Tình hình hoạt động tại Cổ phần traphaco

LỜI MỞ ĐẦU Sau bốn năm được học tập và được sự d×u dắt bảo ban ©n cần của c¸c thầy c« gi¸o trường Đại Học Kinh Tế Quốc D©n, đặc biệt là c¸c thầy c« gi¸o khoa Kế To¸n của trường ĐHKTQD đến nay em lại được đi xuống cơ sở thực tập, cụ thể là c«ng ty cổ phần TRAPHACO, một c«ng ty đang trªn đà ph¸t triển, lại đổi mới theo m« h×nh tiến bộ, TRAPHACO đ· cã những thành c«ng đ¸ng kể, ph¸t triển vượt bậc và ngày càng n©ng cao uy tÝn, vị thế của c«ng ty trªn thị trường. Người lao động thực sự làm chủ Doanh Nghiệp, tinh thần s¸ng tạo, d¸m nghĩ d¸m làm kh«ng ngừng được ph¸t huy. Thương hiệu “TRAPHACO” đ· trở thành niềm tự hào và gắn bã th©n thiết, tin yªu của CBCNV, c¸c bạn hµng cũng như người tiªu dïng trong và ngoài nước. Qua tiếp cận thực tế của C«ng ty TRAPHACO, vận dụng những kiến thức đ· được trang bị trong nhà trường và thực tiễn em đ· được củng cố thªm kiến thức đ· học và nắm bắt được c¸ch tổ chức c«ng t¸c Kế To¸n trong từng loại h×nh doanh nghiệp cụ thể. B¸o c¸o thực tập tổng hợp dưới đ©y của em gồm 3 phần: Phần I :Giới thiệu về c«ng ty cổ phần TRAPHACO. Phần II :Thực trạng về c«ng t¸c Kế To¸n của C«ng ty. Phần III: иnh gi¸, nhận xÐt và một số kiến nghị sơ bộ về tổ chức hạch to¸n kế to¸n tại C«ng ty. Do thời gian thực tập cïng kiến thức của bản th©n em cßn nhiều hạn chế nªn b¸o c¸o thực tập của em kh«ng tr¸nh khỏi cßn thiếu sãt. Em rất mong nhận được ý kiến đãng gãp quý b¸u của c« gi¸o cïng c¸c bạn để b¸o c¸o của em được hoàn thiÖn hơn. Em xin ch©n thành cảm ơn c« gi¸o- Thạc Sỹ Nguyễn Thanh Quý cïng ban l·nh đạo, c¸c c¸n bộ nh©n viªn phßng Hành ChÝnh, phßng Kế To¸n C«ng ty cổ phần TRAPHACO đ· tận t×nh gióp đỡ em hoàn thành b¸o c¸o thực tập tổng hợp này. Sinh viªn: Phan ThÞ Lan Anh Phần I I-GIỚI THIỆU VỀ c«ng ty CỔ PHẦN TRAPHACO Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn. Tªn c«ng ty: C«ng ty Cổ Phần TRAPHACO Trụ sở chÝnh: 75 Yªn Ninh- Quận Ba Đ×nh - Hà Nội Qu¸ tr×nh h×nh thành và ph¸t triển của C«ng ty cổ phần Traphaco được chia làm 3 giai đoạn như sau: 1- Giai đoạn 1 ( Từ 28/11/1972 đến th¸ng 6/1993). Tiền th©n của C«ng ty cổ phần TRAPHACO là tổ sản xuất thuốc thuộc Ty Y tế Đường sắt, thành lập ngày 28/11/1972. Khi đã toàn bộ tổ chỉ cã 15 c¸n bộ nh©n viªn (trong đã chỉ cã 3 người cã tr×nh độ Đại học) với chức năng chủ yếu là pha chế thuốc theo đơn, phục vụ cho CBCNV Đường sắt. Những năm 80, qui m« sản xuất bắt đầu mở rộng, ngày 28/5/1981 tổ được n©ng cấp thành xưởng sản xuất thuốc Đường sắt, tiếp tục phục vụ y tế Đường sắt. Tuy nhiªn, do chịu ảnh hưởng nặng nề của nền kinh tế bao cấp nªn sự ph¸t triển và mở rộng của xưởng còng hạn chế, sản phẩm chủ yếu của xưởng là c¸c sản phẩm đ«ng dược, bào chế theo phương ph¸p cổ truyền. 2- Giai đoạn 2 ( T ừ th¸ng 6/1993 đến hết th¸ng 9/1999). Th¸ng 6 năm 1993, do cã sự chuyển đổi nền kinh tế nªn xưởng đ· được mở rộng và thành lập xÝ nghiệp sản xuất thuốc đường sắt với tªn giao dịch là Traphaco. XÝ nghiệp đ· chủ động về vốn và chuyển sang kinh doanh đảm bảo cã l·i, thực hiện theo nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ Trưởng với chức năng sản xuất thuốc và thu mua dược liệu. Th¸ng 5/1994 do cơ cấu tổ chức Sở y tế Đường sắt chuyển đổi thành Sở y tế Giao th«ng vận tải, xÝ nghiệp dược phẩm Đường sắt cũng được chuyển đổi thành C«ng ty Dược Traphaco. Năm 1997 theo quyết định số 535Q Đ/TCCB-LĐ của Bộ GTVT, C«ng ty Dược Traphaco đã đổi tªn thành C«ng ty Dược và thiết bị vật tư y tế Traphaco. Giai đoạn này C«ng ty đ· chÝnh thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo cã l·i. ChÝnh v× vậy thu nhập cũng như đời sống của CBCNV trong C«ng ty ngày càng được n©ng cao. Tuy nhiªn, lóc này hệ thống m¸y mãc thiết bị của C«ng ty vẫn chưa được cải thiện n©ng cấp, lao động theo phương ph¸p thủ c«ng vẫn được sử dụng phổ biến. Thị trường tiªu thụ chủ yếu là thị trường nội địa, thị trường nước ngoài vẫn chưa được chó ý khai th¸c. Số lượng sản phẩm lưu hành của C«ng ty năm 1993 là 28 sản phẩm, năm 1999 số lượng CBCNV của C«ng ty là 320 người. 3- Giai đoạn 3 ( T ừ th¸ng 9 năm 1999 đến nay). Th¸ng 9/1999 nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả của việc cổ phần hãa doanh nghiệp nhà nước trong nền kinh tế thị trường, cũng như nhiều doanh nghiệp kh¸c, C«ng ty đ· tiến hành cổ phần hãa thành C«ng ty cổ phần Dược và thiết bị vật tư y tế Traphaco với vốn điều lệ là 9,9 tỷ VNĐ trong đã 45% là vốn Nhà Nước, 55% b¸n cho c¸c cổ đ«ng theo QĐ số 2566/1999 của Bộ GTVT. Thời kỳ này C«ng ty đ· cã những thay đổi mạnh bạo về mặt chiến lược, với những hướng ph¸t triển chủ yếu tập trung vào nhãm y học cổ truyền. Đ©y thực sự là một bước chuyển đổi lớn về mọi mặt của C«ng ty, đ¸nh dấu hiệu quả của việc cổ phần hãa. Th¸ng 7/2001 C«ng ty đ· đổi tªn thành C«ng ty cổ phần Traphaco. Việc đổi tªn thành C«ng ty cổ phần Traphaco cã nhiều ý nghĩa rất lớn đối với C«ng ty và phï hợp với xu hướng hội nhập hiện nay. Cã thể nãi rằng qua hơn 30 năm tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, C«ng ty cổ phần Traphaco đ· cã nhiều biến đổi cả về tªn tuổi, quy m« lẫn h×nh thức hoạt động. Trong 10 năm gần đ©y Traphaco lu«n giữ mức tăng trưởng đều đặn . Cụ thể: Doanh thu b×nh qu©n hàng năm tăng 47,68% Nộp Ng©n s¸ch Nhà Nước hàng năm tăng 59,8% Thu nhập hàng năm của CBCNV tăng 26.5% Vốn b×nh qu©n tăng 89% mỗi năm. Đầu tư trªn 5% cho nghiªn cứu khoa học kỹ thuật. Những thành tựu, kết quả sản xuất kinh doanh của C«ng ty được thể hiện râ hơn qua bảng sau: Bảng 1: Một số chỉ tiªu về kết quả kinh doanh của C«ng ty trong những năm vừa qua. Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiªu 2000 2001 2002 2003 2004 2005 1. Tổng DT 44.883 55.940 78.191 141.047 189.861 240.285 2.DT thuần 42.098 54.982 77.294 139.800 187.309 232.267 3.LN trước thuế 11.898 13.078 16.353 20.230 23.362 29.658 4.Nộp NSNN 3.130 4.395 5.521 6.479 8.395 11.694 5. LN sau thuế 8.7628 8.683 10.832 13.751 14.967 17.964 6.Tổng nguồn vốn CSH 21.158 29.365 36.257 48.253 53.664 56.238 7. Tổng tài sản 68.242 77.265 85.557 92.564 98.268 103.568 8. Thu nhập b×nh qu©n/người/th¸ng 2.1 2.2 2.4 2.5 2.8 2.9 (TrÝch tài liệu phßng Kế To¸n C«ng ty cổ phần Traphaco) Với sự ph¸t triển ngày càng lớn mạnh của C«ng ty , mạng lưới kh¸ch hàng của Traphaco ngày cµng mở rộng. Sản phẩm của Traphaco đ· cã mặt trªn 64 tỉnh thành cả nước. Traphaco đ· x©y dựng được c¸c mối quan hệ với những kh¸ch hàng như: C«ng ty Dược phẩm, dược liệu Nghệ An, C«ng ty Dược và thiết bị vật tư y tế Hà Tĩnh, XÝ nghiệp Dược phẩm TW1, XÝ nghiệp Dược phẩm TW2, C«ng ty Dược Lào Caikhi thị trường trong nước đ· bắt đầu ổn định, thương hiệu Traphaco đ· được nhiều người tin dïng th× con đường trước mắt của C«ng ty là tiến đến thị trường Quốc tế. Trong thời gian vừa qua C«ng ty cổ phần Traphaco đ· cã nhiều hoạt động tÝch cực để t×m thị trường mới, đối t¸c mới trªn Thế Giới và quảng c¸o sản phẩm của m×nh như tham gia Hội chợ Myanma, Nga, Ucraina. Đối với thị trường khã tÝnh như Hàn Quốc, Indonexia, Nam phiTraphaco cũng đ· cã những bước th©m nhập ban đầu khi chủ động liªn hệ và gửi hàng mẫu, hồ sơ sản phẩm đến c¸c đối t¸c ở đ©y. Tuy nhiªn, hiện nay trªn thị trường trong và ngoài nước đang cã rất nhiều đối thủ cạnh tranh, sản phẩm sản xuất ra cã c¸c chức năng tương đối với c¸c sản phẩm của Traphaco. ChÝnh v× vậy để lu«n giữ được lßng tin của kh¸ch hàng cũng như giữ được thị trường nội địa và ngày càng mở rộng thị trường Thế Giới đßi hỏi C«ng ty cần phải lu«n lu«n phấn đấu nỗ lực kh«ng ngừng để cã thể nghiªn cứu và sản xuất ra c¸c loại sản phẩm đ¸p ứng kịp thời nhu cầu, thị hiếu của người tiªu dïng, từng bước x©y dựng cho m×nh được chỗ đứng vững chắc trong c¸c thị trường này. Với những thành tựu đ· đạt được, C«ng ty Cổ phần Traphaco lu«n nhận được sự đ¸nh gi¸ cao của kh¸ch hàng cũng như c¸c cơ quan quản lý. Nh×n vào bảng thành tÝch của C«ng ty mới thấy hết được những nỗ lực mà C«ng ty đ· đạt được trong hơn 30 năm qua: - Liªn tục 7 năm liÒn đạt danh hiệu “ Hàng Việt Nam chất lượng cao” do người tiªu dïng b×nh chọn (từ năm 1998 đến năm 2004). Từ năm 1999 đến 2001 được Thủ Tướng chÝnh phủ nước CHXHCN Việt Nam tặng thưởng hu©n chương lao động hạng 3. Đặc biệt vào ngày 1/9/2004 C«ng ty cổ phần Traphaco là C«ng ty Dược phẩm duy nhất nhận giải thưởng cao quý này. - C«ng ty cổ phần Traphaco là doanh nghiệp đầu tiªn của Miền Bắc đạt tiªu chuẩn GMP ASEAN. Ngoài ra Traphaco cßn nhận được nhiều bằng khen và phần thưởng cao quý kh¸c. II- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN Lý VÀ SẢN XUẤT 1-Đặc điểm sản xuất a- Đặc điểm ngành nghề kinh doanh - Sản xuất kinh doanh dược phẩm hãa chất, vật tư và thiết bị y tế. - Thu mua, chế biến Dược liệu. - Tư vấn sản xuất, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao c«ng nghệ trong lĩnh vực y dược. - Kinh doanh xuÊt nhập khẩu. b- Sản phẩm kinh doanh Cho đến nay, C«ng ty sản xuất được trên 200 loại sản phẩm để chữa nhiều căn bệnh cho con người như thuốc an thần, thuốc bảo vệ gan, lợi mật và bài sỏi, thuốc chống dị ứng, thuèc chống ung thư và tăng cường miễn dịch, thuốc dïng cho mắt, thuốc dïng ngoài da, thuốc đường h« hấp, thuốc thần kinh Trong đã với c¸c sản phẩm chủ yếu như: Hoạt huyết dưỡng n·o, Hà thủ «, nh©n s©m tam thất Do hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Dược phẩm, chăm sãc chữa bệnh cho con người, loại hàng hãa đặc biệt cã hàm lượng kỹ thuật cao, ảnh hưởng của x· hội rộng lớn đßi hỏi kh«ng chỉ tri thức đa ngành mà cßn đßi hỏi cả tÝnh nh©n đạo s©u sắc. Nhận thức được điều này C«ng ty cổ phần Traphaco đ· kh«ng ngừng cố gắng nghiªn cứu nguồn Dược liệu cã nguồn gốc thiªn nhiªn, sạch, an toàn để sản xuất ra nhiều loại sản phẩm chữa được nhiều bệnh cho người d©n. Từ những nguồn tài nguyªn kinh điển được trồng và sử dụng kinh nghiệm như chÌ d©y, Atiso, Hà thủ «, thậm chÝ là tỏi, nghệ, gừng, cho đến Bạch quả, Đan s©m Traphaco đ· ¸p dụng c«ng nghệ chiết xuất, bào chế thành những sản phẩm hết sức gần gũi như Boganic, hoạt huyết dưỡng n·o , đan s©m tam thất. Từ kinh nghiệm uống là chÌ d©y để chữa đau bụng, ợ chua của đồng bào d©n tộc, c¸c nhà khoa học Việt Nam đã nghiªn cứu trong 10 năm để đưa ra chế phẩm viªn nang như Ampelop điều trị bệnh viªm loÐt t¸ tràng. Một c«ng tr×nh điển h×nh được nghiªn cứu thành c«ng sau 20 năm là Cadef sự kết hợp rất nhiều c¸c dược liệu ( nh©n s©m, tam thất, dừa cạn, tỏi, mầm thãc, men bia) sử dụng trong ngăn ngừa và điều trị bệnh ung thư, tăng cường khả năng miễn dịch cho cơ thể đã được chứng minh trªn l©m sàng, mở ra một niềm hy vọng đối với những người kh«ng may mắc phải căn bệnh hiểm nghÌo này. ChÝnh những nỗ lực kh«ng ngừng mệt mỏi, với phương ch©m “thỏa m·n kh¸ch hàng là mục tiªu mà chóng t«i lu«n hướng tới” đã làm cho sản phẩm của Traphaco lu«n được người d©n tin cậy. 2- Đặc điểm tổ chức bộ m¸y quản lý Tổ chức bộ m¸y quản lý của C«ng ty được thực hiện theo phương ph¸p ra quyết định từ trªn xuống dưới, tổ chức quản lý theo một cấp, chức năng cao nhất là Đại hội đồng cổ đ«ng, rồi đến hội đồng quản trị, ban kiểm so¸t, sau đã là ban Gi¸m đốc chịu tr¸ch nhiệm điều hành những c«ng việc chÝnh của C«ng ty. Ngoài ra cßn cã c¸c phßng ban chịu tr¸ch nhiệm tham mưu và gióp việc cho ban Gi¸m đốc trong việc ra quyết định quản lý. Cã thể kh¸i qu¸t bộ m¸y quản lý của C«ng ty theo sơ đồ sau : Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức quản lý chung của C«ng ty. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Ph©n x­ëng T©y Y Phßng kinh doanh Ph©n x­ëng viªn nÐn Ban kiÓm so¸t §H ®ång cæ ®«ng Héi ®ång QT Ban Gi¸m §èc Phßng tµi vô Phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn Phßng ®¶m b¶o chÊt l­îng Phßng kiÓm tra chÊt l­îng Phßng kÕ ho¹ch Ph©n x­ëng thuèc èng Ph©n x­ëng thuèc mì Ph©n x­ëng thuèc bét Ph©n x­ëng s¬ chÕ Ph©n x­ëng thùc nghiÖm Ph©n x­ëng viªn hoµn Chức năng cụ thể của c¸c phßng ban như sau: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ФNG: là cơ quan quyết định cao nhất của C«ng ty, bao gồm tất cả c¸c cổ đ«ng cã quyền biểu quyết, Đại hội đồng cổ đ«ng cã quyền và nhiệm vụ sau: - Quyết định loại cổ phần và số cổ phần được chào b¸n của từng loại, quy định lợi tức hàng năm của từng loại cổ phần. - Quyết định bổ sung sửa đổi điều lệ của C«ng ty trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do b¸n thªm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được chào b¸n quy định tại điều lệ C«ng ty. H¤Ị ĐỒNG QUẢN TRỊ: là cơ quan quản lý của c«ng ty, cã toàn quyền nh©n danh C«ng ty để quyết định những vấn đề liªn quan đến mục đÝch, quyền lợi của C«ng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đ«ng. Hội đồng quản trị gồm 5 thành viªn: BAN GI¸M ĐỐC: + Gi¸m đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của C«ng ty và chịu tr¸ch nhiệm trước HĐQT về quyền thực hiện c¸c quyền và nghĩa vụ được giao. Gi¸m đốc do HĐQT bổ nhiệm và là người đại diện cho ph¸p luật của C«ng ty. + Ba phã Gi¸m đốc: 1- Phã Gi¸m đốc sản xuất: là người cã quyền chỉ đạo kiểm tra c¸c ph©n xưởng sản xuất theo ®ãng quy tr×nh c«ng nghệ sản xuất, đảm bảo cả chất lượng lẫn số lượng cho hệ thống b¸n hàng và phải chịu tr¸ch nhiệm trước Gi¸m đốc và sản phẩm sản xuất ra. 2- Phã Gi¸m đốc Tổ chức hành chÝnh: Là người cã quyền chỉ đạo, hướng dẫn, theo dâi về mặt hoạt động nh©n sự, giải quyết về c¸c vấn đề chÝnh s¸ch, chế độ CBCNV làm c«ng t¸c hành chÝnh của C«ng ty và chịu tr¸ch nhiệm trước Gi¸m đốc về nh©n sự. 3- Phã Gi¸m đốc kinh doanh: là người cã quyền lªn kế hoạch tiếp thị tiªu thụ sản phẩm của C«ng ty và sản phẩm của h·ng mà C«ng ty làm đại lý ph©n phối và chịu tr¸ch nhiệm trước gi¸m đốc và kết quả kinh doanh của C«ng ty. BAN KIỂM SOÁT: do HĐQT bầu ra cã nhiệm vụ kiểm tra, gi¸m s¸t tÝnh hợp ph¸p, chÝnh x¸c và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong ghi chÐp Kế to¸n, B¸o cãa tài chÝnh và việc chấp nhận điều lệ của c«ng ty, nghị quyết, nghị định của HĐQT. Trong ban kiểm so¸t phải cã Ýt nhất một kiểm to¸n viªn cã tr×nh độ chuyªn m«n về Kế to¸n. C«ng ty Traphaco cã 7 phßng ban, cụ thể: Phßng tổ chức hành chÝnh: làm nhiệm vụ quản lý hành chÝnh, quản lý nh©n sự và c¸c c«ng việc cã liªn quan đến nh©n sự. + Phßng tài vụ: Cã chức năng hạch to¸n kế to¸n, tham mưu cho Gi¸m đốc về lĩnh vực quản lý tài chÝnh, kế hoạch vay vốn Ng©n hàng nhằm đảm bảo c©n đối tài chÝnh phục vụ cho việc kiểm tra sử dụng, bảo quản c¸c loại vật tư, tiền vốn, ph¸t hiện và ngăn chặn c¸c hành động tham «, l·ng phÝ, vi phạm c¸c chÝnh s¸ch, chế độ tài chÝnh của Nhà nước. Cung cấp c¸c số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, kiểm tra và ph©n tÝch c¸c hoạt động kinh tế phục vụ cho việc lập và theo dâi thực hiện kế hoạch phục vụ cho c«ng t¸c thống kª và th«ng tin kinh tế. Gióp cho Gi¸m đốc thấy râ được mọi hoạt động kinh tế của c«ng ty. + Phßng kế hoạch cung tiªu: đảm bảo kế hoạch sản xuất sản phẩm, kế hoạch đầu ra của sản phẩm trong doanh nghiệp, lªn kế hoạch bao tiªu sản phẩm của C«ng ty. + Phßng đảm bảo chất lượng: gi¸m s¸t ph©n xưởng thực hiện ®ãng quy tr×nh kỹ thuật để sản phẩm đạt yªu cầu về chất lượng và sản phẩm theo ®ãng tiªu chuẩn GMP ASEAN. Xem xÐt c¸c sai lệch sự cố kỹ thuật, c¸c điểm kh«ng phï hợp về chất lượng, đề xuất c¸c biện ph¸p xử lý, gi¸m s¸t sử dụng vật tư, lao động để x¸c định vật tư, định mức lao động. + Phßng kiểm tra chất lượng: kiểm tra chất lượng thuốc, kiểm tra nguyªn vật liệu đầu vào và đảm bảo kh«ng cã thuốc kÐm chất lượng trước khi đưa ra thị trường. + Phßng nghiªn cứu và ph¸t triển: cã nhiệm vụ t×m hiểu thị trường, x©y dựng và thử nghiệm sản phẩm mới cho c¸c ph©n xưởng. + Phßng kinh doanh: Cã nhiệm vụ cung ứng vật tư, nguyªn vật liệu cho sản xuất, bảo đảm về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại với gi¸ cả hợp lý. Tổ chức c«ng t¸c bốc dỡ trong nội bộ C«ng ty, quản lý kho vật tư, thành phẩm. Thực hiện chức năng xuất nhập khẩu trực tiếp c¸c loại vật tư, thành phẩm. Tổ chức b¸n hàng tại C«ng ty, lập c¸c cửa hàng giới thiệu sản phẩm. TÝch cực quan hệ với bạn hàng để mở rộng mạng lưới tiªu thụ. Tiến hành tiếp thị, quảng c¸o sản phẩm nhằm thu hót thªm kh¸ch hàng. Đồng thời theo dâi, kiểm tra c¸c đại lý tiªu thụ để kịp thời cung ứng sản phẩm và thu tiền hàng. Để sản xuất ra c¸c sản phẩm C«ng ty cổ phần Traphaco sử dụng 8 ph©n xưởng sản xuất chÝnh bao gồm: Ph©n xưởng viªn nÐn, ph©n xưởng viªn hoàn, ph©n xưởng thực nghiệm, ph©n xưởng sơ chế, ph©n xưởng thuốc bột, ph©n xưởng thuốc mỡ, ph©n xưởng thuốc ống, ph©n xưởng t©y y. C¸c ph©n xưởng này cã mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đã mỗi ph©n xưởng lại cã c¸c chức năng nhiệm vụ riªng biệt. III-ĐẶC ĐIỂM QUY TRINH C¤NG NGHỆ Quy tr×nh c«ng nghệ sản xuất của C«ng ty là quy tr×nh sản xuất giản đơn, diễn ra một c¸ch khÐp kÝn từ kh©u đầu đến kh©u cuối cïng sản xuất ra sản phẩm hoàn thành. Do thuốc là sản phẩm đặc biệt, quy tr×nh c«ng đoạn chế biến phải đảm bảo khÐp kÝn v« trïng. Chất lượng c¸c loại sản phẩm thuốc phụ thuộc kh¸ nhiều vào chất lượng của nguyªn vật liệu. Sản phẩm thuốc tuy nhỏ bÐ cã thể tÝnh đến mg hoặc ml nhưng cã gi¸ trị lớn nªn phải đảm bảo tiªu chuẩn của Dược điển Việt Nam và phải được tổ chức sản xuất trªn d©y chuyền đồng bộ khÐp kÝn. Quy tr×nh c«ng nghệ cã thể chia thành 3 giai đoạn: + Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lÖnh sản xuất mà tổ trưởng tổ pha chế sẽ cã nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ c¸c thủ tục như: viết phiếu lĩnh vật tư, vào kho lĩnh vật tư (phải c©n đong, đo, đếm thật chÝnh x¸c) cã gi¸m s¸t của kỹ thuật viªn nằm tại xưởng sản xuất, c¸c nguyªn vật liệu đưa vào đều phải đạt tiªu chuẩn chất lượng, c¸c dụng cụ pha chế phải rửa sạch, kh« r¸o, đối