Tình hình hoạt động tại Công ty TNHH Đức Kiên

TK 622 (chi tiết đối tượng) Có TK 335 Số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả Nợ TK 335 Có TK 334 4.1.3. Bảng tổng hợp phân bổ tiền lương và BHXH. Hàng tháng kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng và tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định trên cơ sở tổng hợp tiền lương phải trả và các tỉ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên "bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH". Nội dung: Bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH dùng để tập hợp và phân bố tiền lương thực tế phải trả (gồm lương chính, lương phụ và các khoản khác), BHXH, BHYT, KPCĐ phải trình nộp hàng tháng cho các đối tượng sử dụng lao động (có ghi TK 334, TK 335, TK 3382, TK 3383, TK3384). Bảng phân bổ gồm các cột dọc ghi có (ghi có TK 334, TK 338, TK 335) các hàng ngang phản ánh tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng lao động. Thủ tục tiến hành lập "Bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH" như sau: Hàng tháng trên cơ sở các chứng từ về lao động và tiền lương trong tháng, kế toán tiến hành phân loại và tổng hợp tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động. Trong đó phân biệt tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản khác để ghi vào các cột thuộc phần ghi Có TK 334 "Phải trả công nhân viên" ở các dòng phù hợp. Căn cứ vào tiền lương thực tế phải trả và tỷ lệ quy định các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ để tính trích và ghi Có vào TK 338 "Phải trả phải nộp khác" ở các dòng phù hợp. Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trước lương nghỉ phép của công nhân sản xuất căn cứ vào tiền lương và tỷ lệ trích trước để ghi vào cột Có. TK 335 "Chi phí phải trả". Số liệu về tổng hợp phân bổ tiền lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ trích trước các khoản được sử dụng cho kế toán tổng hợp chi phí sản xuất ghi sổ kế toán cho các đối tượng liên quan. 4.2. Các hình thức sổ kế toán áp dụng để hoạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. 4.2.1. Hình thức nhật ký sổ cái: Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên (Nợ - Có) trên cùng một trang sổ. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào nhật ký sổ cái. sơ đồ trình tự ghi sổ hạch toán theo phương thức nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ gốc Các bảng chi tiết số phát sinh Nhật ký - Sổ cái Báo cáo quỹ ngày tháng Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Sổ kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu số liệu 4.2.2. Hình thức chứng từ ghi sổ: Hình thức này thích hợp với các loại đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên việc ghi chép trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm nhất là trong điều kiện thủ công. Sổ sách trong hình thức này gồm : - Sổ cái - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Bảng cân đối tài khoản - Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết. Sơ đồ trình tự ghi sổ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ gốc Các bảng chi tiết số phát sinh Chứng từ ghi sổ Báo cáo quỹ hàng ngày Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký CTGS Bảng cân đối tài khoản Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu số liệu 4.2.3. Hình thức nhật ký chứng từ Hình thức này thích hợp với những doanh nghiệp lớn, số nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, để chuyên môn hoá cán bộ kế toán, tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của kế toán phải cao. Sổ sách trong hình thức này gồm có : - Sổ nhật ký chứng từ - Sổ cái - Bảng kê Sơ đồ trình tự ghi sổ hạch toán theo hình thức nhật ký - chứng từ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ gốc Các bảng chi tiết số phát sinh Bảng kê và các bảng phân bổ Báo cáo quỹ hàng ngày Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Nhật ký – chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu số liệu 4.2.4. Hình thức nhật ký chung Là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Sổ sách trong hình thức này gồm có : - Sổ nhật ký chung - Sổ cái Sơ đồ 5 : Sơ đồ trình tự ghi sổ hạch toán theo hình thức nhật ký chung Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ gốc Các bảng chi tiết số phát sinh Nhật ký chung và các nhật ký đặc biệt (nếu có) Báo cáo quỹ hàng ngày Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu số liệu 4.3. Trình tự và phương pháp kế toán : Sơ đồ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương TK333, 138, 141 TK334 TK241 (5) các khoản phải thu (6) thuế phải nộp Nhà nước (1) lương chính TK 622, 627, 641 Tiền thưởng TK 338 TK335 (7) BHXH, BHYT, KPCĐ (4) trích trước lương người lao động đóng góp phép của CNSX TK431 TK 111, 112 (2) tiền thởng từ quỹ khen thởng theo lương (9) thanh toán các khoản cho người lao động TK 138 Tk111, 112 (3b) BHXH (3c) cơ quan BHXH Phải trả CNV cấp trên thanh toán trợ cấp TK 338 (3a) phần BHXH (8) trích BHXH,BHYT (1) nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Doanh nghiệp giữ lại KPCĐ vào chi phí (11) Chi tiêu KPCĐ Đi sâu vào mỗi đơn vị sản xuất hay kinh doanh, việc áp dụng các sổ sách kế toán không còn rập khuôn theo lý thuyết mà tuỳ vào trình độ yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp đều xây dựng cho mình một hệ thống chứng từ sổ sách kế toán phù hợp, để tìm hiểu thực tế em xin đi sâu vào công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở một doanh nghiệp cụ thể - Công ty TNHH Đức Kiên 4.4. Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính * Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máyvi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán theo quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán Máy vi tính Chứng từ kế toán - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Phần 2 thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty TNHH đức kiên Đặc điểm tình hình chung của Công ty Đức Kiên 1. