Tình hình hoạt động tại Hoàn thiện hạch toán vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần vật tư nông sản

thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên báo cáo quỹ rồi tiến hành định khoản. Sau đó mới ghi vào sổ quỹ tiền mặt (nhập chứng từ vào máy) theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi (nhập, xuất) tiền mặt, tính ra số tồn quỹ vào cuối ngày. Cuối mỗi tháng, kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm kê quỹ đối chiếu số tiền thực tế với sổ sách có liên quan đến quỹ tiền mặt đồng thời lập biên bản kiểm kê quỹ. Các hoạt động liên quan đến tiền mặt bao gồm thu và chi tiền mặt. Ø Hạch toán thu tiền mặt: Các khoản thu tiền mặt phát sinh chủ yếu do: tăng từ hoạt động kinh doanh: thu bán hàng, thu lãi tiền gửi, thu lãi cổ phiếu Quy trình hạch toán thu tiền mặt được thực hiện như sau: Đầu tiên, người nộp tiền sẽ viết một giấy đề nghị nộp tiền, căn cứ vào Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, kế toán tiền mặt sẽ lập một phiếu thu tiền bán hàng. Kế toán tiền mặt sẽ kiểm tra các chứng từ gốc đi kèm xem đã hợp lý, hợp lệ hay chưa, các chứng từ có đầy đủ chữ kí hay không, số liệu trên hóa đơn có phù hợp với giá trị lô hàng trên Hóa đơn GTGT hay không. Sau khi đã kiểm tra, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu và kí xác nhận vào phiếu thu. Tuy nhiên, phiếu thu lúc này chưa có giá trị pháp lý vì chưa đầy đủ chữ ký. Phiếu thu này được lập làm 3 liên, liên một giữ tại quyển, liên 2 đưa cho người nộp, Liên 3 dùng luân chuyển và ghi sổ kế toán. Sau khi lập phiếu kế toán ký và chuyển chứng từ qua cho thủ quỹ. Thủ quỹ khi nhận được phiếu thu sẽ tiến hành thu tiền, ký xác nhận “Đã thu tiền” vào chứng từ, đồng thời người nộp tiền cũng sẽ ký, ghi rõ họ tên vào phiếu thu. Bước tiếp theo của quy trình là phiếu thu sẽ được chuyển lên cho kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán trưởng kiểm tra nội dung phiếu thu, ký xác nhận. Lúc này, phiếu thu đã đầy đủ các chữ ký, đảm bảo tính hợp lệ và có giá trị pháp lý. Phiếu thu sẽ chuyển xuống cho kế toán tiền mặt để kế toán tiền mặt tiến hành ghi sổ. Kế toán tiến mặt căn cứ vào phiếu thu, ghi một dòng vào bảng kê số 1. Kế toán tiến hành phản ánh vào máy. Chúng ta có thể khái quát quy trình theo sơ đồ sau: Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu các loại nghiệp vụ cụ thể. ü Thu tiền mặt từ hoạt động kinh doanh Các nghiệp vụ thuộc loại này thường là các nghiệp vụ thu tiền từ hoạt động bán hàng. Ta tìm hiểu ví dụ sau: Ví dụ 1: Thu tiền bán hàng của cửa hàng Cầu giấy ngày 02/12/2008 theo phiếu thu số 1/12 Nhân viên cửa hàng tại Cầu giấy mang tiền hàng đến nộp cho công ty và đề nghị kế toán tiền viết phiếu thu Kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ xem đã hợp lệ, hợp lý hay chưa, đồng thời kế toán tiền đối chiếu với hợp đồng xem giấy đề nghị nộp tiền có phù hợp không (Thông tin thanh toán trên giấy đề nghị nộp tiền phải khớp với thông tin trong hợp đồng và hóa đơn GTGT). Lúc này, kế toán tiền sẽ viết một phiếu thu như sau: Đơn vị: Công ty cổ phần vật tư nông sản Địa chỉ:14- Ngô Tất Tố-- Văn Miếu- Đóng Đa- Hà Nội PHIẾU THU Ngày 02 tháng 12 năm 2008 Quyển số: Số:1/12. Mẫu số 01 – TT ( QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 2005 của Bộ Tài chính) NỢ: TK111 CÓ: TK131 Họ và tên người nộp tiền: Cửa hàng Cầu Giấy (Chị Sinh nộp) Địa chỉ: Lý do nộp: Thu tiền hàng cửa hàng Cầu Giấy Số tiền: (15.000.000)đ (Viết bằng chữ) Mười lăm triệu đồng chẵn Kèm theo: Chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười lăm triệu đồng chẵn Ngày 02 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiều Thủ quỹ Người nộp (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: Trên phiếu thu này kế toán tiền mặt sẽ kí xác nhận vào khung người lập phiếu như chúng ta thấy ở trên. Phiếu thu này sẽ được lập thành 3 liên. Sau khi lập và kí, ghi rõ họ tên vào phiếu thu, kế toán tiền mặt sẽ chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu thu, tiến hành thu tiền và phản ánh vào nhật ký thu tiền. nghiệp vụ được phản ánh vào nhật kí thu tiền như sau: Nhật kí thu tiền Tháng 12 năm 2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 111 Ghi Có các tài khoản SH NT  131 TK khác Số tiền Số hiệu Số trang trước chuyến sang  2/12  Thu tiền cửa hàng Cầu Giấy  15.000.000  150.000.000  31/12 31/12   Cộng  2.548.781.294 Biểu 2.3: Nhật ký chứng từ số 1 Lúc này phiếu thu có thêm chữ ký của người nộp tiền (Chị Sinh), có chữ ký của thủ quỹ, thủ quỹ ghi vào dòng đã nhận đủ số tiền (bằng chữ), đồng thời đóng dấu “Đã thu tiền” vào phiếu thu. Thủ quỹ cũng tự động nhập số liệu vào máy, máy tiến hành lên sổ quỹ tiền mặt như sau (nghiệp vụ thu tiền ở trên cũng được ghi một dòng vào sổ quỹ tiền mặt) Sổ quỹ tiền mặt Từ ngày 01/12/2008 -> 31/12/2008 TK 111- Tiền mặt Việt Nam Tồn Đầu kỳ: 3.115.457.304 Thu trong kỳ: 2.548.781.294 Chi trong kỳ: 2.324.546.445 Tồn cuối kỳ: 3.339.692.153 Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thu 548.781.294 Chi 324.546.445 Tồn 339.692.153 1/12/2008 Dư đầu kỳ 115.457.304 1/12/2008 Chi mua 3 máy tính 642 13.890.000 101.567.304 2/12/2008 Thu tiền bán hàng Cửa hàng Cầu Giấy 131 15.000.000 116.567.304 7/12/2008 Chi tiền điện thoại Cửa hàng 641 363.101 153.329.065 .. . .. . . . 31/12/2008 101 Chi trả tiền hàng cho XN vận tải chế biến 331 204.000.000 339.692.153 Cộng bảng 2.548.781.294 2.324.546.445 3.339.692.153 Lập ngày tháng năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biếu 2.4: Sổ quỹ tiền mặt Tuy nhiên, phiếu thu lúc này vẫn chưa có giá trị pháp lý do chưa có chữ ký chưa kế toán trưởng. Phiếu thu được chuyển lên cho kế toán trưởng xét duyệt và kí. Nhận xét: Ở đây, ta có thể thấy giá trị của số tiền là nhỏ, nên để thuận tiện cho việc luân chuyển chứng từ và ghi sổ thì kế toán trưởng sẽ ký xác nhận sau khi thủ quỹ đã tiến hành thu tiền mà không phải là ký ngay sau khi kế toán tiền mặt lập phiếu thu, điều này giúp tiết kiệm thời gian cũng như kịp thời cho việc phản ánh. Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, phiếu thu đã đầy đủ các chữ kí và có giá trị pháp lý. Phiếu thu được chuyển xuống cho kế toán tiền mặt để ghi số. Căn cứ vào phiếu thu đã đầy đủ chữ kí này kế toán tiền mặt phản ánh vào Bảng kê số 1, phiếu thu được ghi một dòng vào bảng kê theo trình tự, chúng ta có thể thấy qua mẫu trích Bảng kê số 1 của công ty như trang bên: BẢNG KÊ SỐ 1 Ngày CT Diễn giải Ghi Nợ tài khoản 111, Ghi Có các tài khoản 112 131 141 311 331 511 Cộng Nợ Số dư TK 111 Cuối ngày Số dư đầu tháng Thu tiền bán hàng CH Cầu Giấy 15.000.000 15.000.000 Thu tiền tạm ứng thừa 12.252.500 12.252.500 Thu tiền bán hàng 245.000.000 245.000.000 Vay ngắn hạn nhập quỹ tiền mặt 150.000.000 150.000.000 Công ty tài chính dầu khí Rút TGNH về nhập quỹ 35.635.407 Cộng 2.548.781.294 Số dư trên bảng kê số 1 đầu tháng này phải đúng bằng số dư cuối tháng trước Biếu 2.5: Bảng kê số 1 Khái quát quy trình hạch toán thu tiền từ hoạt động kinh doanh như sau: ü Thu hoàn ứng Nghiệp vụ này xảy ra khi nhân viên tạm ứng bằng tiền mặt để chi cho một nghiệp cụ nhất định nhưng trên chứng từ thanh toán (hóa đơn) số tiền chi thực tế lại nhỏ hơn. Trong trường hợp này, nhân viên tạm ứng sẽ nộp lại khoản tiền thừa. Kế toán tiền mặt ghi phiếu thu, các bước sau tương tự như quy trình thu tiền bán hàng đã trình bày ở trên. ü Các khoản thu khác Ngoài ra tăng tiền mặt có thể do rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, tăng tiền do các hoạt động không thường xuyên như thanh lý, nhượng bán TSCĐ, v.v * Ta có thể khái quát nghiệp vụ thu tiền mặt qua sơ đồ sau: Xem xét, ký duyệt Nghiệp vụ thu tiền KTCT và Viết Ph.thu KTTM CTG đi kèm: hóa đơn bán hàng Giấy đề nghị tạm ứng Thu tiền Thủ quỹ GĐ, KTT P/a vào sổ:BK số 1 KTTM Lưu trữ, bảo quản Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán và lưu chuyển chứng từ thu tiền mặt Ø Hạch toán chi tiền mặt: Tiền mặt giảm chủ yếu từ hoạt động kinh doanh như: Chi mua hàng, thanh toán lương cho công nhân viên, chi tạm ứng, thanh toán các khoản phí vận chuyển, phí giao hàng, trả lãi tiền vay, v.v Chi tiền mặt có thể được phân ra thành các mảng là chi trả tiền hàng, chi tạm ứng và các khoản chi khác. ü Chi trả tiền hàng Ta xét một ví dụ về chi tiền mặt như sau: Ví dụ : Chi trả tiền hàng cho Xí nghiệp vận tải chế biến lương thực (FOODINCO) ngày 31/12/2008 theo phiếu chi số 145/12. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, bộ phận kinh doanh của công ty mà cụ thể là nhân viên của phòng kinh doanh sẽ tự lập một giấy đề nghị thanh toán Từ giấy đề nghị thanh toán này, kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ xem đã hợp lệ, hợp lý hay chưa, đồng thời kế toán tiền đối chiếu với hợp đồng xem giấy đề nghị chi tiền mặt có phù hợp không (Thông tin thanh toán trên giấy đề nghị chi tiền phải khớp với thông tin trong hợp đồng và hóa đơn GTGT). Lúc này, kế toán tiền mặt lập phiếu chi có nội dung như sau: Đơn vị: Địa chỉ:. PHIẾU CHI Ngày 31 .tháng 12 .năm 2008 Quyển số:.. Số:145/12 Mẫu số 02 – TT theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC NỢ: TK 331. CÓ: 111 Họ và tên người nhận tiền: Xí nghiệp Vận tải chế biến lương thực (FOODINCO) Địa chỉ: Lý do chi: Chi trả tiền hàng Số tiền: 204.000.000đ (Viết bằng chữ) Hai trăm linh bốn triệu đồng chẵn Kèm theo: .Chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày 31 tháng 12 .năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiều Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: Trên phiếu chi này kế toán tiền mặt sẽ kí xác nhận vào khung người lập phiếu như chúng ta thấy ở trên. Sau khi lập và kí, ghi rõ họ tên vào phiếu chi, kế toán tiền mặt sẽ chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi, tiến hành chi tiền và phản ánh vào nhật ký chi tiền. Nhật kí chi tiền Tháng 12 năm 2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 111 Ghi Nợ các tài khoản SH NT  141  642 TK khác Số tiền Số hiệu Số trang trước chuyến sang  2/12 Chi mua 3 máy tính  13.890.000  13.890.000  9/12  Chi tạm ứng hội nghị MT  250.000.000  250.000.000  31/12 31/12   Cộng 2.324.546.445 Biếu 2.6: Nhật ký thu tiền Lúc này phiếu chi có thêm chữ ký của người nhận tiền, có chữ ký của thủ quỹ, thủ quỹ ghi vào dòng đã nhận đủ số tiền (bằng chữ), đồng thời đóng dấu đã chi tiền vào phiếu chi. Thủ quỹ cũng tự động nhập số liệu vào máy, máy tiến hành lên sổ quỹ tiền mặt như sau (nghiệp vụ chi tiền này được ghi một dòng vào sổ quỹ tiền mặt) Sổ quỹ tiền mặt Từ ngày 01/12/2008 -> 31/12/2008 TK 111- Tiền mặt Việt Nam Tồn Đầu kỳ: 3.115.457.304 Thu trong kỳ: 2.548.781.294 Chi trong kỳ: 2.324.546.445 Tồn cuối kỳ: 3.339.692.153 Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thu 3.548.781.294 Chi 2.324.546.445 Tồn 3.339.692.153 1/12/2008 Dư đầu kỳ 115.457.304 1/12/2008 Chi mua 3 máy tính 642 13.890.000 101.567.304 2/12/2008   1/12 Thu tiền bán hàng Cửa hàng Cầu Giấy 131 15.000.000 116.567.304 3/12/2008 Chi tiền điện thoại Cửa hàng 641 363.101 153.329.065 .. . .. . . . 9/12 . Chi tạm ứng chi phí hội nghị Miền Trung _ (Hồng) 250.000.000 31/12/2008 145/12 Chi trả tiền hàng cho XN vận tải chế biến 331 204.000.000 339.692.153 Cộng bảng 2.548.781.294 2.324.546.445 3.339.692.153 Lập ngày tháng năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biếu 2.7: Sổ quỹ tiền mặt Phiếu chi được chuyển lên cho kế toán trưởng xét duyệt và kí. Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, phiếu chi đã đầy đủ các chữ kí và có giá trị pháp lý. Phiếu chi tiếp tục được chuyển xuống cho kế toán tiền mặt để ghi số. Căn cứ vào phiếu chi này kế toán tiền mặt phản ánh vào Nhật kí chứng từ số 1, (phiếu chi được ghi một dòng vào nhật kí chứng từ theo trình tự), chúng ta có thể thấy qua mẫu trích sổ quỹ tiền mặt và Nhật kí chứng từ số 1 của công ty như sau: Đơn vị : Công ty Cổ phần vật tư nông sản Địa chỉ: Mẫu số S04a1- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Nhật Kí chứng từ số 1 Ghi Có Tài khoản 111- Tiền mặt Tháng 12 năm 2008 Ngày Chứng từ Diễn giải Ghi Có Tài khoản 111, Nợ các Tài khoản 133 641 642 331 141 338 334 Cộng có 111 1/12 Chi mua 3 máy tính 15.000.000  15.000.000 5/12 Thanh toán xăng xe- VP Lào Cai 5.147.120  7/12 Chi lương cửa hàng Văn Điển 5.980.000 5.980.000  9/12 Chi tạm ứng_ Hồng 250.000.000  250.000.000 31/12 Chi trả tiền hàng XN VT CBLT 204.000.000 Cộng 2.324.546.445 Biếu 2.8: Nhật ký chứng từ số 1 (Nhận xét: Số dư cuối tháng trên sổ quỹ tiền mặt của khoản mục chi tiền đúng bằng cộng số phát sinh trên nhật ký chứng từ số 1) Sau đó căn cứ vào phiếu chi, kế toán tiền mặt nhập chứng từ vào máy và phần mềm kế toán máy sẽ tự động lên sổ cái, sổ nhật ký hay các báo cáo kế toán. Số dư đầu tháng trên Nhật kí chứng từ tháng này phải khớp với số dư cuối tháng trước. Căn cứ vào nhật kí chứng từ số 1, cuối tháng, kế toán cộng nhật kí chứng từ số 1 để ghi vào sổ cái TK 111 Đối với nghiệp vụ này kế toán tiền ghi vào sổ cái theo bút toán: Nợ TK 331: 204.000.000 Có TK 1111 : 204.000.000 Ghi sổ cái Mẫu sổ cái doanh nghiệp áp dụng ở đây là mẫu S05-DN (hình thức sổ cái dùng cho hình thức nhật kí chứng từ ban hành theo quyết đinh 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính) Như đã nói, các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt ở trên sẽ được phản ánh vào sổ cái như sau: (SỔ CÁI Tài khoản 111. Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng1 Tháng2 Tháng3 Tháng4 Tháng5 Tháng 6 Tháng7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Thág 11 Tháng 12 Cộng A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cộng số phát sinh Nợ .. . 2.548.781.294 Tổng số phát sinh Có . . 2.324.546.445 Số dư Nợ cuối tháng Có 3.339.692.153 .. Người ghi sổ Kế toán trưởng Ngày tháng năm (ký, họ tên) (ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) t((trttrrr Biếu 2.9: Sổ cái TK 111 ü Chi tạm ứng Ta xét ví dụ sau: Để phục vụ cho việc tổ chức hội nghị Miền Trung, nhân viên của phòng kế toán xin tạm ứng tiền để chi trả cho những phát sinh của hội nghị. Kế toán viết giấy đề nghị tạm ứng trình lên tổng giám đốc và kế toán trưởng kí duyêt. Nội dung là: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do_hạnh phúc Giấy đề nghị tạm ứng: Hà Nội, ngày 9, tháng 12 năm 2008 Kính gửi: Ban Giám Đốc Đồng kính gửi ông Kế toán trưởng Tên tôi là : Nguyễn Bích Hồng- nhân viên phòng kế toán tài vụ xin ứng số tiền là : 250.000.000 (hai trăm năm mươi triệu đồng) để thanh toán các khoản chi phí hội nghị miền trung. Tôi xin cám ơn. GĐ duyệt (Ký, đóng dấu) Kế toán trưởng (ký) Trưởng ban HN (Ký) Người đề nghị (Ký) Từ giấy đề nghị tạm ứng này, nhân viên xin tạm ứng sẽ chuyển cho kế toán tiền mặt để kế toán tiền lập phiếu chi. Phiếu chi chỉ được lập khi kế toán đảm bảo rằng giấy này được lập một cách hợp lệ và đã có đầy đủ chữ kí. Phiếu thu được lập có nội dung như sau; Đơn vị: Địa chỉ: PHIẾU CHI Ngày 9 .tháng 12 .năm 2008 Quyển số:.. Số:145/12. Mẫu số 02 – TT theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC NỢ: TK 331. CÓ: 111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Bích Hồng Địa chỉ: Phòng tài vụ Lý do chi: Chi tạm ứng để thanh toán các khoản chi phí hội nghị Miền trung Số tiền: 250.000.000đ (Viết bằng chữ) Hai trăm năm mươi triệu đồng chẵn Kèm theo: .Chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày 31 tháng 12 .năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiều Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: Trên phiếu chi này kế toán tiền mặt sẽ kí xác nhận vào khung người lập phiếu như chúng ta thấy ở trên. Sau khi lập và kí, ghi rõ họ tên vào phiếu chi, kế toán tiền mặt sẽ chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi, tiến hành chi tiền và phản ánh vào nhật ký chi tiền. (Chúng ta có thể theo dõi trên nhật ký thu tiền đã trích trong phần chi trả tiền hàng, dòng in đậm). Lúc này phiếu chi có thêm chữ ký của người nhận tiền, có chữ ký của thủ quỹ, thủ quỹ ghi vào dòng đã nhận đủ số tiền (bằng chữ), đồng thời đóng dấu đã chi tiền vào phiếu chi. Thủ quỹ cũng tự động nhập số liệu vào máy, máy tiến hành lên sổ quỹ tiền mặt như sau (nghiệp vụ chi tiền này được ghi một dòng vào sổ quỹ tiền mặt) Phiếu chi được chuyển lên cho kế toán trưởng xét duyệt và kí. Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, phiếu chi đã đầy đủ các chữ kí và có giá trị pháp lý. Phiếu chi tiếp tục được chuyển xuống cho kế toán tiền mặt để ghi số. Căn cứ vào phiếu chi này kế toán tiền mặt phản ánh vào Nhật kí chứng từ số 1, (phiếu chi được ghi một dòng vào nhật kí chứng từ theo trình tự), (Nhật kí chứng từ đã trích ở trên). Kế toán tiền mặt nhập chứng từ vào máy và phần mềm kế toán máy sẽ tự động lên sổ cái, sổ nhật ký hay các báo cáo kế toán. Số dư đầu tháng trên Nhật kí chứng từ tháng này phải khớp với số dư cuối tháng trước. Căn cứ vào nhật kí chứng từ số 1, cuối tháng, kế toán cộng nhật kí chứng từ số 1 để ghi vào sổ cái TK 111 ü Các khoản chi khác Các khoản chi của Doanh nghiệp còn bao gồm các khoản chi trong khoản mục chi phí, như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, đó có thể là chi lương cho nhân viên bán hàng, chi trả tiền điện thoại văn phòng, v.v Ta xét một ví dụ về Chi bán hàng như sau: Ngày 7/12, chi lương cho nhân viên cửa hàng Văn Điển, các bước viết phiếu chi và trình tự luân chuyển tương tự như 2 ví dụ về nghiệp vụ chi mà chúng ta đã thấy ở trên, nghiệp vụ này cũng được phản ánh vào nhật kí chi tiền, nhật kí chứng từ số 1 mà chúng ta có thể theo dõi trên các sổ ở trên. Ta có thể khái quát quy trình như sau: CTG đi kèm: - Báo giá Bảng dự trù chi phí Hóa đơn mua hàng Hợp đồng mua bán .. Phiếu đề nghị chi Xem xét, ký duyệt Chi tiền KTCT và Viết Ph.chi ĐT KTTM Thủ quỹ GĐ, KTT Ghi vào NKCT số 1 KTTM Lưu trữ, bảo quản KTTM, Thủ quỹ Sơ đồ 2.6: Quy trình hạch toán và lư chuyển chứng từ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: Kiểm tra quỹ: Theo định kì hoặc khi có yêu cầu, kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm kê quỹ và lập biên bản kiểm kê quỹ có đầy đủ chữ ký của Thủ quỹ, kế toán tiền mặt và kế toán trưởng. Ví dụ về một biên bản kiểm kê quỹ như sau: CÔNG TY CP VẬT TƯ NỐNG SẢN BIÊN BẢN KIỂM KÊ TIỀN MẶT TỒN QUỸ ĐẾN 0H NGÀY 01 THÁNG 01 NĂM 2009 Đơn vị: Công ty cổ phần vật tư nông sản Địa chỉ:14, Ngô tất tố , Văn Miếu, Đống Đa, Hà Nội Các thành viên kiểm kê: 1. Ông : Đinh Trọng Hòa Bình Chức vụ: Kế toán trưởng làm Tổ trưởng 2. Bà : Nguyễn Bích Hồng Chức vụ: Kế toán tiền mặt làm thành viên 3. Bà : Nguyễn Thị Kim Dung Chức vụ: Thủ quỹ làm thành viên I. Tồn theo số sách Số tiền bằng số: 3.339.692.153 VNĐ Số tiền bằng chữ: Ba tỷ ba trăm ba mươi chín triệu sáu trăm chín mươi hai nghìn một trăm năm mươi ba đồng II. Thực tế kiểm kê: Đơn vị: đồng STT LOẠI TIỀN (MỆNH GIÁ) SỐ LƯỢNG (SỐ TỜ) GIÁ TRỊ GHI CHÚ 1 Loại 500.000 3255 1.577.050.000 2 Loại 200.000 2894 