Tình hình hoạt động tại Công ty Cổ phần Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong quá trình học tập nghiên cứu tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân, với sự nhiệt tình giảng dạy, dưới sự hướng dẫn của các thầy cô giáo chúng em đã được cung cấp đầy đủ những lý luận, phương pháp nghiên cứu và hệ thống kế toán. Nhưng để có thể vận dụng được toàn bộ những kiến thức đã được học thì không thể thiếu những kiến thức thực tế. Vì vậy mà việc vận dụng lý thuyết vào thực tế là vô cùng quan trọng không chỉ đối với em mà tất cả các bạn khác. Vì vậy thực tập, thực hành kế toán tại doanh nghiệp là vô cùng cần thiết, giúp sinh viên chúng em rút ngắn được khoảng cách giữa lý luận và thực tế. Thực tập là cầu nối giúp cho chúng em tiếp cận được với công việc của chúng em sau này khi ra trường. Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic, được sự giúp đỡ của anh chị phòng Kế toán – Tài chính, báo cáo tổng hợp của em đã hoàn thành với nội dung: Phần I: Giới thiệu tổng quan về Công ty Phần II: Tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán Tuy nhiên, do thời gian thực tập và kiến thức còn nhiều hạn chế nên báo cáo thực tập không tránh khỏi những nhận định chủ quan, chưa toàn diện. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp và thông cảm của thầy cô. PHẦN I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TELEMATIC 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty Cổ phần Viễn thông và Công nghệ Thông tin thành lập ngày 31 tháng 01 năm 2005 theo giấy phép đăng ký kinh doanh Số 0103006614 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà nội cấp, với số vốn ban đầu là 5 tỷ đồng ( xấp xỉ 280,000 USD) được đóng góp bởi 03 cổ đông. Sau khi thực hiện Luật Công ty ở Việt Nam, Công ty Cổ phần Viễn thông và Công nghệ Thông tin đã đăng ký thay đổi tên mới ngày 16 tháng 06 năm 2008 là Công ty Cổ phần Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic. Tên giao dịch tiếng Anh: TELEMATIC TELECOMMUNICATION AND INFORMATICS TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt : TELEMATIC.,JSC Trụ sở chính của công ty: Phòng 206, Nhà 21,Lý Nam Đế, phường Hàng mã, quận Hoàn kiếm, Hà nội. Điện thoại: 84 4 2100222 Fax: 84 4 7473519 Mobile: 0913 507179 Web-Site: www.telematic.com.vn Tài khoản: 0021000929694 - Ngân hàng Ngoại thương Hà nội Mã số thuế: 0101606975 1.1.2. Ngành nghề kinh doanh chính:: Sản xuất, mua bán,lắp đặt máy móc, linh kiện,thiết bị điện,điện tử, điện lạnh, tin học, viễn thông, điều khiển tự động. Mua bán máy móc, thiết bị ngành cơ khí, thiết bị kiểm tra, đo lường, trang thiết bị văn phòng. Dịch vụ sửa chữa,bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng máy móc,thiết bị điện, điện tử, tin học, viễn thông. Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá. Đại lý cung cấp các dịch vụ bưu chính viễn thông. Sản xuất mua bán phần mềm tin học và đào tạo tin học. Tư vấn, thẩm định, thiết kế kỹ thuật và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện, điện tử, điện lạnh, tin học, viễn thông. Xây lắp các công trình điện dưới 35KV. Xây dựng các công trình viễn thông. Xuất nhập các mặt hàng Công ty kinh doanh. 1.1.3. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh: STT Tài sản Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 Tổng số tài sản có 6.042.733.760 8.375.530.920 11.859.513.030 2 Tài sản có lưu động 5.795.030.628 7.987.023.488 10.687.838.568 3 Tổng số tài sản nợ 6.042.733.760 8.375.530.920 11.859.513.030 4 Tài sản nợ lưu động 727.266.114 2.873.103.228 6.295.004.249 5 Lợi nhuận trước thuế 189.896.321 201.179.722 83.780.148 6 Lợi nhuận sau thuế 187.036.070 186.960.046 62.081.089 ( Nguồn: Trích báo cáo tài chính năm 2006,2007,2008) Nhìn vào bảng tóm tắt trên ta có thể thấy được sự phát triển của Công ty trong những năm gần đây doanh nghiệp luôn làm ăn có lãi. