Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty in và đầu tư mỹ Thuật Việt

ợp đồng Số ấn phẩm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1/3 302 263 T/C Xây dựng Đảng số 5/04 13.300 2/3 316 269 NT hiểu thấu tlý người khác 9.480 2/3 320 263 T/C Xây dựng Đảng số 3/04 110.700 3/3 325 828 PL các thời đại Việt Nam 9.640 10/3 370 283 XD chương trình rèn luyện 10.400 15/3 405 296 Chơi và bài tập LT 3.610 16/3 411 299 Âm vang Điện Biên 5.800 18/3 431 310 Điện Biên trong tôi 16.600 18/3 432 311 Khoảng cách tôi và em 2.640 19/3 449 313 VN - 234 chuyện độc đáo 14.280 19/3 452 315 Con nhím Điện Biên 8.150 Nhập CB 273.000 73.367.700 204.600 55.280.874 161.703 43.693.828 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu 2.3.Phương pháp tính giá gốc nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ xuất kho tại doanh nghiệp: Vật liệu, công cụ dụng cụ được thu mua và nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định được trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau, theo phương pháp tính trị giá vốn thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính trị giá vốn thực tế xuất kho của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp theo chuẩn mực kế toán sau: + Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng. + Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: = x Đơn giá Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật tư nhập trong kỳ = bình quân Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vật tư. Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật tư vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động; theo cách tính này, xác định được trị giá vốn thực tế vật tư hàng ngày cung cấp thông tin được kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp đối với doanh nghiệp đã làm kế toán máy. + Phương pháp nhập trước - xuất trước: Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này, thì giá trị hàng tồn kho xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. + Phương pháp nhập sau - xuất trước: Phương pháp nhập sau , xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. 3.Kế toán tổng hợp nhập,xuất kho nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 3.1.Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán nguyên vật liệu sử dụng một số tài khoản sau: + TK 152 “nguyên vật liệu”, được chi tiết thành các tài khoản cấp 1 sau: TK 1521: Giấy TK 1522: Mực TK 1523: Vật liệu phụ TK 1524: Nhiên liệu TK 1525: Phụ tùng thay thế TK 1526: Gia công chế biến TK 1527: Phế liệu Các nghiệp vụ nhập vật tư, kế toán sử dụng các tài khoản: + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 331: Phải trả người bán + TK 131: Phải thu của khách hàng Các nghiệp vụ xuất vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh sử dụng các tài khoản: + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp + TK 3388: Phải trả, phải nộp khác + TK 511: Doanh thu Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được sử dụng tại công ty là phương pháp kê khai thường xuyên. Kế toán vật liệu ở công ty chỉ theo dõi, hạch toán vật liệu nhập kho do mua ngoài, còn phần giấy do khách hàng giao cho công ty để in thì kế toán vật liệu hoàn toàn không theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. 3.2.Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: 3.2.1.Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập kho nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: Khi mua vật liệu về nhập kho, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ cần thiết để tiến hành hạch toán. - Trường hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về: Nếu công ty mua vật liệu nhập kho nhưng chưa thanh toán ngay cho người bán kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 5: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 331 VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 41 ngày 31/3/2004, công ty nhập kho giấy offset 110g/m2 khổ 79x109 với số lượng 1.460 tờ, đơn giá 1.900 đồng/tờ, thành tiền 2.774.000 đồng và giấy offset 150 g/m2 khổ 79x109 với số lượng 4.811 tờ, đơn giá 2.050 đồng/tờ, thành tiền 9.826.550 đồng. Vậy tổng số tiền công ty phải trả là 12.636.550 đồng. Kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 như sau: Nợ TK 1521 12.636.550 Nợ TK 1331 1.263.655 Có TK 331 13.900.205 - Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về nhập kho, kế toán chỉ lưu 1 hoá đơn lại mà không tiến hành ghi sổ kế toán, do công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. - Đối với vật liệu mua ngoài, việc phản ánh giá thực tế còn phản ánh chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ. Phản ánh số chi phí thu mua do thuê ngoài vận chuyển, bốc dỡ: Nợ TK 152 (vận chuyển) Có TK 111, 112, 331… (Kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 1 hoặc Nhật ký chứng từ số 1 nếu trả bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, nếu chưa thanh toán kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 5). Nếu chi phí thu mua nhỏ (dưới 10.000 đồng) được chi trả bằng tiền mặt thì sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 1: Nợ TK 642 Có TK 111 Nếu nguyên vật liệu được vận chuyển bằng tổ xe của công ty thì các chi phí sẽ được tập hợp riêng vào bên nợ TK 641 đối ứng với TK có liên quan, cuối tháng chi phí này cùng với các chi phí sản xuất khác sẽ được chuyển sang TK 154, sau đó vào Nhật ký chứng từ số 7. BT 1: Nợ TK 641 Có TK liên quan (334, 214, 1524…) BT 2: Nợ TK 154 Có TK 641 Giấy của công ty thường nhập nguyên lô (kg). Do đó trước khi đưa vào sản xuất phải gia công (cắt xén) theo khuôn khổ ghi trong hợp đồng in ấn với khách hàng. Để tính giá thực tế cho một tờ giấy đã gia công, công ty sử dụng công thức sau: Giá trị thực tế Khổ giấy x định lượng giấy giá đơn vị của một tờ giấy = x thực nhập đã gia công Số lượng giấy đem đi gia công loại giấy đó - Khi nhập giấy gia công kế toán ghi: Nợ TK 1521 Có TK 1526 Công ty đã xây dựng định