556.824.000 3 Loại 100.000 8962 896.200.000 4 Loại 50.000 3589 179.450.000 5 Loại 20.000 1846 36.920.000 6 Loại 10.000 1397 13.970.000 7 Loại 5.000 892 4.460.000 8 Loại 2.000 134 268.000 9 Loại 1.000 622 622.000 CỘNG 3.339.690.000 Bằng chữ: III. Chênh lệch: 2.153 đồng TỔ TRƯỞNG TỔ KIỂM KÊ CÁC THÀNH VIÊN KIỂM KÊ Kết luận: Qua kiểm kê thực tế, kế toán trưởng, thủ quỹ và những người chịu trách nhiệm thống nhất ký vào biên bản kiểm kê quỹ xác định số liệu trên là đúng. Biên bản kết thúc vào lúc: Đối chiếu số dư trên các sổ: Cuối tháng kế toán tiền mặt chốt số dư trên nhật kí và bảng kê, phối hợp với thủ quỹ để đối chiếu số dư trên nhật kí thu tiền và nhật kí chi tiền. kiểm tra sổ quỹ về cách ghi và số dư. Theo đó, số dư trên nhật ký thu tiền phải khớp với số phát sinh trên dòng cộng cuối tháng của bảng kê số 1, và số dư trên nhật kí chi tiền mặt phải khớp với số liệu trên nhật kí chứng từ số 1. Theo dõi các dòng in đậm cuối tháng ta có thể thấy được quan hệ đối chiếu đó. So sánh số liệu cuối tháng của NKCT số 1 và Bảng kê số 1 với dòng cộng cuối tháng của các tài khoản liên quan khác, những số liệu này phải khớp nhau. ü Đối với các khoản thu chi tiền mặt bằng ngoại tệ Do hầu hết ngoại tệ của công ty được gửi tại ngân hàng, khi cần mua ngoại tệ, công ty sẽ mua bằng tiền gửi của công ty tại ngân hàng đó. Công ty không tiến hành mua ngoại tệ bằng tiền mặt nhập quỹ, hay nói cách khác tiền tại quỹ chỉ bao gồm đồng Việt Nam. 2.2.2.2 Hạch toán tiền gửi ngân hàng * Công ty hiện có tài khoản tại gần 10 ngân hàng khác nhau, tiền gửi ngân hàng của công ty bao gồm tiền Việt Nam và các ngoại tệ. Có thể nói, đây là bộ phận chủ yếu của vốn bằng tiền mà công ty ký gửi tại ngân hàng. Việc gửi rút hoặc trích để chi trả bằng tiền ngân hàng phải có chứng từ nộp, lĩnh hoặc có chứng từ thanh toán thích hợp với các thể thức thanh toán và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt được phản ánh vào TK 112. Tài khoản này phản ánh tình hình tăng giảm và còn lại của tất cả các khoản tiền của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng gồm tiền gửi về vốn lưu động, tiền gửi về vốn đầu tư xây dựng cơ bản, tiền gửi về các quỹ xí nghiệp và các khoản kinh phí khác. Hàng ngày sau khi nhận được các bảng sao kê ngân hàng kèm theo các giấy báo nợ, báo có kế toán phải kiểm tra lại toàn bộ các chứng từ sau đó căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để định khoản trên các giấy báo nợ, có và các bảng sao kê. Đối với các tài khoản đối ứng có, có liên quan đến nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong bảng sao kê phải tiến hành phân loại và tổng hợp số liệu kết quả. Sau khi tổng hợp định khoản trên bảng sao kê được sử dụng để ghi vào NKCT số 2 và bảng kê số 2. Chúng ta sẽ đi xem xét cụ thể các nghiệp vụ làm tăng, giảm tiền gửi của công ty. Để tìm hiểu rõ hơn, sau đây em xin đưa ra một vài ví dụ cụ thể về hạch toán tiền gửi ngân hàng tại công ty Apromaco. Ø Hạch toán tăng tiền gửi ngân hàng Tiền gửi ngân hàng của công ty tăng từ hoạt động kinh doanh như thu tiền hàng khách hàng thanh toán, tăng từ hoạt động tài chính (thu lãi tiền gửi), tăng do hoạt động khác (chẳng hạn việc rút quỹ tiền mặt để nộp vào tài khoản tại ngân hàng), tăng do vay ngân hàng ü Tăng từ hoạt động kinh doanh * Tăng tiền gửi là tiền Việt Nam: Ta xét ví dụ sau đây: Ngày 8/12/2008, khách hàng thanh toán tiền hàng tại Ngân hàng Vietcombank chi nhánh Hà Nội, số tiền thanh toán là 122.000.000 đ, khách hàng là công ty An phú. Chúng ta biết rằng do đặc thù kinh doanh của ngân hàng cũng như để đảm bảo tính khách quan và ngăn ngừa những rủi ro, ngân hàng khi thực hiện những nghiệp vụ thanh toán cũng như lưu chuyển sẽ thanh toán trực tiếp cho đối tượng để dảm bảo nghiệp vụ đó là đúng đối tượng, hợp lý và hợp pháp. Trong trường hợp này, khách hàng sẽ đề nghị ngân hàng thanh toán hộ cho công ty theo tài khoản của công ty tại ngân hàng. Ở đây, công ty cũng có tài khoản tại đúng ngân hàng này, và ngân hàng sẽ chuyển tiền từ tài khoản của khách hàng sang tài khoản của doanh nghiệp. Bởi vậy trong trường hợp này nghiệp vụ này có tính chất thuyên chuyển tiền của hai đối tượng, điều này làm phát sinh phiếu hạch toán. Sau khi tiến hành thu tiền và làm các thủ tục cần thiết, ngân hàng sẽ gửi phiếu hạch toán này cho công ty. Phiếu hạch toán này tương đương với một Giấy Báo Có của ngân hàng. Vietcombank PHIẾU HẠCH TOÁN Vietcombank Hanoi Ma VAT: 0100112437006 002 HAN0020322 10 Adr0917:14:43 5017 LPC LN PI RPM CSA D070.0021 0-002-7-37-013410-3/02141 TÀI KHOẢN (ACCOUNT ): 04211 0-002-1-00-0460611 Nợ: (DEBIT) Công ty An Phú 122.000.000 VND Có 1: (CREDIT 1): Có 2: (CREDIT 2): TIEN GUI NGAN HANG Có 3: (CREDIT 1): 122.000.000 VND SỐ TIỀN BẰNG CHỮ: MỘT TRĂM HAI MƯƠI HAI TRIỆU ĐỒNG CHẴN NỘI DUNG: CÔNG TY AN PHÚ CUYỂN TIỀN Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc Căn cứ trên Giây Báo có và sổ hạch toán chi tiết của ngân hàng (Sổ phụ ngân hàng), kế toán TGNH sẽ phản ánh vào bảng kê số 2 như sau: Bảng kê số 2 Ngày Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 112, Ghi Có các tài khoản 111 131 311 511 711 Cộng nợ TK 112 Số dư cuối ngày  8/12  Thu tiền hàng Công ty an phú 122.000.000   25/12 Biếu 2.10: Bảng kê số 2 * Tăng tiền gửi là ngoại tệ Ta xét ví dụ về tăng tiền gửi như sau: Ngày 10/12, công ty tiến hành mua ngoại tệ bằng tiền gửi VNĐ để trả nợ vay cho ngân hàng Ngoại thương. Có 2 khoản ngoại tệ được mua vào lần lượt là 100.000 USD và 200.000 USD. Phiếu hạch toán và sổ hạch toán chi tiết của ngân hàng công ty nhận về như sau: Vietcombank PHIẾU HẠCH TOÁN Vietcombank Hanoi Ma VAT: 0100112437006 002 HAN0020322 10 Der0917:14:43 5017 LPC LN PI RPM CSA D070.0021 0-002-7-37-013410-3/02141 SỐ TK NỢ: 04211 0-002-1-00-0460611 Debit A/C No. TÊN TK: CTCP VAT TU NONG SAN A/C name: SỐ TK CÓ: 02141 0-002-7-37-0134103 Credit A/C No. TÊN TK: CTCP VAT TU NONG SAN A/C name SỐ TIỀN 1.778.400.000,00 Amount: VND SỐ TIỀN 100.000,00 Amount: USD BẰNG CHỮ: In Words Mot Ty Bay Tram Bay Muoi Tam Trieu Bon Tram Nghin Dong BẰNG CHỮ In Words Mot Tram Nghin US.DOLLAR Nội dung: TRA NO VAY HD 20/07/HM NGAY 26.12.07 Details: Tỷ giá: USD 17,784.00 Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc Exchange Rate. Vietcombank PHIẾU HẠCH TOÁN Vietcombank