Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và Thương mại An Thái

ầy đủ tư cách pháp nhân , có quan hệ đối nội đối ngoại tốt và có con dấu riêng . Công ty luôn bình đẳng trong kinh doanh với các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế khác . Công ty được phép mở tài khoản giao dịch tại các ngân hàng theo quy định của pháp luật. - Tài khoản số : 431101- 020321 . - Mở tại : Ngân hàng nông nghiệp Huyện Thanh Trì. - Mã số thuế : 0100738707-1. * Trụ sở giao dịch chính của Công ty : Kho đông lạnh – Vũ Trọng Phụng - Quận Thanh Xuân * Điện thoại liên hệ : Điện thoại trụ sở chính : 04.5584897 Số FAX : 045584898 Di động của Giám Đốc : 0913.230.637. 2- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty . Là một doanh nghiệp trẻ thành lập ngày 26/5/2000 là Công ty TNHH gồm hai sáng lập viên: Giám đốc : ĐỖ QUỐC THÁI với vốn góp 800 triệu Phó Giám Đốc : LÊ VĂN TRẦM với vốn góp 200 triệu * Ngành nghề kinh doanh: - Buôn bán vật liệu xây dựng trang trí nội ngoại thất và công trình Mặt hàng chính : sản phẩm đá Granite thành phẩm (đá thiên nhiên được cắt, xẻ, mài bóng lắp đặt các công trình lớn nhỏ vào các hạng mục ốp mặt tiền, cầu thang, tiền sảnh, sàn, bàn bếp, Lavabo…) Thời gian đầu thành lập công ty còn gặp nhiều khó khăn: + Xây dựng nhà xưởng văn phòng, đầu tư trang thiết bị máy móc + Vốn còn quá thiếu + Bộ máy quản lý cũng như sản xuất còn rất trẻ + Tuổi đời giám đốc Công ty mới 25 tuổi nhưng cũng có những ưu điểm, với tuổi trẻ năng động nhiệt tình, sáng tạo, bước khởi đầu của doanh nghiệp gặp những thuận lợi là đá granite là mặt hàng mới mẻ trong lĩnh vực xây dựng, - Ngày 01/03/2000 Công ty được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số : 040605 . Do trọng tài kinh tế thành phố Hà Nội cấp. - Ngày 23/7/2000 Công ty được cấp giấy phép thành lập số : 01063/GP-UB . Do uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp. - Từ năm 2000 đến năm 2003 công ty chủ yếu làm các công trình: Trường học , Nhà ở, và các trụ sở cơ quan trong cả nước… 3- Nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động chủ yếu của Công ty . 3.1- Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty . Nhiệm vụ phát triển và tăng trưởng kinh tế là nhiệm vụ mà Công ty luôn đặt lên hàng đầu trong định hướng chung của các ngành công nghiệp. Vì vậy công ty đã đặt ra mục tiêu là phải đạt từ 10 - 15% .Coi trọng hiệu quả sản xuất kinh doanh , Phấn đấu đạt tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu từ 1,2 đến 2% , cải thiện đời sống của người lao động . 3.2- Mục tiêu hoạt động chủ yếu của Công ty . Chất lượng sản phẩm được Công ty đặt lên hàng đầu, những bản thiết kế khoa học, tiện ích để cho ra những ngôi nhà thật đẹp giành cho người sử dụng là mục tiêu chính yếu của Công ty. Nhằm đảm bảo được thế mạnh, uy tín của mình , Công ty đã đề ra mục tiêu phấn đấu hết mình để giữ cân đối tài chính, tìm kiếm lợi nhuận, phát huy được lợi thế vế nguồn vốn, trí tuệ của các thành viên. Coi trọng hiệu quả kinh tế lấy thu bù chi, phấn đấu giảm chi phát để tăng lợi nhuận. Hài hoà được lợi ích của Công ty đối với người lao động, tạo công ăn, việc làm ổn định cho người lao động. Trong 3 năm hoạt động ( Từ năm 2000 đến năm 2003 ) , Công ty đã rút đúc được nhiều kinh nghiệm sau mỗi công trình. Mà chỉ có mốc thời gian là đáng tin cậy nhất cho các doanh nghiệp khi đánh giá về họ. Trong 3 năm qua Công ty đã phát triển từ nhỏ đến lớn, từ 7 người tụ họp nhau lại với số vốn ít ỏi, đến nay Công ty đã có một đội ngũ cán bộ công nhân viên được thử thách với hơn 70 con người cùng mấy chục tỷ đồng tài sản cố định và lưu động được tích luỹ trong năm 2002. BẢNG TÓM TẮT TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY Lấy số liệu đã làm tròn TT NỘI DUNG ĐVT NĂM 2000 NĂM 2001 NĂM 2002 A Tổng tài sản có 1 Tài sản lưu động đồng 1000000000 1300000000 1500000000 2 Tài sản cố định đồng 2000000000 2500000000 3000000000 B Tổng tài sản nợ 1 Nợ phải trả đồng 7000000000 10000000000 20000000000 2 Nguồn vốn CSH đồng 5000000000 7000000000 22000000000 3 Nguồn vốn KD đồng 2000000000 9000000000 12000000000 4 Nguồn cốn cố định đồng 2000000000 4600000000 5266000000 5 Nguồn vốn lưu động đồng 5000000000 5500000000 9000000000 C Lợi nhuận 1 Lợi nhuận trước thuế đồng 1000000000 1300000000 1700000000 2 Lợi nhuận sau thuế đồng 1900000000 2000000000 3500000000 D Doanh thu 10000000000 50000000000 7000000000 4- Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất ở Công ty . 4.1- Đặc điểm tổ chức quản lý . Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KĨ THUẬT PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG PHÒNG KĨ THUẬT NHÂN VIÊN PHÓ PHÒNG PHÂN XƯỞNG ĐÁ NHÂN VIÊN KẾ TOÁN THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG * Quyền hạn và trách nhiệm của các phòng ban của công ty. + Giám đốc : Chịu trách nhiệm bổ nhiệm các vị trí trong công ty và chịu trách nhiêm hoạt động của công ty. - Quyền hạn : Có quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh kiến nghị phương án sắp xếp cơ cấu tổ chức của công ty. Có quyền ban hành ra các quy chế, quyết định quản lý nội bộ. Có quyền tuyển dụng, sa thải và chấm dứt hợp đồng lao động theo yêu cầu của công ty. Còn nhiều quyền và nghĩa vụ khác của giám đốc theo quy chế của điều lệ công ty và pháp luật. + Các phó giám đốc: Là những người giúp việc cho giám đốc được giám độc giao phụ trách từng lĩnh vực cụ thể. Có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ được giao và báo lại kết quả cho giám đốc. Phải gương mẫu chấp hành các quy định cũng như lợi dụng chức vụ, quyền hạn, uy tín của công ty. + Quyền hạn : Có quyền giải quyết, chỉ đạo, điều hành công việc trong phạm vi, lĩnh vực mà giám đốc giao. Có quyền hội họp, tham gia ý kiến xây dựng kế hoạch phát triển công ty. + Các phòng chức năng: Lực lượng cán bộ kỹ thuật công tác tại phòng ban trong bộ máy hành chính gồm 10 người. Trong đó: Kỹ sư chuyên ngành: 3 người. Cử nhân kinh tế : 5 người Trung cấp : 7 người -Phòng kế toán tài chính : Xây dựng các kế hoạch tài chính, chuẩn bị nguồn vốn, theo dõi thanh toán, thống kê và kinh doanh vốn nhàn rỗi, kiểm soát chi phí, thanh toán lương cho công nhân và giám sát hợp đồng. Kế toán thống kê pháp lệnh kế toán và qui chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp. - Phòng kĩ thuật : Chủ trì nghiên cứu, khảo sát, xây dựng, trình duyêt sửa đổi và ban hành quy trình kĩ thuật công nghệ , nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới, sản phẩm mới, đa dạng hoá sản phẩm. - Phòng kinh doanh : Tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh thương mại của Công ty. Điều hành và phát triển các cửa hàng bán lẻ thuộc Công ty, giới thiệu và quảng bá sản phẩm. 4.2- Đặc điểm tổ chức sản xuất Dây truyền công nghệ sản xuất: Các loại đá tự nhiên trải qua 5 giai đoạn : Khai thác đá khối, tiếp đến là các công đoạn Xẻ rồi đến công đoạn Mài, tiếp đến là Đánh bóng, giai đoạn cuối cùng là Đá Granite thành phẩm. SƠ ĐỒ LÀM VIỆC KHỐI PHÂN XƯỞNG QUẢN ĐỐC THỦ KHO TỔ THI CÔNG TỔ GIA CÔNG TỔ CƯA 2 CÁC TỔ KHOÁN TỔ CƯA 1 TỔ ĐO VẼ VÀ CẮT SƠ BỘ Quy trình công nghệ chung của công ty Chào thầu Trúng thầu Lập dự án chi tiết Nhập kho NVL CCDC Tổ chức quản lý sản xuất Thi công phần công việc : hạng mục trúng thầu : mặt tiền, sảnh, cầu thang, lát sàn… PX kiểm tra Phân công công việc Cắt Mài Thi công Đội 1 Đội 2 Qua sơ đồ trên giúp ta thấy được phần nào sự phức tạp trong một công trình khi được vào tiến độ thi công song để biết rõ hơn về sự phức tạp ấy thì cần phải chi tiết về một trong các phần hành trong công việc này. 5-Tổ chức hạch toán kế toán. 5.1- Bộ máy kế toán của công ty. Xuất phát từ đặc điểm về tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và đặc điểm của kế toán, cũng như để phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý. Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán được thực hiện trọn vẹn tại phòng kế toán tài chính, từ việc phân loại chứng từ đến việc tổng hợp và báo cáo tài chính, từ hạch toán chi tiết đến tổng hợp. Các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Chính nhờ sự tập chung của công tác kế toán mà công ty nắm bắt được toàn bộ thông tin để từ đó kiểm tra đánh giá, chỉ đạo thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của ban lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. *Phòng kế toán của công ty gồm 7 người với chức năng và nhiệm vụ sau: Kế toán trưởng : Đồng thời là kế toán tổng hợp, kế toán tập hợp chi phí sản xuất và giá thành. Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán của toàn công ty. Đồng thời là kiểm toán viên kinh tế của nhà nước trong đơn vị. - Phân tích đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp đầy đủ số liệu, thông tin kinh tế chop ban giám đốc để tìm biện pháp giải quết và đề ra các quết định đúng đắn hợp lý nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao trong sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Căn cứ vào các số liệu mà kế toán nguyên vật liệu, tiền lương - cung cấp để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Ngoài ra còn căn cứ vào các chứng từ do kế toán phần hành cung cấp để ghi chép vào sổ sách kế toán, kiểm tra các sổ một cách chi tiết sau đó lên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ cách lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. Kế toán kho thành phẩm tiêu thụ : Theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, tính ra kết quả tiêu thụ sau mỗi kỳ kinh doanh. Kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ : Thường xuyên theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu, chi tiết từng lần nhập, xuất và đối tượng sử dụng. Kế toán vốn bằng tiền và kế toán thanh toán : Theo dõi tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, các khoản giao dịch bằng tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn, dài hạn, đồng thời theo dõi các khoản phải nộp nhà nước theo đúng quy định. Thủ quỹ: Trực tiếp thu, chi, bảo quản tiền mặt tại quỹ, đồng thời ghi chép vào sổ quỹ các nghiệp vụ có liên quan đến tiền mặt. Hàng ngày kiểm tra, đối chiếu với sổ kế toán để xác định số thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. 5.2- Hình thức sổ kế toán. a) Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán : Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và thuận tiện trong công tác hạch toán kế toán. Công ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư xây dựng và thương mại An Thái đã áp dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức “ chứng từ- ghi sổ’’ và phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp “ Kiểm kê dịnh kỳ” *Sổ sách mà kế toán công ty đang áp dụng gồm : - Số chi tiết : Sổ chi tiết nguyên vật liệu , sổ chi tiết nhập - xuất nguyên vật liệu , sổ chi tiết phải thu ... Sổ tổng hợp : Sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảng kê các TK 111,112,331 , Bảng kê xuất vật tư , ... Sơ đồ khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “ Chứng từ- Ghi sổ” Sổ ( thẻ ) Hạch toán chi tiết Sổ cái Sổ quỹ Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ) ( 1 ) ( 1 ) ( 2 ) ( 3) Chứng từ ghi sổ ( 4) ( 5) Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài chính ( 7) ( 8) (6 ) Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: 1, 2, 3 : ghi hàng ngày 4, 6, 7, 8 : ghi cuối tháng 5 : quan hệ đổi chiều b) Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ . Kế toán hàng tồn kho : Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Hoá đơn GTGT. - Kế toán lương : Bảng chấm công . Bảng thanh toán tiền lương , bảng thanh toán bảo hiểm xã hội . Bảng thanh toán tiền thưởng. Các phiếu chi tiền mặt Uỷ nhiệm chi . Giấy báo nợ. - Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành. Bảng phân bổ tiền lương , bảo hiếm xã hội . Bảng phân bổ vật liệu . Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. c)Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán : TK 111, TK 112, TK 113, TK 151, TK 152, TK 153, TK 154, TK 155, TK 211, TK 214, TK 311 , TK 333 ,TK 334, TK 338, TK 341, TK 411, TK 431, TK 511, TH 521, TK 621, TK 621, TK 622, TK627 , TK 632, TK 641, TK 642, TK 711, TK 811, TK 911, TK 421. d) Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán : - Báo cáo tài chính : Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính e) Khái quát hạch toán một số phần hành chủ yếu : - Tổ chức hạch toán yếu tố TSCĐ: Sơ đồ hạch toán chi tiết TSCĐ theo trình tự theo trình tự ghi Sổ kế toán của hình thức “Chứng từ ghi sổ” Sổ chi tiết TSCĐ Chứng từ tăng, giảm Khấu hao TSCĐ Thẻ TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211, 214 Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ ghi sổ -Tổ chức hạch toán yếu tố nguyên vật liệu : Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song. Chứng