Tình hình hoạt động tại Công ty cổ phần Phong Lan

ai đoạn nhất định công ty phải đổi mới bộ máy quản lý theo hướng gọn nhẹ hiệu quả, được điều hành bởi một đội ngũ cán bộ công nhân viên chức có trình độ và năng lực Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành 3 cấp theo mô hình trực tuyến: cấp công ty, cấp xí nghiệp và cấp tổ. Đứng đầu công ty là giám đốc công ty. Giám đốc công ty là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt, thay mặt cho công ty trong các giao dịch thương mại, là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty . Dưới giám đốc công ty là phó giám đốc công ty và phó giám đốc đại diện lãnh đạo chất lượng. Phó giám đốc công ty là người phụ trách hỗ trợ cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực hành chính, công tác chỉ đạo thi công, công tác kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy định về an toàn lao động, quá trình sử dụng các loại máy móc thiết bị của công ty. Phó giám đốc đại diện lãnh đạo chất lượng có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty về công tác quản lý kỹ thuật chất lượng Các bộ phận nghiệp vụ như tổ chức lao động.phòng Tài vụ, phòng hành chính, phòng kỹ thuật chất lượng, phòng kinh tế kế hoạchcó chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty trong quản lý từng lĩnh vực riêng biệt. Phòng kinh tế kế hoạch tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý kế hoạch, dự án, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng tổ chức lao động phụ trách công tác tuyển mộ tuyển chọn nhân lực, đào tạo tay nghề cho cán bộ công nhân viên chức của công ty. Phòng còn phụ trách Tổ chức công tác cán bộ, công tác lao động tiền lương và một số các mặt khác. Phòng Tài vụ có trách nhiệm theo dõi phản ánh tình hình tài sản và sự biến động của tài sản trong quan hệ với nguồn vốn, đảm bảo quản lý chặt chẽ tình hình tài chính của công ty đồng thời cung cấp chính xác, kịp thời thông tin tài chính phục vụ cho công tác ra quyết định của các nhà quản lý. Trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được minh chứng bởi các chứng từ gốc, các nhân viên trong phòng Tài vụ sẽ phản ánh vào các loại sổ sách theo đúng chế độ kế toán . Phòng hành chính của công ty là bộ phận thực hiện công tác quản lý và hành chính. Bộ phận này có tác dụng phục vụ và tạo điều kiện cho các phòng ban, các đơn vị, các tổ chức đoàn thể hoàn thành nhiệm vụ được giao. Phòng hành chính của công ty là bộ phận có thể bố trí sắp xếp cán bộ, quản lý việc mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm, quản lý văn thư lưu trữ. Phòng kỹ thuật chất lượng chiụ sự theo dõi trực tiếp của phó giám đốc đại diện lãnh đạo kỹ thuật chất lượng có chức năng theo dõi quản lý chất lượng các loại nguyên vật liệu, chất lượng của các công trình xây dựng, quản lý các loại máy móc thiết bị thi công. Phòng kỹ thuật chất lượng còn là nơi nghiên cứu hồ sơ thiết kế, các giải pháp kỹ thuật và các biện pháp an toàn kỹ thuật. Phòng còn có nhiệm vụ hướng dẫn về công tác an toàn kỹ thuật lao động, bảo hộ lao động, dự toán chi phí cho các công trình, kiểm tra xử lý các sai phạm về mặt kỹ thuật Các xí nghiệp xây lắp và các đội xây lắp đảm nhận công việc thi công các công trình tự nhận hay do công ty bàn giao. Đứng đầu của các xí nghiệp, các tổ đội xây lắp là các giám đốc xí nghiệp, các đội trưởng chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp về công tác kỹ thuật chất lượng và các vấn đề khác, chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các chủ nhiệm kỹ thuật công trình có trách nhiệm quản lý, kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy trình về kỹ thuật trong thi công. Phần II: thực trạng công tác kế toán tại công ty 1. Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty Nhiệm vụ của bộ máy kế toán Cũng như các doanh nghiệp khác, bộ máy kế toán của công ty cổ phần Phong Lan có vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nó thực hiện chức năng thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng có liên quan. Bên cạnh đó để phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp xây lắp bộ máy kế toán của công ty còn có chức năng quản lý chi phí và sản phẩm của từng công trình Bộ máy kế toán của công ty tham mưu hỗ trợ cho giám đốc trong công tác quản lý sử dụng vốn, đất đai, tài sản của công ty, tham mưu cho giám đốc trong thực công tác đầu tư liên doanh liên kết. Cụ thể bộ máy kê toán của công ty phải đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể sau: Tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. Lập và trình bày các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định của nhà nước. Tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính của công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định của pháp luật. Tổ chức công tác phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ, các quy chế tài chính mới được ban hành Hướng dẫn bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán Mô hình bộ máy kế toán và chức năng của từng bộ phận Kt Vốn bằng tiền Kế toán trưởng -Trưởng phòng tài vụ Kế toán tổng hợp - phó phòng tài vụ Kt htk, Tscđ, cpql Kt t.l bhxh Kt P.thu p.trả Kt t.toán- thuế Kt Tổng hợp g.thành Kt Tiêu thụ Thủ quỹ Kế toán các đơn vị phụ thuộc Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung mà đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng – Trưởng phòng Tài vụ công ty. Kế toán trưởng là người đại diện của phòng Tài vụ trong quan hệ với giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị. Kế toán trưởng là người có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm và đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức các hoạt động trong phòng Tài vụ, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động của công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được nhà nước quy định. Kế toán trưởng có trách nhiệm cập nhật các thông tin mới về kế toán tài chính cho cán bộ kế toán trong công ty, nâng cao trình độ cho cán bộ kế toán trong của công ty. Dưới kế toán trưởng là Kế toán tổng hợp – Phó phòng Tài vụ . Kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại công ty, trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý, và cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau. Kế toán tổng hợp còn phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiểt và tổng hợp, đồng thời hỗ trợ Kế toán trưởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đcủa công tác quản lý. Kế toán vốn bằng tiền là người chịu trách nhiệm về xử lý các nghiệp vụ có liên quan đến vốn bằng tiền như tiền mặt tại quỹ, tiền ngân hàng, và tiền đang chuyển. Hàng ngày kế toán tiền mặt phản ánh tình hình thu ột xuất theo yêu cầu chi tiền mặt, giám sát việc chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ và tiền mặt ghi trên sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về tiền mặt. Ngoài ra kế toán vốn bằng tiền còn phải kiểm tra tình hình biến động tăng giảm về tiền ngân hàng và tiền đang chuyển. Kế toán hàng tồn kho kiêm TSCĐ, kiêm CPQL, kiêm chi phí hoạt động khác trước hết phải chi chép tính toán chính xác thông tin quản lý NVL về số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. Hàng ngày kế toán phản ánh kịp thời và chính xác số lượng và đơn giá của NVL xuất kho và kiểm tra tình hình tồn kho. Bên cạnh đó kế toán còn phải mở sổ hạch toán chi tiết và tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ có liên quan. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có nhiệm vụ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương từ các số liệu vê sô lượng, thời gian lao động đồng thời phân bổ chi phí tiền lương theo đung đối tượng sử dụng. Kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra các nhân viên các xí nghiệp thực hiện ghi chép đầy đủ các thông tin ban đầu về lao động tiền lương và theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên chức của công ty. Cuối kỳ kế toán tiền lương phải lập các báo cáo về lao động và tiền lương để phục vụ cho công tác quản lý . Kế toán các khoản phải thu, phải trả có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh đúng tình hình các khoản phải thu phải trả phát sinh trong kỳ và luỹ kế từ các kỳ trước Kế toán thanh toán kiêm thuế có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải thu phải trả với các cá nhân trong và ngoài đơn vị, đồng thời kê khai đúng các khoản thuế phải nộp, phản ánh kịp thời số thuế đã nộp tạm thời cho nhà nước hoặc số chính thức, đẩy mạnh việc thanh toán với nhà nước đảm bảo đúng thời hạn ối tượng, chi tiết cho từng công trình. Cuối kỳ, kế toán sẽ tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ và lập các báo cáo tổng hợp chi phí giá thành. Công ty thực hiện việc tổng hợp chi phí giá thành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Kế toán tiêu thụ có trách nhiệm phản ánh quy định. Kế toán tập hợp chi phí giá thành có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra việc phân bổ các chi phí trong kỳ vào các đđầy đủ và kịp thời tình hình giao nhận công trình, tính toán các khoản bị giảm trừ, các khoản thuế phải nộp và các chi phí liên quan trong quá trình giao nhận đồng thời tính ra kết quả tiêu thụ trong kỳ. Kế toán các xí nghiệp xây lắp hoặc công trình hàng ngày phải tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ tại xí nghiệp. Định kỳ kế toán phải lập các bảng tổng hợp(bảng kê tổng hợp) và đưa số liệu về phòng Tài vụ công ty . Thủ quỹ là người trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của công ty, hàng ngày lập các báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt thực tế tại quỹ có hợp với số tiền mặt được phản ánh trên sổ sách hay không để nhanh chóng tìm ra và giải quyết những sai phạm trong quản lý tiền mặt. Đặc điểm vận dụng chế độ chính sách kế toán tại công ty Chế độ kế toán Công ty cổ phần Phong Lan thực hiện công tác kế toán theo quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính – chế độ kế toán riêng cho các doanh nghiệp xây lắp. Mô hình kế toán Công ty cổ phần Phong Lan tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Mô hình này được áp dụng ở công ty để đáp ứng các đặc điểm tình hình thực tế của công ty. Công ty có quy mô lớn bao gồm 5 xí nghiệp xây lắp lớn nhỏ nằm dải rác trên khắp địa bàn thành phố Hà Nội. Tại mỗi đơn vị hàng ngày phải thực hiện các hoạt động thường xuyên liên tục, các hoạt động thi công các công trình . Đặc điểm của hoạt động xây láp là các sản phẩm xây lắp thì cố định trong khi các điều kiện xây lắp như trang thiết bị, nguyên vật liệu. Do vậy ở từng xí nghiệp xây lắp của công ty cần có bộ máy kế toán riêng hoạt động trong quan hệ nội bộ chặt chẽ với phòng Tài vụ của công ty để đảm bảo cho việc kiểm tra và phản ánh một cách chính xác và kịp thời cho từng công trình và hạng mục công trình. Công tác hạch toán kế toán ở các xí nghiệp được thực hiện bởi các kế toán viên ở từng xí nghiệp. Mô hình tổ chức quản lý của công ty cổ phần Phong Lan là mô hình trực tuyến theo các cấp độ khác nhau. Bộ máy kế toán của công ty phải đạt được mục đích tham mưu và hỗ trợ cho công tác quản lý về phương diện tài chính. Bởi vậy mà bộ máy kế toán cũng được thiết kế sao cho phù hợp với bộ máy tổ chức của công ty tức là phải quản lý tập trung về một đầu mối đó là phòng Tài vụ của công ty. Đứng đầu bộ máy kế toán, phòng Tài vụ có quan hệ phối hợp trực tiếp với các phòng ban trong công ty, chịu sự quản lý của giám đốc và các phó giám đốc công ty. Các kế toán ở xí nghiệp và đội xây lắp hàng ngày sẽ căn cứ vào tình hình thực tế phát sinh tại đơn vị phản ánh vào các loại sổ chi tiết, tổng hợp vào các bảng kê và đưa lên cho phòng Tài vụ. Nhờ vậy mà tình hình tài chính của công ty được quản lý một cách chặt chẽ và bao quát toàn bộ công ty. Mô Một nguyên nhân quan trọng ảnh hưởng đến cơ cấu của bộ máy kế toán của công ty đó là trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên chức kế toán. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Phân loại chứng từ: Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán các đơn vị phản ánh vào các chứng từ có liên quan theo đúng quy định hiện hành. Hệ thống chứng từ của công ty được phân loại theo bản chất của chúng bao gồm các loại chứng từ sau: Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán các đơn vị phản ánh vào các chứng từ có liên quan theo đúng quy định hiện hành. Hệ thống chứng từ của công ty được phân loại theo bản chất của chúng bao gồm các loại chứng từ sau: - Chứng từ quỹ (ký hiệu là Q) Chứng từ quỹ được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Đây là những chứng từ phản ánh việc thu chi tiền mặt tại quỹ như là phiếu thu, phiếu chi...