Hanoi Ma VAT: 0100112437006 002 HAN0020322 10 Der0917:20:18 5017 LPC LN PI RPM CSA D070.0021 0-002-7-37-013410-3/02141 SỐ TK NỢ: 04211 0-002-1-00-0460611 Debit A/C No. TÊN TK: CTCP VAT TU NONG SAN A/C name: SỐ TK CÓ: 02141 0-002-7-37-0134103 Credit A/C No. TÊN TK: CTCP VAT TU NONG SAN A/C name SỐ TIỀN 3.556.800.000,00 Amount: VND SỐ TIỀN 200.000,00 Amount: USD BẰNG CHỮ: In Words Ba Ty Nam Tram Nam Muoi Sau Trieu Tam Tram Nghin Dong BẰNG CHỮ In Words Hai Tram Nghin US.DOLLAR Nội dung: TRA NO VAY HD 20/07/HM NGAY 26.12.07 Details: Tỷ giá: USD 17,784.00 Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc Exchange Rate. Hai phiếu hạch toán trên tương đương với hai giấy báo Có của ngân hàng với 2 khoản tiền gửi ngoại tệ tăng lần lượt là 100.000 USD và 200.000 USD, chúng ta có thể thấy bên cột Tài khoản Có thể hiện ngoại tệ tăng tương ứng của khoản tiền gửi ngoại tệ USD mà công ty có tại ngân hàng, và ở bên trái, TK Nợ, số tài khoản này chính là số tài khoản tiền gửi bằng VNĐ của công ty tại ngân hàng, điều này có nghĩa là công ty đã dùng một tài khoản tiền gửi VNĐ để mua USD nhằm mục đích trả khoản vay có gốc ngoại tệ cho ngân hàng. Ngoại tệ tăng, đồng thời VNĐ giảm, trên Sổ hạch toán chi tiết của ngân hàng cũng thể hiện rõ điều này: Vietcombank SO HACH TOAN CHI TIET So 84 Chi nhanh 2 Ngày 10/12/08 Mattv 014 So Cif : 0116435 Prdtype: H3 TK NHNN : 4211 D 05 Term: Months Tai khoan : 002.7.37.013410.3 So du dau ngay: CTCT VAT TU NONG SAN 1 843 103.00 GD MaGD Ng.lap/SCT Phg So Reference Doanh so no Doanh so co 100409 100409 5017 5017 D070.0021 D070.0023 Z02 Z02 USD0022510101001 USD0022510101001 100 000.00 200 000.00 Doanh so ngay 300 000.00 Doanh so thang 640 000.00 Doanh so nam 2 183 103.00 640 000.00 So du cuoi ngay 1 543 103.00 Với nghiệp vụ này, kế toán ngân hàng sẽ ghi 2 dòng tương ứng trong nhật kí chứng từ số 2, tương ứng với giá trị VNĐ đã quy đổi ở trên. Khoản vay theo hợp đồng vay số 20/07/HM ngày 26/12/2007 của công ty trước đây đã ghi sổ theo bút toán như sau: Nợ TK 112: 83.930.000.000 Có TK 311: 83.930.000.000 Tỷ giá quy đổi tại thời điểm này là 16.786 Đ, khoản vay ngoại tệ có giá trị 5 000 000 USD. Công ty không sử dụng tài khoản 007 để theo dõi việc tăng giảm ngoại tệ, cũng như không phản ánh chênh lệch tỷ giá hối đoái. Khoản vay này sẽ được công ty chi trả dần. Giả sử tại thời điểm 10/12/2008, công ty thanh toán 300.000 USD, tỷ giá trong ngày theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng trong ngày là 17. 784 VNĐ. Mặt khác công ty lại sử dụng tỷ giá thực tế, tức là tỷ giá bình quân liên ngân hàng, do đó phần chênh lệch không được phản ánh, Ngày 10/12/2008, khoản trả nợ vay này sẽ được ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 311: 5.335.200.000 Có TK 112 : 5.335.200.000 Phần chênh lệch ở đây là (17.784 - 16.786) x 300.000 = 299.400.000 Đ, như vậy số dư của khoản vay ngắn hạn ngẫu nhiên lại dôi ra, tức là trên thực tế thì khoản vay của công ty đã hết, song phần chênh lệch này lại ảnh hưởng đến số dư trên tài khoản vay ngắn hạn, hay nói đúng hơn là khoản vay trên tài khoản vay ngắn hạn của công ty giảm đi đúng một lượng bằng 299.400.000 Đ, Chênh lệch này đáng lẽ sẽ được ghi nhận trực tiếp ngay khi xảy ra việc trả lãi vay. Nhưng thực tế tại công ty thì lại đợi đến lúc cuối kỳ mới tất toán khoản vay và xác định chênh lệch để ghi vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính. Điều này vi phạm nguyên tắc cập nhật và phù hợp trong công tác kế toán, mặc dù xét trên tổng thể thì nó vẫn đúng, song kết quả của từng kỳ kinh doanh sẽ vì thế mà không phản ánh đúng chính xác. ü Tăng do hoạt động khác Như đã nói ở phần trước, do đặc thù kinh doanh của công ty, các nghiệp vụ thương mại chủ yếu được thực hiện trên địa bàn Hà Nội nên mặc dù có nhiều tài khoản tại các ngân hàng tại thành phố Hồ Chí Minh, Nha Trang, Lào Cai các ngân hàng này chủ yếu phát sinh nghiệp vụ thu mà hầu như không phát sinh nghiệp vụ chi do đó công ty chỉ giữ những số dư tài khoản nhất định, phần trội ra của số dư đó, ngân hàng sẽ chuyển về các ngân hàng tại Hà Nội. Ta xét một ví dụ về nghiệp vụ thuyên chuyển tiền giữa các ngân hàng như sau: Ví dụ : Ngày 25/12/2008: nhận được Giấy Báo Có của Ngân hàng No& PTNT SaiGon về việc chuyển tiền về TK tại chi nhánh NH No&PTNT Thăng Long Lệnh thanh toán đến CREDIT 1600OTT081429677 Loại chuyển đến: KORE IKO1600 Chi nhánh NHN0&PTNT Saigon IKO1300 Chi nhánh NHN0&PTNT Thăng Long Người phát lệnh: APROMACO Địa chỉ/CMND: 102836# Tài khoản: Tại: IKO1600 CN NHN0&PTNT Saigon Người nhận lệnh: CTY VAT TU NONG SAN Địa chỉ/CMND: Tài khoản: 431101.000102 Tại: IKO1300 CN NHN0&PTNT Thăng Long Số tiền: 2,300,000,000VND Hai tỷ ba trăm triệu đồng Transactions Date : 25/11/2008 Thời gian chuyển tiền: 25/11/2008 16:59:24 Ngày giao dịch của NH khác: 25/11/2008 Contents CHUYEN THEO UY QUYEN KH Kế toán Kiểm soát Từ đây kế toán sẽ ghi vào bảng kê số 2. Mỗi chứng từ gốc làm tăng tiền gửi ngân hàng sẽ được ghi 1 dòng bảng kê. Bảng kê số 2 Tháng 12 năm 2008 Ngày Chứng từ Diễn giải Ghi NỢ TK 112, Ghi Có các Tài khoản 111 112 133 141 311 641 Cộng Có TK 112 Nhận chuyển tiền  về chi nhánh TLong  2.300.000.000  2.300.000.000 Rút tiền mặt gửi ngân hàng 200.000.000 200.000.000 Biếu 2.11: Bảng kê số 2 ü Tăng do hoạt động tài chính Ta xét một ví dụ về việc nhận được giáy báo Có của ngân hàng ngoại thương Hà Nội về việc trả lãi tiền gửi ngày 11/12/2008, số lãi là 24.149.238 đồng. Công ty nhận được kèm theo giấy báo Có là Bảng tính lãi của ngân hàng. Để rút ngắn nội dung em không trình bày phần bảng tính lãi của ngân hàng mà chỉ nêu Giấy Báo Có về trả lãi tiền gửi như sau: Ø Hạch toán giảm tiền gủi Căn cứ vào giấy Báo nợ do ngân hàng chuyển đến hoặc từ những chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ giảm TGNH, kế toán ghi vào Nhật kí chứng từ số 2. Mỗi nghiệp vụ được ghi 1 dòng trên bảng kê. Số liệu cuối tháng tổng hợp lại phải khớp với số phát sinh Bên Có của TK 112 ở Sổ Cái. ü Hạch toán tiền gửi là tiền Việt Nam: Ví dụ về nghiệp vụ giảm tiền gửi: Nhận được Giấy báo Nợ của Ngân hàng No & PTNT Việt Nam Chi nhánh: NHN0& pTNT _ Thăng Long về việc chuyển tiền vào TK Ngân hàng No & PTNT Việt Nam Chi nhánh: NHN0& pTNT _ Thăng Long Mã số thuế của CN: 0100695475 Giấy