từ gốc và bảng phân bổ Chứng từ ghi sổ (N-X) Sổ kế toán quản lý chi tiết vật liệu Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Tổ chức hạch toán lương và các khoản phải trả khác : Sơ đồ khái quát trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc về lao động, tiền lương và phân bổ lương, BHXH Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp tiền lương BHXH, BHYT Ghi chú: : Ghi cuối ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu II -TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI AN THÁI 1- Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty 1.1- Đặc điểm của nguyên vật liệu Công ty Trách nhiệm hữu hạn đầu tư xây dựng và thương mại An Thái là một doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn. Ngày nay nhu cầu về nhà ở ngày càng ra tăng và trở thành một vấn đề bức xúc của toàn xã hội . Khác với trước kia người ta chỉ mong có chỗ chui ra chui vào là đủ , thì giờ đây khi cuộc sống đã trở nên xung túc hơn thì nhu cầu về nhà ở là phải đẹp và tiện nghi... Do nắm bắt được tình hình đó, Công ty đã không ngừng lỗ lực phấn đấu và kết quả là trong 3 năm gần đây công ty đã ký kết được rất nhiều hợp đồng kinh tế có tầm cỡ quốc gia. Do đặc điểm của công ty là sản xuất trong thời gian dài cho nên đòi hỏi rất nhiều nguyên vật liệu khác nhau. Vì thế nguyên vật liệu của công ty thường được nhập một lần qua kho và phân bổ thành nhiều lần xuống các phân xưởng sản xuất. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là do công ty tự khai thác trên thị trường và mua theo giá thoả thuận. Mỗi nguyên vật liệu do có tính chất lý học và hoá học riêng, chịu ảnh hưởng của môi trường khí hậu bên ngoài nên việc bảo quản dự trữ ở kho của công ty phải được sắp xếp một cách khoa học , hợp lý . Mỗi loại nguyên vật liệu phải được bảo quản ở từng kho riêng là tuỳ theo đặc tính của chúng . 1.2 - Phân loại nguyên vật liệu : Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty bao gồm nhiều loại , mỗi loại có quy cách , kích cỡ khác nhau đòi hỏi công tác kế toán phải tiến hành một cách khoa học . Căn cứ theo nội dung kinh tế và vai trò củ nguyên vật liệu đói với quy trình sản xuất , Nguyên vật liệu ở Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính : Là loại nguyên vật liệu sau quá trình gia công cơ bản cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Vật liệu chính trong sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái là các loại đá tự nhiên lấy từ tự nhiên làm vật liệu xây dựng ( Đá Trung Quốc, Đá Bình Định…) và được phản ánh vào TK 152.1 +Vật liệu phụ : Đĩa cắt, chống thấm, keo dán, bút xoá, ke móc sắt để ốp mặt tiền…được phản ánh vào TK 152.2 +Nhiên liệu :Dầu nhờn, dầu Diezen chạy máy, xăng ... Được phản ánh vào TK 152.3. + Phụ tùng thay thế : Đĩa Cắt, Máy Cắt ... Được phản ánh vào TK 152.4. + Phế liệu : Đá vụn, đá lỗi…Được đánh giá vào TK 152.8. - Các loại công cụ dụng cụ cần thiết khác như ủng , găng tay , khẩu trang , quần áo bảo hộ lao động được phản ánh vào TK 153. Việc phân loại nguyên vật liệu được đăng ký trên máy vi tính và được tổ chức theo từng kho. 2- Đánh giá Nguyên vật liệu 2.1- Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho : Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo giá thực tế như sau: Giá thực tế Giá mua các chi nguyên vật liệu = ghi trên + phí mua mua ngoài hoá đơn thực tế Tại công ty các chi phí mua nguyên vật liệu được tổng hợp một lần vào cuối tháng . Ví dụ thực tế: Ngày 02/09/2002, Công ty mua 500 chiếc bút xoá, hoá đơn số 83203 của Công ty TNHH Mai Nam. Giá mua ghi trên hoá đơn là : 24.000 đồng / chiếc ,VAT 10%. Tiền vận chuyển là : 150000 đồng, VAT 5%. Giá thực tế bút xoá = 12.000.000 + 165.000 nhập kho = 12.165.000 2.2- Giá thực tế vật liệu xuất kho . Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho tại công ty được tính vào cuối tháng và theo phương pháp “ Bình quân gia quyền “ , căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu .Phương pháp này phù hợp vói công ty vì số lượng nhập , xuất nguyên vật liệu rất lớn . Giá thực tế Trị giá thực tế của nguyên Trị giá thực tế của nguyên Bình quân vật liệu tồn kho đầu kỳ + vật liệu nhập trong kỳ Một đơn vị = Nguyên Lượng nguyên vật liệu Lượng nguyên vật liệu vật liệu tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ Giá thực tế Giá thực tế bình Lượng nguyên vật liệu nguyên vật liệu = quân một đơn vị * xuất kho trong tháng xuất kho nguyên vật liệu rong tháng Ví dụ thực tế : Tính giá thực tế Đá Granite xuất trong tháng 09/2002. Kế toán đã căn cứ vào số liệu sau để xác định giá thực tế bình quân một đơn vị Đá granite. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT –TỒN KHO ĐÁ GRANITE THÁNG 09/2002 đơn vị : đồng NGÀY NỘI DUNG NHẬP XUẤT TỒN SL TT SL TT SL TT 1/9 10/9 13/9 Tồn đầu kỳ Đá Granite Đá Granite Cộng PS 1100000 1100000 612749500 612749500 1183480 1183480 649440568 649440568 132069 48589 63355109 26663457 Giá trị thực tế bình quân = 63355100 + 612749500 Một đơn vị đá Granite 132069 + 1100000 = 548,755(đ/m2) Giá thực tế của đá Granite xuất kho trong tháng = 1183480 * 548,755 = 649440568(đ) Giá thực tế của đá Granite = 48589 * 548,755 = 26663457(đ) tồn kho 3- Tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu . 3.1- Hạch toán ban đầu. * Thủ tục nhập kho : Tại Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái tất cả nguyên vật liệu mua về đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho và có sự kiểm nhận của công ty. Khi nguyên vật liệu về đến công ty người đi mua nguyên vật liệu sẽ mang hoá đơn mua hàng như : Hoá đơn GTGT , hoá đơn cước phí vận chuyển lên phòng kế toán. Sau đó thủ kho và kế toán nguyên vật liệu sẽ kiểm tra số lượng, quy cách nguyên vật liệu so với hoá đơn nếu đúng mới nhập kho và kế toán víêt phiếu nhập kho . Trong trường hợp nguyên vật liệu mua về có khối lượng lớn thì trước khi nhập kho số nguyên vật liệu đó phải được đưa vào kiểm tra thông qua ban kiểm nghiệm vật tư do Công ty lập ra. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên , có đầy đủ chữ ký của thủ kho , người mua hàng , kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị . Liên 1: Lưu lại cuống Liên 2: giao cho người phụ trách cung ứng Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho . Định kỳ, 3 đến 5 ngày thủ kho giao lại phiếu nhập kho cho phòng kế toán toán nguyên vật liệu vào sổ chi tiết. Ví dụ thực tế : Khi nhận được hoá đơn GTGT của Công ty Hoàng Anh Gia Lai bán đá Granite cho công ty. Kế toán viết phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho để ghi vào thẻ kho. HOÁ ĐƠN( GTGT ) Mẫu số 01 GTKT - 322 Liên 2( giao khách hàng ) MA/91 - B Ngày 3 tháng 9 năm 2002 N0 26330 Đơn vị bán hàng : Công ty Hoàng Anh Gia Lai Địa chỉ : Gia Lai Số tài khoản Điện thoại MS : 5400163618 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Duy Bình Đơn vị : Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái Hình thức thanh toán : Trả chậm MS : 0600145166 STT TÊN HÀNG HOÁ DỊCH VỤ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN A B C 1 2 3=1*2 1 Đá Granite M2 350 380.000 133.000.000 Cộng tiền hàng 133.000.000 Thuế suất GTGT = 10% Tiền thuế GTGT 13.300.000 Tổng cộng tiền thanh toán 146.300.000 Số tiền viết bằng chữ :( Một trăm bốn mươi sáu triệu ba trăm ngàn ) NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ ( ký ,ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) Số 133 PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01- VT Ngày 03/09/2002 QĐ số 1141 TC /CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Nợ : 152 Có : 331 Họ tên người giao hàng : Ông Lợi – Cty TNHH An Thái Số 87 ngày 3 tháng 9 năm 2001 Nhập tại kho : Ông Tuấn. STT Tên ,nhãn hiệu Quy cách phẩm Chất vật tư( sản Phẩm,hàng hoá) Mã Số Đơn vị tính Số lượng Đơn Giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đá Granite Cộng M2 350 350 380.000 133.000.000 133.000.000 Viết bằng chữ : (Một trăm ba mươi ba triệu chẵn) PHỤ TRÁCH NGƯỜI GIAO THỦ TRƯỞNG CUNG TIÊU HÀNG ĐƠN VỊ ( Ký , họ tên) ( Ký , họ tên) (Ký, họ tên) Ví dụ thực tế : Ngày 02/09/2002 Anh Lãm phòng kế hoạch vật tư mua Bút xoá theo hoá đơn số 57963 của Công ty TNHH Mai Nam. Kế toán đã viết phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho để ghi vào thẻ kho như sau: Biết rằng : Tồn kho đầu kỳ = 0 Giá mua ghi trên hoá đơn = 22.500.000, VAT = 10 % Chi phí vận chuyển = 420.000 bao gồm cả thuế VAT 5% Giá thực tế nhập bút xoá = 22.500.000 + 400.000 = 22.900.000 22.900.000 Giá đơn vị bình quân cả = = 22.900 kỳ dự trữ 1000 - Giá thực tế xuất bút xoá = 677 * 22.900 = 15.503.300 HOÁ ĐƠN ( GTGT) Mẫu số 01 GTKT- 322 Liên 2 (Giao cho khách hàng ) MA/91 - B Ngày 02/09/2002 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Mai Nam Địa chỉ : 64 Quang Trung - Hà nội Điện thoại : 087.625.844 Số tài khoản : 710A- 00032 Họ và tên người mua hàng : Nguyễn Văn Lãm Đơn vị : Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái Hình thức thanh toán :Tiền mặt. STT Tên hàng hoá , dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bút xoá Chiếc 1000 22.500 22.500.000 Cộng tiền hàng: 22.500.000 Thuế suất GTGT = 10% Tiền thuế GTGT: 2.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 25.000.000 Số tiền viết bằng chữ : ( Hai mươi năm triệu đồng chẵn ) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký , họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký , họ tên ) Số 132 PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01- VT QĐ số 1141TC/CĐKT Ngày 02/09/02 Ngày 1/1/1995 của BTC Nợ TK : 152 Có TK : 111 Họ và tên người giao hàng : Anh Lãm Đơn vị : Phòng kế hoạch vật tư. Lý do: Nhập vật tư của công ty TNHH Mai Nam Nhập tại kho: Ông Tuấn STT Tên, nhãn hiệu ,quy cách phẩm chất vật tư( Sản phẩm ,hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bút xoá Chiếc 1000 1000 22.900 22.900.000 Cộng 1000 1000 22.900 22.900.000 Viết bằng chữ : (Hai mươi hai triệu chín trăm nghìn đồng chẵn ) PHỤ TRÁCH NGƯỜI GIAO THỦ TRƯỞNG CUNG TIÊU HÀNG ĐƠN VỊ (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) * Thủ tục xuất kho : Tại Công ty đầu tư xây dựng và thương mại An Thái, nguyên vật liệu xuất kho dùng chủ yếu cho sản xuất sản phẩm . Nguyên vật liệu của công ty gồm nhiều chủng loại , việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngày cho từng bộ phận sử dụng là các phân xưởng sản xuất . Phòng kế hoạch sẽ xuất vật tư căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu trên cơ sở các đơn đạt hàng được thực hiện . Sau khi có lệnh sản xuất của giám đốc , phòng kế hoach tổ chức thực hiện sản xuất , theo dõi sát sao tiến độ sản xuất sản phẩm và tién độ thực hiện các đơn đặt hàng .Hàng ngày phòng kế hoạch viết phiếu sản xuất cho từng phân xưởng sản xuất . Theo phiếu sản xuất trên cơ cở tính toán kỹ thuật các phân xưởng sản xuất sẽ yêu cầu xuất lại vật tư nào , số lượng bao nhiêu. Sau đố phòng kế hoạch sẽ viết phiếu xuất kho có chữ ký của thủ trưởng đơn vị và người viết phiếu . Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên : Liên 1 : lưu lại cuống. Liên 2 : Xuất kho . Liên 3 : Giao cho thủ kho để ghi cào thẻ kho sau đó chuyển lại phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu vào sổ chi tiết . Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng , người nhận vật tư và thủ kho . * Ví dụ thực tế : Ta lại đi xét tiếp 02 ví dụ đã trình bày ở trên. Khi nhận dược hoá đơn GTGT của Công ty Hoàng Anh Gia Lai và Công ty TNHH Mai Nam bán đá và bút xoá cho công ty. Kế toán viết phiếu nhập kho và chuyển chở thủ kho để ghi vào thẻ kho. Số 120 PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02- VT Ngày 8/9/2002 QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ : 621 Có: 152 Họ tên người nhận : Ông Minh - trưởng ca III Lý do xuất kho : Hoàn thiện mặt sàn Xuất tại kho : Ông Tuấn STT Tên ,nhãn hiệu Quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm hàng hoá ) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B 1 2 3 4 5 6=5*4 1 Đá Granite M2 200 200 420.000 84.000.000 PHỤ TRÁCH PHỤ TRÁCH NGƯỜI NHẬN THỦ KHO BỘ PHẬN SD CUNG TIÊU (Ký, họ tên) (Ký ,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) Số 118 PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02 VT Ngày 02/09/2002 QĐ số 1141TCQĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC Nợ TK : 621 Có TK : 152 Họ và tên người nhận : Ông Minh Lý do xuất kho : Hoàn thiện công trình Xuất tại kho : Kho Ông Tuấn STT Tên, nhãn hiệu ,quy cách ,phẩm chất vật tư(sản phẩm ,hàng hoá ) Mã số ĐTV Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B 1 2 3 4 5 6=5*4 1 Bút xoá Cộng Chiếc 677 677 677 677 22.900 15.503.300 15.503.300 Phụ trách Phụ trách Người nhận Thủ kho Bộ phận SX cung tiêu (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) 3.2-Kế toán chi tiết vật liệu. Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái hạch toán chi tiết vật liệu theo “phương pháp thẻ song song”. Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty như sau: a) Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất (Phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho) nguyên vật liệu thực xuất ,thực nhập vào thẻ kho có liên quan. Cuối tháng thủ kho phải đố chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn nguyên vật liệu thực tế ở kho . Vào ngày 30 /6 và ngày 31/12 thủ kho phải tiến hành kiểm kkê đinh kỳ. Định kỳ từ 3 đến 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho , thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập , xuất kho về phòng kế toán . * Ví dụ thực tế : - Khi nhận được chứng từ ( phiếu nhập kho ) số 133, ngày 3/9/2002 nhập 350 m2 đá Granit của công ty Hoàng Anh Gia Lai , Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho . - Khi nhận được phiếu xuất kho số 120 ngày 8/9/2002 xuất cho ca III để hoàn thiện mặt sàn. + Đá Granit 200m2 - Khi nhận được chứng từ ( Phiếu nhập kho ) số 132 , ngày 2/9/2002 nhập 1000 chiếc Bút xoá của công ty TNHH Mai Nam , thủ kho ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho . - Khi nhận được phiếu xuất kho số 118 ngày 2/9/2002 xuất cho ca III để hoàn thiện công trình. + Bút xoá :677 chiếc . Thủ kho ghi toàn bộ số thực xuất này vào các thẻ kho . Mỗi một số nguyên vật liệu được ghi riêng một tờ sổ . Cuối tháng thủ kho cộng tổng số nhập , tổng số xuất và tính ra tổng số tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu. Số liệu này dùng để đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu vào cuối tháng. THẺ KHO Mẫu số :06-LT QĐ số 1141TC/QĐ-CĐTK Ngày 1/11/1995 BTC Số 72 ngày 30 tháng 9/2002. Đơn vị kho : Ông Tuấn Tên hàng : Đá Granite Đơn vị tính: M2 STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày N-X Tồn đầu kỳ 13206 1 133 3/9 Nhập trắng Bình Định 120000 2 134 5/9 Nhập trắng Bình Định 100000 3 135 5/9 Nhập vàng Bình Định 100000 4 138 8/9 Nhập trắng Bình Định 150000 5 120 8/9 Xuất trắng Bình Định 128850 6 127 9/9 Xuất trắng Bình Định 140900 7 135 9/9 Xuất trắng Bình Định 169070 8 145 11/9 Nhập Hồng Gia Lai 100000 9 150 15/9 Nhập Hồng Gia Lai 100000 10 140 15/9 Xuất Hồng Gia Lai 183000 11 155 18/9 Nhập Tím Tân Dân 130000 12 145 25/9 Xuất Tím Tân Dân 170060 13 156 25/9 Nhập Trắng Bình Định 100000 14 157 25/9 Nhập Trắng Bình Định 100000 15 158 27/9 Nhập Trắng Bình Định 100000 16 146 28/9 Xuất trắng Bình Định 152600 17 147 29/9 Xuất trắng Bình Định 129000 18 148 29/9 Xuất trắng Bình Định Cộng 1100000 110000 1183480 48589 b) Trình tự ghi chép tại phòng kế toán. Phòng kế toán mở sổ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu cho từng danh điểm nguyên liệu, vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Khi nhận được phiếu nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến kế toán kiểm tra ghi đơn giá và tính thành tiền (đối với phiếu nhập kho ) rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Đối với phiếu xuất kho kế toán chỉ ghi được phần lượng còn phần giá trị thì cuối tháng sau khi tính được giá xuất kho khi đó mới ghi vào cuối tháng. Kế toán tiến hành cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và tổng số tồn của từng thứ nguyên liệu. Số liệu này dùng để đối chiếu với kế toán tổng hợp dùng để đối chiếu với kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. Ví dụ thực tế: (Lấy ví dụ về nguyên vật liệu chính: Đá Granite và bút xoá còn các vật liệu khác tương tự). Căn cứ vào phiếu nhập số 133 ngày 03/9/2002 nhập đá granite kế toán nguyên vật liệu vào sổ chi tiết phần nhập số lượng 350m2 và số tiền 133.000.000đ. Căn cứ vào phiếu xuất kho số 120 ngày 08/9/2002 xuất đá granite cho ca III sản xuất số lượng 200 kế toán nguyên vật liệu vào sổ chi tiết phần xuất. Cuối tháng khi tính được số vật liệu xuất kho khi đó mới ghi phần giá trị. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất đá Granite trong tháng 9/2002. Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi tình hình biến động của đá Granite. Sau khi nhập số liệu vào sổ chi tiết kế toán mới đem phần công dồn cuối tháng để vào “ Bảng tổng hợp nhập –xuất –tồn trong tháng ) (Tương tự như ví dụ về đá granite, kế toán cũng mở sổ theo dõi về vật liệu Bút xoá và đĩa cắt ...) 3.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu a) Tài khoản sử dụng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Công ty sử dụng một số tài khoản sau: TK 152 "Nguyên vật liệu" TK 1521 "Nguyên vật liệu chính" TK 1522 "Nguyên vật liệu phụ" Các nghiệp vụ nhập vật tư kế toán sử dụng: TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi Ngân hàng TK 331: Phải trả người bán (Chi tiết TK 3311). TK 131: Phải thu khách hàng. TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh phản ánh ở các tài khoản sau: TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 627: Chi phí sản xuất chung. TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. b) Phương pháp hạch toán ở Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Hạch toán tổng hợp về nhập nguyên vật liệu. - Nội dung nhập vật liệu: Như đã trình bày ở phần trên vật liệu của Công ty phần lớn là do mua ngoài và khai thác từ các nguồn trên thị trường do đó có thể nói vật liệu của Công ty nhập bằng hai nguồn: + Mua ngoài. + Tự khai thác. - Kế toán từ nguồn nhập: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn và phiếu nhập cho kế toán tổng hợp lên bảng kê chứng từ gốc cùng loại. Cuối tháng dùng số liệu của từng bảng kê này để vào chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào hoá đơn, các phiếu chi nếu Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán ghi vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại: Ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Căn cứ vào các hoá đơn nếu Công ty còn nợ người cung cấp thì kế toán ghi vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại: Ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Căn cứ vào các hoá đơn, uỷ nhiệm chi nếu Công ty đã dùng tiền gửi để thanh toán thì kế toán ghi vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại: Ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi có TK 112 Tháng 9/2001 Số 10 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ TIỀN GHI NỢ CÁC TÀI KHOẢN SỐ NGÀY 152 133 UNC-04 5/9 Trả tiền