Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội

I. kh¸i qu¸t chung vÒ cña C«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORD Hµ Néi 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty Cæ phÇn ®¹i lý FORD hµ néi TiÒn th©n cña C«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORD Hµ Néi lµ C«ng ty cæ phÇn TAXI Hµ Néi ®­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 2011/GP-VB ngµy 15/08/1995. Cïng víi xu thÕ ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ, C«ng ty lµ mét trong nh÷ng doanh nghiÖp ®Çu tiªn ®­îc thµnh lËp d­íi h×nh thøc gãp vèn ho¹t ®éng kinh doanh. Lµ mét doanh nghiÖp ®a thµnh phÇn kinh tÕ do ®ã c¸c chñ së h÷u cña C«ng ty bao gåm c¶ ph¸p nh©n vµ thÓ nh©n, C«ng ty ho¹t ®éng theo luËt C«ng ty do Quèc héi n­íc Céng hßa X· héi Chñ nghÜa ViÖt Nam th«ng qua ngµy 21/12/1990 vµ luËt söa ®æi bæ sung ®iÒu luËt C«ng ty do Quèc Héi th«ng qua t¹i kú häp thø 5 kho¸ IX ngµy 22/06/1994. C«ng ty ®· t×m ra h­íng kinh doanh riªng cña m×nh ®ång thêi chøng tá vÞ thÕ trªn thÞ tr­êng kinh doanh. Ngay tõ nh÷ng ngµy ®Çu míi ho¹t ®éng víi sè vèn ®iÒu lÖ lµ 7 tû ®ång, víi h×nh thøc kinh doanh vËn t¶i hµnh kh¸ch b»ng xe TAXI, C«ng ty lu«n ®¸p øng ®­îc nhu cÇu ®i l¹i b»ng ph­¬ng tiÖn cña ®«ng ®¶o ng­êi d©n trong thµnh phè còng nh­ nh÷ng kh¸ch n­íc ngoµi ®Õn th¨m vµ lµm viÖc t¹i Hµ Néi. C«ng ty lµ mét trong nh÷ng ®¬n vÞ ®­îc UBND thµnh phè Hµ Néi vµ Së giao th«ng c«ng chÝnh tuyªn d­¬ng vµ tÆng b»ng khen. Kh«ng chØ dõng l¹i ë nh­ vËy, C«ng ty ®· lu«n t×m tßi vµ ®Þnh cho m×nh nh÷ng h­íng ®i míi nh»m ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng kinh doanh. C«ng ty ®· trë thµnh ®¹i lý chÝnh thøc duy nhÊt cña C«ng ty FORD ViÖt Nam t¹i miÒn B¾c cã nhiÖm vô kinh doanh ®ång bé 3 chøc n¨ng : kinh doanh « t«, b¶o hµnh b¶o d­ìng söa ch÷a vµ cung øng phô tïng chÝnh h·ng. Th¸ng 9/1997 ®­îc sù ®ång ý cña UBND thµnh phè vµ Bé Tµi chÝnh, C«ng ty cæ phÇn TAXI Hµ Néi chÝnh thøc ®æi tªn thµnh C«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORD Hµ Néi (quyÕt ®Þnh sè 3658/Q§-UB) víi thêi gian ho¹t ®éng lµ 30 n¨m vµ ®­îc phÐp ph¸t hµnh thªm cæ phiÕu ®Ó n©ng sè vèn ®iÒu lÖ ho¹t ®éng lªn 25 tû ®ång. VÒ nh©n lùc, víi sù nç lùc cña Ban gi¸m ®èc cïng toµn thÓ h¬n 300 c¸n bé c«ng nh©n viªn lu«n tËn t×nh ®ãng gãp c«ng søc vµo c«ng viÖc kinh doanh ®· gãp phÇn kh«ng nhá ®Õn sù ph¸t triÓn vµ t¨ng tr­ëng C«ng ty. VÒ ®Þa ®iÓm kinh doanh, nhê cã vÞ trÝ thuËn lîi, trô së cña C«ng ty ®­îc ®Æt t¹i sè 1 phè C¶m Héi - Lß §óc víi c¬ së vËt chÊt khang trang, t¹i ®©y cã mét trung t©m b¶o hµnh b¶o d­ìng söa ch÷a lín víi hÖ thèng nhµ x­ëng vµ thiÕt bÞ hiÖn ®¹i. Ngoµi ra 2 phßng tr­ng bµy vµ b¸n xe « t« ®­îc ®Æt t¹i 32 NguyÔn C«ng Trø vµ 22 L¸ng H¹ ®Òu lµ mét trong nh÷ng trung t©m kinh tÕ cña thñ ®«. Tõ n¨m 1998, C«ng ty ®· cã h­íng ®i míi trong kinh doanh, tõng b­íc khai th¸c lîi thÕ, tiÒm n¨ng kinh tÕ mµ ngµnh nghÒ kinh doanh høa hÑn mang l¹i nªn ®· ph¸t huy t¸c dông