báo Nợ Địa chỉ (Tên khách hàng) Công ty cổ phần vật tư nông sản Mã số thuế của khách hàng Date (ngày GD) 25/12/2008 (Thông báo với khách hàng) R We have debited the following amount from your account/ or received by cash. Chúng tôi đã ghi Nợ vào TK của quý khách hoặc nhận bằng tiền mặt số tiền sau. £ We have credited the following amount from your account/ or paid by cash. Chúng tôi đã ghi Có vào TK của quý khách hoặc nhận bằng tiền mặt số tiền sau. Description (Diễn giải) Chuyển tiền điện tử ra ngoài A/C NO. (Số TK) 1300311000102 REF (Số BT) 1300OTT081162059 ITEM AMOUNT REMARK Chuyển tiền ra ngoài C VND 3,400,000,000 TTBT và điện tử liên ngân hàng C VND 9,091 C VND 909 D VND 3,400,010,000 Công ty cổ phần vật tư nông sản Lập lệnh : Công ty cổ phần vật tư nông sản Ngưòi hưỏng: Công ty cổ phần vật tư nông sản (a/c 4100.100000.188.704.0027) Mã số ngưòi hưỏng: Ngân hàng thanh toán : 01357001 (NHCP Liên Việt-CN hà Nội) Nội dung: (Chuyển tiền về TK NH TMCP Liên Việt) Ngưòi in: Phan Thuỳ Dương D: Nợ, C;Có Trang 1/1 Khách hàng Thanh toán viên trưỏng phòng (Ký) (Ký) (Ký) Tel: (84.4) 574 0902 Fax: (84.4) 574 1622 Nhận được giấy báo này, kế toán sẽ Ghi vào nhật kí chứng từ số 2 Nhật ký chứng từ số 2 Ngày Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 112, Ghi Nợ các tài khoản 111 133 141 615 641 Cộng Có TK 112 Trả tiền vận tải- Công ty traco 4.491.452` 89.929.048 94.320.500 Thanh toán cước bốc xếp- QN 23.544.890 470.897.796 494.442.686 Chuyển tiền về NH Liên Việt 3.400.010.000 3.400.010.000  27/12 Thanh toán lãi NH  185 111 878.00 Rút tiền mặt 200.000.000 200.000.000 Trả nợ vay 1227.450.900 Biếu 2.12: Nhật ký chứng từ số 2 ü Hạch toán giảm tiền gửi là ngoại tệ Sau đây chúng ta sẽ xét một ví dụ về hạch toán giảm tiền gửi do thanh toán lãi vay ngân hàng. Ngày 27/12, công ty nhận được thông báo của ngân hàng Ngoại thương chi nhánh 2 VCB Hà Nội về việc thanh toán lãi vay của tháng 12 của khoản vay có gốc ngoại tệ mà công ty đã vay trước đó. Chứng từ của ngân hàng chuyển đến là một phiếu hạch toán kèm theo bảng tính lãi vay của ngân hàng, phiếu hạch toán có nội dung như sau: Vietcombank PHIẾU HẠCH TOÁN Vietcombank Hanoi Ma VAT: 0100112437006 002 HAN0020322 10 Adr0917:14:43 5017 LIC LN AI RPM CSA D070.0020 0-002-7-37-013410-3/02141 SỐ TK NỢ: 04211 0-002-1-00-0460611 Debit A/C No. TÊN TK: CTCP VAT TU NONG SAN A/C name: SỐ TK CÓ: 07020 00000410101001 Credit A/C No. TÊN TK: THU LAI CHO VAY NGAN HAN KH A/C name SỐ TIỀN Amount: VND SỐ TIỀN 10.408.90 Amount: USD BẰNG CHỮ: In Words Mot Tram Tam Muoi Lam Trieu Mot Tram Muoi Mot Nghin Tam Tram Bay Muoi Tam Dong BẰNG CHỮ In Words Muoi Nghi Bon Tram Le Tam US.DOLLAR Chin Muoi Cent Nội dung: THU LAI VAY THANG 12/2008 Tỷ giá: USD 17,784.00 Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc Phiếu hạch toán trong trường hợp này tương đương với một Giấy báo Nợ của Ngân hàng. Ngày 29/4, Nhân viên công ty lên ngân hàng lấy sổ phụ của ngân hàng, trong sổ phụ này có thông tin về việc ngân hàng tiến hành thu lãi vay của tháng. Sổ phụ ngân hàng ở đây chính là sổ hạch toán chi tiết của ngân hàng (Sổ chi tiết của ngân hàng theo dõi tài khoản vay có gốc ngoại tệ chi tiết theo đối tượng KH của ngân hàng). Ta có thể theo dõi Sổ hạch toán chi tiết như sau: Vietcombank SO HACH TOAN CHI TIET So 84 Chi nhanh 2 Ngày 29/12/08 Mattv 014 So Cif : 0116435 TK NHNN : 4211 D 05 Tai khoan : 002.1.00.046061.1 So du dau ngay: CTCT VAT TU NONG SAN 28 901 301 735.00 GD CNGD Ng.lap/SCT Phg So Reference Doanh so no Doanh so co 409 409 409 409 018 005 DD2870.0002 D070.0013 D070.0020 5078.0241 S00 Z 02 Z 02 Z 16 0027000232585 VND002250101001 VND002260101001 25 000 000 000.00 185 111 878.00 5 160 000 000.00 4 540 000 000.00 Doanh so ngay 25 185 111 878.00 9 700 000 000.00 Doanh so thang 43 875 581 322.00 56 969 076223.00 Doanh so nam 467 916 343 311.00 479 513 172 191.00 So du cuoi ngay 13 416 189 857.00 Căn cứ vào sổ hạch toán chi tiết này, kế toán đối chiếu với Bảng tính lãi của ngân hàng để xem xét tính hợp lý của nghiệp vụ, đồng thời làm căn cứ để ghi sổ. Bảng tính lãi của ngân hàng như sau: Ngan hang ngoai thuong Viet nam Chi nhanh 2 VCB Ha Noi Phong: 1 P.QHKH – VCB HA NOI Ma TTV: 221 Ngay lap phieu: 27/12/2009 So CIF: 116435 TK tien vay: 002.7.37.0134103 Loai tien: USD Ma SP: H3 TK tien gui: 002.1.37.0460621 Loai tien: USD AFT TK phu 1: 0000000000000 TK phu 3: 000000000000 TK phu 2: 0000000000000 Ten khach hang: CTCP VAT TU NONG SAN So hop dong: Tinh lai tu: Tu ngay 26/11/08 7/12/08 Lai: 2,183,103.00 .5416 13 Tien-Lai 8/12/08 8/12/08 Lai: 2,033,103.00 .5416 1 5,124.23 9/12/08 9/12/08 Lai: 1,843,103.00 .5416 1 367.09 10/12/08 14/12/08 Lai: 1,543,103.00 .5416 5 332.78 15/12/08 26/12/08 Lai: 1,473,103.00 .5416 12 1,393.08 Lai duoc ho tro: Tong so lai phai tra: 10,408.90 Thanh toan vien Kiem soat Truong phong Như vậy ta thấy, số tiền lãi phải trả ngân hàng trong tháng 12 của công ty đúng bằng số đã phản ánh trên phiếu hạch toán của ngân hàng. Bảng tính lãi của ngân hàng và phiếu hạch toán làm rõ nội dung của nghiệp vụ, kế toán ngân hàng căn cứ vào Sổ hạch toán chi tiết sẽ phản ánh vào Nhật kí chứng từ số 2, như chúng ta đã thấy trong phần trên. Trong nghiệp vụ trên, giá trị của khoản vay tính theo ngoại tệ, do vậy lãi cũng được tính dựa trên giá trị khoản vay bằng ngoại tệ mà công ty đã vay, tỷ giá áp dụng cho việc tính lãi là tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng căn cứ trên số dư của khoản vay gốc đã gộp lãi và số ngày tồn tại của số dư nợ. Khi đến kì hạn trả lãi vay, ngân hàng sẽ quy số lãi ngoại tệ kia ra tiền Việt Nam, và bù trừ vào số dư tiền gửi bằng tiền Việt Nam của công ty. Điều đó lý giải tại sao trên phiếu hạch toán và Sổ hạch toán chi tiết có cùng một số tài khoản là 002 100 0460611, mà không trừ trực tiếp vào tài khoản tiền gửi bằng USD của công ty là 002 137 0460621 như trong Bảng tính lãi của ngân hàng. Kế toán ngân hàng đồng thời cũng nhập số liệu vào máy tính. Và máy tính tự động lên sổ chi tiết tài khoản 112, chi tiết tiền VNĐ ngoại thương Hà Nội. Sổ này gọi là sổ quỹ tiền ngân hàng, thực chất, là sổ chi tiết 112. Kế toán có thể đối chiếu số liệu ghi tay trên bảng kê với số liệu của máy để từ đó phát hiện ra các sai sót có thể có. Như vậy, nghiệp vụ giảm ngoại tệ của công ty thay vì được ghi nhận giảm tài khoản 112 chi tiết ngoại tệ thì nghiệp vụ này được coi như ngân hàng dùng tài khoản tiền gửi VNĐ của công ty để mua ngoại tệ và thanh toán trực tiếp, cũng có thể hiểu là ngoại tệ được mua vào và xuất ra cùng một thời điểm nên sẽ không phản ánh sự tăng giảm ngoại tệ mà thực tế chỉ là sự giảm tài khoản tiền gửi VNĐ. SỔ QUỸ TIỀN NGÂN HÀNG Từ ngày 01/04/2009 đến 30/04/2009 Tài khoản: 112117 – Tiền VNĐ ngoại thương Hà Nội Tồn đầu kỳ: Tồn cuối kỳ: CHỨNG TỪ Diễn giải TKĐƯ Thu Chi Tồn Ngày CT . 