc kÎ, dao, kÐo, kÑp giÊy, hå d¸n, dông cô dËp ghim, c¸c lo¹i phong b× kh¸c nhau,... Nã lµ nh÷ng ph­¬ng tiÖn lµm viÖc th­êng xuyªn cña c¸n bé, nh©n viªn. V× vËy, V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng hµng th¸ng cung cÊp dông cô v¨n phßng phÈm cho c¸c phßng lµm viÖc lu«n ®Çy ®ñ, ®¸p øng nhu cÇu lµm viÖc ®­îc nhanh chãng kÞp thêi, kh«ng g©y gi¸n ®o¹n trong c«ng viÖc. Ngoµi ra, ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn lµm viÖc ®­îc thuËn lîi vµ mang l¹i t©m lý cao cho c¸n bé, nh©n viªn v¨n phßng c¸c Bé cßn trang bÞ mçi phßng lµm viÖc mét m¸y ®iÒu hoµ nhiÖt ®é, qu¹t ®iÖn, qu¹t th«ng giã. Riªng phßng l­u tr÷ cña V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp ®­îc trang bÞ m¸y hót bôi, ®Ó ®¶m b¶o søc khoÎ cho c¸n bé trong khi chØnh lý tµi liÖu vµ kÐo dµi tuæi thä cña tµi liÖu. Nh×n chung, vÒ t×nh h×nh trang thiÕt bÞ trong V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng ®­îc cung cÊp ®Çy ®ñ vµ t­¬ng ®èi hiÖn ®¹i, ®¶m b¶o n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng vµ t¹o ®iÒu kiÖn lµm viÖc ®­îc thuËn lîi, tiÕt kiÖm thêi gian vµ mang l¹i cho c¸n bé, nh©n viªn t©m lý lµm viÖc ®­îc tho¶i m¸i. V× vËy, trang bÞ nh÷ng ph­¬ng tiÖn lµm viÖc phï hîp nh»m n©ng cao chÊt l­îng c«ng viÖc lµ viÖc lµm rÊt cÇn thiÕt ®èi víi mçi v¨n phßng. NÕu nh÷ng thiÕt bÞ cò lµm tèn c«ng søc cña ng­êi sö dông vµ lµm mÊt thêi gian th× tèt h¬n hÕt lµ trang bÞ cho hä nh÷ng thiÕt bÞ míi. Tuy nhiªn, viÖc sö dông c¸c trang thiÕt bÞ m¸y mãc cÇn th­êng xuyªn ®æi míi vµ hoµn thiÖn c¸c trang thiÕt bÞ ®ã. V× c¸c lo¹i m¸y mãc vµ thiÕt bÞ v¨n phßng trong qu¸ tr×nh sö dông th­êng dÔ bÞ háng hãc, do ®ã lµm cho n¨ng suÊt lao ®éng bÞ h¹n chÕ ®¸ng kÓ. VÝ dô nh­ v¨n phßng chuÈn bÞ mét cuéc häp, nÕu m¸y photocopy kh«ng in kÞp tµi liÖu, th× mét cuéc häp ®ã cã thÓ kh«ng mang l¹i kÕt qu¶ mong muèn. ChÝnh v× vËy, V¨n phßng Bé ®· cö c¸n bé phô tr¸ch b¶o tr× c¸c thiÕt bÞ, hä th­êng xuyªn kiÓm tra vµ b¶o d­ìng c¸c thiÕt bÞ lµm viÖc. Ngoµi ra, nÕu thiÕt bÞ trong v¨n phßng ®· qu¸ cò, c¸n bé ®Ò nghÞ víi l·nh ®¹o v¨n phßng trang bÞ hoÆc thay thÕ nh÷ng thiÕt bÞ míi ®Ó ®¶m b¶o cho thiÕt bÞ lu«n cã chÊt l­îng æn ®Þnh vµ nh»m n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng. Nh­ vËy, qua kh¶o s¸t thùc tÕ t×nh h×nh tæ chøc lao ®éng t¹i V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng nh×n chung t­¬ng ®èi hîp lý. ViÖc ph©n c«ng c«ng t¸c phï hîp víi tr×nh ®é chuyªn m«n cña mçi c¸n bé, ®ång thêi l·nh ®¹o v¨n phßng bè trÝ c¸c phßng lµm viÖc hîp lý vµ trang bÞ nh÷ng thiÕt bÞ phï hîp víi c«ng t¸c v¨n phßng, ®¶m b¶o cho chÊt l­îng c«ng t¸c ngµy cµng n©ng cao hiÖu qu¶. Tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh tæ chøc lao ®éng vÉn cßn mét sè h¹n chÕ nhÊt ®Þnh, v× vËy ®ßi hái ë chóng ta cÇn ph¶i tiÕp tôc nghiªn cøu vµ ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p tèi ­u nhÊt ®Ó c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng ë V¨n phßng Bé ®­îc khoa häc. Ch­¬ng 3 Mét sè biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc trong v¨n phßng mét sè c¬ quan Bé 3.1. NhËn xÐt vÒ c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc trong v¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ v¨n phßng Bé Khoa häc c«ng nghÖ vµ m«i tr­êng. Qua nghiªn cøu lý luËn vÒ c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc, ®ång thêi qua kh¶o s¸t thùc tÕ vÒ c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng chóng t«i ®· rót ra ®­îc nhiÒu ®iÓm kh¸c biÖt, nh÷ng ­u ®iÓm vµ nh­îc ®iÓm cßn tån t¹i nh­ sau: 3.1.1. Sù kh¸c biÖt vÒ c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc cña V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng. Qua kh¶o s¸t thùc tÕ c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc cña hai Bé, chóng t«i thÊy cã mét sè ®iÓm kh¸c biÖt nh­ sau: vÒ c¬ cÊu tæ chøc, hiÖn nay ë V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng ch­a cã phßng thi ®ua khen th­ëng, mµ míi cã tæ thi ®ua khen th­ëng, c¸c c¸n bé lµm viÖc ë tæ nµy lµ c¸c c¸n bé kiªm nhiÖm trong v¨n phßng. MÆt kh¸c ë V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp t¸ch phßng qu¶n trÞ vµ phßng y tÕ lµm hai phßng riªng biÖt. Cßn ë V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng th× tæ chøc hai bé phËn trªn thµnh phßng qu¶n trÞ - y tÕ do Tr­ëng phßng phô tr¸ch chung. Bªn c¹nh ®ã, vÒ ph©n c«ng nhiÖm vô gi÷a c¸c Phã V¨n phßng cã sù kh¸c nhau. ë V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp ph©n c«ng mét Phã V¨n phßng phô tr¸ch c¸c m¶ng c«ng viÖc nh­: hµnh chÝnh, t­ liÖu, l­u tr÷,... Nh­ng ë V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng c¸c m¶ng c«ng viÖc nh­ hµnh chÝnh, l­u tr÷ l¹i t¸ch ra cho hai Phã V¨n phßng phô tr¸ch. VÒ bè trÝ c¸c phßng lµm viÖc, V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp bè trÝ c¸c phßng hîp lý h¬n. Vµ ®iÒu kiÖn lµm viÖc ®­îng réng r·i, tho¸ng m¸t h¬n V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng. V× do ®Æc ®iÓm tr­íc ®©y trô së Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng lµ c«ng ty x¨ng dÇu cña Ph¸p, cho nªn diÖn tÝch c¸c phßng lµm viÖc t­¬ng ®èi hÑp. 3.1.2. ¦u ®iÓm. Nh×n chung, vÒ c¬ cÊu tæ chøc cña V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng ®· t­¬ng ®èi æn ®Þnh, ho¹t ®éng ngµy cµng cã hiÖu qu¶. Cô thÓ lµ cã mét Ch¸nh V¨n phßng, ba Phã V¨n phßng vµ c¸c phßng ban phô tr¸ch c¸c c«ng t¸c nh­: qu¶n trÞ, hµnh chÝnh, tæng hîp,... ®· ®¸p øng ®­îc yªu cÇu nhiÖm vô cña c¬ quan Bé. Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng ®· ®Ò b¹t nh÷ng c¸n bé l·nh ®¹o v¨n phßng cã ®ñ tiªu chuÈn vÒ tr×nh ®é, nghiÖp vô vµ cã phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt, qua ®ã ®· ph¸t huy ®­îc vai trß qu¶n lý trong c«ng t¸c v¨n phßng. VÒ ®éi ngò c¸n bé, nh©n viªn trong V¨n phßng Bé, hÇu nh­ ®· cã tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô tõ trung cÊp trë lªn, chØ cã mét sè ng­êi lµ häc c¸c líp båi d­ìng ng¾n h¹n. Hµng n¨m l·nh ®¹o v¨n phßng hai Bé th­êng xuyªn quan t©m cö c¸n bé ®i häc c¸c líp båi d­ìng n©ng