Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty công trình giao thông 1 Hà Nội

: Mối quan hệ chức năng 3.32. Hình thưc kế toán: Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ với hệ thống tài khoản kế toán mới ban hành ngày 1/11/96. Công ty hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên( nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Đây là hình thứ kế toán phù hợp với đặc điểm của Công ty, tạo điều kiện cập nhập hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phục vụ cho việc chi phí sản xuất và tính giá thành được dễ dàng. Cụ thể kế toán dùng những loại sổ sách: Sổ chi tiết bao gồm: sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết vật liệu, CCDC, sổ chi tiết thanh toán với người bán... Sổ tổng hợp bao gồm: các nhật ký chứng từ số 1(ghi có TK 111 - tiền mặt), NKCT số 5 (ghi có TK 331 - phải thanh toán với người bán) .. . và các sổ cái.. Hình thức nhật ký chứng từ được biểu diễn trên sơ đồ số 9: Sơ đồ số 9: hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng kê Sổ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu, kiểm tra. 2.4. Đặc điểm của sản phẩm: Công ty Công trình Giao thông i Hà nội là một đơn vị xây dựng nên Công ty không có quy trình công nghệ nhất định nhưng đòi hỏi về mặt kỹ thuật để hoàn thành một sản phẩm nào đó phải có các bước công việc chung cho toàn bộ quy trình. Sản phẩm của Công ty mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài, sản phẩm là ra cố định tại nơi sản xuất và giá trị của sản phẩm là lớn. Nhưng do sản phẩm làm ra cố định tại nơi sản xuất nên khi tiến hành sản xuất sản phẩm, Công ty phải di chuyển về nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu ... đến nơi sản xuất sản phẩm. Sản phẩm làm ra của Công ty không được tiêu thụ trên thị trường mà khi sản phẩm hoàn thành, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu thiết sẽ đựoc bàn giao cho Nhà nước và được quyết toán Công trình, đến đây sản phẩm được coi như là đã tiêu thụ. ii. thực trạng công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty công trình giao thông i hà nội. Đặc điểm vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty: Công ty Công trình Giao thông 1 Hà nội là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu là sửa chữa và làm mới những con đường giao thông theo kế hoạch của Nhà nước. Trong quá trình thi công các công trình Công ty cần rất nhiều các vật liệu, công cụ dụng cụ khác nhau như: nhựa đường, cát, đá, xi mămg... mỗi loại một đặc điểm, tính năng khác nhau. Do vậy, việc tiến hành phân loại vật liệu, công cụ một cách khoa học hợp lý sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý và sử dụng có hiệu quả. Căn cứ vào nội dung, công dụng kinh tế của vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình xây dựng của Công ty được chia thành các loại sau đây: Vật liệu chính bao gồm: nhựa đường, xi măng, đá các loại, các loại cát, đất cấp phối và cấu kiện bê tông. Trong đó, đất cấp phối là loại đất lẫn đá được dùng để làm nền cho những con đường mà Công ty thi công, cấu kiện bê tông là loại bê tông đúc sẵn thường làm vỉa và nắp cống. Vật liệu phụ bao gồm: dầu bôi trơn máy móc, sơn kẻ đường, vôi. Nhiên liệu gồm có: xăng các loại, dầu Diezel, củi. Phụ tùng thay thế gồm có: Các chi tiết máy móc thiết bị. Công cụ dụng cụ tại Công ty chỉ sử dụng công cụ dụng cụ thuần tuý như: Quần áo bảo hộ lao động, mũ, giầy, ủng ... Công ty đã lập bảng mục lục nguyên vật liệu, CCDC(biểu số 1), như sau: Biểu số 1: Mục lục vật tư STT Số thẻ kho Tên quy cách Vật tư Đơn vị tính 152.1- Vật liệu chính 1 Nhựa đương Singapo kg 2 Đá 4 * 6 m2 Đá 2 * 4 Đá 1 * 2 . .. .. … 152.2 - Vật liệu phụ 1 Sơn kg 2 dầu bôi trơn . . . . . lít 152.3 - Nhiên liệu 1 Xăng lít 2 Dầu Diezel lít 152.4 - Phụ tùng thay thế 1 Phụ tùng máy móc 153 - Công cụ dụng cụ 1 Quần áo bảo hộ lao động 2 Dụng cụ sản xuất Qua cách phân loại ở trên ta thấy rằng việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sự vật liệu, CCDC là rất phức tạp đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu, CCDC phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm trong công việc. Trong giai đoạn hiện nay, vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho ngành xây dựng cơ bản được thị trường cung cấp rất kịp thời, giá cả ít biến động. Ngoài ra, Nhà nước quy định giá bán theo Thông tư 1216 và định mức cho một số mặt hàng. *******(thiếu trang 39) ****** Hiện nay Công ty đang áp dụng mức số 56/ Thông tư 1216 về bảng giá của bộ xây dựng ban hành.(Xem biểu số 2). Biểu số 2. Bảng tính giá vật liệu xây dựng áp dụng từ 1/10/1996 theo thông tư 1216 STT Loại vật liệu, vật tư và trang thiết bị ĐVT Gíá tại hiện trường xây lắp Ghi chú 1 2 3 4 5 1 Cát đổ nền cự ly < 7 km m3 17.350 <10 km m3 18.630 <13 km m3 20.690 >13 km m3 25000 2 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 850.000 3 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 800.000 4 Xi măng Trắng HPhòng Tấn 1.469.000 5 Xi măng trắng TQuốc Tấn 1.669.000 6 Nhựa đường Singapo Kg 3.000 7 Cát vàng m3 60.000 8 Gạch đặc tư nhân 1000v 270.000 9 Dầu Diezel Lít 3.700 10 Dầu HD40 Lít 10.000 Đánh giá vật liệu, cônng cụ dụng cụ. 2.1. Vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty Công trình Giao thông 1: Chủ yếu là mua ngoài, Công ty không tự gia công chế biến được vật liệu để phục vụ cho hoạt động sản xuất của mình. Đông thời Công ty cũng không có đội xe để vận chuyển vật tư mua về. Do vậy khi mua vật tư với số lượng lớn và vật tư khônng qua nhập kho mà đổ tại chân công trình( nơi đơn vị đang thi công) thì chi phí vận chuyển là hoàn toàn do nơi cung cấp chịu, thường thì chi phí này được cộng luôn vào giá mua. Ngoài ra khi Công ty mua nhựa đường hoặc cấu kiện bê tông thì giá bán là giá ghi trên hoá đơn công (+) chi phí vận chuyển, bốc dỡ(nếu có). Ví dụ: theo hoá đơn số 54232 ngày 2/10/2000, công ty mua nhựa đường của Công ty thiét bị vật tư Bộ giao thông gồm: 100000 kg nhựa đường Singapo giá ghi trên hoá đơn là: 3000 đ/kg (bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ). Thuế suất GTGT của mặt hàng này là 10%. Do đó giá mua thực tế của số nhựa đường này là: 3000đ * 100000kg = 300.000.000 (đ) Nếu vật tư về đến kho mà bộ phận kiểm nghiệm vật tư xác định