tèt trong s¶n xuÊt kinh doanh. HiÖn nay cïng víi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ cña c¶ n­íc, ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty ®· ®i vµo æn ®Þnh, ph¸t triÓn, hoµn thµnh c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch ®Ò ra vµ kinh doanh cã hiÖu qu¶, thùc hiÖn ®Çy ®ñ nghÜa vô nép ng©n s¸ch nhµ n­íc, ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty ngµy cµng ®­îc c¶i thiÖn n©ng cao. 2. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y qu¶n lý C«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORD Hµ néi N¨m 1998 C«ng ty míi thùc sù b¾t tay vµo m« h×nh kinh doanh míi, ®ã lµ kinh doanh ®ång bé 3 chøc n¨ng : b¸n « t«, b¶o d­ìng söa ch÷a «t«, kinh doanh phô tïng « t« vµ C«ng ty tiÕp tôc kinh doanh mÆt hµng truyÒn thèng cña m×nh lµ kinh doanh vËn t¶i hµnh kh¸ch b»ng xe TAXI. Víi tæng sè nh©n lùc cña toµn C«ng ty lµ 320 ng­êi, trong ®ã cã 240 lao ®éng trùc tiÕp vµ 80 lao ®éng lµ nh©n viªn v¨n phßng. Do vËy, viÖc hoµn thiÖn bé m¸y tæ chøc ®iÒu hµnh cña C«ng ty lµ rÊt cÇn thiÕt. C«ng ty ®· t¸ch bé phËn TAXI thµnh 1 xÝ nghiÖp thµnh viªn nhá, h¹ch to¸n ®éc lËp trùc thuéc C«ng ty. Bé phËn kinh doanh ®ång bé 3 chøc n¨ng do C«ng ty trùc tiÕp chØ ®¹o s¶n xuÊt. Sau ®©y lµ s¬ ®å tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. BiÓu sè 1 S¬ ®å tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty FORD Hµ Néi §¹i héi ®ång Ban kiÓm so¸t Héi ®ång qu¶n trÞ Gi¸m ®èc Phã Gi¸m ®èc II Phã Gi¸m ®èc I PhßngKÕ to¸n thèng kª Phßng Hµnh chÝnh qu¶n trÞ Gara ¤t« Phßng Kü thuËt Phßng kinh doanh phô tïng Trung t©m BDSC «t« Phßng kinh doanh «t« Thanh tra an toµn Trung t©m ®iÒu hµnh Taxi Chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng bé phËn trong c¬ cÊu qu¶n lý : a. Ban gi¸m ®èc * Gi¸m ®èc : Lµ ng­êi phô tr¸ch chung t×nh h×nh s¶n xuÊt - kinh doanh cña C«ng ty. Gi¸m ®èc do héi ®ång qu¶n trÞ tuyÓn chän, bæ nhiÖm vµ cã quyÒn b·i miÔn. Gi¸m ®èc chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña héi ®ång qu¶n trÞ vµ ban kiÓm so¸t. Gi¸m ®èc lµ ng­êi ®¹i diÖn cña C«ng ty tr­íc ph¸p luËt, trong c¸c quan hÖ kinh tÕ ph¸t sinh gi÷a C«ng ty víi c¸c doanh nghiÖp, c¸c tæ chøc trong vµ ngoµi n­íc. Gi¸m ®èc cã quyÒn tæ chøc qu¶n lý chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c tµi chÝnh nh­ quay vßng vèn, b¶o toµn vèn, sö dông vèn , tµi s¶n cña C«ng ty cã hiÖu qu¶. Lµ ng­êi trùc tiÕp ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty, cã quyÒn bè trÝ s¶n xuÊt kinh doanh, quyÕt ®Þnh nh÷ng ph­¬ng ¸n cô thÓ, tuyÓn dông, bè trÝ s¾p xÕp lao ®éng theo yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh phï hîp víi luËt lao ®éng, cã quyÒn chÊm døt lao ®éng, cho th«i viÖc ®èi víi c«ng nh©n viªn theo ®óng luËt lao ®éng. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª tµi chÝnh, lËp b¸o c¸o quyÕt to¸n hµng n¨m ®Ó tr×nh bµy tr­íc héi ®ång qu¶n trÞ. * Phã Gi¸m ®èc (2 ng­êi) : do gi¸m ®èc C«ng ty ®Ò nghÞ vµ héi ®ång qu¶n trÞ cña C«ng ty xÐt duyÖt bæ nhiÖm vµ miÔn nhiÖm. Phã gi¸m ®èc lµ ng­êi gióp viÖc ®¾c lùc cho Gi¸m ®èc, tham m­u cho Gi¸m ®èc, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ c¸c c«ng viÖc do Gi¸m ®èc giao. + Phã Gi¸m ®èc XÝ nghiÖp (1) : Lµ ng­êi chØ ®¹o c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù toµn XÝ nghiÖp vµ ho¹t ®éng kinh doanh cña toµn xÝ nghiÖp TAXI. + Phã Gi¸m ®èc C«ng ty (2) : Lµ ng­êi phô tr¸ch ho¹t ®éng kinh doanh s¶n xuÊt cña bé phËn kinh doanh ®ång bé 3 chøc n¨ng . b. C¸c bé phËn chøc n¨ng C¸c bé phËn nµy ®­îc ph©n c«ng chuyªn m«n hãa c¸c chøc n¨ng qu¶n lý, cã nhiÖm vô gióp Ban Gi¸m ®èc ®Ò ra quyÕt ®Þnh theo dâi, h­íng dÉn bé phËn s¶n xuÊt vµ cÊp d­íi thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh vµ nhiÖm vô ®· ®­îc ph©n c«ng. C¸c bé phËn chøc n¨ng kh«ng nh÷ng hoµn thµnh nhiÖm vô cña m×nh ®­îc giao mµ cßn ph¶i phèi hîp lÉn nhau ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt cña C«ng ty ®­îc tiÕn hµnh th­êng xuyªn, liªn tôc, ®¹t hiÖu qu¶ cao. * Phßng kü thuËt : Tham m­u cho gi¸m ®èc trong lÜnh vùc qu¶n lý chØ ®¹o c«ng t¸c kü thuËt cña XÝ nghiÖp, tËp hîp, nghiªn cøu, ®Ò xuÊt nh÷ng ®Ò tµi, nh÷ng biÖn ph¸p kü thuËt nh»m n©ng cao chÊt l­îng , c¶i tiÕn kü thuËt, ... + KiÓm tra chÊt l­îng cña xe tr­íc khi ®­a vµo ho¹t ®éng kinh doanh. + X©y dùng tiªu chuÈn kü thuËt vµ ®Þnh møc phï hîp. + Phèi hîp víi c¸c phßng chøc n¨ng (khi ®· cã ®Çy ®ñ sè liÖu) ®Ó ®iÒu chØnh t¨ng hoÆc gi¶m c¸c ®Þnh møc kinh tÕ - kü thuËt theo qui ®Þnh chung hoÆc cung nhau gi¶i quyÕt khi cã sù cè cña xe nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông ph­¬ng tiÖn . + Qu¶n lý tñ s¸ch, tµi liÖu kü thuËt, c¸c b¶n vÏ kü thuËt, qu¶n lý vµ phæ biÕn s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt hîp lý ho¸ s¶n xuÊt. * Trung t©m ®iÒu hµnh TAXI : trùc tiÕp ®iÒu hµnh sù ho¹t ®éng cña c¸c xe cho phï hîp gãp phÇn n©ng cao hiÖu suÊt sö dông xe, t×m tßi vµ ph¸t triÓn thÞ tr­êng kinh doanh. * Gara « t« : Tham m­u vµ gióp viÖc cho gi¸m ®èc trong vÞªc qu¶n lý l¸i xe, phèi hîp cïng phßng kü thuËt, trung t©m ®iÒu hµnh ®¶m b¶o cho ®Çu xe lu«n ho¹t ®éng ®Çy ®ñ, t×m ra c¸c biÖn ph¸p ®Ó c¶i thiÖn ®iÒu kiÖn lµm viÖc cho anh em l¸i xe còng nh­ quan t©m chó ý ®Õn c«ng t¸c gi¸o dôc t­ t­ëng, tØ lÖ % ¨n chia cho phï hîp, phèi hîp cïng phßng hµnh chÝnh xÐt th­ëng cho nh÷ng ng­êi lao ®éng giái, trang bÞ ®ång phôc cho anh em.... * Thanh tra an toµn : Tham m­u vµ gióp gi¸m ®èc trong viÖc ®¶m b¶o an toµn giao th«ng khi xe ®ang ho¹t ®éng, ph¸t hiÖn nh÷ng thiÕu sãt vµ nh÷ng vi ph¹m vÒ quy chÕ cña l¸i xe, phèi hîp cïng víi gara vµ phßng kü thuËt nh¾c nhë, kiÓm tra anh em l¸i xe vÒ thùc hiÖn tèt c¸c quy chÕ cña c«ng ty, sö dông ph­¬ng tiÖn ®óng quy tr×nh kü thuËt. * Phßng Hµnh chÝnh qu¶n trÞ : Tham m­u cho gi¸m ®èc trong viÖc thùc hiÖn chÕ ®é chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc ®èi víi c«ng nh©n viªn chøc. + Qu¶n lý hå s¬, lý lÞch vµ danh s¸ch c¸n bé c«ng nh©n viªn cña toµn C«ng ty + Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë c¸c Ph©n x­ëng, Phßng, Ban. + Thùc hiÖn c«ng t¸c hµnh chÝnh, v¨n th­, l­u tr÷, y tÕ, vÖ sinh c«ng nghiÖp... * Phßng KÕ to¸n thèng kª : ®©y lµ bé phËn quan träng chÞu sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña gi¸m ®èc, tham m­u cho gi¸m ®èc vµ gióp gi¸m ®èc qu¶n lý toµn bé tµi s¶n, vèn liÕng, nh»m ®¶m b¶o cho viÖc s¶n xuÊt - kinh doanh cña C«ng ty ®­îc c©n ®èi nhÞp nhµng. + LËp vµ tæ chøc thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch tµi chÝnh kÕ to¸n. + Theo dâi kÞp thêi liªn tôc hÖ thèng c¸c sè liÖu vÒ s¶n l­îng tµi s¶n, tiÒn vèn vµ c¸c quü hiÖn cã cña C«ng ty + TÝnh to¸n c¸c kho¶n chi phÝ s¶n xuÊt ®Ó lËp biÓu gi¸ thµnh thùc hiÖn, tÝnh to¸n lç l·i, c¸c kho¶n thanh to¸n víi ng©n s¸ch theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. + Ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ cña tõng thêi kú. + LËp kÕ ho¹ch giao dÞch víi Ng©n hµng ®Ó cung øng c¸c kho¶n thanh to¸n kÞp thêi. + Thu chi tiÒn mÆt, thu chi tµi chÝnh vµ h¹ch to¸n kinh tÕ. + QuyÕt to¸n tµi chÝnh vµ lËp b¸o c¸o hµng quý theo qui ®Þnh cña Nhµ n­íc, thùc hiÖn vÒ kÕ ho¹ch vèn cho s¶n xuÊt, thùc hiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ h¹ch to¸n nghiÖp vô ®Çy ®ñ qu¸ tr×nh vËn ®éng vÒ vËt t­, tiÒn vèn, tµi s¶n cña C«ng ty, lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. §ång thêi cung cÊp th«ng tin vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh vµ kÕt qu¶ kinh doanh lµm c¬ së cho Ban Gi¸m ®èc ra quyÕt ®Þnh kinh doanh. * Phßng kinh doanh «t« : Lµm nhiÖm vô kinh doanh « t«, tham m­u vµ gióp gi¸m ®èc trong viÖc ký kÕt nh÷ng hîp ®ång kinh tÕ mua b¸n theo ®óng c¸c thñ tôc vµ quy ®Þnh cña C«ng ty, tæ chøc c«ng t¸c tiÕp thÞ më réng thÞ tr­êng ho¹t ®éng. Phèi hîp cïng víi phßng dÞch vô vµ phô tïng ®Ó cung cÊp cho kh¸ch hµng nh÷ng dÞch vô vµ s¶n phÈm hoµn h¶o. * Trung t©m b¶o d­ìng söa ch÷a « t« : Lµm nhiÖm vô b¶o hµnh, b¶o d­ìng vµ söa ch÷a c¸c xe FORD mµ phßng b¸n xe ®· b¸n còng nh­ c¸c lo¹i xe kh¸c khi kh¸ch hµng cã nhu cÇu söa ch÷a. T­ vÊn vµ gióp kh¸ch hµng nh÷ng th«ng tin vÒ th«ng sè kü thuËt cña xe, c¸ch sö dông ®Ó kh¸ch hµng yªn t©m khi sö dông xe. TiÕp tôc ®Çu t­ thiÕt bÞ, b¶o tr× b¶o d­ìng c¸c thiÕt bÞ ®· cã. Më réng thÞ tr­êng, më réng h×nh thøc kinh doanh, n¾m b¾t ®­îc yªu cÇu cña kh¸ch. Th­êng xuyªn ®µo t¹o vµ n©ng cao tr×nh ®é nghÒ nghiÖp cña c¸c kü s­ còng nh­ c«ng nh©n s¶n xuÊt. * Phßng phô tïng : Lµm nhiÖm vô kinh doanh vËt t­ phô tïng xe « t« c¸c lo¹i, ®¶m b¶o cung øng ®Çy ®ñ kÞp thêi khi kh¸ch hµng cã nhu cÇu. LËp kÕ ho¹ch dù tr÷ vµ ®Æt hµng víi sè l­îng lín, qu¶n lý hµng hãa theo ®óng chÕ ®é quy ®Þnh .T×m kiÕm c¸c ®èi t¸c kinh doanh ®Ó ph¸t triÓn, më réng thÞ trêng tiªu thô hµng hãa. 3. KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORD Hµ Néi trong n¨m qua Nh÷ng n¨m võa qua, tr­íc nh÷ng thö th¸ch gay g¾t cña