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty TNHH Đức Kiên là một doanh nghiệp tư nhân. Được thành lập theo quyết định số 073269/QĐ/UBND ngày 19/10/1999 do Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội. Trụ sở chính của công ty tại 44 Liễu Giai - Ba Đình - Hà Nội. Là đơn vị kinh tế hoạch toán độc lập có tư cách pháp nhân có tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội, có con dấu riêng. Tuy mới thành lập, nhưng công ty đã từng bước phát triển ổn định trong những năm qua bằng phương tiện tự có của công ty và của các đơn vị khác hợp tác liên doanh, công ty đã phát huy năng lực kịp thời phục vụ tốt cho việc thương mại và kinh doanh, đóng góp một phần vào Ngân sách Nhà nước. Cùng với sự đổi mới của đất nước, trong những năm qua với sự phấn đấu nỗ lực không ngừng công ty đã ngày càng phát triển về mọi mặt. Công ty đã mở rộng thị trường, thiết lập được hệ thống đại lý bán hàng trên toàn miền Bắc, mở rộng mối quan hệ hợp tác trao đổi với các đơn vị cùng ngành nghề, nâng cao chất lượng phục vụ, tạo uy tín và thu hút khách hàng, đóng góp nghĩa vụ cho ngân sách nhà nước ngày một tăng thêm. Ngoài việc không ngừng phát triển kinh doanh, công ty cũng thường xuyên quan tâm tới đời sống vật chất và tinh thần của CBCVN. tạo môi trường lao động thuận lợi, sinh hoạt lành mạnh nhằm thu hút lao động. Từ những ngày mới thành lập, số cán bộ CNV của công ty là 82 người, hiện nay số CBCNV của công ty đã tăng lên 116 người với trình độ kỹ thuật và tay nghề cao và được hưởng mức thu nhập ổn định, phù hợp với mức sống xã hội. Công ty đã tạo ra sự cân bằng, dân chủ để các CBCNV phát huy hết tinh thần sáng tạo trong công việc. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên trên, Công ty luôn là địa chỉ tin cậy của khách hàng khi có nhu cầu hợp tác tạo được uy tín trong thương trường và được khách hàng tín nhiệm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng gặp không ít khó khăn nhất là trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Các chính sách mở cửa của Nhà nước nhằm thu hút đầu tư nước ngoài, kéo theo sự biến động không ngừng của nền kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục đổi mới và phải có những phương án kinh doanh sáng suốt phù hợp với thực tế nhằm ổn định và phát triển. Để củng cố doanh nghiệp đã khai thác triệt để tiềm năng sẵn có của doanh nghiệp và bước tiến vững chắc. 2. Chức năng nhiệm vụ của công ty. a- Chức năng của công ty: Là DN ngoài quốc doanh, công ty Đức Kiên có các chức năng chủ yếu sau: + Trực tiếp XNK điện tử, điện lạnh, điện gia dụng + Sản xuất, lắp ráp các linh kiện điện tử, điện lạnh + Kinh doanh, phân phối hàng điện tử, điện lạnh, điện gia dụng + Ký gửi và làm đại lý ký gửi các mặt hàng điện tử, điện lạnh, điện gia dụng + Cung cấp các dịch vụ lắp đặt, sửa chữa, bảo trì, bảo hành... Để điều hành các hoạt động, Công ty đã bố trí sắp xếp nhân lực phù hợp với trình độ chuyên môn phục vụ yêu cầu công tác sản xuất kinh doanh b- Nhiệm vụ cuả công ty: Là một đơn vị kinh doanh có quy mô nhỏ, công ty có các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng và thực hiện các mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty. - Tổ chức nghiên cứu, nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ kỹ thuật, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp thị hiếu của khách hàng. - Công ty phải chấp hành điều lệ, các quy định, quy phạm tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá, các chính sách mang tính bắt buộc của Nhà Nước. - Phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà Nước, chịu trách nhiệm đóng thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. - Phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và quyền lợi của công nhân viên trong Công ty. - Tuân thủ theo các quy định về tài chính - kế toán, thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo đầu kỳ, chế độ kiểm toán theo quy định của Nhà Nước. Chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của báo cáo. - Thực hiện vệ sinh môi trường, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội theo quy định của pháp luật, phạm vi quản lý của công ty. 3. Tổ chức bộ máy của công ty: Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH Đức Kiên tổ chức quản lý theo một cấp: Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, cửa hàng. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng: Sơ đồ : Bộ máy của Công ty TNHH Đức Kiên Ban giám đốc Phòng Hành chính Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phân xưởng lắp ráp Trung tâm bảo hành Phòng kinh doanh - Ban Giám đốc Công ty gồm : + Giám đốc Công ty: Thực hiện các chức năng quản lý trực tiếp, phụ trách chung, phụ trách tổ chức kế toán tài chính, kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Nhà Nước về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. - Các phòng ban chức năng : + Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ quản lý nhân sự, điều động tiếp nhận lao động, làm công tác đối nội, đối ngoại, áp dụng các chính sách hành chính của Nhà nước + Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm về công tác tài chính của Công ty, thực hiện theo đúng chế độ của Nhà nước quy định, hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Bảo toàn và phát triển nguồn vốn, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách đối với Nhà nước + Phòng kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về khai thác hàng, vạch kế hoạch và làm nhiệm vụ phát triển kinh doanh hàng hoá của Công ty, quản lý cửa hàng và hệ thống đại lý + Phòng Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm chất lượng sản phẩm trước Công ty về khâu kỹ thuật, bảo hành, bảo trì. Các đơn vị trực thuộc: + Phân xưởng lắp ráp: Chịu trách nhiệm sản xuất, lắp ráp các sản phẩm của công ty theo kế hoạch, đảm bảo đúng tiến độ. + Trung tâm bảo hành: Chịu trách nhiệm bảo hành, bảo trì các sản phẩm đã xuất xưởng. 