Tình hình kinh doanh và quản lý của công ty Sơn tổng hợp Hà Nội

Báo cáo thực tập Phần i : báo cáo tổng hợp về tình hình kinh doanh và quản lý của công ty sơn tổng hợp hà nội. I. lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. 1. Qúa trình hình thành Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. Vào những năm cuối của thập kỷ 60 ở Hà Nội và các tỉnh thành miền Bắc nước ta đã xuất hiện nhiều khu công nghiệp và tiêu dùng, cũng như mực in các loại phục vụ nhu cầu văn hoá. Trong tình hình đó, Nhà máy Sơn mực in Tổng hợp Hà Nội được ra đời và là tiền thân của Công ty sơn tổng hợp hiện nay. Công ty Sơn Tổng hợp Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam, được thành lập và đi vào hoạt động từ 1/9/1970 theo Quyết định số 1083/HC-QLKT ngày 11/08/1970, với tên gọi ban đầu là Nhà máy Sơn mực in Tổng hợp Hà Nội đến năm 1992 Công ty mới có tên gọi như ngày nay. Tên giao dịch quốc tế: HASYNPAINTCO (Hanoi Synthetic Paint Company) Hiện nay, trụ sở chính đồng thời là cơ sở sản xuất của Công ty đặt tại xã Thanh Liệt, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội. 2. Quá trình phát triển của Công ty Sơn Tổng hợp Hà Nội. Từ khi mới thành lập (ngày 1/9/1970) do mới thành lập nên cơ sở vật chất ban đầu còn rất nghèo nàn và thô sơ, sản phẩm chủ yếu là sơn gốc dầu và mực in để phục vụ cho các nhà in báo của Đảng và nhà nước. Vốn đầu tư của Công ty là 1,6 triệu đồng, với tổng số 132 lao động, năng lực với sản phẩm chủ yếu là 1200 tấn sơn mực, 10 tấn sơn sản phẩm, và tổng diện tích mặt bằng toàn Công ty là 18.491m2. Từ 1971, Nhà máy Sơn mực in đã mạnh dạn lắp một nồi nấu nhựa Alkyd cỡ 300 lít với công nghệ thô sơ, gia nhiệt bằng than và sơn Alkyd cũng có mặt từ đó tuy nhiên chất lượng còn kém. Cùng thời gian này, dự án mở rộng Nhà máy cũng được thực thi xây dựng tại khu kho Nhà máy cao su sao vàng thuộc xã Thanh Liệt - Thanh Trì - Hà Nội. Đây là cơ sở sản xuất sơn hiện đại nhất lắp đặt lần đầu tiên tại Việt Nam hệ thống 4 nồi nấu nhưạ Alkyd do ta tự thiết kế, dung tích mỗi nồi là 1000lít theo công nghệ đẳng phí và phương pháp gia nhiệt bằng điện trở. Công nghệ gia công chế biến sơn sử dụng chủ yếu là các máy nghiền cán sơn dạng 3 trục của Cộng hoà dân chủ Đức, Trung Quốc, Ba Lan. Năm 1974, Nhà máy Sơn mực in mở rộng được chính thức khánh thành đi vào sản xuất. Cũng từ đây sơn Alkyd của Nhà máy đã chiếm ưu thế trong thị trường sơn Việt Nam. Từ sau 1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, Tổng cục hoá chất được tiếp thu thêm một số cơ sở sản xuất sơn ở miền Nam như Xí nghiệp Sơn á Đông, sơn Việt Điểu. Tuy nhiên, các cơ sở sản xuất này có sản lượng không lớn vì vậy mà Nhà máy sơn mực in vẫn là con chim đầu đàn trong ngành sơn của Tổng cục Hoá chất. Trong thời gian này Nhà máy Sơn mực in đã sớm trở thành trung tâm ứng dụng nhiều công trình nghiên cứu của các viện, các trường đại học, đặc biệt là các đề tài của Viện Hoá Công nghiệp. Để hỗ trợ cho các đề tài nghiên cứu được áp dụng nhanh chóng vào sản xuất, Nhà máy Sơn mực in ngoài việc sản xuất nâng cao sản lượng sơn và mực in hàng năm, Nhà máy đã lắp đặt thêm một số thiết bị công nghệ mới như: Năm 1979 lắp đặt một hệ thống tổng hợp nhựa phenol. Năm 1982 xây dựng xưởng sản xuất bột ôxit sắt. Năm 1984 xây dựng