Tình hình hoạt động của Trung tâm xúc tiến và phát triển phần mềm doanh nghiệp vsdc - Chi nhánh TP Hồ Chí Minh

và tiếp tục sử dụng, thao tác chuyển dữ liệu cũng khá đơn giản, chỉ cần copy thư mục cần chuyển qua phần mềm mới và chạy chương trình là được 2.3. Kiểm soát chung Kiểm soát quyền sử dụng hệ thống và quyền truy cập dữ liệu: STT Các thủ tục kiểm soát cần có Các thủ tục kiểm soát hiện có 1 Phân quyền Có 2 Mật khẩu Có 3 Thẻ nhận dạng Không 4 Nhận dạng sinh học Không 5 Sử dụng hộp lưu (lưu lại ngày giờ truy nhập hệ thống) Không 6 Kiểm tra tính tương thích chức năng Có Kiểm soát sao lưu dự phòng dữ liệu Các thủ tục kiểm soát cần có Các thủ tục kiểm soát hiện có Sao lưu dự phòng tập tin Backup database tự động Có Dấu vết kiểm toán STT Các thủ tục kiểm soát cần có Các thủ tục kiểm soát hiện có 1 Sau khi chuyển sổ cái và khoá sổ, không được xoá hay sửa số liệu, mà phải nhập bút toán đảo, bút toán bổ sung, bút toán ghi số âm, đồng thời lập chứng từ sửa sổ Không có thủ tục này 2 Tự động ghi nhận các hành vi truy nhập hệ thống, chỉnh, sửa, xoá, thêm dữ liệu trên một tập tin riêng. Tập tin này phải được bảo mật tối đa , không được xem, xoá, hay sửa, người có quyền cao nhất trong hệ thống chỉ được xem và in báo cáo dấu vết kiểm toán từ nội dung dữ liệu của tập tin này(dữ liệu cần được ghi nhận: ngày, giờ, phân hệ được truy cập, người truy cập, số chứng từ, dữ liệu gốc, dữ liệu sau khi chỉnh sửa) Không có thủ tục này Hệ thống thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi: Phần mềm có hệ thống thông báo lỗi khá đầy đủ như: khi truy nhập ngày thì phần mềm sẽ căn cứ vào ngày dư đầu kỳ và ngày khoá sổ trong phần quản lý hệ thời gian sử dụng, số tiền không được bằng 0, các mã cấp, tên cấp chi tiết không được trùng cũng không được rỗng . Tuy nhiên phần mềm còn chưa có hệ thống hướng dẫn sửa lỗi khi nhập liệu Các chức năng hỗ trợ khác Công cụ sao lưu dự phòng (backup): khi thoát khỏi chương trình bằng cách click vào biểu tượng thì màn hình xuất hiện: Bình thừơng trong mỗi form nhập đều có một nút lưu để ta lưu nghiệp vụ rồi nên nếu màn hình này hiện lên mà ta chọn NO thì dữ liệu ta vẫn không bị mất vì phần này chỉ là phần lưu dự phòng dữ liệu. Nếu ta chọn YES thì phần mềm sẽ yêu cầu ta đặt tên cho thư mục sẽ lưu và tự động lưu. Phần mềm còn có một hệ thống giúp sửa chữa trong quá trình nhập liệu khá hoàn chỉnh, đó là thanh thực đơn tìm kiếm dữ liệu,thanh này đã được mô tả trong phần trước C.MÔ TẢ VÀ ĐÁNH GIÁ PHÂN HỆ THỐNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO I. Cách thức xử lý nghiệp vụ kế toán Bút toán trùng Các nghiệp vụ kế toán phát sinh sẽ có trường hợp cả hai kế toán của 2 phần hành khác nhau sẽ định khoản cùng một bút toán như nhau Ví dụ: mua hàng trả tiền ngay, kế toán hàng hoá định khoản: Nợ 1561:X Có 1111:X Và kế toán tiền mặt cũng sẽ định khoản tương tự Nếu làm kế toán bằng thủ công, công việc lên báo cáo là rất dễ dàng bởi vì người thực hiện có thể bóc tách phần trùng nhau này. Nhưng khi làm bằng chương trình kế toán thì khác, khi khai thác báo cáo kế toán thì chương trình chỉ lấy số liệu trên các tài khoản và tài khoản đối ứng. Như vậy là số tiền trong sổ quỹ tiền mặt sẽ bị gấp đôi, số phát sinh trong sổ chi tiết tài khoản 1561 cũng sẽ gấp đôi tương tự Các nghiệp có thể phát sinh bút toán trùng Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng,rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt Mua, bán ngoại tệ Mua hàng hoá, nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ trả tiền ngay Bán hàng hoá, thành phẩm thu tiền ngay Đối với phần mô tả kế toán hàng tồn kho thì ta chỉ cần quan tâm đến hai nghiệp vụ phát sinh bút toán trùng sau Phương pháp xử lý bút toán trùng Xử lý qua tài khoản trung gian: nghĩa là các bút toán trùng phát sinh, ta hạch toán qua một tài khoản chung để cả hai kế toán thuộc 2 phần hành khác nhau đều có thể hạch toán độc lập Với ví dụ trên , cách xử lý qua tài khoản trung gian như sau: sử dụng tài khoản 331: phải trả người bán làm tài khoản trung gian Kế toán hàng hoá định khoản ( theo dõi cả số lượng và giá trị) Nợ 1561:X Có 331:X Kế toán tiền mặt định khoản: Nợ 331:X Có 1111:X Tương tự khi xuất bán hàng hoá thành phẩm thì sử dụng tài khoản 131:phải thu khách hàng làm tài khoản trung gian Ưu tiên nhập chứng từ: nghĩa là với các bút toán trùng phát sinh, ta ưu tiên hạch toán qua một định khoản của 1 trong 2 kế toán của 2 phần hành khác nhau Cũng với ví dụ bút toán trùng trên, chúng ta nên ưu tiên hạch toán qua kế toán hàng hoá bởi vì kế toán hàng hoá theo dõi được số lượng Kế toán hàng hóa sẽ định khoản Nợ 1561:X Có1111:X Và kế toán tiền mặt không làm gì trong nghiệp vụ này Vì mỗi cách xử lý bút toán trùng trong phần mềm đều có ưu và nhược điểm nhất định nên việc chọn cách xử lý nào là tuỳ thuộc vào doanh nghiệp, riêng phần mềm được thiết kế có thể ứng dụng cách xử lý nào cũng được II. Mô tả phân hệ thống kế toán hàng tồn kho 2.1. Chức năng xử lý nghiệp vụ và cung cấp thông tin Ghi nhận các bút toán nhập, xuất kho Cho phép in các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,hoá đơn GTGT, thẻ kho Cung cấp các báo cáo liên quan như: bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá nguyên liệu, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, sổ chi tiết các tài khoản hàng tồn kho Thao tác nhập liệu: người dùng sẽ đối thoại trực tiếp với phần mềm thông qua màn hình, dùng phím mũi tên di chuyển để thao tác và nếu