Tổ chức kế toán trách nhiệm trong các tổng công ty xây dựng

Tổ chức kế toán trách nhiệm trong các tổng công ty xây dựng Kế toán trách nhiệm là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị. Càng ngày, kế toán trách nhiệm càng có vai trò và vị trí quan trọng trong quản lý ở các doanh nghiệp trên thế giới. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, kế toán quản trị nói chung và kế toán trách nhiệm nói riêng là một lĩnh vực vẫn còn khá mới mẽ. Vì vậy, việc nghiên cứu và tổ chức vận dụng kế toán trách nhiệm là một yêu cầu cấp thiết, đặc biệt là các tổng công ty xây dựng với quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng, cơ cấu tổ chức gắn với trách nhiệm của nhiều đơn vị, cá nhân. Có thể nói, kế toán trách nhiệm là một hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận (người) trong một tổ chức có quyền chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc phạm vi quản lý của mình. Họ xác định, đánh giá và báo cáo lên cấp trên trong tổ chức. Thông qua đó, các cấp quản lý cao hơn sử dụng các thông tin này để đánh giá thành quả của các bộ phận trong tổ chức. Như vậy, kế toán trách nhiệm bao gồm 2 mặt: thông tin và trách nhiệm. Trong đó, mặt thông tin có nghĩa là sự tập hợp, báo cáo, đánh giá các thông tin mang tính nội bộ về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ cấp quản lý thấp đến cấp quản lý cao hơn. Mặt trách nhiệm nghĩa là việc quy trách nhiệm về những sự kiện tài chính xảy ra. Tuỳ thuộc vào việc sử dụng 2 mặt này mà ảnh hưởng đến thái độ của người quản lý và hiệu quả của việc phân cấp trách nhiệm trong đơn vị. Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong tổ chức, nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của bộ phận mình. Theo đó, căn cứ vào cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý của doanh nghiệp mà có hệ thống các trung tâm trách nhiệm tương ứng. Các trung tâm trách nhiệm tạo thành một hệ thống thang bậc trách nhiệm từ cấp lãnh đạo thấp nhất đến cấp lãnh đạo cao nhất. Dựa vào đặc điểm và tình hình tại các tổng công ty xây dựng hiện nay kết hợp với các điều kiện về tổ chức kế toán trách nhiệm, giải pháp tổ chức kế toán trách nhiệm tại tổng công ty bao gồm: Một là, tổ chức các trung tâm trách nhiệm (xây dựng mô hình; xác định nhân sự; mục tiêu, nhiệm vụ của từng trung tâm). Dựa trên sự phân cấp quản lý theo cơ cấu tổ chức hiện nay tại các tổng công ty xây dựng, có thể tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm, bao gồm: Trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Mô hình các trung tâm trách nhiệm được tổ chức như sau: - Cấp thứ nhất: là cấp cao nhất xét trên toàn tổng công ty, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi mặt hoạt động của tổng công ty là Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. Đây gọi là trung tâm đầu tư - Cấp thứ hai: Là các công ty xây dựng thành viên. Chịu trách nhiệm về hoạt động của các công ty thành viên này là các Giám đốc công ty. Đây được coi là trung tâm lợi nhuận. Tuy vậy, bên cạnh việc thể hiện trách nhiệm của một trung tâm lợi nhuận xét trên phương diện thành viên của Tổng công ty thì các công ty này còn được xem như là một trung tâm đầu tư xét trên phương diện độc lập, tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. - Cấp thứ ba: Bao gồm các bộ phận văn phòng quản lý và các đội thi công. Các trưởng bộ phận và đội trưởng đội thi công chịu trách nhiệm ở các bộ phận mình quản lý. Đây được xem là các trung tâm chi phí. Mục tiêu, nhiệm vụ của các trung tâm trách nhiệm: * Cấp thứ 3-Trung tâm chi phí (Các đội thi công hay các bộ phận văn phòng quản lý): - Mục tiêu: Tăng cường tính tự chịu trách nhiệm về chi phí. Kiểm soát được toàn bộ những chi phí phát sinh tại đội thi công, tại bộ phận văn phòng quản lý. Đội trưởng