mức hao hụt cho từng loại giấy khi đem đi gia công chế biến như là: đối với giấy Vĩnh Phú 70g/m2 khi chế biến thành khổ 80x110 thì định mức hao hụt là 4%, giấy couches 80g/m2 chế biến ra khổ 79x109 thì định mức hao hụt là 3,5%. Để tính số kg giấy trước khi đem đi gia công chế biến công ty sử dụng công thức sau: (Số tờ giấy nhập về sau khi gia công x định lượng giấy x khổ giấy) + định mức hao hụt. - Trường hợp phế liệu thu hồi: Công ty bán thẳng cho người mua và xác định doanh thu, kế toán ghi Nhật ký chứng từ số 8: Nợ TK 111, 112, 131… Có TK 511 Tại công ty in cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt hiện nay đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Việc thanh toán các nghiệp vụ mua, nhập vật liệu và thanh toán với người bán được thực hiện trên: - Nhật ký chứng từ số 1 - “ghi có TK 111” - Nhật ký chứng từ số 2 - “ghi có TK 112” - Nhật ký chứng từ số 5 - “ghi có TK 331” - Nhật ký chứng từ số 7 - “ghi có TK 141,152…” + Nhật ký chứng từ số 5 “Phải trả cho người bán”, có TK 331 Nhật ký chứng từ số 5 Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ Ghi có TK 331 “Phải trả cho người bán” Thuật việt-339Thanh Nhàn-Hà nội Tháng 3/2005 Tên đơn vị (hoặc người bán) Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, nợ các TK Cộng có TK 331 Theo dõi thanh toán nợ TK 331 Cộng nợ TK 331 Số dư cuối tháng Nợ Có 152 TK 111 TK 112 TK 311 Nợ Có 1521 1522 1523 …… 642 …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… Cty giấy Bãi Bằng 283593783 90225072 99247579 382841362 Cty in và VHP 150020383 150020383 Cty TNHH Thành Công 20254048 67937853 …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… CH vật tư KHKT 5500000 5500000 5500000 Cty Ngân Linh 31500000 31500000 31500000 …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… Nguyễn Thị Lan 6741000 6741000 Cty TNHH TM sản xuất bao bì KT mới 13000000 13000000 Cộng 2040627855 4463518098 1076227704 48688000 55031987 …… 5849992 1677069076 82082500 171698792 1200297596 1454078888 1829385330 4475265761 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu Nhật ký chứng từ số 5 được mở với mục đích tổng hợp số liệu về tình hình phải trả cho người bán của toàn doanh nghiệp, làm cơ sở để ghi sổ cái TK 331. Mỗi người bán được ghi một dòng sổ. Ngoài ra kế toán tổng hợp vật liệu còn theo dõi trên Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2 về các khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng liên quan đến việc trả tiền cho người bán vật tư, chi trả vận chuyển, tiền ứng trước mua vật tư. + Nhật ký chứng từ số 1 - ghi Có TK 111 “Tiền mặt” Nhật ký chứng từ số 1 Công ty CP IN và đầu tư phát triển Ghi có TK 111/ ghi nợ các TK… Mỹ thuật việt-339Thanh Nhàn Tháng 3/2005 Số TT Ghi Có TK111, ghi Nợ các TK …… 3341 3342 4311 3383 133 331 3353 3112 3388 3382 627 641 642 821 Cộng có TK 111 1 2 80.000.000 1.713.000 10.000.000 1.088.500 642.500 93.444.000 3 9.500.000 2.148.700 26.000.000 2.557.000 3.214.500 43.420.200 4 5.255.600 22.727 16.906.000 237.773 22.422.100 5 1.160.700 226.368 18.756.000 2.737.680 22.880.748 6 51.280.000 25.616.500 10.000.000 306.500 337.000 590.000 100.000 88.230.000 7 4.568.500 40.909 4.906.200 2.159.091 11.674.700 8 19.531.000 2.765.000 11.711.000 1.271.000 35.278.000 9 108.976.400 36.000 15.304.000 15.000.000 425.000 3.464.500 143.205.900 10 26.884.000 622.970 5.500.000 35.000.000 2.267.600 27.085.100 362.000 97.721.670 11 63.962.000 95.000 6.400.000 33.000.000 2.678.100 6.528.000 25.138.000 1.881.700 139.682.800 Cộng 115.242.000 166.471.200 9.500.000 2.148.700 948.974 82.082.500 6.400.000 173.000.000 7.390.200 10.000.000 41.624.700 3.147.000 76.490.144 3.514.700 697.960.118 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu Nhật ký chứng từ số 1 được mở hàng tháng, Nhật ký chứng từ số 1 do kế toán thanh toán lập, kế toán vật tư hàng tháng lấy trong tập chứng từ các phiếu chi tiền vận chuyển, bốc dỡ vật liệu, mua vật liệu…, đến cuối tháng kế toán vật liệu đối chiếu sổ trên Nhật ký chứng từ số 5 với số liệu trên Nhật ký chứng từ số 1 phần ghi Có TK 111/ Nợ TK 152. Đồng thời đối chiếu phần ghi Nợ TK 331/ Có TK 111 trên Nhật ký chứng từ số 5 với phần ghi Có TK 111/ Nợ TK 331 trên Nhật ký chứng từ số 1. Số tổng cộng ở cột ghi Có TK 111/ Nợ TK 331 trên Nhật ký chứng từ số 1 phải bằng với tổng số ở cột Nợ TK 331/ Có TK 111 trên Nhật ký chứng từ số 5. Cụ thể đối chiếu trên hai Nhật ký chứng từ cột Nợ TK 331/ Có TK 111 ta thấy tổng số cộng đều là: 82.082.500đ. + Nhật ký chứng từ số 2 - ghi Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng Công ty CP IN và đầu tư phát triển Nhật ký chứng từ số 2 Mỹ thuật việt-339Thanh Nhàn - Hà Nội Ghi có TK 122 “Tiền gửi ngân hàng” Tháng 3/2005 S TT Chứng từ Diễn giải Ghi có TK112, ghi nợ các TK… Cộng có TK112 Số Ngày 111 3113 821 642 133 1388.1 1388 331 3382 …… 1 112.1- Sở giao dịch I NHCT Việt Nam Ngân hàng số 01 1062510 1687493 5288790 53750 7362440 73732500 11500000 …… 621829303 Ngân hàng số 02 81213400 17678964 3180071 730122 23382561 …… 749398253 Ngân hàng số 03 250000000 1119050 23172599 5832306 179176 5906135 74583731 …… 923321227 Cộng 250000000 83394960 42539056 14301167 962868 13268575 171698792 11500000 …… 2294548783 2 112.3- NHCT Đống Đa 42450946 42450946 3 112.4- NHCT Hà Nội 211242525 87519824 77609 10091686 308931644 Cộng 250000000 211242525 83394960 172563826 14378776 11054549 13268575 171698792 11500000 2645931373 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ liên quan đến việc chi trả bằng tiền gửi ngân hàng kế toán thanh toán cũng ghi vào một quyển sổ riêng cuối tháng tập hợp ghi vào Nhật ký chứng từ số 2, phần ghi Nợ TK 152/ Có TK 112. Đồng thời đối chiếu cột Có TK 112/ Nợ TK 331 ở Nhật ký chứng từ số 2 và cột Nợ TK 331/ Có TK 112 trên Nhật ký chứng từ số 5 phải khớp nhau, cụ thể bằng 171.698.792đ. + Nhật ký chứng từ số 7 - Phần 1: tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp - ghi Có các TK 