ta muốn thực hiện lệnh thì nhấn phím Enter hoặc click chuột trái để chọn hoặc sẽ nhấn tổ hợp Alt+kí tự được gạch dưới Trong menu kế toán chi tiết, hàng tồn kho gồm có: hàng hoá nguyên vật liệu , hàng đại lý, nhập hàng trả lại , xuất điều chuyển nội bộ 2.2. Hàng hoá nguyên liệu Mô tả màn hình / thao tác nhập liệu / dữ liệu nhập Các form nhập liệu của các loại Hàng Tồn Kho của phần mềm được thiết kế giống nhau nên em sẽ mô tả chi tiết hàng hoá tiền VNĐ, còn các loại hàng tồn kho còn lại thì em chỉ nêu những điểm khác biệt. Hàng hoá tiền VNĐ: Mua nội địa: khi ta chọn thì màn hình sau sẽ xuất hiện: Giải thích các nút ấn: Nhập: chúng ta sẽ bắt đầu nhập nghiệp vụ sau khi chọn nút này. Tìm kiếm: nút này cho phép ngừơi dùng tìm lại các chứng từ đã nhập , màn hình xuất hiện giống như menu tìm kiếm dữ liệu , tìm kiếm và xoá số liệu nhưng tài khoản đề xuất sẵn là 1561. Tuy nhiên, tìm kiếm ở đây không chỉ cho xoá mà còn cho sửa dữ liệu bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl +S vào bút xoá muốn sửa, khi đó bút toán đã nhập sẽ được thể hiện lại trên form nhập để chúng ta sửa. In: nút này phục vụ cho việc in chứng từ khi nhập xong và lưu nghiệp vụ nhưng nghiệp vụ vẫn còn thể hiện trên form nhập. Và nút này chỉ xuất hiện khi trong menu Hệ thống, phần Khai báo hệ thống , các vận hành đặc thù khác, sử dụng vận hành nhập ta chọn chế độ In phiếu Thoát: thoát khỏi form nhập. Danh mục và trình tự nhập liệu: Tên dữ liệu nhập Thứ tự Nội dung nhập liệu Ghi chú Ngày 1 Ngày của phiếu nhập kho Số chứng từ 2 Số phiếu Phiếu nhập kho Họ và tên 3 Tên người nhập hàng Đơn vị 4 Đơn vị tính Vụ việc 5 Sự việc diễn ra Nội dung 6 Nội dung sự việc Tài khoản nợ 7 Chi tiết tài khoản 1561 Số lượng 8 Số lượng mặt hàng Đơn giá 9 Đơn giá mặt hàng Thành tiền 10 Không nhập Tài khoản có 11 Chi tiết tài khoản 331 VAT 14 (*) Chỉ nhập 1 lần cho tất cả hoá đơn Tổng HĐ 9 Không nhập  Giải thích từng vùng dữ liệu tao thứ tự: Số chứng từ: phần mềm sẽ đánh số liên tục để người dùng biết được mình đang nhập đến số chứng từ mấy, nếu ngừơi nhập muốn sửa định dạng theo ý muốn thì nhập trực tiếp vào ô này (5) Tài khoản nợ: phần mềm sẽ đề xuất mặc định là tài khoản 1561 nhưng người dùng có thể thay đổi tài khoản này. Tại đây ta chọn chi tiết từng mặt hàng theo các cách: gõ trực tiếp mã cấp nếu như ta nhớ, tìm theo tên cấp: chúng ta chỉ cần gõ những ký tự đặc trưng của mặt hàng muốn nhập rồi chọn, hoặc ta nhấn nút Tab để chuyển đến biểu tượng kính lúp rồi Enter, sau đó ta sẽ chọn mặt hàng, ở đây phần mềm sẽ thể hiện mặt hàng theo cấp từ cấp lớn đến cấp nhỏ và đến cấp cuối cùng thì ta khai báo. Và cũng ở form của biểu tượng kính lúp ta có thể thêm mặt hàng nếu như mặt hàng nhập không có trong danh sách mục, mặt hàng cũng có thể thêm theo cấp, muốn thêm ở cấp nào thì ta chỉ cần nhấn tổ hợp phín Ctrl + N ở màn hình của cấp đó. Sau khi chọn mặt hàng xong, nếu như doanh nghiệp có quản lý theo kho và đã khai báo kho ở phần khai báo hệ thống, khai báo tiêu thức quản lý và đã chọn sử dụng tiêu thức quản lý khi khai báo chi tiết tài khoản thì màn hình sau xuất hiện để ta chọn kho. (6) Số lượng: bên cạnh ô số lượng có một ô nhỏ , ô này chính là đơn vị tính của hàng hoá, ô này ta không nhập trực tiếp ở đây mà phần mềm sẽ lấy từ ĐV tính lúc ta khai báo chi tiết hàng hoá trong phần Khai báo hệ thống, khai báo chi tiết tài khoản (8) Thành tiền ta không nhập vì phần mềm sẽ tự tính bằng cách lấy số lượng nhân đơn giá (9) Tổng hoá đơn ta không nhập vì phần mềm sẽ cộng thành tiền tất cả các mặt hàng và cả VAT, ô này giúp ta đối chiếu dữ liệu nhập với hoá đơn thực tế xem số liệu đã nhập chính xác chưa (10) tài khoản có: phần mềm sẽ đề xuất tài khoản 331, nhưng ta cũng có thể thay đổi tài khoản này, ví dụ trong trường hợp xử lý bút toán trùng thì sẽ thay bằng tài khoản 1111. Khi ta Enter vào ô này thì cũng xuất hiện bảng chọn mã cấp để chọn chi tiết nhà cung cấp giống như ta chọn ở tài khoản nợ ở trên (11,12) phần họ tên , đơn vị là để phục vụ cho việc in chứng từ ra có đầy đủ các thông tin, nếu doanh nghiệp không có nhu cầu in chứng từ thì có thể bỏ qua. (13) Vụ việc: nếu ta có theo dõi và khai báo vụ việc thì ô này ta nhập tuỳ ý một kí tự nào đó và Enter , sau đó ta chọn vụ việc được khai báo. (14) Sau khi nhập số liệu đến ô VAT ta nhấn Enter. Tại đây ta sẽ nhập số tiền thuế của cả hóa đơn, trường hợp phiếu nhập được lập cho nhiều hóa đơn, nhiều mặt hàng thì ta sẽ nhập tổng số tiền thuế của tất cả các mặt hàng và tất cả các Hóa đơn. Sau khi nhập số tiền xong thì màn hình sau xuất hiện: Tại from này ta sẽ nhập thông tin của tất cả các Hóa Đơn, việc nhập này phục vụ cho việc lên bảng kê VAT đầu vào. Tổng tiền: đây chính là tổng số tiền thuế để phần mềm kiểm soát, nếu số tiền thuế nhập vào chưa bằng Tổng Tiền này thì sẽ không thoát ra kỏi from này được. Ngày hoá đơn, Số hóa đơn, Số seri: ta sẽ căn cứ vào hóa đơn thực tế mà nhập vào. Biểu mẫu: gồm có: Hóa đơn GTGT; 04: Mua hàng nông lâm thủy sản không có Hoá đơn; 05: Hóa đơn bán hàng. Tất cả các chỉ tiêu còn lại ta sẽ nhập vào. Tỷ lệ thuế: ta sẽ nhập tỷ lệ thuế vào. Số tiền thuế: ta sẽ nhập vào ô này số tiền thuế của từng hóa đơn, nếu số tiền thuế này chưa bằng Tổng Tiền thì nút Lưu ở cuối màn hình sẽ được đổi thành nút Bổ sung để ta nhập Hóa đơn tiếp theo cho đến khi tổng tiền thuế bằng Tổng tiền thì nút ở cuối màn hình sẽ trở thành nút lưu, và thông tin các Hóa đơn sẽ được liệt kê trong bảnglưới phía