Tình hình hoạt động tại Công ty bánh kẹo Hải Hà

ừ 10/7/1992. Năm 1993 công ty đã liên doanh sản xuất bánh kẹo với hãng KOTOBUKI của Nhật Bản. Việc liên doanh này cao uy tín của công ty về chất lượng cũng như chủng loại sản phẩm trên thị trường. Năm 1994 xí nghiệp thực phẩm việt trì là xí nghiệp thành viên của công ty. Công ty đã liên doanh với MiWon của Hàn Quốc để sản xuất mì chính. Năm 1996 xí nghiệp bột dinh dưỡng Nam Định trở thành xí nghiệp thành viên của công ty. Tháng 12/2002 công ty đã đầu tư nhập một dây truyền sản xuất kẹo chew của Đức với số vốn 25 tỷ. Ngoài ra công ty còn nhập thêm một số máy như máy gói cho kẹo cứng... Đến nay, công ty đã có 7 xí nghiệp thành viên trong đó có 5 xí nghiệp đóng tại cơ sở chính (25 Trương Định - Hà Nội) là: Xí nghiệp kẹo cứng, xí nghiệp kẹo mềm, xí nghiệp bánh, xí nghiẹp kẹo chew, xí nghiệp phụ trợ. Hai xí nghiệp còn lại là xí nghiệp thực phẩm Việt Trì và nhà máy bột dinh dưỡng Nam Đinh. 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty bánh kẹo Hải Hà 1.2.1. Nhiệm vụ chính của công ty. Sản xuất kinh doanh các loại bánh kẹo để cung cấp cho thị trường. Xuất khẩu các sản phẩm của công ty và công ty liên doanh, nhập khẩu các thiết bị máy móc dây truyền công nghệ, nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất của công ty và thị trường. Ngoài ra công ty còn kinh doanh các mặt hàng thực phẩm chế biến theo đúng ngành nghề đăng ký và mục đích thành lập công ty để không ngừng nâng cao đời sống của công nhân viên và thúc đẩy sự phát triển ngày một lớn mạnh của công ty. Công ty bánh kẹo Hải Hà là một trong những công ty có vốn nhà nước giao nên việc bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao là mối quan tâm hàng đầu. Công ty bánh kẹo Hải Hà thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước. Công ty thực hiện phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên, nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề. 1.2.2. Đặc điểm về sản phẩm. Sau hơn 40 năm công ty bánh kẹo Hải Hà thành lập và phát triển, cùng với sự chuyển biến chung của đất nước thì công ty đã trở thành công ty sản xuất bánh kẹo lớn nhất trong nước với nhiều loại bánh kẹo, mẫu mã đa dạng phong phú và chất lượng không ngừng được nâng cao. Về sản phẩm của công ty được chia làm bốn nhóm chính: Kẹo cứng, kẹo mềm, kẹo chew và bánh. Kẹo cứng: Đây là mặt hàng phổ biến và cũng là mặt hàng truyền thống của công ty như kẹo cứng socola nhân dứa, nhân cam, nhân dâu, sữa chua... Kẹo mềm: Bao gồm xốp cam, xốp chuối, xốp chanh, xốp dâu, xốp xoài, xốp cốm, cà phê... Kẹo chew: Đây là kẹo mới đưa vào sản xuất vào cuối năm 2002 bao gồm: kẹo chew dâu, chew cam, chew nho... Đối với sản xuất bánh thì công ty thường dùng tên các loại hoa để đặt tên cho các sản phẩm của mình như: Cẩm chướng, hải đường, thuỷ tiên... Do bánh kẹo được chế biến từ nguyên liệu dễ bị huỷ như bơ, sữa đường, trứng... nên thời gian bảo quản ngắn thông thường là 90 ngày riêng với kẹo cà phê thì thời gian dài 180 ngày, tỷ lệ hao hụt tương đối lớn, yêu cầu vệ sinh công nghiệp cao. Khác với các sản phẩm thông thường quá trình để hoàn thành sản phẩm bánh kẹo chỉ khoảng từ 3 đến 4 giờ vì vậy không có sản phẩm dở dang. Sản phẩm bánh kẹo mang tính chất thời vụ. Hàng tiêu thụ chủ yếu vào những tháng cuối năm và đầu năm. Trong khoảng thời gian này số lượng sản phẩm tiêu thụ rất lớn vì vậy mà công ty phải thuê thêm nhiều lao động ngoài để đáp ứng khối lượng sản xuất cung cấp ra thị trường. Vào những tháng mùa hè việc tiêu thụ sản phẩm rất chậm, do vậy cũng có một số loại bánh kẹo chỉ sản xuất theo mùa vụ vì lí do bảo quản. 1.2.3. Tình hình sử dụng lao động tại công ty. Trong quá tình phát triển công ty đã không ngừng chú trọng phát triển nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng lao động. Số lao động toàn công ty tính đến cuối năm 2002 là 2055 người và được chia thành 3 loại: Lao động dài hạn, lao động hợp đồng (từ 1 đến 3 năm) và lao động thời vụ. Vì tính chất sản xuất của công ty mang tính thời vụ nên công ty mở rộng chính sách lao động hợp lý đó là chế độ tuyển dụng hợp đồng lao động theo thời vụ. Hết thời hạn hợp đồng, người lao động tạm nghỉ cho tới mùa vụ sau. Cơ cấu lao động toàn công ty được thể hiện qua bảng sau.l Bảng: Cơ cấu lao động. Loại lao động Hành chính XN bánh XN kẹo mềm XN kẹo cứng XN kẹo chew XN phụ trợ XN` Việt Trì NM Nam Định Tổng cộng Lao động dài hạn 94 59 254 81 10 42 363 51 954 Lao động hợp đồng 90 192 137 95 20 11 24 27 596 Lao động thời vụ 0 106 24 10 93 1 260 11 505 Tổng 184 357 415 186 123 54 647 89 2055 Trong tổng số lao động của toàn công ty thì nữ giới chiếm khoảng 80%. Vì vậy mà công ty rất chú trọng đến các chế độ đãi ngộ và tạo mọi điều kiện thuận lợi để cho họ yên tâm làm việc. Cụ thể như giải quyết hợp lý các vấn đề nghỉ thai sản, con ốm, bệnh tật... 1.2.4. Thị trường tiêu thụ của công ty. Sản phẩm bánh kẹo của công ty được tiêu thụ chủ yếu ở trong nước chỉ xuất khẩu một phần nhỏ. Đối với thị trường trong nước được chia ra thành ba khu vực chính là: Thị trường miền Bắc, thị trường miền Trung và thị trường miền Nam. Trong từng thị trường thì mức độ tiêu thụ lại rất khác nhau nên buộc công ty phải có những chiến lược phù hợp. Thị trường miền Bắc là thị trường chính của công ty. Sản phảm của công ty được tiêu thụ rất lớn ở đây. Nhân dân miền Bắc đã rất quen thuộc với sản phẩm của công ty. Thị trường miền Trung: Do thu nhập của người dân miền Trung rất thấp so với người miền Bắc và miền Nam vì vậy sản phẩm của công ty được tiêu thụ ít hơn. Công ty chủ chương đưa vào thị trường này những loại sản phẩm bánh kẹo có chất lượng vừa phải, giá cả hợp lý để phù hợp với mức thu nhập của người dân. Riêng đối với thị trường miền Nam thì nhu cầu về sản phẩm đòi hỏi phải có chất lượng cao hơn vì người dân ở đây hầu hết đều có mức sống cao. Mặc dù nhu cầu về bánh kẹo ở thị trường này là rất lớn song do có quá nhiều công ty cạnh tranh, do sự cách xa về mặt địa lý và đặc biệt là do yếu tố tâm lý thị hiếu, thói quen tiêu dùng của người miền Nam mà sản phẩm tiêu thụ của công ty ở thị trường này chưa cao. Đối với thị trường nước ngoài: Do số lượng sản phẩm xuất khẩu chiếm tỷ trọng nhỏ, xuất khẩu tiểu ngạch cho nên sản phẩm tiêu thụ của công ty ở thị trường nước ngoài là rất ít chủ yếu ở một số nước như Campuchia, Lào, Mông Cổ, Trung Quốc và một phần sang Nga. Hiện nay công ty đang cố gắn tăng số lượng sản phẩm xuất khẩu để mở rộng thêm một số thị trường tiêu thụ. 1.2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty bánh kẹo Hải Hà. Mặc dù công ty còn nhiều gian nan trong cơ chế thị trường, phải cạnh tranh chất lượng uy tín với các công ty bạn song công ty bạn song công ty bánh kẹo Hải Hà với ưu thế về công nghệ và thiết bị, với đội ngũ cán bộ năng động sáng tạo nhiệt tình, với đội ngũ công nhân lành nghề thì công ty đã liên tục trưởng thành và phát triển, đã phát huy mọi khả năng sản xuất kinh doanh của mình để đứng vững trên thị trường, nâng cao uy tín của công ty. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được thể hiện qua một số chỉ tiêu ở dưới bảng sau. Bảng: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Chỉ tiêu Đơn vị 2000 2001 2002 Sản lượng Tấn 11,133 12,726 14,685 Doanh thu Tỷ đồng 214,63 245,49 279,0 Nộp ngân sách Tỷ đồng 29,751 33,627 36,43 Lợi nhuận Tỷ đồng 2,8 3,21 3,85 Thu nhập bình quân 1000đ/người 975 1050 1250 Nhìn chung tình hình kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây tương đối ổn đinh. Tốc độ tăng sản lượng hàng năm tăng từ 10% đ 15%. Tăng các khoản nộp ngân sách hàng năm cũng tăng. Thu nhập bình quân của người lao động đến 2002 đạt 1250.000 là tương đối cao đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện. Để hiểu rõ hơn tình hình kinh doanh của công ty xem bảng phân tích cơ cấu với một số chỉ tiêu chủ yếu. Bảng: Phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn Đơn vị: Tỷ đồng Chỉ tiêu 2001 2002 Tiền % Tiền % I. Tổng tài sản 118,43 10,0% 127,52 100% A. TSLĐ 36,948 31,19% 35.573 27,89 1. Tiền 16,413 13,85% 16,254 12,75% 2. Các khoản phải thu 9,239 7,8 8,947 7,02% 3. Hàng tồn kho 11,296 9,54% 10,372 8,12% B. TSCĐ 80,482 68,81% 91,947 72,11% II. Tổng nguồn vốn 118,43 100% 127,52 100% A. Nợ phải trả 42,827 36,16% 47,543 37,28% 1. Nợ gắn hạn 27,718 23,4% 25,04 19,62% 2. Nợ dài hạn 15,109 12,76% 19,522 15,31% B. Nguồn vốn CSH 75,603 63,84% 79,977 62,71% 1. Vốn kinh doanh 50,471 42,62% 52,632 41,27% 2. Vốn, quỹ khác 25,132 21,22% 30,345 23,8% Nhận xét: Cơ cấu tài sản của công ty năm 2002 so với năm 2001 là tốt hơn thể hiện ở tỷ trọng đầu tư TSLĐ giảm còn tỷ trọng đầu tư TSCĐ tăng. Đây là một thuận lợi nếu công ty sử dụng hợp lý và hiệu quả TSCD, tuy nhiên hiệu quả sử dụng vốn sẽ giảm do TSCĐ lưu chuyển chậm. Số liệu về giá trị hàng tồn kho trong hai năm là tương đối cao điều này là do tính chất sản xuất mang tính thời vụ, tiêu thụ mạnh vào cuối tháng 12 và đầu tháng 1 năm sau. Tỷ trọng các khoản phải thu giảm chứng tỏ một trong những nguyên nhân là doanh nghiệp đã áp dụng niều biện pháp để khuyến khích khách hàng mua hàng thanh toán ngay điều này là rất tốt. Mặc dù nguồn vốn chủ sở hữu năm 2002 tăng so với năm2001 cả về số lượng đối là 4,374 tỷ (79,977 -75,603) và số lượng đối là 105,78% nhưng tỷ trọng trong tổng số nguồn vốn lại giảm xuống (từ 63,84% năm 2001 xuống còn 62,71% năm 2002) trong khi nợ phải trả năm 2002 lại tăng thêm 4,716 tỷ (47,543 tỷ - 42,824 tỷ) hay tăng 111%. So với năm 2001 chứng tỏ công ty đã tăng cường đi chiếm dụng vốn. Tuy nhiên tỷ suất tự tài trợ vốn khá cao. Tỷ suất tự tài trợ = Tỷ suất tự tài trợ năm 2001 = = 0,638 Năm 2002 = = 0,627 Điều này cho thấy khả năng tài chính của công ty vẫn đảm bảo, phần lớn tài sản của công ty mua sắm đầu tư bằng số vốn của mình. 1.3. Đặc điểm về công nghệ sản xuất 1.3.1. Các chủng loại thiết bị, máy móc trong công ty Qua 40 năm sản xuất kinh doanh, trang thiết bị cũ kỹ, lạc hậu dần được thay thế bằng những thiết bị mới hiện đại hơn. Vào những năm mới thành lập, thiết bị chủ yếu còn ở dạng thô sơ sản xuất thủ công như: chảo nấu kẹo, máy cán, máy cắt và sản xuất kẹo bi, kẹo cứng nhập từ cộng hoà dân chủ Đức và Trung Quốc. Những năm 1970 - 1957 do sản xuất phát triển công ty đã đầu thêm, thiết bị mới như hệ thống máy sản xuất tinh bột Trung Quốc để sản xuất giấy bao cho kẹo đồng thời trang bị một dây truyền sản xuất nha làm nguyên liệu cho sản xuất kẹo với thiết bị nhập từ Hà Lan. Cho đến nay công ty đã có thêm hai dây chuyền sản xuất kẹo cứng Ba Lan, hai nồi nấu kẹo tự động của Đức, dây chuyền sản xuất bánh và nhiều máy móc thiết bị của Đức, Italia, Nhật Bản, Đan Mạch... Gần đây nhất công ty mới trang bị một dây chuyền sản xuất kẹo chew của Đức với tổng nguồn vốn lên tới 25 tỷ. Nhìn chung thiết bị sản xuất chủ yếu nhập từ nước ngoài đồng thời mua cả công nghệ. Bảng thiết bị công nghệ sản xuất bánh kẹo. Tên thiết bị Nước sản xuất Năm sản xuất Công suất (kg /giờ) I. Thiết bị sản xuất kẹo - Nồi nấu kẹo nhân không Đài Loan 1990 300 - Máy gói kẹo cứng Italia 1995 500 Máy gói kẹo kiểu gấp Đức 1993 600 - Máy gói kẹo mềm kiểu gói gối Hà Lan 1996 1000 - Dây chuyền kẹo Jelly đổ khuôn autralia 1996 2000 - Dây chuyền kẹo Caremen béo Đức 1998 2000 - Dây chuyền kẹo chew Đức 2002 600 II. Thiết bị sản xuất bánh - Dây chuyền sản xuất bánh quy ngọt Đan Mach 1992 300 - Dây chuyền sản xuất bánh Cracker Italia 1995 400 - Dây chuyền phủ Socola Đan mạch 1995 200 - Dây chuyền sản xuất máy đóng gói bánh Nhật Bản 1997 100-200 - Dây truyền sản xuất bánh kem xốp Malaisia 2000 600 1.3.2. Quy trình công nghệ sản xuất Quy trình sản xuất kẹo cứng Hoà đường Nấu Làm nguội Máy lăn côn Vuốt kẹo Tạo nhan Bơm nhân Dập hình Sàng làm lạnh Gói tay Đóng túi Máy túi Quy trình sản xuất kẹo mềm Hoà đường Nấu Làm nguồi Quật kẹo Máy lăn còn Máy vuốt Máy gói Đóng túi to Cán kẹo Cắt miếng Sàng rung Gói tay Quy trình sản xuất bánh cracker Đường, glucô, nước, muối Đảo trộn giai đoạn 1 Đảo trộn giai đoạn 2 Bột mì Chất tạo xốp chất béo, sữa bột Qua các trục cán và gập lớp Bột nhào Qua máy dập hình Nướng bánh Phun dầu Làm nguội Xếp khay Đóng gói Nhập kho Quy trình sản xuất bánh kem xốp Nguyên liệu Nhào trộn Dập hình Làm nguội Phủ kem Máy cắt thanh Tạo kem Đóng túi Bao gói Quy trình sản xuất kẹo chew Đường, Malto, nước Khuấy trộn Nồi chứa trong gian Bơm chuyển sản phẩm Xô chứa kẹo Làm lạnh Quật xốp Phẩm mầu, tinh dầu, axit lactic Làm lạnh Dập hình Vuốt kẹo Đùn Làm lạnh sơ bộ ủ nóng 600C Chọn kẹo Máy gói Đóng sản phẩm Nhập kho 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Tổng giám đốc Phó TGĐ tài chính Phó TGĐ kinh doanh XN kẹo Chew XN kẹo mềm XN kẹo cứng XN Bánh XN phụ trợ XN thực phẩm Việt Trì NM Bột DD