Tỏ chức công tác kế toán của công ty cổ phần pin Hà Nội

các bộ phận này để tính ra tỷ lệ phân bổ chi phí sản xuất chung xác thực với mức độ hoạt động của từng bộ phận. Công ty bán hàng chủ yếu qua hệ thống đại lý có khắp trên cả nước và có các nhân viên tiếp thị phụ trách phát triển thị trường và được giao sản lượng định mức hàng quý. Hai là: Mua bán trao đổi vật tư của ngành công nghiệp hóa chất với các công ty cùng ngành sản xuất khác. 2.2: Hoạt động khác: Diện tích mà hiện nhà máy đang nắm giữ là khoảng 9 hecta và diện tích hiện sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chính là 7 hecta. Vì vậy Công ty đã cho thuê làm xưởng gia công kim loại mầu. Thu nhập từ hoạt động cho thuê này được đưa vào thu nhập khác. Công ty hiện cũng đầu tư kinh doanh chứng khoán thông qua 1 số sàn như BSC của ngân hàng BIDV, VSC của Vietcombank Và thu nhập từ hoạt động chứng khoán được đưa vào thu nhập khác. Tuy nhiên khối lượng đầu tư vào chứng khoán nhỏ nên tình hình tài chính của công ty không bị ảnh hưởng nhiều từ khủng hoảng chứng khoán Việt Nam năm vừa qua. 2.3: Hoạt động tài chính: Như hầu hết các công ty khác để bảo toàn vốn trong thời kỳ hoạt động kinh doanh trở nên khó khăn, hạn chế đầu tư thì giải pháp tạm thời gửi tiền ở ngân hàng và có lãi hàng kỳ là hợp lý nhất. Doanh thu từ lãi tiền gửi được đưa vào thu nhập tài chính. Mỗi khi cần thanh toán 1 khối lượng tiền hàng lớn, Công ty thanh toán qua ngân hàng bằng tiền vay ngắn hạn và trả tiền lãi vay cho ngân hàng. Cũng như khi vay dài hạn để đầu tư cho mở rộng kinh doanh thì công ty cũng hàng kỳ trả lãi vay. Chi phí lãi vay là chi phí tài chính của công ty. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PIN HÀ NỘI Hoạt động chính của công ty Cổ phần Pin Hà Nội là sản xuất Pin vì vậy mô hình quản lý được chia dọc theo từng phân xưởng và chia ngang quản lý cho từng phòng ban xuống các phân xưởng và hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Doanh nghiệp. Tất cả được giám sát bới ban kiểm soát, ban điều hành và theo chiến lược kinh doanh của Hội đồng quản trị và Hội đồng cổ đông đưa ra. Đây là 1 mô hình quản lý chung của hầu hết các Doanh nghiệp sản xuất với các ban quản lý chuyên môn, các tổ đội, phân xưởng sản xuất tạo thành 1 dây chuyền đầu vào, sản xuất, tiêu thụ và tiếp tục tái sản xuất để tạo ra giá trị gia tăng cho Doanh nghiệp. Sau đây là sơ đồ tổ chức quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Pin Hà Nội: ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ: -Chủ tịch -Các ủy viên BAN ĐIỀU HÀNH: -Giám đốc. -Các Phó Giám Đốc và Kế toán trưởng. BAN KIỂM SOÁT CÁC PHÒNG BAN CÁC PHÂN XƯỞNG Tổ chức Hành chính và Phục vụ Kế hoạch vật tư Tài chính Kế toán Kỹ thuật cơ điện Phòng Công nghệ- Môi trường và Kiểm tra chất lượng sản phẩm Phòng Thị trường và Tiêu thụ Phân xưởng phụ kiện Phân xưởng Pin số 1 Phân xưởng Pin số 2 Tổ cơ khí Ngành Điện Hơi Nước Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức quản lý và điều hành * Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. 4.1 Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định phương hướng phát triển, nhiệm vụ và kế hoạch kinh doanh hàng năm. Đại hội đồng cổ đông có trách nhiệm thảo luận và thông qua báo cáo quyết định tài chính hàng năm, phương án phân phối và sử dụng lợi nhuận Bầu và bãi miễn thành viên hội đồng quản trị và các thành viên ban kiểm soát 4.2. Hội đồng quản trị: Đứng đầu hội đồng quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị, dưới chủ tịch hội đồng quản trị là các ủy viên. Về quyền hạn, hội đồng quản trị nhân danh chủ tịch quyết định các vấn đề liên quan đến sự tồn tại và phát triển của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Về trách nhiệm, hội đồng cổ đông chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về những vi phạm điều lệ Công ty, sai phạm trong quản trị gây thiệt hại cho Công ty. 4.3 Ban kiểm soát: Ban kiểm soát có quyền kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán, báo cáo tài chính. Thẩm tra báo cáo tài chính hàng năm của Công ty,, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành của Công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quy định của Đại hội đồng cổ đông. 4.4 Ban điều hành: Giám đốc: Giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty theo nghị quyết của hội đồng quản trị, điều lệ của Công ty và luật doanh nghiệp. Phó Giám Đốc: + Phó giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của giám đốc Công ty. + Phó giám đốc làm việc theo sự phân công nhiệm vụ hoặc ủy quyền của giám đóc Công ty. Kế toán trưởng: Kế toán trưởng Công ty là người giúp việc Giám đốc về các việc liên quan đến tài chính, tiền tệ và thuế của Công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm cá nhân trước Giám đốc Công ty, Hội đồng quản trị và pháp luật về kết quả công việc trong thẩm quyền của mình. 4.5 Phòng tổ chức, hành chính và phục vụ: Phòng tổ chức, hành chính và phục vụ có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo về bộ máy quản lý của Công ty, về quy hoạch cán bộ và giải quyết các vấn đề có liên quan đến lao động như: Quản lý nhân sự và hồ sơ cán bộ công nhân viên; tổng hợp, phân loại, đánh giá chất lượng lao động, thực hiện giải quyết chính sách chế độ bảo hiểm xã hội Đồng thời có nhiệm vụ thực hiện các công việc hành chính va phục vụ như: Quản lý đồ dùng văn phòng, hành chính của toàn Công ty, quản lý con dấu, thiết bị văn phòng và công văn. 4.6 Phòng kế hoạch – vật tư. Bộ phận kế hoạch: Trên cơ sở định hướng phát triển của Công ty và căn cứ vào các thông tin thu nhập từ thị trường, từ khách hàng và từ năng lực sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty, Từ đó tham mưu cho lãnh đạo các phương án tối ưu về tổ chức sản xuất, các biện pháp sử dụng hiệu quả nguồn lực. Đồng thời xây dựng định mức lao động, đơn giá tiền lương, tổng hợp, phân tích sử dụng lao động toàn Công ty theo tháng, quý, năm. Xây dựng định mức tiêu hao vật tư, nguyên nhiên vật liệu cho mỗi loại sản phẩm của Công ty. Bộ phận vật tư: Xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất và lập kế hoạc mua vật tư. Đánh giá , phan tích và tham mưu cho Giám đốc để lựa chon và phê duyệt nhà cung ứng. Đảm bảo cung cấp vật tư, bán thành phẩm phục vụ quá trình sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuât diễn ra theo đúng quy định, kế hoạch. Bán nguyên liệu, vật liệu, thiết bị, máy móc theo quyết định của Công ty. Xây dựng và tổ chức thực hiện các văn bản pháp quy về công tác quản lý vật tư. 4.7 Phòng KTCN – Mội trường – KCS: Có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến công nghệ, cải tiến máy móc thiết bị và kiểm tra chất lượng vật liệu đầu vào cũng như sản phẩm đầu ra. Xây dựng quy trình công nghệ đồng thời tổ chức các cuộc nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, thiết kế và cải tiến nhãn mác, cải tiến bao bì. Kiểm tra chất lượng sản phẩm theo các chế độ kiểm tra đã quy định, đồng thời xây dựng các tiê chuẩn về chất lượng, về nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra. 4.8 Phòng kỹ thuật cơ điện: Thường xuyên giám sát và kiểm tra tình hình hoạt động của các máy móc thiết bị, kịp thời có giải pháp cụ thể nhằm đảm bảo thiết bị vận hành một cách an toàn. Thiết lập và quản lý toàn bộ hồ sơ, lý lịch máy móc thiết bị cơ – điện – nước và phương tiện vận tải, các thông số kỹ thuật cơ bản, các bản vẽ cơ điện, các nội quy, quy trình hướng dẫn và quy trình sửa chữa thiết bị định kỳ. 4.9 Phòng thị trường tiêu thụ: Mở rộng, giữ vững thị trường đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Xây dựng và triển khai các chiến lược về khách hàng và thị trường tiêu thụ. Nắm bắt kịp thời nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Xây dựng kế hoạch tiêu thụ. 4.10 Phòng kế toán – tài chính: Có nhiệm vụ quản lý tài chính, hạch toán kế toán trong Công ty, chi trả lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Theo dõi, tập hợp số liệu về kết quả kinh doanh của Công ty theo từng kỳ tài chính. Xác lập hiệu quả của hệ thống tài chính Công ty. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA 1 SỐ NĂM VÀ XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG NHỮNG NĂM TỚI. Vốn điều lệ của công ty Cổ phần Pin Hà Nội là: 14.000.000.000 đồng Công ty Cổ phần Pin Hà Nội là công ty cổ phần được chuyển đổi từ Công ty Pin Hà Nội theo Quyết định số 207/2003/QĐ-BCN ngày 03/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp. Số cổ phần 1.400.000 cổ phần. Loại cổ phần: 1.400.000 cổ phần phổ thông. Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng Việt Nam. Và sau đây là 1 số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua và xu hướng phát triển cho 1 số năm tới TÌNH HÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM: Xem xét tình hình kinh doanh trong 3 năm vừa qua của Công ty cổ phần Pin Hà Nội, ta khái quát tình hình tiêu thụ sản phẩm, các chỉ tiêu phản ánh quy mô và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Loại Pin Đơn vị tính 2006 2007 2008 2009 (kế hoạch) Pin R20C chiếc 51.271.187 49.133.895 46.172.897 48.000.000 Pin R6 chiếc 89.116.232 82.098.987 83.838.475 80.000.000 Pin R14 chiếc 316.129 302.357 210.299 200.000 Pin R40 chiếc 283.874 210.955 190.398 210.000 Sau đây là biểu đồ cho thấy tình hình tiêu thụ loại Pin chính R20C của công ty Qua bảng và biểu đồ trên ta thấy sản lượng tiêu thụ Pin của Công ty qua những năm vừa qua có giảm nhẹ. Kết quả này là do nhu cầu sử dụng các sản phẩm dùng pin nói chung là giảm. Ngoài ra còn do sự cạnh tranh của các sản phẩm pin nổi tiếng nước ngoài Toshiba, Sonyvới cường độ dòng điện lớn hơn, độ bền so với sản phẩm cùng loại và sử dụng cho các sản phẩm điện tử chuyên dụng như máy ảnh, kim từ điển Vì vậy Công ty cần đặt ra các mục tiêu trong tương lai: Cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng thị phần thị trường, tăng cường xuất khẩu và kinh doanh tổng hợp. Đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao. Cải tiến các sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu của thị trường, và khả năng cạnh tranh với các loại pin ngoại. Tìm kiếm những nguồn nguyên vật liệu mới có chất lượng và giá cả hợp lý giúp giảm giá thành sản xuất và chủ động nguồn cung ứng nguyên vật liệu tránh những biến động do thiếu nguyên vật liệu trong năm 2008. Trong tương lai Công ty dự định khó có thể tăng sản lượng pin tiêu thụ 1 cách đột biến mà hướng tập trung vào cắt giảm chi phí thừa tại các bộ phận sản xuất cũng như quản lý. Một trong những chiến lược trong tương lai của công ty đó là đầu tư cho chi phí nghiên cứu và phát triển R&D tạo ra những sản phẩm mới đột phá cạnh tranh với các sản phẩm pin ngoại. Đây có lẽ cũng là hướng đi hợp lý khi công ty đang bỏ ngỏ 1 thị phần tiêu thụ Pin phát triển như Pin dùng cho các sản phẩm điện tử công nghệ cao. Kế hoạch tiêu thụ trong năm 2009 đưa ra không phải là cao nếu như Công ty đưa ra các kế hoạch quảng cáo và chiết khấu cho các đại lý đi cùng với thiết kế mẫu mã mới hấp dẫn cho sản phẩm Pin con thỏ. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG 3 NĂM VỪA QUA: Chỉ tiêu Đ/v tính Năm 2006 2007 2008 2009 Tổng doanh thu 1000đ 121,316,253 98,532,107 102,001,349 105,000,000 Tổng chi phí 1000đ 112,203,716 91,141,315 97,518,712 99,000,000 Lợi nhuận trước thuế 1000đ 9,112,537 7,390,792 4,482,637 6,000,000 LNTT/DT % 7.51 7.50 4.39 5.71 Tài sản bình quân 1000đ 36,641,154 41,798,540 43,725,192 42,761,866 LNTT/TSBQ % 24.87 17.68 10.25 14.03 VCSH bình quân 1000đ 19,311,959 20,861,352 22,694,533 21,777,943 LNTT/VCSHBQ % 47.19 35.43 19.75 27.55 Tổng lao động người 513 496 455 460 Tổng quỹ tiền lương/năm 1000đ 10,984,320 13,443,600 12,177,240 12,500,000 Thu nhập bình quân/ năm 1000đ 21,412 27,104 26,763 27,174 Qua bảng trên ta thấy doanh thu của Công ty năm 2008 có tăng so với năm 2007 nhưng chi phí cũng tăng lên do quý I năm 2008 Công ty gặp phải khó khăn trong việc cung cấp nguyên vật liệu ở mỏ Mn – Cao Bằng, vì giảm sản lượng khai thác.Tỉ suất LNTT/DT giảm dần qua các năm, do tình hình kinh tế khó khăn nói chung và chi phí tăng nhanh hơn doanh thu. Tuy nhiên đến năm 2009, Doanh nghiệp đang cố giảm đến mức tối đa các chi phí để tăng tỷ suất này lên. Các tỷ suất Lợi nhuận/ Tài sản bình quân và Lợi nhuận/ VCSH cũng vì thế mà giảm theo. Cho thấy khả năng hoạt động hiệu quả của Doanh nghiệp không còn cao. Đây cũng là kết quả của nhiều Doanh nghiệp đang lâm vào khi phải đối mặt với sự cạnh tranh trong nền kinh tế mở cửa và mâu thuẫn trong vòng luẩn quẩn môi trường quản lý cũ và mới. Như vậy trong tương lai Công ty Cổ phần Pin Hà Nội cần có những cải cách rõ ràng về sản xuất và quản lý để bắt kịp với nhịp phát triển của thời đại và giữ vững sự tồn tại, hoạt động liên tục của Công ty. Tình hình sản xuất kinh doanh có thể đánh giá khái quát qua biểu đồ sau: năm Nhìn vào biểu đồ có thể thấy sự hy vọng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp, với xu hướng giảm chi phí để tăng lợi nhuận và các tỷ suất phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Sự tăng nhẹ sản lượng tiêu thụ làm tăng doanh thu nhưng sẽ tăng chậm hơn chi phí. Doanh nghiệp tăng cường khâu quản lý đầu vào để giảm giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Điều này đòi hỏi 1 hệ thống kiểm soát có năng lực và nhiệt huyết cũng như hiểu biết sâu về quản lý tài chính, đặt ra các định mức và kế hoạch sản xuất hợp lý nhất. CƠ CẤU NGUỒN VỐN Để thấy được sự phát triển của Công ty ta xem xét đặc điểm nguồn vốn và tài sản của Công ty qua các năm: Đặc điểm về nguồn vốn : Tổng số vốn điều lệ của Công ty ( Legal Capital ) là 14 tỉ đồng quy định trong quyết định thành lập Công ty Cổ phần Pin Hà Nội của Bộ Tài chính, Nhà nước chiếm 51% cổ phẩn. Đến cuối năm 2005, Nhà nước chỉ còn chiếm 30% cổ phần. Cơ cấu nguồn vốn thay đổi khá hợp lý theo tình hình kinh tế. Trước đây khi cần mở rộng sản xuất Doanh nghiệp giữ 1 nguồn vốn từ vay dài hạn lớn. Và hiện tại khi nền kinh tế khó khăn, Doanh nghiệp đã giảm nguồn này và tăng Vốn Chủ sở hữu. Ta có bảng sau về cơ cấu nguồn vốn của Công ty. ( đơn vị: triệu đồng) 2006 2008 Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy năm 2008 Doanh nghiệp có khả năng tự chủ tài chính cao hơn. 51.8% vốn của Doanh nghiệp là từ Vốn chủ sở hữu, có thể Doanh nghiệp muốn giảm rủi ro vay nợ vì tình hình tài chính khó khăn và tỷ suất sinh lời ko còn cao như năm 2006 và 2007. Đây là 1 dấu hiệu đáng mừng cho thấy khả năng hoạt động 1 cách an toàn và bền vững của Doanh nghiệp trong tương lai. Trong năm 2009 cơ cấu vốn của Công ty sẽ có ít thay đổi để đảm bảo khả năng hoạt động an toàn và chủ động trong tài chính, tránh gặp phải rủi ro từ nền kinh tế đang khủng hoảng. Đây là 1 cơ cấu vốn có thể duy trì trong nhiều năm tới. Tuy nhiên để tăng vốn cho hoạt động nghiên cứu phát triển, Doanh nghiệp có thể vay vốn dài hạn vì lãi suất hiện tại đã xuống rất thấp và bảo đảm rủi ro thấp. ********************************************************** PHẦN II: TỎ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PIN HÀ NỘI TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Toàn bộ công tác kế toán của công ty chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc và kế toán trưởng, có nhiệm vụ lập và thực hiện kế hoạch tài chính, ghi chép chính xác nguồn vốn, vật tư, tài sản cố định. Bộ máy kế toán được tổ chức dưới hình thức tập trung tại phòng kế toán, không phân chia xuống các phân xưởng. Tại các phân xưởng có các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ tập hợp số liệu về tiền lương và nguyên vật liệu để gửi lên xử lý tại phòng kế toán. Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cổ phần Pin Hà Nội. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KT GIÁ THÀNH VÀ KẾ TOÁN TIÊU THỤ KT TIỀN MẶT VÀ NGÂN HÀNG KT QUỸ VÀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KT VẬT LIỆU VÀ TIỀN LƯƠNG Gửi số liệu lên phòng kế toán để tổng hợp Nhân viên thống kê vật tư và lương tại các phânxưởng. Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán gồm có 6 người và mỗi người nắm giữ 1 phần hành riêng biệt. Bộ máy kế toán của công ty Cổ phần Pin Hà Nội là khá đồng đều và có chuyên môn cao. Các bác và các anh chị đều tốt nghiệp đại học chính quy từ Học viện tài chính, Đại học kinh tế quốc dân và Đại học Thương mại. 1.1: KẾ TOÁN TRƯỞNG -Tham mưu, giúp việc cho giám đốc về các hoạt động liên quan đến tình hình tài chính, tiền tệ, thuế của công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm cá nhân trước giám đốc và hội đồng quản trị cũng như pháp luật về kết quả công việc trong thẩm quyền của mình. Là người phụ trách chung phòng Tài chính-Kế toán, chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tổng hợp các thông tin kinh tế trong toàn bộ công ty. 1.2: KẾ TOÁN TỔNG HỢP – 1 người -Là người có trách nhiệm tổng hợp các phần hành kế toán, lên bảng quyết toán năm, kết xuất ra bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh.Ngoài ra công việc quan trọng hơn của 1 kế toán tổng hợp là lập ra các báo cáo kế toán quản trị, phân tích tài chính, thuế, bảo quản lưu trữ hồ sơ. 1.3: BỘ PHẬN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU – 1 người Phần hành khá phức tạp đối với 1 công ty sản xuất và chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí giá thành sản xuất. Đây là 1 phần hành trọng yếu trong hạch toán giá thành sản xuất. Nhiệm vụ của kế toán phần hành này bao gồm: Tập hợp số lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, phản ánh đầy đủ chính xác kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Tính toán và phản ánh chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để công ty có biện pháp xử lý kịp thời nhằm hạn chế đến mức tối đa các thiệt hại có thể xảy ra. Ngoài ra kế toán nguyên vật liệu còn theo dõi tình hình công nợ với nhà cung cấp và tìm ra những nguồn cung cấp nguyên vật liệu có chất lượng và giá cả hợp lý. 1.4: BỘ PHẬN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG – 1 người Mỗi phân xưởng có 1 nhân viên thống kê, chuyên theo dõi, quản lý và lập bảng tính lương. Sau đó sẽ gửi lên phòng kế toán duyệt và qua phòng Phó Giám Đốc duyệt lần cuối. Sau đó gửi lại về phân xưởng để trả lương cho nhân viên bằng quỹ lương riêng cấp cho từng phân xưởng. Cụ thể công việc của kế toán tiền lương là như sau: Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về lao động, thời gian, kết quả lao động, tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động. Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên ở các phân xưởng, các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. Lập báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. 