mua đá 57.670.800 52.428.000 5.242.800 UNC-14 8/9 Trả tiền mua đá 59.945.600 54.496.000 5.449.600 UNC-18 11/9 Trả tiền mua đá 86.935.200 79.032.000 7.903.200 UNC-20 15/9 Trả tiền mua đá 56.336.500 51.215.000 5.121.500 UNC-21 18/9 Trả tiền mua đá 27.588.000 25.080.000 2.508.000 Cộng 288.476.100 262.251.000 26.225.100 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi có TK 331 Tháng 9/2002 Số 11 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ TIỀN GHI NỢ CÁC TÀI KHOẢN Số Ngày 152 133 133 3/9 C.ty đá Hoàng Anh 73.200.000 66.545.400 6.654.600 134 5/9 C.ty đá Hoàng Anh 61.000.000 55.454.500 5.545.500 155 18/9 C.ty đá Hoàng Anh 79.299.935 72.090.850 7.209.085 156 25/9 C.ty đá Hoàng Anh 61.000.000 55.454.500 5.545.500 157 25/9 C.ty đá Hoàng Anh 61.000.000 55.454.500 5.545.500 158 27/9 C.ty đá Hoàng Anh 61.000.000 55.454.500 5.545.500 Cộng 396.499.935 360.454.250 36.045.685 Căn cứ vào các hoá đơn, nếu hình thức thanh toán trong các hoá đơn mà thay đổi thì kế toán ghi vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại: Ghi Nợ : TK 152 Có: TK 131 Ví dụ thực tế: Căn cứ vào phiếu chi số 135 ngày 03/9/2002 ông Viêm mua đầu mài về nhập kho. Số tiền 9.691.000. Trong đó: Tiền đầu mài 9.438.910 và tiền thuế giá trị gia tăng 252.090. Kế toán vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại ghi: Nợ TK 152 : 9.438.910 Nợ TK 133 : 252.090 Có TK 111 : 9.691.000 Cuối tháng tiến hành cộng tổng bên nợ TK 152, 133 dùng số hiện đó để vào chứng từ ghi sổ. BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi có TK 111 Tháng 9/2001 Số 9 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ TIỀN GHI NỢ CÁC TÀI KHOẢN Số Ngày 152 133 135 3/9 Ông Viêm mua đầu mài 9.691.000 9.438.910 252.090 136 3/9 Ông Hiền mua bút xoá 720.000 66.0000 60.000 143 4/9 Ông Nguyễn nhập keo 12.104.000 11.800.000 303.120 152 8/9 Ông Hô mua đĩa cắt 760.000 760.000 156 9/9 Ông Viêm mua phụ tùng thay thế 12.995.000 12.618.590 376.410 180 20/9 Bà Nguyễn thanh toán tiền nhập phụ gia 2.000.000 2.000.000 186 20/9 Ông Hiền thanh toán tiền dầu máy 740.000 678.180 61.820 187 22/9 Ông Viêm mua đá 1.093.000 1.073.800 19.200 188 22/9 Ông Viêm mua vật tư phục vụ sản xuất 502.000 502.000 204 29/9 Ông Nguyễn Nhập đá granite 1.083.200 10.750.704 332.496 206 29/9 Ông Viêm mua keo nhập kho 10.231.000 9.924.070 306.930 208 29/9 Ông Hiền mua dầu chạy máy 740.000 678.180 61.820 209 29/9 Ông Mạnh bốc đá xuống kho 2.750.000 2.750.000 210 29/9 Ông Mạnh bốc đá xuống kho 223.000 223.000 Cộng 65.632.200 63.858.314 1.773.886 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi có TK 131 Tháng 9/2002 Số 12 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ TIỀN GHI NỢ CÁC TÀI KHOẢN Số Ngày 152 133 135 5/9 C.ty Đá Hoàng Anh - GL 61.000.000 55.454.500 55.454.50 138 8/9 C.ty đá Hoàng Anh - GL 91.499.930 83.181.750 8.318.180 145 11/9 C.ty đá Hoàng Anh - GL 61.000.000 55.454.500 55.454.50 150 15/9 C.ty đá Hoàng Anh - GL 61.000.000 55.454.500 55.454.50 Cộng 274.499.930 249.545.250 24.954.680 Cuối tháng kế toán căn cứ vào các bảng kê chứng từ gốc cùng loại (phần nợ TK 152) tính được giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Số liệu của các bảng kê được ghi vào chứng từ ghi sổ phần nợ TK 152 có các tài khoản liên quan. Nợ TK 152 : 936.208.814 Có TK 111 : 63.958.314 Có TK 112 : 262.251.000 Có TK 331 : 360.454.250 Có TK 131 : 249.545.250 Như vậy, giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho tháng 9/2001 là 936.208.814đ. CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 9, Quý 3, năm 2002 Số 3 CHỨNG TỪ TRÍCH YẾU SỐ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN Số Tháng Nợ Có 9 Tháng 9 Nhập kho vật tư 152 111 83.358.314 10 Tháng 9 Nhập kho đá thô 152 112 262.251.000 11 Tháng 9 Nhập kho đá granite 152 331 360.454.250 12 Tháng 9 Nhập kho đá granite 152 131 249.545.250 Cộng 958.708.814 Kèm theo bảng kê chứng từ Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) * Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Đối tượng tập hợp chi phí được tập hợp cho từng ca sản xuất. Hàng ngày kế toán căn cứ vào các phiếu xuất vật tư để lên bảng kê xuất vật liệu. Số liệu của bảng kê này dùng làm căn cứ để vào chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 120 ngày 08/9/2001 xuất vật tư cho ca III sản xuất. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất này để lên bảng kê xuất vật tư (Chỉ ghi phần lượng cuối tháng sau khi tính được giá của nguyên vật liệu xuất kho khi đó mới ghi phần giá trị). Bảng kê xuất vật tư được ghi riêng cho từng ca và được ghi theo từng nhóm nguyên vật liệu. Cuối tháng sau khi ghi được phần giá trị thực tế của nguyên vật liệu thì kế toán tiến hành cộng tổng. Số liệu của bảng kê này làm căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ. BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ Tháng 9 năm 2002 Ca III Số 25 Chứng từ Danh điểm VT 1521 ĐVT TK đối ứng Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 120 8/9 Đá Granite M2 621 128.850 548,755 70.707.082 Đá thô 3.000 6.102,5 18.307.500 Đá thô 10.200 4.165 52.483.000 Đá thô 10.200 3.712 37.862.400 140 15/9 Đá thô 621 183.000 548,755 100.422.165 Đá thô 2.008 6.102,5 12.253.800 Đá thô 10.000 4.165 41.650.000 Đá thô 10.000 3.712 37.120.000 148 29/9 Đá Granite 621 110.000 548,755 60.360.050 Đá Granite 10.200 4.165 42.485.000 Đá Granite 10.200 3.712 37.862.400 Cộng 501.516.397 BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ Tháng 9 năm 2002 Ca II Số 29 Chứng từ Danh điểm VT 1521 ĐVT TK đối ứng Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 127 9/9 Đá Granite M2 621 140.900 548,755 77.319.581 Đá thô 5.100 6.102,5 31.122.750 Đá thô 9.303 4.165 38.746.995 Đá thô 9.303 3.712 34.532.736 145 25/9 Đá Granite 621 170.060 548,755 93.321.275 Đá Granite 4.400 6.102,5 26.851.000 Đá thô 8.000 4.165 33.320.000 Đá thô 8.000 3.712 29.696.000 147 29/9 Đá Granite 621 129.000 548,755 70.789.395 Cộng 435.699.731 BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ Tháng 9 năm 2002 Ca I Chứng từ Danh điểm VT 1521 ĐVT TK đối ứng Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 135 11/9 Đá Granite M2 621 169.070 548,755 92.778.008 Đá Granite 4.700 6.102,5 28.681.750 Đá thô 11.000 4.165 45.815.000 Đá thô 11.000 3.712 40.832.000 146 28/9 Đá Granite 621 152.600 548,755 83.740.013 Keo dán 2.000 6.102,5 12.205.000 Đĩa cắt 