và lắp đặt xưởng cao su vòng hoá. Từ đây Nhà máy cho ra đời thêm nhiều sản phẩm mới như sơn Alkyd - melamin, sơn chống hà, sơn cách điện. Thời kỳ sau 10 năm đổi mới (từ 1989 đến nay), với sự đầu tư đúng hướng từng bước chẵc chắn, nhờ đó Công ty đã có mức tăng trưởng bình quân 30%/năm đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường sơn Việt Nam vốn đã có nhiều hãng sơn nước ngoài tham gia. Có thể nói 1992 là cái mốc khá quan trọng đối với sự hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty mạnh dạn lập dự án vay 55.000 $ đầu tư công nghệ mới vào dây chuyền sản xuất sơn Alkyd - sản phẩm truyền thống được thị trường tin dùng. Chỉ sau 1 năm khi dây chuyền sản xuất đi vào hoạt động sản lượng tăng gấp đôi (năm 1993 sản xuất được 1200tấn sơn Alkyd). Năm 1995, Công ty đã mạnh dạn đầu tư chiều sâu, đưa trọn vẹn 5 dây chuyền thiết bị hiện đại vào sản xuất đạt hiệu quả kinh tế cao. Đến 31/12/1996 Công ty đã được thành lập lại theo quyết định số 682/QĐ/HĐQT của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam, công ty đã đi vào hoạt động độc lập và hạch toán kinh tế, có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng. Năm 1997, Công ty đã hợp tác với PPG của Mỹ cung cấp sản phẩm dịch vụ, tư vấn kỹ thuật sơn ô tô cho hãng Ford Việt Nam đạt tiêu chuẩn quốc tế. Hợp tác với Kawakami của Nhật Bản cung cấp sơn xe máy cho hãng Honda góp phần thực hiện chủ trương nội địa hoá sản phẩm của nhà nước. Công ty không ngừng đẩy mạnh nghiên cứu ứng dụng khoa học vào sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm có chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của thị trường như sơn cao su, clo hoá, sơn phản quang, sơn tường... Hàng năm tiêu thụ trên 200 tấn các loại chiếm 8 - 10% sản lượng. Năm 1998, Công ty đầu tư dây chuyền sản xuất nhựa Alkyd hiện đại với công suất 3000 tấn/năm ở bước đầu và sẽ nâng lên 6000 tấn/năm ở bước hai vào những năm 2000. Nhờ đó công suất sản xuất nhựa tăng gấp 5 lần, chất lượng tương đương với chất lượng nhựa mà trước đây Công ty vẫn phải nhập khẩu. Đặc biệt, tháng 5/1999 sản phẩm sơn của Công ty đã đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế ISO 9002. Từ đây, Công ty đã đưa ra thị trường những sản phẩm đảm bảo chất lượng, có uy tín trên thị trường trong nước và ngoài nước ở mọi thời điểm. Từ khi thành lập đến nay, Công ty đã cung cấp cho thị trường nhiều loại sản phẩm sơn với chất lượng tốt, giá cả phù hợp đã và đang ngày càng tạo uy tín cao đối với khách hàng trên thị trường, đóng góp một phần không nhỏ vào ngân sách nhà nước và tạo công ăn việc làm cho người lao động. 3. Quy mô hoạt động của công ty. Trải qua các thời kỳ phát triển đến nay, Công ty đã lớn mạnh toàn diện về mọi mặt: tốc độ tăng trưởng hàng năm bình quân trên 25%, sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, và một điều quan trọng là sản phẩm sơn của Công ty đã được thị trường tín nhiệm và chấp nhận về chất lượng. Do sản xuất kinh doanh theo hướng "Chất lượng sản phẩm phù hợp với yêu cầu khác nhau của mọi đối tượng" nên sản phẩm của Công ty đã tìm được chỗ đứng trên thị trường, cụ thể là mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của Công ty trải rộng khắp toàn quốc như Hà Nội, Hải Dương, Quảng Ninh, Thái Bình, Nam Định, Nghệ An, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh... Sản phẩm của Công ty đã được tặng nhiều huy chương vàng qua các kỳ tham gia "Hội chợ hàng công nghiệp quốc tế hàng năm" Ngày 17/9/1999 Công ty đã đón nhận chứng chỉ quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 do tổ chức IQNET, PSB (Singapore) và Quacert Việt Nam cấp. Để phát huy nội lực trong thời kỳ đổi mới, Công ty nhận thấy con đường liên doanh sản xuất kinh doanh với các Công ty nước ngoài hiện nay chưa có lợi cho hai bên nên Công ty đã chọn hình thức cùng hợp tác sản xuất kinh doanh để phát triển sản xuất. Công ty đã hợp tác sản xuất kinh doanh có hiệu quả với hãng PPG (Mỹ), Kawakami - Mitsui (Nhật Bản)... Việc làm này không chỉ đem lại doanh thu cho Công ty mà nó còn khẳng định vị trí của Công ty trên thị trường trong nước và quốc tế. II. Tổ chức kinh doanh và quản lý của Công ty Sơn tổng hợp. 1. Nhiệm vụ kinh doanh. * Lĩnh vực sản xuất kinh doanh: Công ty sản xuất và cung cấp dịch vụ tư vấn về sản phẩm sơn, vecni, các chất phủ bề mặt, bột màu các loại và các chất phụ gia. Sản phẩm của Công ty đa dạng về mẫu mã, chất lượng tốt, đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu cho mọi ngành công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, thuỷ lợi, quốc phòng và dân sinh. Ngoài ra, Công ty còn có những dịch vụ như: sơn trang trí và bảo vệ phương tiện giao thông vận tải, máy móc thiết bị, công trình kiến trúc (nhà xưởng, cầu, cống...), sơn trang trí và bảo vệ bề mặt sản phẩm bằng kim loại, hợp kim, phi kim (nhựa, gỗ, thuỷ tinh...). *Những sản phẩm chủ yếu của Công ty: Sơn Alkyd: là sản phẩm sơn truyền thống của Công ty, được dùng để sơn bảo vệ và trang trí, công trình sắt thép, nhà cửa trong nhà và ngoài trời, các thiết bị máy móc, xe đạp, xe máy, quạt điện. Sơn tường và chống thấm: bám dính tốt trên các bề mặt tường, màng sơn cứng, chịu mài mòn, dễ lau sạch mà không làm mất độ bóng bề mặt, độ phủ cao, bền màu. Sơn dùng chống thấm trần nhà, tường nhà và bảo vệ các cấu kiện sắt thép, bê tông trong môi trường ẩm ướt và ngập nước. Sơn Epoxy: dùng để sơn bảo vệ và trang trí sắt thép, gỗ, bề mặt nhựa. . .trong môi trường ẩm ướt, công nghiệp hoá chất và giao thông vận tải biển và trong ngành công nghiệp nói chung. Màng sơn có những tính năng đặc biệt như bám dính tốt, độ cứng cao, chịu mài mòn, bền nước, bền hoá chất. Sơn Acrylic: dùng để sơn trang trí các thiết bị máy móc, khung nhà xưởng công nghiệp, hoàn thiện và tôn tạo công trình nhà cửa, phục vụ ngành giao thông. Sơn chịu nhiệt: sản xuất trên cơ sở nhựa silicon, nhựa Alkyd Melamin, bột màu bền nhiệt, dung môi hữu cơ và các phụ gia đặc biệt, sử dụng làm sơn lót, sơn phủ cho các thiết bị chịu nhiệt độ từ 1000C - 6500C. Sơn cao cấp ô tô, xe máy và các sản phẩm khác như vecni bóng, chất xử lý bề mặt, keo dán, Matit máy, . . . 