cao nghiÖp vô. Cã thÓ nãi r»ng, V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng cã ®éi ngò c¸n bé hïng m¹nh vµ cã t­ c¸ch ®¹o ®øc tèt - lµ nh©n tè phôc vô ®¾c lùc cho sù thµnh c«ng cña c«ng t¸c v¨n phßng. VÒ ph©n c«ng lao ®éng cho c¸c c¸n bé, nh©n viªn trong v¨n phßng hai Bé nh×n chung t­¬ng ®èi hîp lý. C¸c c¸n bé, nh©n viªn hÇu nh­ ®­îc ph©n c«ng ®óng ng­êi, ®óng viÖc, ®óng tr×nh ®é chuyªn m«n. Qua ®ã, thóc ®Èy tinh thÇn lµm viÖc cña c¸n bé, nh©n viªn trong v¨n phßng ngµy cµng n©ng cao. Trong mét sè phßng c¸c c¸n bé ngoµi viÖc thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc ®­îc giao, ®ång thêi cã khi cã thÓ hä gióp ®ì nhau cïng hoµn thµnh c«ng viÖc. Cô thÓ nh­ ë phßng hµnh chÝnh cña V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng bè trÝ hai nh©n viªn trùc tæng ®µi, nÕu nh©n viªn lÔ t©n nghØ, th× nh©n viªn trùc tæng ®µi gióp ®¶m nhËn c«ng viÖc nµy. Nh­ vËy, khi ph©n c«ng bè trÝ c¸n bé, V¨n phßng Bé ®· tÝnh ®Õn viÖc bæ sung gióp ®ì nhau trong c«ng viÖc, gióp cho c«ng viÖc kh«ng bÞ gi¸n ®o¹n, kh«ng bÞ gi¶m hiÖu qu¶ trong c«ng viÖc. Bªn c¹nh ®ã, c¸ch bè trÝ c¸c phßng lµm viÖc t­¬ng ®èi hîp lý, c¸c phßng cã liªn quan víi nhau ®­îc bè trÝ gÇn nhau ®Ó tiÖn cho viÖc ®i l¹i trao ®æi c«ng viÖc. Nh­ phßng cña Ch¸nh V¨n phßng vµ phßng cña phã V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp ®­îc bè trÝ gÇn c¸c phßng cña l·nh ®¹o Bé, gióp gi¶i quyÕt c«ng viÖc ®­îc nhanh chãng, kÞp thêi. Tuy nhiªn, viÖc bè trÝ c¸c phßng lµm viÖc ë V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng cßn nhiÒu h¹n chÕ, song nh×n chung ®· gióp cho c¸c c¸n bé di chuyÓn ®Õn c¸c bé phËn ®­îc thuËn lîi vµ theo luång c«ng viÖc. §Æc biÖt, v¨n phßng cña hai Bé ®· trang bÞ nh÷ng thiÕt bÞ hiÖn ®¹i nh­: m¸y tÝnh, m¸y fax, m¸y photocopy, ®iÒu ho¹t nhiÖt ®é,... vÒ c¬ b¶n ®· ®¸p øng yªu cÇu cña c«ng viÖc, ®¶m b¶o cho c¸n bé, nh©n viªn lµm viÖc ®­îc thuËn lîi. §ång thêi, t¹o cho c¸n bé cã t©m lÝ tho¶i m¸i khi lµm viÖc, ®©y chÝnh lµ ®éng c¬ thóc ®Èy c¸n bé lµm viÖc trong v¨n phßng cã hiÖu qu¶ h¬n. §iÒu kiÖn lµm viÖc trong V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp nh×n chung b¶o ®¶m tÝnh khoa häc. M«i tr­êng lµm viÖc ë ®©y s¹ch sÏ, ®¶m b¶o ¸nh s¸ng, nªn ®· t¹o ®iÒu kiÖn tèt cho c¸c c¸n bé lµm viÖc. §iÒu nµy còng lµm gi¶m bít sù mÖt mái, c¨ng th¼ng cña mçi c¸n bé trong c«ng viÖc hµng ngµy. Bªn c¹nh ®ã, nhê cã sù quan t©m cña l·nh ®¹o hai Bé tíi ho¹t ®éng cña V¨n phßng Bé, cô thÓ lµ khen th­ëng b»ng nhiÒu h×nh thøc nh­ vÒ vËt chÊt vµ tinh thÇn, ®· gióp cho c¸n bé, nh©n viªn lµm viÖc cã tr¸ch nhiÖm h¬n vµ n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng. Qua kh¶o s¸t thùc tÕ 100% ch¸nh - Phã V¨n phßng ë hai Bé cho r»ng sù quan t©m cña l·nh ®¹o Bé gióp cho c«ng t¸c v¨n phßng ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ h¬n, vµ t¹o t©m lý lµm viÖc tho¶i m¸i cho c¸n bé nh©n viªn trong v¨n phßng. 3.1.3. H¹n chÕ. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm trªn, trong qu¸ tr×nh tæ chøc lao ®éng cña V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng vÉn cßn mét sè h¹n chÕ. ë V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng cã nhiÖm vô qu¶n lý c«ng t¸c thi ®ua khen th­ëng, c¸c c¸n bé lµm viÖc ë bé phËn nµy lµ c¸c c¸n bé kiªm nhiÖm trong v¨n phßng. Cho nªn, c¸c c¸n bé nµy ph¶i phô tr¸ch nhiÒu c«ng viÖc, v× vËy c«ng t¸c thi ®ua khen th­ëng ch­a mang l¹i hiÖu qu¶ cao. ViÖc ph©n c«ng lao ®éng trong v¨n phßng hai Bé cã rÊt nhiÒu nh÷ng ­u ®iÓm, tuy nhiªn vÉn cßn nh÷ng tån t¹i nhÊt ®Þnh. Mét lµ, ë V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng ph©n c«ng m¶ng c«ng viÖc hµnh chÝnh vµ l­u tr÷ cho hai Phã V¨n phßng phô tr¸ch, theo chóng t«i lµ ch­a hîp lý. Hai lµ ë phßng hµnh chÝnh cña V¨n phßng Bé bè trÝ hai c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n th­. Mét c¸n bé chuyªn tiÕp nhËn c«ng v¨n ®Õn vµ ®¶m nhiÖm c«ng t¸c liªn l¹c, chuyÓn giao v¨n b¶n cho c¸c ®¬n vÞ, nÕu lµ v¨n b¶n mËt göi cho ChÝnh phñ th× ph¶i trùc tiÕp mang ®Õn; mét c¸n bé trùc tiÕp qu¶n lý con dÊu cña c¬ quan vµ tæ chøc gi¶i quyÕt c«ng v¨n ®i. Nh­ vËy, ë bé phËn nµy cã hai c¸n bé mµ ph¶i lµm nhiÒu c«ng viÖc, do ®ã viÖc phôc vô th«ng tin cho ho¹t ®éng cña c¬ quan Bé ch¾c ch¾n sÏ kh«ng ®­îc nhanh chãng kÞp thêi. MÆt kh¸c phßng qu¶n trÞ thuéc V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp ph©n c«ng ba c¸n bé lµm viÖc ë tæ qu¶n lý nhµ, nh­ vËy lµ thõa c¸n bé. V× hiÖn nay c¸c khu nhµ tËp thÓ cña c¬ quan ®· chuyÓn sang Së nhµ ®Êt qu¶n lý, cho nªn ®Ó phô tr¸ch c«ng viÖc nµy kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i bè trÝ ba c¸n bé. ViÖc bè trÝ phßng lµm viÖc ë V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng cßn cã chç ch­a hîp lý nh­: phßng cña Ch¸nh V¨n phßng bè trÝ c¸ch xa c¸c phßng cña l·nh ®¹o Bé vµ c¸c phßng trong v¨n phßng. V× vËy, lµm cho viÖc trao ®æi c«ng viÖc kh«ng ®­îc nhanh chãng thuËn tiÖn. Bªn c¹nh ®ã, do trô së c¬ quan ®­îc x©y dùng tõ thêi Ph¸p, tr­íc ®©y lµ c«ng ty x¨ng dÇu cña Ph¸p, v× vËy diÖn tÝch cña c¸c phßng qu¸ chËt, kh«ng gian nhá, ph­¬ng tiÖn ®i l¹i kh«ng cã chç ®Ó, hÖ thèng phßng ch¸y ch÷a ch¸y kh«ng cã, thËm chÝ cßn sö dông c¶ tÇng c¸ch nhiÖt ®Ó lµm phßng lµm viÖc. Cho nªn ®iÒu kiÖn lµm viÖc nh­ vËy ®· ¶nh h­ëng kh«ng tèt tíi hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña c¸c phßng ban trong toµn c¬ quan Bé. Ngoµi ra, t×nh tr¹ng thiÕt bÞ trong V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng vÉn cßn nh÷ng phßng lµm viÖc hiÖn nay sö dông bµn, ghÕ gç cò tr­íc ®©y, nã kh«ng t¹o ra c¶m gi¸c tho¶i m¸i cho c¸n bé lµm viÖc. 3.2. Ph­¬ng h­íng c¶i tiÕn c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc trong v¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ v¨n phßng Bé Khoa häc c«ng nghÖ vµ m«i tr­êng. Tõ nh÷ng nhËn xÐt trªn, chóng t«i m¹nh d¹n ®­a ra mét sè ph­¬ng h­íng nh»m gãp phÇn c¶i tiÕn c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ h¬n cho c«ng t¸c v¨n phßng. Tr­íc tiªn, ë V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng cÇn thµnh lËp