4. Tổ chức bộ máy Kế toán: Phòng kế toán tài chính của Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán là thu thập và xử lý các thông tin, đồng thời các cung cấp thông tin kinh tế cần thiết phục vụ cho công tác quản lý theo các giai đoạn từ khâu thu nhận, xử lý chứng từ, ghi sổ, lên nhật ký đến khâu lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh doanh. Từ đó thúc đẩy việc thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Hình thức tổ chức công tác kế toán của Công ty là hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Cơ cấu bộ máy phòng kế toán của Công ty Đức Kiên bao gồm 12 người. - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm phụ trách điều hành bộ máy kế toán của Công ty. - Phó phòng kế toán: Tổng hợp từ các chứng từ gốc, bảng gốc lên sổ cái, hàng quý lên bảng quyết toán. Ngoài ra còn thay nhiệm vụ kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng. - Kế toán tài chính vốn bằng tiền, tiền vay và thanh toán: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, các hoá đơn nhập hàng, hoá đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng cộng sổ và các sổ sách có liên quan. - Kế toán tiền lương, thanh toán bảo hiểm xã hội: Tính lương và bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động trong Công ty. - Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ: tổng hợp và kế toán chi tiết TSCĐ và công cụ, dụng cụ tồn kho; tính khấu hao TSCĐ và phân bổ công cụ dụng cụ tồn kho. - Kế toán bán hàng: Phản ánh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho, hàng hoá bán. Theo dõi thanh toán các khoản thuế ở khâu tiêu thụ, thuế xuất nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ chủ yếu, báo cáo hàng tồn kho. - Kế toán tập hợp chi phí: Ghi chép phản ánh tổng hợp các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng, bán hàng trong kỳ. - Kế toán mua hàng: Ghi chép và phản ánh tất cả các hoạt động kế toán liên quan đến hàng mua về, theo dõi chi tiết theo số lượng, chủng loại và đơn giá của từng mặt hàng. - Thủ quỹ: Thu - Chi và quản lý các loại tiền tại quỹ Ngoài các bộ phận kế toán nói trên, dưới các trạm, kho, cửa hàng, Công ty còn có các nhân viên hạch toán, có nhiệm vụ phản ánh ghi ghép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong ngày, định kỳ lập báo cáo chuyển về Phòng kế toán Công ty. Bộ phận này hoạt động dưới sự chỉ đạo, điều hành và giám sát của Phòng kế toán. Mối quan hệ giữa các bộ phận được thể hiện qua sơ đồ sau (trang sau). Phó phong kế toán (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán tiền lương và thanh toán BHXH Kế toán mua hàng Kế toán TSCĐ và CCDC Kế toán tổng hợp chi phí Kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán Thủ quỹ Kế toán trưởng Các nhân viên hạch toán ở các bộ phận Kế toán mua hàng Sơ đồ : Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Đức Kiên 4.2. Hình thức Sổ kế toán của công ty: Hiện nay Công ty Đức Kiên đang áp dụng hệ thống tài khoản chung theo Quyết định 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và sau đó có những thay đổi bổ sung theo các Thông tư 60 và áp dụng theo đúng chế độ kế toán qui định. Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty gồm các báo cáo sau: + Bảng cân đối kế toán + Kết quả hoạt động kinh doanh + Lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính. * Hình thức sổ kế toán Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ với phương pháp kế toán thủ công. Công ty có những sổ kế toán chính như: Nhật ký chứng từ (NKCT) số 1, NKCT số 2, NKCT số 3, NKCT số 4, NKCT số 5, NKCT số 7 ... và các bảng kê như bảng kê số 3, số 4, số 5 và các loại sổ cái như sổ cái tiền mặt và các sổ chi tiết... - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. - Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng bê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo Tài chính. II. Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty Đức Kiên 1. Qui mô và cơ cấu lao động tại Công ty. Hiện nay Công ty có tổng số lao động là 116 người. - Lao động gián tiếp 35 người - Lao động trực tiếp 81 người Trong đó: + Lái xe và phụ xe 6 người + CN kỹ thuật 20 người + CN sản xuất: 55 người Phân loại công nhân viên ở Công ty như sau: Công nhân sản xuất: Là những người trực tiếp sản xuất, lắp ráp tại phân xưởng lắp ráp. Công nhân làm công tác dịch vụ kỹ thuật: Gồm các nhân viên tại Trung tâm bảo hành. - Lao động gián tiếp: Gồm lãnh đạo Công ty, cán bộ quản lý nghiệp vụ tại các phòng ban, nhân viên phục vụ hành chính, bảo vệ, lái xe... 2. Các hình thức trả lương và phạm vi áp dụng Việc phân phối thu nhập được phân phối theo nguyên tắc làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít, không làm không hưởng. Giám đốc Công ty giao quyền tự chủ cho các đơn vị thành viên trong công tác quản lý, sản xuất kinh doanh. Thực hiện chế độ hạch toán theo nguyên tắc bao sổ. Như vậy hiện nay Công ty có các hình thức trả lương sau: a. Trả lương theo thời gian Chế độ trả lương theo thời gian ở Công ty được áp dụng cho lao động ở khối phòng ban lao động quản lý, nghiệp vụ (lao động gián tiếp). Căn cứ để tính lương là hệ số lương của người lao động, lương tối thiểu do Nhà nước qui định, bảng chấm công của các phòng ban gửi về văn phòng Công ty vào ngày 28 hàng tháng. Bảng này do từng phòng ban theo dõi ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ với những lý do cụ thể của mỗi người. Công ty hiện đang làm việc 06 ngày 01 tuần. Riêng lãnh đạo Công ty, Cán bộ đoàn thể, Trưởng, phó các phòng ban ngoài lương cơ bản còn được cộng thêm hệ số cấp bậc, chức vụ. b. Trả lương khoán: Công ty hiện nay có 1 bộ phận trực tiếp sản xuất đó là Phân xưởng sản xuất, lắp ráp, Công ty đã thực hiện chế độ khoán doanh thu tới từng người lao động. Việc tính lương cho người lao động được thực hiện thông qua khoán công việc và lương cấp bậc của từng người lao động. Phòng kế toán và bộ phận lao động tiền lương căn cứ vào cấp bậc, chức vụ của từng lao động ở từng bộ phận tính ra tiền lương cơ bản của người lao động, từ đó trích lập bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công