với một số loại bột trước khi đưa vào pha chế phải r©y qua c¸c cỡ r©y. + Giai đoạn sản xuất: tổ trưởng tổ sản xuất, kỹ thuật viªn phải trực tiếp gi¸m s¸t c«ng việc pha chế đầu tiªn mà c«ng nh©n bắt đầu làm, cần thiết cã thể chia thành c¸c mẻ nhỏ sau cïng phải trộn đều theo l«. Tất cả c¸c c«ng việc này đều được Phßng kỹ thuật quản lý cã hồ sơ l«. Khi pha chế xong, c«ng việc của kỹ thuật viªn là phải kiểm nghiệm b¸n thành phẩm, nếu đạt tiªu chuẩn ngành quy định th× c«ng việc mới tiếp tục được tiến hành tiếp. Đã là một bước giao nhận b¸n thành phẩm- cốm- từ tổ pha chế giao cho tổ dập viªn và Ðp vỉ (nếu cã), tất cả đều cã sổ giao nhận 2 bªn. Sau khi dập viªn và Ðp vỉ xong được chuyển sang tổ đãng gãi. + Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: khi chuyển về tổ đãng gãi, kỹ thuật viªn bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm đạt tiªu chuẩn kỹ thuật và phải cã phiếu kiểm nghiệm sau đã mới tiến hành c«ng việc đãng gãi và nhập kho. Do tÝnh đặc thï riªng của sản xuất dược phẩm, mỗi loại sản phẩm đßi hỏi kỹ thuật sản xuất về c«ng thức chế phối nguyªn vật liệu riªng, chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào chất lượng nguyªn vật liệu và kỹ thuật sản xuất. Cã thể kh¸i qu¸t quy tr×nh c«ng nghệ chung sản xuất sản phẩm như sau: S¬ ®å 2: S¬ ®å quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm LÖnh s¶n xuÊt XuÊt nguyªn phô liÖu S¶n xuÊt pha chÕ §ãng gãi NhËp kho §· qua kiÓm tra ®¹t tiªu chuÈn KiÓm so¸t, kiÓm nghiÖm b¸n thµnh phÈm, gi¸m s¸t thùc hiÖn qui tr×nh kü thuËt KiÓm nghiÖm thµnh phÈm PHẦN II Thùc tr¹ng vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty I- §Æc ®iÓm vÒ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n C«ng ty cổ phần Traphaco là đơn vị cã quy m« lớn, địa bàn hoạt động mÆc dÇu ph©n t¸n nhưng do đ· được trang bị và sử dụng c¸c phương tiện kỹ thuật hiện đại cho tổ chức c«ng t¸c kế to¸n nªn để đảm bảo sự l·nh đạo tập trung thống nhất kế to¸n của đơn vị, dễ ph©n c«ng c«ng việc kế to¸n, thuận lợi cho cơ giới hãa c«ng t¸c kế to¸n C«ng ty đ· ¸p dụng h×nh thức kế to¸n tập trung. Theo h×nh thức này th× tại c¸c địa bàn xung quanh Hà Nội xÝ nghiệp Dược phẩm Hoàng Việt, xÝ nghiệp Đ«ng Dược Văn L©m, c¸c cửa hµng b¸n lẻcã bố trÝ c¸c nh©n viªn kinh tế làm nhiệm hướng dẫn hạch to¸n ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định ký chuyển về phßng kế to¸n trung t©m tại trụ sở chÝnh là 75 Yªn Ninh – Ba Đ×nh – Hà Nội. Toàn bộ C«ng ty cã 18 nh©n viªn kế to¸n, mỗi người thực hiện c¸c chức năng nhiệm vụ kh¸c nhau, cụ thể là : * 1 kế to¸n trưởng : Ở C«ng ty cổ phần Traphaco, kế to¸n trưởng kiªm phã Chủ tịch HĐQT, cã nhiệm vụ tổ chức bộ m¸y kế to¸n của C«ng ty, đảm bảo tổ chức bộ m¸y gọn, nhẹ, hoạt động cã hiệu quả. Kế to¸n trưởng cã nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra c¸c c«ng việc do nh©n viªn kế to¸n thực hiện đồng thời chịu tr¸ch nhiệm trước gi¸m đốc và nhà nước về th«ng tin kế to¸n cung cấp. * 2 kế to¸n tổng hợp : Ở C«ng ty, kế to¸n tổng hợp kiªm phã phßng, cã nhiệm vụ tổng hợp, tÝnh gi¸ thành sản xuất, lập b¸o c¸o tài chÝnh hàng th¸ng, quý, năm, theo dâi kiểm tra đối chiếu c«ng nợ đối với từng bộ phận, ký nộp vật tư, tài sản, hàng khai th¸c, kiểm tra việc hạch to¸n kết quả kinh doanh hàng khai th¸c và trong nội bộ C«ng ty. * 1 kế to¸n tiền mặt : Cã nhiệm vụ kiểm tra và làm thủ tục thanh to¸n ®ãng chế độ tài chÝnh, kiểm kª quỹ theo định kỳ, lưu giữ và quản lý chứng từ gốc, cập nhật th«ng tin về thu chi tiền mặt, vào m¸y vi tÝnh chứng từ tiền mặt. * 1 kế to¸n tiền gửi : Cã nhiệm vụ theo dâi tiền gửi tại ng©n hàng, kiểm tra làm thủ tục theo chế độ tài chÝnh và quy định của c¸c ng©n hµng, giao dịch với c¸c ng©n hàng ( kể cả vay ngắn hạn ) theo dâi khế ước vay và thời gian trả nợ, lưu giữ quản lý chứng từ gốc, cập nhật th«ng tin về tiền gửi vào chương tr×nh phần mềm kế to¸n trªn m¸y vi tÝnh của văn Phßng. * 4 kế to¸n c«ng nợ : Cã nhiệm vụ mở sổ theo dâi từng kh¸ch hàng mua và b¸n, quản lý chứng từ, hồ sơ liªn quan đến c«ng nợ kh¸ch hàng, kiểm tra x¸c nhận về tiền thanh to¸n cho kh¸ch hàng khi cã yªu cầu, thực hiện đầy đủ b¸o c¸o theo ®ãng chế độ, giải tr×nh bằng sổ và chứng từ cã liªn quan khi cã yªu cầu kiểm tra về c«ng nợ và thanh quyết to¸n c«ng nợ, định kỳ lập bảng đối chiếu c«ng nợ với kh¸ch hàng. Cập nhật th«ng tin về c«ng nợ vào chương tr×nh phần mềm kế to¸n trªn hệ thống m¸y vi tÝnh của văn phßng. * 1 kế to¸n vật tư kiªm tài sản cố định : Cã nhiệm vụ theo dâi TSCĐ và c«ng cụ, dụng cụ đang sử dụng ở c¸c bộ phận trong doanh nghiệp, tÝnh trị gi¸ vốn vật liệu xuất kho, mở sổ s¸ch, lập thẻ tài sản cố định theo dâi từng nhãm danh mục TSCĐ của C«ng ty, trÝch lập khấu hao TSCĐ, đ¸nh gi¸ lại TSCĐ theo định kỳ và yªu cầu đột xuất của cấp trªn, cập nhật th«ng tin về t×nh h×nh nhập, xuất vật tư, t×nh h×nh quản lý TSCĐ chương tr×nh phần mềm kế to¸n trªn hệ thống m¸y vi tÝnh của phßng. * 6 kế to¸n b¸n hàng : Kiểm tra, định khoản và lưu giữ c¸c chứng từ gốc cã liªn quan đến nghiệp vụ b¸n hàng, cập nhật th«ng tin về tiªu thụ sản phẩm vào phần mềm kế to¸n trªn hệ thống m¸y vi tÝnh của phßng. * 1 kế to¸n tiền lương : Hàng th¸ng, căn cứ vào kết quả hoạt động của c¸c bộ phận, phßng ban, ph©n xưởng và đơn gi¸ tiền lương, hệ số cấp bậc của từng người lao động để tÝnh thu nhập cho từng người. TÝnh tổng tiền lương, c¸c khoản thu nhập kh¸c của c¸n bộ c«ng nh©n viªn và ph©n bổ cho c¸c đối tượng sử dụng. TÝnh và trÝch c¸c khoản phải nộp theo lương. Lập bảng thanh to¸n tiền lương cho từng bộ phận, phßng ban, ph©n xưởng trong C«ng ty. * 1 thủ quỹ : Cã nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chi tiền mặt theo ®ãng quy định, thu chi tiền mặt (kể cả ngoại tệ) theo ®ãng phiếu thu, phiếu chi, ®ãng người nộp và người nhận tiền,cập nhật sổ quỹ, lập b¸o c¸o quỹ hàng ngày, kiểm quỹ định kỳ và đột xuất (nếu cã lệnh), lập biªn bản kiểm quỹ cã chứng kiến của c¸c thành phần theo quy định. Phßng kế to¸n đặt dưới sự l·nh đạo trực tiếp của gi¸m đốc, cã nhiệm vụ thực hiện tổ chức c«ng t¸c kế to¸n, gióp gi¸m đốc tổ chức thực hiện c«ng t¸c th«ng tin kinh tế. Để quản lý cã hiệu quả th× phßng kế to¸n của C«ng ty cßn cã mối quan hệ mật thiết với c¸c phßng ban chức năng để phối hợp cïng nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ. Tất cả mọi c«ng việc của một nh©n viªn kế to¸n muốn làm tốt th× vấn đề đầu tiªn là phải yªu ngành, yªu nghề, phải nắm vững lý luận và hiểu râ mọi chủ trương, đường lối của Đảng. Nắm được chế độ, chÝnh s¸ch, nghĩa vụ đối với nhà nước. Tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh hoạt động của C«ng ty phải được ghi chÐp kịp thời, đầy đủ, chÝnh x¸c, ®ãng đối tượng theo tr×nh tự thời gian. Cuối th¸ng,c«ng việc phải được ghi vào sổ đầy đủ, đối chiếu trªn c¸c phần liªn quan và khãa sổ kế to¸n, nếu cã sai sãt phải t×m đủ nguyªn nh©n giải quyết gióp việc hạch to¸n được chÝnh x¸c. Cã thể kh¸i qu¸t sơ đồ bộ m¸y kế to¸n của C«ng ty như sau: Sơ đồ 3: sơ đồ bộ m¸y Kế to¸n của C«ng ty kÕ to¸n tr­ëng kÕ to¸n tæng hîp kÕ to¸n tiÒn mÆt kÕ to¸n tiÒn göi kÕ to¸n c«ng nî kÕ to¸n tiÒn l­¬ng kÕ to¸n vËt t­ kiªm TSC§ kÕ to¸n b¸n hµng Thñ quü Nh©n viªn kiÓm kª ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc II- ®Æc ®iÓm tæ chøc sæ kÕ to¸n 1-Hệ thống tài khoản sử dụng Hiện nay, C«ng ty ¸p dụng chế độ Kế to¸n 1441/ TC/QĐ-CĐKT do Bộ tài chÝnh ban hành. C«ng ty cổ phần Traphaco là doanh nghiệp thực hiện toàn bộ từ kh©u sản xuất đến kh©u tiªu thụ cuối cïng nªn hệ thống tài khoản của c«ng ty kh¸ lớn. C«ng ty đăng ký sử dụng hầu hết c¸c tài khoản do bộ tµi chÝnh ban hành. Bªn cạnh đã một số tài khoản được mở chi tiết cho phï hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành trong C«ng ty. 2-Hệ thống chứng từ Kế to¸n Hiện nay, C«ng ty sử dụng hầu hết c¸c chứng từ trong hệ thống chứng từ Kế to¸n do Bộ tài chÝnh ban hành, cô thể chia thành 5 loại chứng từ như sau: Loại 1: chứng từ về lao động, tiền lương. Loại 2: chứng từ về hàng tồn kho. Loại 3: chứng từ về b¸n hàng. Loại 4: chứng từ về tiền tệ. Loại 5: chứng từ về tài sản cố định. 3-Hệ thống sổ s¸ch kế to¸n trong C«ng ty Xuất ph¸t từ đặc điểm cụ thể của C«ng ty về cơ cấu tổ chức bộ m¸y Kế to¸n, tr×nh độ của nh©n viªn kế to¸n, phßng kế to¸n của C«ng ty đ¸ quyết định lựa chọn h×nh thức Nhật ký chung. Hệ thống sổ s¸ch của C«ng ty bao gồm: * Sổ Nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ kế to¸n tổng hợp dïng để ghi chÐp c¸c nghiệp vụ kinh tế tài chÝnh ph¸t sinh theo tr×nh tự thời gian, bªn cạnh đã việc phản ¸nh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế to¸n) để phục vụ ghi sổ c¸i. * Sổ c¸i: Sổ c¸i là sổ kế to¸n tổng hợp, dùng để ghi chÐp c¸c nghiệp vụ kinh tế tài chÝnh ph¸t sinh trong niªn độ kế to¸n theo tài khoản kế to¸n được qui định trong hệ thống tài khoản kế to¸n ¸p dụng trong doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc mét số trang liªn tiếp trªn Sổ c¸i đủ để ghi chÐp trong một niªn độ kế to¸n. * C¸c sổ, thẻ kế to¸n chi tiết: C¸c sổ, thẻ kế to¸n chi tiết dïng để ghi chÐp chi tiết c¸c đối tượng nhằm phục vụ yªu cầu tÝnh to¸n một số chỉ tiªu, tổng hợp, ph©n tÝch và kiểm tra c¸c th«ng tin mà kế to¸n tổng hợp kh«ng thể đ¸p ứng được. Cã thể kh¸i qu¸t tr×nh tự vào sổ theo h×nh thức Nhật ký chung của C«ng ty như sau: Sơ đồ 4: sơ đồ h×nh thức nhật ký chung Chøng tõ gèc hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc cïng lo¹i Chøng tõ m· ho¸ nhËp d÷ liÖu vµo m¸y NhËt ký chung B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh Sæ chi tiÕt Sæ c¸i tµi kho¶n B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng tæng hîp chi tiÕt Ghi chó: H¹ch to¸n hµng ngµy H¹ch to¸n cuèi kú §èi chiÕu III- tæ chøc kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn 1-Đặc điểm hạch to¸n vốn bằng tiền Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới h×nh thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ng©n hàng và tiền đang chuyển. Trong qu¸ tr×nh sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đ¸p ứng nhu cầu về thanh to¸n c¸c khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hãa để sản xuất, kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua, b¸n hoặc thu hồi c¸c khoản nợ. Mặt kh¸c, vốn bằng tiền là loại vốn đßi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vµ trong qu¸ tr×nh lu©n chuyển rất đễ bị tham «, lợi dụng, mất m¸t. Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải được tu©n thủ c¸c nguyªn tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và khoa học. Xuất ph¸t từ đặc điểm quản lý vốn bằng tiền nªu trªn, hạch to¸n vốn bằng tiền phải thực hiện c¸c nhiệm vụ sau: - Hàng ngày, phản ¸nh t×nh h×nh thu, chi và tiền quỹ, tiền mÆt. Thường xuyªn đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ s¸ch, ph¸t hiện và xử lý kịp thời c¸c sai sãt trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. - Phản ¸nh t×nh h×nh tăng giảm, số dư tiền gửi ng©n hàng hàng ngày, gi¸m s¸t việc thực hiện chế độ thanh to¸n kh«ng dïng tiền mặt. - Phản ¸nh c¸c khoản tiền đang chuyển, kịp thời ph¸t hiện nguyªn nh©n làm cho tiền đang chuyển bị ¸ch tắc để doanh nghiệp cã giải ph¸p thÝch hợp, giải phãng nhanh tiền đang chuyển kịp thời. Để quản lý tốt vốn bằng tiền, Traphaco đã t¸ch biệt giữa thủ quỹ và kế to¸n tiền mặt, tiền gửi. §Æc ®iÓm h¹ch to¸n liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ: HiÖn nay, c¸c loại tiền mà C«ng ty cổ phần mà C«ng ty Traphaco đang sử dụng bao gồm tiền Việt nam và một số ngoại tệ. Đặc biệt, khi Nhà nước thực hiện chÝnh s¸ch mở cửa nền kinh tế th× c¸c nghiệp vụ xuất, nhập khẩu của doanh nghiệp diễn ra ngày càng nhiều. V× vậy, c¸c nghiệp vụ liªn quan đến c¸c ngoại tệ cũng diễn ra thường xuyªn hơn. Khi hạch to¸n c¸c nghiệp vụ liªn quan đến ngoại tệ kế to¸n phải