là vật tư đúng tiêu chuẩn, không bị mất mát, hao hụt gì thì đây chính là giá thực tế nhập kho của vật tư. 2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu, CCDC xuất kho. Tại Công ty Công trình Giao thông 1 HN, nguyên vật liệu, CCDC xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu, CCDC để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu, CCDC xuất kho Theo phương pháp này giá thực tế của nguyên vật liệu, CCDC xuất kho được tính theo công thức sau: Trị giá VI, CCDC xuất kho = Số lượng xuất * Giá bq gia quyền tháng Giá trị tồn đầu + Giá trị nhập trong tháng Giá bq gia quyền tháng = Số lượng tồn đầu + Số lượng nhập trong tháng Trong thực tế, do đặc điểm sản xuất của Công ty nên Công ty chỉ nhập vật liệu chính là nhựa đường còn các loại nguyên vật liệu, CCDC khác mua về không qua nhập kho mà đổ tại chân công trình. Vì vậy, đối với các loại nguyên vật liệu, CCDC này giá thực tế xuất chính là giá thực nhập. Còn nhựa đường Công ty mua về và làm thủ tục nhập kho, sau đó phân bổ cho các đối tượng sử dụng theo phương pháp bình quân gia quyền. Ví dụ: theo phiếu xuất kho số 125 ngày 18/9/2002 xuất kho cho ông Tuấn - đôi duy tu Gia Lâm: 11.770 kg nhựa đường Singapo phục vụ cho việc duy tu tháng 10, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế hàng tồn đầu tháng và lượng hàng nhập kho trong tháng thì giá thực tế nhựa đường xuất kho như sau: 83.775.000 + 300.000.000 Giá bq gia quyền tháng 9 = = 3010 (đ/kg) 27.500 + 100.000 Trị giá của số nhựa đường xuất kho = 11.770 * 3010 = 35.427.700(đ) Ví dụ: Trong tháng Công ty có mua CCDC giao cho đội duy tu Gia Lâm đơn giá của quần áo BHLĐ là 46.636 đ/bộ. Thuế suất GTGT: 10%(bao gồm cả chi phí vận chuyển). Do vậy giá của bộ quần áo BHLĐ nhập kho này là: 46.636 đ/bộ. Đây cũng là đơn giá xuất kho của loại CCDC này. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC ở Công ty công trình giao thông 1 Hà Nội. Công ty công trình Giao thông 1 HN hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC theo phương pháp ghi thẻ song song. Theo phương pháp này được tiến hành đồng thời tại kho và phong kế toán. Nhưng ở kho chỉ theo sự biến động về số lượng của nguyên vật liệu, CCDC. Còn ở phòng kế toán sẽ theo dõi chi tiết sự biến động về nguyên vật liệu, CCDC cả mặt số lượng và mặt giá trị. Nhiệm vụ của thủ kho và kế toán nguyên vật liệu, CCDC như sau: 3.1 ở kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn cả về số lượng, chất lượng của từng vật tư.Thủ kho phải nắm vững số lượng và tình trạng chất lượng của nguyên vật liệu, CCDC trong bất kỳ thời điểm nào để kịp thời cấp phát cho các đội sản xuất, đảm bảo cho quá trình được liên tục, tránh tình trạng ngừng sản xuất vì thiếu vật liệu. Hằng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Định kỳ bảy ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ các phiếu xuất, nhập kho cho kế toán vật liệu để cho kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC. Cuối tháng, kế toán nguyên vật liệu sau khi đối chiếu sổ chi tiết nguyên vật liệu của phòng kế toán với thẻ kho, nếu đúng thì hai bên sẽ ký nhận vào cột thẻ kho và sổ chi tiết. Ví dụ: Trong tháng ở kho có thẻ kho về vạt liệu nhựa đường Singapo (biểu số 8) như sau: Biểu số 8: Thẻ kho Mẫu số: 06 - VT QĐ 1411 - TC/QĐ/CĐ ngày 1/1/1995 Đơn vị: Công ty Công trình giao thông 1 HN Số thẻ: 1 Kho Sài Đồng - GL. Số tờ: 09 Ngày lập: 1/ 9/ 2002 Danh điểm vật tư Tên vật tư: Nhựa đường Singapo Mã số: 152.1. ĐVT: kg Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trich yếu Số lượng ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Kiểm kê ngày 1/8 27.500 2/8 05 ô.Bảo mua nhập kho 100000 8/8 110 ĐộiXD 5(ĐườngTXS) 3210 14/8 115 ĐộiXD4 (Láng trung) 6420 16/8 118 Đôị duy Đông Anh 6420 18/8 125 Đội duy tu Gia Lâm 11770 22/8 130 Đội duy tu Sóc Sơn 11770 Cộng 100000 39590 87910 3.2. ở phòng kế toán. Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho và các chứng từ ở phòng vật tư chuyển đến, phân loại chứng từ theo từng loại vật liệu để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết( dạng tờ rời) của từng loại vật tư. Mỗi chứng từ đựoc ghi vào một dòng tươnng ứng. Đối với nguyên vật liệu, CCDC mua vào, hoá đơn GTGT có thuế đầu vào thì giá trị hàng nhập kho là phần chưa có thuế GTGT, phần thuế GTGT được theo dõi trên TK 133. Căn cứ vào đơn giá mua chưa có thuế GTGT, kế toán ghi đơn giá nhập và tính tổng giá trị nhập trên từng phiếu nhập và trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC. Cuối tháng, kế toán tính ra đơn giá nguyên vật liệu, CCDC xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Căn cứ vào đơn giá xuất kho, kế toán ghi đơn giá và thành tiền trên từng phiếu xuất kho, tiếp theo ghi phần tônngr giá trị xuất kho trên sổ chi tiết trên dòng tổng cộng cuối tháng. Từ đó, kế toán tính ra số lượng và giá trị tồn kho cuối tháng. Số lượng tồn kho cuối tháng được đối chiếu với kế toán tổng hợp và thẻ kho. Mỗi loại vật tư được mở một tờ riêng để theo dõi. Phương pháp ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC được thực hiện như sau: Sổ chi tiết nguyên vật liệu,CCDC gồm 13 cột mỗi cột đảm nhiệm phản ánh một nội dung nhất định. Cột 1 căn cứ vào ngày tháng năm ghi trên các phiếu nhập xuất kho để ghi vào. Cột 2, 3 căn cứ vào số liệu chứng từ trên các phiếu nhập xuất để ghi. Cột 4 phản ánh một cách khái quát nội dung của chứng từ. Cột 5,6, 7 căn cứ vào số liệu tương ứng trên phiếu nhập kho để ghi. Cột 9 được xác định như sau: Cột 12( đầu kỳ) + Tổng cộng cột 7 Cột 9 = Cột 11(đầu kỳ) + Tổng cộng cột 8 Cụ thể giá trị xuất kho (cột 9) của vật liệu nhựa đường được xác định nhhư sau: 83.775.000 + 300.000.000 Đơn giá xuất kho = = 3010 (đ/kg) nhựa đường 27.500 + 100.000 Cột 10 = cột 8 * cột 9 Sau khi tính đơn giá và thành tiền của vật tư xuất kho kế toán mới quay trở lại ghi hai số liệu đó vào các cột tương ứng trên các phiếu xuất kho vật tư. Cột 11(cuối kỳ)= Cột 11(đầu kỳ) + tổng cộng cột 6 - tổng cột cột 8 Cột 12(cuối kỳ)= Cột 12(đầu kỳ) + tổng cộng cột 7 - tổng cột cột 10 Tương tự trong tháng đối với các nguyên vật liệu, CCDC khá đều được lập sổ chi tiết tương tự như cách ở trên. Các sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC là căn cứ kế toán vật liệu ghi vào sổ tông hợp nhập- xuất- tồn theo chỉ tiêu giá trị. Ví dụ: trong tháng ở phòng kế toán có sổ chi tiết( biểu số 9) và tông hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, CCDC (biểu số 10) Biểu số 10: Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn nguyên vật liệu Ccdc ĐVT: vnđ Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Vật liệu chính Nhựa đg Singapo 83775000 300000000 119165900 264609100 Đá răm tiêu chuẩn 58327000 58327000 Đá 2 * 4 5848000 5848000 Đá 1 * 2 12940000 12940000 Đá 0.5 * 1 13000000 13000000 Xi măng 114310000 114310000 Gỗ ván 1500000 1500000 Vật liệu phụ Dầu phụ 1.220500 1.220500 Nhiên liệu Củi 16350000 16350000 Xăng A83 872600 872600 Dầu Diezel 5272500 5272500 Phụ tùng thay thế Phụ tùng ô tô 780.000 780000 Công cụ, dụng cụ Quần - áo BHLĐ 3.229.064 3.229.064 Giầy vải 1.243.664 1.243.664 Mũ cát 272.720 272.720 Nón 72.730 72.730 Quạt điện 360.000 360.000 Cộng 535598778 354764678 264609100 Phương pháp lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, CCDC như sau: Mỗi sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu, CCDC được ghi một dòng trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Tóm lại: trình tự ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC ở công ty được mô phỏng nhhư sơ đồ sau: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp N -X - T Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC ở Công ty Công trình giao thông 1 Hà Nội. Tại Công ty công trình giao thông 1 Hà Nội hạch toán hàng tồn kho theo phươnng pháp kê khai thường xuyên, phản ánh thường xuyên quá trình Nhập - Xuất - Tồn kho nguyên vật liệu, CCDC trên các khoản và sổ kế toán tổng hợp trên các chứng từ Nhập - Xuất - Tồn. Tài khoản sử dụng: Hiện nay, Công ty đang sử dụng các khoản sau để phản ánh về nguyên vật liệu, CCDC: Tài khoản 152: “ Nguyên liệu, vật liệu “: Tài khoản này được mở thành 4 tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết nguyên vật liệu: + TK 152.1: Nguyên vật liệu chính + TK 152.2: Vật liệu phụ + TK 152.3: Nhiên liệu động lực + TK 152.4: Phụ tùng thay thế + TK 153 : Công cụ sử dụng Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản thanh toán liên quan đến nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, CCDC như các tài khoản sau: + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 331: Phải thanh toán với người bán + TK 311: Vay ngắn hạn + TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất kho nguyên vật liệu, CCDC phục vụ cho hoạt động sản xuất tại Công ty sử dụng các tài khoản sau: + TK 162: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. 4.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, CCDC. ở Công ty nguyên vật liệu, CCDC nhập kho chủ yếu là mua ngoài, giá thực tế nguyên vật liệu, CCDC nhập kho như đã trình bày ở phần trên. Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập mua từ bên ngoài, việc mua bán thông qua cán bộ tiếp liệu hoặc với nơi cung cấp vật tư. Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc mua bán của Công ty diễn ra thuận lợi, giữa công ty với đơn vị bán thường thực hiện đúng hợp đông đã ký kết. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, CCDC ở Công ty Công trình Giao thông 1 HN được tiến hành căn cứ vào các hoá đơn, các phiếu nhập kho nguyên vật liệu, CCDC để phản ánh vào sổ chi tiết số 2( theo dõi thanh toán với đơn vị bán), vào các nhật ký chứng từ số 1( Ghi có TK 111 - Tiền mặt, ghi nợ các TK liên quan), NKCT số 5 (Ghi có TK 331 - phải thanh toán với người bán, ghi nợ các TK liên quan và phân theo dõi thanh toán) . . .Số liệu được ghi vào các sổ chi tiết, các NKCT căn cứ vào: hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán tiền hàng. Sổ chi tiết số 2: Thông thường đối với một đơn vị bán thì Công ty chỉ nhập một hoặc hai loại vật liệu, ví dụ như: nhập nhựa đường của Công ty thiết bị vật tư - BGT, đá của xí nghiệp xây dựng đường bộ Phhúc Thịnh . . . Vì vậy để thuận lợi cho việc ghi chép và thanh toán Công ty mở sổ chi tiết số 2 như sau: Sổ chi tiết số 2 được mở để theo dõi thanh toán chi tiết cho từng người bán. Mỗi chứng từ thanh toán theo hoá đơn được ghi một dòng. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và tính ra số dư cuối tháng. Cơ sở để ghi sổ chi tiết số 2: Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng của sổ này tháng trước để ghi nợ hoặc ghi có vào số dư đầu thánh cho phù hợp. Số phát sinh trong tháng: khi mua nguyên vật liệu, CCDC về làm thủ tục nhập kho, chứng từ nhập kho và hoá đơn mua hàng được chuyển cho phòng kế toán. Kế toán sẽ định khoản và ghi vào sổ chi tiết số 2 - bên có TK 331. Các nội dung mua hàng thực nhập kho mà chưa có hoá đơn mua hàng thực nhập kho mà chưa có hoá đơn mua hàng, kế toán vào sổ theo giá thoả thuận (biết giá) hay giá tạm tính (chưa biết giá) và theo dõi khi có hoá đơn về. Cụ thể trong tháng 8/ 2002 khi nhận được hoá đơn số 54232 và phiếu nhập kho số 05 ngày 2/8/2002 kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152.1 : 300.000.000 đ Nợ TK 133 : 30.000.000đ Có TK 331 : 330.000.000đ Căn cứ vào định khoản trên kế toán ghi vào sổ chi tiết số 2 để theo dõi cho đến khi thanh toán xong cho đơn vị bán. Khi thanh toán cho người bán, kế toán ghi vào bên nợ TK 331, đối ứng với bên có tài khoản liên quan. Nếu trả bằng tiền mặt thì ghi số chứng từ, ngày tháng và số tiền căn cứ trên phiếu chi. Nếu thanh toán bằng tiền chuyển khoản thì căn cứ vào số chứng từ, ngày tháng và số tiền thanh toán trên giấy báo nợ của ngân hàng. Trường hợp trả trước tiền cho người bán, kế toán ghi vào bên nợ TK 331, khi hàng mua về nhập kho thì kế toán thanh toán bù trừ với số tiền đã trả trước. Cụ thể trong tháng, kế toán nhận được giấy báo nợ của ngân hàng ngày 31/7/2002 về việc thanh toán tiền mua nhựa đường với Công ty thiết bị vật tư - BGT. Kế toán định khoản. Nợ TK 331 : 330.000.000đ Có TK 112 : 330.000.000đ Căn cứ vào định khoản, kế toán ghi vào sổ chi tiết số 2 một cách phù hợp. Số dư cuối tháng: căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong kỳ để tính ra số dư cuối tháng. Ví dụ: trong tháng kế toán nguyên vật liệu có sổ chi tiết số 2 - theo dõi thanh toán với công ty thiết bị vật tư - BGT (biểu số 11) Biểu số 11: sổ chi tiết số 2 - tk 331 Đơn vị bán: Công ty