12.000 4.165 49.980.000 Đĩa cắt 12.000 3.712 44.544.000 Cộng 398.575.771 Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê xuất vật tư trên cơ sở bên có TK152 kế toán tnh được giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho chi tiết cho từng ca sản xuất. Số liệu của các bảng kê được ghi vào chứng từ ghi sổ phần nợ TK 621 và có TK 152. Nợ TK 621 : 1.414.988.267 621.1 : 418.035.771 621.2 : 462.235.649 621.3 : 534.716.847 Có TK 152 : 1.414.988.267 CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 9, Quý 3, năm 2001 Số 3 CHỨNG TỪ TRÍCH YẾU SỐ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN SỐ NGÀY NỢ CÓ Tháng 9 Xuất vật liệu cho sản xuất 621 152 1.414.988.267 Cộng 1.414.988.267 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Cuối tháng kế toán căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái. Số liệu của sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và còn dùng để lập báo cáo tài chính. SỔ CÁI Tháng 9 năm 2002 Số hiệu: 152 CT GHI SỔ DIỄN GIẢI SỐ HIỆU TK ĐỐI ỨNG SỐ TIỀN SH NT NỢ CÓ Dư đầu kỳ 770.898.592 09 T9 Nhập nguyên vật liệu 111 86.358.314 10 T9 Nhập nguyên vật liệu 112 262.251.000 11 T9 Nhập nguyên vật liệu 331 360.454.250 12 T9 Nhập đá granite trao đổi 131 249.545.250 04 T9 Xuất NVL cho SX T9 621 1.368.888.899 … … …………… ……. ……… ………. Cộng phát sinh 2.122.108.814 1.814.988.267 Số dư cuối tháng 9 307.120.547 Ngày 30 tháng 9 năm 2002 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI AN THÁI I- NHẬN XÉT VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI AN THÁI Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt của các thành phần kinh tế, để đứng vững và tồn tại trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác quản lý điều hành sản xuất và bộ máy quản lý tài chính hữu hiệu. 1- Ưu điểm: Trong quá trình đổi mới để hoà nhập trong cơ chế thị trường, Công ty đã có nhiều thay đổi tích cực, đạt được nhiều kết quả tốt trong kinh doanh, đứng vững trên thị trường. Phòng kế toán của Công ty đã góp phần tích cực trong việc thành công đó, với bộ máy kế toán gọn nhẹ, trình độ chuyên môn cao, có nhiều phương án hoàn thiện công tác kế toán, thông tin chính xác giúp cho Giám đốc có quyết định đúng đắn trong điều hành sản xuất. Căn cứ đặc điểm sản xuất kinh doanh hiện nay, Công ty áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ". Trong hạch toán kế toán hình thức này phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán trong phòng. Hệ thống sổ này của Công ty tương đối rõ ràng. Công tác hạch toán nguyên vật liệu, kế toán Công ty đã từng bước thay đổi phương pháp để phù hợp với đặc điểm của Công ty. Nguyên vật liệu của Công ty ở đây bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, chất lượng cũng khác nhau, việc quản lý, bảo quản, kiểm tra tương đối khó khăn. Để theo dõi tình hình tồn kho nguyên vật liệu hàng tháng, kế toán cùng thủ kho cùng kiểm tra đối chiếu số liệu, hàng quý tiến hành kiểm kê kho để đảm bảo số lượng hàng hoá, xác định chất lượng để phản ánh và có biện pháp xử lý nguyên vật liệu. Việc áp dụng phương pháp "Thẻ song song" trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đã làm cho công việc đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra nhưng việc ghi chép bị trùng lặp và ghi chép tương đối lớn. Việc hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái đã thực sự phát huy đầy đủ vai trò của kế toán trong công tác quản lý vật tư để phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác giá trị của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho và tồn kho và tình hình thanh toán đối với khách hàng. Tuy nhiên trong công tác kế toán nguyên vật liệu còn có những hạn chế sau: 2- Nhược điểm : Vật liệu của Công ty gồm rất nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau khó có thể nhớ hết được nhưng Công ty chưa sử dụng sổ danh điểm vật tư, chưa tạo lập bộ vật tư để phục vụ công tác quản lý, theo dõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ và nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu sau này. Nguyên vật liệu dùng trong sản xuất của Công ty nhìn chung ổn định nên để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng nguyên vật liệu Công ty phải ban hành quy chế về định mức , hạn mức một số loại vật tư thường dùng cho sản xuất, việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận sản xuất kỹ thuật điều độ chủ động lập kế hoạch mua và cung ứng vật tư kịp thời trên cơ sở định mức đồng thời giúp cho người quản lý giám sát được việc sử dụng vật tư ở các bộ phận sản xuất đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt, tiết kiệm được vật tư. Hiện nay, Công ty chưa thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư do đó vật tư mua về không được kiểm tra dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo quy cách phẩm chất . * Về công tác ghi chép sổ sách kế toán: Tại Công ty việc ghi chép sổ sách kế toán tương đối rõ ràng song vẫn còn hạn chế đó là: Căn cứ vào các bảng kê chứng từ gối cùng loại, cuối tháng kế toán mới vào chứng từ ghi sổ như vậy khi có sai sót thì rất khó khăn cho việc đối chiếu kiểm tra. Theo em cứ 5 ngày kế toán căn cứ vào các bảng kê để vào chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Mặt khác việc vào chứng từ ghi sổ hàng ngày còn làm giảm bớt công việc ghi chép vào cuối tháng của kế toán. II- MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI AN THÁI 1- Hoàn thiện công tác quản lý vật tư Việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu là hết sức cần thiết vì muốn phục vụ tốt yêu cầu quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu thì phải biết được một cách cụ thể và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy nguyên vật liệu cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá, theo quy cách phẩm chất của nguyên vật liệu. Để lập sổ danh điểm vật tư điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã hiệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ để bổ sung những mã vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng bộ mã dựa vào các điểm sau: - Dựa vào: + Loại vật liệu. + Nhóm vật liệu cho mỗi loại. + Thứ tự vật liệu trong mỗi nhóm + Quy cách vật liệu trong mỗi thứ. - Trước hết bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở tài khoản cấp 2. + Vật liệu chính : TK 1521 + Vật liệu phụ : TK 1522 + Nhiên liệu : TK 1523 + Phụ tùng