08/04/2009 4 Trả vay 150.000$ TG 17.785 31127 2.667.750.000 10/04/2009 6 Trả vay 300.000$ TG 17.784 31127 5.335.200.000 27/04/2009 19 Trả lãi vay 6351 536.183.318 29/04/2009 21 Trả vay 31117 25.000.000.000 29/04/2009 21 Trả lãi vay 6351 185.111.878 Cộng bảng 43.875.581.332 Lập ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng Giám Đốc Biếu 2.13: Sổ quỹ tiền ngân hàng * Đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái Hiện tại, công ty không tiến hành đánh giá lại số dư có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ đối với những khoản phải thu, phải trảcó gốc ngoại tệ cũng như xử lý chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối năm tài chính của HĐKD. Điều này rõ ràng ảnh hưởng đến Bảng Cân Đối kế toán, số dư thực tế của tài khoản phải trả khách hàng không phản ánh đúng. Chẳng hạn, công ty nợ khách hàng 100.000 USD, thời điểm ghi nhận nợ tỷ giá là: 16.000, nhưng đến cuối năm thì tỷ giá là 15.000, do công ty không tiến hành đánh giá lại nên số dư của tài khoản phải trả người bán trên BCĐKT sẽ vẫn là 1.600.000.000 mà đáng ra giá trị của nó chỉ còn là 1.500.000.000, như vậy số dư trên tài khoản phải trả người bán sẽ chênh lệch so với thực tế là 100.000.000 2.2.2.3 Hạch toán tiền đang chuyển. Ngoài 2 tài khoản 111 và tài khoản 112 còn có tài khoản 113 tiền đang chuyển: Là khoản tiền đã xuất khỏi quỹ của doanh nghiệp để chuyển vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ được phản ánh vào NKCT số 3. Song trong thực tế thì công ty không sử dụng tài khoản này. Phần 3: Phương hướng hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vật tư nông sản. 3.1 Nhận xét khái quát về tình hình hạch toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vật tư nông sản Trải qua nhiều khó khăn, công ty Apromaco đã nỗ lực không ngừng và đã đạt được một số kết quả rất đáng khích kệ như ngày hôm nay. Có được điều đó phải nói đến sự lãnh đạo sáng suốt của ban quản trị cũng như đội ngũ nhân viên có năng lực và tận tình với công việc. Góp phần không nhỏ trong thành công đó là đội ngũ kế toán. Trong nền kinh tế thị trường, công ty tham gia vào hoạt động kinh doanh với cách là một chủ thể kinh tế, được pháp luật đảm bảo, luôn lấy chỉ tiêu lợi nhuận làm mục tiêu hàng đầu, do đó sự cạnh tranh là một điều tất yếu. Trước những thử thách của môi trường kinh tế, bên cạnh việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, công ty còn luôn phải tìm các biện pháp hạch toán vốn bằng tiền sao thật hiệu quả. Vì nó là một bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh, việc quản lý hiệu quả vốn bằng tiền sẽ góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của công ty. Sau một thời gian thực tập và làm quen với các nghiệp vụ về phần hành vốn bằng tiền em đã rút ra được một số nhận xét về hạch toán vốn bằng tiền tại công ty như sau: 3.1.1 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: 3.1.1.1 Ưu điểm: Để phục vụ cho hạch toán vốn bằng tiền đạt hiệu quả thì ngay từ đầu, nhìn chung công ty Apromaco đã xây dựng hệ thống các loại chứng từ kế toán quy định cho từng nghiệp vụ kinh tế và phản ánh vào đó đầy đủ các nội dung kinh tế, đảm bảo giá trị pháp lý. Bên cạnh đó, việc luân chuyển những loại chứng từ này cũng được bố trí tuần tự, khoa hoc, thuận tiện cho việc ghi chép và phản ánh vào các sổ có liên quan, tăng cường thu thập và xử lý thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý vốn bằng tiền trong công ty. Đồng thời các loại chứng từ, sổ sách trên đều được sử dụng đầy đủ theo biểu mẫu của Bộ tài chính, và dựa trên những quy định mới theo quyết định số 15 của Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Điều này đảm bảo các nội dung kinh tế được phản ánh một cáh nhất quán và khoa học. 3.1.1.2 Nhược điểm Bên cạnh đó thì công ty mặc dù áp dụng chế độ nhưng một vài biểu mẫu cũ vẫn chưa được cập nhật theo quyết định mới. Ở đây chúng ta có thể thấy trong ví dụ về phiếu thu tiền mặt đã nêu ở trong phần 2 của chuyên đề này, mẫu phiếu thu mà công ty sử dụng lại là biểu mẫu cũ ban hành theo quyết định 141 3.1.2 Về sử dụng tài khoản 3.1.2.1 Ưu điểm Nhìn chung công ty đã sử dụng tương đối đầy đủ các tài khoản theo quy định mới của Bộ tài chính. Những tài khoản này được mã hóa một cách khoa học phục vụ cho kế toán máy được thực hiện một cách thuận tiện. Vốn bằng tiền đã được chia ra các tài khoản chi tiết theo từng đối tượng. Ví dụ: Tiền gửi ngân hàng được chi tiết theo từng ngân hàng, giúp cho việc quản lý tài khoản một cách chặt chẽ, tạo thuận lợi trong việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu cũng như tình hình biến động của khoản mục này. Công tác hạch toán vốn bằng tiền nhờ đó được thực hiện một cách chặt chẽ hơn. 3.1.2.2 Nhược điểm Về phần hành vốn bằng tiền, nhược điểm lớn nhất của công ty là không sử dụng TK 007: Công ty là chủ yếu kinh doanh hàng nông sản nhập khẩu, nghiệp vụ liên quan đến mở TK L/C và thanh toán qua L/C có mật độ không nhỏ. Mặt khác, công ty có tài khoản tiền gửi tại rất nhiều ngân hàng khác nhau. Tiền gửi tại ngân hàng như đã nói không chỉ gồm tiền Việt Nam mà còn bao gồm nhiều ngại tệ khác. Trong khi đó công ty lại không sử dụng TK 007 để theo dõi tình hình biến động ngoại tệ. Điều này có thể sẽ gây nên một số khó khăn trong việc quản lý và theo dõi tài khoản này. Bên cạnh đó công ty cũng không sử dụng TK 413 để đánh giá lại chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối năm tài chính đối với các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ cũng như chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối năm tài chính của HĐKD. 3.1.3 Về sổ sách kế toán 3.1.3.1 Ưu điểm Hiện nay công ty đang áp dụng ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ.Hình