qui đổi ngoại tệ thành tiền Việt nam theo tỷ gi¸ hối đo¸i hợp lý để ghi sổ kế to¸n. Ở C«ng ty cổ phần Traphaco, việc hạch to¸n c¸c nghiệp vụ liªn quan đến ngoại tệ được quy đổi theo tỷ gi¸ hạch to¸n dược quy định và cài sẵn trong phần mềm kế to¸n fast accouting của phßng kế to¸n. Cuối năm tài chÝnh, kế to¸n phải điều chỉnh số dư tài khoản tiền cã gốc ngoại tệ, nợ phải thu, phải trả, tiền vay cã gốc ngoại tệ theo tỷ gi¸ b×nh qu©n do Ng©n hàng Nhà nước c«ng bố tại thời điểm cuối năm, phần chªnh lệch tỷ gi¸ ( nếu cã) kế to¸n phản ¸nh vào doanh thu hoạt động tài chÝnh hoặc chi phÝ hoạt động tài chÝnh của năm tài chÝnh đã. 2-Tài khoản sử dụng Để hạch to¸n vốn bằng tiền, kế to¸n sử dụng c¸c tài khoản chủ yếu là TK 111 (tiền mặt) và TK 112 ( TGNH), TK 113 (tiền đang chuyển) cïng một số tài khoản kh¸c cã liªn quan như TK 115, TK 331, TK 334 IV-ĐẶC ĐIỂM KẾ TO¸N NGUY£N VẬT LIỆU 1-Đặc điểm, ph©n loại và đ¸nh gi¸ nguyªn vật liệu (NVL). C«ng ty cổ phần Traphaco là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ GTVT, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh dược phẩm chữa bệnh cho con người, sản phẩm cho C«ng ty là rất đa dạng, phong phó. Hiện nay C«ng ty đang sản xuất và kinh doanh trªn 200 loại sản phẩm kh¸c nhau, chÝnh v× vậy NVL để sản xuất ra c¸c loại sản phẩm cũng rất đa dạng và phong phó với khối lượng lớn và khi NVL tham gia vào qu¸ tr×nh sản xuất th× gi¸ trị của nã được chuyển dịch một lần vào gi¸ trị của sản phẩm. Trong tổng chi phÝ để sản xuất ra sản phẩm th× chi phÝ về NVL chiếm tỷ trọng lớn nhất. Việc nhập kho NVL chủ yếu là do mua ngoài, chỉ cã một số loại là nhập do tự chế. Đối với những sản phẩm làm ra từ thực vật như chÌ d©y, tỏi, nghệ, gừng, hà thủ «, astiso là những thứ mà trong nước sản xuất được th× C«ng ty mua trong nước, với những NVL mà gi¸ cả Ýt biến động th× khối lượng dự trữ sẽ Ýt, cßn đối với những loại NVL mang tÝnh thời vụ th× doanh nghiệp phải cã kế họach thu mua ®ãng thời vụ để đảm bảo mua rẻ, đủ số lượng để sản xuất trong thời kỳ khan hiếm, cã như vậy mới tiết kiệm được gi¸ thành nhằm giảm thiểu chi phÝ và góp phần làm tăng lợi nhuận cho c«ng ty. Cßn lại phần lớn là c¸c loại hãa chất như Vitamin C, vitamin B1, Aspiril th× C«ng ty phải nhập khẩu từ nước ngoài và phải lªn kế hoạch nhập khẩu từ th¸ng trước. Do mỗi loại NVL cã tÝnh chất hãa học kh¸c nhau nªn điều kiện bảo quản cũng kh¸c nhau. VÝ dụ: bột Apixillin, bột Vitamin C, bột B6 là những loại NVL khã bảo quản vµ nã phải để nơi khô r¸o, tho¸ng m¸t, tr¸nh ¸nh s¸ng và độ ẩm, tr¸nh tiếp xóc với kim loại và thời gian bảo quản ngắn, trong khi đã một số loại như bột sắn, bột tan, bột mỳ lại để được l©u trong điều kiện bảo quản tho¸ng m¸t. Do số lượng NVL nhiều và đa dạng nªn C«ng ty phải tiến hành ph©n loại từng thứ dược liệu theo tÝnh chất hãa học để xếp chóng vào những nơi phï hợp nhằm tr¸nh hư hao, tổn thất. Để làm được điều đã C«ng ty phải tiến hành m· hãa, ph©n loại chóng vào c¸c kho kh¸c nhau để tiện theo dâi và quản lý t×nh h×nh nhập- xuất - tồn. Hiện nay ở C«ng ty đang sử dụng c¸c kho sau: Bảng 2: Danh mục kho hàng của C«ng ty. M· kho Tån kho KH008 Kho dược liệu hãa chất 75 Yªn Ninh KH009 Kho phụ liệu 75 Yªn Ninh KH010 Kho hãa chất dược liệu thực nghiÖm Hoàng Liệt KH011 Kho phụ liệu thực nghiệm Hoàng Liệt KH011 Kho dược liệu Phó thượng .. Danh mục vật tư của C«ng ty ®ược thể hiện qua bảng sau: Bảng 3: Bảng danh mục m· vật tư của C«ng ty. STT M· VT Tªn vật tư ĐVT TKVT TKGV TKDT TKhbbtl 1 1AASS Axit ascorbic Kg 1521 6321 5111 5311 2 1ABEN Axit benzoic Kg 1521 6321 5111 5311 . .. .. .. .. 581 2DAU1 Dầu xịt lọ Hexatra C¸i 1522 6321 5111 5311 582 2DAUX Dầu xịt lọ nhỏ mũi Nostravin C¸i 1522 6321 5111 5311 . .. . .. PHÂN LOẠI NVL: + NVL chÝnh: là đối tượng chủ yếu của C«ng ty cổ phần Traphaco, nã là cơ sở vật chất chủ yếu cấu tạo nªn thực thể của sản phẩm. + NVL phụ: là đối tượng lao động kh«ng cấu t¹o nªn thực thể của sản phẩm nhưng nã làm cho sản phẩm bền hơn, đẹp hơn cả về chất lượng lẫn h×nh thức phục vụ cho nhu cầu c«ng nghệ, kỹ thuật như bao, hộp giấy gãi 2-Tài khoản sử dụng Để hạch to¸n NVL của C«ng ty kế to¸n sử dụng TK 152 ( NVL). Tài khoản này được mở thành 2 tài khoản chi tiết là 1521 (NVL chÝnh) và 1522 (NVL phụ). Bªn cạnh đã kế to¸n cßn sử dụng một số tài khoản kh¸c cã liªn quan như TK 151, TK 111, TK 112, TK 331, TK 627, TK 621 V- HẠCH TO¸N tµi SẢN CỐ ĐỊNH: 1- Kh¸i qu¸t về t×nh h×nh tài sản cố định (TSCĐ) của C«ng ty TSCĐ là những tài sản cã gi¸ trị lớn và chiếm tỷ trọng cao trong tổng gi¸ trị tài sản của doanh nghiệp, do vậy cần cã những biện ph¸p để quản lý cã hiệu quả những tài sản này. Yªu cầu quản lý TSCĐ là phải theo dâi c¸c th«ng tin về nguyªn gi¸, gi¸ trị hao mßn, gi¸ trị cßn lại, nguồn h×nh thành tài sản và c¸c th«ng tin kh¸c như: nước sản xuất, c¸c th«ng số kỹ thuật. Những ngày đầu mới thành lập, cơ sở vật chất cũng như hệ thống m¸y mãc của C«ng ty rất nghÌo nàn, lạc hậu. Tuy nhiªn, trải qua một thời gian dài x©y dựng và ph¸t triển, c«ng ty cũng đã từng bước đầu tư cả về chiều rộng lẫn chiều s©u nhằm đ¸p ứng yªu cầu hoàn chỉnh, tự động ho¸ và đồng bộ ho¸ c«ng nghệ, kh«ng ngừng cải tiến kỹ thuật nhằm n©ng cao chất lượng sản phẩm, rót ngắn thời gian sản xuất tạo ra hiệu quả sản xuất cao và chất lượng sản phẩm lu«n đảm bảo. Với c«ng nghệ tự động ho¸ hoàn chỉnh được nhập khẩu từ nước ngoài, hệ thống d©y chuyền m¸y mãc thiết bị của c«ng ty rất đa dạng và đồng bộ từ kh©u làm sạch, sản xuất đến ®ãng vỉ. Bªn cạnh hệ thống m¸y mãc thiết bị dùng cho sản xuất th× TSCĐ của C«ng ty cßn bao gồm hệ thống đất đai, nhà xưởng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của C«ng ty, ngoài ra cßn cã những TSCĐ v« h×nh như bằng ph¸t minh s¸ng chế một số loại dược phẩm, quyền sử dụng đất... Việc sửa chữa lớn TSCĐ bao gồm sửa chữa lớn theo kế hoạch và sửa chữa lớn ngoài kế hoạch. Việc sửa chữa lớn theo