Tổ chức hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức hạch toán tài sản cố định với những vấn đề quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại công ty xây dựng Đồng Tâm

, tài liệu khác có liên quan. Sổ kế toán: Nhật ký – Sổ cái. Trình tự hạch toán: Căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan, kế toán phản ánh vào các sổ kế toán như sau: Chi tiền ứng trước khoản tiền thuê tài chính: Nợ TK 342 – Số tiền thuê trả trước. Có TK 111, 112. Khi nhận TSCĐ thuê tài chính: Nợ TK 212 – Giá trị hợp đồng thuê. Có TK 342 – Giá trị hợp đồng thuê. Các chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến hoạt động thuê tài chính được ghi nhận vào Nguyên giá TSCĐ: Nợ TK 212 – Số chi phí phát sinh. Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112 – Tổng thanh toán. Định kỳ nhận được hóa đơn thanh toán tiền thuê tài chính: Nợ TK 342 – Số phải trả kỳ này. Có TK 111, 112 – Số tiền trả kỳ này. Khi hết thời hạn thuê theo hợp đồng: + Nếu trả lại TSCĐ thuê tài chính cho bên cho thuê: Nợ TK 214(2) – Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. Có TK 212 – Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính. + Nếu mua lại thì ghi nhận chuyển giao quyển sở hữu ghi: Khi chuyển từ tài sản thuê tài chính sang tài sản chủ sở hữu: Nợ TK 211 – Giá trị theo hợp đồng thuê. Có TK 212 – Giá trị theo hợp đồng thuê. Số tiền trả khi mua lại TSCĐ thuê tài chính : Nợ TK 211, 213 – Số phải trả thêm. Có TK 111, 112 – Số phải trả thêm. Đồng thời chuyển giá trị hao mòn: Nợ TK 2142 – Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. Có TK 2141 – Hao mòn TSCĐ hữu hình. VD số 09: Tài liệu từ VD số 01 đến VD số 08 và các chứng từ liên quan: Trích sổ tổng hợp “Nhật ký – Sổ cái” như sau: + Ngày tháng ghi sổ: 25/08/2009. + Số phát sinh: Mua máy lu rung KASAI thanh toán bằng chuyển khoản. + Ghi sổ: Nợ TK 211 604.523.809. Nợ TK 133 30.226.191. Có TK 112 634.750.000. BẢNG 2.4 Đơn vị: Mẫu số S01-DN Địa chỉ: Phủ Lý – Hà Nam. (Ban hành theo QĐ số 15/QĐ-BTC) NHẬT KÝ SỔ CÁI Năm 2009 ĐVT: 1.000 VND Chứng từ Diễn giải Định khoản Số phát sinh Tài khoản 111 Tài khoản 112 Tài khoản 211 Tài khoản 133 Tài khoản 711 Tài khoản 214 Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số đầu năm 22.490.471,734 11.225,738 4.214.947,455 258.233.966 Số phát sinh trong năm ……… Tháng 3/09 5 01/3 Thu tiền thanh lý xe ô tôHoa Mai 111 711 6.666,667 6.666,667 6.666,667 111 333 333,333 333,333 01 01/3 Ghi giảm TSCĐ-xe ô tô 214 211 62.735 62.735 62,735 ……… Tháng 8/09 70 25/8 Mua TSCĐ thanh toán bằng chuyển khoản 211 112 604.523.809 604.523,809 604.523,809 133 112 30.226.191 30.226,191 30.226.191 ……… Cộng PS năm 142.941.731,109 4.130,842 3.862.093,846 3.646.430,933 881.309,498 4.429.446,472 62.735 1.880.739,841 1.880.739,841 6.666,667 6.666,667 62,735 1,039,913 Số cuối năm 23.247.120,589 279.973,892 4.712.267,067 8.581.658,927 0 0 0 0 3,559,211,966 2.2.4. Kế toán khấu hao TSCĐ Tại Công ty, phương pháp tính trích khấu hao TSCĐ là “Phương pháp khấu hao theo đường thẳng”. Nội dung của phương pháp: Là phương pháp khấu hao mà mức khấu hao hàng năm không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ. Cách tính toán số khấu hao: Do đặc điểm của sản phẩm xây dựng cơ bản (có thời gian thi công trải dài qua nhiều năm, giá trị lớn), nên việc tính giá thành sản phẩm được thực hiện vào cuối niên độ kế toán (năm). Vì vậy, việc tính trích và phân bổ khấu hao TSCĐ cũng được thực hiện vào cuối năm. = 12 tháng Mức khấu hao bình quân năm Mức khấu hao bình quân tháng = Số năm sử dụng Nguyên giá TSCĐ Mức khấu hao bình quân năm Việc tính trích khấu hao được tính cụ thể, chi tiết cho từng TSCĐ theo nguyên tắc “Tròn tháng” tức là: TSCĐ tăng (giảm) tháng này thì sang tháng sau mới tính trích hoặc thôi tính trích khấu hao. Trong đó: Số năm sử dụng căn cứ vào “Khung thời gian sử dụng cho các loại TSCĐ” ban hành kèm theo QĐ 206/2003/QĐ-BTC. Phân bổ số tiền khấu hao vào chi phí công trình: Số tiền khấu hao được phân bổ cho từng công trình và được kết chuyển vào chi phí công trình. = Tổng chi phí phát sinh trong năm của các công trình Tổng số tiền khấu hao năm Mức khấu hao phân bổ cho công trình x Chi phí phát sinh trong năm của công trình đó VD số 10: Trích “Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ” năm 2009 như sau: BẢNG 2.5 BÁO CÁO KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH NĂM 2009 Số TT Ngày tháng năm Ghi tăng tài sản cố định Khấu hao tài sản cố định Ghi giảm tài sản cố định Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Tháng năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao năm Số khấu hao đã trích các năm trước chuyển sang Năm 2009 Lũy kế KH đến khi chuyển sổ hoặc ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm TSCĐ Giá trị còn lại của TSCĐ Tỷ lệ hoặc năm sử dụng Mức kế hoạch Số hiệu Ngày tháng năm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 I Nhà văn phòng công ty VN 1996 222,500,000 25 118,200,000 8,900,000 127,100,000 95,400,000 II Thiết bị văn phòng Nhật 139,611,100 55,962,720 23,540,500 79,503,220 60,107,880 1 Máy thủy chuẩn Nhật 1999 MTC01 11,313,000 6 10,511,500 801,500 11,313,000 - 2 Máy vi tính Nhật 2000 MVT01 12,547,220 5 12,547,220 12,547,220 - 3 Máy vi tính Nhật 2003 MVT02 20,054,880 5 12,030,000 4,010,000 16,040,000 4,014,880 4 Máy vi tính Nhật 2005 MVT03 11,263,000 3.5 5,900,000 2,950,000 8,850,000 2,413,000 5 Máy phôtô Nhật 2005 MPT01 18,200,000 4 9,100,000 6,050,000 15,150,000 3,050,000 6 Máy thủy chuẩn B20 Nhật 2005 MTC02 11,500,000 5 1,950,000 1,560,000 3,150,000 7,990,000 7 Máy kinh vi NT2CD Nhật 2005 MKV01 23,500,000 5 3,924,000 3,140,000 7,064,000 16,436,000 8 Máy vi tính Nhật 2006 MVT04 15,000,000 5 3,000,000 3,000,000 12,000,000 9 Máy tính sách tay Nhật 2007 MVT05 16,233,000 4 2,029,000 2,029,000 14,204,000 III Máy thi công 6,490,353,171 1,893,918,246 876,182,500 2,770,100,746 3,720,252,425 1 Máy lu nhật Nhật LU01 175,000,000 25 175,000,000 175,000,000 - 2 Máy phát điện Nhật PD01 20,000,000 10 20,000,000 20,000,000 - 3 Máy đầm rung Nhật MD01 21,000,000 10 21,000,000 21,000,000 - 4 Máy trộn bê tông tự hành VN TBT01 10,000,000 6 10,000,000 10,000,000 - 5 Máy đầm rung TQ MD02 16,000,000 7 16,000,000 16,000,000 - 6 Máy nén khí VN MNK01 