2. Quy trình sản xuất kinh doanh. * Công nghệ sản xuất:Để sản xuất ra sản phẩm chính (sơn Alkyd) Công ty phải trải qua nhiều giai đoạn sản xuất. Song về cơ bản thì quy trình công nghệ của Công ty được trình bày như sau: Nguyên liệu dầu thảo mộc Kiểm tra Nạp liệu Tổng hợp Ra liệu Xăng công nghiệp Điều chỉnh pha loãng Bơm nhập kho Tổng hợp nhựa Alkyd Công đoạn muối trộn Công đoạn nghiền cán Công đoạn pha trộn,đóng hộp Sơ đồI.1: Quy trình công nghệ chung * Công đoạn tổng hợp nhựa Alkyd: +Giai đoạn này nhằm tạo ra nhựa Alkyd ( thành phần chính tạo chất kết dính cho sơn ). * Công đoạn muối trộn: Nguyên liệu: Bột Nhựa Alkyd Dung môi Phụ gia Kiểm tra Trộn Kiểm tra điều chỉnh Bán sản phẩm Công đoạn nghiền Đạt chỉ tiêu Đạt chỉ tiêu Chưa đạt Giai đoạn này tiến hành khuấy trộn chất kết dính, bột màu, bột độn bằng máy khuấy để tạo dung dịch paste rồi ủ từ 15- 20h. Bán sản phẩm (Công đoạn muối trộn) Kiểm tra Nghiền cán Kiểm tra Công đoạn pha Chưa đạt * Công đoạn nghiền cán: Giai đoạn này nghiền cán bằng máy nghiền hạt ngọc hay máy nghiền bi, nghiền mịn dung dịch paste nói trên để đạt được độ mịn yêu cầu. Bán sản phẩm (Công đoạn nghiền) Kiểm tra Vào liệu Pha chỉnh Đóng hộp cấp 1 Sản phẩm nhập kho Đóng hộp cấp 2 Đạt chỉ tiêu * Công đoạn pha đóng hộp: Giai đoạn này để pha chỉnh độ nhớt, màu của dung dịch sơn đã nghiền mịn ở trên, bổ sung các phụ gia cần thiết, đóng gói sản phẩm. *Tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh. Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp gồm 3 phần cơ bản đó là: Bộ phận sản xuất theo quy trình công nghệ: đây là bộ phận sản xuất chính, trực tiếp chế tạo ra sản phẩm chính của doanh nghiệp, bao gồm: Phân xưởng Tổng hợp Alkyd: sản xuất Alkyd. Phân xưởng Sơn công nghiệp: sản xuất các loại sơn Alkyd thông dụng. Phân xưởng Sơn tường: sản xuất các loại sơn trên tường và bê tông. Phân xưởng Sơn cao cấp: sản xuất các loại sơn chuyên dụng. Phân xưởng Sơn xe máy. Bộ phận phục vụ sản xuất: được tổ chức nhằm bảo đảm cung ứng, bảo quản, vận chuyển, cấp phát nguyên vật liệu, nhiên liệu, thành phẩm và dụng cụ lao động bao gồm: + Phân xưởng in sắt lá làm vỏ hộp sơn. + Phân xưởng sản xuất bao bì cấp 1. + Hệ thống kho tàng. + Lực lượng vận chuyển bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Bộ phận sản xuất phụ trợ: bảo đảm cho hoạt động sản xuất chính được tiến hành đều đặn, liên tục gồm: + Phân xưởng điện. + Phân xưởng nước. + Phân xưởng cơ khí sửa chữa. Bộ phận sản xuất phụ trợ Bộ phận sản xuất chính Bộ phận phục vụ sảnxuất ( Tác động một chiều ) * Sơ đồ biểu diễn quan hệ giữa các bộ phận: 3. Tổ chức hệ thống quản lý của Công ty. Giám đốc Các trợ lý Giám đốc Phó Giám đốc Phân xưởng Sơn công nghiệp Phân xưởng Sơn ôtô, xe máy Phân xưởng Sơn tường Phân xưởng dầu nhựa Phân xưởng cơ khí P.Thị trường Phòng QTĐS P.Tổ chức Phòng Cơ điện P.Vật tư P.Tiêu thụ P.Tài vụ P.Kế hoạch P.Kỹ thuật Phòng HTQT & ĐBCL Phân xưởng năng lượng Sơ đồ I.2: Sơ đồ bộ máy quản lý. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý. Chức năng từng bộ phận: Giám đốc: là người phụ trách chung, quản lý chỉ đạo các hoạt động của Công ty, xác lập, phê duyệt chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng. Bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng. Uỷ quyền và phân công trách nhiệm cho các phó giám đốc, trợ lý giám đốc, các trưởng đơn vị trong Công ty. Phó giám đốc và trợ lý giám đốc : giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực theo sự uỷ quyền của Giám đốc. Phòng đảm bảo chất lượng: xây dựng, áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9002. Triển khai các hoạt động kiểm tra chất lượng nguyên liệu, sản phẩm theo kế hoạch chất lượng và các thủ tục