Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nam Việt

ó những đổi mới mạnh mẽ va toàn diện tạo nên những bước nhảy vọt. Sau 3 năm đổi mới sản lượng của công ty đã tăng cao hơn, công ty đã lập được một hệ thống quản lý thi công thiết bị tài chính rất hiệu quả, đóng góp tích cực trong việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo nền tản vững chắ cho công ty có được năng lực thiết bị, kinh nghiệm, nền tài chính ổn định và lành mạnh. 2.1.2. Bộ máy tổ chức quản lý và đặc điểm tình hình kinh doanh của công ty 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức và phân cấp quản lý trong công ty cổ phần Nam Việt Cũng như rất nhiều công ty xây dựng khác, bộ máy tổ chức sản xuất của công ty cổ phần Nam Việt chịu ảnh hưởng rất lớn của đạc điểm ngành xây dựng cơ bản. Mô hình tổ chức bộ máy sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng như: từ công ty đến xí nghiệp đội sản xuất, tổ chức sản xuất đến người lao động theo tuyến kết hợp với các phòng ban chức năng Ta có sơ đồ bộ máy của công ty như sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức điều hành trong công ty cổ phần NamViệt Hội đồng quản trị ban kiểm soát ban giám đốc phòng kế hoạch kỹ thuật phòng tổ chức hành chính phòng tài vụ phòng phát triển đầu tư các đội xây dựng công trình kiến trúc các đội xây dựng công trình giao thông các đội xây dựng công trình thuỷ lợi ban phát triển đầu tư dự án Đội thiết bị cơ giới Trung tâm kinh doanh DV- thương mại * Chức năng nhiệm vụ các phòng ban Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát hoạt động cảu công ty thông qua giám đốc, đảm bảo công ty hoạt động theo mục tiêu mà các cổ đông thống nhất. Ban kiểm soát hỗ trợ cho hội đồng quản trị trong công tác quản lý, đồng thời giám sát công việc của hội đồng quản trị Giám đốc là người chịu trách nhiệm với UBND tỉnh và công ty cổ phần Nam Việt, là người điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh đồng thời chỉ đạo trực tiếp công tác kế toán kinh doanh - Phòng kế hoạch có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, khai thác các hợp đồng nhận thầu, lập các hợp đồng kinh tế, lập và kiểm tra kế hoạch sản xuất của toàn công ty, lập kế hoạch thực hiện các hợp đồng nhận thầu, tổ chức điều độ sản xuất, tổ chức thanh toán công trình Phòng kỹ thuật có nhiệ vụ vẽ thiết kế và giám sát thi công đối với các đội sản xuất trên các mặt. Tiến độ thi công, định mức tiêu hao vật liệu, nghiệm thu công trình…Bên cạnh đó phòng kỹ thuật vật tư cùng phối hợp với các phòng ban khác lập dự toán công trình giúp công ty tham gia đấu thầu và giám sát thi công sau này Phòng tổ chức hành chính giải quyết mọi công việc có liên quan đến tiền lương và các công tác văn phòng trong công ty như : tổ chức sản xuất quản lý, hồ sơ cán bộ, chính sách lao động, tiền lương… Phòng tài vụ quản lý khâu tài chính, thực hiện tốt công tác kế toán tài chính, có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc trong quản lý tài sản, nguồn vốn của công ty Phòng phát triển đầu tư triển khai nhiệm vụ đầu tư xây dựng các dự án thuộc dự án đầu tư cùng với các ban giám đốc và các phòng ban chức năng điều hành thi công ở công ty một cách thống nhất với các đơn vị trực thuộc, các đội xây dựng trên cơ sở các hợp đồng xây dựng Các đội thi công xây dựng là đơn vị sản xuất trực thuộc công ty, theo chế độ hoạch toán nội bộ, thực hiện chế độ khoán của công ty * Trình độ cán bộ công nhân viên Hiện nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty có tất cả 73 người với trình độ chuyên môn nghiệp vụ như sau: - Trình độ đại học: 34 - Trình độ cao đẳng: 15 - Trình độ trung cấp: 24 2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ * Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần Nam Việt hoạt động vơíi một số ngành nghề chủ yếu là xây dựng mới đường bộ, cầu bê tông cốt thép, rải thảm, kiến trúc xây dựng và dân dụng, xây dựng đường điện hạ thế, đê kè biển. Với đặc điểm riêng của sản phẩm xây dựng, nó tác đọng trực tiếp lên công tác tổ chức quản lý. Quy mô công trình giao thông thường là rất lớn, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủnh loại yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi phải có nguồn vốn đầu tư lớn. Mặt khác nguồn vốn kinh doanh của công ty chủ yếu là vay vốn như vay của ngân hàng nnông nghiệp và phát triển nông thôn, vay của cán bộ công nhân viên, vay của các tổ chức tín dụng khác…nhằm đáp ứng tiến độ của các công trình. Chẳng hạn, yêu cầu đến cuối năm có công trình mà vì ách vốn không hoàn thành được công trình, sẽ gây thiệt hại cho công ty, đặc biệt là sự suy giảm uy tín đối với khách hàng, khó khăn trong việc đấu thầu các công trình khác. Đối vói vốn lưu động thường xuyên, thì phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty để xác ssịnh. Việc đấu thầu cần đề ra nhu cầu vốn lưu động, sau đó công ty sẽ làm tờ trình với ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn Thanh Hoá để vay vốn. Như vậy, để sử dụng đảm bảo có hiệu quả nguồn vốn này một yêu cầu bắt buộc đối với công ty xây dựng là phải dựng được giá dự toán cho từng công trình, trong quá trình sản xuất thi công giá dự toán trở thành thước đo và được so sánh với các khoản chi phí phát sinh. Khi công trình hoàn thành, giá dự toán là cơ sở để nghiệm thu, kiểm tra chất lượng công trình, xác định kết quả kinh doanh và thanh lý hợp đồng ký kết. Ta có một số chỉ tiêu về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2006 đến năm 2008 như sau: báo cáo kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2006 đến năm 2008 Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu thuần 22.880 42.700 53.576 2. Giá vốn hàng bán 19.380 37.400 48.334 3. Lợi nhuận gộp 3.500 5.300 5.242 4. Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.188 2.990 2.763 5. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1.312 2.310 2.479 6. Lợi nhuận từ hoạt động tài chính -2.252 -1.566 -1.549 7. Lợi nhuận bất thường 743 -202 -181 8. Lợi nhuận trước thuế -197 542 749 9. Thuế phải nộp (345) 54 - 10. Lợi nhuận sau thuế 148 488 749 * Đặc điểm quy trình công nghệ Là một công ty xây dựng nên hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty là thi công xây dựng mới: cầu đường giao thông, xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, văn hoá…với quy mô nhỏ và vừa trong phạm vi cả nước. Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản nên việc tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy có những điểm riêng. Thông thường quy trình sản xuất tiến hành như sau: Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tóm tắt quy trình sản xuất Lập dự toán, chuẩn bị kế hoạch nhân sự, vật liệu, tập kết vật liệu và thiết bị thi công Thi công công trình, nghiệm thu theo giai đoạn (nếu có) Hoàn thiện bàn giao công trình cho chủ đầu tư đưa vào sử dụng Bước 1: Chuẩn bị sản xuất bao gồm: Lập dự toán công trình, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, chuẩn bị vốn và các điều kiện khác để thi công công trình và các trang thiết bị chuyên dụng để phục vụ cho việc thi công công trình Bước 2: Khởi công xây dựng, quá trình thi công được tiến hành theo công đoạn, điểm dừng kỹ thuật, mỗi lần kết thúc công đoạn lại tiến hành nghiệm thu Bước 3: Hoàn thiện công trình, bàn giao công trình cho chủ đầu tư đưa vào sử dụng 2.1.3. Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Nam Việt 2.1.3.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung – nửa phân tán. ở công ty có phòng kế toán đối với các đơn vị xí nghiệp, đội trực thuộc, kế toán tiến hành ghi chép các chứng từ ban đầu, lập ssổ sách kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đứn sự hướng dẫn của kế toán trưởng công ty, định kỳ gửi lên phòng kế toán công ty, phòng kế toán công ty thực hiện tổng hợp các số liệu cho các đơn vị báo cáo tiến hành tính giá thnàh các loại sản phẩm và xác định lỗ lãi toàn công ty. 2.1.3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán * Chức năng của bộ máy kế toán Phòng ké toán có chức năng thông tin và kiểm tra giám đốc, thu htập và xử lý tổng hợp một cách kịp thời, chính xác bằng hệ thông các phương pháp kế toán trên cơ sở cung cấp rõ thông tin cần thiết chính xác cho việc ra quyết định các phương pháp kinh doanh tối ưu của ban lãnh đạo công ty * Nhiệm vụ của bộ máy kế toán Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép phản ánh, cung cấp đầy đủ toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị nhằm giúp giám đốc công ty điều hành và quản lý hoạt động kinh tế tài chính có hiệu quả Từ những chức năng nhiêm vụ như trên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bộ máy kế toán trong công ty cổ phần Nam Việt Kế toán trưởng kế toán công nợ nhân hàng kế toán chi phí giá thành kế toán tài sản cố định, vật liệu, bhxh kế toán tổng hợp thủ quỹ kế toán các đơn vị trực thuộc - Kế toán trưởng : Là người trực tiếp chỉ đạo chung mọi mặt của phòng, hàng quý có trách nhiệm và nhiệm vụ lập báo cáo kế toán, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về các thông tin do kế toán cung cấp . - Một nhân viên kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu, chứng từ ở các xí nghiệp trực thuộc báo cáo lên công ty. - Một nhân viên kế toán thanh toán có nhiệm vụ thanh toán các khoản phải trả, phải nộp của công ty .Thực hiện thanh toán các khoản nội bộ giữa công tyvà các đơn vị trực thuộc - Một thủ quỹ có nhiệm vụ thu chi các khoản tiền của công ty. - Kế toán ở các đội, xí nghiệp có nhiêm vụ lập chứng từ ban đầu, định kỳ tập hợp các chứng từ gửi về công ty để văn phòng chi tiết giá thành xác định kết quả và định kỳ báo cáo về phòng kế toán công ty. 2.1.3.3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Công ty cổ phần Nam Việt áp dụng các chế độ về tài khoản và hệ thống sổ sách theo quy định Nhà nước ban hành. - Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. - Niên độ kế toán (kỳ kế toán năm): bắt đầu từ 01/01 va kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép là Đồng Việt Nam: (VNĐ). - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp nhập trước xuất trước. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc điểm quản lý, hiện nay công ty cổ phần Nam Việt đang áp dụng hình thức sổ kế toán “ Chứng từ ghi sổ”. Với hình thức chứng từ ghi sổ, hệ thống sổ sách mà công ty áp dụng chủ yếu là các tài khoản, sổ đăng ký chứng từ, sổ cái, sổ kế toán chi tiết. Hình thức sổ này đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, dễ hiểu thận lợi cho việc phân công kế toán và áp dụng kế toán máy. Do tình hình hoạt động của công ty có nhiều đội xí nghiệp trực thuộc vì vậy công ty tổng hợp toàn bộ số liệu của tất cả các đơn vị trực thuộc công ty về phòng kế toán để báo cáo thanh toán từ đó phòng kế toán tổng hợp toàn bộ số liệu chung của công ty để tiến hành lập báo cáo tài chính Ta có sơ đồ quy trình hoạch toán của công ty: Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hình thức kế toán áp dụng Sổ quỹ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ kế toán chi tiết Sổ cái TK 152 Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ trong công ty cổ phần Nam Việt : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Ghi chú Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán và phải được lập trên cơ sở chứng từ gốc ngay khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do vậy chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong phải được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để đánh số liệu ngày tháng trên chứng từ ghi sổ và có chứng từ gốc kèm theo để trưởng phòng kế toán duyệt trước khi ghi sổ. Công ty cổ phần Nam Việt sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhìn chung là đã phù hợp với chế độ kế toán. Tuy nhiên, các số liệu cập nhật còn nhiều bất cập và phản ánh chưa kịp thời vì mô hình hoạt động của công ty rộng khắp mà hình thức này chưa kịp thời phản ánh được số liệu. Do vậy công ty cần phải kết hợp áp dụng với các hình thức sổ kế toán khác một cách linh động và phù hợp. 2.2. Thực trạng công tác kế toán tại công ty cổ phần Nam Việt 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động xây lắp tai công ty là theo các hợp đồng xây lắp đã ký kết giữa các bên. Hoạt động xây lắp tại công ty là đa dạng và phong phú về hạng muc công trình và quy cách công trình. Hiện nay, các loại vật liệu sử dụng để xây lắp đều có sẵn trên thịi trường, giá cả ít biến động. Nó là các sản phẩm hàng hoá hoàn chỉnh của các công ty chuyên sản xuất thiết bị điện, công ty chỉ thực hiện việc xây lắp. Do đó công ty