đoàn và hạch toán theo các khoản mục chi phí của từng đơn vị gửi lên. 3. Tổ chức hạch toán tiền lương và tính lương, BHXH phải trả công nhân viên. a. Hạch toán lao động Hạch toán lao động: Gồm thời gian lao động, hạch toán số lượng lao động, hạch toán kết quả lao động. - Việc hạch toán số lượng lao động được thể hiện trên "Sổ theo dõi lao động" của Công ty do bộ phận nhân sự văn phòng Công ty theo dõi. - Việc hạch toán thời gian lao động của Công ty dựa vào: bảng chấm công của từng đơn vị. (Gián tiếp cũng như trực tiếp). - Việc hạch toán kết quả lao động ở Công ty dựa vào Số lượng hàng hoá xuất kho, tồn kho. b. Hạch toán tiền lương: Việc hạch toán tiền lương của Công ty thông qua bảng chấm công của từng đơn vị được gửi lên Công ty vào ngày 28 hàng tháng. Trên bảng chấm công được theo dõi chi tiết cho từng người lao động (Số ngày công lao động, số ngày nghỉ việc, lý do nghỉ việc....) trên cơ sở đó kế toán tiền lương tính ra lương và các khoản phục cấp cho từng đối tượng. Hàng tháng Công ty thanh toán tiền lương với cán bộ công nhân viên chia làm 2 kỳ. Kỳ I - Tạm ứng lương vào ngày 15 hàng tháng. Số tiền tạm ứng thường là cố định. Thông thường số tiền tạm ứng = 50% (hoặc 40% tiền lương tháng trước). Tạm ứng toàn Công ty được thể hiện qua bảng sau: Biểu số 2 Công ty Đức Kiên Bảng kê chi tiết chi tiêu Loại: Tạm ứng lương kỳ I - tháng 12/2007 TTT Đơn vị Số tiền Ký nhận 1 Phòng Kế toán 7.200.000 đ 2 Phòng kinh doanh 11.440.000 đ 3 Phòng kế toán 2.300.000 đ 4 Phòng tổ chức 6.140.000 đ 5 Phòng kỹ thuật 8.200.000 đ 6 Trung tâm bảo hành 9.600.000 đ 7 Phân xưởng sản xuất 22.000.000 đ Cộng 66.880.000 đ Bằng chữ: Sáu sáu triệu tám trăm tám mươi ngàn đồng. Hà nội, ngày 15 tháng 12 năm 2007 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Kỳ II: Quyết toán lương vào ngày 5 của tháng sau. Căn cứ vào bảng thanh toán lương, kế toán xác định số tiền phải trả cho công nhân viên sau khi đã trừ đi số tiền tạm ứng kỳ I. Công ty hiện tại đang thực hiện 2 hình thức trả lương cho hai bộ phận trực thuộc đó là trả lương theo lương thời gian áp dụng cho khối lao động gián tiếp (Phụ trách phân xưởng, lễ tân, bảo vệ). Trả lương theo lương khoán doanh thu áp dụng cho khối sản xuất (Công nhân sản xuất trực tiếp). Vì vậy, cách tính lương cho 2 bộ phận này như sau: * Cách tính lương cho cán bộ công nhân viên lao động gián tiếp được tính như sau: Lương thời gian được tính như sau: LCB 26 Trong đó: + LTT :Tiền lương thực tế người lao động nhận được. + LCB : Tiền lương cấp bậc tính theo thời gian tháng (= Hệ số bậc lương x lương tối thiểu (540 000đ) + T: Thời gian lao động (26 ngày) (Công ty làm việc tuần 6 buổi) + H: Hệ số cấp bậc, chức vụ +Th: Tiền thưởng tháng (nếu có) - Đối với những người làm công tác bảo vệ, thường trực Công ty nếu làm ca ba ngoài tiền lương cơ bản ra còn được tính thêm tiền phụ cấp làm ca ba bằng 30% lương chính. - Đối với thời gian ngừng nghỉ việc do điều kiện khách quan tính 70% lương cấp bậc. - Đối với những người nghỉ phép, đi học được hưởng 100% lương cấp bậc. Người lao động muốn nghỉ phép phải viết đơn và được phòng tổ chức duyệt. - Đối với những ngày nghỉ hưởng BHXH (nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động ...) người lao động không được hưởng lương ngoài phần trợ cấp BHXH. Ví dụ 1: Lương tháng 12/2007 Của trưởng phòng Tổ chức Công ty được tính như sau. Bà Nguyễn Thị Lan, chức vụ Trưởng phòng + Hệ số lương cơ bản là 3,82 + Thời gian làm việc là 26 ngày/ tháng + Hệ số cấp bậc, chức vụ là 63.000đ/tháng + Thưởng tháng 12 là 24.000đ Các khoản phải nộp tháng 12 là: BHXH (5%) + BHYT (1%) theo lương cơ bản và phụ cấp trách nhiệm. 6% lương cơ bản = 3,82 x 540.000đ + 63.000đ = 2.125.800đ Tổng thu nhập lương tháng 12/2007 của bà Nguyễn Thị Lan là: 3,82 x 540.000 đ + 63.000 đ + 24.000 đ = 2.149.800đ Kỳ 1: Tạm ứng: 400.000đ Kỳ 2: Tổng lương được lĩnh= 2.149.800- 400.000đ - 127.548 đ = 1.622.252đ Ví dụ 2: Lương tháng 12/2007 của nhân viên bảo vệ phòng kinh doanh Công ty được tính như sau. Ông Lê Quang Thắng, nhân viên bảo vệ + Hệ số lương cơ bản là 2,47 + Thời gian làm việc là 21 ngày + Số ngày nghỉ phép là 5 ngày + Số ngày làm việc ca ba là 12 ngày. + Thưởng tháng 12 là 18.000 đ Các khoản phải nộp tháng 12 là: BHXH (5%) + BHYT (1%) theo lương cơ bản. 6% lương cơ bản = 2,47 x 540.000 đ x6% = 80.028 đ Lương của ông Thắng được tính như sau: Lương theo cấp bậc là: 2,47 x 540.000đ = 1.333.800đ Ông Thắng nghỉ phép 5 ngày vẫn được hưởng nguyên lương do đó lương cơ bản tháng 2/2007 vẫn là 1.333.800 đ. Số ngày công làm ca ba được hưởng 30% lương cơ bản. = {(1.333.800 đ : 26) x 12} x 30% = 184.680đ Các khoản phải nộp tháng 12 là: BHXH (5%) + BHYT (1%) theo lương cơ bản. 6% lương cơ bản = 80.028đ Tổng thu nhập lương tháng 12/2007 của ông Thắng là: 1.333.800 đ + 184.680 đ + 18.000 đ = 1.536.480đ Kỳ 1 tạm ứng 300.000đ Kỳ 2: Tổng lương được lĩnh = 1.536.480 đ - 300.000 đ - 80.028đ = 1.156.452đ Ví dụ 3: Lương tháng 12/2007 của cán bộ phòng kinh doanh Công ty được tính như sau: Ông Nguyễn Văn Luân Kỹ sư + Hệ số lương cơ bản là 3,82 + Phụ cấp trách nhiệm 63.000 đ + Thời gian làm việc 20 ngày + Số ngày nghỉ ốm 6 ngày + Thưởng tháng là 24.000 đ Các khoản phải nộp tháng 12/20007 là: BHXH (5%), BHYT (1%) theo lương cơ bản và phụ cấp trách nhiệm 6% lương cơ bản = 3,82 x 540.000 + 63.000 = 2.125.800 đ Tổng thu nhập tháng 12/2007 là: {(3,82 x540.000): 26} x 20 + 63.000 + 24.000 = 1.673.770đ Kỳ I tạm ứng là 400.000đ Kỳ II tổng lương được lĩnh: = 1.673.770 - 400.000 đ - 127.548 đ =1.146. Cách tính lương trên được minh hoạ qua bảng thanh toán lương của phòng hành chính tháng 12/2007) (Bảng thanh toán lương phòng Tổ chức tháng 12/2007 được thể hiện ở trang sau) Đơn vị tính: 1000đ * Cách tính lương cho khối sản xuất Do Công ty thực hiện chế độ khoán đối với công nhân sản xuất nên việc tính lương cho khối này dựa trên hệ số lương cơ bản của từng công nhân. Trên cơ sở đó kế toán tính được lương của từng đơn vị, và