Đi kèm với các chứng từ này là các chứng từ gốc có liên quannhư: Giấy xin tạm ứng, hoá đơn mua hàng, giấy đề nghị thanh toán, sec bảo chi. - Chứng từ ngân hàng (Ký hiệu là NH) Chứng từ ngân hàng được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý là những chứng từ có liên quan đến việc trao đổi, giao dịch với ngân hàng như ;à giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng và các chứng từ khác như Bảng kê nộp tiền, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi... - Chứng từ thanh toán (Ký hiệu là NK) Chứng từ thanh toán được đánh số từ 1 đến gồm những hoá đơn thanh toán vật tư, hàng hoá dịch vụ mua ngoài, hồ sơ quyết toán đối với các trường hợp tự gia công chế biến và các chứng từ có liên quan như Hợp đồng thanh lý hàng hoá, bảng kê chứng từ thanh toán - Chứng từ vật tư vật liệu (ký hiệu là VL) Chứng từ vật tư được đánh số từ 1 đến n bao gồm: Phiếu nhập vật liệu, phiếu xuất vật liệu, bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. - Chứng từ quỹ (ký hiệu là Q) Chứng từ quỹ được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Đây là những chứng từ phản ánh việc thu chi tiền mặt tại quỹ như là phiếu thu, phiếu chi...Đi kèm với các chứng từ này là các chứng từ gốc có liên quannhư: Giấy xin tạm ứng, hoá đơn mua hàng, giấy đề nghị thanh toán, sec bảo chi. - Chứng từ ngân hàng (Ký hiệu là NH) Chứng từ ngân hàng được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý là những chứng từ có liên quan đến việc trao đổi, giao dịch với ngân hàng như ;à giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng và các chứng từ khác như Bảng kê nộp tiền, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi... - Chứng từ thanh toán (Ký hiệu là NK) Chứng từ thanh toán được đánh số từ 1 đến gồm những hoá đơn thanh toán vật tư, hàng hoá dịch vụ mua ngoài, hồ sơ quyết toán đối với các trường hợp tự gia công chế biến và các chứng từ có liên quan như Hợp đồng thanh lý hàng hoá, bảng kê chứng từ thanh toán - Chứng từ vật tư vật liệu (ký hiệu là VL) Chứng từ vật tư được đánh số từ 1 đến n bao gồm: Phiếu nhập vật liệu, phiếu xuất vật liệu, bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. - Chứng từ kế toán khác (Ký hiệu là LT) Chứng từ kế toán khác được đánh số từ 1 đến n bao gồm những chứng từ không thuộc các loại chứng từ trên như : Bảng tính lãi, Bảng tính và phân bổ khấu hao, Bảng tính và phân bổ tiền lương. Hạch toán chi tiết Căn cứ vào các chứng từ phát sinh kế toán, thủ quỹ, thủ kho sẽ phản ánh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết hoặc các thẻ chi tiết. Định kỳ hoặc cuối tháng kế toán, thủ quỹ, thủ kho sẽ cộng dồn sổ chi tiết, lập các báo cáo quỹ, báo cáo nhập xuất tồn, bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu và các bảng tổng hợp chi tiết khác để đối chiếu với sổ tổng hợp để tìm ra sai sót và đưa ra biện pháp khắc phục, sửa chữa. Riêng thủ quỹ hàng ngày còn phải lập báo cáo quỹ để đối chiếu với kế toán tiền mặt. Định kỳ hoặc cuối tháng kế toán các xí nghiệp xây lắp tiến hành tập hợp các chứng từ phát sinh vào các bảng kê tổng hợp và đưa về phòng Tài vụ kèm theo chứng từ gốc. Các bảng kê bao gồm : Tờ kê thanh toán chứng từ hoá đơn, tờ kê vật tư, tờ kê thanh toán chứng từ chi phí, các bảng phân bổ tại phòng Tài vụ của công ty, các kế toán viên có nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra, xem xét tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra việc tính toán trên các bảng kê, tờ kê để đưa vào hạch toán kế toán và ghi sổ chi tiết Hạch toán tổng hợp Hàng ngày Kế toán tổng hợp sẽ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung dựa trên số liệu các bảng kê, bảng phân bổ. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên nhật ký chung, Kế toán tổng hợp sẽ phản ánh vào các loại sổ cái có liên quan đồng thời lập bảng tài khoản, lên các báo cáo tài chính. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết và đối chiếu với sổ cái các tài khoản. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Báo cáo kế toán tài chính Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán quản trị (3) (4) (6) (1b) (1a) (5) (7) (8) (9) (2) Ghi hàng ngày : Ghi vào cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra : Quy trình ghi sổ: (1a) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đó, định khoản kế toán và ghi vào sổ Nhật ký chung. (1b) Các chứng từ thu chi tiền mặt được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ. (2) Những chứng từ liên quan tới những đối tượng cần phải hạch toán chi tiết (kế toán quản trị), kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan. (3) Định kỳ 3 đến 5 ngày, căn cứ vào các định khoản kế toán đã ghi trên sổ Nhật ký chung, ghi chuyển số liệu vào các sổ cái liên quan. (4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên các sổ quỹ, kế toán ghi vào các TK phù hợp trên sổ cái. (5) Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên các sổ kế toán chi tiết tiến hành lập các bảng tổng hợp chi tiết chi phí, sổ theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. (6) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết chi phí, sổ theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. (7) Tổng hợp số liệu, lập các báo cáo kế toán tài chính như: bảng cân đối tài sản, báo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh vào cuối kỳ. (8) Cuối kỳ, căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập các báo cáo kế toán quản trị như báo cáo chi phí và giá thành, báo cáo thu chi tiền mặt. (9) Kế toán đối chiếu, so sánh, kiểm tra giữa số liệu của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Các loại sổ hiện đang được sử dụng tại đơn vị : Theo quy định chung của bộ tài chính ,hệ thống sổ kế toán ở tất cả các doanh nghiệp xây lắp thuộc mọi loại hình ,mọi thành phần kinh tế đều bao gồm hai loại : Sổ của phần kế toán tổng hợp : gọi là sổ kế toán tổng hợp gồm sổ nhật kí , sổ cái và sổ kế toán tổng hợp khác trong đó : Sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế ,tài chính phát sinh trong từng kì kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó .Số liệu kế toán trên sổ nhật kí phản ánh tổng số phát sinh bên nợ và bên có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp xây lắp . Sổ nhật ký phải phản ánh đầy đủ các yếu tố sau : + Ngày tháng ghi sổ . + Số liệu và ngày tháng lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ . + Tóm tắt nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh . + Số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh . Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp . Số liệu kế toán trên sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản nguồn vốn , tình hình và kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây lắp . 2Sổ của phần kế toán chi tiết : gọi là sổ kế toán chi tiết gồm : Các sổ , thẻ kế toán chi tiết . Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý , từng loại tài sản, nguồn vốn , công nợ chưa được phản ánh chi tiết trên sổ nhật kí và sổ cái . Đặc điểm vận dụng báo cáo tài chính của công ty Các báo cáo kế toán được sử dụng tại đơn vị: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mục đích của các báo cáo : Mục đích của bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thanh tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Số liệu trên Bảng cân đối kế toán cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu của tài sản, nguồn vốn và cơ cấu nguồn vốn hình thành các tài sản đó. Căn cứ vào Bảng Cân đối kế toán có thể nhận xét đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp. Mục đích của báo cáo kết quả kinh doanh là phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . Mục đích của bản thuyết minh báo cáo tài chính Bản thuyết minh báo cáo tài chính là một bộ phận hợp thành không thể tách rời của báo cáo tài chính doanh nghiệp dùng để mô tả mang tính tường thuật hoặc phân tích chi tiết các thông tin số liệu đã được trình bày trong Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kế quả hoạt động doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng như các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của các chuẩn mực kế toán cụ thể. Bản thuyết minh báo cáo tài chính cũng có thể trình bày nhưng thông tin khác nếu doanh nghiệp xét thấy cần thiết cho việc trình bày trung thực, hợp lý báo cáo tài chính. Đặc điểm tổ chức một sốphần hành kế toán của công ty. Các phần hành kế toán chủ yếu: Các phần hành kế toán chủ yếu tại công ty bao gồm: Tài sản cố định. Nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Tiền lương và các khoản trích theo lương. Chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. Vốn bằng tiền, tiền vay và các nghiệp vụ thanh toán. - Các nghiệp vụ đầu tư và dự phòng. Tiêu thụ sản phẩm xây lắp và xác định kết quả sản xuất kinh doanh . Kế toán nguồn vốn chủ sở hữu Kế toán phần hành vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán vốn bằng tiền Các tài khoản sử dụng TK 111 : Tiền mặt TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng Một số đặc điểm chung về kế toán vốn bằng tiền tại công ty. Công ty sử dụng đồng tiền hạch toán là đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ kế toán có liên quan đến đồng ngoại tệ sẽ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán. Chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào TK 413. Phân loại chứng từ Chứng từ sử dụng cho phần hành kế toán vốn bằng tiền bao gồm: Chứng từ quỹ : Phiếu thu, Phiếu chi tiền mặt, Bảng kiểm kê quỹ. Chứng từ ngân hàng: Giấy uỷ nhiệm chi, Giấy báo lãi, Giấy báo Nợ, Giấy báo có, Phiếu chuyển khoản Quả trình luân chuyển chứng từ vốn bằng tiền đối với chứng từ quỹ: luân chuyển Phiếu chi: Từ các chứng từ như Giấy đề nghị thanh toán ( đi kèm với các chứng từ gốc có liên quan như hoá đơn GTGT, Phiếu thu của đơn vị khác, Vé tàu xe, bảng thanh toán tiền lương tháng ) đã được xét duyệt bởi người có thẩm quyền như phụ trách bộ phận, giám đốc công ty kế toán thanh toán viết Phiếu chi và được đưa đến cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó các chứng từ này được đưa đến cho thủ quỹ. Thủ quỹ nhập căn cứ vào phiếu chi để xuất tiền mặt đồng thời cùng với nhận tiền ký vào chứng từ này. Phiếu chi được giao lại cho kế toán tiền mặt để làm cơ sở ghi sổ tổng hợp và chi tiết. Sau đó kế toán trưởng và giám đốc công ty sẽ ký vào phiếu chi. Luân chuyển Phiếu thu: Từ các hợp đồng xây dựng và các biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng, Giấy rút tiền tại ngân hàng, các hoá đơn GTGT bán vật tư, kế toán vốn bằng tiền lập phiếu thu. Thủ quỹ nhận phiếu thu, kiểm nhận số tiền và tiến hành nhập tiền. Kế toán trưởng ký duyệt và kế toán vốn bằng tiền ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vào cuối tháng thủ quỹ sẽ vào sổ quỹ, kế toán vốn bằng tiền sẽ lên bảng kê phân loại để làm cơ sở cho việc cập nhật sổ chi tiết và sổ cái Bảng kiểm kê quỹ: Cuối tháng phòng tài vụ thực hiện công tác kiểm kê quỹ dưới sự giám sát của công ty. Phòng sẽ cử ra một ban kiểm kê với trưởng ban là kế toán trưởng, các thành viên gồm có thủ quỹ và kê toán vốn bằng tiền. Việc kiểm kê quỹ được thực hiện dựa trên cơ sở những chứng từ thanh toán như phiếu thu phiếu chi và đã có số dư tiền mặt cuối tháng. Kết quả của cuộc kiểm tra quỹ được đối chiếu với số trên sổ sách từ đó tìm ra nguyên nhân chênh lệch. Kế toán trưởng, thủ quỹ và kế toán thanh toán sẽ ký vào bảng kiểm kê quỹ. Bảng kiểm kê quỹ được đánh số theo năm. Đối với chứng từ Ngân hàng luân chuyển Giấy uỷ nhiệm chi : Từ các chứng từ gốc như Giấy báo nộp tiền vào ngân sách, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy yêu cầu bảo chi Séc, giám đốc các xí nghiệp xây lắp, giám đốc công trình và giám đốc công ty xét duyệt sau khi đã có xác nhận của phụ trách bộ phận phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Dựa vào đây, giám đốc công ty lập Giấy yêu cầu bảo chi Séc gửi đến cho ngân hàng. Trên cơ sở đó, ngân hàng sẽ lập Giấy uỷ nhiệm chi, Giấy báo nợ để cho kế toán vốn bằng tiền thực hiện công tác hạch toán kế toán. Luân chuyển Giấy uỷ nhiệm thu: tương tự như luân chuyển Giấy uỷ nhiệm chi. Phân loại sổ sách Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 111, 112, 113, Sổ Nhật ký thu tiền Cập nhật sổ quỹ tiền mặt: Hàng ngày thủ qũy phản ánh tình hình thu chivà tồn tiền mặt tại quỹ của công ty. Sổ quỹ được lập chi tiết cho từng loại tiền. Cuối ngày thủ quỹ sẽ lập báo cáo thu chi tồn tiền mặt. Hàng tháng căn cứ vào các báo cáo này thủ qũy tổng hợp vào Bảng kê tổng hợp và so sánh với sổ kế toán vốn bằng tiền để tìm ra nguyên nhân chênh