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 1.2.1. Đặc điểm kinh doanh PHÂN PHỐI CÁC SẢN PHẨM TIN HỌC VIỄN THÔNG: Các sản phẩm phân phối Phân phối sản phẩm của hãng IBM, HP, COMPAQ, ACER, CISCO, SAMSUNG, SONY, TOSHIBA, APC. . . Cung cấp thiết bị văn phòng Cung cấp các thiết bị viễn thông Cung cấp các thiết bị điện, điên tử, điện lạnh Cung cấp phần mềm CUNG CẤP GIẢI PHÁP : Với phương châm nghiên cứu, tích hợp và phát triển các thành tựu mới nhất của nghành công nghệ thông tin trên thế giới và Việt Nam, công ty luôn cộng tác cùng khách hàng để xây dựng các giải pháp phần mềm chọn gói theo nhu cầu của khách hàng. Các sản phẩm của chúng tôi luôn đạt yêu cầu về tính mở, chuẩn mực, an toàn và độ bền cao. Quá trình thiết kế giải pháp của chúng tôi được thực hiện chọn gói bao gồm các giai đoạn: Tư vấn, lựa chọn giải pháp: cùng thảo luận với khách hàng để có thể đưa ra và lựa chọn được những giải pháp phù với điều khiện, hoàn cảnh của từng khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng quyết sự thành công của dự án. Lựa chọn thiết bị, phần mềm phù hợp để có thể phát huy hết công dụng của giải pháp đã lựa chọn. Thực hiện giải pháp: đưa các giải pháp đã lựa chọn vào vận hành theo nhu cầu của khách hàng. Chuyển giao công nghệ: hướng dẫn cho khách hàng hiểu sâu về các thiết bị đã được lắp đặt. Giúp khách hàng có thể khai thác hết hiệu quả sử dụng của thiết bị. Các dịch vụ sau khi triển khai: bảo hành, bảo trì và phát triển sản phẩm. Mọi thiết kế và phần mềm do công ty cung cấp đều được bảo hành chu đáo, nhanh chóng thuận tiện. Chúng tôi cũng cung cấp đến khách hàng các dịch vụ sau bán hàng như việc nâng cấp hệ thống theo yêu cầu của từng thời kỳ sao cho phù hợp với sự phát triển của quý khách hàng trong từng giai đoạn. Tư vấn, hỗ trợ khách hàng: thiết lập một hệ thống máy tính hoạt động có hiệu quả cao nhất mà không phải đầu tư quá tốn kém. Dịch vụ được cung cấp một cách tối ưu nhất theo các bước sau: Chuẩn hoá phần cứng: với mục đích đồng bộ hệ thống máy tính đang sử dụng của khách hàng. Nhằm phát hiện sớm những lỗi tiềm năng do phần cứng có thể gây ra. Đây là bước quan trọng để hệ thống máy tính của bạn có thể hoạt động một cách hiệu quả. Chuẩn hoá hệ điều hành và phần mềm: đảm bảo tính thống nhất trong quá trình trao đổi dữ liệu cũng như sử dụng các tài nguyên chia sẻ. Quá trình này có sự phân quyền rõ ràng tránh nguy cơ lây nhiễm virus. Sửa lỗi và nâng cấp phần mềm hiện thời: đảm bảo tính ổn định của hệ thống khi dùng các phần mềm không có bản quyền. PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ỨNG DỤNG VÀ HỆ THỐNG: Nghiên cứu các công nghệ mới và phát triển phần mềm ứng dụng là một trong các định hướng chính của công ty với mục đích trở thành nhà tích hợp hệ thống. Mục tiêu của chúng tôi là cung cấp các giải pháp hệ thống thông tin trọn gói bao gồm từ hệ thống mạng xương sống, hệ thống truyền thông điệp (email), hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các hệ lưu trữ và tìm kiếm văn bản. Hướng phát triển: Truyền thông điệp : Tư vấn, thiết kế các hệ thống truyền thông điệp trên nền tảng MS Exchange và MS Mail, CC Mail; xây dựng các ứng dụng cho người dùng cuối với giao diện Việt hoá. Xây dựng các ứng dụng làm việc nhóm trên cơ sở Exchange và MS SQL... Quản trị cơ sở dữ liệu: cung cấp các giải pháp quản trị dữ liệu trên nền tảng kiến trúc desktop và client/server. Trong lĩnh vực này chúng tôi đã xây dựng hệ thống DOCMAN- một hệ thống lưu trữ, xử lý và tìm kiếm văn bản; xây dựng hệ thống WAREHOUSE quản lý vật tư thiết bị. Các ứng dụng Multimedia: xây dựng các cơ sở dữ liệu tĩnh trên CD-ROM phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Là một phần trong các giải pháp lưu trữ, tìm kiếm thông tin. Tích hợp các ứng dụng trong hệ thống truyền thông: quản lý, tính cước các tổng đài điện thoại, các ứng dụng truyền tin. TƯ VẤN VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ: Đây là yếu tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại của một hệ thống bởi vai trò con người là yếu tố quan trọng. Người sử dụng sản phẩm được đào tạo chuyên môn cộng với sự tư vấn hỗ trợ của các chuyên gia, kỹ sư của Công ty Telematic sẽ luôn đảm bảo được hoạt động có hiệu quả Chúng tôi đã và đang hợp tác để lựa chọn giải pháp, công nghệ và thiết bị tiên tiến nhất của các hàng nước ngoài hàng đầu thế giới, góp phần rút ngắn khoảng cách về công nghệ và thiết bị trong các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, thí nghiệm, giảng dạy, hiệu chuẩn, chuyên dùng, đo lường điều khiển tự động giữa Việt Nam và Quốc tế. Cùng khách hàng xây dựng giải pháp tối ưu và lựa chọn công nghệ và