Tổ chức hạch toán công tác lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập klhẩu vật tư, thiết bị đường sắt (Virasimex)

KHO Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Guốc hãm đầu máy Đổi Mới Đơn vị tính: Quả Mã số: 17 Stt Chứng từ Diễn giải Ngày NX Số lượng Kí xác nhận của KT NT Số Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 08/11 PN 22 Nhập guốc hãm ĐM 08/11 300 300 2 12/11 PX 32 Xuất bán guốc hãm 12/11 300 0 Bảng 12: Thẻ kho Đồng thời với việc ghi thẻ kho, thủ kho còn ghi vào nhật báo nhập vật liệu. Nhật báo nhập được ghi vào tờ rời, dùng để theo dõi chi tiết số lượng hàng nhập và tồn kho cuối ngày của hàng nhập đó. NHẬT BÁO NHẬP VẬT LIỆU Ngày 08/11/2005 Stt Tên đơn vị, người giao nhận Số thẻ kho Số danh điểm Tên, quy cách Đơn vị tính Số lượng Trọng lượng Tồn kho cuối ngày Ghi chú 1 CT TNHH TM Tam Nguyên 17 2560-0307 7214 Guốc hãm ĐM Quả 300 300 Bảng 13: Nhật báo nhập vật liệu Sau khi nhận đầy đủ số hàng theo hợp đồng đã kí, công ty tiến hành thanh toán cho bên bán. Đầu tiên, công ty làm đơn xin mua ngoại tệ (USD) để thanh toán. Mẫu đơn xin mua ngoại tệ như sau: TỔNG CTY ĐSẮT VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Cty cổ phần XNK v/tư, Độc lập - Tự do - Hạnh phúc thiết bị đường sắt Số ….TCKT Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2005 Kính gửi: Sở giao dịch 1 ngân hàng công thương Hà Nội Đơn vị chúng tôi xin mua số ngoại tệ là 7,620 USD Bằng chữ: Bảy nghìn, sáu trăm hai mươi đô la Mỹ Mua ngoại tệ trả tiền nhập khẩu theo hợp đồng số 02/VRS - TN/2005 ngày 27 tháng 09 năm 2005 theo giấy phép số 1031018 do Bộ thương mại cấp Đồng Việt Nam ghi Nợ tài khoản: 10201.00000.28369 Tại sở giao dịch 1 ngân hàng công thương Việt Nam Ngoại tệ ghi Có tài khoản số: 458103004 Tỷ giá theo tỷ gái bán ra của ngân hàng công thương Việt Nam Thời hạn mua….. ngày Chúng tôi cam kết sẽ sử dụng số ngoại tệ trên đúng mục đích Xin chân thành cảm ơn! KTT Tổng giám đốc Sở giao dịch 1 NHNT VN: Duyệt bán: USD 7,620 Tỷ giá: 15.898 VNĐ/1USD Thành tiền: 121.142.760 VNĐ Khi nhận được giấy báo Nợ của sở giao dịch 1 ngân hàng công thương Việt Nam thông báo đã trả đủ số tiền cho bên bán, kế toán căn cứ vào đó để tiến hành ghi sổ và bảo quản chứng từ. Về phía chi nhánh Lào Cai, sau khi hạch toán hết các khoản đã thanh toán hộ công ty, chi nhánh gửi công văn đề nghị tới công ty đề nghị thanh toán các khoản đã chi hộ. Cty cổ phần XNK VTTBĐS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Chi nhánh Lào Cai Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số 259/XNKĐSLC v/v đề duyệt chi phí Lào Cai, ngày 15 tháng 11 năm 2005 Kính gửi: Công ty cổ phần XNk vật tư, thiết bị đường sắt - Phòng kinh doanh nhập khẩu đầu máy - Phòng tài chính kế toán Thực hiện nhiệm vụ công ty giao ngày 04 tháng 10 năm 2005, chi nhánh Lào Cai đã mở tờ khai hải quan số 8517/NKD để nhập khẩu “guốc hãm đầu máy Đổi Mới” theo hợp đồng số 02/VRS - TN/2005. Các khoản chi nhánh đã chi: + Cước vận chuyển phụ tùng đầu máy Lào Cai-Yên Viên: 4.750.000đ Cộng: 4.750.000đ Phí chi nhánh đề nghị được hưởng 1% giá trị DAF Lào Cai: + Phí chi nhánh được hưởng 120.784.620 * 1% = 1.207.846đ + Thuế GTGT nộp cục thuế Lào Cai 120.784.620 * 5% = 6.039.231đ Cộng: 7.247.077đ * Tổng cộng (1+2): 11.997.077đ Kính đề nghị công ty duyêt chi Xin chân thành cảm ơn! Nơi nhận Công ty duyệt Chi nhánh Lào Cai Công ty căn cứ vào các chứng từ cần thiết chấp nhận duyệt chi cho chi nhánh Lào Cai bằng hình thức chuyển khoản VNĐ. Khi nhận được giấy báo Nợ của sở giao dịch 1 ngân hàng công thương Việt Nam thông báo đã chi trả hết cho chi nhánh Lào Cai, kế toán ngân hàng căn cứ vào giấy báo Nợ tiến hành vào máy và bảo quản chứng từ. Trên cơ sở đặc điểm nghiệp vụ và đặc điểm ghi sổ kế toán tại công ty, quá trình hạch toán trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp như sau: sổ nhật kí chung, sổ nhật kí mua hàng, sổ chi tiết vật tư, hàng hoá, sổ cái TK 331, TK 1561, TK 3388, TK 1331… Vì nhật kí chung được mở theo ngày phát sinh nghiệp vụ nên một thương vụ nhập khẩu hàng hoá được ghi trên nhiều trang nhật kí chung. Do vậy, công ty không tiến hành in sổ nhật kí chung. Sổ chi tiết vậ tư, hàng hoá được thể hiện trong bảng số 15 Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Quí IV năm 2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán (Ghi có) Số hiệu NT Hàng hoá Tài khoản khác Số hiệu Số tiền ............................. 08/11/05 PN22 08/11/05 Nhập kho guốc hãm theo HĐ số: 02/VRS-TN/2005. 1561 120.784.620 08/11/05 PN22 08/11/05 Cước vận chuyển hàng hoá Lao Cai-Yên Viên 1562 4.750.000 08/11/05 PN22 08/11/05 Chi phí TN hàng tại Lào Cai 1562 1.207.846 .............................. Cộng số phát sinh - 33.737.068.963 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng 14: Sổ nhật kí mua hàng Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 1561 NT Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 4,384,517,101 .......................... 08/11/05 PN 22 08/11/05 Nhập kho guốc hãm theo HĐ số: 02/VRS-TN/2005. 3312 120.784.620 08/11/05 K/c 08/11/05 Kết chuyển chi phí thu mua sang giá mua hàng hoá 1562 5.957.846 12/11/05 PX 32 12/11/05 Xuất bán guốc hãm ĐM theo hợp đồng số:35/VRS-ĐMHL/2005 ngày 20/10/2005 632 126.742.466 .......................... Cộng số phát sinh 31.094.072.805 30.911.584.592 Số dư cuối kỳ 4.567.205.314 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng số 16: Sổ cái TK 1561 - giá mua hàng nhập khẩu Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 331 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có Số dư đầu kỳ  1.154.365.587 4.134.761.268 ..................... 08/11/05 PN22 08/11/05 Nhập kho guốc hãm theo HĐ số: 02/VRS-TN/2005. 1561 120.784.620 12/11/05 BN000114 12/11/05 Trả tiền hàng Cty TNHH TM Tam Nguyên HK- Trung Quốc 112 120.784.620 ...................... Cộng số phát sinh 30.439.379.575 30.562.074.800 Số dư cuối kỳ  894.365.154 4.045.321.175 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng số 17: Sổ cái TK 331 - Phải trả nhà cung cấp Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 3388 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có Số đầu kỳ  541.256.354 1.156.356.987 ...................... 