thÞ tr­êng, ®Æc biÖt lµ t×nh h×nh khñng ho¶ng kinh tÕ khu vùc ®· cã t¸c ®éng rÊt lín ®Õn t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp trong n­íc nãi chung vµ cña C«ng ty nãi riªng. MÆc dï gÆp nhiÒu khã kh¨n trong c«ng viÖc tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh, ph¶i c¹nh tranh gay g¾t vµ khèc liÖt trªn thÞ tr­êng kinh doanh nh­ : c¸c h·ng xe TAXI ra qu¸ nhiÒu vµ hä ho¹t ®éng c¹nh tranh kh«ng lµnh m¹nh, lµm sè l­îng kh¸ch còng nh­ doanh thu vµ thÞ phÇn cña c«ng ty bÞ gi¶m sót; Kinh doanh « t« FORD cßn qu¸ míi mÎ, thÞ hiÕu cña ng­êi tiªu dïng dµnh cho s¶n phÈm nµy còng ch­a nhiÒu so víi c¸c lo¹i xe cña NhËt vµ c¸c h·ng « t« kh¸c ; Trung t©m b¶o d­ìng söa ch÷a míi ra ®êi nªn sè l­îng kh¸ch hµng vµo söa ch÷a b¶o d­ìng còng ch­a nhiÒu, xe FORD lµ xe míi nªn ch­a ph¶i thay thÕ phô tïng vµ söa ch÷a.... Nh»m ®¶m b¶o cho sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty, d­íi sù quan t©m chØ ®¹o s¸t sao cña héi ®ång qu¶n trÞ vµ sù ®iÒu hµnh trùc tiÕp cña Ban gi¸m ®èc, C«ng ty lu«n ®Ò ra nh÷ng biÖn ph¸p ®æi míi ph­¬ng thøc kinh doanh, m¹nh d¹n ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh vµ cã chÝnh s¸ch mÒm dÎo ®Ó ®èi phã kÞp thêi víi sù biÕn ®éng cña thÞ tr­êng. Trong nh÷ng n¨m võa qua víi h­íng ®óng ®¾n trong kinh doanh, C«ng ty ®· kh¼ng ®Þnh ®­îc vÞ trÝ cña m×nh, vµ kÕt qu¶ kinh doanh mµ C«ng ty ®· ®¹t ®­îc lµ minh chøng râ nÐt nhÊt. BiÓu 2 : B¶ng tæng HîP t×nh h×nh KÕT QU¶ kinh doanh C«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORD Hµ néi n¨m 2000-2001 §¬n vÞ tÝnh : 1.000 ® ChØ tiªu n¨m 2000 n¨m 2001 so s¸nh tuyÖt ®èi t­¬ng ®èi 1. doanh thu 12.801.346 16.202.872 3.401.526 126,5 % 2. TrÞ gi¸ vèn 11.802.410 14.420.556 2.618.146 122 % 3. ThuÕ ph¶i nép 670.930 1.032.005 361.075 154 % 4. lîI NHUËN kd 328.006 750.311 422.305 229 % ii. t×nh h×nh chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n 1. m« h×nh tæ chøc bé m¸y c«ng t¸c kÕ to¸n Tæ chøc bé m¸y c«ng t¸c kÕ to¸n hîp lý khoa häc phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp nh»m ph¸t huy vai trß cña kÕ to¸n lµ mét yªu cÇu quan träng. C«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORD Hµ Néi lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp víi h×nh thøc tæ chøc kÕ to¸n tËp trung, phßng kÕ to¸n cña C«ng ty ®· tÝch cùc tæ chøc tèt c«ng t¸c kÕ to¸n víi t­ c¸ch lµ mét c«ng cô qu¶n lý ho¹t ®éng kinh tÕ cña C«ng ty, lu«n b¸m s¸t qu¸ tr×nh kinh doanh b¶o ®¶m cung cÊp c¸c th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý. BiÓu sè 3 : S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n c«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORD Hµ néi KÕ to¸n tr­ëng, kiªm kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n TSC§ Thñ quü KÕ to¸n tiÒn l­¬ng, b¸n hµng vµ thanh to¸n KÕ to¸n vËt liÖu, hµng hãa, CCDC Mèi quan hÖ trùc tuyÕn Mèi quan hÖ chøc n¨ng 2. NhiÖm vô vµ chøc n¨ng cña tõng c¸n bé trong bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORd hµ néi - KÕ to¸n tr­ëng : Lµ ng­êi gióp viÖc cho Gi¸m ®èc vµ c«ng t¸c chuyªn m«n cña bé phËn kÕ to¸n. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc cÊp trªn vÒ chÊp hµnh luËt ph¸p, thÓ lÖ, chÕ ®é tµi chÝnh hiÖn hµnh. KÕ to¸n tr­ëng cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc, sö dông vèn cã hiÖu qu¶, khai th¸c c¸c kh¶ n¨ng tiÒm tµng, tµi s¶n, cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh mét c¸ch chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ toµn diÖn ®Ó Ban Gi¸m ®èc ra quyÕt ®Þnh kinh doanh cho phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt cña C«ng ty. - KÕ to¸n vËt liÖu- hµng hãa - c«ng cô dông cô : Lµ ng­êi theo dâi t×nh h×nh xuÊt nhËp c¸c vËt liÖu, hµng hãa vµ c«ng cô dông cô trong kú. Hµng ngµy hay ®Þnh kú kÕ to¸n vËt liÖu, hµng hãa, c«ng cô dông cô ph¶i ghi sè liÖu tõ chøng tõ vµo sæ chi tiÕt tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ xuÊt kho, cuèi th¸ng lËp b¶ng tæng hîp t×nh h×nh nhËp xuÊt vËt liÖu, hµng hãa, c«ng cô dông cô, lËp chøng tõ ghi sæ ®Ó chuyÓn cho kÕ to¸n tæng hîp. - KÕ to¸n tiÒn l­¬ng, b¸n hµng vµ thanh to¸n : Lµ ng­êi tÝnh l­¬ng ®Ó tr¶ cho c«ng nh©n viªn vµ ph©n bæ chi phÝ tiÒn l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ vµo c¸c ®èi t­îng tÝnh gi¸ thµnh, theo dâi vÒ doanh thu b¸n hµng, theo dâi c«ng nî cña kh¸ch hµng, theo dâi vÒ c¸c thanh to¸n víi ng­êi b¸n hµng. -Thñ quü: Lµ ng­êi qu¶n lý sè l­îng tiÒn mÆt t¹i C«ng ty, cã tr¸ch nhiÖm thu tiÒn b¸n hµng, c¸c kho¶n thu kh¸c khi cã c¸c chøng tõ thu hîp lÖ & thùc hiÖn chi c¸c kho¶n tiÒn mÆt khi cã phiÕu chi hîp lÖ. Thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô göi tiÒn mÆt vµo ng©n hµng & rót tiÒn göi Ng©n hµng vÒ quü tiÒn mÆt. 3 Mét sè ®Æc ®iÓm trong c«ng t¸c kÕ to¸n HiÖn nay C«ng ty ®ang ¸p dông chÕ ®é h¹ch to¸n thèng nhÊt dùa trªn c¬ së hÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp cña Bé Tµi ChÝnh ban hµnh theo quy ®Þnh sè 1141 TC/Q§/C§KT. C«ng ty ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n "Chøng tõ ghi sæ" lµ mét h×nh thøc kÕ to¸n ®¬n gi¶n, dÔ lµm, dÔ ®èi chiÕu kiÓm tra, t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc theo dâi, ®¸nh gi¸ thµnh phÈm, b¸n hµng, vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng. HÖ thèng sæ s¸ch t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ vµ ®óng chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. - Chøng tõ sö dông theo chÕ ®é ban hµnh nh­ : + PhiÕu thu, chi tiÒn mÆt. + Hãa ®¬n GTGT. + PhiÕu xuÊt kho néi bé, phiÕu nhËp kho. + B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng. + Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n cè ®Þnh. + GiÊy b¸o Cã, Nî cña Ng©n hµng. - Sæ kÕ to¸n chi tiÕt : C«ng ty sö dông sæ chi tiÕt c¸c tµi kho¶n nh­ tµi kho¶n 1111; 1121 ; 131;... Sö dông chøng tõ ghi sæ theo c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n ph¸t sinh cïng lo¹i.