đội thi công hay trưởng các phòng ban là người trực tiếp kiểm soát chi phí và là người chịu trách nhiệm về những chi phí phát sinh tại trung tâm. Đảm bảo lợi ích mang lại lớn hơn các chi phí phát sinh và những nổ lực cho việc kiểm soát chi phí. - Nhiệm vụ: Lập và thực hiện thi công theo dự toán công trình nhận khoán, quản lý chất lượng (đảm bảo thi công đúng chất lượng, đúng tiến độ); theo dõi và quản lý vật tư, nhân công của đội (cả trong và ngoài biên chế) và nhân viên văn phòng công ty; tiết kiệm chi phí, lập hồ sơ hoàn công. * Cấp thứ 2-Trung tâm lợi nhuận (các công ty xây lắp): - Mục tiêu: Đảm bảo tỷ lệ tăng lợi nhuận trên doanh thu, đảm bảo tốc độ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của vốn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng lợi nhuận. - Nhiệm vụ: Tổng hợp đầy đủ, chính xác doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh; theo dõi và quản lý tình hình sử dụng tài sản, bảo toàn và phát triển vốn được đầu tư. * Cấp thứ 1-Trung tâm đầu tư (Tổng công ty xây dựng): - Mục tiêu: Đảm bảo việc đầu tư vào các lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của Tổng công ty có hiệu quả. Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư cao, lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu cao. - Nhiệm vụ: Đánh giá hiệu quả đầu tư của từng lĩnh vực hoạt động; thực hiện các biện pháp cải thiện tỷ lệ hoàn vốn đầu tư; đánh giá thành quả của các đơn vị trong việc hướng đến mục tiêu chung. Hai là, xây dựng hệ thống các báo cáo trách nhiệm theo các trung tâm: a. Xây dựng các báo cáo dự toán: Các báo cáo dự toán được xây dựng dựa theo các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo dự toán của các trung tâm trách nhiệm hình thành nên một hệ thống các báo cáo xuyên suốt phục vụ cho công tác quản trị từ cấp lãnh đạo thấp nhất đến cấp cao nhất. a.1. Xây dựng Báo cáo dự toán của trung tâm chi phí: Các dự toán về chi phí xây dựng đều phải được lập theo hướng dẫn của thông tư số 04/2005/TT_BXD ngày 01 tháng 04 năm 2005 với một hệ thống định mức về lượng và đơn giá dự toán. Thực tế hiện nay, hầu hết các công ty xây lắp tổ chức giao khoán công trình lại cho các đội thi công sau khi thắng thầu. Để kiểm soát được chi phí, nhà quản lý không chỉ dừng lại ở việc lập dự toán chi phí tuân thủ theo thông tư số 04/2005/TT_BXD mà còn phải phân loại chi phí theo quan điểm kế toán quản trị. Với đặc thù các công ty xây lắp hiện nay: - Giao khoán cho các đội thi công với khối lượng và đơn giá giao khoán theo định mức thiết kế. - Các đội thi công thường thuê nhân công và máy thi công khi nhận được công trình. - Chi phí chung được tính cố định trên chi phí nhân công theo đúng quy định về xây dựng cơ bản. Do vậy, giá thành sản phẩm xây lắp (công trình, hạng mục công trình ..) chủ yếu là biến phí. Dựa vào định mức giao khoán các công trình, Đội trưởng đội thi công chịu trách nhiệm lập Báo cáo dự toán trung tâm chi phí. Báo cáo dự toán của trung tâm chi phí được lập trên cơ sở tổng hợp tất cả các công trình mà đội đảm nhận thi công. Báo cáo dự toán cần phải được lập chi tiết theo các hao phí tạo nên đơn giá từng hạng mục công trình (vì khối lượng giao khoán từng hạng mục thường không thay đổi nhiều so với thiết kế). Đây chính là cơ sở để các tổ thi công hạng mục công trình tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát tổ viên, vật tư xuất dùng trong quá trình thi công. Cần phải khẳng định rõ là trách nhiệm của từng cá nhân gắn chặt với công việc và nhiệm vụ được giao. Đội trưởng đội thi công chịu hoàn toàn trách nhiệm về các chi phí theo dự toán giao khoán và cả các chi phí phát sinh ngoài dự toán. a.2. Xây dựng báo cáo dự toán trung tâm lợi nhuận (các công ty xây dựng): Báo cáo dự toán của trung tâm lợi nhuận được thiết kế theo từng công