Thiết bị vật tư - BGT. Tháng 7/2002 ĐVT: 1000đ Chứng từ Nội dung TK ĐƯ SD đầu tháng Số phát sinh SDcuối thg SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có dư đầu tháng 10.000 05 mua nhựa đường 152.1 300000 133 30000 201 thanh toán=TGNH 112 3300000 10000 Cộng 10.000 3300000 3300000 NKCT số 5: dùng để phản ánh các nghiệp vụ thanh toán với người bán về các khoản mua nguyên vạt liệu, CCDC . . . NKCT số 5 mở theo từng tháng, mỗi đơn vị bán được ghi vào một dòng và ghi chung vào một quyển sổ. Cơ sở dữ liệu và phương pháp lập: Cột 1 ghi số thứ tự đơn vị bán, cột 2 ghi tên người bán (căn cứ vào sổ chi tiết số 2 của từng khách hàng). Cột số dư đầu tháng của NKCT số 5 tháng này căn cứ vào số dư trên sổ chi tiết số 2 tương ứng + Số dư nợ: phản ánh số tiền Công ty đã trả trước cho đơn vị bán nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho. + Số dư có: phản ánh số tiền Công ty còn nợ đơn vị bán. Phần phát sinh trong tháng: + Phần ghi có TK 331 - ghi nợ cac TK liên quan: căn cứ vào sổ chi tiết số 2 TK 331 của từng đơn vị bán theo số liệu tổng công nợ TK 152(chi tiết cho từng loại vật liệu), TK 153 với bên có TK 331, ứng với từng đơn vị bán để ghi vào phần dòng, cột tương ứng để theo dõi tông số tiền Công ty phỉa thanh toán với đơn vị đó. Ví dụ: trong tháng công ty có mua vật liệu của Công ty Thiết bị vật tư - BGT, căn cứ vào sổ chi tiết số 2 của Công ty thiết bị vật tư - BGT tập hợp trên sổ chi tiết tổng số tiền phải thanh toán theo định khoản: Nợ TK 152.1: 300.000.000đ Nợ TK 133 : 30.000.000đ Có tài khoản 331: 330.000.000đ Sau đó, kế toán ghi vào phần dòng cột tương ứng để theo dõi số tiền mà Công ty phải thanh toán với đơn vị bán đó. Phần theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331 - ghi có các TK liên quan): Căn cứ vào sổ chi tiết số 2 của từng đơn vị bán mà số tiền đã trả ứng với bên nợ Tk 331 theo tổng cộng làm cơ sở để ghi vào. Nếu Công ty thanh toán bằng tiền mặt( phiếu chi ) thì ghi vào cột TK 111, nếu công ty thanh toán bằng TGNH (giấy báo nợ) thì ghi vào cột TK 112. Phần theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331 - ghi có các TK liên quan): Căn cứ vào sổ chi tiết số 2 của tứng đơn vị bán mà số tiền đã trả ứng với bên nợ TK 331 theo tổng cônglàm cơ sở để ghi vào. Nếu Công ty thanh toán bằng tiền mặt (phiếu chi) thì ghi vào cột TK 111, nếu Công ty thanh toán bằng TGNH (giấy báo nợ) thì vào cột TK 112. Ví dụ: Trong tháng, căn cứ vào sổ chi tiết số 2 của công ty thiết bị vật tư - BGT, tông số tiền Công ty đã thanh toán cho Công ty thiết bị vật tư - BGT ứng với bên nợ TK 331 theo định khoản: Nợ TK 331: 330.000.000đ Có TK 112 : 330.000.000đ Số dư cuối kỳ của NKCT số 5 căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh nợ, số phát sinh có của từng đơn vị bán. Thông qua NKCT Số 5, công ty sẽ hạch toán tính toán được tình hình thanh toán giữa Công ty và các đơn vị bán. 4.2 Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ nguyên vật liệu, CCDC. Do đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty phần lớn là vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất mua về là không qua nhập kho mà xuất thẳng đến chân công trình cho nên kế toán nguyên vật liệu luôn phản ánh nguyê n vật liệu, CCDC theo giá thực tế. Nguyên vật liệu, CCDC của Công ty xuất kho chủ yếu nhằm để phục vụ sản xuất, quản lý doanh nghiệp, quá trình sản xuất chung. Do đó, kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán, phân bổ chính xác, đúng đối tượng, giá trị thực tế của nguyên vật liệu, CCDC xuất dùng. Kế toán trưởng sử dụng các chứng từ xuất kho sau: Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức. Phiếu xuất kho Trong tháng, khi nhận được các chứng từ xuất kho trên kế toán tiến hành tập hợp, phân loại theo từng nhóm từng đối tượng sử dụng. + Khi công ty xuất dùng vật liệu, CCDC phục vụ cho quá trình sản xuất trực tiếp, những vật liệu chính như: Đá các loại, nhựa đường . . ..,nhiên liệu như củi và CCDC trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Có TK 152(152.1, 152.3): Nguyên vật liệu chính, nhiên liệu. Có TK 153 : Công cụ, dụng cụ. + Khi Công ty xuất dùng vật liệu, CCDC phục vụ cho quá trình sản xuất chung như: dầu phụ, xăng, dầu Diezel, cac loại phụ tùng thay thế dùng cho máy móc thiết bị phục vụ sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung. Có TK 152 (152.2, 152.3, 152.4): Vật liệu ph, nhiên liệu, phụ tùng thay thế Có TK 153: Quần áo BHLĐ. + Khi Công ty xuất dùng nhiên liệu, CCDC phục vụ cho quá trình quản lý doanh nghiệp nhiên liệu như: xăng dùng cho xe con, CCDC như: quạt điện, bàn ghế, bóng đèn chiếu sáng.. . kế toán ghi: Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 125.3 : Nhiên liệu Có TK 153: Công cụ, dụng cụ. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC ở Công ty trong tháng mở các loại sổ như sau: sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC xuất kho cho từng đội sản xuất, bảng kê số (phần xuất trong tháng), bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC. Trong tháng kế toán tiến hành mở sổ chi tiết cho từng đội sản xuất, trên cơ sở những chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, CCDC cho từng đơn vị sản xuất. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên sổ chi tiết theo thứ tự thời gian để thuận tiện cho việc theo dõi. Phương pháp lập sổ chi tiết cho từng đội sản xuất như sau: + Cột chứng từ ghi sổ chi tiết cho từng đội sản xuất như sau. + Cột nội dung ghi tên vật tư xuất dùng và công trình thi công. Phần ghi nợ cácTK được chia làm nhiều cột ghi nợ như: TK 621, 627, 642 Phần ghi có các TK đối ứng với các TK ghi nợ như: TK 152, 153 Mỗi một phiếu xuất kho được kế toán phân tích và ghi vào sổ chi tiết này theo các TK đối ứng bên có và TK đối ứng bên nợ có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết (hai bên nợ các TK và các TK cân bằng nhau). Ví dụ: trong tháng công ty có sổ chi tiết của đội duy tu Gia Lâm (biểu 14). Căn cứ vào phiếu xuất kho sô 125 ngày 18/7 về việc xuất kho nhựa đường cho đội duy tu Gia Lâm, thi công công trình duy tu đường Gia Lâm, kế toán ghi. Nợ TK 621: 35.427.700đ Có TK 152.1: 35.427.700đ Căn cứ vào định khoản kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ghi vào hàng, cột tương