đã ban hành. Kiểm soát các thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm. Phòng kỹ thuật công nghệ: xây dựng và quản lý các quy trình công nghệ sản xuất trong Công ty. Nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng để thiết kế sản phẩm cho phù hợp. Lập phương án xử lý các sản phẩm hoặc nguyên liệu không phù hợp, đề ra các hoạt động khắc phục và theo dõi. Khảo sát sản phẩm mới, tư vấn kỹ thuật cho khách hàng. Phòng cơ điện: lập kế hoạch và tổ chức điều hành việc sửa chữa, lắp đặt máy móc thiết bị, soạn thảo quy trình, nội quy về vận hành máy móc thiết bị, an toàn lao động , vệ sinh công nghiệp, môi trường và tổ chức huấn luyện cho công nhân viên. Thực hiện việc cải tiến máy móc thiết bị để đảm bảo đầy đủ các điều kiện kỹ thuật theo yêu cầu của công nghệ sản xuất. Tổ chức thực hiện kiểm nghiệm máy móc thiết bị, bảo dưỡng sửa chữa hệ thống máy vi tính của Công ty. Phòng kế hoạch: xây dựng kế hoạch sản xuất năm, tháng để giao cho các đơn vị. Theo dõi, điều độ sản xuất, tiếp nhận và xem xét yêu cầu cung cấp sơn ô tô, xe máy. Phòng thị trường: điều hành và phát triển các cửa hàng bán lẻ thuộc Công ty, giới thiệu và quảng cáo sản phẩm. Phòng tiêu thụ: bán hàng, thông tin cho khách hàng về khả năng cung cấp sản phẩm của Công ty. Xem xét hoạt động bán hàng. Tổ chức quản lý chất lượng. Phòng quản lý vật tư: thực hiện và kiểm soát công tác chuẩn bị, phê duyệt tài liệu mua hàng. Lựa chọn nhà cung ứng, tổ chức tiếp nhận vật tư, đảm bảo chất lượng của nguyên liệu mua về phù hợp với những yêu cầu chất lượng sản phẩm của Công ty. Phòng tổ chức hành chính: cung cấp đủ nguồn lực cho các hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng trong Công ty. Tổ chức đào tạo và đào tạo lại toàn diện cho công nhân viên đáp ứng nhu cầu của Công ty. Phòng Tài vụ: hạch toán kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tổ chức trả lương thưởng cho cán bộ công nhân viên, xây dựng quy chế quản lý tài chính của Công ty, cung cấp các thông tinh về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh làm cơ sở để Ban giám đốc đưa ra các quyết định. Các phòng ban trên đây không chỉ phải hoàn thành nhiệm vụ của mình mà còn phải phối hợp lẫn nhau để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được liên tục, ngoài ra còn có nhiệm vụ hướng dẫn các bộ phận cấp dưới thực hiện các quyết định. ở đây, Công ty đã áp dụng cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến - chức năng. Qua cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty ta thấy mô hình này không hề bị chồng chéo và thiếu sót. Mỗi bộ phận đều có chức năng và nhiệm vụ riêng của mình và thực hiện được đầy đủ các mục tiêu cuả Công ty đề ra, không bộ phận nào chỉ huy, thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận khác, mà chỉ chú trọng vào thực hiện các nhiệm vụ của mình. Tóm lại, với cơ cấu tổ chức như trên là hợp lý và phù hợp với kế hoạch phát triển lâu dài của Công ty. Trong đó các phòng ban được sự chỉ đạo thống nhất của cấp trên để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, tránh được sự chỉ đạo trùng lặp trong khâu tổ chức và chỉ đạo sản xuất, thông tin giữa cán bộ chỉ đạo và nhân viên được giải quyết nhanh hơn. Tất cả những điều đó nhằm làm cho việc kiểm tra chất lượng quản lý