18,000,000 8 15,750,000 2,250,000 18,000,000 - 7 Bộ đà giáo Nhật DG01 70,000,000 10 70,000,000 70,000,000 - 8 Máy xúc Nhật Kobeko Nhật MX01 419,047,600 7 274,065,079 62,500,000 336,565,079 82,482,521 9 Máy lu Nhật TG4121089 Nhật LU02 76,190,476 8 49,544,650 10,050,500 59,595,150 16,595,326 10 Máy gạt Mitsubisi VN MG01 85,714,300 8 54,950,857 10,958,000 65,908,857 19,805,443 11 Thiết bị nấu nhựa TQ NN01 30,061,900 5 30,061,900 - 30,061,900 - 12 Máy phá bê tông Nhật MNK02 13,213,760 5 13,213,760 - 13,213,760 - 13 Máy lu Sakai Nhật LU03 163,000,000 6 135,700,000 26,300,000 120,000,000 1,000,000 14 Ô tô cầu tự hành Nhật CTH01 199,578,000 6 86,920,000 31,560,000 118,480,000 81,098,000 15 Máy cắt bê tông Mikasa TQ CBT01 24,190,480 7 10,060,000 3,580,000 13,640,000 10,550,480 16 Máy cắt 12KWTQ Nhật CBT02 10,761,904 7 4,800,000 1,500,000 6,300,000 4,461,904 Số TT Ngày tháng năm Ghi tăng tài sản cố định Khấu hao tài sản cố định Ghi giảm tài sản cố định Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Tháng năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao năm Số khấu hao đã trích các năm trước chuyển sang Năm 2009 Lũy kế KH đến khi chuyển sổ hoặc ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm TSCĐ Giá trị còn lại của TSCĐ Tỷ lệ hoặc năm sử dụng Mức kế hoạch Số hiệu Ngày tháng năm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Máy lu đã qua sử dụng Nhật LU04 276,190,476 5 124,285,000 55,238,000 179,523,000 96,667,476 18 Máy ủi xích Komasu Nhật MU01 119,047,619 5 53,550,000 23,800,000 77,350,000 41,697,619 19 Máy san tự hành Komasu Nhật MS01 161,904,761 6 54,000,000 27,000,000 81,000,000 80,904,761 20 Máy xúc Komasu cần dài TQ MX02 659,047,619 5 265,826,000 145,000,000 410,826,000 248,221,619 21 Máy phát điện 4,5KWTQ Nhật PD02 17,857,143 7 4,070,000 2,570,000 6,640,000 11,217,143 22 Máy ủi Komasu 68269 Nhật MU02 238,095,238 5 83,420,000 55,610,000 139,030,000 99,065,238 23 Máy ủi nhỏ Komasu VN MU03 54,285,700 5 15,048,000 10,524,000 25,572,000 28,713,700 24 Máy trộn bê tông Nhật TBT02 11,460,000 5 3,565,000 2,037,000 5,602,000 5,858,000 25 Máy lu SaKai30034 Nhật LU05 57,142,857 5 9,525,000 7,620,000 17,145,000 39,997,857 26 Máy đầm đất Mikasa Nhật MD03 22,380,950 5 3,750,000 3,000,000 6,750,000 15,630,950 27 Máy xúc đào KMSPC200L Nhật MX03 410,476,190 6 68,413,000 68,413,000 136,826,000 273,650,190 28 Máy lu SaKai Nhật LU06 666,666,667 6 111,111,000 111,111,000 222,222,000 444,444,667 29 Máy xúc Hitachi300LC Nhật MX04 638,095,238 6 106,349,000 106,349,000 212,698,000 425,397,238 30 Thùng nấu nhựa VN NN02 20,230,000 3 3,940,000 3,940,000 7,880,000 12,350,000 31 Máy lu SaKai7610 Nhật LU07 133,333,333 6 22,200,000 22,200,000 111,133,333 32 Máy ủi KomasuD31A13 Nhật MU04 190,476,200 6 31,746,000 31,746,000 158,730,200 33 2009 Thiết bị nấu, phun nhựa VN NN03 76,190,476 4 17,463,000 17,463,000 58,727,476 34 2009 Lu rung Sakai Nhật LU08 609,523,809 6 33,863,000 33,863,000 575,660,809 35 2009 Máy ủi bánh xích D31 Nhật MU05 380,952,381 5 380,952,381 36 2009 Máy lu SaKai Nhật LU09 190,476,190 5 190,476,190 37 Máy san Komasu Nhật MS02 204,761,904 5 204,761,904 IV Phương tiện vận tải 1,429,194,656 445,218,000 131,290,000 576,508,000 852,686,656 1 Ô tô KIA GTX LD 90T2467 183,851,324 8 137,610,000 27,190,000 164,800,000 19,051,324 2 Ô tô MATDA 626 (Thuê TC) LD 29S4247 400,963,920 6 267,200,000 66,800,000 334,000,000 66,963,920 3 Ô tô HuynDai 15T HQ 90T3233 447,619,048 6 40,408,000 37,300,000 77,708,000 369,911,048 2009 Ô tô Toyota Camry 2.4 90T5969 397,960,364 6 397,960,364 V TSCĐ vô hình 300,000,000 6,000,000 6,000,000 294,000,000 Thuê đất 50 năm (Phủ lý) 2002 300,000,000 6 6,000,000 6,000,000 294,000,000 Tổng cộng 8,581,658,927 2,519,298,966 1,039,913,000 3,559,211,966 5,022,446,961 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 NGƯỜI LẬP BẢNG KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC BẢNG 2.6 BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Năm 2009 ĐVT: VND STT Tên công trình Mức khấu hao phân bổ Ghi chú I CHI PHÍ MÁY THI CÔNG 1 S/c hệ thống chiếu sáng Thanh Liêm 1,000,000 2 Hội trường nhà văn hóa xã Liêm Cần 7,500,000 3 Duy tu đường trục Huyện 35,000,000 4 Đường dây hạ thế 0,4 KV xã Thanh Lưu 25,000,000 5 San nền sân vận động nhà văn hóa Thanh Liêm 32,500,000 6 XD Trường cấp I Thanh Lưu 12,500,000 7 Vườn hoa Nam Cao-Phủ lý 37,500,000 8 S/c thường xuyên ĐT 495 huyện Thanh Liêm 17,500,000 9 Giải tỏa giao thông Thanh Liêm 10,000,000 10 S/c đường ĐH 02(9712) Thanh Liêm 17,500,000 11 Kênh C2-Lý Nhân 25,000,000 12 Trường PTTH A Kim Bảng 27,500,000 13 Sửa chữa nền đường 495 Thanh Liêm 27,500,000 14 Kênh Nhâm Tràng 12,500,000 15 Đường Nguyễn Úy-Kim Bình 342,580,500 16 San lấp + XD chợ lương huyện Duy Tiên 30,700,000 17 Nhà hiệu bộ trường Đinh Công Tráng 7,500,000 18 Duy tu S/c Quý 4 37,500,000 19 Cổng, tường rào - Trường cấp 2 Thanh Lưu 5,000,000 20 San nền nhà máy chế biến phân hữu cơ từ rác thải sinh hoạt 175,000,000 21 Đường 9003 - Huyện Kim Bảng 26,702,000 22 Cầu Mai Xá - Lý Nhân 22,500,000 Cộng 913,482,500 II CHI PHÍ QLDN 1 Khấu hao TSCĐ, thiết bị quản lý 126,430,500 Tổng cộng 1,039,913,000 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Căn cứ chứng từ, kế toán định khoản: Nợ TK 154 – 913.482.500 Nợ TK 642 – 126.430.500 Có TK 214 – 1.039.913.000 Và ghi vào sổ “Nhật ký – Sổ cái“, sổ chi tiết các tài khoản liên quan. 2.2.5. Kế toán sửa chữa TSCĐ và các nghiệp vụ khác về TSCĐ 2.2.5.1. Kế toán sửa chữa TSCĐ: Tài khoản kế toán: TK 142, 242, 111, 112, 331, 133. Chứng từ kế toán: Hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành đưa vào sử dụng. Sổ kế toán sử dụng: Sổ “Nhật ký – Sổ cái”, các Sổ chi tiết. a/ Sửa chữa TSCĐ theo phương thức tự làm: Sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng TSCĐ: Khi phát sinh các chi phí về vật liệu, nhân công, kế toán căn cứ chứng từ phản ánh như sau: Nợ TK 142 – Chi phí phát sinh. Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK – 111, 112 – Tổng thanh toán. Cuối năm phân bổ chi phí sửa chữa vào chi phí công trình: Nợ TK 154 – (Chi tiết theo từng công trình). Có TK 142 – Tổng thanh toán. Sửa chữa lớn TSCĐ: Khi phát sinh các chi phí về vật liệu, nhân công, kế toán căn cứ chứng từ phản ánh như sau: Nợ TK 2413 – Chi phí phát sinh. Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112 – Tổng thanh toán. Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành: + Những chi phí phát sinh không thỏa mãn tiêu chuẩn ghi tăng nguyên giá TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 242 – Chi phí phát sinh. Có TK 2413 – Tổng chi phí phát sinh. + Những chi phí phát sinh thỏa mãn tiêu chuẩn ghi tăng nguyên giá TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình. Có TK 2413 – Tổng chi phí phát sinh. b/ Sửa chữa TSCĐ theo phương thức thuê ngoài: Khi thuê ngoài sửa chữa TSCĐ (thường là giao khoán trọn gói) kế toán không phải tập hợp các khoản chi phí phát sinh mà khi “Thanh lý hợp đồng thuê khoán”, căn cứ vào các chứng từ liên quan: Nếu chi phí sửa chữa phát sinh nhỏ hoặc phát sinh lớn nhưng không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 142, 242 – Chi phí sửa chữa. Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK – 111, 112, 331 – Tổng giá thanh toán. Cuối năm tiến hành phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí công trình: Nợ TK 154 – (Chi tiết cho từng công trình) – Chi phí phân bổ Có 142, 242 – Chi phí sửa chữa phân bổ. Nếu chi phí sửa chữa phát sinh lớn đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 211 – Giá trị tăng thêm. Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331 – Tổng giá thanh toán. VD số 11: Trong tháng 7/2009. Tổ xe máy thi công có tiến hành sửa chữa một số máy thi công và thiết bị quản lý. Chứng từ kế toán gồm có: HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số: 02/GTGT-3L THÔNG THƯỜNG DH/2005B Liên 2: Giao khách hàng 0005809 Ngày 10 tháng 7 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Garage sửa chữa ô tô Nguyễn Đức Miêng Địa chỉ: Phủ Lý - Hà Nam Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đức Thiện Tên đơn vị: Địa chỉ: Tp Phủ Lý - Hà Nam Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MST: 0700238569 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Thông, hàn két nước Chiếc 2 2,000,000 4,000,000 2 Nhíp  - 5 380,000 1,900,000 3 Lọc nhớt  - 12 100,000 1,200,000 4 Bóng đèn  - 5 15,000 75,000 5 Cộng sửa chữa, thay thế 1,000,000 Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ: 8,550,000 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu, năm trăm năm mươi ngàn đồng./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Được chấp thuận theo công văn số 3921 TCT/AC ngày 4/11/1998 Mẫu số: 01 GTKT-4L-02 XÍ NGHIỆP LIÊN DOANH SX Ô TÔ HÒA BÌNH Mã số thuế: 0100112740-1 VIETNAM MOTORS CORPORATION HÓA ĐƠN BÁN PHỤ TÙNG (GTGT) VMC Bidg Km*Nguyen Trai roard, Thanh Xuan District, Ha Noi, SRV SPARE PARTS SALES INVOICE Tel no: 8.547480 - 8.547484 - 8.544293 AA/2006T-HN Fax.No (84) - 8.544682 - 8.544293 BÁN CHO/SOLD TO: Anh Thiện Số/No: 0003265 Mã số thuế khách hàng Ngày/Date: 9/7/2007 ĐỊA CHỈ/ADDRESS: Hà Nam Số Mã phụ tùng Tên phụ tùng Số lượng Đơn giá Thành tiền TT/TEM Part no QTY PRICE 1 GAYR-33-267 Bộ cupen phân bơm phanh trước 444,000 2 Dầu phanh 78,000 3 Tiền công thay thế 150,000 Cộng tiền hàng (Amount) 672,000 Tiền thuế GTGT (VAT Value): 10% = 52.200đ; 5% = 7500đ 59,700 Tổng cộng tiền thanh toán (Total) 731,700 Số tiền viết bằng chữ: (Bảy trăm ba mươi mốt ngàn, bảy trăm đồng chẵn) XÁC NHẬN LÀ ĐÚNG/ CERTIFED CORRECT GHI CHÚ/CONDITTION: ……………………………………………………. NGƯỜI MUA/CUSTOMER ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. ……………………………………………………. Liên 2: Giao khách hàng - Customer Copy Đơn vị: PHIẾU CHI Quyển số: 5 Mẫu số 02-TT Địa chỉ: Hà Nam. Ngày 10 tháng 7 năm 2009 Số : 25 QĐ15/TC-QĐ-BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Nợ: 142- 9.222.000 Nợ: 133- 59.700 Có: 111-9.281.900 Họ tên người nhận tiền: Ông Nguyễn Đức Thiện. Địa chỉ: Tổ máy thi công. Lý do chi: Sửa máy móc, thiết bị. Số tiền: 9.281.700 (Chín triệu, hai trăm tám mốt ngàn, bảy trăm đồng). Kèm theo: 03 chứng từ gốc. Ngày 10 tháng 7 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ quỹ Người nhận tiền (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Đơn vị: Mẫu số 03-TSCĐ Bộ phận: Tổ máy thi công (Ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH SỬA CHỮA HOÀN THÀNH Ngày 10 tháng 7 năm 2009 Nợ:……… Nợ:……… Có:……… Căn cứ quyết định số: 35/QĐ-GĐCT ngày 03/7/2009 của Giám đốc Công ty về việc sửa chữa TSCĐ. Chúng tôi gồm: Ông: Nguyễn Lê Nam Chức vụ: Phó giám đốc Công ty Ông: Nguyễn Mạnh Huy Chức vụ: Tổ trưởng tổ xe máy TC Ông: Lê Quang Tài Chức vụ: Kế toán trưởng Ông: Lại Văn Phấn Chức vụ: Trưởng phòng tổ chức Ông: Nguyễn Quốc Việt Chức vụ: Cán bộ Phòng kỹ thuật Đã kiểm nhận việc sửa chữa TSCĐ như sau: Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ: Máy ủi D31; Máy lu SAKAI; Xe ô tô MADAZ 626. Bộ phận quản lý, sử dụng: Văn phòng Công ty và Công trường San nền sân vận động-Nhà văn hóa huyện Thanh Liêm. Thời gian sửa chữa: Từ 03/7/2009 đến 10/7/2009. Các bộ phận sửa chữa gồm có: STT Tên phụ tùng thay thế, sửa chữa Chi phí thực tế Kết quả kiểm tra Ghi chú I Máy ủi, máy lu 8,550,000 Phụ tùng mới 100% 1 Thông, hàn két nước 4,000,000 2 Nhíp 1,900,000 3 Lọc nhớt 1,200,000 4 Bóng đèn 450,000 5 Công sửa chữa, thay thế 1,000,000 II Xe ô tô MADAZ 626 672,000 Bộ cupen phân bơm phanh trước 444,000 Dầu phanh 78,000 Tiền công thay thế 150,000 Tổng cộng 9,222,000 Kết luận: Các phụ tùng mua mới 100%. Máy móc thiết bị sau khi lắp ráp, sửa chữa hoạt động tốt, đảm bảo có thể thực hiện ngay công việc. ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN ĐẠI DIỆN CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẠI DIỆN BÊN GIAO Căn cứ các chứng từ trên, kế toán định khoản, ghi vào sổ “Nhật ký – Sổ cái”, sổ chi tiết các tài khoản 111, 142, 133. Trích “Sổ chi tiết TK142”: SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 142 BẢNG 2.7 Năm 2009 Chứng từ Nội dung diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có ………………. ……… ……… Tháng 7/2009 Dư đầu tháng 145,327,000 ….. …….. ………………. 