dưới. Giá trị hàng hóa: là giá atrị hàng hóa phần mềm sẽcăn cứ vào tiền thuế và tỷ lệ thuế mà tính ra Giá trị HH. Lưu ý ô này không được để trống, dù là Hóa đơn bán hàng, không có tiền thuế thì ta phải nhập vào Giá trị HH. Sau khi nhập xong thông tin các Hóa đơn, ta nhấn nút Lưu sẽ thoát ra khỏi màn hình nhập liệu ban đầu, ta lại Lưu bút toán. Sau đó ta nhấn Kết thúc nếu như nghiệp vụ đã nhập đầy đủ,và nhấn nút Bổ sung trường hợp Phiếu nhập cho nhiều mặt hàng và ta nhập mặt hàng tiếp theo. Từ mặt hàng tiếp theo thì ô thuế GTGT sẽ mờ đi, đây chính là nguyên nhân chúng ta nhập tiền thuế cho tất cả mặt hàng và tất cả hóa đơn ở lần nhập đầu tiên. Sau khi nhập xong nếu muốn In chứng từ ra thì nhấn nút In, khi đó màn hình sẽ xuất hiện: Chứng từ có in ra là Phiếu nhập kho theo mẫu 01-VT của Bộ Tài Chính, nếu tính chọn Phiếu thu thì phần mềm sẽ in thêm Phiếu thu với số tiền là số tiền Tổng HĐ, nếu tính chọn In thuế VAT thì trong Phiếu nhập kho được in ra sẽ có thêm dòng thể hiện thuế GTGT của các mặt hàng trên phiếu. Số bảng in: mặc định là 1, nhưng người dùng cũng có thể chọn in nhiều bản cho 1 phiếu để phục vụ nhu cầuluân chuyển chứng từ. Sau khi chọn xong thì nhấn nút Xác nhận để xem trước và in ra. Nhập khẩu: ta chọn Nhập khẩu trong phần Tiền VNĐ trong trường hợp doanh nghiệp không nhu cầu theo dõi Ngoại tệ của hàng hoá hoặc khi nhập hàng từ khu chế xuất giá hàng tính bằng VNĐkhi ta chọn màn hình sau xuất hiện: Danh mục và trình tự lập dữ liệu: TÊN DỮ LIỆU NHẬP THỨ TỰ NỘI DUNG NHẬP LIỆU GHI CHÚ Ngày 1 Ngày của phiếu nhập kho Số chứng từ 2 Số phiếu Phiếu nhập kho Họ và tên 3 Họ và tên người nhập Nội dung 4 Nội dung nghiệp vụ Tài khoản nợ 5 Chi tiết tài khoản 1561 Số lượng 6 Số lượng mặt hàng Đơn giá 7 Đơn giá mặt hàng Thành tiền 8 Không nhập Tài khoảng có 331 9 Chi tiết tài khoảng 331 Tài khoản có 3333 10 Tài khoản thuế nhập khẩu Tổng thuế 11 Nhập số tiền thuế nhập khẩu Thuế TTĐB 12 Nhập số tiền thuế tiêu thụ đặt biệt vào ô bên cạnh Phần này ta chọn nhập bằng cách tích chọn Tổng HĐ 13 Không nhập Thuế GTGT 14 (*) Từ thứ tự (1) đến (12) thao tác và nội dung tương tự như phần mua nội địa. Lưu ý là tất cả số tiền trong form nhập này đều là VNĐ. Đối với form nhập ngoại tệ thì không có ô thuế TTĐB (13) Tổng HĐ: phần mềm sẽ cộng tiền hàng và tiền thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT (14) Thuế GTGT: khi chọn ô này thì màn hình sau sẽ xuất hiện để ghi nhận bút toán thuế GTGT hàng nhập khẩu. Sau khi nhập số tiền thuế, màn hình sau xuất hiện: Phần khai báo chi tiết này là do phần mềm khai báo sẵn để phục vụ cho việc lên Tờ khai thuế GTGT đã được cập nhật theo thông tư 127 của Bộ Tài Chính. Cách chọn cũng giống như chọn Chi tiết hàng hoá Sau khi nhập đầy đủ thông tin nghiệp vụ ta nhấn nút lưu để lưu nghiệp vụ Chứng từ được in ra khi ta chọn In là phiếu nhập với đầy đủ các thông tin về tiền hàng và tiền thuế. Nhập khác Form này giống form nhập hàng mua nội địa nhưng ô tài khoản có để trống cho người dùng chọn. Phần nhập khác này nhằm phục vụ cho tất cả các nghiệp vụ nhập hàng còn lại như nhập hàng phát hiện thừa đã xử lý, nhập hàng từ biếu tặng Khi chọn In thì hiển thị form giống như khi chọn In trong form Mua nội địa. Xuất bán: khi chọn phần này thì màn hình sau xuất hiện: Bên phải form nhập gồm 3 định khoản để ghi nhận giá vốn hàng bán , doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra. Danh mục và trình tự nhập liệu: Tên dữ liệu nhập Thứ tự Nội dung nhập liệu Ghi chú Ngày 1 Ngày của hoá đơn Số HĐ 2 Số hoá đơn Số seriHĐ 3 Số seri của hoá đơn Lý do 4 Nội dung nghiệp vụ TK có 1561 5 Chi tiết mặt hàng cần xuất Cách chọn giống phần nhập hàng Số lượng 6 Số lượng hàng cần xuất Tk nợ 632 7 Hiển thị mặt hàng ghi giá vốn Giá vốn, tổng vốn 8 Giá vốn bình quân gia quyền và tổng giá vốn của mặt hàng Tk nợ 131 9 Chi tiết người mua Cách chọn giống phần nhập hàng Giá bán, tổng bán 10 Nhập giá bán và phần mềm tính ra tổng giá bán Tk có 5111 11 Hiển thị mặt hàng ghi nhận doanh thu Tk có 3331 12 Tài khoản thuế GTGT đầu ra Thuế VAT 13 Nhập tỷ lệ thuế và phần mềm sẽ tính số tiền thuế tương ứng Tổng HĐ 14 Tổng số tiền hoá đơn luôn thuế và trừ đi chiết khấu (nếu có) Họ tên 15 Họ tên người nhập hàng Đơn vị 16 Tên đơn vị mua hàng MST 17 Mã số thuế, đơn vị mua hàng Vụ việc 18 Phần theo dõi thêm , nếu đơn vị có khai báo vụ việc Lưu ý Giá vốn trong phần mềm là giá vốn bình quân gia quyền liên hoàn được phần mềm tính ra và đề xuất mỗi lần xuất hàng (19) khi chọ chiết khấu, màn hình sau xuất hiện: Form này cho người dùng ghi nhận vào tài khoản Giảm giá hàng bán 5211 của mặt hàng chiết khấu. Và sau khi nhập chiết khấu xong thì ở góc trái của form nhập chính (phía dưới 3 cặp định khoản )sẽ hiển thị dòng tổng chiết khấu và số tiền ở ô tổng hoá đơn sẽ trừ đi khoản chiết khấu. Sau khi nhập xong và lưu nghiệp vụ, chọn In thì màn hình sau sẽ xuất hiện: Các chứng từ có thể in trong form này là hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho. Trong form này ta có thể bổ sung thêm các thông tin cho phiếu khi in ra như: hình thức thanh toán, tên kho xuất, địa chỉ người mua, mã số thuế ngừơi mua. Nếu muốn in hoá đơn GTGT chọn in phiếu hoá đơn, hoá đơn này đã được canh sẵn các thông tin vừa tới mẫu hoá đơn GTGT. Còn hai nút lựa chọn in giá vốn, và in giá bán cho ngừơi dùng chọn giá để in ra trên phiếu xuất kho, nút sửa mẫu là cho người dùng thay đổi vị trí các thông tin trên hoá đơn. Sau khi chọn xong thì nhấn Xác