thay thế : TK 1524... - Trong mỗi loại vật liệu ta phân thành các nhóm và lập mã số theo từng nhóm. Chẳng hạn: Trong vật liệu chính ta phân thành các nhóm và đặt mã số như sau: - Nhóm đá Granite : TK 1521.1 - Nhóm Đá Trung Quốc : TK 1521.2 Vật liệu phụ: - Nhóm keo dán : TK 152.21 - Nhóm đĩa cắt : TK 152.22 Nhiên liệu: - Dầu nhờn : TK 152.31 - Dầu Diezen : TK 152.32 Phụ tùng thay thế: - Đĩa Cắt : TK 152.41 - Máy Cắt : TK 152.42 Trong mỗi nhóm vật liệu dù nhiều cũng nhỏ hơn 10 loại nên ta dùng 1 chữ số để biểu thị. Như vậy một mã vật liệu bao gồm 8 chữ số: - 4 chữ số đầu (số ký hiệu tài khoản cấp 2) biểu thị loại vật liệu. - 1 chữ số thứ 5 biểu thị nhóm vật liệu trong mỗi loại. - 1 chữ số tiếp theo biểu thị thứ vật liệu trong mỗi nhóm. - 2 chữ số cuối biểu thị quy cách vật liệu cho mỗi thứ. * Ví dụ: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Loại vật liệu chính. Ký hiệu 152.1 KÝ HIỆU TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH NGUYÊN VẬT LIỆU ĐVT SỐ LƯỢNG NHÓM DANH ĐIỂM NVL 152.11 152.11-1-01 Đá Granite M2 12.000 152.12 152.12-1-01 Đen Kim Sa M2 5.100 152.12 152.12-2-01 Ghi Đồng M2 5.100 152.12 152.12-3-01 Đá Thô M2 5.100 Lập biên bản kiểm nghiệm vật tư: Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng số 26330 ngày 3/9/2001 và thực tế kiểm nghiệm vật tư nhập kho, ban kiểm nghiệm vật tư lập biên bản như sau: Đơn vị:Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái Mẫu số 05-VT Bộ phận: Ban hành theo QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ tài chính BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 03 tháng 9 năm 2001 Số 01 - Căn cứ hoá đơn số 26330 ngày 3/9/2002 của Công ty Hoàng Anh Gia Lai. Ban kiểm nghiệm gồm: 1- Ông Nhã - Đại diện phòng kế toán 2- Ông Tuấn - Đại diện vật tư 3- Ông Thuỳ - Thủ kho Đã kiểm nghiệm: TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (SP hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ký SL đúng quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 4 1 Đá Granite 152.11-1-01 M2 12.000 12.000 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ông Tuấn nhập đá Granite của Công ty đá Hoàng Anh Gia Lai. Đủ về số lượng, đúng về tiêu chuẩn quy định nhập kho. ĐẠI DIỆN PHÒNG KẾ TOÁN (Ký, họ tên) ĐẠI DIỆN PHÒNG VẬT TƯ (Ký, họ tên) THỦ KHO (Ký, họ tên) 2- Hoàn thiện về công tác ghi chép sổ kế toán Trong công tác hạch toán kế toán Công ty đã áp dụng tổ chức hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức "Chứng từ ghi sổ". Thực tế Công ty chưa thực hiện việc vào "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ" nên không theo dõi chính xác được các chứng từ ghi sổ: - Việc ghi chép "Thẻ kho" kế toán chưa tính toán lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất ảnh hưởng đến việc dự trữ nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất. Đề nghị kế toán nguyên vật liệu phải tính lượng nguyên vật liệu tồn sau mỗi lần nhập, xuất. - Từ các chứng từ gốc hàng ngày kế toán ghi vào bảng kê tổng hợp chứng từ gốc cùng loại và cuối tháng mới vào chứng từ ghi sổ. Nên việc ghi chép sổ sách kế toán còn dồn nhiều vào cuối tháng. Theo em việc ghi chép sổ sách kế toán của Công ty cần phải thực hiện việc cập nhật số liệu kịp thời, chính xác và phải mở sổ "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ" để đối chiếu với bảng cân đối kế toán được nhanh chóng. Ví dụ: Từ các chứng từ ghi sổ, kế toán mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: Bộ (Sở) ............. Đơn vị: CT TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI AN THÁI SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 9 năm 2002 CT GHI SỔ SỐ TIỀN CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ TIỀN SH NT SH NT 1 7/2001 537.325.030 5 11/9 55.454.500 15/9 51.215.000 3 8/2001 15/9 55.454.500 15/9 25.080.000 5 3/9 9.438.910 18/9 72.090.850 3/9 660.000 20/9 678.180 3/9 66.545.400 22/9 1.073.800 4/9 11.800.880 22/9 502.000 5/9 55.454.500 25/9 55.454.500 5/9 55.454.500 25/9 55.454.500 5/9 52.428.000 27/9 55.454.500 5/9 55.454.500 29/9 10.750.704 8/9 760.000 29/9 9.924.070 8/9 54.496.000 29/9 678.180 8/9 83.181.750 29/9 2.750.000 9/9 12.618.590 29/9 230.000 11/9 79.032.000 Cộng 537.325.030 Cộng tháng 936.108.814 Ngày 30 tháng 9 năm 2002 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Cuối tháng, kế toán căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái là cơ sở để lập báo cáo tài chính. Kết luận Một lần nữa cần phải khẳng định kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thực tế tại Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái cho thấy công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh, phản ánh chính xác và đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu, từ đó Công ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Sau một thời gian thực tập tại Công ty, em thấy rằng Công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Công tác hạch toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng khá hoàn chỉnh, được thực hiện theo đúng chế độ. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm và cố gắng mà Công ty đã thực hiện, trong quá trình hạch toán còn có những tồn tại nhất định mà em đã đưa ra một số ý kiến khắc phục tại chương III. Tuy nhiên, thời gian thực tập và trình độ có hạn nên những vấn đề đưa ra chắc không tránh khỏi những thiếu sót, em mong rằng sẽ nhận được ý kiến đóng góp của các Thầy Cô, các Cô Chú, Anh Chị trong Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái cho bản báo cáo tốt nghiệp của em được hoàn thiện về mặt lý luận và có tính thực tiễn cao. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các cô giáo Bùi Thị Thu Thuỷ, cảm ơn Ban lãnh đạo và các Cô Chú , Anh Chị tại phòng Tài chính Kế toán của Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại An Thái Hà Nội, ngày 14 tháng 06 năm 2003 SINH VIÊN Nguyễn Bật Cường TÀI LIỆU THAM KHẢO Lý thuyết hạch toán kế toán Lý thuyết thực hành kế toán tàI chính - TS Nguyễn Văn Công 2001 Hệ thống kế toán Doanh nghiệp - Vụ chế độ 1995 Chế dộ chứng từ kế toán – Nhà xuất bản thống kê 1995 Lý thuyết hạch toán kế toán trường Cao Đẳng Quản Trị Kinh Doanh 6- Sổ sách “Báo cáo tài chính Công ty TNHH Đầu Tư Xây dựng Và Thương MạI An Thái vào Quý III/2002 7- TàI liệu về báo cáo tổng kết kết quả hoạt động kinh doanhQuý III/2002 của Công ty TNHH Đầu Tư Xây dựng Và Thương MạI An Thái.