thiết bị thích hợp đảm bảo tính hệ thống, phát triển và tiên tiến. Thực hiện việc cung cấp thiết bị, lắp đặt vận hành. Đào tạo và chuyển giao công nghệ sau bán hàng. KINH DOANH BÁN LẺ: Đối tượng phục vụ là các khách hàng gia đình, các công ty, tổ chức có nhu cầu mua các thiết bị văn phòng. Các sản phẩm tin học, viễn thông trong siêu thị sẽ được cung cấp cho khách hàng với các quan điểm kinh doanh như sau: Mọi người sẽ nhận được tất cả các sản phẩm phần cứng, phần mềm, sách báo thông dụng nhất. Mọi người sẽ luôn an tâm về chất lượng hàng hoá. Mọi người sẽ không bao giờ phải quan tâm về giá cả hàng hoá quá đắt. Mọi người sẽ luôn an tâm về chất lượng bảo hành. Với đội ngũ nhân viên có trình độ hiểu biết, kỹ năng tin học tương đối đầy đủ, chúng tôi luôn đảm bảo sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng cũng như các vấn đề trước và sau bán hàng. THIẾT KẾ VÀ THI CÔNG: Thiết kế thi công các công trình về điện, các công trình mạng máy tính, tích hợp hệ thống và các công trình viễn thông với đội ngũ cán bộ nhân viên có đầy đủ các chứng chỉ hành nghề thiết kế cùng với các cán bộ, kỹ thuật viên có trình độ, tay nghề cao nhiều năm kinh nghiệm trong việc thi công triển khai các công trình. 1.2.2. Quá trình kinh doanh Telematic là một công ty viễn thông và tin học với đội ngũ cán bộ nhân viên hơn 40 người có chất lượng chuyên môn cao với gần 100% tốt nghiệp đại học và trên đại học, trong đó có khoảng 30 người hoạt động trong lĩnh vực tin học. Quy mô hoạt động kinh doanh lớn và là đại lý của nhiều hãng máy tính và các công ty viễn thông lớn nước ngoài có tên tuổi và là công ty được khách hàng tin cậy trong nhiều lĩnh vực. Các hoạt động của Telematic không chỉ tập trung vào lĩnh vực dịch vụ thương mại mà còn đầu tư vào việc phát triển phần mềm, phát triển đa dạng các ngành nghề như viễn thông, đo lường, điện, điện lạnh và ký gửi hàng hoá. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty. 1.3.1. Sơ đồ các phòng ban BAN GI¸M §èC HỆ THỐNG KỸ THUẬT HỆ THỐNG KINH DOANH HỆ THỐNG CHỨC NĂNG TRUNG TÂM BẢO HÀNH VÀ HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KINH DOANH PHÒNG MARKETING KHỐI VĂN PHÒNG PHÒNG DỰ ÁN PHÒNG KẾ TOÁN Sơ đồ 1 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ Để hoàn thành được mục tiêu và đáp ứng được chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty trước mắt và lâu dài, Công ty được tổ chức thành các phòng ban như sau: Khối Văn phòng Phòng Kinh doanh Phòng Marketing Phòng Kỹ thuật Phòng Kế toán Phòng Dự án Trung tâm Bảo hành và Hỗ trợ khách hàng Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng được quy định rõ như sau: * Khối văn phòng: Khối văn phòng có chức năng tư vấn cho Giám đốc về quản lý nhân sự và quản lý hành chính, có trách nhiệm vể công tác tổ chức và hành chính của Công ty. Nhiệm vụ của phòng như sau: Tham gia xây dựng và triển khai các nội quy, quy chế của Công ty. Xây dựng quy chế tuyển dụng và triển khai thực hiện. Tham gia xây dựng và quản lý chương trình đào tạo, phát triển nhân viên. Tham gia xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Phối hợp theo dõi, kiểm tra và đôn đốc nhân viên thực hiện các nội quy và quy chế của công ty. Tiếp nhân công văn giấy tờ, quản lý công văn. Tham gia đánh giá hoạt động của nhân viên. Quản lý và thực hiện các công việc hành chính của Công ty. Quản lý hồ sơ cá nhân và các tài liệu về BHXH của nhân viên. Thực hiện công tác BHXH cho nhân viên. Giao dịch với các cơ quan có liên quan khi cần thiết. Báo cáo Giám đốc công ty về tình hình thực hiện công tác quản lý nhân sự, công tác hành chính trong tháng, trong qúy và cả năm. Ngoài những nhiệm vụ trên đây, các phòng và các bộ phận đều phải thực hiện những nhiệm vụ sau: Quản lý, phân công công việc, đôn đốc nhân viên làm việc theo nhiệm vụ. Triển khai nội quy và các quy chế đến từng nhân viên đồng thời kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nội quy và quy chế. Tham gia nhận xét, đánh gía hoạt động của nhân viên. Phối hợp làm việc với các phòng, các bộ phận khác khi được yêu cầu. Đào tạo, hướng dẫn nhân viên. Thực hiện những nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc. Công ty còn thường xuyên cử cán bộ tham gia các khoá học, đào tạo ngắn hạn , trung hạn