142,152,153… Nhật ký chứng từ số 7 Công ty Công ty CP IN và đầu tư Tháng 3/2005 Mỹ thuật việt-339Thanh Nhàn Số TT 1421 1422 152 153 1526 214 154 …… NKCT số 5 Tổng cộng CP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 …… 20 21 1 154 2.947.947.572 2 621 2.045.155.047 2.045.155.047 3 622 243.012.208 4 627 1.132.960 120.361.407 8.306.700 365.845.004 111.149.400 659.880.317 5 641 6.819.846 23.828.406 6 642 389.938 8.546.672 1.535.200 70.500 32.425.975 5.849.992 427.248.674 7 Cộng A 389.938 9.679.632 2.167.051.654 8.377.200 405.090.825 116.999.392 6.347.072.224 8 1521 1.318.632.231 1.318.632.231 9 1526 1.314.143.781 1.314.143.781 10 3388 257.812.530 257.812.530 11 3331 133.456.492 12 111 1.221.554 13 821 23.047.409 109.957.069 14 334 13.028.900 15 13882 1.028.901 16 155 3.763.641.829 3.763.641.829 Cộng B 1.571.956.311 1.318.632.231 23.047.409 3.763.641.829 6.913.697.287 Tổng cộng (A+B) 389.938 9.679.632 3.739.007.965 8.377.200 1.318.632.231 428.138.234 3.763.641.829 116.999.392 13.260.769.511 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu - Bảng kê số 3 lập trên cơ sở căn cứ vào: + Nhật ký chứng từ số 5 phần ghi Có TK 331, Nợ TK 152,153. + Nhật ký chứng từ số 1 phần ghi Có TK 111, Nợ TK 152,153. + Nhật ký chứng từ số 2 phần ghi Có TK 112, Nợ TK 152,153. + Nhật ký chứng từ số 7 phần ghi Có TK 154, Nợ TK 152,153. Bảng kê số 3 Công ty CP IN và đầu tư Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ Mỹ thuật việt339Thanh Nhàn - Hà Nội Tháng 3/2005 STT Chỉ tiêu TK1521 TK1522 TK1523 TK1524 TK1525 TK1526 TK153 1 I- Số dư đầu tháng 3.815.566.248 547.872.590 162.884.800 21.902.312 182.903.696 4.488.450 26.635.230 2 II- Số phát sinh trong tháng 2.466.810.235 48.688.000 116.325.987 19.869.001 18.038.182 1.314.143.781 12.855.000 3 Từ NKCT số 1 (ghi có TK 111) 4 Nhập VT C/hàng 24 LQS (TK 1388) 61.294.000 5 Từ NKCT số 2 (ghi có TK 112) 6 Từ NKCT số 5 (ghi có TK 331) 1.076.227.704 48.688.000 55.031.987 19.869.001 18.038.182 12.855.000 7 Nhập giấy chế biến (TK 1526) 1.318.632.231 8 Xuất giấy chế biến (TK 1521) 1.314.143.781 9 Nhập giấy tiết kiệm (TK 621) 6.490.000 10 Nhập vay XB Giáo dục (TK 3388) 65.460.300 11 III- Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I + II) 6.282.376.483 596.560.590 279.210.787 41.771.313 200.941.878 1.318.632.231 39.490.230 12 IV- Xuất dùng trong tháng 3.381.226.504 130.744.254 159.170.300 10.305.307 57.561.600 1.318.632.231 8.377.200 13 V- Tồn kho cuối tháng (III – IV) 2.901.149.979 465.816.336 120.040.487 31.466.006 143.380.278 0.000.000 31.113.030 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu - Bảng kê số 3 có kết cấu như sau: Chỉ tiêu 1: “số dư đầu tháng” căn cứ vào chỉ tiêu vật tư tồn kho cuối tháng trên bảng kê số 3 tháng trước để ghi theo từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ tương ứng. Chỉ tiêu 2: “số phát sinh trong tháng” căn cứ vào các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5… để ghi vào. Chỉ tiêu 3: cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng bằng tổng số của chỉ tiêu (1+2). Chỉ tiêu 4: Xuất dùng trong tháng căn cứ vào dòng cộng giá thực tế trên bảng phân bổ 2 tháng 3/2004 của từng loại vật liệu để ghi vào cột giá thực tế trong bảng kê số 3 cho phù hợp. Chỉ tiêu 5: Tồn kho cuối tháng, được tính bằng cách: lấy chỉ tiêu 3 - chỉ tiêu 4. Số tồn kho cuối tháng này sẽ được chuyển sang thành số dư đầu tháng của bảng kê số 3 tháng sau. 3.2.2.Kế toán tổng hợp các trường hợp xuất kho nguyên liệu,vật liệuvà công cụ,dụng cụ: Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu (hay xuất nguyên vật liệu) là một trong những khâu quan trọng của kế toán vật liệu, thông qua đó xác định được chính xác, kịp thời, đầy đủ từng loại vật liệu xuất dùng. Sau khi ghi chép đầy đủ vào thẻ kho theo định kỳ từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển số chứng từ nhập xuất kho của tất cả các loại vật liệu cho kế toán vật liệu. Khi giao nhận chứng từ kế toán phải kiểm tra lại số liệu và lập sổ giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán, sau khi nhận được các chứng từ của thủ kho giao, kế toán vật liệu phân loại và sắp xếp theo thứ tự phiếu nhập, phiếu xuất, sau đó ghi vào sổ chi tiết vật liệu, thẻ kho nhập xuất vật liệu (đối với vật liệu là giấy). Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng sổ chi tiết vật liệu, theo dõi cho từng kho, mỗi kho một quyển và trong đó theo dõi toàn bộ vật liệu cùng nhóm. Mỗi loại vật liệu theo dõi trên vài tờ sổ. Cuối tháng căn cứ vào giá trị thực tế của vật liệu tồn kho đầu tháng và nhập kho trong tháng kế toán tính ra thực tế của vật liệu xuất kho trong tháng và tồn kho cuối tháng. Cuối tháng sau khi đã ghi chép đầy đủ trên sổ chi tiết về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng, kế toán tiến hành lập sổ tổng hợp vật liệu của tất cả các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Mỗi loại vật liệu trong cùng một kho được ghi vào một dòng trên sổ tổng hợp của loại vật liệu đó. Cũng như mực, giấy cũng là vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của sản phẩm và giấy cũng có nhiều loại nên công ty phải quản lý và hạch toán chặt chẽ, chính xác các loại vật liệu này. Giấy được tính theo định mức và khuôn khổ quy định. Căn cứ vào các phiếu xin lĩnh vật tư và phiếu nhập vật tư nhận được sau khi đã tiến hành sắp xếp, phân chia từng loại giấy xuất dùng kế toán tiến hành ghi vào “Thẻ kho xuất nhập giấy” của tất cả các loại giấy theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Việc tính giá thực tế của giấy xuất kho trong tháng của công ty là công tác cần thiết không thể thiếu được trong việc hạch toán vật liệu. Căn cứ vào số lượng và giá thực tế của từng loại giấy tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ, kế toán tính ra giá trị thực tế của các loại giấy xuất dùng và tồn kho cuối tháng của tất cả các loại giấy, cách tính giá vật liệu xuất kho, vật liệu tồn kho của giấy cũng như