nhận để xem trước và in ra. Bán nội bộ: Form nhập và thứ tự nhập liệu giống phần xuất bán thông thường, chỉ có cặp định khoản ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra thì phần mềm sẽ ghi nhận Nợ khoản phải thu nội bộ khác, tài khoản 1368, còn tài khoản ghi nhận doanh thu thì sẽ được chuyển thành 5122 doanh thu bán sản phẩm nội bộ Xuất khác: phần này giúp người dùng thực hiện các nghiệp vụ xuất hàng khác như xuất hàng do kiểm kê phát hiện thiếu và xử lý giảm hàng , xuất hàng nhưng chưa ghi nhận doanh thukhi chọn phần này màn hình sau xuất hiện: Trong form này thì trình tự nhập liệu và phương pháp nhập liệu giống như phần mua nội địa, chỉ thay đổi số hiệu tài khoản Sau khi nhập xong nghiệp vụ, chọn In màn hình giống như chọn In trong phần mua nội địa xuất hiện để ta chọn, và chứng từ được in ra là Phiếu Xuất Kho. Trong phần này không có in hoá đơn. Thành phẩm Đối với thành phẩm thì tất cả các form nhập đều giống với hàng hoá, nhưng số hiệu tài khoản hàng tồn kho thì được thay mặc định là 155. Và đối với thành phẩm thì phần nhập khẩu sẽ bị mờ đi Lưu ý: đối với doanh nghiệp sản xuất, để tính giá thành thành phẩm thì trước tiên kế toán phải vào phần này để nhập kho số lượng thành phẩm trước, đơn giá trong form nhập kho thành phẩm này người nhập có thể không nhập hoặc nhập theo giá tạm tính, sau này khi thực hiện phần kế toán tổng hợp, tính giá thành thì sẽ bổ sung giá thành chênh lệch giữa giá tạm tính và chi phí thực tế phát sinh cho từng sản phẩm. Hệ thống chứng từ in ra cho từng form nhập cũng giống như phần hàng hoá. Nguyên vật liệu: Đối với nguyên vật liệu thì các form nhập cũng giống như hàng hoá , số tài khoản 1561 sẽ được thay bằng số tài khoản 1521 Điểm khác nhau của nguyên vật liệu là phần mua nội địa được thay bằng tên mua hàng nhưng form nhập liệu không đổi, còn phần xuất bán thì được thay bằng xuất dùng và form xuất dùng dùng này cũng giống như form nhập hàng mua nội địa nên trình tự nhập liệu và thao tác nhập liệu giống form nhập hàng mua nội địa. Về ý nghĩa các vùng nhập liệu thì có khác là: thay đổi định khoản bằng cặp định khoản ghi Nợ chi phí nguyên vật liệu và ghi có tài khoản nguyên vật liệu và khi Enter vào ô tài khoản 6211 thì ngừơi dùng sẽ chọn chi tiết cho mặt hàng nào sử dụng loại nguyên liệu đó Chứng từ in ra của phần này cũng giống như hàng hoá nhưng trong phần này không có in ra hoá đơn trừ phần bán nội bộ. Công cụ, dụng cụ Các form nhập liệu của công cụ, dụng cụ giống như nguyên vật liệu , điểm khác là đối với công cụ, dụng cụ thì ô bán nội bộ bị mờ đi Chứng từ in ra của phần này giống như hàng hoá nhưng không in hoá đơn. 2.3. Hàng đại lý Gồm 4 form nhập liệu: xuất gửi đại lý , hàng xuất gửi bán, đại lý xuất bán hàng bà nhập hàng đại lý trả lại; Xuất gửi đại lý: khi chọn màn hình sau xuất hiện: Form nhập liệu này giống như xuất khác hànghoá nhưng đề xuất tài khoản Có là 155, tài khoản Nợ là 157 và có thêm hai dòng Giá bán và Tiền bán. Giá bàn và tiền bán ở đây không có nghĩa vì phần mềm sẽ lên báo cáo hàng gửi đại lý theo giá vốn. Điểm lưu ý của phần này là sau khi chọn đại lý ở tài khoản 157 xong thì phần mềm sẽ xuất hiện form chọn mã cấp của tài khoản phải thu khách hàng 131, do đó ta phải khai báo và đại lý vào chi tiết tài khoản 131 Khi chọn in thì màn hình sau sẽ xuất hịên : Ơû form này, người kế toán sẽ nhập những thông tin cần thiết để in phiếu, phiếu được in ra là phiếu được xuất kho hàng đại lý gửi bán. Hàng xuất gửi bán: form nhập liệu sẽ giống như xuất gửi đại lý, chỉ thay đổi tài khoản xuất là hàng hoá 1561 Chứng từ được in ra và thông tin trên chứng từ cũng giống như phần xuất gửi đại lý. 2.4. Nhập hàng trả lại Form nhập liệu và thao tác nhập liệu giống như xuất hàng bán nhưng phần định khoản nhập liệu thì có 4 cặp định khoản: một cặp định khoản nhập lại kho hàng đã bán, một cặp định khoản ghi tăng tài khoản hàng bán bị trả lại 531 và giảm khoản phải thu khách hàng, một cặp định khoản ghi giảm thuế GTGT đầu ra, cặp cuối cùng ghi nhận bút toán kết chuyển hàng bán bị trả lại làm giảm doanh thu 2.5. Xuất điều chuyển nội bộ Đây chính là phần xuất chuyển kho, form nhập liệu giống như xuất gửi đại lý nhưng cả hai tài khoản Nợ và Có đều là 1561 và khi nhập liệu thì ngừơi dùng sẽ chọn cùng mặt hàng nhưng ở hai kho khác nhau cho tài khoản Nợ và Có Để phục vụ cho việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thì khi lập dự phòng kế toán sẽ vào thanh thực đơn kế toán chi tiết , chọn kế toán khác và kế toán khác đồng Việt Nam , và thực hiện bút toán lập dự phòng tại đây. 2.6. Kết xuất các báo cáo liên quan Sau khi nhập liệu xong người dùng có thể xem tất cả các báo cáo trong phần sổ chi tiết và một số báo cáo trong phần sổ tổng hợp như báo cáo chi tiết doanh thu, báo cáo tổng hợp doanh thu, báo cáo tiêu thụ hàng hoá, sổ cái kế toán, nhật ký chung 2.7.Kiểm soát nhập liệu: STT Tên DL nhập Thủ tục kiểm soát nhập liệu Tuần tự Vùng DL Dấu >0,<0 Hợp lý Có thực Đầy đủ Giới hạn Nhập trùng Số tổng 1 Ngày 2 Số chứng từ 3 Quyển sổ 4 Nội dung 5 Tài khoản nợ 6 Số lượng 7 Đơn giá 8 Thành tiền 9 Tổng HĐ 10 Tài khoản có 11 Họ tên 12 Đơn vị 13 Vụ việc 14 VAT :có thủ tục này Tất cả các vùng dữ liệu đều được định dạng kiểu chữ, kiểu số, kiểu ngày sẵn trước Đối với ô tài khoản thì được mặc định trước tuỳ theo nghiệp vụ nhập xuất. Ví dụ: với nghiệp vụ nhập hàng thì mặc định tài khoản Nợ là 1561 Phân bổ chi phí mua hàng Đối với chi phí mua hàng mà biết được chi tiết cho từng mặt hàng ngay lúc nhập hàng thì khi nhập kho hàng hoá sẽ cộng vào giá hàng, còn nếu biết được chi tiết cho từng mặt hàng nhưng biết sau khi nhập kho thì sẽ bổ sung chi phí trong form nhập hàng theo đúng chi tiết từng mặt hàng. nếu không xác định được chi phí mua hàng cho mặt hàng nào thì sẽ treo chi phí đó lên tài khoản 1562, và cuối tháng sẽ vào phần kế toán tổng hợp, phân bổ chi phí mua hàng để thực hiện bút toán phân bổ chi phí mua hàng vào giá vốn hàng bán trong kỳ. 2.8.Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ Giá xuất kho trong phần mềm luôn được đề xuất là đơn giá bình quân gia quyền liên hoàn tại thời điểm xuất. Đối với doanh nghiệp hạch toán giá xuất kho theo phương pháp bình quân qua quyền cuối kỳ thì cuối kỳ sẽ vào phần kế toán tổng hợp trên thanh thực đơn chính và chọn chính xác giá vốn, khi đó phần mềm sẽ tự động tính lại giá vốn trong kỳ và áp giá đó vào tất cả các lần xuất hàng trong kỳ và giá tồn kho cuối kỳ. III. So sánh tiện ích của phần mềm ACSoft và phần mềm khác(phần mềm LạcViệt AccNet ERP 2004) Để hiểu rõ hơn về cách thức xử lý nghiệp vụ của ACSoft em sẽ so sánh ACSoft với một phần mềm khác là phần mềm LạcViệt AccNet ERP 2004 về phương diện xử lý kế toán hàng tồn kho: Những điểm giống nhau Theo dõi hàng tồn kho theo từng kho khác nhau Quản lý hàng tồn kho theo chi tiết từng mặt hàng Theo dõi hàng tồn kho vừa theo đơn vị giá trị vừa theo đơn vị hiện vật Tự động in các chứng từ nhập kho, xuất kho, sổ chi tiết vật tư, thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn và nhiều báo cáo hàng tồn kho khác. Những điểm khác nhau AccNet cung cấp nhiều lựa chọn phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho: bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước (FIFO),nhập sau xuất trước (LIFO). Thực tế đích danh trên cùng một phiên bản. Còn ACSoft thì cung cấp phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho theo bình quân gia quyền Cách nhập liệu và xử lý nghiệp vụ: ACSoft nhập liệu tất cả đều theo tài khỏan đúng hệ thống kế toán Việt Nam và khi khai báo chi tiết từng hàng tồn kho gắn liền với tài khoản kế toán. Còn AccNet nhập liệu theo danh mục và theo đối tượng sau đó mới gắn tài khoản vào danh mục. Cách xử lý nghiệp vụ của ACSoft là nhập nghiệp vụ và định khoản trước sau đó nhập hoá đơn kèm theo nghiệp vụ đó. Còn AccNet thì nhập hoá đơn trước và nhập chứng từ xử lý sau. Tính chất hệ thống báo cáo quản trị về hàng tồn kho khác nhau: ACSoft theo dõi hàng tồn theo số lượng và chi tiết từng mặt hàng và tập trung vào các báo cáo quản trị đối với hàng nhập và xuất mà đặc biệt là hàng xuất, báo cáo được thiết kế gắn hàng xuất với công nợ. Báo cáo của ACSoft cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định nên tiếp tục hay ngừng kinh doanh mặt hàng nào. Còn AccNet chú trọng về hàng tồn trong kho nên thiết kế các báo cáo liên quan đến khối lượng hàng tồn kho tối thiểu , theo dõi hàng tồn theo hạn bảo hành, hạn sử dụng báo cáo của AccNet cung cấp thông tin để chọn thời điểm và khối lượng đặt hàng tối ưu Biểu mẫu quảng cáo khi in ra của ACSoft giống với biểu mẫu của kế toán Việt Nam từ trước tới giờ trong kế toán thủ công. Còn biểu mẫu của AccNet , ngoại trừ báo cáo Tài Chính thì các biểu mẫu báo cáo khác giống với biểu mẫu báo cáo của nước ngoài IV. Đánh giá và các đề xuất cải tiến phần mềm: 4.1. Đánh giá về tính bảo mật của phần mềm và khả năng đáp ứng các nhu cầu cập nhật khi có sự thay đổi 4.4.1. Tính bảo mật a) quản lý người sử dụng phần mềm bảo mật nghiêm ngặt đối với người sử dụng, tổ chức phân quyền sử dụng chặt chẽ đến từng chức năng. Người sử dụng khi đã được máy chủ cấp họ tên, chức vụ, mật khẩu, và quyền sử dụng đến chức năng nào thì người đó chỉ đăng nhập vào phần mềm theo đúng họ tên , chức vụ và mật khẩu được cấp và khi vào được chương trình thì chỉ vào những chức năng được cấp quyền Tuy nhiên, phần mềm chưa có hộp lưu để lưu lại ngày giờ truy cập vào hệ thống của mỗi nhân viên. Phần mềm chỉ cần phải thêm phần này trong phần quản lý hệ thống b) Bảo mật dữ liệu bên trong Do ACSoft được viết bằng ngôn ngữ Visual FoxPro nên cũng bị hạn chế của chính ngôn ngữ này. Đối với ngôn ngữ bên trong FoxPro thì không có kiểm soát cũng không có chế độ mật khẩu, nghĩa là chỉ cần có kiến thức về FoxPro là có thể vào sửa hay xoá dữ liệu. Để chứng minh cho điều này, em xin trình bày cấu trúc dữ liệu bên trong phần mềm. Khi vào thư mục Acsoft thì màn hình xuất hiện: Thư mục Data: đây chính là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu khách hàng nhập vào chương trình TCKT liên quan đến khả năng thay đổi chương trình, file này là file chạy chương trình , các báo cáo và các hạch toán cũng như cấu trúc quan trọng của phần mềm đều được ẩn trong file này File có phần mở rộng .dll là file hệ thống Ngoài ra còn có những file có phần mở rộng là .dbf, những file này được sinh ra khi chạy chương trình ACSoft, nếu ta xoá hết những file này và vào chương trình ACSoft thì màn hình sẽ trở lại như lần đầu tiên vào chương trình , tức là cho ta chọn lại chế độ máy chủ, máy trạm biệt lập. Trong thư mục data có các thư mục năm mang tên n2004.n2005các thư mục này xuất hiện khi ta chọn niên độ làm việc khi lần đầu tiên chạy chương trình và sau này khi tạo năm làm việc. Trong các thư mục năm có thư mục tên acsoft02, thư mục acsoft02 này chứa các file lưu dữ liệu kế toán. Các file chính: Dudauky.dbf: file này sẽ lưu số dư đầu kì các tài