08/11/05 PN22 08/11/05 Cước v/c hàng hoá Lao Cai-Yên Viên 1562 4.750.000 08/11/05 PN22 08/11/05 Chi phí TN hàng tại Lào Cai 1562 1.207.846 08/11/05 GNTNSNN 08/11/05 Tiền thuế GTGT lô hàng nhập khẩu 33312 6.039.231 27/11/05 BN000128 27/11/05 Trả tiền cho Chi nhánh Lào Cai 1121 11.997.007 ................... Cộng số phát sinh 5.953.348.256 6.153.780.434 Số cuối kì  623.354.265 1.256.354.127 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng số 18 : Sổ cái TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác 5. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, công ty phải kí kết hai hợp đồng: Hợp đồng nội với đơn vị uỷ thác và hợp đồng ngoại với bên bán nước ngoài. Ban đầu, công ty phải kí được các hợp đồng uỷ thác trong nước. Sau đó, căn cứ vào các hợp đồng uỷ thác này, công ty mới tiến hành kí kết các hợp đồng ngoại với phía nước ngoài để tìm nguồn cung cấp hàng nhập khẩu. Hợp đồng nội kí với đơn vị giao uỷ thác quy định cụ thể, rõ ràng về hàng hoá nhập khẩu, về thời gian, địa điểm giao hàng, về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên… Đối với hợp đồng ngoại thì mọi thủ tục chứng từ được thực hiện tương tự như trường hợp nhập khẩu trực tiếp. Thông thường, trong các hợp đồng ngoại thường có các quy định về thời gian bảo hành cho hàng nhập khẩu. Tuỳ từng loại hàng nhập khẩu mà thời gian bảo hành khác nhau. Sau khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá thì quá trình nhập khẩu mới được coi là hoàn tất. Khi đó, công ty Virasimex và đơn vị giao nhập khẩu uỷ thác sẽ thành lập biên bản thanh lý hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, kết thúc quá trình nhập khẩu uỷ thác của công ty Virasimex. Có thể lấy ví dụ minh hoạ bằng một hợp đồng công ty đã thực hiện trong vòng hai năm liền từ năm 2003 đến năm 2005 như sau: Quý I năm 2003, công ty Virasimex kí hợp đồng nhập khẩu uỷ thác vật tư, thết bị phụ tùng đường sắt với với công ty tư vấn đầu tư và xây dựng để công ty này tiến hành thử nghiệm đoàn tàu kéo đẩy. HỢP ĐỒNG UỶ THÁC NHẬP KHẨU VẬT TƯ, THIẾT BỊ, PHỤ TÙNG Số 76/VRS/TVĐT - XD Ngày 17 tháng 03 năm 2003 Bên A: Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng Địa chỉ: Số 371 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội Tài khoản: 710A - 00193, NH công thương khu vực Đống Đa, HN MST: 0100104570-1 Đại diện: Ông Nguyễn Sĩ Tứ Chức vụ: Giám đốc Bên B: Công ty cổ phần XNK vật tư, thiết bị đường sắt (Virasimex) Địa chỉ: Số 132, Lê Duẩn, Hà Nội Đại diện: Ông Nguyễn Vũ Hoàng Chức vụ: Tổng giám đốc Hai bên thoả thuận kí kết hợp đồng nhập khẩu uỷ thác với điề kiện sau: Điều 1: Đối tượng hợp đồng Đối tượng: 04 giá chuyển hướng chủ động đồng bộ, các thiết bị của hệ thống hãm, hệ thống làm mát và các vật tư, phụ tùng của các bộ phận trên. Chất lượng: Chất lượng hàng hoá theo hợp đồng ngoại mới 100% Xuất xứ: Trung Quốc Điều 2: Đơn giá và tổng giá trị hợp đồng Bên B giao hàng cho bên A tại nhà máy xe lửa Gia Lâm trên phương tiện vận chuyển của B Đơn giá: Chi tiết theo các phụ lục Tổng giá trị hợp đồng uỷ thác là 393.700USD gồm: Giá trị tiền hàng: 377.700USD Chi phí cho chuyên giá: 16.000USD Phí uỷ thác và vận chuyển nội địa là 1,5% trên tổng giá trị hợp đồng uỷ thác bằng 5905,5USD (cả VAT) Điều 3: Thanh toán Thanh toán tiền hàng Bên A chuyển cho bên B trả trước trị giá 10% tổng giá trị tiền hàng tương đương 37.770USD trong vòng 10 ngày sau khi kí hợp đồng. Bên A chuyển 5% tổng giá trị tiền hàng để bên B mở L/C trong vòng 10 ngày sau khi kí hợp đồng uỷ thác. Chi phí chuyên gia và tư vấn kĩ thuật sẽ đước bên A thanh toán cho bên B ngay sau khi kí biên bản giao nhận hồ sơ kĩ thuật để B kịp chuyển tiền cho người bán nước ngoài. Thanh toán các khoản thuế và phí Trong thời hạn chưa có giấy phép miễn thuế, trong vòng 20 ngày kể từ ngày mở tờ khai hải quan, bên A thanh toán cho bên B thuế nhập khẩu và thuế GTGT( nếu có) theo tờ khai hải quan và thông báo thuế cho cơ quan hải quan. Các chi phí cho việc giao dịch, kí kết hợp đồng nhập khẩu, phê duyệt hợp đồng ngoại với các cơ quan nhà nước…được tính vào chi phí uỷ thác quy định tại điều 2.4 và sẽ được bên A thanh toán trong vòng 5 ngày kể từ ngày giao hàng. Phí phát sinh khác do lỗi của bên A được A thanh toán cho B trong vòng 10 ngày kể từ ngày kí xác nhận. Đồng tiền thanh toán là ĐVN theo tỷ giá bán ra USD/VNĐ của ngân hàng công thương VN tại thời điểm A thanh toán cho B. Điều 4: Điều khoản giao hàng và vận tải Điều 5: Đóng gói và kí mã hiệu Điều 6: Trách nhiệm của các bên Điều 7: Quy định khác Đại diện bên A Đại diện bên B Sau khi kí kết được hợp đồng uỷ thác, công ty Virasimex tiến hành kí kết hợp đồng ngoại thương để nhập khẩu hàng hoá. HỢP ĐỒNG Số 02/ VRS - ZYDLW/2003 Ngày 18 tháng 03 năm 2003 Bên mua: Công ty cổ phần XNK vật tư, thiết bị đường sắt (Virasimex) Đại diện: Ô. Nguyễn Vũ Hoàng Tổng giám đốc Người được uỷ quyền: Ô. Nguyễn Đình Xuân Phó tổng giám đốc Địa chỉ: 132, Lê Duẩn, Hà Nội, Việt Nam Tài khoản: 710A-00630 sở giao dịch 1 NH công thương Việt Nam Bên bán: Nhà máy đầu máy Tư Dương - tập đoàn ĐMTX Phương Nam - TQ Đại diện: Ô. Quách Bính Cường Giám đốc Người được uỷ quyền: Ô. Trương Ngạn Phó giám đốc Địa chỉ: Tp Tư Dương, Tứ Xuyên, Trung Quốc Tài khoản số 834 NH Trung Quốc, chi nhánh Nội Giàng, Tứ Xuyên Hai bên thoả thuận thống nhất với nhau các điều khoản sau: Điều 1: Căn cứ của hợp đồng Điều 2: Tên hàng và chất lượng 2.1 Tên hàng: 04 giá chuyển hướng chủ động đồng bộ, các thiết bị của hệ thống hãm, hệ thống làm mát và các vật tư, phụ tùng của các bộ phận trên. 2.2 Phụ lục 1: Tiêu chuẩn kĩ thuật của các thiết bị, phụ tùng xe động lực của đoàn tàu kéo đẩy 2.3 Phụ lục 2: Danh muc, đơn giá thiết bị, phụ tùng 2.4 Phụ lục 3: Chuyên gia lắp đặt, thử nghiệm, bảo hành 2.5 Hàng mới 100% Điều 3: Đơn giá và tổng giá trị hợp đồng 3.1 Điều kiện giao hàng: DAF ga đường sắt Lao Cai, Việt Nam 3.2 Đơn giá: Chi tiết theo phụ lục 3.3 Tổng giá trị hợp đồng: 377.700USD Điều 4: Thanh toán Bảo lãnh trả tiền trước Trả tiền trước 10% tổng giá trị hợp đồng là 37.770USD. Trong vòng 10 ngày