1.5: BỘ PHẬN KẾ TOÁN TIỀN MẶT VÀ NGÂN HÀNG – 1 người Phản ánh tình hình tăng giảm của tiền mặt và tiền gửi trong quá trình thanh toán với các bên hữu quan. Giám sát việc chấp hành chế độ tài chính của công ty trong quá trình thu chi. Tập hợp đủ chứng từ chứng minh chi phí là hợp lý, hợp lệ tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm toán và cơ quan thuế làm việc. Dùng các phiếu thu, chi viết tay hoặc in từ phần mềm để theo dõi các khoản tiền ra vào hàng ngày. Sau đó thường xuyên đối chiếu số dư tiền mặt thật với số dư sổ sách để kịp thời điều chỉnh các sai sót có thể xảy ra. Thực hiện giao dịch với ngân hàng: vay tiền, thanh toán bằng séc, ủy nhiệm thu chi, mở L/CTheo dõi số dư tiền gửi ngân hàng, lấy sổ phụ ngân hàng đối chiếu, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài và giữ uy tín trong việc hoàn lại đúng hạn vốn vay cho ngân hàng. 1.6: BỘ PHẬN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KIÊM THỦ QUỸ - 1 người Kế toán TSCĐ: Có trách nhiệm ghi chép phản ánh tổng hợp chính xác kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng của TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ của Doanh nghiệp. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ trong doanh nghiệp. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định. Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý, bảo quản tiền mặt, ngân phiếu. Hàng ngày phản ánh số tiền thực thu, thực chi vào sổ quỹ theo đúng chế độ hiện hành. 1.7: BỘ PHẬN KẾ TOÁN GIÁ THÀNH VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM – 1 người Kế toán giá thành: Có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, phân loại chi phí trong kỳ từ các phần hành kế toán vật tư, tiền lương, tài sản cố định, chi phí mua ngoài, chi phí sản xuất chung. Từ đó tính ra chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ, tính ra tổng giá thành và giá thành đơn vị sản phẩm. Đồng thời theo dõi, hạch toán riêng các thay đổi, các chênh lệch so với định mức phát sinh trong quá trình sản xuất và toàn bộ chi phí thực tế phát sinh trong kỳ để tiến hành xác định giá thành thực tế của sản phẩm. Kế toán tiêu thụ: Có trách nhiệm xác định doanh thu bán hàng, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả sản xuất kinh doanh. Ngoài ra kế toán tiêu thụ còn theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và tình hình thanh toán công nợ của khách hàng. Bộ phận Kế toán là 1 bộ phận quan trọng không thể thiếu trong mỗi Doanh nghiệp. Từ những thông tin mà kế toán tập hợp , các nhà quản trị, các nhà đầu tư, nhà cung cấp, khách hàng.mới có thông tin thích hợp để ra quyết định kinh doanh, đầu tư Và cũng nhờ sự hợp tác của các bộ phận, các phòng ban mà kế toán mới có đủ thông tin để ghi sổ, hạch toán, phản ánh đúng thực trạng hoạt động của Doanh nghiệp. HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ ĐẶC ĐIỂM PHẦN HÀNH CÔNG VIỆC KẾ TOÁN CỦA TỪNG BỘ PHẬN Công ty Cổ phần Pin Hà Nội hiện đang áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính. Công ty đã áp dụng các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn chuẩn mực do Nhà Nước ban hành. Các Báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng. Báo cáo tài chính của công ty gồm các báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính. 2.1. Hình thức ghi sổ Công ty Cổ phần Pin Hà Nội là 1 đơn vị sản xuất có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và nhiều. Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu tập trung nên cho đến năm 2006 công ty đã áp dụng hình thức ghi sổ kế toán: NHẬT KÝ CHUNG và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Chu trình ghi sổ cụ thể như sau: Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sau đó với sự phát triển của các phần mềm kế toán Doanh nghiệp và kê khai thuế. Từ năm 2007, Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán FoxPro trong công tác kế toán, hình thức kế toán hiện nay công ty đang áp dụng là nhật ký chung với hệ thống kế toán chi tiết, tổng hợp, báo cáo kế toán đầy đủ trong máy. Đây là hình thức kế toán phù hợp với doanh nghiệp sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán, với sự thay đổi hình thức doanh nghiệp, bộ máy quản lý của Công ty. - Ưu điểm: Đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện cho việc phân công lao động trong bộ máy toán, ghi chép kế toán rõ rang, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu. - Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. - Hệ thống sổ sử dụng trong quá trình hạch toán bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ kế toán chi tiết. Chứng từ gốc Báo cáo tài chính Vào máy Nhật ký chung Sổ Cái Bảng cân đối phát sinh Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm toán ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN CỦA TỪNG PHẦN HÀNH KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Đặc điểm kế toán Nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Nguyên vật liệu của Công ty được chia làm 2 loại: Vật tư trong mức Vật tư ngoài mức Vật tư trong mức: Gồm có các loại vật liệu sau: Vật liệu chính giúp tạo ra sản phẩm hoàn thiện gồm có hoá chất: Mn, Zn, chất điện ly ( sự chênh lệch dòng điện giữa Mn và Zn trong chất dung dịch điện ly tạo nên dòng điện có hiệu điện thế 1,5V và cường độ dòng điện thay đỏi tùy thuộc vào kích cỡ của Pin). Vật liệu phụ như: giấy, mác, bao bì tạo nên nhãn hiệu cho sản phẩm. Bao bì sản phẩm, bao bên ngoài cục than của Pin như: Vỏ kẽm mỏng, nhãn hiệu Pin Con thỏ. Vật tư trong mức được xác định giá thánh kế hoạch xây dựng từ đầu năm tài chính, lấy giá bình quân của kỳ gốc ( tức kỳ kế hoạch) từ đó tạo nên các phiếu định mức quy định 1 sản phẩm sẽ sử dụng bao nhiêu vật liệu chính, bao nhiêu vật liệu phụ được sử dụng để sản xuất sản phẩm theo công thức phối trộn. Khi cấp phát vật tư theo định mức, phải phụ thuộc vào tác nghiệp sản xuất và kế hoạch sản xuất sau đó lĩnh vật tư tại kho va là thủ tục đối chiếu giữa kho và phân xưởng được lĩnh nguyên vật liệu. Hết mỗi quý, phòng kế toán sẽ tính lại giá trị nguyên vật liệu đã xuất theo giá bình quân thực tế và điều chỉnh lại chi phí tạm tính trong bảng kê số 3. Vật tư ngoài mức: Gồm có công cụ dụng cụ, nhiên liệu, bảo hộ lao động tuy không cấu thành nên sản phẩm nhưng là giúp sản xuất, tác động nên nguyên vật liệu chính để tạo thành Pin và sửa chữa các tài sản cố định như: Bút thử điện, lưỡi cưa, vòng bi, thanh gia nhiệt. Vật