ứng trong sổ chi tiết của đội duy tu Gia Lâm. Nợ TK 621: 67.566.700đ Có TK 152.1: 67.566.700đ Tương tự, tổng cộng CCDC xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TTK 627: 2.372.728đ Có TK 153 : 2.372.728đ Tổng cộng nhiê liệu củi tham gia trực tiếp vào sản xuất, kế toán ghi: Nợ TTK 621: 4.600.000đ Có TK 152.3: 4.600.000đ Tổng cộng vật liệu phụ, nhiên liệu tham gia vào quá trình sản xuất chung, kế toán ghi. Nợ TK 152.2 : 105.000đ Nợ TK 152.3 : 925.000đ Có TK 627 : 1.030.000đ Căn cứ vào định khoản kế toán ghi vào cột hàng tương ứng. Căn cứ trong tháng 8/2002 Công ty có bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC (biểu số 16). Trên cơ sở tổng hợp những sổ chi tiết của từng đội sản xuất, các NKCT kế toán lập bảng số 3. Công ty dùng bảng kê số 3 với mục đích là để tổng hợp số liệu nguyên vật liệu, CCDC tồn kho đầu tháng, nhập trong tháng, xuất dùng trong tháng, tồn kho cuối tháng phục vụ cho quá trình sản xuất chứ không phải bảng kê đúng với nghĩa thực tế của nó là “tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu, CCDC " Phương pháp lập bảng kê số 3 như sau: Số dư đầu tháng chính là số dư cuối tháng trước chuyển sang. Số phát sinh trong tháng căn cứ vào phần tổng cộng của NKCT số 5, NKCT số 1 . . . đối ứng với bên nợ TK 152, Tk 153 để ghi vào bảng kê Số xuất dùng trong tháng căn cứ vào tổng cộng phần nguyên vạt liệu, CCDC xuất dùng trong các sổ chi tiết của các đội sản xuất trong tháng. Số dư cuối tháng được xác định như sau: Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số PS trong tháng - Số xuất trong tháng Cụ thể trong tháng 8 /2002 có bảng kê số 3 (biểu số 15) *) Bảng phân bổ ngnuyên vật liệu, CCDC. Căn cứ vào bảng kê số 3, sổ chi tiết của các đội sản xuất kế toán lập bảng phân bổ vật liệu xuất dùng nguyên vật liệu, CCDC. Bảng phân bổ ngnuyên vật liệu, CCDC mở nhằm theo dõi toàn bộ vật liệu xuất dùng cho các Công trình trong ở trong công ty. Phương pháp ghi bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC. + Các cột ghi có các TK 152: nguyên vật liệu ( TK 152.1, 152.2, 152.3, 125.4) và các TK 153: CCDC căn cứ vào tổng cộng nguyên vật liệu, CCDC xuất dùng theo từng chủng loại vật tư. + Các dòng phản ánh các đối tượng sử dụng nguyên vật liệu, CCDC được phản ánh trên các TK có liên quan. Cuối tháng, kế toán tổng cộng nguyên vật liệu, CCDC cho đội duy tu Gia Lâm như sau: Tổng cộng vật liệu chính xuất dùng cho sản xuất trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 621: 67.566.700đ Có TK 152.1: 67.566.700đ Tương tự, tổng cộng CCDC xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TTK 627: 2.372.728đ Có TK 153 : 2.372.728đ Tổng cộng nhiên liệu củi tham gia trực tiếp vào sản xuất, kế toán ghi: Nợ TTK 621: 4.600.000đ Có TK 152.3: 4.600.000đ Tổng cộng vật liệu phụ, nhiên liệu tham gia vào quá trình sản xuất chung, kế toán ghi. Nợ TK 152.2 : 105.000đ Nợ TK 152.3 : 925.000đ Có TK 627 : 1.030.000đ Căn cứ vào định khoản kế toán ghi vào cột hàng tương ứng. Căn cứ trong tháng 8/2002 Công ty có bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC (biểu số 16). Sổ cái TK 152, 153 là sổ cái phản ánh tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, CCDC, giá trị hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu, CCDC của Công ty theo giá trị thực tế. Phương pháp ghi sổ cái. + Sổ cái TK 152, 153 của Công ty được ghi hàng tháng. Mỗi tháng một số liệu được tập hợp trên một cột + Phát sinh nợ: phản ánh những nghiệp vụ làm tăng giá trị của nguyên vật liệu, CCDC trong kỳ (số liệu được lấy từ bên ghi có nhật ký chứng từ số 5, Nhật ký chứng từ số 1 . . .) + Phát sinh có: phản ánh những nghiệp làm giảm của nguyên vật liệu, CCDC (số liệu được lấy từ phần xuất dùng trong kỳ của bảng kê số 3) + Số dư nợ: phản ánh số nguyên liệu, CCDC hiện có trong công ty. Số dư nợ = Số dư nợ tháng trước + phát sinh nợ trong tháng - phát sinh có trong tháng Cụ thể trong tháng công ty có các sổ cái TK 152, 153 như sau: Sổ Cái TK 152.1: Nguyên vật liệu chính Số dư đầu năm Nợ Có - - ĐVT: VNĐ Ghi có TKĐU nợ với TK này Tháng 9 Tháng 10 tháng 11 NKCT số 5- ghi có TK 331 NKCT số 1- ghi có TK 111 505.925.000 Cộng PS trong tháng Nợ 505.925.000 Có 325.090.900 Số dư cuối tháng Nợ 83.775.000 246.609.100 Có Ngày 31/7/2002 Phòng kế toán Thủ trưởng đơnvị Sổ Cái TK 152.2: Vật liệu phụ Số dư đầu năm Nợ Có - - ĐVT: VNĐ Ghi có TKĐU nợ với TK này Tháng 1 . . . Tháng 10 NKCT số 5- ghi có TK 331 NKCT số 1- ghi có TK 111 1.220.500 Cộng PS trong tháng Nợ 1.220.500 Có 1.220.500 Số dư cuối tháng Nợ Có Ngày 31/7/2002 Phòng kế toán Thủ trưởng đơnvị Sổ cái TK 152.4: Phụ tùng thay thế Số dư đầu năm Nợ Có - - ĐVT: VNĐ Ghi có TKĐU nợ với TK này Tháng 10 . . . Tháng 12 NKCT số 5- ghi có TK 331 NKCT số 1- ghi có TK 111 780.000 Cộng PS trong tháng Nợ 780.000 Có 780.000 Số dư cuối tháng Nợ Có Ngày 31/7/2002 Phòng kế toán Thủ trưởng đơn vị Sổ Cái TK 153: Công cụ dụng cụ Số dư đầu năm Nợ Có - - ĐVT: VNĐ Ghi có TKĐU nợ với TK này Tháng 10 . . . Tháng 12 NKCT số 1- ghi có TK 111 5.178.178 Cộng PS trong tháng Nợ 5.178.178 Có 5.178.178 Số dư cuối tháng Nợ Có Ngày 31/7/2002 Phòng kế toán Thủ trưởng đơn vị Sổ cái TK 152.3: Nhiên liệu Số dư đầu năm Nợ Có - - ĐVT: VNĐ Ghi có TKĐU nợ với TK này Tháng 10 . . . Tháng 12 NKCT số 5- ghi có TK 331 NKCT số 1- ghi có TK 111 22.495.100 Cộng PS trong tháng Nợ 22.495.100 Có 22.495.100 Số dư cuối tháng Nợ Có Ngày 31/7/2002 Phòng kế toán Thủ trưởng đơnvị Tóm lại: việc hạch taóan tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Công trình giao thông 1HN được mô tả theo sơ đồ sau Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu,kiểm tra sơ đồ hạch toán tổng hợp NVl, CCDC ở công ty công trình giao thông i hà nội Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết Sổ tổng hợp X - N -T Sổ Cái Bảng kê số 3 Sổ chi tiết số 2 NKCT số 5 NKCT số 1 Phiếu chi giấy báo nợ NH Sổ chi tiết đội SX Bảng phân bổ NVL, CCDC Phần thứ ba một số ý kiến nhận xét, kiến nghị và những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nvl, ccdc ở công ty công trình giao thông i hà nội i. những nhận xét chung về kế toán nvl, ccdc ở công ty công trình giao thông i hà nôị. Cùng với sự phát triển vững mạnh của Công ty công trình Giao thông 1 HN bộ phận kế toán thực sự là một trong những công cụ quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế của Công ty. Hiện nay, cơ cấu bộ máy của Công ty được tổ chức khá chi tiế, mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm một chức vụ riêng. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng, luôn luôn hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa các bộ phận kế toán và các bộ phận liên quan cũng như nội dung của công tác kế toán. Đồng thời, đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực hợp lý rõ ràng, dễ hiểu. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty, em thấy công tác hạch toán kế toán NVL,CCDC có những ưu điểm nổi bật sau: Công ty áp dụng hợp lý định mức số 56/ Thông tư 1216 về bảng giá và định mức vật tư của Bộ Xây Dựng đã tiết kiệm tối đa chi phí NVL, vừa hạ được giá thành, vừa đảm bảo chất lượng công trình, tạo được uy tín với nhà nước. Luôn luôn cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về giá cả, định mức vật tư . . giúp cho phòng vật tư tổ chức thu mua hoạt động linh hoạt, nắm bắt giá cả một cách chính xác, đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư cho hoạt động sản xuất diễn ra liên tục. Việc áp dụng tính gái NVL, CCDC theo phương pháp bình quân gia quyền có nhược điểm là đến cuối tháng mới tính đợc giá xuất kkho của NVL, CCDC. Để hạn chế nhược điểm này, Công ty đã áp dụng việc tính toán giá NVL, CCDC đối với những NVL, CCDC không qua nhập kho mà giao tận chân công trình là giá thực nhập của NVL, CCDC đó. Đây là một trong những ưu điểm đã làm giảm bớt công việc cho công tác kế toán NVL, CCDC vào cuối tháng. Việc tồn kho NVL, CCDC ít (chủ yếu là mặt hàng nhựa đường) đã làm giảm bớt được nguồn vốn ứ đọng, tăng hiệu quả kinh doanh. Công ty mở thêm một số sổ chi tiết cho từng đội đã giúp cho việc theo dõi xuất vật tưmột cách chi tiết, đảm bảo số liệu chính xác, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra. Công ty luôn cung cấp đầy đủ các công cụ dụng cụ đảm bảo an toàn lao động và dụng cụ lao động cho cán bộ công nhân viên. Việc áp dụng thẻ kho song song với kế toán chi tiết NVL và phương pháp Nhật ký chứng từ trong kế toán tổng hợp NVL, CCDC ở công ty là phù hợp, đảm bảo chứng từ luân chuyển kịp thời, hợp lý, dễ đối chiếu,dễ kiểm tra. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm mà công tác NVL, CCDC đã đạt được thì còn có một số vấn đề cần giải quyết như sau: + Công ty chưa áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên chưa giảm được khối lượng công việc của các nhân viên. Công ty nên xây dựng số danh điểm vật tư để quản lý vật tư một cách chi tiết hơn. + ở kho thẻ kho công ty nên cộng luỹ kế ở phần tồn kho để luôn luôn theo dõi được lượng hàng tồn. ii. một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty công trình giao thông i hà nội. Qua nghiên cứu lý luận và thự tiễn công tác kế toán NVL, CCDC ở công ty Em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị sau đây. Mong rằng Công ty sẽ xem xét nhằm hoàn thiện và phát huy hơn nữa vai trò công tác NVl, CCDC ở Công ty. + Kiến nghị thứ nhất: Thực hiện áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán NVl,CCDC nói riêng và công tác kế toán của công ty nói chung, nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán. Như chúng ta đã biết, công ty có quuy mô tương đối lớn, việc nhập xuất NVL, CCDC diễn ra trong nhiều tháng, để theo dõi chính xác thì kế toán phải mở nhiều loại sổ sách đãn đến khối lượng công việc trong rất lớn. Mặt khác, một trong những yêu cầu của công tác kế toán là chính xác, kịp thời. Với tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán đã được nhiều doanh nghiệp sản xuất sử dụng và đem lại hiệu qủa tích cực như:tăng năng suất làm việc của kế toán, giảm bớt khối lượng công việc của kế toán, số liệu tính toán chính xác kịp thời, giúp cho việc phân tích đánh giá ình hình sản xuất được nhanh chóng. + Kiến nghị thứ hai: Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty phải sử dụng nhiều loại NVL, CCDC trong mỗi loại có nhiều quyb cách khác nhau. Nhưng cho đến nay công ty vẫn chưa sử dụng : “ số danh điểm vật tư” mà Công ty chỉ lập bảng mục lục vật tư để thao dõi vật tư ở kho. Để đảm bảo việc sử dụng và quản lý vật tư chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp ký phục vụ yêu cầu quản lý của công ty. Đặc biệt là thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết từng chủng loại vật tư. Số danh điẻm vật tư là sổ tập hợp toàn bộ các loại NVL, CCDC mà công ty đã và đang sử dụng. Số danh điểm vật tư phản ánh đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách có hệ thống rõ ràng. Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại NVL, CCDC có một mã hoá riêng và sắp xếp một cách có trật tự cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ NVL, CCDC nào đó. Phương pháp lập sổ danh điểm vật tư công ty phải xây dựng bộ mã vật tư một cách chính xác đâỳ đủ, khong trùng hợp, có dự trữ, có bổ xung những mã vật liệu, CCDC thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng mẫu mã vật tư dựa trên những đặc diểm sau: Dựa vào loại NVL, CCDC Dựa vào nhóm NVL, CCDC mỗi loại Dựa vào số thứ tự NVL, CCDC trong mỗi nhóm Dựa vào quy cách NVL, CCDC trong mỗi thứ Trong mỗi loại,mỗi nhóm thì đơngiá hạch toán được dựa vào giá tại hiện trường xây lắp lấy trên bảng giá vật tư theo thông tư 1216 hoặc giá mua tại thời điểm lập sổ danh điểm vật tư. Căn cứ để xây dựng bộ mã NVL, CCDC là dựa trên các TK cấp II của NVL, CCDC Vật liệu chính : 152.1 Vật liệu phụ : 152.2 Nhiên liệu : 152.3 Phụ tùng thay thế : 152.4 Công cụ dụng cụ : 153.1 Hiện nay ở công ty chỉ sử dụng NVL, CCDC dưới 10 nhóm vậy ta chỉ sử dụng một số để biểu thị cho nhóm và đặt mã như sau. Đối với vật liệu chính: + Nhóm nhựa đường : 152.1-1 + Nhóm xi măng 152.1-2 + Nhóm đá 152.1-3 +Nhóm cát 152.1-4 + Nhóm gạch 152.1-5 + Nhóm cấu kiện bê tông 152.1-6 + Nhóm vật liệu chính khác (đất cấp phối, gỗ ván) : 152.1 -7 Đối với vật liệu phụ: + Nhóm sơn : 152.2-1 + Nhóm dầu phụ : 152.2-2 + Nhóm vật liệu phụ khác: 152.2-3 Đối với nhiên liệu: + Nhóm xăng: 152.3-1 + Nhóm diezel: 152.3-2 + Nhóm củi : 152.3-3 Đối với phụ tùng thay thế: + Nhóm phụ tùng cơ khí : 152.4-1 + Nhóm phụ tùng điện : 152.4-2 + Nhóm phụ tùng khác : 152.4-3 Đối với công cụ dụng cụ: + Nhóm dụng cụ lao động : 153.1-1 + Nhóm dụng cụ BHLĐ : 153.1-2 + Nhóm dụng cụ văn phòng : 153.1-3 Trên đây là mã vật tư của nhóm; ta phải lập mã vật tư cho từng thứ, từng quy cách, chúng ta nhận thấy NVL - CCDC của công ty sử dụng ít nên ta chỉ dùng hai chỉ số để biểu hiện cho từng thứ, từng quy cách. Ví dụ: Căn cứ vào NVL chính của công ty sử dụng ta lập bảng danh điểm VLC như sau. Sổ danh điểm vật tư Vật liệu chính - ký hiệu 152.1 Nhóm Danh điểm VT Tên vật tư ĐV T Đơn giá hạch toán Ghi chú 152.1-1 Nhóm nhựa đường 152.1-1-02 Singa po 150 Kg 3000 TTư 1216 152.1-1-10 Singapo 152 Kg 3.020 Giá thị tr 152.1-1-11 Nhật 159 Kg 3450 Giá thị tr 152.1-1-01 Nhật 160 Kg 3455 Giá thị tr 152.1-2 Nhóm xi măng 152.1-2-01 Hoàng thạch PC-30 tấn 805000 TTư 1216 152.1-2-10 Bỉm sơn tấn 800000 TTư 1216 152.1-2-20 Hải phòng (trắng) tấn 1469000 TTư 1216 152.1-2-30 Trung quốc (trắng) tấn 1669000 TTư 1216 152.1-3 Nhóm đá 152.1-3-01 2*4 xanh m3 100000 Giá thị tr 152.1-3-02 2*4 m3 85000 Giá thị tr 152.1-3-03 1*2 m3 100000 Giá thị tr 152.1-3-04 0.5*1 m3 100000 Giá thị tr 152.1-3-05 Đá răm tiêu chuẩn m3 85000 Giá thị tr Nhóm cát 152.1-4 152.1-4-01 . . . <7 km m3 17350 TTư 1216 152.1-4-02 . . . <10km m3 18630 TTư 1216 152.1-4-03 . . . < 13 km m3 20690 TTư 1216 152.1-4-04 Cát đen đỏ nền>13 25000 TTư 1216 152.1-5 Nhóm gạch 152.1-5-01 gach đỏ 7*10*20 V 270 Giá thị tr 152.1-5-10 gạch lát vỉa hè V 800 Giá thị tr 152.1-6 Nhóm cấu kiện BT 152.1-6-01 Vỉa đường 20*20 m2 75000 Giá thị tr 152.1-6-10 nắp cống m2 30000 Giá thị tr 152.1-7 Vật liệu chính khác 152.1-7-01 Đất cấpphối <10km m3 20000 Giá thị tr 152.1-7-10 Gỗ ván m3 2500000 Giá thị tr Kiến nghị thứ ba: Thông thường thì các công ty mở thẻ kho cho cả năm để theo dõi tình hình từng loại NVL, CCDC. Việc mở thẻ kho của công ty cũng dựa trên nguyên tắc đó. Tuy nhiên việc chỉ cộngvào cuối trang để chuyếnang tờ khác chưa phản náh kịp thời số còn tồn kho tại một thời điểm. Vì vậy Công ty nên áp dụng phương pháp cộng luỹ kế ở cột tồn kho thì sẽ luôn luôn phản ánh được số lượng tồn kho. Khi theo dõi được lượng hàng tồn thì sx thuận tiện cho việc cung cấp cũng như mua vật tư về kho, đảm bảo đầy đủ kịp thời vật tư cung cấp cho sản xuất. Thẻ kho được mở như sau Đơn vị: CTy công trình Thẻ kho Mẫu số: 06 - VT Giao thông 1 HN Kho sài đồng Gia Lâm QĐ1141- TC/QĐ/CĐ Số thẻ: 1 Số tờ 9 ngày 1/1/1995 của BTC Ngày lập: 1/8/2002 Tên vật tư: Nhựa đường Singapo Danh điểm vật tư Mã số: 152.1-1. ĐVT: Kg Ngày Tháng Số hiệu chứng từ Trich yếu số lượng ghi chú nhập Xuất nhập xuất tồn kiểm kê 1/8/2002 27500 2/10 05 ô.Bảo mua N kho 1000000 127500 8/10 110 Đội XD số 5(TXS) 3210 124290 14/10 115 Đội XD số 4 6420 117870 16/10 118 Đội duy tu ĐAnh 6420 111450 18/10 125 Đội duy GLâm 11770 99680 22/10 130 Đội duy Sóc sơn 11770 87910 kết luận: Kế toán NVL, CCDC chiếm một vị trí quan trọng trong công tác kế toán. Việc hạch toán chính xác, mà còn là điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý TSCĐ của công ty được chặt chẽ. Làm tốt công tác kế toán NVL, CCDC sẽ tạo điều kiện tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nhận thức được vị trí công tác kế toán NVL, CCDC, Công ty công trình giao thông 1 HN đã tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL, CCDC nói riêng được chặt chẽ và đi vào nề nếp. Một mặt đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán quy định của nhà nước, mặt khác còn hạch toán đầy đủ các khoản chi phí, thu nhập giúp lãnh đạo công ty ra những quyết định chính xác, kịp thời, để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt được hiệu quả cao góp phần mở rộng quy mô công ty, tạo uy tín cho nhà nước và uy tín trên thương trường, đồng thời tạo điều kiền cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên được tốt hơn . Trong đề tài này em đã tìm hiểu và toát lên những ưu điểm, những cố gắng và một số tồn tại cần hoàn thiện trong công tác kế toán này thực sự trở thành công cụ quản lý trong công tác quản lý công ty . Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ của ban lãnh đạo cùng quan tâm, giúp đỡ tân tình của các cô, các chị trong phòng kế toán, cùng sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo - Thạc sĩ: Ngô Xuân Ty. đã tọa mọi điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Vì thời gian thực tập và hiểu biết còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những khiếm khuyết,chưa đầy đủ, mong các thầy cô giáo, các cô các chị trong phòng kế toán góp ý kiến cho em để đề này được hoàn thiện hơn. Mục lục Lời nói đầu 1 Phần thứ nhất: Những vấn đề chung về kế toán NVL 3 I- Khái niệm, đặc điểm vai trò 3 1- Khái niệm 3 2- Phân loại 4 II- Đánh giá vật liệu CCDC theo giá thực tế 6 1- Giá thực tế vật liệu 6 2- Giá thực tế vật liệu xuất kho 7 III- Đánh giá vật liệu CCDC theo giá hạch toán 8 1- Nhiệm vụ 9 2- Thủ tục quản lý nhập kho 9 3- Thủ tục nhập xuất kho NVL 10 4- Các phương pháp kế toán chi tiết 17 5- Kế toán tổng hợp 21 Phần thứ hai: Tình hình thực tế công tác kế toán 26 I- Đặc điểm tình hình chung 26 1- Vài nét về sự hình thành 27 2- Hệ thống sổ kế toán NVL 28 3- Đặc điểm tổ chức sản xuất 29 II- Thực trạng công tác kế toán 38 1- Đặc điểm vật liệu công cụ dụng cụ 38 2- Đánh giá vật liệu 40 3- Kế toán chi tiết NVL 42 4- Kế toán tổng hợp NV 48 Phần thứ ba: Một số ý kiến nhận xét 63 I- Những nhận xét chung 63 II- Một số kiến nghị và giải pháp 64 Kết luận 70 Biểu số 2: Định mức số 56 Định mức vật tư 114 - 400 Làm mặt đường đá răm thấm nhập Đơn vị tính: 100 m2 Thành phần hao phí ĐVT Thấm nhập nhẹ Nửa thấm nhập Thấm nhập sâu Chiều dày mặt đường đã nèn ép 4cm 5cm 6cm 7cm 8cm 9cm 10cm 12cm 14cm 15cm Đá răm tiêu chuẩn m3 7.92 9.24 10.56 10.56 13.19 15.83 18.47 19.79 Đá 2 * 4 m3 5.27 6.59 0.28 0.36 0.43 0.5 0.53 Đá 1 * 2 m3 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.29 2.37 2.44 2.52 2.55 Đá 0.5 * 1 m3 2.2 2.2 2.2 2.2 2.2 2.2 2.2 2.2 2.2 2.2 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Biểu số 2: bảng đinh mức vật tư Mã hiệu Công tác xây lắp Thành phần hao phí ĐVT Chiều dày mặt đường đã nèn ép 15 114.41 Nhựa bitum Kg 588.5 588.5 588.5 Củi Kg 460 460 460 Nhân công Công 14.6 15.96 16.82 Máy lu 8.5 tấn Ca 1.3 1.9 2.1 114.42 