trích BHXH, BHYT, KPCĐ của từng lao động. Ví dụ: Công thức tính lương của Công ty: Lương tháng = Lương cơ bản x hệ số – các khoản trích bảo hiểm(6%) * Tính lương cho công nhân lái xe Lương tháng 12/2007 của ông Trần Văn Hà lái xe, hệ số lương 2,92. Lương tháng = 2,92 x 540.000.000 đ = 1.576.800đ Trích BHXH, BHYT 6% lương cơ bản = 94.608 đ * Tính lương cho công nhân sản xuất cũng tương tự Lương tháng 12/2007 của ông Đoàn Văn Tỵ thợ bậc 5/7 hệ số lương 2,32 Lương tháng = 2,32 x 540.000 đ = 1.252.800đ Trích BHXH, BHYT 6% lương cơ bản = 75.168 đ * Tính lương cho nhân viên dịch vụ bảo hành Lương tháng 12/2007 của ông Phạm Hòa, nhân viên bảo hành, hệ số lương 2,02. Lương tháng = 2,02 x 540.000 đ = 1.090.800 đ Trích BHXH, BHYT 6% lương cơ bản = 65.488 đ c. Hạch toán các khoản trích theo lương: *. Tính Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công đoàn Theo chế độ hiện hành, bảo hiểm xã hội của Công ty được tính bằng 25% tổng quỹ lương toàn Công ty, trong đó 19% tính vào giá thành và 6% thu nhập của công nhân viên, cụ thể: - 19% tính vào giá thành gồm: + 2% bảo hiểm ytế + 2% kinh phí Công đoàn: Trong đó 1% để lại Công ty sử dụng và 1% nộp cấp trên. + 15% nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội để chi trả ốm đau, thai sản theo chế độ. - 6% người lao động phải nộp gồm: + 5% nộp cho bảo hiểm xã hội + 1% nộp cho bảo hiểm ytế Trích nộp bảo hiểm tại Công ty với cơ quan bảo hiểm xã hội thành phố Hà nội hàng quý, hạch toán vào TK 338 (tài khoản phải trả) * Quỹ bảo hiểm xã hội tại Công ty Theo qui định hiện hành, hàng tháng khi có nghiệp vụ phát sinh (ốm đau, thai sản ... ), Công ty ứng trả trước cho công nhân viên. Đến cuối tháng, Công ty chuyển chứng từ tới cơ quan bảo hiểm xã hội Quận để thanh toán. Nếu chứng từ hợp lệ, bảo hiểm xã hội Quận sẽ chuyển trả lại số tiền đó cho Công ty. Như vậy, ở Công ty không có quỹ bảo hiểm xã hội. * Chế độ trợ cấp bảo hiểm xã hội tại Công ty Mức bảo hiểm xã hội của công nhân viên = 75% lương cơ bản x số ngày nghỉ hưởng lương ốm (hoặc nghỉ đẻ). Số ngày nghỉ hưởng lương bảo hiểm xã hội (ốm, sảy thai, đẻ, tai nạn lao động ... ) không vượt quá số ngày theo chế độ của Nhà nước. Bảo hiểm phải trả cho công nhân viên căn cứ vào giấy nghỉ đẻ, thai sản, tai nạn lao động, ốm đau... do bệnh viện khám chữa bệnh xác nhận số ngày nghỉ để thanh toán theo chế độ bảo hiểm xã hội cho từng người lao động và được hạch toán vào TK 334 (Phải trả công nhân viên). Việc thanh toán bảo hiểm cho công nhân viên chức ở Công ty được thực hiện thông qua bản thanh toán BHXH sau: Biều số 4 Công Ty TNHH Đức Kiên Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội Tháng 12 năm 2007 STT Họ và tên Số ngày Số tiền Ký nhận 1 Hoàng thị Hà 03 29.000 đ 2 Nguyễn Thị Hằng 14 128.000 đ 3 Trần Văn Bách 03 25.600 đ 4 Phạm Bá Kiên 14 200.600 đ ........................ Cộng 44 ngày 602.200 đ ( Số tiền bằng chữ: Sáu trăm lẻ hai ngàn hai trăm đồng ) Giám đốc Công đoàn cơ sở Kế toán trởng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu số 5 Công ty Đức Kiên Bảng tổng hợp lương tháng 12/2007 Đơn vị tính: 1.000 đồng Đối tượng sử dụng Lương chính Lương phụ cấp Các khoản khác Cộng lương Phòng kế toán 18.000 18.000 Phòng kinh doanh 28.600 28.600 Phòng tổ chức 15.350 15.350 Phòng kỹ thuật 20.500 20.500 Trung tâm bảo hành 24.000 24.000 Phân xưởng 55.000 55.000 Cộng 161.450 161.450 4. Kế toán tổng tiền lương và các khoản trích theo lương. a. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ * Chứng từ sử dụng ở Công ty - Bảng chấm công - Hợp đồng lao động - Bảng thanh toán lương - Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội - Các phiếu chi, các chứng từ tài liệu khác về các khoản tạm ứng, khấu trừ, trích nộp, ... liên quan. * Trình tự luân chuyển chứng từ Các đơn vị lập bảng chấm công, gửi về phòng tổ chức để theo dõi hạch toán lao động, sau đó chuyển cho phòng kế toán để lập bảng thanh toán lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, trình kế toán trưởng, Giám đốc Công ty ký duyệt. Sau đó kế toán thanh toán viết phiếu chi lương, lập bảng tổng hợp phân bổ "Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội" * Tài khoản sử dụng - TK 334 Phải trả công nhân viên - TK 338 Phải trả phải nộp khác - Tk 3382 Kinh phí Công đoàn - TK 3383 Bảo hiểm xã hội - TK 3384 Bảo hiểm ytế Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác: - TK 141 Tạm ứng - TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp - TK 627 Chi phí sản xuất chung - TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 335 Chi phí phải trả Hàng tháng trên cơ sở các chứng từ về lao động và tiền lương liên quan kế toán tiến hành phân loại, tổng hợp tiền lương phải trả cho từng đối tượng sử dụng, trong đó phân biệt lương cơ bản và các khoản khác để ghi vào các cột tương ứng thuộc TK 334 (Phải trả công nhân viên) vào từng dòng thích hợp trên bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Căn cứ vào tiền lương phải trả thực tế (lương chính, phụ cấp ) và tỷ lệ qui định về các khoản: BHXH, BHYT, KPCĐ để tính trích và ghi vào cột TK 338 (TK 3382, TK 3383, TK 3384) TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp) gồm lương khoán của các đơn vị. (gồm 2 đơn vị làm vận tải trực tiếp) TK 627 (Chi phí sản xuất chung) gồm: Chi phí các đơn vị làm công tác dịch vụ, xí nghiệp sửa chữa ôtô. (Do đặc thù của ngành vận tải, thợ sửa chữa là phục vụ trực tiếp lại cho khối lái xe nên việc hạch toán vào TK 627) TK 642 ( chi phí quản lý doanh nghiệp ) gồm: Lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công đoàn của khối phòng ban. (tất cả được thể hiện trên bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội ) (Trang sau) * Hàng tháng căn cứ vào "Bảng phân bổ tiền lương và BHXH" , kế toán vào bảng kê số 4, số 5 và nhật ký chứng từ số 7. (xem trang sau). Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến tiền lương được kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 622 55.000.000 - Phân xưởng sx 55.000.000 Nợ TK 627 24.000.000 - Trung tâm bảo hành 24.000.000 Nợ TK 642 82.450.000 - Phòng kế toán 18.000.000 - Phòng kinh doanh 28.600.000 - Phòng tổ chức 15.350.000 - Phòng kỹ thuật 20.500.000 Có TK 334 161.450.000 * Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán định khoản như sau: Nợ TK 622 10.450.000 Nợ TK 627 4.560.000 Nợ TK 642 15.665.500 Có TK 338 30.675.500 TK 3383 - KPCĐ 3.229.000 TK 3382- BHXH 24.217.500 TK 3384 - BHYT 3.229.000 * Từ ngày 12 đến ngày 15 hàng tháng kế toán chi tiền lương kỳ I cho toàn bộ cán bộ công nhân viên. Nợ TK 334 25.000.000 Có TK 111 25.000.000  * Cán bộ công nhân viên tạm ứng tiền, hàng tháng trừ qua lương. Kế toán ghi: Nợ TK 334 100.000 Có TK 141 100.000 * Tính ra số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV. Kế toán ghi Nợ TK 1388 602.200 Có TK 338 602.200 * Thanh toán BHXH cho CNV bằng tiền mặt. Kế toán ghi Nợ TK 338 602.200 Có TK 111 602.200 Số tiền mà BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên ốm là do BHXH thanh toán, nhng theo chế độ hiện hành thì doanh nghiệp được quyền tính toán và trả trước cho người lao động. Sau đó BHXH căn cứ vào những chứng từ hợp lệ mà doanh nghiệp tập hợp gửi lên, BHXH sẽ thanh toán trở lại số tiền mà doanh nghiệp đã trực tiếp chi trả cho người lao động. Khi BHXH hoàn trả lại số tiền đã chi kế toán ghi: Nợ TK 112 602.200 Có TK 1388 602.200 * Khi doanh nghiệp chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán ghi sổ : Nợ TK 338 30.675.500 TK 3382 24.217.500 TK 3383 3.229.000 TK 3384 3.229.000 Có TK 112 30.675.500 Cuối tháng căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 7 kế toán vào sổ cái trang TK 334 - Phải trả công nhân viên và TK 3382, TK 3383, TK 3384. Công ty TNHH Đức Kiên Nhật ký chứng từ số 7 Ghi có các TK: 334,3382,3383,3384. Tháng 12 năm 2007 Đơn vị tính: 1.000đồng Tt .. 334 3382 3383 3384 Tổng cộng 1 622 55.000 8.250 1.100 1.100 65.450 2 627 24.000 3.600 480 480 28.560 3 642 82.450 12.367,5 1.649 1.649 98.115,5 Cộng 161.450 24.217,5 3.229 3.229 192.125,5 Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 8 Sổ cái TK 334 Tháng 12/2007 Số dư đầu kỳ Nợ Có 161.450.000 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ..... Tháng 12 111 25.000.000 141 100.000 Cộng số phát sinh Nợ 25.100.000 Tổng số phát sinh Có 161.450.000 Nợ Có 136.350.000 Người lập (Ký và ghi rõ họ tên)Biểu số 9 Sổ cái TK 3382 Tháng 12/2007 Số dư đầu kỳ Nợ Có 24.217.500 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ..... Tháng 12 112 24.217.500 Cộng số phát sinh Nợ 24.217.500 Tổng số phát sinh Có 24.217.500 Nợ Có 0 Người lập (Ký và ghi rõ họ tên) Sổ cái TK 3383 Tháng 12/2007 Số dư đầu kỳ Nợ Có 3.229.000 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ..... Tháng 12 112 3.229.000 Cộng số phát sinh Nợ 3.229.000 Tổng số phát sinh Có 3.229.000 Nợ Có 0 Người lập (Ký và ghi rõ họ tên) Sổ cái TK 3384 Tháng 12/2007 Số dư đầu kỳ Nợ Có 3.229.000 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ..... Tháng 12 112 3.229.000 Cộng số phát sinh Nợ 3.229.000 Tổng số phát sinh Có 3.229.000 Nợ Có 0 Người lập (Ký và ghi rõ họ tên) PHần 3 Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Đức kiên 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Hoàn thiện công tác hoạch toán kế toán luôn là mục tiêu hàng đầu cấp bách và cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. Là một phần trong tổ chức kế toán luôn tại doanh nghiệp, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải theo dõi, phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương, HBXH, BHYT, KPCĐ theo quy định của Nhà nước. Mỗi một xã hội, mỗi một doanh nghiệp đều có một hình thức, quan niệm cách thức trả lương khác nhau. Song các doanh nghiệp đều mong muốn có một cách thức tính, cách thức chi trả và hạch toán tiền lương phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Như một nhà triết học cổ đã nói: "Không có cái gì là tuyệt đối cả, cái sâu xa trong mỗi cá nhân là hướng tới hoàn thiện của chính bản thân mình". Cũng chính vì vậy, trong cơ chế thị trờng đầy cạnh tranh như hiện nay, các doanh nghiệp dù là doanh nghiệp Nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân đều phải tìm tòi cho mình một hướng đi đúng đắn để tồn tại và phát triển. Bên cạnh đó, tiền lương của mỗi doanh nghiệp đều có những tồn tại mà các nhà quản lý đã, đang và sẽ cố gắng nỗ lực mong muốn khắc phục những tồn tại đó để hoàn thiện cơ chế tiền lương cho doanh nghiệp mình. Qua thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán nói chung, đặc biệt công tách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Đức Kiên, trên cơ sở những kiến thức và phương pháp luận đã được trang bị tại trường, qua thời gian thực tập tại Công ty, em xin có một số nhận xét khái quát như sau: 2. Nhận xét về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương * Ưu Điểm: Trong công tác tổ chức kế toán Công ty TNHH Đức Kiên đã không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức kế toán của mình, nó được tổ chức chuyên sâu, mỗi kế toán phụ trách một phần hành cụ thể nên phát huy được tính chủ động, sáng tạo trong công vịê của mình. Công tác quyết toán hàng năm đều được thực hiện tốt rõ ràng và đúng thời hạn. Đội ngũ kế toán có trình độ năng lực nhiệt tình nên trong thời gian qua đã cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ đắc lực cho lãnh đạo đơn vị trong việc giải quyết chỉ đạo sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, chuẩn xác, góp phần tích cực vào quá trình phát triển của Công ty. Về phương pháp hạch toán: Công ty đã xây dựng được hệ thống sổ sách hạch toán, cách thức ghi chép, phương pháp hạch toán một cách hợp lý, tổ chức công tác kế toán tài chính rõ ràng, khoa học, giảm bớt khối lượng công việc ghi số kế toán, đáp ứng thông tin hữu dụng đối với yêu cầu quản lý của Công ty và các đối tượng liên quan khác cụ thể : + Bên cạnh việc hạch toán tổng hợp, Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết với hệ thống sổ chi tiết tương đối hoàn chỉnh, tạo điều kiện cho kế toán trưởng cùng lãnh đạo Công ty tiến hành tốt công tác phân tích hoạt động kinh tế, đa quyết định kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. + Công tác kế toán đã được thực hiện trên máy, do đó tiết kiệm được thời gian, công sức hạch toán đồng thời có thể xử lý nhiều công việc khác nhau cùng một lúc. Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty luôn chấp hành đúng các chế độ tiền lương, trợ cấp BHXH đối với người lao động. Kế toán tiền lương luôn hướng dẫn các bộ phận, phân xưởng thực hiện tốt công việc cung cấp thông tin, số liệu, số liệu để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Công ty đã xây dựng được hệ số tiền lương theo chức danh công việc (hệ số tương ứng với công việc được giao, mức độ phức tạp, tính trách nhiệm ở công việc là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu "làm theo khả năng, hưởng theo năng lực" của một xã hội hiện đại. Công ty không hạn chế một mức lương tối đa cho người lao động mà mức lương cao hay thấp là phụ thuộc vào kết quả nhiều hay ít của họ. Chính vì động lực kinh tế thúc đẩy khiến người lao động làm việc hăng say, không ngừng nâng cao năng suất, có những sáng kiến mới làm lợi cho Công ty. Việc tính quyết toán trả lương, BHXH, BHYT được phản ánh kịp thời, kiểm tra thường xuyên. Các chứng từ sổ sách được sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, phản ánh rõ các khoản mục và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về lương và các khoản trích theo lương. Quá trình tổng hợp chứng từ ghi chép trên sổ kế toán hạch toán sạch sẽ, dễ kiểm tra, đối chiếu, kỷ luật kế toán được tôn trọng, hạch toán đúng tài khoản, đúng tính chát về các tài khoản thu - chi lương, các khoản BHXH được ghi chép chính xác. Các báo cáo tài chính, thống kê được lập đầy đủ, đúng thực tế phát sinh, các cơ quan có thẩm quyền xác nhận bằng các biên bản quyết toán hàng năm, các nội dung được lưu lại đầy đủ theo năm. * Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm nổi bật nêu trên, Công ty vẫn có một số vấn đề cần xem xét lại trong việc hạch toán tiền lương và BHXH. (1). Thời gian thanh toán chi trả lương cho CBCNV trong Công ty không được đồng đều. Có những bộ phận, phân xưởng thời gian thanh toán chi trả lương được chia thành 2 lần trả: lần 1 vào ngày 10 và lần 2 thanh toán nốt vào ngày 25 cuối tháng. Tuy nhiên lại có một số phân xưởng, bộ phận kinh doanh khác lại chỉ thanh toán chi trả 1 lần trong tháng. Gây khó khăn tạm thời cho nhu cầu sinh hoạt hàng ngày của người lao động. Công ty nên xem xét lại. (2).Việc trích trước tiền lương công nhân viên nghỉ phép. Vì ý kiến chủ quan cho rằng số lượng công nhân viên nghỉ phép phát sinh đều đặn không có những đột biến lớn nên Công ty không thực hiện việc trích trước tiền lương công nhân viên nghỉ phép. Căn cứ vào thực tế thì số lượng công nhân viên nghỉ việc giữa các tháng là không đều nhau, như vậy sẽ ảnh hởng đến chi phí sản xuất kinh doanh trong tháng và ảnh hưởng đến lợi nhuận của từng quý. (3) Việc sử dụng ghi chép các chứng từ hạch toán tiền lương. Các chứng từ được sử dụng về cơ bản theo dõi mẫu quy định, một số sổ được giảm lược phù hợp với Công ty mà vẫn đảm bảo cung cấp được các thông tin cần thiết. Nhưng có một số chứng từ chưa hoàn toàn tuân thủ đúng với nguyên tắc ghi chép biểu bảng của Nhà nước nên thể hiện những thông tin cha rõ ràng và thông suốt giữa các bộ phận. Vì vậy đối chiếu, kiểm tra cha được thuận lợi, cụ thể ở: Bảng chấm công không được ghi theo đúng mẫu quy định, người chấm công không ghi các ký hiệu theo hướng dẫn bên cạnh bảng tổng hợp ngày công không rõ ràng. Trong việc thanh toán trợ cấp BHXH cuối tháng kế toán chỉ lập "Danh sách người lao động hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản" mà bỏ qua việc lập "Bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH" và "Bảng thanh toán BHXH". (4). Công ty thực hiện đúng chế độ chính sách của Nhà nước trong việc trích lâp quỹ KPCĐ. Tuy nhiên, theo em việc trích lập quỹ KPCĐ Công ty thu dới hình thức người lao động góp 1% lương thực tế cộng đồn trong tháng cha thể hiện tính công bằng. Bởi vậy, quỹ này được hình thành để sử dụng cho mục đích bảo vệ quyền lợi người lao động, nếu người nào lương cao thì mức đóng nhiều hơn và họ được hưởng quyền lợi nhiều hơn người đóng mức thấp chăng? Và mức những người nộp công đoàn phí thấp thì sẽ chịu thiệt thòi khi hưởng quyền lợi, họ có chấp nhận sự vô lý này không? Nên chăng Công ty xây dựng một mức đóng công đoàn phí chung cho toàn bộ lao động? (5). Việc trích lập BHYT theo quy định là 3% trên lương cấp bậc (lương cơ bản) của CBCNV trong đó Công ty đa 2% lương cơ bản tính vào chí phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, còn người lao động chịu 1% lương cơ bản trừ vào thu nhập của họ. Tuy nhiên ở đây Công ty đã trích toàn bộ 3% BHYT theo lương cơ bản vào chi phí sản xuất kinh doanh. Như vậy là về quy định trích nộp BHYT Công ty đã chưa thực hiện trích đúng theo chế độ hiện hành. (6). Tài khoản kế toán sử dụng: Ta thấy rằng trong việc tập hợp chi phí nhân công của hoạt động quảng cáo, bán hàng, việc ghi sổ kế toán lên bảng phân bổ tiền lương kế toán không hạch toán riêng chi phí của hoạt động này mà hạch toán chung vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc phản ánh chi phí của công bán hàng vào chi phí quản lý doanh nghiệp đã làm cho các loại hình chi phí bị hỗn loạn, kết quả hạch toán không phản ánh chính xác từng loại phí đã bỏ ra. 3.3. Phương pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Đức Kiên Để công tác tiền lương trả cho người lao động thực sự phát huy vai trò là một công cụ hữu hiệu cuả công tác quản lý thì vấn đề đặt ra cho những CBCNV làm công kế toán trong Công ty phải luôn nghiên cứu để tìm ra những biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán này. Riêng em với mong muốn công tác kế toán này ở Công ty Đức Kiên sớm khắc phục được những hạn chế và ngày càng hoàn thiện