trình, hạng mục công trình. Chịu trách nhiệm chính về các báo cáo này là giám đốc các công ty xây lắp. Căn cứ vào các công trình trúng thầu, khối lượng dự kiến các công trình, hạng mục công trình mà các đội thi công, xí nghiệp trong công ty đảm nhận, các công ty xây lắp lập báo cáo dự toán lợi nhuận để làm cơ sở đánh giá việc thực hiện, kết quả kinh doanh qua việc tổng hợp đầy đủ doanh thu, chi phí. Do tính chất “giao khoán” nên bên cạnh việc quản lý tài chính, công ty còn phải kiểm soát các đội thi công, các xí nghiệp về chất lượng công trình và tiến độ thực hiện. Kiểm soát chất lượng công trình là việc kiểm soát các đội thi công tuân thủ đúng thiết kế trong quá trình thi công; kiểm soát tiến độ thực hiện là kiểm soát việc tuân thủ tiến độ theo kế hoạch. Ví dụ mẫu báo cáo dự toán trung tâm lợi nhuận được thiết kế như sau: TT CHỈ TIÊU CÔNG TRÌNH, HẠNG MỤC CT… Toàn công ty A B C … 1 Doanh thu thuần 2 Biến phí sản xuất 3 Số dư đảm phí sản xuất 4 Biến phí quản lý 5 Số dư đảm phí bộ phận 6 Định phí bộ phận 7 Số dư bộ phận 8 Chi phí (định phí) quản lý chung của công ty phân bổ 9 Lợi nhuận trước thuế a.3. Xây dựng Báo cáo dự toán trung tâm đầu tư: Báo cáo dự toán trung tâm đầu tư được lập tại cấp cao nhất của Tổng công ty. Báo cáo dự toán được lập làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các công ty thành viên và hiệu quả của từng lĩnh vực hoạt động mà Tổng công ty đã đầu tư. Mẫu báo cáo dự toán của trung tâm đầu tư được thiết kế như sau: TT CHỈ TIÊU ĐVT DỰ TOÁN 1 Doanh thu thuần 2 Lợi nhuận trước thuế 3 Thuế 4 Lợi nhuận sau thuế 5 Vốn đầu tư 6 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) 7 Tỷ suất chi phí vốn 8 Thu nhập giữ lại (RI) Để có thể so sánh và đánh giá hiệu quả của việc đầu tư vào các công ty thành viên một cách chính xác, bên cạnh dự toán của trung tâm đầu tư, Tổng công ty cần lập thêm bảng dự toán kết quả đầu tư của Tổng công ty vào từng công ty thành viên. Mẫu bảng dự toán được thiết kế như sau: TT Chỉ tiêu Công ty X Công ty Y … Tổng cộng 1 Vốn đầu tư … … 2 Tỷ lệ vốn góp cổ phần (%) 3 Lợi nhuận chia cổ phần 4 Cổ tức được hưởng (2 x 3) 5 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (4/1) b. Xây dựng các báo cáo thực hiện (báo cáo thành quả): b.1. Báo cáo thực hiện của trung tâm chi phí: Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự toán đã được lập theo định mức thiết kế. Định kỳ (hàng tháng), tổ trưởng tổ thi công thuộc đội đánh giá sơ bộ khối lượng đã thực hiện và đối chiếu với kế hoạch tiến độ thi công, định mức thiết kế. Việc theo dõi sâu sát, thường xuyên như vậy giúp tổ trưởng tổ thi công bên cạnh việc quản lý các chi phí phát sinh thuộc phạm vi trách nhiệm của mình còn kịp thời phát hiện, hạn chế những sai sót phát sinh ngoài dự toán; phòng ngừa được việc thi công không đúng thiết kế phải phá dỡ làm lại, chậm trễ tiến độ thi công. Khi hạng mục thi công đã hoàn thành, tổ trưởng tổ thi công kết hợp với các bộ phận có liên quan (bộ phận cung ứng vật tư..) tổng hợp toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh và gởi báo cáo về cho Trung tâm chi phí (đội thi công). Trung tâm chi phí sẽ sử dụng các báo cáo này để lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí. Báo cáo này là căn cứ quan trọng để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí. Quy trình lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí qua các bước sau: * Bước 1: Tập hợp các chi phí phát sinh * Bước 2: Tổng hợp chi phí và tính đơn giá thực tế (giá thành đơn vị) của hạng mục công trình * Bước 3: Lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí của trung tâm. Từ bảng tính đơn giá thực tế (giá thành đơn vị) trên, đối chiếu với đơn giá dự toán chi phí đã được lập trước đây, đội thi công (trung tâm chi phí) lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí để đánh giá thành quả của trung tâm. Mẫu báo cáo được thiết kế như sau: T T TÊN CÔN G VIỆC, VẬT TƯ HAO PHÍ ĐV T K.LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN Thự c tế Dự toá n C.Lệc h Thự c tế Dự toá n C.Lệc h Thự c tế Dự toá n C.Lệc h 1 Vật liệu 2 Nhân công 3 Máy thi công 4 Cộng chi phí trực tiếp 5 Chi phí chung 6 TN chịu thuế tính trước 7 Chi phí xây lắp TT 8 Thuế GTGT 9 Đơn giá sau thuế Tổng hợp các báo cáo tình hình thực hiện chi phí của các hạng mục công trình, đội thi công lập báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện chi phí cho toàn công trình. Như vậy, qua phân tích các biến động trong từng hạng mục công trình, người quản lý trung tâm chi phí cũng như các cấp cao hơn dễ dàng đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong quá trình thi công, thực hiện nhiệm vụ được giao. b.2. Báo cáo thực hiện của trung tâm lợi nhuận (các công ty): Từ các báo cáo của các trung tâm chi phí trong công ty gửi về, kết hợp với số công trình đang nhận thầu, các công ty xây lắp tiến hành lập các báo cáo thực hiện với tư cách là trung tâm lợi nhuận để đánh giá hoạt động của mình và gởi báo cáo về Tổng công ty. Báo cáo thực hiện của trung tâm lợi nhuận được thiết kế cho từng công trình, hạng mục công trình. Báo cáo thể hiện sự chênh lệch giữa lợi nhuận (lỗ) thực tế với lợi nhuận (lỗ) theo dự toán của trung tâm. Mẫu báo cáo: T T CHỈ TIÊU CÔNG TRÌNH, HẠNG MỤC CT… Toàn công ty A B C Dự toá n Thự c tế C.lệc h Dự toá n Thự c tế C.lệc h Dự toá n C.lệc h Dự toá n Thự c tế C.lệc h T ỷ lệ 1 Doan h thu thuầ n 2 Biến phí sản xuất 3 Số dư đảm phí sản xuất 4 Biến phí quản lý 5 Số dư đảm phí bộ phận 6 Định phí bộ phận 7 Số dư bộ phận 8 Chi phí quản lý (định phí) chun g của công ty phân bổ 9 Lợi nhuậ n trước thuế b.3 Xây dựng báo cáo thực hiện của trung tâm đầu tư: Báo cáo thực hiện của trung tâm đầu tư (báo cáo hiệu quả đầu tư) được lập tại Tổng công ty (và tại các công ty xây lắp) để theo dõi, phân tích, đánh giá hiệu quả, chất lượng đầu tư. Đây là báo cáo tổng quát nhất trong các loại báo cáo của các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo này giúp cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc có cái nhìn tổng thể về tình hình đầu tư của Tổng công ty (hay công ty); xem xét và đánh giá được hiệu quả của việc đầu tư vào từng công ty thành viên (hay việc đầu tư của công ty). Báo cáo còn giúp cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc có những thông tin cần thiết cho việc ra các quyết định. Mẫu báo cáo được minh hoạ như sau: TT CHỈ TIÊU ĐVT Dự toán Thực tế Chênh lệch 1 Doanh thu thuần 2 Lợi nhuận trước thuế 3 Thuế 4 Lợi nhuận sau thuế 5 Vốn đầu tư 6 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) 7 Tỷ suất chi phí vốn 8 Thu nhập còn lại (RI) Để đánh giá hiệu quả đầu tư, Tổng công ty cần lập bảng đánh giá hiệu quả đầu tư của Tổng công ty vào từng công ty thành viên. Mẫu bảng đánh giá được minh hoạ như sau: TT Chỉ tiêu Công ty X Công ty Y …Tổng Dự toán Thực tế C.lệch Dự toán Thực tế C.lệch 1 Lợi nhuận chia cổ phần 2 Tỷ lệ vốn góp cổ phần (%) 3 Cổ tức được hưởng 4 Vốn đầu tư 5 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI)(%) Qua bảng đánh giá hiệu quả đầu tư Tổng công ty dễ dàng thấy được việc đầu tư vào công ty nào là tốt hơn. Qua đó, Tổng công ty cần phải xem xét lại các dự án đầu tư, tập trung vào các công ty hoạt động có hiệu quả, mang lại lợi nhuận cao để gia tăng hiệu quả đầu tư. Các tổng công ty xây dựng hiện nay đang đứng trước những thách thức, khó khăn trong kinh doanh. Nâng cao năng lực quản lý và đánh giá được thành quả của các đơn vị, bộ phận là một trong những vấn đề cấp thiết của các tổng công ty. Việc tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm tại các tổng công ty là rất cần thiết.