phßng thi ®ua khen th­ëng vµ tuyÓn thªm c¸n bé lµm viÖc ë bé phËn nµy, tr¸nh t×nh tr¹ng c¸n bé ph¶i kiªm nhiÖm nhiÒu c«ng viÖc. Nh­ vËy, sÏ gióp cho c«ng viÖc ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. Hai lµ, khi tiÕn hµnh ph©n c«ng phô tr¸ch c«ng viÖc gi÷a l·nh ®¹o v¨n phßng cÇn ph©n c«ng hai m¶ng c«ng viÖc hµnh chÝnh vµ l­u tr÷ cho mét Phã V¨n phßng phô tr¸ch qu¶n lý. NÕu ®­îc nh­ vËy, sÏ gióp cho Phã V¨n phßng qu¶n lý ®­îc thuËn lîi vµ cã hiÖu qu¶ h¬n. Bëi nÕu lµm tèt c«ng t¸c v¨n th­ sÏ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c l­u tr÷. Cho nªn, nÕu ph©n c«ng hai Phã V¨n phßng phô tr¸ch sÏ kh«ng thÓ qu¶n lý thèng nhÊt hai m¶ng c«ng viÖc nµy. Bªn c¹nh ®ã, l·nh ®¹o v¨n phßng cÇn xem xÐt l¹i ®Ó hîp lý ho¸ h¬n trong viÖc ph©n c«ng lao ®éng cho c¸n bé, nh©n viªn. Cô thÓ nh­ ë tæ c¨n th­ cÇn ph¶i bè trÝ thªm mét c¸n bé lµm c«ng t¸c th«ng tin liªn l¹c, chuyÓn giao v¨n b¶n, ®Ó ®ì mét phÇn c«ng viÖc cho hai c¸n bé v¨n th­. Nh­ vËy, sÏ ®¶m b¶o th«ng tin nhanh chãng vµ kÞp thêi cho c¸c c¸n bé trong c¬ quan. Vµ tæ qu¶n lý nhµ thuéc V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp còng nªn xem xÐt l¹i, kh«ng nªn ®Ó nhiÒu c¸n bé lµm viÖc ë bé phËn nµy, ®Ó tr¸nh hiÖn t­îng kh«ng cã viÖc lµm. HiÖn nay, trong V¨n phßng hai Bé cßn mét sè c¸n bé, nh©n viªn ch­a ®­îc ®µo t¹o båi d­ìng nghiÖp vô chuyªn m«n. V× vËy, l·nh ®¹o V¨n phßng Bé cÇn quan t©m h¬n n÷a viÖc ®µo t¹o, n©ng cao nghiÖp vô cho c¸n bé cña m×nh, nh»m ®¸p øng ®­îc nh÷ng ®ßi hái ngµy cµng cao cña c«ng viÖc. Trong qu¸ tr×nh tæ chøc lao ®éng, c¸n bé l·nh ®¹o v¨n phßng nªn nghiªn cøu, vËn dông m«n C«ng th¸i häc vµo c«ng t¸c v¨n phßng, ®Ó gióp cho c¸n bé, nh©n viªn cã ®iÒu kiÖn lµm viÖc thu©n lîi, t¹o t©m lý lµm viÖc ®­îc tho¶i m¸i vµ n©ng cao hiÖu qu¶ lµm viÖc. Bªn c¹nh ®ã, v¨n phßng hai Bé cÇn ph¶i trang bÞ thªm nh÷ng thiÕt bÞ hiÖn ®¹i víi nhiÒu tÝnh n¨ng kh¸c nhau ®Ó phôc vô cho hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c v¨n phßng. V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng cÇn ®Ò nghÞ l·nh ®¹o Bé cÊp kinh phÝ ®Ó trang bÞ bµn, ghÕ cã trô xoay vµ l¾p ®Æt hÖ thèng phßng ch¸y ch÷a ch¸y ®Ó b¶o vÖ an toµn søc khoÎ cho c¸n bé. Ngoµi ra, ®Ó tæ chøc lao ®éng mét c¸ch khoa häc, V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng cÇn bè trÝ c¸c phßng lµm viÖc hîp lý h¬n. Nh­ phßng cña Ch¸nh V¨n phßng cÇn ®­îc bè trÝ gÇn c¸c phßng cña l·nh ®¹o Bé vµ phßng cña Phã V¨n phßng ®Ó tiÖn cho viÖc ®i l¹i trao ®æi c«ng viÖc,... Phßng hµnh chÝnh cÇn bè trÝ tæ ®¸nh m¸y vµ sao chôp ra c¸ch xa c¸c phßng lµm viÖc hoÆc bè trÝ b»ng phßng kÝn cã c¸ch ©m ®Ó tr¸nh tiÕng ån, ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ lµm viÖc cña c¸n bé xung quanh. Qua kh¶o s¸t thùc tÕ, c¸c phßng lµm viÖc trong c¬ quan Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng rÊt hÑp, kh«ng ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn lµm viÖc cña c¬ quan qu¶n lý lín. HiÖn nay, c¬ quan Bé ®ang lËp dù ¸n x©y dùng trô së lµm viÖc trªn ®­êng TrÇn Duy