hơn. Em xin mạnh dạn nêu lên một số phương hướng sau. Mong rằng đề xuất sau là những gợi ý nho nhỏ để Công ty xem xét trong thời gian tới. (1) Đối với việc trả lương cho cán bộ công nhân viên một tháng một lần như hiện nay ở một số bộ phận, phân xưởng, Công ty nên xem xét và chia thành 2 lần trả lương như những bộ phận, phân xưởng khác. Có như vậy sẽ đảm bảo nhu càu tiêu dùng sinh hoạt của cán bộ công nhân viên được ổn định. (2) Công ty đã áp dụng kế toán trên máy vi tính nhưng riêng bộ phận kế toán tiền lương vẫn làm nhiều công việc như tính lương, lập bảng thanh toán lương, phân bổ tiền lương và BHXH một cách thủ công. Điều này gây lãng phí thời gian và độ chính xác không cao. Để làm công việc tính lương cho cán bộ công nhân viên Công ty có thể tính lương bằng bảng tính Exel. Hàng tháng kế toán tiền lương chỉ vào sổ số ngày làm việc thực tế, chi tiết công việc, số ngày nghỉ ốm, nghỉ phép, các khoản khấu trừ máy vi tính sẽ tự động tính ra số tiền lương của mỗi cán bộ công nhân viên được hưởng, ứng dụng tin học vào công tác kế toán vẫn đảm bảo phân công lao động bộ máy kế toán, không lãng phí lao động. Đồng thời cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ đắc lực cho công tác quản lý doanh nghiệp. (3) Trích trước tiền lương nghỉ phép. Công ty nên thực hiện việc trích trước tiền lương công nhân viên nghỉ phép nhằm đảm bảo sự ổn định giá thành và lợi nhuận thuần từng quý. Một năm người lao động được nghỉ phép 12 ngày, số ngày nghỉ phép sẽ tăng lên nếu số năm công tác của người đó tăng. Vì thế tính trung bình toàn Công ty số ngày nghỉ phép bình quân là 14 ngày 1 người lao động. Mức nghỉ phép tối đa là 26 ngày công chế độ một năm. Từ đó Công ty nên áp dụng trích trước tiền lương nghỉ phép. Tiền lương nghỉ phép Tổng tiền lương cơ bản cả năm toàn Công ty 26 ngày công chế độ Mức trích này sẽ được phân bổ đều ra các tháng trong năm. (4) Khi mà quyền lợi của người lao động được hưởng bình đẳng, công bằng như nhau thì Công ty nên thay vì thu 1% KPCĐ từ thu nhập người lao động nh trước chuyển sang mức thu ở một mức phí bằng nhau nhất định nào đó. (5) Đối với tỷ lệ trích BHYT vào chi phí kinh doanh trong tháng Công ty nên áp dụng theo đúng chế quy định nghĩa là chỉ trích 2% BHYT trên số lương cơ bản của công nhân viên, 1% còn lại Công ty sẽ trừ vào thu nhập của người lao động. (6) Tài khoản kế toán sử dụng. Kế toán cần phải sử dụng TK641 “Chi phí bán hàng“ để tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ ở Công ty hoạt động bán hàng là chủ yếu. Vì vậy chi phí nhân công của bộ phận này nên hạch toán vào TK 641 (6411). Như vậy sẽ đảm bảo sự khoa học, sự phân loại chi phí rõ ràng. (7) Chứng từ kế toán + Để đảm bảo cho việc hạch toán trợ cấp BHXH được rõ ràng khoa học và chi tiết, kế toán nên lập “Bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH” và “Bảng thanh toán BHXH”. + Về việc thanh toán tiền thưởng: Để cho việc thanh toán được rõ ràng, việc ghi sổ kế toán có căn cứ và phục vụ cho yêu cầu quản lý, khuyến khuyến khích lao động sản xuất kinh doanh trong Công ty, kế toán nên lập “Bảng thanh toán tiền thưởng” Kết luận Trong nền kinh tế thị trường, sử dụng có hiệu quả lao động là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Để kích thích người lao động làm việc tích cực, mọi doanh nghiệp đều phải quán triệt nguyên tắc đảm bảo công bằng trong việc trả lương, việc tính đúng, tính đủ tiền lương là một vấn đề không chỉ doanh nghiệp mà cả người lao động rất quan tâm. Thực tế ở Công ty Đức Kiên cho thấy, Công ty đã vận dụng dựa trên chế độ tiền lương hiện hành của Nhà Nước có bổ sung theo thực tế của doanh nghiệp khá hiệu quả. Điều này thể hiện trong công tác kế toán tiền lương của doanh nghiệp, thu nhập của người lao động, tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên và kết quả lao động của họ. Tuy nhiên, như đã biết tiền lương phụ thuộc rất nhiều yếu tố khác nhau, các yếu tố này không cố định. Vì vậy chế độ tiền lương không thể hoàn toàn phù hợp với tất cả các đối tượng, các yếu tố, các giai đoạn. Công tác hạch toán tiền lương của Công ty cũng không tránh khỏi nhiều điều cha hợp lý, song em hy vọng rằng với sự năng động sáng tạo và lao động không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên Công ty thì sai sót chỉ là tạm thời. Trong quá trình thực tập tại Công ty với thời gian tìm hiểu tương đối ngắn, kinh nghiệm thực tế cũng như trình độ bản thân có nhiều hạn chế nên em chưa có cái nhìn tổng quát, bài viết chắc chắn chưa thể hiện đầy đủ các vấn đề liên quan đến công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty. Qua đề tài em chỉ muốn đề cập tới một số phương hướng hoàn thiện “Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương” với mục đích góp phần phản ánh và tính toán chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty, đồng thời phát huy hơn nữa tác dụng tích cực chế độ hạch toán kinh tế trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, giúp Công ty không ngừng lớn mạnh. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của Cô giáo Nguyễn Thuỳ Linh, cùng sự chỉ bảo nhiệt tình của Ban lãnh đạo, các anh chị phòng kế toán - Công ty Đức Kiên đã giúp đỡ em hoàn thành bài viết này. Em rất mong nhận được sự đóng góp, phê bình, chỉ bảo của các thầy cô, bạn bè để hoàn thiện hơn những hiểu biết về kế toán. Hà Nội, ngày tháng năm 2008 Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình kế toán tài chính - Đại học tài chính Hà Nội năm 2003 2. Lý thuyết hạch toán kế toán - Đại học tài chính kế toán Hà Nội 3. Các văn bản quy định về chế độ trả lương mới - Bộ LĐ và TBXH 4. Các văn bản quy định về chế độ Bảo hiểm đối với người lao động 5. Lao động tiền lương NXB Lao động 2005 6. Pháp lệnh kế toán thống kê 7. Hệ thống Tài khoản doanh nghiệp - NXB tài chính 1995 8. Các Thông tư 9. Tư bản Mac - Tập 1 - NXB sự thật năm 1969 10. Tìm hiểu chế độ lương mới - NXB Chính trị Quốc gia 11. Bộ Luật lao động - NXB LĐ Hà Nội 1999 12. Kinh tế chính trị - ĐHTCKT - Hà Nội