liệu ngoài mức như công cụ dụng cụ, nhiên liệu được đặt mua theo yêu cầu của từng phân xưởng. Đơn vị có nhu sử dụng phải được phê duyệt từ các phòng chức năng và phòng kế toán. Vật liệu được mua và xuất thẳng theo giá FIFO, nhập qua kho chỉ là thủ tục. Hệ thống chứng từ sổ sách sử dụng: CHỨNG TỪ SỬ DỤNG: Mua, Nhập kho nguyên vật liệu, CCDC mua trong nước: Đơn đặt hàng (phòng vật tư gửi đi) Hợp đồng kinh tế Hóa đơn Vận đơn Biên bản thanh lý hợp đồng. Phiếu chi, hoặc ủy nhiệm chi (khi thanh toán) Phiếu nhập kho Mua, nhập kho nguyên vật liệu, CCDC nhập khẩu: Purchase order (Đơn đặt hàng) Sales contract (Hợp đồng kinh tế) Bộ chứng từ mở L/C của Ngân hàng Commercial invoice (Hóa đơn thương mại) Packing list Bill of lading (Vận đơn) Tờ khai hàng hóa nhập khẩu -Phiếu nhập kho (có chữ ký của thủ kho và kế toán trưởng) Xuất kho nguyên vật liệu, CCDC: Đề nghị cung ứng vật tư của các tổ sản xuất (Quản đốc và Kế toán trưởng duyệt à Phòng vật tư) Phiếu xuất kho (có ký duyệt của thủ kho, kế toán trưởng và người nhận) Phiếu xuất vật tư theo định mức Thẻ kho (cho từng NVL) Phiếu bàn giao NVL (tại phân xưởng) Nhập xuất thẳng CCDC: CCDC chuyên dùng cho tổ sản xuất, khi hỏng hoặc cần mua thêm để gia tăng sản xuất phải có duyệt của Phòng tổng hợp, Phòng kinh doanh và Kế toán trưởng. Sau đó phòng vật tư sẽ được mua dùng đủ và lập phiếu Nhập xuất thẳng. CCDC không qua kho mà được chuyển thẳng đến bộ phận yêu cầu. Mua CCDC Đề nghị cung cấp vật tư Phiếu nhập xuất thẳng Nhập kho do xuất thừa NVL Phiếu nhập kho (ghi kèm số phiếu xuất tương ứng) Có chữ ký của trưởng bộ phận sản xuất, quản đốc, thủ kho và người giao hàng. Cuối các tháng, thủ kho và các phòng có liên quan phải chứng kiến kiểm kê kho và lập Biên bản kiểm kê vật tư cho từng loại vật tư và có ký tá đấy đủ các bên. Sau đó đối chiếu với Bảng Nhập-Xuất-Tồn hàng tháng để kịp thời điều chỉnh các sai sót. SỔ SÁCH SỬ DỤNG Sổ kho để tại mỗi kho Thẻ kho cho mỗi loại vật tư lưu trữ tại nơi để vật tư đó. Báo cáo tồn kho hàng tháng. Bảng phân bổ Nguyên vật liệu cho các tổ sản xuất của từng phân xưởng. Sổ cái TK152,153,156. Tài khoản chi tiết 152 Nguyên vật liệu 15201 Nguyên vật liệu chính 15202 Nguyên vật liệu phụ 15203 Nguyên liệu 15204 Vật liệu 15205 Vật liệu xây dựng 15207 Phế liệu thu hồi TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 6211 Chi phí vật liệu phân xưởng pin số 1 6212 Chi phí vật liệu phân xưởng pin số 2 6213 Chi phí vật liệu phân xưởng phụ kiện 6214 Chi phí vật liệu ngành Điện Hơi Nước 62141 Chi phí vật liệu điện nội bộ 62142 Chi phí vật liệu điện mua ngoài 62143 Chi phí vật liệu Hơi nước 6215 Chi phí vật liệu cơ khí 6216 Chi phí phân xưởng 6217 Chi phí vật liệu bảo hộ lao động 6218 Chi phí lưu kho vật liệu 6219 Chi phí vật liệu nhà ăn Luân chuyển chứng từ Hàng ngày căn cứ chứng từ gốc như phiếu nhập, xuất kho vật liệu, hóa đơn, phiếu nhập xuất thẳng, phiếu xuất vật tư theo định mức, bảng phân bổ nguyên vật liệu, bảng phân bổ CCDC à sổ chi tiết vật tư, CCDC, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp à cho từng kho, từng phân xưởng sản xuất, từng bộ phận quản lý à bẳng tổng hợp chi tiết. Đồng thời à nhật ký chung à sổ cái TK 152,153,621,627,641,642. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG Đặc điểm Kế toán Tiền lương tại Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Hệ thống tiền lương tại Công ty Cổ phần Pin Hà Nội hiện dang duy trì 2 hệ thống lương song song: Lương theo Doanh nghiệp Nhà nước với mức lương tối thiểu 540.000Đ và 22 ngày đi làm đối với cán bộ quản lý à Nợ TK 642 và Lương theo Doanh nghiệp cổ phần tính lương cho công nhân và các cấp quản lý theo định mức sản phẩm sản xuất ra à 622, 627, 641, 642 do nhân viên thống kê phân xưởng theo dõi và tính cho từng người. Chứng từ và sổ sách sử dụng CHỨNG TỪ SỬ DỤNG Bảng chấm công Bảng tính lương Bảng đơn giá định mức cho sản phẩm (Được ban giám đốc và phòng kế toán lập quyết đinh đầu mỗi năm) Bảng thanh toán tạm ứng lương Bảng thanh toán lương Bảng tính thuế Thu nhập cá nhân phải nộp hộ. Hợp đồng lao động Hợp đồng khoán Bảng theo dõi làm thêm giờ và thưởng hoàn thành vượt mức sản lượng. Thông báo nộp BHXH, BHYT SỔ SÁCH KẾ TOÁN Sổ theo dõi lương của từng tổ sản xuất do nhân viên thống kê phân xưởng lập. Sổ theo dõi sản lượng. Tài khoản chi tiết TK622 6221 Chi phí nhân công px Pin số 1 62211 Chi phí tiền lương px Pin số 1 62212 Chi phí BHXH px Pin số 1 62213 Chi phí KPCĐ px Pin số 1 6222 Chi phí nhân công px Pin số 2 62221 Chi phí tiền lương px Pin số 2 62222 Chi phí BHXH px Pin số 2 6223 Chi phí nhân công px phụ kiện 62231 Tiền lương 62232 BHXH 62233 Chi phí PX phụ kiện 6224 Chi phí nhân công PX 62241 Chi phí lương 62242 Chi phí BHX 6225 Chi phí nhân công cơ khí 62251 Lương 62252 BHXH 6226 Chi phí nhân công PX 62261 Lương 62262 BHXH 6227 Chi phí nhân công 62271 Lương 62272 Chi phí khác (ăn ca, ăn trưa) 6228 Chi phí nhân công Điện Hơi Nước 6229 Chi phí nhân công Nhà ăn 62291 Lương 62292 BHXH Luân chuyển chứng từ Căn cứ bảng chấm công, sổ theo dõi sản lượng, bảng thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ à Sổ chi tiết TK334, 338 (3382,3383,3384) à lập bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương. Đồng thời à nhật ký chung à sổ cái Tk334, 338 (3382,3383,3384) TIỀN MẶT VÀ NGÂN HÀNG Chứng từ và sổ sách sử dụng CHỨNG TỪ SỬ DỤNG Phiếu thu Phiếu chi Phiếu thu ngoại tệ Phiếu chi ngoại tệ Ủy nhiệm thu, chi Giấy báo có, giấy báo nợ Lệch chuyển tiền Sổ phụ Bank Statement Sao kê chi tiết Đề nghị thanh toán Đề nghị tạm ứng Đề nghị thanh toán tạm ứng Chứng từ hoàn ứng Biên bản kiểm kê quỹ. Thủ tục vay tiền. Doanh nghiệp phải lập ra phương án kinh doanh và được các cán bộ tín dụng thẩm định khả năng thành công của phương án đó. Sau đó, ngân hàng sẽ lập ra 3 bản hợp đồng tín dụng cho doanh nghiệp giữ 1 bản ngân hàng giữ 1 bản và lưu tại hội sở chính 1 bản kèm theo giấy đề nghị vay vốn và bảng kê đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp. Công ty cổ phần Pin Hà Nội là một doanh nghiệp có uy tín trong tín dụng. Doanh nghiệp luôn trả lãi vay đúng kỳ và trả gốc trước hạn. Muốn vay được vốn lớn Doanh nghiệp cần có tài sản thế chấp như: Nhà xưởng, máy móc thiết bị . Thủ tục mở L/C tại ngần hàng ANZ Khi nhập khẩu nguyên