H­ng. V× vËy, tr­íc m¾t V¨n phßng Bé cÇn bè trÝ c¸c phßng lµm viÖc hîp lý h¬n, vµ khi x©y dùng cÇn ph¶i ®¶m b¶o chiÒu cao cña phßng tõ 3,2-3,5m vµ ph¶i tÝnh ®Õn h­íng x©y dùng. Trô së, ®Ó cã kh«ng khÝ vµ ¸nh s¸ng tù nhiªn t¹o cho khung c¶nh v¨n phßng thªm m¸t mÎ. Vµ c¬ quan Bé cÇn ph¶i trång thªm nhiÒu c©y c¶nh nh»m t¹o c¶m gi¸c lµm viÖc cho c¸n bé, nh©n viªn ®­îc tho¶i m¸i. Tãm l¹i, ®Ó tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng ph¶i lµm ®óng chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh, vµ ®éi ngò c¸n bé trong v¨n phßng ph¶i cã tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô, cã ý thøc trong c«ng viÖc vµ ph¶i cã phÈm chÊt tèt. Bªn c¹nh ®ã, V¨n phßng Bé ph¶i lu«n ®æi míi ph­¬ng thøc qu¶n lý còng nh­ trang thiÕt bÞ ®Çy ®ñ c¸c ph­¬ng tiÖn hiÖn ®¹i ®¸p øng ®­îc víi c«ng cuéc c«ng nghiÖp ho¸ - hiÖn ®¹i ho¸ ®Êt n­íc. Trªn ®©y lµ mét sè nh÷ng ý kiÕn vµ biÖn ph¸p c¶i tiÕn cña t«i vÒ c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng. Cã thÓ ®ã lµ ý kiÕn chñ quan, song thiÕt nghÜ còng gióp cho V¨n phßng Bé nªn xem xÐt l¹i vµ nÕu cã thÓ thùc thi sÏ gióp cho c«ng t¸c v¨n phßng ®­îc lµm tèt h¬n. KÕt luËn Qua c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu, ®Ò tµi cña chóng t«i víi néi dung “T×m hiÓu vÒ tæ chøc lao ®éng khoa häc trong v¨n phßng mét sè c¬ quan Bé” ®· hoµn thµnh vµ ®¹t ®­îc nh÷ng môc tiªu ®Ò ra trªn c¸c mÆt cô thÓ nh­ sau: Tr­íc hÕt, qua nghiªn cøu lý luËn cña c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc, chóng t«i ®· trùc tiÕp ®èi chiÕu víi thùc tÕ c«ng t¸c nµy t¹i V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng. Tõ ®ã chóng t«i cã thÓ kh¸i qu¸t ®­îc sù kh¸c biÖt vÒ tæ chøc lao ®éng cña hai V¨n phßng Bé. Qua ®©y, chóng t«i ®· rót ra nh÷ng nhËn xÐt vÒ ­u ®iÓm, h¹n chÕ cßn tån t¹i cña c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc cña hai V¨n phßng Bé. §ång thêi, chóng t«i ®­a ra mét sè kiÕn nghÞ - gi¶i ph¸p nh»m kh¾c phôc h¹n chÕ ®Ó hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc. Nh­ vËy, viÖc nghiªn cøu vµ ¸p dông c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc cã ý nghÜa v« cïng quan träng: nã gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ lao ®éng vµ t¹o ®iÒu kiÖn lµm viÖc ®­îc thuËn lîi cña V¨n phßng Bé nãi riªng vµ toµn c¬ quan Bé nãi chung. B¶n th©n chóng t«i lµ sinh viªn ngµnh L­u tr÷ häc vµ Qu¶n trÞ v¨n phßng, viÖc t×m hiÓu c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc còng cã ý nghÜa rÊt to lín. Bëi v×, sau khi ra tr­êng, nÕu lµm viÖc trong v¨n phßng c¬ quan, chóng t«i sÏ vËn dông nh÷ng kiÕn thøc ®· nghiªn cøu vµo thùc tÕ ®Ó hoµn thµnh tèt c«ng viÖc ®­îc giao, lµ nh÷ng céng sù ®¾c lùc cña l·nh ®¹o v¨n phßng. Bªn c¹nh ®ã, trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c nÕu cã h­íng phÊn ®Êu chóng t«i cã thÓ trë thµnh nh÷ng ng­êi l·nh ®¹o v¨n phßng, v× vËy viÖc n¾m v÷ng kiÕn thøc tæ chøc lao ®éng khoa häc sÏ gióp chóng t«i tæ chøc lao ®éng trong v¨n phßng mét c¸ch khoa häc nhÊt. Tuy nhiªn, do thêi