25 10/7/09 Ông Nguyễn Đức Thiện thanh toán tiền Sửa chữa máy thi công 111 9,222,000 ….. ……. ………………. Cộng phát sinh trong tháng 27,618,000 Số dư cuối tháng 172,945,000 2.2.5.2. Các nghiệp vụ khác về TSCĐ: Ở Công ty, các nghiệp vụ khác liên quan đến TSCĐ phát sinh chủ yếu là đi thuê hoạt động và cho thuê hoạt động TSCĐ. Ngoài ra còn có nghiệp vụ về Thuê tài chính TSCĐ. Tài khoản sử dụng: 142, 242, 212, 342, 111, 112, 511, 33311. Chứng từ kế toán: Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu, xác nhận ca máy hoạt động, các chứng từ thanh toán. a/ Cho thuê hoạt động TSCĐ: Khi phát sinh hoạt động này, kế toán mở sổ để tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động cho thuê và chi tiết cho từng khách hàng, từng vụ việc: Căn cứ các chứng từ phản ánh chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động, kế toán định khoản: Nợ TK 154 (Chi tiết cho từng hoạt động)-Chi phí mua ngoài. Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào. Có TK 111, 112, 331 – Tổng thanh toán. Định kỳ tính trích khấu hao TSCĐ và phân bổ cho hoạt động cho thuê: Nợ TK 154 – Số khấu hao phân bổ. Có TK 214 – Số khấu hao phân bổ. Khi phát hành hóa đơn thanh toán tiền thuê tài sản: Nợ TK 111, 112, 131 – Tổng số tiền thu. Có TK 511 – Doanh thu cho thuê tài sản. Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra. b/ TSCĐ đi thuê hoạt động: Khi nhận được các chứng từ về thanh toán tiền thuê TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 154 (Chi tiết cho nơi sử dụng tài sản thuê)-Số tiền thuê. Nợ TK 142, 242 – Nếu số tiền thuê lớn, liên quan tới nhiều đối tượng. Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331 – Tổng thanh toán. Cuối năm phân bổ Chi phí thuê TSCĐ cho các đối tượng liên quan: Nợ TK 154 (Chi tiết cho nơi sử dụng tài sản thuê) - Số tiền thuê. Có TK 142, 242 – Số tiền phân bổ. c/ TSCĐ thuê tài chính: - Các chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến tài sản thuê tài chính trước khi nhận tài sản thuê. Ứng trước khoản tiền thuê đảm bảo việc thuê tài chính. 111, 113 Nợ gốc phải trả các kỳ tiếp theo Ứng trước tiền thuê 342 Khi phát sinh chi phí trực tiếp Ban đầu trả bằng tiền Kết chuyển chi phí trực tiếp ban đầu ghi tăng NG khi nhận TS thuê tài chính 142 212 – TSCĐ thuê tài chính Khi nhận tài sản cố định thuê tài chính: Nợ TK 212 – Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính. Có TK 342 – Giá trị TSCĐ thuê tài chính (Giá chưa có GTGT). Có TK 142 – K/c chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến tài sản thuê phát sinh trước khi nhận Tài sản thuê. Định kỳ nhận được hóa đơn thanh toán tiền thuê tài sản. Nợ TK 342 – Gốc vay phải trả. Nợ TK 635 – Số lãi phải trả. Có TK 111, 112 – Tổng số tiền trả nợ. Kế toán trả lại hoặc mua lại tài sản thuê tài chính: + Kết chuyển Nguyên giá TSCĐ: Nợ TK 211 – Nguyên giá TSCĐ hữu hình. Có TK 212 – Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính. Có TK 111, 112 – Số tiền phải trả thêm khi mua lại. + Kết chuyển hao mòn TSCĐ: Nợ TK 2142 – Số đã khấu hao. Có TK 2141 – Số đã khấu hao. VD số 12: Tháng 12/2008, Phòng kế toán tập hợp được các chứng từ về trả nợ tiền thuê như sau: HÓA ĐƠN DỊCH VỤ CHO THUÊ TÀI CHÍNH Mẫu số: 05/TTC-3LN (Liên 2: Giao khách hàng) Ký hiệu: AA/2006T Ngày 20 tháng 12 năm 2008 Số: 0001533 Công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Mã số thuế: Địa chỉ: Tầng 3 tòa nhà 10B, phố Tràng Thi, quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội. Số tài khoản: VND 068.100.0008453 Hợp đồng thuê số: 016.02.13 ngày 16 tháng 12 năm 2004. Thời gian cho thuê: Từ ngày 16 tháng 12 năm 2004 đến ngày 10 tháng 12 năm 2008. Giá trị tài sản cho thuê (chưa có GTGT): 400.963.920đ. Thuế GTGT đã nộp của tài khoản cho thuê: . ………… (Hóa đơn GTGT hoặc biên lai nộp thuế GTGT số 009486 ngày 16 tháng 12 năm 2004). Bên đi thuê: Địa chỉ: Hà Nam. Số tài khoản: VND……………………………..tại………………………………………… Hình thức thanh toán:………………………….. Chỉ tiêu Kỳ này Lũy kế 1. Tên dịch vụ cho thuê: Xe ô tô Mazda 626 2. Số tiền thuê: Kỳ 15 – 15 16.884.457 441.090.073 3. Thuế GTGT 4. Tiền bán lại tài sản thuê theo hợp đồng CTTC 5. Tổng cộng tiền thanh toán (2+3+4) 16.844.457 441.090.073 Tổng số tiền thanh toán kỳ này: Mười sáu triệu, tám trăm bốn mươi bốn nghìn, bốn trăm năm mươi bảy đồng. Bên đi thuê Kế toán trưởng bên cho thuê Giám đốc Công ty CTTC NHNT (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) THÔNG BÁO (V/v thanh toán tiền thuê tài chính kỳ 10/12/2008) Kính gửi: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG ĐỒNG TÂM Chiểu theo hợp đồng cho thuê tài chính số 16.02.13 (26800001269/Dư Nợ: 17.765.044/lãi suất: 10,80%) kỳ này 16/12/04 giữa Công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và Công ty và lịch thanh toán giữa hai bên, chúng tôi xin thông báo tới Công ty số tiền phải thanh toán như sau: Tổng số: 17.659.075,00 Trong đó: Gốc: 17.553.106,00 VAT: 0,00 Lãi: 105.969,00 Lãi phạt quá hạn: 0,00 Phí quản lý: 0,00 Các khoản khác: 0,00 Để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán của bên đi thuê, Công ty cho thuê tài chính đề nghị Quý Công ty thanh toán số tiền nói trên không muộn hơn ngày 10/12/08. Việc thanh toán thực hiện bằng séc, chuyển khoản hoặc tiền mặt vào tài khoản của Công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, số 068.100.0008453 tại Hội Sở chính Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, đề nghị quý khách hàng chuyển trước hai ngày. Công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý khách hàng. CÔNG TY CHO THUÊ TÀI CHÍNH NHNTVN T/L GIÁM ĐỐC Cán bộ kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VN Liên 2/copy Incombank LỆNH CHI Số/No: Payment order Ngày/Date: 19/12/08 Tên đơn vị trả tiền/payer: Công ty Đồng Tâm. Tài khoản Nợ/Debit A/C: 102010000366818. Tại Ngân hàng/With Bank: Công thương Hà Nam. Số tiền bằng chữ/Amount in words: (Mười bảy triệu, sáu trăm năm mươi chín ngàn không trăm bảy năm đồng. Tên đơn vị nhận tiền/Payee: Công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Tài khoản Có/Credit/AC: 0681000008453. Tại ngân hàng/With Bank: Hội sở chính Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Nội dung/Remarks: Trả tiền gốc và lãi. Ngày hạch toán/Accounting date 19/12/08 Đơn vị trả tiền/Payer Giao dịch viên Kiểm soát viên Kế toán Chủ tài khoản Số tiền bằng số/Amount in figures 17.659.075 Căn cứ các chứng từ trên, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 342 – 17.553.106. Nợ TK 635 – 105.969. Có TK 112 – 17.659.075. Và ghi sổ “Nhật ký- Sổ cái”. Sổ chi tiết các tài khoản TK 432, 635, 112. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG ĐỒNG TÂM 3.1. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY Qua quá trình tìm hiểu thực tế tình hình công tác quản lý và tổ chức kế toán nói chung, kế toán TSCĐ nói riêng, cùng với những kiến thức được học ở trường, tôi nhận thấy công tác quản lý và tổ chức kế toán TSCĐ tại Công ty có những ưu điểm và hạn chế sau: 3.1.1. Về ưu điểm - Trước hết về tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán Công ty được tổ chức theo kiểu “Tập trung” gọn nhẹ, nhân sự kế toán được bố trí đủ, phân công nhiệm vụ rõ ràng, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh và quy mô của đơn vị. - Hình thức kế toán: Đơn vị đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký – Sổ cái”, mở các sổ, thẻ theo dõi chi tiết về số hiện có và tình hình biến động của TSCĐ đảm bảo quản lý chặt chẽ tài sản của đơn vị. Nhìn chung công việc hạch toán đơn giản, ít sai sót, dễ kiểm tra, thuận lợi cho việc phân công và chuyên môn hóa cán bộ kế toán. Chứng từ kế toán được lập đầy đủ theo đúng quy định, trình tự luân chuyển chứng từ nhanh gọn, chặt chẽ đảm bảo tính cập nhật thông tin cao. Ngoài ra Công ty đã tận dụng được ưu thế là các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để giảm bớt khối lượng ghi chép. - Về phân loại TSCĐ: Công ty tổ chức phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện và theo quyền sở hữu cho thấy được kết cấu, trình độ trang bị và khả năng của TSCĐ giúp cho việc hạch toán và quản lý TSCĐ của đơn vị được tốt hơn. - Về phương pháp khấu hao: Áp dụng “Phương pháp khấu hao đường thẳng “cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu tính trích khấu hao TSCĐ để bù đắp hao mòn, công việc tính toán dễ, ít sai sót, nhanh gọn, thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu mức khấu hao được phân bổ và tập hợp vào chi phí công trình. 3.1.2. Những hạn chế cần khắc phục Bên cạnh những ưu điểm trên đơn vị còn có những hạn chế sau: Về sổ sách kế toán: Công ty đã mở tương đối đầy đủ các loại sổ sách. Về loại sổ chi tiết Công ty mở theo đặc thù quản lý của đơn vị, chưa đúng mẫu quy định, việc ghi chép còn ghi tắt chưa đầy đủ chi tiết các mục. Việc sử dụng tài khoản kế toán trong Công ty còn nhiều bất cập đó là không mở tài khoản chi tiết trong các tài khoản tổng hợp như: TK 211, TK 213, TK 214 để theo dõi số hiện có và tình hình biến động nguyên giá, giá trị hao mòn của từng loại TSCĐ dẫn đến hạn chế việc cung cấp thông tin về từng loại TSCĐ cho quản lý, khi cần thông tin kế toán phải kiểm tra lại chứng từ và sổ TSCĐ, đồng thời không có căn cứ để đối chiếu số liệu với thuyết minh Báo cáo tài chính. Công ty không mở TK 001 để phản ánh tình hình nhận và trả giá trị TSCĐ thuê ngoài theo phương thức thuê hoạt động với bên cho thuê mà chỉ theo dõi trên hợp đồng thuê, đồng nghĩa với việc chưa phản ánh hết đầy đủ các mối quan hệ kinh tế - pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty. Chưa thực hiện đánh số hiệu rõ ràng dễ hiểu, dễ kiếm cho TSCĐ, gây khó khăn nhất định cho việc theo dõi kiểm kê và quản lý TSCĐ trong phạm vi toàn doanh nghiệp cũng như cho từng bộ phận sử dụng. Về phương pháp tính trích và phân bổ khấu hao: Do áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng cho nên không tránh khỏi hạn chế chung của phương pháp là thu hồi vốn chậm, TSCĐ không tránh khỏi hao mòn vô hình, mặt khác lúc tính trích khấu hao và phân bổ khấu hao kế toán chưa tính toán được chính xác khối lượng công việc, số ca máy thi công mà TSCĐ phục vụ cho từng công trình, dẫn đến việc phân bổ khấu hao còn mang tính chất tập trung, tổng hợp, chưa sát với thực tế. Ví dụ: Một số công trình có yêu cầu về máy móc thiết bị đặc chủng để thi công nhưng đơn vị không có phải đi thuê ngoài hoặc có những đợt thi công gấp để hoàn thành tiến độ do không đủ máy móc thiết bị để thi công nên phải thuê ngoài, chi phí đi thuê được hạch toán trực tiếp vào công trình nhưng vẫn phân bổ khấu hao TSCĐ của doanh nghiệp vào chi phí của công trình đó dẫn đến sự không phù hợp khi ghi nhận chi phí. Và việc hạch toán khấu hao TSCĐ trong thời gian cho thuê hoạt động vào chi phí tài chính, hạch toán tiền thu từ cho thuê vào thu nhập khác của doanh nghiệp là không hợp lý vì hoạt động cho thuê TSCĐ là một hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp. Ngay cả khi khấu hao TSCĐ cho thuê và chi phí phát sinh trong quá trình cho thuê được hạch toán vào chi phí sản xuất chung và được phân bổ cho các công trình cũng là điều bất hợp lý vì TSCĐ cho thuê không phát huy tác dụng trong việc thi công các công trình. Việc làm này hoặc không phản ánh nội dung, quy mô chi phí, doanh thu hoặc làm sai lệch thông tin về giá thành công trình xây dựng của doanh nghiệp. Khấu hao TSCĐ trong những ngày không sử dụng được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp là không hợp lý bởi lẽ những TSCĐ này được sử dụng cho mục đích thi công các công trình chứ không phải phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Việc ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp trong trường hợp này là không đúng với mục đích sử dụng TSCĐ và phản ánh sai bản chất, quy mô của chi phí quản lý doanh nghiệp. Về sửa chữa TSCĐ: Đơn vị chưa lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ điều này có thể gây ra sự khó khăn về tài chính cho đơn vị nếu vào giai đoạn cuối TSCĐ thường hỏng hóc nhiều và đột xuất, mặt khác nó chưa phản ánh tính khoa học của công tác kế toán. Về phân tích tình hình trang bị, sử dụng TSCĐ: Đơn vị chưa tổ chức công tác “Phân tích tình hình trang bị, sử dụng và quản lý TSCĐ”. Điều này làm hạn chế công tác quản lý TSCĐ và sẽ ảnh hưởng tới việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể, qua phân tích Công ty có thể nắm bắt được các thông tin như: Tình hình trang bị TSCĐ đã đảm bảo cho sản xuất kinh doanh chưa, việc sử dụng TSCĐ đã hiệu quả chưa, còn vấn đề gì cần phải khắc phục, công tác quản lý có chặt chẽ không, điều động máy móc thiết bị có hợp lý không, thấy rõ ưu, nhược điểm của việc đầu tư vốn cố định, giúp Công ty có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Doanh nghiệp chưa xây dựng quy chế tài chính nội bộ và quy chế quản lý, sử dụng TSCĐ áp dụng trong doanh nghiệp. Quy chế tài chính nội bộ quy định