Nam Định Phòng Tài vụ Phòng kinh doanh Văn phòng Phòng Bảo vệ Phòng KCS Phòng Kỹ thuật Chi nhánh TP HCM Chi nhánh Đà Nẵng Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Nghiên cứu thị trường tiếp thị Đội xe Kho 1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban Bộ máy của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng: Đứng đầu công ty là Tổng giám đốc do cấp trên bổ nhiệm sau khi đã tham khảo ý kiến của Đảng bộ, phiếu tín nhiệm của toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Tổng giám đốc quản trị theo chế độ một thủ trưởng có quyền quyết định, điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch và chính sách pháp luật của Nhà nước, Nghị quyết đại hội công nhân viên chức đồng thời chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể người lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổng giám đốc là người đại diện toàn quyền của Công ty trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổng giám đốc điều hành trực tiếp các xí nghiệp thành viên, văn phòng, phòng bảo vệ, phòng KCS, phòng kỹ thuật. Và điều hành gián tiếp phòng Tài vụ và phòng kinh doanh thông qua hai phó tổng giám đốc. Dưới tổng giám đốc là hai phó tổng giám đốc phụ trách lĩnh vực chuyên môn. Phó tổng giám đốc tài chính trực tiếp điều hành phòng tài vụ, chịu trách nhiệm về việc huy động vốn xem xét việc tính giá thành, lãi, lỗ. Phó Tổng giám đốc kinh doanh trực tiếp điều hành phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về quản lý vật tư và tiêu thụ sản phẩm cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Hệ thống các phòng ban Phòng tài vụ có chức năng huy động vốn sản xuất, tính giá thành, lỗ, lãi, thanh toán trong nội bộ công ty và với bên ngoài. Phòng kinh doanh có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư, ký hợp đồng thu mua vật tư thiết bị, theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình tiêu thụ, thăm dò thị trường, quảng cáo… lập dự án phát triển cho những năm tiếp theo. Văn phòng có chức năng lập định mức thời gian cho các loại sản phẩm tính lương tính thưởng cho cán bộ công nhân viên, tuyển dụng lao động, phụ trách những vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phục vụ tiếp khách. Phòng bảo vệ có chức năng bảo vệ kiểm tra cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Phòng KCS có chức năng kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào nếu đạt tiêu chuẩn tiến hành nhập kho đưa vào sản xuất và kiểm tra chất lượng của thành phẩm đầu vào. Phòng kỹ thuật có chức năng nghiên cứu công nghệ sản xuất bánh hoặc kẹo phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng và khí hậu Việt Nam. Sau đó phòng kỹ thuật chuyển công nghệ cho các xí nghiệp thành viên. Trong quá trình sản xuất phòng kỹ thuật có trách nhiệm theo dõi sản phẩm trên dây truyền. Phần II Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty bánh kẹo Hải hà 2.1. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo phương thiết kế toán tập trung. Nghĩa là việc xác định kết quả kết quả kinh doanh của các xí nghiệp thành viên đều được thực hiện tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. Tại phòng kế toán của công ty gồm 9 nhân viên đều tốt nghiệp đại học khối kinh tế, mỗi nhân viên phụ trách một khâu kế toán với các nhiệm vụ, quyền hạn sau: Kế toán trưởng (kiêm phó tổng giám đốc tài chính) chịu trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế trong toàn bộ công ty. Đưa ra các ý kiến về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, nâng cấp bậc khen thưởng, thi hành kỷ luật các nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho. Ngoài ra kế toán trưởng giúp đỡ tổng giám đốc tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong công ty một cách thường xuyên nhằm đánh giá đúng đắn tình hình kết quả và hiệu quả kế hoạch sản xuất của công ty, phát hiện những lãng phí và thiệt hại xảy ra, những sự trì trệ trong sản xuất và kinh doanh để có biện pháp khắc phục. Thông qua công tác tổ chức kế toán kế toán trưởng còn tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, xây dựng phương án sản phẩm cải tiến quản lý kinh doanh của công ty nhằm khai thác khả năng tiềm tàng và nâng cao không ngừng hiệu quả của đồng vốn. Tổ chức thi hành củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán của các xí nghiệp thành viên. Dưới kế toán trưởng có hai phó phòng. Phó phòng 1: Kiêm kế toán tổng hợp: giúp kế toán trưởng công tác chỉ đạo làm công tác tổng hợp ghi sổ cái, lập báo cáo kế toán, phân tích kinh tế, bảo quản và lưu trữ hồ sơ. Phó phòng 2: Kiêm kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: Giúp kế toán trưởng công tác chỉ đạo, hạch toán tài sản cố định theo dõi ghi sổ quá trình tăng giảm tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định trong kỳ. Tiến hành hạch toán các khoản chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên của tài sản. Kế toán tiền mặt: hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt của công ty. Tổng hợp tình hình thành toán nội bộ bên ngoài, hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài, hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình vay vốn, huy động vốn có kỳ hạn (dưới 1 năm) và quá trình thanh toán tiền vay. Kế toán tiền gửi ngân hàng: Hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ thu chi liên quan đến tiền gửi ngân hàng như thu tiền bán hàng bằng tiền gửi ngân hàng, vay ngắn hạn, vay dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng. Ngoài ra kế toán ngân hàng còn tiến hành lập các bảng kê thuế và tiến hành thanh toán khi nhận được các hoá đơn mua các yếu tố đầu vào của công ty. Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập xuất tồn từng loại vật tư vật liệu chính, vật liệu phụ. Do đặc điểm sản phẩm sản xuất của công ty đòi hỏi nhiều chủng loại vật tư liên công tác kế toán vật tư có khối lượng công việc khá phổ biến. Kế toán giá thành và tiền lương: Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh cho các đối tượng chịu phân bổ. Tổng hợp chi phí theo từng đối tượng và tiến hành tính giá nhập kho, mở sổ hạch toán chi tiết và tổng hợp cho các chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Đồng thời tiến hành hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và theo dõi tình hình lập và sử dụng các quỹ như khen thưởng, phúc lợi… Kế toán doanh thu (tiêu thụ): Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ sản phẩm như các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ, các khoản doanh thu… và xác định kết quả kinh doanh. Thủ quỹ: Nhiệm vụ thu chi tiền mặt, kiểm tra tính thật giả của tiền ghi sổ quỹ và nộp tiền vào ngân hàng đúng thời hạn. Bộ máy kế toán ở các xí nghiệp thành viên: Các xí nghiệp thành viên không tổ chức bộ máy kế toán đầy đủ như ở công ty. Tổ chức kế toán ở xí nghiệp thành viên gồm 2-3 người dưới sự điều hành của giám đốc xí nghiệp và sự chỉ đạo chuyên môn của kế toán trưởng công ty. Kế toán xí nghiệp thành viên có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu kinh tế theo định kỳ và đột xuất cho công ty. Bộ máy kế toán của công ty được mô tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty bánh kẹo Hải Hà Kế toán trưởng (Kiêm phó TGĐ tài chính) Phó phòng Kế toán (Kiêm kế toán TSCĐ & XDCB) Phó phòng Kế toán (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán doanh thu (tiêu thụ) Kế toán giá thành và tiền lương Kế toán tiền gửi ngân hàng Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Kế toán vật liệu và CCDC Kế toán XN thành viên 2.2. Sự vận dụng chế độ kế toán tại công ty 2.2.1. Chế độ chứng từ Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp đã sử dụng một số những chứng từ tiêu biểu cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ lao động tiền lương: Bảng đơn giá lương khoán cho một sản phẩm Bảng chấm công Sổ theo dõi lao động Phiếu báo cáo lao động hàng ngày Bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành Bảng thanh toán tiền lương khoán (từng xí nghiệp) Hợp đồng thuê khoán lao động Phiếu làm thêm giờ Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội … Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho theo định mức Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá Thẻ kho Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá… Chứng từ bán hàng: Hoá đơn bán hàng Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho Hoá đơn cước vận chuyển (trong trường hợp công ty vận chuyển tới khách hàng) Hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu Bảng thanh toán hàng đại lý Thẻ quầy hàng Thẻ kho hàng hoá … Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền Bảng kiểm kê quỹ… Chứng từ tài sản cố định: Quyết định (tăng giảm tài sản cố định) Hợp đồng mua bán Phiếu nhập kho Hoá đơn giá trị gia tăng Quyết định về việc thanh lý thiết bị Thông báo (về việc bán đấu giá tài sản cố định) Biên bản bán đấu giá Danh mục thiết bị bán Phiếu thu (người mua nộp tiền đối với tài sản cố định thanh lý) Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ…. 2.2.2. Chế độ tài khoản Doanh nghiệp áp dụng chế độ tài khoản theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Tuy nhiên do áp dụng kế toán máy, gắn với đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm và đặc điểm kinh doanh nên sự vận dụng hệ thống tài khoản đối với các tài khoản chi tiết có một số điểm chú ý sau: TK 112 được chi tiết theo các ngân hàng TK 112121 Ngân hàng công thương Thanh Xuân TK11211 Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội TK 112126 Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín TK 112127 Ngân hàng Tech Combank TK 112128 Kho bạc Hai Bà Trưng TK 131, 141, 331 được chi tiết theo mã. Một số tài khoản: TK 136, 138, 336, 511, 621, 622, 627, 157… được chi tiết theo từng xí nghiệp thành viên ví dụ như: 1361 - Việt Trì Phải thu của xí nghiệp Việt Trì 1361- Nam Định Phải thu của nhà máy Nam Định 1368 - Việt Trì Phải thu khác của xí nghiệp Việt Trì 1368- Nam Định Phải thu khác của nhà máy Nam Định 621 - Bánh - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất bánh 621 - Kẹo cứng - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất kẹo cứng 621 - Kẹo mềm - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất kẹo mềm Đối với tài khoản 311 chi tiết thành một số tiểu khoản như: TK3111 : vay ngắn hạn ngân hàng TK311K: Huy động vốn từ cán bộ công nhân viên Do công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dụng các tài khoản 611, 631 Ngoài ra có một số tài khoản sau hầu như công ty không sử dụng đó là: * Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán TK 113 - Tiền đang chuyển TK 121 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn TK 144 - Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn TK151 - Hàng mua đang đi trên đường TK 212 - Tài sản cố định thuê tài chính TK 221 - Đầu tư chứng khoán dài hạn TK 344 - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn * Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: Bao gồm tất cả các tài khoản ngoài bảng công ty đều không sử dụng đến. 2.2.3. Chế độ sổ sách Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng là "Nhật ký chứng từ" với niên độ kế toán bắt đầu tư 1/1 kết thúc 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỷ giá thực tế của ngân hàng ngoại thương tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kế toán. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên. Và công ty áp dụng kế toán máy. Như vậy với hình thức sổ "Nhật ký chứng từ" việc hạch toán ở công ty thực hiện dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Nhờ đó tạo điều kiện thúc đẩy các phần hành kế toán tiến hành kịp thời đảm bảo số liệu chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý. Việc áp dụng kế toán máy đã đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin một cách đầy đủ và kịp thời. Hầu hết các thông tin được cung cấp theo định kỳ. Tuy nhiên cũng có thông tin được cung cấp theo yêu cầu quản lý. Khi cần xem những thông tin gì chỉ cần mở máy và tra tìm. Các sổ sách sử dụng: * Các nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 1: Ghi Có TK 111 Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 112 Nhật ký chứng từ số 4: Ghi có TK 311, 315, 341… Nhật ký chứng từ số 5: Ghi có TK 331 Nhật ký chứng từ số 7: Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp. Phần II: Chi phí sản xuất kinh doanh tính theo yếu tố Phần III: Số liệu chi tiết phần "luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh" Nhật ký chứng từ số 8: Ghi có các TK 155, 156, 157, 159, 131,511,… Nhật ký chứng từ số 9: Ghi có các TK 211 Nhật ký chứng từ số 10: Ghi có các TK 133, 136, 141, 333, 336, 338, 411, 421, 431 * Các bảng kê Bảng kê số 1: Ghi Nợ TK 111 Bảng kê số 2: Ghi Nợ TK 112 Bảng kê số 4: Tập hợp chi phí sản xuất dùng cho TK154, 621, 622, 627 Bảng kê số 5: Tập hợp chi phí đầu tư XDCB, Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp Bảng kê số 6: Tập hợp chi phí trả trước, chi phí phải trả Bảng kê số 9 Bảng kê số 10: Hàng gửi bán Các bảng kê đều có mẫu biểu theo quy định của Bộ Tài chính, riêng với bảng kê số 9 có mẫu biểu sau: Bảng kê số 9 Tài khoản 155 Từ ngày ….. đến ngày ….. Kho: Kho thành phẩm Tổng cộng Mã Tên SP ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Nhập lại trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Ngày tháng năm Người lập biểu Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tương tự đối với TK 156. * Các sổ cái tài khoản liên quan như: Sổ cái TK 111, 112… Ngoài ra công ty còn sử dụng sổ kế toán chi tiết xuất vật tư, sổ chi tiết nhập vật tư (đối với sổ chi tiết nhập vật tư có thể được lập theo ngày, theo đối tượng khách hàng, theo vật tư hoặc theo vụ việc), sổ chi tiết công nợ (TK31, 331). Sổ chi tiết TK 311 và một số bảng như bảng tổng hợp phát sinh tài khoản, bảng cân đối phát sinh công nợ… với các mẫu như sau: Sổ chi tiết xuất vật tư STT Diễn giải TK Tiền N C Sổ chi tiết nhập vật tư Mã chứng từ Diễn giải TK Tên vật tư N C SL ĐG TT Sổ chi tiết công nợ (TK331) Ghi theo đối tượng công nợ Dư đầu kỳ Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư cuối kỳ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản (dùng cho từng tài khoản) TK ĐƯ FS Nợ FS Có Bảng cân đối phát sinh công nợ TK 331 Từ ngày ….. đến ngày …… Tổng cộng STT Mã đối tượng Dư Nợ ĐK Dư Có ĐK FS Nợ FS Có Dư Nợ CK Dư có CK Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 2.2.4. Chế độ báo cáo kế toán Hiện nay công ty đang sử dụng các báo cáo kế toán theo chế độ nhà nước quy định bao gồm 3 loại báo cáo đó là: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra công ty còn sử dụng một số báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị đó là Báo cáo chi tiết xuất tái chế, báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo chi tiết chi phí quản lý, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn. Các báo cáo tài chính đều được lập vào cuối quý. 2.3. Phương pháp, quy trình hạch toán trên các phần hành kế toán tại công ty Khi mua các yếu tố đầu vào do khối lượng và trị giá mua thường là rất lớn cho nên thường thì công ty chưa thanh toán ngay việc hạch toán thông qua TK 331. Tại phòng kinh doanh sẽ làm thủ tục nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 4 liên: Liên 1: lưu tại phòng kinh doanh Liên 2: lưu tại thủ kho Liên 3: dùng trong thanh toán Liên 4: lưu phòng tài vụ. Còn đối với phần thuế GTGT của các yếu tố đầu vào thì việc hạch toán và thanh toán do một kế toán đảm nhiệm, thường là do kế toán ngân hàng vì thuận lợi trong việc thanh toán. Khi kế toán ngân hàng được nhận phiếu nhập kho kèm theo hoá đơn mua hàng sẽ tiến hành kê thuế và hạch toán như sau: Nợ TK 133 Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Cuối tháng kết chuyển, tính ra số thuế phải nộp và tiến hành nộp thuế: 2.3.1. Kế toán tiền mặt Khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến tiền mặt, kế toán tiền mặt sử dụng tài khoản 111 và một số tài khoản liên quan như TK141, 311 (311.K) huy động vốn… Căn cứ để ghi bao gồm một số chứng từ: Phiếu thu Phiếu chi Các chứng từ gốc khác. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ, hoá đơn, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt với mẫu sau: Sổ quỹ tiền mặt NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Phiếu thu Phiếu chi N C Tại Công ty bánh kẹo Hải Hà thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý nhập xuất tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ thực tế so sánh đối chiếu với sổ quỹ thực tế, sổ sách đối chiếu giữa sổ quỹ của thủ quỹ với sổ quỹ của kế toán tiền mặt. Trong trường hợp công ty muốn huy động vốn bằng cách vay tiền của các cán bộ công nhân viên thì kế toán tiền mặt sẽ mở sổ và ghi sổ chi tiết TK311 (311K): Huy động vốn với mẫu sổ: Sổ chi tiết TK 311 NT Số sổ Tên khách hàng Số kỳ hạn Ngày rút Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán tiền mặt 112 111 112 Nhập tiền vào ngân hàng Rút TGNH về nhập quỹ Thu nợ từ khách hàng, thu nội bộ, hoàn tạm ứng Chi mua sắm vật tư, TSCĐ 131,136,141 152,211 311 311 Thanh toán nợ ngắn hạn Vay ngắn hạn Doanh thu bán hàng 511,512 331,333,334 Thanh toán với người bán, với ngân sách và công nhân viên 333 Thuế GTGT tương ứng Thu nhập hoạt động tài chính và hoạt động bất thường Chi hoạt động 711,721 621,627,641,642 Thuế GTGT tương ứng 333 Quy trình ghi sổ: Căn cứ vào các chứng từ tiền mặt kế toán tiến hành ghi sổ quỹ hàng ngày. Cuối tháng tiến hành lập bảng kê và sổ cái. 2.3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán ngân hàng chịu trách nhiệm quản lý một số tài khoản như TK112, 311, 341. Khi phát sinh các nghiệp vụ cơ sở để ghi chép bao gồm những chứng từ như giấy báo nợ, báo có, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản… Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng 111 112 111 Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ Chuyển tiền mặt vào ngân hàng Thu hồi các khoản nợ Chi mua sắm vật tư, TSCĐ 131,136,138 152,211 311,341 311,341 Thanh toán nợ ngắn hạn, dài hạn Vay ngắn hạn, dài hạn Doanh thu bán hàng 511,512 331,333 Thanh toán với người bán, với ngân sách 333 Thuế GTGT tương ứng Thu nhập hoạt động tài chính và hoạt động bất thường Phí ngân hàng 711,721 642 Thuế GTGT tương ứng 333 Chi phí lãi tiền vay ngân hàng Lãi tiền gửi ngân hàng , lãi liên doanh 711 811 Quy trình ghi sổ: Căn cứ vào các chứng từ TGNH kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ, bảng cân đối phát sinh tài khoản. Cuối tháng căn cứ vào đó để lập bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ cái tài khoản liên quan. Bảng kê chứng từ Tài khoản: Từ ngày ….. đến ngày …. PS Nợ PS Có Ngày Số chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có 2.3.3. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty sử dụng một lượng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ rất lớn. Khi nhập mua phòng KCS tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào. Phòng KCS lập phiếu kiểm tra chất lượng kèm hoá đơn mua hàng chuyển lên phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Sau đó chuyển 1 liên cho thủ quỹ ký chuyển 1 liên cho phòng tài vụ. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho. Định kỳ 10 ngày hoặc cuối tháng có sự đối chiếu giữa kế toán, thống kê bên phòng kinh doanh và thủ kho. Việc xuất kho theo định mức: Căn cứ định mức phòng kinh doanh chuyển xuống cho các xí nghiệp, các xí nghiệp căn cứ định mức và kế hoạch sản xuất từng ngày sẽ xuống thủ kho lấy. Cuối tháng tổng hợp lại chuyển cho phòng kinh doanh để tính ra tổng định mức xuất cả tháng. Trong trường hợp xuất bán thì phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn tài chính. Hoá đơn 4 liên: Liên 1: đưa khách hàng Liên 2: Lưu tại phòng kinh doanh Liên 3: thủ kho Liên 4: Phòng tài vụ Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất. Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC 111, 112, 141, 331 152,153 621 Xuất để chế tạo sản phẩm Thanh toán tiền mua bằng tiền mặt, TGNH, tạm ứng hoặc chưa thanh toán Xuất cho phân xưởng, cho bán hàng, QLDN và cho XDCB Nhập vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài chế biến 154 627,641,642,241 3381 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến Vật tư kiểm kê phát hiện thừa Vật tư phát hiện thiếu khi kiểm kê 1381 Giá vốn bán vật tư 821 Quy trình ghi sổ: Chứng từ vật tư Sổ chi tiết công nợ TK 331 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NKCT liên quan Bảng kê 4,5,6 NKCT số 5 NKCT số 7 Sổ cái TK152,153 Báo cáo kế toán 2.3.4. Kế toán tài sản cố định Tài sản cố định được phân loại theo từng nguồn, từng nhóm, theo đơn vị (xí nghiệp phụ trợ và 6 xí nghiệp còn lại), lý do của việc phân loại TSCĐ như trên là do TSCĐ của xí nghiệp phụ trợ ít, dễ theo dõi, còn TSCĐ của 6 xí nghiệp còn lại rất lớn (cả về số lượng và giá trị) và chủ yếu phục vụ sản xuất chính. Chứng từ sổ sách sử dụng Ngoài những chứng từ đã nêu trong phần 2.2.1, đối với tài sản cố định tự xây dựng còn có các chứng từ như: Dự toán, thiết kế, biên bản thẩm định, hồ sơ thẩm định. Sổ chi tiết TSCĐ, bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ, Nhật ký chứng từ 1,2,4,5,7,9,10 và sổ cái TK211, 213, 214. Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát tài sản cố định 111,112 331 211 214 Giá trị hao mòn TSCĐ thanh lý Phải trả người bán Thanh toán bằng tiền mặt, TGNH Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý Thanh toán bằng tạm ứng 141 821 Chi phí liên quan đến thanh lý 111,112,331… Thanh toán bằng vay dài hạn 341 721 111,112,152,131 TSCĐ tự xây dựng Các khoản thu về thanh lý 241 Thuế GTGT phải nộp 411 333 Nhận TSCĐ do Nhà nước cấp hoặc được biếu tặng Chênh lệch đánh giá tăng TSCĐ 412 412 Chênh lệch đánh giá giảm TSCĐ TSCĐ tăng chủ yếu do mua sắm, tự xây dựng, chênh lệch đánh giá tăng hoặc nhận TSCĐ do nhà nước cấp, được biếu tặng. Còn tài sản cố định giảm chủ yếu là do thanh lý, chênh lệch đánh giá giảm, hầu như không có nhượng bán. Trường hợp đem TSCĐ đi góp vốn liên doanh thì nguyên giá do hội đồng đánh giá xác định. Phần chênh lệch giữa nguyên giá và giá đánh giá lại được hạch toán vào tài khoản 412. Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán khấu hao và hao mòn TSCĐ 211,213 214 627,642 Giá trị hao mòn của TSCĐ thanh lý Giá trị hao mòn của TSCĐ thanh lý Xác định hao mòn của TSCĐ hình thành từ quỹ phúc lợi và nguồn kinh phí vào cuối niên độ 431,466 Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo QĐ 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999: Khấu hao theo đường thẳng. Về công tác hạch toán sửa chữa TSCĐ tại công ty có sửa chữa thường xuyên TSCĐ và sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch. Công việc sửa chữa này đều thuê bên ngoài làm. Sửa chữa thường xuyên TSCĐ chi phí phát sinh được hạch toán vào TK142 sau đó phân bổ dần vào chi phí kinh doanh. Còn đối với sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch thì hạch toán như sau: Căn cứ vào kế hoạch trích trước sửa chữa lớn TSCĐ để phân bổ vào chi phí Nợ TK 627, 642 (chi tiết theo xí nghiệp) Có TK335 Khi phát sinh chi phí thực tế sử dụng TK 2413 để tập hợp Nợ TK 2413 Có TK 111, 112, 331 Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành Nợ TK 335 Có TK 2413 Đồng thời xử lý chênh lệch giữa trích trước và thực tế phát sinh. Nếu chi phí thực tế lớn hơn thì ghi tăng chi phí và ngược lại được coi là thu nhập bất thường. Quy trình hạch toán tổng hợp TSCĐ Chứng từ tăng giảm và khấu hao TSCĐ Thẻ TSCĐ BK 4,5,6 NKCT số 1,2,4,5,10 NKCT số 9 Sổ chi tiết TSCĐ NKCT số 7 Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ Sổ cái TK 211,213,214 Báo cáo kế toán 2.3.5. Kế toán chi phí sản xuất và giá thành Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là sản phẩm và phương pháp hạch toán chi phí cũng theo sản phẩm. Các chứng từ sử dụng và chi phí sản xuất. Chứng từ phản ánh lao động: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Chứng từ phản ánh vật tư: Bảng tổng hợp phát sinh các tài khoản 152,153, bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư Chứng từ phản ánh chi phí khấu hao: Bảng tính và phân bổ khấu hao Chứng từ phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác. Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất và giá thành Xuất kho tiêu thụ Giá thành thực tế SP nhập kho Chi phí NVL trực tiếp Vật liệu dùng trực tiếp chế tạo sản phẩm 152,153 621 154 155 632 SP XK làm thủ tục HQ 334,338 157 Chi phí nhân công trực tiếp Lương và các khoản trích theo lương 622 Nhập kho phế liệu thu hồi 152 Chi phí sản xuất chung Chi phí nhân viên phân xưởng 627 Chi phí khấu hao 214 111,112,331 Các chi phí dịch vụ mua ngoài Toàn bộ sản phẩm hoàn thành đều đem nhập kho sau đó mới đem xuất bán. Trong trường hợp hàng bán bị trả lại đem tái chế theo sơ đồ sau: 155 154 621 154 155 Sản phẩm nhập kho Chi phí NVL trực tiếp Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp Xuất tái chế Nhập kho Kết chuyển chi phí NC trực tiếp 622 Kết chuyển chi phí SXC 627 - Quy trình ghi sổ Chứng từ chi phí sản xuất Bảng kê 6 Bảng kê 5 Bảng kê 4 NKCT số 7 Bảng tính giá thành sản phẩm Sổ cái TK 621, 622, 627 Báo cáo kế toán Đối tượng tính giá thành trùng với đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là sản phẩm. Để đáp ứng yêu cầu của quản lý và hiệu quả của chỉ tiêu giá thành nên công ty xác định kỳ tính giá thành là một tháng. Đơn vị tính là đồng/kg đối với các loại bánh