mực và các loại vật liệu khác. Sau khi đã tính được giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong tháng và tồn kho cuối tháng của tất cả các loại giấy, kế toán tiến hành lập sổ tổng hợp vật liệu của giấy để theo dõi tình hình N - X - T. Mỗi loại giấy được ghi trên một dòng bằng con số tổng cộng từ thẻ kho xuất nhập giấy (còn các loại vật liệu khác thì từ sổ chi tiết vật liệu). Vì như đã nói ở phần trước, giấy là nguyên vật liệu chính của công ty và có rất nhiều loại giấy nên mỗi loại giấy được theo dõi riêng trên từng thẻ kho xuất nhập giấy, còn các loại vật liệu khác được theo dõi trên sổ chi tiết vật liệu. Công ty cp in và đầu tư mỹ thuật việt Sổ tổng hợp giấy 339Thanh Nhàn - Hà Nội Tháng 3/2005 DM Tên sản phẩm Khuôn khổ Đvị tính Dư đầu tháng Nhập trong tháng Ghi có TK 1521, nợ các TK khác Xuất trong tháng Ghi nợ TK 1521, có các TK khác Dư cuối tháng SL ST SL ST TK 1526 TK311 SL ST TK 621 TK 1526 SL ST … …… …… … …… …… … …… …… …… … …… …… …… …… … … …… 2 Couches 64g/m2 54.5x69 Tờ 19.884 6.050.950 19.884 6.050.950 3 Couches 64g/m2 91x69 Tờ 67.091 33.869.700 70.500 34.162.868 34.162.868 115.110 56.916.100 56.916.100 22.481 11.116.468 4 Couches 75g/m2 86x63,5 Tờ 113 88.800 38.177 33.533.200 33.533.200 38.290 33.622.000 33.622.000 0 0 … …… …… … …… …… … …… …… …… … …… …… …… …… … … …… 12 Couches 85g/m2 69x88 Tờ 12.800 8.177.200 12.800 8.177.200 13 Couches 85g/m2 58,4x91,4 Tờ 115 65.079 115 65.097 … …… …… … …… …… … …… …… …… … …… …… …… …… … … …… 21 Couches 100g/m2 62x71 Tờ 248 207.600 248 207.600 22 Couches 100g/m2 65x86 Tờ 50.548 34.015.531 31.000 20.860.800 20.860.800 19.548 13.154.731 … …… …… … …… …… … …… …… …… … …… …… …… …… … … …… 25 Couches 100g/m2 79x109 Tờ 10.918 11.388.524 10.000 10.959.453 10.959.453 7.255 7.750.900 7.750.900 13.663 14.597.077 26 Couches 64g/m2 98 Kg 53.865 670.864.066 53.865 670.864.066 … …… …… … …… …… … …… …… …… … …… …… …… …… … … …… Cộng 1.375.584.909 190.759.294 139.780.468 50.978.826 413.536.868 273.756.400 139.780.468 1.352.807.335 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu Công ty cp in và đầu tư mỹ thuật việt Sổ tổng hợp vật liệu 339Thanh Nhàn - Hà Nội Kho 1522 (Mực) Năm 2005 Tháng 3/2005 Số TT Tên sản phẩm SD đầu tháng Nợ TK 152, có các TK Nhập Xuất Có TK 152, nợ các TK SD cuối tháng SL ST TK 111 TK 112 TK 331 SL ST SL ST TK 621 TK 641 TK … SL ST 1 Mực đen Nhật - - 2550000 30 2550000 10 850000 850000 20 1700000 2 Mực đen Đức 227,5 15083300 100 6630050 6630050 127,5 8453250 3 Mực đen HK 130 8502000 8660000 108 86000 - 9482000 9482000 96 7680000 4 Mực đen TQ 442,5 16372500 32400000 32000 - 12018800 12018800 - 36753700 5 Mực trắng Nhật 4762000 10 800000 800000 25 2000000 … Tổng cộng 268348850 16760000 91876000 108636000 91718450 91718450 285266400 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty là in các loại ấn phẩm nên chi tiết về vật liệu (chủ yếu giấy, mực) chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng 70%). Do vậy hạch toán đầy đủ chi phí vật liệu và phân bổ chính xác cho các đối tượng chịu chi phí vật liệu, công ty sử dụng bảng phân bổ số 2 “Phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ”.Đồng thời nhằm mục đích kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu trong sản xuất tránh lãng phí gây thất thoát vốn lưu động. Bảng phân bổ NVL, CCDC Công ty cp in và đầu tư mỹ Thuật việt-339Thanh nhàn - Hà Nội Tháng 3/2005 STT Ghi Có các TK… Đối tượng sử dụng (Ghi Nợ các TK…) 1521 1522 1523 1524 1525 1526 153 1 Chi phí nguyên vật liệu TK621 1.809.270.193 130.744.254 105.140.600 2 Chi phí sản xuất chung TK627 54.029.700 8.770.107 57.561.600 8.306.700 3 Chi phí vật liệu quản lý TK642 1.535.200 40.500 4 Chi phí vật liệu quản lý nhà bếp TK642 30.000 5 Xuất cho lái xe TK641 6 Xuất giấy chế biến TK1526 1.314.143.781 7 Nhập giấy chế biến TK1521 1.318.632.231 8 Thanh lý theo biên bản kiểm kê TK642 9 Bán giấy Tân Mai 50g/m2 K840 TK511 10 Xuất giấy trả XB Giáo dục TK3388 257.812.530 Tổng cộng 3.381.226.504 130.744.254 159.170.300 10.305.307 57.561.600 1.318.632.231 8.377.200 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu Trước đây do công ty chưa hoàn thiện được toàn bộ hệ thống máy móc TYPO thì việc hạch toán chi phí sản xuất ở hai phân xưởng phải tách ra để đảm bảo tính hợp lý trong quá trình tập hợp chi phí. Cho đến nay công ty đã hoàn chỉnh việc thay đổi các máy móc TYPO thành các máy in OFFSET hiện đaị thì việc tính toán các chi phí ở ba phân xưởng được thực hiện đơn giản hơn. Khi phân bổ chi phí sản xuất trong tháng kế toán tập hợp ngay vào dòng của các TK 621, 627, 641, 642… Các nghiệp vụ xuất kho trong tháng của công ty đều được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 gồm có: - Xuất giấy, mực cho sản xuất được tập hợp trên TK 621. - Xuất giấy và các loại vật liệu khác có liên quan đến việc quản lý kinh doanh thì được tập hợp trên TK 642. - Xuất các loại nhiên liệu, vật liệu phục vụ cho sản xuất, quản lý phân xưởng được tập hợp trên TK 627. - Xuất nhiên liệu phục vụ cho chuyên chở thành phẩm tiêu thụ được tập hợp trên TK 641. - Ngoài ra trong quá trình sản xuất doanh nghiệp còn cho các đơn vị bạn vay thì được tập hợp trên TK 138. - Xuất khác (xuất chế biến đối với giấy) tập hợp trên TK 1526 - Xuất bán kế toán ghi trên TK 511. Kết cấu của bảng phân bổ số 2 của Công ty in Thống Nhất: + Các cột ghi có TK 152, 153 ghi chỉ tiêu theo từng loại vật liệu xuất dùng như vật liệu chính: giấy, mực; vật liệu phụ: nhiên liệu, phụ tùng thay thế. + Các dòng ghi đối tượng sử dụng cần phân bổ vào (ghi nợ các TK 621, 627, 632, 641, 642…). + Dòng cộng ghi tổng số của mỗi loại vật liệu đã phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Số liệu của các dòng này sẽ ghi vào dòng “xuất dùng trong tháng” trên bảng kê số 3 cùng tháng. - Để lập bảng phân bổ số 2 kế toán căn cứ vào sổ tổng hợp vật liệu của các kho 1521 (giấy), 1522 (mực), 1523 (vật liệu phụ)…, phần ghi giá thực tế của các loại