gian vµ ®iÒu kiÖn cã h¹n, chóng t«i chØ t×m hiÓu c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc t¹i V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vµ Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng. V¨n phßng hai c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc cã quy m« lín - kho¸ luËn tèt nghiÖp cña chóng t«i lµ bµi tËp ®Çu tiªn, gãp phÇn khiªm tèn vµo nhËn thøc cña c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc nãi riªng vµ c«ng t¸c qu¶n trÞ hµnh chÝnh v¨n phßng nãi chung. Qua ®©y, chóng t«i còng hy väng r»ng vÊn ®Ò nµy sÏ ®­îc nghiªn cøu mét c¸ch cã hÖ thèng vµ toµn diÖn h¬n, ®Ó cã mét c¸i nh×n tæng qu¸t vÒ c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc kh«ng chØ ë v¨n phßng c¸c c¬ quan Bé mµ trong toµn bé hÖ thèng c¸c c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc. phô lôc Tµi liÖu tham kh¶o [1] B¸o c¸o tæng kÕt c«ng t¸c V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng, 1998. [2] B¸o c¸o t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch c«ng t¸c V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng, 1999. [3] B¸o c¸o tæng kÕt c«ng t¸c n¨m 1998 vµ ph­¬ng h­íng nhiÖm vô n¨m 1999 c¶ V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp. [4] B¸o c¸o tæng kÕt c«ng t¸c n¨m 1999 vµ nhiÖm vô n¨m 2000 cña V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp. [5] NguyÔn ThÞ Mü Dung: C«ng t¸c qu¶n trÞ hµnh chÝnh v¨n phßng, luËn v¨n tèt nghiÖp, Tr­êng §H Khoa häc, x· héi vµ nh©n v¨n, 1998. [6] Bïi Ngäc Hoan: Mét vµi suy nghÜ vÒ c«ng t¸c v¨n phßng cña c¸c c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc, B¸o c¸o tham luËn t¹i Héi nghÞ Ch¸nh V¨n phßng khèi c¸c c¬ quan khoa gi¸o Trung ­¬ng, 1996. [7] Mike Harvey: Qu¶n trÞ hµnh chÝnh v¨n phßng, Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª, 1996. [8] Huúnh ThÞ Mai Hoa: VÊn ®Ò tæ chøc lao ®éng trong së hµnh chÝnh, LuËn v¨n tèt nghiÖp, Tr­êng §H Khoa häc x· héi vµ nh©n v¨n, 1998. [9] Ph¹m H­ng, NguyÔn V¨n §¸ng, Lª V¨n In: Qu¶n trÞ v¨n phßng doanh nghiÖp, NXB ChÝnh trÞ quèc gia, 1995. [10] Ph¹m H­ng, Lª V¨n In, Nghiªm Kú Hång: V¨n phßng hiÖn ®¹i vµ nghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng, NXB ChÝnh trÞ quèc gia, 1996. [11] L.N.Kasanina, Tæ chøc c«ng t¸c cña bé m¸y c¬ quan, 1978. [12] D­¬ng V¨n Kh¶m, NguyÔn H÷u Thêi: NghiÖp vô th­ ký v¨n phßng, NXB ChÝnh trÞ quèc gia. [13] E.I.Kixxel: Tæ chøc lao ®éng trong c¸c c¬ quan nghiªn cøu vµ thiÕt kÕ, NXB Khoa häc vµ kü thuËt, 1974. [14] NghÞ ®Þnh sè 74/CP ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 cña ChÝnh phñ qui ®Þnh vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ tæ chøc bé m¸y Bé C«ng nghiÖp. [15] NghÞ ®Þnh sè 22/CP ngµy 22 th¸ng 5 n¨m 1993 cña ChÝnh phñ qui ®Þnh vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ tæ chøc bé m¸y Bé Khoa häc, c«ng nghÖ vµ m«i tr­êng. [16] Ph¸p lÖnh c¸n bé, c«ng chøc, NXB - ChÝnh trÞ quèc gia, 1998. [17] Qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ n­íc, tËp 3, Häc viÖn