Tiêu chuẩn nhựa 5.5 kg/m3 Nhựa bitum Kg 642 642 642 942 Củi Kg 510 510 510 510 Nhân công Công 12.68 14.2 15.96 16.28 Máy lu 8.5 tấn Ca 1.13 1.3 1.9 2.1 114.3 Tiêu chuẩn nhựa 7.0 kg/m3 Nhựa bitum Kg 749 749 Củi Kg 590 590 Nhân công Công 12.68 14.68 Máy lu 8.5 tấn Ca 1.13 1.3 114.44 Tiêu chuẩn nhựa 8.0 kg/m3 Nhựa bitum Kg 858 Củi Kg 640 Nhân công Công 14.6 Máy lu 8.5 tấn Ca 1.3 114.45 Tiêu chuẩn nhựa 8.5 kg/m3 Nhựa bitum Kg 963 Củi Kg 640 Nhân công Công 14.6 Máy lu 8.5 tấn Ca 1.3 Biểu số 13: nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK - 111- Tiền mặt Tháng 9 ĐVT: 1000đ Chứng từ Diễn giảI Ghi có TK - 111, ghi nợ các TK Cộng có TK - 111 TK 152.4 TK 153 TK 331 TK 133 SH NT PC - 321 9/9 Mua quạt điện 360 36 396 PC - 330 12/9 Mua Quần áo BHLĐ 4472728 447,273 4920 PC - 335 14/9 Mua mũ + nón 345450 34,550 380 PC - 338 15/9 Mua phụ tùng ôtô 780 78 858 PC - 340 20/9 Thanh toán tiền mua đá răm 64.159,7 64.15,7 PC - 348 25/9 Thanh toán tiền mua dầu phụ 1342,55 1.342,55 PC - 351 282/9 Thanh toán tiền mua ván gỗ 1650 1.650 Cộng 780 5178178 67.12,25 595,823 73.706,25 Bảng số 16: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC tháng 9/ 2002 Đvt: vnđ Ghi có các TK Ghi nợ các TK Tài Khoản 152: Nguyên vật liệu TK 153: CCDC 152.1 152.2 152.3 152.4 HT TT HT TT HT TT HT TT HT TT TK:621 Đội duy tu Gia lâm 67.556,7 4.600 Đội duy tu Đông anh 61.779,7 4.600 Đội duy tu Sóc sơn 32.500,2 2.550 Đội XD số 4 Đường láng trung 28.796,2 2.300 Đường an dương 48.300 Đội XD số5 Đường TXS 18.638,1 2.300 Đường vào kiêu kị 67.510 TK 627 Đội duy tu Gia lâm 105 925 2372728 Đội duy tu Đông anh 275,5 462,5 1109,09 Đội duy tu Sóc sơn 350 925 1336,36 Đội XD số 4 Đường láng trung 175 462,5 Đường an dương 1.705,5 Đội XD số5 Đường TXS 555 Đường vào kiêu kị 1.110 TK 642 Quạt cho 360 Cộng 325.090,9 1.220,5 22.495,1 780 5.178,178 Biểu số 15: Bảng kê số 3 tháng 9/2002 ĐVT 1000đ Nội dung Tài Khoản 152: Nguyên vật liệu TK 153: CCDC 152.1 152.2 152.3 152.4 HT TT HT TT HT TT HT TT HT TT I. Số dư đầu tháng 83.775 II. Số phát sinh trong tháng - từ NKCT số 1 780 5.178.178 - từ NKCT số 5 505.925 1220,5 22.495,1 III. Cộng số dư đầu tháng và PS trong tháng 1 + 2 589.700 1220,5 22.495,1 780 5.178.178 IV. Xuất dùng trong tháng 325.090,9 1220,5 22.495,1 780 5.178.178 V. Tồn cuối tháng (V=III - IV) 264.609,1 Biểu số 14: sổ chi tiết đội gia lâm tháng 10/ 2002 ĐVT: 1000đ CT TK liên quan Nội dung Ghi nợ các khoản Ghi có các TK TK 621 TK 627 TK 152 TK153 152.1 152.2 152.3 152.4 SH NT 100 3/8 Đá 2*4 Ctrình Dtu đường GLâm 576 576 104 6/8 Đá 1*2, 0.5*2 duy tu đường GL 9140 9140 106 6/8 Dầu Diezel + dầu phụ CT duy tu đường Gia Lâm 1030 105 925 112 12/10 Quần áo BHLĐ + giầy Ctrình duy tu đường Gia Lâm 2372728 2372728 117 15/10 Củi . . . . . . 4600 4.600 120 17/10 Đá dăm . . . . . . 22.423 22423 125 18/10 Nhựa đường . . . . 35427,7 35427,7 Cộng 72166,7 3402,728 67566,7 105 5525 2372728 Biểu số 12: Nhật ký chứng từ số 5 Ghi có TK 331 - Phải thanh toán với người bán tháng 8/2002 ĐVT: 1000đ T T Tên đơn vị bán Vật tư Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, nợ các TK Theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331) Sốdưcuốitháng TK 152.1 TK 152.2 TK 152.3 TK 133 Cộng cóTK 331 Nợ Có Nợ Có CTy thiết bị VT- BGT 100000 300000 30000 330000 330000 330000 XN XD đường bộ Phúc Thịnh 90.115 9011,5 99126,5 64159,7 64159,7 XN Xi măng Hoàng Thạch 114310 11.431 11431 70000 70000 XN xăng dầu Petrolimex 959,86 12205 6145,1 736,56 736,56 1342,55 1342,55 Cửa hàng Vật liệu XD 1500 16350 1785 1785 1650 17985 19635 Cộng 959,86 100000 505925 12205 22495,1 52964,06 52964,06 582604,66 41713725 41713725 Số dư có=9040,14 Số dư có = 106507,55 Biểu số 9: Sổ chi tiết vật liệu chính Ký hiệu: 152.1 Mẫu số 17 - Vật tư Tên vật tư: Nhựa đường Singapo QĐ liên bộ TCTK - TG Đơn vị tính: Kg Số 583 _ LB Kho Sài Đồng - Gia Lâm ĐVT: 1000đ NT SHCT Trích yếu Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ ghi chú X N SL đg TT SL đg TT SL TT tháng 7 chuyển sang 27500 83775 2/8 05 ô. Bảo nhập kho 100000 3 300000 8/8 110 Xuất cho đội 5(Đ. TXS) 3210 3,01 9662,1 14/8 115 Xuất cho đội 4(Đ - láng) 6420 3,01 19342,2 16/8 118 Xuất cho đội Đông anh 6420 3,01 19342,2 18/8 125 Xuất cho đội Gia Lâm 11770 3,01 35427,7 22/8 130 Xuất cho đội Sóc Sơn 11770 3,01 35427,7 Cộng 100000 300000 39590 119156,9 87910 264609,1 TK 111, 112, 311 TK 141 Tổng tiền thanh toán (**) Tổng tiền thanh toán(*) trị giá NVL mua Trả tiền cho người bán TK 331 tạm ứng cho người bán TK 331 Thuế VAT đầu vào (*)Mua trả sau Giá trị VL mua vào (**) (*)Hàng đi trên đường TK 133 VAT đầu vào (**) (**) (*) mua bằng tiền tạm ứng (Hàng đang đi trên đường) thuế VAT đầu vào TK133 TK333 Thếu NK (nếu có) * VAT NK ** Thuế hàng NK TK411 Cấp phát biếu tặng góp cổ phần bằng VT phát hiện thừa khi kiểm tra trị giá vt tăng TK338.8 TK152, 152 Ghi chú: (*) trường hợp mua NVL, CCDC dùng vào hoạt đọng SX sản phẩm, hàng hoá chụi thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. (**)trường hợp mua NVL, CCDC dùng vào hoạt đọng SX sản phẩm, hàng hoá chụi thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạtđộng sự nghiệp chương trình dự án, hoạt động văn hoá phúc lợi TK 621 Xuất dùng trực tiếp sp TK627,66412,641,214 phục vụ QL, XDCB 632, 157 Xuất bán Sơ đồ số 4: Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ số 5:Kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kiểm tra định kỳ. TK388.3 Thừa khi kiểm kê Chênh lệc tăng Nhận góp vốn LD, cổ phấn, tặng biếu ** tổng số tiền VT mua chịu TK 412 TK 411 ** tổng số tiền chưa trả TK 331, 311 * tổng số tiền TK 111, 112 ** mua VT trả = TM, TGNH kết chuyển NVL, CCDC tồn kho kỳ đầu TK 152, 153, 151 TK 611 Cuối kỳ k/c NVL, CCDC tồn kho chênh lệch giảm do đánh giá lại Thiếu khi kiểm kê NVL, CCDC bán ra (cuối kỳ) giảm giá mua hàng giá thực té vật tư xuất dùng trong tháng TK 412 TK 138(138.8) TK 632 TK 111,112, 331 TK627,641,642,621 Ghi chú: * Trường hợp mua NVL, CCDC dùng cho hoạt động sản xuất, sản phẩm,hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. ** Trường hợp mua NVL, CCDC dùng cho hoạt động sản xuất, sản phẩm,hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương trình dự án, hoạt động văn hóa, phúc lợi thuế VAT TK113 TK 333 * **