nội dung, trình tự ghi nhận doanh thu, chi phí, thẩm quyền phê duyệt đầu tư, điều chuyển, thanh lý, nhượng bán tài sản nói chung, TSCĐ nói riêng, nhận góp vốn, phân chia lợi nhuận, xử lý lỗ, mục đích sử dụng các quỹ, chế độ kế toán. Quy trình quản lý, sử dụng TSCĐ đề cập cụ thể đến các vấn đề tổ chức, kinh tế, kỹ thuật trong việc đầu tư, điều chuyển, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Việc ban hành và áp dụng quy chế tài chính nội bộ, quy chế quản lý, sử dụng TSCĐ sẽ tạo ra sự thống nhất, minh bạch và công khai quá trình thực hiện, làm tăng tính hiệu quả của công tác quản lý, sử dụng TSCĐ. Doanh nghiệp chưa tổ chức kế toán quản trị TSCĐ, chưa tiến hành phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng TSCĐ nói riêng. Tất cả các phần hành kế toán tại phòng kế toán trong đó có phần hành TSCĐ đều thực hiện chức năng kế toán tài chính. Việc theo dõi, quản lý về số lượng, tình trạng kỹ thuật và điều động TSCĐ thuộc về phòng kỹ thuật. Việc phân tích hiệu quả kinh doanh, hiệu quả sử dụng TSCĐ không được tiến hành thường xuyên, không tổ chức bộ máy phân tích và xây dựng hệ thống chỉ tiêu phân tích, đánh giá. Doanh nghiệp chỉ tiến hành tính toán một số chỉ tiêu phục vụ cho việc đánh giá khái quát tình hình tài chính và kết quả kinh doanh khi lập thuyết minh Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm. Những hạn chế trên xuất phát từ những nguyên nhân khách quan là hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra ngoài trời, chịu ảnh hưởng nhiều của điều kiện tự nhiên, TSCĐ và các điều kiện thi công thường xuyên phải di chuyển, nhu cầu về số lượng chủng loại TSCĐ hiện đại ngày một tăng trong khi khối lượng công việc không đều giữa các thời điểm trong năm. Bên cạnh đó, cơ chế, chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước nói chung, chính sách tài chính kế toán nói riêng thường xuyên thay đổi, nhiều điểm không thống nhất đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc tổ chức thực hiện của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, còn có nguyên nhân chủ quan là hạn chế về số lượng, trình độ đội ngũ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp so với khối lượng công việc và yêu cầu cập nhật kịp thời chất lượng thông tin ngày càng cao. 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY Qua một số nhận xét rút ra từ ưu, nhược điểm trong công tác kế toán TSCĐ của Công ty và qua thời gian nghiên cứu thực tế so với lý luận. Tôi xin đề xuất một vài ý kiến của mình mong được góp một phần hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức kế toán TSCĐ tại Công ty. - Về sổ sách kế toán: Đơn vị nên mở đầy đủ các loại sổ sách, mở tài khoản chi tiết trong các tài khoản tổng hợp TK 211, TK213, TK 214 để theo dõi số hiện có và tình hình biến động nguyên giá, giá trị hao mòn theo Chế độ kế toán và các văn bản nhà nước quy định. Tuy có thể vất vả hơn trong việc ghi chép, phản ánh và tổng hợp số liệu xong sẽ đảm bảo cho Công ty quản lý tài sản từ tổng quát đến chi tiết một cách đầy đủ, rõ ràng, đúng chế độ. Mặt khác còn giúp cho các công việc liên quan tới TSCĐ được thuận lợi hơn: Cung cấp thông tin cho quản lý, đối chiếu, kiểm tra số liệu được dễ dàng và chính xác. Khi TSCĐ tăng hay giảm kế toán đều phải lập chứng từ để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi chép và kiểm tra. Các chứng từ phản ánh tình hình tăng, giảm TSCĐ bao gồm: + Biên bản kiểm kê và cách tiến hành kiểm kê TSCĐ: Thành phần kiểm kê bao gồm: Cán bộ của phòng kế toán, kỹ thuật, và đại diện bộ phận sử dụng TSCĐ. Chuẩn bị phiếu kiểm kê (có dán được lên vật kiểm kê), có thể đứt làm 2 liên (ghi rõ số thứ tự phiếu, ngày kiểm kê, loại tài sản, số lượng). Đánh mã số cho tài sản kiểm kê, phân công một người ghi chép, một người kiểm đếm, một người quan sát (là người của bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm đánh giá chất lượng của TSCĐ) và dán phiếu kiểm kê. Sau khi kiểm kê, tổng hợp kết quả kiểm kê, đối chiếu sổ kế toán (Tài liệu: Số liệu tài sản trên sổ kế toán, số liệu tài sản theo dõi ngoài bảng đối với tài sản hết khấu hao, thẻ TSCĐ). Nếu có chênh lệch cần điều tra nguyên nhân (có thể thực hiện kiểm kê lại nhờ vào các phiếu kiểm kê đã được dán để loại những tài sản đã được kiểm kê). Thu các phiếu kiểm kê về đảm bảo số lượng thu vê bằng với số lượng phát ra. Lập biên bản kiểm kê, xác nhận số lượng, giá trị tài sản thừa thiếu so với sổ kế toán, làm cơ sở để tăng cường quản lý TSCĐ, quy trách nhiệm (trừ lương, phê bình trước Công ty), ghi sổ kế toán số chênh lệch. Phải ghi rõ thời điểm kiểm kê, tiến hành kiểm kê theo từng đối tượng ghi TSCĐ, xác định rõ nguyên nhân gây ra thừa, thiếu TSCĐ, có ý kiến nhận xét của ban kiểm kê, có đầy đủ chữ ký (ghi rõ họ tên) của Trưởng ban kiểm kê, chữ ký soát xét của kế toán trưởng và giám đốc Công ty. Mọi khoản chênh lệch về TSCĐ của Công ty đều phải báo cáo giám đốc xem xét. + Biên bản giao nhận TSCĐ: Xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành công việc xây dựng. Biên bản được lập cho từng TSCĐ, khi giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và cho cùng một đơn vị giao có thể lập chung một biên bản giao nhận TSCĐ. + Biên bản thanh lý: Làm căn cứ cho việc ghi giảm TSCĐ, biên bản này do ban thanh lý TSCĐ lập và phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và giám đốc Công ty. + Đánh giá lại tài sản cố định: Đảm bảo cho giá trị của TSCĐ phù hợp với mặt bẳng giá có sự thay đổi lớn do tình hình lạm phát gây ra. Đánh giá lại TSCĐ sử dụng chứng từ kế toán là: “Biên bản đánh giá lại TSCĐ”. Biên bản này do hội đồng đánh giá lập, các thành viên hội đồng phải ký và ghi rõ họ tên vào biên bản. Xác định đánh giá lại TSCĐ làm căn cứ để ghi sổ kế toán và các tài liệu liên quan đến số chênh lệch (tăng, giảm) do đánh giá lại TSCĐ. Biên bản này được lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại phòng kế toán để ghi sổ kế toán và 1 bản lưu cùng với hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ. Công ty có thể mua hoặc cử nhân viên có đủ năng lực trình độ, kinh nghiệm (tốt nghiệp trình độ cao đẳng trở lên, đã làm việc tối thiểu 2 năm tại Công ty) đi đào tạo, tư vấn kỹ thuật về phần mềm quản lý TSCĐ. Phần mềm quản lý TSCĐ giúp doanh nghiệp nắm bắt được