- Sæ kÕ to¸n tæng hîp + Sæ C¸i c¸c tµi kho¶n 152, 156, 632, 511 + Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. + Sæ tæng hîp tµi kho¶n. + Sæ tæng hîp c«ng nî. + Sæ tæng hîp vËt t­, ngo¹i tÖ. + Sæ tæng hîp chi phÝ. + Sæ tæng hîp hµng xuÊt b¸n. - HÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh trong C«ng ty bao gåm : + B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. + B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. + ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh. *Tr×nh tù ghi chÐp vµ h¹ch to¸n theo h×nh thøc chøng tõ ghi sæ : Dùa vµo c¸c chøng tõ gèc sau khi ®· ®­îc tËp hîp, ph©n lo¹i kÕ to¸n cËp nhËp vµo chøng tõ ghi sæ trªn m¸y tÝnh. Tuú møc ®é khèi l­îng c«ng viÖc (3 ®Õn 5 ngµy hoÆc cuèi th¸ng), kÕ to¸n tr­ëng ghi vµo sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ, ghi vµo Sæ C¸i theo thø tù nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®· ghi ë chøng tõ ghi sæ. C¨n cø vµo chøng tõ gèc sau khi ®· lµm c¨n cø lËp chøng tõ ghi sæ ®­îc sö dông ®Ó ghi vµo c¸c sæ chi tiÕt. Cuèi th¸ng khãa sæ tÝnh tæng sè tiÒn mµ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong th¸ng trªn sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ, tÝnh tæng sè ph¸t sinh Nî, Cã vµ sè d­ trªn sæ c¸c tµi kho¶n. C¨n cø vµo Sæ C¸i tµi kho¶n, lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh. Sau khi ®èi chiÕu khíp sè liÖu gi÷a Sæ C¸i vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt, lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. BiÓu sè 4 :s¬ ®å tr×nh tù ghi sævµ h¹ch to¸n theo h×nh thøc chøng tõ ghi sæ t¹i c«ng ty cæ phÇn §¹i lý Ford hµ néi Chøng tõ gèc Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Sæ quü Chøng tõ ghi sæ Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ C¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu, kiÓm tra Ngoµi ra, C«ng ty tæ chøc kÕ to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn vµ thuéc ®èi t­îng nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ Trong nh÷ng n¨m qua nÒn kinh tÕ ViÖt Nam ®· cã nh÷ng b­íc tiÕn m¹nh mÏ, ®Ó cã ®­îc sù ph¸t triÓn nµy chóng ta ®· vµ ®ang ph¶i tr¶i qua cuéc c¸ch m¹ng kinh tÕ. §ã lµ viÖc chuyÓn tõ mét nÒn kinh tÕ kÕ ho¹ch tËp trung bao cÊp sang nÒn kinh tÕ hµng ho¸ nhiÒu thµnh phÇn cã sù ®iÒu tiÕt vÜ m« cña nhµ n­íc theo ®Þnh h­íng x· héi chñ nghÜa. Trªn tÇm vÜ m« cña sù nghiÖp ®æi míi, t­ duy kinh tÕ b¾t ®Çu b»ng viÖc söa ®æi bæ sung vµ ban hµnh hÖ thèng luËt, c¸c chÝnh s¸ch, v¨n b¶n míi cho phï hîp víi thùc tr¹ng cña nÒn kinh tÕ. C¸c doanh nghiÖp còng dÇn dÇn ®­a vµ ¸p dông c¸c chÕ ®é míi thùc hiÖn trong doanh nghiÖp cña m×nh. Mét trong nh÷ng bÝ quyÕt dÉn ®Õn sù thµnh c«ng cña c¸c doanh nghiÖp kinh doanh ®ã lµ vËn dông nguyªn t¾c tù h¹ch to¸n kinh tÕ, tù chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh. Bëi vËy mçi doanh nghiÖp ph¶i tù t×m ra cho m×nh h­íng ®i vµ c¸c gi¶i ph¸p ®óng ®¾n ®Ó cã thÓ tån t¹i, ph¸t triÓn vµ giµnh