kế hoạch được kế to¸n ph©n bổ chi phÝ sửa chữa vào chi phÝ kinh doanh bằng c¸ch trÝch trước theo dự to¸n. Sửa chữa ngoài kế hoạch là sửa chữa những TSCĐ hư hỏng nặng ngoài dự kiến của doanh nghiệp, khi đã chi phÝ sửa chữa được ph©n bổ vào chi phÝ kinh doanh của những kỳ hạch to¸n sau khi nghiệp vụ sửa chữa đã hoàn thành. Cuối năm, C«ng ty thành lập hội đồng kiểm kª để tiến hành kiểm kª lại TSCĐ về số lượng tài sản và gi¸ trị cßn lại của tài sản. C«ng ty trÝch khấu hao TSCĐ theo phương ph¸p khấu hao theo đường thẳng. Số liệu năm 2005 cho thấy hệ thống m¸y mãc thiết bị của C«ng ty như sau: HỆ THỐNG m¸y mãc THIẾT BỊ Đơn vị : Ngh×n đồng STT Tªn tài sản Ngày tÝnh KH Tổng NG HMK năm HM lũy kế GTCL (31/12/2005) 1 M¸y Ðp vỉ HA02-170B20.000 01/8/00 251.230 41.870 226.805 24.425 2 M¸y sao dược liệu 01/02/01 20.000 3.333 16.3389 3.611 3 M¸y sµng rung 3 sàng inox 01/01/02 12.500 2.500 10.000 2.500 4 M¸y nghiền B24 01/10/01 10.737 1.790 7.606 3.131 5 Thiết bị khử cặn điÖn tử 01/05/05 17.444 2.907 10.660 6.784 . 111 M¸y đếm viªn 01/07/05 94.854 7.904 7.904 86.950 112 M¸y đãng gãi tự động JS10 01/01/05 139.920 9.120 9.120 130.800 Cũng theo số liệu năm 2005, hiện tại Traphaco đang sử dụng hệ thống nhà xưởng nhằm mục đÝch hoạt động sản xuất kinh doanh như sau : HỆ THỐNG nhµ x­ëng, v¨n phßng Đơn vị : Ngh×n đồng STT Tªn tài sản Ngày tÝnh KH Tổng NG HM lũy kế năm Hao mßn lũy kế GTCL (31/12/05) 1 Cửa hàng 108/14/28 đường 3/2 01/06/02 2.442.260 218.989 471.356 1.970.904 2 Nhà sx thuốc Hoàng Việt 01/01/04 6.138.684 1.023.114 2.046.228 4.092.456 3 Hạ tầng Hoàng Việt 01/01/04 282.728 56.546 113.091 169.637 4 Văn phßng 255 T«n Đức Thắng 01/07/05 2.618.538 87.284 87.284 2.531.244 5 Nhà trưng bày sản phẩm 01/06/04 784.480 76.617 94.922 689.558 .. . . . .. (TrÝch tài liệu phßng kÕ to¸n C«ng ty cổ phần Traphaco) 2-Tài khoản sử dụng Để hạch to¸n TSCĐ kế to¸n sử dụng TK 211 (TSCĐ hữu h×nh), TK 213 (TSCĐ v« h×nh), và TK 214 (hao mßn TSCĐ). TK 214 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 : TK 2141 (TSCĐ hữu h×nh) v à 2142 (TSCĐ v« h×nh). Nguyªn tắc chung của việc ghi sổ TSCĐ là: + TSCĐ phải được ghi sổ theo tiền Việt Nam. + Phải thể hiện được gi¸ nguyªn thủy khi mới đầu tư. + TSCĐ phải được ghi sổ theo phần gi¸ đã tiªu hao và chu chuyển. + TSCĐ phải được ghi sổ theo đối tượng ghi tài sản. VI- HẠCH To¸n TIỀN LƯƠNG 1-Đặc điểm về tổ chức lao động Lao động là 1 trong 3 yếu tố đầu vào của qu¸ tr×nh sản xuất. Nguồn lực này là yếu tố quan trọng hàng đầu kh«ng thể thiếu cho sự ph¸t triển của mỗi C«ng ty. V× vậy lao động lu«n là vấn đề chiến lược, cã ý nghĩa quyết định đến sự sống cßn của mỗi C«ng ty. Do vậy việc doanh nghiệp cã khả năng tồn tại hay kh«ng? Cã đứng vững trªn thị trường hay kh«ng? Cã ph¸t triển thịnh vượng hay kh«ng phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nh©n lực của doanh nghiệp đã. Nhận thức được tầm quan trọng này. C«ng ty cổ phần Traphaco lu«n coi trọng vấn đề con người, đặt vấn đề này lªn hàng đầu trong chÝnh s¸ch ph¸t triển của C«ng ty. Do vậy, trải qua hơn 30 năm đi vào hoạt động C«ng ty đ· x©y dựng cho m×nh một đội ngũ CBCNV kh¸ mạnh và cã tay nghề kh¸. Ta cã bảng số liệu sau để thấy râ hơn t×nh h×nh lao động của C«ng ty: STT Đơ n vị Số lượng T ỷ trọng (%) 1 Phßng tổ chức hành chÝnh 07 1,12 2 Phßng tài vụ 18 2,87 3 Phßng kế hoạch 14 2,23 4 Phßng nghiªn cứu và ph¸t triển 12 1,91 5 Phßng đảm bảo chất lượng 08 1,28 6 Phßng kiểm tra chất lượng 08 1,28 7 Phßng kinh doanh 18 2,87 Tổng nh©n viªn hµnh chÝnh 85 13,56 8 Nh©n viªn ph©n xưởng 542 86,44 Cơ cấu nh©n lực của C«ng ty Nh×n vào bảng số liệu ta thấy năm 2005 số lao động khối hành chÝnh và văn Phßng là 85 người chiếm 13,56 %. Trong ®ã, số lao động cã tr×nh độ Đại học và trªn Đại học là 80 người, chiếm 94% trong tổng số nh©n viªn văn Phßng. Số nh©n viªn sản xuất là 542 người, chiếm 86,44%. Cơ cấu lao động như trªn là kh¸ hợp lý do đặc thï của C«ng ty là doanh nghiệp sản xuất chế biến dược liệu nªn số lượng nh©n viªn sản xuất chiếm tỷ lệ kh¸ cao trong tổng số CNV là phï hợp. Hiện tại, c«ng nh©n sản xuất của C«ng ty về cơ bản là cã tay nghề tốt và đ¸p ứng yªu cầu sản xuất hiện nay của C«ng ty. Tuy nhiªn, khi C«ng ty sử dụng thªm nhiều m¸y mãc thiết bị hiện đại theo c«ng nghệ chuyển giao của nước ngoài th× C«ng ty cần phải tuyển dụng, đào tạo và đào tạo lại đội ngũ c«ng nh©n của m×nh để đ¸p ứng được yªu cầu c«ng việc, và cã như vậy C«ng ty mới cã khả năng cạnh tranh với c¸c doanh nghiệp kh¸c trªn thị trường trong và ngoài nước. Tiền lương là kho¶n thu nhập chủ yếu của người lao động, c¸c doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đßn bẩy kinh tế để khuyến khÝch tinh thần tÝch cực lao động, là nh©n tố thóc đẩy để tăng năng suất lao động. Đèi với c¸c doanh nghiệp tiền lư¬ng phải trả cho người lao động là một yếu tố cÊu thành nªn gi¸ trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp s¸ng tạo ra. Do vậy, c¸c doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động cã hiệu quả để tiết kiệm chi phÝ tiền lương. Hiện nay, C«ng ty cổ phần Traphaco đang ¸p dụng h×nh thức trả l­¬ng theo thời gian vµ ¸p dụng h×nh thức lương th¸ng đèi với c¸c CBCNV trong C«ng ty, tức là viÖc trả lư¬ng được căn cứ vào thời gian lµm việc, ngành nghề và tr×nh ®ộ thành th¹o nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyªn m«n của người lao động. Tuú theo tÝnh chất lao đéng kh¸c nhau mà mỗi ngành nghề cụ thể cã một thang lương riªng. Trong mỗi thang lương lại tuú theo tr×nh độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyªn m«n mà chia thành nhiều bậc lương, mỗi bậc lương cã một mức tiền lương nhất định. Tuú vào hệ số lương của mỗi CBCNV mà kế to¸n tÝnh ra mức lương cơ bản cho mỗi ng­êi: Lương cơ bản=290* Hệ số lương ( ngh×n đồng) . C«ng nh©n của C«ng ty khi làm ngoài giờ sẽ đưîc hưởng lương một giờ gấp rưỡi so với mức lương giờ mà họ được