sau khi nhận được bảo lãnh tiền trả trước, bên mua sẽ chuyển trả trước cho bên bán 10% giá trị hợp đồng là TTR. 90% tổng giá trị hợp đồng tương đương 339.930 USD sẽ được thanh toán bằng L/C không huỷ ngang, trả ngay cho bên bán hưởng. L/C được mở trong vòng 15 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực. L/C do ngân hàng bên mua mở bằng điện hoặc bằng cable hoặc qua mạng SWIFT, nội dung L/C phải phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. L/C có hiệu lực đến hết ngày thứ 30 kể từ ngày bên bán giao hàng cho bên mua tại ga Lao Cai. Chi phí thủ tục ngân hàng, chi phí chuyển tiền và các chi phí khác phát sinh ở bên nào thì bên đó chịu. Điều 5: Điều kiện giao hàng và vận tải Điều 6: Đóng gói và kí mã hiệu Điều 7: Chứng từ thanh toán Điều 8: Chuyên gia, lắp đặt, thử nghiệm Điều 9: Bảo hành chất lượng Điều 10: Những điều không thống nhất và khiếu nại Điều 11: Bất khả kháng Điều 12: Trọng tài Điều 13: Bằng sáng chế, nhãn hiệu và bản quyền Điều 14: Các điều kiện khác Điều 15: Hiệu lực và kết thúc hợp đồng Bên mua Bên bán Sau khi kí kết hợp đồng nhập khẩu với phía công ty nước ngoài, công ty Virasimex tiến hành giao dịch, nhận hàng và thanh toán tiền hành tương tự như trường hợp nhập khẩu trực tiếp. Đến năm 2005, khi thời hạn bảo hành kết thúc, công ty Virasimex cùng với công ty tư vấn đầu tư và xây dựng thành lập biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG UỶ THÁC NHẬP KHẨU Số 12/BBTL - CK2005 Hôm nay, ngày 20 tháng 09 năm 2005 tại công ty tư vấn đầu tư và xây dựng, chúng tôi gồm: Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng Công ty cơ phần XNK vật tư, thiết bị đường sắt (Virasimex) Hai bên thống nhất với nhau thanh lý hợp đồng nhập khẩu uỷ thác số 76/VRS/TVĐT-XD ngày 17/03/2003 với các nội dung như sau: I. Phần thực hiện hợp đồng II. Phần giá trị hợp đồng Giá trị tiền hàng: 377.700 USD Chi phí chuyên gia và tư vấn kĩ thuật: 16.000 USD Phí uỷ thác và vận chuyển nội địa là 1,5% trên tổng giá trị hàng uỷ thác 5.905,5 USD ( bao gồm cả VAT). Tổng giá trị hợp đồng: 377.700USD + 16.000USD + 5.905,5USD = 399.605,5USD Quy đổi ra tiền VN theo tỷ giá tại quyết định số 714/QĐ-ĐS-KHĐT ngày 31/05/2005 của Tổng giám đốc công ty đường sắt Việt Nam: 15.645Đ/1USD là: 399.605,5USD * 15.465VNĐ/1USD = 6.179.899.058VNĐ III. Phần thanh toán Bên A đã ứng cho bên B số tiền là 5.686.219.934đ Số tiền bên A phải thanh toán nốt cho bên B là 493.679.124 đ Bên A sẽ thanh toán nốt cho bên B số tiền trên sau khi thanh lý hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Kết luận. Đại diện bên A Đại diện bên B Sau khi biên bản thanh lý hợp đồng nhập khẩu uỷ thác được kí duyệt, công ty mới viết hoá đơn GTGT cung cấp dịch vụ nhập khẩu uỷ thác cho công ty tư vấn đầu tư và xây dựng. HOÁ ĐƠN GTGT MS: 01 GTKT-3LL Liên 3: Nội bộ KA/2005B Ngày 15/12/2005 0008040 Họ tên người bán: công ty cổ phần XNK vật tư, thiết bị đường sắt Địa chỉ: 132 Lê Duẩn, Hà Nội Tài khoản: 102 01 00000 28369 sở giao dịch 1 ngân hàng công thương VN Họ tên người mua: Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng Địa chỉ: Số 371 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội Tài khoản: 710A - 00193, NH công thương khu vực Đống Đa, HN MST: 0100104570-1 Hình thức thanh toán: CK 15 ngày STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL ĐG TT A B C 1 2 3 1 Phí uỷ thác và vận chuyển nội địa của 04 giá chuyển hướng chủ động đồng bộ, các thiết bị hệ thống… 83.026.018 Cộng thành tiền: 5.368,64USD * 15.465đ = 83.026.018 TS GTGT 10% Tiền thuế GTGT 8.302.602 Tổng cộng tiền thanh toán: 91.328.638 Người mua Người bán Thủ trưởng đơn vị Bảng số 19: Hoá đơn cung cấp dịch vụ nhập khẩu uỷ thác Cuối tháng 12, khi khách hàng tiến hành trả nợ, công ty nhận được giấy báo Có của ngân hàng công thương Việt Nam. Căn cứ vào giấy báo có, kế toán ngân hàng tiến hành hạch toán, ghi sổ, vào máy và bảo quản chứng từ. Ngoài việc sử dụng các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp như trong trường hợp nhập khẩu trực tiếp, công ty còn mở thêm các sổ sau: Sổ cái TK 131, sổ cái TK 5111, 33311…ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ nhập khẩu uỷ thác. Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 5113 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có .................. 15/12/05 HD 80 40 15/12/05 Phí uỷ thác và vận chuyển nội địa theo HĐ số76/VRS/TVĐT-XD (17/03/2003 131 83.026.018 ……………… Cộng số phát sinh 3.125.364.289 3.125.364.289 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng sổ 20: Sổ cái TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 131 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có Số đầu kỳ 4.680.334.507 795.364.158  ....................... 15/12/05 HĐ 80 40 15/12/05 Phí uỷ thác và vận chuyển nội địa theo HĐ số76/VRS/TVĐT-XD (17/03/2003) 5113 83.026.018 15/12/05 HD 80 40 15/12/05 Tiền thuế GTGT 333111 8.302.620 28/12/05 BC000165 28/12/05 Khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản 1121 91.328.638 ........................ Cộng số phát sinh 29.047.943.858 30.491.691.129 Số dư cuối kì 3.459.257.864  915.364.125 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng số 21: Sổ Cái TK 131 - Phải thu của khách hàng B. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ TIÊU THỤ HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VIRASIMEX I. Các phương thức tiêu thụ hàng nhập khẩu tại công ty Virasimex Công ty Virasimex là đơn vị trực thuộc Tổng công ty đường sắt Việt Nam, thị trường tiêu thụ hàng hoá của công ty là ngành đường sắt. Công ty có các chi nhánh và xí nghiệp ở khắp đất nước với nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp đầy đủ, kịp thời những máy móc, thiết bị phục vụ cho công tác vận tải đường sắt.Tuy là một công ty kinh doanh xuất nhập khẩu tương đối lớn nhưng hiện nay công ty mới chỉ khai thác được khả năng nhập khẩu và tiêu thụ hàng hoá ở thị trường trong nước mà chưa khai thác được khả năng xuất khẩu. Hiện tại, công ty Virasimex bán hàng theo hai phương thức: * Phương thức bán hàng chuyển thẳng không qua kho: Theo phương thức này, công ty cử người ở phòng kinh doanh đi cùng với người mua đến cảng, cửa khẩu để nhận hàng hoá. Sau đó, công ty sẽ chuyển giao hàng hoá cho người mua tại cảng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ ngay khi người mua nhận đủ hàng và kí xác nhận trên chứng từ bán hàng của công ty. Việc thanh toán tiền hàng có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc hoặc giấy xác nhận nợ của khách hàng. * Phương thức bán hàng qua kho hàng hoá: Theo phương thức này, hàng mua về sẽ được tạm nhập kho của công ty hoặc tại các xí nghiệp trực thuộc. Sau đó, công ty xuất hàng từ kho giao trực tiếp cho người mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp. Người mua sẽ cầm hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do kế toán lập. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận hàng và kí xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. II. Tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng nhập khẩu tại công ty Virasimex Hàng hoá sau khi nhập khẩu thuộc quyền sở hữu của công ty, đối với số hàng này, công ty có thể bán hoặc đem nhập kho thuỳ thuộc vào tình hình tiêu thụ tại công ty. Quá trình tiêu thụ hoàn thành cũng là thời điểm kết thúc một quy trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. 1. Chứng từ và luân chuyển chứng từ Để thực hiện việc tiêu thụ hàng hoá, công ty phải sử dụng rất nhiều chứng từ như hoá đơn bán hàng, hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng… Để tiến hành kí kết các hợp đồng tiêu thụ thì công ty phải dùng đến các loại văn bản như hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng vận chuyển… Vì công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên hoá đơn bán hàng sử dụng là hóa đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên giao cho người mua, 1 liên nộp cho kế toán vật tư, hàng hoá và tiêu thụ. Tại kho, căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, thủ kho giao hàng cho khách và ghi vào thẻ kho có liên quan. Các chứng từ kế toán sau khi được kí duyệt và thực hiện sẽ được chuyển về cho kế toán phần hành liên quan tiến hành vào máy. Định kì, cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành tổng hợp, chiết xuất và in các báo cáo có liên quan trình tổng giám đốc công ty, kế toán trưởng xem xét và kí duyệt. 2. Phương thức xác định giá vốn của hàng hoá tiêu thụ Phương pháp xác định giá vốn của hàng hoá tiêu thụ mà công ty sử dụng là phương thức giá thực tế đích danh. Do hàng hoá của công ty chủ yếu bán hàng hoá theo lô hàng nhập và hàng mua theo lô xuất nên hàng bán thuộc lô hàng nào thì kế toán lấy đơn giá của lô hàng đó để ghi trị giá vốn hàng bán. Giá vốn lô hàng bán Trị giá của lô hàng Thuế nhập khẩu của lô hàng Các chi phí thu mụa phát sinh + + = 3. Trình tự kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu Đối với hàng nhập khẩu, quá trình tiêu thụ hàng hoá được tính từ khi công ty kí kết được các đơn đặt hàng hoặc các hợp đồng kinh tế với các doanh nghiệp, công ty trong nước. Sau khi hàng đã được nhập về, công ty Virasimex có thể tiêu thụ ngay bằng cách giao hàng cho khách hàng ngay tại cửa khẩu, hoặc chuyên chở thẳng cho khách, hoặc tạm nhập kho sau đó mới chuyển đến khách hàng. Hợp đồng kinh tế số 35/VRS-ĐMHL/2005 đã trình bày trong phần kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp đã quy định điều khoản giao hàng tại kho của công ty Virasimex. Theo đúng điều kiện về thời gian giao hàng, khi xí nghiệp đầu máy Hà Lào cử nhân viên xuống nhận hàng, nhân viên phòng kinh doanh XNK đầu máy, toa xe viết hoá đơn bán hàng cho số hàng nhập khẩu trên. Mẫu hoá đơn như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 3: Nội bộ GP/2005B Ngày 12 tháng 11 năm 2005 0074077 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần XNK vật tư, thiết bị đường sắt (Virasimex) Địa chỉ: Số 132, Lê Duẩn, Hà Nội Số TK: 102.01.00000.28369 sở giao dịch 1 ngân hàng công thương VN. Đơn vị mua hàng: Xí nghiệp đầu máy Hà Lào Địa chỉ: Tp Yên Bái, tỉnh Yên Bái Số TK: 421101 000003 ngân hàng nông nghiệp thành phố Yên Bái Hình thức thanh toán: ……….. MS: 01 01403767 STT Tên hàng hoá ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Guốc hãm đầu máy Đổi Mới, hàng mới 100% quả 300 445.564 133.669.200 Cộng thành tiền: 133.669.200 Thuế suất thuế GTGt: 5% Tiền thuế GTGT: 6.683.460 Tổng tiền thanh toán: 140.352.660 Tổng số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi triệu, ba trăm năm mươi hai nghìn, sáu trăm sáu mươi đồng. Nguời mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Bảng số 22: Hoá đơn bán hàng Căn cứ vào hoá đơn bán hàng do nhân viên phòng kinh doanh viết, kế toán vật tư, hàng hoá tiến hành viết phiếu xuất kho. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 tháng 11 năm 2005 Nợ …..số 32 Có………… Họ tên nguời nhận hàng: Xí nghiệp đầu máy Hà Lào theo Hợp đồng kinh tế số 35/VRS-ĐMHL/2005 Xuất tại kho công ty STT Tên, quy cách …hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền CT TT 1 Guốc hãm đầu máy Đổi Mới quả 300 300 422.475 126.742.466 Tổng 126.742.466 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Bảng số 23: Phiếu xuất kho Cuối mỗi kì kế toán, kế toán vật tư, hàng hoá và tiêu thụ có nhiệm vụ tổng hợp các phiếu xuất kho vào bảng kê phiếu xuất. Bảng này được sử dụng tương tự như bảng kê phiếu nhập, thuận tiện cho việc theo dõi, đối chiếu và tổng hợp số liệu. BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 12/11 HĐ 74077 XN đầu máy Hà Lào XNK1 DMHALAO 131 Xuất guốc hãm đầu máy Đổi Mới (hàng mới 100%) XNK 26 guốc hãm quả 300 422.475 Cộng 126.742.466 126.742.466 Bảng số 24: Bảng kê phiếu xuất Đồng thời, sau khi xuất hàng, thủ kho lập nhật báo xuất hàng hoá sau: NHẬT BÁO XUẤT VẬT LIỆU Ngày 16 tháng 11 năm 2005 Stt Tên đơn vị, người giao nhận Số thẻ kho Số danh điểm Tên, quy cách Đơn vị tính Số lượng Trọng lượng Tồn kho cuối ngày Ghi chú 1 Xí nghiệp đầu máy Hà Lào 17 2560-0307 7214 Guốc hãm ĐM Quả 300 0 Bảng số 25: Nhật báo xuất vật liệu Sau khi nhận được hàng, khách hàng tiến hành thanh toán cho công ty. Căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng công thương Việt Nam báo khách hàng đã chuyển tiền thanh toán cho công ty, kế toán ngân hàng định khoản nghiệp vụ và tiến hành cập nhật số liệu vào máy. Trên cơ sở dặc điểm kinh doanh và đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty, các mẫu sổ chi tiết và sổ tổng hợp được sử dụng trong nghiệp vụ này như sau: sổ nhật kí bán hàng, Sổ cái TK 5111, Sổ cái TK 632, TK 131, TK 1561, TK 333111… Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Quí IV năm 2005 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua (Ghi Nợ) Tài khoản ghi Có Số hiệu NT Hàng hoá TP DV Số đầu kỳ .......................... 