và dài hạn nhằm bồi dưỡng, nâng cao khả năng nghiệp vụ, trình độ của nhân viên về quản lý tài chính, kỹ thuật, ngoại ngữ. Với sức trẻ, sự nhiệt tình, năng động, đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty Telematic không ngừng học hỏi nhằm bắt kịp và đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của xã hội và khoa học kỹ thuật tiên tiến trên thế giới. Công ty đã nghiên cứu và xây dựng một bản nội qui Lao động dựa trên những văn bản pháp qui và các điều lệ được qui định trong Bộ luật Lao động của Nhà nước xã hội chủ nghĩa Việt Nam . Cùng với Hợp đồng Lao động và các văn bản pháp qui khác về lao động, bản Nội qui Lao động này qui định rõ ràng về nghĩa vụ và quyền hạn của nguời lao động trong Công ty nhằm bảo đảm các quyền lợi của người lao động,và phục vụ khách hàng tốt nhất. * Phòng Kinh Doanh: Phòng Kinh doanh có chức năng tư vấn cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh phân phối, kinh doanh bán lẻ của Công ty đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh trên. Nhiệm vụ cụ thể là: Tìm hiểu đối tác kinh doanh và đề xuất các biện pháp để chăm sóc khách hàng truyền thống, duy trì quan hệ với khách hàng hiện tại, phát triển mở rộng khách hàng mới, tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Đề xuất các giải pháp để khuếch trương hình ảnh của Công ty trên thương trường, khuếch trương sản phẩm và dịch vụ; đề xuất các chính sách thương mại để khuyến khích bán hàng, gia tăng doanh số. Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm và những giải pháp cụ thể, những đề xuất cần thiết để thực hiện được kế hoạch đề ra; trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch. Tiếp nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của các tổ chức, các doanh nghiệp là đại lý bán hàng của Công ty. Tổ chức kinh doanh bán lẻ cho người tiêu dùng. Triển khai chào, bán các mặt hàng mới của Công ty cho các đại lý. Tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế; phối hợp triển khai thực hiện và thanh quyết toán các hợp đồng. Theo dõi công nợ theo nhóm, theo đối tượng và đôn đốc thu hồi công nợ. Thực hiện việc giao nhận hàng hoá; bảo vệ an toàn kho hàng và tài sản, trụ sở của Công ty. Hàng tháng trình Giám đốc: báo cáo doanh số bán hàng, chia ra theo các nhóm quản lý, doanh số theo khách hàng, doanh số theo các sản phẩm. Báo cáo cần nêu rõ những khó khăn, tồn tại, nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục. * Phòng Marketing: Nghiên cứu thị trường, cập nhật các thông tin về thị trường, giá cả các loại sản phẩm và dịch vụ Công ty đang kinh doanh. Tìm hiểu một số thông tin về các đối thủ cạnh tranh, ví dụ: về hàng hoá, dịch vụ và các chính sách thương mại, ...; báo cáo và đề xuất giải pháp ứng xử để Giám đốc có quyết sách linh hoạt, kịp thời. Tìm hiểu, khai thác nguồn hàng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Báo cáo Giám đốc Công ty các thông tin có liên quan về thị trường, giá cả. * Phòng kỹ thuật: Phòng Kỹ thuật có chức năng nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh bán hàng, thực hiện dịch vụ bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng. Nhiệm vụ cụ thể như sau: Thông qua việc thu thập tin tức từ các cuộc hội thảo, từ mạng Internet và từ các tài liệu khác để tư vấn cho Giám đốc, cho bộ phận kinh doanh về xu hướng phát triển của công nghệ, các đặc điểm cũng như các tính năng kỹ thuật của các công nghệ mới. Nghiên cứu, kiểm tra, đánh gía chất lượng các sản phẩm phần cứng của các nhà cung cấp, báo cáo để Giám đốc có đủ thông tin đưa ra các quyết định đầu tư hợp lý. Lắp ráp thiết bị, cài đặt các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng, giao hàng cho khách, thanh toán tiền hàng và hướng dẫn khách hàng khi cần thiết. Kiểm tra các điều kiện bảo hành, nhận hàng bảo hành; gửi hàng bảo hành, thu đòi hàng bảo hành; giao trả hàng bảo hành cho khách hàng. Quản lý và lưu trữ các tài liệu liên quan đến công việc bảo hành. Thực hiện công việc bảo hành các sản phẩm mà Công ty đã cung cấp cho các khách hàng tại địa điểm khách hàng. Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng theo hợp đồng. Bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị tin học của Công ty. Tập hợp và báo cáo Giám đốc các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung ứng, qua đó Ban lãnh đạo Công ty nghiên cứu và xây dựng các chiến lược cụ thể nhằm cung cấp tới khách hàng những sản phẩm và dịch vụ hoàn hảo nhất, đáng tin cậy nhất. Báo cáo kết quả thực hiện công việc trong tháng. * Phòng kế toán: Phòng Kế toán là phòng quản lý, có chức năng tư vấn cho Giám đốc những vấn đề liên quan đến tài chính và kế toán, có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác kế toán của Công ty. Nhiệm vụ cụ thể như sau: Cập nhật, tìm hiểu các chủ trương chính sách và các quy định của Nhà nước có liên quan đến công tác quản lý tài chính, kế toán như: chính sách thuế, Pháp lệnh kế toán thống kê, ... Duy trì quan hệ tốt với các cơ quan như các ngân hàng, các cơ quan thuế, ... Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đầu vào như phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi. Ghi chép sổ sách, hạch toán, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Đối chiếu công nợ với chủ hàng, khách hàng theo định kỳ hoặc đột xuất; đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ. Kiểm kê hàng tồn kho; kiểm kê quỹ, két hàng tháng. Hướng dẫn các phòng, bộ phận trong Công ty thực hiện các quy định về những vấn đề có liên quan đến công tác tài chính kế toán. Lập các báo cáo kết quả kinh doanh, hàng tồn kho, quỹ két, công nợ trình Giám đốc hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Lập và nộp các báo cáo về công tác kế toán VAT theo quy định của Nhà nước. Kiểm tra, rà soát và chuẩn bị tài liệu để quyết toán với cơ quan thuế. Lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán. Phân tích tình hình hoạt động tài chính, các chỉ tiêu về doanh số, phân tích các báo cáo, tìm ra nguyên nhân những tồn tại và đề xuất giải pháp xử lý. * Phòng dự án : Phòng Dự án của Công ty có chức năng tư vấn cho Giám đốc và tổ chức thực hiện kinh doanh, thị trường của dự án tập trung chủ yếu vào bộ phận khách hàng tiêu dùng là các cơ quan, các tổ chức. Nhiệm vụ cụ thể là: Nghiên cứu, cập nhật các quy định của Nhà nước về công tác quản lý đầu tư, quy chế đấu thầu về cung cấp và lắp đặt trang thiết bị. Tìm hiểu để nắm được kế hoạch đầu tư của các ngành, các tổ chức và cá nhân. Tiếp cận và giao dịch với các ngành, các tổ chức và cá nhân có kế hoạch đầu tư mới, nâng cấp trang thiết bị tin học, điện, điện tử, trang âm, ... để tham gia đấu thầu cung cấp, lắp đặt, bảo trì trang thiết bị. Xây dựng kế hoạch, nêu ra những giải pháp cụ thể, những đề xuất cần thiết để thực hiện được kế hoạch đề ra. Trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt. Duy trì quan hệ với các đối tác truyền thống để đảm bảo việc làm ổn định, tạo cơ hội có thêm hợp đồng mới để ổn định đến gia tăng doanh số. Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh dựa trên chiến lược kinh doanh của công ty. Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu; tham gia đấu thầu, chọn thầu và tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng cung cấp, lắp đặt thiết bị. Phối hợp với phòng Kỹ thuật triển khai thực hiện hợp đồng. Tổ chức bàn giao, thanh lý hợp đồng; phối hợp cùng phòng Kế toán đôn đốc thu hồi công nợ. Thường xuyên báo cáo Giám đốc các thông tin về kế hoạch đầu tư, mua sẵn của các đối tác và khách hàng mà phòng dự án đã thu thập được. Lập báo cáo hàng tháng, hàng qúy, báo cáo năm về doanh số thực hiện; nêu những khó khăn, tồn tại và đề xuất giải pháp khắc phục. Theo mô hình tổ chức hợp lý nói trên, mọi dự án lớn có qui mô toàn quốc đều được thực hiện thành công tại TELEMATIC. Với đội ngũ cán bộ hiện có cùng phương thức tổ chức hoạt động hợp lý như đã trình bày trên là tiền đề quan trọng cho việc hoàn thành các dự án với chất lượng cao và thời gian ngắn nhất. PHẦN II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic. Sơ đồ 2: Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tiền lương Kế toán vật liệu Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp *Chức năng nhiệm vụ Kế toán trưởng: là người quan trọng nhất trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm toàn bộ về quản lý phân công nhiệm vụ trong phòng, chịu trách nhiệm kiểm tra tổng hợp số liệu kế toán, lập báo cáo kế toán gửi nên cấp trên, hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán, cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người quản lý. Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm theo dõi, thanh toán công nợ, theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt gửi ngân hàng. Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm tổng hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, cung cấp thông tin về tình hình tài chính doanh nghiệp. Kế toán tiền lương: tính toán xác định cụ thể tiền lương, các khoản BHXH, BHYT, và KPCĐ, phải tính vào chi phí và các khoản phải trả công nhân viên. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý quỹ, thu chi tiền mặt. 2.2. Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty CP Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic. 2.2.1.Những quy định chung tại Công ty Telematic * Nhiệm vụ của phòng kế toán -Kế toán tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp xem xét, kinh doanh mặt hàng, nhóm hàng, đặc điểm kinh doanh nào có hiệu quả, bộ phận kinh doanh, cửa hàng nào thực hiện tốt công tác bán hàng, Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phân tích đánh gía, lựa chọn các phương án đầu tư sao cho có hiệu quả nhất. Kế toán nhằm mục đích cung cấp thông tin vì vậy kế toán bán hàng phải có nhiệm vụ tổ chức sao cho các số liệu trong báo cáo bán hàng phải nói lên được tình hình tiêu thụ hàng hoá giúp cho việc đánh giá chất lượng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể là những nhiệm vụ: - Phản ánh, giám đốc tình hình tiêu thụ hàng hoá cả về số lượng, trị giá và việc thực hiện các hợp đồng mua bán. Khi hạch toán cần phải hạch toán đúng đắn từ khâu hạch toán tổng hợp đến khâu hạch toán chi tiết. Kết toán phải có nhiệm vụ tổ chức một hệ thống sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đến cuối kỳ kế toán xác định đúngđắn tổng doanh thu và tổng chi phí trong kỳ, từ đó xác định kết quả bán hàng của đơn vị làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh cũng như các nghĩa vụ đối với nhà nước. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng. Trước hết kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu về kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng, kiểm tra việc thực hiện tiến độ bán hàng để tìm ra nguyên nhân, các biện pháp nhằm phát triển doanh thu bán hàng. Cần kiểm tra việc chấp hành chế độ bán hàng, quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng tránh hiện tượng vốn bị chiếm dụng bất hợp lý. Thường xuyên theo dõi kiểm kê hàng hoá nhằm đối chiếu giữa thực tế với sổ sách nhằm ngăn ngừa những hiện tượng tham ô, lãng phí, thiếu trách nhiệm trong bảo quản hàng hoá. - Phản ánh, giám đốc tình hình thanh toán tiền bán hàng, đôn đốc việc thực hiện để cho quá trình thanh toán được nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời. Kế toán nắm bắt và xử lý quá trình thanh toán giúp cho công tác bảo toàn và phát triển vốn được bảo đảm. Tổng hợp, tính toán phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại hàng hoá tiêu thụ. Tính toán chính xác trị giá gia tăng của hàng xuất bán và xác định kết quả bán hàng. Do việc tính toán trị giá gia tăng của hàng hoá đã tiêu thụ có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả bán hàng nên kế toán có nghĩa vụ thực hiện, chấp hành nguyên tắc, chế độ tính trị giá gia tăng, nếu có sự thay đổi trong cách tính toán phải có văn bản chỉ rõ và nêu được những nguyên nhân cụ thể - Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện doanh thu và thu nhập của doanh nghiệp, trên cơ sở đó có những biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm được tình hình tiêu thụ hàng hoá để có những chính sách điều chỉnh kịp thời cho thích hợp với điều kiện thực tế. - Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác bán hàng nói riêng và cho hoạt động kinh của doanh nghiệp nói chung. Nó giúp cho người sử dụng những thông tin của kế toán nắm được toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị đưa ra quyết định kịp thời phù hợp với tình hình biến động của thị trường cũng như việc lập kế hoạch hoạt động trong tương lai. * Hình thức kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký chứng từ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên Phương pháp hạch toán chi tiết: Phương pháp thẻ song song Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: nhập trước xuất trước 2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Tại công ty CP Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập, xuất đều được lập chứng từ đầy đủ . Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất kho hàng hoá. Trong quá trình kinh doanh kế toán sử dụng các loại chứng từ: phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn GTGT vì đây là công ty thương mại cho nên hoạt động chủ yếu là mua hàng, bán hàng và đặc biệt mỗi loại chứng từ đều phải có 3 liên trong đó 1 liên là do kế toán giữ, 1 liên được lưu giữ tại quyển gốc, còn lại 1 liên do thủ kho giữ (đối với phiếu nhập, phiếu xuất) hoặc do khách hàng giữ (đối với phiếu thu phiếu chi, hoá đơn GTGT) 2.2.2.Quy trình luân chuyển chứng từ + Đối với phiếu thu tiền Khi khách hàng nộp tiền kế toán lập 2 liên - Liên 1 lưu tại cuống gốc của phòng kế toán làm căn cứ để vào các bảng kê liên quan và để so sánh với dổ quỹ vào cuối kỳ - Liên 2: Giao cho khách hàng + Đối với hoá đơn xuất bán Công ty sử dụng hoá đơn bán hàng mẫu 04-GTGT-3LL Liên 1: Lưu tại cuống gốc để tại phòng kế toán bán hàng Liên 2: Chuyển cho khách hàng làm chứng từ thanh toán Liên 3: Chuyển xuống kho để xuất hàng cho khách sau đó được chuyển về phòng kế toán để kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng . 2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141TC -QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Khi quá trình bán hàng diễn ra, đối với công tác kế toán sẽ phát sinh các nghiệp vụ cần phải được phản ánh như : Doanh thu bán hàng thanh toán tiền hàng, hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán ...Thông qua các tài khoản kế toán các nghiệp vụ đó được phản ánh vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan. Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng. TàI khoản 531: Hàng bán bị trả lại TàI khoản 532: Giảm giá hàng bán Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng. Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu về tiền bán hàng Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán. Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh - Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác trong một kỳ kế toán.: Tài khoản 911 cuối kỳ không có số dư. Ngoài các tài khoản trên, kế toán bán hàng còn sử dụng một số tài khoản có liên quan đến quá trình bán hàng: TK 111, TK 112, TK 138, TK 156, TK 333, TK 641, TK 642 2.2.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống sổ sách kế toán với hình thức nhật ký - chứng từ. Ghi hàng ngày Kiểm tra, đối chiếu Ghi cuối kì Sơ đồ hạch toán: Hoá đơn, phiếu nhập, xuất kho Bảng kê số1,2,8,11 Sổ chi tiết các tài khoản 156, 632, 641,... Nhật ký chứng từ số 8 số 10 Sổ cái các tài khoản 156,157,511,512,... Báo cáo kế toán Sơ đồ 3 * Sổ sách áp dụng Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký chứng từ. Chính vì vậy khi hạch toán mua bán hàng hoá cty sử dụng các loại sổ kế toán sau: Sổ kế toán tổng hợp: các bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái tài khoản. Các sổ Kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng hoá, bảng kê hoá đơn dịch vụ, hàng hoá bán ra., mua vào. 2.2.5. Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo kế toán * Về Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính của Công ty gồm: -Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B01-DN ) -Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Mẫu số B02-DN ) -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu số B03-DN ) -Bản thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B09-DN ) Báo cáo tài chính của công ty được lập theo quý, Báo cáo tài chính năm Công ty luôn lập theo đúng quy định trong chuẩn mực kế toán. Bộ phận lập Báo cáo tài chính chủ yếu là bộ phận Kế toán Tổng hợp. Nơi gửi Báo cáo tài chính Cơ quan thuế và các bộ phận có liên quan như các cổ đông. *Về Báo cáo kế toán quản trị, hiện nay công ty sử dụng: -Báo cáo chi tiết doanh thu theo từng Dự án -Báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh -Báo cáo tình hình chi phí sản xuất kinh doanh -Báo cáo tình hình tăng giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng -Bảng kê xuất nhập tồn nguyên