hưởng. Mức lương giờ của mỗi c«ng nh©n được tÝnh như sau: L­¬ng giê = L­¬ng th¸ng (l­¬ng c¬ b¶n) Sè ngµy lµm viÖc 1 th¸ng (24 ngµy) x sè giê lµm viÖc 1 ngµy (8 giê) 2- Tài kho¶n sử dụng Để hạch to¸n tiền lương và kho¶n phải trả cho người lao động kế to¸n sử dụng TK 334 ( phải trả cho nh©n viªn) và TK 338 chi tiết: TK 3382 ( KPCĐ); TK 3383 (BHXH phải trả); TK 3384 (BHYT). PHẦN III иnh gi¸, NHËN xÐt vµ kiÕn nghÞ s¬ bé vÒ tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty 1. §¸nh gi¸ Là một doanh nghiệp nhạy bÐn với những chuyển đổi của cơ chế thị trường, với h¬n 30 năm trưởng thành và ph¸t triển, C«ng ty cổ phần Traphaco đ· mau chãng t×m được hướng đi riªng cho m×nh vµ ngày càng ph¸t triển. Gãp phần vào thành c«ng ®ã một phần là C«ng ty đã x©y dựng được cho m×nh một bộ M¸y quản lý, điÒu hành, kiÓm so¸t ho¹t động tốt, trong ®ã phải kể đến vai trß tÝch cực của bộ m¸y kÕ to¸n. Qua thời gian t×m hiểu t×nh h×nh thực tế của C«ng ty, em nhận thấy c«ng t¸c kế to¸n của C«ng ty ngày càng hoàn thiện tốt hơn để đ¸p ứng yªu cầu quản lý tài chÝnh cña C«ng ty ngày càng cao. C«ng t¸c kế to¸n của C«ng ty cã mét số ưu điểm sau: Về bộ M¸y kế to¸n Nh×n chung bộ M¸y kế to¸n của C«ng ty tổ chức phï hợp với tr×nh đé, khả năng chuyªn m«n của từng người nªn việc tổ chức c«ng t¸c kế to¸n được tiến hành kịp thời và thÝch ứng với điều kiện của C«ng ty. Phßng kế to¸n cã c¸c nh©n viªn cßn kh¸ trẻ, cã năng lực chuyªn m«n, nhiệt t×nh trong c«ng việc và lu«n trau dồi thªm kiến thức để hoàn thành tốt c«ng việc. Hiện nay, C«ng ty đ· trang bị cho Phßng kế to¸n dàn M¸y vi tÝnh và đưa phần mềm kế to¸n vào sử dụng nªn đã giảm đ¸ng kể khối lượng c«ng việc của kế to¸n viªn, gióp họ làm việc hiệu quả cao, năng suất lao động được n©ng cao cũng như th«ng tin kế to¸n cung cấp cho c¸c nhà quản trị sẽ nhanh chãng, kịp thời và chÝnh x¸c hơn. Về h×nh thức sổ kế to¸n: V× C«ng ty cã quy m« lớn nªn c«ng t¸c kế to¸n rất phức tạp, việc C«ng ty sử dụng h×nh thức ghi sổ kế to¸n là h×nh thức Nhật ký chung là rất phï hợp. Việc ¸p dụng h×nh thức ghi sổ này làm cho mẫu sổ đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, dễ ph©n c«ng c«ng việc, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và đặc biệt là nã thuận lợi cho việc ứng dụng tin học trong c«ng t¸c kế to¸n. Việc sử dụng và luân chuyển chứng từ: C«ng ty đã sử dụng hợp lý hệ thống chứng từ theo đóng qui định của Bộ tài chÝnh. Qóa tr×nh lu«n chuyển chứng từ đ­îc tổ chức khoa học từ việc lập, phª duyệt, lưu trữ, bảo quản gióp cho c«ng t¸c kế to¸n của C«ng ty được tiến hành chặt chẽ và hiệu quả. Về việc sử dụng sổ s¸ch kế to¸n: Nh×n chung, C«ng ty sử dụng kh¸ đầy đủ c¸c loại sổ s¸ch kế to¸n từ hệ thèng sổ chi tiết đến sổ tổng hợp. Điều này gióp cho kế to¸n phản ¸nh đầy đủ, chi tiết tất cả c¸c nghiÖp vụ kinh tế ph¸t sinh đ¸p ứng được yªu cầu quản lý của C«ng ty. Về việc ứng dụng c«ng nghệ th«ng tin vào c«ng t¸c kế to¸n. Hiện nay, C«ng ty đã sử dụng phần mềm kế to¸n fast accouting đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho c«ng t¸c hạch to¸n kế to¸n, n©ng cao năng suất và chất lượng lao động, nhất là trong điều kiện khối lượng c«ng việc ngày càng nhiều và kế to¸n thủ c«ng kh«ng thể đ¸p ứng được. Nhược điểm: * Về tổ chức bộ M¸y kế to¸n Hiện nay, việc bố trÝ nh©n sự trong Phßng kế to¸n của C«ng ty cßn chưa được hợp lý lắm. §ã là trong khi C«ng ty cã đến 4 nh©n viªn kế to¸n phụ tr¸ch phần hành c«ng nợ và 6 kế to¸n viªn phụ tr¸ch phần hành b¸n hàng nhưng lại chỉ cã 1 kế to¸n viªn phụ tr¸ch cả việc hạch to¸n tài sản cố định và hạch to¸n vật tư. Như vậy, c«ng việc của kế toàn phần hành vật tư kiªm tài sản cố định là qóa nhiều. Về tổ chức hệ thống tài khoản kế to¸n và m· ho¸ hệ thống tài khoản kế to¸n Dựa trªn hệ thống tài khoản kế to¸n do Bộ tài chÝnh ban hành cũng như xuất ph¸t từ yªu cầu quản lý, điều kiện hiện t¹i và đặc điểm tÝnh chất ngành nghề kinh doanh, C«ng ty đã thiết lập hệ thống tài khoản kế to¸n thống nhất ¸p dụng cho toàn C«ng ty. Tuy nhiªn, việc m· ho¸ tài khoản của C«ng ty cßn cã vấn đề tồn tại cần giải quyết. Đã là, với một số tài khoản cấp 2, cấp 3 mặc dï được kết hợp c¶ số, cả chữ nhưng lại kh«ng tu©n theo quy tắc gợi nhớ nào, điều đã g©y khã khăn cho kế to¸n khi nhập số liệu và phải quay về màn h×nh danh mục hệ thống tài khoản để xem m· tài khoản phï hợp với nghiệp vụ kinh tế ph¸t sinh, trong khi số lượng c¸c tài khoản cấp 2, cấp 3 trong danh mục tài khoản là rất lớn. VÒ c«ng t¸c lËp b¸o c¸o tµi chÝnh HiÖn nay t¹i c«ng ty míi chØ lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh lµ: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh, cßn b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ – mét b¸o c¸o tµi chÝnh rÊt quan träng trong viÖc cung cÊp th«ng tin tµi chÝnh cho doanh nghiÖp vÉn ch­a ®­îc C«ng ty chó ý, c¸c nh©n viªn chØ dõng l¹i ë viÖc lËp b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh, c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ còng ch­a ®­îc quan t©m, viÖc sö dông c¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ cßn rÊt Ýt. 2- Một số kiến nghị sơ bộ: Xuất ph¸t từ những vấn đề cßn tồn tại nªu trªn, em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị chủ quan của bản th©n em với mong muốn ngày càng hoàn thiện hơn bộ M¸y kế to¸n của C«ng ty Về bộ M¸y kế to¸n: Cần ph©n định râ tr¸ch nhiệm của c¸c kế to¸n viªn, để mỗi người cã thể làm tốt tr¸ch nhiệm của m×nh được giao tr¸ch việc ph©n c«ng chồng chÐo một kế to¸n viªn cã thể phải kiªm nhiệm hai, ba c«ng việc một lóc trong khi khối lượng c«ng việc được giao là rất lớn. VÒ viÖc lËp b¸o c¸o kÕ to¸n: C«ng ty cần chó trọng đến việc lập b¸o c¸o0 lưu chuyển tiền tệ và c¸c b¸o c¸o kế to¸n quản trị, cã như vậy th× việc cung cấp th«ng tin tài chÝnh kế to¸n cho doanh nghiệp mới đầy đủ, tõ ®ã gióp cho c¸c nhà quản trị đưa ra c¸c quyết định một c¸ch chÝnh x¸c, kịp thời.