vật liệu xuất dùng (có các TK 621, 627, 641, 642…). Cụ thể trong tháng tình hình xuất, nhập kho của tất cả các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế trong công ty được phản ánh trên các sổ tổng hợp sau: + Sổ tổng hợp vật liệu giấy (1521). + Sổ tổng hợp vật liệu mực (1522). + Sổ tổng hợp vật liệu phụ (1523). + Sổ tổng hợp nhiên liệu (1524). + Sổ tổng hợp phụ tùng thay thế (1525). Công ty cp in và đầu tư mỹ Thuật việt-339Thanh nhàn - Hà Nội Sổ cái TK 1521 - Nguyên vật liệu chính (giấy). Số dư đầu năm Nợ Có 4.243.038.586 Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 …… Tháng 12 331 2.776.755.128 1.076.227.704 1526 2.754.591.690 1.318.632.231 621 9.350.000 3388 65.460.300 …… Cộng phát sinh Nợ Có 5.540.696.818 2.460.320.235 5.968.169.156 3.381.226.504 Số dư cuối tháng Nợ Có 3.815.566.248 2.894.659.979 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu công ty cp in và đầu tư mỹ Thuật việt-339Thanh nhàn - Hà Nội Sổ cái TK 1522 - Nguyên vật liệu chính (mực) Số dư đầu năm Nợ Có 475.311.130 Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 …… Tháng 12 111 2.970.000 331 311.199.124 48.688.000 1388.1 17.145.000 …… Cộng phát sinh Nợ Có 331.314.124 48.688.000 258.752.664 130.744.254 Số dư cuối tháng Nợ Có 547.872.590 465.816.336 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu công ty cp in và đầu tư mỹ Thuật việt-339Thanh nhàn - Hà Nội Sổ cái TK 331 - Phải trả người bán Số dư đầu năm Nợ Có 1.831.000.117 Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 …… Tháng 12 111 46.244.100 82.082.500 1121 101.573.400 171.698.792 1123 40.000.000 3113 763.599.595 3111 2.313.809.294 1.200.297.596 131 75.081.273 …… Cộng phát sinh Nợ Có 3.340.307.662 1.454.078.888 3.932.197.788 1.677.069.076 Số dư cuối tháng Nợ Có 2.422.890.243 2.645.880.431 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán căn cứ vào các sổ tổng hợp này để phản ánh vào bảng phân bổ số 2 “Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ”. Sau khi đã phân loại các đối tượng chịu chi phí kế toán tiến hành ghi sổ. Nếu nguyên vật liệu xuất kho là vật liệu chính bao gồm các loại giấy, mực các loại thì kế toán ghi có TK 152. - Khi xuất vật liệu cho phân xưởng sản xuất chính kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 7: Nợ TK 621 “Chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp” Có TK 152 (chi tiết) - Giấy của công ty khi mua về còn ở dạng cuộn tròn (tính kg) để tiến hành sản xuất được trước hết công ty phải đem chế biến thành các tờ rời có khuôn khổ cần thiết phù hợp với yêu cầu sản xuất. Do đó khi xuất giấy giao cho đơn vị chế biến kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 7: Nợ TK 1526 Có TK 1521 Đánh giá chung về tình hình sử dụng vốn lưu động tại Công ty in Thống Nhất: Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch 1. Doanh thu thuần 3.470.762.625 4.070.915.923 .600.153.298 2. Lợi nhuận thuần .591.328.981 .497.670.189 106.341.208 3. Vốn lưu động bình quân 2.559.069.127 4.912.084.150 .1453.015.023 4. Sức sản xuất của VLĐ (1/3) 2,42 3,15 0,73 5. Mức sinh lời của VLĐ (1/3) 0,36 0,43 0,07 6. Số vòng quay của VLĐ (1/3) 2,42 3,15 0,73 7. Hệ số đảm nhiệm của VLĐ (2/1) 0,15 0,13 - 0.02 8. Thời gian của một vòng chu chuyển 148,76 114,28 - 34,48 Qua phân tích ta thấy: Doanh thu thuần của công ty năm 2005 cao hơn năm 2004 là.600.153.298 đồng và lợi nhuận thuần năm 2005 cao hơn năm 2004 là 106.341.208 đồng. Số vòng quay của vốn lưu động năm 2005 tăng so với năm 2004 là 0,73 vòng, chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn của công ty được nâng cao. Hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động năm 2005 nhỏ hơn năm 2004 là 0,02 đồng chứng tỏ công ty đã tiết kiệm được vốn. Thời gian của một vòng chu chuyển năm 2005 thấp hơn năm 2004 là 34,48 ngày/vòng chứng tỏ mỗi vòng quay năm 2005 đã tiết kiệm được 34,48 ngày so với năm 2004. CHƯƠNG iii NHậN XéT Và KIếN NGHị Về CÔNG TáC Kế TOáN NGUYÊN LIệU ,VậT LIệU Và CÔNG Cụ,DụNG Cụ TạI CÔNG TY Cổ PHầN IN Và ĐầU TƯ Mỹ THUậT VIệT I- Đánh giá chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu và công cụ,dụng cụ tại Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt: 1. Những ưu điểm: Trước đây, trong điều kiện mà nền kinh tế tập trung, nhà máy cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt hoạt động theo kế hoạch từ cục xuất bản. Khi nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường, là một doanh nghiệp nhạy bén với cơ chế kinh tế thị trường nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển khá mạnh. Cùng với sự phát triển đó, trình độ quản lý của công ty cũng ngày được nâng cao. Để đứng vững trong điều kiện cạnh tranh quyết liệt đòi hỏi công ty phải chú trọng đến vấn đề quản lý chi phí sản xuất để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó tổ chức quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện được mục đích hạ giá thành sản phẩm của công ty. Qua một thời gian thực tập tại công ty, nhìn chung về công tác quản lý ở công ty tương đối tốt, công ty đã tổ chức được một bộ phận chuyên thu mua vật tư cho công ty trên cơ sở xem xét, cân đối giữa kế hoạch sản xuất, nhu cầu và khả năng cung cấp vật tư. Do đó đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư cho sản xuất, giúp công ty chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Mặt khác công ty đang từng bước tiến hành xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho mỗi loại sản phẩm sản xuất ra. Từ trước đến nay đã có vật liệu chính là giấy được xây dựng định mức này nhằm sử dụng tiết kiệm vật liệu. Việc xây dựng định mức này nhằm sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu dùng vào sản xuất phấn đấu giảm chi phí sản xuất. Việc vận chuyển vật tư của công ty cũng được tổ chức hợp lý, ngoài ra công ty còn có một tổ xe chuyên đảm nhận việc chuyên chở hàng hoá, vật tư cho công ty. Cùng với việc tổ chức thu mua và vận chuyển vật liệu, ở phòng kế toán và