lệch Tổ chức hạch toán Chứng từ gốc về tiền mặt và tiền gửi nh Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản 111, 112, 113 Báo cáo tài chính Sổ quỹ, sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Với số nghiệp vụ thanh toán ngoại tệ không nhiều, công ty vẫn sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán tình hình ngoại tệ. Dựa vào phiếu thu và một số chứng từ có liên quan kế toán ghi: Nợ TK 111: Thu tiền mặt nhập quỹ Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK 711, 721: Thu nhập hoạt động tài chính và thu nhập bất thường Có TK 112: Rút tiền ngân hàng về quỹ Có TK 131, 141, 136: Thu hồi các khoản Nợ Dựa vào phiếu chi và một số chứng từ có liên quan kế toán vốn bằng tiền ghi: Nợ TK 112 : Gửi tiền mặt vào ngân hàng Nợ TK 211, 213: Mua sắm tài sản cố định Nợ TK 152, 153: Mua NVL, Công cụ dụng cụ Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 311, 315, 334, 338: Thanh toán các khoản nợ phải trả Có TK 111: Chi tiền mặt tại quỹ Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 111: Rút tiền ngân hàng về quỹ Nợ TK 211, 213: Mua tài sản cố đinh Nợ TK 311, 315: Thanh toán Nợ phải trả Có TK 112 : chi tiền gửi ngân hàng Căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 Có TK 111: Gửi tiền vào ngân hàng Có TK 511, 512: Doanh thu giao nhận công trình Có TK 131, 136, 141: Thu hồi các khoản nợ Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp Tài khoản : TK 331: Phải trả người bán. TK 131: Phải thu người mua. Chứng từ sử dụng: Hóa đơn mua hàng, bán hàng bình thường, Hoá đơn GTGT. Phiếu chi tiền mặt, Séc, Phiếu chuyển khoản ngân hàng, giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng Hợp đồng kinh tế và biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế. Giấy báo số thuế phải nộp của nhà nước. Lưu chuyển chứng từ thanh toán vói nhà cung cấp và nhà đầu tư. Chứng từ thanh toán với người bán: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT của người bán hoặc hợp đồng mua hàng. Trong trường hợp công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt kế toán vốn bằng tiền sẽ lập phiếu chi để thủ quỹ chi tiền thanh toán. Nếu thanh toán bằng phương thức qua ngân hàng, công ty sẽ có giấy đề nghị chuyển khoản hoặc séc bảo chi, sau đó ngân hàng sẽ gửi cho công ty Giấy báo nợ, có thể kèm theo Bảng sao kê nợ và Giấy uỷ nhiệm chi, Giấy chuyển khoản... để khẳng định rằng việc thanh toán đã được thực hiện. Giấy báo Nợ là chứng từ của ngân hàng thông báo cho công ty biết rằng số tiền gửi ngân hàng của công ty đã giảm một khoản. Công ty thường chọn hình thức thanh toán bằng chuyển khoản trong trường hợp nhà cung cấp cũng mở một tài khoản tại ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà nội. Nếu không, công ty sẽ chọn hình thức thanh toán thông qua Giấy uỷ nhiệm chi, khi đó chứng này cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về địa chỉ, ngân hàng mà hai công ty mở tài khoản và số tài khoản cũng như chủ tài khoản. Giám đốc công ty và đại diện cho nhà cung cấp sẽ cùng với đại diện của ngân hàng ký vào Giấy uỷ nhiệm chi. Chứng từ thanh toán với khách hàng(Nhà đầu tư): Từ các hợp đồng xây dựng, Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng, Hoá đơn GTGT . Trong trường hợp thanh toán ngay bằng tiền mặt công ty sẽ lập Phiếu thu tiền mặt. Nếu thanh toán qua ngân hàng công ty sẽ nhận Giấy báo Có kèm theo các chứng từ như Giấy uỷ nhiệm thu, Giấy chuyển khoản do ngân hàng lập. Sổ chi tiết Sổ chi tiết được lập cho từng nhà cung cấp, từng khách hàng để phản ánh tình hình thanh toán trong trường hợp công ty chấp nhận phương thức thanh toán chậm. Các điều kiện thanh toán chậm được phản ánh đầy đủ trong Hoá đơn GTGT, hợp đồng xây dựng. Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thanh toán thực hiện phản ánh vào các bảng kê tổng hợp tình hình thanh toán. Trong bảng kê nàykê toán thanh toán sẽ phản ánh tất cả các nghiệp thanh toán xảy ra trong tháng, số tiền và những định khoản cần thiết. Sau đó kế toán sẽ ký vào bảng kê tổng hợp và căn cứ vào đây để phản ánh vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết được công ty mở cho từng khách hàng hoặc nhà cung cấp. Do đặc thù của mình công ty chỉ mở sổ chi tiết theo từng qúy. Dựa vào bảng kê tổng hợp, kế toán thanh toán sẽ phản ánh số dư đầu kỳ, số đã thanh toán trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng nhà cung cấp hoặc từng khách hàng.Trong trường hợp thanh toán bằng đồng ngoại tệ công ty quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá hạch toán. Cuối tháng kế toán thanh toán và kế toán trưởng sẽ ký sổ chi tiết. Ngoài ra kế toán thanh toán sẽ lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với Nhà cung cấp hoặc Khách hàng. Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để so sánh, đối chiếu với sổ cái Sổ tổng hợp Sổ tổng hợp sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 331, TK 131. Hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sổ cái các tài khoản Sổ chi tiết các tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Chứng từ gốc và các băng phân bổ Bảng cân đối tài khoản Nhật ký chung Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Hạch toán phải trả nhà cung cấp Khi mua vật tư, TSCĐ và các khoản chi phí khác Nợ TK 152, TK 153: Giá thực tế NVL, công cụ dụng cụ Nợ TK 211, TK 213: Giá thực tế TSCĐ Nợ TK 623, 627, 641, 642: Nếu sử dụng trực tiếp cho các hoạt động Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng số phải thanh toán với người bán Trường hợp nợ nhà nhận thầu phụ, khi ứng trước cho nhà thầu phụ: Nợ TK 3312 Có TK 111, 112: Tổng số tiền ứng trước Khi tính ra tổng số tiền phải trả cho nhà thầu phụ Nợ TK 632 Nợ TK 1331 Có TK 3312 Khi thanh toán cho người bán : Nợ TK 331 Có TK111, 112, 311, 341. Hạch toán phải thu khách hàng Khi giao nhận công trình chấp nhận nợ: Nợ TK 131 Có TK 511, 512 Có TK 33311 Khi bán chịu TSCĐ Nợ TK 131 Có TK 721 Có TK 33311 Chấp nhận giảm giá, chiết khấu: Nợ TK 532 Nợ TK 811 Nợ TK 33311 Có TK 131 Căn cứ vào chứng từ thanh toán kế toán phản ánh sổ nợ đã thu Nợ TK 111, 112, 152, ... Có TK 131 Thanh toán với nhà nước Tài khoản sử dụng: TK 133: Thuế GTGT thu hộ nhà nước. TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp. TK 3335: Thu trên vốn. Lưu chuyển chứng từ thuế Chứng từ thuế GTGT Công ty thực