khoản Kbaomsc3.dbf: file này lưu phần khai báo chi tiết tài khoản Taisancd.dbf: file này lưu các tài sản cố định và phần mềm căn cứ vào file này mà trích khấu hao. Tkchung.dbf: file này lưu toàn bộ bút toán phát sinh đã nhập vào phần mềm trong phần kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Tính bảo mật không chặt chẽ ở chỗ khi máy tính đã được cài chương trình Visual FoxPro thì có thể mở các file này ra và sửa, xoá dữ liệu. Tuy nhiên việc vào được cơ sở dữ liệu bên trong này chỉ có thể thực hiện được ở máy chủ vì trong chương trình mạng thì tất cả dữ lịêu được lưu ở máy chủ, máy trạm không lưu dữ liệu. Do đó, cách khắc phục nhược điểm này là phải bố trí vị trí máy chủ ở nơi có người có thẩm quyền mới được vào và phải giới hạn quyền truy nhập vào máy chủ 4.4.2 . Khả năng đáp ứng các nhu cầu cập nhật khi có sự thay đổi Phần mềm có thể thay đổi bao nhiêu và thay đổi tới mức độ nào là phụ thuộc vào quan điểm của nhà lập trình. ACSoft đựơc viết trên quan điểm là cho đa số các doanh nghiệp có thể sử dụng được, do đó khi đi triển khai phần mềm cho doanh nghiệp, nhân viên triển khai sẽ tìm hiểu nhu cầu của doanh nghiệp và hướng nhu cầu đó tích hợp với các tính năng của phần mềm. Với quan điểm này thì người sử dụng ACSoft không nhất thiết phải có kiến thức nhiều về tin học mà chỉ cần có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng và đọc tài liệu hướng dẫn là có thể sử dụng được phần mềm. Đây là ưu một ưu điểm của ACSoft vì đa số các nhân viên kế toán của các doanh nghiệp chỉ có kiến thức về tin học văn phòng chứ không có kiến thức sâu về lĩnh vực tin học. Do đó, phần mềm chỉ cho sửa những điểm rất nhỏ như tiêu đề báo cáo, tiêu đề trên các chứng từ Nếu muốn thêm tài khoản vào phần mềm thì vẫn có thể thêm được nhưng khi nhập dữ liệu cho tài khoản mới này thì chỉ xuất hiện số kiệut rên bảng cân đối số phát sinh còn các báo cáo khác thì không lấy được. Vì các chỉ tiêu trên báo cáo được lấy dựa theo tài khoản, do đó, khi thêm một tài khoản mới thì tài khoản đó phải được định nghĩa thành một chỉ tiêu trên báo cáo, và công việc này chỉ có người lập trình mới có thể làm được. Do đó, khi có sự thay đổi về chế độ kế toán, về hệ thống tài khoản, về các thông tin trên báo cáo thì nhà lập trình sẽ dịch file tckt.exe ra thành các file riêng và sửa đổi, cập nhật theo chế độ, sau đó lại dịch các file riêng này thành file tckt.exe để chạy chương trình đã cập nhật Một quan điểm khác khi thiết kế phần mềm: ví dụ như phần mềm FAST Accounting và phần mềm Bravo Accounting( 2 phần mềm này cũng được viết bằng ngôn ngữ visual FoxPro) thì người thiết kế có quan điểm ngược lại với quan điểm trên. Nhân viên triển khai phần mềm sẽ tìm hiểu nhu cầu của doanh nghiệp và sẽ sửa đổi phần mềm theo nhu cầu đó, do đó, phần mềm được sửa đổi cho doanh nghiệp này không thể áp dụng cho nhu cầu của doanh nghiệp khác. Với quan điểm này thì người kế toán doanh nghiệp không chỉ phải có kiến thức về tin học văn phòng mà còn phải có kiến thức sâu hơn về tin học mới có thể sử dụng được. Tuy nhiên , việc sửa đổi theo nhu cầu này cũng có giới hạn như thêm hah bớt thông tin trên báo cáo, sửa đổi các định dạng còn trong trường hợp có sự thay đổi lớn về chế độ kế toán, về tài khoản, phương pháp hạch toán thì vẫn phải cần đến nhân viên lập trình sửa đổi đồng loạt dòng sản phẩm đó cho các doanh nghiệp. Hơn nữa, một vấn đề ở đây là chi phí cho phần mềm loại này sẽ cao hơn phần mềm ACSoft nhiều. 4.2. các ưu điểm của ACSoft đối với kế toán hàng tồn kho 4.4.1. Về xử lý nghiệp vụ Hàng Tồn Kho ACSoft được thiết kế hoàn chỉnh về khâu nhập liệu , người sử dụng có thể nhập được tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh, không có nghiệp vụ nào là không nhập được vào phần mềm. ACSoft nhìn chung đáp ứng các nhu cầu đối với kế toán hàng tồn kho, hàng tồn kho được hạch toán theo giá gốc và được theo doa( về cả hiện vật và cả giá trị. Phần mềm đáp ứng được nhu cầu kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cho viện in bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá phục vụ cho việc kiểm kê thực tế tại bất kỳ thời điểm nào. Phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền cũng được phần mềm xử lý tốt. 4.4.2. khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán a) Tiêu chuẩn pháp lý : Phần mềm được phòng thương mại và công nghiệp việt nam kết hợp với vụ chế độ kế toán viết nên về khía cạnh nhập liệu trong các phần hành, các mẫu báo biễu được in ra đều đúng theo luật định và các chuẩn mực kế toán b) Tiêu chuẩn chất lượng phần mềm Đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp: Về kết xuất các chứng từ và báo cáo liên quan: Chứng từ: phần mềm kế toán ACSoft cung cấp đầy đủ hệ thống chứng từ theo mẫu của Bộ Tài Chính và có thể in trực tiếp chứng từ từ phần mềm khi nhập liệu Hệ thống báo cáo: phần mềm cung cấp đầy đủ hệ thống báo cáo theo yêu cầu của Bộ Tài Chính và cơ quan thuế, đồng thời còn cung cấp hệ thống báo cáo quản trị rất phong phú, cung cấp rất nhiều thông tin cho nhà quản lý, báo cáo có thể xem nhiều chỉ tiêu và truy xuất nhanh nên thông tin cung cấp vừa chính xác lại kịp thời giải quyết được bức xúc của công việc kế toán là cung cấp thông tin. Điểm nổi bật của ACSoft là tính đựơc lãi lỗ chi tiết cho từng mặt hàng thông qua nhóm tài khoản đồng cấp. Tài khoản đồng cấp thật sự là một công cụ rất hữu ích cho nhà quản trị trong việc tính lãi lỗ chi tiết cho từng mặt hàng mà ở các phần mềm