ở kho đã kết hợp trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu để đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hợp lý chi phí vật liệu trong sản xuất. Như đã trình bày ở phần trước, để sản xuất ra các loại sản phẩm (in ra các loại ấn phẩm) công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việtphải sử dụng một khối lượng vật tư lớn, bao gồm nhiều loại, mỗi loại có tính chất, công dụng khác nhau. Do vậy muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán một cách chính xác thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Công ty dựa vào vai trò và công dụng của vật liệu để chia thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, trong từng loại lại được chia thành từng nhóm, thứ loại cụ thể. Việc phân loại dựa trên cơ sở như vật là khoa học và hợp lý, tạo điều kiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ và hạch toán vật liệu được chính xác. Đồng thời công ty cũng đã lập sổ danh điểm vật tư để phòng kế toán cùng với các phòng ban khác có liên quan kết hợp quản lý vật liệu. Bên cạnh những kết quả đáng khích lệ trên, trong công tác quản lý vật liệu của công ty vẫn còn một số hạn chế. 2. Những nhược điểm: Thứ nhất, về việc đánh giá vật liệu: Giá thực tế vật liệu xuất kho ở công ty luôn bao gồm 2 phần: Giá trị vật liệu xuất kho tính theo giá bình quân gia quyền. Toàn bộ chi phí vận chuyển đã phát sinh trong tháng. Điều này có nghĩa là chi phí sản xuất của một tháng ngoài chi phí trực tiếp (vật liệu, nhân công…) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng. Do vậy, việc tính giá vật liệu của công ty là chưa chính xác bởi vì trong giá vật liệu tồn kho không có chi phí vận chuyển, bốc dỡ cho số vật liệu đó mà chỉ có giá trị thực tế của vật liệu theo hoá đơn. Thứ hai, trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về nhập kho, kế toán chỉ lưu lại phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn”, việc này chưa đúng. Thứ ba, để theo dõi tình hình thanh toán với người bán, công ty vẫn đang theo dõi trên các sổ (thẻ) chi tiết vật liệu, sổ tổng hợp vật liệu và các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5. Việc này chưa khoa học, công ty nên mở sổ chi tiết số 2 - “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” - dùng cho TK 331. Thứ tư, kết cấu sổ chi tiết vật liệu của công ty bao gồm cả phần ghi Có các TK 111, 112, 331… để theo dõi thanh toán với người bán và ghi Nợ các TK 621, 627, 641, 642… phần sử dụng vật liệu vào mục đích gì, vì công ty không sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán, như thế sẽ làm mẫu sổ bị rườm rà, phức tạp và việc ghi chép trở nên không khoa học. Thứ năm, phế liệu thu hồi sau khi tập hợp ở các phân xưởng công ty không nhập kho phế liệu mà bán cho nơi mua, xác định doanh thu. Việc này ảnh hưởng đến việc xác định chính xác chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Thứ sáu, hiện nay công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Fast Enteprise 2003 nhưng trình độ kế toán máy của các nhân viên kế toán chưa cao nên vẫn còn nhiều lúng túng trong khi sử dụng và phòng kế toán mới chỉ có 2 máy tính, một số lượng máy tính quá ít khi công ty đã áp dụng kế toán máy. II- Sự cần thiết và các yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt: Như đã nói ở phần trên, trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt nói riêng, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Ngoài ra việc tính giá xuất của nguyên vật liệu còn ảnh hưởng tới chi phí sản xuất, giá vốn và lãi trong kỳ của doanh nghiệp. Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho số 2 được ban hành theo quyết định 38/2002/QĐ-BTC có quy định: khi giá trị hàng tồn kho được xác định bằng công thức nhập sau, xuất trước thì các báo cáo tài chính phải trình bày sự khác biệt giữa giá trị hàng tồn kho trình bày ở Bảng cân đối kế toán với: Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước (nếu giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước nhỏ hơn giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp bình quân gia quyền và giá trị thuần có thể thực hiện được), hoặc với giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền (nếu giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp bình quân gia quyền nhỏ hơn giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước và giá trị thuần có thể thực hiện được), hoặc với giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được (nếu giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước và phương pháp bình quân gia quyền), hoặc: Giá trị hiện tại của hàng tồn kho tại ngày lập Bảng cân đối kế toán (nếu giá trị hiện tại của hàng tồn kho ngày lập bảng cân đối kế toán nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được), hoặc với giá trị thuần có thể thực hiện được (nếu giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị hiện tại tại ngày lập bảng cân đối kế toán). Mà nguyên vât liệu lại nằm trong nhóm hàng tồn kho nên những ảnh hưởng của nó tới hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp là tất yếu. Chính vì vậy mà việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và tại Công ty in Thống Nhất nói riêng là một việc làm rất cần thiết trong giai đoạn hiện nay khi chúng ta đang xây dựng chuẩn mực đầu tiên của kế toán Việt Nam và vững vàng trong tầm cao mới của thế kỷ XXI. Các yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu: Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt số lượng, chất lượng, giá trị và thời gian cung cấp. Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu lãng phí, sai định mức. Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, sử dụng nguyên vật liệu. Nguyên tắc của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo sự thống nhất quản lý giữa công ty và các cơ quan quản lý cấp trên, đảm bảo sự thống nhất giữa các chỉ tiêu mà kế toán phản ánh, thống nhất về hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán và các sổ sách kế toán. Khi tổ chức bộ máy kế toán phải dựa trên các chế độ, quy định về quản lý hành chính và công tác kế toán, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời phải chú ý đến vấn đề trang thiết bị, phương tiện tính toán hiện đại. Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hiệu quả về hoạt động kế toán tài chính của công ty nhằm phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh. III- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt: 1. Về hạch toán chi phí vận chuyển và tính giá thành: Để phục vụ tốt cho công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, việc tính toán, phân bổ chi phí cho nguyên vật liệu nhập kho trong tháng và tồn kho cuối tháng cần phải chính xác, kịp thời. Việc tập hợp chi phí vận chuyển của tổ xe ô tô và các chi phí khác bằng tiền mặt cho nguyên vật liệu vận chuyển trong tháng còn một số điểm chưa hợp lý. Các chi phí liên quan đến quá trình vận chuyển vật liệu được chi trả bằng tiền mặt cần phân biệt cho từng loại vật liệu chứ không ghi: Nợ TK 1521 vận chuyển Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 111 trên nhật ký chứng từ số 1 như hiện nay, công ty cần phân loại chi phí này cho từng lô hàng nhập, của từng loại vật liệu vận chuyển trong tháng để ghi vào nhật ký chứng từ số 1 theo định khoản: Nợ TK 152 (Chi tiết từ 1521 - 1525) Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 111 Từ đó làm căn cứ để ghi vào bảng kê số 3 dòng phát sinh trong tháng. Để đảm bảo tính thống nhất và hợp lý trong việc tính giá thực tế của vật liệu nhập kho và xuất kho thì kế toán phải cộng cả chi phí vận chuyển, bốc dỡ… vào giá thành vật liệu nhập kho. Nó sẽ có tác dụng phản ánh chính xác giá trị của vật liệu nhập kho là giá trị thực tế của vật liệu (bao gồm giá mua trên hoá đơn + chi phí vận chuyển, bốc dỡ…, các khoản giảm trừ). Cụ thể phương pháp tính giá thực tế của vật liệu nhập xuất kho như sau: Giá thực tế giá thực tế vật liệu giá thực tế vật liệu chi phí bình quân = tồn kỳ đầu + nhập trong kỳ + vận chuyển của 1 đv VL số lượng VL tồn đầu kỳ + số lượng VL nhập trong kỳ Giá thực tế của giá thực tế bình quân số lượng VL VL xuất kho = của 1 đv VL x xuất kho 2. Về hạch toán hàng đi đường: Việc hoá đơn đã về mà hàng chưa về, công ty nên sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” để phản ánh giá trị của các loại vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho và tình hình đã về nhập kho. Nếu trong tháng đã nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 151 - Hàng đi đường Có TK 111,112,331… Kế toán mở sổ theo dõi số hàng đi đường cho tới khi hàng về, sang tháng sau khi hàng đi đường nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sản xuất hay cho khách hàng…, tuỳ từng trường hợp kế toán ghi: Nợ TK 152 (642, 621, 632…) Có TK 151 Việc hạch toán và ghi sổ này sẽ giúp cho kế toán theo dõi tình hình mua và nhập vật liệu được chính xác. 3. Về việc sử dụng các sổ chi tiết: 3.1. Sử dụng sổ chi tiết số 2: Đối với vật liệu mua từ bên ngoài yêu cầu phản ánh đúng đắn, đầy đủ chính xác giá thực tế của vật liệu gồm giá hoá đơn, chi phí thu mua thực tế và tình hình thanh toán với người bán. Thực tế tại công ty khi vật liệu được mua về nhập kho, kế toán theo dõi tình hình thanh toán với người bán trên các sổ tổng hợp vật liệu và các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5. Việc theo dõi này chưa khoa học, do vậy công ty nên mở sổ chi tiết số 2 - TK 331 “Phải trả người bán” để phản ánh toàn bộ tình hình thu mua vật liệu và thanh toán với từng người bán (không kể vật liệu đó mua trả tiền ngay hay chưa trả tiền). Đối với những người bán có quan hệ thường xuyên, kế toán nên mở sổ riêng cho từng người. Như vậy sẽ có điều kiện theo dõi một cách chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán. 3.2. Sử dụng sổ chi tiết vật liệu: Sổ chi tiết vật liệu được mở cho từng loại vật liệu, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng kho, theo từng thứ hạng vật liệu. Kết hợp với đề xuất mở sổ chi tiết số 2. Khi đó ta tách phần theo dõi thanh toán với người bán ghi sang sổ chi tiết số 2, còn sổ chi tiết vật liệu chỉ theo dõi tình hình N - X - T của vật liệu trong tháng. Công ty phần in và đầu tư mỹ thuật việt: Sổ chi tiết vật liệu 339Thanh Nhàn - HN Kho 1522 Năm 2005 Mực đỏ Trung Quốc Tháng 3/2005 Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tồn đầu tháng 150 6.225.000 53 1/3 Phân xưởng máy 30 71 6/3 Phân xưởng máy 15 … Cộng tháng Kế toán trưởng Người lập biểu 1.867.500 105 4.357.500 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu 4. Về hạch toán thu hồi phế liệu: Để phản ánh chính xác chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng khi bán phế liệu thu được tiền kế toán phải ghi giảm chi phí nguyên vật liệu. Nợ TK 111, 112, 131… Có TK 621 5. Về hạch toán xuất - nhập kho vật liệu cho gia công: Thực tế công ty cũng đã theo dõi tình hình xuất nhập vật liệu gia công trên TK 1526. Việc này chưa đúng với chế độ hạch toán kế toán. Để nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp, công ty nên hạch toán việc gia công như sau: TK sử dụng - 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” (chi tiết liên quan). Trình tự hạch toán: - Khi xuất vật liệu cho bộ phận chế biến (hoặc thuê ngoài), kế toán ghi: Nợ TK 154 (gia công) Có TK 152 (chi tiết) - Chi phí gia công do thuê ngoài hạch toán: Nợ TK 154 (gia công) Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 111,112,131… - Chi phí tự gia công: Nợ TK 154 (gia công) Có TK 622 (tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất) Có TK 627 (khấu hao và các khoản chi phí khác bằng tiền) - Khi vật liệu về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Có TK 154 (gia công) - Phần hao hụt cuối năm ghi: Nợ TK 642 Có TK 154 (gia công) 6. áp dụng kế toán máy: Trong điều kiện công ty đã áp dụng kế toán máy, cần nâng cao trình độ tin học, đặc biệt là trình độ sử dụng phần mềm kế toán của các nhân viên kế toán. Ngoài ra công ty nên trang bị thêm máy tính cho phòng kế toán vì với 2 máy tính như hiện nay mỗi khi làm báo cáo kế toán cuối tháng, cuối quý, cuối năm luôn luôn thiếu máy, các nhân viên phải chờ đợi nhau để vào phần hành kế toán của mình trên máy. Hơn nữa, hình thức kế toán Nhật ký chứng từ hiện vẫn đang được áp dụng tại công ty là không phù hợp với kế toán trên máy, công ty nên áp dụng hình thức Nhật ký chung vì hình thức này ít sổ sách hơn và mẫu sổ dễ sử dụng hơn đối với kế toán trên máy. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường của thế kỷ XXI, mục tiêu chung của các doanh nghiệp đều hướng tới lợi nhuận tối đa. Muốn vậy, chúng ta phải tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu từ khâu bảo quản, dự trữ đến sản xuất. Đó chính là điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm bớt chi phí trung gian và thực hiện tiết kiệm nguyên vật liệu, từ đó góp phần trong việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt, nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu đối với việc quản lý vật liệu, quản lý công ty em đã mạnh dạn tìm hiểu, nghiên cứu để thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những hạn chế cần khắc phục. Cũng trong thời gian này em đã trau dồi cho mình được nhiều điều để hơn nữa kiến thức và lý luận mà em đã được học ở nhà trường. Do thời gian thực tập ngắn và kinh nghiệm còn hạn chế nên chắc chắn chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong tiếp tục nhận được sự góp ý của các thầy cô và của cán bộ kế toán công ty để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của cô Tràn Ngọc Anhvà các cô chú, anh chị trong công ty để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề này. Lời mở đầu 1 chương i: Những vấn đề chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty in và đầu tư mỹ thuật việt 3 I.Khái niệm,đặc điểm và vai trò của NL,VL và CC,DC trong sản xuất kinh doanh: 3 1.Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 3 a.Khái niệm: 3 b.Đặc điểm: 3 2.Vai trò cua nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ trong sản xuất kinh doanh: 3 II.Phân loại nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 4 1.Phân loại nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ: 4 a.Phân loại NL,VL theo vai trò,tác dụngcủa NL,VL trong quá trìng sản xuất: 4 b.Phân loại CC,DC theo yêu cầu quản lý,ghi chép kế toán: 5 c.Phân loại CC,DC theo phương pháp phân bổ: 6 2.Đánh giá nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ: 6 a.Nguyên tắc đánh giá NL,VL va CC,DC: 6 b.Giá gốc nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 8 III.Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 11 IV.Thủ tục quản lý nhập-xuất kho nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan: 12 1.Thủ tục nhập kho: 12 2.Thủ tục xuất kho: 12 3.Các chứng từ kế toán có liên quan: 13 V.Phương pháp kế toán chi tiết NL,VL và CC,DC: 14 1.Phương pháp ghi thẻ song song: 15 2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: 17 3.Phương pháp sổ số dư: 18 VI.Phương pháp tổng hợp NL,VL và CC,DC: 20 1.Tài khoản kế toán sử dụng: 20 2.Kế toán tổng hợp xuất kho NL,VL và CC,DC: 22 3.Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 29 chương II: thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt 34 I.Quá trình phát triển của doanh nghiệp: 34 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: 34 2.Chức năng,nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động SXKD cua đơn vị kế toán: 35 3.Công tác tổ chức quản lý,tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt: 37 a.Các mặt hàng chính của Công ty là: 37 b. Tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ: 37 c. Sơ đồ tổ chức hành chính: 39 d. Đặc điểm về tổ chức quản lý: 40 e. Tổ chức bộ máy kế toán: 41 f. Tổ chức hệ thống sổ kế toán: 44 g. Tổ chức hệ thống chứng từ: 47 h. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán: 47 II.Thực tế công tác kế toán nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ tai công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt: 48 1.Công tác phân loại NL,VL va CC,DC trong doanh nghiệp: 48 2.Kế toán chi tiết nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 51 2.1.Thủ tục nhập- xuất nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ và chứng từ kế toán có liên quan: 51 a. Thủ tục nhập kho vật liệu: 51 b. Thủ tục xuất kho vật liệu: 54 2.2.Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ: 57 a. Hệ thống chứng từ, sổ sách: 57 b. Nội dung công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty: 59 2.3.Phương pháp tính giá gốc nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ xuất kho tại doanh nghiệp: 63 3.Kế toán tổng hợp nhập,xuất kho nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 64 3.1.Tài khoản kế toán sử dụng: 64 3.2.Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: 65 3.2.1.Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập kho nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 65 3.2.2.Kế toán tổng hợp các trường hợp xuất kho nguyên liệu,vật liệuvà công cụ,dụng cụ: 78 CHƯƠNG iii NHậN XéT Và KIếN NGHị Về CÔNG TáC Kế TOáN NGUYÊN LIệU ,VậT LIệU Và CÔNG Cụ,DụNG Cụ TạI CÔNG TY Cổ PHầN IN Và ĐầU TƯ Mỹ THUậT VIệT 90 I- Đánh giá chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu và công cụ,dụng cụ tại Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt: 90 1. Những ưu điểm: 90 2. Những nhược điểm: 91 II- Sự cần thiết và các yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt: 92 III- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt: 94 1. Về hạch toán chi phí vận chuyển và tính giá thành: 94 2. Về hạch toán hàng đi đường: 95 3. Về việc sử dụng các sổ chi tiết: 96 3.1. Sử dụng sổ chi tiết số 2: 96 3.2. Sử dụng sổ chi tiết vật liệu: 96 4. Về hạch toán thu hồi phế liệu: 98 5. Về hạch toán xuất - nhập kho vật liệu cho gia công: 98 6. áp dụng kế toán máy: 99 Kết luận 100