sản phẩm đạt hiệu quả cao theo đúng quy trình công nghệ của từng phân xưởng, góp phần nâng cao số lượng và chất lượng của sản phẩm. 4. Khái quát chung tình hình kinh doanh của Công ty. Chỉ tiêu ĐĐV Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2000 so với 1999 Năm 2001 so với 2000 +/- %% +/- &% 1.GTTSL (theo giá năm 1994). Tr 99.785 123.688 147.311 +23.903 124 +23.623 119 2.Doanh thu (không thuế) _ 84.771 107.062 123.622 +22.351 126 +16.560 115 3.SL sơn các loại tấn 4.184 4.838 5.650 +654 116 +812 117 4.Lãi phát sinh Tr 4.526 5.655 5.700 +1.129 125 +45 100,8 5. Tổng số LĐ Ng 385 420 443 +35 109 +23 105 6.Tổng số vốn Tr 10.202 13.000 14.742 +2.798 127 +1.742 113 Bảng I.1: Khái quát chung tình hình kinh doanh của Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội Nhận xét : Từ bảng trên ta thấy tình hình kinh doanh của Công ty năm sau đạt kết quả cao hơn năm trước. Cụ thể năm 2000 có giá trị tổng sản lượng đạt 123.688 triệu đồng, so với năm 1999 tăng 23.903 triệu hay đạt 124%, tương tự năm 2001 giá trị tổng sản lượng cũng tăng so với năm 2000 và đạt 119%. Doanh thu của đơn vị cũng có sự gia tăng, năm sau cao hơn năm trước cho thấy Công ty đã tìm ra hướng phát triển mới, thúc đẩy tiêu thụ. Tuy nhiên tốc độ tăng của các chỉ tiêu giữa năm 2000 và năm 2001 là không đồng đều và so với năm 2000 thì năm 2001 có tốc độ tăng chậm hơn. Đặc biệt năm 2000 có lãi phát sinh so với năm 1999 tăng 1.129 (triệu đồng) hay đạt 125% và tổng số vốn của Công ty cũng tăng 2.798 (triệu đồng) hay đạt 127% so với năm 1999, điều đó cho thấy sự phát triển của Công ty trong năm 2000 rất cao. Nhưng đến năm 2001 thì tốc độ phát triển này đã không được duy trì mặc dù có sự gia tăng về mọi mặt.Do đó Công ty cũng cần xem xét lại để có biện pháp sao cho phát triển được đồng đều và ổn định. Phần II : Báo cáo tổng hợp tình hình tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. I.Tổng quan về bộ máy kế toán. 1. Mô hình bộ máy kế toán. Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị là do bộ máy kế toán đảm nhận. Để đạt hiệu quả trong tổ chức, quản lý điều hành mọi hoạt động tại đơn vị, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động tại đơn vị. Là một doanh nghiệp nhà nước, với hình thức hoạt động là sản xuất kinh doanh, Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội đã dựa trên đặc điểm ngành nghề kinh doanh cũng như những yêu cầu trong công tác quản lý để tổ chức bộ máy kế toán cho đơn vị sao cho đảm bảo được đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của công tác kế toán. Do đó, bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Đây là mô hình chỉ tổ chức duy nhất một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Bộ máy kế toán phải thực hiện toàn bộ các công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Có thể khái quát bộ máy kế toán tại Công ty theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kiểm toán Thủ quỹ Thanh toán Ngân hàng Tiền lương Vật liệu Tiêu thụ TSCĐ Sơ đồ II.1: Tổ chức bộ máy kế toán. 2. Tình hình lao động trong bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán tại Công ty bao gồm có 9 người, với mỗi cán bộ đều có sự phân công, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, phụ thuộc. Việc phân công lao động kế