12/11/05 HD74077 12/11/05 Tiền bán guốchãm ĐM theo hợp đồng số:35/VRS-ĐMHL/2005 ngày 20/10/2005 133,669,200 1561 12/11/05 HD74077 12/11/05 Tiền thuế GTGT 6,683,460 333111 .......................... Cộng số phát sinh 29.047.943.858   Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng số 26: Sổ nhật kí bán hàng Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 5111 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có .................. 12/11/05 HD74077 12/11/05 Tiền bán guốchãm ĐM theo hợp đồng số:35/VRS-ĐMHL/2005 ngày 20/10/2005 131 133,669,200 …………….. Cộng số phát sinh 33.057.125.657 33.057.125.657 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng số 27: Sổ Cái TK 5111 - Doanh thu bán hàng Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 632 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có ....................... ................ 12/11/05 PX32 12/11/05 Xuất bán guốchãm ĐM theo hợp đồng số:35/VRS-ĐMHL/2005 ngày 20/10/2005 1561 126.742.466 - ...................... .................... Cộng số phát sinh 30.911.584.592 30.911.584.592 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng số 28: Sổ Cái TK 632 - Giá vốn hàng bán Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 131 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có Số đầu kỳ 4.680.334.507 795.364.158   ........................ 12/11/05 HD74077 12/11/05 Tiền bán guốchãm ĐM theo hợp đồng số:35/VRS-ĐMHL/2005 ngày 20/10/2005 5111 133,669,200 12/11/05 HD74077 12/11/05 Tiền thuế GTGT 333111 6,683,460 28/11/05 BC000157 28/11/05 Khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản 1121 140,352,660 ....................... Cộng số phát sinh 29.047.943.858 30.491.691.129 Số dư cuối kì 3.459.257.864  915.364.125 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng số 29: Sổ Cái TK 131 - Phải thu khách hàng 5. Hạch toán các khoản chi phí phát sinh trong quá trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu 5.1. Kế toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu * Chứng từ và luân chuyển chứng từ: Chi phí thu mua trong quá trình nhập khẩu hàng hóa bao gồm các loại chi phí như chi phí bảo hiểm hàng hoá, cước vận chuyển hàng hoá, phí khai thác vận chuyển… Các khoản chi phí này phát sinh được hạch toán vào TK 1562. Các chứng từ phát sinh liên quan đến các loại chi phí này như các hoá đơn thương mại liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá, hoá đơn thuê bến bãi, lưu kho, biên lai thu tiền…sau khi được thực hiện sẽ được tập hợp về phòng kế toán. Nhân viên kế toán phụ trách các phần hành liên quan sẽ tiến hành cập nhật số liệu vào máy và bảo quản lưu giữ chứng từ. * Tài khoản sử dụng: Trong nghiệp vụ này, kế toán sử dụng TK 1562 để tập hợp chi phí thu mua hàng hoá, ngoài ra còn có các tài khoản khác liên quan như như TK 1111, TK 112, TK 331… * Phương pháp hạch toán: Toàn bộ quá trình hạch toán chi phí thu mua hàng hoá có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau: TK 1561 TK 1562 TK 111, 112, 1388 Các chi phí thu mua phát sinh K/c chi phí thu mua cho giá mua hàng hoá TK 1331 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Sơ đồ 05: Hạch toán chi phí thu mua hàng hoá nhập khẩu Như vậy, tất cả các chi phí thu mua phát sinh trong quá trình nhập khẩu của lô hàng nào thì được tính vào giá mua của lô hàng đó. Đến khi xuất bán lô hàng đó, trong giá vốn hàng bán đã có chi phí thu mua hàng hoá. Do vậy, tại công ty không có nghiệp vụ phân bổ chi phí thu mua. Điều này cũng hoàn toàn hợp lý với công ty Virasimex vì nó phù hợp với công tác nhập khẩu và tiêu thụ hàng hoá tại công ty. Tất cả các hợp đồng nhập khẩu với nước ngoài của công ty đều phải có thị trường tiêu thụ trước ở trong nước. Mỗi một lô hàng sau khi nhập khẩu về đều được xuất bán một lần hoặc được chia làm nhiều lần nhưng cho cùng một khách hàng. Vì vậy, tất cả chi phí thu mua trước khi được tính vào giá vốn, sẽ được kết chuyển sang giá mua hàng hoá. Trong trường hợp nhập khẩu lô hàng guốc hãm đầu máy Đổi Mới ở hợp đồng ngoại thương số 02/VRS-TN/2005 trên thì chi phí thu mua được tính là: - Cước vận chuyển Lào Cai - Yên Viên: 4.750.000đ - Phí TN của chi nhánh lào Cai 1%: 1.207.846đ Tổng cộng: 5.957.846đ * Sổ sách sử dụng Trong nghiệp vụ tập hợp chi phí thu mua, công ty Virasimex không sử dụng sổ chi tiết cho tài khoản 1562. Cuối quý, kế toán tổng hợp tiến hành chiết xuất và in sổ cái TK 1562: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 1562 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có Số dư đầu kỳ - ............................ 08/11/05 PN 22 08/11/05 Cớcvận chuyển hàng hoá Lao Cai-Yên Viên 3388 4,750,000 08/11/05 PN 22 08/11/05 Chi phí TN hàng tại Lào Cai 3388 1,207,846 08/11/05 K/c 08/11/05 Kết chuyển sang giá mua hàng hoá 1561 5,957,846 ............................ Cộng số phát sinh 1,988,337,000 1,988,337,000 Số dư cuối kỳ - Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng số 30: Sổ Cái TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá 5.2. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp * Chứng từ và luân chuyển chứng từ Chi phí bán hàng trong công ty Virasimex là các khoản chi phí như: chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nhân công, chi phí bôc xếp hàng hoá cho khách hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài cho khách hàng (chi phí điện, điện nước, điện thoại, các khoản chi phí phục vụ bán hàng khác…). Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí như: chi phí nhân viên quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế, phí, lệ phí chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền dùng cho quản lý…Trong phần nghiệp vụ này, kế toán sử dụng các chứng từ như: Giấy đề nghị tạm ứng, phếu chi, giấy báo Có của ngân hàng, bảng thanh toán lương…Các chứng từ này, sau khi được lập, được kiểm tra và thực hiện, sẽ được kế toán phụ trách phần hành liên quan cập nhật số liệu vào máy tính. * Tất cả các chi phí phát sinh trong công ty, trừ chi phí thu mua hàng hoá đều được tính vào hai loại chi phí là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Với những chi phí như chi phí khấu hao tài sản cố định thì việc phân bổ chi phí cho hai loại trên chỉ mang tính chất tương đối, thường tỷ lệ phân bổ là 30% chi phí quản lý, 70% chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp theo từng quý và không phân bổ cho từng loại hoạt động. Tức là tất cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty tập hợp ở quý nào thì cuối quý sẽ kết chuyển vào kết quả kinh doanh của quý đó. Do vậy, công ty không xác định được lợi nhuận của từng loại hoạt động cụ thể trong công ty cũng như hoạt động lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. * Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng 2 tài khoản là TK 641 - chi phí bán hàng và TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Mỗi tài khoản này lại được chi tiết thành các tiểu khoản. Ngoài ra là các tài khoản liên quan như TK 111, TK 112, TK 334, TK 214… Chứng từ gốc được sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có thể là các phiếu chi, giấy báo Nợ, hoá đơn, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng thanh toán lương… Ta có bảng tính và phân bổ khấu hao như bảng số 31 Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 641 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có .......................... - 05/11/05 PC515 05/11/05 Phân bổ tiền điện thoại phục vụ công tác bán hàng 1111 40,992,711 10/11/05 PC522 10/11/05 Chi tiền tiếp khách hàng 1111 20,496,355 12/11/05 PC525 12/11/05 Chi phí v/c hàng đi bán 1111 122,978,132 13/11/05 PC529 13/11/05 Chi văn phòng phẩm 1111 4,184,692 28/11/05 BKH 11 28/11/05 Trích khấu hao TSCĐ dùng trong bán hàng 214 532,905,238 28/11/05 PC551 28/11/05 Chi tiền điện nước 1111 16,397,084 30/11/05 BLBH11 30/11/05 Phân bổ tiền lương vào chi phí bán hàng 334 81,900,000 30/11/05 KC11 30/11/05 Kết chuyển chi phí QLDN 911 819,854,213 ......................... Cộng số phát sinh 2,435,803,872 2,435,803,872 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng số 32: Sổ Cái TK 641 - Chi phí bán hàng Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 642 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có ....................... - - 02/11/05 PC509 02/11/05 Chi mua văn phòng phẩm 1111 5,267,006 05/11/05 PC515 05/11/05 Phân bổ tiền điện thoại phục vụ công tác quản lý 1111 13,167,515 05/11/05 PC516 05/11/05 Chi tiền liên hoan công ty 1111 4,389,172 10/11/05 PC521 10/11/05 T.toán tiền mua dụng cụ 1111 21,945,858 28/11/05 BKH11 28/11/05 Trích khấu hao TSCĐ dùng trong quản lý 214 250,182,776 28/11/05 PC551 28/11/05 Chi tiền điện nớc 1111 8,778,343 30/11/05 BLQL11 30/11/05 Phân bổ tiền lơng vào chi phí quản lý doanh nghiệp 334 135,186,482 30/11/05 KC11 30/11/05 Kết chuyển chi phí QLDN 911 438,917,150 ............................ Cộng số phát sinh 1,316,864,698 1,316,864,698 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Bảng số 33: Sổ Cái TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 6. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu Cuối kì kế toán, kế toán tổng hợp tiến hành kết chuyển và tổng hợp kết quả kinh doanh trong kì để tính được lãi lỗ trong từng quý, không phân biệt hoạt động tiêu thụ hàng nhập khẩu và hoạt động tiêu thụ hàng trong nước. PHẦN III HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VIRASIMEX I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VIRASIMEX Qua quá trình thực tập tại công ty Virasimex, tôi có một số đánh giá về tình hình kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty như sau: 1. Ưu điểm * Về công tác quản lý hoạt động nhập khẩu: Ngay từ khi mới được thành lập thì chức năng chính của công ty là cung cấp vật tư, thiết bị phục vụ cho ngành đường sắt. Do nhu cầu phát triển của ngành đường sắt nói riêng và của đất nước nói chung, công ty đã được bổ sung thêm chức năng thực xuất nhập khẩu và coi đây là hoạt động quan trọng trong kinh doanh. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, công ty đã không ngừng áp dụng, đổi mới, cải tiến các biện pháp quản ly nhằm chấn chỉnh và đưa hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng có hiệu quả hơn. Hiện nay, công ty đã tổ chức được một hệ thống các trung tâm, chi nhánh trên toàn quốc từ Lào Cai, Lạng Sơn đến Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh. Với mạng lưới rộng khắp này, công ty đã tạo được nhiều mối quan hệ kinh doanh, thị trường tiêu thụ cũng như nguồn hàng nhập khẩu. Công ty Virasimex đã tạo được lòng tin với bạn hàng và là công ty đầu ngành trong việc cung cấp vât tư, thiết bị cho nhu cầu của ngành. Đội ngũ nhân viên được tổ chức hợp lý, có kiến thức về nghiệp vụ ngoại thương, có trình độ, khả năng đánh giá phương án kinh doanh để đảm bảo tối đa quyền lợi cho công ty. * Về tổ chức bộ máy kế toán: Xét trong tổng thể toàn công ty thì bộ máy kế toán được tổ chức khá khoa học và hợp lý với điều kiện thực tế tại công ty. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm những người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Công ty đã chú trọng đến việc xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ kế toán nói riêng và toàn công ty nói chung. Với mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán đã tạo điều kiện cho các đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, đồng thời cũng đảm bảo chức năng quản lý thống nhất toàn công ty. * Về tổ chức chứng từ: Nhìn chung, tất cả các chứng từ mà công ty áp dụng đều đúng với mẫu do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ được sử dụng đều có trình tự luân chuyển chặt chẽ, khoa học, hợp lý và phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với các chứng từ bên ngoài, công ty đều kiểm tra đối chiêu, giám sát và xử lý kịp thời, đồng thời bảo quản lưu trữ khoa học, cẩn thận. * Về hệ thống tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty sử dụng đều đúng theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/1/1/1995 và các văn bản sửa đổi bổ sung khác của Bộ tài chính ban hành. Đối với một số tài khoản kế toán chi tiết phù hợp với nhu cầu theo dõi và cung cấp thông tin cụ thể. Ví dụ như TK 112 được chi tiết theo loại tiền gưi và theo ngân hàng gửi tiền, các tài khoản về doanh thu, giá vốn hàng bán đều được chi tiết theo từng phòng kinh doanh… * Về tổ chức sổ kế toán: Việc tổ chức sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung là phù hợp với tình hình hiện nay tại công ty. Do đặc điểm kinh doanh thương mại, công ty áp dụng kế toán máy nên hình thức nhật kí chung vừa thuận tiện cho việc vào sổ, vừa đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác, đầy đủ. Các mẫu sổ mà công ty sử dụng đều được tổ chức khoa học dựa trên quy định của Nhà nước và Bộ tài chính ban hành. Tương ứng với các tài khoản chi tiết, nếu cần thiết công ty đều mở các sổ kế toán chi tiết theo dõi sát sao các nghiệp vụ phát sinh. Do nghiệp vụ nhập khẩu và tiêu thụ hàng hoá diễn ra là chủ yến nên công ty đã mở sổ các sổ nhật kí đặc biệt: nhật kí bán hàng và nhật kí mua hàng. * Về hình thức kế toán áp dụng tại công ty Việc công ty áp dụng kế toán máy từ rất sớm là một ưu điểm rõ rệt của công ty, hơn nữa, phần mềm kế toán áp dụng trong công ty luôn được đổi mới theo tiến độ của khoa học kĩ thuật. Hiện tại công ty đang áp dụng phần mềm kế toán FAST 2005. * Về trình tự hạch toán Xét toàn bộ hoạt động của kế toán từ khi nhập khẩu đến khi hoàn thành tiêu thụ hàng nhập khẩu tại công ty Virasimex, tôi thấy trình tự hạch toán tương đối hợp lý, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời. - Về phương pháp tính giá vốn hàng bán: kế toán công ty đã lựa chọn phương pháp giá thực tế đích danh là hoàn toàn hợp lý trong điều kiện kinh doanh của công ty. Trước hết nó phù hợp với đặc thù nhập khẩu và xuất bán hàng nhập khẩu theo từng lô hàng hoá. Phương pháp này giúp cho công tác tính giá hàng hoá kịp thời, chính xác. - Về kế toán chi tiết hàng tồn kho: Tại công ty, danh điểm các loại vật tư hàng hoá là rất đa dạng, song việc xuất nhập vật tư, hàng hoá không diễn ra thường xuyên. Vì vậy, hiện nay công ty áp dùng phương pháp số dư để hạch toán chi tiết hàng tồn kho là rất hơp lý. Hơn nữa, phương pháp mày còn tránh cho công việc không bị dồn vào cuối quý, cuối tháng làm ảnh hưởng tới các phần hành khác. - Về kế toán ngoại tệ: Công ty đã sử dụng tài khoản 007 để theo dõi riêng từng loại ngoại tệ là hoàn toàn phù hợp với quy định của Bộ tài chính về hạch toán ngoại tệ. 2. Nhược điểm * Về công tác quản lý hoạt động nhập khẩu Việc Nhà nước cho phép nhiều công ty được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu đã gây khó khăn rất lơn cho công ty Virasimex trong việc tìm bạn hàng tiêu thụ hàng nhập khẩu. Hơn nữa, các đối thủ cạnh tranh của công ty như công ty XNK vật tư, thiết bị đường sắt thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng ngày càng lớn mạnh đòi hỏi công ty Virasimex phải có những chiến lược kinh doanh mới và hiệu quả hơn. Các công tác lập phương án và các kế hoạch nhập khẩu của công ty cần phải được chú trọng hơn nữa. * Về nguyên tắc hạch toán: Trong công tác lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Virasimex có một số điểm chưa hợp lý như sau: - Về kế toán giá vốn hàng bán Kế toán công ty không tiến hành phân bổ chi phí thu mua trong kì vào giá vốn hàng bán mà lại kết chuyển ngay vào giá mua hàng bán trong kì. Việc này tuy không ảnh hưởng đến kết quả tiêu thụ cuối cùng song không phản ánh được thực tế giá mua hàng nhập khẩu. - Về kế toán nghiệp vụ chuyển thẳng không qua kho Khi hàng về đến cảng hay cửa khẩu, thì được chuyển thẳng đến khách hàng theo phương thức bán hàng chuyển thẳng không qua kho. Kế toán công ty không ghi bút toán phản ánh giao dịch này mà chỉ đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì kế toán mới ghi định khoản doanh thu và phải thu khách hàng. Điều này không hợp lý vì khi hàng về đến cảng, công ty tiến hành kiểm nhận thì có nghĩa hàng hoá vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty. Do vậy, công ty nên phản ánh chúng qua tài khoản 157. - Về kế toán nhập khẩu hàng hoá Việc tiếp nhận hàng hoá tại cửa khẩu công ty thường giao trách nhiệm cho các chi nhánh trực thuộc. Tuy nhiên, sau khi đã tiếp nhận xong, hàng thường không được đưa về kho của công ty ngay mà thường lưu tạm tại kho của các xí nghiệp trực thuộc. Từ khi hàng về đến cảng hoặc cửa khẩu cho tới khi hàng được nhận vào kho của công ty là một giai đoạn tương đối dài. Tuy nhiên, kế toán công ty lại không phản ánh bút toán này, mà chỉ phán ánh nghiệp vụ nhập kho hàng hoá khi hàng về đến kho của công ty. Do vậy, kế toán công ty không thể kiểm soát chặt chẽ quá trình lưu chuyển của hàng hoá sau khi nhập khẩu. - Về việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Các chi phí này công ty chỉ tiến hành tập hợp chung cho toàn công ty mà chưa chi tiết cho từng hoạt động kinh doanh cụ thể. Chính điều này khiến cho kế toán công ty không thể xác định được lãi lỗ thực của từng hoạt động. Công ty có thể áp dụng các phương pháp phân bổ chi phí cho từng hoạt động, từng hợp đồng, từng vụ việc. Đồng thời, tiêu thức phân bổ chi phí cũng cần được lựa chọn phù hợp, chính xác, phản ánh đúng kết quả thực của mỗi hoạt động trong công ty. - Về việc ghi nhận doanh thu tiêu thụ hàng nhập khẩu Hiện nay, doanh thu tiêu thụ hàng hoá trong công ty đều được kế toán phản ánh vào tài khoản 5111 và chi tiết cho từng phòng kinh doanh. Vì thế, cuối kì, công ty không thể xác định được doanh thu tiêu thụ hàng nhập khẩu là bao nhiêu. Điều này cũng dẫn đến việc kế toán công ty không thể xác định được lợi nhuận của hoạt động lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. II. NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VIRASIMEX Dựa trên những nhận xét nêu