khác thì không tìm thấy phần này. Việc tính lãi lỗ chi tiết cho từng mặt hàng rất hữu ích cho nhà quản trị trong việc ra quyết định nện kinh doanh mặt hàng nào, quyết định về cơ cấu mặt hàng kinh doanh nhằm đáp ứng mục tiêu lợi nhuận, một trong hai mục tiêu chính trong kinh doanh Đảm bảo tính kiểm soát Phần kế toán ACSoft có khá đủ các thủ tục kiểm soát trong quá trình nhập liệu như kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu, kiểm tra vùng dữ liệu, kiểm tra tính hợp lý, kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ, kiểm tra giới hạn,kiểm tra tính đầy đủ, kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu, kiểm tra dung lượng vùng nhập liệu, số tổng kiểm soát. Đặc biệt phần quản lý thời gian sử dụng trong phần mềm là công cụ rất hữu ích , nếu như ở máy chủ đã khoá thời gian sử dụng này rồi thì các máy trạm sẽ không thể nhập liệu trứơc ngày đã khoá, điều này sẽ tránh trường hợp các kế toán máy trạm nhập chèn chứng từ các tháng trước vào. Phần phân quyền sử dụng cho từng nhân viên cũng được thiết kế khá tốt. Tính thân thiện và dễ sử dụng Thiết kế của phần mềm cho phép sử dụng linh hoạt hệ thống phím tắt giúp người dùng thao tác nhanh trong quá trình nhập liệu Về thiết kế màn hình và các form nhập liệu : Giao diện phần mềm được thiết kế có màu sắc trang nhã, dễ nhìn Những form thiết kế giao diện theo dạng biểu đồ tạo sự trực quan sinh động, dễ suy luận và nắm đựơc thao tác xử lý nghiệp vụ Menu thiết kế và gom nhóm hợp lý tạo sự rõ ràng khi khai thác Các form nhập được thiết kế khá giống nhau nên ngừơi sử dụng nắm bắt được thao tác nhập liệu khá nhanh chóng và dễ dàng, chỉ cần nắm rõ thao tác của một số form chính là có thể hiểu và thao tác các form còn lại. Thao tác nhập liệu: người dùng đối thoại trực tiếp với phần mềm nên ngừơi dùng rất dễ sử dụng. Trong phần chế độ hiển thị cho phép người dùng sử dụng các tuỳ chọn thể hiện tính linh hoạt của phần mềm. c)Tiêu chuẩn chi phí ACSoft là phần mềm đóng gói nên chi phí bản quyền đã được san sẻ cho các khách hàng sử dụng phần mềm nên chi phí mà khách hàng bỏ ra cho việc sử dụng phần mềm không cao, bao gồm: Chi phí bản quyền: 5.000.000đ Chi phí cài đặt trong trường hợp sử dụng mạng nội bộ:1.500.000đ Chi phí đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm:1.000.000đ. Thời gian bảo hành phần mềm là 1 năm. Chi phí bảo trì 2.000.000đ/năm khi hết thời hạn bảo hành. Tổng chi phí để sử dụng tốt phần mềm là 7.500.000đ, khoản chi này có thể chấp nhận được đối với các doanh nghiệp. Và các doanh nghiệp chọn ACSoft như một giải pháp cho công tác kế toán của mình cũng một phần là do chi phí cho phần mềm hợp lý. d) Tiêu chuẩn hỗ trợ phần mềm Dịch vụ hỗ trợ Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam(gọi tắt là Phòng) cung cấp cho khách hàng tốt nhất trong thời gian bảo hành hoặc bảo trì thì khách hàng sẽ được tư vấn miễn phí về kế toán, tài chính, trong quá trình sử dụng thì nhân viên giải đáp thắc mắc luôn trực ở Phòng để giải đáp trực tiếp cho khách hàng qua điện thoại, và nếu khách hàng sử dụng có vấn đề, gì thì luôn có nhân viên trực tiếp xuống doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng. Đặc biệt trong thời gian bảo trì, hàng tháng Phòng còn cung cấp các văn bản pháp luật mới nhất miễn phí cho khách hàng e) Tiêu chuẩn nhà cung cấp Nhà cung cấp phần mềm là Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam, cụ thể là Trung tâm xúc tiến và phát triển phần mềm doanh nghiệp thoả mãn các tiêu chuẩn về nhà cung cấp khi chọn phần mềm. Những điểm chưa hoàn thiện 4.3.1. Về nhập liệu Ngôn ngữ không nhất quán Không có phần định dạng cho vùng nhập liệu như số chứng từ phần mềm chỉ nhảy số liên tục, nếu muốn số chứng từ có định dạng theo ý người dùng như 01/PT thì mỗi lần nhập liệu phải gõ vào, việc này làm chậm đi thao tác của người dùng. Hệ thống nút lệnh để thao tác không nhất quán, ví dụ: khi muốn thoát form nhập lúc thì dùng phín Esc lúc nhấn nút thoát, lúc dùng phím tắt Ctrl + E. Trong quá trình nhập liệu ô họ tên phần mềm mặc định là tên đơn vị nên khi nhập người dùng phải sửa lại vào ô đơn vị nhập tên đơn vị, điều này làm chậm thao tác của người nhập. Trong form nhập khẩu ngoại tệ, không có phần cho nhập thuế tiêu thụ đặc biệt. Xuất gửi đại lý và hàng gửi đại lý form nhập giống nhau chỉ khác số tài khoản có mà trong mỗi form số tài khoản này lại có thể thay đổi được, nên phần này bị thừa và dễ gây nhầm lần cho người dùng, họ không phân biệt được trường hợp nào nên dùng xuất gửi đại lý, trường hợp nào nên dùng hàng gửi đại lý mà hai phần này thực chất là 1 Tất cả các form bán nội bộ, tài khoản doanh thu đều mặc định là 5122 doanh thu bán thành phẩm nội bộ. Như thế, trong lúc nhập liệu bán nội bộ hàng hoá, khi thao tác nhanh ngừơi dùng sẽ dễ nhầm tài khoản doanh thu. Khi xuất hàng gửi đại lý có 2 trừơng hợp: xem đại lý là một khách hàng, không cần biết đại lý có bán được hàng hay không thì công ty vẫn thu tiền số hàng gửi cho đại lý, trường hợp 2 là chỉ khi nào đại lý bán được hàng thì mới phải thu tiền của đại lý. Phần mềm mặc định khi xuất đại lý xem đại lý như một khách hàng thì chỉ thoả mãn có trừơng hợp 1, không thoả mãn trường hợp 2. Hơn nữa, trên báo cáo tài khoản phải thu khách hàng 131 không có dữ liệu của đại lý mặc dù lúc nhập liệu đã chọn. 4.3.2. Về kết xuất Hệ thống báo cáo đầy đủ nhưng do không phân loại theo sổ, báo cáo tài chínhm báo cáo quản trị nên người dùng lúc đầu không quen sẽ khó