toán trong bộ máy được thực hiện dựa trên nguyên tắc kép và khối lượng công việc giữa các phần hành và được bố trí như sau: + 1 Trưởng phòng: theo dõi chung + hạch toán giá thành + hạch toán sửa chữa lớn tài sản cố định. +1 Phó phòng: kế toán vật liệu + kế toán tổng hợp + kiểm toán nội bộ. +1 Phó phòng: hạch toán tiêu thụ + theo dõi công nợ (TK131) + hạch toán tiền mặt. +1 Phó phòng: kế toán thanh toán + theo dõi bán hàng. +1 kế toán tiền lương + BHXH. +1 kế toán hạch toán công nợ (TK 331) và thuế +1 kế toán hạch toán nhập - xuất - tồn vật liệu, thành phẩm + hạch toán chi tiết TK 641, 642. +1 kế toán hạch toán TK 112. +1 thủ quỹ. Quan hệ giữa các lao động kế toán trong bộ máy được tổ chức theo kiểu trực tuyến, tức là bộ máy hoạt động theo phương thức trực tiếp, kế toán trưởng (Trưởng phòng) sẽ trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không cần qua khâu trung gian. Việc bố trí lao động kế toán vừa chuyên môn hoá vừa kiêm nhiệm một số phần hành tại Công ty đã đảm bảo được chức năng thông tin và kiểm tra của công tác kế toán, phục vụ cho yêu cầu quản lý có hiệu quả. 3. Tổ chức hình thức kế toán. Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh cũng như đặc điểm sản phẩm của đơn vị, để thuận tiện cho quản lý Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán là Nhật ký chứng từ với kỳ hạch toán theo quí và niên độ kế toán từ 1/1/N đến 31/12/N. Công tác hạch toán kế toán tại Công ty luôn đảm bảo theo đúng Chế độ kế toán do Nhà nước quy định về hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán cũng như báo cáo kế toán. * Hệ thống chứng từ: áp dụng theo danh mục chứng từ tại Quyết định số 1141--TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính. * Hệ thống tài khoản: đảm bảo mở tài khoản theo đúng đối tượng hạch toán và mở chi tiết đến tài khoản cấp 2 cho những đối tượng cần theo dõi chi tiết, VD như TK112, TK331, TK 152, . . . * Hệ thống sổ kế toán: áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ (theo mẫu quy định chung). * Báo cáo kế toán: do yêu cầu của quản lý đơn vị áp dụng chế độ báo cáo theo quí, với hệ thống báo cáo bao gồm: - Bảng cân đối kế toán. -Báo cáo kết quả kinh doanh .-Thuyết minh báo cáo tài chính. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối quí Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ II.2: Trình tự ghi sổ kế toán Sơ đồ tổ chức ghi sổ kế toán tại Công ty: II. Báo cáo khái quát về công tác kế toán theo một số phần hành chủ yếu. 1. Phần hành kế toán vốn bằng tiền. * Chứng từ: Phiếu thu Phiếu chi Giấy báo Nợ, báo Có Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Biên lai thu tiền *Tài khoản: - TK 111 - TK 112 - Các TK khác liên quan Chứng từ NK - CT số 1,2 Bảng kê số 1,2 Sổ quỹ Sổ Cái TK 111,112 Báo cáo (1) (1) (1) (2) (3) (3) (4) (5) *Quy trình hạch toán: Trong phần hành kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị không sử dụng TK 113 do đó không hạch toán trên NKCT số 3. Đối với tiền gửi ngân hàng đơn vị mở tài khoản chi tiết cấp 2 theo từng Ngân hàng giao dịch, do đó cũng vào NKCT số 2 chi tiết theo từng Ngân hàng giao dịch. Đối với hạch toán ngoại tệ đơn vị sử dụng tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng do Nhà nước quy định tại thời điểm hạch toán và không hạch toán chi tiết ngoại tệ trên TK 007. 