vật liệu từ Trung Quốc hoặc Thái Lan, doạnh nghiệp thông qua ngân hàng quốc tế ANZ để vay ngoại tệ thanh toán cho lô hàng trước khi hàng rời khỏi cảng theo giá CIF. Hồ sơ L/C gồm có commercial invoice, packing list, bill of lading, sales contract, trucking fee để ký quỹ tại ANZ. Sau khi hàng cập cảng, làm thủ tục hải quan và được chở về bằng Container, doanh nghiệp sẽ thanh toán nốt phần còn lại cho ngân hàng. SỔ SÁCH KẾ TOÁN Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết TK 111 Tài khoản chi tiết: 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền gửi ngân hàng tiền Việt Nam 1121110 Tiền gửi tại ngân hàng ANZ 1121120 Tiền ký quỹ bằng tiền mặt 1121130 Tiền gửi tại ngân hàng VCB 1121140 Tiền ký quỹ tại VCB 1121150 Tiền gửi tại ngân hàng Agribank 1121170 Tiền gửi tại ngân hàng BIDV 1122 1122110 Tiền gửi USD tại ANZ 1122130 Tiền ký quỹ bằng USD tại ANZ Luân chuyển chứng từ Hàng ngày căn cứ chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, chứng từ ngân hàng ( ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy báo có, giấy báo nợ) à sổ chi tiết TK 331, 131, 112, 511, à Bảng tổng hợp à sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi Đồng thời à nhật ký chung à sổ cái TK 111, 112, 131, 331, 511 3.4. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KIÊM THỦ QUỸ 3.4.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng CHỨNG TỪ SỬ DỤNG Thẻ Tài sản cố định Bảng tính khấu hao Tài sản cố định (Căn cứ theo thông tư 206 về định mức khấu hao) Bảng theo dõi tăng giảm TSCĐ Khi mua TSCĐ Hợp đồng kinh tế Hóa đơn mua TSCĐ Vận đơn Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản: Biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng Biên bản giao nhận TSCĐ Thanh lý TSCĐ Văn bản hướng dẫn và quyết định thanh lý của hội đồng thẩm định. Quyết định đánh giá lại giá trị của TSCĐ mang thanh lý của hội đồng thẩm định. Biên bản thanh lý Khi thuê hoặc cho thuê TSCĐ Hợp đồng thuê và cho thuê TSCĐ Phiếu thu của bên cho thuê Hóa đơn thu tiền thuê TSCĐ Hợp đồng thuê và cho thuê tài sản cố định SỔ SÁCH KẾ TOÁN Hồ sơ tài sản cố định Sổ theo dõi hiện trạng tài sản cố định. Sổ quỹ tiền mặt 3.4.2. Luân chuyển chứng từ Hàng ngày, căn cứ hóa đơn mua Tài sản cố định, biên bản giao nhận tài sản cố định, hợp đồng cho thuê tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản thanh lý TSCĐ à thẻ tài sản cố định à Sổ Tài sản cố định dùng cho toàn doanh nghiệp. Đồng thời à nhật ký chung à sổ cái TK 211, 212, 213, 214. Hàng ngày căn cứ phiếu thu, phiếu chi và lượng tiền thực thu, thực chi à sổ quỹ tiền mặt. 3.5. GIÁ THÀNH VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM 3.5.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng CHỨNG TỪ SỬ DỤNG Xác định giá thành sản phẩm Bảng phân bổ Nguyên vật liệu. à 621 Bảng định mức nguyên vật liệu. à 621 Bảng tính lương, BHXH, BHYT à 622, 627, 641, 642 Bảng tính khấu hao TSCĐ à 627, 641, 642 Bảng phân bổ công cụ dụng cụ à 627, 641, 642 Hóa đơn Điện, nước, Chi phí thuế nhà, bảo vệ, tạp vụ à 627, 641, 642 Bảng theo dõi sản phẩm hoàn thành. Tiêu thụ sản phẩm Hóa đơn bán hàng, Hóa dơn VAT Hợp đồng mua bán. Quy định về khuyến mại và chiếu khấu cho khách hàng. Bảng báo giá Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn thành phẩm Báo cáo kiểm kê kho thành phẩm. SỔ SÁCH KẾ TOÁN: Báo cáo bán hàng được theo dõi cho từng đại lý, từng khu vực. Sổ theo dõi sản lượng sản xuất và tiêu thụ. 3.5.2. Tài khoản chi tiết TK627 Chi phí sản xuất chung 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 62711 Chi phí nhân viên phân xưởng Pin 1 62712 Chi phí nhân viên phân xưởng Pin 2 62713 Chi phí nhân viên phân xưởng phụ kiện 62714 Chi phí nhân viên Điện Hơi Nước 62715 Chi phí nhân viên cơ khí 62719 Chi phí nhân viên nhà ăn 6272 Chi phí vật liệu 6273 Chi phí công cụ 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6275 Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ 6278 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6279 Chi phí bằng tiền khác 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 15401 Chi phí sản xuất chính 15410 Chi phí gia công chế biến 3.5.3. Luân chuyển chứng từ Căn cứ chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, phiếu xuất kho định mức, bảng thanh toán lương ở các bộ phận sản xuất, hóa đơn điện nước, chi phí mua ngoài, bảng phân bổ CCDC, bảng tính khấu hao TSCĐ Tập hợp chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm ( sổ chi tiết 621, 622, 627 từng loại sản phẩm ) à cuối kỳ lập bảng tổng hơp chi tiết cho từng loại sản phẩm à lập thẻ tính giá thành sản phẩm. Đồng thời à nhật ký chung à TK154 Hàng ngày căn cứ phiếu nhập xuất thành phẩm, hóa đơn bán hàng, báo cáo bán hàng của đại lý cấp I à sổ chi tiết cho từng kho, từng đại lý à bảng tổng hợp chi tiết. Đồng thời à nhật ký chung à sổ cái TK155, 157, 511, 512, 521, 531, 532 Tuy các kế toán có nhiệm vụ riêng biệt song luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ của cả hệ thống kế toán của công ty. ********************************************************** PHẦN III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Công ty Cổ phần Pin Hà Nội là 1 Doanh nghiệp có bề dày hoạt động gần 50 năm và đã có 1 thương hiệu mạnh tại Việt Nam-Thương hiệu Pin Con thỏ. Ai cũng có thể khẳng định đó là thương hiệu Pin mạnh nhất và được biết đến nhiều nhất. Từ những thuận lợi đó, Công ty đang hoạt động hết sức bền vững và lâu dài ngay cả khi nên kinh tế gặp phải nhiều khó khăn. Tuy nhiên như nhiều Doanh nghiệp Việt Nam khác, sự thiếu hụt về nguồn nhân lực chất lượng cao, có trình độ chuyên môn và kỷ luật làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp chưa mang lại hiệu quả vượt trội cho Doanh nghiệp. Sự phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu từ Trung Quốc có thể ảnh hưởng đến khả năng hoạt động liên tục của Doanh nghiệp trong tương lai. Hệ thống quản lý là khá chặt chẽ, xong Doanh nghiệp cần đưa ra các quy chế Lương, Quy chế tài chính, Quy chế sử dụng Nguyên vật liệu cùng với sự giám sát hoạt động của các phòng ban chuyên môn, Ban Kiểm Soát để giới hạn chi phí đầu vào, giảm giá thành sản phẩm, tạo động lực phát triển bền vững cho Doanh nghiệp. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Trong điều kiện khủng hoảng kinh tế toàn cầu, đặt ra vấn đề cho các doanh nghiệp quản lý chi phí, vận hành bộ máy điều hành quản lý sao cho hợp lý và chặt chẽ để tận dụng hiệu quả tài chính và tạo nên tỷ suất sinh lời cao là một bài toán không thể có lời giải ngay. Tuy nhiên, em xin được đưa ra một vài ý kiến chủ quan của bản thân về hệ thống tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp nói chung, trong từng phần hành nói riêng và giải pháp hoàn thiện. BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH Uu điểm Nhìn chung việc tổ chức hạch toán kế toán ở công ty được thực hiện đầy đủ, đều đặn và theo đúng quy định về chuẩn mực kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Bộ phận kế toán luôn bám sát quá trình sản xuất kinh doanh và tiêu thụ, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ chính xác và kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý có hiệu quả cao. Điều này đã có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty. Hiện nay công ty đã áp dụng phần mềm kế toán FoxPro vào công tác kế toán nên đã giúp tiết kiệm chi phí về nhân lực, vật lực, chi phí bảo quản lưu trữ chứng từ sổ sách. Những tồn tại thiếu sót của hệ thống kế toán – Công ty Cổ phần Pin Hà Nội: Tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại thiếu sót làm giảm hiệu quả quản lý và ảnh hưởng đến những bộ phận khác: Hoạt động kiểm tra kiểm soát và phân tích tài chính của công ty chưa thực sự hiệu qủa, công ty chưa có nhân viên chuyên làm nhiệm vụ phân tích tài chính. Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay, việc có một bộ phận chuyên trách phân tích tài chính hiệu quả sẽ đem lại rất nhiều thuận lợi cho hoạt động của doanh nghiệp, nó giúp cho doanh nghiệp có thể nhận biết được các dấu hiệu rủi ro trong kinh doanh, nhận biết được các cơ hội để có biện pháp ứng xử phù hợp. Công ty hiện đang áp dụng hình thức Kế toán máy. Việc kết chuyển số liệu lên các sổ sách tương ứng được tự động hóa theo phần mềm đã lập trình, đảm bảo tuân thủ theo Luật kế toán và Chế độ kế toán. Tuy nhiên Công ty không thực hiện việc in sổ Cái và Sổ Nhật ký chung mà chỉ in các Sổ chi tiết. Công ty nên thực hiện việc in sao những sổ này để đề phòng có sự cố máy tính xảy ra. Tất nhiên việc xảy ra sự cố như vậy là rất hiếm nhưng nếu xảy ra sự cố thật thì việc tìm và ghi chép lại những số liệu đã mất là công việc vô cùng nan giải. Việc quản lý 1 khối lượng chứng từ hàng ngày đồ sộ làm giới hạn khả năng hoàn thiện và kiểm tra lại chứng từ của Phòng kế toán. Vì vậy 1 số chứng từ chưa hợp lệ, nội dung kinh tế chưa phù hợp và có thể bị cơ quan thuế loại ra khỏi chi phí tính thuế. Giải pháp hoàn thiện Thứ nhất, công ty cần có sự tăng cường hơn nữa mối liên kết giữa các bộ phận phòng ban trong công ty để góp phần đẩy nhanh tốc độ luân chuyển số liệu, chứng từ giúp cho việc tổng hợp thông tin cung cấp cho lãnh đạo được nhanh chóng và kịp thời hơn, giúp cho việc quyết định quản trị của Ban giám đốc được nhanh chóng và chính xác. đưa ra những Thứ hai, như trên đã phân tích, công tác phân tích tài chính có vai trò rất quan trọng nên công ty nên tổ chức riêng một bộ phận có chức năng phân tích tài chính để nâng cao hiệu quả của công tác hạch toán kế toán cũng như quản lý tài chính. Thứ ba, công ty nên tuyển thêm nhân sự cho phòng kế toán, trang bị thêm máy in, máy photo đặt ngay tại phòng để đẩy nhanh tốc độ luân chuyển chứng từ và độ chính xác của công tác hạch toán kế toán. Thứ tư, việc tổ chức chứng từ cần khoa học hơn, chứng từ cần được tập hợp về phòng kế toán nhanh chóng hơn để tránh tình trạng dồn ứ chứng từ vào những ngày cuối tháng. Chứng từ cần có đầy đủ chữ ký, các bằng chứng kèm theo để chứng minh các nghiệp vụ đã thực sự xảy ra và đối tượng, chủ thể làm phát sinh nghiệp vụ đó như theo quy định về chứng từ kế toán: hợp pháp, hợp lý, hợ lệ. Sổ sách kế toán cần được tổng hợp, in ra nhằm lưu trữ và sử dụng trong trường hợp phần mềm trên máy vi tính bị hỏng. CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN Bộ phận kế toán nguyên vật liệu: Đặc điểm nguyên vật liệu của một doanh nghiệp sản xuất là khá phức tạp. vì vậy việc phân loại nguyên vật liệu thành hai loại là: vật liệu trong mức và vật liệu ngoài mức là phù hợp và đơn giản hóa việc quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Thêm vào đó việc tạo lên định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm là một ưu điểm của hệ thống quản lý sản xuất. Điều này giúp giảm thời gian theo dõi giá thành nguyên vật liệu và giá thành sản phẩm. Tuy một vấn đề đặt ra là định mức tiêu hao nguyên vật liệu đã được tính toán một cách chính xác và gần nhất với thực tế xảy ra hay không, và việc sử dụng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu là rất khó xác định. Việc sử dụng thiếu nguyên vật liệu do máy móc thiết bị đã cũ hoặc do kỹ năng làm việc thiếu kinh nghiệm của công nhân sản xuất hay trình độ không đồng đều của quản lý cấp cao là không thể xác định một định mức cụ thể. Hay ngược lại sử dụng thừa nguyên vật liệu không phải là một tín hiệu vui cho doanh nghiệp, có thể việc sử dụng thiếu nguyên vật liệu tạo nên sản phẩm kém chất lượng và gây ra những kết quả không mong muốn như tỉ lệ sản phẩm hỏng ngoài mức cao hay chi phí sửa chữa thay thế, thu hồi phế liệu sản xuất tăng. Vậy doanh nghiệp cần phải đầu tư máy móc thiết bị phù hợp với công nghệ sản xuất hiện đại, làm giảm thời gian lao động nhưng vẫn duy trì những sản phẩm có chất lượng cao và chỗ đứng trên thị trường. Ngoài ra lao động có tay nghề và kinh nghiệm cũng giúp cho sản phẩm hoàn thiện hơn và ít có hư hỏng. Bộ phận kế toán tiền lương Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động trong cơ chế thị trường đều ý thức được tầm quan trọng của lao động và nguyên tắc bảo đảm công bằng trong việc trả lương. Đó không chỉ là nguyên tắc mà còn là cơ sở cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trả lương không tương xứng với kết quả lao động, hiệu suất công tác của người lao động bỏ ra làm cho họ chán nản, không tích cực làm việc, thậm chí sẽ chuyển sang các đơn vị kinh tế trả lương cao hơn phản ánh đúng kết quả lao động mà họ bỏ ra. Ngược lại, doanh nghiệp thu hút được những lao động tài năng, giàu kinh nghiệm đồng thời khơi dậy khả năng tiềm ẩn của