có thuận tiện là không phải dự trữ quá nhiều các loại vật liệu hàng hoá ở kho. Công ty nhập vật tư từ nhiều nguồn khác nhau, có loại vật tư nhập trong nước có loại phải nhập từ nước ngoài. Ngoài ra còn có vật liệu hoặc phế liệu thừa kỳ trước thu nhặt được nhập kho. Cũng như các công ty hoạt động xây lắp khác, công ty cổ phần Nam Vịêt có dặc thù là thực hiện việc đấu thầu và ký kết các hợp đồng xây lắp với các đối tác, sau đó căn cứ vào bảng dự toán vật tư đã được ban giám đốc phê duyệt, phòng kế hoạch vật tư thực hiện việc nhập các vật liệu cần thiết nhằm bổ sung số còn thiếu. Làm như thế vừa đảm bảo việc cung cấp vật liệu cho hoạt động xây lắp được đầy đủ và kịp thời, mà tránh được tình trạng mua quá nhiều làm ứ đọng vốn và ảnh hưởng tới chất lượng của vật liệu, đồng thời cũng tránh được tình trạng thiếu hụt vật liệu gây gián đoạn cho xây lắp Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cuả công ty chủ yếu từ các đơn vị đã có quan hệ mua bán lâu dài. Thông thường với nhưng lô hàng lớn thì công ty phải ký kết các hợp đồng kinh tế mua vật liệu với các công ty chuyên sản xuất thiết bị trong nước hoặc các công thượng mại chuyên nhập vật tư của nước ngoài. Còn đối với các vật liệu phụ có giá trị thấp thì công ty mua trên thị trường tự do, sau đó xuất trực tiếp cho công trình. Đặc thù của vật liệu mà công ty sử dụng là có giá trị lớn nên đòi hỏi công ty phải có kho hàng đầy đủ tiêu chuẩn qui định, vận chuyễn đúng quy cách, kỹ thuật để tránh tình trạng hư hỏng, tài sản của doanh nghiệp 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nam Việt Trong doanh nghiệp nguyên vật liệu gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng, phẩm chất. Mặt khác, nguyên vật liệu thường xuyên biến động, do đó để hạch toán và quản lý cần thiết phải quản lý nguyên vật liệu. Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào công dụng, tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu mà có biện pháp quản lý phù hợp. Căn cú vào yêu cầu quản lý, căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của từng thứ vật liệu trong hoạt động xây lắp, vật liệu được chia thành các loại sau: Vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên công trình xây lắp. Bao gồm các loại: xi măng,gạch, đá, sắt thép….Số lượng vật liệu này nhiều cả về mặt số lượng và cả về mặt chủng loại, quy cách. Vật liệu phụ: Gồm những nguyên vật liệu không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm mà chỉ làm thay đổi hình dáng bề ngoài sản phẩm. thuộc loại này gồm có: sơn, ve, bột bả, sơn chống thấm… Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế, sửa chữa thiết bị, phương tiện phục vụ cho hoạt động xây lắp của công ty, thực hiện việc bảo hành, sữa chữa các vật liệu hàng hoá khi bị hư hỏng. Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình xây lắp công trình 2.2.3.Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thức đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo yêu cầu chân thực, chính xác, thống nhất. Việc đánh giá nguyên vật liệu là khâu quan trọng trong công tác tổ chức công tác kế toán. ở công ty cổ phần Nam Việt các nghiệp vụ xuất nhập nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, mỗi lần nhập giá cả có sự thay đổi. Việc xác định ra chính xác nguyên vật liệu xuất dùng hết sức cần thiết. Trên thực tế tại công áp dụng phương pháp xác định giá xuất kho là phương pháp nhập trước xuất trước. * Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: Do vật liệu của công ty chủ yếu là do mua ngoài nhập kho, công ty không đủ đội xe vận tải riêng nên khi công ty mua vật liệu với khối lượng lớn thì công việc vận chuyển thường do bên bán đảm nhiệm và chi phí vận chuyển này được cộng luôn vào giá mua. Còn khi công ty mua với khối lượng nhỏ thì bộ phận cung ứng vật tư của công ty cử người đi mua, chi phí vận chuyễn được tính riêng. Như vậy trị giá thực tế của nguyên vật liệu do mua ngoài chỉ bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn( giá chưa có thuế GTGT ). * Giá thực tế vật liệu xuất kho: Tại công ty, kế toán tính giá thực tế của vật liệu xuất kho theo giá nhập trước xuất trước. Trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và số lượng của từng lần nhập kho. Sau đó căn cứ vào số lương xuất ta xác định được đơn giá xuất, tuân thủ theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. 2.3. Tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty Mỗi quyết định của nhà quản trị đưa ra như: Có nên mua thêm nguyên vật liệu hay không, mua với số lượng bao nhiêu, với giá cả như thế nào, nên mua chịu hau thanh toán ngay điều đó không phải dễ dang có được. Nó là sự trăn trở suy ngĩ và phân tích các yếu tố, các điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Quyết định của nhà quản trị là đúng hay sai sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình sản xuất kinh doanh, đến sự sống còn của doanh nghiệp. Có thể nói , việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu là một công việc không thể thiếu được đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào và nó đòi hỏi phải tiến hành thường xuyên, có khoa học. Để hiểu sâu hơn về công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty chúng ta bắt đầu tìm hiểu từ khâu thu mua nguyên vật liệu cho đến công việc tiếp theo như tiếp nhận, bảo quản, sử dụng, dự trữ và phân tích thông tin liên quan đến nguyên vật liệu tại công ty. 2.3.1. Công tác thu mua nguyên vật liệu Đây là khâu cực kỳ quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu. Để thu mua nguyên vật liệu doanh nghiệp phải thiếp cận thị trường để sao tìm được nguồn nhập nguyên vật liệu vừa ổn đinh vừa có giá cả hợp lý. Công ty đã tân dụng tối đa nguồn nguyên vật liệu trong nước. Công ty mua nguyên vật liệu của các doanh nghiệp đã có thương hiệu, chính vì vậy đã tao được sự chủ động trong công tác thu mua nguyên vật liệu khi có nhu cầu. 2.3.2. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu: Để thực hiện tốt công tác tiếp nhận nguyên vật liệu, yêu cầu đặt ra là phải tiếp nhận chính xác cả về số lượng và chất lượng, xác định rõ trách nhiệm trong trường hợp có hao hụt mất mát. Phải chuẩn bị sẵn sàng các điều kiện tiếp nhận, đảm bảo tiếp nhận nhanh chóng, đồng thời tiến hành phân loại và sắp xếp nguyên vật liệu vào một cách hợp lý đúng quy định. Khi mua nguyên vật liệu về tới kho công ty, phòng kế hoạch công ty sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho đồng thời thủ kho củng kiểm tra, nếu đảm bảo đúng yêu cầu mới nhập kho. Khi nhập kho, tại kho có đầy đủ các phương tiện và đội ngũ tiếp liệu nhanh chóng, có trách nhiệm. Khi kiểm tra phải dùng phương thức thích hợp: cân đo, đong, đếm….và việc kiểm tra không chỉ chú trọng mặt chất lượng mà còn đảm bảo cả về chất lượng. Công tác kiểm kê được tiến hành trước khi lập báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm. Mọi kết quả kiểm kê đều được phản ánh vào biên bản kiểm kê do kế toán vật liệu lập để kịp thời vào sổ sách trước khi lập báo cáo. Biên bản này được lập cho từng kho, theo từng đơn vị sử dụng hoặc có trường hợp lập chung cho từng nhóm vật tư có tính chất tương đồng giống nhau. Khi kiểm kê phát hiện thừa, căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu thừa. Có TK 338(3381): Tài sản thừa chờ giải quyết. + Khi xử lý nếu không xác định được nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 338(3381): Tài sản thừa chờ xử lý. Có TK 711: Thu nhập khác. Khi kiểm kê phát hiên thiếu hụt nguyên vật liệu, căn cứ vào biên bản kế toán ghi : Nợ TK 138(1381): Tài sản thiếu chờ sử lý. Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu thiếu hụt. + Khi xử lý: Nếu xác định là do công nhân viên làm mất mát, khi đó kế toán ghi: Nợ TK 111, 334: Có TK 138(1381): + Nếu không xác định được nguyên nhân thiếu hụt thì kế toán ghi: Nợ TK 811: Có TK 138(1381): Tuỳ tường loại nguyên vật liệu mà sẽ phân loại sắp xếp vào các kho cho phù hợp để thuận tiện cho việc nhập, xuất kiểm tra nguyên vật liệu. 2.3.3. Công tác bảo quản nguyên vật liệu Để bảo quản tốt về nguyên vật liệu thì không chỉ bảo quản về số lợng mà còn phải cả về mặt chất lợng nguyên vật liệu, nắm vững tình hình nguyên vật liệu tồn kho, sắp xếp để thuận tiện trong công tác xuất nhập, kiểm kê. Để đảo bảo các yêu cầu trên cần có sự kết hợp thống nhất giữa các phơng tiện và nghiệp vụ kỹ thuật bảo quản. Về phơng tiện bảo quản phải đảm bảo đầy đủ đồng bộ gồm các phơng tiện trực tiếp bảo quản, phợng tiện đo lờng vận chuyễn…. Về nghiệp vụ và kỹ thuật bảo quản phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy phạm kỹ thuật về bảo quản, phải nghiên cứu sắp xếp nguyên vật liệu một cách khoa học vừa tiết kiệm vừa thuận lợi cho sản xuất, phải có nội quy phòng kho để phòng tránh cháy nổ mất mát nguyên vật liệu. 2.3.4. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu: Yêu cầu của tổ chức cấp phát nguyên vật liệu là phải đảm bảo quản lý chặt chẽ việc cấp phát, đồng thời tạo điều kiên tối đa cho sản xuất, không gây phiền hà. Tại công ty việc cấp phát nguyên vật liệu đợc tiến hành theo yêu cầu xây lắp, căn cứ vào biên bản yêu cầu cấp phát vật t của phòng kỹ thuật gửi xuống phòng vật t. Phòng vật t của công ty sẽ cấp phát tới công trình, sau khi đợc phê duyệt của ban lãnh đạo. Thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho và giao hàng cho ngời có trách nhiệm đi nhận vật t. Nh vậy công tác cấp phát nguyên vật liệu tại công ty là khá chặt chẽ xong lại không gây phiền hà cho bộ phận sử dụng. 2.3.5. Công tác sử dụng nguyên vật liệu: Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu mà không ảnh hởng tới công trình là vấn đề đã và đang đợc ban lanh đạo của công ty quan tâm. Bởi lẽ sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu sẽ góp phần làm giảm chi phí xây lắp, từ đó làm giản giá thành của công trình đồng thời góp phần làm tăng lợi nhuận cho công ty. Để sử dụng tốt nguyên vật liệu công ty đã sử dụng một số các biện pháp nh nâng cao tay nghề và ý thức của cán bộ công nhân viên về sử dụng và tiết kiệm nguyên vật liệu. Tổ chức chức tốt việc chuyên chở, bảo quản, tránh h hỏng, hao hụt mất mát, triệt để thu hồi và tận dụng phế phẩm, phế liệu. 2.3.6. Công tác dự trữ: Để đảm bảo cho hoạt động của công ty đợc tiến hành liên tục, đồng thời không để vốn lu động ứ đọng, doanh nghiệp đã xác định cho mình mức dự trữ nguyên vật liệu phù hợp trong sản xuất kinh doanh. Nếu nh công ty dự trữ qua nhiều sẽ làm ứ đọng vốn, đồng thời phải bỏ ra khoản chi phí bảo quản không cần thiết. Xong dự trữ nguyên vật liệu qua ít sẽ làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy doanh nghiệp phải lập định mức dự trữ tối đa và dự trữ tối thiểu. 2.4. Tổ chức hoạch toán nguyên vật liệu tại công ty 2.4.1. Tổ chức hạch toán ban đầu: Trong thực tế chức từ sử dụng trong công ty là: - Phiếu nhập kho vật t. ( mẫu số 01 - VT) - Phiếu xuất kho vật t. ( mẫu số 02 - VT) Việc nhập kho nguyên vật liệu ở công ty thực hiện chủ yếu trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật t thông qua việc thực hiện ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối lợng, chủng loại, chất lợng nguyên vật liệu mua về phải cằn cứ vào các dự toán về công trình xây lắp và giá cả thị trờng. 2.4.1.1. Thủ tục nhập kho Căn cứ vào tiến độ sản xuất và hạn mức vật tư phòng kế toán kỹ thuật phải lập kế hoạch và hợp đồng mua vật liệu. Khi vật liệu mua về phải qua kiểm tra chất lượng theo đúng quy cách, chất lượng mẫu mã quy định. Khi đạt yêu cầu mới chuyển lên phòng kế toán làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho được chia thành 3 liên : - Một liên lưu tại quyển gốc - Một liên giao thủ kho - Một liên giao cho người đi mua giữ cùng với hoá đơn mua hàng giao lại cho phòng kế toán để làm cơ sở thanh toán sau này. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nên yêu cầu khi mua hàng phải lấy hoá đơn GTGT của người bán hàng do Bộ tài chính phát hành. Để làm thủ tục nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, có đóng dấu của Bộ tài chính và dấu của đơn vị bán. Theo định kỳ( từ 5 đến 7 ngày) thủ kho đem phiếu nhập kho lên phòng kế toán để kế toán vật liệu hạch toán kip thời. Khi vật liệu đã về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo yêu cầu quản lý của từng thứ, từng loại vật liệu. Theo dõi công tác nhập xuất và kiểm tra số tồn kho. Ví dụ ngày 31/12 năm 2008 kế toán nhận được hoá đơn GTGT số 0039523 Mẫu số: 01 GTKT- 3LL CS/2007B 0039523 Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 2 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán: DNTN Vân Giang chi nhánh Trường Sơn Địa chỉ: 72 - Nguyễn Chí Thanh- Đông Thọ- Thanh Hoá Số TK: Mã số thuế: 2700271866001 Họ tên người mua: Nguyễn Mạnh Hùng Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Nam Việt Địa chỉ: 59B Thọ hạc- Đông Thọ- Tp.Thanh Hoá Số TK: 421.101.000.153 Hình thức thanh toán:…TM….MS: 2800769207 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép 6- 8 kg 858 6286 5.393.388 2 Thép 10- 22 kg 1.848,7 6.000 29.092.200 Cộng tiền hàng : 34.485.588 Thuế suất thuế GTGT 5 % Tiền thuế GTGT: 1.724.279 Cộng tiền hàng: 36.209.867 Bằng chữ: (Ba sáu triệu hai trăm linh chín nghìn tám trăm sáu bảy nghìn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Hoá đơn Mẫu số 01 GTKT- 3LL giá trị gia tăng KE/2007B Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 9 tháng 10 năm 2008 Đơn vị: Công ty cổ phần Hàm Rồng Thanh Hoá Địa chỉ: Phường Hàm Rồng – Tp Thanh Hoá Mã số thuế: 2800228455-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hương Trà Tên đơn vị: Công ty cổ phần Nam Việt Địa chỉ: 59B Thọ hạc- Đông Thọ- TP Thanh Hoá Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: 2800769207 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành tiền Xi măng Bỉm Sơn Tấn 20 700.000 14.000.000 Cộng tiền hàng: 14.000.000 Thuế suất thuế GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 1.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 15.400.000 Bằng chữ: (Mười lăm triệu bốn trăm nghìn đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán và hợp đồng mua hàng để kế toán tiến hành nhập kho vật liệu Đơn vị: Địa chỉ: Phiếu nhập kho Ngày 8 tháng 10 năm 2008 Mẫu số 01 GTKT – 3 LL QĐ 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/3/2006 của BTBTC Nợ TK 152 Có TK 111 Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Mạnh Hùng Theo Hợp đồng số:…….ngày………tháng 10 năm 2008 Nhập tại kho: Cty CP Nam Việt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Thép 6- 8 858 6286 5.393.388 2 Thép 10- 22 1.848,7 6.000 29.092.200 Tổng cộng 34.485.588 Bằng chữ: (Ba mươi tư triệu bốn trăm tám lăm nghìn năm trăm tám tám) Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: Địa chỉ: Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 10 năm 2008 Mẫu số 01 GTKT – 3 LL QĐ 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/3/2006 của BTBTC Nợ TK 152 Có TK 111 Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Hương Trà Theo Hợp đồng số:…….ngày………tháng 10 năm 2008 Nhập tại kho: CTrình ĐBGa STT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 20 700.000 14.000.000 Tổng cộng 14.000.000 Bằng chữ: (Mười bốn triệu đồng chẵn) Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.1.2. Thủ tục xuất kho Vật liệu ở công ty được xuất dùng cho xây lắp là chủ yếu, bên canh đó vật liệu còn được xuất bán cho bên ngoài và tiêu dùng nội bộ. Khi các tổ đội xây lắp có nhiêu cầu sử dụng các loại vật liệu thì phải viết giấy yêu cầu. Căn cứ vào yêu cầu và được ban lãnh đạo duyệt, kế toán lập phiếu xuất kho thành 3 liên: phòng kế toán lưu lại một liên, 1 liên thủ kho, 1 liên giao cho phân xưởng sử dụng vật liệu. Nếu là vật liệu xuất bán phải lập hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành. Vật liệu sau khi được xuất thì cả người nhận và thủ kho phải ký số vật liệu xuất dùng Đơn vị: Phiếu xuất kho Ngày 13 tháng 10 năm 2008 Mẫu số 01 GTKT – 3 LL QĐ 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/3/2006 của BTBTC Họ và tên người nhận: Trần Trọng Ninh Nợ TK: Bộ phận: Có TK: Xuất tại kho: Công trình ĐBGa Địa điểm: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Xuất kho xi măng Bỉm Sơn Tấn 20 700.000 14.000.000 Cộng tổng 14.000.000 Bằng chữ: (Mười bốn triệu đồng chẵn) Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 10 năm 2008 Mẫu số 01 GTKT – 3 LL QĐ 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/3/2006 của BTBTC Họ và tên người nhận: Vũ đức Nguyên Nợ TK: Bộ phận: Có TK: Xuất tại kho: Công ty Địa điểm: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Thép 6- 8 kg 858 6286 5.393.388 2 Thép 10- 22 kg 1.848,7 6.000 29.092.200 Cộng tổng 34.485.588 Bằng chữ: (Ba mươi tư triệu bốn trăm tám lăm nghìn năm trăm tám tám) Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.2. Tổ chức hoạh toán nguyên vật liệu Kế toán chi tiết vật liệu ở công ty được kết hợp giữa kho và phòng kế toán theo phương pháp thẻ song song, cụ thể như sau: * ở kho: Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập – xuất – tồn vật liệu để tiến hành nhập – xuất kho vật liệu theo đúng chủng loại, số lượng ghi trong chứng từ. Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở kho được thực hiện trên thẻ kho (thẻ kho được mở theo dõi trên cả năm). Mỗi thứ vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho, để có thể quản lý vật liệu chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng theo từng loại vật liệu. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất do phòng kế toán lập, thủ kho tập hợp và ghi vào thẻ kho ở cột “nhập” – “xuất” theo đúng số lượng thực tế sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Sau khi đã phản ánh tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho vào thẻ kho. Định kỳ (5 – 7 ngày) thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã dược phân loại theo từng thứ, từng nhóm vật liệu lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần Nam Việt Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhập – Xuất – Tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày : Đối chiếu kiểm tra: Ghi cuối tháng: Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 10 tháng 10 năm 2008 và phiếu xuất kho ngày 13 tháng 10 năm 2008, thủ kho lập thẻ kho cho vật liệu xi măng Bỉm Sơn Công ty CP Nam Việt Mẫu số: S12 – DN QĐ 15/2006/ QĐ - BTC Ngày 20/3/2006 của BT BTC thẻ kho Lập thẻ ngày 14 tháng 10 năm 2008 Tờ số 2 Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư: Xi măng Bỉm Sơn. Đơn vị tính: Kg tt Chứng từ Diễn giải Ngày N - X Số lượng xác nhận sh nt Nhập Xuất Tồn Tồn 1 10/10 Nhập kho xi măng Bỉm Sơn 20 2 13/10 Xuất kho xi măng Bỉm sơn 20 Cộng Ngày 14 tháng 10 năm 2008 Thủ kho kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * ở phòng kế toán: Việc hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện bằng 