vật liệu theo từng Dự án -Báo cáo chi tiết các Dự án chưa hoàn thành Ngoài ra, hàng tháng bộ phận kế toán tổng hợp phải lập Báo cáo tài chính cho mỗi Dự án. Qua hệ thống Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị ta thấy về ưu điểm báo cáo tài chính đã đáp ứng yêu cầu và đòi hỏi của Ban Giám đốc và các cổ đông trong công ty, nhược điểm báo cáo quản trị chưa có những phân tích sâu sắc. 2.3. Đặc điểm vận dụng tại một số phần hành kế toán * Kế toán mua hàng: Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Hàng hoá được coi là mua vào khi thông qua quá trình mua bán và Công ty phải nắm được sở hữu về hàng hoá, mục đích mua hàng hoá là để bán. Cách thức mua hàng trong Công ty thường là mua trực tiếp của các đơn vị, cá nhân sản xuất, ký kết hợp đồng sản xuất... Phương thức mua hàng có thể là nhận hàng trực tiếp, chuyển hàng. * Quy trình luân chuyển chứng từ Bộ phận luân chuyển Công việc luân chuyển Phòng Kinh doanh Thủ trưởng Kế toán trưởng Bộ phận cung ứng Một nhân viên phòng kinh doanh Thủ kho Kế toán 1. Lập phương án kinh doanh 1 2. Ký kết hợp đồng 2 3. Tổ chức mua hàng 3 4. Kiểm nghiệm hàng 4 5. Lập phiếu nhập kho 5 6. Nhập hàng 6 7. Ghi sổ 7 8. Bảo quản, lưu trữ 8 Sơ đồ hạch toán Sơ đồ 4 TK 111,112, 141, 331 TK 1561 TK 331,111,336 Mua hàng hóa Các khoản chiết khấu thương mại nhập kho giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại TK 133 TK 711 Chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng PHẦN III ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT Sau một thời gian thực tập tại Công ty CP Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic tôi thấy trong công tác quản lý và hạch toán trong Công ty có những ưu nhược điểm sau: * Ưu điểm - Về tổ chức hoạch toán ban đầu Công ty đã sử dụng tương đối đầy đủ và có hệ thống các loại hoá đơn, chứng từ, bao gồm: hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nhận hàng hoá (trong trường hợp mua những lô hàng có giá trị lớn, có tính phức tạp và có nhiều chi tiết kỹ thuật), phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng - Về sử dụng tài khoản Kế toán tại công ty đã sử dụng tương đối đầy đủ hệ thống các tài khoản kế toán có liên quan đến quá trình bán hàng: TK 111, TK 112, TK 138, TK 156, TK 333, TK 641, TK 642 - Trình tự hoạch toán Trình tự hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng được tiến hành một cách đồng bộ, nhịp nhàng giữa các nhân viên chuyên trách và đảm bảo sự phối hợp với các nhân viên kế toán khác trong công ty nhằm đảm bảo quản lý tốt tình hình biến động của hàng hoá tại công ty. - Về tổ chức hệ thống sổ sách tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán tương đối đơn giản nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác, hiệu quả. * Nhược điểm - Về tổ chức hoạch toán ban đầu Một số công ty cung cấp hàng hoá khi viết hoá đơn GTGT chưa thống nhất giữa VNĐ và USD. Từ đó gây khó khăn cho việc tổng hợp công nợ, dẫn đến sự chậm trễ trong thanh toán và khó khăn trong việc tổng hợp công nợ công ty. - Về sử dụng tài khoản Công ty mở nhiều tài khoản chi tiết nên việc theo dõi còn rất phức tạp. - Trình tự hoạch toán - Về tổ chức hệ thống sổ sách tài khoản kế toán Kết luận Chuyên đề kế toán đã giúp em hiểu thêm về công tác kế toán tại Công ty CP Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic, em đã có điều kiện vận dụng những kiến thức đã học để áp dụng vào thực tế, hiểu về cơ chế hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của một doanh nghiệp. Thông qua các tài liệu, số liệu mà các phòng ban cung cấp, bằng việc phân tích các chỉ tiêu tài chính em đã thấy được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trên đây là toàn bộ báo cáo thực tập tổng hợp của em tại Công ty CP Viễn thông và Công nghệ Thông tin Telematic. Để đạt được kết quả đó em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa kế toán và đặc biệt là sự giúp đỡ của thầy giáo Th.s Đinh Thế Hùng là người trực tiếp hướng dẫn cùng với sự giúp đỡ tận tình của các phòng ban trong Công ty. Do thời gian thực tập ngắn và trình độ còn hạn chế, em không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự hướng dẫn chỉ bảo, góp ý của các thầy cô hướng dẫn để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!