khăn trong việc xem báo cáo Khi in chứng từ nhập hàng trả bằng tiền mặt, tiêu đề Phiếu chi được in ra bị nhầm là tiêu đề phiếu thu, để sửa phần này thì nhân viên phần mềm sẽ sửa nếu khách hàng có yêu cầu, điều này sẽ gây bất tiện cho khách hàng Nếu muốn in chứng từ mà không in ngay sau khi nhập nghiệp vụ thì phải vào phần tìm kiếm để tìm chứng từ đó ra mới in được về kiểm soát ứng dụng Thiếu thủ tục kiểm soát dấu, đối với tài khoản số lượng phần mềm chỉ kiểm soát khác 0 chứ không kiểm soát số âm, dương. Số lượng trong kho đã hết, khi xuất phần mềm có thông báo nhưng vẫn cho xuất Có bảng thông báo nhưng khi nhấn OK thì vẫn xuất được Đề xuất cải tiến Về kết xuất Nên phân loại hệ thống báo cáo thành báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và hệ thống sổ như sau: Menu sổ kế toán sẽ cung cấp hệ thống tất cả các cửa sổ. Báo cáo tài chính sẽ là hệ thống báo cáo theo quy định của Bộ Tài Chính và hệ thống Báo Cáo quản trị phục vụ nhu cầu thông tin của nhà quản lý Nên sửa mặc định tiêu đề là Phiếu chi cho trường hợp mua hàng trả tiền ngay Nên để nút in khi click vào thì sẽ hiện lên form cho ngừơi dùng chọn thời gian , số chứng từ để in. Ví dụ: khi chọn nút in trên form nhập hàng thì màn hình sau xuất hiện để người dùng chọn khoảng thời gian in chứng từ hoặc chọn in số chứng từ từ số mấy đến số mấy. Về nhập liệu. Phải nhất quá trong ngôn ngữ Nên có phần định dạng trước cho một số vùng nhập liệu như số chứng từ như sau: Nhất quán trong các nút lệnh. Nên sửa lại mặc định ô đơn vị là tên đơn vị tham gia vào nghiệp vụ, còn ô họ tên thì để người dùng tự nhập; Nên có ô nhập thuế tiêu thụ đặc biệt trong form nhập khẩu ngoại tệ. Bỏ bớt form hàng gửi đại lý. Sửa lại tài khoản doanh thu nội bộ khi xuất bán hàng nội bộ. Bỏ việc hỏi chi tiết phải thu khách hàng khi xuất hàng cho đại lý. Về kiểm soát ứng dụng Phải có kiểm soát số âm, dương khi nhập những tài khoản số lượng . Trường hợp xuất hàng khi hàng tồn kho sổ sách đã hết không hẳn là bất hợp lý vì có trường hợp hàng đã về kho,bộ chứng từ cho hàng đó đã được người bán gửi nhưng kế toán doanh nghiệp chưa nhận được và số hàng đó được bán thì kế toán có thể xuất kho sau đó chứng từ về bổ sung hàng nhập sau. Đề xuất cho phần này là nên để một nút lựa chọn trong phần hệ thống, là có cho phép xuất kho trong khi hàng trong kho đã hết không,như vậy thì kiểm soát sẽ chặt chẽ hơn. Tóm lại: ACSoft là một phần mềm thật sự đáp ứng nhu cầu của người dùng, đặc biệt là nhu cầu về cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị, tiêu chuẩn hàng đầu trong các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán. Phần mềm có thể truy xuất nhiều thông tin tổng hợp, chi tiết tại bất kỳ thời điểm nào nhà quản lý có nhu cầu. Tuy còn một số hạn chế cần khắc phục nhưng không đáng kể so với lợi ích phần mềm mang lại. Hơn nữa, dịch vụ chăm sóc khách hàng của Trung Tâm Xúc Tiến Và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp rất tốt, có thể hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và hiệu quả, đó là nguyên nhân có rất nhiều doanh nghiệp chọn phần mềm ACSoft như là một giải pháp hữu hiệu cho công tác kế toán của mình. KẾT LUẬN Hiện nay cơ chế quản lý về quản lý tài chính ở nước ta đã và đang có những đổi mới sâu sắc và triệt để. Vì vậy việc tổ chức công tác kế toán hợp lý là một giải pháp để cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời cho nhà quản lý để xem xét toàn diện về hoặt động của đơn vị mình. Nền kinh tế thị trường với khối lượng sản phẩm, số lượng nhà cung cấp và số lượng khách hàng khổng lồ thì công việc kế toán thủ công không thể giải quyết được khối lượng nghiệp vụ phát sinh lớn để cho ra thông tin kịp thời cung cấp cho nhà quản trị. Hơn nữa, tốc độ phát triển của khoa học kĩ thuật trên thế giới và ở Việt Nam rất nhanh chóng, nhu cầu ứng dụng tin học vào công tác kế toán ngày càng trở nên bức xúc. Các doanh nghiệp dần dần tìm mua các phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác kế toán của mình. Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều phần mềm kế toán cả trong nước và ngoài nước. Các phần mềm nước ngoài chi phí khá cao, và hơn nữa chất lượng của các phần mềm cũng có sự khác biệt nhau nên việc chọn mua phần mềm nào thích hợp cho mình là một vấn đề đối với nhà quản trị các doanh nghiệp. Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam đã theo kịp trào lưu thời đại đó nên đã kết hợp với vụ chế độ kế toán viết ra phần mềm kế toán ACSoft. Là phần mềm kế toán của người Việt, với chi phí hợp lý và tốc độ xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin nhanh chóng và hữu ích, ACSoft thực sự là một giải pháp hữu hiệu cho công tác kế toán của doanh nghiệp Việt Nam. Trong thời gian thực tập em đã có cơ hội tiếp cận và nghiên cứu phân hệ kế toán Hàng Tồn Kho của phần mềm kế toán ACSoft. Là một sinh viên học lý thuyết nhiều hơn ứng dụng thực tiễn thì cơ hội tiếp cận và tìm hiểu phần mềm thực sự đã cho em những kinh nghiệm ban đầu đối với ngành nghề mà em đã chọn. Chuyênđề này còn nhiều thiếu sót, mong quí thầy cô và bạn đọc thông cảm. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Sách hệ thống thông tin kế toán-khoa kế toán trường ĐH Kinh tế TP.HCM xuất bản 2004 2) Sách tài chính kế toán-khoa kế toán kiểm toán trường ĐH Kinh Tế TP.HCM xuất bản 2005. 3) Sách hướng dẫn sử dụng ACSoft- phòng thương mại và Công Nghiệp Việt Nam xuất bản 2004. 4) Các tài liệu khác trên internet. MỤC LỤC