thức này có ưu điểm: giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ, kết hợp kế toán toán tổng hợp và kế toán đối chiếu tiến hành dễ dàng hơn, kịp thời cung cấp số liệu cho việc tổng hợp tài liệu để lập báo cáo tài chính. Mặt khác, công ty kết hợp việc ghi chép thủ công với kế toán máy, tiến hành đối chiếu để phát hiện sai sót nhằm khác phục kịp thời. 3.1.3.2 Nhược điểm Hình thức nhật kí chứng từ có đặc điểm là mẫu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa kế toán nên chỉ áp dụng phù hợp đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, trình độ kế toán tương đối cao và áp dụng phương pháp kế toán thủ công. Trong khi đó công ty có quy mô vừa và áp dụng phần mềm kế toán máy. Điều này sẽ mâu thuẫn với hình thức nhật kí chứng từ mà công ty đang áp dụng. Nhất là trong phần hành vốn bằng tiền, số nghiệp vụ xảy ra thường xuyên, với mật độ lớn và liên quan đến rất nhiều tài khoản khác nhau. Do đó, sẽ không thuận tiện trong việc đưa số liệu lên phần mềm kế toán máy. 3.2 Phương hướng hoàn thiện hạch toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vật tư nông sản Dựa trên những ưu điểm và tồn tại trong việc hạch toán phần hành này tại công ty, sau đây em xin đề xuất một số kiến nghị hoàn thiện sau đây: 3.2.1 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty nên cập nhật các mẫu biểu chứng từ mới của Bộ Tài Chính để thống nhất với chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty hiện nay (chế độ kế toán hiện hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính). Cụ thể trong hạch toán vốn bằng tiền, công ty nên sử dụng mẫu phiếu thu mới thay thế cho mẫu phiếu thu ban hành theo Quyết định 141 như sau: Mặt khác hiện nay công ty đang thực hiện đánh số phiếu thu và phiếu chi theo tháng, là chưa đúng quy định, công ty có thể thay đổi cách đánh số theo năm để phù hợp với quy định của Bộ Tài Chính. 3.2.2 Về sử dụng tài khoản Công ty nên đưa tài khoản 007 vào sử dụng để theo dõi tình hình biến động ngoại tệ của công ty. Việc theo dõi tài khoản này sẽ giúp công ty quản lý tốt hơn và nắm được tình hình nhập xuất ngoại tệ tại quỹ cũng như biến động về tiền gửi ngoại tệ tại ngân hàng, giúp quản lý kinh doanh đạt hiệu quả hơn. Tài khoản này phản ánh tình hình thu, chi, còn lại theo nguyên tệ của từng loại ngoại tệ ở doanh nghiệp có kết cấu và nội dung phản ánh như sau: Bên Nợ: Số ngoại tệ thu vào (Nguyên tệ). Bên Có: Số ngoại tệ xuất ra (Nguyên tệ). Số dư bên Nợ: Số ngoại tệ còn lại tại doanh nghiệp (Nguyên tệ). Trên tài khoản này không quy đổi các đồng ngoại tệ ra Đồng Việt Nam. Theo đó, công ty nên hạch toán chi tiết từng loại ngoại tệ để dễ dàng theo dõi những biến động về ngoại tệ của doanh nghiệp. 3.2.3 Về sổ sách kế toán Công ty nên thay thế hình thức Nhật kí chứng từ hiện nay bằng một hình thức ghi sổ khác phù hợp hơn với đặc thù của công ty và tạo thuận lợi cho việc cơ giói hóa kế toán khi mà những nghiệp vụ kế toán xảy ra với mật độ nhiều nhằm giảm bớt được khối lượng công việc tổng hợp và ghi chép bằng thủ công, mặt khác sẽ tránh được những sai sót trong ghi chép và lập các Báo Cáo Tài Chính. Công ty có thể áp dụng hình thức Nhật kí chung. Hình thức này áp dụng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, mọi trình độ kế toán và đặc biệt thuận lợi trong kế toán máy. Công ty có thể tận dụng những ưu điểm này để hoàn thiện hơn trong việc ghi sổ và lên báo cáo. Việc hạch toán vốn bằng tiền cũng sẽ được tiến hành khoa học và dễ dàng hơn. KẾT LUẬN Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doang nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới. Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thấy được tính chất quan trọng đó, công ty Cổ phần vật tư nông sản đã rất chú trọng đến phần hành này và củng cố tăng cường nghiệp vụ để quản lý phần hành một cách tốt hơn. Do hạn chế về kiến thức cũng như thực hành nghiệp vụ chưa nhiều. Bài viết này chắc chắn vẫn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được góp ý của thấy giáo và các bạn để có thể hoàn thiện Khóa luận tốt nghiệp một cách tốt nhất. Một lần nữa rất cảm ơn sự lắng nghe của thầy cô và các bạn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kế toán tài chính NXB Đại Học Kinh tế Quốc Dân Website: apromaco.vn Chế độ kế toán trong doanh nghiệp – Quyển 2: (ban hành theo quyết đinh 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006của Bộ trưởng Bộ tài chính) Luận văn tốt nghiệp khoá trước Website: webketoan.com Và các tài liệu có liên quan khác. MỤC LỤC Trang DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Sơ đồ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổng hợp thể hiện quá trình hạch toán thu chi tiền măt 16 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổng hợp thể hiện hạch toán đồ thể hiện hạch toán TGNH 26 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tiền đang chuyển 28 Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán quan hệ tiền mặt - TGNH 29 Sơ đồ 2.1:Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý, kinh doanh công ty Apromaco: 43 Sơ đồ 2.2 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Công ty APROMACO 44 Sơ đồ 2.3: Trình tự hạch toán tại công ty Apromaco 52 Sơ đồ 2.4: Quy trình áp dụng phần mềm kế toán 53 Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán và lưu chuyển chứng từ thu tiền mặt 71 Sơ đồ 2.6: Quy trình hạch toán và lư chuyển chứng từ 83 Biểu Biểu 2.1: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính 37 của Công ty Apromaco trong 3 năm 2006 – 2008 37 Biểu 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 38 Biểu 2.3: Nhật ký chứng từ số 1 65 Biếu 2.4: Sổ quỹ tiền mặt 67 Biếu 2.5: Bảng kê số 1 69 Biếu 2.6: Nhật ký thu tiền 74 Biếu 2.7: Sổ quỹ tiền mặt 75 Biếu 2.8: Nhật ký chứng từ số 1 77 Biếu 2.9: Sổ cái TK 111 79 Biếu 2.10: Bảng kê số 2 89 Biếu 2.11: Bảng kê số 2 95 Biếu 2.12: Nhật ký chứng từ số 2 99 Biếu 2.13: Sổ quỹ tiền ngân hàng 104 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT NK-CT: Nhật ký chứng từ NK-SC: Nhật ký sổ cái CT-GS: Chứng từ ghi sổ KTTM: Kế toán tiền mặt TGNH: Tiền gửi ngân hàng TK: Tài khoản GĐ: Giám đốc KTT: Kế toán trưởng BCĐKT: Bảng cân đối kế toán BCLCTT: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