th¾ng lîi trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng cã sù c¹nh tranh gay g¾t nµy. Môc tiªu hµng ®Çu vµ còng lµ ®iÒu kiÖn tån t¹i cña mäi ho¹t ®éng kinh doanh lµ sinh lîi. §Ó thùc hiÖn môc tiªu trªn ®©y c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i gi¶i quyÕt hµng lo¹t c¸c vÊn ®Ò vÒ kinh tÕ, kü thuËt, qu¶n lý s¶n xuÊt. Trong qu¸ tr×nh t¸i s¶n xuÊt x· héi, trao ®æi vµ tiªu dïng cã t¸c ®éng m¹nh mÏ, kÝch thÝch sù ph¸t triÓn cña s¶n xuÊt kinh doanh. VÊn ®Ò tiªu thô nh÷ng hµng hãa, dÞch vô ®· s¶n xuÊt ra cã ý nghÜa sèng cßn cña doanh nghiÖp ®ã. ChÝnh v× vËy, cïng víi sù ph¸t triÓn cña s¶n xuÊt vµ thÞ tr­êng, cµng ngµy doanh nghiÖp cµng quan t©m ®Õn c¸c ph­¬ng ph¸p thóc ®Èy tiªu thô. Lµm thÕ nµo ®Ó b¸n ®­îc hµng hãa, dÞch vô ®· s¶n xuÊt ra ®Ó cã ®­îc doanh thu bï ®¾p c¸c chi phÝ ®· bá ra vµ cã l·i, thËm chÝ l·i cµng nhiÒu cµng tèt. §Ó cã ®­îc ®iÒu nµy ®ßi hái c«ng t¸c tæ chøc qu¶n trÞ ë c¸c doanh nghiÖp ph¶i ®­îc thùc hiÖn tèt, c¶i tiÕn mét c¸ch hîp lý, khoa häc nh»m ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao. Trong ®ã kÕ to¸n ®ãng vai trß hÕt søc quan träng, ®ã lµ c«ng cô cã hiÖu lùc ®Ó ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng tÝnh to¸n kinh tÕ, kiÓm tra, qu¶n lý tµi s¶n, tiÒn vèn cña doanh nghiÖp nh»m ®¶m b¶o tÝnh chñ ®éng trong s¶n xuÊt kinh doanh vµ tù chñ vÒ tµi chÝnh ë c¸c doanh nghiÖp, lµ c«ng cô ®Ó h¹ch to¸n kinh doanh, ®Æc biÖt lµ c«ng t¸c kÕ to¸n doanh thu b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp. Víi nhËn thøc trªn, sau khi ®­îc trang bÞ kiÕn thøc lý luËn ë nhµ tr­êng, kiÕn thøc thùc tÕ trong thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORD Hµ Néi ®ång thêi ®Ó ®i s©u t×m hiÓu vµo qu¸ tr×nh tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh, tiªu thô hµng hãa trong doanh nghiÖp kinh doanh dÞch vô, t«i ®· chän vµ nghiªn cøu ®Ò tµi : "Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i C«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORD Hµ Néi". §Ò tµi ®­îc tr×nh bµy trong chuyªn ®Ò gåm 3 phÇn chÝnh : PhÇn thø nhÊt : C¬ së lý luËn vÒ tæ chøc kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng trong c¸c doanh nghiÖp. PhÇn thø hai : T×nh h×nh thùc tÕ vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i C«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORD Hµ Néi. PhÇn thø ba : Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n b¸n hµng vµ n©ng cao hiÖu qu¶ b¸n hµng t¹i C«ng ty cæ phÇn ®¹i lý FORD Hµ Néi. Víi thêi gian thùc tËp Ýt ái, kh¶ n¨ng t×m hiÓu vÒ t×nh h×nh thùc tÕ cã h¹n, mong r»ng c¸c ý kiÕn vµ c¸c ph­¬ng h­íng mµ t«i ®­a ra trong chuyªn ®Ò nµy sÏ gãp phÇn nhá bÐ ®Ó hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh b¸n hµng cña C«ng ty. Trong thêi gian thùc tËp t«i ®· nhËn ®­îc sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña mäi ng­êi trong C«ng Ty ®Æc biÖt t«i xin ®­îc bµy tá sù c¸m ¬n ®èi víi Ban L·nh ®¹o, Phßng Tµi vô cña C«ng Ty.