trạng thái tài sản một cách nhanh chóng để đưa ra các kế hoạch và quyết định kịp thời, hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm chi phí, bảo vệ đầu tư và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Khai thuế qua mạng Internet giúp cho cán bộ kế toán không phải xếp hàng chờ nộp tờ khai tại cơ quan thuế, nhờ vậy tiết kiệm được đáng kể thời gian, công sức, chi phí, hạn chế được hiện tượng phiền hà, nhũng nhiễu (nếu có). Quy định của cơ quan Nhà nước cho phép các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tự in hóa đơn thanh toán, điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản do đặc thù riêng của ngành này, trong đó có Công ty xây dựng Đồng Tâm. Vì là xây dựng nên một năm trung bình chỉ xuất được hai đến ba hóa đơn, do thời gian thi công thường kéo dài từ một đến ba năm mới hoàn thành mà phải in một quyển hóa đơn trong khi hóa đơn xuất ra quá ít do đặc thù của ngành nên sẽ khó cho Công ty đưa ra phương án hợp lý thuận tiện cho cả Công ty và cơ quan thuế. Tiến tới kế toán Việt Nam hòa nhập chuẩn mực kế toán quốc tế, và theo IAS16 TSCĐ được ghi nhận chỉ thỏa mãn hai điều kiện đó là: + Thu được lợi ích từ TSCĐ. + Nguyên giá được đo lường tin cậy. Nếu Công ty áp dụng điều kiện ghi nhận trên thì sẽ thuận lợi cho việc ghi chép hạch toán đơn giản vì bất cứ TSCĐ nào thỏa hai điều trên thì đều được coi là TSCĐ. Nhưng sẽ khó cho việc phân loại, phân bổ khấu hao, đánh giá hiệu quả sử dụng, không có tiêu chuẩn đo lường cụ thể và công tác quản lý hợp lý. - Về phân loại TSCĐ: Công ty tiến hành phân loại theo hình thái biểu hiện và theo quyền sở hữu. Tuy nhiên để quản lý và sử dụng TSCĐ một cách hiệu quả hơn Công ty cần vận dụng thêm một số cách phân loại khác như: Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành, phân loại theo nơi sử dụng. - Về phương pháp tính trích khấu hao: Từ trước ngày 01/01/2010 Công ty áp dụng phương pháp tính khấu hao đường thẳng (Theo QĐ 206/2003/QĐ-BTC), đây là một phương pháp rất thông dụng và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Bắt đầu từ ngày 01/01/2010 Công ty áp dụng theo Thông tư số 203/2009/TT-BTC của Bộ tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. Do thị trường có nhiều biến động, khoa học công nghệ phát triển không ngừng, mặt khác Công ty có một số TSCĐ chịu ảnh hưởng của tác động đó như: Máy vi tính, máy photo copy, các thiết bị đo đạc kỹ thuật. Do vậy, để có thể nhanh chóng đổi mới công nghệ, trang thiết bị mới Công ty có thể phân loại ra và đăng ký với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (Cục thuế tỉnh Hà Nam) chuyển sang phương pháp tính khấu hao nhanh để thu hồi vốn và đổi mới máy móc, trang thiết bị, vừa giảm bớt hao mòn vô hình giúp cho việc đổi mới, nâng cấp và thay mới tài sản, đáp ứng cho hoạt động kinh doanh của mình. Đồng thời tăng cường sử dụng thời gian cả về thời gian và cường độ trong giới hạn kỹ thuật cho phép để thu hồi nhanh chi phí đầu tư ban đầu. Sử dụng các TSCĐ bị hao mòn một cách hợp lý. Thực hiện đánh giá lại tài sản vào cuối mỗi kỳ hoặc niên độ kế toán. Trong nền kinh tế thị trường giá cả thường xuyên biến động, hiện tượng hao mòn vô hình xảy ra rất nhanh chóng. Điều này làm cho nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ không còn chính xác, phản ánh sai lệch so với giá trị hiện tại của chúng. Việc thường xuyên đánh giá và đánh giá lại TSCĐ giúp Công ty lựa chọn cho mình được phương pháp khấu hao thích hợp để đưa ra giải pháp kịp thời đối với tài sản mất giá, tránh tình trạng thất thoát vốn. - Về phương pháp phân bổ khấu hao TSCĐ: Công ty phải theo dõi chi tiết về “Nhật trình hoạt động” của máy móc thiết bị về thời gian làm việc và nơi làm việc từ đó suy ra số ca máy mà máy móc thiết bị đã hoạt động phục vụ thi công tại từng công trình, trên cơ sở đó căn cứ vào “Bảng giá dự toán ca máy và thiết bị xây dựng” ban hành kèm theo Quyết định 1260/1998/QĐ-BXD (được điều chỉnh thêm hệ số nếu thị trường có biến động nhiều) để tính ra tổng số tiền chi phí máy thi công theo định mức đã tiêu tốn trong năm chi tiết cho từng công trình. Việc phân bổ khấu hao phải hợp lý đúng mục đích sử dụng TSCĐ. Chi phí MTC tính theo QĐ 1260/QĐ-BXD của công trình đó Tổng số tiền khấu hao năm Trên cơ sở đó tiến hành phân bổ khấu hao TSCĐ cho từng công trình như sau: x = Mức khấu hao phân bổ cho công trình Tổng số tiền chi phí MTC tính theo QĐ 1260/QĐ-BXD của các công trình trong năm Áp dụng chế độ khấu hao mới và mức khấu hao cho từng tháng, quý từng bộ phận hoạt động theo đúng chế độ quy định. Khung thời gian sử dụng các loại TSCĐ và thời gian sử dụng TSCĐ: Đối với TSCĐ trực tiếp tham gia vào quá trình thi công thì Công ty nên áp dụng phương pháp khấu hao nhanh nhằm sớm thu hồi vốn, tạo khả năng đổi mới công nghệ cho doanh nghiệp. Phải lập bảng tính và phân bổ khấu hao nhằm theo dõi chính xác số khấu hao tăng hay giảm. Về công tác sửa chữa tài sản cố định và biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ: Công ty nên lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ, thực tế hiện nay ở Công ty thì kế toán chưa có kế hoạch trích trước để hình thành quỹ sửa chữa lớn TSCĐ. Cho nên khi việc sửa chữa lớn phát sinh đơn vị không thể chuẩn bị kịp về tài chính dẫn đến việc sửa chữa TSCĐ có thể bị đình trệ, ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh (vì không có máy móc thi công) và còn nhiều vấn đề khác phát sinh. Do đó Công ty nên có kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, được như vậy Công ty sẽ chủ động hơn trong kế hoạch sản xuất của mình. Nếu sửa chữa nhỏ, chi phí phát sinh ít Công ty nên hạch toán toàn bộ một lần vào chi phí của đối tượng sử dụng TSCĐ. Nhưng khi sửa chữa lớn, mức độ hư hỏng nặng kỹ thuật sửa chữa phức tạp Công ty tự thực hiện, Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính việc trích trước Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được phản ánh theo sơ đồ sau: Kết chuyển Chi phí S/c lớn TSCĐ hoàn thành Khi có kế hoạch và tiến hành trích trước Chi phí S/c lớn TSCĐ vào chi phí SXKD TK 111, 112, 331 TK 241 TK 335 TK 627, 642, 642 Các chi phí S/c lớn TSCĐ phát sinh Cải tiến kỹ thuật, cải tiến tổ chức quản lý ở khâu sử dụng, bảo quản TSCĐ. Đầu tư mua sắm TSCĐ phù hợp với điều kiện tự nhiên, khí hậu: Phải tính toán đầu tư mua sắm thật hợp lý. Như có một công trình nạo vét kênh mương Công ty nên dùng TSCĐ có sẵn để thực hiện, không nên bỏ một số tiền lớn để mua máy móc hút bùn nhập từ Đức về thể hiện sự không hợp lý khi mà cái máy này chi phí bỏ ra nhiều hơn cả giá trị của gói thầu của công trình này. Thực hiện tốt chế độ bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ (tháng) theo kế hoạch quy định. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ (đi học ở trường dạy nghề chuyên nghiệp) cho những người khai thác vận hành TSCĐ. Kiểm soát chất lượng của nhiên liệu, năng lượng cung cấp cho TSCĐ hoạt động đảm bảo đúng yêu cầu quy định. Chú trọng các biện pháp khoán (khối lượng công việc hoàn thành), cho thuê TSCĐ ở mức giá cao nhưng phải đảm bảo các yêu cầu về bảo dưỡng, bảo quản TSCĐ để hạn chế ảnh hưởng của hao mòn vô hình. Về phân tích tình hình trang bị, sử dụng TSCĐ: Công ty có thể tiến hành phân tích về TSCĐ theo các chỉ tiêu sau: + Phân tích cơ cấu TSCĐ, vốn cố định. + Phân tích sự biến động TSCĐ. + Phân tích tình hình trang bị máy móc thiết bị kỹ thuật. + Phân tích tình hình sử dụng TSCĐ. + Phân tích Chính sách đầu tư: Quyết định đầu tư, cơ cấu đầu tư, hiệu quả đầu tư. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tại Công ty xây dựng Đồng Tâm, em đã hiểu thêm được nhiệm vụ và chức năng công tác quản lý cũng như công việc của Bộ phận kế toán trong Đơn vị sản xuất kinh doanh. Đi sâu vào tìm hiểu về công tác quản lý và tổ chức hạch toán TSCĐ ở Công ty, em thấy do đặc điểm của Đơn vị là doanh nghiệp xây lắp nên giá trị TSCĐ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh. Vì vậy vấn đề quản lý vốn cố định và tài sản TSCĐ là quan trọng và phức tạp. Trong khuôn khổ chuyên đề thực tập, dưới sự hướng dẫn của Cô giáo Hạ Thị Thiều Dao, các cán bộ lãnh đạo và Phòng kế toán Công ty cùng với những kiến thức đã học em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức kế toán TSCĐ của Đơn vị, với mong muốn công tác kế toán của đơn vị ngày càng được hoàn thiện hơn, thực hiện tốt hơn trong việc quản lý, hạch toán và tư vấn cho Ban giám đốc Công ty trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với việc quản lý TSCĐ Công ty cần quan tâm và có quy định nghiêm khắc để đảm bảo cho tài sản được sử dụng liên tục phục vụ cho quá trình thi công: Giao máy móc cho những người có đủ trình độ chuyên môn và có ý thức đạo đức trong việc bảo quản, bảo dưỡng máy móc tránh xảy ra những sự việc không đáng có. Được như vậy thì chắc chắn hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Đơn vị sẽ được nâng cao. Từ đó có điều kiện mở rộng quy mô sản xuất, tăng lợi nhuận cho Công ty, tạo công ăn việc làm, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên, góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Em xin chân thành cảm ơn. PHỤ LỤC 1 (VÍ DỤ 01-Tr55) HÓA ĐƠN Mẫu số: 01/GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG DM/2006B Liên 2: Giao khách hàng 43093 Ngày 23 tháng 8 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Đầu tư thương mại & xây dựng Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: Mã số thuế: 0101619082. Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Địa chỉ: Hà Nam. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 07 002 47122. STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Máy lu rung SAKAI SV91D chiếc 1 604,523,809 Cộng tiền hàng 604,523,809 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 30,226,191 Tổng cộng tiền thanh toán 634,750,000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm ba mươi tư triệu, bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) ỦY NHIỆM CHI Số 11: Chuyển khoản, chuyển tiền thư, điện Lập ngày 23/8/2009 Tên đơn vị trả tiền: Số tài khoản: 431-101-0359. Tại Ngân hàng: NN và PTNT tỉnh Hà Nam. Tên đơn vị nhận tiền: Công ty cổ phần Đầu tư TM & XD Hà Nội. Số tài khoản: 21110 000051333. Tại Ngân hàng: Đầu tư và Phát triển Hà Nội. Phòng giao dịch 18. Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm ba mưới tư triệu, bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn./. Nội dung thanh toán Máy lu rung SAKAI SV91D Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Kế toán Chủ tài khoản Ghi sổ ngày 23/8/2009 Ghi sổ ngày Kế toán TP.Kế toán Kế toán TP.Kế toán PHẦN DO NH GHI TÀI KHOẢN NỢ TÀI KHOẢN CÓ SỐ TIỀN BẰNG SỐ: 634.750.000 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN NGHIỆM THU ĐƯA TSCĐ VÀO SỬ DỤNG Căn cứ Quyết định đầu tư, mua sắm TSCĐ để phục vụ cho việc Thi công các công trình năm 2009 của Hội đồng thành viên Quản trị Công ty. Căn cứ vào Hợp đồng, hóa đơn mua hàng, các tài liệu khác liên quan và thực trạng thiết bị nhập về Công ty. Hôm nay ngày 25 tháng 8 năm 2009 Hội đồng nghiệm thu gồm có: - Ông: Phạm Quang Vinh Chức vụ: Giám đốc. - Ông: Lại Văn Phấn Chức vụ: Tổ chức – Hành chính - Ông: Đoàn Bá Thảo Chức vụ: KH Kỹ thuật. - Ông: Nguyễn Đức Thiện Chức vụ: Kỹ thuật xe máy. - Ông: Nguyễn Mạnh Huy Chức vụ: Tổ trưởng tổ xe máy TC. - Ông: Lê Quang Tài Chức vụ: Kế toán trưởng. NỘI DUNG NGHIỆM THU 1/ Giá trị thiết bị: STT Ngày tháng Hóa đơn Tên TSCĐ Nguyên giá Năm sử dụng Mức khấu hao hàng năm 1 23/8/09 0043093 Máy lu rung SAKAI SV91D 609,523,809 6 101,607,619 Tổng cộng: 609,523,809 101,607,619 (Bằng chữ: Sáu trăm linh chín triệu, năm trăm hai mươi ba ngàn, tám trăm lẻ chín đồng) 2/ Về kỹ thuật: Máy hoạt động bình thường, đã được chạy thử, rà trơn, bảo dưỡng đầy đủ. 3/ Về quản lý: - Hội đồng giao cho Tổ xe máy thi công quản lý sử dụng thiết bị đưa vào sản xuất kể từ ngày bàn giao. - Yêu cầu trong quá trình quản lý, sử dụng thiết bị Tổ xe máy thi công phải định kỳ bảo dưỡng kiểm tra đầu máy và phụ tùng trong quá trình vận hành. - Bộ phận Kế toán làm hồ sơ tăng TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ. Biên bản được lập và thông qua các thành viên trong hội đồng nghiệm thu: PHÒNG KH-KT PHÒNG TC-HC PHÒNG KẾ TOÁN TỔ XE MÁY TC BAN GIÁM ĐỐC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS. Bùi Hữu Phước (2009):”Quản lý vốn kinh doanh trong doanh nghiêp”.Quản trị tài chính. NXB Tài chính. PGS.TS. Võ Văn Nhị (2010):” Kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp”. Hướng dẫn thực hành kế toán trong doanh nghiệp. NXB Tài chính.