kẹo. Và phương pháp tính giá thành là phương pháp giản đơn để tính cho mỗi loại bánh kẹo. Cuối tháng công ty lập bảng tính giá thành theo mẫu. Bảng tính giá thành Từ ngày …… đến ngày….. Tên sản phẩm Sản lượng (tấn) TK621 TK622 TK627 Tổng cộng Giá bình quân VNĐ/Tấn 152 153 154 334 338 627 (cộng) 627 (trừ) 2.3.6. Kế toán lao động và tiền lương Công ty bánh kẹo Hải Hà đã xây dựng các định mức khoán về lương và cho từng công đoạn sản phẩm, tuỳ theo mức độ phức tạp của từng loại. Về chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: Tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất và các khoản trích theo lương của công nhân sản xuất. Cụ thể: Đối với tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất: Lương khoán theo sản phẩm được tính cả cho một nhóm người thực hiện các khâu công việc trong dây chuyền sản xuất, bao gồm: công nhân chính, công nhân phụ, gián tiếp, vệ sinh cuối tuần, trực sớm, công nhân dự phòng. Việc xây dựng đơn giá lương khoán và tính toán lương sẽ do phòng kỹ thuật và phòng lao động tiền lương làm. Sau đó sẽ gửi chứng từ lên cho phòng kế toán. Trên phòng kế toán chỉ theo dõi hạch toán tiền lương. Đối với các khoản trích theo lương được tiến hành như sau: BHXH trích 15% tổng tiền lương cơ bản của công nhân sản xuất vào chi phí sản xuất trong kỳ. BHYT được trích 2% tổng tiền lương cơ bản của công nhân sản xuất vào chi phí sản xuất. KPCĐ trích 2% theo tổng tiền lương thực tế của công nhân sản xuất. Khoản này hàng tháng phải nộp một phần cho công đoàn cấp trên. Tiền lương cơ bản được tính dựa trên mức lương tối thiểu do nhà nước quy định và hệ số lương cấp bậc của từng công nhân. Ngoài ra công ty còn áp dụng hình thức trả lương theo thời gian để trả lương cho lao động gián tiếp làm công tác văn phòng và quản lý như ban giám đốc, các phòng ban nghiệp vụ, nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý xí nghiệp. Chi phí nhân viên gián tiếp cũng bao gồm hai phần tiền lương theo thời gian và các khoản trích theo lương. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến lao động tiền lương thì kế toán sử dụng tài khoản 622 cho nhân công trực tiếp sản xuất, các tài khoản 627. 641, 642 cho nhân viên quản lý và một số tài khoản liên quan. Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với CNV 111,112 334 622 Tiền lương nhân công trực tiếp sản xuất Thanh toán lương, thưởng cho CNV Các khoản khấu trừ vào lương Tiền lương nhân viên phân xưởng 141,138 627 Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT Tiền lương nhân viên bán hàng, quản lý doanh nghiệp 338(3,4) 641,642 Lương khoán xí nghiệp BHXH phải trả trực tiếp 336 3383 Chứng từ lao động tiền lương, thanh toán lương Quy trình ghi sổ NKCT số 7 Bảng kê 4,5,6 Bảng phân bổ số 1 NKCT 1,2,10 Báo cáo kế toán Sổ Cái TK334,338 2.3.7. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả Khi bán hàng thì xảy ra hai trường hợp thu tiền ngay và thu tiền chậm. Trong trường hợp thu tiền ngay công ty sẽ giảm 0,9% trừ ngay trên hoá đơn đối với những khách hàng thường xuyên. Sản phẩm của công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT nên khi có khách hàng mua nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn bán hàng. Hoá đơn bán hàng được lập thành 4 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kinh doanh Liên 2: Liên đỏ giao cho khách hàng Liên 3: Liên vàng lưu phòng tài vụ Liên 4: Liên xanh lưu tại thủ kho Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, sau khi nhận hoá đơn ở phòng kinh doanh mang đến thủ quĩ để làm thủ tục nộp tiền. Thủ quĩ sau khi nhận tiền sẽ đóng dấu "đã thu tiền" và cuối ngày tập hợp lại phiếu thu và có sự đối chiếu với kế toán tiêu thụ. Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 911 511,512 131,111,136 Kết chuyển doanh thu Doanh thu bán sản phẩm Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại Kết chuyển CF bán hàng và QLDN 641,642 531 Thuế GTGT phải nộp Kết chuyển lãi 421 333 Kết chuyển lỗ Kết quả hoạt động kinh doanh bao gồm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động bất thường. Đối với hoạt động tài chính thì thu nhập hoạt động tài chính thì chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng, lãi liên doanh còn chi phí hoạt động tài chính thì chủ yếu là lãi tiền vay ngân hàng. Đối với hoạt động bất thường thu nhập thì thu nhập hoạt động bất thường chủ yếu là thu về thanh lý…, còn chi phí là chi thanh lý. Quy trình ghi sổ Chứng từ bán hàng và thanh toán NKCT số 8 Báo cáo kế toán Sổ cái TK 511,632,641,642,911 Sổ tiết công nợ TK131 Báo cáo doanh thu bán hàng Bảng kê 10 Bảng kê 5 Bảng kê 9 Phần III Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Hà 3.1. Ưu điểm của hệ thống kế toán Là một công ty lớn với nhiều xí nghiệp thành viên nên việc tổ chức bộ máy kế toán như hiện tại của công ty đã đáp ứng được yêu cầu quản lý. Mỗi phần hành kế toán do một kế toán viên đảm nhiệm. Đội ngũ kế toán viên đều có trình độ cao, nhiệt tình và sáng tạo. Trong quá trình hạch toán đã có sự vận dụng và lập các chứng từ một cách linh hoạt. Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ của công ty theo đúng chế đọ. Cụ thể trong năm tài chính chứng từ được bảo quản tại các phần hành, khi báo cáo quyết toán năm được duyệt các chứng từ sẽ được chuyển và lưu trữ tại kho. Và khi muốn sử dụng lại phải được sự đồng ý của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị (trong trường hợp đối tượng bên ngoài công ty). Sau 10 đến 15 năm tiến hành huỷ chứng từ. Sự vận dụng hệ thống tài khoản đối với các tài khoản chi tiết cũng đã đáp ứng được yêu cầu quản lý. Cụ thể có những tài khoản chi tiết đến cấp 4 như tài khoản 112- tiền gửi ngân hàng, và nhiều tài khoản được chi tiết theo từng xí nghiệp. Việc quản lý các khách hàng, vật tư theo mã cũng đã làm giảm sự chi tiết hoá các tài khoản. Do số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất nhiều, chủng loại sản phẩm của công ty rất đa dạng, phong phú (hơn 100 loại sản phẩm) nên để đơn giản hoá và hiệu quả hệ thống kế toán công ty đã trang bị cho phòng kế toán một hệ thống máy tính hiện đại đi kèm theo các chương trình xử lý thông tin kế toán trên máy tính (chương trình được lập trên Foxpro). Các phần hành kế toán nhờ sự hỗ trợ của hệ thống kế toán máy được thực hiện một cách hệ thống và khoa học. Hệ thống kế toán máy đã giúp cho các phần hành kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, đưa ra những thông tin một cách chính xác, kịp thời và hữu ích công tác kiểm tra tài chính và công tác quản trị nội bộ. Nhờ có sự hỗ trợ của hệ thống kế toán máy, nên sự kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết ở hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ được phát huy đến mức cao. Sự chính xác của hệ thống kế toán máy làm cho nhân viên không mất thì giờ đối chiếu giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp mà hệ thống sổ sách vẫn được kiểm soát chặt chẽ, hơn nữa khi lấy tổng hợp chi tiết để hạch toán tổng hợp đã làm giảm nhiều công sức hạch toán, giúp ích nhiều trong việc cung cấp các bảng biểu phục vụ quản trị nội bộ. Các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt được kiểm soát chặt chẽ được thể hiện ở chỗ có hai sổ quỹ cùng song song tồn tại. Một sổ quỹ do thủ quỹ lập, một sổ quỹ do kế toán tiền mặt lập và đều dựa trên các chứng từ hợp lý. Và hàng ngày được đối chiếu với nhau dưới sự kiểm soát của kế toán trưởng hoặc phó phòng kế toán. Nguyên vật liệu được theo dõi chi tiết đến từng loại, theo từng đơn vị, từng sản phẩm và được so sánh chặt chẽ với định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Sở dĩ là như vậy bởi vì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm (trung bình là hơn 80%). Mỗi xí nghiệp lại sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, mỗi sản phẩm lại dùng nhiều loại nguyên vật liệu có định mức tiêu hao khác nhau, nên việc hạch toán nguyên vật liệu dựa trên định mức đã góp phần tích cực trong việc quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Hơn nữa việc xây dựng các định mức khoán về lương cho từng công đoạn sản phẩm đã giúp công ty quản lý và phân phối quỹ lương rất hiệu quả. Sử dụng định mức khoán công bằng, một phần nào đó đã kích thích công nhân có năng suất lao động cao hơn. Về báo cáo tài chính thì việc lập ba loại báo cáo theo quy định của nhà nước là bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính vào cuỗi mỗi quý đã đáp ứng được yêu cầu quản lý công ty. Các báo cáo đều được lập theo đúng chế độ quy định. Một số báo cáo quản trị như báo cáo doanh thu bán hàng được lập từng ngày cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm xuất bán, người mua, doanh thu, từng sản phẩm, từng khách hàng đáp ứng nhu cầu kiểm soát tình hình doanh thu thực hiện của phòng kế toán, tình hình tiêu thụ sản phẩm của phòng kinh doanh. 3.2. Nhược điểm của hệ thống kế toán Mặc dù hệ thống kế toán đã được trang bị bằng hệ thống máy tính khá đầy đủ (mỗi nhân viên một máy) song phần mềm kế toán vẫn chưa đáp ứng được các yêu cầu cập nhật số liệu và cung cấp thông tin một cách đầy đủ. Đối với vật tư kỹ thuật có nhiều loại nên không thể dùng mã để quản lý trên máy tính được cho nên kế toán vẫn phải sử dụng thủ công ghi chép trên một cuốn sổ có tên là sổ vật tư kỹ thuật. Máy tính chỉ có hiệu quả nhiều trong phần hành kế toán tiêu thụ, nguyên vật liệu, tài sản cố định còn hầu như không sử dụng trong phần hành tiền mặt. Việc ghi sổ quỹ được tiến hành thủ công. Kế toán chi phí và giá thành vẫn phải tập hợp chi phí sản xuất chung và việc thanh toán, quyết toán tình hình thực hiện chi phí khoán của xí nghiệp với công ty bằng thủ công. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường, đối với mỗi đơn vị, mỗi doanh nghiệp công tác hạch toán kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi đơn vị, mỗi doanh nghiệp. Thông qua giai đoạn thực tập tổng hợp đã giúp em hiểu được rõ phần nào về quá trình thành lập và phát triển của công ty Bánh kẹo Hải Hà đặc biệt là có cơ hội tiếp cận được thực tế công tác hạch toán kế toán tại công ty. Công ty bánh kẹo Hải Hà là một công ty có quá trình lịch sử phát triển lâu dài (trải qua hơn 40 năm). Ngày nay công ty đã trở thành công ty bánh kẹo Hải Hà dẫn đầu trong lĩnh vực sản xuất bánh kẹo hàng năm và được người tiêu dùng tín nhiệm nên công ty đã đã chiếm được một phần thị trường lớn trong cả nước và nước ngoài. Để đạt được thành tích này một phần lớn là do công ty đã tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán. Do thời gian thực tập không nhiều và trình độ bản thân còn nhiều hạn chế lại đề cập đến vấn đề tôngr hợp nên báo cáo thực tập tổng hợp của em không tránh khỏi những thiếu xót khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự đóng góp và chỉ bảo của các thầy cô và các bạn để báo cáo thực tập được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của thầy giáo Trần Đức Vinh và các cán bộ phòng Tài vụ, phòng kinh doanh và các phòng ban khác của Công ty Bánh kẹo Hải hà đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này. Mục lục Lời mở đầu 1 Phần I. Giới thiệu chung về hoạt động kinh doanh và quản lý tại công ty bánh kẹo Hải Hà 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty 3 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty bánh kẹo Hải Hà 7 1.2.1. Nhiệm vụ chính của công ty 7 1.2.2. Đặc điểm về sản phẩm 7 1.2.3. Tình hình sử dụng lao động tại công ty 8 1.2.4. Thị trường tiêu thụ của công ty 9 1.2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty bánh kẹo Hải Hà 10 1.3. Đặc điểm về công gnhệ sản xuất 12 1.3.1. Các chủng loại thiết bị, máy móc trong công ty 12 1.3.2. Quy tình công nghệ sản xuất 14 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 16 1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lsy 16 1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban 17 Phần II. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Hà 19 2.1. Bộ máy kế toán 19 2.2. Sự vận dụng chế độ kế toán tại công ty 22 2.2.1. Chế độ chứng từ 22 2.2.2. Chế độ tài khoản 24 2.2.3. Chế độ sổ sách 25 2.2.4. Chế độ báo cáo kế toán 29 2.3. Phương pháp, quy trình hạch toán trên các phần hành kế toán tại công ty 30 2.3.1. Kế toán tiền mặt 31 2.3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng 32 2.3.3. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 34 2.3.4. Kế toán tài sản cố định 36 2.3.5. Kế toán chi phí sản xuất và giá thành 39 2.3.6. Kế toán lao động và tiền lương 42 2.3.7. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả 44 Phần III. Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Hà 46 3.1. Ưu điểm của hệ thống kế toán 46 3.2. Nhược điểm của hệ thống kế toán 48 Kết luận 49 Nhận xét của đơn vị thực tập