trên, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty Virasimex như sau: * Do công tác vận chuyển hàng hoá thường tốn kém và tốn rất nhiều thời gian vì vậy, công ty cần nghiên cứu tổ chức một bộ phận chuyên chở hàng hoá. Muốn vậy, trước hết công ty cần đầu tư một số phương tiện chuyên dụng( ô tô) hoặc chuyên chở bằng phương tiện của ngành đường sắt. Tuy thời gian đầu cần có sự đầu tư tương đối nhưng hiệu quả thu được là rất lớn. Nó sẽ giảm bớt được khối lượng lớn số tiền thuê dịch vụ bên ngoài, làm giảm chi phí bán hàng, giảm giá vốn hàng bán, tăng lợi nhuận. * Bên cạnh hoạt động nhập khẩu, công ty nên áp dụng các mối quan hệ với bạn hàng và mạng lưới tiêu thụ rộng khắp, cùng với việc nâng cao khoa học công nghệ đường sắt để mở rộng, phát triển hoạt động xuất khẩu. * Hiện nay, công ty đã tổ chức được Ban kiểm soát. Tuy nhiên ban này hoạt động còn chưa thực sự hiệu quả. Công ty cần có các biện pháp tích cực để đẩy mạnh hơn nữa hoạt động của Ban kiểm soát như tuyển chọn và đào tạo chuyên môn cần thiết cho những nhân viên này. Công tác kiểm tra kiểm soát tài chính được tiến hành thường xuyên sẽ góp phần hoàn thiện công tác kế toán nói riêng và toàn công ty nói chung. * Hoạt động phân tích kinh doanh đã đã được tổ chức tại công ty, song để hoạt động phân tích không chỉ là hình thức thì công ty cần tổ chức riêng một bộ phận chuyên tiến hành công tác kế toán quản trị. Công tác kế toán quản trị sẽ giúp cho công ty có quyết định đúng đắn hơn trong kinh doanh dựa vào kế hoạch được lập trong tương lai và phân tích số liệu trong quá khứ. * Chi phí thu mua trong kì không cần thiết phải tiến hành phân bổ vì hàng nhập khẩu được bán theo lô và theo đơn dặt trước hoặc các hợp đồng tiêu thụ trong nước. Tuy nhiên, không nên kết chuyển chi phí thu mua vào giá mua hàng hoá mà chỉ nên tập hợp các chi phí phát sinh trong từng hợp đồng vào tài khoản 1562, sau đó kết chuyển hết vào giá vốn hàng bán của lô hàng đó. * Ngoài việc chi tiết doanh thu bán hàng theo từng phòng kinh doanh, kế toán công ty cũng nên tổ chức việc theo dõi doanh thu bán hàng theo từng hoạt động kinh doanh. Do vậy tài khoản 5111 phải được chi tiết thành các tiểu khoản khác như doanh thu tiêu thụ hàng nhập khẩu, doanh thu tiêu thụ hàng trong nước… * Kế toán nên sử dụng TK 157 để phản ánh giai đoạn từ khi nhận hàng ở cửa khẩu, hải cảng rồi chuyển thẳng cho khách hàng. Như vậy sẽ phân biệt nghiệp vụ bán hàng qua kho và bán hàng chuyển thửng không qua kho. Có nghĩa là: Khi nhận hàng và chuyển thẳng cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 157 Có TK 111, 112, 144, 331 Có TK 3333 Khi khách hàng ký hoá đơn hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi doanh thu tiêu thụ: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 5111 - DT hàng nhập khẩu Có TK 33311 Và đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 157 * Trong trường hợp hàng nhập khẩu chuyển về kho của công ty chờ bán thì kế toán công ty nên sử dụng TK 151 để theo dõi giai đoạn chuyên chở hàng hoá nhập khẩu về kho. Do vậy, khi tiếp nhận hàng hoá tại cửa khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 111, 112, 331, 144 Có TK 3333 Khi hàng về đến kho của công ty, thủ kho tiến hành nhập kho hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Có TK 151 * Ngoài việc chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo loại chi phí phát sinh thì công ty nên chi tiết thêm theo từng loại hoạt động kinh doanh, từ đó có cơ sở xác định hiệu quả kinh doanh thực của mỗi hoạt động. Tiêu thức phân bổ được lựa chọn sẽ là doanh thu của hàng bán trong quý. Cách thức phân bổ như sau: Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng nhập khẩu Doanh thu tiêu thụ hàng nhập khẩu trong quý Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong quý Tổng doanh thu trong quý = * Công thức này được áp dụng tương tự cho chi phí quản lý doanh nghiệp. * Công ty nên thiết kế thêm một số sổ chi tiết khác để có thể theo dõi và tổng hợp tốt hơn tình hình nhập, xuất và kết quả của hoạt động lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. SỔ CHI TIẾT THEO DÕI CHO TỪNG HỢP ĐỒNG Hợp đồng số: Từ ngày… đến ngày… STT Chứng từ Diễn giải Doanh thu Giá vốn CPBH phân bổ CPQLphân bổ Lợi nhuận SH NT ĐG TT Giá mua CP thu mua ĐG TT Bảng 34: Sổ chi tiết theo dõi từng hợp đồng nhập khẩu SỔ CHI TIẾT DOANH THU Tên hàng hoá: Quý: Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Doanh thu Các khoản giảm trừ SH NT SL ĐG TT Thuế khác Doanh thu bán hàng Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi nhuận Bảng 35: Sổ chi tiết doanh thu KẾT LUẬN Trong xu thế phát triển chung của xã hội, Nhà nước ta khuyến khích mọi thành phần kinh tế phát triển, đặc biệt là ngành ngoại thương. Những năm gần đây, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu đang có xu hướng phát triển nhanh cả về quy mô và trình độ quản lý. Vì vậy, công tác kế toán cũng cần phải được hoàn thiện, nâng cấp để đáp ứng nhu cầu hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Trong phạm vi bài chuyên đề tốt nghiệp, em chỉ đề cập đến một khía cạnh của lĩnh vực xuất nhập khẩu là lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Trong thời gian thực tập tại công ty Virasimex em đã nhận thức được vai trò của lĩnh vực này. Cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ tại công ty và sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Thu Liên, em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Tuy nhiên, do lần đầu tiếp xúc với thực tiễn, khả năng nắm bắt, phân tích thông tin hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi thiếu xót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ của thầy cô và các cán bộ nơi thực tập để chuyền đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của cô giáo Nguyễn Thị Thu Liên và công ty Virasimex đã giúp đỡ em tìm hiểu thực tế, kết hợp giữa lý luận và thực tiễn để hoàn thành tôt chuyên đề này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - trường đại học kinh tế quốc dân Hà Nội Hệ thống kế toán trong các doanh nghiệp Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty Virasimex MỤC LỤC