hiện hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ . Các chứng từ mua hàng, hoá đơn GTGT hàng ngày được kê toán thuế tập hợp lại và phản ánh vào Bảng kê tổng hợp các nghiệp vụ thuế GTGT. Bảng tổng hợp thuế GTGT tại công ty bao gồm 2 mẫu: Mẫu số 02- GTGT được áp dụng cho các Hoá đơn GTGT, Mẫu số 05 – GTGT áp dụng cho hoá đơn mua hàng thông thường. Trên bảng kê tổng hợp này kế toán phải phản ánh đầy đủ các nội dung như : Ngày tháng, ký hiệu và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với bảng kê tổng hợp 05 – GTGT thì số thuế GTGT sẽ được tính theo một tỷ lệ nhất định dựa vào đó kế toán sẽ tính ra được số thuế GTGT được khấu trừ. Trên cơ sở các bảng kê tổng hợp trên, cuối tháng kế toán thanh toán sẽ lập tờ khai thuế GTGT trong đó nêu rõ số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT được khấu trừ, tổng số thuế GTGT còn phải nộp hoặc tổng số thuế GTGT được hoàn lại. Đây cũng là cơ sở để công ty lập Báo cáo kết quả kinh doanh (Phần III). Sổ chi tiết thuế GTGT Dựa vào bảng tổng hợp thuế GTGT, hàng ngày kế toán thanh toán thực hiện phản ánh vào sổ chi tiết thuế GTGT cho các tài khoản 1331, 1332, 33311. Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu. Hạch toán thuế GTGT: Các nghiệp vụ về thuế GTGT được phản ánh qua sơ đồ sau: TK 151, 152, 211... TK111, 112, 331 Giá mua vật tư, TSCĐ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 3331 Số thuế GTGT khấu trừ vào số phải nộp TK 111, 112 Số thuế GTGT phải nộp trong kỳ TK 711 Số thuế được miễn giảm Hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thu trên vốn Các nghiệp vụ về thuế GTGT được phản ánh qua sơ đồ sau: TK 151, 152, 211... TK111, 112, 331 Giá mua vật tư, TSCĐ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 3331 Số thuế GTGT khấu trừ vào số phải nộp TK 111, 112 Số thuế GTGT phải nộp trong kỳ TK 711 Số thuế được miễn giảm Hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thu trên vốn Khi nộp tạm theo kế hoạch: Nợ TK 3334, 3335 Có TK 111, 1112 Khi tính ra số thuế phải nộp Nợ TK 4212 Có TK 3334, 3335 Kế toán các khoản ký quỹ, ký cược. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 144: Các khoản ký qũy, ký cược ngắn hạn. Tài khoản 244: Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn. Chứng từ: Giấy xin ký cược, ký quỹ. Giấy thông báo các khoản ký cược ký quỹ. Giấy thông báo lãi các khoản ký cược, ký quỹ. Giây thông báo hết hiệu lực. Trong một số trường hợp hợp đồng xây dựng có giá trị lớn, công ty nhận thầu các công trình. Để có căn cứ đảm bảo cho việc thực hiện các hợp đồng xây dựng này, công ty phải đặt cược một số tiền nhất định. Giám đốc công ty sẽ viết giấy đề nghị ký quỹ tại ngân hàng một sô tiền nhất định. Hết thời gian đó, ngân hàng sẽ gửi cho công ty giấy thông báo hết hiệu lực các khoản ký cược cùng giấy thông báo lãi. Công ty sẽ căn cứ vào các giấy này để thực hiện phản ánh vào các sổ kế toán tổng hợp hoặc chi tiết. Sổ chi tiết Các khoản ký cược, ký quỹ được theo dõi theo từng hợp đồng nhận thầu xây dựng của công ty. Sổ chi tiết này phản ánh số thứ tự, tên nghiệp vụ, ngày tháng phát sinh, thời hạn của các khoản ký cược, ký quỹ. Đối với các khoản ký cược ký quỹ hết hạn, kế toán thanh toán sẽ ký sau đó kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Khi công ty thực hiện ký quỹ bằng khoản tiền gửi ngân hàng, tiền mặt: Nợ TK 144, 244 Có TK 112, 111 2.3.3.Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu: Đặc điểm chung tình hình hạch toán nguyên vật liệu (NVL) tại công ty. Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây lắp, công ty luôn cần các loại nguyên vật liệu để phục vụ cho việc thi công các công trình và cho việc kinh doạnh Để hạch toán tình hình NVL trong kỳ công ty sử dụng phương pháp hạch toán nguyên vật liệu kê khai thường xuyên. Giá NVL nhập trong kỳ là giá mua không có thuế GTGT, giá xuất NVL là giá thực tế đích danh Để phục vụ cho việc thi công các công trình, hiện nay công sử dụng một số nguyên vật liệu sau: NVL chính bao gồm: Xi măng, sắt góc, sắt phi, gạch xây, cát vàng, thép hàn, vôi, bê tông, bột màu Sơn, bột bả, sơn ICI A919 Gạch ốp, gạch hoa. Nhiên liệu: Dầu diezen, xăng Mogas 92. NVL phụ Cây chống, cốp pha, khuôn đơn, khuôn kép. Thiết bị dẫn nước, phụ kiện Tấm lợp, cửa sổ, cửa pano kính, tay nắm cửa, Gỗ ván cầu xây dựng . Tài khoản sử dụng: TK 152 : Nguyên vật liệu. TK 153 : Công cụ, dụng cụ Chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT mua vật tư. luân chuyển chứng từ Luân chuyển Phiếu nhập kho: Sau khi công ty, hoặc một xí nghiệp xây lắp trực thuộc công ty trúng thầu công trình công việc thi công sẽ được các xí nghiệp trực tiếp đảm nhận. Các nghiệp vụ có liên quan đến NVL được thực hiện tại cấp xí nghiệp. Sau khi nhận NVL, cán bộ vật tư của các xí nghiệp, các công trình sẽ giao hoá đơn GTGT cho kế toán tại đơn vị. Khi NVL được đưa đến kho của xí nghiệp, ban kiểm kê sẽ tiến hành kiểm tra NVL thu mua về các mặt chủng loại, mẫu mã, số lượng, chất lượng và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho. Phụ trách vật tư sẽ lập phiếu nhập kho NVL mang đầy đủ các thông tin như: Họ tên người giao hàng, kho nhập, lý donhập kho. Hàng ngày thủ kho sẽ tiến hành kiểm nhận vật tư, ghi số lượng thực nhập, ghi thẻ kho, ký và giao nhận lại phiếu nhập kho cho kế toán đơn vị. Kế toán tại các xí nghiệp sẽ tiến hành định khoản vào các phiếu nhập kho, ghi đơn giá và thành tiền, vào sổ chi tiết NVL . Luân chuyển Phiếu xuất kho: Cán bộ vật tư các xí nghiệp, các công trình lập các chứng từ xin cấp NVL để trình lên giám đốc xí nghiệp. Phụ trách vật tư ở xí nghiệp đó lập phiếu xuất kho thủ kho có cơ sở xuất NVL . Người nhận NVL sẽ cùng thủ kho ký vào phiếu xuất kho. Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi sổ kho, kế toán xí nghiệp phải ghi sổ chi tiết NVL . Hàng tháng kế toán các xí nghiệp phải lập bảng kê vật tư xuất và bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn, bảng phân bổ chi phí NVL chi tiết cho từng công trình để gửi về phòng tài vụ của công ty. Kế toán nguyên vật liệu trên phòng tài vụ sẽ lập các bảng kê tổng hợp để tổng hợp chi phí NVL cho từng công trình Tổ chức hạch toán chi tiết NVL Sổ chi tiết: Sổ chi tiết cho từng loại vật liệu xây dưng như Sổ chi tiết Xi măng, sổ chi tiết thép... Hạch toán chi tiết: Công ty sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết thẻ song song để hạch toán NVL Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho THẻ kho Sổ kế toán Chi tiết Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ tổng hợp Hàng ngày căn cứ vào tình hình nhập xuất các loại vật tư, thủ kho tại các xí nghiệp sẽ tiến hành ghi thẻ kho phản ánh tình hình nhập xuất tồn NVL về mặt số lượng, chứng từ nhập xuất được cập nhật một dòng. Cuối tháng thủ kho tính ra số cộng dồn trên các thẻ kho để đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất tồn kế toán xí nghiệp sẽ phản ánh vào sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán phải lập các bảng tổng hợp Nhập xuất tồn, các bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu vào các công trình bảng kê tổng hợp các chi phí nguyên vật liệu để gửi về phòng tài vụ. Kế toán NVL của công ty sé tiến hành ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu theo từng xí nghiệp trên, thực hiện tổng hợp chi phí nguyên vật liệu của toàn công ty. Hạch toán tổng hợp Các loại sổ tổng hợp : Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 152, 153. Chứng từ gốc về vật tư Và các bảng phân bổ Nhật ký chung Sổ cái TK 152, 153 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Hạch toán chi tiết vật tư Một số nghiệp vụ chủ yếu TK 152, 153 111, 112 621, 627, 641, 642 Thu mua NVL bằng tiền mặt hoặc tiền gửi NH Xuất NVL trong kỳ 3381, 721 642, 1381 NVL thừa khi kiểm kê NVL thiếu khi kiểm kê 1331 111, 112, 331 Thuế GTGT được khấu trừ Giảm giá hàng mua, trả lại cho người bán  Một số nghiệp vụ chủ yếu TK 152, 153 111, 112 621, 627, 641, 642 Thu mua NVL bằng tiền mặt hoặc tiền gửi NH Xuất NVL trong kỳ 3381, 721 642, 1381 NVL thừa khi kiểm kê NVL thiếu khi kiểm kê 1331 111, 112, 331 Thuế GTGT được khấu trừ Giảm giá hàng mua, trả lại cho người bán Khi thu mua NVL, kế toán hạch toán Nợ TK 152: Số NVL nhập kho Nợ TK 632: Nếu đưa thẳng đến công trình Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền phải thanh toán Phát hiện thừa NVL khi kiểm kê Nợ TK 152 Có TK 3381: Nếu chưa xác định được nguyên nhân Có TK 721: nếu coi đớ là một khoản thu nhập bất thường Chi phí NVL cho các hoạt động của công ty Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152: tổng chi phí NVL NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê: Nợ TK 1381: Nếu chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 642: Nếu coi đây là một khoản chi phí Có TK 152: Tổng số NVL thiếu hụt NVL được giảm giá khi thu mua Nợ TK 111, 112, 331: Tổng số được giảm giá Có TK 152: Khi xuất dùng công cụ dụng cụ phân bổ 100% vào chi phí: Nợ TK 623, 627, 641, 642 Có TK 153 Khi xuất dùng NVL phân bổ nhiều lần Nợ TK 1421: giá thực tế côngcụ, dụng cụ Có TK 153 Sau đó phân bổ dần vào chi phí Nợ TK 623, 627, 641, 642 Có TK 1421: phân bổ 50% giá trị công cụ dụng cụ Khi báo hỏng công cụ dụng cụ Nợ TK 623, 627, 641, 642 Có TK 1421: 50% giá trị còn lại Hạch toán tổng hợp chi phí giá sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm 2.3.6. Hạch toán tổng hợp chi phí giá sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm Một số đặc điểm hạch toán chi phí giá thành tại công ty. Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây lắp nên các sản phẩm của công ty là các công trình hoàn thành. Trong hạch toán giá thành của sản phẩm xây lắp công ty sử dụng phương pháp tính giá giản đơn và có sử dụng giá thành dự toán để xác định giá trị xây lắp dở dang cuối kỳ. Giá trị thực tế sản phẩm xây lắp dở dang được xác định theo công thức: Giá trị khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ * Giá trị khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ theo giá dự toán Giá trị của khối lượng xây lắp hoàn thành theo dự toán + Giá trị khối lượng xây lắp dở dang cuối theo dự toán Tài khoản sử dụng: TK 621: Chi phí NVL trực tiếp. TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công. TK 627: Chi phí sản xuất chung. Chứng từ: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng kê tổng hợp chứng từ chi phí khác. Việc tập hợp chi phí xây lắp công trình được thực hiện như sau: Các chứng từ cơ bản có liên quản trực tiếp đến chi phí xây lắp. Sau đó kế toán thực hiện tính toán và phân bổ các loại chi phí cho từng giai đoạn của công trình trước khi thực hiện phân bổ chi phí sản xuất chung cho các phần xây lắp. Cuói kỳ kế toán các xí nghiệp thực hiện tính giá trị xây lắp dở dang cuói kỳ và tính ra giá thành của công trình. Sổ chi tiết: Sổ chi tiết chi phí SX – KD được mở cho các TK 621, 622, 623, 627, 641, 642, 154, . Các sổ này được chi tiết cho từng công trình, từng hạng mục công trình. Sổ tổng hợp Sổ tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 621, 622, 623, 627, Sơ đồ hạch toán tổng hợp Sổ cái các tài khoản 621, 622, 623, 627, 641, 642, ... 511, 911, 632 Sổ chi tiết chi phí SXKD Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Chứng từ gốc về chi phí và các bảng phân bổ Bảng cân đối tài khoản Nhật ký chung Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Khi phát sinh chi phí NVL trực tiếp: Nợ TK 621 Có TK 152 Khi phát sinh chi phí tiền lương công nhân viên Nợ TK 622 Có TK 334 Khi phát sinh chi phí sử dụng máy thi công: Nợ TK 623( hoặc TK 627 nếu là thuê máy thi công). Nợ TK 133 Có TK 152, 153, 334, 214, 331.. Khi tập hợp chi phí sản xuất chung: Nợ TK 627 Nợ TK 133 Có TK 338, 152, 153, 214, 331 Cuói kỳ căn kế toán thực hiện kết chuyển các chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công chi phí sản xuất chung: Nợ TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 621 Có TK 622 Nợ TK 623 Nợ TK 627 Nếu có thiệt hại trong sản xuất xây lắp Nợ TK 1388: Phải thu khác Nợ TK 821: nếu coi là chi phí bất thường Có TK 154 : Ghi giảm chi phí SXKD dở dang Doanh thu của khối lượng xây lắp trong kỳ Nợ 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331 Giá vốn khối lượng tiêu xây lắp tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 632: Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ khi thanh toán cho nhà thầu phụ Có TK 154 Phần III đánh giá những ưu điểm, hạn chế của công tác kế toán tại công ty cổ phần phong lan 3.1. Ưu điểm của công tác kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Bộ máy kế toán được thiết kế nhằm thực hiện chức năng kiểm tra giám sát đầy đủ và chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty. Bộ máy kế toán đã thể hiện rõ vai trò quan trọng của mình trong tham mưu cho các nhà quản lý trong việc ra các quyết định kinh tế. Với mô hình tổ chức này, năng lực của kế toán viên được khai thác một cách hiệu quả đồng thời hạn chế việc tiêu hao công sức. Những năm gần đây, công ty luôn chú trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho kế toán viên. Công ty thường xuyên tổ chức hoặc cử cán bộ kế toán viên tham dự những lớp tập huấn. Công ty cũng thường xuyên cập nhật các tài liệu nghiệp vụ kế toán, các tài liệu đặc thù của ngành xây dựng để tạo cơ hội cho kế toán viên có điều kiện tiếp thu được chế độ, chính sách của nhà nước, để cán bộ kế toán có thể hiểu biết rõ hơn về đặc điểm của ngành nghề xây dựng. Nhờ đó mà nhận thức của các nhân viên đã được cải thiện một cách rõ rệt. Về tổ chức công tác hạch toán kế toán: Định kỳ thì cứ 2 năm công ty lại được kiểm toán một lần do các kiểm toán viên thuộc Tổng cục thuế thực hiện. Nhìn chung kết quả của các đợt kiểm toán này cho thấy tình hình tổ chức hạch toán kế toán của công ty Cổ phần Phong Lan được thực hiện tốt, công ty luôn phản ánh trung thực và đây đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong 5 năm gần đây công ty luôn khoá sổ và thực hiện các nghĩa vụ tài chính kịp thời, đầy đủ. Hệ thống lựa chọn, phân loại, lưu trữ chứng từ được tổ chức hợp lý, đầy đủ theo đúng quy định của chế độ kế toán. Công ty đã căn cứ vào tình hình thực tế để có thể phân loại các loại như: Chứng từ quỹ, Chứng từ Ngân hàng, Chứng từ thanh toán, chứng từ nguyên vật liệu và chứng từ khác. Hệ thống chứng từ tại công ty được lưu trữ theo đúng chế độ đảm bảo khoa học trong việc truy cập và tìm kiếm thông tin. Hàng tháng, hàng qúy các chứng từ gốc được tập hợp theo từng nhóm, từng chủng loại khác nhau. Chứng từ của 3 năm tài chính liên tiếp được lưu trữ trong các ngăn tài liêu, luôn sẵn sàng cho các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán tài chính. Công tác bảo quản chứng từ được giao cho một nhân viên trong phòng tài vụ. Nhân viên này phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước công ty về tình hình chứng từ . Công ty sử dụng hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết thích hợp với tình hình của công ty với hình thức sổ tờ rời( không áp dụng cho sổ Nhật ký chung). Với những đặc điểm riêng của công ty xây lắp đặc biệt là số lượng nghiệp vụ thường xuyên là rất lớn, số lượng bút toán điều chỉnh lớn nếu chỉ sử dụng một hình thức sổ quyển thì sẽ rất khó khăn cho công tác hạch toán. 3.2.Hạn chế của bộ máy kế toán Nhìn chung chứng từ luân chuyển trong công ty còn chậm làm ảnh hưởng đến tốc độ của công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Việc chứngtừ lưu huyển chậm như trên là do nhiều nguyên nhân Trước hết đó là do trình độ kế toán trong công ty là chưa đồng đều và chưa cao. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các xí nghiệp, các công trình xây lắp, kế toán của các bộ phận này sẽ thực hiện kê khai vào các chứng từ có liên quan. Do trình độ kế toán tại các xí nghiệp này không cao nên việc phản ánh vào các chứng từ các bảng kê tổng hợp thường không đầy đủ, thiếu chính xác, thậm chí việc định khoản vào các bảng kê còn sai. Chính vì vậy chứng từ được lưu chuyển từ các xí nghiệp, các công trình còn chậm dẫn đến nhiều khi công việc hạch toán kế toán ở phòng tài vụ còn phải chờ việc giao nhận chứng từ từ các đơn vị trên. Quan niệm về công tác kế toán của các cán bộ công nhân viên chức nói chung và cán bộ kế toán nhiều khi còn coi nhẹ, không tập trung vào công tác đẩy mạnh việc đưa chứng từ vào lưu chuyển. Tại các đơn vị phụ thuộc, việc xử lý chứng từ không được ưu tiên giải quyết. Do đặc điểm của công ty là doanh nghiệp xây lắp, nơi thi công công trình phân bố dải rác mà không tập trung trên một địa bàn nhất định, thậm chí còn nằm rất xa so với trụ sở làm việc. Điều kiện làm việc luôn luôn phải thay đổi để có thể theo sát được công trình. Để có thể nắm được chứng từ gốc minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình xây lắp kế toán các xí nghiệp sẽ phải nỗ lực rất cao, nhiều khi còn phải thụ động chờ chứng từ từ phía đơn vị bạn. Chứng từ luân chuyển chậm kéo theo việc tổ chức hạch toán kế toán chậm, kê khai thuế chậm, thời gian phát sinh các nghiệp vụ và thời gian hạch toán kế toán cách xa nhau. Có những chứng từ sau 5 – 6 tháng mới được hạch toán Nội dung của chứng từ: Các chứng từ do công ty phát hành được lưu trữ tại phòng tài vụ phần lớn là liên 2 (liên đưa vào lưu chuyển ) nên không được coi trọng. Nội dung của các chứng từ thanh toán như Phiếu thu, Phiếu chi, các chứng từ kho như phiếu nhập kho phiếu xuất kho không được cập nhật đầy đủ về : số chứng từ, ngày tháng lập chứng từ, định khoản lên chứng từ, chữ ký của người có thẩm quyền. Có những chứng từ do đơn vị bạn cung cấp dù là liên 2 ( liên kê giấy than) nhưng chữ ký lại cũng được ký trên giấy than (không đúng chế độ kế toán). Điều này phản ánh việc quản lý nội dung chứng từ chưa được chặt chẽ. Hệ thống kế toán trong công ty mới chỉ bắt đầu sử dụng các phần mềm Microsoft office như là một công cụ hỗ trợ cho công tác kế toán và chỉ thực hiện trên phòng tài vụ. Tuy nhiên việc vào sổ vẫn còn thủ công. Quá trình xử lý thông tin vẫn còn chậm, chưa đáp ứng yêu cầu tối ưu cho công tác quản trị Kết luận Công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho quá trình ra các quyết định kinh tế. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay công ty cổ phần Phong Lan đã tìm ra những biện pháp hiệu quả cho hoạt động sản xuát kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng. Công tác kế toán ổn định là một tác nhân quan trọng trong việc giúp công ty có được chỗ đứng trên thị trường Công ty nhận thức được vai trò của công tác kế toán. Trên đây là những nhận thức tổng quát cuả em về tình hình công tác kế toán tại công ty. Em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến để hoàn thiện hơn công tác kế toán tại công ty Do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức còn hạn chế và chưa từng có kinh nghiệm trên thực tế do vậy các kiến nghị của em đưa ra có thể không thực hiện trong thực tế, em mong thầy cô giáo chỉ dẫn để em có hiệu quả Em xin chân thành cảm ơn! mục lục