người lao động thì sẽ kích thích họ làm việc tốt, năng suất lao động cao, tiết kiệm chi phí lao động sống. Để công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương thực sự phát huy vai trò là một công cụ hữu hiệu trong doanh nghiệp là không ngừng nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa công tác này, đi đôi với việc phải luôn luôn cải tạo để nâng cao công tác quản lý lương, bảo hiểm xã hội còn phải thường xuyên kiểm tra xem xét để rút ra những hình thức và phương pháp trả lương khoa học, sát đúng và công bằng với sức lao động công nhân bỏ ra. Với mong muốn công tác hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội ở Công ty Pin Hà Nội ngày càng hoàn thiện hơn góp phần tăng cường tốt công tác quản trị Công ty em xin trình bày một số ý kiến như sau: + Cơ cấu lao động của Công ty là hợp lý, Công ty nên chú ý về việc quản lý kỷ luật, thời gian lao động để đảm bảo hơn nữa năng suất, chất lượng sản phẩm. Muốn vậy Công ty phải có nội quy khen thưởng rõ ràng, hiện Công ty tiến hành thưởng cho CBCNV hàng tháng mang tính chất bình quân chung khiến cho người lao động ở các bộ phận chưa có tinh thần thi đua trong lao động nên năng suất lao động còn nhiều hạn chế. Công ty có thể áp dụng hình thức thưởng hàng tháng như sau: Thưởng hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất thì mức thưởng là 30% lương cơ bản. Thưởng chất lượng sản phẩm thì mức tiền thưởng là 20% lương cơ bản. Thưởng phát huy sáng kiến tùy vào hiệu quả sáng kiến để có mức thưởng phù hợp. Có thể căn cứ vào chất lượng, số lượng sản phẩm hoàn thành để đánh giá loại A, B, C để đưa ra mức thưởng phù hợp. + Công ty nên có chế độ ưu đãi đối với bộ phận sản xuất tiếp xúc hóa chất độc hại. + Đổi mới trang thiết bị để tăng năng suất lao động. + Đào tạo nâng cao tay nghề cho đội ngũ lao động (đặc biêt là đội ngũ lao động trực tiếp vì hiện nay đội ngũ này ở Công ty chủ yếu là lao động phổ thông được đào tạo trực tiếp ở Công ty). + Về quỹ thời gian làm việc: Việc quản lý thời gian làm việc trong Công ty còn chưa chặt chẽ. Ngoài việc theo dõi ngày công đi làm qua “ Bảng chấm công” còn theo dõi số giờ làm việc của mỗi người lao động. Nếu người lao động không đủ số giờ theo quy định thì thực hiện trừ công theo giờ làm và nếu người lao động làm thêm giờ thì “ lập phiếu báo làm thêm giờ” + Về hình thức trả lương: Với hình thức trả lương theo giờ mang tính bình quân hóa không phản ánh rõ hiệu quả lao động trong tháng, dễ tạo tư tưởng đối phó, làm đủ ngày công không chú trọng tới chất lượng công việc, năng suất lao động, phần lương cứng chưa linh động, chỉ tiêu thưởng chưa hợp lý trong khi người trực tiếp sản xuất lao động vất vả, công việc phức tạp mức lương họ được hưởng còn thấp do đó không khuyến khích được người lao động làm việc hết mình, dẫn đến chất lượng công việc không cao. Vì vậy Công ty nên có biện pháp thích hợp để phản ánh đúng sức lao động của người lao động qua tiền lương trả cho họ để người lao động làm việc hết mình và đạt hiệu quả cao. Bộ phận kế toán giá thành và tiêu thụ: Ưu điểm nổi bật của công tác hạch toán giá thành và tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Cổ phần Pin Hà Nội là khá gọn gàng và hoàn chỉnh. Với định mức giá thành cho sản phẩm và định mức tiêu thụ cho từng đại lý. Tuy nhiên vẫn còn những tồn tại, khó khăn mà Bộ máy kế toán cần hoàn thiện để làm tốt hơn các công việc được cấp trên giao phó và đạt hiệu quả như mong muốn. Công ty đang áp dụng giá thành kế hoạch cho thành phẩm. Đồng thời công ty đang thực hiện tính giá thành tồn kho theo phương pháp chi phí sản phẩm chính dở dang, do vậy việc phản ánh giá vốn phải đến cuối tháng mới xác định được. Khi hạch toán tiêu thụ thành phẩm, kế toán chỉ phản ánh được doanh thu còn định khoản và kết chuyển giá vốn hàng xuất bán phải đến cuối kỳ mới thực hiện được. Với phương pháp tính giá vốn hàng bán trong kỳ theo phương pháp như trên nên giá vốn sẽ không sát với thực tế xảy ra. Do giá nguyên liệu đầu vào có nhiều biến động. Như vậy Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá lại định mức giá thành cho mối loại pin sau mỗi Quý, để giá thành phản ánh là chính xác và hợp lý với thực tế hơn. Bộ phận kế toán tiền mặt và TGNH Hệ thống kế toán có liên quan đến chi phí, doanh thu và các quan hệ thanh toán đối với Doanh nghiệp. Để phản ánh nó 1 cách xác thực nhất và hợp lý. Người làm công tác kế toán cần phải tập hợp và xử lý chứng từ gốc 1 cách ngăn nắp và gọn gàng hơn. Chứng từ hôm nào phải giải quyết ngay trong ngày hôm đó, tránh để tồn đọng gây sai sót, nhầm lẫn. Cần phải yêu cầu các phòng ban khi thực hiện chi phí phải có đầy đủ chữ ký và dấu, các chứng từ đi kèm theo phải được sắp xếp theo thứ tự và đánh số. Khi nhận được chứng từ kế toán hợp lệ, kế toán phải vào ngay phiếu chi, phiếu thu để tránh quên mất và ghi nhâm nghiệp vụ phát sinh. Phải thường xuyên đối chiếu số dư quỹ với số dư trên sổ sách để kịp thời điều chỉnh những sai sót. Hàng ngày lấy sổ phụ ngân hàng để đối chiếu với số dư 112, và tạo những mối quan hệ tín dụng tốt với ngân hàng, gây uy tín để hợp tác làm ăn lâu dài. 2.2.5. Bộ phận kế toán TSCĐ và Thủ quỹ Hiện tại, thủ quỹ đang vào sổ quỹ thoe số tiền lẻ như trên phiếu thu, chi mà không ghi sổ theo số tiền thực tế ra vào quỹ. Như vậy khi có sai sót xảy ra, thủ quỹ không thể tìm ra nghiệp vụ nào đã thanh toán tiền nhầm. Như vậy thủ quỹ cần ghi sổ theo nguyên tắc thực thu, thực chi. Doanh nghiệp cần lập ra 1 hội đồng thẩm định để thường xuyên đánh giá lại giá trị tài sản cho sát với thực tế, để có những phương pháp điều chỉnh cách tính khấu hao, phản ánh đúng giá trị Doanh nghiệp, cũng như trích Khấu hao tài sản cố định để đưa vào hạch toán chi phí được đúng với thực tế. Mục lục PHỤ LỤC: CÁC TÀI LIỆU ĐI KÈM Bảng cân đối kế toán 2006, 2007, 2008 Báo cáo kết quả kinh doanh 2006, 2007, 2008 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Quý III/2008 Thuyết minh Báo cáo tài chính năm 2007 Báo cáo sản lượng 3 Quý đầu năm 2008 Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập xuất thẳng, phiếu xuất kho theo định mức Bill of lading ( vận đơn ) Commercial invoice ( hóa đơn ) Packing list ( Chi tiết đóng hàng tại container ) 10. Certificate of origin ( chứng thực nguồn gốc hàng nhập khẩu)