hµnh chÝnh quèc gia, NXB Lao ®éng, 1997. [18] QuyÕt ®Þnh sè 31/Q§-BCN ngµy 04 th¸ng 5 n¨m 1998 vÒ viÖc ban hµnh quy chÕ lµm viÖc cña Bé C«ng nghiÖp. [19] QuyÕt ®Þnh sè 401/Q§-TTCB ngµy 20 th¸ng 12 n¨m 1995 qui ®Þnh vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña c¸c vô, thanh tra, V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp. [20] QuyÕt ®Þnh sè 402/Q§-TCCB ngµy 20 th¸ng 12 n¨m 1995 qui ®Þnh vÒ tæ chøc biªn chÕ cña V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp. [21] QuyÕt ®Þnh sè 215/Q§- Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng ngµy 22 th¸ng 2 n¨m 1999 vÒ viÖc ban hµnh quy chÕ lµm viÖc cña Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng. [22] QuyÕt ®Þnh sè 550/Q§-TCCBKH ngµy 12 th¸ng 5 n¨m 1997 vÒ viÖc ban hµnh ®iÒu lÖ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng. [23] NguyÔn V¨n Th©m, Tæ chøc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¸c c«ng së hµnh chÝnh, NXB ChÝnh trÞ quèc gia, 1999. [24] NguyÔn H÷u Th©n, Qu¶n trÞ hµnh chÝnh v¨n phßng, NXB Thèng kª, 1998. [25] Tæ chøc vµ qu¶n trÞ c«ng së, Häc viÖn hµnh chÝnh quèc gia, NXB Gi¸o dôc, 1998. [26] TrÇn Quang TuÖ: Sæ tay ng­êi qu¶n lý, NXB Lao ®éng, 1998. [27] NguyÔn §×nh Xu©n, Vò §øc §an: Gi¸o tr×nh t©m lý häc qu¶n lý, Tr­êng §H Tæng hîp xuÊt b¶n 1994. phô lôc 1 s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp Ch¸nh v¨n phßng Phã V¨n phßng PhßngT­ liÖu PhßngHµnh chÝnh PhßngL­u tr÷ PhßngTæng hîp VP. §¹i diÖn t¹i tP. HCM Phßng thi ®ua khen th­ëng PhßngY tÕ Phßng qu¶n trÞ §éixe Phßng kÕ to¸n tµi s¶n Phã V¨n phßng Phã V¨n phßng phô lôc 2 s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng Ch¸nh v¨n phßng Phã V¨n phßng Phßngqu¶n trÞ y tÕ PhßngHµnh chÝnh Phßngqu¶n lý xe Phßngtµi vô Phßng tæng hîp Phßng l­u tr÷ V¨n phßng th­êng trùc phÝa nam Phã V¨n phßng Phã V¨n phßng Phô tr¸ch trùc tiÕp Gióp thªm Ch¸nh V¨n phßng phô lôc 2 s¬ ®å n¬i lµm viÖc cña V¨n phßng Bé Khoa häc, C«ng nghÖ vµ M«i tr­êng V¨n phßng H§CS vµ CNQG Vô chøc n¨ng phßng häp kho l­u tr÷ tÇng 4 Tæ qu¶n lýx©y dùng vô chøc n¨ng Vô chøc n¨ng Vô chøc n¨ng vô chøc n¨ng Tæ thi ®ua phßng l­u tr÷ L·nh ®¹o bé vô chøc n¨ng vô chøc n¨ng Ch¸nh V¨n phßng bé vô chøc n¨ng tÇng 3 Phßng tæng hîp vô chøc n¨ng l·nh ®¹o bé vô chøc n¨ng Vô chøc n¨ng vô chøc n¨ng tæng ®µi phßng y tÕ héi tr­êng tÇng 2 vô chøc n¨ng phßng häp Phßng qu¶n trÞ vô chøc n¨ng vô chøc n¨ng tæ phôc vô phßng qu¶n lý xe TÇng 1 Phßng tµi vô gara «t« ChÕ b¶n V¨n th­ P.hµnh chÝnh Phãv¨n phßng phßng kh¸ch phßng häp phô lôc 4 s¬ ®å n¬i lµm viÖc cña V¨n phßng Bé C«ng nghiÖp vô chøc n¨ng vô chøc n¨ng vô chøc n¨ng vô chøc n¨ng l·nh ®¹o bé phßng häp phôc vô phßng tæng hîp l·nh ®¹o v¨n phßng thanh tra bé phßng häp phôc vô phßng qu¶n trÞ phßng y tÕ kho v¨n phßng phÈm phßng thi ®ua phßng qu¶n trÞ Vô chøc n¨ng Phßngl­u tr÷ vô chøc n¨ng vô chøc n¨ng vô chøc n¨ng vô chøc n¨ng phßng t­ liÖu vô chøc n¨ng v¨n th­ phßng hµnh chÝnh §éi xe Phã V¨n phßng vô ph¸p chÕ chÕ b¶n tµng I tµng II tµng III tµng IV môc lôc