2 chỉ tiêu số lượng và đơn giá. Căn cứ vào chứng từ nhập – xuất vật liệu do thủ kho chuyển sang, kế toán tiến hành phân loại, sắp xếp số thứ tự phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo trình tự thời gian vào thẻ kho vật liệu. Thẻ kho vật liệu được mở để theo dõi chi tiết cho từng loại vật liệu trên cả 2 chỉ tiêu là cột số lượng và cột đơn giá, mỗi loại, mỗi thứ vật liệu được theo dõi trên một trang sổ, việc ghi sổ được tiến hành vào cuối tháng khi kế toán đã nhận được đầy đủ chứng từ nhập xuất. Ví dụ : Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 10 tháng 10 năm 2008 và phiếu xuất kho ngày 13 tháng 10 năm 2008, kế toán lập thẻ kho cho vật liệu xi măng Bỉm Sơn Công ty CP Nam Việt Mẫu số: S12 – DN QĐ 15/2006/ QĐ - BTC Ngày 20/3/2006 của BT BTC thẻ kho Lập thẻ ngày 14 tháng 10 năm 2008 Tờ số 4 Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư: Xi măng Bỉm Sơn. Đơn vị tính: Kg tt Chứng từ Diễn giải Ngày N - X Số lượng xác nhận sh nt Nhập Xuất Tồn Tồn 1 10/10 Nhập kho xi măng Bỉm Sơn 20 2 13/10 Xuất kho xi măng Bỉm sơn 20 Cộng Ngày 14 tháng 10 năm 2008 Thủ kho kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tại công ty kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ song song Công ty cổ phần Nam Việt Sổ chi tiết tài khoản 1521 Tháng 10 năm 2008 Ngày Số chứng từ Nội dung TKĐƯ Nợ Có Dư đầu kỳ 165.790.805 10/10 Nhập kho NVL 111 14.000.000 2/10 Anh Hùng mua hàng 111 34.485.588 …… …….. …… …. ……… 13/10 Xuất NVL công trình Đông bắc Ga 621 14.000.000 Xuất NVL 621 34.485.588 ...... ......... Cộng tổng 520..628.125 602.098.722 Dư cuối kỳ 84.320.208 Ngày 31/10/2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.3. Tổ chức hoạch toán tổng hợp nguyên vật liệu * Tài khoản sử dụng: Tại Công ty cp Nam Việt, kế toán sử dụng một số tài khoản sau để hạch toán nguyên vật liệu: Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu. (mở các tài khoản cấp 2: TK 1521- vật liệu chính, TK 1522 – vật liệu phụ, TK 1523 – phụ tùng thay thế ). Các nghiệp vu nhập – xuất nguyên vật liệu ở công ty có liên quan tới một số tài khoản sau: TK 111: Tiền mặt. TK 112: Tiền gửi ngân hàng. TK 131: Phải thu của khách hàng. TK 331: Phải trả người bán. TK 632: Giá vốn hàng bán. TK 641, 642: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 241: Xây dựng cơ bản. 2.4.3.1. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu Cùng với hạch toán chi tiết hàng ngày thì kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được trong công tác hạch toán nguyên vật liệu. Do vật liệu của công ty hầu hết là do mua ngoài về nhập kho nên quan hệ thanh toán của công ty chủ yếu là quan hệ với người cung cấp nguyên vật liệu. Vât tư mua về đối với những lô hàng mua lẻ, giá tri nhỏ thì công ty thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng ngân phiếu. Còn đối với những lô hang lớn thì công ty có thể thanh toán bằng chuyển khoản hoặc trả chậm, kế toán ghi vào tài khoản theo dõi “ Phải trả người bán”. Thực tế trong công ty có ít trường hợp mà hoá đơn về mà hàng chưa về hoặc ngược lại. Công việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu như sau: Trong tháng vật liệu về nhập kho thanh toán, căn cứ vào các chừng từ kế toán ghi : (trường hợp được khấu trừ). Nợ TK 152: Trị giá vật liệu mua vào (chưa thuế GTGT). Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112: Tổng giá thanh toán. Ví dụ: Theo hoá đơn giá trị gia tăng số 0039523 ngày 2 tháng 10 năm 2008 mua thép của DNTN Vân Giang chi nhánh Trường Sơn, hàng đã về nhập kho kế toán ghi định khoản: Nợ TK 152: 34.485.588 Nợ TK 1331: 1.724.279 (34.485.588*10%) Có TK 111: 36.209.867 + Thanh toán các khoản chi phí thu mua vân chuyển vật liệu mua về nhập kho: Nợ TK 152 Có TK 111, 141, 331 Mua nguyên vật liệu trong tháng chưa thanh toán cho người bán ( trong trường hợp được khấu trừ), căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 152: Trị giá vật liệu mua ngoài. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: Tổng giá thanh toán. + Trong trường hợp không được khấu trừ thuế , căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi : Nợ TK 152: Trị giá vật liệu + thuế. Có TK331: Giá thanh toán. Đến khi thanh toán với người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK111, 112 Trường hợp không đúng quy cách, chất lượng với hợp đồng đã ky kết thì công xuất trả lại hàng, khi đó căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi; Nợ TK 331, 131, 111, 112: Tổng giá thanh toán vật liệu xuất trả lại. Có TK 152: Trị giá vật liệu xuất trả lại Có TK 133: Thuế GTGT của vật liệu xuất trả lại + Trong trường hợp lô hàng không được hưởng thuế khấu trừ: Nợ TK 331: Trị giá vật liệu xuất trả lại ( bao gồm cả thuế GTGT) Có TK 152: Trị giá vật liệu xuất trả lại ( bao gồm cả thuế GTGT) Vật tư đã xuất thừa hoặc do phân xưởng cần đổi chủng loại, khi nhập lại khi căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 152: Trị giá vật liệu nhập lại kho Có TK 241: Trị giá vật liệu xuất trả lại 2.4.3.2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu ở công ty nguyên vật liệu xuất kho phục vụ cho xây lắp, xuất để bán, xuất phục vụ bán hàng, xuất phục vụ quản lý doanh nghiệp. Các nghiệp vụ xuất kho phải được lập chứng từ đầy đủ, đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ xuất, kế toán tiến hành phân loại theo các đối tượng sử dụng và tính giá thực tế xuất kho. Do đặc thù của công ty là tiến hành xây lắp theo các hợp đồng, các công trình đã ký kết. Do đó chi phí nguyên vật liệu liên quan tới đối tượng nào thì sẽ được tập hợp trực tiếp vào đối tượng đó Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cấu thành nên giá thành công trình. Chính vì vậy việc xác định đúng chi phí nguyên vật liệu xuất dùng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới giá thanh công trình và lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi xuất nguyên vật liệu dùng cho xây lắp , căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 241: Tri giá vật liệu xuất dùng. Có TK 152: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho. Khi xuất kho nguyên vật liệu để phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp , căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 641,642: Có TK 152: - Khi xuất