2. Phần hành kế toán TSCĐ. TSCĐ tại đơn vị chủ yếu là máy móc thiết bị công tác (chiếm gần 60% trong tổng giá trị tài sản), hầu hết TSCĐ đã được đầu tư, đổi mới qua mua sắm. Nguyên tắc đánh giá tài sản: Nguyên giá = Giá mua + Chi phí lắp đặt và các chi phí khác nếu có. Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao đặc biệt: Khấu hao theo thời gian hữu dụng của tài sản. Tại đơn vị không sử dụng TK 213 - TSCĐ vô hình, đối với khoản chi phí nghiên cứu khoa học, sáng kiến kỹ thuật thường phát sinh không lớn nên đơn vị hạch toán vào chi phí trong kỳ chứ không hạch toán là tài sản cố định vô hình. Việc hạch toán TSCĐ tại đơn vị được thực hiện từ khâu lập chứng từ ( quyết định về mua sắm, thanh lý, nhượng bán TSCĐ; Hợp đồng mua bán; Biên bản bàn giao TSCĐ; . . . . ) đến vào Thẻ TSCĐ, Sổ tăng, giảm TSCĐ, và vào NKCT số 9 cũng như các NKCT khác có liên quan. Ctừ TSCĐ (Thẻ TSCĐ) NK - CT Số 9 NK - CT Có liên quan Sổ chi tiết TSCĐ Sổ Cái TK 211 Báo cáo (1) (1) (2) (3) (2) (2) Quy trình hạch toán TSCĐ được thực hiện như sau: 3. Phần hành kế toán vật tư. * Chứng từ: -Nhập: + Hợp đồng kinh tế +Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) +Phiếu nhập +Biên bản kiểm nghiệm vật tư (KCS) -Xuất: +Hoá đơn GTGT +Phiếu xuất +Phiếu xuất vật tư theo định mức +Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ * Tài khoản: Tại đơn vị số lượng chủng loại vật tư để sản xuất sản phẩm sơn rất lớn, việc theo dõi chi tiết theo từng loại vật tư được Thủ kho và Kế toán nhập - xuất - tồn vật tư theo dõi trên Thẻ kho, còn việc hạch toán trên tài khoản được đơn vị mở chi tiết đến tài khoản cấp hai theo dõi theo từng loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, . . . . Chứng từ Sổ chi tiết Bảng kê số 3 Bảng PB số 2 Bảng kê 4,5,6 NK-CT số7 NK-CT liên quan Sổ Cái TK 152,153 Báo cáo Nhập (1) (2) (3) Xuất (4) (5) (6) (7) (7) (8) (1) * Quy trình hạch toán: Tại đơn vị hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp Thẻ song song và sử dụng giá hạch toán : Đối với vật tư nhập : giá hạch toán = giá trên hoá đơn người bán giá thực tế = giá hoá đơn + chi phí thu mua phát sinh Đối với vật tư xuất: sử dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước. III.Nhận xét. Nhìn chung công tác kế toán tại Công ty đã được thực hiện theo đúng Chế độ kế toán Nhà nước quy định, đảm bảo phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý. Cách tổ chức bộ máy kế toán giúp cho việc thực hiện khối lượng công việc giữa các phần hành vừa chuyên môn hoá vưà hợp tác hoá, đồng thời có thể kiểm tra, đối chiếu giữa các phần hành. Với sự quản lý trực tiếp từ Kế toán trưởng đối với mọi hoạt động trong bộ máy kế toán giúp cho việc quản lý được đồng bộ. Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán được Công ty áp dụng theo những quy định chung, việc ghi chép cũng như lên Báo cáo kế toán từng quí luôn đảm bảo tính kịp thời. Tuy nhiên do tính chất, khối lượng công tác kế toán cũng như đặc điểm của hình thức sổ kế toán được áp dụng tại Công ty mà hiện nay bộ máy kế toán vẫn thực hiện lao động kế toán thủ công. Để có thể giảm bớt các khối lượng việc cần thực hiện Công ty cũng nên xem xét đưa phần mềm kế toán vào sử dụng để công tác kế toán đạt hiệu quả hơn. Mục lục