bán, căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 632: Có TK 152: Xuất vật liệu để gia công, kế toán ghi: Nợ TK 154: Có TK 152: Căn cứ vào các chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, do bộ phận thủ kho chuyển tới, kế lập các chứng từ ghi sổ. Các chứng từ ghi sổ sau khi được lập phải đăng ký ngay vào “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” Công ty cổ phần Nam Việt Mẫu số: S02A – DN QĐ 15/2006/ QĐ - BTC Ngày 20/3/2006 của BT BTC Chứng từ ghi sổ Ngày 15 tháng 10 năm 2008 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Nhập vật liệu về kho 152 111 14.000.000 Nhập vật liệu về kho 152 331 34.485.588 Cộng 48.485.588 Ngày 15 tháng 1 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty cổ phần nam việt Mẫu số: S02A – DN QĐ 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/3/2006 của BT BTC Chứng từ ghi sổ Ngày 25 tháng 10 năm 2008 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Mua NVL về nhập kho 152 331 60.416.700 Cộng 60.416.700 Ngày 25 tháng 10 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ chứng từ ghi sổ kế toán lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Công ty cổ phần nam việt Mẫu số: S02 – DN QĐ/15/2006/ QĐ - BTC Ngày 20/3/2006 của BT BTC Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2008 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 15/10/2008 48.485.588 25/10/2008 60.416.700 - Cộng tháng - Cộng luỹ kế từ đầu năm 108.902.288 - cộng tháng - cộng luỹ kế từ đầu năm Ngày 31 tháng 10 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) công ty cổ phần nam việt Mẫu số: S02A – DN QĐ 15/2006/ QĐ - BTc Ngày 20/3/2006 của BT BTC Chứng từ ghi sổ Ngày 13 tháng 10 năm 2009 Trích yếu Số hiệu Tk Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất kho vật liệu 621 152 14.000.000 Xuất kho vật liệu 621 152 34.485.588 Cộng 48.485.588 Ngày 13 tháng 10 năm 2008 Người lập kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.4. Công tác kế toán nguyên vật liệu thừa thiếu trong kiểm kê ở công ty hiện nay vào cuối mỗi tháng, cuối quý, cuối năm công ty đều tổ chức kiểm kê, nhằm mục đích xác định chính xác số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu hiện còn, kiểm tra tình hình bảo quản nhập xuất và sử dụng. Kiệp thời phát hiện và sử lý cac trường hợp hao hụt, mất mát, hư hỏng, kém phẩm chất,….trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của thủ kho và các bộ phận sử dụng. Từng bước chấn chỉnh và đi vào nề nếp công tác hạch toán và quản lý vật tư ở công ty. đơn vị: công ty Cổ phần nam việt Địa chỉ:59B Thọ Hạc- Đông Thọ- TP.TH Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của BT BTC Sổ cái TK 152: Nguyên liệu vật liệu Tháng 10 năm 2008 nt Chứng từ Diễn giải Tkđư Số tiền sh Nt Nợ Có Dư đầu kỳ 165.790.805 10/10 Số phát sinh 2/10 Nhập kho NVL 111 14.000.000 …… Anh Hùng mua hàng 111 34.485.588 …… …. 13/10 Xuất NVL công trình Đông bắc Ga 621 14.000.000 Xuất NVL 621 34.485.588 …………. …. ………. …….. 20/10 Nhập kho NVL 331 60.416.700 …………………. Cộng phát sinh 520..628.125 602.098.722 Số dư cuối tháng 84.320.208 Ngày 31 tháng 10 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nam Việt 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu taị công ty cổ phần Nam Việt Mục đích của mỗi doanh nghiệp khi đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh là đạt được lợi nhuận mong mún. Để đạt được mục đích đó mỗi doanh nghiệp có một cách đi khác nhau, các biện pháp sử dụng khác nhau. ở công ty cổ phần Nam Việt, vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình , tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những biện pháp hạ thấp giá thành công trình. Đây cũng là vấn đã và đang được ban lãnh đạo công ty quan tâm sâu sắc. Qua thời gian thực tập tại công cổ phần Nam Việt, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty có những điểm nổi bật và những điểm cần khắc phục như sau: 3.1.1. Ưu điểm Công tác kế toán ở công ty nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã đảm bảo được chức năng cũng như vai trò của kế toán nguyên vậtl liệu tại doanh nghiệp xây lắp. Phòng kế toán công ty đã bố trí, phân công công việc cụ thể, rõ ràng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhật tình và trung thực trong công tác. Đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý ở công ty. Đã phản ánh và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong qua trình hoạt động của công ty một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Đã thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nhằm mục đích xác định, cung cấp thông tin một các cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin và lãnh đạo. Đã tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính kịp thời, chính xác theo đúng quy định về công tác tài chính hiện hành. Đã phân tích các thông tin kinh tế và đề xuất được các biện pháp cho lãnh đạo công ty. để có thể đưa ra các quyết định đúng đắn và đạt hiệu quả cao nhất trong lãnh đạo và quản lý của công ty. Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu ở công ty là tương đối, đội ngũ cán bộ thu mua nguyên vật liệu nhanh nhậy, nhiêu kinh nghiệm trong việc nắm bắt giá cả của nguyên vật liệu trên thị trường. Trong việc tìm nguồn nguyên vật liệu và thu mua các loại nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Về khâu tổ chức bảo quản: Hệ thống kho tàng được bố trí tương đối hợp lý, phù hợp với các cách phân loại nguyên vật liệu mà công ty áp dụng. Kho tàng được bảo vệ nghiêm ngặt để tránh tình trạng thất thoát. Vật liệu được sử dụng có kế hoạch, không lãng phí. Công ty đã giao nhiệm vụ cho phòng kỹ thuật, căn cứ vào nhiệm vụ cũng như qua trình sử dụng mà lên các bản dự toán cho công trình. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kế hoạch vật tư và phải được ban lãnh đạo xem xét, ký duyết. Điều này cho quản lý nguyên vật liệu xuất vào xây lắp của từng công trình một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc hạ thấp giá thành công trình. Trong những năm gần đây , để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của nền kinh tế thị trường công ty đã tích cức đầu tư cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị làm việc như: phòng làm việc, máy tính,phương tiện vận tải….Trong đó việc áp dụng việc áp dụng công nghệ tin học vào lĩnh vực quản lý đã giúp ích rất nhiều, đặc biệt là công tác kế toán. Phòng tài chính kế toán của công ty được trang bị 5 máy tính và 3 máy in, toàn bộ chứng từ kế toán được cập nhật hàng ngày trên máy tính . Do đó việc cung cấp số liệu kế toán được kịp thời, chính xác đã góp phần tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ làm công tác kế toán. Từ đó các nhân viên kế toán có điều kiện hoàn thành tốt và ngày càng nâng cao hiệu quả công tác. 3.1.2. Nhược điểm: - Chưa ứng dụng hết tín bộ của khoa học vào công tác kế toán, đó là công ty chưa cài đặt chính thức các phần mềm kế toán chuyên dùng, nhằm làm giảm khối lượng cho nhân viên kế toán. Sổ danh điểm công ty còn nhiều bất cập, các ký hiệu dựa trên các ký hiệu sản phẩm của nhà cung cấp. Có những vật liệu trong kỳ chỉ xuất nhập một hoặc hai lần. Nhưng khi ghi sổ chi tiết thì còn rất phức tạp. Việc thu hôi phế liệu cuối kỳ bán thu tiền kế toán ghi vào thu nhập khác điều này cần xem xét lại. ở công ty việc tạm ứng việc tam ứng cho nhân viên đi mua nguyên vật liệu chỉ theo dõi trên sổ theo dõi thanh toán với người bán mà không theo dõi trên sổ tạm ứng. Do đó khôn theo dõi được các khoản tạm ứng thu mua nguyên vật liệu theo từng lần thanh toán với người tạm ứng. Công ty không lập ban kiểm nghiệm vật liệu nhập kho. Vì vậy, công ty rất dễ nhập kho phải những mặt hàng sai với hợp đồng. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cổ phần Nam Việt 3.2.1. Hoàn thiện thủ tục luân chuyễn vật liệu Với đặc thù là các doanh nghiệp xây lắp các công trình , nên công ty sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu, có loại thì được nhập kho có loại thì giao ngay xuống công trình. Điều này dễ gây thiếu sót giữa thủ kho và phòng kế toán. Theo em thì đối với các vật liệu mua rồi xuất ngay cho công trình nhưng về mặt giấy tờ vẫn phải luân chuyễn đúng theo chình tự. Đó là giấy tờ phải đem tập về cho thủ kho và phòng kế hạch vật tư sau đó thủ kho với tập hợp lại và giao cho phòng kế toán. 3.2.2. Hoàn thiện về mặt thời gian ghi sổ Phương pháp kế toán ở công ty là phương pháp chứng từ ghi sổ. Do đó yêu cầu giữa thủ kho và phòng kế toán phải có sự phối hợp cao. Do thủ kho tập hợp các chứng từ giao cho phòng kế toán là chậm do đó lãnh đạo nhiều khi không nắm chính xác số vật liệu hiện có nếu như chỉ xem xét trên sổ sách kế toán. Giữa thủ kho và phòng kế toán của công ty hiện nay thì thường là 10 ngày mới giao cho phòng kế toán, khoãng thời gian này là dài , theo em thì nên chỉ từ 3 đến 5 ngày. 3.2.3. Hoàn thiện về sổ doanh điểm ở công ty hiện nay đã sử dụng sổ danh điểm vật tư , tuy nhiên việc lập sổ này chủ yếu là dừa vào các ký hiệu hàng hoá của các nhà cung cấp. Vì gậy ra rất nhiều bất cập trong công tác quản lý trên sổ danh điểm. Vì vậy công ty nên sửa lại sổ danh điểm sao cho nó độc lập, dễ hiểu và dựa vào đặc điểm xây lắp của công ty. 3.2.4. Hoàn thiện việc xuất nhập kho nguyên vật liệu: Công ty cần phải sử dụng một quy chế cụ thể về quản lý nguyên vật liệu từ khâu mua đến khâu bảo quản sử dụng. Trong đó cần quy định rõ trách nhiệm của từng phòng ban và cá nhân. Qui định rõ trách nhiệm của cán bộ thu mua nguyên vật liêu, khi mua vật liệu về phải bàn giao chứng từ một cách đầy đủ cho phòng kế toán để kế toán hạch toán kịp thời, chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liêu nhập kho cũng như xuất kho trong tháng. Về nhập kho nguyên vật liệu: Dù nhập với khối lượng cũng như giá trị bao nhiêu thì cũng phãi tiến hành theo đúng thủ nhập kho theo quy định. Việc nhập kho theo đúng trình tự sẽ hạn chế được những kết quả xấu, kịp thời phát hiện được những vật liệu kém phẩm chất để có biện pháp xử lý thích hợp. Nguyên vật liệu thu mua về cần phải làm thủ tục nhập kho trước khi xuất cho các tổ đội xây lắp, có như vậy kế toán mới thực hiện tốt chức năng kiểm tra, giám sát của mình trong việc sử dụng nguyên vật liệu. Đồng thời giúp kế toán thực hiện hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành công trình. Kết luận Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty cổ phần nam Việt em nhận thấy kế toán nguyên vật liệu có một vị trí hết sức quan trọng trong công tác kế toán của công ty. Hạch toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất cũng như việc lập kế hoạch thu mua sử dụng nguyên vật liệu thích hợp, tiết kiệm và có hiệu quả. Điều này góp phần không nhỏ trong việc giảm giá thành công trình tăng lợi nhuận cho công ty. Vì những lý do như vậy mà em đã chọn và nghiên cứu đề tài “ kế toán nguyên vật liệu “ tại công ty cổ phần Nam Việt. Công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu là công tác phức tạp. Xong do sự chỉ bảo hướng dẫn nhiệt tình của cô chú trong phòng kế toán công ty và cô giáo hướng dẫn đã giúp em nghiên cứu chuyên đề này với kiến thức đã học khi ngồi trên ghế nhà trường cộng với thời gian thực tập tại công ty đã giúp em hiểu và nêu lên được những ưu nhược điểm trong công tác quản lý, công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty và em cũng mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế đó. Tuy thời gian thực tập ngắn những với sự giúp đỡ nhiệt tình của ban Giám đốc, kế toán trưởng cùng nhân viên phòng kế toán công ty cổ phần Nam Việt và đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo Lê Thị Minh Huệ đã tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này. Do kiến thức về cơ sở lý luận cũng như thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu còn hạn chế. Nên chuyên đề em viết không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em mong cô giáo hướng dẫn cùng với các cô chú trong phòng tài vụ đóng góp ý kiến để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Tháng 05 năm 2009 Sinh viên Cao Thanh Hải ý kiến nhận xét, đánh giá của công ty cổ phần nam việt Sinh viên: Cao Thanh Hải Lớp : Cao đẳng kế toán – K 9 Trường : Đại học Hồng Đức Chuyên đề thực tập : Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nam Việt Họ và tên người nhận xét : Chức vụ : Nhận xét báo cáo thực tập Người nhận xét Thanh Hoá, ngày ..... tháng .... năm 2009 (Ký, họ tên) Giám đốc Nhật xét của giáo viên hướng dẫn Số điểm : Bằng số : Bằng chữ : Ngày..... tháng ..... năm 2009 Giáo viên hướng dẫn Lê Thị Minh Huệ